2015-05-07 Diarienummer: N132- 0808/14

Tjänsteutlåtande
Utfärdat: 2015-05-07
Diarienummer: N1320808/14
Förvaltningscontroller
Roland Josefsson
Telefon: 365 00 00
E-post: [email protected]
Uppföljning av intern kontroll, riskanalys och revision 2014
Ärendet
Förvaltningen lämnar i detta tjänsteutlåtande information om arbetsläget när det gäller
åtgärder med anledning av 2014 års interna kontroller enligt internkontrollplanen,
förvaltningens riskanalyser samt Stadsrevisionens revisionsrapport 2014.
Förslag till beslut
Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta
att godkänna rapporten om uppföljning av intern kontroll, riskanalys och
revision 2014.
Sammanfattning
Verksamheterna granskas på många olika sätt under året, dels genom
förvaltningsövergripande intern kontroll, dels genom extern granskning och tillsyn.
Granskningarna leder ofta till förslag eller krav på förändringar genom olika åtgärder,
vilka är redovisade i anslutning till att rapporterna från granskarna lämnats till nämnden.
Sedan Rapport Intern kontroll 2014 beslutats om i nämnden 2015-12-16 har varje
sektorsledning och stödfunktionernas ledningar arbetat med åtgärder av vilka en del är
genomförda.
Under maj månad har förvaltningen granskat de tre processer som haft störst brister
under 2014: Det gäller processerna:
 nyckelhantering inom hemtjänsten
 hantering av privata medel inom äldreboenden
 arbetsmiljöuppföljning avseende arbetsskade- och tillbudshantering
Förvaltningen redovisar i bilaga vidtagna och planerade åtgärder för dessa tre processer.
I övrigt var resultatet att fem processer uppvisade brister, men processerna utvecklades
dock åt rätt håll eller fungerar bra i delar av förvaltningen.
Två av processerna bedömdes fungera väl. En av processerna kommer att granskas
under 2015 istället för under 2014.
Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande
1(3)
Bakgrund
Stadsrevisionen gör följande bedömning i sin revisionsrapport, som handlar om
granskningen 2014:
”Stadsrevisionens bedömning är att nämnden i huvudsak har en tillfredsställande
ledning och styrning utifrån ett internkontrollperspektiv inom de områden som omfattats
av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på fortsatta
förbättringsmöjligheter vad gäller arbetet med intern kontroll. Vi ser att de metoder som
används inom nämndens arbete med intern kontroll har utvecklats sedan föregående år.
Däremot bedömer vi att ytterligare utveckling behövs vad gäller utvärderingar och
omprövningar av kontrollåtgärder. Detta för att nämnden ska kunna säkerställa att
kontroller genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och att tillräckliga åtgärder
vidtas för att komma till rätta med uppkomna brister.
Slutligen bedömer vi att nämnden har vidtagit åtgärder för att hantera risken för
oegentligheter. Det är också stadsrevisionens bedömning att nämnden skulle kunna
utveckla styr- och kontrollmiljön och förebygga oegentligheter genom ett mer
systematiskt arbetssätt med förhållningsätt, kultur och värderingar.”
(Ur 2014 års revisionsrapport sidan 9.)
Förvaltningen har genomfört sin uppföljning med inriktning på vad som framkommit i
revisionsrapporten.
Förvaltningen konstaterar att den interna kontrollen ökar och det gör även tillsynen och
revisionen som utförs av externa granskare. Det leder ibland till att samma processer
eller andra delar av verksamheten granskas av olika granskare parallellt, men kanske
med lite olika infallsvinklar. Ett ofta förekommande sätt att möta brister är att skapa
rutiner, vilka kan vara svåra att överblicka samt att hålla aktuella och kända för chefer
och medarbetare. I samband med granskningarna har granskarna bemötts positivt av
medarbetare och chefer. Granskningarna har involverat ett tjugotal medarbetare och
tagit var och en 3-5 arbetsdagar i anspråk. Det har uppfattats positivt att granskningarna
genomförts och detta visar att kontrollmiljön är fortsatt god.
Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv
En ökad intern kontroll kan leda till en bättre kvalitet och större likabehandling för
brukarna. Fler av verksamheterna följer gemensamt överenskomna
processbeskrivningar med rutiner vilket sannolikt ökar verksamhetens kvalitet.
Förvaltningen måste vara uppmärksam på att yrkesprofessionen också fortsatt är en
viktig del i medarbetares och chefers arbete.
Samråd
Samråd sker med pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor vid de möten
ärenden till stadsdelsnämnden är aktuella.
Samverkan
Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp 2015-05-06 och samverkan sker
2015-05-20.
Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande
2(3)
Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg
Ulla-Carin Olsson
Stadsdelsdirektör
Roland Josefsson
Förvaltningscontroller
Bilaga: Uppföljning av vidtagna åtgärder efter interkontroller utförd 2014.
Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande
3(3)
Göteborgs Stad, Östra Göteborg
Dnr: N132-0808/14
2015-05-07
Uppföljning av vidtagna åtgärder efter internkontroller utförda 2014
Resultat av granskningarna där stora brister finns inom processerna
Kontrollmetod, iakttagelser och bedömningar finns i den kompletta rapporten daterad 2014-10-13 dnr N132-0620/13
Granskningsområde
Kapitel i rapporten
Förslag till åtgärder
Vidtagna och planerade åtgärder
Förslag till åtgärder
En lokal rutin för nyckelhantering finns i
medarbetardatabasen och ska publiceras på
intranätet inom kort.
Ansvarig
Sektor/Enhet
Kap 2
Nyckelhantering i
hemtjänsten.
Riskbeskrivning:
 Fel personer
har tillgång till
nycklar.
 Stöld av
nycklar.
 Förlust av
nycklar.
 Förvaring av
nycklar.
Sektorn bör snarast vidta åtgärder för
att åtgärda bristerna som framkom vid
granskningen. Vid återkopplingen
framkom att detta arbete är påbörjat.
ÄO/HS
Nya nyckelskåpen är levererade till alla
hemtjänstenheter förutom Bergsjön inre, men
dem har fel i konstruktion och är inte i bruk.
Vi väntar på ombyggnad av skåpen vilket
idag planeras till tidigast vecka 21. Efter det
upprättas en ny rutin.
Listorna på nycklar finns tillgängliga för
personalen.
Två avvikelser är kända i hemtjänst Bergsjön.
Sektorn har från den 1 januari 2015 påbörjat
systematiskt arbete med avvikelsehantering.
När nycklar försvinner noteras detta i
Treserva.
1
Göteborgs Stad, Östra Göteborg
Dnr: N132-0808/14
Kap 4
Hantering av privata Förslag till åtgärder
medel inom
De brister och förbättringsområden
äldreboenden.
som framkom i Stadsrevisionens
rapport 2013 har endast till viss del
tagits om hand och förbättrats. Det
saknas systematiska arbetssätt för att
Riskbeskrivning:
säkerställa att gällande rutiner följs.
Fel person har
Granskarnas bedömning är dock att
tillgång till de
enskilda medarbetare hanterar de
boendes privata medel boendes kontanter på ett ansvarsfullt
och tar eller lånar
sätt och därför finns liten risk för att
pengar
fel personer har tillgång till de
boendes privata medel.
2015-05-07
En lokal rutin om handhavande av hyresgästs
privata medel på äldreboende samt för
hemtjänsttagare är upprättat.
Huvudregeln är att omsorgstagaren själv eller
med hjälp av god man/förvaltare ska sköta sin
ekonomi. Personalen får bara hantera mindre
summor – max 2000 kronor, enligt Göteborgs
Stad rekommendationer.
Alla in- och utbetalningar skall bokföras i
kassablad. Utbetalningar skall dateras,
numreras och den som genomfört betalningen
skall skriva sin namnteckning i anvisad ruta.
Saldo skall varje gång kontrolleras och
skrivas in.
Alla inköpskvitton skall numreras och
signeras med namnteckning samt finnas
tillgängliga med kassabladet.
Redovisning av pengar, kvitton och kassablad
skall göras till hyresgästen/god man/anhörig
minst en gång per år eller oftare när
kassabladet är fyllt eller på begäran. Efter
genomgång av kvitton och överensstämmelse
med kassabladet skall hyresgäst/god
man/anhörig underteckna kassabladet. Kopia
tas och arkiveras i 10 år. Hyresgäst/god
man/anhörig får originalet och alla kvitton.
Förvaring av de kontanta medlen,
överenskommelse, kassablad och kvitton sker
i låst skåp i hyresgästens lägenhet eller i annat
låst och brandsäkert förvar.
Personal inom sektorn Äldreomsorg samt
hälso- och sjukvård i Östra Göteborg får inte
ÄO/HS
2
Göteborgs Stad, Östra Göteborg
Dnr: N132-0808/14
2015-05-07
ta ut kontanter med omsorgstagarens kundkort
eller bankomatkort. Personalen får inte göra
uttag på bankkontor.
(FCR-informerar om att processen även ska
granskas under 2015)
Kap 10
Arbetsmiljö
avseende
arbetsskade- och
tillbudshantering
Förslag till åtgärder
Förtydliga följande rutiner för
förvaltningens chefer:
• Inrapportering av tillbud
• Att tillbud och arbetsskador sätts och
Riskbeskrivning:
hanteras förebyggande och
 Att
systematiskt, i ett
arbetsskador
arbetsplatssammanhang
och tillbud
inte handläggs
av cheferna på • Skyldigheten att anmäla till
Arbetsmiljöverket i samband
det sätt som
med allvarlig skada eller tillbud
processen
föreskriver.
 Att otydliga
åtgärder vidtas
i den
utsträckning
som krävs för
att förhindra
upprepning.
Det finns både rutiner, regler och lagtext på
intranätet när det gäller det systematiska
arbetsmiljöarbetet där skade- och
tillbudsrapportering och omhändertagande av
detsamma är en del.
HR
IT-stödet Lisa finns som stöd för rapportering
av skador och tillbud. Till Lisa finns manual
tillgänglig.
Arbetsmiljöfrågorna lyftes fram särskilt i
februari månads chefsbrev. Vid
uppföljningstillfällena där HR-specialisterna
träffar cheferna stäms läget av när det gäller
arbetsskadeutredningar.
I den till hösten planerade
arbetsmiljöutbildningen för chefer och
skyddsombud kommer rutinerna belysas i
särskild ordning.
3