Sammanställning av översiktlig systeminventering

Dokumenttyp
Rapport
Område
eArkiv Kalmar län
Rapport 6 – Sammanställning av
översiktlig systeminventering
Version 1.0
Kisa 2015-04-22
Ort och datum
Anki Heimonen
Projektledare
Dokumenttyp
Rapport
Område
1 Bakgrund
Under punkt 2.3 i projektdirektivet framgår att ”Syftet med projektet är att höja kunskapen,
kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av
de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt
bevarande.”
Punkt 3 i projektdirektivet stadgar att målet med projektet är att ”… problemområden inom den
kommunala dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktionen ska belysas och förslag till
åtgärder utarbetas” samt att ”… kunskaper och erfarenheter från de medverkande kommunerna
och deltagarna ska fångas upp och kunna återanvändas inom projektmedlemmarnas
organisationer.”
I projektplanen, punkt 2.2 Projektmål, framgår att ”Projektledaren ska presentera verktyg och
metoder för att belysa eventuella problemområden inom de medverkande organisationernas
dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktion. /…/ Under projektet kommer även en
gemensam systeminventering att genomföras vilken kommer att belysa vilka digitala system som
idag används i de deltagande kommunerna, eventuella framtida möjligheter till samverkan vid t
ex upphandling, vilka typer av digital informationen som hanteras i de deltagande kommunerna
idag samt hur den hanteras. /../ Systeminventeringen kommer även att kunna ligga till grund för
ett eventuellt utökat IT-samverkansarbete inom Kalmar län.”
Projektets styrgrupp hade en workshop fredagen den 30 januari då innehållet i Rapport 6 –
Systeminventering diskuterades. Styrgruppen önskade att rapporten skulle innehålla en
beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång, supporta gamla system,
serverutrymme m.m. samt att ställa av system. Även vinster, fördelar och nackdelar med färre
system, möjliga samordningsvinster/nyttor och problem och andra saker som avställning till
ett system för långsiktigt bevarande skulle belysas. Frågeställningarna skulle stämmas av med
länets IT-chefsgrupp.
2 Systeminventeringens mål och syfte
Inför planeringen av arbetet med ett framtida e-arkiv behövde kommunerna genomföra en
översiktlig systeminventering. Syftet med den övergripande systeminventeringen var att
kunna prioritera och hitta lämpliga objekt att samverka kring när det gäller att planera och
genomföra leveranser till ett kommande arkivsystem.
Målet var att sammanställa en lista över vilka system som finns hos kommunerna i Kalmar
län. Systemlistan skulle bearbetas och struktureras av projektledaren i samverkan med länets
IT-chefsgrupp.
Tanken med denna inventering var att få en överblick av nuläget:
1. Hur många system finns det?
2. Vilka system är gemensamma för flera organisationer?
3. Vilka system är i aktiv drift (används i den dagliga verksamheten) och vilka
driftas bara för att informationen eventuellt kan behövas?
4. Kan kommunerna eventuellt ställa av några system?
Dokumenttyp
Rapport
Område
3 Metod:
Kontaktpersonerna hade ansvar för att inventeringen utfördes och att svar lämnades till
projektledaren.
De system som projektet efterfrågade var registreringssystem, det vill säga
informationssystem som fångar och håller ordning på verksamhetsinformation. Exempel är
dokumenthanteringssystem, ärendehanteringssystem eller olika typer av verksamhetssystem.
System som endast används för att skapa dokument, som till exempel olika program i Officepaketet, eller bakomliggande system som nätkommunikation och virusskydd har inte ingått
inventeringen.
3.1 Om inventeringsformuläret
Det formulär som användes var detsamma som utarbetades och användes för
systeminventering inom Kronoberg och Blekinges förstudie om e-arkiv. Samma formulär har
även använts för systeminventering inom kommunalförbundet ITSAM (bilaga 1).
3.2 Svarsfrekvens
Underlag, i form av en excel-mall och instruktioner för inventeringen skickades ut till
kontaktpersonerna 2014-06-23 och resultaten skulle återredovisas till projektledaren senast
den 2014-12-01. 2015-01-19 hade samtliga kommuner återkommit med svar.
4 Resultat
Tyvärr hade inte alla kommuner fört in sina resultat i den bifogade excel-mallen vilket
försvårat, och till vissa delar omöjliggjort, en fullständig jämförande analys av resultaten. I de
fall det varit möjlig utifrån de frågor som ingått i inventeringens mål redovisas dessa i tabellen
nedan. I vissa fall har projektledaren inte kunnat bedöma om två system egentligen varit
samma, men med olika benämning. Då redovisas de som två separata system. I analysen har
det inte ingått att titta på olika versioner av system. Det innebär att de redovisade resultaten är
ungefärliga, men de ger trots det en relativt god uppfattning om nuläget i Kalmar län.
1. Hur många system finns det?
468 st (bilaga 2)
2. Vilka system är gemensamma för flera
organisationer (2 eller fler användare)?
93 st (bilaga 3)
3. Vilka system är i aktiv drift (används i
den dagliga verksamheten) och vilka
driftas bara för att informationen
eventuellt kan behövas?
Kräver fördjupad analys.
4. Kan kommunerna eventuellt ställa av
några system?
Kräver fördjupad analys.
Dokumenttyp
Rapport
Område
För en mer exakt bild av resultaten för fråga 3 och 4 hänvisas till kommunernas egna
redovisade systeminventeringar samt sammanställningar av resultaten. De finns att tillgå hos
respektive kommuns IT-avdelning, via projektledaren och efter projektavslut i
projektredovisningen hos Regionförbundet Kalmar län.
Några problem som framkom vid en första analys av inventeringens resultat är att det råder
osäkerhet om avtalstider, systemägande och systemansvar, informationsägande i systemen
(flera myndigheter delar information och system), om systemet är aktuellt eller ej m.m.
5 Avstämning med IT-chefsgruppen
Den 2015-02-06 skickades en sammanställning av resultaten från inventeringen till ITchefsgruppen. De fick i uppdrag att återkomma med svar på ett antal frågor innan 2015-03-18.
IT-chefsgruppen beslutade på sitt möte 2015-03-05 att varje kommun separat skulle
återredovisa sina svar och resultat. De baserar det utifrån att aktuell status för inaktuella och
gamla system (ibland finns avtal för systemet, ibland inte) samt driftmiljön ser olika ut för
systemen i kommunerna. Detta medför svårighet att svara utifrån en standardkommun eller
utifrån länet som helhet.
Svar har inkommit från Kalmar, Nybro och Högsby kommuner (bilaga 4).
6 Nästa steg
Kommunerna har nytta av att så snart som möjligt börja titta på förutsättningar för att leverera
information. Genom att kartlägga kommunernas verksamhetssystem skapas kunskap och
medvetenhet som kan ligga till grund för att i framtiden kunna prioritera och planera leverans
till e-arkivet. En fördjupad analys och värdering av information ger svar på vilka system som
används, vilka som inte används samt i vilka system likartade informationstyper finns. Detta
innebär även att kommunerna kan lära sig mer om vilka krav som behöver ställas vid
kommande upphandlingar.
En indirekt nytta av inventeringen är möjligheten till framtida samverkan/nätverk mellan
kommuner med samma system. Om en kommun har flera system som hanterar samma
informationstyp kan det också användas som utgångspunkt för att utreda om det på längre sikt
skulle gå att samordna användandet och minska antalet system. På så sätt kunde kostnaderna
för drift, licenser och support sänkas och informationssäkerheten ökas.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Källor:
Projektdirektiv för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län
Projektplan för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län
Systeminventeringar:
Sammanställning systeminventering Borgholm
Sammanställning systeminventering Emmaboda
Sammanställning systeminventering Hultsfred
Sammanställning systeminventering Högsby
Sammanställning systeminventering Kalmar, ver 2
Sammanställning systeminventering Mönsterås
Sammanställning systeminventering Mörbylånga
Sammanställning systeminventering Nybro
Sammanställning systeminventering Oskarshamn
Sammanställning systeminventering Regionförbundet, ver 0 3
Sammanställning systeminventering Torsås
Sammanställning systeminventering Vimmerby
Sammanställning systeminventering Västervik
Dokumenttyp
Rapport
Område
Bilaga 1
Uppgifter i det formulär som använts för systeminventering i Kalmar län:
Datum
Kontaktperson E-post
Namn på
Aktuell version
produkt/lösning
eller tjänst
Informationstyp
Kortfattad
Förvaltningsbeskrivning av områden
produkt/lösnin
g eller tjänst
Användningsområde
Leverantör
Produktägare Drift
AnvändarföreninAvtal upphör
g/nätverk
år
Används
Tillverkare
systemet aktivt
i verksamheten
Upphandling planeras Skrivs något ut Finns gallrings- Ingår gallrings- Finns funktion Ingår
år
för arkivering funktion
funktion i ert
för export
funktion för
avtal
export i ert
avtal
Dokumenttyp
Rapport
Område
Bilaga 2
Namn på produkt/lösning eller tjänst
"Gamla soc-systemet"
3Q - QuoVadis, Quando, QuidAgis
Ability eDemokrati
ADAD Net
Adato
Add
AD-integration för personalinfo
Aditro
Aditro affärslösning
Aditro Faktura
Aditro IoF
Aditro RoR
Aditro Xweb
Adobe Acrobat X
Adobe Connect Pro
Agda (ADMXOR)
Agda lön
Agda PS
Agresso
AIM
AIVO
Aivo
Aivo2000
Alarmos
Alfresco
Alkoholappl
AlkT
Alk-T
AlkTest
Alktws
AMR
AquaView (Scada)
Arbetsmiljöhandboken
Arcadastre
Arccad
ArcGis
ARC-GIS
Artologik Ezbookning
Artologik HelpDesk
ARX
Dokumenttyp
Rapport
Område
ARX access
ASI-net
Assa KeyGuard
Assa Performer
AutoCAD
Axbase
AXBase3000 bibliotek
AXBase3000 gymnasium
AXBase3000 kommunhuset
Barcho
BEAB Intranät
Becshed
Befolkningsregister
Behörighetsadministration
Bewator
Bewator stadshuset
Bil Diagnostik
Bilddatabasen
Bilpool
Blue Pod 3,0
bokabil.se
Booking/Interbook
BOOK-IT
BOOK-IT / CiCo
Bookit 7.1
Boss
BPSD
Brandreg
Bubblan, intranät
Budget
BudgetManager
ByggR
Byggreda
CampTrack
Capella
Capifast
Castor
Ciceron
Citect
Dokumenttyp
Rapport
Område
City Break
CityBreak stugbokning
CMS, drupal
Comprima
Consellor Driftsjournal (gamla Sulis)
Core
Cosmic
Cosmic Link
Cumulus
Cumulus DAM databas
Datainkasso 2.0.0.79
Debatt
Debattforum
Demos
Desigo inkl Visonik
Desigo Insight
Dexter
Dexter gymnasieintag
DIA
Dirigo
DLBOOKIT
E4
Easit
eBrev
EceTour
eCompanion
Economa
Economa A+
Economa Budget och Prognos
Economa Inköp och Faktura
Economa integration
Economa Personalbudget
Economa Personalbudget 6.5
Economa Redovisning och Reskontra
Ecos
ECOS ärendehantering
EdIT
EDP Future
EDP Future VA
Dokumenttyp
Rapport
Område
EDP Miljö & Byggreda
EDP Miljöreda
EDP Vision *
EDP-ScanX (fordonsvåg gammalt)
EDP-Va abonnenter
edWise
edWise - Förskola, grundskola,
gymnasium, vuxenutbildning
EdWise dokumentation
E-fact
Egen föreningshemsida
Egroupware
Egroupware Community Version
Electra
Elvira
EMS
EnergiReda
Entry Event
EpiServer
Epostklienter
E-postsignatur
ES-maker
Evolution
Exchange
Exchange 2010
Exchange,e-post
Extens IST
ezMaker
FacilPlus
FastNet
Faxar
FetchPlanner Industrial
Fince
FIR
First Class
Fordonsvägning
FRI
Dokumenttyp
Rapport
Område
FRI 4
Fri lokalbokning och bidragshantering
FRI Webb-Bokning
FRI4 datorbokning
Friweb,datorbokning
Fronter
FTB (Aditro Window)
Galaxy
Geoassistans
Geosecma
Geosecma for ArcGis
Geosecma webb
Gila
Gmail
Google Apps
GroupWise
Hagakrona
Hantera
Hd Konstregister
Heroma
Historik
Hogia
HR+
HRPO
HUC, intranät
HUSAR
Hypergene
ImageVault
IncitXpand
Indesign
InDoc
Infomentor
Information
Informationsvisaren
Infovisaren
InkassoDirekt
Inläsning budget
Integral ASI000
Intern telefonkatalog på nätet
Dokumenttyp
Rapport
Område
intranet.monsteras.se
Invoice Manager
ISOR
IST
IST EXTENS
IST intag
IST-Bef
Itella CDCOM
jomla
JP Socialnet
K+
Kamstrup
Kapell
Katalog AD adm
Katalog AD skola
Katalog HSA
Katalogtjänsten HSA
KeyControl
KeyWin
KeyWin5
KIR
KomMa
Konstdatabasen
Konstregister
Kontek Lön
Kopparnät i fastighet
Kovis -> KIBIbase. Bytet sker 141126
med konvertering.
Kplus
Krypto
Lagerdata
Laps Care
LapsCare3
LEFI Online
Lettera
LEX
Libre/Open Office
Lime Easy
Lisa (avvikelsesystem)
Loggning personliga larm
Dokumenttyp
Rapport
Område
LTFWIN
LUPP
Låssystemet
Lön
Lönefilintegration
MapInfo
Mappvisaren
MarshPlus
Mashie
Medvind
Medvind, webbaserat
MedvindArbetstid, klient
Meraki
Metrima Mactor
Metrima Mirakel
MIA
Miljöreda
MindManager
Minitrigger
Mobigo
Mobilsynk
Mobilus
Mobilus Professional
Movex
MS office
Multiaccess
Målstyrning
Net Loan
Net Maker BG-com
NetID
Nilex
Nordea
Norstedts Bokslut, Koncern och Skatt
NovaPoint
Novaschem
NovaSchemCore
NPÖ (=Nationell PatientÖversikt)
Offentliga jobb
OneMed
Dokumenttyp
Rapport
Område
OPAC
OPIC
OTAP - Amps
Palliativregistret
Parkering
Parkeringstillstånd i access
Pascal
Pasco Capstone
Pcskog
Personalhandboken
Personalrapport
Personec
Personec ComeNGo Torsås
Personec F
Personec Förhandling
Personec P
Personec P Utdata
Phoniro
Phoniro nyckelsystem
PhoniroCare
Photoshop Elements
Platina
Pmac
PMO
Point Samhäll?
Poll Everywhere
Polycom
Postnummerservice Norden AB
Predator/inkasso3000
PR-kort
Procapita
Procapita BoU
Procapita BoU, Kulturskola
Procapita Gem
Procapita Gy/KV
Procapita HSL
Procapita IFO
ProCapita Ifo/VoO
Dokumenttyp
Rapport
Område
Procapita KIR
ProCapita VoO
Procapita/Avgifter
Procapita/Hjälpmedel
Procapita/LSS
Procapita/MAS
Procapita-KIR
Profit 10
Progma
PS Förhandling
PS Utdata
Public 360°
Publisher2007
Pussel
Qlikview
Qstar
Raindance
R-card
R-Card M5
ReadSoft Invoices
Register för VA-abonnenter i access
RegitWise
Resursbokningssystem
Revit
RIB
SCO
Senior Alert
Sesam - Websesam
Sesam2
SIM (Stank in Mind )
SITHS
SITHS-admin
Six Trader Client 3.45
Six Trader Money Chart 3.34
Självservice
Självservice IT
Skandia Pensionssystem
Skola 24
Dokumenttyp
Rapport
Område
Skolstil (5-licenser)
Skrivknep
Slamregister
SLI
Sofia Omfale
SoftWin
SolidWorks
Solidworks 2013
Sommar-AMEA
Sophie
Spamhantering
Spatial
SpellRight
Spider
Spotify
SRT. De fasta larmen heter SRT 326 och
de mobila SRT 306.
Stellarium
Stratsys
Stratsys
Streamflow
Summarum
SUS
Swedlock
Svevac
Synpunktshantering
Sysarb
Söksystem
Teamviewer
Tefat
Tekis
Tekis Core
Tekis FIR
Tekis KID
TekisFörvaltningsFIR
TekisKID
Tekis-LTF
Tekis-LV
TeleCall
Telecall NT
Telefoni som tjänst
Dokumenttyp
Rapport
Område
Telia Reflex
Tenstar (Simulator transport)
TES
TGP (=Tillgänglig patient)
Tidomat
TimeCare
TimeCare Planering
TimeCare TimePool
TimeCare Webb
TimeCarePool
TimeCarePool Webb
TrakPro
Treserva
Treserva delegering
Treserva genomförandewebb
Treserva hjälpmedel
Treserva IFO
Treserva omsorg
Trio
Trio Enterprise
Troman
Trossen
Trygghetslarm DF Respons
Trädet
TS_AVC
TSMcom
Turbo
UC
Unikum
UniView
UNTIS
Uppdrag Nu
W3D3
Vabasduf
Walda
VALS
Va-Operatör
Vaxtriket
Webbeko
Dokumenttyp
Rapport
Område
WebbSesam
Via Competence
Victoria
Videokonferenssystem
VILAB
Wilab
Winbar
Windows movie maker
Winess
Winfir
Winfms
WinLAS
WinLASresurs
WIS
Visit/CityBreak
Visma
VISMA Administration
Visma SPCS
Visma Tendsign som även innehåller en
avtalskatalog
Visual Arkiv
Visual Arkiv 4.0
Vitec
WM-Bef
WM-Omsorg (Vård- och omsorg)
Wmomsorg IFO
WM-Socreg
WordPress
WordRead Plus
WordWall
WowZa
www.hogsby.se
www.kalmar.se
www.monsteras.se
www.visitmonsteras.se
Wärna
Xmind
XOR
X-ref
Årskalender
Dokumenttyp
Rapport
Område
ÖFS
Övervakningssystem VA
Dokumenttyp
Rapport
Område
Bilaga 3
System som är gemensamma för flera kommuner:
ADATO
Aditro
Agda
Agresso
Aivo
Alarmos
AlkT
Aquaview
ArcGis
ARX
Bewator
BookIT
Boss
ByggR
Ciceron
Comprima
Core
core
Cosmic Link
Demos
Dexter
Economa
Ecos
EDP Future
EDP Byggreda
EDP Miljöreda
EdWise
Episerver
Esmaker
Fronter
Geosecma
Heroma
Hypergene
ImageVault
Incit Xpand
Infomentor
Keycontroll
KIR
Komma
Laps Care
Lisa
Mapinfo
Marsh Plus
Medvind
Mobilus
NovaSchem
Offentliga jobb
Palliativt register
Pascal
Personec
Personec Neptune
PersonecP
Personec Utdata
Phoniro Care
Platina
PMO
Procapita
Extens
Procapita BoU
Procapita VoO
Fri
Procapita IFO
R-Card
Readsoft Invoices
RIB
Senior Alert
SITHS
Skola 24
Summarum
Svenska Palliativregistret
Svevac
Tefat
Tekis
Tekis FIR
TekisKID
TES
Tidomat
TimeCare
Treserva
Trio
Troman
W3D3
Walda
Websesam
Winbar
Winess
WinLAS
WIS
Visma
Visual Arkiv
WM-Omsorg (Vård- och
omsorg)
Wärna
Dokumenttyp
Rapport
Område
Bilaga 4
Frågor till IT-chefsgruppen 2015-02-06
”Från: "Ann-Christine Heimonen"
Till: "[email protected]" , "Susanne Dahlbom Korduner" ,
"[email protected]" , "[email protected]" ,
"[email protected]" , "[email protected]" ,
"[email protected]" , "[email protected]" , "[email protected]" ,
"[email protected]" , "[email protected]" , "[email protected]"
, "[email protected]" , "[email protected]"
Cc: "Christer Lundh" , "[email protected]" , "Magnus Garp" ,
"[email protected]" , "Mats Johansson" , "Therese Åhlander"
Datum: Fri, 6 Feb 2015 07:39:11 +0000
---------------------------------------------------------Hej!
Jag har nu gjort en grov sammanställning av den systeminventering som genomförts inom
projekt eArkiv Kalmar län. Underlagen bifogas sorterade efter kommun och efter system (AÖ). Alla har inte använt sig av den mall jag skickade ut så därför kan det vara lite svårt att
jämföra, men detta är vad vi har att utgå från.
Projektets styrgrupp hade en workshop fredagen den 30 januari då innehållet i Rapport 6 –
Systeminventering och projektets slutrapport diskuterades. Styrgruppen önskade att
rapporterna skulle innehålla en beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång,
supporta gamla system, serverutrymme m.m. samt att ställa av system + annat ni kan komma
på utifrån er profession. Jag skulle även vilja veta om ni ser några vinster, fördelar och
nackdelar med färre system, möjliga samordningsvinster/nyttor och problem och andra saker
som avställning till ett system för långsiktigt bevarande skulle kunna medföra.
En annan fråga som jag skulle vilja ha hjälp att besvara utifrån er synvinkel är de risker ni ser
med att ställa av information till ett bevarandesystem i förhållande till att inte göra det.
Fördelar och nackdelar? Vad kan gå snett och vad kan bli bra? Jag ser problem och
möjligheter utifrån ett arkivperspektiv, men skulle vilja knyta det till er IT kunskap.
Stephen: Titta gärna på frågeställningen utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv.
Ett problem som jag sett redan nu när jag sammanställde inventeringarna är att det råder
osäkerhet om avtalstider, systemägande och systemansvar, informationsägande i systemen
(flera myndigheter delar information och system), om systemet är aktuellt eller ej m.m. Anser
ni som jag att detta är ett problem så redovisa varför.
Ni i IT-chefsgruppen får själva bestämma om ni vill redovisa era resultat utifrån en
”standardkommun”, för era egna kommuner eller för länet i sin helhet. Jag anpassar
rapporten utifrån ert underlag.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Rapporten ska vara klar i mitten av april, så jag behöver ha IT-gruppens svar senast
onsdagen den 18 mars för att hinna sammanställa era och mina resultat och skriva
rapporten.
Jag ser fram mot ert svar. Har ni några frågor eller funderingar så hör av er. Vill ni stämma av
med någon mer IT-kunnig så förestår jag Tomas i Oskarshamn som även sitter med i
styrgruppen för projektet.
Hälsningar
Anki Heimonen
1:e arkivarie
Kommunalförbundet ITSAM
0494-197 34
Svar från kommunerna.
Kalmar kommun:
” Hej Anki!
Robban och jag har gått igenom Kalmar kommuns lista och det finns där inget system där som lever
bara för att det inte kan avvecklas. Däremot finns ett gammalt ärendehanteringssystem som heter
ALP-IM som idag bara används för att söka i gamla ärenden (informationen finns även exporterad till
Excel). Det finns ingen egentlig kostnad knuten till systemet då det inte sker någon systemförvaltning
eller backuptagning. Dessutom är hårdvaran avskriven sedan länge.
/Magnus
Magnus Garp
IT-strateg
tfn 0480-45 00 13
[email protected]
Kalmar kommun│Serviceförvaltningen
Box 611│391 26 Kalmar
www.kalmar.se”
_____________________________________________________________________________________________________
Nybro kommun:
”Vi har två system som är ”dubblett-system” (vi har ett nytt ekonomisystem, men behåller det
gamla eftersom man vill ha informationen kvar).
Raindance – ekonomisystem – uppskattad kostnad cirka 80 000 kr/år
Raindance – fakturaportal – uppskattad kostnad cirka 21 000 kr/år.
Dokumenttyp
Rapport
Område
Gamla system kan bli ett säkerhetshål i modern IT-miljö, t ex systemet är installerat på ett
gammalt operativsystem där säkerhet inte längre kan garanteras.
-------------------------------------------------Vinster att ha färre IT-system:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Minskade licenskostnader
Minskade hårdvarukostnader
Minskade elkostnader
Minskade kostnader för säkerhetskopiering
Minskade kostnader att förvalta IT-miljö
Minskade kostnader när man utnyttjande fysisk IT-säkerhetsinfrastruktur så som UPSkraft, kyla,
7) Minskad kostnad för kommunikationsutrustning och mjukvara
8) Minskad administration – vi har färre system att hålla reda på
9) Minskade integrationskostnader – desto färre system desto färre system behövs
integreras till etjänster och till långsiktigt bevarande
Nackdelar att ha färre system:
1) Man får inte alltid vad man vill, men man kan acceptera att systemet är tillräckligt bra.
----------------------------------------------------Fördelar med långsikt bevarande:
Lättare att ha ordning och reda.
Det kommer att kosta för mycket att leta/spara information som är lagrad i pappersform.
Snabbare att söka information.
Möjligt att tillgängliggöra informationen till externa intressenter.
Våra fysiska rum räcker inte till att lagra information i pappersformat.
Nackdelar eller möjliga risker:
Är det möjligt att informationen inte går att utnyttja/få tillgång till i framtiden? (Är den
digitala median framtidssäker?)
Det krävs redundanta lagringsutrymmen och det primära lagringsbehovet ökar hela tiden. Det
behövs nya metoder att lagra information annars får vi helt enkelt för mycket information att
bevara?!
Dokumenttyp
Rapport
Område
Vad händer om informationen blir korrupt, kan vi förlora tillgången till lagrad digital
information?
Det kräver redundanta driftmiljöer som anordnas gemensamt i landet eller i länet. Annars, det
blir väldigt dyrt att bevara informationen i redundanta IT-miljöer.
Om du undrar något, skicka en fråga till mig!
Med vänlig hälsning
Sirpa Koponen, IT-chef
Kommunstyrelseförvalningen
[email protected]
0481-452 45”
_________________________________________________________________________
Högsby kommun:
Det finns 7 inaktuella system i Högsby vilket medför att 2 st servrar står på hela tiden.
Vår definition av inaktuellt system = finns inget nyttjanderättsavtal mot leverantör för att
använda systemet. Trots det kan systemet fortfarande användas för att hitta gammal
information i. Det kan även betyda att det inte används alls men systemägaren har aldrig
skickat någon avbeställning för drift av systemet.
Dessa rutiner jobbar vi med för att få igång. Vi har fått bort vissa system sen vi gjorde
systeminventeringen så dessa tar jag inte med i detta underlag.
Fråga 1: Beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång, supporta gamla
system, serverutrymme m.m. Vi har tittat på lite olika kostnader som vi kan definiera.
Tidsåtgång för att supporta gamla system har vi svårt att definiera eftersom vi inte har tydlig
debitering för applikationsdrift mot verksamheterna. När det väl är problem kan det ta tid
eftersom man inte har någon leverantör att ta till hjälp. Kostnad för denna tid är inte
medtagen.
Totalkostnad för drift som vi kan definiera är 25 603 kr/år för de just nu inaktuella systemen.
Vi försöker få igång dialog med verksamheterna för att ta reda på vad som kan gallras och vad
som behöver arkiveras, antalet system kommer förhoppningsvis att minska under åren och
förhoppningsvis inte öka om vi får igång rutinerna med avbeställning av drift för system,
kraven för arbetsmodell gällande systemförvaltning ökar. Se bifogad excelfil Kostnader
inaktuella system Högsby.xls för att se vilka kostnader som tagits med. Det finns säkert fler.
Fråga 2: Kostnader för att ställa av system:
Jag har svårt att beräkna tidsåtgången d.v.s. kostnad för detta.
- radering av information på diskar - en server som stängs av får först stå en viss tid, ca
6 månader. Efter det plockar vi ut diskarna och lagrar dessa i ett arkiv. När vi får igång
gallrings/arkiveringsrutiner i systemen minskar mängden data i systemen samt att
förhoppningsvis ska den information som kräver arkivering flyttas till slutarkivet en
Dokumenttyp
Rapport
Område
-
sista gång innan systemet stängs av. Informationen på diskarna har därmed inget värde
längre och kan kasseras på direkten.
kassering av servrar – sker idag efter ca 6 månader. Kan förhoppningsvis ske tidigare
när gallrings/arkiveringsrutiner har kommit igång i systemen och informationen har
lämnats över till arkivmyndigheten d.v.s. slutarkivet.
rensa upp behörigheter i AD
Fråga 3: Fördelar med färre system vid avställning av information till ett slutarkiv ur ett ITdriftsperspektiv: förutsätter externt slutarkiv
- minskade driftskostnader för system i drift (mindre mängd data att ta backup på,
minskat behov av serverhallsutrymme o.s.v.)
- minskad risk för informationsförlust vid disk-krasch
- minskad tidsåtgång för support
Fråga 4: Nackdelar med färre system vid avställning av information till ett slutarkiv ur ett ITdriftsperspektiv:
- ställer högre krav på informationsägare, systemägare, systemförvaltare vad gäller
förvaltning av informationen t.ex. att informationen avställs för tidigt, ökat krav på att
information med hög säkerhetsklass får med sig samma skydd till slutarkivet
- ökat krav på kompetens och kunna stötta verksamhet och arkivpersonal för att hantera
import/export av data
Fråga 5: Vinster+fördelar+nyttor med avställning till ett system för långsiktigt
bevarande:
- ger möjlighet till bättre arkitektur både vad det gäller IT-plattform och
informationsstruktur
- e-Arkiv en förutsättning för att kunna nå kommunernas mål om en framtida eförvaltning och ett helt digitalt informationsflöde. En del av den elektroniska
information vi arbetar med idag finns enbart digitalt och kan inte bevaras i
pappersform, som exempelvis kartor och databaser. Det betyder att den informationen
går förlorad om ett e-arkiv inte införs.
- nyttorna handlar inte så mycket om kostnadsbesparingar (information kostar att lagra
både i prodsystem, mellanarkiv och i slutförvar) och är svårvärderade, som högre
servicenivå, ökad tillgänglighet och att kommunens varumärke stärks
- bättre möjligheter till öppna data
- öppna gränssnitt som underlättar återanvändning och möjliggör utbyte av information
- rättssäkerhet
- minskar behovet av konvertering av information mellan olika systemspecifika format
Fråga 6: Nackdelar/problem med avställning till ett system för långsiktigt
bevarande:
- I verksamheter med mycket sekretess är säkerheten av största vikt och måste kunna
garanteras hela vägen in i e-arkivet, behörighetsstyrning krävs även i e-Arkivet
- krypterade och/eller lösenordskyddad information kan inte avställas, om man inte har
stöd för hanteringen av nycklar i slutarkivet
- säkerställa att all information hanteras på rätt sätt och i många fall kommer en
bedömning fortfarande att behöva göras av arkivpersonal innan information lämnas ut
- ökat krav på kompetens för arkivarier
Dokumenttyp
Rapport
Område
-
systemen måste ha stöd för att kunna avlämna information i ett arkivbeständigt format
Maria Oscarsson
IT-Strateg
Högsby kommun
579 80 Högsby
Tel: 0491-29 393 Vxl:0491-29 000
Fax:0491-20 496
www.hogsby.se
[email protected]
X
X
X
X
SKR
3066
Ärende-dokument hantering, används för sökning av information
Utredning pågår
Register,används bara för sökning, håller på att avvecklas
Register, aldrig avbeställt system, används ej längre
IT-driftskostnader per år för ovanstående system
elförbrukning server
Årlig kostnad per server:
serviceavtal hårdvara
963
8880
7880
Total årlig kostnad:
25603
15
15
3
15
lagringsutrymme
hyra lokal tot 10000 kr/kvartal=10000/30*4=1333 kr/år/server
500 GB disk=1500 kr=1500/500*10/4*2=15 kr för 10 GB per år i 4 år inkl redundans
3333
3333
667
3333
serverhallsutrymme, kyla + hyra
kyla 5000/30*12=2000 kr/per år/server
kyla tot 5000 kr/mån
1466
7880
1 kr kW/h
backupagent 96 kr/år/server, 120 kr/år skadlig kod, databas plic ca 40 000/10/4=1000 kr per år i 4 år , OS 5000 kr/4=1250 kr/år i 4 år
Fysisk server: 350 W/h
2466
3066
X
X
293
3066
X
1466
X (1/5)
övriga licensavgifter (tredjepartsprodukter för IT-systemet, backup,
Skadlig kod, management, databas, operativsystem)
årlig licensavgift inkl support- och underhållsavgift för IT-system
(vid avsaknad av avtal får IT stötta med support, tar tid)
X
Ärende-dokument hantering, aldrig avbeställt system,
används ej längre
Journalsystem, måste finnas kvar i drift tills nytt system är infört
och all information är manuellt överförd till nytt system
System utbildning, aldrig avbeställt system, används inte längre
Applserver 1 Applserver 2 DBserver 1 DBserver 2
Fysisk
Fysisk
Fysisk
Fysisk
X
Server
System ekonomiadm, används bara för sökning av information
System
Dokumenttyp
Rapport
Område
Kostnader inaktuella system Högsby: