Hantering av personuppgifter samt dataregler och

Comments

Transcription

Hantering av personuppgifter samt dataregler och
2015-08-31
Motala kommun
Bildningsförvaltningen
Rutin - hantering av personuppgifter samt dataregler och
kontaktuppgifter för vårdnadshavare
Som vårdnadshavare får du i detta dokument ta del av information om:
1. hur bildningsnämnden hanterar personuppgifter enligt personuppgiftslagen
2. vilka dataregler som gäller för elever i kommunens datornät
Du får även:
1
3. lämna samtycke eller inte samtycke till publicering av personuppgifter på öppna webben samt i tryck
4. lämna samtycke eller inte samtycke till publicering av bild och namn i skolkatalogen
5. lämna samtycke till bildningsnämndens hantering av personuppgifter
6. lämna kontaktuppgifter
7. lämna samtycke till sms-påminnelse
För att få använda skolans datorer och datorsystem krävs att detta dokument är undertecknat av alla vårdnadshavare.
Fyll i alla kontaktuppgifter samt övriga uppgifter på sista sidan och skicka i retur till skolan.
Vårdnadshavare måste skyndsamt meddela skolan förändringar i kontaktuppgifter.
Ändrade kontaktuppgifter ska vårdnadshavare också korrigera i webbverktyget Dexter och det bör göras så
fort telefonnummer och/eller e-postadress ändras. Ändringarna sker i Dexter och under menyval ”Mina
uppgifter”. Detta gäller även elever. Kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-post i Dexter ska vara
aktuella för att utskick från skolan via dessa kanaler alltid ska fungera! Observera att inloggning till Dexter
som vårdnadshavare kräver e-legitimation eller bank-ID. Läs mer på www.motala.se/dexter.
Frågor om detta dokument ställer du till din skolas skolassistent.
Hantering av elevuppgifter i datasystem i Motala kommun
Bildningsnämnden i Motala Kommun behandlar personuppgifter i olika dataregister och ansvarar också för att dessa
2
personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt .
Vi har två elevregister, Adela i förskola och Extens i grundskola, kulturskola, gymnasieskola och vuxenutbildning. I
dessa register ligger information om elever, personnummer, hemadress, studieresultat, betyg, kontaktuppgifter till
vårdnadshavare samt klass- och grupptillhörighet.
Utöver dessa två huvudregister finns olika verksamhetskritiska system som hämtar uppgifter från huvudregistren.
Dessa system är:
• Fronter, en lärplattform som ger möjlighet till kommunikation mellan elev – lärare samt lärare –
vårdnadshavare.
• Dexter innehåller schema, närvaro/frånvaro, betygsvisning och individuell utvecklingsplan/studieplan för
elever i grundskola, gymnasium och vuxenutbildning.
• PMO används av elevvården. Detta för att underlätta journalföring inom t.ex. skolhälsovård.
Personuppgiftsansvarig för hanteringen av uppgifterna är bildningsnämnden. Kontaktperson är förvaltningens ITstrateg. Personuppgifterna kan användas för kvalitetssäkring samt vid kontakt med andra myndigheter, t.ex. centrala
studiestödsnämnden. Personuppgifterna sparas i datasystemet så länge behandlingen är aktuell och relevant samt
gallras därefter enligt nämndens arkiv- och gallringsplan. Om bildningsnämnden vill använda de insamlade
1
Med öppna webben avses webbsidor som är direkt åtkomstbara från en dator med internetanslutning utan krav på
lösenord eller liknande säkerhet.
2
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Behandlingen av personuppgifter regleras i personuppgiftslagen (SFS 1998:204)
1
2015-08-31
Motala kommun
Bildningsförvaltningen
personuppgifterna för andra ändamål än angivet ovan, kommer nämnden att inhämta skriftligt tillstånd innan så sker.
Den registrerade har rätt att en gång per kalenderår begära information om de personuppgifter som behandlas. Detta
sker genom en skriftlig begäran om registerutdrag. Denna begäran ska vara ställd till bildningsnämnden och vara
3.
undertecknad av sökande Den registrerade har också rätt att begära att felaktiga uppgifter ska rättas. Enligt
personuppgiftslagens tionde paragraf har vi rätt att upprätta dessa register eftersom det krävs för att vi effektivt ska
kunna bedriva vår verksamhet. Det är alltså inte valfritt om man vill vara registrerad, däremot har vi ett ansvar att
informera vårdnadshavare och elev om hur vi hanterar personuppgifterna. Man kan avsäga sig publicering av namn
och bild på den öppna webben. Elever med skyddade personuppgifter publiceras dock aldrig den öppna webben.
Regler och anvisningar för användare av Motalas skolnät och system
Motala kommun har ett gemensamt skolnät. För att datorerna och nätverket ska fungera krävs att man följer ett antal
regler och anvisningar, dessa gäller för alla system nämnda i denna information.
1.
2.
3.
4.
5.
Du använder datorn för att lösa uppgifter, träna, skriva och söka information. Detta innebär att du kan
använda internet och e-post. Tänk på att: Använda ett vårdat språk, Visa respekt för andra, Inte sprida
kränkande eller provocerande information i ord eller bild, Inte ladda ner program, filmer och musik.
Det är förbjudet att förstöra filer och inställningar och att medvetet sprida filer med virus, sabotageprogram
mm. Man får heller inte kopiera eller sprida material som innehåller våld, terror, hets mot folkgrupp, rasism,
pornografi, drogpropaganda samt mobbning i form av bilder texter. Behandla inte personuppgifter för
otillbörliga syften, som förföljelse eller skandalisering och samla inte utan godtagbara skäl en stor mängd
uppgifter om en person. Rätta personuppgifter som visar sig vara felaktiga eller missvisande och förtala eller
förolämpa inte någon annan.
Allt på internet är inte fritt. Det är alltid någon som har skapat texterna och bilderna. Kontrollera att du har
rätt att sprida vidare. är du osäker - fråga din lärare.
Du ansvarar för dina egna konton (inloggning och e-post), vilket innebär att det inte är tillåtet att låna ut
dessa till någon annan. Du är dessutom skyldig att se till att andra inte kommer åt ditt lösenord.
Om du eller en annan elev blir utsatt för obehaglig e-post eller annan kränkande behandling ska du/ni anmäla
det till en vuxen på skolan.
Bryter du mot någon av reglerna kan du bli avstängd för datoranvändning i det gemensamma nätverket. Du kan bli
varnad eller avstängd en kortare eller längre tid, beroende på vad det är som skett. Vid avstängning kontaktas
vårdnadshavare om eleven är omyndig. Om vi bedömer att något olagligt skett, kan även en polisanmälan göras.
Samtycke till hantering av personuppgifter samt publicering av
personuppgifter på den öppna webben
Publicering av bilder sker både Motala kommuns webbplats samt på andra platser på webben. Även
informationsfoldrar som görs om varje skola/förskola, läggs ibland ut på webbplatsen som pdf-fil.
Skolan/förskolan/kommunen är noga med att bilderna inte är olämpliga och arbetar med information utifrån en
fastslagen informationspolicy. Om det någon gång skulle röra sig om närbilder, ber vi er om extra tillstånd. Vi har inte
för avsikt att lägga ut klasslistor med namn och bilder. Tillstånd begärs alltid innan publicering av elevers arbeten. Du
kan motsäga dig publicering av bilder och namn på webben.
Du kan däremot inte motsäga dig publicering och hantering av namn och olika slags omdöme i lärplattformen Fronter,
frånvaroverktyget Dexter, journalsystemet PMO eller de elevadministrativa registren Adela och Extens. Genom att
underteckna formuläret på nästa sida samtycker du till att bildningsnämnden får hantera personuppgifter, både
generella och känsliga sådana i våra IT-system.
3
Motala kommun, Bildningsnämnden, Långbackagatan 1, 591 86 Motala
2
2015-08-31
Motala kommun
Bildningsförvaltningen
Fyll i nedanstående formulär och lämna det till skolan
□ Jag/vi som vårdnadshavare ger mitt tillstånd till att mitt barn får förekomma med bild och namn i material som
skolan/förskolan/kommunen producerar för att publicera på den öppna webben samt i tryckt material
□ Jag/vi som vårdnadshavare inte ger mitt tillstånd till att mitt barn får förekomma med bild och namn i material som
skolan/förskolan/kommunen producerar för att publicera på den öppna webben samt i tryckt material
□ Jag/vi som vårdnadshavare ger inte mitt tillstånd till att mitt barn får förekomma med bild och namn i
skolkatalogen
□ Jag/vi som vårdnadshavare ger mitt tillstånd till att mitt barn får förekomma med bild och namn i skolkatalogen
Elevens namn
Personnummer
Vårdnadshavare 1
Namn
Personnummer
Relation
Adress
Tfn arbete
Mobiltelefon
E-post
Telefon hem
Vårdnadshavare 2
Namn
Personnummer
Relation
Adress
Telefon hem
Tfn arbete
Mobiltelefon
E-post
Nära anhörig
Namn
Relation
Telefon hem
Mobiltelefon
Som vårdnadshavare har jag tagit del av informationen i detta dokument och godkänner eller inte godkänner
publicering av namn eller bilder på öppna internet av mitt barn samt godkänner eller inte godkänner publicering av
namn och bild i skolkatalogen. I egenskap av vårdnadshavare samtycker jag till att bildningsnämnden hanterar
personuppgifter av allmän och ibland känslig karaktär i olika IT-system
……………………………………………………………..
Ort och datum
………………………………………………………………………………
Namnteckning vårdnadshavare 1
……………………………………………………………..
Ort och datum
………………………………………………………………………………
Namnteckning vårdnadshavare 2
3
2015-08-31
Motala kommun
Bildningsförvaltningen
Information/erbjudande om SMS-påminnelse
Du som är elev i Motala kommuns skolor får nu ett erbjudande om att få en sms- påminnelse när du har en bokad tid
hos din skolsköterska/skolläkare. Tjänsten är en gratis service.
Utebliven påminnelse är inte ett giltigt skäl att utebli från avtalad tid. Påminnelsen kommer inte innehålla namn
eller personnummer, men innehåller information såsom bokad tid och datum, samt skolans och skolsköterskans namn
och eventuellt telefonnummer. Ett exempel på hur påminnelsen kan vara utformad visas nedan:
Du har tid hos skolsköterskan på
?–skolan den datum + klockslag
Detta sms kan EJ besvaras.
Vid ändring av mobilnummer ber vi dig meddela detta till din skolsköterska.
Samtycket gäller tills dess att du själv väljer att avbryta det. Då tar du själv kontakt med din skolsköterska som
avaktiverar tjänsten. När du samtycker till att få påminnelser via SMS gäller detta generellt för alla Motala kommuns
skolor som anlitar kommunens elevhälsa. Det innebär att om du under din skoltid byter skola inom kommunen, så
fortsätter samtycket att gälla. Elever på gymnasiet får själva underteckna medgivande.
□ Jag samtycker inte till att ni skickar påminnelser
□ Jag samtycker till att ni skickar SMS-påminnelser.
_________________________ _______________________
Elevens för- och efternamn
Personnummer
______________________________
Mobilnummer
__________________________ _______________________
För- och efternamn vårdnadshavare
(vid omyndig elev)
Mobilnummer 1
_______________________
Mobilnummer 2
4