doc7. Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr
download 
Report Transcription
7. Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr
Malmö stad 1 (2) Stadsområdesförvaltning Norr Datum Tjänsteskrivelse 2015-01-09 Vår referens Susanne Nordqvist Sekreterare [email protected] Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr SOFN-2014-499 Sammanfattning Enligt lagen om extraordinär händelse är det kommunens skyldighet, att minst en gång per mandatperiod, anta en plan för kommunens krisledning. I Malmö stad utarbetar respektive förvaltning en plan för krisledning för sin verksamhet. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att anta plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr. Beslutsunderlag • • Plan för krisledning SoF Norr 22 december 2014 G- Plan för Krisledning för Stadsområdesförvaltning Norr- tjänsteskrivelse Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2015-01-29 Ärendet Enligt lagen om extraordinär händelse är det kommunens skyldighet, att minst en gång per mandatperiod, anta en plan för kommunens krisledning. I Malmö stad utarbetar respektive förvaltning en plan för krisledning för sin verksamhet. Planen för krisledning används för att hantera olika krislägen i förvaltningens verksamheter och den beskriver organisation, aktivering, uppgifter samt bemanning. En kris som drabbar Stadsområdesförvaltning Norr ska, så långt som möjligt, hanteras av förvaltningen. SIGNERAD 2015-01-15 I de fall en kris inte kan hanteras av den egna krisledningsorganisationen i förvaltningen på ett tillfredsställande sätt, aktiveras den centrala krisledningen i Malmö stad. Förvaltningens krisledningsgrupp utgörs av förvaltningens ledningsgrupp under ledning av stadsområdesdirektören. Dessutom ingår beredskapssamordnare och sekreterare. Förvaltningen har även till sitt förfogande en krisstödsgrupp som ansvarar för psykiskt och socialt omhändertagande. Ordförande i krisstödsorganisationen är avdelningschefen för områdesutveckling. I särskild bilageförteckning till planen anges organisation, larmlistor, ledningslokal, checklistor samt behörigheter i systemet Generalen. Bilageförteckningen är ett komplement till planen och ska uppdateras regelbundet vid förändringar i verksamheten. Bilageförteckningen fastställs därför inte av stadsområdesnämnden. 2 (2) Ansvariga Carina Opasiak Avdelningschef Britten Synnergren Förvaltningschef Plan för krisledning Stadsområdesförvaltning Norr FÖRSLAG Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2014-12-22 2.0 Stadsområdesförvaltning Norr Kommunikationsavdelningen Innehållsförteckning Plan för krisledning ............................................................................... 1 1. Krisledning i stadsområde Norr ...................................................... 3 2. Krisledningsorganisation och aktivering ....................................... 6 3. Aktivering av krisledningsorganisation .......................................... 8 4. Uppgifter och bemanning ................................................................. 9 5. Lokaler och utrustning ................................................................... 12 6. Dagbok ............................................................................................. 12 7. Avslut................................................................................................ 12 8. Utvärdering ...................................................................................... 12 9. Utbildning ......................................................................................... 12 10. Bilagor ............................................................................................ 13 2 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning TiB (Tjänsteman i beredskap) 040-34 99 00 1. Krisledning i stadsområde Norr Vad är en kris? En kris är en allvarlig händelse som utsätter en organisation för sådana påfrestningar att verksamheten inte kan bedrivas som vanligt. Vid en kris kan den normala ledningsorganisationen behöva ersättas med en speciell krisledningsorganisation. Det finns tre viktiga principer att ta hänsyn till när det gäller hanteringen av kriser i samhället: • Ansvarsprincipen – samma ansvar ska gälla i kris som i vardagen. • Likhetsprincipen – samma organisation och lokalisering ska gälla i kris som i vardagen. • Närhetsprincipen – kriser ska hanteras så nära händelsen och berörda människor som möjligt - på lägsta möjliga nivå i samhället. Varför en krisledningsplan? Krisledningsplanen är en i förväg överenskommen strategi för att kunna hantera kriser – stora som små. Syftet med denna krisledningsplan är att den verksamhet som förvaltningen bedriver i normala fall också ska kunna bedrivas i ett krisläge. Med hjälp av denna plan ska krisledningsarbetet komma igång snabbt och på ett ordnat sätt. Den ska också lägga grunden för uthållighet vid ett utdraget krisläge. När används krisledningsplanen? Denna krisledningsplan kan användas vid olika krislägen i stadsområde Norr: 3 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning Den centrala krisledningsorganisationen och i vilka skeden som dess funktioner är aktiva. Krisläge 1: Kris som berörd förvaltning kan hantera själv Krisläge 2: Störning Krisläge 3: Allvarlig händelse Krisläge 4: Extraordinär händelse Kris som i hög utsträckning kan hanteras inom ramen för stadsområde Norrs krisledningsorganisation, men som kan kräva stöd och/eller samordning på central nivå. Kris som i hög utsträckning kan hanteras inom ramen för stadsområde Norrs krisledningsorganisation, men som kan kräva stöd och/eller samordning på central nivå. Kris som inte kan hanteras inom ramen för stadsområde Norrs krisledningsorganisation på ett tillfredsställande sätt. En allvarlig händelse kräver stöd och/eller samordning på central nivå. Kris som drabbar många människor och stora delar av samhället, avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en övervägande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom stadsområde Norrs krisorganisation och kräver därför stöd och /eller samordning på central nivå. 4 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning Malmö stads övergripande mål för krishantering Malmö stads övergripande mål för krishantering är att: • Minska konsekvenserna av inträffad händelse för dem som vistas i Malmö stad. • Säkerställa driften av den kommunala verksamheten och förhindra eller begränsa skador på människor, miljö och egendom. • Upprätthålla förtroendet för den kommunala verksamheten. • Vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer. • Ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information. När stadsområdets krisledningsorganisation aktiveras ska tydliga mål formuleras för vad organisationen ska åstadkomma i just den situationen. 5 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning 2. Krisledningsorganisation och aktivering Krisledningsorganisation Politisk nivå Stadsområdesnämnd Krisstöd Förvaltningsnivå Stadsområdesdirektör Information och kommunikation Strategisk ledning Operativ ledning Ledningsgrupp Områdesutveckling Vård och Omsorg Support Individ och familj På förvaltningsnivå är det stadsområdesdirektören som leder och fattar beslut i frågor av övergripande och strategisk karaktär såväl i krisläge som i normalläge. Till sin hjälp har stadsområdesdirektören förvaltningens ledningsgrupp. I krisläge ingår beredskapssamordnare och nämndssekreterare (adjungeras) i ledningsgruppen. Beroende av krisens art och omfattning kan stadsområdesdirektören välja att endast nyttja delar av ledningsgruppen eller komplettera ledningsgruppen med övrig personal. Stadsområdesnämnd Norr fattar, vid såväl krisläge som normalläge, övergripande och strategiska beslut om budget, mål och inriktning för verksamheter inom nämndens ansvarsområde. I ett krisläge ska kontinuerlig information om händelseutvecklingen ges till stadsområdesnämnd. Stadsområdesdirektören ansvarar för att detta sker. Stödfunktioner Två stödfunktioner på kansliet är kopplade till krisledningsgruppen. Dessa funktioner ska stödja stadsområdesdirektören och ledningsgruppen i krisledningsarbetet: • Information/kommunikationsfunktion • Supportfunktion Beroende på krisens karaktär kan stödfunktionernas bemanning variera. Stödfunktionerna bemannas av funktionsansvarig efter samråd med ledningsgruppen. 6 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning Politiska beslut i kris Den av stadsområdesnämnden antagna delegationsordningen gäller såväl i normalläge som i krisläge. Ordföranden eller i dennes frånvaro vice ordföranden kan fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Vid en extraordinär händelse kan kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande aktivera Malmö stads krisledningsnämnd, som då tar över beslutanderätten i frågor som rör händelsen. Stadsområdesförvaltning Norrs krisledningsorganisation fungerar då som utförare. Krisstöd Krisstöd är en separat ledningsfunktion i förvaltningen som ansvarar för ledning och samordning av krisstöd. En särskild plan för krisstöd presenteras i bilaga. Krisstöd i stadsområde Norr aktiveras av tjänsteman i beredskap (TiB) 040-34 99 00 eller av avdelningschef för områdesutveckling efter samråd med förvaltningsledningen. Vid aktivering av krisstöd ska alltid krisledningsorganisation aktiveras. När krisstödsorganisation är aktiverad kan den efter samråd med stadsområdesdirektör vid behov nyttja support och information/kommunikationsfunktionen. 7 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning 3. Aktivering av krisledningsorganisation Bedömning av och beslut om huruvida en krissituation (ej extraordinär händelse) kräver särskild krisledning görs av följande befattningshavare: • stadsområdesdirektör eller • ställföreträdande stadsområdesdirektör Upptrappning av en kris Stadsområdesdirektören fattar beslut om tre olika beredskapsnivåer: • Telefonberedskap hos särskilda nyckelfunktioner. • Extrainsatta ledningsgruppsmöten med externa parter. • Beslut om aktivering av krisledningsorganisation. Extraordinär händelse Kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande beslutar när en händelse ska betraktas som extraordinär. Vid en sådan händelse kan stadsområdets krisorganisation få en begäran om att aktiveras och fungerar då som utförarorganisation. Inlarmning Krisledningsorganisationen kallas in efter stadsområdesdirektörens direktiv enligt särskilda larmlistor som finns på sydkris.malmo.se. Beredskapssamordnaren ansvarar för att larmlistorna är uppdaterade. • • • Inlarmning av ledningsgruppen sker genom telefonkedja eller via tjänsteman i beredskap (TiB), tfn 040-34 99 00. Informations/kommunikationsfunktionen larmas in samtidigt som krisledningsgruppen. Supportfunktionen larmas in av funktionsansvarig efter beslut i ledningsgruppen eller efter beslut av stadsområdesdirektören. Larmning 040-34 99 00 Tjänsteman i beredskap (TiB) är kontaktvägen in till Malmö stads centrala krisledningsorganisation. Genom TiB kan förvaltningarna begära stöd i form av krishantering. TiB har till uppgift att aktivera Malmö stads krisledningsorganisation vid behov. TiB kan hjälpa stadsområdesförvaltningen med att kalla in ledningsgrupp, information/kommunikationsfunktionen och krisstöd. TiB ska alltid informeras vid aktivering av krisledningsorganisation. Funktionen är bemannad dygnet runt. 8 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning 4. Uppgifter och bemanning Stadsområdesdirektör Vid frånvaro utser stadsområdesdirektören en ställföreträdande stadsområdesdirektör ur ledningsgruppen. Ansvar och uppgifter Stadsområdesdirektören har det övergripande ansvaret för förvaltningens krisledning. Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i och efter ett krisläge: • Beslut om att aktivera krisledning. • Informera stadsdirektör och tjänsteman i beredskap (TiB 040-34 99 00). • Initiera inlarmning av ledningsgrupp och informationsfunktion. • Informera nämndens ordförande, föredra lägesbild. • Beslut om att avsluta krisledningsorganisationen. Detaljerade checklistor presenteras i bilaga 3.1, checklistor. Krisledningsgrupp Ledningsgruppen leds av stadsområdesdirektör eller av ställföreträdande stadsområdesdirektör. Utöver denne ingår följande befattningar: • Avdelningschef individ och familjeomsorg • Avdelningschef områdesutveckling • Avdelningschef vård och omsorg • HR-chef • ekonomichef • kommunikationschef • kommunikationsstrateg • beredskapssamordnare • nämndssekreterare adjungeras Vid semester eller vid annan längre frånvaro ska medlemmarna i ledningsgruppen utse en ersättare. Det är respektive medlems ansvar att informera sin ställföreträdare om stadsområdets krisledningsplan, avdelningarnas krisledningsrutiner och meddela beredskapssamordnaren om vem som är dess ställföreträdare. Ansvar och uppgifter Ledningsgruppen utgör stadsområdesdirektörens stöd i den strategiska ledningen av krisledningsorganisationen. 9 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i ett krisläge: • Skapa lägesbild – Nuläge; vad har hänt hittills? • Fastställa mål för krisledningen. • Leda och fördela arbetet inom krisledningsorganisationen. • Kritiskt analysera tänkbara händelseutvecklingar, nu idag, imorgon, nästa vecka. • Utse funktionsansvariga för supportfunktionen som i sin tur efter samråd med ledningsgruppen larmar befattningar. • Tänka strategiskt och agera proaktivt gällande information/kommunikation. • Ta fram rapport med lägesbild till stadsområdesnämnd Norr. • Besluta om budget för händelsen (inom ram för budget). • Samverka med andra aktörer i krisen. • Föra dagbok/logg i kommunens dagbokssystem och publicera från huvuddagbok till kommundagbok. Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.2, checklistor. Informations/kommunikationsfunktion Kommunikationsfunktionen leds av kommunikationstrateg eller av ledningsgruppen utsedd funktionsansvarig. För att garantera uthålligheten i förvaltningens krisledningsorganisation vid krisläge 2 och 3 behövs ersättare. Supportfunktionen ansvarar för att utarbeta schema genom kontakt med stadskontorets kommunikationsavdelning. Ansvar och uppgifter Kommunikationsfunktionen är en stödfunktion till stadsområdesdirektör och ledningsgrupp. Kommunikationsstrateg ingår i ledningsgruppen. Funktionen ska ge följande stöd: • Informera internt om krisledningsorganisationens uppdrag och aktiviteter. • Stöd till avdelningscheferna för intern information. • Publicera information på Komin. • Medie- och omvärldsanalyser. • Publicera information på malmo.se. • Förbereda presskonferenser – pressunderlag m.m. • Pressmeddelanden. • Ta emot och koordinera samtal från medierna. • Stöd till medborgarkontor i dess roll som informationscenter för medborgare – att besöka eller ringa! Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.8, checklistor. 10 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning Supportfunktion Supportfunktionen leds av funktionsansvarig utsedd ur krisledningsgruppen. Exempel på befattningar som kan ingå i funktionen är: • HR-konsult • ekonom • IT-strateg • nämndsassistent • förvaltningscontroller • vaktmästare Beroende av händelsens art och omfattning kan funktionen behöva kompletteras med ytterligare kompetenser/resurser. Ansvar och uppgifter Detta är en stödfunktion till stadsområdesdirektör och ledningsgrupp. Funktionen ska ge följande stöd: • Frigöra och iordningsställa möteslokaler för krisledningsorganisationen. • Utarbeta schema för och bemanna krisledningsorganisationen. • Kalla in och registrera tjänstgörande personal. • Organisera telefonservice i inledningsskedet – besvara inkommande telefonsamtal från allmänheten. • Ordna dryck, fika, mat till inkallad personal. • Ge teknisk support. • Se till att ordinarie verksamhet kan skötas så friktionsfritt som möjligt. • Anpassa sändlistor för krisens information. • Kalla till avlastande samtal för personal som tjänstgjort. • Föra dagbok/logg i kommunens dagbokssystem. Detaljerad checklista presenteras i bilaga 3.9, checklistor. 11 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning 5. Lokaler och utrustning Ordinarie ledningslokal för krisledningen är Stora Nygatan 1, plan 3, rum 335. Lokaler och utrustning presenteras i bilaga 2, checklistor. 6. Dagbok Varje krisledningssituation ska dokumenteras. Dagbok ska föras där tidpunkt, beslut och aktiviteter dokumenteras. Dagbokssystem Generalen som nås via adressen sydkris.malmo.se ska användas. Respektive användare har ett användar-id och lösen. I bilaga redovisas vilka befattningar som har åtkomst till kommunens dagbokssystem. Om Generalen av något skäl inte kan användas ska skriftlig dagbok föras. Mall för dagbok finns i bilaga 3.6, checklistor. Redaktör är ansvarig för att granska och publicera från huvuddagbok till kommundagbok. Stadskontorets avdelning för trygghet och säkerhet ansvarar för utbildning i kommunens dagbokssystem. 7. Avslut Beslut om att avsluta krisledningsorganisation vid extraordinär händelse fattas på kommuncentral nivå. Beslut om att avsluta krisledningsorganisation i övriga situationer fattas av stadsområdesdirektören eller dennes ställföreträdare. 8. Utvärdering När en krisledningsorganisation varit aktiverad ska organisationens sätt att hantera händelsen utvärderas. Utvärderingen utgör ett underlag för revidering av krisledningsplanen. Denna krisledningsplan ska i början av varje ny mandatperiod gås igenom för eventuell revidering. Även vid större organisatoriska eller andra förändringar som kan påverka planens innehåll skall planen genomgås. Exempel på utvärdering presenteras i bilaga. 9. Utbildning Beredskapssamordnaren ansvarar för att utbilda ledningsgrupp, informations/ kommunikationsfunktion och supportfunktion i krisledning och ansvarar för att krisledningsövningar genomförs. 12 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning 10. Bilagor Bilaga 1 Larmlistor Bilaga 2 Ledningslokal Bilaga 3 Checklistor Bilaga 4 Behörighet i Generalen Bilaga 5 Krisstödsplan Bilaga 6 Självutvärdering 13 │ Stadsområdesförvaltning Norr │ Plan för krisledning
