Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder

Comments

Transcription

Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder
Veileder Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder OUS nivå 1 / Personal Dokument­ID: 66707 Versjon: 0 Status: Godkjent Godkjent av: Lars Erik Kjekshus Dokumentansvarlig: Roy Tore Fallaas Godkjent fra: 03.09.2015 1. Endringer siden forrige versjon Lederveilederen er forenklet og har fått en ny oppbygging. Den omfatter nå hele prosessen knyttet til Medarbeiderundersøkelsen. Den tidligere veilederen omfattet kun tilbakemeldingsmøte og oppfølging. 2. Innhold Medarbeiderundersøkelsen Medarbeiderundersøkelsen er et lederverktøy for å forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Hovedhensikten med undersøkelsen er å legge til rette for dialog i personalgruppen og fremme det lokale forbedringsarbeidet. Denne veilederen har til hensikt å gi oversikt over stegene i Medarbeiderundersøkelsen og gi ledere råd og verktøy for å kvalitetssikre de ulike stegene i egen enhet. Personalansvarlig leder har ansvar for å gjennomføre Medarbeiderundersøkelsen i egen personalgruppe. Ansatte som skal delta: ●
●
Alle medarbeidere som har en fast stilling, et vikariat eller engasjement i 30% stilling eller mer. Alle medarbeidere som er ute av sykehuset i lønnet permisjon i undersøkelsesperioden. Ansatte som ikke skal delta: ●
●
●
●
Medarbeidere som har vært ansatt kortere tid enn 3 måneder. Medarbeidere som er ute av sykehuset i ulønnet permisjoner. Timelønnede/tilkallingsvikarer. Medarbeidere som har vært sykemeldte i over 1 år. Hvor kan jeg søke råd? ●
Hver klinikk har en eller flere prosessveiledere som du kan kontakte dersom du har spørsmål vedrørende Medarbeiderundersøkelsen. HR‐leder i klinikken har oversikt over hvem som er prosessveiledere. Hvordan foregår Medarbeiderundersøkelsen? Medarbeiderundersøkelsen har seks steg (klikkbar): Vær oppmerksom på at dokumentet kan være endret etter utskrift.
Veileder Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder
Utarbeidet av: Roy Tore Fallaas
Godkjent av: Lars Erik Kjekshus Dokument‐Id: 66707 ‐ Versjon: 0
Utskriftsdato: 14.09.2015
Side 1 av 4
Steg 1: Å forberede Medarbeiderundersøkelsen ●
●
●
●
●
Å gå igjennom medarbeideroversikten du som leder får tilsendt og sikre at de som skal være med på undersøkelsen er de som er med på listen Å informere medarbeiderne om hensikten med undersøkelsen, tidsplanen for den og viktigheten av at den enkelte deltar. Å ta med verneombudet på råd. Å se til at alle har tilgang til PC og tid til å svare på undersøkelsen. Å sette av tid og reservere møtelokaler til tilbakemeldingsmøtet. Steg 2: Å gjennomføre Medarbeiderundersøkelsen ●
●
●
●
Hver enkelt medarbeider får undersøkelsen tilsendt elektronisk til sin e‐postadresse. Oppfordre medarbeiderne til å delta: Den enkelte medarbeiders mening er viktig. Samarbeid med verneombudet om å oppmuntre til deltakelse. Dersom 70% eller flere deltar, så vil rapportresultatet være representativt for det medarbeiderne er opptatt av. Du kan følge utviklingen i svarprosent for din enhet på intranettet. Steg 3: Å gjennomføre tilbakemeldingsmøte i egen personalgruppe Planlegging av tilbakemeldingsmøtet ●
●
●
●
●
●
Planlegg tilbakemeldingsmøtet god tid i forveien Legg alltid fram resultatene fra undersøkelsen, selv om mindre enn 70% av medarbeiderne har deltatt i undersøkelsen Involver så mange av dine medarbeidere som mulig i tilbakemeldingsmøtet Vurder å dele enheten inn i mindre arbeidsgrupper som en del av tilbakemeldingsmøtet. Anbefalt gruppestørrelse i gruppearbeidene er 4‐7 personer. Vurder å plassere de mest taleføre i samme gruppe. Du vil da redusere sannsynligheten for at enkeltpersoner setter dagsordenen alene. Tidsbehov for tilbakemeldingsmøtet: 2,5‐3 timer. Møtet kan ved behov deles i to, slik at de fire første trinnene gjennomføres i første møte og de tre siste trinnene i andre møte. Trinnene i et tilbakemeldingsmøte: Nr
Ansvar
Aktivitet
Tid
Innledning. Beskriv hensikten og planen for møtet. Kort gjennomgang av Vær oppmerksom på at dokumentet kan være endret etter utskrift.
Veileder Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder
Utarbeidet av: Roy Tore Fallaas
Godkjent av: Lars Erik Kjekshus Dokument‐Id: 66707 ‐ Versjon: 0
Utskriftsdato: 14.09.2015
Side 2 av 4
1
nåværende handlingsplan. Hva er gjort? Hva gjenstår? Hva er endret?
Framlegging av resultatene fra undersøkelsen. 2
Gruppearbeid 1: Forslag til bevarings‐ og forbedringsområder og mål. 3
I plenum 1: Presentasjon og prioritering av bevarings‐ og forbedringsområder og mål. 4
Gruppearbeid 2: Forslag til tiltak. 5
I plenum 2: Presentasjon og prioritering av tiltak. 6
Oppsummering og videre framdrift, inkludert plan for ferdigstilling av handlingsplanen. 7
Råd for gjennomføring av tilbakemeldingsmøtet
●
●
●
●
Som leder av enheten leder du gruppeprosessene og har for øvrig en utforskende holdning i møtet. Du deltar ikke selv i noen av arbeidsgruppene. La medarbeiderne fritt få legge fram sine synspunkter. Styr etter hvert fokuset over på det enheten selv har kontroll over og kan gjøre noe med. La personalgruppen prioritere ett bevaringsområde og to forbedringsområder. Du kan som leder føye til et område som du selv ønsker å ha med i planen. Når det formuleres bevarings‐ og forbedringsområder kan dere enten velge tema/påstander direkte fra rapporten eller dere kan benytte frie formuleringer som passer bedre på egen arbeidsplass. Dersom dere velger å benytte fritt formulerte områder, så bestem dere for innen hvilket tema i resultatrapporten dere ønsker å se en utvikling til neste undersøkelse. Sett et mål‐tall. Spørsmål til gruppearbeid 1: Gruppeoppgave 1 a. Ett bevaringsområde Hva fungerer bra? Ta utgangspunkt i resultatene fra Medarbeiderundersøkelsen. Be om forslag til bevaringsområde. Noter ned forslagene. Prioriter gjennom avstemning. Det området som får flest stemmer er valgt. b. To forbedringsområder På hvilke områder må vi forbedre oss? Ta utgangspunkt i resultatene fra Medarbeiderundersøkelsen. Be om forslag til forbedringsområder. Noter ned forslagene. Prioriter gjennom avstemning. De to områdene som får flest stemmer er valgt. c. Mål innen de to forbedringsområdene Målfest hvor høyt på skalaen dere ønsker at skåren skal befinne seg etter neste medarbeiderundersøkelse. Vær realistisk. Tallfest målet for hvert enkelt av de to forbedringsområdene langs rapportens skala. Spørsmål til gruppearbeid 2: Gruppeoppgave 2 Spørsmål: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hva kan vi gjøre for å bygge videre på det som fungerer bra på bevaringsområdet? (Tiltaksideer) Hvilke tiltak prioriterer vi? Hva kan vi gjøre for å få det slik vi ønsker å ha det på forbedringsområde 1? (Tiltaksideer) Hvilke tiltak prioriterer vi? (2 tiltak) Hva kan vi gjøre for å få det slik vi ønsker å ha det på forbedringsområde 2? (Tiltaksideer) Hvilke tiltak prioriterer vi? (2 tiltak)
Vær oppmerksom på at dokumentet kan være endret etter utskrift.
Veileder Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder
Utarbeidet av: Roy Tore Fallaas
Godkjent av: Lars Erik Kjekshus Dokument‐Id: 66707 ‐ Versjon: 0
Utskriftsdato: 14.09.2015
Side 3 av 4
Steg 4: Å oppdatere handlingsplanen
●
●
●
●
●
●
●
Handlingsplanen er en rullerende handlingsplan. Hvilke tiltak fra forrige år er utført? Hvilke tiltak gjenstår og skal videreføres? Hvilke tiltak endres? Handelingsplanen revideres og nye områder og tiltak som blir prioritert i tilbakemeldingsmøtet tas inn i planen. Hvert tiltak får en ansvarlig og en tidsfrist. Nedsett en arbeidsgruppe som ferdigstiller et forslag til oppdatert handlingsplan innen en gitt frist. Gi verneombudet en plass i arbeidsgruppen. Oppfordre gruppen til å utarbeide tiltak som er målrettede, konkrete, realistiske og tidsavgrenset. Fordel ansvar for å gjennomføre tiltak også på medarbeidere. Leder sørger for at tiltakene føres inn i elektronisk handlingsplan (eHMS) Det er leder som skal foreta den endelige godkjenningen av handlingsplanen. Steg 5: Å gjennomføre tiltak ●
●
●
Informasjon og oppfølging bør helst integreres i allerede etablerte møter, for eksempel ledermøter og personalmøter.
Vær som leder nøye med å informere om hva som er gjort, så vel som hva som står igjen. Sørg som leder for at tiltak som ikke er gjennomført innen fristen enten får ny frist, endres eller sløyfes. Steg 6: Å evaluere resultatene fra forrige Medarbeiderundersøkelse ●
Resultatrapporten fra Medarbeiderundersøkelsen gir deg mulighet til å sammenligne årets resultat med fjorårets resultat. Du kan dermed se utviklingen fra år til år og vurdere om de tiltakene som er iverksatt har bidratt til en endring. 3. Referanser Relaterte dokumenter: ●
●
●
●
Prosedyren "Medarbeiderundersøkelsen" Prosedyren "HMS‐handlingsplan" Veilederen "Medarbeiderundersøkelsen: Forberedende ledersamling" Veilederen "Medarbeiderundersøkelsen: Formøte med leder før tilbakemeldingsmøte" Andre eHåndboksdokumenter ●
Medarbeiderundersøkelsen Vær oppmerksom på at dokumentet kan være endret etter utskrift.
Veileder Medarbeiderundersøkelsen: Lederveileder
Utarbeidet av: Roy Tore Fallaas
Godkjent av: Lars Erik Kjekshus Dokument‐Id: 66707 ‐ Versjon: 0
Utskriftsdato: 14.09.2015
Side 4 av 4