13.1 Yttrande Granskningsrapport om Järfälla stöd och behandling

TJÄNSTESKRIVELSE
1 (4)
2015-05-13
Socialnämnden
Dnr Son 2015/183
Yttrande över granskningsrapport om Järfälla stöd och behandling
Förslag till beslut
Socialförvaltningens förslag
1. Socialnämnden översänder förvaltningens yttrande såsom sitt eget till
kommunrevisionen.
Ärendet i korthet
På uppdrag från kommunrevisionen har KPMG genomfört en granskning av Järfälla
stöd och behandling (JSB). Granskningen har resulterat i en rapport där olika
kommentarer och synpunkter redovisades. Socialnämnden har getts tillfälle att yttra
sig över granskningsrapporten.
Handlingar
1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-05-13
2. Kommunrevisionens skrivelse 2015-03-09 med KPMG’s granskningsrapport
2015-03-03.
Bakgrund
KPMG har på uppdrag av Järfälla kommuns revisorer fått i uppdrag att granska
individ- och familjeomsorgen (IFO) inom socialnämndens verksamhetsområde med
inriktning på den verksamhet som bedrivs av Järfälla stöd och behandling (JSB).
Syftet med granskningen har varit att ge revisorerna underlag för att bedöma om
individ- och familjeomsorgens handläggning och uppföljning av JSB bedrivs på ett
effektivt sätt med en kvalitet som motsvarar medborgarnas behov och lagens
intentioner och krav.
Granskningen har lett fram till följande kommentarer och synpunkter:
 Inom flera av de områden där revisionen i samband med tidigare granskning
påtalade brister i tydlighet rörande behov och insatser pågår ett
förbättringsarbete. Vi anser att detta arbete bidragit till en positiv utveckling
av verksamheten JSB.
13.1 Yttrande Granskningsrapport om Järfälla stöd och behandling, tjänsteskrivelse
Socialförvaltningen
Avdelningen för ledning och verksamhetsstöd
Therese Thorell, Utredare
Telefon: 08-580 297 29 (direkt)
Fax:
Besöksadress: Vibblabyvägen 3
Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Telefon växel: 08-580 285 00
E-post: [email protected] Webbplats: www.jarfalla.se
Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-05-13
2 (4)
 Nämnden har inte ett ändamålsenligt strategiskt dokument med mål för individoch familjeomsorgens hemmaplansverksamhet JSB. Vi ser detta som ett
utvecklingsområde för nämnden.
 Revisionen har i tidigare granskningsrapport påtalat att det saknas en
uppföljning av insatser inom JSB, trots en internkontrollplan som påtalar
nämndens ansvar för uppföljning. Nämnden saknar rutiner som säkerställer
att den får information, redovisning och uppföljning av insatser inom JSB.
Nämnden saknar både insyn och styrning. Detta ser vi som ett mycket viktigt
utvecklingsområde för nämnden.
 Målskrivningar i de utförda ärendena/insatserna är av allmän karaktär och de
intervjuade anser att de är svåra, i praktiken omöjliga, att följa upp. Det har i
intervjuer framkommit att målformuleringar upplevs som svepande och av
allmän karaktär. Det saknas rutiner för hur målskrivningarna ska utformas
vilket bekräftas av flertalet intervjuade. Denna brist påtalades även i den förra
granskningen. Förvaltningen inom IFO har tagit till sig synpunkten och har
bland annat genomfört en utbildning som behandlar hur man skriver mål. Vi
ser detta som positivt.
 Intern uppföljning av den egna stödverksamheten behöver utvecklas. Här
saknas väsentliga delar. Rutiner för detta bör arbetas fram.
 Rutiner som säkerställer genomförandeplaner och vårdplaner finns inte. Dock
har man inom förvaltningen förändrat arbetet med vårdplaner för insatser
inom JSB. Detta ser vi som positivt.
Analys
Förvaltningen vill inledningsvis påtala att det i granskningsrapporten förekommer
hänvisningar till föreskrifter från Socialstyrelsen som inte längre är gällande, SOSFS
2006:11 samt SOSFS 2006:12.
Förvaltningen har i tidigare tjänsteskrivelse (Son 2014/607) påtalat att KPMG i
granskningsrapport hänvisat till inaktuella föreskrifter och ställer sig frågande till
varför detta fortsätter. De föreskrifter och allmänna råd som är nu gällande är SOSFS
2011:9 ”Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete” samt SOSFS 2014:6
”Handläggning av ärenden som gäller barn och unga”.
Föreskrifter och allmänna råd som tillkommit sedan 2015-01-01 och som har
betydelse för synpunkter som lyfts fram i granskningsrapporten är SOSFS 2014:5
”Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS”.
Förvaltningen menar att granskningsrapporten är otydlig i sin struktur vilket gör att
det är svårt att övergripande ta till sig och följa resonemangen. Exempelvis behandlas
samma frågor på olika ställen i rapporten.
2015-05-13
3 (4)
Genomförandeplaner/vårdplaner
Socialnämnden har styrdokument som anger att och när det ska finnas
genomförandeplaner och vårdplaner. Avseende barn och ungdomar finns
”Tillämpningsreglerför myndighetsutövning angående barn och unga i Järfälla
kommun” som är antagna av socialnämnden 2010-09-09 och reviderade 2012-06-07.
Avseende vuxna finns ”Tillämpningsanvisningar för insatser för vuxna personer
med missbruks- och beroendeproblem i Järfälla kommun” som är antagna av
socialnämnden 2014-04-10.
Arbete pågår med att sammanställa mer omfattande riktlinjer för handläggning av
ärenden gällande barn och unga. Planering är att socialnämnden ska kunna fatta
beslut om detta under hösten 2015.
I granskningsrapporten förekommer resonemang om vårdplaner och
genomförandeplaner som utifrån gällande SOSFS 2014:5 är felaktigt. Det anges flera
gånger att det är den utredande socialsekreteraren som ska skriva
genomförandeplaner och att det är krav från Socialstyrelsen. I SOSFS 2014:5
framgår istället att hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en
genomförandeplan som upprättas hos utföraren. Vidare framgår att
genomförandeplanen bör utgå från den beslutande nämndens uppdrag till utföraren.
Om ett uppdrag gäller vård i ett hem för vård eller boende bör genomförandeplanen
även upprättas med utgångspunkt från vårdplan.
I de fall som ett barn eller ungdom vårdas i ett familjehem eller beviljats insats i form
av kontaktfamilj, kontaktperson eller särskilt kvalificerad kontaktperson bör
nämnden ansvara för upprättande av genomförandeplan. I de fallen är de som utför
insatserna inte att betrakta som utförare utan är uppdragstagare.
De uppdrag som beställaren ansvarar för ska enligt SOSFS 2014:5 bland annat
innehålla vilken bedömning som gjorts om den enskildes behov, vad som ingår i
uppdraget, vilket eller vilka mål som gäller för insatsen, former för uppföljning i det
enskilda fallet. En förbättringsåtgärd som förvaltningen ser är aktuell utifrån de nya
föreskrifterna och allmänna råden är att i riktlinjer/tillämpningsanvisningar förtydliga
att uppdrag ska skapas.
Förvaltningen har genomfört en förändring avseende den uppdragsblankett som ska
användas när uppdrag ges om öppenvård till barn och ungdomar. Förändringen
innebär att strukturen i blanketten överensstämmer med behovsområden inom BBIC
(Barns behov i centrum) samt att det framgår tydligare att mål som är
uppföljningsbara ska formuleras. Denna nya blankett har nu börjat användas och
förhoppningsvis ska den även underlätta JSB arbete med att upprätta
genomförandeplaner i individärenden.
Även arbetet med hur mål formuleras på bästa sätt är fortgående inom förvaltningen
vilket bland annat syftar till att förbättra tydlighet avseende vad insatsen syftar till
och hur länge den ska pågå.
Omorganisation Järfälla stöd och behandling
I och med det politiska beslutet om att upphöra med modellen med beställare och
utförare så pågår i dagsläget ett omfattande arbete med hur JSB i framtiden ska
samordnas med övriga delar av Socialförvaltningen.
2015-05-13
4 (4)
Förvaltningen delar den kritik som granskningsrapporten lyfter fram avseende att den
interna uppföljningen av JSB behöver utvecklas samt att insyn och styrning är ett
utvecklingsområde. Fokus på pågående arbete är därför att säkerställa att en ny
organisation ger sådana förutsättningar att förvaltningens verksamhet leder till att
medborgarnas behov tillgodoses samtidigt som arbetet bedrivs på ett effektivt,
kvalitetssäkrat samt uppföljningsbart sätt oavsett om det avser myndighetsutövning,
utförande av biståndsbedömda insatser eller förebyggande arbete.
För att uppnå detta ställs flera olika krav på organisationen, bland annat en tydlig
styrning och ledning, ett nära vardagligt samarbete på alla nivåer, kommunikation
samt kunskap om evidens.
Former för samverkan och uppföljning/internkontroll kommer att återaktualiseras
och/eller dokumenteras i rutiner som ett led i detta arbete.
Oavsett organisering kommer den ekonomiska finansieringen av JSB vara
annorlunda då deras intäkter inte kommer vara beroende på utfört arbete utan formen
kommer vara anslagsfinansiering. Detta innebär även att det inte är möjligt att
redovisa kostnader för interna insatser på individnivå, som granskningsrapporten
föreslår på s. 10, då någon internfakturering inte kommer att göras när modellen med
beställare och utförare upphör.
Övrigt arbete som pågår är att en genomgång görs av vilka biståndsbedömda insatser
som JSB ska erbjuda i fortsättningen. Detta arbete utgår från de behov som
nuvarande myndighetsdel inom IFO identifierat och formulerat och utgångspunkt är
att JSB ska kunna erbjuda insatser och utveckla en expertis inom de vanligast
förekommande problemområdena. Tillgängliga insatser kommer därefter formuleras
och beskrivas på ett tydligare sätt.
Exempel på utvecklingsarbete som är pågående inom JSB är att förbättra arbetet med
dokumentation, särskilt journalanteckningar och genomförandeplaner.
Slutsatser
Socialnämnden föreslås översända förvaltningens förslag som sitt eget till
kommunrevisionen.
Järfälla 2015-05-13
Johan Bergman
Socialdirektör
Lotta Erlandsson
Avdelningschef Individ och familjeomsorg
Expedieras
Diariet
Kommunrevisionen
Johan Bergman
Lotta Erlandsson