Handbok för Hogia PBM Time & Attendance - Hogia

Handbok för Hogia PBM Time & Attendance /
Hogia PBM Time & Project
Innehållsförteckning handbok
Innehållsförteckning handbok ......................................................................................... 1
Vad är Hogia PBM Time & Attendance/Project? .................................................................. 2
Inställningar ................................................................................................................. 3
Registrering .................................................................................................................. 8
Tidregistrering (Hogia PBM Time & Project) ..................................................................... 10
Kostnader (Hogia PBM Time & Project) ........................................................................... 15
Avvikelseregistrering (Hogia PBM Time & Attendance/Project) ........................................... 16
Förklaring av färgsättning av gjorda registreringar .......................................................... 19
Att åtgärda ................................................................................................................. 19
Vyer för översikt (Hogia PBM Time & Project) .................................................................. 20
Attestering Tidsregistreringar (Hogia PBM Time & Project) ................................................ 21
Attestering Kostnader (Hogia PBM Time & Project) .......................................................... 25
Attestering Avvikelser (Hogia PBM Time & Attendance/ Project) ........................................ 25
Rapporter ................................................................................................................... 27
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
2 (32)
Vad är Hogia PBM Time & Attendance/Project?

Hogia PBM Time & Attendance är en webapplikation och ett försystem för
registrering av frånvaro och andra avvikelser mot löneprogrammet HogiaLön Plus.
Avvikelserna som medarbetarna registrerar in via Internet uppdaterar företagets
lönesystem efter att registreringarna attesterats.

Hogia PBM Time & Project hanterar både inmatning av frånvaro och andra avvikelser
mot löneprogrammet HogiaLön Plus och inmatning av nedlagd tid på projekt, delprojekt
och kund samt uppföljning av registrerade tider och projektkostnader mot företagets
ekonomisystem. Registrerade tider utgör underlag till fakturering och projektuppföljning
i ekonomisystemet och underlaget till lönesystemet består av den anställdas
registrerade frånvaro och annan avvikelse jämfört med schemalagd tid. Hogia PBM
Time & Project är alltså ett försystem till både ekonomi- och lönesystemet.
I den här handboken beskrivs funktionerna i båda dessa applikationer.
De anställda i företaget kan tilldelas olika behörighet i programmet; Administratör,
Projektledare, Attestant och Användare. Behörigheten styr vilka funktioner, vilka projekt,
kunder, uppdragsarter och lönehändelser etc de kan komma åt och vad de kan ta fram i
rapporterna.
Användaren är t ex en anställd eller en konsult som ingår i någon typ av projekt. Användaren
kan, förutom registrera tider, även registrera artiklar och omkostnader som underlag för
eventuell vidarefakturering i ekonomisystemet.
Attestanten ska attestera användarnas transaktioner för de projekt han/hon är attestansvarig
för samt lönehändelser som han/hon är attestansvarig för. Det kan vara olika personer som
attesterar registrerade tider på projekt respektive registreringar som avser lön.
Alla registreringar kallas för transaktioner. Dessa kan ha fem olika status:

Preliminär

Klar

Attesterad

Överförd

Returnerad
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
3 (32)
Att tänka på innan du startar
Cookies
Din dator måste vara inställd för att acceptera cookies. Inställningarna gör du så här:
1.
2.
3.
4.
Klicka på Start-knappen och välj Kontrollpanelen.
I Kontrollpanelen väljer du Internetalternativ, fliken Sekretess.
Flytta reglaget nedåt i listan.
Markera att du accepterar att cookies lagras på din dator. Det räcker inte att du
markerar att du accepterar tillfälliga cookies.
OBS! Använd aldrig knapparna Uppdatera, Framåt och Bakåt i webläsaren när du är
inne i Hogia PBM Time & Project.
Bildskärm
Vi rekommenderar inställningen 1024 x 768 (eller mer) bildpunkter för att få bästa möjliga
upplösning.
Registren
Alla medarbetare, projekt, kunder, lönearter, avvikelsearter osv måste läggas upp i ekonomi
och/eller lönesystemet. Alla ändringar och tillägg som görs i registren kommer att påverka
Hogia PBM Time & Project.
Inställningar
Alla aktiva webanvändare kommer åt Inställningar i webklienten till Hogia PBM.
Personuppgifter
Det är viktigt att löneadministratörerna på företaget har rätt uppgifter om adress,
telefonnummer och information om nära anhörig. I Hogia PBM Time kan var och en av
användarna se vilka uppgifter som används i löneprogrammet samt uppdatera desamma om
det är något som inte stämmer. Ändrar en användare sin adress i Hogia PBM Time så kommer
HogiaLön Plus automatiskt att uppdateras med de nya uppgifterna så snart administratören
väljer att synkronisera. Administratören kan stänga funktionen i administratörsprogrammet
och då kan användaren endast se sina uppgifter utan att kunna redigera dem.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
4 (32)
Mina register
Här kommer varje användare åt att se och justera sina register.
Registren som specifikt ingår i Hogia PBM Time & Project är:
Projekt, Kunder, Uppdragsarter, Artiklar och Omkostnader.
Lönehändelser ingår i både Hogia PBM Time & Attendance och Time & Project.
Gå till Typrutan och välj t ex Uppdragsart som i bilden ovan. I de nedre två rutorna ser du
vilka alternativ som finns. De uppdragsarter som befinner sig i den högra rutan är de som du
kommer åt att använda i registreringsdelen. I den vänstra rutan ser du eventuellt ytterligare
uppdragsarter som finns i registret och som du har behörighet till men som i nuläget är
bortsorterade från registreringsläget. Genom att flytta de olika alternativen mellan den vänstra
och högra rutan så anpassar du dina register efter hur du personligen arbetar. Inställningarna
här påverkar alltså bara vad du själv ska kunna registrera på i webklientens registreringsdel.
Den som administrerar behörighetsgrupper för användarna kan med hjälp av inställningar i
administratörsprogrammet till webklienten styra så att Kunder, Projekt, Lönehändelser osv
hamnar med automatik i den högra rutan dvs bland de valda kunderna/projekten/
lönehändelserna. Alla användare kan dock själva gå in i Inställningar/Mina register och
redigera dessa utifrån vilka uppdrag och lönehändelser osv de vanligtvis arbetar med i
registreringsdelen.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
5 (32)
OBS! Saknar du någon kund eller något projekt i dina register så kan detta bero på att
administratören missat att ge dig behörighet till dessa.
Ändra lösenord
Vill du ändra ditt inloggningslösenord till PBM Time så gör du det här under Personliga
inställningar – Ändra lösenord. Skriv in ditt nuvarande lösenord i rutan för ”Gammalt
lösenord”. I fältet ”Nytt lösenord” skriver du in det lösenord du vill ha i framtiden. Det finns
idag inga krav på t ex hur långt lösenordet skall vara eller vilka tecken som skall vara med
men tänk på att välja ett lösenord som inte är förknippat med dig som person. OBS! Loggar
du in via Hogia Personal Business Manager (Portalen) så sätts lösenordet där och du
kan därför inte ändra lösenordet i Hogia PBM Time.
Programinställningar
Personlig startsida - du kan själv välja vilken sida som du vill ha som startsida. Är du en
medarbetare som endast kommer åt att registrera din egen tid så har du inga val utöver
”Registrera”. Om du däremot är attestant kan du välja om du vill ha Attestera eller Registrera
som första sida efter du loggat in. Arbetar du inte med tidrapportering alls väljer du Rapporter
som personlig startsida.
Språk - har du köpt tilläggsprogrammet Langauge har du möjlighet att välja emellan Engelska
eller Svenska i webgränssnittet. Vid första inloggning väljs det språk som webläsaren är
inställd på - om det inte är svenska eller engelska väljs svenska som språk. Språkbyte slår
igenom direkt i webgränssnittet.
Arbeta med - Här markerar du vilka funktioner du vill arbeta med i PBM. Uppdragsarter,
Omkostnader och Artiklar ingår i PBM Time & Project. Avmarkerar du t ex Uppdragsarter så
kommer du inte åt fliken för Tidregistreringar och avmarkerar du Lönehändelser så visas inte
fliken ”Avvikelser” under Registrering.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
6 (32)
Attestering
De fyra valen som visas under ”Attestering” är endast åtkomliga för personer som har
attesträttigheter i PBM.
Attestgrupp lön
Under ”Attestgrupp lön” kan attestanten se hur attestträdet ser ut, vem som är attestant och
vilka medarbetare som ingår i förekommande attestgrupper. Om administratören missat att
koppla någon medarbetare till en attestant visas dessa under grupperingen ”Attestant saknas”.
OBS! Om medarbetaren inte finns med i någon behörighetsgrupp för lön och inte heller i
någon attestgrupp för lön så visas inte personen vare sig under ”Attestant saknas” eller i
någon befintlig attestgrupp för löner. Du kan göra urval på en specifik attestgrupp eller välja
”Alla” förekommande attestgrupper.
Vill du att attesteringsinformationen istället ska utgå från medarbetarna markerar du
alternativet ”Ändra gruppering till Medarbetare”.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
7 (32)
Attestgrupp projekt – användare (Hogia PBM Time & Project)
Detta alternativ visar vilka personer som har attesträttigheter för tid- och
kostnadstransaktioner i PBM Time & Project och vilka medarbetare de attesterar. Om någon
medarbetare som har behörighet att tidrapportera på projekt inte finns kopplad till någon
attestant listas personen under grupperingen ”Attestant saknas”.
Vill du att attesteringsinformationen istället ska utgå från medarbetarna markerar du
alternativet ”Ändra gruppering till Medarbetare”. OBS! Vid valet ”Alla” attestgrupper visar
listan enbart medarbetare som ingår i en behörighetsgrupp för projekt, dvs personer som kan
tidrapportera. Klickar du på + tecknet så ser du vem som attesterar medarbetaren ifråga.
Attestgrupp projekt - projekt (Hogia PBM Time & Project)
Väljer du alternativet ”Attestgrupp projekt – projekt” kan du se vilka projekt som ingår i
behörighetsgrupp och attestgrupp, vilken status projektet har och om det finns något angivet
slutdatum på projektet. OBS! Finns projektet inte med i någon behörighetsgrupp så kan alltså
ingen medarbetare tidrapportera på detta och ingår projektet inte i någon attestgrupp och det
finns registrerade tidtransaktioner på detta, blir dessa inte attesterade.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
8 (32)
Tips! Genom att klicka på t ex kolumnrubriken ”Behörighetsgrupp” kan du enkelt få listan
sorterad på detta begrepp. Projekt som inte ingår i någon behörighetsgrupp visas då överst i
listan.
Välj alternativet Projekthantering för att se vilka personer som har behörighet att
tidrapportera på valt projekt och vem eller vilka som attesterar dessa projekttransaktioner.
Registrering
Hogia PBM Time & Attendance/Project brukar oftast presenteras som ett webbaserat
försystem till företagets befintliga löne- och eller ekonomisystem. Programmet används av
medarbetarna för tidrapportering och av ansvariga chefer för att följa upp och attestera de
anställdas tidrapporter och löneunderlag. De attesterande underlagen förs sedan över till
löneprogrammet samt i de fall det är tillämpligt, till ekonomisystemets projektuppföljning
och/eller faktureringsunderlag. Detta betyder att registreringen är själva kärnan i produkten.
Det är i registreringsbilden som all rapportering sker oavsett vad man har tänkt använda
informationen till. Tid- och kostnadsregistreringen är till för registreringar som ska överföras
till ekonomisystemet. Avvikelser är däremot specifikt kopplade mot HogiaLön Plus.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
9 (32)
Registrera för
Är du ombud och kan tidrapportera för andra så visas dessa
personer i listan under Registrera för.
Att åtgärda
Om du har gjort en registrering som inte att blivit godkänd i
samband med attestering så kan du enkelt öppna veckan där
den ej attesterande posten ingår, under Att åtgärda listas
veckorna som innehåller registreringar som måste åtgärdas
innan dessa kan bli attesterade på nytt. Den icke attesterade
posten visas i rött i veckovyn och med en röd symbol om du
använder månadsvyn.
Registrera
Registreringsbilden för inrapportering av Avvikelser kan
antingen visas som en veckovy eller månadsvy.
Översikt Saldon
Under saldon finns tre flikar som visar dina ackumulerade
värden (ack lön, skatt, komptid osv) och semestersaldon samt
en åldersindelning av de sparade semesterdagarna. OBS!
Löneadministratören styr vilka flikar som ska visas och ser du
inte alla dessa tre flikar beror det på en inställning som gjorts i
adminprogrammet för tidrapporteringen. Är du ombud och har
valt att registrera för en medarbetare så är det möjligt att det är
den valda medarbetarens uppgifter som visas under Saldon, vad
som visas styrs av inställning som sätts av löneadministratören.
I annat fall så är det dina egna saldon och semesterdagar som
visas här.
Kalender
Har du valt att tidrapportera per vecka så använder du
kalendern för att välja vilken vecka som du vill tidrapportera för.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
10 (32)
Tidregistrering (Hogia PBM Time & Project)
I fliken tidregistrering sker all registrering som berör utfört arbete per timme som skall
rapporteras vidare till ekonomisystemet. Detta gäller oavsett om händelsen är fakturerbar eller
en intern händelse som endast registreras för att kunna rapporteras på projektet för
uppföljning. Du registrerar din arbetade tid för en vecka i taget. Händelserna som visas under
Tidregistreringen motsvarar ekonomisystems Uppdragsarter. Vill du bläddra framåt/bakåt i
tiden så markerar du veckan i kalendern till vänster i bilden.
Exempel på registrerad tid för en veckas arbete
Registrering av projekt
Vid registreringen börjar du med att välja Projekt (ev delprojekt om så finns). Du kan mata in
tider på alla pågående projekt som du har behörighet till. Samtliga inmatningsfält som
visar ett register är alfanumeriska för att du ska kunna ange projektnummer eller
projektbenämning, kundnummer/kundnamn osv.
Anger du ett projektnummer så söker programmet efter numret i både fältet för
projektbenämning och i fältet för projektnummer. Projekten listas alltid i alfabetisk ordning
oavsett hur du söker.
Om du i samband med tidrapporteringen saknar ett projekt eller en händelse ska du
kontrollera dina Inställningar – Mina register och se till att projektet har förts över till den
högra rutan ”Valda projekt”. Finns projektet inte att välja i den vänstra rutan har
administratören missat att ge dig behörighet till projektet ifråga.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
11 (32)
Kontroll på projektets start och slutdatum
I fliken för tidregistrering är inmatningsfälten för timmar låsta på datum som ligger utanför
projektets giltighetsdatum. Det samma gäller för fälten antal och á-pris i kostnadsfliken.
Registrering av Kund
För att undvika felaktigheter vid tidregistrering på projekt gäller följande;

vid tidrapportering på projekt som saknar koppling till kund visas alla kunder som
användaren har behörighet till och som är valda under Mina register (användarval).

vid rapportering på Projekt som är kopplade till kund visas kunden med automatik
under förutsättning att användaren har behörighet till kunden. I det här fallet tas ingen
hänsyn till användarval. Om administratören har missat att ge användaren behörighet
till kunden som är kopplad till projektet lämnas fältet för ”Kund” tomt och
registreringen går inte att spara. Administratören måste justera behörigheten innan
tidrapportering kan göras.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
12 (32)
I fältet för ”Händelse” väljer du vilken typ av uppdrag du har utfört hos kunden. Använd Tabknappen eller klicka sedan på den veckodag som händelsen ägde rum och ange antalet
timmar. Timmar anges antingen i hela timmar eller med hundradelar för antal minuter. Anger
du t ex 6,25 timmar under en dag, så motsvarar det 6 timmar och 15 minuter. Du kan ange
timmar på mer än en dag om du arbetat med samma projekt och uppdrag under flera dagar i
veckan du befinner dig på. När timmarna är ifyllda så spar du registreringen genom att klicka
på knappen ”Spara”.
Fler/färre egenskaper
Pris
Pris anges vanligtvis inte i tidsregistreringen i Hogia PBM Time & Project utan prissättningen
sker när raden importeras in i Ekonomisystemet. Men om du t ex kommit överens om ett
specialpris med kunden eller om ni i företaget helt enkelt vill att priserna ska synas per
transaktion redan på webben kan du i registreringen lägga in detta manuellt. Priset följer med
över till faktureringen. Satt pris kan ändras i ekonomisystemet om så behövs.
Arbetstid
Arbetstid anges normalt inte i registreringen i Hogia PBM Time & Project utan definitionen av
vilken typ av tid det är fråga om styrs istället med hjälp av vald Händelse. Vald händelse
påverkar prissättningen på det utförda arbetet till skillnad från vald ”Arbetstid” som enbart
påverkar självkostnaden och beräkning av täckningsbidrag i ekonomisystemet. Varje händelse
(uppdragsart) har en prislista i ekonomisystemet.
Notering
Ett noteringsfält finns att använda om du vill förtydliga eller specificera något. Noteringen kan
användas som en intern notering men även tas med på fakturan ut till kund om så önskas.
Inställningen för detta sker i Affärssystemet.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
13 (32)
Behöver du ändra en befintlig registrering?
Behöver du ändra en gjord tidregistrering klickar du på den blå ”klossen” under ”Registrerat
denna vecka”, gör dina ändringar och klicka sedan på Spara knappen för att spara
registreringen på nytt.
Avstämning mot schema
Längst ned i registreringsbilden finns en avstämningsfunktion som visar avstämning mot
schema per dag. Färgsättningen i schemaraden innebär att inmatad tid blir röd markerad om
tiden avviker mot schemalagd tid och grön markerad om tiden överensstämmer med schemat.
Har administratören val att inte färgsätta schemaraden visas tiden alltid i ljusblått. Högt upp
till höger i bilden ser du avstämningen per vecka.
OBS! Om de anställda enbart använder webklienten för att registrera Avvikelser så kan det
hända att administratören har valt att inte visa schemaavstämningen i registreringsbilden.
Schemaavstämningen är mest intressant när användarna registrerar både närvaro i form av
tidrapportering samt avvikelser mot schemalagd tid.
Spara enligt schema
Om du har jobbat med samma projekt och arbetsuppgift hela veckan använder du knappen
som heter ”Spara enligt schema” istället för den vanliga Spara-knappen, då sparas
registringen och gäller hela veckan. Timmarna hämtas med automatik från ditt schema.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
14 (32)
Favoriter
När du har fyllt i projekt, delprojekt, kund och händelse kan du välja att spara din registrering
som en favorit, klicka på symbolen för Favoriter och välj ”Lägg till i favoriter”, namnsätt
favoriten så att du vet vad registreringen avser.
Favoriter används för att förenkla inmatningen av återkommande tidsregistreringar.
Spara och kopiera befintlig registrering till tidsregistrering
Vill du kopiera en befintlig tidregistrering klickar du på den blå ”klossen”, klicka sedan på
Spara knappens pilsymbol och välj ”Spara och kopiera”. Registrera sedan antal timmar på
dagen då arbetet är utfört och Spara sedan registreringen. Självklart har du möjlighet att
ändra t ex händelse innan du sparar transaktionen.
Spara och kopiera tidregistrering till kostnader
Vill du kopiera med dig urvalet av projekt, delprojekt, kund och händelse till kostnadsfliken kan
du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välj ”Spara och kopiera - Till
kostnader”. Projekt, delprojekt och kund blir då förvalt i din kostnadsregistrering och du
behöver bara ange händelse, antal och ev. pris i din kopierade registrering.
Spara och kopiera tidregistrering till avvikelse
Vill du kopiera med dig timmar och projekt till en löneart för t ex registrering av timlön på
projekt kan du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välja ”Spara och
kopiera - Till avvikelse”. Observera att detta endast kan göras för en tidregistrering åt
gången – timmar på flera dagar kan således inte kopieras till avvikelse.
Ta bort befintlig rad
För att ta bort en tidigare registrering klickar du på ”klossen” under ”Registrerat denna vecka”
och klickar därefter på ta bort ikonen
.
Rensa formulär
För att tömma registreringsbilden för en påbörjad registrering klickar du på ikonen Rensa
formulär
.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
15 (32)
Kostnader (Hogia PBM Time & Project)
Under kostnadsregistrering rapporterar du allt annat som inte har med arbetade timmar att
göra. Här hamnar t ex omkostnader som ska faktureras eller om du sålt en artikel som kunden
ska betala för – med andra ord är det vidarefakturering av omkostnader, artiklar eller utlägg
gentemot kund. Denna funktion avser inte bokföring av kostnader. Precis som vid
tidrapportering så väljer du Projekt, Kund och Händelse. Specificera vilket datum som
händelsen hör till. Programmet kräver även att du anger ett antal, pris är däremot en valfri
uppgift. Prissättningen sker vanligtvis när transaktionen går över till ekonomisystemet där
artiklar och omkostnader är prissatta via artikelregistret. Notering är valfritt men ofta en
användbar uppgift för attestanten. Klicka på Spara eller ”Spara och kopiera” uppgifter om det
ska faktureras fler omkostnader eller artiklar på projektet.
I denna registreringsfunktion kan du också lägga upp och använda favoriter för att förenkla
registreringen.
Exempel på registrering under Kostnadsregistrering
Ändra befintlig registrering
Behöver du ändra en kostnadsregistrering klickar du på den bruna ”klossen” – ändra – klicka
sedan på Spara knappen för att spara registreringen på nytt.
Spara och kopiera befintlig kostnadsregistrering
Vill du kopiera en befintlig kostnadsregistrering klickar du på den bruna ”klossen” – klicka
sedan på Spara knappens pilsymbol och välj ”Spara och kopiera” uppgifter. Du kan också välja
detta alternativ direkt när du registrerar, då behålls urvalet i din registrering för att förenkla
registring av samma uppgifter. Behöver du ändra någon uppgift, t ex händelse, gör du enkelt
detta och fyller sedan i Antal och eventuellt à-pris innan du sparar transaktionen.
Spara och kopiera kostnadsregistrering till avvikelse
Vill du kopiera med dig en omkostnad till en löneart för att få ersättning för
t ex utlägg kan du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välja ”Spara
och kopiera - Till avvikelse” - antal och/eller pris samt projekt kopieras och följer med över till
avvikelsen.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
16 (32)
Avvikelseregistrering (Hogia PBM Time & Attendance/Project)
Under fliken Avvikelser rapporterar du lönehändelser som avviker mot din ordinarie arbetstid.
Dessa registreringar skickas till löneprogrammet. Det kan vara sjukdom, semesteruttag,
övertid eller ett utlägg som du gjort med privata pengar och vill ha ersättning för. Du kan
registrera dina avvikelser per vecka eller per månad genom att byta mellan vyerna i menyn till
vänster.
OBS! Om du använder lönearter som kräver antal måste avvikelsen registreras dag
för dag!
Vid registrering av löneart krävs dagsregistrering i veckovyn men många användare missar
detta och registrerar exempelvis löneart Timlön med Antal 8 och anger datum för en vecka.
Det ser ut som om det blir 8 timmar varje dag men det blir bara 8 timmar totalt sett som förs
över till löneprogrammet. Använder man i stället månadsvyn och registrerar 160 timmar i
Timlön för en månad och sedan växlar till veckovyn ser det ut som om det ligger 160 timmar
varje dag. För att undvika missförstånd och felakatigheter går det inte att spara en
registrering med löneart som kräver antal och ange en period som överstiger en dag.
Ovanstående gäller oavsett om du använder vecko- eller månadsvyn.
Tips! Om någon registrerar timlön och vill lägga in hela månadens arbetade timmar så får
man nu registrera dessa på en viss dag, t ex den sista dagen i löneperioden. Försöker man
ange en period som avser mer än en dag går inte avvikelsen att spara.
Väljer du Avvikelser per månad har du också möjlighet att
titta på avvikelser bakåt i tiden och för en längre period. För
att göra detta är det enklast att göra urval med hjälp av
Period i menyn till vänster istället för att utgå från
Kalendern.
Du kan också gruppera händelserna som visas utifrån önskad kolumn, t ex utifrån händelse
eller datum. Du grupperar genom att klicka på pilen till höger på önskad kolumn. I menyn som
visas väljer du sedan alternativet ”Gruppera på detta fält”. Med hjälp av grupperingsfunktionen
kan du enkelt se hur ofta du har varit sjuk eller haft semester.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
17 (32)
Exempel på löneregistrering av sjukdom samt uttag komptid. De gula ”klossarna”
avser avvikelser.
Avstämning mot schema
Längst ned i registreringsbilden finns en avstämningsfunktion som visar avstämning mot
schema per dag. Färgsättningen i schemaraden innebär att inmatad tid blir röd markerad om
tiden avviker mot schemalagd tid och grön markerad om tiden överensstämmer med schemat.
Har administratören val att inte färgsätta schemaraden visas tiden alltid i ljusblått.
Högt upp till höger i bilden ser du avstämningen per veckan, i exemplet nedan så har den
anställde tidrapporterat och fyllt sin arbetstid för en arbetsvecka (40 h).
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
18 (32)
OBS! Om de anställda enbart använder webklienten för att registrera Avvikelser så kan det
hända att administratören har valt att inte visa schemaavstämningen i registreringsbilden.
Schemaavstämningen är mest intressant när användarna registrerar både närvaro i form av
tidrapportering samt avvikelser mot schemalagd tid.
Fältbeskrivning
Händelse – löneart eller avvikelseart som anger vilken typ av frånvaro, närvaro eller annan
ersättning du rapporterar. Fältet är alfanumeriskt och inmatning av händelse kan göras med
nummer eller med benämning.
Datum from – här anger du from vilket datum du varit frånvarnade eller som du begär
ersättning för.
Datum tom – här anger du tom vilket datum du varit frånvarande eller som du begär
ersättning för.
Tid from – här anger du from vilken tid som du varit frånvarande vid deltidsfrånvaro eller
from vilken tid som du arbetat t ex övertid. Fältet är bara aktivt om administratören har
aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart.
Tid tom – här anges tom vilken tid som du varit frånvarande vid deltidsfrånvaro eller tom
vilken tid som du arbetat tex övertid. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat
fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart.
Omfattning - här anges hur många procent du varit frånvarande vid tex deltidssjukfrånvaro.
Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart.
Barn – här anges vilket barn du är hemma med vid föräldraledighet. Barnen hämtas från
lönesystemet. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras
per avvikelseart. Tips! Visas inga barn i listan beror det på att dessa inte finns registrerade på
din anställning i löneprogrammet - kontakta administratören så de kan lägga upp dina barn i
registret.
Antal – här anges antal timmar eller antal st som du vill ha ersättning för. Fältet är bara aktivt
om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per löneart.
Pris – här anges pris för ersättning t ex utlägg. Fältet är bara aktivt om administratören har
aktiverat fältet. Fältet aktiveras per löneart.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
19 (32)
Förklaring av färgsättning av gjorda registreringar
Blå registrering = Tidregistrering
Brun registrering = Kostnad
Gul registrering = Avvikelser (lönehändelser)
Grå registrering = Attesterade registeringar, dessa går inte att ändra eller ta bort.
Röd registrering = Attestanten har inte godkänt dessa registeringar och den som har
rapporterat dessa måste antingen korrigera eller ta bort dem.
Att åtgärda
Om du har några registreringar som inte har godkänts av attesterande chef visas dessa under
”Att åtgärda” under fliken Registrering. De returnerade registreringarna samlas upp per vecka.
Om det handlar om returnerade tidtransaktioner och/eller kostnader måste du välja veckovyn
för att se dessa. Avvikelser däremot kan visas både i vecko- och månadsvyn. Returnerade
registreringar måste du antingen korrigera eller ta bort.
Om ni använder Portalen för att logga in i Hogia PBM kan man också se returnerade
tidrapporter (registreringar) via fönstret ”Icke godkända tid och löneunderlag”.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
20 (32)
Vyer för översikt (Hogia PBM Time & Project)
Tidregisteringar
I översiktsvyn för tidregistreringar kan du enkelt se en helhetsbild över vad som registrerats
under vald period. Du kan också ställa om sortering och gruppering av dina registreringar med
summan av timmar per gruppering. Avstämning mot schema görs uppe i högra hörnet av
bilden, här visas differensen mellan dina registreringar och din schemalagda tid för den valda
perioden. Markerar du en vecka görs avstämningen per vecka, markerar du alla dagar i en
månad görs avstämningen på alla dagar, väljer du annan period t ex hela året görs
avstämningen för hela året. Du kan enkelt gruppera om översikten genom att klicka på pilen i
varje kolumn och välja gruppera på detta fält. Timmarna blir då summerade efter vald period i
kalendern och vald kolumn. Med grupperingsfunktionen kan du enkelt se hur mycket du t ex
har registrerat på varje projekt under en månad eller under en valfri period.
Exempel på vyn Tidsregistreringar
Förklaring av symboler:
= Attesterad
= Klarmarkerad
= Returnerad
= Överförd
Kostnader
I översiktsvyn för kostnader kan du göra samma som för tidregistreringar men summeringen
blir baserad på antal och/eller kronor.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
21 (32)
Attestering Tidsregistreringar (Hogia PBM Time & Project)
Om du använder Portalen och går in i attestfunktionen genom att
klicka på någon medarbetare som har tidrapporterat så visas
personens oattesterade registreringar för de tre* senaste
månaderna utan att du behöver välja period.
* Administratören kan själv ange hur många månader bakåt i
tiden som sökning av registreringar ska göras. Detta görs via en
inställning i administratörsprogrammet till PBM Time.
Om du inte attesterar via attestlistan i Portalen utan startar
Hogia PBM Time och väljer fliken Attestering så är alla medarbetare avmarkerade från början
för att du först ska kunna välja status, period och sedan medarbetare utan att programmet
direkt börjar söka efter registreringar. Minst en medarbetare måste alltså vara vald för att
sökning ska ske och så fort du avmarkerar samtliga personer så rensas formuläret till höger
och inga registreringar visas. Dessa åtgärder har vi gjort för att attesteringen ska gå smidigare
och inte ta onödigt med tid. OBS! När du har gjort ett urval av anställda i medarbetarlistan så
ligger detta val kvar i attestfliken tills du avslutar och loggar ur PBM, likaså vald
attesteringsperiod.
Hur väljer jag period?
Du som attestant väljer datum per dag, vecka eller månad genom att markera i kalendern
(klicka på önskad vecka eller använd Shift+markering). Vill du markera hela månaden i
kalendern kan du klicka på ”Alla”, se bilden nedan.
Vill du inte använda Kalendern kan du istället välja datum under ”Period”.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Hur väljer jag medarbetare?
Medarbetarna listas i bokstavsordning i attestfliken och det finns
en sökfunktion på medarbetare för att underlätta för dig som
attesterar många personer. Du söker genom att skriva in namnet
i fältet under Medarbetare och sedan klicka Enter. Tänk på att
sökningen sker i samma urvalsfält som för Kategori och har du
en kategori med exakt samma namn som en anställd visas först
de anställda som är kopplade till personen (kategorin) och klickar
du Enter en gång till filtreras listan på nytt och visar enbart sökt
medarbetare.
Väljer du att visa ”Alla” medarbetare så visas personerna som du
har attesträtt för, även de som har slutat. Vill du inte se
personer som har slutat ska du istället välja alternativet ”Alla
med pågående anställning”. Se bilen nedan.
Sida
22 (32)
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
23 (32)
När du är klar med ditt urval kan du antingen bocka i rad för rad eller attestmarkera alla rader
samtidigt genom att klicka på bockmarkeringen uppe i rubrikraden. Attesteringen utgår från
gruppering per medarbetare där avstämning/kontroll görs mot medarbetarens arbetsschema i
HogiaLön Plus.
Tips! Är det projektledare som attesterar är det enklare och bättre att attestera utifrån
gruppering per projekt. Du får då en summering av timmar per projekt. Detta gör du enkelt
genom att klicka på pilen i kolumnen projekt och väljer ”Gruppera på detta fält”, då grupperas
transaktionerna per projekt och du får även en summering per projekt.
Exempel på bild med gruppering på projekt
Returnera
Vill du returnera någon transaktion till den som registrerat raden klickar du istället på
”Returnera”. I samband med returer kan du också skicka med ett meddelande till
medarbetaren där du förslagsvis ifrågasätter/motiverar varför registreringen inte har blivit
attesterad. I samband med returen har du även möjliget att uppmärksamma personen på
detta via ett e-postmeddelande.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
24 (32)
Statusvy
Med hjälp av menyn till vänster kan du se vilka statuslägen transaktionerna befinner sig i. Du
väljer själv vilka transaktioner som ska visas; Att attestera, Redan attesterat, Returnerat, Ej
lämnat tidrapport samt Överfört. När en transaktion blivit attesterad listas den med automatik
bland ”Redan attesterade” registreringar. När transaktionen överförts till HogiaLön Plus eller
Hogia Ekonomi flyttas den till vyn ”Överfört”. En transaktion som returneras i
attesteringsbilden flyttas till vyn returnerat.
Klart för attestering
Visar de transaktioner som har status Klar – medarbetaren är klar med sin registrering.
Redan attesterat
Visar de transaktioner som har status Attesterad – projektledare/chef har redan attesterat
transaktionerna. En attesterad transaktion kan inte redigeras av medarbetaren. En redan
attesterad transaktion kan endast återställas av attestanten.
Returnerat
Visar de transaktioner som har status returnerad – projektledarens/chefens returer och
meddelanden om varför transaktionerna inte godkänts.
Ej rapporterat
Visar de personer som inte tidrapporterat för den valda perioden. Du kan genom denna
funktion skicka e-post till medarbetarna och meddela dem att de behöver gå in och registrera
sina timmar på projekt och ev registrera avvikelser. Du skickar e-post utifrån det urval du gör
av medarbetare. Markerar du flera skickar du samma meddelande till dessa. Markerar du en i
taget kan du skicka olika meddelande till varje medarbetare.
Överfört
Visar de transaktioner som har status Överförda – administratören har fört över
transaktionerna till HogiaLön Plus och/eller Hogia Ekonomi.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
25 (32)
Attestering Kostnader (Hogia PBM Time & Project)
För att attestera registrering av omkostnader på projekt, delprojekt, kund och händelse
(omkostnadskoder/artiklar) väljer du kostnader i comboboxen.
Attestering Avvikelser (Hogia PBM Time & Attendance/
Project)
Om du använder Portalen och går in i attestfunktionen genom att
klicka på någon medarbetare som har tidrapporterat så visas
personens oattesterade avvikelser för de tre* senaste månaderna
utan att du behöver välja period.
* Administratören kan själv ange hur många månader bakåt i
tiden som sökning av registreringar ska göras. Detta görs via en
inställning i administratörsprogrammet till PBM Time.
Om du inte attesterar via attestlistan i Portalen utan startar Hogia PBM Time & Attendance
och väljer fliken Attestering så är alla medarbetare avmarkerade från början för att du först
ska kunna välja status, period och sedan medarbetare utan att programmet direkt börjar söka
efter registreringar. Minst en medarbetare måste alltså vara vald för att sökning ska ske och
så fort du avmarkerar samtliga personer så rensas formuläret till höger och inga registreringar
visas. Dessa åtgärder har vi gjort för att attesteringen ska gå smidigare och inte ta onödigt
med tid. OBS! När du har gjort ett urval av anställda i medarbetarlistan så ligger detta val
kvar i attestfliken tills du avslutar och loggar ur PBM, likaså vald attesteringsperiod. För att
attestera Avvikelser väljer du Avvikelser i comboboxen. Här ser du alltså frånvaro, övertid och
gjorda utlägg.
Hur väljer jag period?
Du som attestant väljer datum per dag, vecka eller månad genom att markera i kalendern
(klicka på önskad vecka eller använd Shift+markering). Vill du markera hela månaden i
kalendern kan du klicka på ”Alla”, se bilden nedan.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
26 (32)
Vill du inte använda Kalendern kan du istället välja datum under ”Period”.
Hur väljer jag medarbetare?
Medarbetarna listas i bokstavsordning i attestfliken och det finns en
sökfunktion på medarbetare för att underlätta för dig som attesterar
många personer. Du söker genom att skriva in namnet i fältet under
Medarbetare och sedan klicka Enter. Tänk på att sökningen sker i
samma urvalsfält som för Kategori och har du en kategori med exakt
samma namn som en medarbetare visas först de anställda som är
kopplade till personen (kategorin) och klickar du Enter en gång till
filtreras listan på nytt och visar enbart sökt medarbetare.
Väljer du att visa ”Alla” medarbetare så visas personerna som du har
attesträtt för, även de som har slutat. Vill du inte se personer som har slutat ska du
istället välja alternativet ”Alla med pågående anställning”.
När du är klar med ditt urval kan du antingen bocka i rad för rad eller attestmarkera alla rader
samtidigt genom att klicka på bockmarkeringen uppe i rubrikraden. Attesteringen utgår från
gruppering per medarbetare där avstämning/kontroll görs mot medarbetarens arbetsschema i
HogiaLön Plus.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
27 (32)
Rapporter
Det finns i dagsläget tre rapporter i Hogia PBM Time; Transaktionslista,
Sammanställningsrapport samt Lönespecifikation. Både Transaktionslistan och
Sammanställningsrapporten bygger på registrerade poster i webklienten. Lönespecifikationen
däremot är en statisk rapport som skapas i HogiaLön Plus och som sedan skickas in till PBM
Time. Hur man skapar lönespecifikationer finns närmare beskrivet i Administratörshandboken i
avsnittet om HogiaLön Plus.
Transaktionslista
Transaktionslistan är gemensam för både PBM Time & Attendance och Time & Project och
generellt sätt så visas registren som hör till Projekt till vänster i urvalsbilden och registren för
lön ligger till höger. Registret ”Medarbetare” är ett gemensamt register och kan användas både
vid urval på projekttransaktioner och lönehändelser.
Transaktionslistan visar vilka lönehändelser, tider, artiklar och omkostnader du har rapporterat
in för en viss period. Är du attestant och har attestbehörighet för en lönegrupp kan du även ta
ut rapporter på dina medarbetares gjorda registreringar, både transaktioner som avser lön och
tidrapportering på projekt.
Är du attestant och har attestbehörighet för ett eller flera projekt, dvs projektledare, kan du ta
ut underlag på dina medarbetares tidregistreringar avseende projekt, men du kommer inte åt
deras lönehändelser.
Klickar du på pilknappen vid varje fält får du fram en lista som innehåller de projekt, kunder,
medarbetare osv som du har behörighet till. Du kan göra urval på datumperiod, projekt, kund
men även (beroende på behörighet) lönegrupp och olika medarbetare.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
28 (32)
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
29 (32)
Projekturval (Hogia PBM Time & Project)
Genom projekturvalet styr du vilka projekt som transaktionslistan ska baseras på. Urvalet går
strikt efter Projektets status, dvs om det är pågående eller avslutat. Vill du att
transaktionslistan ska innehålla transaktioner för både avslutade och pågående projekt väljer
du ”Alla”.
Projekt/Kund/Medarbetare/Transaktionstyp
Klickar du på pilknappen vid varje fält får du fram en lista som innehåller de projekt, kunder
osv som du har behörighet till och de medarbetare som är anslutna till projekten. Välj om du
vill ha med Alla eller om du vill ha ut rapporten för ett av alternativen.
Har du ingen extra behörighet utöver att vara ordinarie användare så kan du alltså enbart ta
ut rapporter på dina egna transaktioner. Har du däremot behörighet som Projektledare kan du
även göra urval på de medarbetare som ingår i de projekt du är projektledare för.
Filtrera
I transaktionslistan visas vilka status registreringarna har. Du kan själv filtrera listan med hjälp
av olika urval, t ex Attesterade och Överförda rader under en viss tidsperiod för att ha som
underlag när du vill stämma av månadens uppgifter.
Visa
Här kan du välja vilka typer av transaktionsrader du vill ha med i sammanställningen. Ta bort
bocken i rutan framför dem du inte vill ha med.
Summera
Här kan du välja vilken typ av summering du vill ha antal eller belopp eller om du inte vill ha
med summering på rapporten alls.
Rapporthuvud
Rapporten får automatiskt rubriken Transaktionslista men du kan välja att skriva in en annan
tillfällig benämning om du så önskar. Vill du att de urval du har gjort för rapporten ska synas
på utskriften sätter du en bock i rutan framför Urval utskrivna på rapporten.
Utskriftsalternativ
Välj om du vill ha rapporten utskriven som PDF, RTF (rich text format) eller Excel. PDFformatet öppnas med gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. RTF-filen går bra att öppna
med t ex Word.
Ta med transaktionsrader
Här kan du välja att inte ta med transaktionsrader. Då visas endast gruppering och summering
på projekt.
Ta med kolumner
Här gör du urval på vilka kolumner du vill ha med på transaktionslistan.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
30 (32)
Favoriter
För att underlätta rapportuttaget i webklienten kan du nu lagra dina rapportinställningar
och urval genom att spara rapportmallen som en favorit. Nästa gång du vill återanvända
mallen hittar du den under Favoriter. Mallen/mallarna sparas per användare och kan enkelt tas
bort.
Sammanställningsrapport
Den stora skillnaden mellan Transaktionslistan och Sammanställningsrapporten är att du har
en grupperingsfunktion på Sammanställningsrapporten. Förutom att du kan göra urval på
datum, projekt, projektets status, kund, lönegrupp, medarbetare och transaktionstyp så kan
du även gruppera din rapport på olika sätt. Grupperingen är användbar för att strukturera upp
rapporten på ett bra sätt och det är framför allt projektledarna som har nytta av denna
funktion.
Tips! Börja med att göra urval på en tidsperiod, gruppera sedan rapporten på projekt som
förta gruppering och gör sedan inga fler grupperingar. Rapporten som skapas visar då en total
summering på registrerade timmar på alla de projekt som du som har behörighet till. Är du
projektledare och har attestbehörighet för en grupp av medarbetare och projekten de arbetar
med så kan du även ta ut underlag på dina medarbetares rapporterade uppgifter.
Vill du hellre jobba med sammanställningsrapporten i Excel så ska du hoppa över
grupperingsurvalen i beställningsbilden, använd istället filterfunktionen i Excel för att göra
urval på specifika projekt, kunder osv. Likaså ska du undvika valen ”Urval utskrivna på
rapporten” och ”Visa rapporthuvud”, dessa val påverkar nämligen filtreringsmöjligheterna i
Excel.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Sida
31 (32)
Exempel på Sammanställningsrapport. Urval med gruppering på projekt.
Favoriter
För att underlätta rapportuttaget i webklienten kan du nu lagra dina rapportinställningar
och urval genom att spara rapportmallen som en favorit. Nästa gång du vill återanvända
mallen hittar du den under Favoriter. Mallen/mallarna sparas per användare och kan enkelt tas
bort.
Lönespecifikation
Rapporten lönespecifikation är en statisk rapport som skapats i HogiaLön Plus och sedan
exporterats över till Hogia PBM Time. Alla användare, oavsett behörighet, kan bara se sina
egna lönespecifikationer.
Produkt
Hogia PBM Time & Attendance/Project
Version
13.4
Exempel på lönespecifikation presenterad via Acrobat Reader
Sida
32 (32)