Møteinnkalling - Aukra kommune

Comments

Transcription

Møteinnkalling - Aukra kommune
AUKRA KOMMUNE
WKONTROLLUTVALET
I
Aukra, 11.september 2015
Til medlemmene i kontrollutvalet
MØTEINNKALLING
MØTE NR.:
TID:
STED:
4/15
18.09.2015 kl. 09:30
Kommunestyresalen,
Aukra kommunehus
SAKSLISTE:
UTV.SAKSNR. TITTEL
PS 26/15
GODKJENNING
PS 27/15
REFERAT OG ORIENTERINGAR
PS 28/15
SLUTTRAPPORT
PS 29/15
NYE RIKSFJORD SKOLE . BYGGEREKNESKAP
PS 30/15
OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK
PS 31/15
FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN
PS 32/15
KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET
VERKSEMD I VALPERIODEN 2011 - 2015
PS 33/15
REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET
PS 34/15
REVISJONSPLAN
PS 35/15
OPPFØLGINGSLISTE
PS 36/15
EVENTUELT
AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11. JUNI 2015
VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP
FOR REVISJONSÅRET
OM UTVALET SI
FOR 1. HALVÅR 2015
2015
Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i
dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt.
Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19.
E-post: aase.eriksenmolde.kommune.no
Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov.
Rita Rognskog (s)
leiar
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Kopi:
Ordførar
Rådmann
Kommunerevisjonsdistrikt
2M&R
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
033
Åse S. Eriksen
04.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
Utval
PS 26/15Kontrollutvalet
Møtedato
18.09.2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11. JUNI 2015
Sekretariatet si tilråding
Protokollen frå møte 11. juni 2015 vert godkjend.
Bakgrunn for saka
Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome
merknader til protokollen.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
KONTROLLUTVALET I
AUKRA KOMMUNE
MØTEPROTOKOLL
Møte nr:
Møtedato:
Tid:
Møtestad:
Sak nr:
Møteleiar:
Møtande medlemmer:
Forfall:
Ikkje møtt:
Møtande vara:
Frå sekretariatet:
Frå revisjonen:
Av øvrige møtte:
3/15
11.06.2015
kl 09.30 —kl 14.00
Barnebo barnehage avd. Riksfjord / Frivillighetssentralen, Aukra
16/15 —25/15
Rita Rognskog, leiar (V)
Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap)
Gro Kjellnes Løvik (AL)
Knut Inge Bakkemyr (H)
Arne Hjelmås (Krt)
Ingen
Ingen
Ingen
Åse Solveig Eriksen, rådgiver
Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 16/15 —21/15 og
24/15)
Einar Andersen, forvaltningsrevisor (under sak 16/15 21/15 og 24/15)
Kjell Engdahl, rådgjevar/fagansv. økonomi (under sak 18/15)
Gerd Nerbø, prosjektleiar (under sak 19/15 —21/15)
Terje Urdshals, utbyggingssjef (under sak 19/15 -21/15)
Ranveig Høghaug Sporsheim, personalsjef (under sak 22/15)
Randi Fredriksen, einingsleiar institusjonstenester (under sak 22/15)
Sissel Garseth, styrar Barnebo barnehage
Hanne Skarshaug, ass. styrar Barnebo barnehage
Leiaren ønska velkommen og leia møtet.
Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste:
Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent.
TIL HANDSAMING:
UTV. SAKSNR.
TITTEL
PS 16/15
GODKJENNING
PS 17/15
REFERAT OG ORIENTERINGAR
PS 18/15
AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT
PS 19/15
ENERGISENTRAL
PS 20/15
UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP
PS 21/15
NYTT VENTILASJONSANLEGG
PS 22/15
TILSETTINGSRUT1NAR
PS 23/15
REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET
AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015
FOR 1. TERTIAL 2015
SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP
AUKRA HELSESENTER.
BYGGEREKNESKAP
I AUKRA KOMMUNE
1AUKRA. REVIDERING
Side 1 av 8
PS 24/15
FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT
«INFORMASJONSSIKKERHET
KOMMUNE» GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN
PS 25/15
OPPFØLGINGSLISTE
PS 16/15
GODKJENNING
AV PROTOKOLL
FRÅ MØTET 23. APRIL
I AUKRA
2015
Kontrollutvalet sitt vedtak
Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend.
Kontrollutvalet si handsaming
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 17/15
REFERAT
OG ORIENTERINGAR
Kontrollutvalet sitt vedtak
Referat og orienteringssakene vert teke til orientering.
-
Kontrollutvalet si handsaming
Referatsaker:
RS 14/15
Rekneskap og årsrapport 2014 - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015
i K-sak 40/15
RS 15/15
Aukra kommune —val av revisjonsordning - saksprotokoll frå Aukra
kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 49/15
RS 16/15
Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS
- saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 50/15
RS 17/15
Sammenslåingsprosjekt —kommunal revisjon i M&R —referat frå møte i
styringsgruppa 08.05.2015
Orienteringssaker:
OS 08/15
Rapport etter tilsyn —kommunal beredskapsplikt —Aukra kommune —3 avvik —
3 merknader - Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014
Kontrollutvalet ønskjer å få dokumentasjon på at avvika etter tilsynet er lukka.
OS 09/15
Verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage avd. Riksfjord —omvising og orientering
frå barnehagens administrasjon
Kontrollutvalet hadde gjort avtale om verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage
avd. Riksfjord i samband med utvalet sitt møte 11.06.2015. Hensikta med
besøket var å få orientering om barnehagens drift og ei omvising i lokala som
barnehagen disponera.
Side 2 av 8
Styrar Sissel Garseth, supplert av ass. styrar Hanne Skarshaug, orienterte og
svarte på spørsmål frå kontrollutvalet.
Barnehagetilbodet har endra seg frå å vere ei tilsynsordning til å verte eit
pedagogisk tilbod til alle med lovfesta rett til plass. Barnehagen skal ivareta
barnas behov for omsorg, leik og fremja læring og danning og er første del av
utdanningsløpet. Dei tilsette har stort fokus på kvalitet og innhaldet i tilbodet.
Samfunnsmandatet til barnehagane gjeng fram av Barnehagelova § 1.
Barnebo barnehage er organisert med to avdelingar og har 113 plassar fordelt
på 82 plassar på Riksfjord og 31på Furutun. Alle som har søkt om plass for
barnehageåret 2015/2016 har fått plass. Plasseringa på Riksfjord er ei
midlertidig løysing mens dei ventar på at det skal byggast nytt på Aukratun.
Dei tilsette ser at den midlertidige løysinga på Riksfjord kan vere ei utfordring,
men den vil kunne fungere i dei fire åra det vil ta å bygge nytt. Barnehagen sine
to avdelingar vil då bli samlokalisert. Garderobe- og toalettkapasiteten på
Riksfjord er i minste laget for 82 barn. Trafikk og parkeringstilhøya er og
vanskelige og vart verre etter at kulturskulen flytta inn.
Det kan vere ei utfordring å dekke behovet for tilsette med pedagogisk
kompetanse. Ønskjer å endre nokre assistentstillingar til pedagogiske stillingar.
Kommunen har som mål for framtida at 50 % av dei tilsette skal vere
barnehagelærarar og 25 % barne- og ungdomsarbeidarar. Gjennom
internopplæring vil kommunen auke den barnefaglege kompetansen til alle
tilsette. Barnehagen har fått ein ny 80% stillingsressurs til å arbeide med
språkopplæring og språkstimulering. Dette er ei spesialkompetanse som dei ser
stor nytte av. Småbarnsalderen er ei grunnleggande periode for språkutvikling
og tidleg innsats på området er avgjerande. Spesielt er dette viktig for
minoritetsspråklege barn.
Kontrollutvalet er imponert over den innsats dei tilsette gjer og det fokus dei
har på barna sine behov ved bruk av ulike typar pedagogiske metodar.
Etter orienteringa fekk kontrollutvalet omvising i barnehagen sine lokalar.
Leiar takka styrar for omvisinga og ei god, interessant og informativ
orientering om barnehagen sin drift.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 18/15
AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015
Kontrollutvalet sitt vedtak
Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin økonomirapport for 1. tertial 2015 saman med
administrasjonen si munnlege orientering, til vitande.
Kontrollutvalet si handsaming
Rådgjevar Kjell Engdahl gjorde greie for drifts- og investeringsrekneskapen pr. 30.04.2015 og
kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Mellom anna er årsaka til
meirforbruket på rådmannen sitt resultatområdet, forskotering av fastlandssambandet over
Kjerringsundet som ikkje var tatt med i budsjettet.
Side 3 av 8
Kontrollutvalet merka seg meirforbruket på området Institusjonstenester og ser behov for at
det blir gjort undersøkingar for å finne årsak til at eininga igjen har eit stor meirforbruk.
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte rekneskapsresultatet og budsjettkorrigeringane.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 19/15
ENERGISENTRAL
SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP
Kontrollutvalet sitt fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 19/15 handsama byggerekneskapen for
Energisentral skole og andre bygg.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Energisentral skole og andre bygg var budsjettert med ei totalramme på
kr 15 000 000.-. Ramma for prosjektet vart seinare foreslått endra til kr 19 500 000.-, men
dette vart ikkje vedtatt. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 21 014 527.-.
Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.- eller 40 % i høve til budsjett.
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Utbygging av Energisentral skole og andre bygg vart ferdig i juli 2013. I medhald av pkt. 15 i
Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for
politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at
reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Energisentral skole og andre
bygg.
Kontrollutvalet si handsaming
Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om byggeprosjektet og gjorde greie for årsak til at
endring frå gass til bergvarmebasert oppvarming førte til stort meirforbruk på prosjektet.
Kontrollutvalet har igjen merka seg at byggerekneskap vert lagt fram meir enn 1 år etter at
prosjektet er ferdig. Urdshals forklarar at dette skuldast stort arbeidspress i avdelinga.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 20/15
UTBYGGING
4. AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP
Kontrollutvalet sitt fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 20/15 handsama byggerekneskapen for
Utbygging av 4. avd. Furutun.
Side 4 av 8
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Utbygging 4. avd. Furutun var budsjettert med ei utgiftsramme på
kr 10 275 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 9 793 895.Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 481 105.- eller 4,7 % i høve til
totalbudsjett.
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Utbygging av 4. avd. på Furutun vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i
august 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt,
skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet ser at reglementet er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun.
Kontrollutvalet
si handsaming
Utbyggingssjef Terje Urdshals og prosjektleiar Gerd Nerbø orienterte og svarte på spørsmål
frå kontrollutvalet.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 21/15
Kontrollutvalet
NYTT VENTILASJONSANLEGG
AUKRA HELSESENTER.
BYGGEREKNESKAP
sitt fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 21/15 handsama byggerekneskapen for Nytt
ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert
29.05.2015.
Prosjektet Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter var budsjettert med ei
kostnadsramme på kr 7 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på
kr 7 092 352.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 92 352.- i høve til budsjett.
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Bygging av nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret vart i hovudsak ferdig i mars/april 2013.
I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal
byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning.
Kontrollutvalet har merka seg at reglementet ikkje er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra
Helsesenter.
Kontrollutvalet
si handsaming
Side 5 av 8
Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om dei byggtekniske utfordringane med prosjektet.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 22/15
TILSETTINGSRUTINAR
1 AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet sitt vedtak
Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning.
Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for
tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgjes ved både interne og eksterne
tilsettingar.
Kontrollutvalet si handsaming
Saksframlegget til denne saka var unntatt offentlegheit.
Personalsjef Rannveig Høghaug Sporsheim og einingsleiar Randi Fredriksen gjorde greie for
det som var skjedd i tilsettingssaka og beklaga at det var skjedd brot på kommunen sitt
reglement og på Arbeidsmiljølova.
Det er nå utarbeida eit justert Reglement for rekruttering og tilsetting i Aukra kommune. For
pleie- og omsorg er rutinane endra vedr. utfylling og utsending av arbeidsavtalar. Denne
oppgåva er nå lagt til ei merkantil stilling innan pleie- og omsorg.
Utkastet til justert reglement for tilsettingar skal leggast fram for kommunen sin leiargruppe
til uttale.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS 23/15
REGLEMENT
FOR KONTROLLUTVALET
I AUKRA. REVIDERING
Kontrollutvalet si tilråding
Kontrollutvalet anbefaler det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i
Aukra kommune som sendast over til kommunestyret med følgjande tilråding:
Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik det går
fram av saka.
Kontrollutvalet si handsaming
Sekretær orienterte.
Det framkom ingen merknader eller rettingar til det framlagte utkast til revidert reglement.
Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune sendes til kommunestyret med følgjande
tilråding:
Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik
det går fram av saka.
Side 6 av 8
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS24/15
FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT
AUKRA KOMMUNE» GJENNOMGANG
«INFORMASJONSSIKKERHET
AV PROSJEKTPLAN
I
Kontrollutvalet sitt vedtak
Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet
" Informasjonssikkerhet i Aukra kommune" med dei merknadar og tilføyingar som måtte
framkomme i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet.
Kontrollutvalet si handsaming
Forvaltningsrevisor Einar Andersen gjorde greie for problemstillinga revisjonen meiner vil
danne grunnlag for undersøkinga og arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet.
Kontrollutvalet hadde ingen merknader eller tilføyingar til prosjektplana.
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (5 voterande)
PS25/15
OPPFØLGINGSLISTE
Kontrollutvalet sitt vedtak
I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar:
Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune
Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen
si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative
nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter.
Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit
økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg.
11.06.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte.
Oppfølging av politiske vedtak
Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak
som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for
vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre
politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at
administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske
organ.
11.06.15: Sekretæren har vore i dialog med politisk sekretariat i Aukra kommune vedr.
arbeidet med å lage ei oversikt over politiske vedtak i perioden 2010 —2014 som ikkje
er sett i verk. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt første møte til hausten.
Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune —ny sak
Kommunal beredskapsplikt blei lovfesta i 2010.
Kommunane plikter å kartlegge kva for uønska hendingar som kan inntreffe i kommunen,
vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fal I kan
Side 7 av 8
påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og sarnanstillast i ein
heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse.
I forskrift om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ei risiko- og
sårbarheitsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eitt.
Fylkesmannen i Møre og Romsdal har tidlegare gjennomført eit tilsyn med Aukra kommune
sin kommunale beredskapsplikt. Det var funne 3 avvik og gitt 3 merknader.
11.06.15: Kontrollutvalet ønskjer dokumentasjon om lukking av avvika og
informasjon frå administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Aukra kommune.
Kontrollutvalet si handsaming
Sekretær orienterte.
Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista.
Det kom forslag om følgjande ny sak til oppfølgingslista:
Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune
Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine
medlemmar. (5 voterande)
Rita Rognskog
leiar
Arne Hjelmås
Katrine RindarøyKnut
nestleiar
Inge Bakkemyr
Gro Kjellnes Løvik
Åse Solveig Eriksen
sekretær
Side 8 av 8
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
AUKRA KOM MUNE
Kontrollutvalet
2015-1547/04
033
Åse S. Eriksen
09.09.2015
Saksfra mlegg
Møtedato
18.09.2015
Utvalssaksnr
Utval
PS 27/15Kontrollutvalet
REFERAT OG ORIENTERINGAR
Sekretariatet si tilråding
Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering.
Bakgrunn for saka
Referatsaker:
RS 18/15
Sammenslåingsprosjekt
—kommunal
styringsgruppa 25.06.2015 (vedlagt)
RS 19/15
Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap —brev til kommunane frå
Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert 25.08.2015 (vedlagt)
RS 20/15
Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet
08.09.2015 (vedlagt)
revisjon M&R —referat frå møte i
for Romsdal
Orienteringssaker:
OS 10/15
Møte- og forklaringsplikt «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til
kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, 15.06.2015 (vedlagt)
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Referat fra møte 25.6.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for
revisjonsenhetene, "Møreog RomsdalRevisjon IKS".
Møtet ble holdt som telefonmøte.
Møtet startet kl 14.00.
Til stede: Knut Anders Oskarsson
Ola E. Rognskog
Ola Krogstad
Ronny Rishaug
Asmund Kristoffersen, møtesekretær/prosessleder
Revisjonssjefene Bjarne Dyrnes og Sigmund Harneshaug var invitert til å delta.
Bjarne Dyrnes møtte. Sigmund Harneshaug kunne ikke møte p.g.a. annet
oppdrag.
Det vises til innkalling hvor tema for møtet var status og framdrift i prosjektet
etter at avtaleverket i sammenslåingsprosjektet ennå ikke er behandlet i
Nordmørskommunene .
Knut Anders Oskarson gjorde greie for bakgrunnen for møtet og for prosessen så
langt. Asmund supplerte med å vise til møtet i arbeidsgruppa 22.6.15, spesielt
referatet derfra og til kontakten med eierkommunene på Nordmøre.
Styringsgruppa drøftet så situasjonen og de tiltak som nå skal gjøres.
Det ble bl.a henvist til det kommende møtet 30.6.15 i representantskapet i
Distriktrevisjon Nordmøre IKSder eierkommunene vil møtes. Styringsgruppa
hadde forhåpninger til at mye kan avklares der for å komme videre. Dessuten
ville Ola Rognskog henvende seg til alle ordførerne for å påvirke framdrift og
forhåpentligvis gode beslutninger.
I tillegg vil Asmund holde kontakt med eierkommunene og være oppdatert på
beslutningsprosessene der.
Det ble uttrykt tilfredshet med de dokumenter som arbeidsgruppa hadde
forberedt til innkalling av konstituerende representantskapsmøte.
Med bakgrunn i de samlede drøftingene i styringsgruppa, fastsatte
styringsgruppa dato for konstituerende representantskapsmøte til
TIRSDAG17. NOV
Knut Anders Oskarsson varslet at det kunne være aktuelt med møte i
styringsgruppa i august for å oppsummere status og legge grunnlag for videre
arbeid fram mot konstituerende representantspasmøte.
Ronny Rishaugorienterte etter spørsmål fra styreleder kort om møtet i Angvik
12.juni og problemstillinger som ble reist der.
Møtet sluttet med at det ble uttrykt tro på at prosjektet villelykkes.
Møtet slutt 11.30.
25.6.15.
Asmund Kristoffersen/referent
Kommunerevisionsdistrikt 2
Møre og Romsdal
Telefon:
71 11 14 53 - dit-ekte
T&efon:
71 11 10 00 - hovedkontor
Telefaks: 71 11 10 28
E-post:
[email protected]
Organisasjonsnr.: 976 663 268
Kommunene i
Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal
Deresreferanse:
Vår referanse:
AnnySonderland
Arkivkode:
Stedidato
Mo‘de,25.08.2015
Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap
Vi viser til kommunenes vedtak om å gå inn i nytt revisjonsselskap Møre og Romsdal
revisjon IKS.
Vi er i gang med etablering av selskapet. Etter opprinnelig plan skulle dette ha skjedd i. juli
2015. Det har oppstått forsinkelser siden kommunene som er medlem av Distriktsrevisjon
Nordmøre IKS, ikke har behandlet saken. Dette vil skje nå ganske snart.
Vi er i gang med flytting fra lokaler ved busstasjonen til Steinbruddet vest for sentrum. Vi blir
da samlokalisert med ansatte i dagens fylkesrevisjon.
Nærmere informasjon om tidspunkt for etablering av det nye selskapet blir gitt når det er gjort
vedtak i alle kommunene.
Med hilsen
1.2 ,
440P
Sygmunds1-1neshaug
nagliglede
Styret
for Kontrollutvalgssekretariatet
for Romsdal
MØTEPROTOKOLL
Møte nr:
Møtedato:
Tid:
Møtested:
Sak nr:
Møteleder:
Av styrets medlemmer
Aukra kommune:
Eide kommune:
Fræna kommune:
Molde kommune:
Nesset kommune:
Vestnes kommune:
Forfall:
Rauma kommune:
Møtende vara:
Gjemnes kommune:
Sunndal kommune:
Ikke møtt:
Fra sekretariatet:
2/15
8.9.2015
Kl. 09.30 —kl. 11.05
Møterom «Formannskapssalen»,
08/15 —12/15
Ola Krogstad, leder
Molde rådhus
møtte:
Av øvrige møtte:
Rita Rognskog, nestleder
Ola Krogstad, leder
Jim Erik H. Johansen
Finn Myrland
Paul Nauste
Øyvind Uren
Odd Ivar Røhmesmo
Heidi Hogset
Odd Helge Gravem
Ingen
Jane Anita Aspen, daglig leder
Åse Solveig Eriksen, rådgiver
Ingen
Lederen ønsket velkommen og ledet møtet.
Det fremkom følgende merknader til saksliste:
Daglig leder fremmet forslag om at det ble delt ut en referatsak i møte; RS 07/15 protokoll fra
forhandlingsutvalg 08.09.15 og orienteringssak; OS 06/15 Val av founannskap/fylkesutval,
ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m
Innkalling og sakliste ble godkjent med de tillegg som ble meldt.
TIL BEHANDLING:
UTV. SAKSNR.
TITTEL
ST 08/15
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. MARS 2015
ST 09/15
REFERAT OG ORIENTERINGER
ST 10/15
ØKONOMIRAPPORT PR. 21. AUGUST 2015
ST 11/15
KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2016
ST 12/15
EVENTUELT
Side 1 av 4
GODKJENNING
ST 08/15
Styrets
AV PROTOKOLL
FRA MØTE 23. MARS 2015
vedtak
Protoko1len fra styremøte 23. mars 2015 godkjennes.
Styrets
behandling
Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende).
REFERAT
ST 09/15
Styrets
OG ORIENTERINGER
vedtak
Referat - og orienteringssakene tas til orientering.
Styrets
behandling
Referatsaker:
RS 06/15
Protokoll fra møte i sekretærforumet
i M&R og S&F 31.8-1.9.2015
Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene.
RS 07/15
Protokoll fra forhandlingsutvalget
8.9.2015
Protokollen ble delt ut i møte. Styreleder orienterte.
Orienteringssaker:
OS 04/15
Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap
Styreleder og daglig leder orienterte. Det gjenstår at kommunen knyttet til
Distriktsrevisjon Nordmøre IKS får gjort vedtak i respektive kommunestyrer.
Konstituerende representantskapsmøte skal etter planen være 17. november 2015.
OS 05/15
Granskninger —Bernt svarer: «Ikke alle kan granske» - artikkel fra Kommunal
Rapport, datert 26.5.2015
Daglig leder gjennomgikk artikkelen
OS 06/15
Val av formannskap/fylkesutval,
ordførar/fylkesordførar,
varaordførar —Utdrag
fra Rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
Utdrag fra rundskrivet ble delt ut i møte. Daglig leder gjorde oppmerksom på det som
stod i rundskrivet knyttet til valg av kontrollutvalg.
Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende).
ST 10/15
Styrets
vedtak
Økonomirapport
Styrets
ØKONOM1RAPPORT PR. 21.08.15
pr. 21.08.15 tas til orientering.
behandling
Side 2 av 4
Daglig leder gjennomgikk økonomirapporten og svarte på spørsmål fra styret.
Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende).
KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2016
ST 11/15
Styrets vedtak
Det framlagte forslag til budsj ett for KU sekretariatet for 2016 godkjennes.
Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme.
Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet
pr. 1. januar 2015 —jfr. vedlegg
Styret ber sekretariatet legge fram en sak om kjøp av elektronisk saks- og arkivsystem
i løpet av 2016
Styrets behandling
Daglig leder gjennomgikk budsjettforslaget og svarte på spørsmål fra styret.
Det ble i møtet fremmet forslag om at en i vedtaket skulle legge til et punkt 3, til sekretærens
innstilling:
Styret ber sekretariatet legge fram en sak om kjøp av elektronisk saks- og arkivsystem
i løpet av 2016
Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (8
voterende)
Sekretærens
innstilling
Det framlagte forslag til budsj ett for KU sekretariatet for 2016 godkj ennes.
Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme.
Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet
pr. 1. januar 2015 —jfr. vedlegg
ST 12/15
EVENTUELT
Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp:
fra sekretariatet
Statusoppdatering
Ansettelse av rådgiver
Sekretariatets arkiv
Statusoppdatering
etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS
Side 3 av 4
Sekretariatets arkiv
Ase Solveig Eriksen orienterte om det arbeidet som må gjøres med sekretariats arkiv for at
dette skal være i tråd med arkivlovgivningen. Møtebøker og saker må bl.a. innbindes i bøker
med faste permer. Dette er et noe tidkrevende arbeid å gjennomgå arkivet, og det vil innebære
en del kostnader for sekretariatet med innbindingen. Arbeidet må gjøres for dagens arkiv
uansett om en på sikt tar i bruk et elektronisk saks- og arkivsystem.
Ansettelse av rådgiver
Etter at sekretariatets nåværende rådgiver ønsker å gå av med pensjon fra nyttår, har denne
stillingen vært utlyst. Det kom inn 20 søknader på den utlyste stillingen og 5 av disse ble kalt
inn til intervju. Det er nå gjort tilsetting i stillingen, og det er gjort avtale om tiltredelse fra 1.
januar 2016.
Statusoppdatering
Viser til OS 04/15
etablering av Møre og Romsdal Revisjon IKS
Rita Rognskog
nestleder
Ola Krogstad
leder
Jim Erik H. Johansen
Heidi Hogset
Finn Myrland
Paul Nauste
Odd Helge Gravem
Øyvind Uren
Jane Anita Aspen
sekretær
Side 4 av 4
Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalgetikommunal-rapport.no
Side 2 av 4
Bernt svarer: Du har plikt til å forklare
deg til kontrollutvalget
Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for
kontrollutvalget. Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke
stiller, mens ordføreren kan ignorere plikten uten straff.
Av Kommunal
Rapport
15. juni 2015 - 13:46
(Oppdatert: 15 juni 2015 - 13:47)
Liker
0
Tweet101
Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i
kontrollutvalget etter kommuneloven § 77 nr. 7? I tilfelle - hvilke eventuelle
avgrensinger er det i møte- og forklaringsplikta?
Bernt svarer
I kommuneloven § 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget "hos kommunen
eller fylkeskommunen" kreve "enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert
dokumentet og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å
gjennomføre oppgavene". Plikten til å gi slik informasjon til kontrollutvalget
påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at alle som på en eller
annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne, eller
http://kommunal-rapport.no/node/112542
16.06.2015
Berntsvarer:Du har plikttil å forklaredegtil kontrollutvalgetI kommunal-rapport.no Side3 av 4
medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har
plikt til å forklare seg til kontrollutvalget om dette.
For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten
blir oppfylt. I dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens
administrasjon skal påse og om nødvendig pålegge - sine underordnete å møte
og forklare seg til kontrollutvalget. Rådmannen kan ikke sette begrensninger når
det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare seg om, og kan heller ikke kreve å
være til stede under forklaringen.
For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som
følger av det tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten
omfatter bare det som direkte knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven,
og omfatter ikke interne politiske drøftelser i partigruppe eller liknende.
Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For
tilsatte vil dette imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed
eller andre tjenestemessige sanksjoner. For folkevalgte - herunder ordfører - som
ikke vil medvirke, har kommunen ingen andre virkemidler enn å gå veien om
omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig, altså i praksis som
medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er derimot
valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes.
Fakta
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
212&14
Åse S. Eriksen
07.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 28/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
18.09.2015
VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP
Sekretariatet si tilråding til fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 18.09.2015 i sak 28/15 handsama byggerekneskapen for Veglys
Eikrem.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert
31.08.2015.
Prosjektet Veglys Eikrem var budsjettert med ei totalramme på kr 3 200 000.-.
Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 2 176 738.-. Dette gir eit
mindreforbruk på prosjektet på kr 1 023 262.- eller 32 % i høve til budsjett.
Prosjektet er finansiert gjennom frie fond.
Utbygging av veglys på Eikrem vart ferdig i juni 2015. I medhald av pkt. 15 i Aukra
kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for
politisk handsaming innan I år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet ser at reglementet
på dette punkt er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Veglys Eikrem.
Bakgrunn for saka
Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har
kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Veglys Eikrem.
Som vedlegg til saka følgjer:
Saksframlegg til formannskap/kommunestyre, datert 07.07.2015
Oversikt over byggekostnader
Revisjonsuttale —byggerekneskap, datert 31.08.2015
VURDERING
Avsluttande byggerekneskap for utbygging av Veglys Eikrem er nå framlagt.
Arbeidet med prosjektet vart i hovudsak utført i 2014 og vart ferdig i juni 2015.
Bakgrunnen for prosjektet var at det i samband med behandling av budsjett i 2013 vart vedtatt
utbygging av veglys, legging av fiberoptisk kabel for internett og legging av elektriske kablar
i grunn frå Eikremreset til Ormen Lange sitt landanlegg.
Kostnadsramma for prosjektet var på 3,2 mill. kronar. Prosjektet er finansiert gjennom frie
fond. Rekneskapen viser at det er brukt kr 2 l 76 738.- som gir eit mindreforbruk på
prosjektet på kr 1 023 262.-.
Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for graving og
montering til firma Odd Småge AS. Firma Ielektro AS fekk oppdraget for levering og
montering av veglys.
Byggeprosjektet vart ferdig og siste faktura betalt i juni 2015. Av Aukra kommune sitt
reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast fram innan
lår etter overtaking. Reglementet er følgt på dette punktet i denne saka.
Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Veglys
Eikrem gjelder det aktuelle prosjekt og at kostnandane er i samsvar med rekneskapstalla som
er presentert i saksframlegget. Revisor har øg kontrollert at det var gjort kunngjøring av
konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen vesentlege
feil eller manglar.
Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for
prosjektet.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Aukra kommune
Utbygging
Arkivsak:
2014/280-20
Arkiv:Q02
Saksbeh:Gerd
Nerbo
Dato:07.07.2015
Saksframlegg
Utv.saksnr
Utval
Formannskapet
Kommunestyret
Møtedato
Sluttrapport utbyggingsprosjekt 683 014 Veglys Eikrem
Rådrnannen si tilråding:
Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 683 014
Veglys Eikrem.
Vedlegg
1 Økonomirapport veglys og fiber Eikrem
2 Uttale revisor
3 Kontrollutvalet sin uttale
Særutskrift:
Bakgrunn:
Utgreiing:
Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til
sluttrapporten blir vedlagt saksframlegget.
Prosjektet gjeld bygging av veglys, straum og fiber på Eikrem i ei strekning på om lag 2
kilometer.
Bakgrunn for utbygginga var følgiande oversendingsforslag i kommunestyret som vart vedtatt
ved behandling av budsjett 2013:
«Det blir satt av midlar for 2014 til utbygging av følgjande anlegg frå transformator
på
Eikretnreset til Ormen Lange landanlegg.
- Utbygging av vegbelysning med stålpålar og nedgravde kablar
- Legging afiberoprisk
kabel med fordeling for internett.
- Legging av elektriske kablar i grunn (dette gjer Istad Nett gratis når grøfta er gravd)»
Kostnadskalkyleribudsiett:
Det var kalkulert med bygging av ei strekning
prosjektet i budsjett 2014.
på vel tre kilometer,
og sett av 3,2 millionar
til
Utbyggingsprosjektet
Prosjektet er gjennomført og styrt av Utbyggingsavdelinga
Prosjektansvarlig:
Terje Urdshals
Prosjektleiar: Peder Småge
med fyljande
nøkkelpersonar:
Konkurranse på graving og montering vart lyst ut på DOFFIN 6/3-2014 og seks entreprenørar
leverte tilbod. Odd Srnåge AS fekk oppdraget med eit tilbod på kr 891.000 (inkl.mva.).
Konkurranse på elektro vart lyst ut på DOH-IN
14/3-2014 og tre firma leverte tilbod. Ielektro
AS fekk oppdraget med eit tilbod på kr 778.000 (inklanva.).
Økonomi:
Sluttkostnad
for entreprenørarbeidet
inkludert asfaltering
Interne administrasjonsutgifter
er på kr.105 289,-
og materiell
Utbygginga vart ferdigstilt med ein sluttsum på kr. 2,176.738,ramme. Siste faktura var datert 2216 2015.
Prosjektet er finansiert
gjennom frie fond,
Evalueringigjennomføring
Gjennomføring
har gått som planlagt.
Ingrid Husøy Rimstad
Rådmann
Terje Urdshals
endte på kr.2.071.449.
som er kr.1.023.762
under
Doffin
Side I av 4
(http://www.difi.no/)
Bokmål (/Eps.localization/UserCulture/ChangeCulture?
cultureName.nb-N0)
I
Nynorsk
(/Eps Localization/UserCuIture/ChangeCulture?
cultureName.no-NO)
I
English
(/Eps Localization/UserCulture/ChangeCulture?
cultureName=ewGB)
DOFFIN
Database for offentlige innkjøp
Om Doffin (/1-lome/About)
Kontakt (/Home/Contact)
(https://kgv.doffin.no/login.asp7B=DOFFIN)
I
Logg inn
z • . •.
•
re (/home/buyer)
'
' ' ' ''
_....,
,,,
,.........,..,
–
—
Vis dokurten2r_Lbitusiugz.daffin,n2,LemL5kaakugsjAmzuu/idderiugip1)
Søk kunngjøring
Kunngjøring av konkurranse
Kunngjøring om konkurranse
Klassisk sektor
Kunngjøring iht FOR 2006-04-07 nr 402 del I og il
Bygge- og anleggsarbeid
Del I: Oppdragsgiver
L1) Kontaktinformasjon
Aukra kommune
964981337
Falkhytten
6480 Aukra
NO
Kontaktperson: Peder Småge
Telefon: +47 71171552/91884566
E-post: [email protected]
(mallto:[email protected])
Faks:+47 71171501
Nettsteder:
Nettsted kjøperprofil:
https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140
(https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140)
Elektronisk trIgang til konkurransedokumenter og annen informasjon:
https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/114101
(https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/114101)
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-848360
07.07.2015
Doffin
Side 2 av 4
Elektronisk innlevering
av tilbud eller forespørsel
om deltakelse:
https://kgv.doffin.noktm/Supplier/Notice/244831
{https://kgv,doffin.no/ctm/Suppher/Notice/244831)
Ytterligere informasjon kan fås her: Ovennevnte
Spesifikasjoner og ytterligere
dokumenter
vedrørende dynamisk Innkjøpsordning)
kontaktpunktjer)
(herunder dokumenter
fås her:Ovennevnte
kontaktpunkt(er)
Tilbud eller forespørsel om deltakelse skal sendes
Ovennevnte
kontaktpunkt(er)
1.2)
Type oppdragsgiver
Fylkeskommunal
1.3)
eller kommunal
admimistrasjon
Hovedaktivitet
Alminnelig
offentlig
tjenesteyting
Anskaffelse på vegne av andre oppdragsgivere
Oppdragsgiver
anskaffer på vegne av andre oppdragsgivere:
nei
Del II: Kontraktens gjenstand
11.1)
11.1.1)
Beskrivelse
Navn på anskaffelsen gitt av oppdragsgiver:
Prisforespørsel
levenng og montering
av veglys Eikrem
11.1.2)Type anskaffelse og utførelses- eIler leveringssted
Bygge- og anieggsarbeid
Hovedleverings-
eller hovedutførelsessted:
Aukra
NUTS-kode
NORGE
Kommune:
11.1.3)
Aukra
Kunngjøringen gjelder inngåelse av
Kontrakt
11.1.5)
Kort beskrivelse
Leveranse av veglyskabler,
leveranse og montering
jording,
av sikringer,
fundament,
lysmastre.
rekkeklemmer,
veglys og sette
lysanlegget i drift
11.1.6)
CPV-klassifisering
Hovedvokabular
45000000
11,1.8)
Bygge- ag anleggsvirksomhet
Delkontrakter
\blkontrakten
11.1.91
nei
Opplysninger om alternative tilbud
Vil alternative
11.2)
bestå av delkontrakter:
tilbud bli tatt i betraktning:
nei
Leveransens mengde eller omfang
11.2.1)Totalleveransens
mengde eller omfang:
2500 meter kabel og 50 stk lyspunkt
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-848360
07.07.2015
Doffin
Side 3 av 4
11.2.2)
Opplysninger om opsjoner
11.2.3)
Opplysninger om forlengelse
Opsjoner:
nei
Kontrakten
kan forlenges: nei
11.3) Kontraktens
varighet
planlagt startdato
22. 04. 2014 planlagt fercligstillelsesdato
22. 08. 2014
Del III: juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske
opplysninger
Betingelser i kontrakten
111
-1.4)
Andre særlige vilkår
Det gjelder særlige vilkår for oppfyllelse
av kontrakten:
nei
111
.3)
Særskilte betingelser i forbindelse med tjenestekontrakter
1113.1)
Opplysninger om en bestemt profesjon
Er utførelsen
av tjenesten
referanse til gjeldende
forbeholdt
lov, forskrifter
en bestemt
profesjon:
ja
eller bestemmelse:
111.3.2)
Personer som er ansvarlige for utførelsen av tjenesteytelsen
Del IV: Prosedyre
Type prosedyre
11/.1.1)
Type prosedyre
Apen anbudskonkurranse
Tildelingskriterier
ni.2.1) Tildelingskriterier
Laveste pris
1V.2.2)
Opplysninger om elektronisk auksjon
Vil det bli avholdt en elektronisk
auksjon:
nei
Administrative opplysninger
1V.3.1)
Saksnummer hos oppdragsgiver
1002
1V3.2)
Forutgående kunngjøring knyttet til samme kontrakt
nei
1V.3,3)
Vilkår for å få utlevert eller tilgang til konkurransegrunnlag
og/eller andre dokumenter (gjelder ikke ved dynamisk
innkjøpsordning)
mådet betales for utleveringftilgang til dokumentene: nei
Frist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse
07.04.2014
- 12:00
1V.3.6)
https:fiwww.doffin.no/Notice/Details/2014-848360
07.07.2015
Side 4 av 4
Doffin
Språk som skal anvendes ved utforming av tilbud eller forespørsel
om deltagelse
Annet:
Norsk
N.3.7)
Vedståelsesfrist minimum tidsperiode tilbudene er bindende.
Varighet i måned(er):
003 (fra dato og klokkeslett
fastsatt for rnottak av
tilbud)
IV.3.8)
Tilbudsåpning
Sted:
Aukra kommune
964981337
Aukraringen
25
6480 Aukra
NO
Vil det være åpen tilbudsåpning;
ja
Lukket tilbodsopning
Del VI: Supplerende opplysninger
Opplysninger om gjentakende innkjøp
Berører kunngjøringen
gjentakende
innkjøp:
nei
Prosedyre for klagebehandling
vt.4.1)
Kontaktpunkt til instans som er ansvarlig for den formelle
klagebehandlingen
Tvisteløsningsorgan
v14.21Innsendelse av klager
Informasjon
vedrørende
tidsfrist(er)
Klage sendest til Aukra kommune
for innsendelse
av klage:
innen 10 dager frå mottatt
tildelings
brev.
VI.4.3)
Kontaktpunkt for å innhente informasjon om klagebehandling og
prosess for innsendelse av klager
Dato for publisering av denne kunngjøring:
14.03.2014
Support: [email protected]
Difis nettsteder
(mailto:[email protected])
I
Telefon: 23 96 00 10
I
(http://www.difi.no/artikkel/2012/10/difis-nettsteder)
https://www.doffin.no/Notice/Details/20 I4-848360
07.07.2015
Doffin
Side 1 av 4
(http://www.difi.no/)
Bokmål (/Eps.localization/UserCulture/ChangeCulture?
cultureName=nb-NO)
Nynorsk
I
(/Eps,Localization/UserCulture/Changeculture?
cuItureName=nn-NO)
I
English
(/Epslocalization/Usereulture/ChangeCulture?
cultureName.en-GB)
DOFFIN
(/)
c2,1
vrio
Database for offentlige innkjøp
Om Doffin (/Home/About) I Kontakt (/Home/Contact)
(https://kgv.doffin.no/login.asp?B=DOFFINJ)
Logg inn
Søk kunngjøring
re (/home/buyer)
Vis doku
4)
Kunngjøring av konkurranse
Kunngjøring om konkurranse
Klassisk sektor
Kunngjøring iht FOR 2006-04-07 nr 402 del I og Il
Bygge- og anleggsarbeid
Del I: Oppdragsgiver
Kontaktinforrnasjon
Aukra kommune
964981337
Aukraringen 25 Falkhytten
6480 Aukra
NO
Kontaktperson: Peder Småge
Telefon: +47 71171552/91884566
E-post: [email protected]
(mailto:[email protected])
Faks:+47 71171501
Nettsteder:
Nettstecl kjøperprotil:
https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/lndex/2140
(https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Companylnformation/Index/2140)
Elektronisk tilgang til konkurransedokumenter og annen informasjon:
https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/113854
(https://kgv.cloffin.no/ctm/Supplier/Documents/Folder/113854)
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-52843I
07.07.2015
Doffin
Side 2 av 4
Elektronisk
innlevering
av tilbud eller forespørsel
om deltakelse:
https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Notice/2444-45
(https://kgv.doffin.no/ctm/Supplier/Notice/244445)
Ytterligere informasjon kan fås her: Ovennevnte
kontaktpunkt(er)
Spesffikasjonerog ytterlIgere dokumenter (herunder dokumenter
vedrørende dynamiskInnkjøpsordning)fås her:Ovennevnte
kontaktpunkt(er)
TIlbud eller forespørselom deltakelseskalsendestil: Ovennevnte
kontaktpunkt(er)
1.2)
Type oppdragsgiver
Fylkeskommunal
1.3)
Alminnelig
1.4)
eller kommunal
administrasjon
Hovedaktivitet
offentlig
tjenesteyting
Anskaffelse på vegne av andre oppdragsgivere
Oppdragsgiver
anskaffer på vegne av andre oppdragsgivere:
nei
Del II: Kontraktens gjenstand
11.1) Beskrivelse
11.1.1)
Navn på anskaffelsen gitt av oppdragsgiver:
Graving for veglys og fiber ca 3 km.
11.1.2)Type anskaffelse og utførelses- eller leveringssted
Bygge- og anleggsarbeld
11•1.5)Kort beskrivelse
Tilbod på graving og legging av veglyskabel, jording,
legging av trekkerør
for fiber ca 3 km.
Montering
av fundament
for skap og lys
11.1.6) CPV-klassifisering
Hovedvokabular
45000000 Bygge-og anleggsvIrksomhet
11.1.8) Delkontrakter
Vil kontrakten
bestå av delkontrakter:
nei
11.1.9)Opplysninger om alternative tilbud
Vil alternative
tilbud
bli tatt i betraktning:
nei
11.2)Leveransens mengde eller omfang
11.2.1) Totalleveransens
11.2.2)
Opplysninger om opsjoner
Opsjoner:
11
.2.3)
mengde eller omfang:
nei
Opplysninger om forlengelse
Kontrakten
kan forlenges:
nei
Del III: juridiske, økonomiske, rmansielle og tekniske
opplysninger
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-52843 I
07.07.2015
Doffin
Side 3 av 4
1111)Betingelser i kontrakten
111.1.4)
Andre særlige vilkår
Det gjelder særlige vilkår for oppfyllelse
111-3) Særskilte
111.3.1)
av kontrakten:
nei
betingelser i forbindelse med tjenestekontrakter
Opplysninger om en bestemt
Er utførelsen
av tjenesten
forbeholdt
profesjon
en bestemt profesjon:
nei
111.3.2)
Personer som er ansvarlige for utførelsen av tjenesteytelsen
Vil juridiske
personer
måtte oppgi navnene og de faglige kvalifikasjonene
for de personer som er ansvarlige for utførelsen
av de aktuelle ytelser:
nei
Del IV:Prosedyre
Type prosedyre
Type prosedyre
Apen anbudskonkurranse
1V.2)
Tildelingskriterier
Tildelingskriterier
Det økonomisk
Kriteriene
mest fordelaktige
tilbud vurdert
på grunnlag av
listet under
Pris Vekting 1
Framdrift
1V.2.2) 0
Vekting 4
pplysninger om elektronisk auksjon
Vil det bli avholdt en elektronisk
IV.3)
auksjon: nei
Administrative opplysninger
Saksnummer hos oppdragsgiver
3.000
Forutgående kunngjøring knyttet til samme kontrakt
nei
1V.3.3)
Vilkår for å få utlevert eller tilgang til konkurransegrunnlag
og/eller andre dokumenter (gjelder ikke ved dynamisk
innkjøpsordning)
Frist for å be om tilgang til konkurransegrunnlag
dokument:
07.04.2014
Må det betales for utlevering/tilgang
1V.3.4)
og/eller
andre
- 00:00
til dokumentene:
nei
Frist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse
07.04.2014
- 12:00
1V.3.6)
Språk som skal anvendes ved utforming av tilbud eller forespørsel
om deltagelse
Annet:
Norsk
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-528431
07.07.2015
Doffin
Side 4 av 4
RV.3.7)
Vedståelsesfrist - minimum tidsperiode tilbudene er bindende.
Varighet i dager: 090 (fra dato og klokkeslett
fastsatt for mottak av
tilbud)
IV.3,8)
Tilbudsåpning
Dato: 08.04.2014 - 00:00
Sted:
Kommune
964981337
Aukraringen
25
6480 Aukra
NO
Kontaktperson:
Aukra kommune
Vil det være åpen tilbudsåpning.
ja
Lukket tilbodsopning
Del Vi: Supplerende opplysninger
Opplysninger om gjentakende innkjøp
Berører kunngjøringen
VI.4)
gjentakende
innkjøp,
nei
Prosedyre for klagebehandling
VIA.1)
Kontaktpunkt til instans som er ansvarlig for den formelle
klagebehandlingen
Tvisteløsningsorgan
vI.4.2) 1nnsendelse av klager
Informasjon
vedrørende
Frist for innsendelse
tidsfrist(er)
for innsendelse
av klage er 10 dager frå mottatt
av klage:
tildelingsbrev
VI.4.3)
Kontaktpunkt for å innhente informasjon om klagebehandling og
prosess for innsendelse av klager
vt.5) Dato for publisering av denne kunngjøring:
06.03.2014
Telefon: 23 96 00 10
(mailto:[email protected])
I
(http://www.difi.no/artikkel/2012/10/difis-nettsteder)
Support: [email protected]
Difis nettsteder
https://www.doffin.no/Notice/Details/2014-528431
j
07.07.2015
Prosjekt:683014
Veglys Eikrem
00100 Løn i faste stillingar
00106 Seniortillegg
00900 Pensjonskostnader
00990 Arbeidsgjevaravg.
01000 Kontormateriell
01151 Mat/bevertning tilsette/politikarar/gjestar
01200 Andre varer og tenester
01302 Telefon
01500 KURS,OPPLÆRING
01600 Kostgodtgjersle
01601 Bilgodtgjering
01700 Transport
01701 Drift eigne transportmidler
01702 Ikkje innberetn.pl.reiseutgifter
01950 Gebyr
02000 Inventar og utstyr
02001 Programvare/maskinvare
02100 Leige/leasing av transportmidlar
02301 Nybygg
02501 Materialer nybygg
04290 Mva. generell kompensasjonsordning
Sum
Mindreforbruk
Rekneskap
Rekneskap
2015
2014
3 474
512
543
-
KostnadsTotalsum
194 802
48 701
72 105
885
11 209
11 872
266
18
236
286
782
91
304
125
295
292
163
1 311
181
339
1 188 734
272 943
366 269
75 579
885
11 721
12 415
266
18
236
286
782
91
304
125
295
292
163
1 311
181
339
1 188 734
467 745
414 970
248 032
1 928 706
2 176 738
-
-
ramme
3 200 000
1 023 262
kt 2
Jammunerevis
More og Romsdal
Tefefon:
71 11 14 50
Telefaks, 71 11 10 28
Telefon:
71 11 10 00 —hovetikentor
E-post: [email protected]
Org./revisornr.: 976 663 268
REVISOR
Reclhusplassen 1
6413 MOLDE
Til
Aukrakommune
Deres referanse:
Vår referanse:
June Beoy Fostervold
SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT
KOMMUNE —REVISORS UTTALELSE
Stedidato
Molde, 31.august 2015
Arkivkode:
R 22/15
683014 —VEGLYS EIKREM
AUKRA
Vi har gjennomfort de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utfort i
samsvar med ISRS 4400 —Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utfort for å bista dere i vurderingen av
riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 22.06.2015. Prosjektregnskapet viser en
kostnad på kr 2 176 738 - (inklusiv merverdlavgift).
Vi
har kontrollert at:
Det er foretatt kunngjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet
Beskrivelsen av byggeprosjektets fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger
Kostnader som er bokført på prosjekt 683014 i kommunens regnskapssystem
regnskapstallene som er presentert i saksframlegget
stemmer med
Kostnader som er bokført på prosjekt 683014 i kommunens regnskapssystem vedrører det aktuelle
prosjekt ved å ta stikkprover av regnskapsforte opplysninger mot underliggende dokumentasjon
Vedtak om oppstart ble gjort i ko
kr 3 200 000
nunestyret 12.12.2013 K-sak 98/13 med en budsjettramme på
Prosjektet har et mindreforbruk på kr 1 023 262
Det ble kunngjort 2 konkurranser i Doffm, en på graving og montering og en på elektro.
På graving og montering leverte 6 entreprenorer tilbud. Odd Småge AS fikk appdraget.
På elektro leverte 3 firma tilbud. Ielektro AS fikk oppdraget.
Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik.
Siden de ovenstående kontrollhandhnger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med
revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen Ikke inneholder vesentlige feil.
Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomfort revisjon eller begrenset revisjon i samsvar
med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapportert til dere.
Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i forste avsnitt, og skal ikke brukes til
noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune.
June Lseoy otervol
Revisor
Kornmunerevisjonsdistrikt 2
Mere og Romsdal
Redhusplassen 1
6413 MOLDE
Molde. Aukra. Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Frxna
rio
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
2015-1547/04
212&14
Åse S. Eriksen
11.09.2015
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
Saksframlegg
Utvalssaksnr
Utval
Møtedato
PS 29/15
Kontrollutvalet
18.09.2015
NYE RIKSFJORD
Sekretariatet
SKOLE. BYGGEREKNESKAP
si tilråding til fråsegn
Kontrollutvalet har i møte 18.09.2015 i sak 29/15 handsama byggerekneskapen for Nye
Riksfjord skole.
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen
06.09.2015.
samt revisor sin uttale, datert
Prosjektet Nye Riksfjord skole vart budsjettert med ei totalramme på kr 316,3 mill. kroner.
Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 301 889 154.-. Dette gir eit
mindreforbruk på prosjektet på kr 14 367 486.- eller 4,5 % i høve til budsjett.
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Bygging av Nye Riksfjord skole vart ferdig og tatt i bruk ved skulestart i 2013. I medhald av
pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast
fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka
seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka.
Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje
kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole.
Bakgrunn
for saka
Med heimel i Kommunelova si § 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutval, kap. 3 og 4 har
kontrollutvalet i Aukra gitt sitt utsegn til byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole.
Som vedlegg til saka følgjer:
Saksframlegg til formannskap/kommunestyre, datert 26.08.2015
Sluttrapport, datert 28.08.2015 m/oversikt over byggekostnader
Revisjonsuttale
byggerekneskap, datert 06.09.2015
VURDERING
Avsluttande byggerekneskap for bygging av Nye Riksfi ord skole er nå framlagt.
Arbeidet med prosjektet starta i august 2012 og vart ferdig i juli/august 2013.
Bakgrunnen for prosjektet var behov for ein ny og større skule på Riksfjord. Byggeprosjektet,
som har vore leia av kommunen sin utbyggingsavdeling med bistand frå ekstern
prosjektleiing, er det største investeringsprosjekt Aukra kommune har gjennomført til no.
Nærare utgreiing om byggeprosjektet gjeng fram av saksframlegget til formannskap /
kommunestyret.
Kostnadsramma for prosjektet vart til slutt på 316 mill. kronar. Prosjektet er finansiert med
frie midlar.
Firma Hammerø & Storvik AS vart engasjert som ekstern prosjektleiar for byggeprosjektet.
Rekneskapen viser at det er brukt kr 301 889 514.- som gir eit mindreforbruk på prosjektet på
14,1 mill. kroner.
Etter at anbodsrunden var gjennomført, gikk kontrakten for entreprisen for flateopparbeiding
av tomt til firma Romsdal Anlegg AS, for tomtetekniske arbeider til firma Odd Småge AS og
totalentreprisen gikk til firma Betonmast Røsand AS.
Byggeprosjektet vart ferdig og teke over av Aukra kommune i august 2013. Av Aukra
kommune sitt reglement for investeringsprosjekt gjeng det fram at sluttrekneskap skal leggast
fram innan lår etter overtaking. Reglementet er ikkje følgt på dette punktet i denne saka.
Rekneskapsrevisor har kontrollert at kostnader som er ført i byggerekneskapen for Nye
Riksfjord skole gjelder det aktuelle prosjekt. Det er igjen registert en differanse mellom
kommunerekneskapen og prosjektrekneskapen frå Hammerø & Storvik som det vil bli gitt
nærare orientering om årsak til i møtet. Revisor har 6g kontrollert at det var gjort kunngjøring
av konkurransen i Doffin for byggeprosjektet. Revisjonen sitt arbeid avdekka ingen
vesentlege feil eller manglar.
Grunnlaget for behandling av saka vil være revisor sin uttale og byggerekneskapen for
prosjektet.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Aukra kommune
Arkivsak:
2012/422-66
Teknikk, eigedom og brann
Arkiv:
614
Saksbeh:
Jon-Gunnar
Dato:
26.08.2015
Gjelberg
Saksframlegg
Utv.saksnr
Møtedato
Utval
Formannskapet
Kommunestyret
Sluttrapport
Rådmannen
201000 Nye Riksfjord
skole.
si tilråding:
Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 201000 —Nye Riksfjord skole
Vedlegg
1 Prosjektrapport (Hammerø og Storvik Prosjekt AS)
K-sak 41/11. Nye Riksfjord skole. Godkjenning av revidert prosjekt og prosjektkostnad.
3 Utomhusplan. Som bygd.
4 Planteikning sentralbygg 1 ets. Som bygd.
5 Planteikning sentralbygg 2 ets. Som bygd.
6 Planteikning barnetrinna. Som bygd.
7 Planteikning mellomtrinna. Som bygd.
8 Interiørperspektiv.
9 Bilder
Særutskrift:
Bakgrunn:
Kommunestyret vedtok den 28.04.2011 i K-sak 41/11 revidert prosjekt og prosjektkostnad.
Vedtatt prosjektkostnad var på kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011. Prosjektet blei
godkjent slik det var lagt fram med eit brutto areal på 7755m2. Skulen skulle stå ferdig til
skulestart i august 2013.
Utgreiing:
Dette saksframlegget med vedlegg vert lagt fram for revisjonen slik at deira merknad til
sluttrapporten blir vedlagt saksframlegget.
Organisering av prosjektet
Prosjektet vart gjennomført og styrt av TEI3 (Teknikk, eigedom og brann) med fyljande
nøkkelpersonar:
Prosjektansvarleg:
Terje Urdshals (dåverande teknisk sjef, Aukra kommune)
Prosjektleiar:
Jon-Gunnar Gjelberg, bygg. Peder Småge, tomteteknisk
arbeid og infrastruktur.
Ass. Prosjektleiar, byggherreombud
Tor Jostein Furu, Arnold Askeland, Ingeborg Lyngstad
og byggeleiing
Kristiansen, og Svein Lodve Sandblåst (Hammerø og
Storvik Prosjekt AS).
Prosjekteringsleiar/arkitekt:
Jann Reistad (Aukra kommune), Asbjørn Bua
(Arkitektkontoret BBW AS)
Kjøp av eksterne tenester og anbodskonkurranse bygg
Arkitektkonkurranse blei utlyst i 2007. Tre firma levert sine forlag til løysingar den 31.10.07. I
K-sak 39/08 vedtok kommunestyret den 08.05.2008 at "Tun i ly" var vinnar av
arkitektkonkurransen og at forprosjektet skulle baserast på dette konseptet.
Tekniske rådgjevarar blei lyst ut siste kvartal 2008 og kontrakt signert i fyrste halvdel av 2009.
For geoteknikk og bygg vant Geovest-Haugland AS frå Molde. For elektro, VVS, akkustikk, og
brann, blei Cowi AS frå Molde/Trondheim vinnarar.
1juni 2010 lyste kommunen ut konkurranse om bistand på prosjektleiing. Rådgivingsfirmaet
Hammerø og Storvik Prosjekt AS i Molde vant. Kontrakt blei signert oktober 2010. Same år blei
Mikel Wettre engasjert gjennom Kunstnersenteret som kunstkonsulent.
Konkurranse på utkøyring av myrmassar og oppbygging av nytt bærelag for tomten, samt
bygging av anlegg, vart også lyst ut i 2010. Romsdag Anlegg AS (Molde) blei tildelt denne
kontrakten.
Arbeidet med tekn isk infrastruktur og vegsystem utanfor nærområdet til skulen var også ei eiga
kontrakt. Etter gjennomført konkurranse i siste kv. 2010 signerte kommunen kontrakt med Odd
Småge AS (Aukra) for dette arbeidet.
Den største kontrakten for prosjektet omfatter både prosjektering (teknisk planlegging inkl.
arkitekt) og bygging av skulen (totalentreprise). Denne konkurransen blei lyst ut på Doffin
10.11.2010. Konkurransen var to-delt der første del var ein konkurranse om å bli kvalifisert.
Fem leverandører blei kvalifisert til å lever tilbod. 18. mai 2011 signerte kommunen kontrakt
med totalentreprenøren Brødrene Røsand AS frå Averøy.
Kommunen gjennomførte også konkurranse for innleige av interiørarkitekt, der CADI AS frå
Oslo vant.
Prosjektet omfatta
I saksframlegget tilrevidert prosjekt og prosjektkostnad (K-sak 41/11) var det lagt fram ein
tabell over dei ulike kontraktane (entreprisar) i prosjektet:
Kortnamn Namn
Omtale
E01-A
Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg
E0 1-B
Tomteteknisk arbeid/infrastruktur
E01-C
Energisentral
E02
Totalentreprise
Rein byggekontrakt.
Omfattar utkøyring av massar (myr)
og oppfylling av nytt bærelag (stein)
samt anleggsveg.
Rein byggekontrakt.
Alt arbeid med røyr i grunnen til- og
frå skulen samt veganlegg.
Grensesnitt: Den "røde streken" som
er vist på utomhusplana.
Rein byggekontrakt.
Eige bygg/tilbygg med teknisk
anlegg. Skal forsyne skulen med
varmt vann til oppvarming av
bygget (vannboren varme) og varmt
forbruksvatn (dusj, vask etc). Tatt ut
av prosjektet i 2013.
Kontrakt på både bygging og
prosjektering (planlegging, teknikk,
teikning).
Omfattar heile skulen inkl.
opparbeiding av uteområdet. Laust
inventar og utstyr er ikkje med.
Gjelder både inne og ute.
I revidert prosjekt var omfang (areal) og dermed prosjektkostnaden redusert i høve til
forprosjektet som var lagt fram.
Totalareal forprosjekt (inkludert basseng) var på 8 777rn2 bta. Etter vedtaket vart prosjektet
revidert og arealet redusert til eit totalareal på 7 755m2 bta. Altså ein reduksjon på totalt
1022m2. Basseng med teknisk rom (for basseng) utgjorde 977m2 og sentralrommet er redusert
med ca. 45m2.
Prosjektets nivå på kvalitet og tekniske løysingar var i tråd med rammene gitt i forprosjektet.
Det vil seie gode materiale som gjev låge vedlikehaldskostnader for bygget og eit uteområde
med god kvalitet på overflater og utstyr.
Kostnadskalkyler/budsjett:
Den godkjente forprosjektramma for prosjektet var på 286 mill. kr. inkl. mva pr. 18.02.2010.
Prisstigning var da ikkje inkludert. Det kom inn tilbod på entreprise E02 (totalentreprenøren) i
februar 2011. Dei andre kontraktane som var inngått (grunnarbeid/tomteteknisk arbeid og
infrastruktur) hadde prisnivå pr. februar 2011.
Forprosjektramma, justert for prisstigning pr. februar 2011, var på kr. 300.586.000,- inkl.
mva.
Rådmannens forslag til byggebudsjett i revidert prosjekt var:
Prisjustert forprosjektkostnad
Framtidig prisstigning
Historiske kostnader
Mva. differanse
300 586 000
18 000 000
3 500 000
5 414 000
By2gebudsjett
327 500 000
(sjå vedlagt K-sak 41/11 for fleire detaljar)
Rådmannen si tilråding i «Nye Riksfjord skole. Godkjenning av revidert prosjekt og
prosjektkostnad» (K-sak 41/11):
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill. kr, til kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusive framtidig estimert
prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill. kr. inkl. mva.
Innstillinga frå formannskapsmøtet 26.04.2011:
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill. kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Kommentar:Pkt. 3 i rådmannens tilråding er her fiernet. Prosjektkostnaden i pkt. 2 er pr.
15.02.2011 og inneheld da ikkjeframtidig prisstigning og historiske kostnadar.
I kommunestyremøte 28. april 2011 blei formannskapet si innstilling sett opp i mot eit
endringsforslag. Formannskapet si innstilling vart vedtatt:
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Løyving og evt. korrigert løyve
Det faktum at den økonomiske ramma for prosjektet ikkje var inkludert framtidig prisstigning
og historiske kostnadar var kommentert i rekneskapet for 2011.
I budsjettvedtaket for 2013 var energisentralen tatt ut av skuleprosjektet og ny prosjektkostnad
på 316.257.00,- kr. lagt fram. Etter dette har vi rapportert mot ein prosjektkostnad på 316 mill.
kr. inkl. mva og prisstigning.
Økonomi:
Prosjektrapporten frå Hammem og Storvik Prosjekt AS viser at sluttsummen for prosjektet blei
på kr. 301.889.514,- inkl. mva. (alle kostnader inkl.) Dette er 14,1 mill under rammen på kr.
316.000.000,-
Vedtatt prosjektkostnad på kr. 300.586.000.- inkl. mva. pr. 15.02.2011 var som sagt utan
historiske kostnadar og prisstigning. Om vi skal samanlikne med denne summen:
Sluttsum
inkl, alle utgifter:
- Prisstigning,
E02
- Prisstigning,
E01-B
301 889 514
5 657 143
467 236
205 396
Sluttsum
- samanlikning
295 559 739
Sluttsummen blir da kr. 6.329.775,- under ramme.
Sluttsummen for prosjektet på kr. 301.889.514,- gir ein prosjektkostnad på 38.928 kr/m2.
Da er alle kostnadar med (nokre planlagte utgifter er per no ikkje lukka. Dette er inkludert i
sluttsummen).
Finansiering:
Prosjektet er finansiert med frie midlar.
Evaluering/gjennomføring
Prosjektet er det største investeringsprosjetet for Aukra Kommune fram til no. Prosjektet har
vore leia av utbyggingsavdelinga med bistand frå ekstern prosjektleiing. Dette har fungert meget
bra. Frå vedtatt revidert prosjekt og prosjektkostnad i I. kv. 2011 har kommunen styrt prosjektet
innanfor vedtatt kostnad, kvalitet, og framdrift.
Prosjektet var delt i 3 hovudkontrakter. Hovudhensikta var i første omgang å forsere oppstart
med grunnarbeid slik at dette ikkje skulle bli starta på om vinteren. Her kan det oppstå uklare
grensesnitt, men dette har gått bra. Vi var bevisst på å definere grensesnitta tidlig.
Prosjektet var godt planlagt og beskrevet når det gikk ut på anbod. Spesielt for bygget. Dette kan
ha både negative og positive sider. Ved gjennomføring som totalentreprise er det mest vanlege
at bygget ikkje er so detaljert planlagt.
Prosjektet hadde ei nemnd som var ansvarleg for den kunstneriske utsmykkinga. Den var leia av
dåverande rektor Inger-Ase Bieltvedt Rød. Kunstprosjektet var tredelt med Sentralrommet som
hovututsmykning og med sidefløyane som mindre delprosjekt. Vinnar av konkurransen for
sentralbygget blei Erlend Leirdal med prosjektet «SVA STEVNEMØTE». SVA betår av tre
frittliggande skulputar av tre plassert rett på golvet. «STEVNEMOTE» er motiv av
Sunnmørsbåten og Nordmørsbåten i ulike vinklar plassert på foldeveggen. Catrine Thorsteinsen
hadde utsmykkinga for mellomtrinna. Hennar forslag, Chimera, er ein serie med teikningar med
to hovudelement: Flamme og figurar samansett av dyrehoder. Anne Bertsen hadde utsmykking
for barnetrinna med foto som uttrykk. Her brukte ho born i ulike komposisjonar. Mindre bilder
er tatt av bom frå Gossen. I dei større motiva er det brukt bom som ikkje er frå Aukra.
Totalt sett har vi ratt eit meget godt bygg med gode kvaliteter og materialer både ute og inne.
Entreprenøren hadde stor fokus på HMS som mellom anna innebar ein ryddig og rein
byggeplass. Dette er nok hovegrunnen til at det ikkje er meldt om nokon alvorlige hendingar
eller ulykker. Det var også fokus på å gjere arbeidet skikkelig med ein gong. Etter 2 år med drift
ser vi at skulen fortsatt fremstår som ny!
Ingrid Husøy Rimstad
Rådmann
Terje Urdshals
Teknisk sjef
HAMSTO
PROSJEKTRAPPORT
Rapport
tyPe
Utført av
Aukra kommune
3250 Nye Riksfjord skole
(Gossen barne- og ungdomsskole)
SLUTTRAPPORT
28. august 2015
Arnold Askeland
Arnold Askeland
Bakgrunn og organisering
Denne rapporten tar utgangspunkt i prosessen etter valgt plassering av skolen på tomt på Falkhytten, nord for
kommunesenteret. Etter innledende planlegging besluttet byggherren å gjennomføre prosjektet som totalentreprise.
Revidert forprosjekt ferdig i januar 2010.
13yggherrens prosiekteringsgruppe
For EOIA og E01-B:
Rådgivende ingenior veianlegg:Asplan
Viak AS
Rådgivende ingeniør geoteknikk:Norconsult
-Rådgivende
AS (tidl. Geovest Haugland AS)
ingeniør elektro:COWI
AS
For resten av prosjektet:
Arkitekt:Arkitektkontoret
BBW AS (også totalentreprenørens arkitekt)
By2.geteknikk:Norconsult
AS (tidl. Geovest Haugland AS)
VVS, elektro, brann og lyd:COWI
-
AS
Interiørarkitekt:
Cadi AS
Prosjektstyring
Ass. prosjektleder. byggeledelse (E01-A/E01-B)Hammerø
& Storvik Prosjekt AS (COWI AS underleverandør
og byggherreombud (E02)teknisk
byggherreombud)
Entrepriser
Entreprise E01-AFlateopparbeiding
Entreprise E01-BTomtetekniske
infrastruktur
tomtRomsdal
arbeider /Odd
Entreprise E02TotalentrepriseBetonmast
Anlegg ASSeptember
Småge ASMars
2010 - februar 2011
2011 —oktober2013
Røsand ASDetaljprosjektering
fra mai 2011
(tidl. Brødrene Rosand AS)Overtakelse
tomt juli 2011
Byggestart august 201 1
Overtakelse august 2013
SHA (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø)
Prosjektet ble gjennomfort uten alvorlige hendelser eller ulykker.
Framdrift/status
Totalentreprisen ble overtatt av byggherren i august 2013 iht. kontrakt
Kvalitet
Aukra kommune har fått en skole med høye kvaliteter:
Signalbygg
Kvaliteter i arealer og planløsning
Materialkvaliteter
Allsidige uteområder med gode materialkvaliteter
Inntrykket etter to års bruk er at standarden vil holde seg over tid.
HAMSTO
PROSJEKTRAPPORT
økonomi
Byggeregnskapet er et «skyggeregnskap» til kommunens regnskap, og er ved rapportering avstemt mot kommuneregnskapet pr 13.08.2015. Byggeregnskapet er korrigert slik regnskapet er ført i Aukra kommune. Bl. a. har Aukra
kommune ført kostnader for off. infrastruktur med en annen fordeling enn hva som ble gjort i prosjektregnskapet.
Oppsummering byggeregnskap:
PostBudsjett
Bygge-m2/prisKommentar
regnskap
august
pr(regnskap)
2015
Reserver11
100 000648
Felleskostnader1
600 0001
131 644146
27484
Udisp.
Bygning182
000 000184
615 28623
806
Huskostnad194
700 000186
395 203 r24
035
Ute ndørs19
330 00020
279 3202
615
Inkl.
budsjett
utendørs
Flateopparbeidelse
2015
skoletomt
tomt
og
veianlegg
Entreprisekostnad214
030 000206
674 52426
650
Generelle
300 00025
649 5623
307
kostnader26
Byggekostnad240
Spesielle
kostnader
ekskl.
mva14
330 000232
324 08529
958
020
871
402
00010
1411
- Mva61
650 00058
694 2877
569
Prosjektkostnad316
000 000301
889
928
51438
Byggeregnskapet er ført ekskl. mva, men er i sluttregnskapet medtatt med sum faktisk fort mva fra kommuneregnskapet. 1
avsetning er medtatt mva av gjenstående utgifter, og i budsjett også mva av ubrukt reserve.
Prosjektet avsluttes med gjenstående på 14,1 mill kr inkl. mva etter avsetninger for gjenstående utgifter. Overforbruk på
enkeltposter viscr hvor mye postene har brukt av reservene.
Arealpris er beregnet ut fra bruttoareal 7755 m2 (BTA). For detaljer, se vedlegg.
Vedlegg:
Statusrapport per 13. august 20125
Byggcregnskap alle år pr 13. august 2015
Side 2 av 2
Aukra kommune
Arkivsak:2010/194-
Teknikk, eigedom og brann
Arkiv:614
128
Saksbeh:Jon-Gunnar
Gjelberg
Dato:11.04.2011
Saksframlegg
Utv.saksnr Utval
FORMANNSKAPET
62/11
Møtedato
26.04.2011
41/11
28.04.2011
KOMMUNESTYRET
NYE RIKSFJORD SKOLE. GODKJENNING
OG PROSJEKTKOSTNAD.
AV REVIDERT
PROSJEKT
Rådmannen si tilråding:
I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill, kr, til kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusive framtidig estimert
prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill, kr. inkl. mva.
Saksprotokoll i FORMANNSKAPET - 26.04.2011
Behandling
Håkon Inge Sporsheim sette fram følgjande forslag:
Stryke pkt. 3 i tilrådinga frå rådmannen
Hans Mevold sette fram følgjande forslag:
Sak 62/11 i formannskapet sendes tilbake til administrasjonen til ny vurdering/reduksjon av
prosjektkostnader for nye Riksfjord skole.
Forslaget frå Hans Mevold fall med 1 mot 5 stemmer
Heidi Løklingholm sette fram følgjande forslag:
Endre pkt. 2 i tilrådinga frå rådmannen: Inntil kr 300 586 000,Forslaget frå Håkon Inge Sporsheim samrøystes vedtatt
Forslaget frå Heidi Løklingholm vart vedtatt med 5 mot 1 stemme
Tilrådinga frå rådmannen pkt. 1 vart vedtatt med 4 mot 2 stemmer
2 fall med 1 mot 5 stemme
3 fall
Innstilling frå formannskapet:
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Saksprotokoll i KOMMUNESTYRET - 28.04.2011
Behandling
Helge Kjøll jr. fekk permisjon og forlot møtet, møtet vart sett med 19 representantar
FRP v/Knut Orø sette fram følgjande forslag:
I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det er framlagt. Kontrakt på totalentreprise
kan inngås.
2. Kommunestyret godkjenner prisregulert ramme pr. 15.02.11 med inntil 300 mill. kroner.
Energisentral, som vart utsatt i kommunestyret 17.02.11, sak 14/11, tilpasses behovet for
skolen innafor denne ramma.
Kommunestyret ber rådmannen om å innhente pris frå totalentreprenør på å inkludere
svømmehall og foaje i prosjektet, slik opprinneleg planlagt. Kostnadsoversikt framlegges i
kommunestyret i møte i juni 2011 for ny vurdering, og eventuell godkjennelse.
FRP v/Knut Orø ba om gruppemøte. Det vart halde gruppemøte.
FRP v/Knut Orø sette fram følgjande endringsforslag:
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det er framlagt. Kontrakt på totalentreprise
kan inngås.
Kommunestyret godkjenner prisregulert ramme pr. 15.02.11 med inntil 300 mill. kroner.
Energisentral, som vart utsatt i kommunestyret 17.02.11, sak 14/11, tilpasses behovet for
skolen.
Kommunestyret ber rådmannen om å innhente pris frå totalentreprenør på å inkludere
svømmehall og foaje i prosjektet, slik opprinneleg planlagt. Kostnadsoversikt framlegges i
kommunestyret i møte i juni 2011 for ny vurdering, og eventuell godkjennelse.
Innstillinga frå formannskapet pkt. log 2 vart vedtatt med 14 mot 5 stemmer
Forslaget frå FRP v/Knut Orø pkt. 1, 2, 3 og 4 fall med 14 mot 5 stemmer
Vedtak
Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagt fram.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill, kr, inntil kr. 300.586.000,- inkl. mva. pr. 15.02.2011.
Vedlegg
Særutskrift - ORIENTERING OM OPPSTART, DEL AV NYE RIKSFJORD SKOLE FLATEOPPARBEIDING TOMT OG TRAFIKKAREAL
Situasjonsplan - skoleområde (30.01) datert 01.11.10 *
Planteikningar av revidert sentralbygg (2 stk.)*
Perspektivskisser (2stk)*
Totalbudsjett - Samanlikning mot forprosjekt.*
Forslag til byggebudsjett.*
Revidert organisasjonsplan
(* Kjem direkte frå kopieringsfirma)
Særutskrift:
Riksfjord skole
Referansegruppe
Kontraktar (entreprisar)
for å bygge Nye Riksfjord skole.
1 saksframlegget er kontraktane (entreprisane) for byggearbeida i prosjektet omtalt med
kortnamn. Her er ei oversikt og omtale av dei:
Kortnamn
E01-A
Namn
Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg
Omtale
Rein byggekontrakt.
Omfattar utkøyring av massar (myr)
og oppfylling av nytt bærelag (stein)
samt anleggsveg.
E01-B
Tomteteknisk arbeid/infrastruktur
Rein byggekontrakt.
Alt arbeid med røyr i grunnen til- og
frå skulen samt veganlegg.
Grensesnitt: Den "røde streken" som
er vist på utomhusplana.
E01-C
Energisentral
Rein byggekontrakt.
Eige bygg/tilbygg med teknisk
anlegg. Skal forsyne skulen med
varmt vann til oppvarming av
bygget (vannboren varme) og varmt
forbruksvatn (dusj, vask etc)
E02
Totalentreprise
Kontrakt på både bygging og
prosjektering (planlegging, teknikk,
teikning).
Omfattar heile skulen inkl.
opparbeiding av uteområdet. Laust
inventar og utstyr er ikkje med.
Gjelder både inne og ute.
Bakgrunn:
Planløysinga for sentralbygget er revidert i tråd med tidlegare vedtak og
det er gjennomført anbodskonkurranse for entreprise E02.
Revidert prosjekt og prosjektkostnad er lagt fram for referansegruppa og vert no lagt fram for
kommunestyret før kontrakt med totalentreprenoren vert signert.
Utgreiing:
(Rådmannen si tilråding med kort oppsummenring er åfinne sisst i saksframlegget)
Kommunestyret vedtok forprosjektet for Nye Riksfiord skole 18. februar 2010 (PS 12/10).
Vedtaket frå møtet er protokollfort slik det går fram nedanfor, men kommunestyret gjorde
vedtaket i Livsløp til sitt, og det burde difor stått "Kommunestyrer også i dei to første linene,
og ikkje berre i pkt 2.
Sitat:
I. Livslopsutvalet meiner "Tun i ly" framstår som ein spanande og framtidsretta skole.
Livslopsutvalet godkjenner prosjektet for Nye Riksfjord skole slik det er lagt fram med
føljande endringar:
Svømmehall/basseng blir trekt ut av prosjektet (ca. 33,5 mill, kr)
Foaje/hall blir redusert i forhold til at svømmehall går ut slik at det blir ei
arkitektonisk heilheit (ca. 1,5 mill. kr)
Samla prosjektkostnad vil med dette bli redusert med ca. 35 mill (321-35 = 286 mill. kr)
2. Kommunestyret godkjenner plan for Nye Riksfjord skole i samsvar med pkt. 1 med
opning til skuleåret 2013/2014.
Revidert prosjekt.
I vedtaket som er sitert over er omfanget (areal) og dermed prosjektkostnaden redusert i høve til
forprosjektet som var lagt fram.
Totalareal forprosjekt (inkludert basseng) ‘ar på 8 777m2 bta. Etter vedtaket er prosjektet
revidert og arealet redusert til eit totalareal på 7 755m2 bta. Altså ein reduksjon på totalt
1022m2. Basseng med teknisk rom (for basseng) utgjorde 977m2 og sentralrommet er redusert
med ca. 45m2. Planløysingane elles er ikkje endra. Sjå vedlagte planteikningar av 1. og 2. etasje
av sentralbygget.
Prosjektets nivå på kvalitet og tekniske løysingar er i tråd med rammene gitt i forprosjektet.
Prisstigningsjustert forprosjektkostnad.
Den godkjente forprosjektramma for prosjektet er på 286 mill, kr. inkl. mva. Prisstigning var da
ikkje inkludert. Det kom inn tilbod på entreprise E02 (totalentreprenøren) i februar 2011. Dei
andre kontraktane som er inngått (grunnarbeid/tomteteknisk arbeid og infrastruktur) har også
prisnivå/kostnadar pr. februar 2011. Ved samanlikning av dagens faktiske kostnadsnivå i
entreprisane (kontrakt bygging) og i prosjektering/adm. mot forprosjekt, må forprosjektets
budsjett derfor oppjusterast til dagens prisnivå.
Forprosjektets budsjett hadde prisnivå pr 15. september 2009.
Prisstigninga i perioden september 2009 —februar 2011 (SSB indeks boligblokk total) var på
5,1 %. Forprosjektramma justert for prisstigning til februar 2011 er da på kr. 300.586.000,- inkl.
mva.
Ut i frå avtalar som er inngått om prosjektering, prosjektadministrasjon, entreprisar E01-A, og
E01-B, tilbodssum frå totalentreprenør Brødrene Røsand AS (E02), overslag for inventar og
førebels overslag for E01-C (energisentral og energiforsyning), er totalkostnaden for prosjektet
pr d.d. slik det er lagt fram; innanfor ramma for prisjustert forprosjektkostnad. Påvedlagt
skjema, "Totalbudsjett- sammenligning med forprosjekt", er dette vist. Her ser vi at summen for
alle entreprisar februar 2011 er på kr. 300.578.579,- inkl mva. Dette er like under
prisstigningsjustert forprosjektramrne på kr. 300.586.000,- inkl. mva.
Forslag til byggebudsjett
For å kunne kalkulere eit endelege byggebudsjett/prosjektkostnad må ein legge til mellom anna
framtidig prisstigning. 1tillegg er det ført ein del kostnadar på prosjektet som vi har definert som
historiske kostnadar. Dette er kostnadar med konsekvensanalysen som vart utført når plassering
av skulen vart vurdert i 2006, grunnkjøp ved dagens Riksfjord skole, kostnadar med knusing av
stein (frå Juvika). Desse kostnadane skal være synleg i regnskapet for prosjektet men var ikkje
inkludert som ein del av prosjektramma i godkjent forprosjekt. Mva. differansen i tabellen under
er eit resultat av at framtidig prisstigning er tatt med i byggebudsjettet.
Endeleg prosjektkostnad er da kalkulert til:
Prisjustert forprosjektkostnad
Framtidig prisstigning
Historiske kostnader
Mva. differanse
Byggebudsjett
300
18
3
5
327
586
000
500
414
500
000
000
000
000
000
Reservar og marginar i forprosjektet var på til saman kr. 30.844.197,- inkl. mva. Posten for
marginar og reserve er i revidert budsjett blitt justert ned i samsvar med faktisk prosjektfase og
dermed at vi no har sikrare tal. Det er likevel ein del usikre element i prosjektet og dette gjeld
først og fremst budsjettet for entreprise E01-C som pr dags dato er grunna i forprosjektets
kalkylar.
I forslag til byggebudsjett er marginar og reserve satt til kr. 17.121.243,- eks. mva. Sjå vedlagt
forslag til byggebudsjett.
Omfang kontrakt E02
Kontrakten med totalentreprenøren omfattar som kjent alt byggearbeid som er innafor det
definerte grensesnittet markert med ein raud strek på utomhusplana. Det som ikkje er med er
laust inventar og utstyr både inne på skulen og for uteområdet. Det blir lyst ut eigne
konkurransar for innkjøp av dette innafor dei økonomiske rammene som er (blir) gitt av
kommunestyret.
Framdrift
Arbeidet med grunnarbeid og tomteteknisk arbeid/infrastuktur går i all hovedsak som planlagt.
Det er ingen avvik (kvalitet) på arbeid som ikkje er lukka. Framdriftsmessig er arbeida som er
omfatta av kontrakt E01-B noko forsinka i høve til vedtatt plan i forprosjektet, men vil ikkje
påverke sluttdato for ferdigstilling av prosjektet. Vedtatt plan for gjennomføring hadde som
målsetting at skulen skulle takast i bruk til skulestart 2013, og det ligg også til grunn i gjeldande
hovudplan.
Hovudframdriftsplana som var vedlagt prosjektrapporten som kommunestyremotet fekk utdelt
på møtet den 31. mars i år, er den same plana som totalentreprenøren baserte sitt tilbod på. Det
blir dermed opp til både totalentreprenør Brødrene Røsand AS og byggherre å gjere sitt til at
denne plana blir fylgt.
Totalentreprenøren vil nå utarbeide ei meir detaljert framdriftsplan som blir ein del av kontraken
med kommunen.
Økonomiske
og administrative
konsekvensar:
Totalentreprenøren vil også utarbeide ei faktureringsplan som refererer til deira detaljerte
framdriftsplan. Periodisering av kostnadane vil da bli sikrare fram i tid enn det som har vore
tilfelle så langt i prosjektet.
Grunnlaget for kontrakt med totalentreprenøren består både av ein tekstdel og teikningar.
Testdelen gir funksjonskrav for materialbruk og tekniske anlegg. Teikningane viser i ulik
detaljeringsnivå korleis dette skal utførast. Endringar frå skildra løysingar blir det i ulikt omfang
i alle prosjekt. Større endringar som medfører mykje ekstraarbeid med ny planlegging, fører
mest sannsynlig til at entreprenøren vil ha lengre tid for å ferdigstille prosjektet. Det er likevel
lagt opp til ein prosess med entreprenøren der vi vurderer kostnadsreduserande tiltak som ikkje
får framdriftsmessige konsekvensar. Byggherren må godkjenne endringane på førehand.
Gevinsten skal delast likt mellom entreprenør og byggherre.
Revidert prosjektorganisasjon
Prosjektleiinga har vedtatt revidert prosjektorganisasjon i høve til den fasen vi no er i. Denne har
same prinsipp og hovudstruktur som vedtatt plan, men er no meir detaljert. Vedlagte
organisasjonsplan datert 2010-11-12 var også ein del av konkurransegrunnlaget for entreprise
E02.
Tor Jostein Furu er oppført som assisterande prosjektleiar (APL). Svein Lodve Sandblåst er
byggeleiar for entreprise 1A, IB og 1C. Arnold Askeland er med som byggherreombud. Alle er
frå Hammerø & Storvik Prosjekt AS. Terje Urdshals er no vara som prosjektansvarleg og Peder
Småge er assisterande prosjektleiar for E01-A, E01-B og E01-C.
På vedlagt plan er utsmykkingsnemnda vist som eigen boks. Viser til PS 97/09 "Søknad om
tilskott til utsmykking av Nye Riksfjord skole". For å kunne søkje om midlar måtte det
oppnemnast eit utval som skal jobbe med kunstnarisk utsmykking av skulen. Utvalet (nemnda)
er leia av Rektor og referent er prosjektleiaren. Dei andre medlemmane er Anne Jorunn Sandøy,
Eli Vengen, Marianne Myrbostad, arkitekt Asbjørn Bua, og kunstnarisk rådgjevar Mikkel
Wettre.
Fyrste gongen kommunen søkte om tilskott fekk ein avslag, men vart oppfordra til å søkje på
nytt. Det vart engasjert kunstrådgjevar gjennom KORO og vi sendte ein ny søknad. Kommunen
har fått kr. 285.000,- i tilskott. Frå vurderinga til KORO: "Større skole i mindre bygdesamfunn,
men med stor industriutbygging knyttet til gassfeltet Ormen Lange. Godt begrunnet søknad med
tydelig visjon."
Innkjøp av laust inventar og utstyr er ein omfattande jobb på eit så stort prosjekt. Det må leggast
opp til at rektor kan jobbe aktive med dette.
Rådmannen si tilråding med kort oppsummering:
I. Kommunestyret godkjenner revidert prosjekt slik det no er lagtfram.
Prosjektet er revidert i høve til vedtatt forprosjekt og totalarealet er redusert med 1 022m2
bta til 7 755m2 bta. Kvalitet og ambisjonsnivå er uendra.
Kommunestyret godkjenner prisstigningsregulert prosjektkostnad, frå godkjent
forprosjekt —286 mill, kr. inkl. mva, til kr. 300.586.000,- inkl. mvå. pr. 15.02.2011.
Godkjent forprosjektramme på kr. 286 mill, kr. er basert på prisnivå pr. 15. september 2009.
For å kunne samanlikna dagens faktiske kostnadsnivå i prosjektet, må godkjent ramme
justerast for den prisstigninga som har vært sidan 15.09.2009 og fram til 15. 02.2011. Sjå
vedlegg 5: Budsjettoppsett med samanlikning mot vedtatt forprosjekt.
Kommunestyret godkjenner forslag til byggebudsjett inklusivelramtidig estimert
prisstigning og historiske kostnadar på kr. 327,5 mill, kr. inkl. mva.
For å kunne seie kva sluttsummen på prosjektet kan bli, og som grunnlag for framtidig
rapportering, er det utarbeida eit forslag til byggebudsjett. Kort fortalt er dette den godkjente
forprosjektramma som er prisstigningsjustert fram til skulen er ferdig bygd og overtatt, pluss
det vi definerar som historiske kostnadar. Historiske kostnadar er faktiske utgifter som er
ført på prosjetet tidlegare, men som ikkje har direkte samanheng med skulen som blir bygd
på Falkhytten. Desse kostnadane skal likevel være med i det endelege byggebudsjettet.
Dagfinn Aasen
Prosjektansvarleg
Rett utskrift 29.04.11
Anita Raknes Otterlei
Formannskapssekr
Jon-Gunnar Gjelberg
Prosjektleiar
Kommunerevisjonsdistrikt 2
DISTRIKTSREVISOR
Møre og Romsdal
Radhusplassen 1
6413 MOLDE
Telefon: 71 11 14 50
Telefaks: 71 11 10 28
Telefon: 71 11 10 00 —hovedkontor
E-post: [email protected]
Org./revisornr.: 976 663 268
Til
Aukra kommune
Deres referanse:
Vår referanse:
Sigmund Harneshaug
Sted/dato
Molde, 6. september 2015
Arkivkode:
R 22/15
SLUTTREGNSKAP FOR INVESTERINGSPROSJEKT
KOMMUNE —REVISORS UTTALELSE
201000—NYE RIKSFJORD SKOLE —AUKRA
Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag
er utført i samsvar med ISRS 4400 —Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere
i vurderingen av riktigheten av investeringsprosjektet nevnt over som er avsluttet pr 31.08.2015.
Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 301 889 514 (inklusiv merverdiavgift).
Vi har kontrollert at:
Det er foretatt kumgjøring av konkurranse i Doffin for byggeprosjektet
Beskrivelsen av byggeprosjektets fremdrift samsvarer med vedtak og budsjettforutsetninger
Kostnader som er bokført på prosjekt 201000 i kommunens regnskapssystem
regnskapstallene som er presentert i saksframlegget
stemmer med
Kostnader som er bokført på prosjekt 201000 i kommunens regnskapssystem vedrører det
aktuelle prosjekt ved å ta stikkprøver av regnskapsførte opplysninger mot underliggende
dokumentasjon
Vedtak om oppstart ble gjort i kommunestyret 18.02.2010 med en budsjettramme på
kr 286 000 000 (forprosjektrammen ). Denne rammen ble revidert i K-sak 41/11 og ny godkj ent og
vedtatt ranune ble 300 586 000,- regulert for prisstigning
Det ble også i samme sak lagt frem et byggebudsjett inklusive framtidig estimert prisstigning og
historiske kostander på kr 327 500 000,-.
Dette forslaget ble fjernet og kostnadsrammen på 300 586 000,- ble stående.
I budsjettvedtaket for 2013 var energisentralen tatt ut av skoleprosjektet og dette ga en ny
prosjektkostnad på kr 316 257 000 ( utifra estimert ikke godkjent budsjett på kr 327 500 000,-)Dette er
nevnt i budsjett og økonomiplan 2013 -2016, men revisjonen kan ikke se at det er egen sak på disse
rammeendringene.
Prosjektet har vært styrt etter ramme på 316 millioner.
Prosjektet har et mindreforbruk på kr 14 367 486 i forhold til vedtatt ramme på kr 316 257 000.
Vi har kontrollert at det er foretatt utlysning i Doffin.
Prosjektet var delt i 3 hovedkontrakter :
Flateopparbeiding av tomt og anleggsveg
Tomtetekninsk arbeid/ infrastruktur
Totalenterprise
Kornmunerevisjonsdistrikt
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2
1 (2)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
Arkitektkonkurransen ble utlyst i 2007, tre firma leverte sine forslag og i K-Sak 39/08 vedtok
kommunestyret at «Tun i ly» var vinner i prosjektet.
Tekniske rådgivere ble utlyst i 2008 og kontrakt ble skrevet med Geovest Haugland AS fra Molde og
Cowi AS fra Molde/ Trondheim.
Bistand på prosjektledelse ble utlyst i 2010 og rådgivningsfirmaet Hammerø og Storvik AS vant
anbudet. Kontrakt ble skrevet i oktober.
12010 ble det også utlyst konkurranse på utkjøring av myrmasser og oppbygging av nytt bærelag for
tomten, samt bygging av anlegg. Romsdals Anlegg AS i Molde ble tildelt kontrakt.
Teknisk infrastruktur og vegsystem og opparbeiding av dette var en egen kontrakt. Konkurranse ble
gjennomført i siste kvartal 2010 og Odd Småge AS i Aukra fikk dette oppdraget.
Den største kontrakten som omfatter både prosjektering og bygging av skolen (totalenterprise )
Denne konkurransen ble lyst ut på Doffin 10. november 2010 og var todelt. Første del var en
konkurranse om å bli kvalifisert og 7 leverandører var interessert, 6 ble kvalifisert til å bli med på
anbudsrunden.
Totalentrepenør Brødrene Røsand AS fra Averøy vant tilbudet.
Kommunen gjennomførte også konkurranse på innleie av interiørarkitekt. Cadi AS fikk anbudet.
Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige avvik.
Siden de ovenstående kontrollhandlinger verken utgjør revisjon eller begrenset revisjon i samsvar med
revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at informasjonen ikke inneholder
vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller
begrenset revisjon i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår
kunnskap og blitt rapportert til dere.
Vår uttalelse er utelukkende utarbeidet for det formålet som er beskrevet i første avsnitt, og skal ikke
brukes til noe annet formål. Uttalelsen er beregnet på Aukra kommune.
iiiiiid al eshaug
istriktsrevisor
Kommtmerevisjonsdistrikt 2
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2 (2)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
Kontrollutvalet
KOMMUNE
WAUKRA
Saksrnappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
033
Åse S. Eriksen
09.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
Utval
Møtedato
PS 30/15
Kontrollutvalet
18.09.2015
OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK
Sekretariatet si tilråding
Kontrollutvalet tek gjennomgangen av politiske vedtak til etterretning.
Bakgrunn for saka
I samsvar med Kommunelova si § 77, 1 skal kontrollutvalet på vegne av kommunestyret føre
det løpande tilsyn og etterfølgjande kontroll med kommunens verksemd og forvaltning.
Kontrollutvalet skal samtidig sjå til at den kommunale forvaltning gjeng føre seg i samsvar
med politiske vedtak og føresetnader. Av dette kan kontrollutvalet krevja å få framlagt ein
årleg oversikt over politiske vedtak som administrasjonen av ulike årsaker ikkje har sett i verk
ved utgangen av året.
Trass i mange førespurnader til kommunen sin administrasjon, har ikkje kontrollutvalet i Aukra,
sidan november 2010, fatt framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er satt
i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet,
kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde.
Hensikta med å fa ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og
gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. I utvalet sitt møte i februar
2015 vart sekretær beden om å skrive til rådmann og be om å få tilsendt ei oversikt over
politiske vedtak fatta i perioden 01.01.2010 —31.12.2014 som av ulike årsaker ikkje er sett i
verk.
Sekretariatet har mottatt oversikt over politiske vedtak i kommunestyret, formannskap og
drift- og arealutvalet som ikkje er sett i verk for år 2013, 2014 og 1. halvår 2015. Oversikt for
vedtak i år 2010, 2011 og 2012 vil krevje for stort arbeid å få framlagt og er av den grunn
ikkje lagt fram, men i medhald av opplysningar frå administrasjonen, er alle vedtak frå den
perioden sett i verk.
Som vedlegg til saka følgjer:
• Rapport for vedtaksoppfølging,
datert 02.09.2015
VURDERING
Hensikta med å få ei oversikt over politiske vedtak er å kontrollere at kommunen sin
administrasjon sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er fatta i dei politiske organ.
Kommunestyret i Aukra handsama 115 saker i 2013, 131 saker i 2014 og 71 saker i 1. halvår
2015.
Av vedlagte oversikt gjeng det fram at 4 saker frå 2013, 5 saker frå 2014 og 9 saker frå 1.
halvår 2015 er under behandling.
Formannskapet handsama 138 saker i 2013, 135 saker i 2014 og 67 saker i 1. halvår 2015. Av
desse er 4 saker frå 1. halvår 2015 under behandling. Alle sakene som formannskapet tok
avgjerd i før 2015 skal vere effektuerte.
Drift- og arealutvalet handsama 115 saker i 2013, 131 saker i 2014 og 71 saker i 1. halvår
2015. Av desse er 1 sak frå 2014 og 2 saker frå 1. halvår 2015 under behandling.
At ei sak er effektuert betyr at vedtaket er sett i verk, men saka er ikkje nødvendigvis avslutta.
Ved effektiv og rett bruk av kommunens sakshandsamingssystem vil kommunen kunne ha
god kontroll og oversikt over effektuerte politiske vedtak lett tilgjengeleg.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Vedtaksoppfølging
ePhorte®
Seleksjon:
Rapport
Utvalg:
generert:
Oversikt
over
1 - Kommunestyret,
B - Under
behandling
02.09.2015
vedtak
Kommunestyret
som
ikkje
er utkryssa
som
iverksett
2013
2012/585-2
Oppretting
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 55/13
1
Oppretting
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
24.06.2013
-
Vedtakstatus:
av venskapskommunesamarbeid
av venskapskommunesamarbeid
Adm.
enhet:
Saksansvarlig:
RÅD - Rådmannen
JAHO - Jan Erik Hovdenak
Merknad:
Særutskrift
sendt.
Opp som sak i F og K den
26.05
og 18.06
2012/337-1
Prosjekt
- utviklingsarbeid
om individuell
Aukra kommune
- ei orientering
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 62/13
1
Prosjekt
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
17.09.2013
-
-
utviklingsarbeid
plan for rus/psykiatritenesta
om individuell
i
plan for rus/psykiatritenesta
i Aukra
Adm.
kommune
-
ei orientering
enhet:
Saksansvarlig:
NAV - NAV Aukra
EDSL - Edny Sletten
Merknad:
Særutskrift
sendt
på e-post
2013/13101
Godkjenning
småomnar,
Utvalg:
Nr:
av forskrift
om open brenning
og brenning
Aukra
kommune,
Møre og Romsdal.
av avfall
i
Vedtakstittel:
1
KS sak 76/13
-
Godkjenning
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
28.10.2013
av forskrift
om open
brenning
og brenning
av avfall
i småomnar,
Adm.
Aukra
kommune,
enhet:
TEB - Teknikk,
brann
Møre og Romsdal.
Saksansvarlig:
eigedom
og
JOGJ - Jon-Gunnar
Gjelberg
Merknad:
Særutskrift
sendt
på e-post
2013/1367-
Skogrydding
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 81/13
1
Skogrydding
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
28.10.2013
1
-
Merknad:
Oversendes
til vidare
handsaming
Adm.
enhet:
RÅD - Rådmannen
Saksansvarlig:
GEGO - Geir J. Göncz
Kommunestyresaker
i 2014
2014/663-2
Lovframlegg
om statleg
godkjenning
til høyringsforslag
frå kommunane
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 57/14
1
Lovframlegg
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
19.06.2014
-
av kommunale
om statleg
godkjenning
låneopptak
av kommunale
- forslag
låneopptak
-
forslag
til høyringsforslag
Adm.
frå kommunane
Saksansvarlig:
enhet:
BERI - Bernhard
ORDF - Ordførar
Riksfjord
Merknad:
Høyringsuttalen
er sendt:
2013/50929
Reguleringsplan
Eigengodkjenning
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 62/14
1
Reguleringsplan
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
17.09.2014
-
[email protected]
gang-
den 16.06.14
og sykkelveg
gang
Rød-kryss
og sykkelveg
-
ved veg til Løvika
-
Rød kryss ved veg til Løvika
-
-
Eigengodkjenning
Adm.
Saksansvarlig:
enhet:
SVNO
PLU - Plan og utvikling
-
Svein
Rune Notøy
Merknad:
Ksak 62/14. Spørsmål rundt busslommer
må avklarast
før ny eigengodkjenning
Høyring er gjort til lokalt busselskap
og Statens vegvesen.
Førespurnad
er gjort
samferdselavd.,
men der får vi ikkje svar trass purring.
2014/690-6
Oppstartsvedtak
andre bygg
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 70/14
1
Oppstartsvedtak
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
18.09.2014
-
for prosjekt
201100
- Energisentral
for prosjekt
201100
-
grunna krav frå kst.
til fylkeskommunen,
rinn II
Energisentral
skole
og
rinn II
skole
og andre
Adm.
bygg
enhet:
Saksansvarlig:
TEUR - Terje
UTB - Utbygging
Urdshals
Merknad:
Avventer
avklaring
avklaring
av fjernvarme
etter ferien 2015
frå Nyhamna
2013/14755
Oppstartsvedtak
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 84/14
1
Oppstartsvedtak
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
27.10.2014
-
medio
for prosjekt
mai og avgjerd
645502
i sak om isløkke
- Utbygging
for prosjekt
645502
i sentrum
-
Åsdalen/MFK
-
Utbygging
Åsdalen/MFK
Adm.
Merknad:
Avventer
ikkje tatt
avgjerd frå MFK om gjennomføring
av MFK
av byggeprosjekt
Hall-
medio
juni
2015
er avgjerd
enda
Saksansvarlig:
enhet:
TEB
Teknikk,
brann
eigedom
og
TEUR - Terje
Urdshals
2014/12351
Evaluering
av vikarpool
Utvalg:
Nr:
KS sak 130/14
2
Evaluering
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
26.12.2014
-
Vedtakstittel:
av vikarpool
Adm.
INT
-
enhet:
Saksansvarlig:
Institusjonstenester
RAFR
enhet:
Saksansvarlig:
-
Randi Hjelset
Fredriksen
Merknad:
Oversendes
saksbehandlar
Kommunestyresaker
2014/1462-
for vidare
ekspedering
2015
Søknad
om midlar
til Startlån
2015
3
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 3/15
1
Søknad
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
23.02.2015
-
om midlar
til Startlån
2015
Adm.
NAV - NAV Aukra
KALE
-
Kan Lene Valestrand
Merknad:
Oversendes
saksbehandlar
for videre
handsaming
2012/42258
Prosjekt
nr. 201000
Nye Riksfjord
skole.
ungdomsskole).
Budsjettløyve
2015.
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 21/15
1
Frist:
Prosjekt
-
Status:
Under
behandling
nr. 201000
(Gossen
Nye Riksfjord
skole.
barne-
(Gossen
og
barne-
og ungdomsskole).
Adm.
Iverksatt:
Budsjettløyve
2015.
enhet:
Saksansvarlig:
UTB - Utbygging
31.03.2015
JOGJ
-
Jon Gunnar
-
Gjelberg
Merknad:
Oversendes
til vidare
handsaming
2015/16-9
Etablering
Utvalg:
Nr:
av hurtigladestasjon
KS sak 28/15
1
Etablering
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
31.03.2015
-
for El-bil
ved Aukrasenteret
Vedtakstittel:
av hurtigladestasjon
for El bil ved Aukrasenteret
-
Adm.
enhet:
TEB
Teknikk,
brann
Saksansvarlig:
eigedom
og
TORE - Torstein
Engstad
Merknad:
Oversendes
til vidare
behandling
.3
2013/67219
Busetting
av flyktningar
i Aukra
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS 68/15
2
Busetting
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
29.06.2015
-
kommune
av flyktningar
2015
i Aukra
og 2016
kommune
2015
og 2016
Adm.
enhet:
Saksansvarlig:
RÅD - Rådmannen
JAHO - Jan Erik Hovdenak
Adm.
Saksansvarlig:
Merknad:
Oversendes
til vidare
utsending
2015/710-1
Elevopptak
Utvalg:
Nr:
Aukra
Kulturskole
KS sak 66/15
1
Elevopptak
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
29.06.2015
-
skoleåret
2015-2016
Vedtakstittel:
Aukra
Kulturskole
skoleåret
2015
-
2016
enhet:
MASO
KUL - Kultur
-
Malin Solberg
Merknad:
Oversendes
til info
2014/112610
Endring
av vedtekter
for Aukra
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 65/15
1
Endring
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
29.06.2015
-
ungdomsråd
av vedtekter
for Aukra
ungdomsråd
Adm.
enhet:
Saksansvarlig:
KUL - Kultur
ANTI - Anne Kari Tinnesand
Merknad:
Oversendes
til oppretting
av vedtatte
2014/13964
Utbyggingsavtale
Mevold bustadfelt
vedtekter
mellom
Aukra
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
KS sak 64/15
1
Utbyggingsavtale
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
29.06.2015
-
og utsending
til medlemmar
kommune
mellom
Aukra
og Solid
kommune
og varamedlemmar
Utbygging
etc...
AS -
og Solid Utbygging
AS
-
Mevold
Adm.
bustadfelt
enhet:
TEB - Teknikk,
brann
Saksansvarlig:
eigedom
og
TRTU - Trond
Tungesvik
Merknad:
Oversendes
til vidare
ekspedering
LI
2014/235-4
Foreldrebetaling
Utvalg:
Nr:
i kommunale
KS sak 59/15
1
Foreldrebetaling
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
29.06.2015
-
barnehagar
2015
Vedtakstittel:
i kommunale
barnehagar
2015
Adm.
enhet:
RÅD - Rådmannen
Saksansvarlig:
MABO - Marianne
Bolghaug
Merknad:
Oversendes
2015/54-8
til vidare
utsending
Romsdalshallen
driftstilskot
av særutskrift
- søknad
om kommunal
garanti,
etablerings-
og
garanti,
etablerings
Utvalg:Nr:Vedtakstittel:
KS sak 58/15
-
1Romsdalshallen
-
søknad
om kommunal
Status:Frist:Iverksatt:Adm.
- Rådmannen
Merknad:
til vidare
og driftstilskot
enhet:
Under29.06.2015RÅD
behandling
Oversendes
-
utsending
av særutskrift
og ny sak opp til hausten
Saksansvarlig:
GEGO - GeirJ.
Goncz
Vedtaksoppfølging
ePhorte®
Utvalg:
Seleksjon:
Rapport
generert:
Oversikt
over
1
-
vedtak
som
ikkje
er utkryssa
sitt engasjement
Under
behandling
som
iverksett
i nye storhallar
i Aukra
kommune
Vedtakstittel:
Nr:
F sak 21/15
1
Kommunen
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
25.03.2015
-
-
2015
Kommunen
Utvalg:
B
Vedtakstatus:
02.09.2015
Formannskapssaker
2015/54
2 - Formannskapet,
sitt engasjement
i nye storhallar
i Aukra
kommune
Adm.
enhet:
RÅD - Rådmannen
Saksansvarlig:
GEGO - Geir J. Göncz
Merknad:
Saka vart
utsatt
og skal opp som to nye saker
2013/67219
Busetting
av flyktningar
i Aukra
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
F sak 66/15
1
Busetting
Status:
Frist:
Iverksatt:
-
kommune
av flyktningar
i Aukra
2015
og 2016
kommune
2015
og 2016
Adm.
Under
behandling
enhet:
RÅD - Rådmannen
Saksansvarlig:
JAHO - Jan Erik Hovdenak
Merknad:
F-saka
vart
utsendt,
jfr.
2012/89-Aukra
114
brev datert
kommune,
22.05.15
kommuneplanen
sin arealdel
2015
- 2027,
høyring
Utvalg:Nr:Vedtakstittel:
F sak 54/151Aukra
kommune,
-
kommuneplanen
sin arealdel
2015
-
2027,
høyring
Status:Frist:Iverksatt:Adm.
enhet:
Under29.06.2015PLU
behandling
- Plan og utvikling
Saksansvarlig:
KJLO - Kjell Lode
Merknad:
Saka oversendes
til vidare
2015/639-2
Søknad
Utvalg:
Nr:
utsending
om deltaking
F sak 64/15
1
Søknad
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
01.06.2015
-
Merknad:
Oversendes
til vidare
på byregionprogrammet
Vedtakstittel:
ekspedering
om deltaking
på byregionprogrammet
Adm.
enhet:
RÅD - Rådmannen
Saksansvarlig:
GEGO - Geir J. Göncz
Vedtaksoppfølging
ePhorte®
Seleksjon:
Rapport
Saker
Utvalg:
generert:
i drift
6 - Drift
og arealutvalet,
B - Under
behandling
02.09.2015
og arealutvalet
2014
2014/313-5
Trafikksikringsplan
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
for Falkhytten
DRA sak 20/14
1
Trafikksikringsplan
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
17.04.2014
-
Vedtakstatus:
- sentrumsområdet.
for Falkhytten
-
sentrumsområdet.
Adm.
enhet:
Saksansvarlig:
TEB - Teknikk,
brann
eigedom
og
TORE - Torstein
Engstad
Merknad:
Ovrsendes
Saker
til vidare
i drift
handsming
og arealutvalet
2015
2015/112-7
Søknad frå Evy Elisabeth
Krohn om dispensasjon
Kobbevika-Saltrøa
for ombygging/fasadeendring
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
DRA sak 18/15
1
Søknad
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
31.03.2015
-
frå Evy Elisabeth
Krohn
frå reguleringsplan
av hytte i Saltrøa
om dispensasjon
frå reguleringsplan
Kobbevika
Adm.
-
Saltrøa
for ombygging/fasadeendring
enhet:
av hytte
i Saltrøa
Sveinung
Tangen
Saksansvarlig:
PLU - Plan og utvikling
KJTA - Kjartan
Merknad:
Oversendes
til vidare
ekspedering
2015/253-7
Utbetring
av veggrøfter
ved
møtet, jamfør
kommunelova
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
DRA sak 30/15
1
Utbetring
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
16.06.2015
-
av veggrøfter
til orientering
og Frænvegen.
andre setning
ved Hauglandsvegen
Sak reist
og Frænvegen.
i
Sak reist
i møtet,
Adm.
jamfør
og vidare
handsaming
kommunelova
enhet:
TEB - Teknikk,
brann
Merknad:
Oversendes
Hauglandsvegen
§ 34, 1. ledd,
§ 34, 1. ledd,
andre
setning
Saksansvarlig:
eigedom
og
TORE - Torstein
Engstad
2013/1694-
Kommunal
VA-norm
12
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
DRA sak 35/15
1
Kommunal
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
26.08.2015
-
VA norm
-
Adm.
Saksansvarlig:
enhet:
TEB - Teknikk,
brann
eigedom
og
TORE - Torstein
og
TORE - Torstein
Engstad
Merknad:
Oversendast
saksbehandlar
2013/169413
Standard
abonnementsvilkår
administrative
bestemmelsar
Utvalg:
Nr:
Vedtakstittel:
DRA sak 36/15
1
Standard
Status:
Frist:
Iverksatt:
Under
behandling
26.08.2015
-
Merknad:
Oversendast
saksbehandlar
for vatn
abonnementsvilkår
og avløp,
for vatn
tekniske
og avløp,
og
tekniske
og administrative
Adm.
bestemmelsar
Saksansvarlig:
enhet:
TEB - Teknikk,
brann
eigedom
Engstad
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
150
Åse S. Eriksen
09.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 31/15
Utval
KontrollutvaIet
Formannskap
Møteclato
18.09.2015
Kommunestyret
FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN
Sekretariatet si tilråding
Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr 572 000.-, inkludert kjøp
av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke.
Bakgrunn for saka
I medhald av § 18 i Forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalet utarbeide forslag til
budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet sitt forslag ti1
budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapet si budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremmer med dette ei sak om budsjett for
kontrollutvalet sin verksemd for 2016 i Aukra kommune.
Kontrollutvalet sitt budsjett for 2016 vil hmehalde kostnadane til sjølve drifta av utvalet, samt
utgifter knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester.
Aukra kommune kjøper sekretariatstenester for kontrollutvalet hos Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Dette er i samsvar med avtalen om interkommunalt samarbeid.
Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal skal i møte 08.09.2015 behandle
budsjettramma for sekretariatet for 2016. Beløpet for kjøp av sekretariatstenester for 2016 er i
samsvar med Aukra kommune sin del av sekretariatet sitt budsjett.
Aukra kommune kjøper i dag revisjonstenester frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og
Romsdal (KR2). Dette er i samsvar med inngått avtale om interkommunalt samarbeid.
Aukra kommune har gjort vedtak om å gå inn som eigar i Møre og Romsdal Revisjon IKS.
Etablering av selskapet er noko forseinka sidan kommunane som er medlem av
Distriktsrevisjon Nordmøre IKS ikkje har behandla saka. Dette vil skje ganske snart. På grunn
av forseinkinga føreligg ikkje budsjettet for det nye revisjonsselskapet. Ved etablering av
selskapet er det lagt til grunn at deltakarkommunane ikkje skal få høgare utgifter til revisjon.
Distriktsrevisor har anbefalt at ein budsjetterer med same tall som for 2015, med påslag for 3
% pris- og lønnsvekst. Beløpet for kjøp av revisjonstenester er i samsvar med Aukra
kommune sin del av revisjonen sitt budsjettforslag.
Budsjettforslaget skal synleggjere kontrollutvalet sine eigne kostnader og kostnader knytt til
revisjon og sekretariatstenester. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal uendra følgje det
samla budsjettframlegget til kommunestyret. Budsjettforslaget frå kontrollutvalet kan berre
endras av kommunestyret, men formannskapet kan, i sitt samla budsjett, foreslå eit anna beløp
enn det kontrollutvalet foreslår.
Når det gjeld kontrollutvalet sin eigen verksemd må ein ta utgangspunkt i beløpa som gjeng
fram av rekneskapsutskrift pr. augst 2015. Møtegodtgjersle for 2015 vert utbetalt i november
og gjeng ikkje fram av rekneskapsrapport pr. august.
I budsjettframlegget er det lagt opp til at kontrollutvalet avviklar inntil 5 møter i året.
Budsjettforslaget kan spesifiserast som følgjer:
Konto Tekst
1080
1080
1080
1099
1100
1115
1150
1160
1170
1195
Godtgjørsle utvalsleiar
Godtgjørsle folkevalte (1 000,- x 4 x 5)
Tapt arbeidsforteneste
Arbeidsgivaravgi ft
Faglitteratur, aviser, abonnement
Bevertning
Opplæring og kursutgifter
Bilgodtgjersle + diett (oppg.pl.)
Utgiftsdekning reise
Kontingenter
Sum kontrollutvalet si eigen verksemd
1475
1475
Kjøp tenester Revisjons KR2
Kjøp tenester KU-sekretariatet
Sum kontrollutval, sekretariat og revisjon
Budsjett
2016
16 500
21 000
10 000
5 000
2 000
3 500
40 000
2 000
10 000
2 000
112 000
Budsjett
2015
16 500
20 000
17 000
7 700
2 000
2 500
40 000
3 000
10 000
4 000
122 700
341 000
119 000
572 000
331 000
111 000
564 700
Rekneskap
Pr. august 2015
0
0
2 529
357
2 000
1 451
15 000
455
1 673
1 300
24 765
(331 000)
111 000
Vedlagt følgjer:
Kostnadsfordeling sekretariatstenester for 2016
Kostnadsfordeling revisjonstenester for 2016
VURDERING
For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille nødvendige ressursar til
disposisjon. Kommunestyret skal vedta eit samla budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i
kommunen der utgifter til utvalet sin eigen verksemd, sekretærbistand og revisjon kjem fram.
Kontrollutvalet må ha muligheit og midlar til å skaffe seg kunnskap og delta i
erfaringsutveksling og samlingar saman med andre kontrollutval. I kommunal- og
regionaldepartementets 85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll i kommunane er det peika på
opplæring av kontrollutval som eit viktig område.
Kontrollutvalgssekretariatet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert
synleggjort i kommunen sitt rekneskap. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet sluttar seg til dei
vurderingar som her er gjort og anbefaler utvalet å be kommunestyret om å vedta
kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ein netto ramme på kr 572 000.- som inkl.
kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet. Saka leggas derfor fram
med ovannemnte forslag til vedtak.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
KONTROLLUTVALGSSEKRETAR1ATET FOR ROMSDAL
KOSTNADSFORDELING 2016 OG 2015
Kommune
Aukra
Eide
Fræna
Gjemnes
Molde
Nesset
Rauma
Sunndal
Vestnes
Sum
Sum inntekter
Folketall
01.01.15
3 466
3 463
9 787
2 580
26 392
2 975
7 445
7 155
6 708
69 971
Fordeling
%
5,0
5,0
14,0
4,0
37,0
4,0
11,0
10,0
10,0
100,0
Budsjett
201?
118750
118750
332 500
95 000
878 750
95 000
261 250
237 500
237 500
2 375 000
2 375 000
Budsjett
2015
111025
111025
310 870
88 820
821 585
88 820
244 255
222 050
222 050
2 220 500
2 220 500
Kommunerevisjonsdistrikt
2
Distriktsrevisor
Telefon:
71 11 14 51 -direkte
Telefon:
71 11 11 DO-hovedkontor
Telefaks:
71 11 10 28
Mobil:
92 24 48 34
E-post:
sigmund,[email protected]
Org./revisornr.: 976 663 268
Møre og Romsdal
Til medlemskomrnunene i
Kommunerevisjonsdistrikt2 Møre og Romsdal
Deres referanse:
Vår referanse:
Sigmund Hameshaug
Arkivkode:
K30
Sted/dato
Molde, 1. september 2015
Budsjett 2016for revisjon av medlemskommunene
Fordelingen av kostnader til revisjon blir slik:
Molde kommune
Fræna kommune
Eide kommune
Gjemnes kommune
Vestnes kommune
Rauma kommune
Aukra kommune
Nesset kommune
Sunndal kommune
SUM
Budsjett 2016
1 935 000
787 000
347 000
283 000
569 000
627 000
341 000
314 000
608 000
5 811 000
Økning
56 000
23 000
10 000
8 000
17 000
18 000
10 000
9 000
18 000
169 000
Budsjettet øker med kr 169 000 i forhold til 2015, som tilsvarer 3 % økning. Siden det nye
revisjonsselskapetikke er på plass så er det heller mulig på det nåværende tidspunktå gjøre noe vedtak om
budsjett 2016. Det er derfor gjort denne beregningen som grunnlag for budsjett for 2016 for kontroll og
tilsyn. Endelig forslag til budsjett for 2016 må avventes til senere på høsten.
Med hilsen
,(4Pij
eshaug
und
Dittiktsrevis
Vedlegg:
Kopi:
Informasjonsbrevtil medlemskommunene datert 25. august 2015
Kontrollurvalgsselcretariatetfor Romsdal
Kommunerevisjonsdsblkt 2
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 Molde
1 (1 )Molde,
Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
AUKRA KOMM UNE
Kontrollutvalet
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
20 15-1547/04
033&14
Åse S. Eriksen
07.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
Utval
Møtedato
PS 32/15
Kontrollutvalet
Kommunestyret
18.09.2015
KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI
VERKSEMD I VALPERIODEN 2007 - 2011
Sekretariatet si tilråding
Kontrollutvalet godkjenner vedlagte rapport om utvalet sin verksemd i valperioden 2011 —
2015 som vert sendt over til kommunestyret med følgjande anbefaling:
Kommunestyret tek framlagt rapport om kontrollutvalet sin verksemd i valperioden 2011 —
2015 til vitande.
Bakgrunn for saka
I medhald av Kommuneloven § 77, pkt. 6 skal kontrollutvalet rapportere resultata av sitt
arbeid til kommunestyret.
Kontrollutvalet rapporterer løpande til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom
årsmeldingar og ved framlegging av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg leggast
protokoller frå kontrollutvalet frem for kommunestyret som referatsaker fortløpande.
Kommunestyret har dermed mulegheita til å stille spørsmål til kontrollutvalet sine
medlemmer i kommunestyret.
Som et ledd i denne rapporteringa vil kontrollutvalet legge frem ein rapport for
kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden og vurdere om man har nådd dei
lovmessige krav til kontrollutvalet si verksemd.
Vedlagt følgjer:
• Eigen evaluering av kontrollutvalet sitt arbeid —Valperioden 2011 —2015
VURDERING
Formålet med rapporten er frå kontrollutvalet si side å informere om utvalet si rolle og
funksjon, og at ein på den måten kan gi føringar og signaler om lovmessige krav og om
formålet med sin eigen verksemd i valperioden.
Rapporten inneheld innleiingsvis ein kort presentasjon av kontrollutvalet og kontrollutvalet si
rolle. Vidare gir den ein kortfatta oversikt over kontrollutvalet sine oppgåver slik dei går fram
av dei gjeldande lovreglar om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon
og kontrollutval.
Rapporten er utforma på ein måte som kan gjøre den egna til å bli brukt som eit grunnlag for
informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutval og eventuelt nytt kommunestyret.
Sekretariatet viser til vedlagte rapport om utvalet si verksemd i valperioden
2011-2015. Eventuelle forslag til endringar i rapporten som kjem fram i kontrollutvalet sitt
møte innarbeidast i rapporten før den sendast over til kommunestyret.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
WKONTROLLUTVALET
AUKRA KOMMUNE
I
Eigen evaluering av kontrollutvalet sitt
arbeid
Valperioden 2011 —2015
Innleiing
Valperioden 2011 —2015 nærmar seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalet i
Aukra kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere eigen verksemd, for å
kunne sette eige arbeid og resultat i eit kritisk lys, og for å kunne gje det påtroppande
kontrollutvalet ei god innføring til sitt arbeid, ønskjer kontrollutvalet å gje ein evaluering av
sitt eige arbeid i valperioden.
Om kontrollutvalet, mandat og samansetjing
Kontrollutvalet veljas av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpande
tilsynet med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktig til å
velje eit kontrollutval. Kontrollutvalet skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret
skal i medhald av kommunelova sørgje for dette.
2.1
Kontrollutvalet si samansetjing i perioden
Kontrollutvalet i Aukra kommune har for perioden 2011 —2015 følgjande samansetjing:
Funksjon
Leiar
Nestleiar
Navn
Rita Rognskog*
Katrine Rindarøy*
Medlem
Medlem
Medlem
Arne Hjelmås
Knut Inge Bakkemyr
Gro Kjellnes Løvik
Parti
Ap
Ap
Varamedlemmer
KrF
H
AL
Nr
1
2
3
Navn
Kristoffer J. Rød
(Eli Marie Haugen)
Olav Hauge
Aril Oterhals
medlem av kommunestyret.
Eli Marie Haugen søkte om fritak frå vervet som varamedlem til kontrollutvalet grunna
flytting frå kommunen. I formannskapet sitt møte 30.06.2014 vart Olav Hauge valt til nytt 2.
varamedlem til kontrollutvalet.
2.2
Rammer for utvalet sitt arbeid
Kontrollutvalet er eit lovpålagt organ, kor deira mandat har grunnlag i kommunelova si
føresegn om internt tilsyn og kontroll § 77:
Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova § 77, og i forskrift om
kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte
tilsynsoppgåver på sine vegne. Kontrollutvalets hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll
med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei
forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølge kommuneloven søgje for at følgjande
oppgåver blir utført:
Rekneskapsrevisjon —sjå til at kommunen sine rekneskap reviderast på ei tryggande
måte, gje uttale om årsrekneskapen og sjå til at revisors merknader til årsrekneskapen
blir følgt opp.
Forvaltningsrevisjon —utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på ei overordna
analyse, følgjer og rapporterer resultata frå forvaltningsrevisjonsprosjekt til
kommunestyret.
Parti
Sp
(Sv)
Sv
Frp
Gransking eller undersøkingar —på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta
tak i forhold som kan oppfattast som uønskt eller i strid med mål om ei effektiv og
forsvarleg forvaltning av kommunen sine ressursar.
Selskapskontroll —utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med
forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap.
Val av revisjonsordning —kontrollutvalet gjev innstilling om val av revisjonsordning
til kommunestyret og eventuelt innstiller på val av revisor.
Budsjett —utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen
Innan desse rammene skal kontrollutvalet utøve tilsynsrolla på vegne av kommunestyret, for å
bidra til god tenestekvalitet, effektiv ressursutnytting og å sikre at politiske vedtak blir følgt
opp.
Reglement for kontrollutvalet
Det er vedtatt eit eige reglement for kontrollutvalet. Retningslinene vart vedteken i k-sak
71/11 i møte den 22.09.2011. revidering av eksisterande reglement vart handsama av
kontrollutvalet i møte 11.06.2015 og er sendt til kommunestyret for endeleg avgjerd.
Reglementet gir retningsliner for samansetjing av utvalet, sakshandsaming, ressursar og
oppgåver.
2.3 Kontrollutvalet sine ressursar
Sekretariat
Reglement for kontrollutvalet fastslår at utvalet skal ha sekretariatsbistand tilpassa deira
behov. Kontrollutvalet har sekretariatsbistand frå Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal.
Sekretariatet ble etablert i 2005 etter vertskommunemodellen med Molde kommune som
vertskommune. I 2013 vedtok medlemskommunen å endre organisasjonsforma for
sekretariatet til eit Interkommunalt Samarbeid (IS) etter kommuneloven si § 27 som eit eige
rettssubjekt. Selskapet vart oppretta med verknad frå august 2013 og er registrert i
Brønnøysundregisteret. I 2014 vart bemanninga i sekretariatet auka frå 1 til 2 årsverk. Det
hadde då lenge vore utrykt behov for ein bemanningsauking i sekretariatet på grunn av
aukande arbeidsmengde.
Sekretariatet skriv saksframstillingar, støttar kontrollutvalet med praktisk tilrettelegging og
oppfølging av møter, samt vedtaksoppfølging. Sekretariatet er bindeledd mellom utval og
revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet.
Revisjon
Revisjonsordninga skal være tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov, behov for oppfølging
av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens eige organisering og
internkontroll.
Aukra kommune er medeigar i og har avtale om levering av revisjonstenester med
Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Selskapet vart etablert i 1993 og leverer
revisjonstenester til Aukra kommune samt 8 andre kommunar i Romsdal og på Nordmøre.
3
Revisjonsselskapet fordeler ressursane sine i forhold til årlige honorar som betalast av
medlemskommunane. Selskapet utfører rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll for kommunen. Til rekneskapsrevisjon nyttast det timetallet selskapet kvart
år finn nødvendig for å kunne bekrefte kommunen sitt årsrekneskap. Ressursane til
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukast på bakgrunn av kontrollutvalet sine
bestillingar av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll.
økonomi
Kommunegyrel
eller,ffikeslinget
som til enhver tid
skal sorgelbr
at kontrollulvalget
har sekrelarialsbigand
tilfredsstiller mvalgets behov.
Forskrifi om kordrollutvalg, kapittel 7
For å utøve sin funksjon på ei god måte har kontrollutvalet behov for økonomiske rammer
som gjer mogleg ein god nok aktivitet. Aukra kommune sin del av kostnader til
sekretærbistand utgjør 6 % av den totale ramma. Utgiftene i perioden har fordelt seg slik:
2011
kr 48 180.kr 53 700.2012
kr 58 900,2013
kr101 500,2014
Honorara tilrevisjon er vedtatt på styremøte (av medlemsrepresentantane
Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R .
frå kommunane) i
Budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 i Aukra kommune har ei totalramme på kr 564 700.som inkluderer kjøp av revisjonstenester med kr 331 000.-, kjøp av sekretariatstenester med
kr 111 000.- og kr 122 700,- er avsett til kontrollutvalet sin eigen verksemd.
3.
Arbeid i utvalet
3.1 Møter
Det har gjennom hele perioden vert halde 5 møter pr. år. Møtefrekvensen er tilpassa utvalet
sin aktivitet og i forhold til omfanget av saker som har vært handsama. Kontrollutvalet sine
møter er i hovudsak lagt til kommunehuset.
Utvalet har vore oppteken av å vere ein synleg del av organisasjonen og å halde seg oppdatert
på kva som rører seg innan dei ulike verksemdsområde. Ved mange av kontrollutvalet sine
møter har det vært gitt orienteringar frå administrasjonen på forskjellige verksemdsområde i
kommunen. Kontrollutvalet har og i perioden avlagt besøk ved fleire av kommunens
verksemder. Hensikta med verksemdsbesøk er å bli kjend med den kommunale forvaltninga
og at de tilsette skal bli kjend med kontrollutvalet.
Informasjon frå dei som arbeider i kommunen og som kjenner forholda best er vurdert som
spesielt viktig for kontrollutvalet. På den måten har utvalet fått førstehands kunnskap og
føresetnader for å gjere jobben dei er satt til.
3.2 Saker
Ein stor del av kontrollutvalet si sakshandsaming omfattar forhold dei er pålagd å arbeide med
gjennom krava i kommunelova og forskrift om kontrollutval. Kva fokus som veljast i dei
ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet sjølv å definere. Gjennom
forvaltningsrevisjonar er det internkontroll og rutinar i kommunen som peiker seg ut som det
4
området som har fått størst merksemd, sjå eiget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjonar i perioden. Kontrollutvalet har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannen sine
tilsynsrapportar og kommunen si oppfølging av desse.
Kontrollutvalet si sakshandsaming er ikkje samanfatta i eit årshjul, men det er likevel eit visst
mønster frå år til år i kva for slags saker som kjem opp til dei ulike tider.
I tillegg til dei kjente saksområda hender det at utvalet får førespurnader frå innbyggjarane,
som rører ved områder som kan være innanfor kontrollutvalet sitt myndigheitsområde. Slike
førespurnader handsamast seriøst uavhengig om det er eit forhold som blir undersøkt vidare
eller at kontrollutvalet finn at dette ikkje er ei sak som hører til deira funksjon å sjå på.
Kontrollutvalet har gjennom valperioden gått gjennom store deler av kommunen si verksemd
og handsama 38 saker i 2011, 38 saker i 2012, 33 saker i 2013, 38 saker i 2014 og 36 saker så
langt i 2015 (siste møte for det sittande kontrollutvalet er 18. september).
3.3 Deltaking i relevante fora
For å halde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalet si oppgåveløysing deltek
medlemmene på konferansar og samlingar, når det vurderast som relevant og muleg. Av
"faste" arrangement utvalet har vært representert på i perioden er:
Nasjonal konferanse for kontrollutval i regi av Norges Kommunerevisorforbund.
Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT)
I tillegg har det i perioden vore arrangert ein fellessamling for kontrollutvalsmedlemmene
dei 9 medlemskommunane som er knytt til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal.
Føremålet med samlinga var i hovudsak opplæring av nye utvalsmedlemmer.
i
Kontrollutvalet i Aukra er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og deltek på
årsmøta til FKT som arrangerast i samband med Nasjonal konferanse i regi av FKT i den grad
dei er representert på konferansen.
4. Rekneskapsrevisjon
"Kontrollulvalgel skal pase at kommunens elletij7keskommunens årsregnskap og kommunale
eller ffikeskommunale .fOretaks årsregnskap blir revidert pa en betryggende måte,(...)
Når kontrollutvalget er blittjOrelagt revisjonsberetningenira revisor„skal utvalget avgi
unalelse om årsregnskapet fOr det vedlas av kommunestyret elletiffikestinget.
Når revisor pa peker jOrhold i årsregnskapet, // orskr/Ji om revisjon i kommuner og
,ffikeskommuner
4„skal kontrollulvalget påse at dene blir jUlgt opp."
Forskrifi om kontrollutvalg, kapittel 4
Kontrollutvalet handsamar saker om rekneskapsrevisjon på fleire måtar gjennom året. Det er
etablert rutinar for orienteringar frå oppdragsansvarleg revisor i samband med at det vert
avlagt revisjonsmelding og anna rapportering.
I tillegg til årsrekneskapen gir også kontrollutvalet si fråsegn til Aukra kommunes bygge- og
investeringsrekneskap som vert sendt over til kommunestyret, samt at utvalet følgjer den
økonomiske utviklinga gjennom året ved gjennomgang av tertialvise rekneskapsrapportar.
Revisjon av årsrekneskapen
5
Kontrollutvalet har gitt si fråsegn til kommunen sine årsrekneskap i valperioden som er
framlagt for formannskapet og som har inngått som grunnlag for kommunestyret sine
avgjersler når kommunestyret har vurdert om kommunens rekneskap skal godkjennast eller ei.
Kontrollutvalet har gjeve følgjande fråsegn til rekneskapen for Aukra kommune i valperioden:
2011: Sak 14/12: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2011 viser kr 237 894 212.- til
fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 48 883 784.-. Netto
driftsresultat er positivt med kr 91 313 958.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 3,273 mill.
kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 56,5 mill. kr mot budsjettert
91,9 mill. kr.
Kontrollutvalet har merka seg at revisor i sitt brev til kontrollutvalet peikar på Aukra
kommune sine usikre fordringar som også gjeld krav på sjukepengar frå NAV.
2012: Sak 09/13: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2012 viser kr 240 928 827.- til
fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 40 588 695.-. Netto
driftsresultat er positivt med kr 97 780 300.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 1,370 mill.
kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 19,050 mill. kr mot budsjettert
47,5 mill. kroner.
Kontrollutvalet har igjen merka seg at revisor i sitt brev til kontrollutvalet peikar på Aukra
kommune sine usikre fordringar som også gjeld krav på sjukepengar frå NAV med 1,4 mill.
kroner.
2013: Sak 10/14: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2013 viser kr 216 612 756.- til
fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1 642 310.-. Netto
driftsresultat er positivt med kr 122 573 763.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 11,212
mill. kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 84,492 mill. kr som er i
samsvar med budsjett.
2014: Sak 12/15: Aukra kommunes driftsrekneskap for 2014 viser kr 263 377 298.- til
fordeling til drift, og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 13 578 910.-. Netto
driftsresultat er positivt med kr 80 329 336.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 4,9 mill.
kroner, mens overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 39,688 mill. kr som er i
samsvar med budsjett.
5. Forvaltningsrevisjon
"Kontrollutvalgel skal pa se at kommunens eller lYlkeskommunens virksomhet arlig blir
gjenstand firibrvallningsrevisjon
i samsvar med bestemmelsene i dene kapinel.
Konfrollutvalget skal minst eTngang i valgperioden og senest innen utgangen av aret ener al
kommunestyret eller.ffikestinget er konstituert, utarbeide en plan.for gjennomforing av
firrafiningsrevislon
Kontrollutvalget skal pase at konununestyrets eller,ffikestingets vedtak i tilknytning
behandlingen av rapporter om,fOrvaltningsrevisjon.Mges opp."
Forskrifi om kontrollulvalg, kapinel 5
Kontrollutvalet skal utgreie behovet for, planleggje og bestille forvaltningsrevisjonar
kommunen og resultata frå arbeidet skal rapporterast til kommunestyret.
i
Det er utarbeidd Plan for forvaltningsrevisjon 2012 —2015 som vart handsama av
kontrollutvalet i møte 14.02.2012, sak 07/12 som vart vedteke av kommunestyret i møte
10.05.2012 i K sak 50/12.
6
Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vore høgt prioritert i heile utvalsperioden.
Kontrollutvalet har gjort mange vurderingar og hatt drøftingar for å finne gode
arbeidsmetodar både i prioritering av prosjekt, samarbeid med revisjonsselskapet og i
samband med handsaming av avlagte rapportar.
Frekvensen for utarbeiding av planer for forvaltningsrevisjon skal i medhald av kommunelova
være minimum ein gong i kvar valperiode. Aukra kommune har hatt rutinar for utarbeiding av
slike planer, samt at det blir tatt ei årleg gjennomgang av plana som er vedteken og at det blir
gjort nye bestillingar.
Kontrollutvalet har hatt dialog med den politiske og administrative leiinga undervegs i
prosessen med utforminga av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive
innspel til planlegginga av forvaltningsrevisjonsarbeidet.
Ved bestilling av dei enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekta har utvalet lagt mykje arbeid i å få
innretta bestillingane slik at dei skal ha fokus på dei forholda utvalet meiner er viktig.
Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betyding.
Alle forvaltningsrevisjonar leggast systematisk fram for kontrollutvalet etter kvart som dei er
ferdig. Alle rapportane er sendt vidare til kommunestyret. Etter kommunestyret si handsaming
og vedtak, er rapportane følgt opp med tanke på å sjå til at vedtaka blir realisert og arbeida
vidare med i administrasjonen.
5.1 Gjennomfort forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalet har i valperioden handsama oppfølging av 1 tidlegare rapport og 2 nye
forvaltningsrevisj onsprosj ekt.
Sak 20/12: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten
«Saksbehandling i Aukra
kommune»
Funn: På bakgrunn av sine funn meinte revisjonen at Aukra kommune særleg måtte sette i
verk tiltak innan følgjande områder for å sikre it godt tenestetilbod og sakshandsaming:
gjennomføre brukarundersøkingar rundt dei tenester som leverast av einingane
Forvaltning, drift og vedlikehald, samt Plan, utvikling og samfunn
utarbeide arkivplan og internkontrollsystem for sikring av personopplysningar
følgje opp Riksrevisjonens undersøking om sikring og tilgjengeleggjering av arkiv
sikre at postjournalen og restanselistene gir eit reelt uttrykk for oppgåvesituasjonen
i kommunen
Følgjande vart gjort:
Aukra kommune hadde, eller var i ferd med å følgje opp revisjonens anbefalingar.
Etter revisjonen si meining har det vore ei positiv utvikling innan feltet.
kommunen hadde ikkje gjennomført brukarundersøkingar rundt dei tenestene som
einingane Forvaltning, drift og vedlikehald og Plan, utvikling og samfunn utfører.
Revisjonen peika på at kommunen sitt arbeid med internkontroll og
informasjonssikring skulle starte opp i 2011
kommunen var deltakar i KS-nettverk sitt prosjekt for å styrke rådmannen sin
internkontroll.
Revisjonen konkluderte med at dei ikkje såg det naudsynt med vidare undersøkingar om
sakshandsamingsrutinar på det tidspunktet.
7
Sak 10/13: Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune
Funn: Revisjonen fann at
Aukra hadde utfordringar knytt til tilstrekkelig kompetanse. Kommunen arbeider med
kompetanseplan, organisering, stillingsstruktur og å legge til rette for fagleg utvikling.
Aukra kommune hadde ikkje oppdatert alle skriftlege prosedyrar som skulle sikre at
brukarane fekk tilfredsstilt grunnleggjande behov.
Aukra kommune hadde i liten grad etablert eit system for å hente inn pasientars og
brukarars erfaring og synspunkt. Opplegget rundt oppfølging av brukarundersøkinga
var mangelfull.
Ingen brukara hadde individuell plan eller koordinator i heimetenesta i Aukra
kommune.
Revisjonen anbefalte at Aukra kommune burde:
fortsatt prioritere arbeidet med å sikre tilstrekkeleg kompetanse
arbeide vidare med kvalitetssystemet og få på plass ulike prosedyrar
skissere nærare opplegg for brukarmedverknad både på systemnivå og individnivå
fortsatt å prioritere arbeidet med å utvikle tenestene
sikre at personer som har behov for det, får individuell plan og koordinator
sikre eit likeverdig døgntilbod/beredskap for heimetenesta i heile kommunen, og her
eventuelt vurdere om samarbeid med Molde eller Fræna kan vere aktuelt for fastlandet
vurdere ressursbruken også i eit langsiktig perspektiv.
Oppfølging november 2014:
Revisjonen vurderte det slik at Aukra kommune var godt i gang med å følgje opp
anbefalingane i rapporten. Revisjonen viste til at
Aukra kommune arbeider med å utvikle tenestene, sikre rekruttering og
kompetanseutvikling, organisasjonsutvikling, samt etablere nye tilbod og utvikling av
kvalitetssystemet.
Kommunen var i gang med å gjennomføre ei brukarundersøking. Resultata av den blir
grunnlag for det vidare arbeid på brukarnivå.
kommunen var i gang med å sikre at krava til individuell plan og koordinator vart sett i
verk, men arbeidet var ikkje sluttført.
Kommunen har gjennomført møter med Fræna og sett på løysingar som kan betre
tenestenivået for fastlandsdelen. Denne løysinga viste seg å vere vanskelig å
gjennomføre i praksis. Heimetenesta fekk tilført ekstra ressursar på kveldsvakt for å
sikre tenestene for brukarane i Julsundet. Det var Og sett i gang utgreiing for
omsorgsbase i Julsundet i tråd med kommunestyret sitt vedtak.
Revisjonen konkluderte i sitt oppfølgingsbrev av 07.11.2014 at kommunen var aktive i
arbeidet med utvikling av kvaliteten i heimebaserte tenester, men anbefalte
kontrollutvalet å halde seg orientert om utvikling innanfor følgjande områder:
Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå
Individuell plan og koordinator
Likeverdig døgntilbod/beredskap for heimetenesta i heile kommunen
Revisjonen fann ikkje grunnlag for vidare oppfølging og har med dette avslutta sitt arbeid.
8
Sak 31/14: Kvalitet i sykehjemstjenester
i Aukra kommune
Funn: Forvahningsrevisjonsprosjektet
avdekka noen forbetringspunkt. Dei forhold som
revisjonen trakk fram som anbefalingar var:
Aukra kommune bør sikre tilstrekkeleg bemanning ved Aukraheimen.
Aukra kommune bør vidareføre arbeidet med å sikre at personalet ved Aukraheimen
har tilstrekkeleg kompetanse.
Aukra kommune bør sikre at alarm- og telefonsystem ved Aukraheimen fungerer
tilfredstillande.
Aukra kommune bør vidareføre og intensivere kvalitetsarbeidet ved Aukraheimen.
Kontrollutvalet anbefaler det nye utvalet å ha ei vidare oppfølging av desse forvaltningsrevisjonane.
Utvalet meiner å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekt, men vil samtidig understreke
betydinga av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjonar i alle deler av kommunen si
verksemd. Kontrollutvalets rolle som bestiller er særs viktig i denne samanhengen, særleg i
forhold til å velje riktig tidspunkt for undersøkingane og ikkje minst vere konkret i forhold til
kva som skal undersøkast og kva man ønskjer å få svar på. Dette er ei oppgåve som det
påtroppande kontrollutvalet anbefalast å gje hog prioritet.
I møte 18.11.2014, sak 35/14 vedtok kontrollutvalet å bestille følgjande nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt:
Informasjonssikerhet
i Aukra kommune
Arbeidet med dette prosjektet er sett i verk og rapporten vil ventelig bli lagt fram for det nye
kontrollutvalet i løpet av hausten 2015.
5.2 Granskingar eller undersøkingar
Kontrollutvalet kan på eige initiativ eller etter oppmodning frå kommunestyret gjennomføre
granskingar eller undersøkingar. Dette har ikkje vore ein sentral del av utvalet si verksemd i
valperioden, då dei fleste større undersøkingar er organisert som ordinære og planmessige
forvaltningsrevisjonar. I perioden har det blitt innmeldt nokre saker kor det har vore grunnlag
for nærmare undersøkingar. Slike undersøkingar kan også føre til seinare
forvaltningsrevisjonar.
6. Selskapskontroll
-
Kontrollutvalget
jYlkeskommunens
Kontrollutvalget
kommunestyret
skal pase at det lOres kontroll
interesser
i selskaper
med fOrvaltningen
skal minst én gang i valgperioden
eller jYlkestinget
av kommunens
eller
m.m.
er konstituert,
og senest innen utgangen
utarbeide
en plan,fi)r
av aret eder at
gjennomfOring
av
selskapskontroll.
Forskrift
om kontrollutvalg,
kapittel
6
Plan for selskapskontroll for inneverande periode vart vedteke av kontrollutvalet 14.02.2012 i
sak 08/12 og av kommunestyret 10.15.2012 i sak 49/12. I medhald av plana skal det
rapporterast etter at kontroll er utført eller gjennom ei årleg rapport.
Gjennomføring av eigarskapskontroll føreset at kommunen har utarbeidet eigarskapsmelding
(retningsliner for forvaltning av kommunen sine interesser i selskap samt eigarstrategiar for
9
kvart enkelt selskap). Aukra kommune har utarbeidet eigarskapsmelding del I som vart vedtatt
av kommunestyret 31.03.2011.
Kontrollutvalet handsarna i møte 17.12.2012 oppfølging av selskapskontroll av
Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS). Av rådmannen sitt
svar i e-post av 10.12.2012 gjekk det fram at Aukra kommune i liten grad hadde vurdert eller
følgt anbefalingane frå revisjonen i rapportens pkt. 7.1. Kommunerevisjonen sendte eit brev
til Aukra kommune v/ rådmann vedr. dei anbefalingane som kommunen ikkje hadde følgt opp
ved revisjonen si undersøking i desember 2012. Revisjonen fekk ikkje svar frå
administrasjonen i Aukra kommune. Utvalet fann det alvorleg at administrasjonen i Aukra
kommune ikkje svarte på revisjonen sitt brev om ny oppfølging av selskapskontrollen av RIR
IKS.
Ny oppfølging av selskapskontroll av RIR IKS lagt fram i kontrollutvalet sitt møte 27.02.2014.
Kontrollutvalet fann at Aukra kommune i liten grad har følgt revisjonen sine anbefalingar i
rapporten, men såg likevel ikkje grunn til å følgje denne saka vidare.
7. Påseansvar overfor revisjon
-
Kontrolhilvalget
skal.fOre det lopende tilsyn og kontroll
1)..,lkeskommunale,fOrvahningen
at kommunen
med den kommunale
pa vegne av kommunestyret
eller lYlkeskommunen
har enfOrsvarlig
ellerffikestinget,
eller
herunder
pase
revisjonsordning."
Forskrtl.
om konirollulvalg,
kapiltel
3
Med bakgrunn i å vere folkevalte lekfolk, utan nokon revisjonsfagleg bakgrunn, opplevast det
utfordrande å ha ansvar for at kommunen har ein god revisjonsordning.
Når det gjelder rekneskapsrevisjonen gir kontrollutvalsforskrifta meir innhald til kva som
ligger i omgrepet forsvarleg revisjonsordning:
"Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller ftlkeskommunens årsregnskap og kommunale
eller ftlkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder
holde seg lopende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette fbregår i samsvar med de
bestemmelser som folger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og
kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.
Forskrift om kontrollutvalg § 6
For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll seier ikkje kontrollutvalsforskrifta noko bestemt
om kva for slags kvalitetskrav som skal leggjast til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon
peiker likevel på at :
"Gjennomforing og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal
revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres
revisjonskriterier for det enkelte prosjekt"
Forskrift om revisjon § 7
Det er i forskrifta fastsett formelle krav som skal stillast til valt revisor, medrekna krav til
utdanning, vandel, sjølvstende og objektivitet. Desse forholda kviler det eit ansvar på revisor
å dokumentere, og det er etablert rutinar for at dette skjer.
Det som opplevast som ei større utfordring er å fjølge med på at innhaldet i revisjonsarbeidet
skjer på ein tilfredsstillande måte, og finne gode ordningar for korleis utvalet kontinuerleg kan
være oppdatert og ha tryggleik for at revisjonsordninga er tilfredsstillande.
10
Kontrollutvalssekretariatet og Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R har utarbeidet ei
Engasjementsavtale som er ei avtale med kvar av dei ni kommunanes kontrollutval, for
høvesvis rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtaleutkastet vart vedteke av
Samarbeidsforumet for kontrollutvala i deira møte 15.06.2011. Avtalen spesifiserer ressursar,
rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutval.
Avtalen stadfester også kva for slag dokument som skal leggast fram for kontrollutvalet. Dette
er forhold som har stor betyding for kontrollutvalet sin mulegheit til å ha tilstrekkeleg
informasjon om korleis revisjonsordninga fungerer, og dermed for kontrollutvalet si
oppfølging av sitt «påse-ansvar». Avtalene vil forhåpentlegvis bli ei god ramme for tilhøve
mellom utval og revisjonsselskap.
For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovudsak knytt til prosjekt og til forebuingar til
plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet har lagt stor vekt på at kommunikasjon med
revisor skal bidra til at undersøkingane får det fokus utvalet ønskjer. Utover planlegging og
framlegging av prosjektplan og rapportar, deltek forvaltningsrevisor i møter på førespurnad
frå utvalet.
Kontrollutvalet meiner å ha funne gode samarbeidsordningar og etablert rutinar som setter dei
i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha tryggleik for at kommunen
har ei forsvarleg revisjonsordning.
8. Erfaringar frå arbeidet i denne valperioden
8.1 Forholdet til politisk leiing
Kontrollutvalet utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordna
ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalet har gjennom heile perioden vært oppteken av å ha god
dialog med den politisk leiinga og oppdatert kjennskap til kva som til kvar ein tid er
kommunestyret sine behov. Ordføraren informerast jamleg ved kopi av innkallingar til
kontrollutvalet sine møter. Det er å håpe at kommunestyret signalisera dei ønskjer dei har med
kontrollutvalet slik at utvalet opplevas som deira eige organ og en ressurs for kommunestyret
sitt tilsynsansvar.
Saker frå kontrollutvalet leggast løpande fram for kommunestyret, anten det er rapporter frå
gjennomførte forvaltningsrevisjonar, årsmeldingar eller planer for selskapskontroll eller
forvaltningsrevisjon.
8.2 Forholdet til administrativ leiing
Kontrollutvalet opplever å ha konstruktive relasjonar til administrativ leiing og stor nytte av
dialogen om generelle forhold i kommunen og i samband med konkrete prosjekt og oppgåver.
Administrasjonen gir informasjon og deltek i møter når kontrollutvalet ber om det og gir
uttrykk for å ha forståing for kontrollutvalet si rolle og arbeid.
Utvalet har lagt vekt på å lytte til signaler frå administrasjonen, mellom anna ved å ha
samtalar og å vere opne for innspel i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten
har det framkome viktig kunnskap frå dei som kjenner organisasjonen best og ein har hatt
høve til å avstemme oppfatningar rundt utfordringar og risiko i organisasjonen. Denne
informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalet si utveljing av prosjekter, når dei har lagt vekt
på å gjere prioriteringar ut frå mest muleg tilgjengeleg informasjon.
11
Når det gjeld kommunikasjonen i samband med dei enkelte prosjekta eller revisjonsarbeidet
elles, er det revisoranes område og ikkje noko kontrollutvalet involverar seg i. Kontrollutvalet
har ansvar for oppfølginga av kommunestyret sine vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I dei
tilfella der vedtaka set krav til administrasjonen si oppfølging, overhaldast i stor grad fristar
for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtaka.
Vedtaksoppfølginga er i hovudsak god og at administrasjonen si etterleving i kontroll- og
tilsynssaker er i stor grad er tilfredsstillande.
8.3 Arbeid med etablering av nytt revisjonsselskap i Møre og Romsdal
Aukra kommunestyre fatta i k-sak 73/13 vedtak om å medverke til å få etablert ei ny
interkommunal revisjonsordning for levering av revisjonstenester til kommunane og Møre og
Romsdal fylkeskommune. Ei styringsgruppe har leia arbeidet. Styringsgruppa la i april 2014
fram ei utgreiing om samanslåing av fleire revisjonseiningar i Møre og Romsdal. Forslaget
vart behandla i Aukra kommunestyre 04.9.2014 sak 75/14 som samrøystes vedtok å slutte seg
til utgreiinga om etablering av ei ny interkommunal revisjonsordning.
I mars 2015 la styringsgruppa fram forslag til selskapsavtale og eigaravtale for det
interkommunale selskapet til behandling i kontrollutvala og kommunestyra. Alle kommunane
i kommunerevisjonsdistrikt 2, samt Møre og Romsdal fylkeskommune har fatta vedtak om å
slutte seg til det nye interkommunale selskapet NIore og Romsdal Revisjon IKS. Vidare
framdrift i saka har stoppa litt opp, då kommunane knytt til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS
ikkje har gjort sine vedtak i kommunestyra.
9. Oppsummering
Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalet har gjort for Aukra
kommune i valperioden 2011 —2015, er utvalet sine medlemmer av den oppfatning at
kontrollutvalet har ei viktig rolle i ein lærande organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalet
har i valperioden hatt viktige og spennande oppgåver der ein har belyst mange av kommunen
sine tenesteområde. Kontrollutvalet har hatt eit godt samarbeid med kommunestyret og
administrasjonen og utvalet opplever at det er god forståing for kontrollorganas rolle og
funksjon i kommunen, noko som er avgjerande for at utvalet skal kunne gjere ein god jobb.
Kontrollutvalet har i valperioden fått laget nødvendige plandokument: Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årleg. Planverket er såleis på
plass og gjennomføringa er gjort i medhald av målsettingane som er satt. Kontrollutvalet
meiner, ut frå den ovannemnde utgreiinga, å ha oppfylt sine pålagte oppgåver i kommunelova
på ei fornuftig og god måte.
Målet om å vere uavhengig i sitt arbeid meiner kontrollutvalet at dei har ivaretatt på ei god
måte. I utvalet sine møte er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjonen og vedtak, mens
partipolitiske omsyn leggast tilbake. Sakene som er handsama i utvalet ber ikkje preg av å
vere politiske omkampar eller ha partipolitiske agendaer. Utvalet har vore bevisst på
problemstillingar knytt til uavhengigheita og satt denne høgt i sitt arbeid.
Avslutningsvis vil kontrollutvalet takke kommunestyret og administrasjonen i Aukra
kommune for eit godt samarbeid i valperioden, som har bidrege til konstruktivt arbeid og
gode resultat.
Kontrollutvalet vil med dette ønskje det påtroppande kontrollutvalet lykke til i den neste
valperioden der nye interessante og krevjande oppgåver venter.
12
Aukra, 18.09.2015.
Rita Rognskog
Katrine Rindarøy
Arne Hjelrnås
Knut Inge Bakkemyr
Gro Kjellnes Løvik
13
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
Saksrnappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
216
Åse S. Eriksen
08.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 33/15
Utval
Kontrollutvalet
REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET
Møtedato
18.09.2015
FOR 1. HALVÅR 2015
Sekretariatet si tilråding
Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for 1. halvår 2015 til vitande.
Bakgrunn for saka
Kommunelova § 77 nr. 4 og Forskriftene for kontrollutval § 6 og § 9 omhandlar
kontrollutvalets tilsynsansvar overfor revisjonen.
Kontrollutvalet skal i samsvar med kommunelova si § 77 nr. 4 sjå til at kommunen sine
rekneskap vert revidert på ein tilfredsstillande måte. Dette kan mellom anna skje ved at
revisor rapporterer om sitt arbeide til utvalet med bakgrunn i den tidlegare framlagte
revisj onsplan.
Vedlagt saka følgjer:
Revisjonsrapport
1/15
VURDERING
I revisjonsplanen er det lagt opp til rapportering til kontrollutvalet to gonger pr. år på det
arbeidet som er utført. Grunnlaget for rapporteringa er revisjonsplana for revisjonsåret 2013
som vart handsama i kontrollutvalet sitt møte 2. oktober 2014, sak 25/14.
Rapporten viser til prioriterte oppgåver og konklusjonar på revisjonens følgjande 3
hovudoppgåver:
Rekneskapsrevisj on
Forvaltningsrevisj on
Selskapskontroll
Rekneskapsrevisjon
Revisjonsrapporten peika på en del forhold som kontrollutvalet bør merke seg:
Internkontrollen i kommunen vurderast som tilfredstillande m.a. refusjon sjukepengar
og rutinar omkring meirverdiavgift
Attestasjonsoppgåver knytt til statleg rapportering førast jamleg
Kontroll og godkjenning av momskompensasjonsoppgåver annakvar månad
Revisor konkludera følgjande i sin rapport:
Gjennomført kontroll av rekneskapsføringa i Auka kommune avdekka ingen vesentlege feil.
Merknader revisjonen har hatt til rekneskapsføringa har blitt fortløpande rapportert og retta av
økonomiavdelinga. Revisjon er utført i rnedhald av plan.
Forvaltningsrevisjon
Forvaltningsrevisjon er utført i medhald av plan.
Det er utarbeida Plan for forvaltningsrevisjon 2012 —2015 som vart vedteke av
kommunestyret i Aukra 10.05.2012 i sak 50/12.
Kontrollutvalet har bestilt forvaltningsrevisjonsprosjektet «Informasjonssikkerhet i Aukra
kommune». Prosjektplan vart lagt fram og handsama av kontrollutvalet i møte 11.06.2015.
Selskapskontroll
Det er heller ikkje i perioden utført nokon form for selskapskontroll innan Aukra kommune.
Kommunen har utarbeid Eigarskapsmelding og det ligg til rette for å gjennomføre
selskapskontroll. Plan for selskapskontroll for perioden 2012 —2015 er vedteke av
kommunestyret 10. mai 2012.
Revisjonseininga
Rapporten viser til revisj onen sine fokusområder og dei økonomiske rammene for
revisjonseininga, samt bemanningssituasjonen. Vidare vises det til prosessen om utgreiing av
en ny felles revisjonsordning i Møre og Romsdal.
Dei økonomiske rammene for revisjonen er utarbeidd av revisjonsstyret i vedteke budsjett.
Revisjonsdistriktet har i dag 4 rekneskapsrevisorar (medrekna distriktsrevisor) og 2
forvaltningsrevisorar. Bemanninga er med dette auka med 1 person og er tilbake på 2010nivå.
Rapporten konkluderer på dette området med at revisjonseininga drives i medhald av planane
som er lagt for verksemda og at bemanningssituasjonen er tilfredsstillande.
Sekretær har ingen generelle merknader til rapporten slik den her er presentert ut over dette og
revisor sine kommentarar/merknader til det einskilde punkt.
På dette grunnlag vert saka lagt fram for kontrollutvalet med ovannemnde forslag til vedtak.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
Kommunerevisjonsdistrikt
2
Telefon: 71 11 14 51 - direkte
Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor
E-post:
sigmund.harne';[email protected]
Organisasjonsnr.: 976 663 268
Møre og Romsdal
Til kontrollutvalget i Aukra kommune
Vår referanse:
Sigmund Harneshaug
Deres referanse:
Arkivkode:
R 2/15
Sted/dato
Molde, 17. august 2015
Revisjonsrapport 1. halvår 2015 —Aukra kommune
Revisjonen rapporterer til kontrollutvalget to ganger i året. Utvalget orienteres på et
overordnet nivå om resultatet og status av utført revisjon. Det rapporteres i forhold til vedtatte
planer for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, misligheter og
revisjonsenheten. I tillegg til planene vises det til rammene for revisjonen som ligger i
engasjementsbrevet og uavhengighetserklæring.
Det vil i møtet i kontrollutvalget 18. september 2015 bli supplert muntlig i forhold til
punktene nedenfor.
Regnskapsrevisjon
Revisjonen har avgitt revisjonsberetning til kommunen sitt regnskap for 2014 datert 26. mars
2015. Regnskapet ble mottatt 13. mars 2015 og er avlagt av regnskapsansvarlig og
administrasjonssjef. Endelig versjon av kommunens årsmelding ble mottatt den 14. april
2015.
Revisjonen hadde tilgang til foreløpig regnskap og foreløpig årsmelding på et tidligere
tidspunkt. Frist for regnskapsavslutning er 15. februar og frist for å avlegge årsmelding er 30.
mars, men mange kommuner greier ikke å overholde denne fristen.
Vi har ved våre revisjonshandlinger ikke funnet vesentlige formelle eller materielle feil i det
framlagte regnskapet. Viser for øvrig til vår uttalelse som ble avgitt i forbindelse med
behandling av årsregnskapet i kontrollutvalget.
Det er i første halvår blitt utført revisjon i forbindelse med revisjon av momskompensasjon,
investerings-regnskap og spillemiddelregnskap.
Det har tidligere vært foretatt gjeimomgang av rutiner og test av kontroller på en del områder.
Interkontrollen vurderes som tilfredsstillende. Det gjelder blant annet rutiner ved rundt
merverdiavgift og refusjon sjukepenger. Refusjon sjukepenger har det vært ryddet i og i 2014
var det kun små differanser.
Attestasjonsoppgaver knytta til statlig rapportering tas fortløpende. Kontroll og godkjenning
av momkompensasjonsoppgaver gjøres annenhver måned. Det er ikke skrevet nummerert
brev til kontrollutvalget i perioden.
Komrnunerevisjonsdistrikt
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2
1 (2)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
Planlegging av revisjonen av regnskapet for 2015 gjøres i august og planen legges frem for
kontrollutvalget i september.
Konklusjon: Gjennomført kontroll av regnskapsføringen i Aukra kommune avdekket ikke
vesentlige feil. De merknader revisjonen har hatt til regnskapsføring har fortløpende blitt
rapportert og er rettet av økonomiavdelingen. Revisjon er utført i henhold til plan.
Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget bestilte i møte 18.11.2014 (sak 35/14) forvaltningsrevisjonsprosjekt om
informasjonssikkerhet i Aukra kommune. Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i
møte 11. juni 2015. Revisjonen har startet arbeidet og prosjektet blir gjennomført sommeren
og høsten 2015.
Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan
Selskapskontroll
Det er ikke gjennomført selskapskontroller i 2015. Dette er i samsvar med plan.
Misligheter
Revisjonen skal undersøke forhold som gjelder påstand om misligheter og rapportere dette til
kontrollutvalget.
Konklusjon: Det har ikke vært oppdaget misligheter i denne perioden.
Revisjonsenheten
Revisjonsenheten er i en prosess med sammenslåing med Distriktsrevisjon Nordmøre IKS og
Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal. Kommunestyrene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 og
fylkestinget har gått inn for etablering av nytt selskap. Kommunestyrene i Distriktsrevisjon
Nordmøre IKS skal behandle dette på ettersommeren 2015.
Revisjonsdistriktet har i dag fire regnskapsrevisorer (medregnet distriktsrevisor) og to
forvaltningsrevisorer. Bemanningen ble økt med en person i 2014 og er tilbake på 2010-nivå.
Dette har etter en samlet vurdering vært nødvendig for å sikre en forsvarlig revisjon av
kommunenes regnskaper.
En regnskapsrevisor sluttet 30.6.2015. Ansettelse i denne stillingen avventes til september
2015, og sees i sammenheng med etablering av nytt revisjonsselskap.
Konklusjon: Revisjonsenheten drives i henhold til planene som er lagt for virksomheten.
Bemanningssituasjonener tilfredsstillende.
Molde 17.8.2015
Sigmund Harneshaug
Distriktsrevisor
Kommunerevisjonsdistrikt
More og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2
2 (2)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
1§,
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
2015-1547/04
216
Åse S. Eriksen
07.09.2015
Saksframlegg
Utval
Motedato
PS 34/15Kontrollutvalet
18.09.2015
Utvalssaksnr
REVISJONSPLAN
Sekretariatet
FOR REVISJONSÅRET
2015
si tilråding
Kontrollutvalet tek revisjonsplana for revisjonsåret 2015, saman med revisorane si vurdering
av sjølvstende, til vitande.
Bakgrunn
for saka
I medhald av Forskrift om revisjon kap. 2, § 4 er revisor pålagd å arbeide planmessig og
effektivt. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og sjå
til at kommunen har ein forsvarleg revisjonsordning, jmfr. Forskrift om kontrollutval, kap. 3,
§ 4 og kommunelova si § 78 nr. 1.
Vedlagd følgjer:
Revisjonsplan for revisjonsåret 2015
Nøkkeltal
Revisor si vurdering av sjølvstende
VURDERING
Revisjon av kommunen sitt virke skal skje i medhald av god kommunal revisjonsskikk, det vil
seia at revisjonsarbeidet skal planleggjast, gjennomførast og rapporterast.
Årsplanen vil vera retningsgjevande for revisjonens sitt arbeide i perioden 1. mai 2015 til 30.
april 2016, såframt kontrollutvalet ikkje meiner at andre områder eller felt bør prioriterast.
Revisjonsplana byggjer på verksemdsplana for heile revisjonen og har stort fokus på risiko og
vesentlegheit. Dette fordi det vil ha stor betyding for revisjonshandlingane og kva som vert
rapportert til kontrollutvalet.
Det er ingen vesentlege endringar i regelverk, organisering, økonomisystem og skifte av
nøkkelpersonell i Aukra kommune i 2015.
Revisjonsplana viser til prioriterte oppgåver og målsettingar på revisjonen sine følgjande
hovudoppgåver:
Rekneskapsrevisj on
Forvaltningsrevisj on
Revisjon av internkontrollen
Føremålet med revisor si vurdering av risiko er å sikre at dei forhold som kan føre til at
vesentlege feil oppstår vert avdekka og vurderte så snart som mogleg. Dette vert gjort ved at
revisor gjer ein vurdering av det som gjeld ibuande risiko, kontrollrisiko og analytiske
kontrollar.
I Aukra kommune er det konstatert følgj ande risikoforhold:
Kommunen har god økonomi og har god oppfølging av økonomien. Risiko for
vesentlege feil i rekneskapen synes å vere låg.
Med god økonomi kan det vere fare for å pådra seg for store driftsutgifter ved å auke
investeringane og andre driftsutgifter.
Budsjettert store investeringar i økonomiplan —skilnaden mellom drifts- og
investeringskostnader bør få merksemd.
Det er påvist feil i behandling av meirverdiavgifta i kommunen.
Revisor vil rapportere skriftleg til kontrollutvalet kvart halvår om revisjonsmålsettingane
pkt. 3 av den løpande revisjonen.
i
I timebudsjettet for 2015 er det satt av totalt 529 timer fordelt på 331 timer til
rekneskapsrevisjon, 198 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Sekretariatet har ingen innvendingar eller generelle merknader til revisjonsplana slik den ligg
føre, ei heller mot den grenseverdi for vesentlegheit på 6,5 mill, kr. som er fastsett i plana.
Sekretær har heller ikkje merknader til revisor si eigenvurdering av sjølvstende knytt til
revisjonsoppdraget.
Med dette som grunnlag, vert saka lagt fram for kontrollutvalet med ovannemnde forslag til
vedtak.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
17. august 2015
KOMMUNEREVISJONSD1STRIKT 2
Arkiv: 13-1
j Side 1 av 6
AUKRA KOMMUNE
REVISJONSPLAN2015 FOR AUKRA KOMMUNE
INNLEDNING
Revisjon planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal
revisjonsskikk krever.
Regnskapsrevisjon innebærer å vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i
årsregnskapet som følge av misligheter og feil.
For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll gjennomføres risiko- og vesentlighetsvurderinger
i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Disse
planene behandles i kontrollutvalget og kommunestyret første året i valgperioden.
Til grunn for planlegging av revisjon i den enkelte kommune har revisjonen en
virksomhetsplan som dekker hele revisjonsdistriktet. Virksomhetsplanen omhandler alle
oppgaver revisor skal utføre, overordna prioritering og de ressurser som revisjonsdistriktet har
til disposisjon.
INFORMASJON
OMKOMMUNEN
I planleggingsfasen vil en måtte være spesielt oppmerksom på endringer i regelverk,
organisering, økonomisystem og skifte av nøkkelpersonell. Dette skal være tilgjengelig på
kommunens hjemmeside og intranett. Det er ingen vesentlige endringer som vil påvirke vår
planlegging.
Økonomi
Kommunen har store inntekter som følge av anlegget på Nyhamna som gir kommunen stor
økonomisk handlefrihet. Vi har sett en økning i driftsutgiftene de senere årene. En mulig
årsak er at man kanskje ikke har så stort fokus på kostnadskontroll som kommuner med trang
økonomi.
Nøkkeltall fra regnskapene for perioden 2009-2014 er vedlagt.
Drift
Aukra kommune hadde netto driftsresultat på 18,2 % av inntektene i 2014 mot 26,1 % i
2013. Dette ligger langt over måltallet på 1,75 %. Disposisjonsfondet var på 170,9 mill, kr
pr 31.12.2014 og utgjorde 38,7 % av driftsinntektene for 2014. Kommunen hadde et
regnskapsmessig mindreforbruk på 13,58 mill kroner i 2014 (etter avsetninger).
Soliditet
Kommunen sin langsiktige gjeld til investeringer var på 74,0 % av inntektene i 2014 mot
74,8 % i 2013. Etter en reduksjon frem mot 2010 har man de senere årene sett en økning i
kommunens gjeld frem til 2013. Det er nå en liten reduksjon fra 2013 til 2014.
Likviditet
Likviditeten i kommunen er god.
1
KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT
2
17. august 2015
AUKRA KOMMUNE
3.
Arkiv: 13-1
Side 2 av 6
REGNSKAPSREVISION
Generell risiko og vesentlighetsvurdering
Formålet med revisors risikovurdering er å sikre at de forhold som kan bevirke at vesentlige
feil og mangler oppstår, blir avdekket og vurdert så tidlig som mulig, slik at tilstrekkelige og
effektive revisjonshandlinger blir foretatt.
Vesentlige feil eller mangler er det totale omfang av feil og mangler som gjør det sannsynlig
at brukerne av den økonomiske informasjonen ville fatte en annen beslutning enn om disse
feilene ikke var til stede.
Risikovurderingen er ment å gjennomføres ved at revisor foretar en vurdering vedrørende
iboende risiko og kontrollrisiko. Dette dokumenteres i vårt revisjonsverktøy Descartes som
risikovurderingshandlinger.
Kommunen har god økonomi og god oppfølging av økonomien. Risikoen vurderes som lav.
Det er likevel konstatert følgende risikoforhold:
Med god økonomi er det en fare for å pådra seg for store driftsutgifter både ved økte
investeringer og driftsutgifter.
Det er budsjettert store investeringer i økonomiplan, og skillet mellom drifts- og
investeringsutgifter bør vies noe oppmerksomhet.
Tidligere års erfaringer har vist noe feilbehandling av merverdiavgift i kommunen.
Avgiftsbehandlingen vies oppmerksomhet i forbindelse med terminvis gjennomgang av
merverdi-kompensasjon. Det bør i tillegg vies noe oppmerksomhet til ordinær
merverdiavgift.
Vesentlighetsgrense
Kommunens gode økonomi gir rom for en høyere vesentlighetsgrense. Den totale
vesentlighetsgrensen for Aukra kommune er satt til 6,5 mill, kroner regnskapsåret 2015.
Revisjonsmessig angrepsvinkel
Det som framkommer under foregående punkt om generell risiko og vesentlighetsvurdering
den iboende risiko for vesentlige feil i regnskapet vurdert å være på nivå med tidligere år.
er
Ut fra vår vurdering av kontrollrisikoen (effektiviteten i kommunens internkontroll) vil vi
legge opp til å bygge på den interne kontroll der det synes mest effektivt, dvs at revisjonen i
stor grad vil bygge på test av kontroller.
For øvrig gir risikovurderingen grunnlag for følgende prioriteringer:
Generelt
Lønnsområdet
limkj øpsområdet
Driftsmiddelområdet
/
Mva-behandling bør vies litt ekstra oppmerksomhet.
Det har tidligere vært en del feil med refusjon sykepenger, dette har det
vært ryddet oppi men bør følges opp at avstemmingsrutiner er på plass.
Området egner seg for test av kontroller.
Det er tidligere konstatert at det er gode rutiner og at disse har vært fulgt.
Det er avdekket lite feil de senere årene. Vi vil i stor grad basere oss på
test av kontroller og gitt at disse testene bekrefter at kontrollrisikoen
fortsatt er lav vil omfanget av substanstester være svært begrenset.
Det foretas en løpende rapportering på framdriften i
2
17. august 2015
KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2
Side 3 av 6
AUKRA KOMMUNE
investeringsregnskapet
Overføringsområdet
Salgsområdet
Likvidområdet
Finansområdet
Arkiv: 13-1
investeringsprosjektene. Det er risiko knyttet til skille mellom
investerings- og driftsutgifter siden vurderingen i noen grad må baseres på
skjønn.
Se etter at det legges frem byggeregnskap for de prosjektene som er
ferdig. Vi vil foreta test av internkontrollen på området ut i fra
kommunens investeringsreglement. Rutiner ved avslutning av
investeringsprosjekt bor vies litt oppmerksomhet da det kan være store
differanser mellom kommuneregnskap og entreprenør regnskap.
Bør også se på skillet mellom drift og investering.
Området har få transaksjoner og det benyttes derfor utelukkende test av
detaljer (substanstester) dvs. totalavstemming.
Den iboende risiko knyttet til fullstendighet bør følges opp nærmere både
ved en kartlegging rutiner med tilhørende test av kontroller og ved analyse
av regnskapstallene.
Detaljtester vil også bli vurdert hvor hensiktsmessig
(avstemmingskontroller etc).
Risikoen for feil er høyere på ikke rutinemessige transaksjoner
Det er tidligere konstatert gode rutiner og god internkontroll. Det foretas
tester av bankavstemminger. Det er lite med kontantkasser i kommunen.
Oppfølging av bankkonti som enhetene har opprettet (skoler og
institusjoner).
Området har få transaksjoner og egner seg for test av detaljer —
totalavstemming. Finansforvaltningsreglementet
følges opp både i
forbindelse med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon.
Prioritering mellom hovedoppgavene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er gjort ved
ressursfordelingen i virksomhetsplanen. Til å utføre forvaltningsrevisjon basert på prosjekt er det satt
av to stillinger. I tillegg utfører alle revisorer noe forvaltningsrevisjon i forbindelse med oppfølging av
politiske vedtak og gjennom regnskapsrevisjonen.
Prioriteringer
Her følger en oppstilling over de prioriteringer vi har gjort innen regnskapsrevisjon og
revisjon av intern kontroll.
Regnskapsrevisjon
Påse at reglene for beregning av selvkost følges og at det gjøres for- og etterkalkyler.
Påse at endringer i KOSTRA-veilederen blir fulgt opp av administrasjonen.
Påse at en ikke kommer under minste lovlige låneavdrag, og da spesielt ved forlengelse av
avdragstiden. Det skal foreligge dokumentasjon med en beregning.
Påse at administrasjonen følger opp med budsjettendringer ved vesentlige endringer i
forutsetningene i budsjettet, jfr KL § 47 nr. 3 og ny veileder fra KRD.
Påse at det ikke foretas direktekjøp av varer og tjenester i strid med anskaffelsesreglene.
Dette vil også bli fulgt opp ved forvaltningsrevisjon.
Påse at kommunen overholder bestemmelsene i kommuneloven om lovlige låneformål.
Påse at ikke finansforvaltningen er i strid med finansforvaltningsreglementet.
Påse at administrasjonen ikke opptrer i strid med delegasjonsreglementet.
Påse at administrasjonen forstår innholdet i fullstendighetserklæringen og
engasjementsbrevet.
Oppfølging av merknader vi har gjort til regnskapet for 2014.
Se nærmere på bokføring startlån
Se på mottak av elektroniske fakturar
3
KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT
2
17. august 2015
AUKRA KOMMUNE
Arkiv: 13-1
Side 4 av 6
Se nærmere på pensjon og rutiner rundt utmelding/ innmelding i KLP
Revisjon av internkontroll
Revisjonen må ha fokus på det forebyggende i gode rutiner. God intern kontroll innebærer at
feil og misligheter blir oppdaget og nødvendige korrigeringer/rapporteringer blir foretatt.
Revisjonen må påse at kommuneregnskapet løpende blir avstemt og avstemmingene
dokumentert på en tilfredsstillende måte. Avstemmingene bør oppbevares i 10 år.
Administrasjonen kan gjeme benytte regnskapsmappen som vi sponser kommunene med.
Revisjonen bør foreta en vurdering av om finansforvaltningsreglementet,
delegasjonsreglementet, etiske retningslinjer oppfyller intensjonen i kommuneloven og om
det er behov for ajourføring.
Revisjonen må vurdere om administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse (oppdatering) og
kapasitet på økonomiområdet.
Revisjonen må ha en god dialog med rådmannen knytta til risikoen for misligheter og feil.
Dette gjøres ved møter med rådmannen i planleggingsfasen og konklusjonsfasen
(revisjonsberetningen).
Revisjonen må foreta en vurdering av risikoen for overfakturering på varekjøp pga dårlige
rutiner, bekjentskaper og leverandører som er i en monopolsituasjon. Alle formelle krav til
en faktura må være oppfylt, jfr bokføringsloven.
Revisjonen må foreta en vurdering om det forekommer tilfeller der kommunen mottar
sponsing fra leverandører.
Følg nærmere opp at kommunen overholder bokføringsloven.
4.
FORVALTNINGSREVISION
Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi,
produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og
forutsetninger. Herunder om:
forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets
vedtak og forutsetninger,
forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på
området,
regelverket etterleves,
forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige,
beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med
offentlige utredningskrav,
resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets
forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.
Gjennomføring og rapporteringav forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal
revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres
revisjonskriterier for det enkelte prosj ekt.
Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015
Det skal etter forskrift om kontrollutvalg lages en plan for forvaltningsrevisjon.
Prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt vil komme frem i denne planen.
Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget 14.2.2012 og godkjent av
kommunestyret 10.5.2012. Kommunestyret har i nevnte plan prioritert følgende prosjekter:
Kvalitet i barnehagene
økonomisk situasjon for Helse, omsorg og velferd
4
KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT
17. august 2015
2
Arkiv: 13-1
Side 5 av 6
AUKRA KOMMUNE
Samhandlingsreformen
Kvalitet i sykehjemstjenester
Kvalitet hjemmebaserte tjenester
Informasjonssikkerhet
Kommunens arbeid med klimatilpasning av egen virksomhet
Prioriteringer
Kontrollutvalget bestilte i møte 18.11.2014 (sak 35/14) forvaltningsrevisjonsprosjekt om
informasjonssikkerhet i Aukra kommune. Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i
møte 11. juni 2015, og revisjonen planlegger å gjennomføre prosjektet høsten 2015.
Prosjektet vedrørende kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune ble gjennomført høsten
2014. Rapport ble behandlet av kontrollutvalget 18.11.2014, og av kommunestyret 12.2.2015.
Kommunerevisjonen skal iht. oppdrag vurdere hvorledes de anbefalinger som kommunestyret
har vedtatt er fulgt opp. Kommunerevisjonen vil høsten 2015 innhente informasjon om
hvordan anbefalingene er fulgt opp. Vurderingen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i møte
24.11.2015.
Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 til 2019
Ifølge bestemmelsene om internt tilsyn og kontroll og revisjon i kommunelovens kapittel 12
med forskrifter er det et krav at det skal gjennomføres en overordnet analyse basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe
relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kommunestyret og
kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder
hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. NKRF har utarbeidet en veileder som
viser hvordan man kan utarbeide en slik overordnet analyse (2010).
Innen utgangen av 2016 skal kommunen vedta overordet analyse og plan for
forvaltningsrevisjon for perioden 2016-19. Kommunerevisjonen vil lede prosessen og
samarbeide med kontrollutvalget/kontrollutvalgssekretariatet.
Dette arbeidet vil starte høsten
2015. Hovedtyngden av arbeidet og behandlingen i kontrollutvalg og kommunestyre vil skje
første halvår 2016. I denne perioden vil det derfor ikke bli gjennomført
forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunen.
Det er ønskelig at det nåværende kontrollutvalget gir innspill til dette arbeidet.
5.
SELSKAPSKONTROLL
Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven § 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift
om kontrollutvalg kapittel 6 (§§ 13 til 15). Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres
kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll.
Herunder skal det kontrolleres om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør
dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).
Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i
kommuner og fylkeskommuner kapittel 3.
Kontrollutvalget skal også minst &I gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter
at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll.
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og
vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike
5
KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT
2
17. august 2015
AUKRA KOMMUNE
Arkiv: 13-1
Side 6 av 6
sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan
delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kommunestyret har vedtatt
plan for selskapskontroll for perioden 2012 til 2015.
Prioritering
Det er ikke planlagt selskapskontroller i 2015.
Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 til 2019
Innen utgangen av 2016 skal kommunen vedta plan for selskapskontroll for perioden 2016 til
2019 med tilhørende analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens virksomhet.
Kommunerevisjonen vil lede prosessen og samarbeide med kontrollutvalgssekretariatet.
Dette arbeidet vil starte høsten 2015. Hovedtyngden av arbeidet og behandlingen i
kontrollutvalg og kommunestyre vil skje første halvår 2016.
Det er ønskelig at det nåværende kontrollutvalget gir innspill til dette arbeidet.
ANDRE REVISIONSOPPDRAG
Ved regnskapsrevisjon av kommunale selskaper, stiftelser, legater, er det laget egne tilpassede
programmer. Descartes benyttes der det en hensiktsmessig. I tillegg er det en rekke
attestasjonsoppdrag (merverdiavgiftskompensasjon, spillemiddelregnskap, osv.) som
håndteres løpende. Revisjonshandlinger tilpasses den enkelte attestasjon.
RAPPORTERING
Revisjonen vil rapportere skriftlig til kontrollutvalget på identifiserte risikoer for vesentlige
feil, to ganger i året. I tillegg vil det ved hvert møte i kontrollutvalget bli gitt muntlig
orientering om forskjellige forhold under punktet referatsaker.
RESSURSBRUK - TIMEBUDSIETT
Det er budsjettert å bruke 529 timer på revisjonsoppdragene i Aukra kommune.
Oppdragsansvarlig revisor er Sigmund Harneshaug for regnskapsrevisjon og Einar Andersen
og Anny Sønderland for forvaltningsrevisjon. June Beøy Fostervold er utøvende revisor på
regnskapsrevisjon. Alle revisorer er vurdert å være uavhengige av kommunen. For
oppdragsansvarlige avgis skriftlig egenvurdering.
Timebudsjett:
• Regnskapsrevisjon:
• Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll
• Sum:
331 timer
198 timer
529 timer
VEDLEGG
Nøkkeltall 2014
Uavhengighetserklæring
Engasjementsavtale
fra oppdragsansvarlig revisor
6
AUKRA KOMMUNE
NØKKELTALL FRA DE SISTE ÅRSREGNSKAPENE
Nedenfor viser vi til nøkkeltall innenfor 3 områder (Drift, Soliditet og Likviditet) over en 7 års periode.
DEFINISJON:
Nøkkeltallene er beregnet som prosent av driftsinntekter.
Nøkkeltallene sier noe om kommunen sin økonomiske situasjon. Alle nøkkeltallene (med unntak av
nedbetalingstid av gjeld) er utregnet som prosent av kommunens driftsinntekter. Det er også gjort sammenligning med
fylkesgjennomsnittet, men her mangler en del tall.
DRIFTSINNTEKTER
2009
360
15 558
AUKRA KOMMUNE
FYLKET
2010
353
16 300
2011
372
17 356
2012
411
18 576
2013
470
19 606
2014
442
20 119
2011
24,5
1,0
2012
23,8
2,1
2013
26,1
2,1
2014
18,2
0,4
% økning siste
-5,9 %
2,6 %
året
BEREGNING AV NØKKELTALLENE:
DRIFT
NETTO DRIFTSRESULTAT (%)
2009
23,8
2,9
AUKRA KOMMUNE
FYLKET
2010
22,7
2,5
Gjennomsnitt
23,2
1,8
Kommentar:
Nøkkeltallet netto driftsresultat viser overskuddet eller underskuddet i drifta av kommunen, og er andelen av årets
driftsinntekter som ikke er brukt i drifta. Fylkesmannen har satt et mål om at overskuddet bør være på minimum 3% av
driftsinntektene.
Aukra kommune har et netto driftsresultat i 2014 på 80,3 mill kroner tilsvarende 18,2 % av inntektene noe som taler for
seg selv.
NETTO EKSTERNE FINANSUTGIFTER (%)
2009
1,6
2,2
AUKRA KOMMUNE
FYLKET
2010
1,4
4,3
2011
1,2
5,8
2012
2,0
4,6
2013
3,8
4,6
2014
5,6
4,8
Gjennomsnitt
2,6
4,4
Kommentar:
Nøkkeltallet for netto eksterne finansutgifter sier noe om hvor stor del av kommunens driftsinntekter som brukes til
finansutgifter. Høy gjeld med høye rente- og avdragsutgifter medfører mindre ressurser til daglig drift og mindre
fleksibilitet mht. å omdisponere midler i drift. Aukra ligger under snittet for fylket.
DISPOSISJONSFOND
AUKRA KOMMUNE
%)
2009
18,6
2010
14,6
2011
16,0
2012
29,2
2013
34,5
2014
38,7
Gjennomsnitt
25,3
FYLKET
3,8
3,7
2,9
3,8
3,7
3,6
3,9
Kommentar:
Nøkkeltallet for disposisjonsfond sier noe om hvor mye kommunen har i frie reserver dvs andelen av frie inntekter som
ikke er brukt i driften. Kommunen trenger et disposisjonsfond av en viss størrelse for å møte uforutsette kostander og
svikt i de frie inntektene.
I tillegg til dette vil det komme det som blir vedtatt avsatt til disposisjonsfond av årets mindreforbruk. Aukra har
disposisjonsfond langt over snittet.
AKKUMULERT REGNSKAPSRESULTAT (%)
AUKRA KOMMUNE
FYLKET
2009
8,1
-0,2
2010
5,9
0,3
2011
13,1
-0,9
2012
9,9
-0,1
2013
0,3
0,0
2014
3,1
-0,1
Gjennomsnitt
6,7
-0,2
Kommentar
Nøkkeltallet akkumulert regnskapsresultat viser akkumulert overskudd/ (-)underskudd i forhold til driftssinntektene.
Vanligvis vil dette tallet være negativt dvs et underskudd.
Aukra kommune har 13,58 mill kroner i udisponert regnskapsmessig mindreforbruk.
SOLIDITET
LANEGJELD DRIFTSMIDLER
eld - formidlin slån - pensjonsforplikte se
lan sikti
2011
2009
2010
42,7
30,5
29,5
AUKRA KOMMUNE
89,9
87,6
78,0
FYLKET
2012
65,5
92,3
2013
74,8
92,7
2014
74,0
90,3
Gjennomsnitt
52,8
88,5
Kommentar:
Nøkkeltallet lånegjeld driftsmidler sier noe om kommunens soliditet dvs, fordeling mellom gjeld og egenkapital. I
lånegjelden er formidlingslån og pensjonsforpliktelser holdt utenom.
Gjelden er økende, men fortsatt under snittet for fylket og Aukra har økonomi til å bære gjelden.
AVDRAGSTID GJELD
(lånegjeld/betalt avdrag lån
AUKRA KOMMUNE
2010
18,6
2011
28,3
2012
28,3
2013
19,9
2014
13,5
Kommentar:
Nøkkeltallet viser gjennomsnittlig avdragstid for kommunen sin lånegjeld. Avdragstiden skal reflektere rest
avskrivningstid på driftsmidlene, men dette gjelder kun dersom kommunen betaler minsteavdrag. Aukra kommune
betaler mer.
BRUTTO INVESTERINGSUTGIFTER (%)
sum ut ifter i investerin sre nska et
2009
2010
14,1
28,4
AUKRA KOMMUNE
14,9
15,0
FYLKET
2011
31,3
13,6
2012
43,4
13,3
2013
49,7
10,0
2014
18,7
0,0
Gjennomsnitt
30,9
11,1
Kommentar:
Nøkkeltallet for investeringsutgifter sier noe om nivået på kommunens investeringer i forhold til driftsinntektene.
Aukra kommune har høge investeringer, men har økonomisk evne til å dekke dette.
LIKVIDITET
ARBEIDSKAPITALEN (%)
(AKD=omløpsmidler-
AUKRA
kortsiktig gjeld)
KOMMUNE
FYLKET
2009
37,3
23,1
2010
36,9
24,2
2011
45,1
23,3
2012
52,1
25,9
2013
44,8
19,0
2014
51,7
17,2
Gjennomsnitt
44,7
_22,1
Kommentar:
Nøkkeltallet arbeidskapitalens driftsdel sier noe om grunnlikviditeten til kommunen dvs, muligheten til å betale for sine
forpliktelser etter hvert som de forfaller. Likviditeten målt som arbeidskapitalens driftsdel bør minst utgjøre 5% av
kommunens driftsinntekter.
Aukra kommune har god likviditet.
HOVEDKONKLUSJON
NØKKELTALLENE FORAN VISER AT
DRIFTEN
Aukra kommune har et netto driftsresultat på 18,2% av inntektene. Dette er godt over måltallet på 1,75 %
SOLIDITETEN
På grunn av de store inntektene er kommunen solid.
LIKVIDITET
Kom munen sin likviditet er langt over måltallet på 5%.
Kommunerevisjonsdistrikt 2
Telefon:71
11 14 51 - direkte
Telefon:71
11 /0 00 - hovedkontor
Telefaks:
71 11 10 28
Mobil:92244834
E-post:
[email protected]
Org./revisornr.: 976 663 268
Møre og Romsdal
Til kontrollutvalget i Aukra kommune
Deres referanse:Vår
referanse:Arkivkode:
Sigmund HameshaugR2
Sted/dato
Molde, 1.7.2015
Vurderingav uavhengighet
hutledning
Ifølge forskrift om revisjon § 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig
egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget.
Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun
oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget.
Både kommuneloven (§ 79) og forskrift om revisjon (kapittel 6) setter krav til revisors
uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor.
Lovensog forskriftenskravtiluavhengighet
Ihht kommuneloven § 79 og § 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke:
være ansatt i andre stillinger i (fylkes)kommunen eller i virksomhet som (fylkes)kommunen
deltar i
være medlem av styrende organer i virksomhet som (fylkes)kommunen deltar i
delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes
interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet
til å svekke tilliten til den som foretar revisjon
ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at
det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet.
I tillegg stiller loven § 79 og forskriften § 14 følgende begrensninger:
revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller
reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet
revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs.
(fylkes)kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver
revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i
skattesaker etter domstolloven
det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors
uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene
Kommunerevisjonsdistrikt
Møre og Romsdal
Rådhusplassen 1
6413 MOLDE
2
1 (2)
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
Kravtiluavhengigheti konmmnelovenogforskriftom revisjon
Ansettelsesforhold
Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i
revisjonsselskapet.
Medlem i styrende organer
Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet
som kommunen deltar i.
Delta eller inneha funksjoner i
annen virksomhet, som kan føre til
interessekonflikt eller svekket tillit
Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen
virksomhet som kanføre til interessekonflikt eller svekket tillit til
rollen som revisor.
Nærstående
Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Aukra
kommune som har betydning for min uavhengighet og objektivitet.
Rådgivnings- eller andre tjenester
som er egnet til å påvirke revisors
habilitet
Undertegnede bekrefter at detfor tiden ikke ytes rådgivnings- eller
andre tjenester ovelfor Aukra kommune som kommer i konflikt med
denne bestemmelsen.
Før slike tjenester utføres av Kommunerevisjonsdistrikt 2foretas en
vurdering av rådgivningens eller tjenestens art iforhold til revisors
uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at
utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i
forskriften § 14, skal revisor ikke upeøretjenesten. Hvert enkelt tilfelle
må vurderes særskilt.
Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som
veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike
veiledninger må skje med varsomhet ogpå en måte som ikke binder
opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger.
Tjenester under kommunens egne
ledelses- og kontrolloppgaver
Undertegnede bekrefter at detfor tiden ikke ytes tjenester ovetfor
Aukra kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og
kontrolloppgaver.
Opptre som fullmektig for den
revisjonspliktige
Undertegnede bekrefter at verken revisor eller
Kommunerevisjonsdistrikt 2for tiden opptrer som fullmektig for
Aukra kommune.
Andre særegne forhold
Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til
å svekke tillitten til min uavhengighet og objektivitet.
Når det gjelder forvaltningsrevisorene vil de også ved oppstart av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt
foreta en vurdering av sin uavhengighet i forhold til det konkrete prosjektet.
Sigmund Harneshaug
Einar Andersen
Oppdragsansvarlige revisorer i Aukra kommune
Kommunerevisjonsdistrikt
Møre og Romsdal
2
2 (2)
Anny Sønderland
Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal,
Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
1¥1
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
033
Åse S. Eriksen
08.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
Utval
Møtedato
PS 35/15
Kontrollutvalet
18.09.2015
OPPFØLGINGSLISTE
Sekretæren
si tilråding
I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar:
Bakgrunn
for saka
Vedlagt følgjer ajourført oppfølgingsliste pr. 11.06.2015.
I dette møtet er det lagt opp til orienteringar frå kommunen sin administrasjon til følgjande
saker:
Forvaltningsrevisjonsrapporten
«Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune»
Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune
Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune
Ny orientering om Dagsenter Solbakken
Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune
VURDERING
Dersom det er saker utvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette
møtet eller i eit seinare møte, kan desse verte fremma i møtet for oppføring på
oppfølgingslista.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver
KONTROLLUTVALET I
AUKRA KOMMUNE
SAKSOPPFØLGING
å our
Saker som er tatt opp:
Dato:
Ansvar:
Merknad:
Forvaltningsrevisjonsrapporten
«Kvalitet i hjemmebaserte
tjenester i Aukra kommune»
27.02.14
Rev./adm.
Rapporten vart lagt fram for
kontrollutvalet i møte
23.05.2013 i sak PS 10/13.
Rapporten vart oversendt til
kommunestyret som
handsama sak i møte
05.09.2013 i k-sak 60/13.
Oppfølging av rapporten vil
venteleg skje i løpet av
hausten 2014.
Revidering av gjeldande
økonomireglement i Aukra
kommune
27.02.14
Adm./sekr
Ny organisering av pleie og
omsorgstenestene i Aukra
kommune
21.05.14
Adm./sekr
r. 11.06.2015
Status:
18.11.14: Oppfølging av
rapporten handsama i
dagens møte i sak PS
32/14. Etter anbefaling frå
revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje
opp kommunen sitt vidare
arbeid med følgjande
punkt:
*Brukarmedverknadpå
systemnivå og individnivå
*Individuell plan og
koordinator for brukarane
*Likeverdig dogntilbod/
beredskap for heimetenesta i heile kommunen
Kontrollutvalet ønskjer ei
ny orientering frå
kommunen til første møte
hausten 2015.
Eit økonomireglement skal
27.02.14: Kontrollutvalet
beskrive hovudreglane for den vil oppmode
økonomiske styringa av
administrasjonen i
kommunen si verksemd.
kommunen om å revidere
Reglementet bør klargjere
gjeldande økonomiansvaret mellom det politiske
reglement slik at det er i
og det administrative nivået i samsvar med praksis.
kommunen og beskrive
01.07.14: Sekretæren skriv
kommunen sine interne reglar til kommunen og ber om
og fullmakter.
at økonomireglementet
Økonomireglementet bør
vert revidert.
innehalde kommunen sine
02.10.14: Økonomisjef
vedtak om økonomiplan,
Erna Varhaugvik
budsjett, rapportering,
orienterte.
rekneskap og årsrapport.
Økonomiavdeling har
Økonomireglementet kan
ikkje kapasitet i
supplere delegeringsinneverande år å sette i
reglementet når det gjeld
gang arbeidet med
økonomisaker. Aukra
revidering av gjeldande
kommune sitt økonomiøkonomireglement.
reglement er frå 2005 og vart 23.04.15: Kontrollutvalet
revidert i desember 2009. Eit vil be administrasjonen
økonomireglement bør
om ein statusrapport til
rullerast og oppdaterast
neste møte.
jamleg.
11.06.15: Kontrollutvalet
vil be administrasjonen
om ein statusrapport til
neste møte.
Aukra kommune har gjort ei
02.10.14: Einingsleiar for
omorganisering av pleie- og
heimetenesta Jorunn
omsorgstenesta ved å dele
Hurlen orienterte.
tenesta i to med ei eining for
Institusjonstenester og ei for
Heimetenester. Hensikta med
omorganiseringa er at det skal
bli ei betre teneste for
brukarane. Kontrollutvalet
ønskjer ei orientering frå
kommunen sin administrasjon
til første møte hausten 2014.
Ny orientering om Dagsenter
Solbakken
Forvaltningsrevisjonsrapporten
«Kvalitet i sykehjemstjenester
Aukra kommune»
Oppfølging av politiske vedtak
02.10.14
Adm./sekr
25.02.15
Rev./adm.
25.02.15
Adm.
i
Dagsenter Solbakken starta
opp i juni 2014 og har ope to
dagar i veka. Hensikta med
dagsenteret er å kunne tilby
daglege aktivitetar som
matlaging, handarbeidsaktivitetar, turar og trening.
Målgruppa er personar som
sit heime, ungdom som fell
utanom skolen og for dei som
slit med rus og psykiatri. Dei
ønskjer 6g å kunne tilby betre
tiltak rundt demente som bur
heime. Tenesta er
behovsprøvd og tildeles etter
vedtak på bakgrunn av søknad
og kartlegging.
Rapporten vart lagt fram for
kontrollutvalet i møte
18.11.2014 i sak PS 31/14.
Rapporten vart oversendt til
kommunestyret som
handsama sak i møte
12.02.2015 i k-sak 5/15.
Oppfølging av rapporten vil
venteleg skje i løpet av
hausten 2015.
Kontrollutvalet har ikkje,
sidan november 2010, fått
framlagt oversikt over
politiske vedtak som av ulike
årsaker ikkje er vorte satt i
verk innan rimeleg tid.
Oversikta skal gjere greie for
vedtak fatta av
formannskapet,
kommunestyret, drift og
arealutvalet, livsløpsutvalet
Aukra kommune si pleieog omsorgsteneste er frå
2014 delt i to einingar —
Eining heimetenester og
Eining institusjonstenester. Bakgrunn for
delinga er utfordringane
med
Samhandlingsreforma,
revidert lovverk og
forskrifter. Tenestene vil i
framtida bli meir basert på
kva brukarane rettmessig
har krav på og skal
tildelast etter vedtak. Sjå
protokoll til orienteringssak OS 10/14 i dagens
møte.
Kontrollutvalet ønskjer ei
ny orientering om eit år.
02.10.14: Kontrollutvalet
ønskjer å følgje
kommunen sitt arbeid med
dagsenteret vidare og vil
be om ei ny orientering til
første møte på hausten i
2015.
25.02.15: Sekretær vert
beden om å skrive til
rådmann og be om å få
oversendt ei oversikt over
politiske vedtak fatta i
perioden 01.01.2010 —
31.12.2014 som av ulike
årsaker ikkje er sett i verk.
23.04.15: Sekretæren har
sendt brev til Aukra
kommune 18.03.2015 og
og andre politiske utval med
avgjerdsmynde. Hensikta med
å få ei slik oppstilling er å
kontrollere at
administrasjonen sett i verk
og gjennomfører dei vedtak
som er vedteke av dei ulike
politiske organ.
Kommunal beredskapsplikt i
Aukra kommune
11.06.15
Adm./sekr
Kommunal beredskapsplikt
blei lovfesta i 2010.
Kommunane plikter å
kartlegge kva for uønska
hendingar som kan inntreffe i
kommunen, vurdere kor
sannsynleg det er for at desse
hendingane inntreff og korleis
dei i så fall kan påverke
kommunen. Resultatet av
dette arbeidet skal vurderast
og samanstillast i ein
heilskapleg risiko- og
sårbarheitsanalyse.
I forskrift om kommunalt
beredskap stilles det krav om
at alle kommunar må lage ei
risiko- og sårbarheitsanalyse
som ser beredskapsarbeidet
under eitt.
Fylkesmannen i Møre og
Romsdal har tidlegare
gjennomført eit tilsyn med
Aukra kommune sin
kommunale beredskapsplikt.
Det var funne 3 avvik og gitt
3 merknader.
bedt om å få framlagt slik
oversikt. Saka vil truleg
komme opp i utvalet sitt
neste møte.
11.06.15: Sekretæren har
vore i dialog med politisk
sekretariat i Aukra
kommune vedr. arbeidet
med å lage ei oversikt over
politiske vedtak i perioden
2010 —2014 som ikkje er
sett i verk. Saka vil truleg
komme opp i utvalet sitt
første møte til hausten.
11.06.15: Kontrollutvalet
ønskjer dokumentasjon
om lukking av avvika og
informasjon frå
administrasjonen om
status for
beredskapsarbeidet i
Aukra kommune
AUKRA KOMMUNE
Kontrollutvalet
Saksmappe:
Arkiv:
Saksbehandlar:
Dato:
2015-1547/04
033
Åse S. Eriksen
08.09.2015
Saksframlegg
Utvalssaksnr
PS 36/15
Utval
Kontrollutvalet
Møtedato
18.09.2015
EVENTUELT
Innspel til arbeidet med overordna analyse
Innan utgangen av 2016 skal Aukra kommune vedta ein plan for forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll for perioden 2016-2019. Revisjonen vil leie prosessen med å utarbeide ei
overordna analyse av risikofaktorar i kommunen si verksemd. Denne analysen skal ligge til
grunn for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Det er
ønskjeleg at revisjonen i dagens møte kan innhente innspel frå det avtroppande kontrollutvalet
til denne prosessen.
Utvalet sine medlemmer blir derfor bede om å tenke gjennom om ein ser aktuelle risiko
områder før møtet, slik at ein kan bidra med innspel.
Åse Solveig Eriksen
rådgiver