Retningslinjer ved økonomisk mistanke om mislighold

Retningslinjer ved mistanke om økonomisk mislighold i fylkes-­‐ og lokallag i Organisasjon xyz Retningslinjene ved økonomisk mislighold er forankret i Organisasjon xyz sine vedtekter for sentralleddet og i normalvedtektenee for fylkes-­‐ og lokallag. Retningslinjene er vedtatt i landsstyret (LS) og kan bare endres i dette organet. LS reviderer/oppdaterer retningslinjene ved behov. Retningslinjene ble sist vedtatt mm åååå. Innledning Disse retningslinjene omhandler økonomisk mislighold og underslag. Den som har fått tillit til å forvalte Organisasjon xyz sine penger har et ansvar for å gjøre dette på en god måte. Organisasjon xyz sin virksomhet er i stor grad finansiert av offentlige midler og det er derfor viktig at man overholder gjeldende lover og regler. Økonomisk underslag er omtalt i straffelovens paragraf 324 og kan i ytterste konsekvens føre til fengsel i inntil 2 år. Straffelovens paragraf 324: For underslag straffes den som med forsett om en uberettiget vinning for seg selv eller andre rettsstridig a) selger, forbruker eller på annen måte tilegner seg en løsøregjenstand eller pengefordring som han besitter, men som tilhører en annen, eller b) forføyer over penger han har innfordret for en annen, eller som på annen m åte er betrodd ham. Straffen for underslag er bot eller fengsel inntil 2 år. Det viktig å merke seg at retningslinjene omhandler mistanke om økonomisk mislighold og at alle tillitsvalgte i Organisasjon xyz plikter å melde fra dersom de mistenker økonomisk mislighold. Det vil alltid være generalsekretærs ansvar å gjøre videre undersøkelser og sentralstyrets ansvar å vurdere anmeldelse. Dette er økonomisk mislighold: 1. Unnlate å føre regnskap og/eller unnlate å ta vare på kvitteringer og dokumentasjon for pengebruk. Konsekvensen av dette er at Organisasjon xyz ikke kan bevise at p engene er brukt til organisasjonsvirksomhet selv om p engene i praksis har gått til det de var ment til. 2. Blanding av egen økonomi og organisasjonens økonomi. Å låne penger av Organisasjon xyz sin kasse til eget forbruk er aldri greit. I praksis er dette det samme som underslag. 3. Bevisst underslag av penger fra organisasjonens økonomi . Dette kan gjøres ved f eks: Overføre penger til egen konto eller levere bilag på privat forbruk og kreve refusjon fra Organisasjon xyz. Ved mistanke 1. Alle tillitsvalgte i Organisasjon xyz plikter å melde fra til generalsekretær dersom de mistenker økonomisk mislighold. 2. Meldingen trenger kun å inneholde informasjon om hvilket fylkes-­‐ eller lokallag det gjelder og evt person man mistenker. Dersom det foreligger annen informasjon kan denne gjerne legges ved, men det er bare generalsekretær som har ansvar for å gjennomgå økonomien og å gjøre ytterligere undersøkelser. Generalsekretærs undersøkelser 3. Generalsekretær har ansvar for å undersøke alle meldinger som kommer inn. Resultatene av undersøkelsen skal legges frem for arbeidsutvalget (AU). 4. Undersøkelsen skal omfatte gjennomgang av regnskap for minimum de to foregående regnskapsårene og alle bilag for inneværende år. Arbeidsutvalget 5. Saksfremlegget fra generalsekretær sendes AU og i kopi til fylkesleder og evt lokallagsleder i det fylkes-­‐ eller lokallaget som har blitt undersøkt 6. AU gjør en vurdering av saksfremlegget til generalsekretær. Først skal de vurdere om det er sannsynlig at det det kan ha forekommet økonomisk mislighold. AU har da mulighet til å etterspørre mer informasjon dersom de mener at de ikke har grunnlag for å avgjøre om det sannsynligvis har skjedd regelbrudd. 7. Dersom AU mener at det har forekommet økonomisk mislighold skal de vurdere politianmeldelse. Hver gang AU vurderer politianmeldelse skal saken sendes videre til sentralstyret (SS). 8. Saken og vedtaket referatføres i B-­‐protoll. Fylkesleder og evt lokallagsleder blir orientert. Sentralstyret 9. Senstralstyret har ansvar for å behandle alle saker hvor politianmeldelse vurderes. 10. I alle saker der sentralstyret mener at økonomisk mislighold har funnet sted og penger har forsvunnet ut av Organisasjon xyz sin økonomi skal generalsekretær lage en skriftlig nedbetalingsplan med den ansvarlige som skal signeres av begge parter. 11. Dersom sentralstyret vedtar anmeldelse er det generalsekretær som utfører dette. 12. Saken og vedtaket referatføres i B-­‐protoll. Fylkesleder og evt lokallagsleder blir orientert. 13. Dersom saken anmeldes skal Landsstyret orienteres i lukket møte. Orienteringen skal ikke inneholde informasjon om hvem som er anmeldt. Oppfølging i etterkant av saken 14. Generalsekretær har ansvar for å sørge for at en eventuell nedbetalingsplan følges. 15. Generalsekretær og leder har ansvar for å følge opp det aktuelle fylkes-­‐ eller lokallaget i etterkant.