Alise Pass n°33

alise actualités
Solutions
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+
Encaisser les convives à la présentation
AES PERF+
Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet Encaissements
Finance/Vente jetable
Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiants
Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Opposition
Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés
+ clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Module Repas lancé sur le PC pilote
Encaisser la vente des cartes jetables
Remplacer les badges perdus
Ajouter les oppositions et remises d’ordres
incluant la journée
Tester les bornes avant l’heure d’affluence
Exporter
une édition
d’Alise sous Excel
Sur le front de la solidarité
Après le repas
Basculer les cartes passe
Éditer les repas pris
Éditer les absents et les refus
Afficher le brouillard de l’annexe à la FQE,
vérifier les encaissements
Sortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider
Annexe à la FQE, vérifier et valider
Sauvegarder en fin de journée
Badges et identifiants/Carte passe
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas pris
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passage
Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillard
Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton Ajouter
Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton Ajouter
Touche raccourci F2
Pour transférer les résultats d’une édition
Arc-en-Self au format Excel, il suffit de
cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir
le format
d’exportation et
cliquer sur
Exporter.
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repas
dans la zone de notification à côté de l’heure.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone
est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Cliquer sur la flèche
placée à gauche de
la zone de notification.
Alise génère
par défaut
l’export
Excel dans le
dossier
“Mes Documents“.
Valider enfin par OK.
Cliquer sur
Personnaliser.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner,
pour le Repas, l’option Afficher l’icône
et les notifications.
Retrouver sur quel élève
un chèque a été saisi
par erreur (avec le nom du tiré)
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.
Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans
la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement.
Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le compte
sur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Imprimer des étiquettes
avec les jours de passages
autorisés
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer
des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer,
par exemple, sur le carnet de correspondance).
Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.
Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficher
les jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes,
l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
En ce début d’année
2014, Alise fait feu de tout
bois et sur tous les fronts
Connaître
la date et l’heure
du changement
de situation
d’un compte
alise
LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
ACTUALITÉS\\06
FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALE
POUR MIEUX VOUS SERVIR
● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
PASS
En renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,
basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole
pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).
Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logement
notamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire
rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
AES PERF+
Dons sur
www.restosducoeur.org
www.fondation-abbe-pierre.fr
www.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations
• Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les
collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour,
25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.
• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installations
nouvelles en 2013.
• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur
notre site www.alise.net.
Sur le front de la communication
Dans le cadre des réunions régionales 2014 du Club Arc-en-Self,
Au Salon
2014 de l’AJI
réservées aux adhérents de l’association
• Aix-en-Provence le 5 février
• Paris les 12 et 13 février
• Toulouse le 19 février
• Lyon le 25 février
• Gouvieux le 11 mars
• Macon le 14 mars
• Nantes le 18 mars
• Strasbourg le 26 mars
• Bordeaux le 1er avril
Des ingénieurs y recenseront les nouvelles
demandes des utilisateurs et apporteront
les éclaircissements nécessaires quant au
fonctionnement des systèmes utilisés.
Comme depuis
quatre ans maintenant, à Paris,
puis à Lyon, Alise
sera présent au
Salon de l’Intendance organisé
par l’AJI, qui se
tiendra cette année à Bordeaux, le 2 avril.
Nos équipes seront là pour présenter une
nouvelle gamme de produits et répondre
aux demandes de nos clients actuels et
futurs.
É
l’ ditorial
Gestion
des accès
au restaurant,
et si on parlait
logiciel ?
“
EN FAIRE PLUS POUR
LA DIFFUSION DE NOTRE
LOGICIEL REVIENDRAIT À
TUTOYER UNE FORME DE
PROSÉLYTISME QUE L’ON
NE MANQUERAIT PAS DE
NOUS REPROCHER…
„
Pour connaître la date et l’heure du changement
de situation d’un compte, pensez à consulter
l’onglet Historique.
N°33
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :
, Venelles • Illustration : Bélom • Photos: Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
100%
Pierre BENGUIGUI
Profane
À lire dans ce numéro…
Sur dix appels enregistrés par notre SAV
téléphonique, huit concernent le logiciel
Arc-en-Self et deux, le matériel. À première
vue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et
“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une relative difficulté des utilisateurs à assimiler une interface obscure.
Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc
installé, que le faible nombre d’appels concernant le
matériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,
distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,
etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonctionnement quotidien dans les établissements scolaires,
le grand nombre d’appels concernant l’application
elle-même trouve son origine ailleurs.
Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer les
accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisateurs, une centrale d’encaissements et de suivis du
nombre d’opérations comptables : voyages scolaires,
carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc.
Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier les
convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer
leur compte financier à partir de données spécifiques
et parfois complexes : tarification au forfait ou à
la prestation, taux et part de bourses des collèges et
des lycées, aides départementales ou régionales, FSL,
quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une
tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois
novices dans le métier, et pour lesquels une aide de
notre SAV s’avère parfois précieuse.
Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le processus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude
approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
DOSSIER\\P.02
des logiciels concurrents est très rarement menée, alors
qu’une fois en place, les manques peuvent être un obstacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.
Outre un appel téléphonique permettant de joindre,
en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ouvrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients
une banque de données, sous forme de foire aux
questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur
l’espace réservé de son site internet Alise.net
Dans l’arsenal des outils de formation ou de diffusion
d’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,
pros ou simples curieux du logiciel, pourront également participer aux réunions régionales du Club des
utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés
dans leur établissement, participer à des formations
groupées, organisées par le Club et animées par des
formateurs Alise. ■
ACTUALITÉS\\P.06
Solutions
Arc-en-Self
Perf+,
un logiciel
qui répond
à toutes vos
questions
… ou presque
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvements
conformes au mode Sepa, deux
nouveaux champs sont à renseigner :
les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats
de prélèvements s’effectue via :
Menu > Finance > Mandats
de prélèvements Sepa.
Pour les nouveaux comptes à prélever,
l’envoi de cet état est obligatoire, au
moins 14 jours avant la date d’échéance
du premier prélèvement.
Pour cela, aller dans le Menu Éditions >
Comptes > Responsables légaux et
financiers > Mandat de prélèvement
Sepa.
AES PERF+
Sélectionner les comptes à informer,
puis cliquer sur Suivant. Une page
est générée pour chaque responsable
financier prélevé.
Mécanisme de fonctionnement :
créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés
ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être
fournis (par courriel, par exemple)
à l’agence comptable, qui les réceptionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors
un fichier des créances à son établissement rattaché à réceptionner dans
GFC Régie.
■ Les encaissements de ces créances
sont alors à gérer dans la Régie ou
GFC, avec un système de transfert
entre les deux établissements, et ce,
afin d’assurer l’intégrité des créances.
2
■ Les
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher
en un clic le montant de la créance.
Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
Avis de prélèvement Menu
Opérations groupées > Avis
aux familles
Un nouvel avis de paiement doit
être utilisé en lieu et place de
l’avis de paiement “classique”.
Exporter les créances vers GFC :
modalités et répercussions
Encaisser, d’un simple clic,
le montant d’une créance
L’un des avantages reconnus
d’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaissements et des accès au self,
c’est son aptitude à apporter
des solutions simples à la
plupart des problématiques
qui se posent aux services
de gestion. Nous avons
sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard
en ce début d’année.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Les opérations comptables de “forfait“
et d’“avance repas“ sont automatiquement regroupées sur l’activité Service
repas hébergement.
Les autres opérations comptables
sont regroupées sur l’activité Divers.
Pour modifier l’activité (ex. : pour les
voyages), aller dans le Menu Paramétrage > Comptabilité > Opérations
comptables > Modifier l’opération.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble
des consommations d’un compte
Sélectionner le bordereau des droits
constatés des créances à exporter :
Accès depuis le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés,
sélectionner le bordereau validé
précédemment.
Cet avis informe les familles
de la Référence unique de mandat
(RUM) et du compte bancaire
à prélever, au format Sepa.
Autoriser les passages
journée “portes ouvertes“
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self :
on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réalisées
sur un compte grâce à l’onglet Historique.
Cliquer alors sur le bouton
Export GFC
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
Ce mécanisme implique alors que :
suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence comptable, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances
doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances seront
automatiquement supprimées dans
Arc-en-Self, car elles ne sont suivies
que sur GFC.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic
le montant d'un trop-perçu.
Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Génération des fichiers
depuis Arc-en-Self :
1 Valider le bordereau des droits
constatés (ou reconstatés)
Sélectionner dans le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés
Cliquer sur le bouton Ajouter,
sélectionner l’établissement
Enfin cliquer sur le bouton
Génération, afin de générer
le bordereau des droits constatés.
A la fin de la génération, l’imprimer
et le vérifier.
Cliquer alors sur le bouton Valider
le bordereau, afin de l’enregistrer.
Voir les modifications
réalisées sur un compte
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013.
Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier
que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de
service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer
(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
■ Le
Reverser, d'un simple clic,
un trop-perçu
Très pratique et visuel :
pensez à utiliser l’onglet
Historique des consommations
d’un compte. Menu Gestion >
Comptes, onglet Passages
aux selfs et Historique
des consommations.
Vraiment très utile quand une
famille arrive à l’improviste
pour contester des repas pris…
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif.
Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.
Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours
de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer
le Repas pour qu’il détecte la modification.
Visualiser l’ensemble des
encaissements supprimés
Les fichiers sont alors générés. En
fin d’export, enregistrer les fichiers
dans le dossier de son choix.
3
Faire parvenir les fichiers à l’agence
comptable.
Les fichiers générés sont :
■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation,
■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF
pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence comptable par courriel en pièces jointes,
ou bien à l’aide d’une clé USB.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairement
le contrôle des jours de passage.
Il est possible de visualiser les encaissements supprimés
grâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des
encaissements.
Solutions
Arc-en-Self
Perf+,
un logiciel
qui répond
à toutes vos
questions
… ou presque
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvements
conformes au mode Sepa, deux
nouveaux champs sont à renseigner :
les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats
de prélèvements s’effectue via :
Menu > Finance > Mandats
de prélèvements Sepa.
Pour les nouveaux comptes à prélever,
l’envoi de cet état est obligatoire, au
moins 14 jours avant la date d’échéance
du premier prélèvement.
Pour cela, aller dans le Menu Éditions >
Comptes > Responsables légaux et
financiers > Mandat de prélèvement
Sepa.
AES PERF+
Sélectionner les comptes à informer,
puis cliquer sur Suivant. Une page
est générée pour chaque responsable
financier prélevé.
Mécanisme de fonctionnement :
créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés
ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être
fournis (par courriel, par exemple)
à l’agence comptable, qui les réceptionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors
un fichier des créances à son établissement rattaché à réceptionner dans
GFC Régie.
■ Les encaissements de ces créances
sont alors à gérer dans la Régie ou
GFC, avec un système de transfert
entre les deux établissements, et ce,
afin d’assurer l’intégrité des créances.
2
■ Les
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher
en un clic le montant de la créance.
Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
Avis de prélèvement Menu
Opérations groupées > Avis
aux familles
Un nouvel avis de paiement doit
être utilisé en lieu et place de
l’avis de paiement “classique”.
Exporter les créances vers GFC :
modalités et répercussions
Encaisser, d’un simple clic,
le montant d’une créance
L’un des avantages reconnus
d’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaissements et des accès au self,
c’est son aptitude à apporter
des solutions simples à la
plupart des problématiques
qui se posent aux services
de gestion. Nous avons
sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard
en ce début d’année.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Les opérations comptables de “forfait“
et d’“avance repas“ sont automatiquement regroupées sur l’activité Service
repas hébergement.
Les autres opérations comptables
sont regroupées sur l’activité Divers.
Pour modifier l’activité (ex. : pour les
voyages), aller dans le Menu Paramétrage > Comptabilité > Opérations
comptables > Modifier l’opération.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble
des consommations d’un compte
Sélectionner le bordereau des droits
constatés des créances à exporter :
Accès depuis le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés,
sélectionner le bordereau validé
précédemment.
Cet avis informe les familles
de la Référence unique de mandat
(RUM) et du compte bancaire
à prélever, au format Sepa.
Autoriser les passages
journée “portes ouvertes“
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self :
on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réalisées
sur un compte grâce à l’onglet Historique.
Cliquer alors sur le bouton
Export GFC
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
Ce mécanisme implique alors que :
suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence comptable, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances
doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances seront
automatiquement supprimées dans
Arc-en-Self, car elles ne sont suivies
que sur GFC.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic
le montant d'un trop-perçu.
Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Génération des fichiers
depuis Arc-en-Self :
1 Valider le bordereau des droits
constatés (ou reconstatés)
Sélectionner dans le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés
Cliquer sur le bouton Ajouter,
sélectionner l’établissement
Enfin cliquer sur le bouton
Génération, afin de générer
le bordereau des droits constatés.
A la fin de la génération, l’imprimer
et le vérifier.
Cliquer alors sur le bouton Valider
le bordereau, afin de l’enregistrer.
Voir les modifications
réalisées sur un compte
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013.
Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier
que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de
service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer
(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
■ Le
Reverser, d'un simple clic,
un trop-perçu
Très pratique et visuel :
pensez à utiliser l’onglet
Historique des consommations
d’un compte. Menu Gestion >
Comptes, onglet Passages
aux selfs et Historique
des consommations.
Vraiment très utile quand une
famille arrive à l’improviste
pour contester des repas pris…
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif.
Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.
Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours
de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer
le Repas pour qu’il détecte la modification.
Visualiser l’ensemble des
encaissements supprimés
Les fichiers sont alors générés. En
fin d’export, enregistrer les fichiers
dans le dossier de son choix.
3
Faire parvenir les fichiers à l’agence
comptable.
Les fichiers générés sont :
■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation,
■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF
pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence comptable par courriel en pièces jointes,
ou bien à l’aide d’une clé USB.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairement
le contrôle des jours de passage.
Il est possible de visualiser les encaissements supprimés
grâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des
encaissements.
Solutions
Arc-en-Self
Perf+,
un logiciel
qui répond
à toutes vos
questions
… ou presque
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvements
conformes au mode Sepa, deux
nouveaux champs sont à renseigner :
les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats
de prélèvements s’effectue via :
Menu > Finance > Mandats
de prélèvements Sepa.
Pour les nouveaux comptes à prélever,
l’envoi de cet état est obligatoire, au
moins 14 jours avant la date d’échéance
du premier prélèvement.
Pour cela, aller dans le Menu Éditions >
Comptes > Responsables légaux et
financiers > Mandat de prélèvement
Sepa.
AES PERF+
Sélectionner les comptes à informer,
puis cliquer sur Suivant. Une page
est générée pour chaque responsable
financier prélevé.
Mécanisme de fonctionnement :
créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés
ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être
fournis (par courriel, par exemple)
à l’agence comptable, qui les réceptionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors
un fichier des créances à son établissement rattaché à réceptionner dans
GFC Régie.
■ Les encaissements de ces créances
sont alors à gérer dans la Régie ou
GFC, avec un système de transfert
entre les deux établissements, et ce,
afin d’assurer l’intégrité des créances.
2
■ Les
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher
en un clic le montant de la créance.
Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
Avis de prélèvement Menu
Opérations groupées > Avis
aux familles
Un nouvel avis de paiement doit
être utilisé en lieu et place de
l’avis de paiement “classique”.
Exporter les créances vers GFC :
modalités et répercussions
Encaisser, d’un simple clic,
le montant d’une créance
L’un des avantages reconnus
d’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaissements et des accès au self,
c’est son aptitude à apporter
des solutions simples à la
plupart des problématiques
qui se posent aux services
de gestion. Nous avons
sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard
en ce début d’année.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Les opérations comptables de “forfait“
et d’“avance repas“ sont automatiquement regroupées sur l’activité Service
repas hébergement.
Les autres opérations comptables
sont regroupées sur l’activité Divers.
Pour modifier l’activité (ex. : pour les
voyages), aller dans le Menu Paramétrage > Comptabilité > Opérations
comptables > Modifier l’opération.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble
des consommations d’un compte
Sélectionner le bordereau des droits
constatés des créances à exporter :
Accès depuis le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés,
sélectionner le bordereau validé
précédemment.
Cet avis informe les familles
de la Référence unique de mandat
(RUM) et du compte bancaire
à prélever, au format Sepa.
Autoriser les passages
journée “portes ouvertes“
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self :
on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réalisées
sur un compte grâce à l’onglet Historique.
Cliquer alors sur le bouton
Export GFC
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
Ce mécanisme implique alors que :
suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence comptable, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances
doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances seront
automatiquement supprimées dans
Arc-en-Self, car elles ne sont suivies
que sur GFC.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic
le montant d'un trop-perçu.
Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Génération des fichiers
depuis Arc-en-Self :
1 Valider le bordereau des droits
constatés (ou reconstatés)
Sélectionner dans le Menu Finance /
Bordereaux / Droits constatés
Cliquer sur le bouton Ajouter,
sélectionner l’établissement
Enfin cliquer sur le bouton
Génération, afin de générer
le bordereau des droits constatés.
A la fin de la génération, l’imprimer
et le vérifier.
Cliquer alors sur le bouton Valider
le bordereau, afin de l’enregistrer.
Voir les modifications
réalisées sur un compte
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013.
Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier
que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de
service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer
(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
■ Le
Reverser, d'un simple clic,
un trop-perçu
Très pratique et visuel :
pensez à utiliser l’onglet
Historique des consommations
d’un compte. Menu Gestion >
Comptes, onglet Passages
aux selfs et Historique
des consommations.
Vraiment très utile quand une
famille arrive à l’improviste
pour contester des repas pris…
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif.
Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.
Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours
de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer
le Repas pour qu’il détecte la modification.
Visualiser l’ensemble des
encaissements supprimés
Les fichiers sont alors générés. En
fin d’export, enregistrer les fichiers
dans le dossier de son choix.
3
Faire parvenir les fichiers à l’agence
comptable.
Les fichiers générés sont :
■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation,
■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF
pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence comptable par courriel en pièces jointes,
ou bien à l’aide d’une clé USB.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairement
le contrôle des jours de passage.
Il est possible de visualiser les encaissements supprimés
grâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des
encaissements.
alise actualités
Solutions
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+
Encaisser les convives à la présentation
AES PERF+
Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet Encaissements
Finance/Vente jetable
Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiants
Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Opposition
Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés
+ clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Module Repas lancé sur le PC pilote
Encaisser la vente des cartes jetables
Remplacer les badges perdus
Ajouter les oppositions et remises d’ordres
incluant la journée
Tester les bornes avant l’heure d’affluence
Exporter
une édition
d’Alise sous Excel
Sur le front de la solidarité
Après le repas
Basculer les cartes passe
Éditer les repas pris
Éditer les absents et les refus
Afficher le brouillard de l’annexe à la FQE,
vérifier les encaissements
Sortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider
Annexe à la FQE, vérifier et valider
Sauvegarder en fin de journée
Badges et identifiants/Carte passe
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas pris
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passage
Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillard
Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton Ajouter
Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton Ajouter
Touche raccourci F2
Pour transférer les résultats d’une édition
Arc-en-Self au format Excel, il suffit de
cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir
le format
d’exportation et
cliquer sur
Exporter.
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repas
dans la zone de notification à côté de l’heure.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone
est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Cliquer sur la flèche
placée à gauche de
la zone de notification.
Alise génère
par défaut
l’export
Excel dans le
dossier
“Mes Documents“.
Valider enfin par OK.
Cliquer sur
Personnaliser.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner,
pour le Repas, l’option Afficher l’icône
et les notifications.
Retrouver sur quel élève
un chèque a été saisi
par erreur (avec le nom du tiré)
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.
Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans
la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement.
Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le compte
sur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Imprimer des étiquettes
avec les jours de passages
autorisés
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer
des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer,
par exemple, sur le carnet de correspondance).
Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.
Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficher
les jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes,
l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
En ce début d’année
2014, Alise fait feu de tout
bois et sur tous les fronts
Connaître
la date et l’heure
du changement
de situation
d’un compte
alise
LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
ACTUALITÉS\\06
FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALE
POUR MIEUX VOUS SERVIR
● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
PASS
En renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,
basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole
pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).
Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logement
notamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire
rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
AES PERF+
Dons sur
www.restosducoeur.org
www.fondation-abbe-pierre.fr
www.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations
• Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les
collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour,
25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.
• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installations
nouvelles en 2013.
• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur
notre site www.alise.net.
Sur le front de la communication
Dans le cadre des réunions régionales 2014 du Club Arc-en-Self,
Au Salon
2014 de l’AJI
réservées aux adhérents de l’association
• Aix-en-Provence le 5 février
• Paris les 12 et 13 février
• Toulouse le 19 février
• Lyon le 25 février
• Gouvieux le 11 mars
• Macon le 14 mars
• Nantes le 18 mars
• Strasbourg le 26 mars
• Bordeaux le 1er avril
Des ingénieurs y recenseront les nouvelles
demandes des utilisateurs et apporteront
les éclaircissements nécessaires quant au
fonctionnement des systèmes utilisés.
Comme depuis
quatre ans maintenant, à Paris,
puis à Lyon, Alise
sera présent au
Salon de l’Intendance organisé
par l’AJI, qui se
tiendra cette année à Bordeaux, le 2 avril.
Nos équipes seront là pour présenter une
nouvelle gamme de produits et répondre
aux demandes de nos clients actuels et
futurs.
É
l’ ditorial
Gestion
des accès
au restaurant,
et si on parlait
logiciel ?
“
EN FAIRE PLUS POUR
LA DIFFUSION DE NOTRE
LOGICIEL REVIENDRAIT À
TUTOYER UNE FORME DE
PROSÉLYTISME QUE L’ON
NE MANQUERAIT PAS DE
NOUS REPROCHER…
„
Pour connaître la date et l’heure du changement
de situation d’un compte, pensez à consulter
l’onglet Historique.
N°33
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :
, Venelles • Illustration : Bélom • Photos: Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
100%
Pierre BENGUIGUI
Profane
À lire dans ce numéro…
Sur dix appels enregistrés par notre SAV
téléphonique, huit concernent le logiciel
Arc-en-Self et deux, le matériel. À première
vue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et
“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une relative difficulté des utilisateurs à assimiler une interface obscure.
Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc
installé, que le faible nombre d’appels concernant le
matériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,
distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,
etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonctionnement quotidien dans les établissements scolaires,
le grand nombre d’appels concernant l’application
elle-même trouve son origine ailleurs.
Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer les
accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisateurs, une centrale d’encaissements et de suivis du
nombre d’opérations comptables : voyages scolaires,
carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc.
Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier les
convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer
leur compte financier à partir de données spécifiques
et parfois complexes : tarification au forfait ou à
la prestation, taux et part de bourses des collèges et
des lycées, aides départementales ou régionales, FSL,
quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une
tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois
novices dans le métier, et pour lesquels une aide de
notre SAV s’avère parfois précieuse.
Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le processus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude
approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
DOSSIER\\P.02
des logiciels concurrents est très rarement menée, alors
qu’une fois en place, les manques peuvent être un obstacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.
Outre un appel téléphonique permettant de joindre,
en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ouvrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients
une banque de données, sous forme de foire aux
questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur
l’espace réservé de son site internet Alise.net
Dans l’arsenal des outils de formation ou de diffusion
d’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,
pros ou simples curieux du logiciel, pourront également participer aux réunions régionales du Club des
utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés
dans leur établissement, participer à des formations
groupées, organisées par le Club et animées par des
formateurs Alise. ■
ACTUALITÉS\\P.06
alise actualités
Solutions
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+
Encaisser les convives à la présentation
AES PERF+
Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet Encaissements
Finance/Vente jetable
Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiants
Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Opposition
Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés
+ clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Module Repas lancé sur le PC pilote
Encaisser la vente des cartes jetables
Remplacer les badges perdus
Ajouter les oppositions et remises d’ordres
incluant la journée
Tester les bornes avant l’heure d’affluence
Exporter
une édition
d’Alise sous Excel
Sur le front de la solidarité
Après le repas
Basculer les cartes passe
Éditer les repas pris
Éditer les absents et les refus
Afficher le brouillard de l’annexe à la FQE,
vérifier les encaissements
Sortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider
Annexe à la FQE, vérifier et valider
Sauvegarder en fin de journée
Badges et identifiants/Carte passe
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas pris
Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passage
Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillard
Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton Ajouter
Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton Ajouter
Touche raccourci F2
Pour transférer les résultats d’une édition
Arc-en-Self au format Excel, il suffit de
cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir
le format
d’exportation et
cliquer sur
Exporter.
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repas
dans la zone de notification à côté de l’heure.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone
est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Cliquer sur la flèche
placée à gauche de
la zone de notification.
Alise génère
par défaut
l’export
Excel dans le
dossier
“Mes Documents“.
Valider enfin par OK.
Cliquer sur
Personnaliser.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner,
pour le Repas, l’option Afficher l’icône
et les notifications.
Retrouver sur quel élève
un chèque a été saisi
par erreur (avec le nom du tiré)
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.
Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans
la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement.
Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le compte
sur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
Imprimer des étiquettes
avec les jours de passages
autorisés
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer
des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer,
par exemple, sur le carnet de correspondance).
Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.
Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficher
les jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes,
l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
En ce début d’année
2014, Alise fait feu de tout
bois et sur tous les fronts
Connaître
la date et l’heure
du changement
de situation
d’un compte
alise
LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
ACTUALITÉS\\06
FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALE
POUR MIEUX VOUS SERVIR
● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
PASS
En renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,
basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole
pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).
Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logement
notamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire
rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
AES PERF+
Dons sur
www.restosducoeur.org
www.fondation-abbe-pierre.fr
www.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations
• Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les
collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour,
25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.
• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installations
nouvelles en 2013.
• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur
notre site www.alise.net.
Sur le front de la communication
Dans le cadre des réunions régionales 2014 du Club Arc-en-Self,
Au Salon
2014 de l’AJI
réservées aux adhérents de l’association
• Aix-en-Provence le 5 février
• Paris les 12 et 13 février
• Toulouse le 19 février
• Lyon le 25 février
• Gouvieux le 11 mars
• Macon le 14 mars
• Nantes le 18 mars
• Strasbourg le 26 mars
• Bordeaux le 1er avril
Des ingénieurs y recenseront les nouvelles
demandes des utilisateurs et apporteront
les éclaircissements nécessaires quant au
fonctionnement des systèmes utilisés.
Comme depuis
quatre ans maintenant, à Paris,
puis à Lyon, Alise
sera présent au
Salon de l’Intendance organisé
par l’AJI, qui se
tiendra cette année à Bordeaux, le 2 avril.
Nos équipes seront là pour présenter une
nouvelle gamme de produits et répondre
aux demandes de nos clients actuels et
futurs.
É
l’ ditorial
Gestion
des accès
au restaurant,
et si on parlait
logiciel ?
“
EN FAIRE PLUS POUR
LA DIFFUSION DE NOTRE
LOGICIEL REVIENDRAIT À
TUTOYER UNE FORME DE
PROSÉLYTISME QUE L’ON
NE MANQUERAIT PAS DE
NOUS REPROCHER…
„
Pour connaître la date et l’heure du changement
de situation d’un compte, pensez à consulter
l’onglet Historique.
N°33
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :
, Venelles • Illustration : Bélom • Photos: Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
100%
Pierre BENGUIGUI
Profane
À lire dans ce numéro…
Sur dix appels enregistrés par notre SAV
téléphonique, huit concernent le logiciel
Arc-en-Self et deux, le matériel. À première
vue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et
“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une relative difficulté des utilisateurs à assimiler une interface obscure.
Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc
installé, que le faible nombre d’appels concernant le
matériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,
distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,
etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonctionnement quotidien dans les établissements scolaires,
le grand nombre d’appels concernant l’application
elle-même trouve son origine ailleurs.
Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer les
accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisateurs, une centrale d’encaissements et de suivis du
nombre d’opérations comptables : voyages scolaires,
carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc.
Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier les
convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer
leur compte financier à partir de données spécifiques
et parfois complexes : tarification au forfait ou à
la prestation, taux et part de bourses des collèges et
des lycées, aides départementales ou régionales, FSL,
quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une
tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois
novices dans le métier, et pour lesquels une aide de
notre SAV s’avère parfois précieuse.
Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le processus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude
approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
DOSSIER\\P.02
des logiciels concurrents est très rarement menée, alors
qu’une fois en place, les manques peuvent être un obstacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.
Outre un appel téléphonique permettant de joindre,
en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ouvrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients
une banque de données, sous forme de foire aux
questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur
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Dans l’arsenal des outils de formation ou de diffusion
d’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,
pros ou simples curieux du logiciel, pourront également participer aux réunions régionales du Club des
utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés
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formateurs Alise. ■
ACTUALITÉS\\P.06