Styret og komiteer i 2015

Comments

Transcription

Styret og komiteer i 2015
Madlamark Skolekorps
Styret og komiteer i 2015
Oppdatert: 03.05.2015
Styret










Leder: Note
Nestleder: Note
Kasserer: Gregar Haugen
Sekretær: Øyvind Hjelm-Larsen
Styremedlem: Asbjørn Kårvik
Styremedlem: Dorthe Stramrud
Styremedlem: Leif Skretting
Styremedlem: Hilde Sjølyst Bøe
Varamedlem: Marit Skogland
Varamedlem: Bjørn Hroar Sundsbø
Note: Styret har i 2014, og så langt i 2015, fungert som en selvstyrt gruppe uten formell styreleder
(styrets medlemmer har vurdert sin individuelle kapasitet opp mot forrige styreleders svært høye
kapasitet / innsats gjennom mange år – og ingen har i løpet av 2014/2015 tatt skrittet opp). Styret,
sammen med varamedlemmer, komiteer og kontaktpersoner, har ivaretatt styrets oppgaver og ansvar.
Styreleder fram til Årsmøtet 2014, Vidar Nornes, assisterer styret.
Kontaktpersoner for dirigenter, instruktører og musikanter



For dirigenter og instruktører: Vidar Nornes (etablering av engasjementer og oppfølging) og
Gro Juul (kontrakter, lønn og timelister)
For musikanter i Hovedkorpset: Vidar Nornes
For Aspiranter og Juniorkorpset: Øyvind Hjelm-Larsen (primæroppgaven her er å passe på at
Aspiranter og Juniorkorps får sin del av ressurser og oppmerksomhet samt sørge for relevant
informasjon)
Komitéer



Instrumenter, noter og materialforvaltning: Vidar Nornes og Gro Juul
Medlemsregister (StyreWeb og NMF-register) og påmelding til konkurranser (frister og
påmelding): Øyvind Hjelm-Larsen og Hilde Sjølyst Bøe
Arrangementer og seminarer (bestilling av lokaler, innkjøp og servering av mat/drikke, sosialt
program og vaktlister): Dorthe Stramrud, Hilde Sjølyst Bøe og Marit Skogland
Side 1
Madlamark Skolekorps










Transport (primært slagverksutstyr til konserter, konkurranser og seminarer): Vidar Nornes,
Bjørn Hroar Sundsbø, Leif Skretting og Asbjørn Kårvik
Kransekakebakingen og –utlodningen (desember og mai): Linda Berg-Larsen
Tilsynsvaktordningen på Gosen skole: Asbjørn Kårvik og Leif Skretting
Loppemarkedet: Gregar Haugen, Svein Åke Bjerga, Asbjørn Kårvik, Leif Skretting og Bjørn Hroar
Sundsbø
Høstlotteriet: Linda Berg-Larsen og Dorthe Stramrud
Vareopptellingen for Madla Handelslag: Gregar Haugen og Vidar Nornes
Informasjon og kommunikasjon: Gregar Haugen (journalist/fotograf for hjemmesiden
www.madlamark.no); Øyvind Hjelm-Larsen (Terminliste) og Stein Viktil (hjemmesidestruktur),
(Øyvind og Stein er også assisterende journalister/fotografer for hjemmesiden)
Uniformer: Marit Skogland, Siv Rosnes og Gunn Bru Østreborge
Sommertur 2015 inkl. NM: Gregar Haugen, Vidar Nornes, Asbjørn Kårvik, Leif Skretting og
Øyvind Hjelm-Larsen (NM-delen)
Valgkomite fra årsmøtet 02.02.2015: Gro Juul , Gunn Bru Østreborge og Anniken Gravem
Noen overordnede komitébeskrivelser
Hver komité har ansvar for å planlegge og å være i førersetet for sin komités oppgaver, utføre
samt fordele oppgaver til de andre (i styret / i andre komitéer / foreldre / musikanter) samt
sørge for at det blir informert / kallet inn via e-post / SMS.
Instrumenter, noter og materialforvaltning:
 Oversikt over instrumentpark og tilstand, registrering av instrumenter ut av / inn i
StyreWeb.
 Reparasjoner, anbefaling om nyanskaffelser / leie (krever styrets godkjenning).
 Anskaffelser av noter og kopiering.
 Annen relevant materialforvaltning.
Arrangementer og seminarer:
Arrangementer:
 Se terminliste høst / vår
 Medaljeball (egen sjekkliste er laget i 2015 og ligger i StyreWeb)
Seminarer:
 Se terminliste høst / vår
 Seminar uten overnatting (egen sjekkliste er laget i 2014 og ligger i StyreWeb)
 Seminar med overnatting (innspill til sjekkliste finnes i StyreWeb)
Konkurranser:
 Stavanger Open (november)
 RM og Aspirantseminar («Kyllingseminar») (mars)
 NM (juni)
Side 2
Madlamark Skolekorps


Innformasjon, påmelding og frister (påmelding, evt. overnatting /mat), oppfølging;
Registrering hos NMF (RM og NM);
NM-overnatting og mat: Logge inn på http://musikkorps.no/korpsledelse/korpsdriftno/; Finne informasjon under arrangementer / NM; sende påmelding til
[email protected]; Får melding tilbake om å fylle ut detaljert elektronisk
skjema med antall kvinner/menn, overnattingsdøgn, mat etc.; Får regning.
Kransekakebaking og -utlodning:
 Desember og mai.
 Planlegging og anskaffelse av råvarer.
 Sørge for innkalling og administrasjon av kransekakebaking.
 Sørge for innkalling og administrasjon av lotteri.
 Transport og oppbevaring av kakene.
 Forvaltning av pengene.
Høstlotteri
 Egen sjekkliste er laget i 2014, ligger i StyreWeb.
 Regler finnes her: https://lottstift.no/lotteritilsynet/nb/lotteri/smalotteri/
Tilsynsvaktordningen på Gosen skole:
 Planlegge og oppdatere vaktlister
 Informere / innkalling
 Håndtere akutte endringer ved eksempelvis sykdom
 Kontaktperson mot skole og kommune
Loppemarked
 Sjekkliste i StyreWeb
 Planlegge, kalle inn og lede klargjørelser (fredag) og loppemarkedet (lørdag)
 Dele ut informasjonslapper
 Auksjon
 Transport av restavfall
Vareopptelling for Madla Handelslag
Transport:
 Skaffe bil/biler og sørge for transport av slagverk til og fra arrangementer og seminarer.
Uniformer:
 Uniformer og regnfrakker.
 Sørge for mottak/kontroll (uniform skal være renset).
 Juniorkorps-gensere.
 Kostymer og effekter til Stavanger Open.
Side 3
Madlamark Skolekorps
Informasjon og kommunikasjon:
 Hver komité sender i størst mulig grad ut informasjon selv (e-post/SMS); Sentral
informasjon via muntlig kommunikasjon / StyreWeb (e-post/SMS) / Hjemmeside;
Facebook-gruppen.
 Muntlig kommunikasjon på arrangementer og seminarer.
 StyreWeb
 Hjemmeside: www.madlamark.no.
 Mottaker av forespørsler via «Kontakt oss»-knappen på hjemmesiden (sekretær).
 Facebook-gruppe (dirigent og tillitsvalgt har administrasjonen).
 Registreringsprosess for medlemslisten: Aspirantskjema-> Medlemsliste i StyreWeb->
NMF-liste i rimelig tid før 31.12.
Sommertur:
 Planlegge
 Betaling
 Bestille
 Organisere og gjennomføre (skaffe voksne gruppeledere, logistikk / transport,
reiseforsikring etc.)
 NM-delen (overnatting og mat)
Valgkomite:
Skaffe oversikt og forespørre kandidater til styret.
Side 4