Manual Slutenvårdsdos ver 1.0

Manual slutenvårdsdos
Version 1.0
Giltig fr.o.m. 2015-08-19
Manual för enheter som får leverans av slutenvårdsdos från ApoEx AB.
Författare: Carina Ringbom
Projektledare verksamhet för Implementering av slutenvårdsdos med ny
leverantör
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
Innehåll
1.
Slutenvårdsdos – en upphandlad tjänst .................................................................. 3
2.
Dospåsar................................................................................................................... 3
3. Slutenvårdsdosmodul i Take Care och anpassning av
läkemedelsordinationer till slutenvårdsdos ................................................................... 3
4.
Beställning, stopptider och leverans ....................................................................... 4
5.
Makulering av lagd beställning ............................................................................... 5
6. Farmaceutisk kontroll av beställning och kommunikation med enheten .............. 6
7.
Halvtablettsutbyte ................................................................................................... 6
8. Mottagning och kontroll av leverans hos beställande avdelning/enhet ................. 6
9. Utdelning till patient................................................................................................ 6
10. Vid ordinationsändring efter beställning har skickats............................................ 7
11. Sortiment ................................................................................................................. 7
12. Restnoteringar och avregistreringar ....................................................................... 8
13. Indragningar ............................................................................................................ 8
14. Avvikelser ................................................................................................................. 8
15. Leveransförseningar ................................................................................................ 8
16. Reservrutin............................................................................................................... 8
17. Central förvaltning ................................................................................................... 8
18. Lokal förvaltning ...................................................................................................... 9
19. Kostnad och tillkommande over-head kostnad ...................................................... 9
20. Faktura ................................................................................................................... 10
21. Uppföljning av försäljningsstatistik ...................................................................... 10
22. Avrop ...................................................................................................................... 10
23. Registrering av slutenvårdsdosförråd i EK ............................................................ 11
Sid 2
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
1. Slutenvårdsdos – en upphandlad tjänst
SLL har upphandlat tjänsten slutenvårdsdos i enlighet med LOU och avtalet har
tilldelats ApoEx. Avtalet gäller 2015-09-15 – 2018-09-14 med möjlighet att förlänga 1
år. ApoEx är sedan 2012 SLL:s upphandlade leverantör för läkemedelsförsörjning och
levererar redan idag läkemedel till vårdenheter inom SLL. ApoEx dosapotek är
lokaliserat i deras befintliga lokaler i Bromma.
Slutenvårdsdos ingår i den långsiktiga strategin av en effektiv läkemedelsförsörjning
med patientindividuell läkemedelsförsörjning i slutenvården.
Slutenvårdsdos är maskinell dosdispensering av läkemedel för slutenvård, ASIH eller
annan vård där vården ansvarar för patientens läkemedelsanvändning. Tabletter och
kapslar förpackas för varje patient och doseringstillfälle i dospåsar. Sjuksköterska
kompletterar med övriga läkemedel som patienten ska ha. Slutenvårdsavdelningar
beställer vanligen för 1 dygn i taget mån-tors och för 3 dygn på fredagar. ASIHverksamheter beställer vanligen för 7 dygn i taget.
2. Dospåsar
Varje dospåse är märkt med patientnamn, personnummer, veckodag, datum och
klockslag för administrering och de läkemedel som påsen innehåller (läkemedelsnamn,
styrka och antal). Alla påsar är även märkta ”Förvaras utom syn- och räckhåll för barn”.
Dospåsarna är helt genomskinliga med svart tryck. Dospåsarna levereras ihoprullade
varje patient för sig. Första påsen på rullen är en försättspåse som är märkt med den
beställande enhetens namn.
Längst ned på påsen anges att ApoEx är leverantör, produktionsdatum och två
sifferserier som är ApoEx interna produktionskoder. 2D-koden som finns på varje påse
används av ApoEx vid kontroll av påsarnas innehåll.
3. Slutenvårdsdosmodul i Take Care och anpassning av
läkemedelsordinationer till slutenvårdsdos
Beställning av slutenvårdsdos sker i TakeCare. Vid uppstart av slutenvårdsdos på en ny
enhet behöver Slutenvårdsdosfunktionen och funktionen Byt preparat aktiveras i
TakeCare. Detta ombesörjs av central funktionsansvarig för slutenvårdsdos inom SLL.
Cirka 500 olika läkemedel kan beställas i slutenvårdsdos. Dessa läkemedel är
markerade med ett D i patientens läkemedelslista och i administrationslistan. Vid
nyinsättning av läkemedel guidas läkaren till vilket generiskt läkemedel som är Dmarkerat. Med hjälp av Byta preparat-funktionen kan förskrivaren anpassa patientens
befintliga ordinationer till de läkemedel som finns att få i slutenvårdsdos.
Sid 3
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
Det finns möjlighet att ange att ett läkemedel inte ska komma i dospåse även om det
finns att få. Detta kan t.ex. utnyttjas för läkemedel där man redan i förväg vet att
dosjustering kan vara aktuellt inom den närmsta tiden.
Obs! Det går inte att beställa slutenvårdsdos på läkemedelsordinationer som är gjorda
före juni 2011. Dessa ordinationer skapades från ett äldre läkemedelsregister med
varuid:n som inte längre används och ordinationen får därmed ingen D-markering
även om läkemedlet som sådant ingår i ApoEx sortiment. Genom att ordinera om
läkemedlet på nytt blir läkemedelsordinationen D-markerad och kan beställas.
Beställningsfunktionen nås under Vårt arbete/dosdispensering. Se separat TC-manual
för handhavande i TakeCare.
4. Beställning, stopptider och leverans
Dospåsar beställs före stopptid och levereras samma dag till vald leveranspunkt. Första
möjliga dosintag är kl. 20:00 samma kväll.
Dospåsar kan beställas för 1-7 dygn i taget. Beställningsdagar är helgfria vardagar
(mån-fre). Mot en extra avgift kan ApoEx dispensera slutenvårdsdos även på andra
dagar t.ex. vid storhelger.
Verksamheten ansvarar för att säkerställa att endast behöriga (enligt SOSFS 2000:1)
kan lägga beställning för slutenvårdsdos.
Dospåsar levereras i blå plastlådor per slutenvårdsdosförråd, se punkt 23 för hur
slutenvårdsdosförråd registreras i EK. Dospåsar i försändelsen är uppdelade per
patient för att underlätta utdelning till patienter. Lådorna har gula transportetiketter
för att särskilja dem från de vanliga läkemedelsleveranserna. Verksamheten ansvarar
för att lådorna returneras till ApoEx.
I priset från ApoEx ingår leverans ut till en av nedan angivna leveranspunkter. Stopptid
för beställning i TC är kopplad till leveranspunkt. För leveranspunkt MediCarrier depå
finns två valbara stopptider.
Leveranspunkter:
Stopptid TC:
Leveranstid:
Danderyds sjukhus
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
Karolinska Universitetssjukhuset,
Huddinge
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
Karolinska Universitetssjukhuset, Solna
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
MediCarrier (lastkaj), Spånga
Kl. 11.00
Senast kl. 15.30
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
Norrtälje sjukhus
Sid 4
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
S:t Görans sjukhus
Kl. 13.00
Senast kl. 17.30
Södersjukhuset
Kl. 13.00
senast kl. 17.30
Södertälje sjukhus
Kl. 13.00
senast kl. 17.30
ApoEx ansvarar för att uppfylla krav på transport enligt LVFS 2012:8 till angivna
leveranspunkter. Ansvaret upphör för ApoEx, då leveransen mottagits och kvitterats av
mottagande personal.
Varje verksamhet ansvarar själv för att ordna transport och bär kostnaden för transport
mellan vald leveranspunkt och beställande avdelning/enhet.
Verksamheten ansvarar för att vidaretransport till beställande avdelning/enhet
uppfyller de krav på transport, hantering och förvaring som ställs i LVFS 2012:8.
Vald leveranspunkt ska anges i EK.
Det är genom att ange leveransmottagare för slutenvårdsdosförrådet i EK som man styr
till vilken leveranspunkt doserna ska levereras.
Leverans via MediCarrier:
För bokning av transporter från MediCarrier depå till enhet kontaktas MediCarrier:
[email protected].
Leverans till akutsjukhusen:
Transport från leveranspunkt på sjukhuset till respektive avdelning ordnas vanligen via
respektive sjukhus interntransportfunktion.
Obs! De leveransmottagare som idag finns att välja på i EK innebär som regel leverans
till sjukhusets lastkaj/varumottagning. Om det inte finns någon där som kan ta emot
leveransen av slutenvårdsdos kl 17:30 och leverera vidare ut till respektive avdelning
måste de avropande enheterna hitta en annan gemensam lösning.
En lösning kan vara att utse en ny gemensam leveransmottagare för slutenvårdsdos. All
slutenvårdsdos på sjukhuset måste då gå via denna. Kontakta central funktionsansvarig
slutenvårdsdos i dessa fall. Det tar ca 1-2 månader att lägga till ny leveransmottagare i
EK.
På Södertälje Sjukhus och Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge resp Solna finns
särskilda leveransmottagare för slutenvårdsdos valbara i EK.
5. Makulering av lagd beställning
Före stopptid kan man skicka beställning på nytt och den nya beställningen ersätter då
automatiskt den tidigare. Det är alltid den sista beställningen som skickas före stopptid
till ApoEx som kommer att produceras.
Det finns inget sätt att i TakeCare ta bort en beställning helt och hållet. Det är dock
möjligt att makulera en beställning helt genom att kontakta ApoEx före stopptid.
ApoEx makulerar då ordern hos sig och inga doser dispenseras till patienten.
Sid 5
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
6. Farmaceutisk kontroll av beställning och kommunikation med
enheten
Varje inkommen beställning till ApoEx genomgår automatisk kontroll avseende
doseringsmängder och interaktioner. Dessa flaggas tydligt i deras system för att enkelt
uppmärksammas av farmaceut. Flaggorna kommer även att synas på följesedeln som
följer med dospåsarna (O = överdosering och I= allvarlig interaktion).
Vid allvarliga interaktioner och överdoseringar kontaktar farmaceut förskrivare. Om
förskrivare bedömer att interaktion/överdosering går bra, antecknar farmaceut detta
och anteckningen kommer att synas på följesedel.
Om förskrivare vill ändra i ordinationen, gör förskrivaren detta i TakeCare och
beställning skickas på nytt. Beställningen kan också makuleras helt. Observera att det
endast går att skicka ny beställning före stopptid.
Efter stopptid kan enheten välja mellan a) få beställningen dispenserad i befintligt
skick eller b) om påsarna ännu inte hunnit produceras att makulera hela beställningen.
ApoEx kommer att vänta med att producera beställningar där det finns oklarheter till
allra sist.
7. Halvtablettsutbyte
I det fall ApoEx får in beställning som innehåller dosering på halv tablett, gör de en
kontroll mot de styrkor de har i sitt sortiment. Finns läkemedlet på motsvarande lägre
styrka kommer de att byta ut den halva tabletten mot en hel tablett av den lägre
styrkan. T.ex. ½ tabl Bisoprolol 2,5mg kommer att bytas ut mot 1 tabl Bisoprolol
1,25mg. Utbytet utförs för att få säkrare produktion och noggrannare dosering för
patienten.
Halvtablettsutbyten flaggas på följesedeln med ett H.
8. Mottagning och kontroll av leverans hos beställande
avdelning/enhet
Mottagande av slutenvårdsdosleverans ska signeras på kvittenslista med läsbart namn.
Beställande avdelning/enhet ansvarar för att kontrollera att leveransen stämmer med
vad som förväntas. På medföljande följesedel anges detaljerad information om de
dospåsar som levereras. På följesedeln finns även markeringar för allvarliga
interaktioner, överdoseringar och halvtablettsutbyten, se punkt 6 och 7 ovan.
Den som packar upp leveransen kontrollerar att enheten fått dospåsar till rätt patienter
och rätt antal dygn samt går igenom följesedeln efter markeringar som kan behöva
föras vidare till patientens sjuksköterska och/eller förskrivare.
9. Utdelning till patient
ApoEx ansvarar för att innehållet i dospåsen stämmer med texten utanpå. Före
utdelning till patient kontrolleras att patientuppgifterna på påsen/påsrullen
Sid 6
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
överensstämmer med läkemedelslistan i TakeCare och att de läkemedel som är skrivna
på påsen överensstämmer med dem som är ordinerade i läkemedelslistan i TakeCare.
Vid ordinationsändring, se punkt 10.
Sjuksköterska iordningsställer separat de läkemedel som ej kommer i dospåsar till
patient.
Varje verksamhet behöver beskriva i sina lokala riktlinjer hur iordningsställande och
administrering till patient sker.
10.
Vid ordinationsändring efter beställning har skickats
Vid tillägg av läkemedel ges patienten de dosförpackade läkemedlen och det tillagda
läkemedlet delas manuellt och ges vid sidan om.
Vid utsättning eller ändring av läkemedel:
-
Slutenvård på sjukhus: alla påsar som innehåller det utsatta läkemedlet
kasseras och patientens läkemedel delas manuellt.
-
ASIH: dosrullen kasseras och nya doser beställs som täcker fram tills nästa
”ordinarie” startdag. I avvaktan på nya doser delas patientens läkemedel i
dosett.
11. Sortiment
ApoEx har ca 500 läkemedel i sitt dossortiment och det finns möjlighet att utöka
sortimentet allt eftersom. Endast tabletter och kapslar för oral administrering ingår i
slutenvårdsdos.
Val av vilka läkemedel som ska ingå i slutenvårdsdos styrs av flera faktorer:
verksamhetens behov, läkemedlets hållbarhet utanför originalförpackning,
förpackningstyp (burk/blister), upphandling och pris. Där det finns flera olika
generikafabrikanter väljs som regel ett fabrikat och i största möjliga mån väljs samma
fabrikant till alla styrkor.
SLL meddelar sitt behov till ApoEx om nya läkemedel varvid ApoEx tar fram förslag
över vilka fabrikat som går att få levererade i dospåsar. SLL väljer preparat och
meddelar ApoEx sitt val. Det nya läkemedlet finns tillgängligt att beställa efter ca 2-4 v.
Vid förändringar i sortimentet får verksamheten meddelande om detta minst 8 dagar
före ändringen träder ikraft. Förändringar i sortimentet läses alltid in i TakeCare
torsdag eftermiddag, så att de finns synliga fr.o.m. midnatt mellan torsdag och fredag.
Önskemål från verksamheten om nya läkemedel i slutenvårdsdos meddelas till central
funktionsansvarig som lägger önskemål till ApoEx för hela SLLs räkning.
Sid 7
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
12. Restnoteringar och avregistreringar
I händelse av att ett läkemedel är restnoterat eller avregistreras meddelar ApoEx
omgående centralt funktionsansvarige för bedömning om ersättningspreparat. I dessa
fall kan det hända att verksamheten får information om förändring mindre än 8 dagar
före den träder i kraft.
13. Indragningar
ApoEx ansvarar för att information och åtgärd vid indragning av läkemedel delges
berörda enheter.
14.Avvikelser
Avvikelser som rör slutenvårdsdos ska alltid registreras i HändelseVis. Avvikelser som
rör ApoEx rapporteras in till ApoEx som får utreda. Varje verksamhet bör ha angivet i
sina lokala rutiner för hur avvikelser som rör slutenvårdsdos ska hanteras och utredas.
15. Leveransförseningar
Vid eventuella leveransförseningar kontaktar ApoEx respektive beställande enhet. Det
är också möjligt att komma överens med ApoEx om annan kontaktperson.
16.Reservrutin
Reservrutin för när slutenvårdsdoser inte kan levereras är manuell delning.
17. Central förvaltning
Slutenvårdsdos inom SLL förvaltas i objektet Läkemedelsförsörjning och det finns en
central funktionsanvarig utsedd för slutenvårdsdos. De uppgifter som ligger inom den
centrala förvaltningen är:
-
Kvalitets- och leveransuppföljning av ApoEx på övergripande nivå
-
Sortimentsarbete – ta hand om verksamhetens sortimentsönskemål, följa upp
priser, initiera sortimentsförändringar och hantera restnoteringar.
-
Dialog med ApoEx angående dispensering vid storhelger.
-
Ansvar för manual och annat informationsmaterial om hur tjänsten fungerar.
Att övergripande manual överensstämmer med gällande författningar och
föreskrifter.
-
Ta hand om verksamhetens önskemål på ändringar i tjänsten och planera vad
som ska utvecklas/förvaltas under kommande år
-
Uppföljning av IT-incidenter.
-
Central koordinering vid uppstart av nya enheter dvs mottagare av
underskrivna avrop, beställa aktivering av TC-funktioner.
Sid 8
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
18.
Lokal förvaltning
Varje verksamhet ansvarar själva för att utföra de uppgifter som ligger inom ramen för
lokal (verksamhetsnära) förvaltning. Verksamheten bestämmer själva på vilket sätt
man organiserar detta. Central funktionsansvarig behöver dock ha en kontaktperson
inom respektive verksamhet som representerar sina enheter och kan förmedla
information vidare till enheterna. Uppgifter som ligger inom ramen för
verksamhetsnära förvaltning är:
-
Implementering av slutenvårdsdos på nya enheter
-
Lokala instruktioner och rutiner t.ex. transport, behöriga beställare,
läkemedelshantering etc.
-
Problemlösning i daglig drift – första linjen support till enheterna
-
Avvikelsehantering och lokal incidentplan
-
Vidarebefordra information till respektive enhet om t.ex.
sortimentsförändringar.
-
Uppföljning av slutenvårdsdos lokalt t.ex. statistikuppföljning, enkäter,
kassationsstudier etc.
-
Utbildning om slutenvårdsdos och TakeCare-funktioner
-
Kommunikation med central funktionsansvarig kring sortimentsönskemål,
utvecklingsbehov och dispenseringsdagar vid storhelger.
19.Kostnad och tillkommande over-head kostnad
Utöver det pris ApoEx fakturerar för sin dosdispenseringstjänst tillkommer en intern
kostnad för SLL:s implementeringsprojekt samt Hälso- och sjukvårdsförvaltningens
(HSF) centrala förvaltning. Denna kostnad kommer att fördelas ut i efterskott av HSF i
en separat faktura kvartalsvis, med möjlighet till periodisering månadsvis.
Priset nedan är ett totalpris (ApoEx: s pris+ intern kostnad).
Priset nedan är exklusive läkemedelskostnaden och exklusive transport för vidare
leveranspunkt till Avropande enhet (se under 3).
Priserna är fasta t.o.m. 2016-12-01. Därefter kan justering av priser förekomma.
Beställning
1-dygnsbeställning
3-dygnsbeställning
7-dygnsbeställning
Pris/dygn
14 kr
13 kr
12 kr
Pris per beställning
14 kr
39 kr
84 kr
Vid beställning av 2, 4, 5 eller 6 dygn är pris per beställning: 28 kr (2 dygn), 53 kr (4
dygn), 67 kr (5 dygn) respektive 78 kr (6 dygn).
Sid 9
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
Grundavgift för dispensering på annan dag än helgfri vardag är 15 000kr per dag.
Grundavgiften fördelas mellan avropande enheter för aktuell dag.
Dubbel grundavgift (30 000kr) utgår för: påskafton, påskdagen, midsommarafton,
midsommardagen, julafton, juldagen, nyårsafton, nyårsdagen, trettondag jul.
20.
Faktura
Fakturor som rör slutenvårdsdos kommer att komma från flera parter:
-
ApoEx fakturerar enheterna för läkemedel och
slutenvårdsdosdispenseringstjänsten. Slutenvårdsdos kommer på månatlig
samfaktura tillsammans med övriga läkemedelsrekvisitioner.
-
HSF fakturerar enheterna den del av dygnspriset som utgör ersättning för
centrala förvaltningskostnader och implementeringsprojekt. HSF kommer att
fakturera kvartalsvis, med möjlighet till periodisering månadsvis.
-
Den transportör (exv. interntransport på sjukhus, SLL Transport) som
enheterna själva anlitar för transporter mellan leveransmottagare och
beställande enhet kommer att fakturera enligt uppgjord överenskommelse.
21. Uppföljning av försäljningsstatistik
ApoEx kommer att leverera månadsvis försäljningsstatistik för slutenvårdsdos till SLL
centralt (GUPS). Statistik över ASIH-läkemedel som säljs via slutenvårdsdos kommer
att komma ingå i den ASIH-rapport som verksamheten tar ut som underlag för
fakturering av HSF. De sjukhus samt SLSO som idag får statistikfiler från GUPS
kommer att få en separat fil över slutenvårdsdosförsäljning. Övrig verksamhet får
vända sig till HSF Läkemedelsstatistik med förfrågningar dvs på samma som gäller för
lm-försörjning.
22.
Avrop
Det nya avtalet med ApoEx kan avropas av samtliga verksamheter som har vårdavtal
med SLL och som bedriver slutenvård, Avancerad Sjukvård I Hemmet (ASIH) eller
annan vårdform där slutenvårdsdos bedöms som lämplig. Nya kunder kan ansluta sig
till slutenvårdsdos fr.o.m. 1/11 2015.
Avropet kan skrivas under för en eller flera avropande enheter beroende på hur
verksamheten ser ut. I bilagan till avropet anges uppgifter om avropande enhet,
slutenvårdsdosförråd, önskad leveranspunkt, startdag och kostnadsställe som ska bära
kostnader för central förvaltning.
Avrop och bilaga 1 undertecknas av behörig företrädare för verksamheten och skickas i
original per post alternativt som inskannad PDF via mail senast 3 veckor innan önskad
start till central förvaltare för slutenvårdsdos. Avrop och bilaga finns som ifyllningsbar
word-fil på http://www.vardgivarguiden.se/omraden/lakemedel/bestallning-ochleverans/slutenvardsdos/
Sid 10
Läkemedelsenheten
Projekt Implementering av slutenvårdsdos med ny leverantör
23.
Registrering av slutenvårdsdosförråd i EK
I likhet med övriga läkemedelsbeställningar inom SLL, ska även slutenvårdsdosbeställningar följa e-handelsstandard enligt SFTI. För slutenvårdsdos innebär det att
alla beställande enheters organisation måste finnas i EK och att beställande enheter
måste lägga upp ett läkemedelsförråd med typen slutenvårdsdos i EK.
Kriterier för att beställning ska kunna skickas över från TakeCare till ApoEx:
-
Slutenvårdsdosförråd måste finnas upplagt i EK.
Slutenvårdsdosförrådet måste finnas upplagt på samma HSAID som enheten
har i TakeCare.
Det får enbart finnas ett (1) slutenvårdsdosförråd per HSAID.
Är inte dessa kriterier uppfyllda returneras beställningen tillbaka till TC med ett
felmeddelande. Verksamheten ansvarar för att uppgifterna i EK är korrekta.
OBS!! Idag syns slutenvårdsdosförrådet även i Visma Proceedo och det går att beställa
”vanliga” läkemedel den vägen. Detta ska rättas till så att slutenvårdsdosförråden inte
syns. Till dess att problemet är löst rekommenderas enheterna att namnge
slutenvårdsdosförråden på ett sådant sätt att det framgår att läkemedel inte ska
beställas till förrådet. Obs! Det måste framgå vilken enhet det rör sig om då
förrådsnamnet ingår i adressen som står på den blå lådan.
Exempel på namngivning: KHUD -Avd B74- X-Beställ ej till detta förråd – SLD. X-et
gör att förrådet hamnar längst ned i listan på förråd i beställningsystemet.
Sid 11