Representationspolicy och riktlinjer för representation

1 (4)
Tjänsteutlåtande
Datum 2015-02-25
Diarienummer RS 1525-2014
Västra Götalandsregionen
Regionkansliet
Handläggare: Christina Karlsson
Telefon: 070 082 52 16
E-post: [email protected]
Till ägarutskottet
Representationspolicy och riktlinjer för
representation
Förslag till beslut
Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande:
1. Regionfullmäktige antar ”Representationspolicy” att gälla för Västra
Götalandsregionen och dess majoritetsägda bolag.
2. Regionfullmäktige uppdrar till regionstyrelsen att fastställa riktlinjer för
representation med stöd i representationspolicyn.
3. Regionfullmäktige upphäver ”Riktlinjer för representation, gåvor och
minnesgåvor” beslutade av regionfullmäktige § 11/1998.
Regionstyrelsen beslutar följande för egen del:
1. Regionstyrelsen fastställer ”Riktlinjer för representation”.
2. Regionstyrelsen delegerar till regiondirektören att fastställa
beloppsgränser för representation.
3. Regionstyrelsen rekommenderar Västra Götalandsregionens
majoritetsägda bolag att anta motsvarande riktlinjer som regionstyrelsen.
4. Regionstyrelsen upphäver ”Handläggningsordningsordning vid
representation”, beslutad av regionstyrelsen § 229/2000.
5. Regionstyrelsens beslut gäller under förutsättning att regionfullmäktige
antar representationspolicyn.
Sammanfattning av ärendet
Regionstyrelsen beslutade 14 oktober 2014 att ge regiondirektören i uppdrag att ta
fram förslag till nya riktlinjer för representation. Förslaget är uppdelat i:
• Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige. Policyn
omfattar situationer där Västra Götalandsregionen och dess
majoritetsägda bolag representerar (ger något), externt eller internt, såväl i
som utanför Sverige.
• Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar
Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna
rekommenderas att gälla även för bolagen.
Postadress:
Regionens Hus
462 80 Vänersborg
Besöksadress:
Östergatan 1
Vänersborg
Telefon:
010-441 00 00
Webbplats:
www.vgregion.se
E-post:
[email protected]
Datum 2015-02-25
Diarienummer RS 1525-2014
Fördjupad beskrivning av ärendet
Regionstyrelsens uppdrag
Regionstyrelsen beslutade 14 oktober 2014 att ge regiondirektören i uppdrag att ta
fram förslag till nya riktlinjer för representation. Regiondirektören har gett
direktiv för uppdraget genom uppdragshandling. Förslag till policy ska gälla för
samtliga nämnder och bolag och omfatta både intern och extern representation.
Bakgrund
1998 beslutade regionfullmäktige om riktlinjer för representation, gåvor och
minnesgåvor. Med riktlinjerna som grund har regionkansliet upprättat
tillämpningsanvisningar. Revisorskollegiet har under 2014 genomfört en
granskning av representation. Revisionsrapporten konstaterar att förvaltningarna
inte har ändamålsenliga rutiner för hantering av representation. Revisionens
sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen för representation bör
förstärkas. I dialog med regionkansliet har förvaltningarna framfört att det behövs
en översyn och uppdatering av riktlinjerna för representation.
Befintliga styrande dokument med koppling till ärendet
Arbetsgruppen har gått igenom vilka andra dokument, utöver lagstiftning, som
berör området, och har funnit följande dokument som mest relevanta:
• Västra Götalandsregionen, VGR, Vision Västra Götaland – Det goda livet
• VGR, Regionfullmäktiges arbetsordning om representationskommitté
• VGR, Bolagspolicy
• VGR, Befintliga riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor
beslutade av regionfullmäktige 1998
• VGR, Handläggningsordningsordning vid representation, beslutad av
regionstyrelsen 2000
• VGR/SKL, Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt
finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska
industrin och laboratorietekniska industrin
• VGR, Strategi för Västra Götalandsregionens externa kommunikation
Utöver politiskt beslutade riktlinjer gällande representation finns
regionövergripande rutiner beslutade på tjänstemannanivå.
• VGR, Regelverk för redovisning av representation, utbildning och
handkassor
• VGR, Anvisningar för riktlinjer gällande minnesgåva
• Manual för Västra Götalandsregionen i representativa sammanhang
• Regler för hyllningar och kondoleanser
Förvaltningarna inom Västra Götalandsregionen har i olika utsträckning tagit
fram kompletterande riktlinjer/rutiner kring representation. Även bolagen har
egna, fastställda riktlinjer/rutiner.
Övergripande lagstöd
En grundförutsättning för Västra Götalandsregionen är det som anges i
regeringsformen (1 kap 9 § RF): att förvaltningsmyndigheter ska beakta allas
2 (4)
Datum 2015-02-25
Diarienummer RS 1525-2014
likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Vid representation är det
viktigt att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet.
Som en ram för representationsfrågorna finns bestämmelser om ett landstings
befogenheter i kommunallagens andra kapitel. När organisationen representerar
ska det i grunden finnas ett allmänintresse för Västra Götaland och/eller invånarna
(2 kap 1 § KL).
Förslaget
I Västra Götalandsregionens bolagspolicy regleras att bolagen, utan ytterligare
ägardirektiv, ska följa regionfullmäktiges policybeslut. Det innebär att policyn
utan ytterligare åtgärd gäller för bolagen. De riktlinjer som föreslås beslutas av
regionstyrelsen gäller inte automatiskt för bolagen.
Förslaget är uppdelat i
• Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige. Förslaget
omfattar situationer där Västra Götalandsregionen/majoritetsägda bolag
representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige.
• Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar
Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna
rekommenderas att gälla även för bolagen.
Detaljerade rutiner som ger vägledning i den praktiska hanteringen tas fram på
tjänstemannanivå, med stöd i policy och riktlinjer.
Dokument/beslut som ska upphävas när nytt beslut tas
När policy/riktlinjer för representation beslutas ska följande dokument upphävas
• Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor, beslutade av
regionfullmäktige § 11/1998
• Handläggningsordning vid representation, beslutad av regionstyrelsen
§ 229/2000.
Beredning
Uppdraget har bedrivits i en arbetsgrupp med representanter från regionkansliet
samt sekreteraren för regionfullmäktiges representationskommitté. En
referensgrupp med representanter för verksamheter (utförare, inköp, juridik,
konferensservice, bolag) har löpande lämnat synpunkter på arbetsgruppens
material. Arbetsgruppen har tagit del av hur jämförbara, offentliga organisationer
hanterat frågorna kring representation (bland annat Stockholms läns landsting,
Region Skåne, Göteborgs stad, Stockholms stad) samt privata företag.
MBL-förhandling av förslaget sker 9 mars 2015.
Regionkansliet
3 (4)
4 (4)
Ann-Sofi Lodin
Regiondirektör
Bengt Säterskog
Administrativ direktör
Bilaga
Förslag till representationspolicy
Förslag till riktlinjer för representation
Besluten skickas till
•
•
•
Samtliga nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen för
genomförande
Styrelsen för Västtrafik, Göteborgs Symfoniker, GöteborgsOperan, Film i
Väst, Regionteater Väst, Västsvenska turistrådet och Sahlgrenska I.C. för
genomförande
Avdelningschefer och stab, regionkansliet för genomförande
Postadress:
Regionens Hus
462 80 Vänersborg
Besöksadress:
Östergatan 1
Vänersborg
Telefon:
010-441 00 00
Webbplats:
www.vgregion.se
E-post:
[email protected]
1 (1)
Datum 2015-02-25
Diarienummer RS 1525- 2014
Representationspolicy - Förslag
Representationspolicyn omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder
och styrelser och majoritetsägda bolag, hädanefter kallat VGR. Den gäller
situationer där VGR representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som
utanför Sverige.
VGR:s verksamhet är viktig för alla invånare i Västra Götaland. Den bidrar till
hälsa och trygghet i vardagen och till ett livskraftigt Västra Götaland. Det är
invånarna som finansierar verksamheten, i första hand genom skattemedel. Därför
ska organisationen hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt. Det finns
olika styrmedel för att säkerställa detta, bland annat denna regiongemensamma
representationspolicy. Den beslutas av regionfullmäktige och kompletteras och
förtydligas av riktlinjer och rutiner.
Att representera
VGR:s värdskap ska vara välkomnande och bidra positivt till verksamhetens
anseende. Representationen ska alltid ha ett samband med, och värde för,
verksamheten. Representanter från VGR ska agera professionellt och
förtroendeingivande.
Representationen ska vara måttfull och kostnadsmedveten och den som
representerar ska tydligt dokumentera syftet med representationen. Huvudregeln
är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är
organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén
prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Representationskommittén är
tillsatt av regionfullmäktige och hanterar övergripande representationsfrågor och
samordning mellan nämnder/styrelser och bolag.
Vem som har rätt att representera ska tydligt framgå av styrdokument/beslut i
varje förvaltning, bolag, nämnd eller styrelse. Nämnden/styrelsen ansvarar för att
policy och riktlinjer för representation efterlevs i sin organisation.
Extern och intern representation
Representation kan vara extern och intern och ska främja VGR:s verksamhet och
intressen.
• Den externa representationen riktar sig utåt. Syftet är att inleda och
utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten,
invånarna och Västra Götaland. Den kan också vara ett sätt att stärka
VGR:s olika verksamheter.
•
Den interna representationen riktar sig till organisationens medarbetare
och förtroendevalda (inom och mellan förvaltningar respektive inom
bolagen). Syftet är att främja goda arbetsresultat och ett trivsamt
arbetsklimat.
Postadress:
Regionens Hus
462 80 Vänersborg
Besöksadress:
Östergatan 1
Vänersborg
Telefon:
010-441 00 00
Webbplats:
www.vgregion.se
E-post:
[email protected]
1 (9)
Riktlinjer
Datum 2015-02-25
Diarienummer RS 1525- 2014
Riktlinjer för representation
Förslag
Postadress:
Regionens Hus
462 80 Vänersborg
Besöksadress:
Östergatan 1
Vänersborg
Telefon:
010-441 00 00
Webbplats:
www.vgregion.se
E-post:
[email protected]
Riktlinjer 2015-02-25
Innehåll
Inledning .............................................................................................................. 3
Riktlinjer för representation................................................................................. 3
1 Syfte med riktlinjerna ................................................................................... 3
2 Avgränsning ................................................................................................. 3
3 Representationskommitténs roll ................................................................... 4
4 Lokaler och konferensbokning vid representation ....................................... 4
5 Alkohol ......................................................................................................... 4
6 Beloppsgränser för representation ................................................................ 4
7 Intern representation ..................................................................................... 5
7.1 Definition ............................................................................................... 5
7.2 Olika former av aktiviteter .................................................................... 5
8 Extern representation .................................................................................... 6
8.1 Definition ............................................................................................... 6
8.2 Generella principer för extern representation ........................................ 6
9 Gåvor och uppvaktningar ............................................................................. 7
9.1 Generellt om att ge gåvor ...................................................................... 7
9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare ............................................ 7
10 Riktlinjer gällande förtroendevalda ............................................................ 8
11 Styrning och kontroll .................................................................................. 8
2 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
Inledning
Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är
värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt.
Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas:
• Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för
Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen
majoritetsägda bolag.
• Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar
Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna
rekommenderas att gälla även för bolagen.
• Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på
tjänstemannanivå.
Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför
ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i
representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och
övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera.
Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna
i samband med varje ny mandatperiod.
Riktlinjer för representation
1 Syfte med riktlinjerna
Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som
gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra
Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för
organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande
regelverk följs.
2 Avgränsning
Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger
något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför
Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas.
Detta omfattas inte:
• Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot
gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern
part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och
tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer:
 Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och
Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish
Labtech ” Överenskommelse om samverkansregler för den
offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin,
3 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
•
medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin”.
Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen.
 Policy mot korruption (under framtagande).
Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt
”Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm”.
3 Representationskommitténs roll
Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att
företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana
tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om
hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av
regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman
som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor.
Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och
samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för
representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska
verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen.
Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt
verksamhetsområde.
Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för
att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor.
Regionfullmäktiges arbetsordning § 37
”Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att
hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av
regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén
ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och
minnesgåvor.”
4 Lokaler och konferensbokning vid representation
Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid
representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler,
till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på
tillgänglighet och miljö ska tillgodoses.
5 Alkohol
I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid
representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god
hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda
skäl.
6 Beloppsgränser för representation
För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen
beloppsgränser för representationskostnader.
4 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller
mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler.
•
•
•
Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för
inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när
organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt.
Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit
emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de
tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet.
Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora
representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och
vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt.
7 Intern representation
7.1 Definition
Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och
medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat
och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern
representation är till exempel måltidskostnader i samband med
informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag
och liknande arrangemang.
Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som
vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter.
Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt 10.
7.2 Olika former av aktiviteter
Måltid vid informationsmöte
Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från
Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra
organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det
finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En
gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern
representation och en skattefri förmån för medarbetaren.
Personaltillställning
Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för
medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt
verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år.
De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär.
Intern representation i hemmet
Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av
överordnad chef.
Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang
Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern
representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för
medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls
5 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
•
•
•
6 (9)
Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig
Måltider ska intas gemensamt
Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag.
Interna arbetsluncher
Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som
inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis
förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det
krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte
ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet.
Trivselfrämjande åtgärder
Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation
är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med
arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och
frukt.
Regelbundna möten
Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen
intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid
avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch
uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren.
8 Extern representation
8.1 Definition
Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen
riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och
utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och
Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband
med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka
Västra Götalandsregionens olika verksamheter.
8.2 Generella principer för extern representation
Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och
vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler
externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska
iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller
organisation.
Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller
myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i anslutning till
arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt.
Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken.
Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt.
Riktlinjer 2015-02-25
9 Gåvor och uppvaktningar
9.1 Generellt om att ge gåvor
Gåvor delas in på följande sätt
• Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan
personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens
verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett
regionövergripande sortiment av profilprodukter finns.
• Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel
på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök,
jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning.
• Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För
Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av
gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand.
Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption
följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande
och tagande av muta).
9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare
Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån
för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det
finns undantag från denna regel.
I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med
Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren):
• Julgåva – en gåva som lämnas i anslutning till jul.
•
Jubileumsgåva – en gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-,
75- eller 100 – årsjubileum.
•
Minnesgåva – en gåva av minneskaraktär som lämnas till
tillsvidareanställd medarbetare (minst sex år) maximalt två gånger under
anställning hos Västra Götalandsregionen.
Minnesgåva lämnas när:
o Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra
Götalandsregionen.
o Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen
upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra
Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år.
Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle:
o Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare
som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren
måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra
Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig
förmån.
Kondoleanser vid medarbetares bortgång
I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta
krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen
lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga.
7 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
Högtidsdag
Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50- årsdag
får förekomma.
10 Riktlinjer gällande förtroendevalda
De regler som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för
förtroendevalda.
Uppvaktning
Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att:
• uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i
styrelse/nämnd med blommor när de fyller 50 år.
• avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i
styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är
att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år.
Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av
regionfullmäktigeledamöter. Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för
uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra
Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas.
Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång
Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots
begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och
dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till
välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga.
Särskilda tillfällen
Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva
uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta.
11 Styrning och kontroll
För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer
och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler:
Intern representation
Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att
besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att
besluta om representation ska dokumenteras.
Extern representation
Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om
regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar,
som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen
övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess
sekreterare.
8 (9)
Riktlinjer 2015-02-25
Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via
representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till
officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser.
Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation
inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till
andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska
informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation.
Dokumentation
Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med
syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program.
Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat.
Rutiner
Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd
representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt
kompletterande rutiner för den egna förvaltningen.
Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund
om bolaget har behov att forma egna rutiner.
Uppföljning/kontroll
Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för
representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom
intern kontroll.
Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och
intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att tolka
och tolka policy och riktlinjer för representation.
9 (9)