Tilsyn/ etterkontroll

Tilsyn/
etterkontroll
For Vestvågøy statlige mottak
Rapport fra tilsyn / etterkontroll for Vestvågøy statlig mottak
Tilsyn / etterkontroll er en gjennomgang av driften av et mottak for å kontrollere at den er i
samsvar med det tilbudet som er tildelt kontrakt og med det regelverket som gjelder for drift
av mottak.
UDI Regionkontor nord, august 2015
Mottaksinformasjon
Mottaksnavn:
Vestvågøy statlig mottak for asylsøkere
Driftsoperatør:
Hero as
Mottaksnummer:
1843
Antall plasser:
Ordinær avdeling: 160 (128 faste + 32 stykkprisplasser)
Kontraktsinformasjon:
Varighet 01.04.15 til 31.03.18 (UDI har opsjon på forlengelse av avtalens løpetid med til
sammen 3 år)
I drift siden 01.10.09
Rapporten er basert på








Kontrakt mellom UDI og Hero as gjeldende fra 01.04.15
Årsplan 2015
Årsrapport 2014
Budsjett 2014 og 2013
Regnskap 2014 og 2013
Egenerklæring registrert
Øvrig dokumentasjon
Uanmeldt tilsynsmøte 12.08.15 med følgende til stede:
Fra UDI: Paul Knudsen og Ellen Iversen.
Fra Driftsoperatør: Ingen
Fra mottak: mottaksleder Tom Edvardsen og øvrig ansatte
Kort oppsummering
Tilsynet på Vestvågøy mottak hadde fokus på følgende fellestemaer:






Organisatoriske, administrative og økonomiske forhold (RS 2011-003, 2008-035
(utvalgte punkter), 2008-044)
Beboermedvirkning (RS 2008-035)
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak (RS 2008-03)
RS 2014-024 Varsling mellom asylmottak og UDI ved kriminalitet, uro og alvorlige
hendelser
RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak
RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak;
kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemminger

RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av
mulige ofre
For alle mottak

Gjennomgang av pålegg fra fjorårets tilsyn / etterkontroll

Oppfølging av eventuelle eksterne tilsyn
Kort oppsummering av funnene fra tilsyn / etterkontroll:
Vår befaring av «hotellet» i forbindelse med tilsynet sannsynliggjør at det er for trangt om
plassen. Det vil bli mindre misnøye i beboergruppen dersom maksimalt to personer deler
rom i denne delen av mottaket.
Tilsynet avdekket manglende renhold, dårlig standard på utstyr og manglende vedlikehold.
Sees i sammenheng med underforbruk pkt 2.1.4 Vedlikehold bygninger og lignende med
36,22 %.
Mottaket hadde branntilsyn 18.08.15. Rapport skal sendes UDI. Frist
21.09.15.Pålegg etter tilsyn / etterkontroll
RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak
4 pålegg:
1 pålegg: Kontroll av del 2 inntekts- og formuesforhold mangler på 4 av 5 kontrollerte reg nr.
Ett av disse ikke utført siden 2013.
1 pålegg: Klær nyfødte skal føres på barnet. Gjelder 6 familier ved stikkontroll.
1 pålegg: Enslig mor med barn har ikke fått enslig forsørgertillegg og ikke fått utbetalt basis
for barnet. (jamfør pkt 4.8)
Pålegg: Mottaket skal betale beboer beløp i henhold til rutiner og satser for økonomiske
ytelser.
1 pålegg: Kapittel 7 i vedlegg 1 lister opp hvilke ting mottaket kan trekke for.
Pålegg: Mottaket må frastå fra å trekke i basisbeløpet med bakgrunn i uønsket atferd.
Frist: 30.09.15
RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak
3 pålegg:
1 pålegg: Innsendt årsplan: Ikke tilfredsstillende på flere punkt. Mottaket pålegges å
utarbeide årsplan. (jamfør pkt 3.1 a, c, d, e)
Pålegg: Mottaket skal utarbeide ny årsplan for sin samlede virksomhet. Skjema for plan og
rapport skal benyttes. Planen skal være UDI i hende innen 1. januar det året den gjelder for.
b) Nyopprettede mottak skal sende inn årsplan innen tre måneder etter oppstart. c) Mottaket
skal involvere de ansatte i planarbeidet. d) Mottaket skal involvere beboernes representative
organ i planleggingen av det beboerrettede arbeidet.
Frist: 30.09.15
1 pålegg: Innsendt regnskap og budsjett: Regnskapsført kr 0,- på 2.3.6 Transport av beboere
ifb med beboerrettet arbeid. Budsjettert kr 18.000,-. Pkt 2.3.7 Beboerrettet arbeid overforbruk
228,38 %.
Pålegg: Spesifiser i punkt 2.3.6 i regnskap hvor mye mottaket har brukt på transport i fb med
beboerrettet arbeid.
Frist 30.09.15
1 pålegg: Innsendt regnskap og budsjett for 2014: Budsjettert overskudd 9,3 % regnskapsført
21 %. Ikke kommentert i vedlegg om avvik på mer enn 10 % på poster over kr 100.000,-.
Pålegg: Forklar i 3.4 a Regnskapsarbeid store avvik mellom regnskap og budsjett, det vil si
avvik på mer enn 10 % i negativ eller positiv retning som skal forklares kort. Dette gjelder
poster på kr. 100 000 eller mer.
Frist 30.09.15
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak
8 pålegg
1 pålegg: Mottaket har lagret materialer på hovedbyggets bakside, inntil vegg, i forbindelse
med renovering/arbeid.
Pålegg: Pkt 3.4.1 f: Mottaket skal sikre at brennbart materiale ikke mellomlagres unødig, og
at søppelcontainere og –dunker er sikret og plassert i forsvarlig avstand til bygninger.
Frist 07.09.15
1 pålegg:
3.4.1 Brannsikkerhet - Rutiner og utstyr: b) Mottaket skal ha skriftlige rutiner for systematisk
sjekk av brannrisikoer og brannsikkerhetstiltak i alle boliger.
Pålegg: Mottaket må ha nød-/retningslys med deksel og som indikerer nødutgang forsvarlig.
Der dette mangler må det settes nytt på. Frist 01.09.15.
1 pålegg:
3.1 Krav til Boforhold a) … gratis tilgang til vaskemaskin og tørk av klær.
Pålegg: Tilstrekkelig antall vaskemaskiner og mulighet for klestørk. Minimum 4
vaskemaskiner og tørkemulighet (tørketromler tilsvarende antall vaskemaskiner eller
tilrettelagt rom inne eller ute for klestørk).
1 pålegg: 3.2 Fellesarealer a) Mottaket skal ha et tilstrekkelig antall kjøkken, bad og toaletter,
og det skal være atskilte bad og toaletter for kvinner og menn.
Pålegg: Tilstrekkelig antall fungerende komfyrer og stekeovner.
Frist 21.09.15
1 pålegg:
3.2 d) Mottaket skal disponere tilstrekkelig med fellesarealer til sosial omgang (…)
Pålegg: Sittemøbler i fellesareal må være hele og funksjonelle.
1 pålegg:
3.1 Boforhold a) mottaket skal sørge for at alle beboere har tilfredsstillende hygieniske
boforhold (..)
Pålegg: Mottaket må sørge for at begge trappeløp ikke lukter urin og at det er rengjort etter
branntilløp.
1 pålegg: 3.2 Fellesarealer e) Mottaket skal ha et rom der beboerne, enkeltvis eller i små
grupper, kan trekke seg tilbake for kontemplasjon. Rommet skal være religionsnøytralt og
kunne disponeres av alle beboere som ønsker det.
Pålegg: Mottaket har to forskjellige kontemplasjonsrom, ett for muslimer og ett for greskortodokse – disse må gjøres religionsnøytrale.
Pålegg: Frist 21.09.15
1 pålegg: 3.3 b) og c) Mottaket skal søke å skjerme beboerne mot uønsket oppmerksomhet
fra andre. Mottaket skal i størst mulig grad sikre at kvinner ikke blir utsatt for vold,
trakassering eller seksuelle overgrep.
Pålegg: Det bør innføres en rutine for besøk på beboerrom. Minst to ansatte sammen ved
besøk på beboerrom.
RS 2014-024 Varsling mellom asylmottak og UDI ved kriminalitet, uro og
alvorlige hendelser
1 pålegg:
Et branntilløp ikke meldt UDI.
3.4.1 g) Mottaket skal orientere UDI om et hvert tilfelle av brann og branntilløp, i tråd med
rutiner for rapportering av uønskede hendelser.
Pålegg: Lukket etter tilsyn, før utsending av rapport.
Frist: 07.09.15.
Gjennomgang av pålegg fra fjorårets tilsyn/etterkontroll
Ingen pålegg.
Oppfølging av eventuelle eksterne tilsyn
Rapport sendes UDI etter branntilsyn 18.08.15.
Frist 15.09.15
Konklusjon av tilsyn/etterkontroll
Det er gitt 16 pålegg om retting av mangler på de områdene som er kontrollert. Det er gitt
frister for retting av manglene, jf. driftsavtalens pkt 14.2. Uavhengig av ilagte pålegg og
retting av disse, vil UDI vurdere alle funn i forhold til driftsavtalens pkt. 14, herunder
eventuelle sanksjoner dersom det avdekkes kontraktsmessig mislighold i henhold til dette
punkt.
Utlendingsdirektoratet
07.09.15
Bjørn Fridfeldt
regiondirektør
Ellen Iversen
rådgiver