Velkommen til PaperPort

Transcription

J
U R I D I S K E
M E R K N A D E R
Copyright © 2006 Nuance Communications, Inc. Med enerett. Ingen del av denne publikasjonen
skal overføres, skrives av, gjengis, lagres i et arkivsystem eller oversettes til andre språk eller dataspråk i
noen form eller med noen midler, verken mekanisk, elektronisk, magnetisk, optisk, kjemisk, manuelt
eller på annen måte, uten å innhente skriftlig tillatelse på forhånd fra Nuance Communications, Inc.,
1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA. Trykt i USA og Irland. Programvaren
som er beskrevet i denne håndboken leveres på lisens og kan bare brukes eller kopieres i henhold til
betingelsene i en slik lisens.
VIKTIG
MERKNAD
Nuance Communications, Inc. leverer denne publikasjonen "som den er", uten noen form for
garanti, verken uttrykt eller underforstått, inkludert, men ikke begrenset til, de underforståtte
garantiene for salgbarhet eller egnethet til et bestemt formål. Noen stater eller jurisdiksjoner tillater
ikke ansvarsfraskrivelse av indirekte eller underforståtte garantier i visse transaksjoner, og det er derfor
mulig at denne erklæringen ikke gjelder for deg. Nuance forbeholder seg retten til å revidere denne
publikasjonen og foreta endringer av innholdet fra tid til annen uten at Nuance er forpliktet til å
melde fra til noen om slike revisjoner eller endringer.
VA R E M E R K E R
OG KILDEANGIVELSER
Nuance, Nuance-logoen, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort,
Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft og SET er varemerker eller registrerte
varemerker som tilhører Nuance Communications, Inc. eller dets affilierte selskaper i USA og/eller
andre land. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint og Windows er registrerte varemerker eller
varemerker som tilhører Microsoft Corporation i USA og/eller andre land.Intel og Pentium er
varemerker eller registrerte varemerker som tilhører Intel Corporation eller dets datterselskaper i USA
og andre land. Adobe, Acrobat og Photoshop er registrerte varemerker eller varemerker som tilhører
Adobe Systems Incorporated i USA og/eller andre land. ISIS er et registrert varemerke som tilhører
Captiva Software Corporation i USA.Google er et varemerke som tilhører Google, Inc. WordPerfect
er et varemerke eller registrert varemerke som tilhører Corel Corporation og/eller dets datterselskaper
i Canada, USA og/eller andre land. Verity-logoen er et varemerke eller registrert varemerke som
tilhører Verity, Inc. i USA og/eller andre land.Alle andre varemerker det er henvist til i dette
dokumentet, tilhører sine respektive eiere.
Outside In ® Viewer Technology © 1992-1999, Word for Word® copyright © 1998 Stellent Chicago,
Inc. Med enerett. Dette produktet er utviklet ved hjelp av Kakadu-programvare. Denne programvaren
er delvis basert på arbeid fra Independent JPEG Group. Denne programvaren er delvis basert på arbeid
fra Colosseum Builders, Inc. Zlib copyright © 1995-1998 Jean-loup Gailly og Mark Adler.
Nuance Communications, Inc.
1 Wayside Road
Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA.
Nuance Communications International BVBA
Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgia
Oppstartsveiledning for PaperPort 11
Delenummer 50-F31A-10060
Mars 2006
I N N H O L D
5
Installere og aktivere PaperPort
Registrering
Innføring i PaperPort
Teknisk støtte
Hva er nytt i PaperPort 11?
5
6
6
7
8
11
Bli kjent med PaperPort
PaperPort-skrivebordet
PaperPort-elementer
Mapperuten
Miniatyrbilder i PaperPort
Miniatyrsider i PaperPort
Todelt skrivebord
Sidevisningsvinduet
Verktøylinjer som kan tilpasses
11
12
12
13
15
15
16
17
17
Hente elementer
Skanne til PaperPort-skrivebordet
Konfigurere skanneren med PaperPort
Bruke skanneprofiler
Skrive til PaperPort
Innfange web-sider
Legge til PaperPort-mapper
Bruke DesktopDelivery
Importere bilder fra et kamera
18
19
19
20
20
20
21
22
22
Retusjere bilder
SET-verktøy (Scanner Enhancement Technology)
Redigere flere bilder
23
25
Legge tilmerknader på sider
26
Merknadsverktøy
26
Oppstartsveiledning for PaperPort
iii
Beskytte elementer
27
Lagre elementer
28
Legge til søkekriterier i elementer
Søke etter elementer
Søke etter elementer basert på egenskaper
Søke etter ord i et element
Legge til elementer i All-in-One Search-indeksen
Bruke All-in-One Search-ruten
Bruke søkbart PDF-bilde
Konfigurere indekseringsoppgaver
29
30
30
31
31
32
32
33
Dele filer
33
Sende elementer til andre programmer
34
Bruke OmniPage med PaperPort
Tilpasse Send til-linjen
Justere Send til-alternativer
35
35
36
Konvertere elementer
Konvertere elementer til bildeformater
Samle dokumenter
Konvertere bilder til tekst
37
37
37
38
Fylle ut skannede skjemaer
38
Opprette PDF-dokumenter
39
Bruke ScanDirect
40
Avinstallere PaperPort
40
iv
Innhold
Velkommen til ScanSoft® Oppstartsveiledning for PaperPort®.
PaperPort tilbyr den enkleste måten for å forvandle papirer til organiserte digitale
dokumenter som alle på kontoret raskt kan finne og bruke. PaperPort kan brukes
med skannere, flerfunksjonsskrivere og digitale nettverkskopimaskiner for å
forvandle papirdokumenter til digitale dokumenter. Disse kan derettes ordnes
sammen med andre elektroniske dokumenter i et hensiktsmessig og
brukervennlig arkiveringssystem.
PaperPorts store og tydelige miniatyrbilder gjør det mulig å organisere, hente og
bruke skannede dokumenter, inkludert Word-filer, regneark, PDF-filer og til og
med digitale fotografier, på en oversiktlig måte. PaperPorts SET-verktøy sørger
for at skannede dokumenter ser flotte ut, mens merknadsverktøyene gjør det
mulig å legge til merkelapper og uthevinger i skannede bilder.
Installere og aktivere PaperPort
Du kan installere PaperPort fra CD eller Internett.
Installasjonsprogrammet for PaperPort gir enkle, trinnvise anvisninger. Følg
anvisningene på hvert skjermbilde for å installere programvaren.
Du må ha administratorrettigheter for å kunne installere og avinstallere, og du
må ha tilgang til Internett for å kunne aktivere og deaktivere. I slutten av
installeringsprosessen blir du bedt om å aktivere produktet. Brukeren behøver
ikke å gjøre noe og ingen personopplysninger overføres, forutsatt at
serienummeret finnes der det skal og er riktig angitt.
Hvis du ikke aktiverer produktet under installeringen, blir du bedt om å gjøre
dette hver gang du åpner programmet. PaperPort 11.0 kan bare åpnes fem ganger
uten å være aktivert.
5
Registrering
Ved å registrere programmet får du tilgang til alle fordelene ved Nuance®
produktstøtte og vil få tilsendt meldinger om produktoppdateringer.
Når du har installert PaperPort, blir du bedt om å registrere deg elektronisk. Hvis
du vil oppdatere registreringsopplysningene, kan du når som helst gå til Nuances
web-område på http://www.nuance.com.
Innføring i PaperPort
Denne veiledningen gir en innføring i PaperPort og viser hvordan du kan bruke
PaperPort som et hjelpemiddel for informasjonsbehandling. Andre
informasjonskilder du kan bruke for å lære deg PaperPort-programmet omfatter
elektronisk hjelp, produktmerknader og Nuances web-område.
Bruke denne veiledningen
Denne veiledningen er skrevet med utgangspunkt i at brukeren kan jobbe
i Microsoft® Windows®-miljøet. Slå opp i dokumentasjonen for Windows hvis
du lurer på hvordan du skal bruke dialogbokser, menykommandoer, rullefelt,
dra-og-slipp-funksjonen, hurtigmenyer osv.
Bruke elektronisk hjelp
Den elektroniske hjelpefunksjonen i PaperPort inneholder omfattende
informasjon om funksjoner, innstillinger og prosedyrer.
Hjelpefunksjonen er tilgjengelig fra Hjelp-menyen i PaperPort.
Ytterligere teknisk støtte, blant annet tekniske merknader, vanlige spørsmål og
programoppdateringer, er tilgjengelig fra Hjelp-menyen i PaperPort.
Bruke produktmerknader
Produktmerknadene for PaperPort inneholder viktig informasjon om denne
versjonen av programmet. Dette dokumentet finnes på installasjons-CD-en, på
Hjelp-menyen i PaperPort og som et eksempeldokument på PaperPortskrivebordet.
6
Teknisk støtte
Nuance tilbyr alternativer både for gratis og gebyrbasert teknisk støtte som er
utarbeidet for å oppfylle individuelle behov. Våre tjenester omfatter direkte
telefonstøtte og teknisk støtte per e-post. Vi tilbyr dessuten en døgnåpen
selvbetjeningsordning som gir tilgang til vår kunnskapsbase.
Du finner mer informasjon om retningslinjer for kundestøtte, lokale
støttekontakter og produktoppdateringer på http://www.nuance.com. Husk
å lese brukerdokumentasjonen og produktmerknadene før du kontakter Nuance.
Minstekrav til systemet
Datamaskin med Intel® Pentium® eller høyere prosessor
Microsoft Windows 2000 SP4 eller høyere, Windows XP SP2 eller høyere
Microsoft Internet Explorer 5.5 eller høyere
128 MB minne (RAM), 256 MB anbefales
200 MB ledig plass på harddisken til programfiler, pluss 5 MB ledig plass til
installeringen
SVGA-skjerm med 256 farger, men helst 16-biters farge (kalles High Color
i Windows 2000 og Medium Color i XP) og en oppløsning på 800 x 600 piksler
Windows-kompatibel pekeenhet
CD-ROM-stasjon for installering
Internettforbindelse (med IE 5.5 eller høyere) for aktivering og web-oppdatering
Ytelse og hastighet er enda bedre hvis prosessoren, minnet og den ledige
diskplassen i datamaskinen overstiger minstekravene. Dette gjelder særlig ved
håndtering av svært store fargebilder og PDF-filer.
7
Hva er nytt i PaperPort 11?
PaperPort 11 inneholder en rekke nye og nyttige funksjoner for
dokumentbehandling.
Suveren ytelse
Raskere start, kjapp mappenavigasjon, større mappekapasitet og raskere
elementvisning både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer.
Forbedret OCR-nøyaktighet
PaperPort 11 gir mer nøyaktig tekstkonvertering fra skannede dokumenter og
PDF-dokumenter med lavere oppløsning.
Brukerveiledninger
Første gang programmet startes får du tilbud om å se en serie illustrerte
miniveiledninger som viser vanlige oppgaver og prosesser og gir rask tilgang til
programområder og relevante deler i hjelpefunksjonen. Deaktiverte
brukerveiledninger kan aktiveres igjen på Hjelp-menyen.
Forbedret skannervalg
Det er enkelt å velge skanneren du vil bruke i Skann-ruten uten å måtte gå veien
om installeringsveiviseren for skanneren.
Skanne direkte fra skannerknappene
Bruk knappene på skanneren til å skanne rett til PaperPort. Tilordne PaperPorthendelser til skannerknappene for å kunne bruke denne funksjonaliteten. Du
finner mer informasjon under Skann dokumenter i brukerveiledningene.
Skanne profiler
Med skanneprofilene i PaperPort kan du skanne ulike typer dokumenter og
bilder på en enklere måte. Profilene er optimalisert for de vanligste oppgavene:
skanning i svart-hvitt, gråtoner og farger eller skanning av fargefotografier.
8
Innfangingsassistent
Med den integrerte funksjonen Innfangingsassistent får du mer presis styring
med flersidig skanning. PaperPort Professional 11 inneholder det bredeste
utvalget av alternativer.
Merkelapper for mapper
Bruk merkelapper for mapper hvis du vil legge til samme emne, forfatter eller
nøkkelord automatisk for alle PDF- og MAX-elementer som kommer inn i en
bestemt mappe gjennom skanning eller DesktopDeliveryTM. Legger du inn
nøkkelord og emner, er det enklere å finne igjen elementer senere.
Nå kan du gjøre arbeidsområdet i PaperPort mer praktisk ved å flytte eller
forankre verktøylinjer og tilpasse hvilke ikoner du vil vise.
Nye SET-verktøy
Med de nye SETTM-verktøyene har du bedre styring med bildekvaliteten: Du kan
angi svarte og hvite punkter for automatisk forbedring, og viske ut uønskede
håndskrevne merkelapper eller skygger fra kantene på skannede sider.
PaperPort Watson
Et nytt, intelligent søkeprogram som bruker det beste i PaperPort All-in-One
SearchTM sammen med andre populære søkemotorer, blant annet Google®
og MSN®.
Bedre integrering med andre produkter fra Nuance
• Hvis du har ScanSoft® OmniPage® i systemet, samarbeider PaperPort
bedre med dette programmet enn før. Nå kan du dra nytte av
førsteklasses OCR-behandling og avansert oppretting av PDFdokumenter, for eksempel søkbare PDF-filer.
• PaperPort Professional 11 leveres med integrert PDF Create!, som kan
brukes til å opprette mindre, tekstbaserte PDF-filer fra programmer
samt samle PDF-filer raskt og enkelt fra flere forskjellige
kildedokumenter.
9
Følgende avanserte funksjoner er bare tilgjengelige i PaperPort
Professional 11:
Ubegrensede skanneprofiler
Du kan fritt opprette og konfigurere nye skanneprofiler eller fjerne dem du ikke
vil ha.
Profesjonell Innfangingsassistent
Profesjonell Innfangingsassistent Funksjonen Innfangingsassistent viser
miniatyrbilder av sidene etter hvert som de skannes. Etter skanningen kan du
bytte om rekkefølgen på sidene, rotere dem eller legge til tomme skillesider.
Når du er ferdig, kan du angi emne, forfatter og nøkkelord for elementene.
PDF med MRC høy komprimering
Nå kan du opprette skannede PDF-filer i farger eller gråtoner som er inntil åtte
ganger mindre enn vanlige skannede dokumenter.
Søkbare PDF-filer
Hvis du har både OmniPage og PaperPort Professional i systemet, kan du
opprette søkbare PDF-bildefiler også. Du kan indeksere, søke og trekke ut tekst
fra slike PDF-filer.
Spesialversjoner av PaperPort leveres også til enkelte skannerprodusenter og andre
forhandlere. Funksjonene i disse versjonene kan variere på grunnlag av den enkelte
forhandlers krav.
10
I dette avsnittet får du kjennskap til de forskjellige delene av PaperPort. Se Hjelp
for PaperPort hvis du vil ha mer informasjon om disse emnene.
Brukerveiledninger for PaperPort
Brukerveiledningene vises første gang programmet startes. Dette er en serie
miniveiledninger som hjelper deg med å komme i gang på en enkel måte.
Her finner du presise oversikter over programområder, som skanning, søk,
dokumentsamling m.m.
PaperPort-skrivebordet
Mapperuten er det første som vises på PaperPort-skrivebordet når du starter
programmet. Denne ruten viser dokumentene dine og verktøyene du kan bruke
for å administrere dem. PaperPort har alle verktøyene du trenger for å organisere,
søke etter og bruke dokumenter og bilder.
Kommandolinje med
verktøylinjer
som kan
tilpasses
Skrivebord
Tilgang til
andre sider
Mapper
Funksjonsruten kan inneholde:
Mapper (Vis-menyen)
•
•
•
•
•
Miniatyrbilde av
bildeelement
Miniatyrbilde av
tekstelement
Send til-linje
Miniatyrbilder av sider (Vis-menyen)
Elementegenskaper (Vis-menyen)
Skann eller hent fotografi (Fil-menyen)
All-in-One Search (Verktøy-menyen)
11
PaperPort-elementer
Dokumentene og fotografiene du henter inn i PaperPort, kalles elementer. Det er
to typer elementer: bildeelementer og tekstelementer.
Bildeelementer er skannede dokumenter, fotografier og andre digitale elementer
i et bildeformat, for eksempel PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort-bilde (max-filer).
Du kan opprette bildeelementer fra dokumenter, fotografier, strektegninger eller
andre elementer du skanner, kopierer eller henter inn på PaperPort-skrivebordet.
Tekstelementer er dokumenter som inneholder redigerbar tekst, for eksempel
Word- (doc-filer), HTML- og Excel-filer, og som opprettes med
tekstbehandlingsprogrammer eller annen tekstbasert programvare.
Du kan bruke alle varianter av PDF-filer (PDF-bilde, søkbart PDF-bilde og PDFformatert tekst og grafikk [normal PDF]) med PaperPort. PaperPort skiller mellom
PDF-elementer med bare bilde og PDF-elementer som ikke er bilde. Du kan bruke
SET-verktøy til å forbedre kvaliteten på elementer som bare inneholder PDF-bilder.
Du kan raskt sende et element til et annet program uten å gå ut av PaperPortprogrammet. Dra bare et element til koblingsikonet på Send til-linjen nederst på
skrivebordet. PaperPort støtter en rekke programmer, inkludert
tekstbehandlingsprogrammer, regnearkprogrammer, telefaksprogrammer, epostprogrammer, grafikkprogrammer, programmer for optisk tegngjenkjenning
(OCR) og programmer for elektroniske tjenester.
PaperPort inneholder en mappe kalt Mine PaperPort-dokumenter som
inneholder eksempler på noen av de elementtypene du kan oppbevare på
PaperPort-skrivebordet.
Du kan også bruke PaperPort til å vise ikke-PaperPort-elementer du har på
datamaskinen. Det er bare å kopiere eller flytte dokumentfilen eller fotografiet
inn i en PaperPort-mappe.
Mapperuten
Mapperuten inneholder en hierarkisk visning av PaperPortmappene, lignende den som vises i Windows Utforsker. Bruk
Mappeverktøy for rask tilgang til kommandoene.
PaperPort installerer en PaperPort-mappe kalt Mine
PaperPort-dokumenter i mappen Mine dokumenter. Hvis du
bruker et flerbrukersystem, har hver bruker sin egen mappe for
Mine PaperPort-dokumenter.
12
Mappen Mine PaperPort-dokumenter inneholder flere undermapper med
beskrivende navn – som Artikler, Visittkort, Fotografier og Kvitteringer – som
illustrerer forskjellige måter å organisere PaperPort-elementer på.
Mappen Prøver inneholder eksempeldokumenter og -bilder for å hjelpe deg med
å komme i gang med PaperPort.
Når du har samlet sammen dine egne PaperPort-elementer, trenger du ikke å
lagre dem i mappen Mine PaperPort-dokumenter. Du kan legge til andre lokale
mapper og nettverksmapper i mappevisningen i PaperPort. Du kan også slette
mappen Mine PaperPort-dokumenter, men PaperPort-strukturen må inneholde
minst én mappe.
Klikk på Mapper-knappen på kommandolinjen for å vise eller skjule mapperuten.
Når skrivebordet er delt, kan du vise en mapperute for hvert arbeidsområde.
Miniatyrbilder i PaperPort
Det finnes to typer miniatyrbilder i PaperPort: av elementer og
av sider. Et miniatyrbilde er en liten, grafisk representasjon av et
dokument eller fotografi. Miniatyrbilder av sider viser sider
med bildeelementer og PDF-filer i ruten Miniatyrsider både på
PaperPort-skrivebordet og i PageViewer.
En rask måte å finne PaperPort-elementer på, er å bla gjennom
miniatyrbildene på PaperPort-skrivebordet. Miniatyrbilder viser hva
dokumentene inneholder uten å måtte åpne dem. Miniatyrbilder gjør det
dessuten mulig å bla gjennom sidene i et dokument uten å åpne det.
PaperPort viser store, tydelige miniatyrbilder av alle dokumenter og fotografier,
inkludert følgende:
•
•
•
•
•
•
•
Skannede sider og fotografier
Fotografier fra et digitalt kamera
Bildefiler i formater som BMP, TIFF, JPEG, GIF og MAX
Dokumenter av typen Microsoft Word, PowerPoint®, Excel® og Word
PerfectTM og andre dokumenter som er opprettet i vanlige programmer.
PDF-dokumenter
PDF-bildeelementer
HTML-dokumenter
13
Hvert miniatyrbilde vises med et ikon som angir programmet det ble opprettet
i eller er tilknyttet. Dermed er det lett å se og søke etter de ulike elementtypene
på datamaskinen.
Klikk på et miniatyrbilde for å se bildeattributter. Et lite -ikon angir at
attributtet for skrivebeskyttelse er innstilt for det aktuelle elementet. Et lite
angir at det er knyttet merknader til bildet. Flersidige bildeelementer viser
at du kan bla gjennom sidene selv om ruten Miniatyrsider er lukket.
-ikon
slik
Før du kan arbeide med et element, må du merke miniatyrbildet for elementet på
PaperPort-skrivebordet. En rød strek rundt et element betyr at det er merket.
Mens du arbeider med miniatyrbilder, kan du gjøre følgende:
•
Dra et miniatyrbilde til et annet sted på PaperPort-skrivebordet.
•
Dra et miniatyrbilde til en mappe for å flytte elementet til denne mappen.
•
Dra et miniatyrbilde til et annet åpent arbeidsområde for å flytte elementet
til den åpne mappen.
•
Dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å vise elementet.
•
Trykke på Ctrl-tasten og dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å åpne
elementet i kildeprogrammet.
•
Høyreklikke på et miniatyrbilde for å vise elementets hurtigmeny.
•
Dra et miniatyrbilde til Send til-linjen for å sende en kopi av elementet til et
annet program.
Individuelle PaperPort- eller PDF-bildeelementer kan dessuten slås sammen til
flersidige elementer på en enkel måte ved hjelp av miniatyrbilder på PaperPortskrivebordet. Denne funksjonen er nyttig som et organiseringsverktøy hvis du
bruker en skanner som bare kan skanne en side som et separat element.
14
Miniatyrsider i PaperPort
Ruten Miniatyrsider på PaperPort-skrivebordet og i
PageViewer viser miniatyrbilder av flersidige bildeelementer.
Velg et flersidig element og klikk Miniatyrsider eller bruk
Vis-menyen. Det er enkelt å utføre operasjoner på sidene uten
å måtte åpne filene. De tre første elementene nedenfor er
tilgjengelige for alle bildefiler. Resten er bare tilgjengelige for
PDF-filer (både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer)
og MAX-filer (bare skrivebordet). Du kan gjøre følgende:
•
•
•
•
•
•
Forstørre eller redusere størrelsen på miniatyrbildene.
Kopiere og flytte merkede sider til et arbeidsområde som separate PDF-filer.
Kopiere og flytte sider mellom dokumenter som er åpne i ulike ruter.
Kopiere, lime inn, klippe ut, slette og endre rekkefølgen på sider.
Sette inn nye sider på et bestemt sted i dokumentet.
Føye til nye sider til slutt.
Miniatyrsiden for en sikker PDF-fil er bare tilgjengelig hvis du oppgir passordet.
Todelt skrivebord
Når du starter PaperPort Professional 11 for første gang, ser det ut
som om skrivebordet er delt inn i to arbeidsområder – øverst og
nederst. Et slikt oppsett gir bedre oversikt, slik at det er enklere å
organisere og slå sammen dokumenter på en effektiv måte, selv over flere mapper.
Høyreklikk det aktive arbeidsområdet, eller bruk knappen Visninger for å endre
visningsmåte. Hvis du jobber med flersidige dokumenter, kan du bruke den aktuelle
funksjonsruten til å vise miniatyrsider uten å måtte åpne selve dokumentet. Du kan
også bruke disse skrivebordsområdene til å vise mapper eller egenskapene for det
valgte elementet. Fjern oppdelingen av skrivebordet ved å åpne skrivebordsmenyen
og fjerne merket ved Del skrivebordet eller klikke ikonet Del skrivebordet.
Du kan også lage bokmerker for arbeidsområder ved å bruke kommandoen Lag
bokmerke for arbeidsområde på skrivebordsmenyen. Organiser bokmerkene
ved hjelp av kommandoen Organiser bokmerker. Du kan gå til et ofte brukt
arbeidsområde med kun ett museklikk, siden alle arbeidsområder vises på samme
meny.
15
Funksjonsruten
viser
miniatyrsider
Aktivt
arbeidsområde
Delt skrivebord
Inaktivt
arbeidsområde
Funksjonsruten
viser mapper
Send tillinje
Sidevisningsvinduet
Du kan vise et element i sidevisningsvinduet ved å dobbeltklikke et miniatyrbilde
i skrivebordsvisning, velge Vis på hurtigmenyen eller merke elementet, og klikke
Side-knappen på kommandolinjen.
Sidevisningsvinduet gir mulighet til å se nærmere på elementene, rette på dem og
legge til merknader. Du kan også forstørre eller forminske visningen for å gjøre
det lettere å lese den. Bruk SET-verktøyene til å forbedre det gjeldende sidebildet.
Bruk ruten Miniatyrsider til å redigere dokumentet på sidenivå.
Skrivebordknapp: klikk for
å gå tilbake til
PaperPortskrivebordet
SETverktøy
Merknadsverktøy
Ruten
Miniatyrsider
16
PaperPort-knappene er inndelt i fem grupper etter funksjonalitet. Du kan også
flytte og forankre verktøylinjer og angi hvilke knapper som skal vises på
PaperPort-skrivebordet og i sidevisning. Tilpass en verktøylinje i PaperPort ved
å høyreklikke den og velge Tilpass... .
Angi rekkefølgen av
knappene på
verktøylinjen
Flere tilgjengelige
knapper
Knapper som er synlige
for øyeblikket
Hente elementer
Det er mange måter å hente bilder og dokumenter til PaperPort på, slik at du kan
bruke PaperPorts verktøy for visning, redigering, merknader, indeksering, OCR
og filbehandling. Du kan for eksempel gjøre følgende:
•
•
•
•
•
•
•
•
Skanne fotografier, sider og andre bilder på en skanningsenhet
Legge til mapper som allerede inneholder bilder og dokumenter, i PaperPort
Ta øyeblikksbilder av web-sider
Importere filer fra andre programmer på datamaskinen
Skrive ut dokumenter fra andre programmer til PaperPort-skrivebordet
Dra eller klippe ut og lime inn bilder og dokumenter fra Windows Utforsker
eller andre programmer til PaperPort-skrivebordet
Hente fotografer fra et digitalt kamera
Hente filer til PaperPort Professional 11 ved hjelp av DesktopDelivery.
17
Skanne til PaperPort-skrivebordet
PaperPort skal fungere med TWAIN- og WIA-kompatible
skannere. (Støtte for ISIS® skannerdriver fås på forespørsel,
bare til PaperPort Professional 11.)
Klikk Skann eller hent fotografi for å åpne Skann-ruten.
Velg en skanneprofil. Profilene er optimaliserte for vanlige
skanneoppgaver.
Velg deretter å bruke skannerens opprinnelige grensesnitt eller
den nye ruten Skannerinnstillinger i PaperPort for å oppnå best
mulig resultat. Hvis du vil bruke skannerdriverens grensesnitt,
merker du av for Vis dialogboks for skanner. Hvis du lar
denne boksen være umerket, blir det skannede elementet plassert i det aktive
arbeidsområdet.
Slå på Innfangingsassistent for å legge til emne, forfatter og nøkkelord for
elementene og (i PaperPort Professional) for å vise og styre skanneprosessen.
Når skanningen er ferdig, ser du elementet på PaperPort-skrivebordet.
Hvis din skanner ikke bruker en TWAIN- WIA-, eller ISIS-enhetsdriver, må du skanne
elementer med programmet som fulgte med skanneren. Kopier eller flytt deretter de
skannede elementene til PaperPort. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite
mer om skanning.
Med PaperPort er det lett å skanne sider som separate elementer eller som et
flersidig element. Når du skal skanne og sortere dobbeltsidige sider på ADFskanneren, snur du sidene når du blir bedt om det og klikker på Skann andre
side. Sidene blir da automatisk skannet og sortert i riktig rekkefølge i PaperPort.
Du kan også bruke knappene på skanneren og skanne direkte til PaperPort.
Åpne kontrollpanelet i Windows, velg Skannere og kameraer, velg en hendelse
i kategorien Hendelser og tilordne PaperPort til denne.
Du kan også bruke en nettverksskanner med høy hastighet til å skanne elementer til en
mappe i nettverket og deretter legge til mappen i PaperPort. Bruk DesktopDelivery
(tilgjengelig i PaperPort Professional 11) til å overvåke mapper med henblikk på
innkommende skannede bilder.
Hente elementer
18
Konfigurere skanneren med PaperPort
Før du skanner med PaperPort må skanneren være installert
med egen skannerdriver og testet for å være sikker på at den
fungerer som den skal. Det følger ikke skannerdriver med
PaperPort.
Skannere som er riktig installert og fungerer er tilgjengelige
i PaperPort hvis du klikker Velg og velger en skanner
i dialogboksen Tilgjengelige skannere. Hvis du ikke er fornøyd
med skanneresultatet, kan du kjøre installeringsveiviseren for
PaperPort-skanneren under programgruppen PaperPort 11 på
Start-menyen.
Bruke skanneprofiler
PaperPort leveres med skanneprofiler som er optimalisert for vanlige
skanneoppgaver. Velg Svart-hvitt, Gråtoner, Farger eller Fargefotografi for
å oppnå best mulig resultat.
Panelene for skanneprofilene inneholder følgende kategorier:
•
•
•
•
Profil: viser hvilken skanneprofil som er i bruk.
SET: definerer hvilke forbedringsfunksjoner som skal kjøres automatisk.
Utdata: angir filformat og filnavn med automatiske suffiks.
Skann: justerer skanneinnstillinger: modus, oppløsning, størrelse,
papirretning, filterfarge, lysstyrke og kontrast.
I PaperPort Professional 11 kan du dessuten legge til nye eller fjerne eksisterende
profiler. Denne versjonen av programmet inneholder en ekstra skanneprofil:
Farge-PDF med MRC høy komprimering. MRC er en teknologi som kan brukes
til å lage mye mindre PDF-filer.
Søkbart PDF-bildeformat er bare tilgjengelig i PaperPort Professional 11, når du i tillegg
har OmniPage installert i systemet.
19
Skrive til PaperPort
Du kan hente inn elementer fra andre programmer ved å skrive dem ut til
PaperPort-skrivebordet som PDF-bilder eller PaperPort-bildeelementer (max-filer).
Med denne funksjonen kan du raskt importere regneark, bilder, databasefiler,
tekstbehandlingsfiler og andre filer til PaperPort som elementer på PaperPortskrivebordet.
I PaperPort Professional kan du bruke funksjonen Skriv til PDF for å skrive ut
dokumentet i formatet PDF-formatert tekst og grafikk (normal PDF).
Du kan bruke funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte
visninger av web-sider.
Innfange web-sider
Du kan bruke funksjonen Innfanging av web-side til å fange inn websider som PaperPort- eller PDF-bildeelementer på PaperPort-skrivebordet. Disse
elementene fungerer som nyttige pekere til dine favorittområder på Internett.
Når du har innfanget en web-side, kan du vise den, arkivere den, gå til den
tilsvarende web-siden på Internett (bare MAX-elementer) eller indeksere
innholdet i innfangede web-sider.
Bruk funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte visninger av web-sider,
som også kan legges til All-in-One Search-indeksen for å basere søket på tekstinnhold.
Legge til PaperPort-mapper
PaperPort har et brukervennlig arkiveringssystem for
å organisere elementer og dele dem med andre. I mapperuten
kan du gjøre følgende:
• Legge til eksisterende mapper på datamaskinen
i mapperuten.
• Opprette nye mapper, tilordnede nettverksstasjoner og
mapper på eksterne tilkoblede enheter.
Hente elementer
20
Som standard viser mapperuten et sett med mapper som hjelper deg med å komme
i gang med PaperPort. Disse mappene kan du flytte eller slette hvis du vil.
Du kan legge til mapper på datamaskinen i mapperuten, inkludert nettverksmapper
og mapper på eksterne enheter som er koblet til datamaskinen. Dokumenter i disse
mappene blir da tilgjengelige for bruk i PaperPort.
Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om hvordan du legger til
og bruker PaperPort-mapper.
Bruk Merkelapper for mapper til å tilordne samme filinformasjon til alle PDF- eller
MAX-filer som kommer inn i en valgt mappe ved skanning eller DesktopDelivery.
Bruke DesktopDelivery
DesktopDelivery (bare i PaperPort Professional 11) overvåker
nettverksmapper eller lokale mapper med henblikk på
innkommende filer av angitte typer (PDF, TIFF, JPEG og
MAX). Programmet kan også overvåke e-postmapper og se
etter vedlegg. Disse filene blir importert til angitte PaperPort
DesktopDelivery-mapper (dvs. PaperPort-mapper som er
konfigurert for å motta filer fra en overvåket mappe utenfor
PaperPort). Høyreklikk en PaperPort-mappe og velg
DesktopDelivery på hurtigmenyen.
Overvåket innboksmappe for e-post
Overvåket mappe
21
Du kan legge til elementegenskaper automatisk for PDF- og MAX-filer som
kommer inn i den valgte DesktopDelivery-mappen. Du finner nærmere
informasjon i brukerveiledningene for PaperPort eller i Hjelp.
Importere bilder fra et kamera
Hvis du vil hente digitale bilder til PaperPort-skrivebordet, må du første koble til
kameraet. Hvis enheten vises som en stasjon, kan du begynne å hente filer. Hvis
kameraet ikke støtter denne typen operasjon og driveren er installert på rett måte,
åpnes TWAIN- eller WIA-grensesnittet slik at du kan importere bilder herfra.
Ikke rediger bildene direkte i kameraet – redigering er ikke alltid vellykket første gang.
Hent i stedet filene til PaperPort og forbedre dem med SET-verktøyene.
Retusjere bilder
Når du viser et bildeelement i sidevisningsvinduet, er det
flere PaperPort-verktøy du kan bruke til å justere eller
forbedre bildet.
Du kan for eksempel rette opp en skannet side, gjøre et
undereksponert fotografi som er for mørkt, lysere, justere
fargene i et fargebilde, fjerne "støvflekker" fra en
dokumentside, fjerne skygger og flekker på sidekanter eller
gjøre uklare bilder skarpere. Du kan også rotere et element,
fjerne spredte punkter, forbedre linjer, fjerne røde øyne og
beskjære deler av et bilde.
Enkelte SET-verktøy er hovedsakelig beregnet på forbedring av fotografier eller
bilder, mens andre (skraverte) hjelper deg med å klargjøre tekstelementer for
OCR-behandling.
Høyreklikk verktøylinjen Bilderedigering for å velge hvilke ikoner som skal vises.
Retusjere bilder
22
SET-verktøy (Scanner Enhancement Technology)
Velg område
Bruk verktøyet Velg område til å merke den delen av
et bilde du vil klippe ut, kopiere eller slette med
kommandoer på Rediger- eller hurtigmenyen. Bruk
det også til å merke en del av et bilde før du beskjærer
det eller bruker verktøyet for å Fjerne røde øyne.
Roter et bilde Klikk verktøyet Roter mot høyre for å rotere det
merkede elementet 90 grader mot høyre.
Rett opp et
bilde
Noen ganger blir et dokument skjevt når det
skannes. Du kan i så fall justere dette med
verktøyene Rett opp og Rett opp automatisk.
OCR-resultatene blir mye bedre hvis du på forhånd
har rettet opp tekstlinjene i en bildefil.
Forbedre et
bilde
Med funksjonen Forbedre automatisk kan du
justere lysstyrken, kontrasten, fargen eller
sjatteringen i et bilde. PaperPort analyserer bildet og
prøver å rette opp feil i det.
Du kan justere bildet manuelt med verktøyet
Forbedre. Her kan du endre verdiene for lysstyrke,
kontrast, farge og sjattering og velge det beste
resultatet blant ni kandidater.
Gjør et bilde
skarpere
Velg verktøyet Gjør skarpere for å justere
skarpheten i et uskarpt bilde eller gjøre et skarpt
bilde sløret for å oppnå en spesiell effekt.
Fjern røde
øyne
Verktøyet Fjern røde øyne hjelper deg med å fjerne
effekten av røde øyne på en valgt del av et bilde.
Røde øyne kan oppstå når du fotograferer personer
eller dyr i dårlig lys eller med blits.
23
Fjern en del av Når du vil lagre eller arbeide bare med en del av en
et bilde
side eller et bilde, kan du beskjære bildet eller viske
ut den delen du ikke vil ha.
Bruk merkeverktøyet til å angi den delen du vil
beholde, og bruk deretter beskjæringsverktøyet til
å fjerne resten.
Velg viskelærverktøyet for å fjerne det området av
bildet du drar pekeren over.
Fjern spredte Av og til blir det liggende spredte punkter eller
punkter
prikker på skannede bilder. Verktøyet Fjern spredte
punkter finner og fjerner automatisk slike
forstyrrelser på en side. Bruk dette verktøyet for
å oppnå bedre resultater med OCR-behandling.
Fungerer på svart-hvitt-bilder.
Forbedre linjer Verktøyet Forbedre linjer (for svart-hvitt-bilder)
gjør linjene mørkere og kobler sammen brutte linjer
i en tabell eller et skjema slik at de virker mørkere og
rettere. Bruk av dette verktøyet gir bedre OCRresultater.
Visk ut kanter Bruk dette verktøyet til å fjerne skygger og flekker
fra sidekantene for bedre OCR-resultater.
Angi hvitt
punkt
Klikk dette verktøyet og klikk en lys farge i bildet
som skal være det hvite punktet. Se nedenfor.
Angi svart
punkt
Klikk dette verktøyet og klikk en mørk farge i bildet
som skal være det svarte punktet. Fargene som er
valgt som nye hvite og svarte punkter, vises på
statuslinjen.
Bruk gjeldende Klikk dette verktøyet for å bruke de nye svarte og
svarte og hvite hvite punktene på gjeldende bilde. Hvis du ikke er
punkter
fornøyd med resultatet, kan du angre endringene og
velge nye verdier.
Retusjere bilder
24
Endre de svarte og hvite punktene
N
yt
pu t sv
nk ar
t t
St
a
sti nd
lli ar
ng d
in
n-
St
a
sti nd
lli ar
n d
N g inn
yt
pu t hv
nk itt
t
Dette foregår ved å fjerne svært mørke og overeksponerte områder for
å forbedre bildekvaliteten. Alle farger som er lysere enn det nye hvite punktet
du har valgt, blir hvite. Alle farger som er mørkere enn det nye svarte punktet
du har valgt, blir svarte. Det kan være greit å bruke dette verktøyet til å fjerne
skyggelagt grå bakgrunn i et dokument du vil OCR-behandle. Velg en av de
mørkere grå pikslene i bakgrunnen, og bruk denne som det hvite punktet.
Bakgrunnen blir nå hvit. Hvis du endrer de svarte og hvite punktene for et
fargefoto, vil kontrasten som regel øke, men i tillegg kan fargeverdiene endres.
Før:
Etter:
Du kan bruke nye svarte og hvite punkter på individuelle bilder, som beskrevet.
Du kan også bruke dem til automatisk forbedring av alle nye sider som skannes
med en bestemt skanneprofil.
Redigere flere bilder
Muligheten til å behandle elementer som en gruppe kalles
ofte satsbehandling. PaperPort inneholder
satsbehandlingsfunksjoner, slik at du raskt kan forbedre,
endre eller rotere flere bildeelementer i én enkelt operasjon.
Velg ett eller flere bildeelementer på skrivebordet.
Pek deretter på SET-verktøy på Element-menyen, og velg aktuell kommando.
Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer.
25
PaperPort inneholder en gruppe med merknadsverktøy som du kan bruke til
å sette inn merknader i skannede dokumenter, med informasjon du vil oppbevare
sammen med det aktuelle dokumentet.
I PDF- og PaperPort-bildefiler (.max) kan du redigere merknader, noe som betyr at
du når som helst kan flytte, endre eller fjerne dem, eller redigere teksten i dem. Når
det gjelder andre bildetyper, for eksempel JPEG- og Windows-punkgrafikkfiler,
blir merknader en permanent del av bildet når du lagrer elementet. PaperPort
deaktiverer automatisk merknadsverktøyene for elementtyper som ikke håndterer
merknader.
Med PaperPorts merknadsverktøy kan du legge til merkelapper og tekst, utheve
tekst, tegne streker og piler eller stemple et bilde på et bildeelement.
Med PDF-bildeformatet er det lett å sende et dokument med merknader til noen
som ikke har PaperPort. Mottakeren behøver bare å dobbeltklikke e-postvedlegget
de mottar fra deg. De vil da se dokumentet i systemets standardinnstilte PDFvisningsprogram med merknadene intakt.
Merknadsverktøy
Du kan velge et merknadsverktøy på merknadsverktøylinjen når du viser et
bildeelement i sidevisningsvinduet. Høyreklikk et verktøy for å endre egenskapene
for fremtidige merknader som opprettes med dette verktøyet. Dette får ingen
innvirkning på eksisterende merknader. Slå av et merknadsverktøy ved å klikke et
annet – verktøyet Merk merknad egner seg som regel best.
Høyreklikk merknadsverktøylinjen for å velge hvilke ikoner som skal vises.
Merk merknad
Velg dette verktøyet og klikk i en merknad for
å flytte, klippe ut, kopiere eller endre størrelsen
på merknaden på siden. Dobbeltklikk en
merkelapp eller tekstetikett for å redigere
teksten.
Høyreklikk en valgt merknad for å endre
egenskapene for den.
26
Merk
Vil du lage en huskelapp til deg selv? Velg
verktøyet Merkelapp og legg til en skalerbar
merkelapp, som kan sammenlignes med en gul
lapp du skriver på og fester på papirdokumenter.
Tekst
Det er enkelt å legge til en bildetekst med
tekstverktøyet. Velg dette verktøyet hvis du vil
legge til en tekstlinje med gjennomsiktig
bakgrunn.
Utheving
Bruk uthevingsverktøyet til å utheve et
område i bildet, på samme måte som du ville
bruke en merkepenn på papir.
Blyant
Pil eller strek
Stempel
Bruk blyantverktøyet til å tegne streker eller
merker med frihånd på siden.
Velg pil- eller strekverktøyet for å tegne rette
streker, med eller uten pilhoder, på en side.
Bruk stempelverktøyet til å lime inn et
punktgrafikkbilde på siden, omtrent som når
du bruker et gummistempel.
Beskytte elementer
I PaperPort Professional 11 kan du justere sikkerhetsnivået for
PDF-filer (støttes opp til format 1.5). Når du oppretter en ny
PDF-fil fra eksisterende PDF-filer (for eksempel ved å kopiere en
miniatyrside til et arbeidsområde), blir sikkerhetsinnstillingene for
den nye filen de samme som for den opprinnelige. Nyopprettede
PDF-filer genereres i samsvar med standardinnstillingene for PDFfilsikkerhet i PaperPort, som angitt i Verktøy-menyen.
Det finnes to passordtyper i programmet. Åpne-passordet begrenser tilgangen
til dokumentet: Det kan bare åpnes hvis du oppgir passord på forespørsel.
Tillatelsespassordet gir brukeren en mulighet til å definere hvordan dokumentet
kan brukes. Hvis det er ikke er konfigurert et tillatelsespassord, kan filen brukes
uten restriksjoner.
27
Lagre elementer
Nøkkelen til å organisere elementer i PaperPort er å lagre dem i riktige mapper.
Du kan dra og slippe elementer fra én mappe til en annen, eller fra PaperPortskrivebordet og inn i ønsket mappe. Du kan angi søkekriterier som gjør det
enklere å søke etter elementene senere. Hvis du har delt opp arbeidsområdene,
kan du også flytte og kopiere elementer mellom mapper. Navnet på hvert element
vises under miniatyrbildet i miniatyrbildevisningen. I et flersidig element vises
navnet under hvert enkelt sidenavn.
I dialogboksen Mappebehandling kan du legge til,
fjerne, flytte eller endre navn på PaperPort-mapper. Du
kan endre fargen på et mappeikon til en farge som gjør
det enklere å organisere elementene. Du kan også legge
til, fjerne, flytte og gi nytt navn til mapper i Windows
Explorer som vises med PaperPort-mappestrukturen.
Disse endringene vises i PaperPort automatisk.
I mapperuten kan du dra og slippe, kopiere eller flytte undermapper med innhold
til andre undermapper eller PaperPort-mapper, opprette eller slette undermapper
og legge til merkelapper for mapper. Justeringer i Deling og sikkerhet og
DesktopDelivery kan også gjøres direkte for hver hurtigmeny for mappene.
Med Tilbake-knappen er det enkelt å gå gjennom mappene du
nettopp har vært i én etter én – på lignende måte som i Internet
Explorer – slik at du raskt kan navigere bakover i begge
arbeidsområdene uavhengig av hverandre.
Du kan legge til merkelapper for mapper som er relevante for
innholdet, for eksempel kundenavn, telefonnummer, fødselsdato,
prosjekt-ID og e-postadresse.
Når du skanner eller bruker DesktopDelivery, kan denne informasjonen legges til
automatisk i alle PDF- eller MAX-filer som kommer inn i mappen. Dermed blir
det enklere å søke etter dem med PaperPort All-in-One Search eller andre
søkeverktøy.
Merkelapper for mapper legges bare til automatisk hvis du merker av for ’Legg til
nøkkelord fra merkelapper for mapper automatisk’ i Utdata-panelet i dialogboksen
Skanneinnstillinger eller (i PaperPort Professional for DesktopDelivery)
i dialogboksen Mappeegenskaper.
Lagre elementer
28
Legge til søkekriterier i elementer
Du kan tilordne elementegenskaper til PaperPort-bildeelementer og PDF-filer
og deretter bruke egenskapene som søkekriterier for å søke etter elementer
i PaperPort.
I PaperPort er det også mulig å tilordne de samme nøkkelordene til flere
elementer samtidig, noe som gir et kraftig verktøy for å organisere og søke etter
lignende dokumenter og bilder.
Velg flere elementer på PaperPort-skrivebordet, og velg deretter Egenskaper på
hurtigmenyen. Ord som angis under Emne, Forfatter og Nøkkelord brukes på
alle valgte elementer.
En annen måte å tilordne samme elementegenskaper til alle PDF- eller MAX-filer
som kommer inn i en valgt mappe ved skanning eller DesktopDelivery, er å bruke
Merkelapper for mapper. Angi ord under Emne, Forfatter og Nøkkelord. Disse
ordene brukes bare hvis du merker av for ’Legg til nøkkelord fra merkelapper for
mapper automatisk’ i Utdata-panelet i dialogboksen Skanneinnstillinger eller
(i PaperPort Professional) i dialogboksen Mappeegenskaper for DesktopDelivery.
29
PaperPort inneholder funksjoner som hjelper deg med å søke etter PaperPortelementer. Du kan raskt finne et element ved å bla gjennom miniatyrbildene på
PaperPort-skrivebordet.
Hvis du har mange mapper og elementer, kan du bruke All-in-One Search, som
er en kraftigere funksjon.
All-in-One Search inneholder mange alternativer for å angi hvor det skal søkes og
hva det skal søkes etter, inkludert indeksert tekstinnhold. Informasjonen du vil
søke etter, kalles søkekriterier.
Du kan søke etter elementer basert på:
• elementegenskaper
• tekstinnhold
Søke etter elementer basert på egenskaper
Du kan søke etter alle typer elementer basert på elementnavn.
Du kan søke etter PDF- og PaperPort-bildeelementer (max-filer) basert på
elementegenskaper, for eksempel nøkkelord eller emne.
Hvis du vil søke etter elementegenskaper, fjerner du merket ved ’Bruk All-in-One
Search-indeks’ og angir kriteriene på følgende måte:
• Navn – navnet på elementet (ikke nødvendigvis navnet på filen).
• Forfatter – som definert under Elementegenskaper.
• Nøkkelord – som definert under Elementegenskaper.
• Kommentarer – som definert under ’Emne’ i Elementegenskaper.
• Merknader – merkelapper eller tekstetiketter som er lagt til i PDF- eller
MAX-filer.
• URL – koblingsteksten for innfangede web-sider.
Forfatter, Nøkkelord, Kommentarer og URL er bare tilgjengelige for PDF- og MAX-filer.
30
Søke etter ord i et element
Hvis du vil søke etter ord i et element, må du legge til elementet i All-in-One
Search-indeksen og merke av for Bruk All-in-One-indeks. Når du søker ved
hjelp av indeksen, kan du finne elementer som er indeksert etter egenskaper,
tekstinnhold eller begge deler.
Angi søkegrenser:
• alle filer i gjeldende mappe, men ikke i undermapper
• gjeldende mappe pluss undermapper
• alle PaperPort-mapper og undermapper
Definer søkepresisjon:
Eksakt samsvar finner ord og vanlige endelser: Et søk på se finner ser, sett osv.
Omtrentlig finner det som er nevnt ovenfor pluss: Et søk på se finner
kanskje sel.
•
•
Når søket er fullført, vises resultatene – hvert treff som én rad i en tabell. Velg et
treff og klikk Vis tekst for å se søkeordforekomstene i kontekst. Klikk Kopier
tekst for å trekke ut tekst fra filen og legge den på utklippstavlen. Høyreklikk en
resultatfil og velg ’Åpne’ for å åpne dokumentet i det tilknyttede programmet.
Hvis du velger ’Åpne beholdermappe’, åpnes mappen der den valgte filen ligger.
Du kan filtrere søkeresultatene i henhold til filinformasjon ved å merke av for de
relevante boksene under Navn, forfatter, nøkkelord og angi søketekst her også.
Legge til elementer i All-in-One Search-indeksen
All-in-One Search-indeksen bruker PaperPorts OCR-programvare til å trekke ut
og kopiere tekstinnhold fra elementene, og oppretter på grunnlag av dette en
database med ord og fraser i elementene, omtrent på samme måte som
stikkordregisteret i en bok.
Elementegenskaper, som navn og forfatter, blir også lagt til i indeksen.
Selv om det er tidkrevende å opprette en indeks, er det langt raskere å søke etter
elementer i indeksen enn å søke gjennom filene.
31
Du kan angi om du vil at All-in-One Search skal kjøres automatisk hver gang du
legger til et nytt element eller endrer et eksisterende element, ved hjelp av
PaperPort-alternativer på Verktøy-menyen. Du kan også angi hvor lenge
PaperPort skal vente før oppdateringsprosessen starter.
Du kan eventuelt oppdatere All-in-One Search-indeksen manuelt for alle elementer,
et enkeltelement eller alle elementer i én eller flere mapper. Det er en god regel
å oppdatere All-in-One Search-indeksen regelmessig for å redusere tiden det tar
å fullføre prosessen.
Bruk Indeksbehandling i PaperPort Professional 11 til å opprette og konfigurere
indekseringsoppgaver med jevne mellomrom. Åpne Indeksbehandling rett fra All-in-One
Search-ruten for å få rask tilgang til de regelmessige indekseringsprosessene.
Bruke All-in-One Search-ruten
Bruk All-in-One Search-ruten til å angi søkekriterier og velge
alternativer for å finne PaperPort-elementer.
Et filsøk er bare basert på elementegenskaper. Du angir
elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord.
Et indekssøk refererer til PaperPorts All-in-One Search-indeks
for å finne elementegenskaper eller tekst i et element. Du skriver
inn elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord
og tekstinnholdet i boksen Inneholder teksten.
Søket gir en resultatliste over alle elementer som samsvarer med
dine kriterier.
Forfatter, Nøkkelord, Kommentarer og URL er bare tilgjengelige for PDF- og MAX-filer.
Bruke søkbart PDF-bilde
I tillegg til å bruke PaperPorts egne søke- og indekseringsmuligheter,
kan du også opprette søkbare PDF-bildefiler som kan indekseres og
søkes i utenfor PaperPort.
Søkbart PDF-bilde er en variasjon av PDF. En søkbar PDF-bildefil
inneholder et punktgrafikkbilde av et dokument eller et grafikkbilde
med tekst som er lagret som skjult tekst. Dette formatet beholder et identisk
utseende med originaldokumentet, slik at andre programmer, for eksempel
Adobe® Acrobat® kan søke i filinnholdet.
32
Du kan opprette filer i formatet Søkbart PDF-bilde hvis du har ScanSoft
OmniPage (den profesjonelle versjonen av OmniPage 11 eller høyere) installert
sammen med PaperPort Professional 11.
Konfigurere indekseringsoppgaver
Indeksbehandling er et program i
PaperPort Professional 11 som kan brukes
til å opprette, endre og konfigurere
indekseringsoppgaver for en bestemt lokal
mappe eller nettverksmappe. Indekserte
filer kan senere gjennomsøkes med All-inOne Search.
For nye oppgaver kan du angi hvilken
mappe som skal gjennomgås (lokal
mappe eller nettverksmappe) med eller
uten undermapper, angi klokkeslett og
gjentakelser (varighet, mønster og rekkevidde), aktivere og deaktivere en oppgave,
stanse en oppgave eller hoppe over en oppgave én gang. I dialogboksen med
programinnstillinger kan du angi hvordan og når Indeksbehandling skal stanse.
Dele filer
PaperPort inneholder flere verktøy for å gjøre det lettere å dele filer, bilder og
dokumenter med venner, kolleger og forretningsforbindelser.
Disse verktøyene er bygd inn i programmet og er klare til bruk på verktøylinjer,
menyer og kommandolinjer for rask tilgang når du trenger dem.
PaperPort gjør det lett å dele elementer med andre. Du kan gjøre følgende:
• sende elementer som e-post ved å dra og slippe dem på
e-postprogrammet ditt på Send til-linjen i PaperPort
• skanne eller konvertere elementer til PDF-format, det stadig
populære fildelingsformatet som mange betrakter som
bransjestandard for dokumentdistribusjon
33
• få LAN- eller WAN-tilgang til delte mapper ved å legge til mappene
i PaperPort-mapperuten
•
Gå rett til innstillingene Deling og Sikkerhet fra hurtigmenyen for mappen.
Oppsetting av en delt mappe på en server
eller PC, som kan fungere som et sentralt
oppbevaringssted for alle viktige
forretningsdokumenter, er en enkel sak
i PaperPort. Alle PaperPort-klienter kan
kobles til denne mappen og bruke
dokumentbehandlingsfunksjonene og
papirhåndteringsverktøyet i PaperPort til å søke etter og bruke dokumenter
øyeblikkelig.
Du kan dessuten konvertere elementer til populære utdataformater for delt bruk
i mange andre programmer. På Nuances web-område www.nuance.com finner
du en fullstendig liste over alle programkoblinger som støttes.
Dra og slipp-funksjonen gjør åpning av filer i favorittprogrammene dine lekende
lett. Det er bare å velge filen du vil ha og dra og slippe den på programikonet på
Send til-linjen nederst på PaperPort-skrivebordet.
Vanlige kontoroppgaver, som å sende e-post og telefaks, er nå raskere enn
noensinne. Send til-linjen gjør det enklere å bruke skannede dokumenter i andre
programmer, ved å oversette dokumentet automatisk til en form som
mottakerprogrammet kan forstå.
Du kan for eksempel slippe et skannet bilde av et brev på Microsoft Wordkoblingen på Send til-linjen i PaperPort. PaperPort vil da registrere at
programmet du prøver å åpne trenger en tekstfil fremfor en bildefil. PaperPort
kjører OCR-programmet automatisk og sender redigerbar tekst i stedet for en
statisk bildefil til Word.
OmniPage
OP arbeidsflyt
Microsoft Outlook®
34
PDF Converter
PaperPort støtter en rekke programmer, inkludert tekstbehandlingsprogrammer,
regnearkprogrammer, telefaksprogrammer, e-postprogrammer, grafikkprogrammer,
programmer for optisk tegngjenkjenning (OCR) og programmer for elektroniske
tjenester. Programkoblingene på Send til-linjen foretar eventuelt nødvendige
konverteringer og inneholder alternativer for å sende elementer.
Bruke OmniPage med PaperPort
Hvis PaperPort installeres på en datamaskin med OmniPage, vil OCR-tjenestene
være tilgjengelige og utvide PaperPorts funksjonalitet. Du kan velge et OCRprogram ved å høyreklikke PaperPort-koblingen for et tekstprogram, velge Send
til-alternativer og deretter velge OmniPage som OCR-pakke i stedet for
PaperPort OCR, som alltid er tilgjengelig.
Med OmniPage kan du gjøre følgende:
• Konvertere papir til brukelige Microsoft Office-dokumenter på et øyeblikk.
• Konvertere PDF-filer til redigerbare dokumenter, samtidig som
sideoppsettet beholdes.
• Opprette ubegrensede, søkbare PDF-filer til elektroniske arkiv.
• Behandle bilder fra flerfunksjonelle enheter og skannere i nettverket
automatisk.
• Skanne og konvertere dokumenter til XML-, PDF- og TIFF-format m.m.
• Dele dokumenter ved hjelp av e-post, Internett, XML og e-Books.
• Bruk arbeidsflyt i OmniPage for å oppnå umiddelbar og effektiv
styring over dokumentkonvertering.
Tilpasse Send til-linjen
Du kan endre hvordan programikonene skal vises på Send til-linjen på flere
forskjellige måter. Du kan også legge til programmer og fjerne eller flytte på
programikoner. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer.
35
Justere Send til-alternativer
Du kan justere Send til-alternativene for å
angi hvordan du vil bruke et bestemt
program på Send til-linjen. Du kan for
eksempel angi hvilket filformat PaperPort
skal lagre et element i.
Hvis du har den profesjonelle versjonen
av OmniPage 14 eller høyere på systemet,
kan du bruke Send til-alternativene for
koblingen Arbeidsflyt i OmniPage til å
velge en arbeidsflyt.
Du sender et element som e-post ved å dra
og slippe elementet på e-postprogrammet
på Send til-linjen. Bruk alternativene for
e-postkobling til å angi filformat for
vedlegg og andre alternativer.
36
Konvertere elementer
I PaperPort kan du konvertere skannede dokumenter og tekstelementer til
bildeformater og konvertere bilder tilbake til tekst.
Konvertere elementer til bildeformater
Du kan konvertere skannede dokumenter og tekstelementer til bildeformater.
Lagre som-kommandoen gjør det mulig å lagre bildeelementer i en rekke
standard bildeformater, inkludert PDF, JPEG og TIFF, i tillegg til det
opprinnelige PaperPort-bildeformatet (.max).
Du kan konvertere tekst- og bildeelementer til PaperPort-bildeelementer (maxfiler) med kommandoen Dupliser som PaperPort-bilde. Med kommandoen
Dupliser som PDF-element kan du konvertere tekstelementer til PDFbildeelementer.
I PaperPort Professional 11 kan du også konvertere tekstelementer, for eksempel
Word-dokumenter, til PDF-formatert tekst- og grafikkformat.
Ved å velge mer enn ett element, kan du konvertere flere elementer til et nytt
format samtidig. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer.
Samle dokumenter
Du kan samle dokumenter ved stabling eller sammenslåing.
Du kan stable en gruppe PDF- eller PaperPort Image (MAX)-filer til henholdsvis
en enkelt PDF- eller MAX-fil. Filene som skal velges må ligge i en og samme
mappe og må velges i den rekkefølgen de skal stables i. Klikk Stable-knappen og
velg Stable på rullegardinlisten, eller velg Stable på hurtigmenyen. Originale
sidestørrelser bevares i det stablede dokumentet. Kildefilene blir ikke liggende
igjen etter stabling.
Du kan slå sammen bilde-, MAX- og PDF-elementer. Målet er en PDF-fil.
Følgende alternativer er tilgjengelige for sammenslåing:
•
•
Slå sammen til PDF-stabel: Hver originalside blir én PDF-side uten skalering.
•
Slå sammen til flersidig PDF, behold opprinnelige størrelser: Flest mulig
originalsider plasseres på hver PDF-side.
Slå sammen til flersidig PDF, endre størrelse for å passe til side:
Elementene skaleres, og fire originalsider plasseres alltid på én PDF-side.
37
•
Slå sammen til PDF-side med miniatyrbilder: Det opprettes miniatyrbilder
av alle sidene i elementene, og flest mulig plasseres på hver PDF-side.
Originalelementenes filtyper bevares.
På grunn av PDF-genereringen er det som regel mer tidkrevende å slå sammen
dokumenter enn å stable dem.
PaperPort Professional kan i tillegg slå sammen tekstelementer. For å kunne konvertere et
tekstelement må programmet det ble opprettet i, være tilgjengelig i systemet.
Konvertere bilder til tekst
Du kan konvertere et skannet dokument til tekst ved å dra miniatyrbildet til
tekstbehandlingsprogrammet. PaperPort behandler automatisk det skannede
dokumentet ved hjelp av det innebygde OCR-programmet, starter
tekstbehandlingsprogrammet og laster inn den skannede teksten i et dokument,
klart for redigering.
I PaperPort kan du også kopiere tekst fra en del av et bildeelement for bruk i et
tekstredigerings-, tekstbehandlings- eller regnearkprogram.
OCR-programmet behandler teksten og kopierer den til utklippstavlen i Windows.
Start programmet der du vil sette inn teksten, og bruk Lim inn til å lime inn
teksten i en fil.
FormTyperTM er et PaperPort-program som gjør det mulig å fylle ut
skjemaer, for eksempel forsikringsskjemaer, registreringskort eller
trygdeskjemaer, som du kan skanne til PaperPort-skrivebordet.
Du drar ganske enkelt et
skjema fra PaperPortskrivebordet til FormTyperprogrammet på Send til-linjen.
FormTyper analyserer skjemaet
automatisk, gjenkjenner
tomme områder der data kan
skrives inn, og oppretter
tomme felt for dataene.
FormTyper understreker hvert
felt i farger slik at du lett kan se
hvor dataene skal skrives inn.
38
Nå kan du raskt skrive inn dataene og bruke tabulatortasten til å flytte fra felt til
felt. Du kan også raskt flytte felt, sette inn nye felt og fjerne felt om nødvendig.
Når du er ferdig med å fylle ut skjemaet, lagrer du det på PaperPort-skrivebordet
slik at du kan skrive det ut eller sende det i sin helhet som e-post.
Hvis du har et forhåndstrykt skjema, kan du skrive ut svarene direkte på skjemaet
med verktøyet Skriv bare ut felt.
Opprette PDF-dokumenter
PDF-filer (Portable Document Format) klassifiseres ofte som tre ulike
typer, vanligvis kalt varianter:
•
•
•
PDF-bilde
Søkbart PDF-bilde
PDF-formatert tekst og grafikk (normal PDF)
Du kan opprette én eller flere av disse PDF-variantene, avhengig av hvilken
PaperPort-versjon du bruker. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer.
Denne tabellen viser en liste over tilgjengelige funksjoner for å opprette de
forskjellige typene PDF-filer i PaperPort 11 og PaperPort Professional 11:
Format
PaperPort 11
PaperPort Professional 11
PDF-bilde
Skann
Hent fotografi
Skriv til PaperPort
Lagre som
Web-innfanging
Skann
Hent fotografi
Skriv til PaperPort
Lagre som
Web-innfanging
Skann
Hent fotografi
Skriv til PaperPort
Lagre som
Web-innfanging
Skann
Hent fotografi
Skriv til PaperPort
Lagre som
Web-innfanging
Dupliser element
Skann
Hent fotografi
Skriv til PaperPort
Dupliser element
Søkbart PDF-bilde (krever
OmniPage)
PDF-formatert tekst og
grafikk
Skann
Hent fotografi
39
Bruke ScanDirect
ScanDirectTM er et PaperPort-program som gjør det mulig å skanne
elementer og sende dem direkte til PaperPort eller andre programmer
på datamaskinen uten å måtte starte PaperPort først.
ScanDirect kjøres som et separat program fra Start-menyen i Windows og viser
ScanDirect-linjen.
Med ScanDirect kan du skanne et element og sende det direkte til følgende steder:
•
Et program på Send til-linjen i ScanDirect – Ikoner på ScanDirect-linjen
representerer programmene som er koblet til PaperPort og ScanDirect. Hvis
du vil skanne og deretter sende et element til et bestemt program, klikker du
på programikonet og skanner elementet. ScanDirect starter det aktuelle
programmet automatisk når skanningen er fullført.
•
PaperPort-skrivebordet – Hvis du vil skanne og deretter arbeide med
elementet i PaperPort, klikker du på PaperPort-ikonet og skanner elementet.
Når skanningen er fullført, starter PaperPort og elementet vises i PaperPort.
Deretter kan du bruke alle PaperPort-funksjonene på elementet.
Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om ScanDirect.
Avinstallere PaperPort
1. Velg Legg til/fjern programmer i Kontrollpanel.
2. Velg ScanSoft PaperPort 11.0.
3. Klikk Fjern for å avinstallere programmet eller Endre for å reparere det
automatisk.
I begynnelsen av avinstalleringsprosessen utføres et deaktiveringstrinn, slik at du
senere kan installere programmet på nytt uten aktiveringsproblemer. Du må ha
tilgang til Internett for å kunne deaktivere eller aktivere på nytt.
Bruke ScanDirect
40

Velkommen til PaperPort

Transcription

Similar documents

Nuance® eCopy® PDF Pro Office

VisualMobility2 på UMC3D

Larvik kommune/Vesar Anbud Byggeledelse Grinda

ÅRSPLAN I KUNST & HÅNDVERK 2015/2016 5. – 7. KLASSE FAG

ASTA-Mapper - ny modul for håndtering av digitale avleveringer i

360° Skanningsløsninger

delingskultur, sosial web og læring

Skrive ut bilder