Lokal rutin för dokumenthantering i VIS för Infektionskliniken

Sida 1 (5)
Styrande dokument
Rutindokument | Rutin
Lokal rutin för dokumenthantering i VIS
för Infektionskliniken
Syfte
Från och med 1 januari 2015 ska nya dokument skapas i VIS. Denna rutins
syfte är att skapa en enhetlig dokumenthantering för Infektionsklinikens
dokument i VIS så att vi enkelt kan hitta dokument och kunna skapa gemensamma vyer och favoriter. Kliniken kommer att länka till dokumentsamlingar i VIS från Insidan för att enkelt kunna hitta våra rutindokument och minnesanteckningar.
Omfattning
Rutinen gäller för alla dokument som skapas och publiceras i producentplatsen (PPO) Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus och (PPO) Vård.
Lagrum och styrande förutsättningar
Anvisning för dokumentstyrning i Norrbottens läns landsting, Anvisning för
dokumenthantering i VIS.
Ansvar
Samtliga medarbetare på enheten ansvarar för att denna rutin följs.
Verksamhetschef/enhetschef ansvarar för att fastställa alla dokument där
godkännande krävs.
Anna Lindgren, lokalt användarstöd, ansvarar för att skapa gemensamma
vyer i VIS Samarbeta och Viktoria Kristoffersson, VIS-redaktör, ansvarar
för att länka till dokumentsamlingar på Dokument+.
Suzanne Wendahl ansvarar för att fastställda dokument godkänns och publiceras i VIS. Suzanne Wendahl kan utse annan person att godkänna dokument i VIS men är fortfarande ansvarig för dokumenten.
Allmänt om VIS
VIS är indelat i två huvudsakliga delar, Dokument+ och Samarbeta.
Dokument+ är som ett bibliotek där färdiggranskade, godkända och publicerade dokument ligger. Dokument kan sökas ut genom att klicka på olika
kategorier och filtreringar. Frekvent använda utsökningar (ex. rutiner) kan
favoritmarkeras med stjärna för att lättare hittas nästa gång. Dokumenten
långtidsarkiveras automatiskt i Dokument+.
Samarbeta är arbetsytan. I Samarbeta skapar vi (och överför dokument från
gamla servrar) för att sen godkänna och publicera dem i Dokument+. Utgångspunkten är att alla dokument ska publiceras, om inte speciella skäl
finns att låta ett arbetsdokument ligga kvar i Samarbeta, för att sen omvandlas till annan dokumenttyp (typ ett utkast till en rutin som en blir ett styrande
dokument som publiceras) eller raderas.
I Samarbeta kan man göra utsökningar av dokument genom att använda sig av vyer, dels förinställda gemensamma och egna vyer som
man skapat själv. För infektionskliniken är det lokala användarstödet
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
INFEKTIONSSJUKVÅRD SUNDERBY SJUKHUS
DOKUMENT-ID
NSINFEKTSY-4-70
GODKÄNT DATUM
2015-05-22
ANSVARIG
SUZANNE WENDAHL
VERSION
2.0
Sida 2 (5)
Anna Lindgren som ansvarar att skapa gemensamma vyer som kan
användas av alla.
Under Samarbeta har var och en olika producentplatser (grupper) baserat på divisionstillhörighet och basenhet (Alla har två producentplatser när de går in i VIS: Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus och
Vård) Man kan ingå i flera producentplatser, exempelvis Projektplatser för pågående projekt eller arbetsgrupper. Det finns fyra typer av
producentplatser.
VIS fungerar i dagsläget endast i Internet Explorer. Användning av
VIS i Chrome eller Firefox medför problem med att öppna och redigera dokument.
Producentplatser
PPV – Producentplats vård.
PPO – Producentplats organisatorisk utifrån automatisk behörighet
PPA – Producentplats arbetsgrupp skapas vid behov och beställs på huvudsidan i VIS. Här kan medlemmar ingå oavsett divisionstillhörighet och med
olika behörigheter (kunna redigera, endast läsa osv.) som ägaren bestämmer.
PPP – Producentplats projekt är en plats som skapas vid större projekt och
följer projektil-mallen.
Dokumenttyper
VIS innehåller fyra övergripande dokumentkategorier: Arbetsdokument,
Informerande, Redovisande och Styrande. Under varje kategori finns mer
specifika dokumenttyper. Välj den kategori som passar ditt syfte bäst. Endast
styrande dokument behöver godkännas av Suzanne Wendahl eller högre nivå
innan publicering. När man vill arbeta med ett dokument måste man ”checka
ut” det för att kunna göra ändringar, där efter sparar man som vanligt och
väljer ”checka in” när man arbetat klart med dokumentet. Man behöver inte
checka ut dokumentet för att titta på det eller skriva ut det.
Arbetsdokument är vad det låter som, tillfälliga arbetsdokument som antingen publiceras i Dokument+ om innehållet ska bevaras eller gallras bort
av användaren. Arbetsdokument byter ofta skepnad under tiden man arbetar
med det, exempelvis ett arbetsdokument som först innehåller ett utkast till en
skrivelse, som sen blir en rapport att publicera i Dokument+ som ett redovisande eller informerande dokument.
Informerande dokument kan till exempel vara utbildningsmaterial och
presentationer.
Redovisande dokument är en dokumenttyp som visar resultat eller vad som
uppnåtts, exempelvis rapporter, minnesanteckningar, uppföljningar, resultat
av enkätundersökningar osv. Observera att protokoll ska justeras enligt förvaltningsrättsliga regler medan minnesanteckningar är arbetsmaterial. För
divisionsstabens arbetsplatsträffar skrivs minnesanteckningar.
Styrande administrativa dokument (Mål, planer, riktlinjer, rutiner, instruktioner, lathundar) och vårddokument är de dokument som säkerställer
att klinikens rutiner genomförs på ett verkningsfullt och patientsäkert sätt.
Dokumenten talar om var, av vem, när, hur, varför och vad som måste göras
för att följa lagar och riktlinjer.
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
INFEKTIONSSJUKVÅRD SUNDERBY SJUKHUS
DOKUMENT-ID
NSINFEKTSY-4-70
GODKÄNT DATUM
2015-05-22
ANSVARIG
SUZANNE WENDAHL
VERSION
2.0
Sida 3 (5)
I Vårdens producentplats är det Viktoria Kristoffersson som VIS redaktör
som upprättar styrande dokument, ansvarig för dokumentet skriver innehållet
men efter upprättandet skickar redaktören dokumentet på ett granskningsflöde och ett godkännandeflöde (där berörda parter får tycka till om innehållet och godkänna). Efter att ett styrande dokument godkänts publiceras det
automatiskt i Dokument+. VIS redaktör Viktoria Kristoffersson kontrollerar
att det är sökbart på dokument+.
För närvarande finns ingen möjlighet att spara ljud och videofiler i VIS administrativa producentplatser, ex. Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus.
Bilder, grafiskt material och fotografier förvaras tills vidare på gemensamma
serverutrymmet på nya I: (Documents). I Vårdens producentplats kan mediafiler sparas.
Dokumentegenskaper
Dokumentegenskaper underlättar sökningen av dokument i VIS. Vissa egenskaper sätts automatiskt (datum, vem som upprättar dokumentet osv) medan
andra är manuella.
Informationsklass
Informationsklass är en egenskap som anger vem som kan läsa dokumentet
när det har publicerats i Dokument+. Dokument som ligger i Samarbeta kan
bara läsas av dem som har behörighet till producentplatsen där dokumentet
finns, om inte ägaren tilldelat andra användare behörighet till just det dokumentet.
Som anställd på Norrbottens läns landsting arbetar vi under offentlighetsprincipen och det mesta vi producerar ska vara publikt om inte särskilda skäl
föreligger.
Intern skyddad – endast medlemmar på producentplatsen kan se dokumentet på Dokument+ (ickemedlemmar ser ej dokumenten i producentplatsen)
Intern alla – alla inom landstinget kan se publicerat dokumentet med denna
skyddsklass på Dokument+
Publik – dokumentet kan ses och länkas till utanför NLL:s brandväggar
(sökportal för externa användare kommer dock först efter årsskiftet
2014/2015).
Det är viktigt att, särskilt i början, utarbeta en hanteringsordning inom basenheterna och staberna där dokument hanteras på ett korrekt och samtidigt
varsamt sätt utifrån offentlighetsprincip och med hänsyn till uppgifter av
känslig karaktär.
Nyckelord
Nyckelorden är en viktig dokumentegenskap som underlättar sökningar och
att hitta dokument i vyer. Flera nyckelord kan väljas. Varje nytt nyckelord
som används sparas till framtida dokument. Exempelvis för minnesanteckningar användes nyckelorden: minnesanteckningar; protokoll, stabsmöte,
APT. Nyckelord för infektionskliniken är Inf mott/35 SY.
Dopnamn
Dokumentet döps så att det framgår vilken typ av dokument det är, helst utan
att upprepa dokumenttypen. Viktigt att tänka till när vi döper dokumenten så
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
INFEKTIONSSJUKVÅRD SUNDERBY SJUKHUS
DOKUMENT-ID
NSINFEKTSY-4-70
GODKÄNT DATUM
2015-05-22
ANSVARIG
SUZANNE WENDAHL
VERSION
2.0
Sida 4 (5)
det klart framgår vad det gäller och för vem. Observera att dokumentets
namn inte behöver vara samma sak som rubriken inne i dokumentet.
Överskådlig plan för egenskaper finns i tabell på sidan 5.
Revidering
Dokument som en gång har godkänts och sen reviderats måste godkännas på
nytt för att dokumentet ska publiceras på Dokument+. Ansvariga för respektive rutin ser till att dokument hålls aktuella.
Styrande dokument ska revideras, granskas på nytt när det gått ett år
sedan senaste revideringen. Då skickar VIS-redaktören dokumenten
för revidering, granskning och godkännande som ansvariga får via
epost.
Gallring
Dokument som inte har reviderats eller publicerats kommer att gallras ut och
raderas efter 3 år. Meddelande om gallring skickas ut 1 månad innan gallringen verkställs. Om dokument har blivit bortgallrade finns de att hämta i
papperskorgen på den producentplats där dokumentet är skapat i ytterligare 1
månad, alla som är behöriga till producentplatsen kan hämta tillbaka dokumentet. Därefter hamnar dokumenten i en annan papperskorg i ytterligare 1
månad. Då kan bara IT specialisten återskapa dokumentet.
Arkivering
Alla dokument (oavsett dokumenttyp och producentplats) som publicerats i
Dokument+ arkiveras automatiskt. Om dokument revideras och sen publiceras igen arkiveras automatiskt den nya versionen. Alla huvudversioner av ett
publicerat dokument sparas alltså i arkivet. Arkivarien och VIS administratören har tillgång till arkivet.
Alla dokument som skapas under Samarbeta behöver inte publiceras i Dokument+, men opublicerade dokument arkiveras inte på samma sätt som i
Dokument+. Opublicerade dokument gallras bort efter tre år, om inte dokumentägare efter påminnelse aktivt valt att förlänga dokumentets lagringstid.
Radera dokument
För att radera dokument på en producentplats i Samarbeta, sök upp dokumentet i dokumentvyn, markera bocken till vänster om dokumentets namn
och klicka på X i menyn som visas högst upp. Välj Ta bort dokument.
Observera att dokumentet måste vara avpublicerat innan.
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
INFEKTIONSSJUKVÅRD SUNDERBY SJUKHUS
DOKUMENT-ID
NSINFEKTSY-4-70
GODKÄNT DATUM
2015-05-22
ANSVARIG
SUZANNE WENDAHL
VERSION
2.0
Sida 5 (5)
Namn på gemensamma sökresultat
till dokumentsamling
Egenskap som
ska anges i
dokumentet
Minnesanteckningar Gäller för verkutvecklingsgrupp,
samhet: InfektAPT
ionssjukvård Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY,
APT, APT mott,
Utvecklingsgrupp,
samverkansgrupp,
läkarmöte, MRB
Utsökning av
favorit på
Dokument+
(här visas endast
publicerade dokument)
Gäller för verksamhet:
Infektionssjukvård
Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY
Dokumenttyp:
Minnesanteckningar
Enhetens lokala
vårdrutiner
Gäller för verksamhet: Infektionssjukvård Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY
Gäller för verksamhet:
Infektionssjukvård
Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY
Dokumenttyp:
Vårdrutin
Telefonlistor
Gäller för verksamhet: Infektionssjukvård Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY,
Läkare, Sjuksköterskor, Undersköterskor,
Gäller för verksamhet:
Infektionssjukvård
Sunderby sjukhus
Nyckelord:
Inf mott/35 SY
PPP Infektionssjukvård Sunderby Sjukhus
Dokumenttyp:
Informerande
GÄLLER FÖR VERKSAMHET
INFEKTIONSSJUKVÅRD SUNDERBY SJUKHUS
DOKUMENT-ID
NSINFEKTSY-4-70
GODKÄNT DATUM
2015-05-22
ANSVARIG
SUZANNE WENDAHL
VERSION
2.0