Projektplan VNS 2015 - Norrbottens läns landsting

2015-05-21
1(8)
PROJEKTPLAN
Vårdnära service, utökad pilot Sunderby sjukhus
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
2(8)
Innehållsförteckning
1.
Grundläggande information ................................................................................... 3
1.1.
Bakgrund ................................................................................................................. 3
1.2.
Verksamhetsstrategi .................................................................................................. 3
2.
Mål och Verksamhetsnytta ..................................................................................... 4
2.1.
Verksamhetsnytta/nyttoeffekt..................................................................................... 4
2.2.
Projektmål ............................................................................................................... 4
3.
Krav på projektet ................................................................................................... 4
3.1.
Förutsättningar ......................................................................................................... 4
3.2.
Avgränsningar .......................................................................................................... 4
4.
Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter ........................................ 5
5.
Planer .................................................................................................................... 5
5.1.
Tidplan .................................................................................................................... 5
6.
Budget ................................................................................................................... 5
6.1.
Projektkostnader ....................................................................................................... 5
6.2.
Projektfinansiering .................................................................................................... 6
7.
Projektorganisation ............................................................................................... 6
7.1.
Organisationsplan ..................................................................................................... 6
7.2.
Roller, ansvar och befogenheter .................................................................................. 6
7.3.
Externa kontakter ..................................................................................................... 6
8.
Kommunikation ...................................................................................................... 7
8.1.
Kommunikation och rapportering inom projektet ........................................................... 7
8.2.
Kommunikationsplan utanför projektet ........................................................................ 7
9.
Kvalitet .................................................................................................................. 7
9.1.
Jämställdhetsintegrering ............................................................................................ 7
10.
Risker och möjligheter ........................................................................................... 7
11.
Överlämning och leverans (BP4) ............................................................................ 7
12.
Projektavslut (BP5) ............................................................................................... 8
13.
Referenser och bilagor ........................................................................................... 8
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
3(8)
Ändringshistorik
Datum
Version
Författare
2013-06-24
0.1
0.2
<Författare>
1.
Grundläggande information
1.1.
Bakgrund
Kommentar
Norrbottens läns landsting står inför en rad utmaningar där kompetensväxling- och utveckling samt
att vara en attraktiv arbetsgivare är centrala frågor. Inom vården kan vardagen upplevas som
hektisk och många uppgifter utanför den direkta vården som ex. städning, diskning, matservering
m.m. ska utföras simultant med omvårdnadsuppgifter av vårdpersonal på en avdelning.
Majoriteten av dessa uppgifter ingår inte i utbildning för under- eller sjuksköterskor och en del av
dessa kräver i dagsläget viss form av utbildning. Dessa uppgifter har ”bakats” in i yrkesrollen och
man förväntas inom sin profession kunna utföra även dessa.
FM (Facility Management) handlar om att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla landstingets
stödtjänster inom fastighets- och serviceområdet i syfte att främja kärnverksamheterna och den
totala nyttan för landstinget.
En del i FM är vårdnära servicetjänster. Idag utför vården flera olika typer av servicetjänster för att
kärnverksamheten skall fungera på avdelningarna. Själva utförandet av dessa uppgifter (städ,
kost, transporter, förråd m m) är på flera sätt inte effektiv, ekonomisk, arbetsmiljöfrämjande,
riskmedveten m.m. Dessa uppgifter är stödverksamhet och skall utföras av utbildad och
predestinerad servicepersonal.
Norrbottens läns landsting har under perioden september 2014– mars 2015 bedrivit ett pilotprojekt
kring vårdnära servicetjänster i syfte att underlätta för vårdpersonal, höja kvalitén inom vården,
kostnadseffektivisera samt skapa en mer gynnsam miljö för specifik kompetensutveckling inom
olika vårdyrken.
Under första kvartalet 2015 har landstingsledningen fastställt att denna pilot skall utökas med
ytterligare två vårdavdelningar i Sunderbyn samt att vården skall se över sin organisation vid
dessa avdelningar i samband med den utökade piloten.
1.2.
Verksamhetsstrategi
Projektet har en tydlig förankring i divisionens mål och strategi med FM processen. Vidare är detta
projekt drivande i det strategiska utvecklingsarbetet i divisionen mellan vård och service. Till stora
delar är projektet även grunden för det utvecklingsarbete som sker inom service idag, i synnerhet
vad avser våra serviceprocesser materialförsörjning, kosthantering, lokalvård.
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
4(8)
2.
Mål och Verksamhetsnytta (För aktiviteter se bilaga 4)
2.1.
Verksamhetsnytta/nyttoeffekt
Projektet skall aktivt och tillsammans med vården, söka innovativa lösningar på hur uppgifter som
idag utförs av kärnverksamheten istället kan flyttas över till Vårdnära service. Förväntade effekter
av denna förskjutning av uppgifter är en effektivisering av utförandet av uppgifterna och därmed
minskade kostnader, tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen och därmed
förbättrad arbetsmiljö och en ökad kundnöjdhet.
Metoder, rutiner och resultat från första delen av projektet skall användas som underlag för
planering och införande av Vårdnära service i projektet. Med syftet att därigenom snabbare komma
till rätt organisation och fördelning av uppgifter.
Vårdens arbete med konsekvensanalys med anledning av Vårdnära service, förväntas ge en
planerad och organiserad kompetensförskjutning som i sin tur leder till ökad patientsäkerhet,
patientkontakt och kvalitetshöjningar inom såväl service som vården.
2.2.
2.3.






2.4.







Projektmål
Projektmål
Projektets resultat ska ligga som grund för beslut om breddinförande av Vårdnära service i
Norrbottens läns landsting.
Genomförande av nya arbetssätt och metoder som innebär förskjutning av arbetsuppgifter
från sjuksköterska till undersköterska, samt förskjutning av service-uppgifter från
undersköterska till service-personal
Skapa en ny yrkeskategori inom Norrbottens läns landsting
Skapa en grund för att få en mer inkluderande rekryteringsprocess
Skapa en plan för utbildnings/fortbildnings-insatser för under- och sjuksköterskor
Ge förslag till en riktad Vårdnära serviceutbildning
Förväntade effektmål
Bidra till landstingets kompetensförsörjningsmål
Bidra till landstingets jämställdhetsmål (de som är relevanta för projektet)
Öka attraktiviteten inom vårdyrket
Öka kvalitén på vården och servicen inom Norrbottens läns landsting
Öka patientsäkerheten
Förbättrad patient- och personalupplevelse
Öppna stängda vårdplatser
3.
Krav på projektet
3.1.
Förutsättningar
En avgörande faktor för projektet är vårdens deltagande och ansvar i arbetet med såväl införande,
förankring och utveckling av vårdnäraservicepersonal på predestinerade avdelningar samt vårdens
eget ansvar i översynen av kompetensförskjutningen samt organisationsöversynen. Ett
utvecklande och konstruktivt samarbete mellan vård och servicekedjan där respekt, ansvar och
vilja måste känneteckna arbetsklimatet.
Frågan om kostnader i projektet skall placeras på styrgruppsnivå och alla beslut skall placeras där.
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
3.2.
5(8)
Avgränsningar
Projektet skall endast ge förslag för hur utbildningen ska bedrivas framöver.
Projektet innefattar inte den administrativa delen i arbetsförskjutningen.
Projektet ska inte ta fram förslag för kompetensförskjutning från läkare till sjuksköterska.
4.
Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter
Projektet är kopplat till flera projekt inom division service och i dessa skall samverkan och
samordning ske. Projektledaren skall samverka med projektsamordnaren inom division service för
att säkerställa att nyttoeffekter och samordningsvinster tillvaratas. Exempel på andra projekt är
patienttransportorganisation, översyn kost i Sunderbyn samt drift och vaktmästeri avtalen.
Inom landstinget skall projektsamordnaren i sin samverkan med andra divisioner vara lyhörd för
samordningsvinster och vikten av informationsspridning om projektet för att minimiera krockar.
Exempel på projekt som påverkas inom landstinget av projektet är om och tillbyggnad av Sunderby
sjukhus.
5.
Planer
5.1.
Tidplan
Genomförs
Aktivitet
2015 Mars
Planering och organisering av projektet samt
tillsättning av projektorganisation för projektet.
Rekrytering av VNS personal samt EC.
2015 april
Planeringsarbete
2015 maj
Utbildning och inskolning av ny personal
2015 juni
Projektstart av utökad pilot på avdelningar
2015 augusti
Delrapport 1 (måluppfyllnad och utveckling)
2015 oktober
Delrapport 2 (måluppfyllnad och utveckling)
2015 december
Projektavslut med slutrapport
6.
Budget
6.1.
Projektkostnader
Personalkostnader VNS
7.9 mkr
Utbildningskostnader VNS
51 tkr
Resurser i projektet





Huvudprojektledare
HR partner
Controller stab
Verksamhetsutvecklare Vård
Enhetschef för service Sunderbyn
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
100 %
100 %
10 %
50 %
100 %
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
6.2.
6(8)
Projektfinansiering
Division service finansierar projektet. Ett separat projektkonto upprättas och redovisas månadsvis
under och efter projekttiden separat. Controller på stabsnivå följer upp ekonomin under och efter
projektets slut.
7.
Projektorganisation
7.1.
Organisationsplan

Uppdragsgivare- Landstingdirektör

Projektägare- Stefan von Below

Styrgrupp- Stefan von Below, Teija Joona, Per Berglund, Ylva Sundkvist, Lisa Lundgren,
Michael Dahlberg. Adjungerande medlem- Ulrika Sundquist

Projektledare- Lisette Sällström

Verksamhetsutvecklare vård- Mats Andrén

Projektmedlemmar- Ann-Sofi Tedestam, Magdalena Bäcklund, Maria Anttila, Elisabeth Lass,
Elisabeth Brännvall, Anna Johansson, Astrid Lindberg, Helen Lundqvist, Anna-Karin
Vidgren, Magnus Skott, Helena Jakobsson, Ann-Catrin Randeblad

Samordningsgrupp vård- Elsa Lehtonen, Annika Åström, Mats Andrén

Controller- Jonna Ekblom, Henrik Sjödin

Referensgrupp- Camilla Andersson, Marianne Engberg, Kia Karlman, Patientorganisation,
Ann-Sofi Schäufele
7.2.
Roller, ansvar och befogenheter
Projektet är beställt av landstingsdirektören. Styrgruppen tar beslut i projektspecifika strategiska
frågor. Vissa strategiska frågor lyfts till landstingsdirektören. Projektledaren har ansvaret att lyfta
frågor för beslut till styrgruppen.
Samordningsgruppen tar beslut i operativa frågor som tas fram av arbetsgrupperna, projektledare
och verksamhetsutvecklare samordnar den gruppen tillsammans.
Verksamhetsutvecklare tar tillsammans med vårdens representanter fram förslag för vårdens
reorganisation och lyfter dessa frågor till samordningsgruppen.
Controller följer upp projektet ekonomisk och redovisar månadsvis till projektledare.
Projektmedlemmarna från vården och service lyfter frågor till projektledare som i sin tur lyfter det
som ska lyftas till styrgrupp respektive samordningsgrupp.
Referensgruppen får information en till två gånger under projekttiden av projektledare.
7.3.
Externa kontakter
Potentiella samverkanspartners utanför landstinget består av organisationer som
arbetsförmedlingen och leverantörer. Dessa kommer att involveras i tidigt skede i form av
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
7(8)
dialogmöten för att se över framtida mer konkret samverkan kring bl.a. rekrytering och utbildning
av Vårdnära servicemedarbetare.
8.
Kommunikation
8.1.
Kommunikation och rapportering inom projektet
Delrapport med måluppföljning inlämnas av projektledare till projektägare två gånger under
projekttiden. Delrapporten lämnas i skriftlig form via mail.
Alla frågor som uppkommer av projektmedlemmar under projekttiden ska kanaliseras via
projektledare som i sin tur lyfter frågor som inte kan besvaras till projektägare alternativt
styrgrupp.
Facklig samverkan sker i CIF.
Styrgruppen har månadsvisa möten.
Huvudprojektgruppen har kontinuerliga möten varannan vecka.
Projektmöten mellan projektledare och olika projektgrupper bestäms under projekttiden.
Protokoll från alla möten i projektet lagras i VIS på angiven projektplats (PPP).
Slutrapport lämnas till projektägare i skriftlig form via mail och fysisk rapport.
8.2.
Kommunikationsplan utanför projektet
Kommunikationsplan upprättad av kommunikatör och projektledare i landstinget.
9.
Kvalitet



9.1.
För att säkerställa kvalité i projektet har en tydlig och representativ organisation skapats
enligt ovan, se bilaga.
En tydlig mötesstruktur på samtliga nivåer har skapats.
Lagstiftning som styr arbetet är HSL.
Jämställdhetsintegrering
Projektet följer i alla sina aktiviteter jämställdhetspolicyn för NLL.
Projektet kommer att se över hur vi i framtiden kan uppnå jämställdhetsmålen för Norrbottens läns
landsting. Förslag för hur detta ska gå till ska presenteras i slutrapporten.
10.
Risker och möjligheter
Risk och konsekvensanalys är genomförd i första delen av projektet. I detta steg ska en ny analys
genomföras avseende kosthanteringen.
11.
Överlämning och leverans (BP4)
Utvärdering av vård- och Vårdnära servicepersonalens upplevelser ska göras.
Projektets resultat ska överlämnas till styrgruppen. Styrgruppen lämnar förslag till eventuell
implementering av Vårdnära service implementeras i länet. Därefter ska projektrapporten
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0
2015-05-21
8(8)
överlämnas till landstingsdirektören som i sin tur fattar beslut om fortsättning/implementering av
Vårdnära service i Norrbottens läns landsting.
Projektet ska innan överlämning följt upp:










12.
Ekonomi- kostnad för VNS personal vårdpersonal och inhyrd personal, nuläge och
kostnadsläge efter pilot
Arbetade timmar för VNS och vårdpersonal
Kvoten bemanning/patient för sjuksköterskor, undersköterskor och VNS
Antalet öppna vårdplatser
Kostnad per vårdplats
Medelvårdtid
Beläggning på pilotavdelningarna
Vårdrelaterade infektioner
Kvalité på städ (ATP och INSTA 800)
Kvalitativa upplevelser av VNS personal, vårdpersonal och enhetschefer
Projektavslut (BP5)
Pilotprojektet kommer att avslutas 31 december 2015 och i samband med det avvecklas denna
projektgrupp. Resultatet redovisas med en slutrapport som överlämnas till projektägaren.
13.
1.
2.
3.
4.
5.
Referenser och bilagor
Projektdirektiv Vårdnära service i Norrbottens läns landsting
Projektrapport Vårdnära service- pilot
SWOT analys
Handlingsplan
Projektorganisation
Process
[Process]
Dokumenttyp
Projektplan
Faktaägare
Godkänd av
Upprättad av
Vårdnära service, utökad pilot
Sunderby sjukhus
Stefan von Below
Lisette Sällström
Dokument-Id
Godkänt datum
Version
PService84-6-42
2015-05-07
1.0