KR 141021 - Värmdö församling

Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
1 (9)
Plats och Tid
Sjöliden
18.00 – 20.50
Beslutande
Christoffer Nathanson, ordf
Birgitta Schöllin
Johan Broms
Jenny Danielsson
Gunilla Arbrink
Andreas Ekeberg
Eva Ekenberger
Camilla Lien
Kyrkoherde Hans Gårdh
Ersättare
Britt-Marie Rasmussen
Carl Erik Roos
Per-Sune Jonsson
Agneta Kling
Per-Olov Johansson
Föredragande
Olivier Guillard /Kanslichef
Ulf Boström / Kyrkogårdsföreståndare
Åhörare
Begravningsombud Estrid Landmark
Utses att justera
Eva Ekenberger och Camilla Lien
Justeringens
Plats och tid
Sjöliden Måndag den 27 oktober 2014
Underskrifter
Sekreterare
Paragrafer 43 - 60
Annika Ludvigsson
Ordförande
Christoffer Nathanson
Justerande
Eva Ekenberger
Camilla Lien
Organ
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Kyrkorådet
Sammanträdesdatum
2014-10-21
Datum för anslags
uppsättande
2014-10-28
Förvaringsplats för
protokollet
Pastorsexpeditionen, Sjöliden
Justerandes sign
Datum för
nedtagand
e
Utdragsbestyrkande
2014-11-18
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
2 (9)
Underskrift
/Annika Ludvigsson/
KYRKORÅDET
Innehåll
§ 43 – Sammanträdets öppnande............................................................................................................... 3
§ 44 – Upprop och dagordning................................................................................................................... 3
§ 45 – Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta ..................................................... 3
§ 46 – Information musikverksamhet ....................................................................................................... 3
§ 47 - Rapporter .......................................................................................................................................... 3
§ 48 – Rapport arbetsgruppen medlemmar ............................................................................................. 5
§ 49 - Rapport inventering kyrkliga inventarier ...................................................................................... 5
§ 50 – Exploateringsavtal Detaljplan Kyrkogård .................................................................................... 5
§ 51 – Ansökan Kyrkoantikvarisk ersättning och Kyrkobyggnadsbidrag 2016 ................................... 6
§ 52 – Verksamhetsplan 2015..................................................................................................................... 7
§ 53 – Projekt Sjukhuskyrkan Nacka 2015-2017 ..................................................................................... 7
§ 54 – Budget 2015 ...................................................................................................................................... 7
§ 55 – Körpeng............................................................................................................................................. 8
§ 56 – Revidering av Församlingsinstruktion........................................................................................... 8
§ 57 – Gemensamt administrativt stöd - Avsiktsförklaring .................................................................... 8
§ 58 – Agenda 2015 och Sammanträdesplan 2015 ................................................................................... 9
§ 59 – Övriga frågor .................................................................................................................................... 9
§ 60 - Avslutning.......................................................................................................................................... 9
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
3 (9)
§ 43 – Sammanträdets öppnande
Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat.
§ 44 – Upprop och dagordning
Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes.
§ 45 – Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta
Kyrkorådet beslutar:
Att
Att
utse Eva Ekenberger och Camilla Lien för justering av protokoll, samt
justering sker Måndag 27 oktober 2014.
§ 46 – Information musikverksamhet
Organist Kerstin Alling berättar om musikverksamheten i Värmdö Församling där vi har körer i alla
åldrar. Två nya projekt är ” jam-kör” där ungdomar och församlingspedagogerna är med samt
en ” kom igång-kör” som kommer träffas på lördagar i Värmdö kyrka med start i januari.
Som kantor/ organist ser man utmaningen i olika sorter musik, allt från barnvisor till avancerade
musikstycken.
Kyrkorådet tackar för informationen.
§ 47 - Rapporter
Kyrkoherdens rapport;
Kyrkoherden rapporterar om den psykosociala arbetsmiljörond som gjordes under personalkonferensen
på Grinda i september. Verktyget som användes anses vara bra och det ger en bild av nuläget. Det är
önskvärt att återanvända samma verktyg för att kunna jämföra. Generellt är bilden att Värmdö Församling
har en god arbetsmiljö. Förbättringsområde diskuterades under konferensen. Detta kommer också tas upp
under PU-samtal eller i det dagliga arbetet.
Kerstin Alling (organist) och Susanne Gustafsson (församlingspedagog) har erbjudits
tillsvidareanställning i Värmdö Församling från och med 2014 10 09.
Två konfirmandgrupper har startat, måndagar och onsdagar. Under sommaren kommer två sommarläger
att finnas, ett på Sjöliden och ett på Ängsholmen.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
4 (9)
Statistik över antalet medlemmar:
2013 t.om oktober 91 utträden och 4 inträden
2014 t.om oktober 32 utträden och 10 inträden
Antalet medlemmar i Värmdö Församling per 15 oktober
2013: 9.930
2014: 9.869
Den 16 juni 2014 noterades den lägsta siffran: 9.796
Höstens program pågår med Retreat, Författarkväll och förberedelser inför Alla helgons dag.
Ett tack för gåvan från ”Clowner utan gränser” som medverkade i en sommarkonsert i Värmdö kyrka.
Kyrkogårdsföreståndarens rapport:
Det har varit en bra grupp säsongsanställda under sommaren.
Kyrkogårdsförvaltningen har börjat kompostera där avkastning på hårt arbete ska ge fantastisk
kompostjord. En kompostkvarn kommer inköpas.
Ekonomibyggnaden är målad.
Inför Allhelgonahelgen kommer ett bildspel med nya bilder spelas upp där askgravplatsen finns med.
Kyrkogårdsförvaltningen kommer kontakta SKKF för att se om de vill göra ett reportage i sin tidning om
hur man med egen personal kan skapa en askgravplats.
Rapport om ekonomi:
Kanslichefen redogjorde för ekonomin per 2014-09-30
Prognosen visar ett överskott på cirka 250 tkr vilket är ungefär 100 tkr lägre än tidigare. Under september
har ett läckage konstaterats i röret som förser Sommarro med vatten. Läckaget kunde inte lokaliseras och
ett nytt rör installerades. Den totala kostnaden blir cirka 60 tkr. Under september har en pensionsfaktura
på 200 tkr kommit till församlingen. Däremot är bedömningen att en besparing på cirka 290 tkr av
verksamhetskostnader kan göras under 2014.
Utbildning förtroendevalda i september
Johan Broms rapporterade från utbildningen för förtroendevalda. Vad arbetet innebär och att det utförs på
rätt sätt. En ny utbildning kommer äga rum den 16 mars 2015.
Kyrkorådet beslutar:
Att
godkänna rapporterna.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
5 (9)
§ 48 – Rapport arbetsgruppen medlemmar
Kyrkoherden redogjorde för arbetet i arbetsgruppen ”Medlemmar” som aktivt skall öka inträdet i Värmdö
församling under mandatperioden. Arbetsgruppen har avslutats sitt arbete:
-
-
En inträdesblankett kommer finnas kontinuerligt i Kyrkfönstret (delas ut till alla hushåll inom
Värmdö Församling) samt på Sjöliden och i Värmdö kyrka.
Enkäten vid utträde är omgjord och efter en sammanställning av inkomna svar visar den att
förtroendet för Värmdö Församling är stort men att det är frågor på riksnivå som medlemmar
kommenterar.
Det görs även en översyn av utskick/ blanketter från Församlingen
Gruppen betonar vikten av ”ambassadörskapet” som alla har för påverka att fler stannar som
medlem eller åter blir medlemmar, eller deltar i församlingens verksamhet.
Kyrkorådet beslutar;
Att
godkänna informationen samt att följa upp medlemsutvecklingen framöver.
§ 49 - Rapport inventering kyrkliga inventarier
Kyrkvärdarna Gunilla Arbrink och Anna-Lena Wallbom har genomfört en inventering av textilier i
Värmdö kyrka. En förteckning av textilier behöver ses över och kompletteras.
Kyrkorådet beslutar;
Att
Att
Förvaltningen ser över en inventerings förteckning av föremålen, samt
ansöka om Kyrkoantikvarisk ersättning ( KAE) 2016-2017 för detta.
§ 50 – Exploateringsavtal Detaljplan Kyrkogård
Kanslichefen Olivier Guillard presenterar en lägesrapport där Trafikverket inte ser något motiv till att ha
ytterligare möte utan deras sypunkter står fast gällande in- och utfart vid Värmdö kyrka.
Församlingen har som det ser ut två alternativ: godkänna exploateringsavtalet som förhandlades fram
eller lägga ner arbetet med detaljplanen.
Kyrkorådets arbetsutskott har diskuterat frågan och konsterar att bägge alternativ leder till fler frågor som
behöver besvaras. En konsekvensanalys av dessa två alternativ behöver göras.
Kyrkorådets beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag;
Att
uppdra åt förvaltningen att göra en konsekvensanalys, samt
Att
Förvaltningen kallar till ett gemensamt möte med Kyrkorådets arbetsutskott och
Kyrkogårdsutskottet i januari 2015, samt
Att
ett förslag presenteras till Kyrkorådet i februari 2015.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
6 (9)
§ 51 – Ansökan Kyrkoantikvarisk ersättning och Kyrkobyggnadsbidrag 2016
Kyrkorådet har tidigare gett i uppdrag till förvaltningen att ansöka om Kyrkoantikvarisk ersättning
alternativt kyrkobyggnadsbidrag för
- Konservering av helgonskulptur och epitafium
- Ytlig rengöring av kyrkliga inventarier i enlighet med vård och underhållsplan
- Uppdatering och komplettering av vård och underhållsplan
Förvaltningen föreslår att ansöka för tre projekt: byte av Brandlarmet och Klimatutredningen av kyrkan
och Stenläggning av entrén vid kyrkan (mellan stigporten och kyrkan)
Brandlarm
Länsstyrelsen har nu gett sitt tillstånd för installation av ett nytt brandlarm. Församlingen kan ansöka på
nytt om Kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) för Brandlarm i Värmdö kyrka för 2016. I så fall kan arbetet
påbörjas under 2015.
Kyrkorådet beslutar;
Att
ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvarisk bidrag för 2016 för ett nytt
brandlarm i Värmdö kyrka
Klimatutredning kyrkan
Luftfuktighet i kyrkan är inte optimalt för att kunna bevara på ett bra sätt dess inventarier. Bland annat har
det konstarerats en ny spricka i S:t Olofsskåpet vid konserveringen i år. Förvaltningen föreslår att anlita
Svensk klimatstyrning AB för en klimatanalys av kyrkan vilket är första steget för att komma tillrätta med
problemet.
Kyrkorådet beslutar;
Att
ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvariskt bidrag för 2016 för
en klimatutredning i Värmdö kyrka.
Stenläggning entré kyrkan (handikappanpassning)
Stenläggningen mellan stigporten och kyrkan är mycket ojämn, vilket orsakar risk för fall för besökare,
ett hinder för rullstolsbundna eller besökare med rullator samt en risk vid kistbäring i kyrkan.
En omläggning behöver göras så snart som möjligt. Tillståndet hos Länsstyrelse ska sökas men frågan har
redan väckts.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
7 (9)
Kyrkorådet beslutar;
Att
ge förvaltningen i uppdrag att ansöka om Kyrkoantikvariskt bidrag och Kyrkobyggnadsbidrag för
2016 för omläggning av stenläggningen från stigporten till kyrkans entré (handikappanpassning).
§ 52 – Verksamhetsplan 2015
Kyrkoherden presenterade Verksamhetsplanen 2015.
En större förändring i verksamheten är att konfirmandverksamheten utökas med ett sommarläger på
Sjöliden 2015 samt att en ” kom igång-kör” startar på lördagar från och med januari.
Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta;
Att
godkänna verksamhetsplanen för 2015.
§ 53 – Projekt Sjukhuskyrkan Nacka 2015-2017
I Värmdö kontrakt föreslås en satsning på bättre närvaro på Nacka närsjukhus i samarbete mellan
församlingarna. Kontraktet får även stiftsbidrag i tre år. Kostnaden för Värmdö Församling blir 45 tkr för
2015.
Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag;
Att
fortsätta med sammarbetet inom kontraktet gällande projektet Sjukhuskyrkan Nacka under
perioden 2015-2017.
§ 54 – Budget 2015
Kanslichefen presenterade en utförlig och grundlig redogörelse av budgetprocessen.
Budgetförslaget från församlingens medarbetare har granskats i arbetsutskottet vid ett antal tillfällen
under hösten 2014. Utgångspunkten för arbetet har varit att behålla kyrkoavgiften och
begravningsavgiften på oförändrad nivå. Intäkterna fortsätter att plana ut på grund av låg inflyttning.
Budgetäskandet resulterade i ett underskott på 200 tkr. För att nå en budget i balans görs nedprioriteringar
inom fastighetunderhåll. På det viset kan kärnverksamhetens budget utökas något främst med utökning av
konfirmandverksamhet med ett nytt sommarläger. Planen 2016-2017 har gjorts på en övergripande nivå,
där utveckling av personalkostnader påverkar mest, samtidigt som fastighetsunderhåll beräknas vara
fortsatt högt de närmaste åren.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
8 (9)
Kyrkorådet föreslår kyrkofullmäktige besluta;
Att
Att
Att
kyrkoavgiften för år 2015 skall vara 84 öre,
begravningsavgiften för år 2015 skall vara 14 öre,
anta driftbudget 2015 med bindning på gruppnivå i enlighet med förslag och anta
investeringsbudget,
Att om detaljplanen för kyrkogården träder i kraft ge mandat till Kyrkorådet att låna 1,5 miljoner kronor
för att täcka investeringskostnader för första etappen,
Att notera den övergripande planen 2016-2017
§ 55 – Körpeng
Arbetsutskottet föreslår i sitt budgetarbete att körpengen ska vara oförändrad på 180 tkr med fast
fördelning mellan körerna. Fördelningen beror inte på antal körmedlemmar utan på krav på deltagande i
gudtjänstlivet. Arbetsutskottet föreslår att förskjutning av körpeng kan göras till nästa år vid en planerad
större aktivitet enligt tidigare beslut i Kyrkorådet.
Kyrkorådet beslutar enligt kyrkorådets arbetsutskotts förslag;
Att
körpengen fördelas med fast belopp mellan körerna inom budgetram på max 180 tkr enligt
föreslagen fördelning – Barnkörer 30 tkr, Värmdö kyrkokör 60 tkr, Vokalensemblen 60 tkr och
Choristas Veteranicus ”Veterankören” 30 tkr, samt
Att
förskjutning av körpeng kan göras till nästa år vid en planerad större aktivitet enligt tidigare beslut
i Kyrkorådet.
§ 56 – Revidering av Församlingsinstruktion
Stockholms stift har kommit med nya direktiv av församlingsinstruktion där alla församlingar ska
använda samma modell. En barnkonsekvensanalys måste också finnas med.
Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag;
Att
Kyrkoherde Hans Gårdh påbörjar arbetet med omformulering av församlingsinstruktionen och
presenterar ett förslag utifrån de nya direktiven.
§ 57 – Gemensamt administrativt stöd - Avsiktsförklaring
Svenska kyrkan arbetar fram ett koncept för Gemensamma Administrativt Stöd (GAS).
Avsiktsförklaringen innebär att enheten önskar genomföra en införandeanalys i syfte att analysera
förutsättningarna att arbeta i enlighet med koncepten GAS Ekonomi och GAS Personal.
Resultatet av införandeanalysen presenteras i form av en rapport och slutsatserna av analysen presenteras
vid ett möte mellan stiftet och enheten. Denna avsiktsförklaring innebär inte några ekonomiska eller
formella förpliktelser om en anslutning för enheten.
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Kyrkorådet
Sammanträdesprotokoll
Sida
Sammanträdesdatum
2014-10-21
9 (9)
Kyrkorådets beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag;
Att
underteckna avsiktsförklaringen av analys för eventuell anslutning till GAS Ekonomi och
GAS Personal. Huvudinriktningen är att nyttja de gemensamma systemen i egen regi eller i
samverkan med annan församling eller inom kontraktet. Församlingen kan på sikt tänka sig sälja
tjänster till andra.
§ 58 – Agenda 2015 och Sammanträdesplan 2015
Agenda 2015
Under sitt budgetarbete föreslog kyrkorådets arbetsutskott att utreda en eventuell framtid utbyggnad av
kapellet då Sjölidens kapell är den lokal av verksamhet som används mest.
Kyrkorådet diskuterar frågan.
Kyrkorådet beslutar;
Att
ge Hans Gårdh i uppdrag att under 2015 utreda en eventuell utvidgning av Sjölidens kapell, samt
Att
informera Kyrkofullmäktige den 4 november 2014.
Sammanträdesplan 2015
Kanslichefen presenterar förslag till sammanträdesplan 2015. Ett gemensamt möte mellan
Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkogårdsutskottet kommer äga rum den 15 januari 2015 gällande
Detaljplan Kyrkogård.
Kyrkorådet beslutar;
Att
godkänna sammansträdesplanen 2015 för utskotten samt för Kyrkorådet, samt
Att
föreslå att Kyrkofullmäktige sammanträder 3 gånger under 2015.
§ 59 – Övriga frågor
Inga övriga frågor.
§ 60 - Avslutning
Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl. 20.50
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande