3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud inklusiv SHA

3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud inklusiv
SHA-koordinator for prosjekteringsfase (KP)
og utførelsesfase (KU)
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
Stavanger eiendom
10. juni 2016
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Innhold
1
Innledning........................................................................................................................ 3
1.1
1.2
1.3
2
Kontraktsbestemmelser .................................................................................................. 3
Byggherreombudets rolle................................................................................................ 3
Spesielt for denne rammeavtalen ................................................................................... 3
Generelle ytelser ............................................................................................................. 4
2.1
2.2
2.3
3
Møter............................................................................................................................... 4
Rapportering ................................................................................................................... 4
Dokumenthåndtering ...................................................................................................... 5
Utførelseskontroll............................................................................................................ 5
4
Kvalitetssikring ................................................................................................................ 6
5
Fremdrift ......................................................................................................................... 6
6
Endringer, varsler og krav ............................................................................................... 7
7
Økonomi / fakturabehandling ......................................................................................... 7
8
Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø – SHA ........................................................................... 8
9
Ytre miljø ......................................................................................................................... 9
9.1
9.2
9.3
9.4
10
Tropisk tømmer ............................................................................................................... 9
Riving ............................................................................................................................... 9
Farlige stoffer .................................................................................................................. 9
Avfall ................................................................................................................................ 9
Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse ........................................................................ 9
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
11
Generelt........................................................................................................................... 9
Ferdigbefaring ............................................................................................................... 10
Prøvedriftsperioden ...................................................................................................... 10
Overtakelse.................................................................................................................... 10
Innflytting ...................................................................................................................... 10
Reklamasjonsfasen ........................................................................................................ 10
12
Rettslige konflikter ........................................................................................................ 11
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
2 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
1
Innledning
1.1
Kontraktsbestemmelser
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Kontrakten benytter NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for
byggelederoppdrag og Stavanger eiendoms generelle kontraktsbestemmelser med
presiseringer og endringer, sammen med denne ytelsesbeskrivelsen for
byggherreombud.
1.2
Byggherreombudets rolle
Byggherreombudet (heretter BHO) er tiltakshavers representant på byggeplassen
med overordnet oppfølging og kontroll av økonomi, fremdrift og kvalitet av
byggearbeidene. BHO har også rollen som SHA-koordinator for både
prosjektering og utførelsesfase.
Denne ytelsesbeskrivelse for BHO spesifiserer hvilke ytelser BHO skal levere i
forbindelse med oppdrag for Stavanger eiendom.
1.3
Spesielt for denne rammeavtalen
Ved oppstart av hvert oppdrag gjennomgås ytelsesbeskrivelsen med hensikt å
definere om alle ytelser skal inngå, eller om det skal gjøres visse justeringer
tilpasset oppdraget. På bakgrunn av denne gjennomgangen skal BHO utarbeide
forslag til honorarbudsjett i henhold til NS 10.2.3, som skal godkjennes før
oppdraget starter.
Stavanger eiendom ønsker å bidra til utvikling av yngre medarbeidere eller
medarbeidere med mindre erfaring. Vi er positive til at nøkkelpersonell som
tilbys, knytter til seg en assistent som bidrar inn i prosjektet. Det gjøres imidlertid
oppmerksom på at tilbudt nøkkelperson er å anse som hovedkontakt for
byggherre, skal delta i alle møter og har hovedansvaret for at alle oppgavene i
denne ytelsen blir utført som beskrevet. Skriv gjerne hvordan dere ønsker å løse
dette i oppgaveforståelse.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
3 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
2
Generelle ytelser
2.1
Møter
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
BHO skal:
1. innkalle til, lede og referere fra byggherremøter som avholdes hver 14. dag.
Referat oversendes samtlige møtedeltagere og partenes representanter i
henhold til distribusjonsliste.
2. lede og referere gjennomsnittlig 1 særmøte i måneden med brukere, offentlige
myndigheter og andre berørte parter.
3. delta i bygge-/framdriftsmøter som arrangeres av totalentreprenøren.
4. gjennomføre eller delta i møter med totalentreprenøren (heretter TE) om
varsler og krav når det er påkrevd.
5. møte med prosjektleder (heretter PL) hver måned for gjennomgang av
økonomien i prosjektet.
Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Ved
behov eller ønske fra PL, skal BHO konferere med PL før referatet sendes ut.
2.2
Rapportering
BHO skal innhente og kontrollere at TE rapporterer status hver måned, i henhold
til dens kontrakt.
BHO skal basert på egne arbeid og statusrapporteringen fra entreprenøren hver
måned oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal
oversendes senest 5 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter:
1. Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum,
justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner).
2. Fremdrift: Status for fremdriften. Opprinnelig fremdrift og omforent fremdrift
skal synliggjøres.
3. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal
redegjøres for.
SHA: Det skal leveres egen rapport for SHA basert på befaring på byggeplass.
Denne skal minimum inneholde status for uønska hendelser, uønska kvalitet,
sikker jobb analyse og byggherreombudets vurdering av disse. Rapporten skal
inneholde bilder fra befaring som dokumenterer saker knyttet til SHA, og forhold
knyttet til rent tørt bygg.
Den siste rapporten skal være en sluttrapport og inneholde alle ovennevnte
forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak.
Evaluering: BHO skal en måned etter overtakelse, lage en evaluering av
entreprenøren på prosjektet. Vedlagt evalueringsskjema i konkurransegrunnlaget
skal benyttes. Dette skal forelegges PL. BHO skal bearbeide skjemaet etter
innspill fra PL.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
4 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
2.3
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Dokumenthåndtering
BHO skal:
1. behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenøren til byggherre og
innstille overfor PL i de saker som går utover BHOs fullmakter.
2. holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på saks- og handlingsforløp
gjennom hele oppdragsperioden.
3
Utførelseskontroll
BHO skal gjennomføre stikkprøvekontroll av entreprenørens kontraktsarbeider.
Dette gjelder for prosjektering samt bygningsmessige arbeider og tekniske
installasjoner.
Nærmere spesifisert skal BHO:
1. utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe
om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll,
hyppighet/tidspunkt for kontroll. BHOs kontrollplan skal fremlegges for og
godkjennes av PL.
2. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder
el.l. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted,
måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato.
3. Påse at TE kontrollerer at leveranser til byggeplassen er i henhold til kontrakt,
med tanke på håndverksmessig utførelse og toleranser.
4. Påse at TE kontrollerer alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte
gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BHO skal påse at entreprenøren
varsler BHO før slik lukking /innbygging.
5. Påse at TE holder orden på byggeplassen. Arbeidet skal utføres i henhold til
Rent Tørt Bygg (RTB) beskrevet i RTB-håndboken utgitt av Rådgivende
Ingeniørers Forening.
6. Påse at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder.
7. Påse at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht TEK
10.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
5 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
4
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Kvalitetssikring
BHO skal:
1. gjennomgå kontrakten med entreprenøren og gjøre seg godt kjent med
anbudsgrunnlaget for totalentreprisen som tegninger, funksjonsbeskrivelse,
oppdragsbeskrivelse etc.
2. sjekke at riggplaner foreligger
3. påse at alle offentlige tillatelser for utførelse foreligger
4. følge opp at entreprenøren gjennomfører egenkontroll iht plan- og
bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Stavanger
eiendom.
5. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak
blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av entreprenøren.
6. føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik
lukkes.
7. administrere gjennomføring av uavhengig kontroll ihht. Plan- og bygningslov
med forskrifter (Byggherren har i kontrakt med totalentreprenøren påtatt seg
dette ansvaret og skal også bekoste denne.)
8. koordinere kontakt mellom TE og kommunenes IT-avdeling jamfør
Retningslinjer for tele- og dataspredenett.
5
Fremdrift
BHO skal:
1. påse at entreprenøren utarbeider detaljert orienterende fremdriftsplan etter
forutsetningene i kontrakten, og kontraktens fremdriftsplan.
2. påse at fremdriften på byggeplassen følges.
3. påse at Sikker Jobb Analyser (SJA) markeres og at fremdriftsplanen
tilfredsstiller de krav som er satt i byggherrens overordnede fremdriftsplan.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
6 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
6
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Endringer, varsler og krav
BHO skal:
1. ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringsordrer og
endringsmeldinger, varsler og krav.
2. føre utfyllende oversikt over alle endringsordrer og endringsmeldinger
(endringslister), rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse, hvor
i systemet de befinner seg og kostnad/forventet kostnad.
3. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra TE. Utarbeide nødvendig
dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt
i disse.
4. behandle mottatte tilleggskrav/endringsordrer fra entreprenør og uten ugrunnet
opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL.
5. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev,
delta i forhandlinger med entreprenøren når uenigheter eller konflikter gjør
dette påkrevd, se for øvrig pkt. 12 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en
rettslig konflikt.
6. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare
årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser, herunder kritiske/ikke kritisk
aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide
skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør.
7
Økonomi / fakturabehandling
Stavanger kommune behandler alle fakturaer elektronisk. BHO vil få tilgang til
Stavanger kommunes elektroniske fakturabehandlingssystem.
Alle entreprenørfakturaer vil bli stilet til Stavanger kommune sentralt for
innscanning. Deretter sendes faktura elektronisk til BHO som skal kontrollere
fakturaene.
BHO skal:
1. sørge for at følgende foreligger fra entreprenør før første entreprenørfaktura
attesteres:
Signert kontrakt, bankgaranti, forsikringserklæring, godkjent KS-plan,
godkjent SHA - plan for dette prosjektet og bekreftelse på etablert
internkontroll.
2. kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BHOs
fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak.
3. BHO må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis
opparbeidet eller liknende. BHO har to valg i faktureringssystemet: 1)
Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Avslå fakturaen. Dersom BHO
avslår må BHO begrunne dette i eget kommentarfelt (Notat) i fakturasystemet.
Etter avtale med PL, sender BHO brev til entreprenøren med begrunnelse for
avslag.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
7 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
4. føre fortløpende attestasjonsregnskap i Stavanger kommunes økonomisystem.
5. kontrollere at alle entreprisens regulerbare poster blir avregnet innen rimelig
tid etter utført arbeid.
6. kontrollere sluttoppgjørene for entreprisen. BHOs behandlingstid fastsettes i
samråd med PL, men byggherre skal ha sluttfaktura attestert senest 2 uker før
forfall, jf. Generelle bestemmelser totalentrepriser. Ved dissens mellom
byggherre og entreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BHO aktivt delta i
prosessen med å komme til enighet.
8
Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø – SHA
BHO skal være SHA-koordinator for prosjekteringsfasen (KP). BHO skal i
egenskap av denne funksjonen ivareta de oppgaver myndighetene og Stavanger
kommune pålegger koordinatoren for prosjekteringsfasen (KP):
1. være SHA-koordinator og byggherrens stedsfortreder for prosjekteringsfasen i
henhold til Byggherreforskriftens §13 og §14.
2. koordinere prosjekteringen slik at hensynet til SHA blir ivaretatt.
3. sørge for og utarbeide plan for SHA i henhold til Byggherreforskriften §7 og
§8, og holde denne oppdatert gjennom hele prosjektet.
4. medvirke til at byggherreforskriftens § 17 blir ivaretatt av de prosjekterende.
Som minimum skal SHA være er et fast punkt i prosjekteringsmøtene hvor
pliktene i § 17 dokumenteres ivaretatt, utført og dokumentert.
5. medvirke til at byggherreforskriftens § 5 1. og 2. avsnitt og § 6 blir ivaretatt.
6. sørge for at de prosjekterende utarbeider dokumentasjon for fremtidige
arbeider, jf byggherreforskriftens § 12.
7. sørge for at informasjon og krav om SHA blir formidlet til de øvrige parter
som deltar i prosjekteringsfasen.
BHO skal være SHA-koordinator for utførelsesfasen (KU). BHO skal i
egenskap av denne funksjonen ivareta de oppgaver myndighetene og Stavanger
kommune pålegger koordinatoren for utførelse (KU):
1. påse at entreprenør prioriterer spørsmål vedr. sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og
ytre miljø (SHA-planen) høyt.
2. sørge for at SHA-planen er lett tilgjengelig og gjøres kjent på byggeplassen.
3. påse at hovedbedrift/TE daglig fører en oversikt over alle som arbeider på
bygge- og anleggsplassen iht. byggherreforskriften §14. Oppbevare listene i 6
måneder etter at byggearbeidene er avsluttet.
4. ta stikkprøver på at alle som utfører arbeider på byggeplassen bærer ID-kort
iht forskrift om ID-kort på bygge- og anleggsplasser.
5. løpende ajourføre forhåndsmelding til Arbeidstilsynet, og sørge for at denne
blir slått opp på synlig sted på byggeplassen.
6. oppdatere SHA-planen fortløpende dersom det oppstår endringer som har
betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø.
7. følge opp at arbeidsgivere og enkeltpersonforetak følger SHA-planen
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
8 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
8. følge opp at hovedbedrift utfører sine plikter etter arbeidsmiljøloven og
entreprenør kontrakt med Stavanger kommune.
9. følge opp at arbeidsgivere og enkeltmannsbedrifter rapporterer i samsvar med
ligningsloven (jmf §6-10 og tilhørende forskrifter) snarest og senest 14 dager
etter at arbeidet er påbegynt.
10. kontrollere at alle virksomhetene som utfører arbeider på byggeplassen har et
internkontrollsystem tilpasset dette prosjektet, herunder kontrollere at
virksomheten har gjennomført og dokumentert risikoanalyser for egne
arbeider før oppstart.
11. kontrollere at Sikker Jobb Analyser gjennomføres.
9
Ytre miljø
9.1
Tropisk tømmer
BHO skal
1. påse at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra
fredet skog i kontraktarbeidet eller på byggeplass.
2. etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være
tropisk tømmer eller fredet skog.
3. straks underrette Stavanger kommune om alle forekomster av tropisk tømmer
eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktarbeidet
eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det
samme.
9.2
Riving
Ved eventuelle rivningsoppdrag skal BHO kontrollere at dette utføres på en
miljømessig forsvarlig måte og påse at Arbeidstilsynets prosedyrer blir fulgt og
melding sendt.
9.3
Farlige stoffer
BHO skal følge opp at entreprenøren rapporterer om evt. bruk av farlige stoffer og
er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad.
9.4
Avfall
BHO skal kontrollere at avfall behandles på en forsvarlig måte og at
kildesortering gjennomføres.
10
Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse
10.1
Generelt
BHO skal påse at entreprenøren i god tid planlegger og organiserer
gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester,
ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til
kontraktsbestemmelsene for entreprenøren.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
9 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
BHO skal kontrollere og godkjenne FDV og påse at brannbok foreligger og
kontrollere denne før overtakelse i henhold til kontraktsbestemmelsene for
entreprenøren.
10.2
Ferdigbefaring
BHO skal:
1. påse at entreprenøren innkaller og gjennomfører ferdigbefaring som avtalt i
kontrakt.
2. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med PL) for å se om
kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer.
3. innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer.
10.3
Prøvedriftsperioden
BHO skal:
1. følge opp at entreprenøren gjennomfører prøveperioden som avtalt i
kontrakten.
2. gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer.
3. samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra entreprenøren og oversende
PL før overtakelsen.
4. sørge for at entreprenøren følger opp at alle feil utbedres snarest mulig.
5. kontrollere at eventuelle etterarbeider og feilrettinger er utført.
10.4
Overtakelse
BHO skal:
1. delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder skal delta
på overtakelsesforretningene.
2. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signeres
av kontraktspartene.
10.5
Innflytting
BHO skal:
1. følge opp at ferdigattest eventuelt brukstillatelse foreligger før innflytting.
2. koordinere entreprenørens utbedring av mangler i forhold til brukerens
innflytting.
11
Reklamasjonsfasen
BHO skal:
1. følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen
nærmere avtalte frister.
2. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i
reklamasjonsperioden, dette gjelder også henvendelser gjennom kommunens
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
10 av 11
Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse
3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud
feilvarslingssystem «VOF». BHO skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider
utbedres snarest mulig.
3. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider.
4. i samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i
reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, og treårsbefaringer.
5. vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf
kontraktsbestemmelsene.
6. melde fra til Stavanger kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan
gjennomføres.
12
Rettslige konflikter
Byggherreombud skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med
eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder
også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser
avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten.
Mal prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud
Godkjent dato:
Stavanger eiendom
11 av 11