doc2016-02-08 Rapport Behovsstyrt bemanning
download 
Report Transcription
2016-02-08 Rapport Behovsstyrt bemanning
05 L0 KOMMU OSLO KOMMUNEN E Oslo kommune izvtivâi, aw; cv := :i = wafo v::o Helseetaten Helseetaten Agjtdl Folkehelse- og omsorgsavdeling Folkehelseomsorgsavdeling ~~~~———~——. "-2’oTQQQ<flEELE:‘_*; _ 'ie6 1 - 050,4 1-0504 Bydel 1-1 1-1 5 Sykehjemsetaten Dato: Deres ref: Deres 26.116.2015 26.06.20] Vår ref(saksnr): ref (saksnr): Saksbeh; Saksbeh: Arkivkode: 201401000-14 201401000-14 Heidi Sandstmm. Sandstrmn, 970 54 54 212 050.4 050.4 RAPPORT BEHOVSSTYRT RAPPORT BEHOVSSTYRT BEMANNING Vedlagt følger rapport for innføring av av behovsstyrt bemanning 2012-2014. Oslo kommunen har valgt å innføre modellen i kommunale sykehjem, bydelenes kommunale hjemmesykepleie hjemmesykepleic og i boliger for mennesker med utviklingshemming. Helseetaten har i disse årene fått i oppdrag av byrâdsavdeling for eldre og sosiale tjenester å bistå tjenestene med innføring av modellen. Fra 2015 2015 er det besluttet at virksomhetene selv skal videreføre modellen i sine tjenester. Rapporten gir en beskrivelse av arbeidsmodellen behovsstyrt bemanning og innføringen i de tre kommunale tjenestene. I rapporten gis det også anbefalinger for hvordan modellen kan videreføres i virksomhetene. virksomhetene. Helseetaten har inntil videre prioritert å å avsette en mindre stillingsressurs til behovsstyrt bemanning. Bakgrunn for dette er en helhetsvurdering blant annet basert på irmhentede innspill fra virksomhetene, noe som omtales nærmere i rapporten. Kontaktperson i Helseetaten Kontaktperson Helseetaten er Heidi Heidi Sandstrøm Sandstrøm ( heidisandstromfu heidisandstromfa hel.oslo.kommune.no hel.oslo.kommune.no ). For mer informasjon om behovsstyrt bemanning og oppdaterte minstestandardkrav, rninstestandardkrav, se intranettside http:f/helseetatenoslo.kommune.noå http:f/helseetatenoslo.kommune.nof. Med hilsen (K-fl;//(»-q }~ 4!‘ U": QRQQW sf %W~* Runar Runar Nygård Nygård direktør r Kari Kan letnes letnes avdelingsdirektør Vedlegg: Rapport behovsstyrt bemanning 2012-2014 Helseetaten ` Folkchclse~ Folkehclse~ og . nmsorgsavdeling i` Besøksadresse Besøksadresse Storgata 5l 51 Postadresse: Postadresser Postbolu 4716 Postboks Telefon: 02 02 180 180 Telefaks: 23 -18 48 70 70 0506 OSLO OSLO E-post' E-post" uww.he1.05lo.kOmmunc.n0 \\ww.hel.o5l0.kommunc.n0 postmottak a hel oslo kommunene kommune.no Bankgiro: 1315 01 01 01659 01659 Org nr 997 506 499 Il Oslo Oslo kommune kommune Helseetaten Helseetaten Rappon Rappon Behovsstyrt bemanning 2012-2014 Behovsstyrt 2012-2014 C C C C Ö 5”’ OOOOCOOOOOOOQ-’§e‘ m; Mars 2015 Mars 2015 En beskrivelse beskrivelse sykehjem, sykehjem, av behovsstyrt behovsstyrt kommunal bemanning bemanning hjemmesykepleie hjemmesykepleie i kommunale kommunale og og i boliger for for mennesker med mennesker med utviklingshemming i Oslo. Oslo. Anbefalinger gis for videreføring gis videreføring av av modellen modellen i virksomhetene. virksomhetene. I Forord Rapporten gir en beskivelse av innføringen av behovsstyrt bemanning i kommunale sykehjem, kommunal hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming i Oslo. Helsetaten ønsker at rapporten skal inspirere virksomhetene til å videreføre modellen, gi støtte til de ledere som skal innføre behovsstyrt bemanning og andre med interesse for kvalitet i tjenestene. Det er derfor gitt en detaljert beskrivelse som hjelp til planlegging og praktisk gjennomføring av behovsstyit behovsstyrt bemanning og anbefalinger til videre oppfølging av modellen. Takk til ledere og ansatte i de tre tjenestene for nyttige tilbakemeldinger og gode innspill til rapporten. Oslo, mars 2015 Runar Nygård direktør direktør 1 1 Sam mendrag Sum nrendrag Behovsstyrt bemanning er en modell for å organisere ansvar for oppfølging av bruker og gi et fundament for kompetansestyring. Modellen baserer seg på de to funksjonene tjenesteansvar- lig og primærkontakt med tilhørende funksjonsbeskrivelser som tydeliggjør ansvarsområder og oppgaver. Oslo kommune ønsker å sikre lik standard i tjenestene og besluttet derfor å innføre behovsstyrt bemanning i kommunale sykehjem, bydelenes kommunale hj emmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming. Behovsstyrt bemanning startet som prosjekt i 2010. Etter endt prosjektperiode i 201 1 fikk Helseetaten i oppdrag av byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester å fortsette arbeidet med å bistå tjenestene med innføring av modellen. Fra 2015 har Oslo kommune besluttet at virksomhetene selv skal ivareta den videre oppfølgingen. Et viktig mål med modellen er økt kvalitet, noe som innebærer å sikre faglig god standard, ha kontinuitet i oppfølging av bruker, ivareta brukermedvirkning, sikre sammenhengende tjenester og dokumentasjon i henhold til gjeldende lovverk og retningslinjer. For å oppnå dette stiller behovsstyrt ler behovsstyrt bemanning bemanning minstestandardkrav minstestandardkrav til kompetanse, kompetanse, stillingsstørrelse stillingsstørrelse og ansvarsansvarsområde til tjenesteansvarli tjenesteansvarligg og primærkontakt.Ved at tjenesteansvarlig tj enesteansvarlig vurderer og dokumenterer brukers terer brukers helsehelse- og og livssituasjon livssituasjon i Gerica, Gerica, får får leder leder oversikt oversikt over over hvilken hvilken kompetanse kompetanse brubruker har behov for i direkte tjenesteyting. Dette legger til rette for kompetansestyring. Tjenestestedene er kartlagt i forhold til de krav modellen stiller, og der kravene er innfridd har modellen blitt innført. l alt 12 l2 av 15 bydeler har innført behovsstyrt bemanning i alle hjemmesykepleiedistrikt. I boliger for mennesker med utviklingshemming har 47 av 103 boliger innført. I kommunale sykehjem har 10 av 24 sykehjem innført på samtlige avdelinger. avdelinger, l1l1 sykehjem har innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår det innføring i alle avdelinger. Ledere som har innført behovsstyrt bemanning har fortløpende skriftlig evaluert innføringsprosessen. Felles tilbakemelding fra evalueringene er at modellen bidrar til tydelige ansvars- linjer og økt fokus på at tjenestene har den sammensetning av kompetanse som brukere har behov for. Tilbakemelding er også at modellen har bidratt til økt fokus på organisering av tjenesten slik at kontinuitet i oppfølging av bruker blir ivaretatt. Ledere som har innført behovsstyrt bemanning de tre siste årene svarte på en kartleggingsundersøkelse i 2014 om erfaringer ringer med med modellen. modellen. Svarene Svarene gir gir et klart klart inntrykk inntrykk av at modellen modellen bidrar bidrar til kontinuitet kontinuitet og kvalitet i oppfølging av bruker. På bakgrunn av erfaringer og kunnskaper fra årene med innføring og etter innspill fra virksomhetene, gis det anbefalinger for hvordan behovsstyrt bemanning kan videreføres i virksomhetene. Det forventes at tjenestene rekrutterer og innehar riktig bemanning utfra minstestandardkrav og sikrer at brukere får oppnevnt tjenesteansvarli tjenesteansvarlig,g, og ved behov primærkontakt. Uten sentral Uten sentral systemstøtte systemstøtte er det det risiko risiko for for at ulike ulike varianter varianter av av modellen modellen vil vil utvikles, utvikles, eller eller at modellen stagnerer og ikke utvikles i tråd med tjenestene. Helseetaten har derfor inntil videre prioritert å avsette en mindre stillingsressurs til å vedlikeholde minstestandardkrav og være pådriver for utvikling av ny funksjonalitet i Gerica. 2 I1 Innholdsfortegnelse 1 Forord .................................................................................................................................... .. Sammendrag .......................................................................................................................... .. 2 Innledning .............................................................................................................................. .. 5 1. Behovsstyrt bemanning ....................................................................................................... .. 5 1.1 Bakgrunn.................................................................................................................................. .. 5 1.2 Mål........................................................................................................................................... .. 6 1.3 Minstestandardkrav ................................................................................................................ .. 6 1.3 Minstestandardkrav ................................................................................................................ 1.4 Tjenesteansvarlig 1.4 Tjenesteansvarligog og primærkontakt primærkontakt ....................................................................................... ....................................................................................... .. 7 1.5 Dokumentasjon av helsehelse- og livssituasjonog kompetansestyring.......................................... .. 8 2. Innføringsprosess lnnføringsprosess.............................................................................................................. .... 10 2.1 Tilrettelegging i Gerica ........................................................................................................... .. 10 2.2 Innføring i tjenestene ............................................................................................................ .. 10 2.3 Suksessfaktorerved innføring og drift .................................................................................. .. 12 3. Erfaringer fra tjenestene ................................................................................................... .. 12 3.1 Hjemmesykepleie .................................................................................................................. .. 12 3.2 Boliger Boliger for mennesker mennesker med med utviklingshemming ................................................................... .. 13 3.3 Sykehjem ............................................................................................................................... .. 15 15 3.4 Felles erfaringer for de tre tjenestene .................................................................................. .. 16 4. Status og og effektmåling ...................................................................................................... .. 16 4.1 Statuspå innføringav behovsstyrtbemanning..................................................................... .. 16 4.2 Effektmåling ........................................................................................................................... .. 18 5. Anbefalinger for videreføring av behovsstyrt bemanning i virksomhetene .......................... .. 20 5.1 Mulige Mulige konsekvenser ved at sentral oppfølging opphører ................................................... .. 20 5.2 Anbefaling om sentral systemstøtte ..................................................................................... .. 21 5.3 Anbefaling om videreføring i virksomhetene ........................................................................ .. 22 Referanser............................................................................................................................ .. 23 Vedlegg ................................................................................................................................ .. 23 3 Innledning Behovsstyrt bemanning er en en modell som Oslo kommune har valgt å innføre i kommunale sykehjem, kommunal hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming. Innføringen startet i 20 Il 0, og Helseetaten har hatt ansvar for å følge opp implementeringen. Byråd for eldre og sosiale tj enester forutsetter at behovsstyrt bemanning er tilstrekkelig imtjenester plementert og har gitt Helseetaten i oppdrag å utarbeide en rapport med anbefalinger for hvordan virksomhetene kan videreføre modellen i sine tjenester (jfr. Byrådens sak 23/2013). 23/2013). Målgruppen for rapporten er virksomheter som har innført eller skal innføre behovsstyrt bemanning og andre med interesse for kvalitet i tjenestene. Det gis derfor en grundig beskrivelse av modellen og innføringsprosessen. I rapporten rapporten er det det valgt valgt å bruke bruke benevnelsen benevnelsen bruker bmker istedenfor istedenfor pasient, pasient, bortsett bortsett fra fra i kapittelet kapittelet som omhandler innføring i sykehjem. I kapittel 1 beskrives modellen behovsstyrt bemanning og muligheten for kompetansestyring. Il kapittel kapittel 2 beskrives beskrives innføringsprosessen innføringsprosessen i de tre tjenestene tjenestene og viktige viktige faktorer faktorer for for en vellykvellykket implementering av modellen. I kapittel 3 oppsummeres tilbakemeldinger om utfordringer og erfaringer fra tjenestene som har innført har innført modellen, modellen, og og tilpasninger tilpasninger som som er gjort gjort underveis underveis beskrives. beskrives. I kapittel 4 beskrives status for innføring av modellen i de tre tjenestene og hvordan effekten av modellen har blitt målt. I kapittel 5 beskrives mulige konsekvenser ved at sentral oppfølging utgår, og hvilke anbefalinger som gis for at virksomhetene kan viderføre behovsstyrt bemanning i sine tjenester for å sikre kontinuitet og faglig oppfølging av brukere. 1. Bclmvsstyrt Bchuvsstyrt bemzuming hemzmning Modellen behovsstyrt bemanning gir en strukturering av bemanningen på et tjenestested og tydeliggjør ansattes oppgaver og ansvarsområder i oppfølgingen av bruker, i tråd med lovverk og kommunale kommunale retningslinjer. retningslinjer. Modellen og Modellen gir gir også også grunnlaget grunnlaget for for å være være et lederverktøy lederverktøy ved ved at brukers behov brukers behov for kompetanse kompetanse blir blir dokumentert dokumentert og leder leder kan kan styre styre kompetanse kompetanse og og sammensammenligne kompetansebehovet over tid. l.lB.1l\ 41‘1i11z1 l.lB‘1l\'-,;1’m1:1 Modellen er utviklet gjennom flere prosj ekter i Vestfold (Strandquist 2005 a,b), og videreutviklet i Oslo kommune gjennom Kompassprosjektet i 2009 (Strandquist, 2009) 2009) og BOBprosjektet 2010-201 2010-201 l(Oslo 1(Oslo kommune, 2011). 201I). På bakgrunn av de positive resultatene fra prosjektene i Oslo, besluttet Oslo kommune at behovsstyrt bemanning skulle innføres i alle kommunale sykehj sykehjem, em, bydelenes kommunale hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming. I 2012 2012 fikk Helseetaten i oppdrag av Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester sosiale tjenester å fortsette fortsette arbeidet arbeidet med med implementering implementering og og utvikling utvikling av behovsstyrt behovsstyrt bemanbemanning i samarbeid med tjenestene. I Byrådens sak 23/2013 forutsettes det at behovsstyrt be5 5 manning nå er tilstrekkelig implementert, og at virksomhetene selv kan ivareta den videre V ‘. V v V‘ v V Y v oppfølging fra 2015. I den forbindelse har Helseetaten blitt bedt om å utarbeide en rapport med anbefalinger for hvordan virksomhetene kan videreføre og tilpasse behovsstyrt beman- ning i sine tjenester. 1.2 M ul al Ved å innføre behovsstyrt bemanning ønsket Oslo kommune å sikre lik standard i kommunale sykehjem, kommunal hjemmesykepleie og boliger for mennesker med utviklingshemming. Målene med behovsstyrt bemanning er: P kvalitet på tjenestene til bruker P arbeidsmotivasjon for de ansatte iv 'r effektivitet ved at tjenestene ytes på lavest effektive omsorgsnivå (LEON- prinsippet). ‘r Kvalitet oppnås ved å sikre brukermedvirkning, faglig gode og koordinerte tjenester og dokumentasjon kumentasjon i henhold henhold til gjeldende gjeldende lovverk lovverk og retningslinjer. retningslinjer. Modellen Modellen legger legger til rette rette for for kontinuitet i oppfølging av bruker gjennom tydelige ansvarslinjer. For at ansatte skal ha en opplevelse av en meningsfull arbeidssituasjon og levere gode tjenester, er trygghet og mestring i arbeidet viktig. Ved at modellen stiller krav til kompetanse legger den til rette for samsvar mellom ansattes kompetanse og forventet ansvar. Det kan bidra til arbeidsmotivasjon. En forutsetning for LEON-prinsippet er at tjenesten har ansatte med riktig kompetanse utfra brukeres behov. Gjennom behovsstyrt bemanning kan virksomhetene følge med på hvordan endringer i brukeres helse- og livssituasjon kan påvirke behovet for sammensetning av kom- petanse i en tjeneste. Leder kan da tilstrebe å få tilstrekkelig kompetanse til å utføre forventede tjenester. Tydelige ansvarslinjer ansvarslinj er er tidsbesparende og bidrar til effektivitet i hverdagen, «rett kompetanse til rett oppgave». «Alt erfaring med med implementering implementering av beltovsstyrt bernanning, samt samt hvordan hvordan det det «Alt i alt er erfaring behovsstyrt bemanning, jitngerer i en bolig, god. Vi opplever å ha et ryddig (insvarsforhold, fungerer ansvarsforhold, en tydeligere oversikt rundt beboerne-særlig på pá hvem som gjor hva og når etter opparbeiding av árshjul. årshjul. Vi opplever også atfagligheten rundt beboerne heves og dermed oker øker kvaliteten på tjenestene». Leder i bolig (innspill høst 2014) 1.3 Minstestnn:lnnlkra\' ».’\1insleslaI1(l;1I‘(ll<m\' For å nå målene med behovsstyrt behovsstyit bemanning må tjenestene oppfylle følgende krav for å innføre og arbeide utfra modellen. Minstestandardkrav per 2015 (vedlegg 1): i‘r Alle Alle brukere brukere skal skal ha en tj enesteansvarlig enesteansvarlig Ved omfattende behov oppnevnes i tillegg en primærkontakt Alle tjenestesteder må ha minst 2 tjenesteansvarlige og 2 primærkontakter Både tjenesteansvarlig og primærkontakt skal arbeide brukerrettet i minst 75 % stilling Det er satt en grense for maksimalt antall brukere en tjenesteansvarlig kan ha ansvar for Antall brukere en primærkontakt kan ha ansvar for, vurderes av leder. Antallet avhenger av brukers behov sett opp mot primærkontaktens kapasitet. 6 Tjenestene er i stadig utvikling og brukeres behov endres. Ledere for tjenestene må derfor til enhver tid vurdere brukemes behov for kompetanse og justere ned antall brukere per tj enesteansvarlig når det er nødvendig. 1.4 Tjeiicslciiiisvtirlig Tjencstoansvarlig og priiiiærluiiilnltt prixn;m‘knnt'.1l\'t Funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt utgjør bærebjelken i modellen. Det er leders ansvar at alle brukere får tildelt en tjenestenansvarlig. og ved omfattende behov en primærkontakt i tillegg. Bruker skal vite hvem som er oppnevnt som sin tjenesteansvarlig og eventuell primærkontakt. Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser som skal sikre at lovverk, kommunale retningslinjer og fagkunnskap omsettes til praktiske tjenester for bruker (vedlegg 2 a,b). Tjenesteansvarlig har faglig beslutningsmyndighet og samarbeider med eventuell primærkontakt om faglig god praksis. Primærkontakt har en utfyllende rolle til tjenesteansvarlig, og skal sikre kontinuitet på tjenestene ved hyppig direkte tjenesteyting. Det stilles følgende krav til kompetanse for å inneha funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt: Tjenesteansvarlig skal ha en helse- og/eller sosialfaglig bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov. II hjemmesykepleie og sykehjem innebærer det som regel bachelor i sykepleie. Vernepleier har bredest generalistkompetanse i boliger for mennesker med utviklingshemming. Det er satt en minstestandard for antall vemepleiere per bolig (vedlegg 1). Når kravene til vemepleierkompetanse er oppfylt, kan ansatte med en annen helsefaglig- faglig- eller pedagogisk bachelorgrad nes som tjenesteansvarlig tj enesteansvarlig Kompetansekrav som treffer brukers vesentligste bistandsbehov, ,, sosialoppnev- (vedtatt januar 2015). til primærkontakt Primærkontakt skal være helsefagarbeider eller ha en annen relevant helse- og/eller sosialfaglig utdanning på minimum videregående nivå. «Behovsstjfrt bemanning gjor «Behovsstyrt gør at ansvarsfordelingen blir tydeligere noe som fører forer til god oppfølging som gir resultater». Leder i sykehjem (kartleggingsundersøkelsejanuar 2014) I «Morgendagens omsorg» ( Helse- og omsorgsdepartemenetet, 2013) legger myndighetene føringer for hvordan helsevesenet skal kunne møte bruker sitt behov for helse og omsorgstjenesteri fremtiden. «For åå bidra til at den enkelte bruker skal oppleve kontinuitet og sammenheng i tjenestetilbudet, må tjenestene budet, tjenestene organisere organisere seg seg tett tett opp opp mot mot hverandre. hverandre. Nye Nye arbeidsformer arbeidsformer og en vridvridning av innsatsen i tjenestene til kommunene, vil ogsa kreve at .spesialisthelsetjenesten spesialisthelset/enesten starter støtter og veileder kommunene. Det er avgjørende áå etablere kontakt/later og en srvstematikkfor systematikkfor konzpetanseutieks/ing. samarbeid mellom kontmunene konununene og spekonipetanseutveksling, oppgavelosníng oppgaveløsning og tverrfaglig samarbeid sialisthelseUenesten». sialisthelsetjenesten». (Helse- og omsorgsdepartementet. omsorgsdepartementet, 2013, s.93) 5.93) Modellen behovsstyrt Modellen behovsstyrt bemanning bemanning skal skal bidra bidra til at brukere brukere av de tre kommunale kommunale tj tjenestene enestene i Oslo kommune, mottar tjenester basert på faglig god praksis og kontinuitet i oppfølgingen. Ved overføring fra spesialisthelsetjenesten til bydel eller sykehjem, er det viktig at de som har ansvar for oppfølging av bruker vet om hverandre og kan kontaktes for å sikre kontinuitet og sammenhengende tjenester. Tjenesteansvarlig er viktig i dette samarbeidet. 7 1.5 Dokumentasjon av lielscliclsc- og livssituasjon og kornpctriiististyririg komjit~t;1liscstj'ri1ig For åå levere faglig forsvarlige tjenester er det brukers behov som er styrende for hvilken kompetanse ansatte bør ha i direkte tjenesteyting. Tjenestene fordeler daglig oppgaver utfra bnrbru- kers behov. De vurderingene som ligger til grunn for denne fordelingen var tidligere vanskelig å dokumentere, og det var utfordrende å vise til hvordan endringer i brukers behov har påvirket behovet for nødvendig sammensetning av kompetanse på arbeidsstedet. Behovsstyit bemanning Behovsstyrt og dokumenterer gir et slikt dokumenteringsverktøy brukers helse- og livssituasjon. ved at tjenesteansvarlig Helse- og livssituasjon vurderer er den totale situasj situasjo-o- nen både kroppslig, kroppslig. psykisk og sosialt, som en person med et helseproblem er i (Strandquist, 201 1, s. 91). I modellen finnes fem ulike helse- og livssituasjoner. Hver enkelt situasjon besk- river hvilket kompetansebehov som er nødvendig for å yte rett helsehjelp i forhold til brukers behov (figur 1). Figur 1: Helse- og livssituasjon Helse- og livssituasjon l :_ W_ _Uavklart lf i z. j' Avklart ustabil Beskrivelse av brukers situasjon ____ Ij bachelor kompetanse bachelor ko_n_1petanse T_wp _____W__ af at bruker er ny, eller det har oppstått noe nytt haskjent hos kj ent bruker. Situasjonen krever syke- Grad Grad av sykepleier/ l_ vernepleier/annen vernepleier/annen i i 9090 - 100 % i direkte tjenesteyting for å å kartlegge, jl og planlegge planlegge utførelsen utførelsen av tjenesten. tjenesten. Bruker Bruker 5 så raskt som mulig overføres i en annen armentype Gjelder når noe kjent ved bruker er ustabilt. Det kan .ivære ære psykisk sykdom, somatiske plager, emæring, li eller atferdsproblematikk som kan medføre for egen eller andres helse. Omfanget av det avgjør om brukeren er i avklart ustabil situa1 eller 2. Grad 1: 15-50 % Grad 2: 50-90 % Figur l: 1: Kolonnen til venstre viser de ulike helse- og livssituasjoner en bruker kan være i. Midterste kolonne er en veiledende beskrivelse på de ulike situasjonene. Bruker kan veksle mellom situasjonene avhengig av endringer i helsetilstanden. Kolonnen til høyre viser hvor stor grad av sykepleier. vernepleier eller annen bachelorkompetanse disse situasjonene utløser i direkte tjenesteyting. Når helse- og livssituasjon er dokumentert i Gerica, som er fagsystemet for pleie, rehabilitering og omsorgsområdet i Oslo kommune, kan leder bruke dette som et lederverktøy. Iederverktøy. Lederkan ta ut rapporter på hvor mange brukere det til enhver tid er i de ulike situasjonene og sammenligne utviklingen over tid. 8 Nytteverdien av å registrere helse- og livssituasjon kan oppsummeres slik: V ‘P Gir grunnlag for dokumentasjon av endringer i brukers helse og livssituasjon. > Gir grunnlag for sammenligninger over tid på et tjenestested eller mellom tjenestesteder. k Er retningsgivende når oppdrag/arbeidslister skal fordeles til de som er påjobb, i for‘P delingssituasjonen og vises i den ansattes arbeidsliste. Gir en oversikt over kompetansebehov i en tjeneste. Oversikten over kompetansebehovet kan brukes som dokumentasjon for ressursbehov. Varighet i uavklart situasjon kan si noe om oppfølgingen av brukeren er målrettet og effektiv. Gir grunnlag grunnlag for for faglige faglige diskusjoner. diskusjoner. Gir Kan brukes til oppfølging av tjenesteansvarlig og primærkontakt i for eksempel medarbeidersamtaler. Dataene fra Gerica Gerica kan overføres Dataene overføres til et excel excel ark som som gir en grafisk grafisk oversikt oversikt over over hvordan hvordan totalbildet ser ut på et tjenestested (figur 2). Det kan tas ut oversikter på virksomhetsnivå, tjenestenivå og per tjenesteansvarlig. Figur 2: Eksempel på sammenligning mellom to avdelinger Skjermet Skjermet avdeling avdeling Somatisk avdeling avdeling Somatisk 4 "In 4% 4 "lo 4"/° 3% 3°/. 3 % av. 1/ f, / Ås °/o 43% / Figur 2 viser et eksempel på en grafisk fremstilling av hvor stor andel brukere som er registrert i de ulike helseog livssituasjoner på henholdsvis en somatisk avdeling og en skjennet skjermet avdeling på et sykehjem. De ulike fargene gjenspeiler situasjonenei figur l. Per dags dato må uttak av tallgrunnlaget gjøres manuelt, da det ikke er laget en egen rapport i Gerica som henter ut denne oversikten. Det er ønskelig å utvikle ny funksjonalitet i Gerica som benytter registreringer av brukers helse- og livssituasjon som grunnlag for å kunne: 'r`r Planlegge og styre kompetanse per vakt/døgn/uke/periode. ‘P > Hente ut statistikk over kompetansebehovet. Få oversikt om kompetansekravene har blitt dekket og avdekke hvis kompetansebehovet ikke ble innfridd. 9 'r Styre kompetanse i og mellom avdelinger og til bruk i rapportering mellom ledemivåen våen 'r Få Få fordelingsliste basert på rett kompetanse til rett bruker avhengig av hvilken kompetanse bruker har behov for. 2. lnnforingsprosess I dette kapittelet beskrives hovedtrekkene i innføringen av behovsstyrt bemanning på de tre tjenestene i Oslo kommune. Det er leder på tjenestestedet som har hatt hovedansvar for innføringen av behovsstyrt bemanning, med oppfølging fra Helseetaten. I innføringsprosessen har Helseetaten lagt vekt på å følge opp tjenesteledere ute i deres hverdag og har tilpasset innføringsløp til det enkelte tjenestested. l tillegg har Helseetaten regelmessig hatt opplæring i modellen til nye ledere, fagansvarlige og andre ansatte i virksomhetene. 2.1 'filrcltelcggirrg 2.] 'filrclteleggiiig i Gerica Det har værtjobbet kontinuerlig med å intergerere modellen i fagsystemet Gerica. Prosit i Helseetaten, som forvalter Gerica, har fortløpende tilrettelagt for registreringer og rapporter. Det er startet et arbeid for å se på utvikling av ny funksjonalitet fiinksjonalitet for kompetansestyring i Gerica. Målet er færre manuelle registreringer og muligheter for sammenstilling av data (jfr. kapittel 1.5). l innføringsprosessen var leder på tjenestestedet ansvarlig for at ansatte hadde nødvendige kunnskaper i Gerica. Systemkoordinator i bydelen/ Sykehjemsetaten bistod med opplæring og hadde brukerstøtteansvar for det tekniske i Gerica. Superbrukere i tjenestene var også viktige ressurspersoner i innføringen. 2.2 Innføring 2.2 lnnfnring i tjt-noslcrio tjencstcnc For å kunne innføre behovsstyrt bemanning på tjenestestedet måtte krav til minstestandard være oppfylt. lnnføringsprosessen startet derfor alltid med en kartlegging av tjenestestedets bemanning i henhold til gjeldende minstestandardkrav. Kartleggingen foregikk på tjenestestedet. Når minstekrav var oppfylt. oppfylt, ble den videre innføringen planlagt i samarbeid med tjenesteleder og det ble utarbeidet en innføringsplan tilpasset tjenestestedet (vedlegg 3). Hvor lang innføringsprosessen skulle vare varierte, men som regel strakk den seg over 4 måneder inkludert kartlegging og forberedelser til oppstart. I innføringsprosessen kunne tjenesteleder benytte seg av en sjekkliste med en oversikt over viktige forhold en tjenesteleder ble anbefalt å ivareta for å få til en god innføring. Sjekklisten er utviklet på bakgrunn av de erfaringer og utfordringer ledere har hatt ved innføring av behovsstyrt bemanning (vedlegg 4). Når innføringsplanen var avtalt, ga Helseetaten tjenesteledere og eventuelle andre ressurspersoner opplæring i modellen med skjemaer, manualer og veiledere som tilhørte innføringen. Etter endt opplæring tilrettela tjenesteleder for selve oppstarten ved blant annet å fastsette en dato for oppstart, informere om behovsstyrt bemanning til ansatte og andre aktuelle aktører, sørge for opplæring av ansatte, oppnevne tjenesteansvarlige og primærkontakter til alle brukere og ivareta ansatte som får endrede ansvarsoppgaver. Helseetaten har bistått med inforrnainformasjon og opplæring av ansatte når dette har vært ønsket av tjenesteleder. 10 For å følge med på framdriften og måle resultatene på innføringen ble framdriftsskjema tatt tatt i bruk på oppstartsdagen. Framdriftsskjema for de tre tjenestene er åå finne på Heleetatens intranettsider. Med framdriftsskjema hadde den enkelte tjenesteansvarlig. primærkontakt og tjenesteleder en oversikt over de aktiviteter som skulle ivaretas for den enkelte bruker. Tjeneste2213:! ” ansvarlig og primærkontakt signerte på skjemaet når forhold var ivaretatt og dokumentert i Gerica. For eksempel har tjenesteansvarlig ansvar for muntlig og skriftlig åå informere bruker og evt. og evt. pårørende/verge. pårørende/verge. om om at vedkommende vedkommende er brukers brukers kontaktperson kontaktperson i tjenesten. tjenesten. Tjenesteleder kunne følge med på framdriften ved åå lese av framdriftsskjema og rapportere tall fra tall fra framdriftsskjema framdriftsskjema til Helseetaten Helseetaten (figur (figur 3). 3). Rapporteringsintervall Rapporteringsintervall ble ble avtalt avtalt med med den den enkelte leder, og første rappoiteringsdato rapporteringsdato var oppstartsdagen. Tjeneststedet mottok deretter fra Helseetaten en grafisk fremstilling av framdriften. Awflwnfl _.,,. Figur 3: Eksempel 30 på en framdriftsgraf I Antall pasienter som har fått .. .__, .--~~---~---------« oppnevnt TA I Antall pasienter 25 25 som har fått oppnevnt PK ll Antall II Antall pasienter pasienter som som ikke ikke har har behov behov for PK I Pasient Pasient og og pårørende/verge pårørende/verge l l' i i informert om TA og PK 20* 20‘ - 15 i i j i l Helse- og livssituasjon registrert Gerica IB IPLOS oppdatert oppdatert i Gerica Gerica i Pasientens kontakter Pasientens kontakter dokumentert dokumentert ií Gerica 10 Tiltaksplan oppdatert/utarbeideti oppdatert/utarbeidet Gerica Personlig utstyr vurdert/ivaretatt Tekniske hjelpemidler vurdert/ivaretatt Ernæringskartlegging utført å 26 l E 27 l . 27 28 j 26 26 l 09.okt 09.okt__ s .- rs 23.okt 23.okt ,.l 13.nov,, 13.nov_ i §_,,04.des_ _. _04.des. 18.des 18.des , . _, H s. s Figur 3 viser viser et eksempel på en framdriftsgraf fra en sykehjemsavdeling med 28 pasienter. TA er forkortelse for tjenesteansvarlig og PK forkortelse for primærkontakt. Loddrett akse viser antall brukere. Vannrett akse viser dato for oppstart. oppstart, rapporteringsdatoer og totalt antall brukere på rapporteringsdato. Stolpene viser framdriften av de ulike aktivitetene i rapporteringsperioden. rappoiteringsperioden. Helseetaten bisto tjenestene underveis i innføringen med veiledning. Veiledningen foregikk vanligvis med tjenesteleder. tjenesteleder, men også med ansatte dersom det var ønsket. Etter endt innføringsperiode ble det sendt en spørreundersøkelse (Questback) til tjenesteledere som evaluerte innføringen. Tjenestestedene fortsatte deretter innføringen med mulighet for dialog med Helseetaten, inntil modellen var implementert i tjenesten. 11 i Stlkscssfaktnrer 2.3 Sukse55f’aktm‘c1‘ innføring ved irinlorirrg og drift Nedenfor er en oppsummering av viktige faktorer for å få til en vellykket implementering av behovsstyrt bemanning. Oppsummeringen baserer seg på erfaringer fra ledere og ansatte i forbindelse med implementeringsarbeidet. 1. Leders motivasjon og formidling av mål med behovsstyrt bemanning. l. 2. Ledelsen og personalgruppen er godt kjent med modellen og kravene til kompetanse og stillingsstørrelse for å nå disse målene. 3. Hensiktsmessig organisering av tjenesten med fordeling av tjenesteansvarlig og primærkontakt slik at det blir kontinuitet i oppfølging av bruker. for eksempel å organisere tjenesten til bruker i team. team, primærgruppe eller ressursgruppe. 4. Hele fagmiljøet er delaktig i implementeringen ved at leder tilrettelegger for at de ansatte som ikke har tilstrekkelig kompetanse eller stillingsstørrelse til å inneha funksjonene tjenesteansvarlig eller primærkontakt, er viktige bidragsytere til drift og utførelse av tjenesten. 5. Ansatte har god kjennskap til innholdet i funksjonsbeskrivelsene og de forventninger, oppgaver og ansvar som knytter seg til funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt. Funksjonsbeskrivelsene brukes ved nyansettelser og i medarbeidersamtaler. 6. Leder Leder identifiserer identifiserer viktige viktige ressurspersoner ressurspersoner i tjenesten tjenesten som som kan kan bidra bidra til en god god implemenimplementering av modellen, for eksempel fagansvarlig og Gerica superbruker/ systemkoordinator. 7. Leder etablerer gode rutiner når brukere skrives inn og ut av tjenesten, som for eksempel oppnevning av tjenesteansvarlig ved ny bruker. 8. Leder følger opp innføring og drift ved bruk av framdriftsskjema, rutiner/prosedyrer og rapporter i Gerica. 9. Leder justerer ned antall brukere per tjenesteansvarlig ved behov. 10. Leder ser betydningen av å registrere helse- og livssituasjon for å kunne dokumentere endring av pleie ring pleie og omsorgsbehov omsorgsbehov i bruker bruker gruppen. gruppen. å kunne kunne styre styre kompetansen kompetansen i forhold forhold til den enkelte brukers behov og for å vise til endringer i behov for sammensetning av kompetanse på det enkelte tjenestested. 11. Avsatt tid til dokumentasjon i Gerica. 3. 3. Erfaringer fra ljcnestenc tjenestene I dette kapittelet oppsummeres tilbakemeldinger Helseetaten har innhentet i veiledninger og gjennom skriftlige evalueringer fra tjenestene om utfordringer og erfaringer de har hatt med innføring av modellen. 3.11ljcnnncsykcplcic 3.1lljernrriesyltepltiit* De fleste bydeler innførte behovsstyrt bemanning i BOB-prosjektet 2010-201 2010-20111 i hjemmesykepleien. Erfaringene var at de fleste bydelene hadde tilstrekkelig med kompetanse til å oppfylle minstekrav for å innføre modellen. Tilbakemeldingene fra tjenestene var at blant annet omorganiseringer, omorganiseringer. andre pågående prosjekter og lederskifte har gjort at det har tatt tid å im- plementere modellen. Flere bydeler har hatt behov for å starte på nytt eller få bistand til å friske ke opp opp behovsstyrt behovsstyrt bemanning bemanning for for sine sine tjenesteledere tjenesteledere og ansatte ansatte i tjenesten. tjenesten. Helseetaten Helseetaten har har i denne forbindelse bistått med informasjon. informasjon, opplæring og veiledning. 12 Tjenesteansvarlig og nrimærkontakt Flere bydeler hadde hadde utfordringer med å organisere tjenesten slik at tjenesteansvarlig og primærkontakt fikk fulgt opp sine brukere ofte nok. Noen bydeler hadde gode erfaringer med å organisere tjenesten i mindre team bestående av flere tjenesteansvarlige og primærkontakter. Ved denne måten å organisere på, kunne man dra nytte av kompetansen til flere i teamet. Det bidro til mindre sårbarhet ved kortere fraværsperioder ved at en annen tjenesteansvarlig eller primærkontakt som var kjent med bruker, overtok ansvaret for en kort periode. Leder og den personen som fordeler arbeidslister, har en nøkkelrolle for å følge opp at tjenesteansvarlig og primærkontakt går til sine brukere så ofte som mulig. God dialog mellom tjenesteansvarlig/primærkontakt, leder og den som fordeler arbeidslister er nødvendig. Det er viktig at fagansvarlige viktig fagansvarlige og og fordelere fordelere samarbeider samarbeider slik slik at både både fag fag og logistikk logistikk hensynstas. hensynstas. Flere ledere har gitt tilbakemeldinger om at 25 brukere per tjenesteansvarlig tj enesteansvarli g er for høyt antall. Det er ønskelig at maksimalt antall brukere per tjenesteansvarlig blir justert ned. Samhand- lingsrefonnen har ført til økt krav til dokumentasjon, og det er flere brukere med omfattende behov i hjemmetjenesten nå enn før reformen. Tjenesteansvarlig bruker derved mer tid til dokumentasjon og koordinering/ samarbeid med andre tjenesteytere for å få til gode behandlingsforløp for bruker, enn tidligere. Samtidig var det flere ledere som meldte om at kompetansen til primærkontakten ikke ble utnyttet fiillt fullt ut. For de brukere som har omfattende behov, er primærkontakten den som sikrer kontinuiteten. Primærkontakten er således en viktig samarbeidspartner til tjenesteansvarlig og kan avlaste tjenesteansvarlig gjennom aktivt å ta del i dokumentasjonen, oppfølging av bruker og samhandlingen med andre tjenesteytere. Hverdagsrehabilitering Hverdagsrehabilitering er under innføring i flere bydeler, og Oslo-modellen er under utvikling. ling. Saks-/tjenestetypen Saks-/tjenestetypen som som benyttes benyttes i Gerica Gerica er «hverdagsrehabilitering>>. «hverdagsrehabilitering». Denne Denne tjenesten tjenesten omfattes per i dag ikke av behovsstyrt bemanning. Bydelene har ulike måter å organisere hverdagsrehabilitering på. lI bydeler hvor hverdagsrehabilitering er integrert i hjemmetjenesten, er erfaringene at det er mest hensiktsmessig behovsstyrt bemanning, å organisere oppfølgingen av brukere etter slik at det blir en enhetlig organisering. «Vel møtt>>-prosiektet. prosjektet opplæringsprogram for nyansatte Helseetaten har, gjennom <<Vel «Vel møtt>>-prosjektet,samarbeidet med Utviklingssenteret for hjemmetjenester om et opplæringsprogram pepleiere/ omsorgsarbeidere for nyansatte sykepleiere, helsefagarbeidere/ i hjemmetjenesten. hjel- Helseetaten har undervist i rollen som tjenes- teansvarligg og primærkontakt. Hensikten med opplæringsprogrammet er å standardisere og teansvarli sikre kvalitativ opplæring av nyansatte i hj emmesykepleien i Oslo kommune. På bakgrunn av deltakerenes evalueringer bør behovsstyrt bemanning inngå som tema i opplæringsprogrammet også i fremtiden. 3.2 Boliger lur nicnnttslurr Bnligm‘ fur uxmcnm-s!\'m‘ med mod utvikliiigslicniniing un'ikIin;1sl2cnn11mg Erfaringer fra boliger for mennesker med utviklingshemming, var at det har tatt tid for bydelene å møte modellens krav til kompetanse. Til tross for dette er det flere ledere som har gitt 13 tilbakemelding om at det har vært positivt å ha kravene om stillingsstørrelse og kompetanse å rekruttere etter. l boliger hvor man hadde kompetanse på plass var det flere som erfarte at organiseringen utfra modellen var forholdsvis lik tidligere organisering og medførte kun små endringer. «Innføring av BOB har okt akt antallfaglærte i boligen og derntea' dermed hevetfaglig standard». Leder i bolig (kartleggingsundersøkelsejanuar (kartleggingsundersøkelse januar 2014) Ressursgruppe I 2014 opprettet Helseetaten en ressursgruppe fra bydelene bestående av tre ledere fra boliger for mennesker med utviklingshemming fra Bydel Nordre Aker, Bydel Nordstrand og Bydel Søndre Nordstrand. Hensikten med samarbeidet var å utvikle verktøy og standarder som er kvalitetssikret i fagmiljøet. Ressursgruppen har bistått med følgende: > > forslag til ny standard for kompetansekrav til tjenesteansvarlig i boliger for mennesker med utviklingshemming. > utarbeidelse av framdriñsskjema framdrifisskjema og veileder. P revidering av funksjonsbeskrivelser til tjenesteansvarlig og primærkontakt. Tienesteansvarlig og primærkontakt Det har vært en tidkrevende prosess å få avklart hvilken fagkompetanse tjenesteansvarlig skal ha ha i boliger. boliger. Det Det har har vært vært enighet enighet om om at vemepleie vemepleie er den den bachelorutdanningen bachelorutdanningen som som har har genegeneralistkompetanse, når det gjelder denne brukergruppen, og at det derfor er viktig å sikre vernepleierkompetanse i alle boliger. Samtidig er behovet for tverrfaglighet til stede i de fleste boliger. I BOB-prosjektet prøvde man ut vernepleier som tjenesteansvarlig. På bakgrunn av erfaringer fra prosjektet og gjennom en arbeidsgruppe bestående av ledere fra boliger, ble kompetansekravet senere justert. Kompetansekravet sikret da vemepleierkompetanse boliger samtidig som leder kan oppnevne ansatte med kompletterende i alle helse- eller sosialfaglig bachelorkompetanse som tjenesteansvarlig til brukere som har behov for det. Denne standarden har vært gjeldende siden 2012 og erfaringer tyder på at det er behov for en nyjustering. II samarbeid med ressursgruppen i boliger ble det utarbeidet et nytt forslag til kompetansekrav til tjenesteansvarlig, hvor det åpnes opp for pedagogisk bachelorkompetanse. Resultatet fra ressursgruppen er følgende: I boligerfor inennesker mennesker med psykisk psylrisk uh'i/dingslienmzing un'iklíngslzennning har vernepleier bredest generalistgeiteralistkornpetanse, og det kompetanse, det er satt satt en minstestatzdarclfot' minstestandardfot' antall vernepleiere antall vernepleiere per per bolig bolig (vedlegg (vedlegg 1). Nar minstestandard til vernepleierkompetanse vernepleierkornpetanse er oppfylt. oppjfvlt, kan ansatte med en annen armen lielsefaghelsefaglig-, .sosvialfagligsosialfaglig- eller pedagogisk bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov, oppnevnes som tjenesteansvarli tjenesteansvarli g. Det har også vært diskutert hvorvidt primærkontakt må ha en fagutdanning. Flere ledere har gitt tilbakemelding om at det er problematisk at ansatte som kjenner brukeme brukerne godt, men som ikke har fagutdanning, faller utenfor funksjonene i behovsstyrt bemanning. Erfaringer viser at det i slike tilfeller har vært en god løsning å sette sammen team rundt bruker bestående av 14 tjenesteansvarlig. tjenesteansvarlig, primærkontakt og ufaglært. Slik blir ufaglærtes kunnskap om bruker et viktig bidrag i oppfølgingen. I mange boliger har man i tillegg til tjenesteleder, ansatte med fag- og/eller stedfortrederansvar. Bydelene har ulike benevnelser på disse stillingene som for eksempel ledende miljøterapeut og fagkonsulent. l noen bydeler har det vært diskutert hvorvidt ansvaret i disse stillingstyfpene overlappes av ansvarsområdet til tjenesteansvarlig. De fleste steder har man løst lingstypene det slik at ledende miljøterapeut/fagkonsulent har fortsatt å fungere som en veileder og fagressurs for de ansatte i boligen. Noen steder har vedkommende hatt tjenesteansvar for enkelte brukere i tillegg til fagansvaret sitt. « Viskreddersyr behovsstyrt bemanning etter boligens behov. I min bolig har vi opprettet rolle i behovsstyrt behovsstyrt beinanning bemanning som teamarbeider, da mange en egen egen rolle som heter heter teamarbeider, mange av de som som jobber her har jobbet her lenge og innehar mye kompetanse kompercmse om beboerne, men faller utenfor kríterienefor kriterienefor tjenesteansvarlig og primærkontakt. Dette er vår måte tnåte og ivareta den kornpetansen kompetansen somfantes' somfantes på tjenestesteder, samt ogfå ogjå ansvarliggjort ansatte». Leder i bolig (skriftlig tilbakemelding) 3.3 S_\'kchjcIn 3.3 Sykehjem] Erfaring fra kartleggingen viser at de fleste sykehjem oppfylte kravene for å innføre behovsstyrt bemanning. med unntak av noen få sykehjemsavdelinger som måtte gjøre om hjelpepleierstillinger til sykepleierstillinger for å oppfylle kravet. Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Sykehjemsetaten opprettet en intern intem arbeidsgruppe bestående av representanter fra etatens kvalitetsavdeling, institusjonssjefer og ansatte. Arbeidsgruppen har fulgt med på innføringen kvalitetsavdeling. av behovsstyrt bemanning i Sykehjemsetaten. Helseetaten har hatt fortløpende kontakt med arbeidsgruppen og har samarbeidet blant annet om implementering av funksjonsbeskrivelsene til tjenesteansvarlig og primærkontakt i Sykehjemsetatens kvalitetssystem, utarbeidelse av veileder til framdriftsskjema og tydeliggjøring av videreutviklingsbehovet i Gerica. Tienesteansvarlig 02 og primærkontakt Med innføring av behovsstyrt bemanning og funksjonene tjenesteansvarlig og primærkontakt med tilhørende funksjonsbeskrivelser, ga flere ledere tilbakemelding om at fordeling av ansvar og oppgaver ble tydeligere enn før. Det har vært diskutert på hvilken måte det er best å organisere tjenesteansvarlig og primærkontakt i avdelingene. Erfaringene viser at de fleste avdelinger er organisert i mindre team bestående av tjenesteansvarlige. primærkontakter, eventuelt ufaglærte og ansatte i mindre enn 75% stillinger. Enkelte avdelinger har valgt å fordele ansvar for oppfølging av pasient knyttet til pasientrom. På korttidsavdelinger erfarte man at denne type organisering kan by på utfordringer fordi pasienter som får tildelt korttidsplass har mer komplekse og utfordrende behov enn tidligere. De skrives tidligere ut fra sykehus og lengden på korttidsoppholdene har blitt kortere. Derfor må tjenesteansvarlig og primærkontakt komme raskt på plass etter pasientens innkomst for å sikre at pasientens behov og vedtak fra bydel blir ivaretatt innenfor de ressurser og rammer som er tilgjengelig. Et annet argument for ikke å organisere tjenesteansvarlig 15 etter pasientrom er dersom pasienten må bytte rom under oppholdet kan vedkommende risike- re å få en ny tjenesteansvarlig og fare for at kontinuiteten i omsorgen til pasienten blir brutt. « Vi har ikkefått tilsatt flere fagpersoner, men man har blirtflinkere til å plassere ansatte på riktige pasienter og ut at ifra behovet behovet-- slik behovsstyrt bemanning krever». Leder i sykehjem (kartleggingsundersøkelse januar 2014) 3.4 Felles erfaringer for de tre tjenestene Flere ledere som Helseetaten har samarbeidet med har gitt tilbakemelding om at erfaringen med registrering av brukers helse- og livssituasjon har vært positive. Noen ledere brukte registreringen i daglig arbeidsfordeling, og det bidro til faglige diskusjoner i avdelingen. Både ledere og ansatte så nytten ved å synliggjøre behov for kompetanse på denne måten. Samtidig erfarte flere ledere at det var krevende å holde helse- og livssituasjon registreringen oppdatert. Det var utfordrende å se nytteverdien av registreringen så lenge leder ikke kunne hente ut helse- og livssituasjon oversikter direkte fra Gerica, og det opplevdes som «et ved siden av system>>(kapittel tem» (kapittel 1.5). 1.5). Flere ledere erfarte at innføringen synliggjorde behov for kompetanseheving på dokumentasjon og bruk av Gerica. Erfaringene fra boliger er delt når det gjelder bruk av Gerica. Noen boliger brukte Gerica i stor grad, mens flere ledere gav tilbakemelding om at Gerica generelt var for lite tilrettelagt for denne tjenesten. Den fortløpende journalføringen joumalføringen i bolig ble vanligvis ført elektronisk, mens planarbeid ble utført i permer. I alle Ire tre tjenester ble det iverksatt opplæringstiltak i dokumentasjon i Gerica. Framdriftsskjemaet var opprinnelig ment som et verktøy i innføringsfasen. Flere ledere har sett nytten av å bruke dette videre som en huskeliste eller årshjul for tjenesteansvarlig og pri- mærkontakt i den videre oppfølging av bruker. Skjemaet har blitt tilrettelagt for dette, og Helseetaten har samarbeidet med Utviklingssenteret for hjemmetjenester hj emmetjenester om en veileder til skjemaet. Hensikten med veilederen er å forklare hva de ulike oppgavene innebærer og sikre riktig dokumentasjon tig dokumentasjon i Gerica, Gerica. Tilsvarende Tilsvarende veileder veileder har har blitt blitt utarbeidet utarbeidet til sykehjem sykehjem i samarbeid samarbeid med Sykehjemsetaten, og til boliger for mennesker med utviklingshemming i samarbeid med ressursgruppen for boliger. 4. Status og effektmaling effelttmzrlirrg lI dette kapittelet oppsummeres status for implementering av behovsstryt bemanning i Oslo kommunes hjemmesykepleie, sykehjem og boliger for mennesker med utviklingshemming og effektmålingsarbeid som er gjort. 4,1 4.1Staluspninnluringzwholmvsslyrlha-m;mnin;_g Status jm iiinlnring av liehrivsstyrt lieinnnniiig Modellen er Modellen er innført innført i alle alle hjemmesykepleiedistrikt hjemmesykepleiedistrikt i 12 av 15 bydeler, bydeler, og og i 47 av 103 103 boliger boliger for mennesker med utviklingshemming. lngen Ingen bydeler har innført behovsstyrt bemanning i alle boliger. I kommunale sykehjem har 10 av 24 innført på samtlige avdelinger. l l1 sykehjem har innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår det innføring i alle avdelinger. 16 Nedenfor vises en grafisk fremstilling av status på innføring av behovsstyrt bemanning i de tre tjenestene. Tallene baseres på Helseetatens oversikter. Erfaringsmessig skjer det endringer i virksomhetene, og det må tas forbehold om antall tjenestesteder med behovsstyrt bemanning per november 2014 stemmer. Forklaring til figurene: Blått felt betyr at behovsstyrt bemanning er innført i en tjeneste. Gult felt betyr at tjenesten har startet med innføringen. I denne kategorien inngår alt fra at leder har nok stillinger, men jobber med å rekruttere, til at leder har startet opp med innføringen og er i gang med framdriftsrapportering til Helseetaten. Rødt felt betyr at tjenesten ikke har innført. l denne kategorien er det tjenester som ikke oppfyller minstestandardkrav for åå innføre. På grunn av avrunding av tall kan summen av tallene avvike fra 100 prosent. Figur Figur 4: Status Status i hjemmesykepleien hjemmesykepleien Hjemmesykepleie (prosent, per per november november 2014 2014 andel bydeler N=15) N=15) lI innført Innført 13% Innføringsprosess/delvis innført I Gjenstår Figur 4 viseriat viser at 80 % avibydelerzzfliar avibydelenewhar innført”behovsstyrt bemanning i alle hjemmesykepleiedistrikt, det utgjør 12 bydeler. 13 % er i en innføringsprosess eller innført delvis, det utgjør 2 bydeler ( Grorud og Frogner). I 1 bydel, 7 %, gjenstår innføring i alle distrikt (Ullern). 17 Figur 5: Status Status i boliger boliger for for mennesker med utviklingshemming utviklingshemming per november november 2014 Andel boliger Andel boliger (prosent (prosent N=103) lI innført innført Innføringsprosess Innføringsprosess lI Gjenstår Gjenstår 13% i Figur 5 viser Figur viser at av totalt totalt 103. 103 boliger har liarfzóiiói/oi(ifil;iiboligfeiri)iinnført 46 °i/of(ifllflí)liigerr) innført behovsstyrt behovsstyrt bemanning. bemanning. ”13 13 % (13 boliger) boliger) er er i en innføringsprosess innforingsprosess og 42 % (43 boliger) boliger) gjenstår gjenstår da da de ikke ikke innfrir innfrir krav krav til minstestandard. minstestandard. Figur 6: Status Figur Status i sykehjem sykehjem per per november november 2014 Andel sykehjemsavdelinger Andel sykehjemsavdelinger (prosent, N=126) (prosent, I innført Innført 20% 20% lnnføringsprosess lnnføringsprosess l Ikke Ikke innført innført Totalt Totalt 10 av 24 sykehjem inhførtipåallesykegernsaivdelinger. innført på'alle sykehjeinisfarvdelinger. lI 1 sykehjem sykehjem har har innført innført delvis og i 3 sykehjem gjenstår hjem gjenstår det det innføring innføring i alle avdelinger. avdelinger. Figur Figur 6 viser viser at at av totalt 126 avdelinger avdelinger i sykehjem sykehjem har har 68 % (86 avdelinger) innført avdelinger) innført behovsstyrt behovsstyrt bemanning. bemanning. 20 % (25 avdelinger) avdelinger) er er i en innføringsprosess. innføringsprosess. I 12 % (15 avdelingavdelinger) gjenstår er) gjenstår det det innføring. innføring. 10 av 24 kommunale kommunale sykehjem sykehjem har har innført innført behovsstyrt behovsstyrt bemanning bemanning på på samtlige samtlige avdeavdelinger. linger. 4.2 Elfeklniuling »1.2i§H'ckln1;1ling I 2013 ble det det nedsatt nedsatt en arbeidsgruppe arbeidsgruppei Helseetaten Helseetaten for for å foreslå foreslå egnede egnede måter måter å måle måle effekten av innføring ten innføring av behovsstyrt behovsstyrt bemanning. bemanning. Gruppen Gmppen vurderte vurderte eksisterende eksisterende informasjon informasjon for for eksempel eksempel brukerundersøkelser. brukerundersøkelser.pårørendeundersøkelser. pårørendeundersøkelser.objektive objektive kvalitetsindikatorer. kvalitetsindikatorer, bydelsstatistikk og tall delsstatistikk tall fra fra Statistisk Statistisk sentralbyrå. sentralbyrå.Det var var svært svært utfordrende utfordrendeå finne finne gode målememålemetoder toder som kunne kunne ha ha direkte direkte sammenheng sammenheng med med behovsstyrt behovsstyrt bemanning. bemanning. Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen forefore- slo derfor derfor å gjennomføre gjennomføre en kartleggingsundersøkelse kartleggingsundersøkelse på på alle tjenestesteder tjenestesteder som innførte innførte be18 18 hovsstyn bemanning i årene 2010-2013 og regelmessig hente ut rapporter fra Gerica på andel J' J' J' brukere som har fått tildelt tjenesteansvarlig. Kartlezgingsundersøkelse Kartleflizingsundersøkelse ljanuar 2014 ble det gjennomført en kartleggingsundersøkelse i form av Questback for alle tjenestesteder som hadde innført behovsstyrt bemanning i perioden 2010-2013 (Oslo (Oslo kommune, 2014). Hensikten var å få et inntrykk av om behovsstyrt bemanning bidro til kontinuitet og kvalitet. Undersøkelsen ble sendt til 146 tjenesteledere og 103 av disse svarte på undersøkelsen. Svarprosenten var 71%. Det fremkommer av svarene at oppnevnelse av tjenesteansvarlig og primærkontakt blir godt ivaretatt, tiltaksplaner er oppdatert og gjenspeiler brukers behov for oppfølging, og at registrering av helse- og livssituasjon brukes i stor grad. På bakgrunn av den høye svarprosenten og hvordan respondentene svarte, er inntrykket at krav til minstestandarder overholdes og at modellen bidrar til kontinuitet og kvalitet. Andel brukere som har fått oppnevnt tjenesteansvarlig Alle brukere skal ha tildelt en tjenesteansvarlig, dette i tjenestene. Navn på tjenesteansvarlig og det er derfor viktig at det er rutiner for registreres i Gerica. Oppnevnelse av tjenestean- svarlig er en indikator på kvalitet jfr. ansvarsområdet til tjenesteansvarlig. Helseetaten har to ganger per år tatt ut tall fra Gerica på antall brukere som er registrert med tjenesteansvarlig i bydelene. Det har ikke vært teknisk mulig å ta ut tilsvarende tall på sykehjemmene. Tallene er S. tatt ut sentralt av Helseetaten og ikke kvalitetssikret av tjenestestedene. Grafene har fortløpende blitt sendt til bydelene for at tjenestene kan følge med på egen utvikling og sikre at rutiner for oppnevnelse av tjenesteansvarlig følges opp. Nedenfor er det en grafisk fremstilling på hvordan status har sett ut i bydeler som har tatt i bruk modellen (figur 7 og 8). Figur 7: Andel brukere registrert med tjenesteansvarlig i hjemmesykepleien Andel brukere med tjenesteansvarlig ___ _ ‘5,::t". _ . ._ I r U _ Z_ _____ .ii hjernmgsvkepleie hiemrneivkepleifiæ. u n __ _ 53?: _ —- _ __ i — __ ._ ' ' :fik :CV ,_ _, _ ____._____ 7v:.=.e l av totalt antall brukere ' 7W _ r i k _ _ i __ _ _ II o: u! I _. ‘v: '29:; Cvl LE 9- :C ii i i «.- v; _ . vb“: "‘ J. .l “i _e* *5 f: -‘.1 .__<z« o' (h-«b' -_-~ -~‘ .~ .w _`._ .å; v- ' -\ ,5" và.o' .A "f *5 .; n* få;e'fæl 55 -_\ at,h; ui: x' :5’ or \“ ,.~ æ `..:"J --v A‘ .\' __.\" __, .I.3’ a, ti, j:(9 .. .f sf' .gr .e .s 'får ' 3:: A: f' ,~"' O’: f' 9;" ,‘-‘I . .tn* o* e* 2.‘ ne v w.fè <K5. 5‘ .:ft C. ." 57- av v;; v ‘` 5; s; Je -\ ,0’ -_.J ,:. -f- N; ,_ 9.‘ Q‘ .'ig .r J., f* j'.-' ' w Vi _ Q .fs ._v .« få. —‘v _; ii _ .ñ- J _ __-3>:-` ,5‘ b;‘ VA‘. v: w f‘° .2" få' _‘-. -.låg n‘ ' 1'." -I1:1; _. : t '.-' _-' e* . Vi å, . v' y . ‘ Je-r.__-~' -í Ja* '-:‘ «f- _ J: ;O'_: zo-.s å .--‘' -“J7 ~ f i; -` _~. _\4' _Ii;>5 f' f* ._u‘ q, fr' 19 Kommentar: Loddrett akse viser prosentandel brukere som har fått t`ått oppnevnt tjenesteansvarlig i de ulike bydele- ne frajuni 2013 til november 2014. Vannrett akse viser de bydeler som har innført behovsstyrt bemanning. Det er 12 bydeler som har innført i hele tjenesten og 1 bydel delvis (Frogner). 2 bydeler er ikke tatt med i figuren da de ikke har kommet så langt at de har startet innføring og dermed ikke registrert tjenesteansvarlig i Gerica (Grorud, Ullern). rud, Ullern). Figur 8: Andel brukere registrert med tjenesteansvarlig Andel brukere med tjenesteansvarlig Andel mennesker i boliger boliger av totalt antall brukere i boliger for av med utviklingshemming 1.035 133"; 93?‘;- i 93% l 50 'å li i l IDE ZIEZCLS ID: C-22: a L‘ C-£223-' Ill 112: l 10% j s* av" a* f* se* 4 Kommentar: Loddrett akse viser-prosentandel viser prosentandel brukere som har fått oppnevnt tjenesteansvarlig ii de ulike bydelene frajuni 2013 til november 2014. Vannrett akse viser de bydeler som har startet innføring innforing av behovsstyrt bemanning. 5. Anbefalinger for videreføring av beltovsstyrt liehovsstyrt benianriirig bemanning i virksonilietene virksontltetene For å sikre et godt grunnlag for å kunne gi anbefalinger om veien videre, ble det i 2014 sendt en henvendelse til samtlige bydeler og Sykehjemsetaten. Det ble etterspurt innspill på mulige konsekvenser og forslag til hvordan virksomhetene kan videreføre og tilpasse behovsstyrt bemanning i tjenestene etter at sentral oppfølging bortfaller. Helseetaten mottok svar fra ti bydeler og bydeler og Sykehjemsetaten. Sykehjemsetaten. 5.1 Nlnlige Mulige konsekvenser ltorisel\'\'eitsei' ved at ut sentral oppfolgirig (lpplolgitig På bakgrunn av innhentet informasjon oppsummeres ripplmrei* opphorer mulige konsekvenser ved at sentral opp- følging opphører: l. 1. Manglende forankring på ledelsesnivå i Oslo kommune. Dersom modellen er lite forankret i virksomhetens ledelse vil det være risiko for at ansvar for oppfølging smuldrer opp og fører til at modellen ikke videreføres i virksomheten. Sykehjemseetatens innspill er at det har vært lite fokus på å sikre forankring i tjenesteapparatet og det vil derfor få konsekvenser for Sykehjemsetaten på alle områder hvor Helseetaten avslutter sitt arbeid. 20 2. Lik standard standard bortfaller bortfaller og og ulike ulike systemer systemer oppstår oppstår ved ved at grensen grensen for for antall antall brukere brukere per tjenesteansvarlig, tjenesteansvarlíg, gjeldende kompetansekrav og stillingsstørrelse ikke overhol- des. Det er en risiko for at virksomhetene etter en tid utvikler ulike systemer og derved gradvis endrermodellen, slik at at behovsstyrt bemanning ikke lenger følges. Avvikling av sentral oppfølging vil på sikt kunne føre til ujevn kompetanse, svekke utviklingen av modellen i virksomhetene og dermed føre til at Oslo kommune ikke lenger arbeiderutfra en lik modell. Virksomhetene viser til behovsstyrt bemanning på Helseetatens intranettside,hvor de finner informasjon om gjeldende standarder,oppdatertefunksjonsbeskrivelser og andre nødvendige skjemaer for å følge opp modellen på tjenestestedet. Ved avvikling av sentral oppfølging vil ikke denne intranettsidenbli oppdatert. «Mulig ulempe med ansvarsovertakelsejor ansvarsovertakelsefor bydelene kan være at man man underveisfaller bortfra ordningen eller at kravene ikke blirfulgt opp tilstrekkelig. Man kan også risikere at bydelen gjør egne tolkninger og vurderinger som kan stride mot de opprinnelige prinsippene i behovssstyrt behovsstyrt bemanning». Ledere i bolig (innspill høst 2014) 3. Modellen utvikles ikke i tråd med endringer ute i tjenestene. Fraværav sentral oppfølging av modellen vil kunne medføre at funksjonsbeskrivelser, standarderog skjemaer ikke blir oppdatert/revidertog videreutviklet og kvalitetssikret i tråd med endringer i tjenestene. tjenestene. endringer 4. Overordnet samarbeidspartner for utvikling av ny funksjonalitet i Gerica bortfaller. Modellen er ikke ferdig utviklet som kompetansestyrende system i Gerica. Helseetaten har hatt en pådriverrollefor å videreutvikle Gerica på dette området. Uten slik funksjonalitet som ledere etterlyser, mangler ledelsen et viktig redskap for å motivere og bruke behovsstyrt bemanning etter intensjonen. 5. Manglende veiledningstilbud til leder under innførings- og oppfølgingsarbeidet. De tjenestestedene som ikke har innført behovsstyrt bemanning kan få en større utfordring med å innføre modellen uten sentral tilrettelegging og veiledning av ledere. Dette kan medføre at behovsstyrt bemanning ikke blir iverksatt på de tjenestestedene som ikke har innført per 31.12.14. Sykehjemsetatens innspill er at når Helseetaten avslutter sitt arbeid, vil dette få betydelig konsekvens tydelig konsekvens for for sykehjem sykehjem som som ikke ikke har, har, eller eller kun kun delvis delvis har har tatt tatt i bruk bruk behovsstyrt behovsstyrt bemanning. 53.2Anbefaling 5.2 Anlicfaliiig om om sentral sentral syslciiisttittt' systernsmttc På bakgrunnav innspill fra virksomhetene og øvrige opplysninger som framkommeri rapporten, vurderes det at uten sentral systemstøtte er risikoen stor for at ulike varianterav modellen utvikles eller at modellen stagnererog ikke utvikles i tråd med tjenestene. Helseetaten har derfor inntil videre prioritertå avsette en mindre stillingsressurs med ansvar for å vedlikeholde og oppdatere minstestandardkrav,vedlikeholde intranettsidenog være pådriver for å utvikle ny funksjonalitet for kompetansestyring i Gerica i samarbeid med tjenestene og Prosit i Helseetaten. 21 21 5.3 Anhclnlirig Anbefaling inn vidorcforing om videreføring i virksomhetciitvirksomlielclit* "‘.‘9?°.\‘ "‘.‘°P°.\‘ I tillegg til at det er avsatt en en viss sentral systemstøtte i Helseetaten er det nå virksomhetenes ansvar og videreføre modellen i sine tjenester. Det forventes at tjenestene rekrutterer og innehar riktig bemanning utfra minstestandardkrav (vedlegg l), sikrer at brukere får oppnevnt tj enesteansvarli g, og ved behov primærkontakt, og sikrer at ansatte gis nødvendig informasjon tjenesteansvarlig, og opplæring i modellen. På bakgrunn av tilbakemeldinger fra ledere i virksomhetene foreslås følgende tiltak som kan bidra til at virksomhetene bidra virksomhetene selv selv kan kan videreføre videreføre behovsstyrt behovsstyrt bemanning: bemanning: 1. Videreføring av modellen forankres i virksomhetenes Styringsdokumenter og planarbeid l. som igjen videreføres i lokale planer (for eksempel årsplaner. opplæringplaner, opplæringplaner. kompetanseplaner). tanseplaner). 2. Virksomhetene innlemmer oppfølging av modellen i sitt intemkontrollsystem internkontrollsystem for eksempel gjennom jevnlig rapportering i linjen. 3. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester etterspør minstestandardkrav gjennom rapOslo kommune for portering fra virksomhetene eller gjennom Kvalitetsmålingssystemet i Oslo eksempel ved revisjoner. Den enkelte leder har ansvar for opplæring og videreføring av modellen. Ansvar for koordinering, opplæring og støtte i implementeringen tillegges en eksisterende funksjon på virksomhets- eller tjenestenivå. for eksempel kvalitets—/fagansvarlig, kvalitem/fagansvarlig, Gerica systemkoordinator/ Superbruker. superbruker. Ledere som ikke har innført. innført, kan få bistand fra ledere i egen virksomhet som har innført modellen. Innføring i modellen inngår i opplæringsplaner til nyansatte ledere og ansatte. Minstestandardkrav publiseres på kommunens nettsider. Informasjonsbrosjyre utarbeides til brukere. . Det opprettes en felles møteplass for virksomhetenes ressurspersoner i behovsstyn behovsstyit be- manning for erfaringsutveksling og videreutvikling av modellen. 22 Referanser Helse- og omsorgsdepartementet. (2013). Morgendagens omsorg. Oslo kommune Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. Byrádens sak 13/2013. Oslo kommune, Helse- og velferdsetaten. Sluttrapport. (201 l). Behovsstyrt (2011). Be/iovsstyrt Bemanning-BOB Beinannizig-BOB 2010-2011 Oslo kommune Helseetaten. (2014). Kartleggingsundersøkelse Kartleggingsundersokelse Behovsstyrt Behovsslyrt Bemanning, BOB. Strandquist, M. (2005a). Pasientansvarlig Pasienransvarlig sykepleier i kommunen. Stokkeprosjektet. Stokke kommune. Strandquist, M. (2005 b). Konzpetent onisorg. F orsvarli orsvarlí ge, motiverende og eflektive tjenester. Stokkeprosjektet. Høgskolen i Vestfold. Strandquist, M. (2009). Kompass 2009. Eifalueríngsrapport. Evalueríngsrapport. Oslo: Norsk Sykepleierforbund. Strandquist, M. & Adal, L. (2011). VEIEN VEIEN TIL TIL BEDRE HELSELEDELSE HELSELEDELSE IKOS-indívidbasert IKOS—z'ndz"vz‘dbasert kompetcmsestyring (lutg.) (1utg.) Oslo: Kommuneforlaget AS kompetansestyring V e til e gg Vedlegg Vedlegg 1: Minstestandardkrav Vedlegg 2a: Funksj onsbeskrivelse for tj enesteansvarlig tjenesteansvarlig Vedlegg Vedlegg 2b: 2b: Funksjonsbeskrivelse Funksjonsbeskrivelse for priinærkontakt for primærkontakt Vedlegg 3: lnnføringsplan Innføringsplan Vedlegg 4: Sjekkliste for leder ved innføring av behovsstyrt bemanning behovsstyrt bemanning 23 Vedlegg 1 Minstestandardkrav - for behovsstyrt bemanning Alle brukere skal ha en tjenesteansvarlig (TA). Ved omfattende behov oppnevnes i tillegg en primærkontakt (PK). Alle tjenestesteder må ha minst 2 tjenesteansvarlige og 2 primærkontakter. Tjenesteansvarlig og primærkontakt må arbeide brukerrettet i minst 75 % % stilling. Maksimalt antall brukere per tjenesteansvarligz 100 100 % Stillingsstørrelse 75 % Hjemmesykepleie 20 25 Praktisk bistand og opplæring 3 4 Korttidsopphold i institusjon 4 6 Korttidsopphold rullerende 8 10 Langtidsopphold i institusjon 8 10 10 -v Maksimalt antall brukere per primærkontakt: Avhengig av brukers behov sett opp mot primærkontaktens kapasitet. Leder vurderer hvor mange brukere primærkontakten klarer å følge opp. Kompg;gn§gkrav1;ilgigngsteangv Komggggnsgkrav grlig til gjgngsteansvgrlig Tjenesteansvarlig skal ha en bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov. I hjemmesykepleie og sykehjem er det som regel sykepleier (evt. vernepleier). lI boliger for mennesker med utviklingshemming har vernepleier bredest generalistkompetanse. Det er satt en minstestandard for antall vernepleiere per bolig. Se tabell nedenfor. Når minstestandard til vernepleierkompetanse er oppfylt, kan ansatte med en annen helsefaglig-, sosialfaglig- eller pedagogisk bachelorgrad som treffer brukers vesentligste bistandsbehov, oppnevnes oppnevnes som som tjenesteansvarlig. tjenesteansvarlig. 2 3 3 4 5 6 7 8 8 9 10 11 11 12 13 14 15 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 Kravtilantall vernepleiere 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 3 3 3 Antall brukere Kravtilantall 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 Antall brukere Kravtilantall TA TA Kravtilantall vernepleiere Komgetansekrav Kompetansekrav til primærkontakt Hjelpepleier/omsorgsarbeider/he Hjelpepleier/omsorgsarbeider/helsefagarbeider lsefagarbeider utdanning på minimum videregående nivå. eller annen relevant helse- og/eller sosialfaglig Vedlegg Vedlegg 2 a Funksjonsbeskrivelse for tjenesteansvarlig (TA) Organisasjonsmessig tilknytning Naermeste leder utpeker tjenesteansvarlig og hvilke brukere denne skal ha ansvar for. Nærmeste Rolle og Rolle og myndighetsområde myndighetsomráde Tjenesteansvarlig har faglig beslutningsmyndighet for de brukere denne har ansvar for og samarbeider med primærkontakt om faglig god praksis. Tjenesteansvarlig vurderer brukers behov ved direkte tjenesteyting og sørger for at tjenestene er i henhold til lowerk, kommunale retningslinjer og teoretisk fagkunnskap. Ansvar og oppgaver Ansvar og oppgaver er rettet mot brukermedvirkning, tjenester. praksis i utførelse av tjenesten og koordinerte Brukermedvirkning 0 Har ansvar for å informere bruker og pårørende/verge om hvem som er tjenesteansvarlig og primærkontakt. 0 lvaretar Ivaretar brukers rett til informasjon og tilrettelegger for brukers medvirkning. 0 Holder a jour dokumentasjon i Gerica om hvem bruker har utpekt som nærmeste pårørende samt hvem som er oppnevnt verge. 0 Samarbeider med brukers nærmeste pårørende om spørsmål om helsehjelp dersom samtykkekompetansen helt samtykkekompetansen helt eller eller delvis delvis bortfaller. bortfaller. Dersom Dersom brukermedvirkning brukermedvirkning ikke ikke kan kan ivaretas ivaretas med med dette, meldes behov for verge. Praksis i utførelse utfgrelse av tjenesten 0 0 Samarbeider med bruker og pårørende/verge om gjennomføring av tjenesten. Vurderer jevnlig om tjenestetilbudet treffer brukers behov gjennom direkte tjenesteyting (retningsgivende hvert 7. hoved besøk). 0 Dokumenterer brukers helse- og livssituasjon i Gerica som viser behov for kompetanse i direkte tjenesteyting. Sørger for at bruker er kortest mulig i uavklart situasjon. 0 Innehar det faglige ansvaret for utforming og innhold i tiltaksplan etter innspill fra og i dialog med primaerkontakt. primærkontakt. 0 0 Evaluerer og oppdaterer dokumentasjon og informasjon kontinuerlig. Dette omfatter blant annet tiltaksplan, IPLOS,medisinske opplysninger i Gerica og brukerperm/informasjonsperm, ev. annet planarbeid. Veileder medarbeidere i det faglige arbeidet rundt bruker. 0 Bidrar til å sikre faglig forsvarlige tjenester på laveste effektive omsorgsnivå (LEON-prinsippet). Melder endringer i brukers behov for tjenester i henhold til virksomhetens rutiner og sørger for at innhold og tid i vedtak samsvarer med planlagt tjenesteyting. 0 0 Kan delegere særskilte oppgaver til primærkontakt og andre konkrete personer etter opplæring. Innhenter spesialkompetanse fra interne og eksterne ressurspersoner og kilder utpekt av nærmeste leder. 0 Vurderer i samarbeid med PK når det er oppnevnt, om bruker har behov knyttet til personlig utstyr, hjelpemidler og bolig. Melder behovene til pårørende/verge og sørger for at disse blir ivaretatt. Koordinerte tjenester 0 Dokumenterer hvilke andre som yter tjenester til bru bruker ker med kontaktopplysninger i Gerica. 0 Samarbeider med fastlege og andre tjenesteytere om et helhetlig og tverrfaglig tjenestetilbud. Tjenesteansvarlig er den som fører dialog og har kontakten med annet helsepersonell i medisinske spørsmål. For boliger: Dersom tjenesteansvarlig ikke har medisinsk kompetanse, utføres denne oppgaven av verne- eller sykepleier/medisinsk ansvarlig i boligen. 0 lnformerer Informerer om og initierer individuell plan etter behov. Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning O1.01.20l5 01.01.2015 Lovverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov om helsepersonell Lov om pasient- og bru kerrettigheter Lov om vergemål Forskrift Forskrift Forskrift Forskrift om om om om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp pasientjournal Kommunale retningslinjer Bystyresak 204/1999 «Kvalitet og kvalitetsmåling i pleie og omsorgstjenestene» Etiske regler i Oslo kommune Virksomhetens kvalitetssystem Serviceerklæring Stillingsbeskrivelse Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015 v Vedlegg 2 b Funksjonsbeskrivelse for primærkontakt (PK) Organisasjonsmessig tilknytning Nærmeste leder primærkontakt og ansvarfor. Nærmeste leder utpeker utpeker primærkontakt og hvilke hvilke brukere brukere denne denne skal skal ha ha ansvarfor. Rolle og myndighetsområde myndighetsomráde Primærkontaktfunksjonen er en utfyllende rolle til tjenesteansvarlig og og sørger for kvalitet og kontinuitet på tjenestene på tjenestene ved ved hyppig hyppig direkte direkte tjenesteyting. tjenesteyting. Primærkontakt Primærkontakt samarbeider samarbeider med med tjenesteansvarlig tjenesteansvarlig om om faglig god praksis og sørger for at utførelsen av tjenestene er i henhold til lovverk, kommunale retningslinjer og teoretisk fagkunnskap. Ansvar og oppgaver Ansvar og oppgaver er rettet mot brukermedvirkning, tjenester. praksis i utførelse av tjenesten og koordinerte Brukermedvirkning 0 0 0 Gjør seg godt kjent med brukers ressurser og behov. Ivaretar brukers rett til informasjon og tilrettelegger for brukers medvirkning. Samarbeider med tjenesteansvarlig og brukers nærmeste pårørende om spørsmål om helsehjelp dersom brukers samtykkekompetanse helt eller delvis bortfaller. Praksis i utførelse av tjenesten 0 Samarbeider med tjenesteansvarlig, bruker og pårørende/verge om gjennomføring av tjenesten. 0 0 Utfører så ofte som mulig tjenester til bruker i tråd med tiltaksplan i Gerica. Vurderer i samarbeid med tjenesteansvarlig om bruker har behov knyttet til personlig utstyr, hjelpemidler og bolig. Melder behovene til pårørende/verge og sørger for at disse blir ivaretatt. 0 0 Samarbeider med tjenestansvarlig om utforming av tiltaksplan. Innhenter relevant fagkunnskap og brukerobservasjoner til tiltaksplan. 0 0 Veileder medarbeidere i gjennomføring av tiltaksplan. Bidrar Bidrar til utfyllende utfyllende og og oppdatert oppdatert informasjon informasjon og og dokumentasjon dokumentasjon i Gerica Gerica og og brukerperm/informasjonsperm, ev. annet planarbeid. 0 0 Utfører særskilte oppgaver etter delegasjon fra tjenesteansvarlig. Bidrar Bidrar til å sikre sikre faglig faglig forsvarlige forsvarlige tjenester tjenester på på laveste laveste effektive effektive omsorgsnivå omsorgsnivå (LEON-prinsippet). (LEON-prinsippet). Melder fra til tjenesteansvarlig om endringer i brukers behov for tjenester og om manglende samsvar mellom innhold og tid i vedtak og planlagte oppdrag. Hastesaker meldes ansvarsvakt. Koordinerte tjenester 0 Bidrar til at kontaktopplysninger 0 om andre tjenesteytere oppdateres i Gerica. Samarbeider med andre tjenesteytere for et helhetlig og tverrfaglig tjenestetilbud tjenesteansvarlig. Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015 etter avtale med vv Lovverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov om helsepersonell Lov om pasient- og brukerrettigheter vergemål Lov om Vergemål Forskrift Forskrift Forskrift Forskrift om om om om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene Iegemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp legemiddelhåndtering pasientjournal Kommunale retningslinjer Bystyresak 204/1999 «Kvalitet og kvalitetsmåling i pleie og omsorgstjenestene» Etiske regler i Oslo kommune Virksomhetens kvalitetssystem Serviceerklæring Stillingsbeskrivelse Oslo kommune, Helseetaten. Behovsstyrt bemanning 01.01.2015 Oslo kommune, Helseetaten 2014 Helseetaten. Helseetaten, Leder Rapportering 5 Evaluering Leder leder l lelseetaten llelseetaten Rapportering 4 Vciledning/midtevaluering avtales Vcilcdning/midtcvaluering Leder Leder Rapportering 3 Helseetaten Leder Lcder for før oppstart) Rapportering 2 og forberedelser Leder av innforingsmateriale Leder Oppstart i avdelingen - rapportering l1 (gjennomgang Leder forbereder avdelingen på oppstartjfr. lederstøtte (fordeling av tjenesteansvarlig og primærkontakt, priinærkontakt, opplæring av ansatte, bestemme oppstarts dag. informasjon til alle ansatte) Lederopplæring 2 I lelseetaten Ansvar Lederopplæring l bemanning behovsstyrt bemanning Helseetaten Aktivitet Innføringsplan Kartlegging/godkjenning av bemanning Vedlegg 3 Tidspunkt D l A O D Vedlegg 4 Sjekkliste for leder ved innføring av behovsstvrt bemanning Forståelse Har kjennskaptil at systemet er forankret i Oslo kommunes politiske og administrative ledelse Har kjennskap til kriterier for hvem som kan inneha funksjonen som tjenesteansvarlig og primærkontakt Kjenner til funksjonsbeskrivelsenetil tjenesteansvarlig og primærkontakt Avklare brukers hovedvedtak (gjelder de brukere som har flere tjenestetyper) Planleggingog oppfølging A. Fastsetter dato for oppstart i avdelingen B. Fordeler tjenesteansvarlig til alle brukere og fordeler primærkontakt etter behov C. Oppnevner stedfortreder for tjenesteansvarlig og primærkontakt D. Avklarer hvordan tjenesteansvarlig og primærkontakt skal samarbeide E. lnformerer lnformerer alle ansatte (inkl. nattevakter, vikarer/ekstravakter) om ordningen, og sørger for at informasjonsmateriell er tilgjengelig (se under) F. Ivaretar Ivaretar ansatte ansatte som får endret ansvar og oppgaver G. Gjennomgår Gerica manual med tjenesteansvarlig og primærkontakt og vurderer behov for opplæring av ansatte i Gerica H. Underviser tjenesteansvarlig og primærkontakt om deres funksjon ved å gjennomgå funksjonsbeskrivelsene I. Leggertil rette for at tjenesteansvarlig og primærkontakt kan ivareta administrative oppgaver for sine brukere J. Har oversikt over interne og eksterne ressurspersonerog kilder slik at tjenesteansvarlig kan innhente spesialkompetanseved behov K. Avklarer hvordan tjenesteansvarlig skal informere brukere og evt. pårørende/hjelpeverge/verge om hvem som er tjenesteansvarlig og primærkontakt L. lnformerer Informerer andre relevante tjenesteytere om hvem som er tjenesteansvarlig og primærkontakt M. Melder behov for veiledning til Helseetaten og avtaler hvordan veiledningen skal gjennomføres N. Rapporterer framdrift i innføringsfasenetter gitte datoer Materiell: Informasjonsbrev om tjenesteansvarlig og primærkontakt til bruker lnformasjonsbrev Funksjonsbeskrivelser Gericamanual Fremdriftsskjema og veileder til framdriftsskjema Forbedringsskjema Rapporteringsskjemafor leder Oslo kommune, Helseetaten 2014
