Protokoll Styremote 1 - 2015 (2)

NORSK FOLKEHJELP
PROTOKOLL FRA STYREMØTE 1/2015
Nova kurs og konferansesenter, Cicignons plass, 7011 Trondheim
Fredag (27/2) kl 10.15-18.01
TILSTEDE:
Styreleder
1. nestleder
2. nestleder
Region Vest:
Region Øst:
Region Midt-Norge:
Region Sør-Øst:
Region Sør-Vest:
Kollektivt tilsluttede:
Finn Erik Thoresen
Kjersti E.R Jenssen
Atle Høie
Jorge Alex Dahl
Elin Skovly
Anne Mette Johnsen
Liv Braathen
Ludvig Eskeland
Peggy Hessen Følsvik, LO
Terje O. Olsson, LO
Stein Gulbrandsen, Fagforbundet
Sentralt Sanitetsutvalg: Live Kummen
Solidaritetsungdom:
Ingrid Rostad
Ansatte representant:
FORFALL:
Region Nord:
Tord Lier
Camilla Lillevold-Øverås
Torulf Mikkelsen
Line Hoaas
Fanny Larsen
TILSTEDE FRA ADMINISTRASJONEN:
Generalsekretær Liv Tørres, økonomisjef Tom Madsen (sak 7), internrevisor Liss Vallestrand (sak 8 og 9),
personlig rådgiver Arshad M. Ali (referent).
Sak 01.4.14 ÅPNING OG KONSTITUERING
Styreleder Finn Erik Thoresen åpnet møtet. Sakslisten ble gjennomgått. 1. og 2. nestleder ble valgt til å
signere protokollen for dette styremøtet.
Det ble i tillegg foreslått ny sak 3 med åpen diskusjon om vedtektenes bestemmelser om betaling av
kontingent i forbindelse med tillitsverv og fullmakter til landsmøtet.
Vedtak: Sakslisten ble godkjent med tilføyde sak. Sakslisten nummeres deretter.
Sak 02.4.14 PROTOKOLLER
Følgende protokoller ble fremlagt:
Protokoll fra styremøte 4-2014
Protokoll fra kontrollkomitemøte 4-2014
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 1 av 9
Det må i styrereferat 4/14 fremgå at Kjersti Jenssen ankom styremøtet etter kl 10.30, og ikke deltok i
behandlingen av sak 14.4.2014 - Årets Folkehjelper.
Vedtak:
Protokoll fra styremøte 4/2014 godkjennes med presiseringen at Kjersti Jenssen ankom styremøtet etter kl
10.30, og ikke deltok i behandlingen av sak 14.4.2014 - Årets Folkehjelper.
Protokoll fra kontrollkomitemøte 4-2014 tas til orientering
STRATEGIER, HANDLINGSPLANER OG RAPPORTER
Sak 03.1.15 VEDTEKTSBESTEMMELSER OM FRIST FOR BETALING AV
KONTINGENT I FORKANT AV LANDSMØTET
Finn Erik Thoresen innledet for åpen diskusjon. Selv om vedtektsbestemmelsene og retningslinjene er
klare, er det flere medlemmer og tillitsvalgte som ikke er valgbare for nye tillitsverv og ikke kan delta på
landsmøtet på grunn av manglende betaling innen fristen (31/1, men utsatt til 2/2 pga at 31/1 var en
lørdag).
Styret er satt til å tolke og håndheve vedtektene. Dersom vedtekter oppfattes som uklare, kan det foreslås
endringer av disse til landsmøtet. Enkelte lag har i sine årsmøter håndhevet vedtektene strengt og det vil
kunne oppfattes som urettferdig overfor dem at man er pragmatisk overfor andre lag med tidsfristen. Man
kan på landsmøtet også risikere at fullmaktskomiteen forkaster en pragmatisk tolkning gjort av styret.
Ord i saken: Jorge Alex Dahl, Anne Mette Johnsen, Live Kummen, Kjersti Jenssen, Ingrid Rostad, Atle
Høie, Elin Skovly, Stein Gulbrandsen, Camilla Lillevold-Øverås, Finn Erik Thoresen, Liv Braathen,
Ludvig Eskeland
Vedtak: Styret ber administrasjonen om å sørge for at lagene får beskjed om hvilke medlemmer som har
betalt innen gitt frist. Styret tolker vedtektene i henhold til presiseringen i retningslinjene.
Sak 04.1.15 Rapport Handlingsplan
Liv Tørres redegjorde for saken. Hun beklaget for at administrasjonen ikke har sitert prinsipprogrammet
korrekt. Formatet på rapporten har blitt bedre med årene, men fortsatt er den litt for detaljert. Det arbeides
med å gjøre rapporter for fremtidige handlingsplaner mindre detaljert.
Styret uttrykket tilfredshet med rapporten, som er et flott oppslagsverk. Enhet for humanitær nedrustning
har en nummerert og oversiktlig fremstilling som de andre enhetene ev kan ”kopiere”. Gode aktiviteter
utenfor Oslo bør også fremkomme tydeligere i rapporten. Rapporten må for øvrig gjøres lettere
tilgjengelig for lagene og lokalt tillitsvalgte.
Live Kummen: Enkelte ting sanitet har jobbet med som ikke er tatt med i rapport handlingsplan. Fint om
Live kan få tilsendt dokumentet og innføre tingene som trengs.
Ord i saken: Finn Erik Thoresen, Peggy Hessen Følsvik, Live Kummen, Atle Høie, Jorge Alex Dahl
Vedtak: Styret ber administrasjonen innarbeide innspillene fra styret. Styret tar rapporten til orientering
med redaksjonelle endringer.
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 2 av 9
Sak 05.1.15 REKRUTTERING – STATUS OG AMBISJONER
Liv Tørres redegjorde for saken. Det har vært en nedgang i antall medlemmer fra 2013 (12707) til 2014
(12065). Nedgangangen ses i relasjon til at det var god rekruttering i 2011, og at organisasjonen muligens
har nådd et trøtthetspunkt når det gjelder rekruttering. Framover må det ses på nye måter å ivareta nye
medlemmer på, og ikke minst gjøre det enklere å melde seg inn i organisasjonen. En mulighet er å
utarbeide en ringemal som kan brukes av lokallagene. Man kan også gjøre opplyse bedre om mulighetene
for å melde seg inn med sms-betaling og autogiro. Det bør settes ned et aksjonsutvalg med fokus på
rekruttering av medlemmer og Folkehjelpere etter landsmøtet.
Ord i saken: Atle Høie, Elin Skovly, Ingrid Rostad, Liv Tørres, Live Kummen, Jorge Alex Dahl, Terje O.
Olsson, Peggy Hessen Følsvik, Kjersti Jenssen, Ludvig Eskeland, Anne Mette Johnsen, Liv Tørres
Vedtak: Forslag til vedtak
1. Styret registrerer at det er en tilbakegang i medlemstallet i 2014. Dette er bekymringsfullt. Styret
ber administrasjonen og lokale lag/regioner ta tak i dette for å slik at vi før en solid tilvekst i 2015.
2. Styret ber administrasjonen sette i gang et tiltak for å oppfordre lagene om å rekruttere nye
medlemmer samt redusere frafallet av medlemmer frem mot landsmøtet. Styret ønsker også fokus
på rekruttering på landsmøtet slik som i 2011.
3. Arbeidet med etablering av flere lokale lag må videreføres for å sikre kontinuerlig vekst i
organisasjonen.
Sak 06.1.15 ETABLERING AV EN ADMINISTRATIV BASE I ALGERIE I
FORBINDELSE MED MINERYDDING I VEST SAHARA
Liv Tørres redegjorde for saken. Administrasjonen ønsker tillatelse fra styret for å etablere et
administrativt kontor i Algerie som støtte til mineryddingsprosjektet i Vest Sahara.
Ord i saken:
Vedtak: Styret godkjenner at Norsk Folkehjelp etablerer et administrativt kontor i Algerie som vil støtte
mineryddingsprosjektet i Vest Sahara.
ØKONOMISAKER
Sak 07.1.15 STATUS ØKONOMI
Økonomisjef Tom Madsen orienterte om arbeidet med regnskap 2014. Det arbeides for tiden med
bokføringen og det vil fortsatt gå tid før man får endelig oversikt. På forrige styremøtet ble det opplyst om
at det lå an til 10 millioner kroner i årsresultat. I tillegg har det kommet 4 millioner ekstra i
momskompensasjon. Sammen med en ny pensjonsberegning som gir 2 millioner ekstra, og utsalg av fond
på 2 millioner, ligger det totale beløpet an til å bli på 18 millioner. Omsetningen kommer til å havne på ca
870 millioner. Det endelige årsregnskapet fremlegges på styremøte 2 2015.
Ord i saken: Kjersti Jenssen, Terje O. Olsson, Liv Tørres, Peggy Hessen Følsvik, Liv Braathen, Tord
Lier
Vedtak: Styret berømmer administrasjonen for godt resultat og tar saken til orientering.
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 3 av 9
Sak 08.1.15 INTERNREVISJON I NORSK FOLKEHJELP
Liss Vallestrand redegjorde for saken. Internrevisjonsfunksjonen er underlagt generalsekretærens stab,
med generalsekretæren som nærmeste leder. For å ivareta kravet om uavhengighet bør det være formelle
møtepunkter med styret der administrasjonen ikke er tilstede på deler av møtet. Hun gjennomgikk den
overordnede risikovurderingen i Norsk Folkehjelp og revisjonsplanen for 2015.
Ord i saken: Live Kummen, Terje O. Olsson, Liv Tørres, Elin Skovly, Liv Braathen
Vedtak: Styret anerkjenner definisjonen av internrevisjon og beskrivelsen av hvordan internrevisjonen vil
innrettes i Norsk Folkehjelp. Styret vedtar den nye instruksen for internrevisjon i Norsk Folkehjelp med
gyldighet fra 01.01.2015.
Styret vedtar også følgende revisjonsplan. Styret ber internrevisor holde AU informert om
eventuelle justeringer i planen:
Nr
Revisjonsområde
1.
kvarta
l
2.
kvarta
l
3.
kvarta
l
4. kvartal
1
Vurdering av overordnet styring og kontroll
x
x
2
Revisjon av enhet for flyktning og integrering
x
x
3
Revisjon av HR, hovedkontor
x
x
4
Revisjon av enhet utland
x
x
Sak 09.1.15 RISIKO UTENLANDSPROGRAM
Liv Tørres redegjorde for saken. Ved årsskiftet 2014/2015 hadde Norsk Folkehjelp aktiviteter i
rundt 40 land. Mange av disse landene har store sikkerhetsutfordringer, korrupsjonsrisiko,
politiske utfordringer, valutasvingninger samt utfordringer knyttet til nasjonale og uforutsigbare
reguleringer. I tillegg bidrar spredningen i seg selv til stor kompleksitet samt behov for
styringssystemer og kunnskap på hovedkontoret.
Det er igangsatt flere tiltak som kan redusere risiko både når det gjelder sikkerhet, drift av
utekontorene, styrings, rapporterings og kontrollsystemer, partnerskapssamarbeidet og
inntektsstyring og donorforvaltning.
Ord i saken: Terje O. Olsson, Jorge Alex Dahl
Vedtak: Styret tar saken til orientering.
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 4 av 9
ORGANISASJONSSAKER
Sak 10.1.15 DISPENSASJON FRA VEDTEKTER – REGION ØST
Finn Erik Thoresen redegjorde for saken. Styret har forståelse for at det ønskes utvidelse av styret i region
Øst.
Ord i saken: Elin Skovly
Vedtak: Styret beslutter at region Sør får dispensasjon fra vedtekter frem til regionens årsmøte i 2016.
Sak 11.1.15 POLITISKE SAKER PÅ LANDSMØTET
Finn Erik Thoresen redegjorde for saken og åpnet for diskusjon.
I løpet av diskusjonen var det forslag til politiske saker som styret kan fronte på landsmøtet. Disse
forslagene var knyttet til frivillighet (lønnskompensasjon) og inkluderingsarbeid spesielt sett i lys av
lokalvalgkampen.
Ord i saken: Terje O. Olsson, Live Kummen, Jorge Alex Dahl, Ingrid Rostad, Camilla Lillevold-Øverås,
Atle Høie, Elin Skovly, Liv Tørres, Peggy Hessen Følsvik, Kjersti Jenssen, Finn Erik Thoresen
Vedtak: Styret ber om at AU sammen med administrasjonen ser mer på en eller flere landsmøteuttalelser
om dagsaktuelle politisk relevante saker som foreligger styret. Disse sendes som et høringsnotat til styret
før behandling av saken i styremøte 2 2015, som forelegges styret.
Sak 12.1.15 DIALOGKONFERANSE I LANDSMØTEÅR
Finn Erik Thoresen redegjorde for saken.
Ord i saken: Live Kummen
Vedtak: Det avholdes ikke dialogkonferanse i 2015. Styret foreslår videre at det legges inn i
vedtaksforslaget til landsmøtet om at dialogkonferansen ikke avholdes i landsmøteår.
Sak 13.1.15 OPPNEVNING AV STYRE FOR FURUMO LØREN
Finn Erik Thoresen redegjorde for saken.
Ord i saken:
Vedtak: Til styret i Furumo/Løren oppnevnes Kjersti Jenssen som leder, Hanne Lin Prestegård
(markedssjef) og Torkjell Lein (regnskapssjef).
Sak 14.1.15 ÅRETS FOLKEHJELPER – OPPNEVNING AV JURY
Finn Erik Thoresen redegjorde for saken.
Ord i saken:
Vedtak: Styret velger følgende representanter til jury for «Årets Folkehjelper»
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 5 av 9



1. nestleder Kjersti Jenssen
2. nestleder Atle Høie
Styremedlem Live Kummen
ORIENTERINGSSAKER
Sak 15.1.15 STYRELEDER INFORMERER (Muntlig)
Styreleder Finn Erik Thoresen informerte om følgende nytt siden sist styremøte:











Deltok på 75 års jubileum til Ringsaker Folkehøyskole. Arrangert i Folkets Hus i Oslo.
Deltok i Steinkjers 75 års jubileum.
Var med Norsk Folkehjelp Malm på underskriftskampanje mot atomvåpen
Holdt appell for Solidaritetsungdom Bislett og Blindern som arrangerte 75 års feiring.
Holdt tale i Norsk Folkehjelp Haugalands 75 års jubileum.
Dro til årsmøte i Norsk Folkehjelp i Stavanger og overrakte gaver. Det var et fint møte som ble
ledet av Ludvig Eskeland.
Har fått en invitasjon av og takket ja til Norsk Folkehjelp Lørenskogs jubileum i mai.
Deltok på Trondheimskonferansen. Fikk to oppgaver: Den ene var å holde appell på selve
Trondheimskonferanse på avslutningsdagen om Gaza. Fredag: situasjonen i Palestina.
Holdt appell for LO skolen internasjonalt.
LO distriktskontor for Oslo og Akershus – flerkulturelt møtested for kvinner. Deltok her og
snakket om veien fra fattigdoms Norge til dagens velferdssamfunn med hovedvekt på Norsk
Folkehjelp.
Sagt ja til 1. mai oppdrag, skal være likestilt hovedtaler med Mette Nord i Porsgrunn og Skien.
Ene tar seg av innland og utland. LO Grenland – Ibsenhuset – appell om Gaza. Kulturkveld med
inntekter til arbeidet vårt i Gaza.
Ord i saken:
Vedtak: Styret tar saken til orientering.
Sak 16.1.15 GENERALSEKRETÆREN INFORMERER (Muntlig)
Generalsekretær Liv Tørres informerte som følger:
 Humanitær Nedrustning: Vi opplever en utenriksminister med lavere ambisjoner enn hos tidligere
regjeringer når det gjelder humanitær nedrustning og Norges rolle ifm fredsbygging. Kan håpe at
utenriksministeren får mer øynene opp for minerydding. Vil nok videreføre rammeavtalene, men
viser ellers begrenset interesse for området, spesielt innenfor arbeidet mot atomvåpen.
 Inkluderingsarbeidet: Mister vergesenteret. Går nå gjennom hva man skal gjøre i Inkluderings og
Flyktningenheten, behov for klarere prioriteringer og vil nå jobbe med å identifisere hvilke to-tre
områder vi bør løfte.
 Er i prosess med å rekruttere stabssjef.
 75 års jubileet. Totalt ble 467 010,76 kr innsamlet og 212 510,76 kroner til saniteten. Kommer
også inn andre inntekter ift rammeavtaler med fagforbund og andre organisasjoner.
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 6 av 9

Ikke alle som har gitt gave som har mottatt en takk. Dette følges opp og administrasjonen skal
sende takkebrev til dem. Administrasjonen skal også sende listen til lederen av Sentralt
Sanitetsutvalg.
Ord i saken: Live Kummen
Vedtak: Styret tar saken til orientering.
Sak 16.1.15 ORIENTERING OM SØR-SUDAN
Liv Tørres redegjorde for saken. Det er en bekymringsfull utvikling på flere områder i Sør-Sudan.
Programarbeidet står også overfor utfordringer og må på en rekke områder styrkes kvalitativt parallelt
med at vi reduserer administrasjon og kostnader. Det har opp gjennom årene også vært manglende
rapportering fra kontoret i Sør-Sudan til hovedkontoret, noe som nå bidrar til behov for økt fokus på
rapportering og styringssystemer. På hovedkontoret utarbeides en handlingsplan med ansvarsfordeling og
oppfølgingsbehov fra hovedkontoret. Juba-bygget er ferdigstilt og åpnet. Vi har fått UNICEF som
leietaker og inkludert leie fra våre egne lokale programmer, så er betingelsene for ordinær avskriving av
bygget på plass.
Ord i saken: Atle Høie
Vedtak: Styret tar saken til etteretning.
Sak 17.1.15 ORIENTERING OM MIDTØSTEN
Liv Tørres orienterte om saken. Det er mange land med store utfordrende situasjonsbilder. Det er
desperate forhold i Gaza. Det er ikke nok press på Israel for å utbetale skattepenger til PA og slippe
nødvendige varer inn til Gaza.
Libanon er ustabilt og under stort press. Ved siden av Kurdistan Irak en av de få ”demokratiske lommene”
i regionen og som bør få mer internasjonal støtte. Norsk Folkehjelp har fått en ny landdirektør på plass.
Det har vært omfattende utfordringer i Irak etter sommeren. Norsk Folkehjelp har lenge arbeidet i de
kurdiske områdene, med utviklingsprogram og nødhjelpsprogram. Det har vært store endringer i Irak over
til nødhjelpsfokus etter at ISIL erklærte kalifat sommeren 2014. Nå rundt 2 millioner internt fordrevne i
Irak.
Situasjonen i Syria viser ikke tegn til bedring. Samlet rundt 11 millioner drevet på flukt. Mange flykter til
nabolandene. Norsk Folkehjelp har fokusert på å styrke lokalrådene, men midler til dette vil utløpe i
april/mai. Begrunnelsen for kutt deretter fra UD er knyttet både til at det er ekstremt krevende å levere
resultater på det nivå UD ønsker midt i en krigssituasjon samt at UD muligens kan være i ferd med å
endre sin Syria-strategi overfor Den syriske nasjonalkoalisjonen (SNC). I Egypt er det stadig
undertrykkelse av organisasjonsfriheten. Norsk Folkehjelp har et nært samarbeid med flere organisasjoner
der, men ingen tilstedeværelse/kontor.
Ord i saken:
Vedtak: Styret tar saken til orientering.
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 7 av 9
Sak 18.1.15 ORIENTERING OM NORSK FOLKEHJELPS VÅPENPOLICY
Liv Tørres orienterte om saken. I den internasjonale strategien som ble vedtatt oppdatert i 2014 så vises
det til et supplerende dokument om Norsk Folkehjelps våpenpolicy. Med den redigerte versjonen i 2014,
arbeides det i praksis med mer enn miner. Dette dokumentet tar opp våpentemaene, antitankminer,
antipersonellminer, klasevåpen, farlige og usikrede våpenlagre.
Ord i saken: Terje O. Olsson
Vedtak: Styret tar saken til orientering.
Sak 19.1.15 REFERATER
Referater fra Sentralt sanitetsutvalg (SSU møter 1,2,3,4,5,6).
Ord i saken: Live Kummen
Vedtak: Styret tar referatet til orientering.
Sak 20.1.15 EVENTUELT
Navn på solidaritetsungdomslag
Jorge orienterte om saken. Det har vært navnestrider i mange byer, hvor solidaritetslag ikke kan kalle seg
etter navn på byen. Det siste eksempelet er fra Oslo med forslag om ”Tigerstaden” som navn på nytt lag
(ennå ikke godkjent). Hva er grunnen til disse konfliktene?
I diskusjonene ble det hevdet at det er uoversiktelig med mange lag, spesielt i Oslo. Det er bekymring for
at mange lag med lignende navn vil skade renomeet til Norsk Folkehjelp, og at det er ønskelig med et
veiledningsdokument i forhold til dette, at lagene skal innkalles til samarbeidsmøter og dialog om
hvordan ulike lag bør arbeide for å utfylle hverandre på en god måte. I kommunikasjon med regionsstyret,
skal regionsstyreepost benyttes og ikke privat epostadresse. Andre understreket at navnevalg også følger
av at nye medlemmer/lag ikke ønsker å la seg begrense av geografisk avgrensende navn.
Solidaritetsungdommen har savnet et eget lag for de under universitetsnivå og viser til at ungdommen
ønsker tillit til å kunne drive lag selv. I region øst er det planlagt et møte for å snakke om en strategi for
Oslo sammen med lagene, og det er nyttig om administrasjonen og primærkontaktene er med på slike
møter.
Ord i saken: Elin Skovly, Liv Tørres, Live Kummen, Ingrid Rostad, Ludvig Eskeland, Camilla
Lillevold-Øverås
Primærkontakter
Elin Skovly orienterte om saken. Primærkontakter har mange fordeler, men det har også skapt
uoversiktelighet i forhold til hvem som har denne funksjonen. Regionene må få fullstendig oversikt over
primærkontaktene og må holdes informert om hva som skjer i forhold til lagene.
Ord i saken:
Medlemsbetaling og lederverv
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 8 av 9
Anne Mette Johnsen orienterte om saken. Tillitsvalgte som er valgt for to år, men som i år ikke har betalt
for kontigenten. Hvordan er deres status i forhold til deltakelse?
Styret tolker det dithen at tillitsvalgte som er valgt under beskrivelsene under ikke kan velges til nye verv
i inneværende år, eksempelvis som delegat til landsmøtet, men beholder vervet vedkommende allerede
innehar.
Ord i saken: Kjersti Jenssen
Påminnelse om kontigentbetaling per sms
Anne Mette Johnsen orienterte om saken. Sanitetsungdom har også mottatt sms fra Solidaritetsungdom
om påminnelse om betaling av medlemskontigent. Hva er grunnen til dette? Det kan være en idé at alle
medlemmer i Norsk Folkehjelp får påminnelse om kontingentbetaling per sms.
Ord i saken: Ingrid Rostad, Live Kummen, Elin Skovly
Annet
Styret ønsker en presentasjon med oppdatering på status mottaksdrift på styremøte 2 2015.
Styreprotokoll sendes til alle lokallag etter at styret har godkjent protokollen.
Torsdag 26. februar holdt to lag i region midt-Norge presentasjon for styret: Norsk Folkehjelp Sanitet
Trondheim ved Viggo Røstvik, Norsk Folkehjelp Nardo ved Melvin Johansen.
Lørdag 28. februar holdt to lag i region midt-Norge og region midt-Norge presentasjon for styret: region
midt-Norge ved Trygve Selvåg, Solidaritetsungdom ved Nina Gulzari og Norsk Folkehjelp Trondheim
ved Karen Selvåg.
Oslo, 27.02.2015
Kjersti E.R. Jenssen
Atle Høie
1. Nestleder
2. Nestleder
Protokoll styremøte – 1 – 2015
Side 9 av 9