Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF`er

Oppsummering av SFFs styringsmodell
Et senter styres som et ordinært institutt med underliggende prosjektportefølje
•
•
•
Porteføljen av prosjekter skal styres iht minimumsstandarden ved UiO, (jfr EFP-prosjekt)
Viktig å avklare hvordan minimumsstandarden skal implementeres lokalt – hvem skal
økonomicontroller/prosjektcontroller samarbeide med?
Viktig å avklare faglig relevans og økonomisk effekter av porteføljen
Forskjellen fra et ordinært institutt:
•
Krav til BOA-styring
o Avregningnsprosjekt
o Periodevise frikjøp fra vertsinstitutt
o Avregning av overhead fra vertsinstitutt
o Avregning av egenandel fra vertsinstitutt
o Eventuellt viderefordeling av nettobidrag fra prosjektportefølje til vertsinstitutt
•
Senterets basisdimensjonering er en andelsmessig samfinansiering fra UiO gjennom egenandel og
senterbevilgning fra NFR
Rutiner/sjekkliste for oppstart
Oppstart
• Underliggende kostnadssted må opprettes
• Avregningsprosjekt må opprettes (null EA og OH%)
• Eksisterende prosjekter må flyttes til SFF’ets kostnadssted
• Kvalitetssikret totalbudsjett ift ressursbruk og finansiering (budsjetteringsmal)
Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger –
inntekter (1)
Eksterne inntekter:
• NFR inntektene inntektsføres på avregningsprosjektet på faktureringstidspunktet –
tilnærmet kontantprinsippet
• Incentivmidler fra sentralt hold på 2 mill. kroner anses som eksterne inntekter for senteret
• Eventuelle midler fra fakultetsnivå anses som eksterne inntekter for senteret (til tross for
føringer om bruken av midlene)
Egenandelen fra vertsinstituttet:
Føres iht budsjett som differansen mellom kostnads- dimensjoneringen av senteret
og senterets eksterne bevilgning fra NFR
• Er fast gjennom året såfremt det ikke skjer noe rebudsjettering i senteret
• En negativ egenandel, dvs kostnadsdimensjonering< NFR-bevilgning, medfører ingen
egenandelsføring
o Overskudd på senteret dras med til senere periodiserte aktiviteter
Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger –
inntekter (2)
2014
Nytilsettinger
Budsjetterte
kostnader
NFR Senter-bevilgning
Fast iht avtale
Frikjøp
Overhead
Drift
Incentivmidler
sentralt/fakultet
Egenandel
vertsinstituttet
Fast ift budsjettert kostnadsnivå
Over/underskudd
Over/underskudd:
• Midlertidige endringer i kostnadsnivå medfører over/underskudd som er å anse som
et periodiseringsavvik som nullstilles i fremtidige perioder
• Varige endringer i kostnadsnivå må rebudsjetteres og gi endret egenandelsnivå
Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF’er
Kostnader:
• Midlertidige nyansatte lønnes direkte på senterets stedkode
•
Inkluderer føringer om ressursbruk fra sentralt og fakultet ift incentivmidler, for eksempel overflytting av stillinger
fra fakultetsnivå.
• Fast vitenskapelige ansatte som skal utgjøre en del av sentervirksomheten;
• Alterntativ 1: Lønnes direkte på senterets kostnadssted
o
Manglende synliggjøring av nettobidrag på prosjekteierrapport til vertsinstituttet. Lønnen fremkommer
som lønnsreduksjon på vertsinstituttets basisøkonomi, og øker således resultater for vertsinstituttet.
• Alternativ 2: Frikjøpes fra vertsinstituttut til senter
o
o
o
o
o
Ligger fast gjennom året såfremt det ikke skjer endringer som krever rebudsjettering
Skiller ikke på internt og eksternt frikjøp
Synliggjør nettobidraget
Fullmakter ift personalhåndtering og BDM bør delegeres til senterleder
Mulighet for automatposteringer gjennom «gjentagende bilag» -funksjon i Oracle
• Total overhead på senterets stedkode føres iht til avtalte budsjetterte personellressurser med
instituttet(budsjettmalen), og ligger fast gjennom budsjettåret såfremt det ikke skjer endringer som krever
rebudsjettering.
• Ordinære driftskostnader føres direkte på senterets stedkode
Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF’er
NB! Avregninger av overhead, frikjøp og egenandel fra vertsinstituttet til SFF’ets kostnadssted
bør skje månedlig for å få løpende oppdateringer av senterregnskapet, og derigjennom sikre
godt økonomistyringsgrunnlag!!
Avregninger:
• Periodevise avregninger mellom senterets stedkode og avregningsprosjekt, for å sikre korrekt
rapportering til KD ift ubrukte midler.
o For at avregningsgrunnlaget skal være korrekt, må senterregnskapet være oppdatert
med kostnader knyttet til frikjøp og overhead
Eksempel på manuelle føringer
Forutsetninger:
• Frikjøp av fast vitenskaplig ansatte: 1 mill. kroner
• Overheadkostnad knyttet til SFF’et er estimert til å være 1,5 mill kroner på
bakgrunn av samlede personellressurser på SFF’ets basisvirksomhet
• Egenandel er estimert til å være 2 mill. kroner - differansen mellom senterets
budsjetterte kostnadsdimensjonering og periodisert Senterbevilgning
(uavhengig av innbetaling fra NFR)
• Totalt kostnadspådrag er 10 mill.kroner, hvorav NFR dekker 70% andel, dvs. 7
mill.nok skal avregnes fra kostnadsstedet til avregningsprosjektet
Eksempel på periodevis regnskapsføring og avregningsbilag med art
Regnskapsmessig føring av frikjøp
Tekst
Frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett
Refusjon av frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett
Debet
Kredit
Kostnadssted art
531015
1000000
531000
prosjekt
tiltak
5898
000000
000000
5899
000000
000000
Kredit
Kostnadssted art
531015
531000
prosjekt tiltak
7194
000000 000000
3966
000000 000000
Kostnadssted art
531015
531000
prosjekt tiltak
3965
000000
000000
3965
000000
000000
1000000
Regnskapsmessig føring av overhead
Tekst
Manuell føring av overheadkostnad på SFF iht budsjett
Manuell refusjon av overheadkostnader på SFF iht budsjett
Debet
1500000
1500000
Regnskapsmessig føring av egenandel
Tekst
Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett
Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett
Debet
Kredit
2000000
2000000
Økonomisk status for SFF’ets kostnadssted vil være oppdatert DAGEN ETTER de manuelle føringene på frikjøp,
overhead og egenandel.
Regnskapsmessig avregning mellom kostnadssted og prosjekt
Tekst
Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt
Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt
Debet
7000000
Kredit
7000000
Kostnadssted art
531015
531015
prosjekt tiltak
3409
000000 000000
3409
143782 000000