Se hele vejledningen til koordinatorer her

Comments

Transcription

Se hele vejledningen til koordinatorer her
TUSIND TAK,
fordi du hjælper med
husstandsindsamlingen
Kære indsamlingskoordinator
Tusind tak, fordi du vil være en del af Gigtforeningen og Scleroseforeningens
husstandsindsamling i Region Midtjylland og Region Hovedstaden søndag den
11. september 2016.
Gigtforeningen og Scleroseforeningen kæmper begge for at gøre livet bedre for
mennesker, som lever med en kronisk sygdom. Årsagerne til både sclerose og
autoimmune gigtsygdomme er ukendte, og der findes i dag ikke behandlinger,
der kan kurere sygdommene. Derfor er det vigtigt, at vi står op for mennesker
med gigt og sclerose den 11. september og samler så mange penge som muligt
ind til forskning – uden din hjælp kunne det ikke lade sig gøre.
Held og lykke med indsamlingen i dit område!
Mange venlige hilsner
Maj 2016
Mette Bryde Lind
Direktør i Gigtforeningen Klaus Høm
Direktør i Scleroseforeningen
1/10
INDHOLD
DIN ROLLE SOM INDSAMLINGSKOORDINATOR .......................3
FØR INDSAMLINGEN ................................................................4
Sådan kan du rekruttere indsamlere .................................................................. 4
Materialer til rekruttering ............................................................................... 4
Antal indsamlere............................................................................................ 4
Kontakt til indsamlerne................................................................................... 4
Indsamlingslokale................................................................................................ 5
Ruter..................................................................................................................... 5
Hvis du har supermarkeder som ruter i dit område............................................. 5
Lokal synlighed.................................................................................................... 6
Forplejning til indsamlerne.................................................................................. 6
Modtagelse af materialer til indsamlingsdagen.................................................. 6
PÅ INDSAMLINGSDAGEN..........................................................7
Klargøring af lokale.............................................................................................. 7
Materialer............................................................................................................. 7
Indsamlerne på dagen........................................................................................ 7
Diplom.................................................................................................................. 8
Penge.................................................................................................................... 8
Indberetning af indsamlet resultat....................................................................... 8
Tak til indsamlerne.............................................................................................. 8
EFTER INDSAMLINGEN..............................................................9
Indtastning........................................................................................................... 9
Materialer............................................................................................................. 9
Evaluering............................................................................................................ 9
KONTAKT TIL INDSAMLINGSTEAM...........................................9
VÆRD AT VIDE...........................................................................9
TJEKLISTE................................................................................. 10
2/10
DIN ROLLE SOM
INDSAMLINGSKOORDINATOR
Som koordinator er du med fra start til slut. Du bliver en del af et værdsat hold på
ca. 200 indsamlingskoordinatorer i Region Midtjylland og Region Hovedstaden.
Denne vejledning giver dig hjælp og gode råd til at gennemføre husstandsindsamlingen i dit område. Og husk – du står ikke alene med opgaverne. Du får
hjælp, inspiration og støtte fra indsamlingsteamet. Og du er altid velkommen
til at tage fat i os, hvis du har spørgsmål eller brug for sparring.
Vi træffes på [email protected] eller telefon 39 77 80 30.
Dine hovedopgaver er at:
• Danne et lille team, som kan hjælpe dig
• Hjælpe med at rekruttere indsamlere til dit lokalområde
• Skabe lokal synlighed og opmærksomhed om indsamlingen
• Finde et indsamlingslokale
• Finde sponsorer til forfriskninger til indsamlerne
• Holde indsamlerne orienteret via e-mail
• Stå for den praktiske afvikling på indsamlingsdagen
• Evaluere husstandsindsamlingen
Hvis du er indsamlingskoordinator i et område med ekstra mange ruter, skal I
helst være flere om at dele det. Her vil det være en fordel, at I aftaler en indbyrdes arbejdsfordeling, som gør planlægningsarbejdet og løsningen af opgaverne
lettere for jer alle. Måske synes I, det er mest praktisk at finde et fælles mødested
– måske foretrækker I at dele området op i flere.
Du kan se, om der er flere koordinatorer i dit område via dit login på
www.viståropforhinanden.dk/koordinatorlogin.
3/10
FØR INDSAMLINGEN
Den vigtigste opgave inden indsamlingsdagen er at rekruttere tilstrækkeligt
med indsamlere.
Sådan kan du rekruttere indsamlere:
Op til indsamlingen annoncerer vi efter indsamlere via vores magasiner,
sociale medier, hjemmesider, e-mails og telefonopkald.
Du kan støtte dette arbejde ved at rekruttere indsamlere i dit lokale område.
Blandt andet kan du opfordre familie, venner, kolleger og naboer til at gå en
rute. Rigtig mange vil gerne hjælpe – de skal bare spørges.
Du kan starte med at spørge din nære omgangskreds. Når vi kommer hen i
august, kan du udvide din rekruttering til også at række ud over dit eget netværk.
De fleste vil nemlig typisk først binde sig 5-7 uger før selve indsamlingsdagen.
Når du rekrutterer indsamlere, er det lettest, hvis de selv tilmelder sig på
www.viståropforhinanden.dk, for så kan de selv vælge den rute, som passer
dem bedst. De skal helst meldes til så hurtigt som muligt, så både du og vi
kan følge med i, hvor mange indsamlere vi har på plads i de enkelte områder.
Kontaktdata på dine indsamlere finder du via www.viståropforhinanden.dk/
koordinatorlogin.
HUSK: Børn under 13 år må kun samle ind sammen med en voksen. Unge mellem 13 og 18 år må gerne samle ind to og to eller i følge med en voksen.
Materialer til rekruttering
Som opbakning til din lokale rekruttering stiller vi følgende materialer til rådighed:
• Facebook-posts, som du kan dele
• Forslag til mailtekst
• Rekrutteringspostkort
• Plakater
Når materialerne er klar, får du besked pr. e-mail om, hvornår du vil få dem
leveret og forslag til, hvordan du kan bruge dem.
Antal indsamlere
Antallet af ruter angiver, hvor mange indsamlere der er brug for i dit område.
I områder med ekstra mange ruter vil I typisk være flere koordinatorer. Som
tommelfingerregel er 30 indsamlere pr. koordinator passende – men det kan
naturligvis variere.
Vi hjælper selvfølgelig med at rekruttere indsamlere, hvis det er vanskeligt at
finde tilstrækkeligt mange i dit lokalområde.
Kontakt til indsamlerne
Vi anbefaler, at du løbende holder kontakt med indsamlerne, så deres motivation
til at møde op på indsamlingsdagen er i top. Fra indsamlingsteamet vil vi sende
4/10
dig nogle tekster, som du kan videresende pr. mail til dine indsamlere. Men du er
selvfølgelig også meget velkommen til at supplere med de informationer, som du
synes, de kunne have glæde af at modtage op til indsamlingsdagen.
HUSK: Når du skriver til flere indsamlere på én gang, skal du huske at sende
dine mails bcc, så indsamlerne ikke ser hinandens e-mail adresser.
Indsamlingslokale
Som koordinator er det også din opgave at finde et egnet lokale, hvor du og
dine indsamlere kan mødes søndag den 11. september. Lokalet skal helst ligge
centralt. Et sted, som er let at komme til og let at finde. Der skal være et bord
eller skranke, hvor du kan have plads til de materialer, som skal udleveres til
indsamlerne, og hvor du kan optælle de indsamlede penge. Det vil også være
fint, hvis der er adgang til et toilet.
Hvis det er muligt at bruge indsamlingslokalet som leveringsadresse til indsamlingsbøsser og andet materiale, som vi sender 1–2 uger før indsamlingsdagen,
slipper du for at have ulejlighed med at transportere det.
Når du har fundet et egnet lokale, beder vi dig om at indtaste adressen i indsamlingssystemet – på www.viståropforhinanden.dk/koordinatorlogin – så
indsamlerne kan se, hvor de skal møde op på dagen.
Ruter
Du kan se de ruter, som er tilknyttet dit område i indsamlingssystemet. Her kan
du også følge med i, hvilke ruter der er optagede, og hvilke der er ledige. Hvis der
er ekstra mange ruter i dit område, vil vi bestræbe os på at finde flere koordinatorer, så I kan deles om det. Du kan også selv finde koordinatorer at dele dit område med. Erfaringen fra andre organisationer siger, at det er mest hensigtsmæssigt, hvis du som koordinator er ansvarlig for ca. 30 ruter. Hvis I er flere om at dele
et område, kan I måske også fordele nogle af opgaverne imellem jer. Du kan se,
hvem der i øvrigt er koordinatorer i dit område på www.viståropforhinanden.dk/
koordinatorlogin.
Det vil være en stor fordel, hvis du med dit lokalkendskab kan vurdere, hvilke
ruter i dit område, det vil være bedst at få dækket først, så der kommer så
mange penge som muligt i indsamlingsbøsserne. På samme måde må du gerne
bede os om at få slettet ruter, som du mener er ”dårlige” – det kan f.eks. være
ruter med få spredte private husstande eller industriområder, som du ikke mener,
det kan betale sig at besøge. Skriv blot til vores mailadresse, [email protected]
vistaaropforhinanden.dk, så sørger vi for, at ruten ikke kan vælges.
Hvis du har supermarkeder som ruter i dit område
Langt de fleste ruter er gader med private husstande. Men der kan også være
ruter, som ligger ved et velbesøgt supermarked. Sådan en lokalitet kan være
god at besætte, hvis du f.eks. har indsamlere med gangbesvær. Vi vil bede
dig om, at du i forvejen lige går forbi og hilser på bestyreren og fortæller, at vi
samler ind søndag den 11. september, og at vi gerne vil samle ind foran supermarkedet. Fra indsamlingsteamet modtager du et brev, som du kan aflevere i
supermarkedet. Brevet fortæller om baggrunden for vores indsamling. Husk at
tjek, om de har åbent den søndag.
5/10
Lokal synlighed
I ugerne op til den 11. september gør vi opmærksom på indsamlingen via
sociale medier og egne medier.
Du vil få materialer fra indsamlingsteamet, som du kan bruge til at skabe
synlighed i dit område. Vi leverer:
• Skabelon til pressemeddelelse
• Plakater
• Rekrutteringspostkort
Forud for leveringen modtager du en mail om, at materialerne er på vej til dig.
Det vil være fint, hvis du kan hjælpe med at støtte op om synligheden. Har
man hørt om indsamlingen på forhånd, er der større chancer for, at man også
tilmelder sig som indsamler – eller giver et bidrag, når man bliver mødt af en
indsamler på selve dagen.
Vi sørger gerne for at kontakte den lokale presse i dit område – men måske
har du allerede en god kontakt til pressen/lokalavisen og/eller mod på selv at
henvende dig. Bed om at tale med den journalist, som dækker lokalstoffet, og
fortæl om husstandsindsamlingen – det er jo utraditionelt, at to organisationer
går sammen om en indsamling. Samtidig kan du slå et slag for, at man melder
sig som indsamler.
Vi sender plakater til dig – forhåbentlig kan du få lov at hænge dem op i
butikker, på virksomheder og i offentlige institutioner. Og måske også få de
lokale handlende til at udlevere rekrutteringspostkort til deres kunder?
Forplejning til indsamlerne
Der kan godt være lidt ventetid for indsamlerne på indsamlingsdagen, når
de skal have udleveret deres indsamlingsbøsse og rute, og når de afleverer de
indsamlede penge sidst på dagen. Måske har nogle også taget deres børn med
på dagen. Derfor kan det være hyggeligt, hvis du kan få sponsoreret lidt forplejning til indsamlingsdagen. Det kan f.eks. være kage, frugt, slik, vand, kaffe, te
eller juice.
Modtagelse af materialer til indsamlingsdagen
Du vil modtage de materialer, som du skal bruge på selve indsamlingsdagen,
ca. 1–2 uger før den 11. september 2016. Når de leveres, må du meget gerne
tjekke, at du har modtaget det antal, du forventede. Hvis du mangler noget,
skal vi bede dig om hurtigst muligt at give os besked, så vi kan sende ekstra
ud til dig.
Det er vigtigt, at du forud for udsendelsen får anført din leveringsadresse i
indsamlingssystemet, så vi sender materialerne til det sted, som er mest praktisk
for dig. Leveringsadressen taster du blot ind på www.viståropforhinanden.dk/
koordinatorlogin. 6/10
PÅ INDSAMLINGSDAGEN
Indsamlingsdagen er naturligvis højdepunktet. Det er dagen, hvor alle forberedelserne skal munde ud i en flot indsamling, som giver nye muligheder
for støtte til forskning i gigt og sclerose.
Klargøring af lokale
På indsamlingsdagen er du den ”gode vært”, som sikrer, at alle får en god
oplevelse ud af at være med på holdet. Derfor er det også godt, hvis materialerne ligger klar, når indsamlerne dukker op, og at der er en god og hyggelig
stemning i lokalet.
Materialer
På indsamlingsdagen får du brug for følgende materialer
Disse får du af os:
• Poser til indsamlernes materialer
• Indsamlingsbøsser
• ID-mærkater (en til bøssen og en til indsamlingsarket, hvor dine
indsamlere er registreret)
• Ikke-hjemme-foldere
• Diplomer
• Information til indsamlerne
• Informationsbrev til indsamlere, som samler ind ved et supermarked
(afleveres i butikken, som i forvejen er orienteret om indsamlingen)
• Ark til registrering af indsamlerne og deres indsamlingsresultat 2016
Disse skal du selv sørge for:
• Printede ruter – som du selv printer og medbringer
(hvis du ikke har mulighed for selv at printe ruterne, kan du skrive til os senest den 3. september på [email protected] Så printer
vi og sender dem til dig)
• Sakse/knive til at åbne indsamlingsbøsserne, når pengene skal tælles op
• Tuscher/kuglepenne til anførelse af indsamlet beløb på diplomerne
Indsamlerne på dagen
Vi har tilladelse til at samle ind mellem kl. 10 – 18 den 11. september. Typisk
henter indsamlerne bøsserne mellem kl. 10 – 11 og afleverer dem igen mellem
kl. 13 – 16. Du vurderer selv, hvilke tidsrum som er bedst til udlevering og modtagelse af bøsserne i dit område.
Der kan godt være pres på, når indsamlerne møder op om formiddagen, og
igen når de kommer retur med indsamlingsbøsserne. Her er det godt, hvis du
har et par hjælpere, som kan byde dem velkommen, svare på spørgsmål og
tilbyde dem lidt at drikke og spise.
7/10
Når du sender indsamlerne afsted, er det en god ide, hvis de får dit mobilnummer
med, så de kan ringe, hvis der opstår forhindringer eller spørgsmål på ruten.
Der kan godt dukke ikke-tilmeldte indsamlere op på indsamlingsdagen, og det
vil være en god ide at have et par ekstra ruter i reserve, og at der er mulighed
for at registrere de nye indsamlere på dagen. Vi sender ekstra indsamlingsbøsser med, så der er nok til alle.
Vær opmærksom på, at alle indsamlere er dækket af indsamlingens forsikring.
Diplom
Som en ekstra tak til indsamlerne modtager, dem som ønsker det, et diplom,
når de vender retur med indsamlingsbøssen. På diplomet kan du anføre det
indsamlede beløb og navn på indsamler.
Penge
Når indsamlerne vender retur med indsamlingsbøsserne, skal pengene tælles op.
Der skal være to personer til at tælle op og ikke fra samme husstand. Samtidig
skal du anføre det indsamlede beløb på registreringsarket ud for den enkelte
indsamler.
Du vil snarest muligt få besked om, hvordan de indsamlede penge skal
håndteres.
Indberetning af indsamlet resultat
Senest kl. 20.00 på indsamlingsdagen skal indsamlingsteamet modtage besked
om det totale indsamlede beløb i dit område. Det oplyser du lettest ved at
indtaste beløbet på www.viståropforhinanden.dk/koordinatorlogin. Hvis du
ikke har adgang til indsamlingssystemet, kan du i stedet ringe til os på
telefon 39 77 80 30. At det skal gå så hurtigt skyldes, at vi samme dag sender
en pressemeddelelse ud om det samlede beløb. Desuden skal vi have lagt det
på begge foreningers hjemmeside, da en masse af vores medlemmer venter
spændt på resultatet af vores første regionale husstandsindsamling.
Tak til indsamlerne
Vi håber, at du på indsamlingsteamets vegne vil give en varm tak til alle indsamlerne for, at de står op for mennesker med sclerose og gigt. Vi er glade og
taknemmelige for deres indsats – og for at de vil være med til at gøre Gigtforeningen og Scleroseforeningens regionale husstandsindsamling til en succes!
8/10
EFTER INDSAMLINGEN
Tak til dig!
Nu er der ikke mange opgaver tilbage, før vi er i mål…
Vi vil endnu engang takke dig for din indsats som koordinator. Vi håber, du
havde en god og positiv dag med indsamlerne, og at det var sjovt at møde
dedikerede mennesker, som gerne ville samle ind til forskning i gigt og sclerose.
Vi håber at se dig igen til næste år!
Indtastning
Vi vil bede dig om at
• taste de indsamlere, som dukkede op på dagen uden på forhånd at være
tilmeldt, ind i indsamlingssystemet
• notere de indsamlere, som ikke dukkede op på indsamlingsdagen.
• taste vigtige informationer om ruterne fra indsamlerne, så vi kan få dem
rettet inden næste indsamling.
Du modtager efterfølgende en kort tekst om indsamlingen, hvoraf både de
regionale og det lokale indsamlingsresultat fremgår. Du kan aflevere den til
lokalpressen – og til sponsorerne og dine hjælpere, som jo også har bidraget til
indsamlingen på en positiv måde.
Materialer
Brugte indsamlingsbøsser og øvrige materialer smides bort. Ubrugte indsamlingsbøsser gemmes – de kan genbruges til næste år.
Evaluering
Det er meget vigtigt for os, at du besvarer evalueringsskemaet, som du modtager på e-mail. Det er, som du ved, første gang vi gennemfører en regional
husstandsindsamling – derfor er det vigtigt at få at vide, hvilke ting der kan
gøres bedre til næste år.
KONTAKT TIL INDSAMLINGSTEAM
Hvis du har spørgsmål eller brug for sparring, er du altid velkommen til at
kontakte os. Vi træffes på mail [email protected] og
telefon 39 77 80 30.
VÆRD AT VIDE
Du kan få svar på flere spørgsmål på www.viståropforhinanden.dk under
”Værd at vide som indsamler og indsamlingskoordinator” nederst på siden.
9/10
TJEKLISTE
FØR INDSAMLINGENSDAGEN
• Rekruttering af indsamlere
• Kontakt til indsamlere
• Lokal synlighed
• Find hjælpere
• Find og indtast indsamlingslokale
• Kontakt til eventuelle supermarkeder
• Indtast leveringsadresse for materialer
• Forplejning til indsamlere
• Tjek leverede materialer
• Print ruter
PÅ INDSAMLINGSDAGEN
• Klargør lokale og materialer
• Modtag og registrer indsamlere
• Informer om seneste tilbagekomst med
bøsserne
• Optæl og aflever indsamlede penge
• Tak til indsamlerne og udlevering af diplom
• Indberet indsamlet beløb
EFTER INDSAMLINGSDAGEN
• Udsend meddelelse til presse, sponsorer og
hjælpere
• Bortskaf brugte indsamlingsbøsser mv.
• Evaluering
10/10

Similar documents