Godkjenning av protokoll fra styremøte 23.05.15

Saksframlegg
Referanse
Saksgang:
Styre
Møtedato
Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
23/04/15
SAK NR 22-2015
Godkjenning av protokoll fra styremøtene 25.03.15 og 15.04.15
Forslag til vedtak:
Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 25.03.15 og styremøte avviklet via e-post 15.04.15.
Skien, 16. april 2015
Marit Kobro
Administrerende direktør
Side
1 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Styre
Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Møtedato
25.03.15
Møtested
Tid:
Thon Hotell Opera, Oslo
Kl 09.30-12.40
Møteleder
Steinar Marthinsen
Referent
Eirik Andersen
Referatdato
25.03.15
Følgende medlemmer deltok:
Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF
Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF
Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS
Marit Brokke, (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser
ANS )
Forfall:
Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF
Tove Skjelvik , Helse Nord RHF
Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF
Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS )
Fra regionale brukerutvalg deltok:
Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest
Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord
Fra kl 10.00
Fra revisjonen deltok:
Revisor Terje Kjær
Fra administrasjonen deltok:
Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS
Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS
Elisabeth G. Vingereid, leder virksomhetsstyring, Pasientreiser ANS
Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS
Innkalling og saksliste ble godkjent
Ingen saker ble innmeldt til eventuelt
Side
2 av 8
Saker som ble behandlet:
Sak 12-2015:
Godkjenning av protokoll fra styremøtet 22.01.15 og styremøte via
e-post 04.02.15
Protokoll fra styremøtene 22.01.15 og 04.02.15 fremlegges.
Styrets enstemmige vedtak
Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 22.01.15 og styremøte avviklet via e-post
04.02.15.
Sak 13-2015:
Årsberetning og regnskap 2015
Årsberetning og regnskap 2014 fremlegges.
Styrets enstemmige vedtak:
Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2014.
Sak 14-2015:
Virksomhetsrapportering pr 28. februar 2015
Rapporteringen for januar og februar viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har
vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen.
Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 28.februar 2015 til
etterretning.
Styrets enstemmige vedtak:
Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 28. februar 2015 til etterretning.
Sak 15-2015:
Oppfølging av oppdragsdokument 2015 Pasientreiser ANS
I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom
virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for
2015 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av ”sørge for”-ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør
tildelingen av midler og ressursgrunnlag.
Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende
direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje.
Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i selskapsmøte 23.02.15 følger som vedlegg til denne saken. Det
legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vis a vis styret vil skje som tidligere, dvs med en
midtveisrapportering til styret i septembermøtet før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for
2015.
De samlede tiltak som gjennomføres i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av
internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring.
Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for
2015 for Pasientreiser ANS til etterretning.
Side
3 av 8
Styrets enstemmige vedtak:
1. Styret tar oppdragsdokument 2015 for Pasientreiser ANS til etterretning.
2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære
rapporteringen som beskrevet i saken samt gjennom årlig melding.
Sak 16-2015:
Handlingsplan, revisjon av tilgangsstyring og relaserutiner, NISSY
I styremøtet 22. januar 2015 sak 03-2015 - Rapport fra internrevisjonen om oppfølgingsrevisjon vedr
tilgangsstyring NISSY og test- og releaserutiner NISSY ble det redegjort for internrevisjonens konklusjoner og
anbefalinger. Av vedtaket fremgikk bl.a. at styret ba om at det ble utarbeidet en handlingsplan for
funnene/områdene som skulle lukkes.
Administrerende direktør legger til grunn at vedlagte handlingsplan skal følges opp i henhold til det ansvar
som er tillagt selskapet.
Styrets enstemmige vedtak:
1. Styret tar fremlagt handlingsplan til etterretning.
2. Styret forutsetter oppfølging av tiltakene i henhold til handlingsplanen og ber om
tilbakerapportering på utførte tiltak innen juni 2015.
Sak 17-2015:
Budsjett for gjennomføringsfase prosjekt Mine pasientreiser og
status pr 28.02.15
I påvente av AD-møtets behandling av direktiv for gjennomføringsfasen i AD-møte samt usikkerhet knyttet til
fremdrift av lovbehandling, har styret iht. fullmakt fra AD-møtet frem til nå bevilget økonomiske rammer for
en begrenset periode av prosjektgjennomføringen. Etter godkjenning av direktiv for gjennomføringsfasen med
budsjett i AD-møtet 23.2.2015, anbefales det å godkjenne nye økonomiske rammer som dekker hele
prosjektperioden iht. direktivet.
Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling vurderes å være i henhold til plan og kostnader.
Hovedmilepælen 15.9.2015, hvor utvikling skal være ferdig, vurderes å være i rute, til tross for et stramt
tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid identifisert økt
usikkerhet knyttet til registerutvikling. Nødvendig fremdrift på forbedringer av eksterne registre vurderes
som den viktigste risikoen på nåværende tidspunkt og er nærmere beskrevet under punkt 7D og 8. Tidsplan for
design av løsningen på helsenorge.no er noe endret, men dette vurderes foreløpig ikke å ha innvirkning på
teknisk utvikling som planlegges startet etter påske.
Prosjektet har i perioden fokusert på planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for
delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne
og eksterne avhengigheter dokumenteres.
Styrets enstemmige vedtak:
1. Med bakgrunn i godkjenning fra AD-møtet og styringsgruppens anbefaling
godkjenner styret et budsjett for gjennomføringsfasen på totalt 56,950 millioner
kroner knyttet til utvikling av teknologisk løsning og drift av prosjektet.
2. Styret ber om at evt behov for å benytte avsatt reserve forelegges for styret.
3. Styret tar statusrapporten til etterretning.
Side
4 av 8
Sak 18-2015:
Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker
Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av
styrevedtak t.o.m. januar 2015 til orientering.
Styrets enstemmige vedtak:
Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m.
22.01.2015 til orientering med innspill gitt i møtet.
Sak 19-2015:
Nasjonal brukerundersøkelse 2014-reiser med rekvisisjon
Foreliggende sak presenterer resultatene fra den nasjonale brukerundersøkelsen for 2014 på området reiser
med rekvisisjon. Resultatene fra undersøkelsen viser overordnet at brukerne er godt fornøyd med dagens
pasientreisetilbud, og opplever transporten som forsvarlig. Den viser også at det er liten variasjon mellom
regionene.
Styrets enstemmige vedtak:
Styret tar gjennomgangen om nasjonal brukerundersøkelse til orientering
Sak 20-2015:
Årsplan styresaker
I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering.
Styrets enstemmige vedtak:
Styret tar årsplan for styresaker til orientering.
Temasak
Styret fikk en orientering om den årlige egenevaluering av styret og evaluering av
administrerende direktør. Denne vil bli nærmere gjennomgått i neste styremøte.
Administrerende direktørs orientering
Administrerende direktør orienterte om følgende saker:
-
Prosess for oppnevning av styremedlemmer og observatører 2015-2017
Styrets studietur til København 22.-23. april 2015
Beslutning i AD-møtet om refusjon av reiseutgifter for deltakere i kliniske studier
Henvendelse fra eierstyringsgruppen vedr årlig melding 2014 for
Pasientreiser ANS
Styrets enstemmige vedtak:
Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering.
Side
5 av 8
________________
Per Karlsen
Nestleder
________________
Kristoffer Plocinski
Styremedlem
________________
Reidun Rømo
Styremedlem
________________
Marit Brokke
Styremedlem
________________
Tove Skjelvik
Styremedlem
________________
Berit Grønning Nielsen
Styremedlem
______________
Steinar Marthinsen
Styreleder
________________
Eirik Andersen
Styresekretær
Side
6 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for
pasientreiser ANS
Styre
Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Møtedato
15.04.15
Møtested
Tid:
Behandling via e-post
Styreleder
Steinar Marthinsen
Referent
Eirik Andersen
Referatdato
15.04.15
Følgende medlemmer deltok:
Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF
Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF
Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF
Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF
Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF
Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS
Marit Brokke (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser
ANS)
Fra brukerutvalg deltok:
Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest
Werner Johansen, observatør fra brukerutvalg, Helse Nord
Forfall:
Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS
Fra administrasjonen deltok:
Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS
Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS
Innkalling og saksliste ble godkjent.
Ingen saker ble innmeldt til eventuelt.
Side
7 av 8
Saker som ble behandlet:
Sak 021-2015: Godkjenning av innkalling til selskapsmøte 27.04.15.
Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for
pasientreise ANS.
Styrets enstemmige vedtak
Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte 27.04.2015.
______________
Per Karlsen
Nestleder
________________
Berit Grønning Nielsen
Styremedlem
________________
Reidun Rømo
Styremedlem
_______________
Kristoffer Plocinski
Styremedlem
_______________
Marit Brokke
Styremedlem
_______________
Tove Skjelvik
Styremedlem
______________
Steinar Marthinsen
Styreleder
________________
Eirik Andersen
Styresekretær
Side
8 av 8