plan för arbetet, STK-2015-1080

Malmö stad
1 (6)
Stadskontoret
Datum 2015-09-21
Tjänsteskrivelse
Våra referenser
Matts Hansson
Ledningsstrateg
[email protected]
Karin Lindroth
Ledningsstrateg
[email protected]
Uppdrag Budget 2 016. Vision 2040 för Malmö stad -plan för arbetet.
ST K- 2 0 1 5- 1 0 80
Sammanfattning
Kommunfullmäktige beslutade i budget 2016 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att påbörja ett
visionsarbete för stadens utveckling under år 2015 för att fullföljas under år 2016.
Visionsarbetet ska leda till en beskrivning av Malmös önskvärda tillstånd år 2040. Denna bild av
det framtida Malmö ska sedan tjäna som ledstjärna och ange riktningen för allt arbete i Malmö
stad. Vision 2040 är därmed en viktig utgångspunkt för all styrning och ledning av organisationen. Den ska också bidra med att skapa framförhållning och peka ut en riktning för staden.
I ärendet presenteras ett första utkast till plan för detta arbete.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att
godkänna föreliggande arbetsplan
Beslutsunderlag

G-Tjänsteskrivelse
Beslutsplanering
KS arbetsutskott 2015-09-21
Kommunstyrelsen 2015-09-30
Ärendet
SIGNERAD 2015-09-17
Inledningsvis presenteras en bakgrund till uppdrag, syfte samt visionens koppling till styrsystemet. Därefter följer ett avsnitt som kortfattat beskriver arbetsprocessen fram till en vision samt
tidplan för arbetet.
2 (6)
Bakgrund
Kommunfullmäktige beslutade i budget 2016 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att påbörja ett
visionsarbete för stadens utveckling under år 2015 för att fullföljas under år 2016. Nedan presenteras ett första utkast till en plan för detta arbete.
Syftet med visionsarbetet
Visionsarbetet ska leda till en beskrivning av Malmös önskvärda tillstånd år 2040. Denna bild av
det framtida Malmö ska sedan tjäna som ledstjärna och ange riktningen för allt arbete i Malmö
stad. Vision 2040 är en viktig utgångspunkt för all styrning och ledning av organisationen. Den
ska också bidra med att skapa framförhållning och peka ut en riktning för staden. Vidare blir den
även ett viktigt medel för att kraftsamla resurser, kompetenser och erfarenheter för att tillsammans möta de utmaningar som identifieras på vägen mot vision 2040.
Sammanfattningsvis skapar en gemensam vision viktiga förutsättningar för att möta framtiden
genom att visionen
•
utgör en ledstjärna
•
bildar en gemensam målbild
•
anger färdriktning
•
främjar kraftsamling
•
skapar framförhållning
•
ger helhet
•
ökar förutsättningarna för fokusering, samverkan och uthållighet
Visionen för Malmö stad är därför en viktig del av styrningen och ledningen av organisationen,
och den fyller en sammanhållande funktion. Huvudfokus är Malmö i sin helhet. Alla som bor,
verkar och besöker Malmö ska kunna känna sig delaktiga i visionen. Att under delar av processen involvera dessa grupper blir därför viktigt.
Vision, styrning och ledning i Malmö stad
Våren 2013 beslutade kommunfullmäktige om en struktur och arbetssätt kring styrning och ledning med mål i Malmö stad. Implementeringen av detta pågår. I den målkedja som modellen
innehåller finns vision med som en viktig utgångspunkt i målarbetet.
3 (6)
Figur 1: Visionen som del av styrning, ledning och utveckling med mål i Malmö stad
Vision 2040 samlar staden och fungerar som ledstjärna för stadens långsiktiga utveckling. Vision
2040 kommer att fylla en viktig funktion som utgångspunkt för styrning och ledning i Malmö
stad. Den blir därmed ett stöd i arbetet med att uppnå organisationens mål och utforma den
framtida verksamheten.
Vad behöver vi göra?
Arbetet påbörjas hösten 2015. Förslag till vision behandlas av kommunstyrelsen hösten 2016.
Kommunstyrelsen leder arbetet med vision 2040. Vidare kan politiker från andra nämnder,
kommunala och privata bolag eller representanter från andra organisationer bjudas in till mötena. Stadskontorets ledningsstab samordnar arbetet. Tjänstemannagrupper med representanter
från stadskontoret, andra förvaltningar och kommunala bolag kommer att bildas.
Kommunstyrelsen kommer under denna tidsperiod att mötas cirka fem gånger inom ramen för
en process med syfte att leda fram till Vision Malmö stad 2040. Arbetet kommer att bedrivas i
huvudsak genom olika övningar samt genom dialog mellan deltagarna. Vidare kommer ett antal
inspirerande och intressanta föredrag med anknytning till processen också att ske under arbetets
gång.
En utgångspunkt i visionsarbetet är målområde 1 – En ung global och modern stad - i budget 2015.
Målet och beskrivningen av målområdet har en visionär karaktär och bredd. Kommunfullmäktige beskriver detta mål på följande sätt:
4 (6)
Malmö ska vara en stad i framkant – ung, global, jämställd och hållbar. En i verklig mening
modern stad. Här prövar vi ständigt nytt, vi utmanar fördomar och är öppna för förändring
och samarbete. Vi arbetar med social och ekologisk hållbarhet som bas i ett brett utvecklingsarbete. Stadens viktigaste tillgång är Malmöborna. Alla ska kunna ta del av och bidra till
den positiva utvecklingen. Genom att minska ojämlikheten och se till att alla kan ta aktiv del
i bygget av Malmö stärker vi både stadens attraktionskraft och tar tillvara på alla individers
fulla potential. Vår utgångspunkt är att de skillnader vi ser i hälsa mellan olika grupper ska
minskas genom att påverka de bakomliggande orsakerna.
Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och
delaktighet står högt på dagordningen.
Dessutom finns idag ett antal visioner inom Malmö stad. Dessa omfattar oftast enskilda sakområden. I arbetet med vision 2040 finns det anledning att fånga upp delar i dessa som kan inspirera arbetet. En inventering och sammanställning av de mer framträdande av dessa kommer
därför att göras. Arbetet kommer att redovisas i form av en rapport innehållande bland annat
Vision Malmö stad 2040. Under arbetets gångs kommer också trender som bedöms kunna ha
betydelse de som bor, brukar och verkar i Malmö stad att identifieras.
Arbetsgången
Figuren nedan illusterar delarna i framdriften av visionsarbetet. Figuren uttrycker ett antal tydliga
delar i form av dåtid-nutid-framtid och att dessa samtidigt går in i varandra. Som figuren illustrerar kommer arbetet att röra sig fram och tillbaka.
Dåtid
Nutid
Framtid
Figur: Visionsarbetets olika delar
Inledningsvis kommer visionsarbetet att inriktas mot nutid och dåtid. I början handlar det om att
beskriva var Malmö/Malmö stad står idag, för att kunna föra resonemang om hur staden och
5 (6)
organisationen kommit hit, vilka händelser som har varit avgörande, vad det var som gjorde att
dessa uppträdde, vad det går att dra för lärdom av detta och vilka erfarenheter som kan tas med
in i framtiden. Från nutiden övergår arbetet sedan i att utforska hur framtiden ser ut, vilka skeenden som bör beaktas och vilka trender av betydelse för Malmös framtida utveckling som det
finns anledning att uppmärksamma. Nästa steg i arbetet är sedan att föra diskussion kring vad
Malmö skall vara och vart Malmö skall ha kommit år 2040.
Under arbetets gång är det viktigt att ständigt ställa resultatet av analyser av trender och/eller
önskvärda utvecklingar av Malmö mot hur dessa påverkar de som ska bo i, verka i, bruka och
besöka Malmö i framtiden. Under processens gång kommer bredare diskussioner att föras dit till
exempel medborgare bjuds in att delta.
Vad behöver vi göra för att visionen ska bli känd, förankrad och leda oss framåt?
 Att ledarskapet bär den och hävdar den i olika sammanhang
 Involvera politiker och tjänstemän från Malmö stads olika nämnder och förvaltningar
 Medborgare, organisationer och intressenter kommer vid olika tillfällen att bjudas in att
delta
 Tydliggöra att vision 2040 är utgångspunkt i allt arbete; i budgeten, utgångspunkt för arbetet med nämndsbudgetar, verksamhetsplaner, ledarutveckling, planering, program, rekrytering, kompetensutveckling och så vidare.
 Engagera befintliga ledare i hur man tillsammans med medarbetarna arbetar med utgångspunkt i en gemensam vision, till exempel genom ett nytt Engagemang för Malmö
2040.
 Identifiera utmaningar och ta fram strategier i arbetet med riktning mot Vision 2040.
21 september
Beslut: Förslag arbetsplan visionsarbetet till kommunstyrelsens arbetsutskott
30 september
Beslut: Förslag arbetsplan visionsarbetet till kommunstyrelsen
------------------------------------------------------------------------------------------28 oktober
Inledning: Greg Clark – Malmö en framtida storstad!
18 november
Dåtid, nutid och framtid: Hur såg det ut i Malmö för tjugo år sedan - 1995? Var står vi idag? Vart har vi kommit och varför? Hur
kom vi hit? Viktiga händelser? Vad sker i omvärlden och vilka är vi i
omvärlden? Begrepp, ledord och tendenser identifieras.
3 februari
Framtid: Teman om trender, tendenser nu och i framtiden. Begrepp och ledord identifieras.
6 (6)
2 mars
Framtid: Vad ser vi i framtiden? Vad skulle vi vilja se i framtiden?
Var vill vi vara i framtiden? Vem vill vi vara i framtiden? Vilka visioner har vår omvärld? Begrepp och ledord identifieras.
6 april
Vision: Här vill vi vara år 2040. Utkast till vision diskuteras och
bearbetas.
------------------------------------------------------------------------------------------7 september 2016
Beslut: Förslag Vision 2040 till kommunstyrelsen
Ansvariga
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör