Se tids- og handleplanen - Brand & Redning Vestsjælland

26. august 2015
Fase 4, Implementeringsfasen: Tids- & handlingsplan
Indledning
Implementeringsfasen indeholder mange delprocesser, og det er vigtigt, at der er gennemsigtighed
i hvad der foregår, hvornår. Mange af de enkelte processer er indbyrdes afhængige. Eksempelvis
kan vi ikke varsle flytning af medarbejdere før der er truffet beslutning om hvordan organisationen
er struktureret - og vi kan ikke træffe beslutning om hvor meget plads, der skal lejes i Svebølle til
hovedadressen, før vi ved hvor mange medarbejdere, der skal gøres plads til.
Nærværende tids- og handlingsplan indeholder går ikke i detaljen med de enkelte delprocesser.
Tovholderne på de enkelte delprocesser skal udarbejde mere detaljerede beskrivelser af processerne - og dermed også mere detaljerede tidsplaner. I den proces kan det meget vel ske, at det bliver
nødvendigt at revidere tidsplanerne - fordi vi i processen opdager indbyrdes afhængigheder, vi ikke
havde set tidligere.
Som udgangspunkt er det den nuværende beredskabschefgruppe og projektleder, der er udpeget
som tovholdere på de enkelte delprocesser.
Tids- og handleplanen er opbygget således at der er en kort indledning, der beskriver problemstillingen, en kortfattet handlingsplan, en tids- eller milepælsplan samt en ansvarlig for opgaven. Det
er så hensigten, at tovholderen efterfølgende udfolder hhv. handlingsplan og tidsplan.
De enkelte delprocesser er i tids- og handleplanen beskrevet i tilfældig orden.
Indholdsfortegnelse:
Budget 2016
Entrepriseberedskaber
Etablering af samarbejdsorganisation
Indsatsledelse
Kommunikation
Ledelsesgrundlag
Lokalaftaler
Organisation
RBD, risikobaseret dimensionering
Samordning af administration
Vagtcentraler.
12
4
13
11
7
14
3
5
6
10
8
Side 1 af 14
26. august 2015
Oversigt over projektorganisationen
Delproces
Budget 2016
Samordning af administration
Entrepriseberedskaber (aftaler)
Lokalaftaler
RBD, risikobaseret dimensionering
Organisation
Indsatsledelse
Vagtcentraler
Kommunikation
Etablering af samarbejdsorganisation
Ledelsesgrundlag
Tovholder
Afdelingsleder Kirsten V. Jensen, Slagelse
(økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse)
Beredskabschef John Olesen, Slagelse
Specialist Mette Waldorff, Odsherred
Økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse
Forhandlingsudvalg:
Preben Christensen, projektleder
Områdeleder Bo Runge- Dalager, Holbæk
Viceberedskabschef Søren Lundhild, Slagelse
Forhandlingsudvalg:
Personalechef Hanne Damsgaard, Kalundborg
Personalekonsulent Bettina Andersen, Kalundborg
Beredskabschef Gert Jürgensen, Kalundborg
Viceberedskabschef Mikael Nørgaard-Gam
Projektleder Preben Christensen
Beredskabschef Sven Urban Hansen, Sorø
Beredskabschef Lasse E. Hansen, Odsherred
Projektleder Preben Christensen
(kommunikationskonsulent Christian Bitsch, Kalundborg)
Projektleder Preben Christensen
(konsulent Palle Bruun Olsen, Kalundborg)
Ny direktør
Side 2 af 14
26. august 2015
Lokalaftaler
Alle lokalaftaler, kutymer m.v. er, jf. politisk beslutning, opsagt, således at de udløber pr. 31. december 2015 - med henblik på at nye aftaler kan træde i kraft pr. 1. januar 2016.
I det omfang, at nye lokalaftaler m.v. kommer til at betyde væsentlige vilkårsændringer for et antal
medarbejdere, vil der skulle foretages et konkret og personligt varsel overfor medarbejderen. Et
sådant varsel vil skulle ske med samme varsel, som ved afskedigelse, hvilket betyder, at de for
konkrete medarbejdere kan ske en udskydelse af ikrafttræden af lokalaftalen.
Handlingsplan
Der udarbejdes lokalaftaler, der giver sammenlignelige løn- og ansættelsesvilkår for sammenlignelige arbejdsopgaver.
Tidsplan:
August 2015:
etablering af forhandlingsgruppe
aftale om proces
analyse af opsagte aftaler
input til forhandlingerne, drøftelser m.v.
September 2015
Udarbejdelse af forhandlingsudkast, konsekvensberegninger m.v.
Forhandlinger
Oktober 2015
Indgåelse af aftaler
Godkendelse af aftaler
Vurdering af evt. væsentlige vilkårsændringer,
Evt. varsling
Forhandlingsudvalg:
Hanne Damsgaard, HR & Personalechef Kalundborg Kommune
Bettina Andersen, personalekonsulent Kalundborg Kommune
beredskabschef Gert Jürgensen, Kalundborg
Preben Christensen, projektleder
Side 3 af 14
26. august 2015
Entrepriseberedskaber (Forlængelse af kontrakter med Falck)
Vi har kontrakt med Falck for flg. stationer:
- Skælskør (Slagelse Kommune)
- Korsør (Slagelse Kommune)
- Ruds Vedby (Sorø Kommune - omfatter tillige dele af Kalundborg Kommune)
- Snertinge (Kalundborg Kommune)
- Mørkøv (Holbæk Kommune)
- Tølløse (Holbæk Kommune)
- Tuse Næs (Holbæk Kommune)
- Holbæk (Holbæk Kommune)
- Orø (Holbæk Kommune)
Alle kontrakter udløber pr. 31. december 2015 - med mulighed for forlængelse.
Falck har generelt, ligesom de kommunale beredskaber, en udfordring i at skaffe de fornødne deltidsansatte brandmænd til at sikre rette bemanding på slukningstogene og til at overholde afgangstiderne. Problemet er ekstra stort i dagtimerne (indenfor normal arbejdstid), dels på grund af at
mange ikke arbejder i nærområdet, dels fordi arbejdsgivere nærområdet ikke tillader deres medarbejdere at forlade arbejdspladsen i fornødent omfang.
Fsa. Sorø, Kalundborg og Slagelse kommuner er der en god dialog mellem kommune og entreprenør om udfordringerne. I Holbæk Kommune er samarbejdet, på grund af at der har været særligt
store udfordringer med bemanding og afgangstider, anstrengt. Falck har udtalt, at der ikke kan
blive tale om kontraktforlængelse under de nugældende betingelser.
Handlingsplan
Udgangspunktet er, at eksisterende aftaler forlænges i et år (til 31/12-2016).
Forlængelsen baseres i Slagelse, Sorø og Kalundborg på uændrede vilkår - hvilket vil sige at der
sker en økonomisk fremskrivning med KLs fremskrivningspct.
Fsa. Holbæk Kommune skal der findes en løsning på problemstillingerne omkring Tølløse - evt. således at der sker en sammenlægning af Tølløse og Hvalsø-stationerne.
Det indgår i forhandlingerne, at vi laver en "lille revision" af den Risikobaserede Dimensionering
(RBD) - således at der kan ske en ændring af slukningsområderne.
Der satses på et kort forhandlingsforløb, idet det skal påregnes at evt. ændringer i slukningsområder kan tage op til 3 måneder.
Tidsplan
Der er aftalt et første forhandlingsmøde med Falck onsdag den 19. august.
Deadline for forhandlingerne: 30. september.
Forhandlingsudvalg:
Områdeleder Bo Runge-Dalager, Holbæk
viceberedskabschef Søren Lundhild, Slagelse,
Preben Christensen, projektleder
Side 4 af 14
26. august 2015
Organisation
Ejerstrategien fastsætter rammer omkring hvordan organisationen skal designes:
- få ledelseslag
- sikring af lokalkendskab og lokalt samarbejde omkring myndigheds/forebyggende opgaver
- specialisering af forebyggelsesopgaver - samtidig med at der skal være decentral opgaveløsning
- formålet med sideaktiviteter er at understøtte bemandingen af det operative beredskab (afgangs/responstider).
- Storebæltsberedskabet og brandskolen RESC er integrerede dele af organisationen
- nuværende responstider på 10/15/20 minutter skal opretholdes
- hovedadressen er placeret i Svebølle
- Kalundborg Kommune er administrationskommune (Økonomi, HR/Personale, løn, IT, jura m.v.)
Handlingsplan:
1. Fastsættelse af ledelsesorganisation
Der blev den 6 august afholdt et ledelsesseminar, som havde til formål at udarbejde mindst 2
forslag til ledelsesorganisering. Konsulent på opgaven var Mercuri Urval . som også udarbejder
et opfølgende notat.
2. Udpegning af niveau-2-chefer
Projektleder udarbejder et notat om principper og proces for ansættelse af chefer (ledelsesniveau 2).
3. de udpegede chefer udarbejder forslag til organisering af eget område
4. medarbejdere indplaceres i de respektive enheder
Tidsplan
31. august 2015
31. august 2015
medio september
ultimo september
ultimo september
Den Politiske Styregruppe godkender ledelsesorganisation
Den Politiske Styregrupppe godkender principper/proces for ansættelse
af chefer
ansættelse/udpegning af chefer
chefer har udarbejdet forslag til organisering
varsling af medarbejdere, der skal flyttes til et andet tjenestested
Tovholder
Preben Christensen, tovholder
Side 5 af 14
26. august 2015
RBD, risikobaseret dimensionering
Beredskabsstyrelsen og KL har udsendt et fælles brev til kommunerne om, at kommunerne kan
vælge ikke at udarbejde en fælles risikobaseret dimensionering før med udgangen af 2017 - og
dermed videreføre de nugældende risikobaserede dimensioneringer frem til da.
For allerede fra starten af den fusionerede organisation at have fokus på robusthed og effektivitet,
anbefales at følge den politiske beslutning om allerede i efteråret 2015 at udarbejde en fælles risikobaseret dimensionering.
Der er ingen direkte sammenhæng mellem den risikobaserede dimensionering og lokalaftaler om
aflønning af deltidsansat brandpersonale - men der er en direkte sammenhæng mellem den risikobaserede dimensionering og den konkrete aflønning af brandpersonellet. Derfor kan det ikke undgås, at der i forbindelse med forhandlingerne om nye lokalaftaler, vil blive postuleret en sammenhæng.
Handleplan:
Der udarbejdes i efteråret en fælles risikobaseret dimensionering, som tager udgangspunkt i:
- sammenskrivning af de 6 kommunale risikobaserede dimensioneringer
- høste de lavthængende frugter i form af:
o evt. ændringer i slukningsområder, således at (tidsmæssigt) nærmeste station løser
opgaverne, uanset kommunegrænser
o justeringer hen imod ensartede serviceniveauer
o evt. justeringer af placering af materiel
o evt. justeringer som følge af kontraktforhandlinger med entrepriseentreprenør
o evt. justeringer i forbindelse med organisering af indsatsledelse
o vagtcentral
o m.v.
Efterfølgende går et arbejde i gang med en egentlig, gennemgribende revision af RBD'en, hvor der
eksempelvis foretages nye vurderinger af risikovirksomheder, risikoområder, evt. samarbejde med
naboberedskaber, osv., osv. Dette arbejde tilrettelægges, således at der løbende afholdes temamøder i Beredskabskommissionen.
Tidsplan:
Den ansvarlige udarbejder
Oktober 2015:
November 2015:
ultimo november 2015:
1. januar 2016
selv en konkret tidsplan for arbejdet indenfor nedenstående ramme:
godkendelse i Den politiske Styregruppe
behandling i de 6 kommunalbestyrelser
fremsendelse til orientering i Beredskabsstyrelsen
1. generation af fælles RBD træder i kraft.
Tovholder
Mikael Nørgaard-Gam
Tovholder organiserer selv arbejdet - og sikrer involvering af alle 6 nuværende beredskaber i arbejdet.
Side 6 af 14
26. august 2015
Kommunikation
Vestsjællands Brandvæsen kommer til at dække et område på ca. 2.660 km2 - med et samlet indbyggertal på ca. 285.000. Der vil være ca. 60 fuldtidsansatte medarbejdere - og ca. 350 deltidsansatte. Hertil kommer deltidsansatte hos entrepriseberedskaberne (Falck) og et stort - gerne stigende - antal frivillige.
Ud over at Vestsjællands Brandvæsen naturligvis skal løse de operative opgaver - er den vigtigste
leverance til borgere og virksomheder tryghed: borgere og virksomheder skal i deres dagligdag ikke
være i tvivl om, at hvis der opstår en hændelse, vil hjælpen også være der. De borgere og virksomheder, vi møder i det daglige operative og forebyggende arbejde, udgør - heldigvis - en forsvindende lille del af befolkningen.
Derfor er det vigtigt, at Vestsjællands Brandvæsen har fokus på kommunikation såvel internt som
eksternt. Primært i det daglige arbejde - men også som led i krisestyringen i forbindelse med beredskabshændelser.
Politiet har haft stor succes med at benytte sociale medier i forbindelse med beredskabshændelser i forbindelse med udviklingen af en kommunikationsstrategi, skal overvejelser om hvilke platforme,
der skal benyttes i kommunikationsindsatsen.
Handleplan:
Som led i at udvikle en fælles identitet, udvikles en grafisk designlinie: fælles logo (til biler, øvrigt
materiel, mundering, sov.), brevpapir, notatpapir, hjemmeside-design.
Der udvikles en hjemmeside, som "går i luften" 1. januar 2016.
Tidsplan:
august 2015:
september 2015:
oktober 2015:
udvælgelse af grafisk designer
proces for udvikling af grafisk designlinie
godkendelse af grafisk designlinie
valg af hjemmesideleverandør
november/december 2015: implementering
udvikling af hjemmeside
udarbejdelse af skabeloner til brevpapir m.v.
plan for øvrig implementering af grafisk designlinie (biler, materiel,
mundering, skiltning m.v.)
primo 2016:
udvikling af kommunikationsstrategi
Tovholder:
Projektleder Preben Christensen
(kommunikationskonsulent Christian Bitsch, Kalundborg)
Side 7 af 14
26. august 2015
Vagtcentraler.
Alle 6 nuværende beredskaber benytter sig af ubemandede vagtcentraler. Herudover indgår der i
kontrakterne med Falck, at de leverer bemandet vagtcentral fsa. den operative indsats, hvor Falck
har beredskabsentreprisen. Desuden har Holbæk en aftale med Frederikssund Kommune om bemanding af vagtcentral fsa. ABA-alarmer.
Der har i K-17-regi været gennemført et arbejde om etablering af en fælles, døgnbemandet vagtcentral, dækkende Region Sjælland. Der er i den forbindelse udarbejdet en rapport om hvordan en
sådan vil kunne organiseres.
Østsjællands Beredskab har imidlertid meddelt, at de har indgået aftale med Københavns Brandvæsen om varetagelse af døgnbemandet vagtcentral.
Lolland-Falster har meddelt, at de er kontraktligt forpligtiget - og derfor ikke kan indgå i en aftale
om fælles vagtcentral pr. 1. januar 2016.
Vagtcentralopgaven kan opdeles i en del, der alene omhandler beredskabsopgaven - og i en del,
som i dagligdagen benævnes "servicevagtcentral" - hvor vagtcentralen løser opgaver for andre dele
af kommunen (tekniske område, hjemmepleje m.v.), forsyningsvirksomhederne m.v.
Vestsjællands Brandvæsen skal således træffe beslutning om:
- vi skal fortsætte med at benytte os af automatiske vagtcentraler
- vi skal etablere en fælles, døgnbemandet vagtcentral dækkende Midt- og Sydsjælland, LollandFalster samt Region Sjællands ambulanceberedskab - eller evt. i et bredere samarbejde
- vi selv skal etablere en døgnbemandet vagtcentral (som evt. senere kan gå i udbud)
De ubemandede vagtcentraler vil under alle omstændigheder skulle benyttes i forbindelse med udkald. Så der skal ske en samordning af de nuværende vagtcentraler.
Strategi/handleplan:
Midt- og Sydsjællands Brand- og Redning og Region Sjælland presser på for at få etableret en fælles vagtcentral fra 1. januar 2016 - idet de i forvejen har døgnbemandede vagtcentraler.
For Vestsjællands Brandvæsen vil det blive en meromkostning. Spørgsmålet er, om denne meromkostning vil kunne medføre effektiviseringsgevinster, eksempelvis i form af bedre udnyttelse af materiel på tværs af beredskabsområderne - og dermed på sigt reduktion i materiel eller i form af et
forbedret serviceniveau for borgere og virksomheder.
Der udarbejdes en rapport, der
- beskriver funktionaliteten i ubemandede vagtcentraler (ikke-teknisk)
- funktionalitet i en egen, døgnbemandet vagtcentral, fordele og ulemper samt økonomi i forbindelse med løsningen.
- funktionalitet i en fælles, døgnbemandet vagtcentral, fordele og ulemper samt økonomi i forbindelse med løsningen
Side 8 af 14
26. august 2015
-
funktionalitet ved indgåelse af kontrakt med Falck om døgnbemandet vagtcentralløsning
Endvidere udarbejdes en plan for samordning af de eksisterende beredskabers ubemandede vagtcentraler.
Tidsplan:
Samordning af ubemandede vagtcentraler:
ultimo september:
plan for samordning af eksisterende, ubemandede vagtcentraler god'
kendes i projektledelsen
ultimo december:
ubemandede vagtcentraler er samordnet
Udarbejdelse af rapport om fremtidig vagtcentralløsning:
ultimo oktober:
rapport fremlægges for Den Politiske Styregruppe.
Den ansvarlige udarbejder en detaljeret tidsplan for begge delopgaver.
Ansvarlig:
Lasse E. Hansen
Den ansvarlige organiserer selv arbejdet - og sikrer, at alle nuværende beredskaber bliver inddraget/hørt i forbindelse med arbejdet.
Side 9 af 14
26. august 2015
Samordning af administration, forebyggelsesopgaver m.v.
Kalundborg Kommune er administrationskommune. Det vil i praksis sige, at Vestsjællands Brandvæsen i de administrative procedurer m.v. i videst muligt omfang arbejder indenfor den samme
administrative praksis, som det er tilfældet for Kalundborg Kommunes institutioner.
Kalundborg Kommune leverer administrativ og konsulentmæssig bistand på flg. områder:
- økonomi
- Løn
- IT
- Personale: personalemæssige forhold
Der skal udarbejdes en beskrivelse af de konkrete ydelser - og der skal udarbejdes kontrakter/samarbejdsaftaler om honoreringen af ydelserne.
Der skal udarbejdes en administrativ praksis, som sikrer Vestsjællands Brandvæsens administration
op mod den ydelse, der leveres fra Kalundborg Kommune.
De 6 kommuner har hver sin administration af forebyggelses/myndighedsområderne. Der skal udarbejdes et administrationsgrundlag for en fælles administration og journalføring - ligesom der skal
udarbejdes en plan for, hvordan igangværende sager journalføres i Vestsjællands Brandvæsens
journalsystem (KMDsag).
Handlingsplan
Tovholder udarbejder en handlingsplan.
Tidsplan:
august 2015:
De enkelte afdelinger i Kalundborg Kommune udarbejder "to-do-lister"
over nødvendige, administrative beslutninger og tiltage, således at der i
samarbejde med Vestsjællands Brandvæsen kan sikre det nødvendige
administrative grundlag.
Organisering
Der er etableret en intern styregruppe af chefer fra Kalundborg Kommune på de involverede områder: personalechef Hanne Damsgaard, økonomichef Bjarne D. Andersen, IKT-chef Anne Dandanell,
samt teamleder for løn Birgitte Nielsen. Cheferne har organiseret arbejdet i egen organisation.
Til samarbejde med Kalundborg Kommunes enheder udpeges et antal medarbejdere fra den kommende administration i Vestsjællands Brandvæsen.
Tovholder:
Beredskabschef John Olesen, Slagelse
bl.a. assisteret af:
Mette Waldorff, Odsherred: Administrationsgrundlag, IT
Nanna Korgaard Møller: Økonomi, personale
Side 10 af 14
26. august 2015
Indsatsledelse
En professionel, veluddannet, veltrænet og erfaren indsatsledelse er af afgørende betydning for den
operative indsats - og dermed også for at vi har et robust beredskab. Samtidig er det erfaringen fra
Holbæk, at indsatsledelsen er et vigtigt element i controller-funktionen i forhold til de operative
enheder - uanset om der er tale om entrepriseberedskab eller for vore egne enheder. Af hensyn til
gennemsigtigheden i organisationen skal der foretages den samme controller-funktion overfor egne
enheder som for entrepriseberedskaberne.
Indsatsledelsen er samtidig et vigtigt led i evalueringen af indsatsen- med henblik på at vi hele tiden lærer af vore indsatser.
Med en ny og større organisation har vi brug for at evaluere organisering og tilrettelæggelse af den
hidtidige indsatsledelse - med henblik på at tilrettelægge den fremtidige indsatsledelse.
Handlingsplan
Der udarbejdes et notat, der kort beskriver den hidtidige indsatsledelse: tilrettelæggelse, organisering og bemanding. Desuden indgår mindst 2 modeller for fremtidig tilrettelæggelse, organisering
og bemanding.
Tidsplan:
Ultimo oktober 2015
Notat om fremtidig indsatsledelse forelægges for Den Politiske
Styregruppe
Tovholder udarbejder i øvrigt selv sin tidsplan.
Tovholder
Beredskabschef Sven Urban Hansen, Sorø
Tovholder sikrer, at alle nuværende beredskaber er hørt/inddraget - og beslutter selv organiseringen af opgaven.
Side 11 af 14
26. august 2015
Budget 2016
Der blev i juni måned truffet politisk beslutning om, at der skulle etableres et budget på basis af
beredskabernes budgetter for 2013 med senere, kendte ændringer. Desuden skulle nye omkostninger, der fulgte af fusionen tillægges (bl.a. leasing af driftsmateriel, leje af bygninger m.v.)
I foråret 2015 blev der nedsat en tværkommunal arbejdsgruppe med Kirsten V. Jensen som tovholder, som havde til opgave at tilvejebringe et budget. Budgettet for 2016 skal godkendes i forbindelse med at de enkelte kommunalbestyrelser/byråd godkender det kommunale budget i oktober
2015.
Så snart der er etableret det fornødne organisatoriske grundlag for det, skal der udvikles en kontoplan, således at budgettet, når det er politisk godkendt, kan udmøntes i et driftsbudget.
Tidsplan:
september 2016:
september/oktober 2016
oktober 2016
oktober 2016
Politisk Styregruppe fremsender budget til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd
udarbejdelse af kontoplan
politisk godkendelse af budget
udmøntning af budget - udmelding af driftsbudgetter
Tovholder:
Afd.leder Kirsten V. Jensen, Slagelse
(økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse)
Side 12 af 14
26. august 2015
Etablering af samarbejdsorganisation
I forbindelse med dannelsen af den nye organisation, skal samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere organiseres.
Tidsplan:
oktober 2015
primo december
januar 2016
ultimo januar
nedsættelse af forhandlingsudvalg
udarbejdelse af forhandlingsudspil
aftale om samarbejde indgås
valg til samarbejdsorganisation
første møder i samarbejdsorganisationen
Tovholder:
Preben Christensen
chefgruppen
personale konsulent Palle Bruun Olsen, Kalundborg
Side 13 af 14
26. august 2015
Ledelsesgrundlag
Som led i etablering af én, samlet organisation, udvikles et ledelsesgrundlag. Ledelsesgrundlaget
skal bl.a. benyttes i udviklingen af en fælles fortælling om organisationen (narrativ), fælles grundlæggende værdier m.v.
Endvidere skal der udvikles en forretningsmæssig strategi for organisationen, som bl.a. skal adressere løsningsmodeller for organisationens udfordringer.
Tidsplan
Det bliver en opgave for chefgruppen i den nye organisation at tage hånd om denne opgave, herunder den direktør, der skal stå i spidsen for organisationen.
Opgaven kan således ikke igangsættes, før direktøren er udpeget og tiltrådt.
Tovholder
Direktør
Side 14 af 14