invitasjon til anbudskonkurranse

Comments

Transcription

invitasjon til anbudskonkurranse
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
1 AV 11
INVITASJON
TIL
ANBUDSKONKURRANSE
(ÅPEN KONKURRANSE)
56 Statens hus i Vadsø
Renhold
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
2 AV 11
Innhold
1
2
3
4
5
6
7
Generelt om oppdraget ...................................................................................................................... 3
1.1
Invitasjon og orientering ............................................................................................................ 3
1.2
Kunngjøring................................................................................................................................ 3
1.3
Poster som ikke er prissatt ........................................................................................................ 3
1.4
Kontraktsbestemmelser ............................................................................................................. 4
1.5
Tilbudsbefaring .......................................................................................................................... 4
1.6
Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget ....................................................... 4
Orientering om oppdraget .................................................................................................................. 5
2.1
Generelt ..................................................................................................................................... 5
2.2
Fasiliteter som oppdragsgiver stiller til rådighet ........................................................................ 5
2.3
0-stilling ...................................................................................................................................... 5
2.4
Annen informasjon ..................................................................................................................... 5
Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen ................................................................. 5
3.1
Lov om offentlige anskaffelser ................................................................................................... 5
3.2
Prinsipper for anbudskonkurransen .......................................................................................... 6
3.3
Offentlighet................................................................................................................................. 6
3.4
Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner ............................................................. 6
3.5
Avlysning av konkurransen og totalforkastelse – avviste tilbud ................................................ 6
Statsbyggs evaluering av tilbudet ...................................................................................................... 6
4.1
Kvalifisering - Tildeling ............................................................................................................... 6
4.2
Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen .................................................................................. 7
4.3
Attest for skatt og merverdiavgift ............................................................................................... 7
4.4
Tildelingskriterier i denne konkurransen.................................................................................... 8
Avvik fra konkurransegrunnlaget ....................................................................................................... 8
5.1
Generelt om forbehold og avvik................................................................................................. 8
5.2
Alternative tilbud ........................................................................................................................ 9
5.3
Tilbud på deler av oppdraget ..................................................................................................... 9
Krav til tilbudet.................................................................................................................................... 9
6.1
Elektronisk tilbudsavgivelse ....................................................................................................... 9
6.2
Vedståelsesfrist ......................................................................................................................... 9
6.3
Tilbudets språk .......................................................................................................................... 9
6.4
Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes? ................................................................. 9
6.5
Innleveringssted og tilbudsfrist ................................................................................................ 10
Vedlegg ............................................................................................................................................ 11
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
3 AV 11
1
Generelt om oppdraget
1.1 Invitasjon og orientering
Statsbygg ber om tilbud på rengjøring av:
Statens hus i Vadsø. Bygningen er et administrasjons- og kontorbygg. Det skal gis pris på følgende
arealer:

Blokk A: Kartverkets lokaler i 2. etasje samt garderober og korridor i kjeller. Ca. 350 kvm.

Blokk B: Halve 3. etasje + møterommet samt hele 4. etasje. Ca. 1300 kvm.
Se vedlagt romskjema for detaljer garderober, kontorer og korridorer.
Vaskefrekvens er som følger:
 Kontorer: Vaske hver 2.dag. Støvtørk og søppeltømming daglig.
 Fellesarealer fløy B: Toaletter, korridorer, pauserom – hver dag. Støvtørk og søppeltømming
daglig.
 Kjeller fløy A: Korridorer vaskes én gang pr. uke. Garderober og toaletter vaskes 2 ganger pr.
uke.
Konkurransegrunnlaget består av:
 Denne invitasjonen og tilbudsskjema
 Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), utgave
… med vedlegg
 Utkast til avtaledokument (vedlegg)
 Romplan og oversikt over arealer
Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen.
Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i
Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer.
1.2 Kunngjøring
Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den 22.04.16.
1.3 Poster som ikke er prissatt
Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i
tilbudsbrevet.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
4 AV 11
1.4 Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle
kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg.
Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for
arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav
til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 08.02.08 nr 112.
Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med
standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og
kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i
meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI.
1.5 Tilbudsbefaring
Det vil bli avholdt en befaring for samtlige tilbydere tirsdag 10. mai 2016. kl. 10.00 Damsveien 1. Vadsø
Formålet med befaringen er å avdekke og avklare eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget, og for
øvrig foreta en nærmere presisering av oppdraget. Tilbyderne oppfordres til å gå grundig gjennom
konkurransegrunnlaget før befaringen, og eventuelt stille spørsmål til grunnlaget på forhånd, jf pkt 1.6
nedenfor.
Tilbyderen oppfordres til å delta i en felles befaring.
Referat fra befaringen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt
konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen,
jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. Deltakere på befaringen skal oppgi navn og firma.
Reiseutgifter m.v. i forbindelse med befaringen dekkes ikke av Statsbygg.
1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget
Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller
inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med
Statsbygg ved Ståle Eilertsen, [email protected] med kopi til Kjetil Andberg,
[email protected] Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens
utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres,
presiseres eller utdypes.
Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin,
og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra
Doffin.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
5 AV 11
2
Orientering om oppdraget
2.1 Generelt
Det angitte renholdsareal er veiledende. Mindre avvik berettiger ikke til tillegg.
Det ønskes videre opsjonspris på arbeider utover det som er oppgitt i pkt. 1.1, og gjelder følgende
arbeider på øvrige arealer:


Renhold i ferier
Renhold ved sykdom
Oppdraget baserer seg på NS-INSTA 800:2010.
2.2 Fasiliteter som oppdragsgiver stiller til rådighet
Alle oppdragsgivers bøttekott kan disponeres av oppdragstaker. Behov for lagerrom
garderobe/oppholdsrom vil bli tilfredsstilt så langt som mulig, moppe-vaskeri stilles ikke til disposisjon.
Det forutsettes at leverandøren orienterer seg om disse fasiliteter under befaringen (samordne med pkt
1.5).
Oppdragsgiver disponerer ikke fasadelift for bygget, jf. Renholdsboka pkt 3.5.
2.3 0-stilling
Leverandørene må på befaringen orienterer seg om standarden på renholdsobjektet slik at de har et
grunnlag for å vurdere hva det eventuelt vil koste ekstra å gi lokalene den behandling som trengs ved
kontraktsperiodens start for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet (”0-stilling”) iht NS-INSTA 800:2010 og
Vedlegg 3 til Renholdsboka. Se om dette Renholdsboka pkt 3.2.
2.4 Annen informasjon
 Statsbygg driftsleder for bygget er Kjetil Andberg. Han er ansvarlig for befaring og eventuelle
spørsmål m.m.
3
Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen
3.1 Lov om offentlige anskaffelser
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om
offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder
ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget.
Denne anskaffelsen følger prosedyren ”åpen anbudskonkurranse”.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
6 AV 11
3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen
Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne.
Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke
konkurransens utfall.
Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle.
3.3 Offentlighet
Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere er offentlige. Tilbudssummer ikke offentlig før etter
kontraktsinngåelse.
Tilbudsåpningen er ikke offentlig, men vil finne sted i Statsbyggs lokaler i Kaigata 4, Tromsø, tirsdag 7.
juni 2016. kl.1300.
3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner
Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for
denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer
på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under
utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil
bli avvist.
3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse – avviste tilbud
Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for
eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold.
Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.
4
Statsbyggs evaluering av tilbudet
4.1 Kvalifisering - Tildeling
Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte
kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse
tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert.
De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i
forhold til de oppførte tildelingskriterier.
Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at
tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt
dokumentasjon, vil kunne bli avvist.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
7 AV 11
4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen
Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne:
Kvalifikasjonskriterium
Organisatorisk og juridisk
stilling
Kvalifikasjonskrav
Det kreves at leverandøren
har et lovlig etablert foretak og
sikker gjennomføringsevne
Økonomisk og finansiell
kapasitet
Tilstrekkelig finansiell
gjennomføringsevne
Tekniske og faglige
kvalifikasjoner
Foretaket skal ha nødvendig
kompetanse for å utføre
renhold i forhold til riktig
kvalitet. Firmaet må ha
kompetanse/erfaring med
gjennomføring fra oppdrag av
tilsvarende størrelse.
Dokumentasjon
1. Firmaattest, for utenlandske
firmaer kreves tilsvarende attest
bestemt ved lovgivning i det
landet hvor foretaket er registrert
alternativt StartBANK ID.
2. Oversikt over antall ansatte i
foretaket.
Sammendrag av foretakets
årsregnskap, inkludert
revisjonsberetning for 3 siste år
alternativt StartBANK ID.
Oversikt over referanseprosjekter
for siste tre år med prosjektets
størrelse og tidspunkt for
utførelse.
Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må
godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges
solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften § 17-8 (2), og f eks forside på
signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er
inngått, jf. anskaffelsesforskriften § 17-9 (2).
4.3 Attest for skatt og merverdiavgift
Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og
merverdiavgift (Skatteattest).
Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht
anskaffelsesforskriften §§ 11- 10 (3) og 20-12 (3).
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
8 AV 11
4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen
Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på
følgende kriterier:
Prioritet/vekt
70 %
Tildelingskriterium
Pris
30 %
Kvalitet på gjennomføring
av oppdrag, herunder;
god operasjonell
planlegging, god
kompetanse hos
nøkkelpersonell og gode
rutiner for gjennomføring.
5
Dokumentasjon
Tilbudsskjema



Bemmaningsplan (gjelder også ved ferie
og/eller sykdom)
Navn og CV på nøkkelpersoner
Kort beskrivelse på rutiner for vask,
inspeksjoner og avvikshåndtering.
Avvik fra konkurransegrunnlaget
5.1 Generelt om forbehold og avvik
Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med
forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det
understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og
avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør
de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes.
Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik
skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder.
Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av
tilbudet.
Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som
inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist.
Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de
avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all
sannsynlighet medføre at tilbudet avvises.
Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i
Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg,
herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning.
Forbehold om forskudd vil medføre avvisning.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
9 AV 11
5.2 Alternative tilbud
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på
annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med
forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor.
5.3 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
6
Krav til tilbudet
6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse
Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet – minnepinne. Det samme gjelder for
endring av tilbudene.
Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til
elektronisk tilbud, vil bli kastet.
Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert:




Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word
Tabeller: Excel
Bildefiler: JPEG eller TIFF
Kart: TIFF
Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i
Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert.
Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen.
Innlevert minnepinne blir ikke returnert.
6.2 Vedståelsesfrist
Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp.
6.3 Tilbudets språk
Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk.
6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?
1-1
2-1
3
Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra
konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet.
Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg)
Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
10 AV 11
3-1
Firmaattest/StartBANK ID
3-2
Regnskap med revisorberetning
3-3
Referanseprosjekter
3-4
Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3
4
Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.4
4-1
CV
5-1
Innholdsfortegnelse
For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte
nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret
først.
Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli
avvist.
6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist
Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Renholdskontrakt 56 Statens Hus
Vadsø, tilbud til anbudskonkurranse» til:
Statsbygg
v/ resepsjonen i 5. etg.
Kaigata 4
9008 Tromsø
Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 338, 9254
Tromsø. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i kaigata 4 innen
fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til
innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt.
Fristen for innlevering av tilbud er tirdag 7. juni 2016 kl. 12:00
For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Sted:
Tromsø
For Statsbygg:
Dato:
21.04.2016
Ståle Eilertsen
eiendomsforvalter
Dette dokumentet er elektronisk godkjent.
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ
Åpen anbudskonkurranse
Tilbudsinvitasjon – renhold
56 Statens Hus, Vadsø
H001 Renhold
200500022
11 AV 11
7
Vedlegg
Utkast til avtaledokument
Kontraktsbestemmelser (Renholdsboka) med vedlegg
Tilbudsskjema
Tegninger
Mal godkjent dato: 15.11.2015
Mal DocuLive nr. 201500886-3
Mal dokumenteier: E-direktør
Mal utgiver og forfatter: FJ