lataa opas - Auria Yrityslaskenta

KONKARIT – helpompaa yrittäjyyttä
Toivotko apua rutiinien ja toimintatapojen tehostamiseen tai kaipaatko näkemystä siihen, miten
yllättävät tilanteet tai suunnitellut muutokset vaikuttavat yrityksesi kannattavuuteen?
LUKIJALLE
Yritystoiminnan vakiinnuttua on useimmat termit ja toimintatavat
varmasti tulleet jo tutuiksi. Silti eteesi saattaa tulla yllättävä tilanne
jossa et oikein tiedä miten se vaikuttaa vaikkapa yrityksen
maksuvalmiuteen. Joskus voi olla niinkin, että olet niin tottunut omiin
rutiineihisi, ettet edes huomaa toiminnan muuttuneet tehottomaksi.
Tämän pikaoppaan tavoitteena on antaa kirjanpitäjän vinkkejä yrityksen
arkirutiinien tehostamiseen ja talousjohtamiseen, sillä jo pienin
toimenpitein selätät mahdolliset isommat haasteet ennakolta.
Antoisia lukuhetkiä toivottaa
Mira Manninen
Auria Yrityslaskenta Oy
OSA 1
ARKIRUTIINIT SUJUVIKSI
Myyntilaskut oikein ja tehokkaasti
Palkanlaskentaan täsmällisyyttä ja sujuvuutta
Järkeistä paperin pyörityksesi
Usein myyntilaskut hoidetaan yrityksen sisältä käsin. Hyviä puolia tässä
on se, että laskuttavassa yrityksessä on varmasti paras käsitys siitä
mitä on myyty ja millä ehdoilla. Haastavaksi tilanne käy silloin jos
laskutus on kiireisen yrittäjän harteilla eikä laskujen tekemiseen löydy
aikaa. Tällöin käy helposti niin, että asiakkaan maksu näkyy tilillä
vasta siinä vaiheessa, kun kassa jo kumisee tyhjyyttään. Muista, että
asiakkailla on aina oma maksuaikansa, joka ei valitettavasti huomioi
laskuttavan yrityksen kassatilannetta.
Joskus yritykset pyrkivät nopeuttamaan rahankiertoa antamalla
asiakkailleen käteis- eli kassa-alennuksia (esim. 5 pv -2%, 14 päivää
MYYNTILASKUT
netto). Laskennallisena vuosikorkona näistä alennuksista muodostuu
kuitenkin huimia summia - etenkin silloin, jos maksut ovat toistuvia ja
alennukset käytössä kaikilla. Yksittäisissä tapauksissa käteisalennus
saattaa olla järkevä vaihtoehto, mutta isomman massan osalta
kannattaa harkita tarkkaan.
Jos myyntisaamisten kierto on kassallesi liian pitkä, kannattaa sinun
Kuinka tehdä ne oikein ja tehokkaasti
käydä maksuehtosi uudestaan läpi. Pyri saamaan neuvoteltua
myyntilaskuillesi lyhyempi ja vastaavasti ostolaskuillesi hieman
pidempi maksuaika. Toisinaan auttaa myös se, että järjestät itsellesi
aikaa laskutuksen tekemiseen viikoittain sen sijaan, että kirjoitat
kaikki odottavat laskut keskitetysti kerran tai pari kuukaudessa. Hyvä
vaihtoehto on myös ulkoistaa laskutus esimerkiksi tilitoimistolle, mutta
tällöin sinun tulee tehdä selkeät työohjeet laskuttajalle.
VINKKEJÄ MYYNTILASKUTUKSEEN
•
Vaikka käyttäisitkin laskutuksessa Excel-pohjaa, lisää laskuihin juokseva
numerointi - laskusta tulee aina löytyä laskunumero. Laskutusohjelman
käyttäminen on tästä syystä suositeltavaa, sillä lakisääteiset laskumerkinnät
on silloin huomioitu jo valmiiksi.
•
Yritys- ja yksityisasiakkaalla voi olla erilaiset maksuajat. Yritysten välinen
maksuaika määräytyy keskinäisen sopimuksen mukaan. Yksityisasiakkaille
puolestaan maksuaika on useimmiten 14 vrk, sillä maksukehotusmaksua ei voi
periä ennen kuin tuo 14 vrk laskun lähettämisestä on kulunut.
•
Toimita aina kaikki myyntilaskutukseen liittyvät tositteet kirjanpitäjällesi. Jos
käytät omassa laskutusohjelmassasi reskontratoimintoa, usein riittää, että
toimitat kirjanpitäjällesi kuukausittaisen raportin kaikista laskutetuista ja
suoritetuista tapahtumista sekä listan avoimista laskuista. Muista kuitenkin
sopia tästä kirjanpitäjäsi kanssa etukäteen niin hän osaa antaa sinulle
täsmällisempiä neuvoja.
PAKOLLISET LASKUMERKINNÄT
Arvonlisäverolaissa on säädetty kaikista myyntilaskussa tarvittavista tiedoista. Vaatimukset
koskettavat kaikkia sellaisia tositteita, jotka toimivat laskuna. Vähäisillä laskuilla, eli arvoltaan
enintään 400 euroa, on kevennetyt vaatimukset (listassa tummennettu). Jos laskun tiedossa
esiintyy puutteita, tulee laskun vastaanottajan pyytää tilalle uusi versio, jotta hän saa
kirjanpitoonsa lain määräykset täyttävän aineiston. Pakolliset laskumerkinnät ovat:
•
laskun antamispäivä
•
juokseva tunniste
•
myyjän nimi, osoite ja
arvonlisäverotunniste
•
•
merkintä myynnin verottomuudesta tai
viittaus arvonlisäverolain taikka
arvonlisäverodirektiivin kyseiseen
säännökseen
•
ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn
verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on
kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
ostajan verovelvollisuudesta merkintä
”käännetty verovelvollisuus”
•
ostajan laatimaan laskuun merkintä
”itselaskutus”
•
ostajan nimi ja osoite
•
tiedot uusista kuljetusvälineistä
•
Tavaroiden / palveluiden määrä ja laji
•
•
tavaroiden toimituspäivä, palvelujen
suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
•
veron peruste verokannoittain, yksikköhinta
ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, •
jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmäkäytetyt tavarat”,
”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet”
tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja
antiikkiesineet”
merkintä ”voittomarginaalijärjestelmämatkatoimistot”
•
verokanta
•
merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
•
suoritettavan veron määrä
•
muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
1 OTA KÄYTTÖÖN LASKUTUSOHJELMA
Excelöinti on mukavaa mutta laskutukseen sitä ei kannata käyttää. Valmiissa
laskutusohjelmassa on jo valmiiksi mietitty monet käytäntöä helpottavat asiat kuten
viitenumero, laskun numerointi ja suoritusten kirjaus puhumattakaan selkeästä ulkoasusta.
Laskut myös säilyvät sillä et voi vahingossa tallentaa laskun päälle uutta.
2 HALLINNOI LASKUTETTAVIA TÖITÄ JA TUOTTEITA
Laskutusohjelmiin saa usein tuotua tietoa muista järjestelmistä. Ota käyttöön
projektinhallinta-/työajankirjausjärjestelmä tms. jolloin saat tiedot siirrettyä suoraan
laskulle ilman manuaalisia välivaiheita etkä ole pelkän muistin varassa. Näin kaikki
tarvittava varmasti myös päätyy laskulle asti ja virheiden mahdollisuus pienenee.
TEHOA
LASKUTUKSEEN
3 LAITA REKISTERIT KUNTOON
Päivitä asiakas- ja tuoterekisteri ajan tasalle viimeistään nyt. Kirjaa rekisteriin kaikki
oleellinen tieto asiakkaastasi, kuten yhteystiedot, laskutusosoite, maksuehto ja
yhteyshenkilö sekä muut sellaiset asiat jotka ovat tärkeitä asiakassuhteen hoitamisen
kannalta. Tuoterekisterissä puolestaan on hyvä olla tiliöintioletukset, arvonlisäverokanta,
tuotteen/palvelun kuvaus ja oletushinta. Kun teet nämä kerran huolellisesti ja tarvittaessa
päivität, ei sinun tarvitse laskutusvaiheessa enää etsiä tietoja sieltä sun täältä.
3 LUO YHTENÄINEN HINNASTO
Mieti tuotteillesi ja palveluillesi yhtenäiset hinnat. Näin sinun ei tarvitse miettiä jokaisen laskun kohdalla
mitä juuri tämän asiakkaan kanssa on hinnoista sovittu. Jos asiakaskohtaisia hintoja kuitenkin on, merkitse
nämä asiakaskortistoon, jolloin ne päivittyvät laskulle automaattisesti ohittaen oletushinnaston.
4 SEURAA SAATAVIASI SÄÄNNÖLLISESTI
Se ei vielä riitä, että saat laskut lähtemään ajallaan. Myös saatavien kotiutumista tulee seurata
säännöllisesti. Useimpien laskutusohjelmien avulla saat suoritukset kirjattua suoraan laskulle, jolloin
käytettävissäsi on listaus avoimista laskuista. Älä arastele lähettää maksumuistutuksia, sillä kyseessä on
oman kassanhallintasi kannalta erittäin oleellinen asia. Jos asiakkaasi eivät maksa sinulle laskuja ajallaan,
joudut ehkä siirtämään omien laskujesi maksamista jolloin sinulle itsellesi aiheutuu ylimääräisiä kuluja
muistutus- ja viivästyskorkomaksuista. Tarvittaessa maksumuistutukset ja perintätoimet voi ulkoistaa
perintätoimistolle.
5 OTA KÄYTTÖÖN VERKKOLASKUTUS
Verkkolaskutus on kustannustehokas ja suositeltava vaihtoehto ihan kaikenkokoisille yrityksille. Jos
asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskuja, tehostaa se laskun käsittelyä vastaanottajalla. Niille asiakkaille
jotka eivät vielä vastaanota verkkolaskuja, välittyy lasku tulostuspalvelun kautta normaalisti etanapostina.
Verkkolaskuja voit tehdä oman laskutusohjelmasi kautta, jos se tulee toimintoa. Toinen yleinen vaihtoehto
on sähköiset taloushallintojärjestelmät, jossa tilitoimisto ja asiakas toimivat samassa ympäristössä. Tällöin
laskutus, reskontrat ja kirjanpito on suoraan integroitu ja tieto kulkee saumattomasti ohjelmiston,
verkkolaskuoperaattorin ja pankin välillä.
Työnantajalla on aina melkoinen urakka
työsuhdeasioihin perehtymisessä. Säädöksiin ja
pykäliin tutustuminen on kuitenkin sinun
velvollisuutesi työnantajana.
Normaalin tunti- tai kuukausipalkan laskeminen ei
ole mitään rakettitiedettä. Sen sijaan päänvaivaa
useimmalle yrittäjälle tuottaa ns. palkanlaskennan
PALKANLASKENTA
erityistilanteet, kuten vuosilomat, sairastuminen,
lomautus, ylityöt, perhevapaat ja arkipyhät. Näiden
lisäksi voi olla vielä toimialakohtaisia
laskentasääntöjä, kuten keskituntiansio,
pekkaspäivät sekä olosuhde- ja haittalisät.
Tilannetta ei yhtään helpota se, että
Järjestelmällisesti ja täsmällisesti työmäärä
pienemmäksi
työehtosopimukset on usein laadittu haltijakieleen
verrattavilla lauserakenteilla ja sanoilla.
Kaikesta kuitenkin selviää ja usein järjestelmällisyys
ja täsmällisyys ovat ne avainsanat, joilla asiasta voi
tehdä ymmärrettävämmän.
1 KIRJALLISET SOPIMUKSET
Tee työsopimukset aina kirjallisesti ja kirjaa siihen kaikki sovitut asiat. Suullinen sopimus on
yhtä sitova kuin kirjallinen, mutta huomattavasti vaikeampi osoittaa myöhemmin mitä on
sovittu. Jos työsopimukseen tehdään molempien osapuolien hyväksymiä muutoksia, tee
myös ne kirjallisesti.
2 TYÖAIKAKIRJANPITO
Työaikakirjanpito on työnantajalle laissa asetettu vaatimus pitää kirjaa työntekijän
toteutuneista työtunneista. Työaikakirjanpitoon merkitään säännöllisen työajan lisäksi
mahdolliset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut rahalliset
korvaukset ja annetut vapaat. Työnantajan on aina vaadittaessa esitettävä
työaikakirjanpito. Se on myös palkkaepäselvyyksien ratkaisemisessa hyvin olennaisessa
JÄRJESTELMÄLLISYYTTÄ
asemassa.
3 MATKALASKUT
Jos maksat työntekijöillesi kilometrikorvauksia tai päivärahoja, maksa ne ainoastaan
matkalaskua vastaan. Matkalaskun tulee olla työntekijän itsensä laatima ja allekirjoittama.
Jos maksat nämä maksut ennen kuin olet matkalaskun konkreettisesti saanut, aiheutat vain
suotta itsellesi päänvaivaa, sillä jälkikäteen sitä on aina hankalampi saada.
Näillä vinkeillä sujuvoitat palkanlaskentarutiineja, varsinkin jos hoidat palkanlaskennan itse.
•
Määritä kaikille työntekijöille sama palkkakausi ja palkanmaksupäivä. Helpotat omia
rutiinejasi suuresti pelkästään sillä, että palkoista tarvitsee huolehtia vain yhtenä päivänä.
•
Kesäloma-ajan palkka kannattaa sopia työntekijän kanssa maksettavaksi normaaleina
palkanmaksupäivinä. Näin työntekijäkään ei joudu sellaiseen tilanteeseen, että palkkapäivien
väli venyy liian pitkäksi. Tarkista kuitenkin työehtosopimuksesta voiko asiasta sopia
paikallisesti.
•
Hanki yrityksellesi kunnollinen palkanlaskentaohjelma. Excel-taulukot sopivat kyllä joissakin
tilanteissa, mutta esimerkiksi lakisääteisten ilmoitusten tekeminen hankaloituu
huomattavasti, jos niihin tarvittavat tiedot joutuu poimimaan useasta eri tiedostosta.
•
SUJUVUUTTA
Tutustu huolella alallasi voimassaolevaan työehtosopimukseen. Esimerkiksi loma-ajan
palkkaan ja haittalisiin liittyvät määräykset voivat vaihdella huomattavasti eri alojen
työehtosopimusten välillä. Tarkista myös mitä tes sanoo ylityökorvauksista,
työajanlyhennyksistä, arkipyhäkorvauksista ja sairasajan palkasta.
•
Selvitä, onko alallasi voimassa yleissitova työehtosopimus. Se tarkoittaa sitä, että sinun on
noudatettava voimassa olevaa työehtosopimusta, vaikka yrityksesi tai työntekijäsi eivät
ammattiliittoon kuuluisikaan.
Yrityksen paperiasiat ei useinkaan ole yrittäjän lempiasioita ja ne tuntuvat vievän
aikaa tärkeämmältä eli liiketoiminnalta. Todellisuudessa byrokratia ei ole suuren
suurta ja aikaa menee prosentin verran koko työajastasi, kun vain hetken jaksat
keskittyä ja teet ne kerralla oikein. Yhä uudelleen saman asian tekeminen syö aikaa
ja hermoja. Jos esimerkiksi oiot virheitä vartin päivässä, vie se vuodessa kokonaisen
työviikon.
1 KESKITY
Varaa kalenterista selkeä ajankohta milloin teet paperityöt. Esimerkiksi tiistaina klo
8-10. Älä sovi mitään päällekkäin äläkä salli tekosyitä ajankohdan siirtämiseksi.
JÄRKEISTÄ
PAPERIN
PYÖRITYKSESI
2 TALLENNA
Säilytä paperit, tiedostot, viestit tms. aina samassa, loogisessa paikassa. Näin et
tuhlaa aikaa turhaan etsimiseen. Jos et ole varma onko asiakirja tärkeä, talleta se
siihen saakka kunnes olet ottanut selvää.
3 KYSY
Asioiden korjaaminen vie aina enemmän aikaa kuin etukäteen selvittäminen. Älä
epäröi kysyä neuvoja epäselvissä asioissa. Kaikkea ei tarvitse osata itse, vaan oman
osaamisen ulkopuolella oleville asioille löytyy varmasti palveluntarjoaja.
4 DOKUMENTOI
Kun sovit asioita, kirjaa ne ylös. Kun kysyt neuvoja, kirjaa ne ylös. Kun jokin asia jää
kesken, kirjaa se ylös. Näin et joudu viikkojen kuluttua käyttämään aikaasi samaan
asiaan minkä olet jo tehnyt, tai muistelemaan epätoivoisesti mistä hyvän neuvon
kuulit.
Yritystoiminnassa tulee aina jossain vaiheessa eteen sopimuksen tekeminen. Se voi olla
esimerkiksi vuokrasopimus, työsopimus, yhteistyösopimus tai vaikka kauppakirja.
Sopimusvapaus takaa meille oikeuden valita sopimuskumppanin ja sopimuksen sisällön lisäksi
myös sopimuksen muodon. Suullinen sopimus on siten yhtä sitova kuin kirjallinen. Suosittelen
kuitenkin tekemään kaikki sopimukset kirjallisesti. Asioiden rustaaminen paperille vie hieman
aikaa, mutta se voi säästää aikaa ja rahaa jatkossa – etenkin jos sopimuksen avulla vältetään
erilaiset selvitystyöt tulevaisuudessa. Kun asiat ovat kirjoitettu selkeästi paperille ylös, ei
kenellekään osapuolelle ole vuosienkaan päästä epäselvää, mitä sopimuksen on alun perin
katsottu sisältävän.
Sopimuksissa tulee vastaan hyvin kirjavia käytänteitä. Työsopimukset* ovat näistä hyvä
esimerkki: toiset kirjoittavat ylös työntekijän henkilötietojen lisäksi ainoastaan työtehtävät
ja kuukausittaisen palkan kun taas toiset erottelevat hyvinkin tarkasti myös
lomanmääräytymisajan, koeajan kilpailukiellon, salassapitolausekkeet, irtisanomisajan jne.
SOPIMUKSET
Mitä huolellisemmin ja yksityiskohtaisemmin sopimuksen sisältö on kirjoitettu auki, sen
paremman turvan se antaa molemmille sopijaosapuolille. Vaikka sopimus on suotavaa tehdä
kirjallisesti, ei sen tarvitse koostua munkkilatinaa muistuttavista sanoista. Tarkoitushan on,
että osapuolet myös ymmärtävät mitä paperissa lukee.
*huom. Laissa säädetään työsopimukseen kirjattavat asiat, joten etenkään siinä ei kannata
olla liian niukkasanainen. Tästä enemmän oppaassamme ”ensimmäisen työntekijän palkkaus”
OTTAISINKO AVUKSI ASIANTUNTIJAN?
Merkityksellisimmät sopimukset, kuten esimerkiksi suurempia summia
käsittelevät kauppakirjat tai osakeyhtiössä osakassopimukset, kannattaa aina
teettää lakimiehellä. Pahimmillaan mehevä riita sopimuksesta vahingoittaa
sopimusosapuolien lisäksi koko yritystä. Mieti asiaa vaikka niin, että mitä
suurempi mahdollisuus asian väärinymmärrykselle on olemassa, sitä
todennäköisemmin asia myös ymmärretään väärin. Sopimusten teettämistä ei
kannata ajatella pelkästään ylimääräisenä kustannuksena vaan ennemminkin
yrittäjän/yrityksen omana vakuutuksena.
Kirjanpitäjältä usein kysytään sopimusten laatimisesta, mutta lakimies on
käytännössä ainoa taho, jonka mielipidettä sopimuksen juridisesta sisällöstä
kannattaa kuunnella. Mikään ei kuitenkaan estä hyödyntämästä kirjanpitäjien
laajoja asiantuntijaverkostoja, joten kysy rohkeasti olisiko hänellä suosituksia
tai yhteystietoja esimerkiksi eri aloihin tai sopimustyyppeihin erikoistuneista
lakimiehistä.
Automatisointi ja digitalisaatio ovat olleen kasvavia trendejä jo hyvän aikaa. Eikä
suotta, sillä niiden ansiosta toiminta tehostuu, kustannukset laskevat ja
päätöksenteko voidaan perustaa ajantasaiseen tietoon. Yleisemmin puhutaan
sähköisestä taloushallinnosta.
Kun taloushallintoa halutaan automatisoida, tarkoittaa se konkreettisesti
verkkolaskujen kytkemistä taloushallinnon järjestelmään, jolloin laskut voidaan
kierrättää, hyväksyä ja maksaa sähköisesti ja tiedot siirtyvät automaattisesti
reskontraan. Kun myös tiliotteet ja viitesiirrot liikkuvat sähköisesti, kirjautuu tieto
saapuneista ja suoritetuista maksuista suoraan reskontraan ilman käsin tehtäviä
kirjauksia ja tapahtumat kuittaantuvat suoritetuiksi. Tässä vaiheessa ei enää
viranomaisilmoituksiakaan tehdä paperilla.
Tiedon liikkuminen sähköisesti mahdollistaa joustavan työnjaon mm. asiakkaan ja
kirjanpitäjän välillä, eikä tietojen käsittely ole enää aikaan tai paikkaan sidottua.
AUTOMATISOINTI
Raportteja ei myöskään tarvitse erikseen odottaa tai pyytää, vaan kaikki tieto on
napin painalluksen päässä.
Muista kuitenkin, että parhaat tehot tästä kaikesta saat irti kun sähköistäminen
koskee koko taloushallintoa, ei vain osaa siitä. Yllättäen kaikkein aikaa vievintä ei
olekaan manuaalinen mappien selailu ja käsin tietojen kirjaaminen vaan se, että osa
tiedoista on sähköisenä ja osa perinteisesti paperilla.
SAISITKO NÄISTÄ LISÄARVOA ITSELLESI?
Automatisointia ja digitalisaatiota voi yrityksessä hyödyntää monella muullakin
tapaa kuin laskutuksessa ja kirjanpidossa. Vai mitä mieltä olet siitä että
taloushallinto on täysin sähköinen mutta esimerkiksi työntekijät täyttävät
tuntilistansa paperilla? Ainakin näihin kannattaa tutustua:
•
Työajankirjaus ja –seuranta. Usein näistä saa tiedot siirrettyä rajapinnan
kautta suoraan palkanlaskentaohjelmaan. Kehittyneimmissä on jopa testulkinta, jolloin lisiä, ylitöitä tms. ei lasketa enää käsin.
•
Myös matkalaskujen tekemiseen on olemassa sovelluksia. Voit esimerkiksi
asentaa autoon kiinteästi laitteen johon ajetut kilometrit tallentuvat ja
välittyvät sitten suoraan matkalaskulle. Osa palveluista taas toimii
matkapuhelimen välityksellä, jolloin voit kirjata matkan tiedot suoraan
sovellukseen.
•
Kuittiskannaus. Kun laskut jo liikkuvat sähköisesti, eikö olisi aika tehdä sama
käteiskuiteille? Valitettavasti vielä ei ole mahdollista saada kuitteja
liikkumaan samaan tapaan stardardoidussa muodossa, mutta ainakin ne saa
älypuhelimen avulla mobiiliskannauksella suoraan taloushallinnon
ohjelmaan.
… MUTTA ENSIN PERUSASIAT KUNTOON
Oikein tehtynä automatisointi säästää aikaa, rahaa, resursseja ja hermoja mutta se ei
todellakaan ole mikään oikotie onneen. Automatisointi ei tarkoita sitä, että kaikki tapahtuu
itsestään nappia painamalla, eikä kenenkään tarvitse enää tehdä mitään. Pikemminkin
päinvastoin: perustan on oltava kunnossa jotta siitä yleensä on jotain hyötyä, joten
alkuvaiheessa työsarkaa saattaa olla jopa enemmän.
Otetaan esimerkki. Jos sinulla on jo vuosia ollut tapana hoitaa yrityksen talousasiat
vasemmalla kädellä ja aina myöhässä, oletko asioista kiinnostuneempi tai onko sinulla
enemmän aikaa perehtyä asioihin pelkästään siirtymällä sähköiseen taloushallintoon?
Todennäköisesti hedelmällisemmän alun saat, kun lähdet liikkeelle miettimällä miten saat
asioita tehtyä paremmin eikä millä välineellä. Laskun maksaminen kun on aina laskun
maksaminen, tapahtui se millä välineellä tahansa.
Mennään kuitenkin positiivisen kautta! Nyt sinulla on mahtava tilaisuus miettiä yrityksen
prosessit tehokkaammaksi ja mahdollisesti jopa luoda kokonaan uusia toimintatapoja. Kuka
tietää, vaikka niillä olisi vaikutusta positiivisesti asiakaskokemukseenkin.
Verosuunnittelu ei tarkoita sitä, että verotuksesta etsitään kaikki mahdolliset
porsaanreiät, joiden avulla verojen maksamisesta voisi luistaa. Verojen avulla pidetään
suomalainen yhteiskunta pyörimässä, joten toivottavasti kukaan ei edes harkitse
aktiivista välttelyä niiden maksusta.
Verosuunnittelun tavoitteena on ennakoida verojen maksamisen vaikutuksia yrityksen
toimintaan sekä pohtia, miten yrityksen veroja maksettaisiin järkevimmin. Tämän
jälkeen pyritään löytämään verotuksellisesti edullisimmat ja toimivimmat vaihtoehdot
verojen maksamiselle. Tavoitteena on välttää erilaiset verohaitat sekä ehkäistä
hallitsemattomien verotustilanteiden syntyminen.
Verosuunnittelussa on tuloveron ohella arvioitava muun muassa arvonlisäveron,
varainsiirtoveron, varallisuusveron sekä perintö- ja lahjaveron vaikutukset yrittäjän ja
VEROSUUNNITTELU
yrityksen toimintaan. Vaikkei verosuunnittelu tarkoitakaan verojen maksamisen
minimointia, on verosuunnittelullakin mahdollista säästää. Ideaalitilanteessa verot
maksetaan aina oikean suuruisina ja oikeaan aikaan, jolloin myös vältytään ikäviltä
ylilyönneiltä.
Pienelläkin panostuksella kirjanpitoon sekä huolellisella veroilmoituksen täytöllä voi
pienikin yritys säästää pitkän pennin vuosien mittaan.
ESIMERKKEJÄ VEROSUUNNITTELUSTA
Jos toiminimiyrittäjän puoliso työskentelee yrityksessä aina silloin tällöin,
yrityksen tekemä tulo voidaan jakaa verotettavaksi myös puolisolle (joka tässä
tapauksessa muuten luetaan yrittäjäpuolisoksi) työnteon suhteessa. Tällöin
verotuksen yhteisprosentti voi olla pienempi kuin silloin, jos tulo verotetaan
pelkästään toiselta puolisolta.
Toiminimiyrityksessä ja kommandiittiyhtiössä verojen maksua voidaan puolestaan
siirtää hyödyntämällä niin sanottua toimintavarausta. Toimintavaraus on yksi
elinkeinoverolain sallimista harvoista tuloksenjärjestelykeinoista. Toimintavaraus
saa olla enintään 30 prosenttia tilikauden päättymistä edeltäneen vuoden (12kk)
aikana maksettujen ennakonpidätyksen alaisten palkkojen yhteismäärästä.
Varausta käytetään nimenomaan tasaamaan verotusta eri vuosien välillä, ei
poistamaan veroja kokonaan.
Yritysjärjestelytkin ovat tietynlaista verosuunnittelua. Tyypillisesti silloin
puhutaan jakautumisesta, sulautumisesta, liiketoimintasiirrosta tai
osakevaihdosta. Usein tilintarkastajat ja yrityslakimiehet ovat oikea kohde kun
tarvitset tarkempaa ohjeistusta näihin.
OSA 2
YRITYKSEN TALOUSJOHTAMINEN
Talousjohtamisen kulmakivet pk-yrityksessä
Tunnusluvut - mitä ne kertovat ja miten niihin voi vaikuttaa
Mittaristot ja mittaaminen
Budjetit ja ennusteet
Hinnoittelu ja kassa-alennukset
Talousjohtaminen kuulostaa isolta sanalta ja se mielletään helposti kuuluvan vain isojen
yritysten pyörittämiseen mutta yhtä tärkeää on ohjata ja johtaa pk-yrityksenkin
taloutta. Aika pitkälle talousasioita voi ulkoistaa, mutta vastuuta ja päätöksentekoa ei
koskaan.
Ihan ensimmäisenä sinun tulisi ymmärtää yrityksesi talousrakenteet, eli mitkä ovat
yrityksen kiinteät kulut (vuokrat, palkat, jne.) ja mistä puolestaan yrityksen muuttuvat
kulut (materiaalit, ym.) muodostuvat. Hahmottele mielessäsi millaisia käytännön
vaikutuksia yritystoimintaan on, jos näissä kustannuksissa tapahtuu jotain muutosta.
Jos esimerkiksi vuokra nousee 300 euroa, tarkoittaa se sitä, että yrityksen tulee saada
katetta tämän nousun verran enemmän, jotta se ei vaikuttaisi tulokseen - pelkkä
vuokrankorotuksen suuruinen nousu liikevaihdossa ei siis vielä riitä. Jos nousua
TALOUSJOHTAMINEN
puolestaan tapahtuu muuttuvissa kuluissa, aiheuttaa sekin useimmiten nousupainetta
liikevaihtoon, mutta vajetta ei tarvitse kokonaan paikata katteella.
Jotta oma yritystoimintasi olisi kannattavaa, on myytävien tuotteiden tai palveluiden
hinnalla pystyttävä kuittaamaan sekä yrityksen kiinteät että muuttuvat kustannukset.
Vasta kun nämä kulut on peitetty, alkaa yritykselle muodostua varsinaista katetta.
POHDI PÄÄOMAA JA VOITONJAKOA
Sinulla tulisi myös olla käsitys siitä, millainen on oman ja vieraan pääoman
suhde ja mitä se tarkoittaa käytännön tasolla. Voit myös laskea mikä on
omassa yrityksessäsi sopiva raja vieraan pääoman määrälle – jos yrityksessä on
vierasta pääomaa, pitää yrityksen pystyä hoitamaan myös lainanlyhennykset.
Kun osakeyhtiö tekee plusmerkkistä tulosta vuoden aikana, on yrittäjän
tehtävä määrittää, miten tuo voitto käsitellään: jaetaanko osakkaille
osinkoja, nostetaanko tuo raha palkkoina vai jätetäänkö rahat yritykseen
esimerkiksi investointeja tai vaikkapa yrityksen yleistä kehittämistä varten.
Kirjanpitäjiltä voi totta kai aina kysyä apua voitonjaon suunnitteluun, mutta
yrittäjän pitäisi kyllä tietää ainakin teorian tasolla, millaisia mahdollisuuksia
voitonjaottelulle on olemassa, sillä yrittäjä itse tuntee oman yrityksensä
tulevat tarpeet kaikista parhaiten.
YMMÄRRÄ VEROTUSTA
Vaikka olisitkin pääsääntöisesti ulkoistanut veroasiat, tulee sinulla itselläsikin olla
jonkinlainen peruskäsitys yritysverotuksesta, Tällä tavalla vältyt ikäviltä ”miksi minulle ei
ole kerrottu tästä” – tyyppisiltä tilanteilta, joita väistämättäkin tulee vastaan silloin, jos
sinulla itselläsi ei ole mitään hajua verotukseen liittyvistä seikoista.
Jos esimerkiksi haluat maksaa ennakkoveroa verottajan arvioiman muutaman tuhannen
euron mukaan, mutta yrityksen liikevaihto onkin todellisuudessa jopa kymmeniä tuhansia
euroja enemmän, pitäisi hälytyskellojen alkaa soida siinä vaiheessa. Kirjanpitäjä voi ilman
muuta auttaa verotusasioiden kanssa, mutta sinun on tällöin itsekin kannettava kortesi
kekoon ja toimitettava kirjanpitäjälle verojen seuraamiseen tarvittavaa tietoa.
Jos vastaan tulee tilanne, että ennakoit yritystoimintasi kasvavan tulevien kuukausien
aikana, kannattaa ennakkoveroihin hakea muutosta jo siinä vaiheessa, jotta lopullisen
verotuksen valmistuttua ei tarvitsisi kaikkea maksaa jäännösveroina – korkojen kera.
Usein yrityksen johtamista tunnusluvuilla ajatellaan ainoastaan isojen
yritysten ilona. Meidän pk-yrittäjienkin kannattaa niihin perehtyä, että
tiedämme missä mennään. Muutamia tärkeitä lukuja seurattavaksesi:
Kate ilmaisee yrityksen kannattavuuden. Kannattavuus täytyisi olla
jokaisen yrityksen tavoite ja siksi sitä tuleekin seurata muiden
tunnuslukujen ohella.
Likviditeetti tarkoittaa yrityksen lyhytaikaista maksukykyä tai
maksuvalmiutta. Hyvä maksuvalmius mahdollistaa yritystoiminnan
TUNNUSLUVUT
ongelmattoman jatkuvuuden. Maksuvalmiuden selvittäminen onkin
tärkeää tehtäessä päätöksiä investoinneista ja lainoista.
Vakavaraisuudessa on kyse siitä, että yritys selviää taloudellisesti
pitkällä aikavälillä. Vakavaraisuudesta riippuu myös kuinka hyvin yritys
kestää tappioita ja onko sillä mahdollisuutta lisätä lainojensa määrää.
Mitä ne kertovat ja miten niihin voi vaikuttaa
Pelkkä tunnuslukujen laskeminen ei kuitenkaan riitä, vaan niitä on myös
tulkittava:
•
Seuraa tunnuslukujen kehitystä, suunta on tärkeä
•
Seuraa useampaa tunnuslukua sillä yksittäistä voi aina
manipuloida
•
Aseta tavoitteet myös tunnusluvuille, samalla tavalla kuin
muussakin liiketoiminnassa
Pk-yrittäjän yksinkertaisin ja ehkä tärkein yksittäinen seurattava asia on yrityksen
kannattavuus. Se saadaan selville tutkimalla esimerkiksi myyntikatetta tai
käyttökatetta. Katteella yrityksen täytyy pystyä kattamaan kaikki kulut sekä myös
yrittäjän palkan, joten älä siis missään nimessä tingi katteestasi.
Katetuotto eli myyntikate saadaan selville, kun vähennetään yrityksen myyntitulosta
muuttuvat kustannukset. Muuttuvat kulut puolestaan tarkoittavat myynnin,
valmistuksen tms. määrän mukaan muuttuvia kuluja, esim. materiaalihankinnat.
Myyntikate (Katetuotto) = Liikevaihto - Muuttuvat kustannukset
Kun puhutaan käyttökatteesta, tarkoitetaan myyntikatteen ja kiinteiden
kustannusten erotusta. Myös käyttökate ilmoitetaan usein liikevaihtoon
KANNATTAVUUS
suhteutettuna. Sanalla kate viitataan tässä tapauksessa siihen, kuinka suurin osa
liikevaihdosta jää kattamaan muita kuluja. Kiinteät kustannukset tarkoittavat tässä
sitä jotka ovat nimensä mukaisesti kiinteät eli vuokra, kuukausipalkat jne.
Käyttökate = Myyntikate - Kiinteät kustannukset
TÄRKEÄÄ KANNATTAVUUDESTA
Kun lasket myyntikatteesi, tiedät onko toimintasi kannattavaa ja kuinka
kannattavaa. Katteen kehitystä kannattaa seurata pitemmällä aikavälillä ja
miettiä millä seikoilla voit siihen vaikuttaa. Koska kate muodostuu tulojen ja
kustannusten erotuksena, on loogista että katetta parantaa
kappalemääräisten hintojen nousu ja kustannusten lasku. Katetta heikentäviä
seikkoja puolestaan on kappalemääräisten hintojen lasku ja kustannusten
nousu.
Joskus on vaikea huomata miten pienetkin alennukset tai saamatta jääneet
maksusuoritukset syövät yritystoiminnan kannattavuutta. Jokainen euro minkä
annat alennusta, on suoraan pois katteestasi ja katehan on nimenomaan se
jolla maksat yrityksen kululaskuja. Viimekädessä omaa palkkaasi. Seuraavan
kerran kun suustasi meinaa tulla ulos hillitön alennuslupaus, mieti ensin että
haluaisitko alennuksen verran euroja kuitenkin mieluummin itsellesi tai
yrityksellesi toiminnan kehittämistä varten.
Yrityksellä on monia erilaisia juoksevia menoja kuten palkat, verot, lainojen
lyhennykset, ostot. Näistä tulee kyetä suoriutumaan kuukausittain. Maksuvalmiudella
eli likviditeetillä tarkoitetaan yrityksen rahoitustilannetta lyhyellä aikavälillä, eli sitä
miten hyvin yrityksen rahat riittävät näiden maksujen hoitamiseen.
Maksuvalmius varmistaa yritystoiminnan ongelmattoman jatkuvuuden, joten sitä on
ehdottomasti seurattava. Maksuvalmius on myös se mittari, jonka alhainen taso voi
näkyä ulospäin maksuviiveinä ja lopulta julkisina maksuhäiriöinä. Jos ne viestivät
epäluottamusta yritystä kohtaan, voi toiminta vaikeutua ja jopa vaarantua.
Maksuvalmiutta tarkasteltaessa on syytä kiinnittää huomiota yrityksen kolmeen eri
rahalähteeseen: käteisvaroihin, pankkitalletuksiin sekä nopeasti realisoitaviin
sijoituksiin. Käteisvarat ovat heti käytettävissä olevia varoja, kuten esimerkiksi
yrityksen kassa ja yrityksen tilillä olevat rahat. Käteisvarojen määrä yrityksen koko
MAKSUVALMIUS
varallisuudesta mittaa yrityksen kykyä selvitä yhtäkkisestä tilanteesta, josta aiheutuu
kuluja.
Maksuvalmiuteen vaikuttaa myös se, miten nopeasti omaisuus on mahdollista
muuttaa puhtaaksi rahaksi. Pankkitilivarallisuus on enemmän likvidi vara kuin
esimerkiksi saatavat myyntilaskuista, jotka taas puolestaan ovat enemmän likvidejä
kuin esimerkiksi rakennukset.
TÄRKEÄÄ MAKSUVALMIUDESTA
Maksuvalmiutta voi ennakoida monella tapaa. Jo pikainen silmäys pankkitilille
ja laskupinoon voi antaa pientä osviittaa missä mennään. Älä kuitenkaan liikaa
tuudittaudu turvallisuudentunteeseen jos sisimmässäsi tiedät laskupinon
näyttävän ohuelta siksi, ettet ole käynyt postilaatikolla aikoihin.
Paras tapa seurata maksuvalmiutta on kassavirtalaskelma. Se näyttää
reaaliaikaisesti erääntyvien maksujen ja saapuvien suoritusten lisäksi
mahdolliset palkat, lainanhoitokulut tms. eli seuraa ennakkoon miten raha
yrityksessä liikkuu. Näin voit ennakoida hiljaisempia kuukausia tai puntaroida
missä vaiheessa tulee ajankohtaiseksi tehdä investointeja tai hankkia
rahoitusta.
Maksuvalmius kertoo siis rahan liikkeistä. Jos maksuvalmius alkaa heiketä,
mieti annatko asiakkaillesi liian pitkiä maksuaikoja tai sitoutuuko varastoosi
paljon pääomia. Maksuehtoja voi yrittää neuvotella myyntilaskujen kohdalla
lyhyemmäksi ja ostolaskujen kohdalla pidemmäksi.
Yrityksen vakavaraisuuden aste on luonnollisesti yrityksen sidosryhmiä eniten
kiinnostava tieto, sillä se kuvastaa yrityksen mahdollisuutta selviytyä
taloudellisista velvoitteista pitkällä aikavälillä. Yrityksen voidaan katsoa olevan
sitä vakavaraisempi, mitä enemmän sillä on omaa pääomaa suhteessa
lainattuun. Hyvä vakavaraisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksellä on
mahdollisuus reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin sekä hyödyntää nurkan
takaa ilmaantuvia tilaisuuksia.
Yrityksen vakavaraisuutta voidaan mitata yrityksen velkaantumisastetta ja
omavaraisuusastetta ilmaisevilla suhdeluvuilla. Suhdeluvut kuvaavat
rahoituksen rakennetta ja ilmaisevat maksuvalmiutta pitkällä aikavälillä.
Helpoin vakavaraisuuden tunnusluku on omavaraisuusprosentti, joka kuvaa
oman pääoman osuutta koko pääomasta taseen loppusummasta.
VAKAVARAISUUS
Omavaraisuusprosentti lasketaan kaavalla:
oma pääoma x 100 / oma pääoma + vieraspääoma.
Vakavaraisuutta voidaan mitata myös velkojen suhteella omaan pääomaan,
jolloin suhteellista velkaantuneisuutta lasketaan kaavalla:
vieraspääoma / liikevaihto x 100.
TÄRKEÄÄ VAKAVARAISUUDESTA
Vakavaraisuus vahvistuu kun yrityksen oman pääoman määrä kasvaa vieraan
pääoman määrään nähden tai kun vieraan pääoman määrä muutoin pienenee.
Yrityksen vakavaraisuutta voidaan parantaa monin tavoin. Kannattavan
yritystoiminnan lisääminen vaikuttaa positiivisesti oman pääoman määrään
tilikauden voiton kasvaessa, jolloin vakavaraisuus kasvaa. Vakavaraisuutta voi
nostaa myös lisäämällä yritykseen omaa pääomaa. Yritykseen voi lisätä omaa
pääomaa esimerkiksi pääomalainalla, osakepääomaa nostamalla tai sijoittamalla
varoja sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon
(ns. svop-rahasto).
Vahvasti kasvavilla yrityksillä saattaa olla heikko vakavaraisuus, sillä yritykseen
tulevat rahat eivät välttämättä riitä kattamaan rahan käyttö, jolloin sitä
joudutaan paikkaamaan lainalla. Hidastamalla ylimääräistä kasvua voidaan
vakavaraisuutta parantaa. Toisaalta, huolestua kannattaa vasta sitten jos
velkojen kasvu on nopeampaa kuin koko pääoman kasvu tai tulojen kasvu.
Älä tyydy pelkkään kirjanpitoon vaan valjasta kirjanpitäjäsi tietotaito yrityksesi talouden
suunnitteluun, analysointiin sekä sen kasvattamiseen. Hyödynnä kirjanpitäjäsi asiantuntemusta myös
seuraavissa asioissa:
Kassavirtojen ennustaminen. Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla siitä, millaisia menoja ja tuloja sinulla
on tiedossa. Hänellä saattaa olla käytössään työkaluja joilla saat kirjanpidosta suoraan
reaaliaikaisen kassavirtalaskelman. Kun kerrot tarpeistasi, voi hän jaksottaa tulevia menoja
tarpeiden mukaan sekä varoittamaan sinua ajoissa, jos tilisi varat alkavat huveta hankintojesi takia.
Muutokset kiinteissä kuluissa. Oletko harkinnut uuden toimistotilan hankintaa tai onko sinulle tullut
äkillinen tarve saada lisää työvoimaa? Huolehdi siitä, että kirjanpitäjäsi saa hyvissä ajoin tiedon
mahdollisista muutoksista yrityksesi kiinteissä kuluissa. Tällä tavalla hän pystyy päivittämään
budjettiasi sekä varautumaan muutoksista aiheutuviin kuluihin kassavirtasuunnittelussa.
Kannattavuuden laskeminen. Teetkö pitkää päivää ja siitä huolimatta tilisi saldo pysyy hädin tuskin
APUA
TULKINTAAN?
plussan puolella? Onko katteesi varmasti kohdillaan? Toimita kirjanpitäjällesi tiedot
tuotantokustannuksistasi ja työhön kuluvasta ajasta niin hän pystyy paremmin neuvomaan sinua
palveluidesi kannattavuuden laskennassa.
Investointien suunnittelu. Investoinnit ovat olennainen osa yritysten liiketoiminnan kasvattamista.
Kerro hyvissä ajoin kirjanpitäjällesi millaisia investointeja olet harkitsemassa, niin hän pystyy
tekemään sinulle suunnitelman investointien rahoitukseen ja niistä tehtäviin poistoihin liittyen.
Yrityksen suorituskyvyn mittaaminen on yksi laskentatoimen
keskeisempiä tehtäviä. Mittaamalla toimintoja, saadaan
muodostettua kokonaiskuva yrityksen toiminnasta ja
menestymisestä mutta pystytään myös hahmottamaan syyyhteyksiä paremmin. Pelkkien taloudellisten mittareiden käyttö
antaa liian kapea-alaisen näkymän, joten mukaan voi ottaa
esimerkiksi asiakkaisiin, sisäisiin prosesseihin ja henkilöstöön
liittyvät näkökulmat. Tasapainoa mittaristoon tuo myös eri
ulottuvuudet, joten mukaan kannattaa valita taloudellisia ja eitaloudellisia, lyhyen ja pitkä aikavälin sekä sisäisiä ja ulkoisia
MITTARISTOT JA
MITTAAMINEN
mittareita.
Mittarit kannattaa valita yrityksen strategiaa ja visiota
tukeviksi, jolloin ne ohjaavat toimintaa oikeaan suuntaan.
Tällöin niillä on mahdollista saavuttaa myös muita etuja, kuten
tuottojen kasvaminen, kustannusten aleneminen, nopeampi
Lisää varmuutta päätöksentekoon
päätöksentekokyky, kommunikaation paraneminen sekä ihmis- ja
pääomaresurssien helpompi kohdennettavuus. Mitään
näkökulmaa ei kuitenkaan saa ylikorostaa muiden
kustannuksella, sillä se ohjaa toimintaa helposti strategian
kannalta väärään suuntaan. Esimerkiksi keskittymällä liikaa
lyhyen aikavälin taloudellisiin mittareihin voi vaikuttaa
negatiivisesti kilpailukykyyn.
Otetaan esimerkki havainnollistamaan syy-seuraussuhdetta. Yrityksessä on huomattu
merkittävä yhteys työntekijän työmoraalin ja asiakastyytyväisyyden välillä. Parempi
asiakastyytyväisyys saa asiakkaan maksamaan laskunsa nopeammin, eli saatavien kiertoaika
lyhene ja sitä kautta sijoitetun pääoman tuotto paranee. Toinen havaittu yhteys oli
työntekijöiden työmoraalin ja työntekijöiden tekemien aloitteiden välillä.
Mitä enemmän työntekijät tekivät aloitteita, sitä vähemmän
työsuorituksia piti tehdä uudelleen. Tällä taas oli suora
vaikutus liiketoiminnan kulujen pienenemiseen ja
sitä kautta sijoitetun pääoman tuoton
kasvamiseen.
Liiketoiminnan
kulut
Pohdittavaksi:
millaisia syyseuraussuhteita
sinun yrityksessäsi
on?
Sijoitetun
pääoman
tuotto
Saamisten
kiertonope
us
Työntekijöi
den
tekemät
aloitteet
Asiakasty
ytyväisyys
Työmoraali
Lähde: Using the Balanced Scorecard as
a Strategic Management. Kaplan &
Norton. Harvard Business Review 1996
Töiden
tekeminen
uudelleen
MUISTA NÄMÄ LAATIESSASI MITTARISTOA
•
Mittariston tarkoitus on vähentää päätösten epävarmuutta niin, ettei tarvitse toimia täysin
fiilispohjalta. Älä siis yritä luoda täydellistä, sellaista ei olekaan. Tärkeintä on keskittyä niihin asioihin,
joihin voi vaikuttaa.
•
Laadi mittaristo jatkuvan parantamisen periaatteella. Päivitä sitä tarpeen mukaan, jotta saamasi tieto
on edelleen käyttökelpoista. Kehitä edelleen.
•
Moni asia on helppo mitata keskiarvon perusteella mutta keskiarvo voi hukata tärkeää tietoa. Käytä
hetki aikaa miettiäksesi olisiko jokin muu suure parempi. Jos valitaan vain helposti mitattavia asioita,
keskittyy huomio epäolennaisuuksiin ja kriittiset menestystekijät jäävät huomioimatta.
•
Aseta tavoitteet. Älä kuitenkaan aseta tavoitteeksi maksimisuoritusta, se voi vaatia liikaa uhrauksia
saavutettavaan hyötyyn nähden. Esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyssä voidaan melko turvallisesti
todeta, että 100 %:sti tyytyväinen asiakas ei ole sen tuottavampi kuin ”vain” 80 %:sti tyytyväinen.
Mutta päästäkseen 100 %:iin, vaatii se huomattavia panostuksia.
•
Pura tavoitteet konkreettisiksi asioiksi. Jos yritys haluaa strategiansa mukaan olla laadukas ja
luotettava, mitä se konkreettisesti tarkoittaa? Jos päätetään, että se tarkoittaa positiivisen yrityskuvan
luomista niin millä sitä voimme mitata? Jos päätämme mitata sitä saatujen suositusten lukumäärällä,
mistä saamme tiedon?
•
Lopuksi: Käytä tuloksia hyödyksesi!
Budjetti on ikään kuin numeraalinen toimintasuunnitelma,
jonka avulla yrityksen taloudellista toimintaa johdetaan
tietyn ajanjakson aikana. Budjetti on hyvä työkalu
tavoitteiden asettamiselle sekä tavoitteiden saavuttamiseen
tarvittavien toimenpiteiden määrittämiselle. Sen avulla
seurataan myös tavoitteiden toteutumista. Budjetin voikin
sanoa olevan yrityksen talousjohtamisen tärkein ja
ENNAKOINTI
olennaisin työkalu.
Budjetti on mahdollista määrittää vaikkapa vuodeksi
eteenpäin, mutta siinä tapauksessa realistisen budjetin
aikaansaaminen vaatii yritystoiminnalta jo tiettyä
vakiintuneisuutta. Monille pk-yrityksille on järkevämpää
Budjetit ja ennusteet
budjetoida lyhyempiä ajanjaksoja kerrallaan.
Budjettikausihan voi olla vaikka vain kuukauden mittainen.
Toki aina kannattaa tehdä myös kiinteä pitkän tähtäimen
suunnitelma, mutta se on usein järkevää palastella
pienempiin osakokonaisuuksiin ja valmistautua päivittämään
sitä aina tarpeen tullen.
Seuraavan vuoden tai tilikauden budjetointi alkaa yleensä myyntibudjetin tekemisellä.
Myyntibudjettiin kirjataan yrityksen tuotteiden tai palveluiden suunnitellut myyntimäärät ja
myyntihinnat, sekä niiden perusteella määräytyvät myyntituotot. Käytännössä
myyntibudjetin avulla pyritään arvioimaan, kuinka paljon yrityksen myynti kasvaa tai laskee
seuraavan budjettijakson aikana. Myyntibudjetti onkin yksi konkreettisimmista ja yrityksen
arjen toimintaa eniten ohjaavista budjeteista. Myyntibudjetti voidaan tehdä tuotteittain,
tuoteryhmittäin, asiakkaittain, asiakasryhmittäin, henkilöittäin, yksiköittäin tai näiden
tekijöiden yhdistelmänä. Tärkeintä on löytää oman yrityksen myynnille tehokkain
budjetointitapa, jota kuitenkin voi ja kannattaakin vaihtaa tarpeen niin vaatiessa.
•
Tarkastele historiatiedoista asiakaskuntaasi kriittisesti: myyntimääriä,
maksukäyttäytymistä, sopimuskantaa jne. Näistä voi vetää johtopäätöksiä myös
realistiseen myyntibudjettiin.
•
Haetko kasvua? Sehän tarkoittaa sitä, että nykyisten asiakkaiden on joko ostettava
enemmän tai sinun tulee saada uusia asiakkaita. Kirjanpidon tiedoista on sinulle apua
MYYNTIBUDJETTI
silloin, kun mietit mihin saakka kasvua voi tapahtua ilman, että yrityksesi kiinteät kulut
kasvavat.
•
Huomioi budjetissa nykyisten asiakkaiden ostojen ja uusien asiakkaiden ostojen lisäksi
myös poisjäävien asiakkaiden ostot, tuotteet, myyjät. Tai millä perusteella olet
myyntibudjetin päättänytkin laatia.
Investoinnit kuuluvat olennaisesti yritystoiminnan pyörittämiseen. Investointeja syntyy
yhtälailla yrityksen alkutaipaleella kuin myöhemminkin, mutta tyypillisesti hankintojen
määrä kasvaa yritystoiminnan laajentuessa.
Pienissä yrityksissä tyypillisimpiä investointeja ovat esimerkiksi toimitilojen
peruskorjaukset, kalusteet, työvälineet ja konttorikoneet. Suuremmissa yrityksissä
investoinnin voivat tarkoittaa vaikkapa tehdashallia, painokoneita, autoja tai uutta
tuotantolinjaa. Joskus leasing voi olla harkinnanarvoinen vaihtoehto omistamiselle, sillä se
sitoo vähemmän varoja.
Kaikki liiketoiminnan vaatimat investoinnit merkitään tai ainakin tulisi merkitä
investointibudjettiin, joka on yksi yrityksen vuotuisista osabudjeteista.
Investointibudjetista saat tärkeää tietoa yritykselle tulevista kustannuksista sekä niiden
ajankohdista. Tämän tiedon avulla pystyt realistisemmin suunnittelemaan ja täsmentämään
INVESTOINTIBUDJETTI
myös yrityksesi kassabudjettia. Muista laskea investoinnin kannattavuus ja rahoituksen
riittävyys ennen lopullisen päätöksen tekemistä.
Suurempia hankintoja ei kirjata kirjanpitoon kerralla kuluksi vaan ne aktivoidaan taseeseen
ja kirjataan poistoina kuluksi taloudellisen käyttöajan puitteissa. Tee poistosuunnitelma
harkiten, sillä sen vaikutusaika on useita vuosia.
Kassabudjetin pääperiaate on hyvin yksinkertainen. Sen avulla seurataan, mistä ja
milloin yritykselle tulee rahaa ja vastaavasti minne se raha yrityksen kassasta lähtee.
Kassabudjettiin merkitään siis tilille saapuvat suoritukset sekä erääntyvät maksut.
Tällä tavalla on helpompaa seurata, onko yrityksen tilillä tarpeeksi rahaa esimerkiksi
tulevina laskunmaksupäivinä. Tai mihin ajankohtaan investoinnit on järkevintä
sijoittaa.
Kassabudjetin voit tehdä lyhyelle ja pitkälle aikavälille. Lyhyen aikavälin
kassabudjetilla tarkoitetaan kassavirtalaskelmaa joka perustuu tiedossa oleviin
eräpäiviin. Ennustetaan siis muutaman viikon tai kuukauden periodille huomioiden
erääntyvät osto- ja myyntilaskut, palkat ja lainojen lyhennykset. Pitkän aikavälin
kassabudjetti puolestaan tarkoittaa tulos- ja tasebudjetin perusteella tehtävää
KASSABUDJETTI
/KASSAVIRTALASKELMA
laskennallista ennustetta. Se ei ole niin tarkka, mutta antaa hyvän kuvan tilikauden,
tai useammankin, ajalle rahavirtojen liikkumisesta ja riittävyydestä
Kassabudjetin avulla pystyt paremmin:
•
ennakoimaan, milloin tilillä on tai ei ole rahaa
•
suunnittelemaan, milloin pystyt tekemään isompia hankintoja
•
tiedät, milloin kannattaa hieman säästellä
•
tekemään realistisempaa menojen suunnittelua
Toimialasta riippuen yrityksen kassavirta voi olla melkoista ylä- ja alamäkeä kausivaihteluiden
vuoksi. Hiljaisia kausia voi aiheuttaa esimerkiksi asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden
lomajaksot. Jos kassa on jo valmiiksi alamaissa ja siihen lisätään vielä erääntyvät lomapalkat,
voi pienimuotoisen kassakriisin ainekset olla kasassa.
•
Ala hyvissä ajoin pohtimaan sitä, millaisia ylimääräisiä kuluja on tulossa ja onko
yritykselläsi tuolloin normaalin suuruinen kassavirta. Jos tiedät kassavirran hieman
tyrehtyvän samaan aikaan ylimääräisten kulujen kanssa, on sinun jostain haalittava kasaan
tuo erotus. Helpointa tietenkin on alkaa varautua kesän hiljaisempaan aikaan hyvissä ajoin
etukäteen.
•
Paras työkalu rahojen riittävyyden seuraamiseen on kassabudjetti. Kyllä, juurikin se
budjetti, joka valitettavan usein jää tekemättä. Kassabudjetin pääperiaate on onneksi
kuitenkin hyvin yksinkertainen. Sen avulla pystyt seuraamaan, mistä ja milloin yritykselle
tulee rahaa ja vastaavasti minne raha yrityksen kassasta lähtee. Näin on helppoa seurata,
onko yrityksen tilillä tarpeeksi rahaa esimerkiksi tulevina laskunmaksupäivinä. Ja jos ei ole,
ENNAKOI
RAHOJEN
RIITTÄVYYS
pystyt tekemään asialle jotain ennen kuin tilanne on niin sanotusti käsillä.
•
Jos hankalin menoerä kesäaikaan johtuu työntekijöille maksettavista lomapalkoista, ei
mikään estä sinua säästämästä rahaa esimerkiksi toiselle tilille sitä varten. Kun nyt tässä
vaiheessa alat laittamaan euroja toiselle tilille ensi kesää ajatellen, ei kassanpohja vielä
paista maksuajankohtana.
•
Yksi vaihtoehto tietenkin on pohtia sitäkin, että voisiko omaa liiketoimintaa muuttaa
jotenkin siihen suuntaan, että hiljaisempia aikoja ei pääse syntymään. Voisitko siis
kesäkuukausien aikana tarjota jotain lisäpalvelua tms.?
Jos alallasi on hyvin tyypillistä, että kesällä sitä myyntiä ei
yksinkertaisesti vain ole, pitää sinun toisinaan vaan pystyä kestämään se.
Kun osaat varautua asiaan jo ennalta, ei hetkellinen hiljaisuus pääse
yllättämään sinua. Tällöin voit käyttää tämän ajan paitsi lomailuun,
mutta myös uuden kauden suunnitteluun.
Koskaan en ole kuullut yrittäjän valittavan että on liikaa aikaa hoitaa
markkinointia, myyntiä tai paperihommia. Hiljaiset ajanjaksot ovatkin
mitä oivallisinta aikaa tehdä yrityksellesi se tarpeellinen kassabudjetti,
suunnitella tulevien koulutuspäivien sisältöjä tai tehdä ennakoivia
HYÖDYNNÄ
HILJAISET AJAT
toimenpiteitä markkinointia ajatellen. Ota siis tilaisuudesta kaikki irti ja
tee ne toimenpiteet mitkä muulloin voi siirtää hyvällä tekosyyllä syrjään.
Jotta oma yritystoiminta olisi kannattavaa, on myytävien tuotteiden tai
palveluiden hinnalla pystyttävä kuittaamaan sekä yrityksen kiinteät
(toimitila, palkat jne.) että muuttuvat (materiaalit ym.) kustannukset.
Vasta kun nämä kulut on peitetty, alkaa yritykselle muodostua
varsinaista katetta. Huomioi myös oma palkkasi, äläkä salli itsellesi
ajatusta, että voit hinnoitella tuotteesi/palvelusi halvemmaksi kuin teet
sen itse.
Tuotteiden ja palveluiden hinta lasketaan tyypillisesti
kustannusperusteisesti - eli yrityksen omat kulut jyvitetään tuotteen
hintaan ja sen päälle lisätään vielä jokin sopiva
HINNOITTELU
kateprosentti/voittomarginaali.
Mitä jos irrottaisitkin tuotteen / palvelun hinnan kokonaan
kustannuksista ja mietit hinnan sen asiakkaan saaman hyödyn mukaan?
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että lasket paljonko asiakkaan kokema
ongelma hänelle maksaa. Kun tuotteesi/palvelusi sitten voi ongelman
poistaa, laskutat tästä asiakkaan saamasta hyödystä. Kustannuksia ei
Ja mitä sillä voidaan saavuttaa
toki voi kokonaan ohittaa, mutta ei niiden tarvitse määrätä hintaa
kokonaan.
Joskus voi olla paikallaan kokeilla ihan erilaista hinnoittelumallia kuin
toimialallasi on totuttu näkemään - sateenvarjoista voi saada sadekelillä
enemmän kuin poutasäällä. Tai voithan kokeilla ihan käytännössä mitä
asiakkaat ovat valmiita oikeasti maksamaan. Hinnanmuutokset on
kuitenkin kyettävä perustelemaan.
Seuraavat seikat ovat hyviä kertomaan siitä, että myyt palveluasi liian halvalla:
•
Teet suurimman osan työajastasi laskutettavaa työtä, mutta silti
laskunmaksupäivänä ihmettelet, miten saat rahat riittämään.
•
Kuukausittain saamasi tuloslaskelman tulos näyttää miinusta.
•
Jos sinun pitää ponnistella jokainen työtunti laskutettavan työn parissa, jotta
saat rahat riittämään. Jokaisessa yrityksessä tulisi jäädä aikaa myös yrityksen
kehittämiseen, markkinointiin jne.
•
Kukaan ei koskaan hylkää tarjoustasi hinnan perusteella.
Oli varsinainen hinnoittelumallisi mikä tahansa, älä laita omaa työtäsi
MYYTKÖ LIIAN
HALVALLA?
alennusmyyntiin. Myöhemmin on vaikea nostaa hintaa enää oikealle tasolle,
ainakaan samojen asiakkaiden kohdalla. On yllättävän yleinen ajatus, että ensin
myydään halvalla ja ajatellaan asiakkaan ostavan seuraavan kerran sitten
normaalihinnalla. Usko minua, se ei koskaan mene niin.
Jos olet miettinyt kassa-alennuksen antamista asiakkaillesi kassankiertoa
nopeuttaaksesi, kannattaa miettiminen lopettaa viimeistään nyt. Tyypillinen
kassa-alennus on 5 pv -2 %, 14 pv netto. Konkreettisestihan tuo tarkoittaa sitä,
että lupaat antaa asiakkaallesi 2 % alennuksen jos hän maksaa laskun viiden
päivän sisällä normaalin 14 päivän maksuehdon sijaan.
Ainoa, joka oikeasti hyötyy kassa-alennuksesta, on laskunsaaja. Tämä siis siinä
tapauksessa, jos hän pystyy maksamaan laskun heti. Vuositasolla alennus voi
olla suorastaan huikea. Tokihan laskun lähettäjäkin hyötyy kassa-alennuksesta,
jos hänen yrityksellään on tiukka kassatilanne, useita laskuja pinossa eikä hän
saa rahoitusta muualta. Kannattaa kuitenkin muistaa se, että pankista saatava
laina on monessa tapauksessa huomattavasti paljon edullisempaa yritykselle
KASSAALENNUKSET
kuin kassa-alennusten antaminen. Esimerkin mukainen kahden prosentin kassaalennus voi näyttää pieneltä yksittäisessä laskussa. Mutta siinä kuitenkin
puhutaan kahden prosentin alennuksesta muutaman päivän ajalta, ei
vuosikorkona kuten lainakorot on totuttu ilmoittamaan.
MUUTAMA SYY LISÄÄ VÄLTELLÄ
KASSA-ALENNUSTEN ANTAMISTA
•
Kassa-alennus on kallis keino korjata kassanhallintaa. Välillä kannattaa
rohkeasti katsoa peiliin: jos yritykselläsi ei ole varaa odottaa seitsemää
päivää laskun maksamista, on yleinen kassanhallintatilanne silloin aika
huono. Kassa-alennusten antaminen on tällöin vain oireen lääkitsemistä.
Suosittelen mieluummin selvittämään, missä se todellinen vaiva piilee.
Toisinaan voit päästä halvemmalla vaikka ulkoistamalla yrityksesi
taloushallinnon tai vaikkapa ostamalla kirjanpitäjältä konsultointia
taloudenhallintaan liittyen.
•
Kassa-alennuksen avulla on tarkoitus saada yritykselle ”käteistä rahaa”
nopeammin, mutta yrittäjähän ei voi koskaan voi tietää, hyödyntääkö
asiakkaasi tämän alennuksen. Saatat siis turhaan lähettää signaalin
huonosta kassatilanteestasi.
•
Harva yritys antaa kassa-alennuksia ihan muuten vain ilahduttaakseen
asiakkaitaan. Toisin sanoen; laskun maksuehdoissa olevasta kassaalennuksesta voi päätellä sen, että yrityksesi taloudessa on jotain vialla.
Tällaista kuvaa tuskin kukaan haluaa asiakkailleen antaa.
Kaipaatko lisää tietoa tai vinkkejä yritystoiminnan
kehittämiseen, suorituskyvyn mittaamiseen tai vaikka
kassavirtalaskelman laatimiseen? Tai onko taloushallinnon
automatisoinnista tulossa sinulle ajankohtaista?
Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan miten voisimme sinua
parhaiten auttaa.
Täsmävinkkejä voit löytää myös maksuttomasta
asiantuntijablogistamme, jota pääset lukemaan osoitteessa
ASIANTUNTIJAAPUA
blogi.auriayrityslaskenta.fi.
Auria Yrityslaskenta on mukava ja rento tilitoimisto Jyväskylässä, mutta
palvelemme asiakkaitamme koko Suomen alueella aina Helsingistä Ivaloon.
Uskomme, että tilitoimistopalveluista voi saada tehoja irti enemmän kuin
yritykset yleensä ajattelevat. On tavoitteesi sitten työllistää itsesi tai
valloittaa maailma, haluamme auttaa sinua tekemään tulosta. Meille on
tärkeää, että yhteistyö on helppoa ja pystyt aina kysymään meiltä sinua
askarruttavia kysymyksiä.
Voit seurata asiantuntijablogiamme osoitteessa blogi.auriayrityslaskenta.fi.
Sieltä saat arvokasta tietoa yrityksen taloushallintoon liittyvistä ajankohtaisista
asioista sekä käytännön vinkkejä yrityksen taloushallintoon. Ota talous
haltuun!
KETÄ ME
OLEMME
www.auriayrityslaskenta.fi
Yhteystiedot
Auria Yrityslaskenta Oy
Puistokatu 21
40200 Jyväskylä
Puh. 010 235 0730