Redovisning av handlingsplan för införande av standardiserade

2015-10-23
Region Kronoberg
Redovisning av handlingsplan för införande av
standardiserade vårdförlopp i cancervården i
Region Kronoberg
Beslutet att införa standardiserade vårdförlopp i cancervården i Region Kronoberg
togs i mars 2015 och arbetet med införandet för de fem första pilotprocesserna
startade under våren 2015. Märkning av remisser och mätning av tiden från
välgrundad misstanke till start av behandling startar i Region Kronoberg den 1
november 2015.
Information och förankring i verksamheten
1. Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF
inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt
införande av de fem pilotdiagnosernas SVF?
En kommunikationsplan togs fram i ett tidigt skede för att säkerställa att
berörda målgrupper fick information. Målet var i första hand att skapa en
förståelse och ett engagemang hos medarbetare och chefer så att de
medverkar på ett konstruktivt sätt i arbetet med de standardiserade
vårdförloppen. Inriktningen var att arbeta stegvis med kommunikation,
eftersom arbetet med att införa standardiserade vårdförlopp sker över en
längre period. Behovet av kommunikation förändras under tiden och
behöver kompletteras efter hand.
En viktig del var även att organisera och utveckla stödet till ledare på olika
nivåer i vården. Chefslinjen utgör Region Kronobergs huvudkanal för
information och kommunikation och därför har en viktig del i
kommunikationsstrategin varit att förse cheferna med stödmaterial för
vidareinformation.
Inriktningen har också varit att använda och utgå från det nationella
materialet för att de grundläggande budskapen ska bli samordnade och
samstämmiga.
Aktiviteter och insatser
 En styrgrupp med representanter från berörda delar av
organisationen bildades i ett tidigt skede och har träffats en gång i
månaden för att få kunskap, information och för att föra en dialog
om olika frågor kopplade till satsningen.
1a) Region
Kronoberg_Redovisning_handlings
plan_SVF 1nov 2015.docx
Sida 1 av 9
REGION KRONOBERG





Styrgruppens ordförande (hälso- och sjukvårdsavdelningens
verksamhetschef) har kontinuerligt informerat och fört dialog på
hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp.
En intern hemsida för satsningen har skapats där fakta, länkar,
informationsmaterial och artiklar om satsningen finns tillgängliga.
Informationsstöd till chefer i form av bildspel avsedda för
arbetsplatsträffar har tagits fram och spridits i organisationen.
Information och redaktionella artiklar till övergripande interna
nyhetsbrev, personaltidning och intranät har publicerats fortlöpande.
Region Kronbergs cancersamordnare har informerat och fört dialog
om satsningen på kontaktsjuksköterskemöten, ledningsgrupper,
möten med patientföreningar, och på Allmänmedicinskt
Kunskapscentrum (AMK)
2. Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala
cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka
erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete?
RCC syd har skapat nätverk för kommunikatörer, cancersamordnare,
vårdförloppskoordinatorer och tillgänglighetsnätverket(analys).
Representanter från alla delar av södra regionen ingår i dessa nätverk. Från
Region Kronoberg är det en kommunikationsstrateg, en cancersamordnare,
en uppföljningsstrateg och i dagsläget tre vårdförloppskoordinatorer.
En viktig framgångsfaktor för 2016 är att fortsatt engagera och motivera
chefslinjen att sprida kunskap om satsningen i verksamheten och motivera
medarbetarna att bidra i arbetet. För att de ska fungera krävs förankring på
ledningsnivå och ett bra stödmaterial för vidareinformation. Det är också
viktigt att framsteg och goda exempel sprids kontinuerligt för att visa den
utveckling som sker. Information om satsningen ska också finnas och synas
i många informationskanaler samtidigt för bästa genomslagskraft.
Aktiviteter och insatser




Kommunikatörsnätverket har haft flera möten för att utbyta
erfarenheter och idéer. Det har varit såväl fysiska möten som
telefonkonferenser.
Cancersamordnarnätverket har täta kontakter via möten, e-post och
telefon. Dialog kring problem och lösningar. Öppet klimat där alla delar
med sig. Man får snabbt hjälp, råd och tips om hur andra gjort.
Samordnaren på RCC syd håller ihop det gemensamma arbetet,
information och informationsspridning.
Tillgänglighetsnätverket har regelbunden kontakt via möte, e-post och
telefon.
Koordinatorsnätverket bildades i oktober 2015 under ett tvådagars
internat för vårdförloppskoordinatorerna som RCC syd arrangerade med
stöd av tillgänglighetsnätverket och cancersamordnarna.
Sida 2 av 9
REGION KRONOBERG
Involvering
1. Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i
arbetet med SVF?
 Patient- och närståenderepresentanter finns med i den strategiska
styrgruppen som träffas en gång i månaden för information och dialog.
 Möten hålls två gånger per år med aktiva patientföreningar i Region
Kronoberg för information och dialog.
 En uppdragsbeskrivning och modell för ekonomisk ersättning till patientnärstående representanter är framtagen och kommer att implementeras
inom kort.
 I varje patientprocess ska patient- närståendemedverkan säkerställas. Detta
är inte klart i alla processer ännu.
2. Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata
vårdgivarna i arbetet med SVF?
 Med vårdval primärvård sker samordning och samverkan via Allmän
Medicinskt Kunskapscentrum (AMK).
 Privata vårdgivare inom vårdvalet har inbjudits att delta på
uppstartsmöte i februari 2015(ingen kom) och december 2015.
 Vi har i samarbete med AMK lokalanpassat primärvårdsversionerna av
SVF.
 Erbjudande har gått ut till alla vårdcentraler i regionen att få information
på plats. Hittills har ingen tackat ja.
 Med övriga privata vårdgivare som har avtal med Region Kronoberg
sker samordning och informationsspridning via planeringssekreterare på
kundvalsenheten.
Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete
1. Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av
välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade
vården?

Utvecklingsenheten, cancersamordnaren, VIS och analys och
kommunikationsavdelningen har arbetat tillsammans för att ta fram
verktyg, rutiner och sprida information om välgrundad misstanke.

Huvud- och halscancer har haft föreläsning för primärvårdsläkarna
om det förloppet.

De nationella primärvårdsversionerna är kommunicerade till
primärvården via AMK och kommer att finnas tillgängliga på
webben för vårdgivare.

Regelbundna träffar med berörda chefer för vidare spridning av
information till medarbetarna.
-
Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån
patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF?
Sida 3 av 9
REGION KRONOBERG
 Processteamen har förbättrat sina rutiner avseende remissbedömning så
att SVF remisserna tas omhand varje dag.
 Processteamen har reserverade tider på sina mottagningar för patienter
med cancermisstanke.
2. Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion
för respektive diagnosspecifikt SVF?
I Region Kronoberg finns tre vårdförloppskoordinatorer som i dag arbetar
30 procent var och täcker för varandra. Vi räknar med att utöka i takt med
införandet av fler SVF. Dom ansvarar för alla SVF patienter i samverkan
med berörda klinikers sekreterare och kontaktsjuksköterskor. Det finns ett
telefonnummer till koordinatorerna för att underlätta snabb kontakt från
primärvården och andra inremitterande enheter.
Hur har landstinget/regionen definierat koordinatorfunktionens
uppdrag?
Se bilaga.
- Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive
pilotdiagnos?
Koordinatorerna påbörjade sitt arbete i maj 2015. Dom arbetar med alla
förloppen.
- Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån
patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF?

Verksamheterna är mer uppmärksamma på patienter med
cancermisstanke.

Ökad samverkan och förståelse över klinikgränser. Alla arbetar mot
samma mål.

Utifrån patientperspektivet har inga observationer gjorts ännu.
-
3. Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för
respektive pilotdiagnos?
Blåscancerprocessen, huvud- och halsprocessen och magsäckmatstrupsprocessen har reserverade tider till mottagning. Blåscancerprocessen har även säkrat tider till behandling. Prostatacancerprocessen har
inte kommit igång med det ännu. I skrivande stund saknas processledare för
prostatacancerprocessen. AML är ett akut och välfungerande förlopp redan
idag så där är det inte aktuellt med reserverade tider på samma sätt.
På röntgen finns fasta tider för några diagnoser. Sektionsansvariga på
röntgen arbetar tillsammans med cancersamordnaren för att hitta hållbara
lösningar för alla processer. Parallellt pågår också ett arbete med att införa
produktions- och kapacitetsplanering samt att förbättra samordningen av
röntgenverksamheten mellan våra två sjukhus.

Idag bokas tider av respektive klinik. Från och med första november
2015 kommer koordinatorerna att boka och samordna tider i dialog
och samråd med verksamheterna.

På operation är dessa patienter prioriterade.
-
Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån
patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF?
Sida 4 av 9
REGION KRONOBERG
Vi har ännu inte gjort några sådana observationer.
Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen
1. Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem
pilotdiagnosernas SVF under 2015?

Arbetet startade i patientprocessteamen våren 2015 med kartläggning
av respektive process nuläge och önskat läge i förhållande till SVF.

Varje process arbetar aktivt med förbättringar kring rutiner,
arbetssätt och samverkan över gränser för att klara målen i SVF.

Processledarna får stöd i processarbetets olika faser från
utvecklingsenheten, cancersamordnaren, analysenhet och
kommunikationsavdelningen

En särskild remiss för de patienter som ska ingå i ett standardiserat
vårdförlopp är framtagen för att underlätta för inremitterande och
för koordinatorerna.

Delprocesser som röntgen och patologen arbetar med sina delar av
patientprocessen.

Mätning av SVF från välgrundad misstanke till start av behandling
startar i Region Kronoberg 1 november 2015. Då är våra VIS och
IT-system redo för detta.
-
Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter
beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)?
Vi har inte påbörjat kodning och rapportering ännu. Start 1 november
2015.
-
Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått
diagnosen:
 Akut myeloisk leukemi
 Huvud- och halscancer
 Matstrupe- och magsäckscancer
 Prostatacancer
 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar
Se svar ovan.
-
Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom
start av behandling?
Se svar ovan.
-
Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning
exempelvis av medicinska skäl eller annat?
Se svar ovan.
-
Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen
ut för att det ska genomföras?
Sida 5 av 9
REGION KRONOBERG
Se svar ovan.
-
Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till
behandlande enhet när denna är annan än utredande?

Inom Region Kronoberg sker överföring via koordinator, ansvarig
läkare eller kontaktsjuksköterska.

Det finns en gemensam rutin inom södra regionen för patienter som
överförs mellan landsting.
Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system
1. Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad
misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa
systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen
ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut?
Inom Region Kronoberg har vi samma journalsystem inom den
specialiserade sjukhusvården och primärvården (offentlig och privat). All
registrering kommer att ske i vårt journalsystem.
Detta gör att all data samlas i ett gemensamt datalager och att man därifrån
kan hämta de uppgifter som behövs för att följa de ledtider som efterfrågas.
Inga särskilda åtgärder krävs.
2. Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt
system för SVF vid rapportskrivandet?
Välgrundad misstanke, start av behandling, avslut av SVF innan behandling
påbörjad och överlämning mellan landsting.
Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt
1. Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs
för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd?
 Åtgärdskoderna finns inlagda i journalsystemet
 Beskrivningar finns på när, var och hur åtgärdskoderna ska
dokumenteras i journalen.
 Rapporter kommer att finnas för samtliga SVF som underlag för
inrapportering till nationella databasen.
 Rapporter kommer att finnas för uppföljning av ledtider internt i
Region Kronoberg.
 Vi börjar med manuell inmatning till nationella databasen
Sida 6 av 9
REGION KRONOBERG
Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016
1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016?

Under hösten 2015 har processledare för 4 nya förlopp utsetts.
Processledare saknas i skrivande stund för CUP.

Senast under våren 2016 kommer övriga processledare att utses.

Ett uppstartsmöte i samverkan med RCC syd i Region Kronoberg
går av stapeln den 11 december 2015.

Erfarenheter från införandet av de fem första förloppen tas tillvara.

Region Kronoberg erbjuder stöd till de nya processledarna.

VIS-systemets lösning med remisshantering är gjord så att det enkelt
går att lägga till nya processer.
2. Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för
patienter som går över landstingsgränserna?

Koordinatorer från hela södra regionen har varit på en gemensam
tvådagars utbildning och där diskuterat rutiner och skapat ett
nätverk.

En gemensam rutin för överföring av patienter mellan landsting har
tagits fram för patienter i södra sjukvårdsregionen där de flesta
patienter rör sig över gränserna.

För patienter utanför södra regionen ansvarar koordinatorerna för
att aktiva överlämningar görs.
Utmaningar och åtgärder
1. Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första
SVF och hur har ni hanterat dem?
 Det har varit svårt att nå ut med information till primärvården och
privata vårdgivare. Vi för kontinuerligt dialog med ansvariga och via
AMK.
 Det råder i dagsläget brist på CT och PET-CT kapacitet. Det är också
brist på röntgensjuksköterskor. En djupare genomlysning, kartläggning
och effektivisering av röntgens verksamhet i Region Kronoberg är
påbörjad.
 Det råder brist på urologer. Arbetet med rekrytering pågår.
 Kodverket från SKL kom sent i våras. Vi fick in koderna i vårt
journalsystem först under vecka 37. Den nationella väntetidsdatabasen
har inte kunnat ta emot data förrän från vecka 39 och rutinerna för hur
och vem som ska rapportera blev inte heller klart förrän då. Så det har
varit svårt att i god tid nå ut med rätt information till berörda
verksamheter. Därför har vi valt att vänta med start av mätdelen i SVF
tills allt var klart.
 Det har tagit tid att utveckla verktygen i vårt journalsystem för att få till
ett bra flöde och smidigt arbetssätt samt att förankra det gentemot
Sida 7 av 9
REGION KRONOBERG

primärvården och slutenvården. Vi bedömer det som bra att det har fått
lov att ta tid även om det försenat starten av mätdelen i SVF.
Svårt för processteamen att avsätta tillräckligt med tid för processarbetet
inom ramen för ordinarie arbetstid.
2. Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet
under 2015?
 Ett mycket välfungerande nätverk mellan cancersamordnarna i södra
regionen för samarbete och erfarenhetsutbyte i samverkan med RCC
syd.
 Vi har ett telefonnummer in till koordinatorerna så det är enkelt för
primärvården att hålla reda på.
 Vi har en särskild remiss i vårt journalsystem som täcker alla förloppen
och gör det enkelt för koordinatorerna att hitta de patienter som ingår i
SVF. Det blir också enkelt att lägga till nya vårdförlopp.
 Huvud- och halsprocessen började tidigt kartlägga hur många remisser
med cancermisstanke som kom in (innan kodverket var klart). De fick
då ett underlag för hur mycket lediga tider på mottagningen som
behövdes. De kunde också se varifrån remisserna kom.
 För esofaguscancer har Region Kronoberg utarbetat rutiner tillsammans
med Region Skåne för att korta ledtiden till regional MDK.
 Region Kronoberg har en processmodell som är gemensam för allt
processarbete och som används även i SVF arbetet.
 Produktions- och kapacitetsplanering genomförs i Region Kronoberg
för att skapa effektiva patientflöden.
3. Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016?
 Det saknas kontaktsjuksköterskor för vissa diagnoser.
 Det råder brist på röntgensjuksköterskor, patologer och vissa
läkarkompetenser.
 Otillräcklig tillgång till CT och PET-CT.
 Primärvården är även fortsatt en stor utmaning.
 Undanträngningseffekter för andra patientgrupper. Vi har inte sett det
ännu men det måste följas upp när fler SVF införs.
Ekonomi
Ge en översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts (exempelvis
projektmedel, medel för åtgärdande av tillgänglighet och andra utmaningar,
medel för införande av koordinatorfunktion) och vad återstående
stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015
kommer att överföras till 2016?
Sida 8 av 9
REGION KRONOBERG
Fördelning av stimulansmedel 2015 4 016 423 kr
Område
Medel kr
Anmärkning
Vårdförloppskoordinator 90 %
tjänsteutrymme
388 000
Fördelning på tre sekreterare,
Resekostnader/konferens
20 000
Möte med RCC, nätverksmöte
med mera
Förbrukningsmaterial
50 000
IT, mobiltelefon
Medicinskt servicecentrum
1 200 000
Produktion- och
kapacitetsplanering extern
konsult.
Medicinskt servicecentrum
370 000
Kvalitetshöjande aktiviteter,
lönemedel
Hälso- och sjukvårdsavdelningen
53 000
Processcoach 50 %
Investeringsbidrag inköp av CT
1 935 000
Ökat behov av CT-undersökning
30 % tjänst vardera
För år 2015 har 4 016 000 kr av stimulansmedlen använts till standardiserade
vårdförlopp i cancervården. Av de medlen avser 388 000 till tre
vårdförloppskoordinatorer på sammanlagt 90 % tjänstgöringsgrad. Sedan har
370 000 kr använts till kvalitetshöjande aktiviteter som avslutades i september 2015,
ersattes av konsulttjänst som har i uppdrag genomför produktion- och
kapacitetsplanering inom medicinsk servicecentrum till en kostnad av 1,2 Mkr.
Investeringsbidrag till inköp av CT-utrustning, dessa undersökningar förväntas öka
inom cancerprocesserna. Övriga kostande för resor, konferenser,
förbrukningsmaterial samt process stöd 1 23000 kr.
Per-Henrik Nilsson
Hälso-sjukvårdsdirektör
Ingeborg Franzén
Utvecklingsdirektör
Solveig Svensson
Verksamhetschef, Hälso och sjukvårdsavd.
Sida 9 av 9
2015-09-01
Funktionsbeskrivning för
vårdförloppskoordinator i Region Kronoberg
Vårdförloppskoordinatorns roll är att säkra kodning av standardiserade
vårdförlopp, boka in undersökningar inkluderade i de standardiserade
vårdförloppen samt följa tillgänglighet och aktuella väntetider.
I koordinatorns uppgifter ingår att:








Vara första kontakt med remittent eller mottagande klinik.
Ta emot och märka remisser som uppfyller kriterierna för
standardiserat vårdförlopp.
Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade
vårdförloppet och bevaka att undersökningstiderna hålls liksom att de i
vårdförloppen ingående undersökningarna görs.
Ta kontakt med patienten för att ge patienten undersökningstider och
förklara utredningsförloppet. Hänvisa patienten vidare till t ex
kontaktsjuksköterska eller läkare då det finns behov av medicinsk
information, stöd eller frågor som rör vården i övrigt.
Säkerställa aktiva överlämningar till andra vårdgivare, även över
landstingsgränser och informera patient härom.
Registrera och följa ledtider för vårdförloppen och rapportera vidare.
Nära samverkan med berörda klinikers sekreterare och
kontaktsjuksköterska.
Uppmärksamma och rapportera avvikelser enligt rutin.
Sida 1 av 1