MANUAL ADMINISTRATÖR

MANUAL ADMINISTRATÖR
- ett verktyg inför hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik
INNEHÅLL
INLEDNING ....................................................................................... 3
STARTA CAREPLUS SKOLA FRÅN PMO ............................................. 4
ELEVINLÄSNING ............................................................................... 4
PUBLIKA PORTALER .......................................................................... 5
HANTERA ENKÄTER I PORTALEN...................................................... 6
JUSTERA/ÄNDRA FRÅGORNA I EN ENKÄT .................................. 6
EXPORT AV DATA ............................................................................. 6
Exportera data till Excel .............................................................. 6
Exportera data till PSYNK ............................................................ 7
Vad är PSYNK? .......................................................................... 10
SÄKERHET....................................................................................... 11
SUPPORT ........................................................................................ 11
Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA ......................................... 12
Bilaga 2 FRÅGEFORMULERINGAR PSYNK ....................................... 13
INLEDNING
Vet du hur dina elever mår? CarePlus Skola är ett webbaserat verktyg inför
hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik, utvecklat
tillsammans med skolsköterskor runt om i Sverige. Med hjälp av CarePlus
Skola ges en överblick över hälsoläget i skolan.
CarePlus Skola (tidigare PWS Skola) består av två delar:


3
CarePlus Skola används av skolsköterskan och är endast tillgänglig för
behöriga användare av journalsystemet. Inloggning sker säkert via
journalsystemet.
Elevportalen används av elev/föräldrar för att svara på enkäter.
Elevenkäter kan fyllas ifrån alla datorer med internetuppkoppling och
elever/föräldrar loggar in med webbkod som meddelas av
skolsköterskan.
STARTA CAREPLUS SKOLA FRÅN PMO


Logga in i journalsystemet och öppna önskad elevs journal:
Välj ”Innehåll – Integrerade program och länkar – CarePlus Skola (alt
PWS)”
Journalsystemet anropar CarePlus Skola som öppnas för aktuell elev.
ELEVINLÄSNING
Svaren i en enkät kopplas till den klass, skola och det läsår som eleven
tillhör vid ifyllnadstillfället, enligt den senast gjorda elevinläsningen.
Elevinläsningen bör göras så snart som möjligt varje nytt läsår, och
upprepas periodvis under läsårets gång, för att fånga upp elever som har
bytt klass eller skola. Elevinläsningen i CarePlus Skola görs med fördel med
samma intervall som elevinläsningar i PMO.




4
Välj menyval ”Klass/elevimport”.
Klicka på knappen ”Bläddra” och välj registerfilen som ska importeras.
Ange från vilket system filen kommer (ProCapita eller Extens).
Klicka på Importera. Importen kan ta en stund. När importen är klar
visas statistik över vilka elever som bytt klass, tillkommit och fått
uppdaterade personinformation, tillsammans med eventuella fel vid
importen.
Flera separata filer kan importeras. Elever som redan importerats tas inte
bort/skrivs inte över.
En enstaka elev som slutat eller bytt klass kan tas bort genom funktionen
”Ta bort” under menyval ”Svarsfrekvens”.
PUBLIKA PORTALER
De publika portalerna utgör elevens/förälderns ”entré” till enkäten som ska
fyllas i. När eleven/föräldern loggar in i portalen på www.elevhälsoenkät.se
med webbkod och elevens personnummer visas aktuell enkät.
I menyval ”Publika portaler” skapas nya enkätportaler för eleverna och
webbkoder visas för redan skapade portaler. Namnet på den publika
portalen visas enbart i skolsköterskans vy. För elever och föräldrar visas
enkätens namn. Varje portal rekommenderas att innehålla en (1) mall så att
inte eleven råkar fylla i fel enkät. Varje enkätmall kan förekomma i flera
portaler.
5
HANTERA ENKÄTER I PORTALEN
Enkäter och benämningar på enkäter som ingår i en portal kan ändras.
Klicka på portalens namn för redigeringar.
De aktuella/uppdaterade versionerna av enkäterna ska vara aktiverade.
En enkät kan förekomma i flera portaler, däremot inte flera gånger i samma
portal. Kryssa ur rutan ”Aktiv” om en portal inte längre är aktuell. Portalen
visas då inte för eleverna.
JUSTERA/ÄNDRA FRÅGORNA I EN ENKÄT
För att justera/ändra frågorna i en enkät kontakta Joliv i god tid. Se Sid 12,
”Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA”.
EXPORT AV DATA
EXPORTERA DATA TILL EXCEL
Det är möjligt att exportera/spara rådata till Excel eller SPSS för djupare
analys om knappen ”Exportera” finns synlig under menyval ”Rapporter”.
Urvalet för export styrs på samma vis som när en rapport skapas. Exporten
resulterar i en kommaseparerad CSV-fil som kan öppnas i Excel, sparas eller
6
öppnas i något annat program. Urvalet kan ändras för export av ytterligare
rapporter.
I filen motsvarar varje rad en låst eller en inskickad enkät. Kolumnen i filen
motsvarar:
Tidpunkt – tiden då enkäten skickades in
Respondent – ett löpnummer som urskiljer respektive unik elev
Kön – elevens kön (F=female/kvinna, M=male/man)
Födelseår – elevens födelseår
EXPORTERA DATA TILL PSYNK
Joliv rekommenderar att varje exporterande enhet (skola/kommun) utser
en skolsköterska som ansvarar för exporten som sker under januari resp
augusti, för föregående höst- resp vårtermin.


7
Välj menyval ”Psynk-export”.
Välj aktuellt läsår och skola, klicka på ”Nästa steg”. Enbart skolor med
ifyllda enkäter är valbara.



Fyll i skolans enhetskod. Varje skolenhet har en egen kod som finns
att hitta hos SCB, www.scb.se.
Kontrollera att förifyllda uppgifter om skolans huvudman och
organisationsnummer är korrekta.
Klicka på ”Nästa steg”.
Den nationella databasen omfattar årskurserna förskoleklass, åk 4, åk 7 och
gymnasiets åk 1. Ange vilken årskurs respektive klass tillhör.
Klicka ur markeringen om en klass inte ska exporteras.
8
Varje gång en enhet (skola eller kommun) exporterar till Psynk skrivs
tidigare exporterad data över. Exporten bör därför samordnas av en
ansvarig skolsköterska och all data som önskas exporteras från enheten för
perioden (höst- resp vårtermin) bör exporteras varje gång. Enkätsvaren
finns kvar i CarePlus Skola och kan skickas med vid flera tillfällen.

Klicka på ”Skicka till Psynk” för att slutföra export av data för
markerade skolor och klasser.
Ett statusmeddelande visas då exporten genomförts.
9
VAD ÄR PSYNK?
Psynk är en nationell elevhälsodatabas med syfte att visa hur elever mår
och kunna göra jämförelser över tid och mellan platser, på skol- kommunoch länsnivå.
Exporten innehåller avidentifierade enkätuppgifter för åk 4, åk 7 och
gymnasiets åk 1. SKL har fastslagit populationsstorlekar i exporten till
databasen för att säkerställa att en elev inte ska kunna identifieras utifrån
svaren. Drifts- och underhållsansvaret för den nationella databasen
kommer tillsvidare att ligga hos SKL och exporterande enhet äger
datamaterialet.
Den nationella databasen tar emot data utifrån olika formuleringar av
frågor inom områdena: sömn, huvudvärk, magont, allmänt mående,
ledsenhet och nedstämdhet, frukostvanor, fysisk aktivitet och trivsel i skolan
samt om eleven har någon att prata med. Målet i Psynk-projektet är att på
sikt arbeta fram enhetliga formuleringar som kan användas som ”nationella
frågor” inom de olika frågeområdena. För aktuella frågeformuleringar se
Sid 13, ”Bilaga 2 Frågeformuleringar Psynk”.
Mer information från SKL om Psynk-projektet och den nationella
elevhälsodatabasen finner du på www.psynk.se.
10
SÄKERHET
Säkerheten i CarePlus Skola är hög och bygger på:
Behörighet i journalsystem – endast inloggade journalsystemsanvändare
kan nå CarePlus Skola.
All trafik från användarens webbläsare krypteras och mottagaren är
certifierad av Verisign.
Validering av skolsköterska, elev och avsändande system sker med
tidsbaserade MD5-nycklar.
För mer info, hänvisning till Jolivs säkerhetsdokument:
”Säkerhet CarePlus Skola”
SUPPORT
Tel: 021-470 89 00
E-mail: [email protected]
www.joliv.se
11
Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA
Införande
Beställning och Avtal
CarePlus Skola
Ansvarig
Joliv
X
Beskrivning
Kommun
X
Installation
X
Beställning ändring av
enkäter
Justering enkäter
Enkäter godkänns
Enkäter läggs upp
Test installation
X
Efter ök översänder Joliv avtal för underskrift.
Avtal returneras.
IT-kontakt (med administratörsrättigheter i
PMO) resp verksamhetskontakt meddelas.
Manual, installationsanvisning och
installationsfiler skickas till kommunens ITrespektive verksamhetskontakt.
För installation behövs
administratörsbehörighet i PMO.
Se instruktion nedan. (Punkt 1-4)
X
Se instruktion nedan. (Punkt 5-6)
X
IT-/verksamhetskontakt testar och kopia på
uthoppets svarsmeddelande mailas till:
[email protected]
Meddelar när aktivering är gjord.
Filer läses in från ProCapita eller Extensa. Se
Manual CarePlus Skola.
Se Manual CarePlus Skola.
X
Material och
information
Installation aktiveras
Elevinläsning
X
X
X
X
X
Uppdatera enkäter
och portaler
Elevinläsning
Justering av enkäter
Uppdatera enkäter
och portaler
1.
2.
3.
4.
5.
6.
12
X
X
Inför varje nytt läsår
X
X
Se instruktion nedan.
X
Se Manual CarePlus Skola.
Instruktion vid beställning för justering av enkäter i CarePlus Skola
Skriv ut den/de enkäter som ska ändras.
Fyll i ändringar direkt på enkäten med blå eller röd bläckpenna. Var noggrann med
formuleringar och placering av frågor och svarsalternativ, eftersom vi kommer ändra precis
som det står här.
Skanna in och skicka enkäten som PDF till [email protected] alternativt skicka in enkäten i
pappersform till:
Joliv AB, Trefasgatan 4, 721 30 Västerås
Bifoga kontaktuppgifter till ansvarig person i de fall vi behöver ställa frågor.
När vi genomfört era ändringar skickar vi tillbaka enkäterna som PDF till er för godkännande.
Efter godkännande lägger vi upp enkäterna i CarePlus Skola och meddelar er att arbetet är
klart.
Bilaga 2 FRÅGEFORMULERINGAR PSYNK
SÖMN
"Jag sover bra" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig)
HUVUDVÄRK
"Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande huvudvärk"
(Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har den senaste månaden haft besvärande huvudvärk"
(Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera
gånger i veckan)
MAGONT
"Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande ont i magen"
(Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har den senaste månaden haft besvärande ont i magen (ej
mensvärk)" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan,
Flera gånger i veckan)
ALLMÄNT MÅENDE
"Jag mår" (Mycket bra, Bra, Dåligt, Mycket dåligt)
"Jag mår" (Mycket bra, Bra, Varken bra eller dåligt, Dåligt, Mycket
dåligt)
"Jag har de senaste tre månaderna känt mig irriterad eller på dåligt
humör" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
13
"Jag har den senaste månaden känt mig irriterad eller på dåligt
humör" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan,
Flera gånger i veckan)
"Jag har de senaste tre månaderna känt mig orolig eller rädd"
(Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har de senaste tre månaderna känt mig orolig och rädd" (Aldrig,
Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har den senaste månaden känt mig orolig eller rädd"
(Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera
gånger i veckan)
"Jag känner mig /har orolig och rädd" (Aldrig/Sällan, Någon gång i
månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan)
LEDSENHET, NEDSTÄMDHET
"Jag har de senaste tre månaderna känt mig ledsen och nedstämd"
(Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har de senaste tre månaderna känt mig ledsen eller nedstämd"
(Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
"Jag har den senaste månaden känt mig ledsen eller nedstämd"
(Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera
gånger i veckan)
FRUKOSTVANOR
"Jag äter frukost" (Varje skoldag, 3-4 skoldagar, 1-2 skoldagar i
veckan, Aldrig)
14
FYSISK AKTIVITET
"Jag tränar/motionerar minst 30 minuter" (Dagligen, 3-4 gånger i
veckan eller mer, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig)
"Jag tränar/motionerar minst 30 minuter" (Dagligen, 3-4 gånger i
veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig)
"Jag tränar/motionerar/rör på mig så att jag blir andfådd och varm"
(Dagligen, 3-4 gånger i veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig)
"Jag leker och rör på mig så att jag blir andfådd och varm" (Dagligen,
3-4 gånger i veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig)
"Jag deltar aktivt på lektionerna i idrott och hälsa" (Alltid, Varannan
gång, Någon gång i månaden, Sällan, Aldrig)
"Jag deltar aktivt på idrottslektionerna" (Alltid, Varannan gång,
Någon gång i månaden, Sällan, Aldrig)
TRIVSEL I SKOLAN
"Jag trivs i skolan" (Mycket bra, Bra, Dåligt, Mycket dåligt)
"Jag trivs i skolan" (Mycket bra, Bra, Varken bra eller dåligt, Dåligt,
Mycket dåligt)
"Jag trivs med mina klasskamrater" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan,
Aldrig)
"Jag trivs med skolarbetet" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig)
"Jag känner mig stressad över skolarbetet (betyder pressad, jäktad,
inte hinna med)" (Aldrig/Sällan, Ibland, Ofta, Alltid)
15
"Jag har arbetsro på lektionerna" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig)
"Jag känner mig trygg i skolan" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig)
"Jag känner mig trygg i skolan" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig,
Vet ej)
NÅGON ATT PRATA MED...
"Har du någon vuxen som du kan prata med om det som är viktigt
för dig" (Ja, Nej)
"Har du någon kompis som du kan prata med om det som är viktigt
för dig" (Ja, Nej)
16