Programa de Gestión Documental - Superintendencia Financiera de

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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
APROBÓ: COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
en reunión del día 22 de diciembre de 2015
ELABORÓ: EQUIPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión 2.0
Bogotá, diciembre 2015
PROGRAMA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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TABLA DE CONTENIDO
I.
ASPECTOS GENERALES .............................................................................................. 3
A. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3
B. DEFINICIÓN ................................................................................................................ 4
C.
OBJETIVOS ............................................................................................................. 5
D.
ALCANCE ................................................................................................................ 6
E. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- PGD .................................................................................................................................. 7
F. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ........................................... 7
1. Normativos: .............................................................................................................. 7
2. Económicos ............................................................................................................ 15
3. Administrativos ....................................................................................................... 17
4. Tecnológicos .......................................................................................................... 19
II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA SFC
21
A. Planeación: ................................................................................................................ 21
B. Producción: ................................................................................................................ 23
C.
Gestión y trámite:.................................................................................................... 23
D.
Organización: ......................................................................................................... 24
E. Transferencia: ............................................................................................................ 25
F. Disposición de documentos:....................................................................................... 26
G.
Preservación a largo plazo: .................................................................................... 26
H.
Valoración: ............................................................................................................. 26
III.
FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ................................................................ 27
IV.
PROGRAMAS ESPECÍFICOS ................................................................................... 31
V. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI... 33
VI.
ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – NTCGP1000
34
VII. GESTIÓN DEL CAMBIO ............................................................................................ 34
VIII. ASPECTOS A DESARROLLAR PARA CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 36
GLOSARIO ........................................................................................................................... 37
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 45
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa
en el aplicativo del SGI.
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I.
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ASPECTOS GENERALES
A. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General
de Archivos para Colombia”, y el Decreto 2609 de 2012 (Compilado por el Decreto 1080 de
2015), la Superintendencia Financiera de Colombia elaboró la primera versión de su
Programa de Gestión Documental - PGD, el cual fue aprobado por el Comité de Desarrollo
Administrativo el 29 de enero de 2014, y publicado en la página Web de la Entidad y en el
aplicativo del Sistema de Gestión Integrado (SGI). En concordancia con lo anterior, el 15 de
abril de 2015, el citado Comité, aprobó la Política de Gestión Documental que se encuentra
publicada en la página Web de la SFC y, además, fue divulgada a los funcionarios, a través
del Boletín Informativo del SGI No.10 del Proceso de Gestión Documental.
En diciembre 22 de 2015 el Comité de Desarrolló Administrativo realizó una revisión de la
política y aprobó una nueva versión de la política de Gestión Documental
En el entendido que la planificación, manejo, organización y administración de la
documentación producida y recibida por la Superintendencia, en cualquier soporte, desde su
creación y/o recepción, hasta su disposición final, es de vital importancia para el desarrollo y
fortalecimiento de la misión y la visión de la SFC, convirtiéndose en testimonio confiable y
preciso de la trazabilidad de las decisiones y las acciones adelantadas por la Entidad, la Alta
Dirección incluyó en la Planeación Estratégica para el periodo 2015-2019, el Objetivo
Estratégico “Fortalecer la gestión administrativa y financiera”, dentro de este objetivo, se
enmarca la formulación e implementación del Programa de Gestión Documental (PGD). En
este mismo sentido, el PGD está incluido en el Plan de Acción Anual 2015.
En concordancia con lo anteriormente expresado, se tiene definido el Proyecto Operativo
Actualización e implementación del Programa de Gestión Documental, para las vigencias
2015 a 2018; de otra parte, el Programa de Gestión Documental (PGD), está incluido en el
Proceso de Gestión Documental, proceso de apoyo del Sistema de Gestión Integrado, el
cual es enriquecido en esta versión con la inclusión de varios aspectos relacionados con el
manejo y administración de la temática de documento electrónico, lo cual hace que la
Entidad, esté implementando mecanismos para dar cumplimento de las políticas nacionales
y sectoriales de cero papel, de desarrollo administrativo y eficiencia administrativa,
transparencia, servicio al ciudadano, cuidado del medio ambiente, entre otros.
La presente actualización del Programa de Gestión Documental - PGD se constituye en uno
de los instrumentos que coadyuva a la implementación de la Política de Gestión
Documental de la Entidad, permite operacionalizar el PINAR, y, contempla los lineamientos
establecidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el MANUAL DE
IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD (COLOMBIA.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2014).
La vigencia de este documento está definida por los lineamientos del Sistema de Gestión
Integrado, a través del procedimiento E-PR-PLA-001 Control de Documentos; es decir,
desde su aprobación y su publicación en el aplicativo Sistema de Gestión Integrado, hasta
la aprobación y publicación de una nueva versión.
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B. DEFINICIÓN
El Programa de Gestión Documental de la SFC, se define como la herramienta archivística,
en la cual se relacionan y describen las instrucciones para el desarrollo de los procesos de la
gestión documental al interior de la Entidad, tales como: planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, valoración, conservación y
preservación a largo plazo. En estos procesos están incluidas las etapas de la gestión de los
documentos: creación, mantenimiento, difusión y administración, y se fundamenta en los
principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura
archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano,
principalmente.
Al interior de la SFC, la política es el marco conceptual y filosófico para la administración y
gestión de los documentos físicos, electrónicos e híbridos, el Plan Institucional de Archivos PINAR es un instrumento realizado para la Alta Dirección, con miras a controlar y hacer
seguimiento a los planes, programas y proyectos de la función archivística de la entidad en
un determinado tiempo. Estos planes, programas y proyectos se encuentran definidos en el
Programa de Gestión Documental – PGD a corto, mediano y largo plazo, a través del
Proyecto Operativo y se articula al Plan Estratégico Institucional y al Plan de Acción Anual.
En concordancia con lo anteriormente expuesto, es oportuno aclarar, que proyecto operativo
“Actualización e implementación del Programa de Gestión Documental”, forma parte integral
del presente documento.
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Igualmente se precisa, que la metodología para la planeación e implementación del presente
Programa de Gestión Documental – PGD, es la que está establecida en el Sistema de
Gestión integrado de la SFC para los Proyectos Operativos.
Así mismo, para la elaboración de indicadores, así como para la identificación de riesgos se
empleará la metodología establecida por la Entidad, a través del Proceso de Planeación
(Véase: A-PR-PLA-005 “Medición y análisis de procesos” y A-GU-PLA-001 “Metodología de
riesgos”).
C. OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar e implementar un instrumento archivístico, que permita la formulación en el corto,
mediano y largo plazo, de una serie de procesos archivísticos, que en forma sistemática y
coherente, estén encaminados a la adecuada planificación, procesamiento, administración,
manejo y organización de la documentación en cualquier soporte, producida y recibida por la
SFC, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización,
conservación y preservación en el largo plazo.
Objetivos Específicos








Desarrollar el Objetivo estratégico de formulación e implementación del Programa de
Gestión Documental de la SFC.
Desarrollar el Plan de Acción Anual de la SFC en el compromiso de actualización del
PGD de la SFC
Definir las acciones a implementar por la SFC, para el cumplimiento de la normatividad
archivística recientemente expedida.
Incluir dentro de la administración de la documentación de la SFC, la temática asociada
al documento electrónico, con el fin de garantizar su disponibilidad oportuna y adecuada
preservación en el largo plazo, tomando en cuenta la normatividad expedida para tal fin.
Garantizar la seguridad, conservación, preservación y recuperación de la información
contenida en los documentos de archivo, independientemente de su soporte,
Garantizar el acceso a la memoria institucional, en las mejores condiciones de
conservación y acceso.
Facilitar al ciudadano el derecho de acceso a la información que se produzca o reciba en
la Superintendencia, con el cumplimiento de los requisitos legales establecidos.
Contribuir con el fortalecimiento del patrimonio documental del país, garantizando su
adecuada conservación y preservación en el largo plazo.
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D. ALCANCE
El presente PGD inicia con el diagnóstico documental institucional cuya finalidad principal es
verificar los procesos archivísticos y de conservación que se llevan a cabo en la SFC y
determinar las necesidades en esta materia, a fin de establecer las posibles acciones a
implementar a corto, mediano y largo plazo para subsanar los hallazgos detectados.
Se entiende el corto plazo inferior a un año, mediano plazo entre 1 y 4 años y largo plazo
superior a 4 años.
Este Programa de Gestión Documental aplica a toda la información producida y recibida por
la Superintendencia Financiera de Colombia, sus dependencias, funcionarios y contratistas,
independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan
o se conserven. Por consiguiente, es responsabilidad de los funcionarios, conocer, aplicar e
implementar el presente PGD y debe ser tenido en cuenta a fin de tener una visión completa
de los procesos, programas y servicios de gestión documental, garantizando así la
disposición de la información de forma ágil y oportuna.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentos de archivo
Archivos Institucionales
Sistema de Gestión Documental
Sistemas de Información Institucional
Sistemas de bases de datos
Portal web
Intranet
Aplicativos
Correo electrónico institucional
Discos duros, servidores, discos o medios portables,
cintas o medios de video y audio
Back up
Contingencia
Uso de tecnología en la nube
FÍSICOS
x
x
ELECTRÓNICOS
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
La anterior relación puede a futuro ser ajustada previa realización de un análisis de requisitos
administrativos, legales, funcionales y tecnológicos.
El PGD se revisará por lo menos una vez al año por parte del Comité de Desarrollo
Administrativo, para lo cual se tendrán en cuenta los aportes y sugerencias formuladas por
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parte del Equipo de Gestión Documental, los funcionarios de la SFC, sus contratistas, sus
clientes y partes interesadas, las cuales serán canalizadas a través del Subdirector
Administrativo y Financiero como Líder del proceso de Gestión Documental.
E. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD
El PGD de la SFC está dirigido a la Alta dirección, jefes de dependencia, Comité de
Desarrollo Administrativo y, en general, a todos los funcionarios de la Entidad, responsables
directos de su implementación. En este mismo sentido, el PGD está dirigida a sus clientes
(consumidores financieros, entidades supervisadas, y a las partes interesadas de la SFC Gobiernos, organismos de control nacionales, gremios y asociaciones, entes de control
internacionales, organismos multilaterales, firmas de consultoría y expertos, medios de
comunicación, proveedores de información, academia, sector y ciudadanía en general),
permitiendo de esta manera, que la Entidad cuente cada vez más con mayor número de
canales y mecanismos de participación ciudadana.
F. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
1. Normativos:
El PGD de la SFC se formula con el propósito de dar cuenta de los requerimientos legales
vigentes, además de contar con un instrumento que permita el mejoramiento continuo del
proceso documental en la Entidad.
Para una gestión documental adecuada se debe observar y cumplir con sus normas internas,
con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, así́ como con las demás
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normas aplicables al acceso y manejo de la información al interior de las entidades del
Estado.
En este contexto, a continuación se enuncian las normas de carácter general relacionadas
con la gestión documental:

Constitución Política de Colombia:
En la Carta Política existen las siguientes disposiciones, las cuales orientan la gestión
documental de las entidades públicas:
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales
y naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a
su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,
tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.”
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
los derechos fundamentales”.
Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,
investigación y cátedra”.
Artículo 63. “Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables”.
Artículo 70. “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de
todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación
permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas
del proceso de creación de la identidad nacional”.
Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general,
a la cultura...”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos
étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley.
El secreto profesional es inviolable.”.
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Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución
y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de
otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.
Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda
persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia
pacífica;
5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de
conceptos de justicia y equidad”.
Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica que se
declaren en oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la función crítica frente a
este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, se les
garantizarán los siguientes derechos: el acceso a la información y a la documentación
oficial, con las restricciones constitucionales y legales; el uso de los medios de
comunicación social del Estado o en aquellos que hagan uso del espectro
electromagnético de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para
Congreso inmediatamente anteriores; la réplica en los mismos medios de comunicación.
Los partidos y movimientos minoritarios con personería jurídica tendrán derecho a
participar en las mesas directivas de los cuerpos colegiados, según su representación
en ellos.”

Ley 23 de 1981. “Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.”
Artículos 34 y 35. Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 23 de 1982. “Sobre derechos de autor”
Artículo 2. Sobre derechos de autor

Ley 80 de 1989. “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el
Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.”

Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa.”
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
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 Ley 270 de 1996. “Estatutaria de la administración de justicia.”
Artículo 95. Tecnología al servicio de la administración de justicia. …Los documentos
emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y
eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad
y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” Artículos 6 al 13. Se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.”
 Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”
Artículo 34 1. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:
“1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados
de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los
decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad,
los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por
funcionario competente.
(…)
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
(…)
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.”
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido.
“8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas
de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así́ como retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.
(…)
13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
(…)
21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.”

Ley 795 de 2003. “Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones.”
El artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero quedará así:
"Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los libros y papeles de las
instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un
período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin
perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán
ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su
reproducción exacta.
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PARÁGRAFO. La administración y conservación de los archivos de las entidades
financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para las entidades
financieras en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás
normas que lo modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá
realizar la reproducción correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y
transferirse al Archivo General de la Nación.
Las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en
liquidación, deberán ser transferidas a la entidad a la cual estaban vinculadas o adscritas
una vez finalice el proceso de liquidación correspondiente."

Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”

Ley 1273 de 2009. “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo
bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los datos”- y
se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y
las comunicaciones, entre otras disposiciones.”

Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la
información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
–TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.

Ley 1437 de 2011. Capítulo IV. Autoriza la utilización de medios electrónicos en el
proceso administrativo en particular a lo referente al documento público en medios
electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico de
documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por
parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así
como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6° y 9°.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control
de la gestión pública.

Ley 1564 de 2012: Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012. “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales.”

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 624 de 1989. “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.”
Artículo 633. Información en medios magnéticos. “Para efectos del envío de la
información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de
Impuestos Nacionales prescribirá́ las especificaciones técnicas que deban cumplirse.”
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
Decreto 663 de 1993. “Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero y se modifica su titulación y numeración.”

Decreto 1748 de 1995. “Por el cual se dictan normas para la emisión, calculo, redención
y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656,
1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, subsiguientes y concordantes de la Ley 100 de
1993.”
Artículo 47. Archivos laborales masivos y otros archivos informáticos.


Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Decreto 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.

Decreto 2364 de 2012: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de
1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones

Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la
estrategia de Gobierno en Línea.

Decreto 333 de 2014. Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de
2012.

Decreto 1100 de 2014. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997,
modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de
naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones

Decreto 1080 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Cultura”.

Decreto 1081 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único
del Sector Presidencia de la República"

Directiva Presidencia 04 de 2012: Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política
cero papel en la Administración Pública.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de
nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Circular 004 DAFP-AGN de 2003. Organización de las historias laborales

Circular 012 DAFP-AGN de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004
de 2003.
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
Circular Externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de
gestión documental.

Circular Externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativo de cero
papel.

Circular Externa AGN 001 de 2013. Directrices para el cumplimiento e implementación
del Decreto 2578 de 2012.

Circular Externa 01 de 2014. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de
2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013

Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta”

Circular 003 de 2015. Directrices para la elaboración de tablas de retención
documental.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y
archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo
20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental, y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 006 de 2011. Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los
expedientes pensionales.

Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decreto 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y
se dictan otras disposiciones.
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
Acuerdo AGN 006 de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48
del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 007 de 2014. “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la
reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo AGN 008 de 2014. "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función
archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594
de 2000."

Acuerdo AGN 003 de 17 de Febrero de 2015. "Por el cual se establecen lineamientos
generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos
electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad
con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21
de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012"

Circular Externa AGN 004 de 2010: “Estándares mínimos en procesos de administración
de archivos y gestión de documentos electrónicos.”

Circular Externa 002 de 2012: Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión
documental

Circular Externa AGN 005 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de cero
papel.

Circular Externa AGN 001 de 2015: Alcance de la expresión “cualquier medio técnico
que garantice su reproducción exacta”.

Circular Externa AGN 003 de 2015: Directrices para la elaboración de tablas de
retención documental.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad”

NTC-ISO 15489-1: Gestión de documentos Parte 1: Generalidades.

GTC-ISO/TR 15489-2: Guía Técnica Colombiana. Gestión de documentos. Parte 2 Guía

NTC-ISO 30300: Sistemas de gestión de registros: Fundamentos y vocabulario.

NTC-ISO 30301: Sistemas de gestión de registros: Requisitos.

NTC-ISO 16175-1: Principio y requisitos funcionales de los registros en entornos
electrónicos de oficina. Parte I: Información general y declaración de principios.

UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
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
NTC-ISO 14533-1: Procesos, elementos de datos y documentos en comercio, industria y
administración. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas CMS
(CAdes).

NTC-ISO 5985: Directrices de implementación para digitalización de documentos.

Norma ISO TR 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de
documentos.

Norma ISO 23081: Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de
documentos.

Sistema de Gestión integrado de la SFC – SGI: Procesos de Gestión Documental,
Planeación y de Gestión de Tecnología, principalmente.
La anterior enunciación no es taxativa; por tanto, todas las demás normas, reglamentos,
acuerdos, circulares y demás orientaciones efectuadas por las entidades competentes,
además de sus políticas propias, deberán ser tenidas en cuenta por la SFC, según
corresponda.
2. Económicos
La Entidad, desde el año 2003, cuenta con un proyecto de inversión denominado
“Adecuación del archivo documental de la Superintendencia a través de los procesos de
depuración, clasificación, aplicación de la Tabla de Retención Documental, digitalización y
almacenaje del mismo”, en el marco del cual se han desarrollado diferentes actividades
conducentes a hacer de los archivos de la SFC, verdaderos centros de información, que
faciliten la gestión, permitan la acertada toma de decisiones y sirvan de soporte en todas las
funciones que adelanta la Superintendencia.
En ejecución de este proyecto se han desarrollado varias actividades que han mejorado la
gestión documental de la Entidad, las cuales en términos generales son:
 Organización archivística de los fondos documentales acumulados de la anteriores
Superintendencias Bancaria y Valores (aproximadamente 23.000 cajas de archivo)
 Elaboración y aprobación de herramientas archivísticas para organización, clasificación,
consulta y disposición final de documentos, tales como Diagnósticos documentales,
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cuadros de clasificación, inventarios documentales, Tablas de Retención y Valoración
Documental.
 Implementación de tecnologías tales como la digitalización y microfilmación, en
aplicación de las respectivas TRD´s y TVD´s aprobadas para la Entidad.
 Organización archivística de los expedientes de funcionarios de la Entidad, aplicando la
normatividad vigente sobre el tema.
Con este proyecto de inversión, la Entidad ha obtenido entre otros los siguientes beneficios:
 Cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con el tema.
 Dar aplicación a las Tablas de Retención y Valoración Documental de la Entidad.
 Mayor agilidad en el proceso de búsqueda y recuperación de la información, y por ende,
mejoramiento del servicio al usuario interno y externo.
 Mantenimiento de un entorno tecnológico adecuado al medio, usando tecnología de
punta.
 Optimización de los espacios físicos en las áreas de archivo.
 Continuación del incremento en los índices de productividad en la atención de consultas
y solicitudes de información que se tramitan en la Entidad.
 Generación de una cultura organizacional, con un alto nivel de responsabilidad, la cual
permita un adecuado manejo y conservación de la información documental de la entidad.
 Consolidación de un nivel óptimo en los procesos internos para la prestación de los
servicios de consulta de información, mediante la utilización de sistemas propios de la
entidad.
 Adecuada conservación del patrimonio documental de la Entidad en su soporte original.
 Consolidación del proceso de gestión documental.
Este proyecto tiene recursos económicos hasta este año (2015), año en el cual se ha dado
aplicación a las TRD y TVD, y finalice la transferencia de documentos históricos al Archivo
General de la Nación, en el marco de la normatividad vigente.
Para el año 2015 la SFC realizó las siguientes apropiaciones asociadas al tema documental:
1. Con cargo al presupuesto de inversión: Quinientos cincuenta y nueve millones veintidós
mil trescientos sesenta pesos ($559.022.360)
2. Con cargo al presupuesto de funcionamiento: Trescientos setenta y cinco millones
setecientos seis mil seiscientos nueve pesos ($375.706.609).
Para el año 2016 se solicitaron los siguientes recursos con cargo al presupuesto de
funcionamiento: Trescientos setenta y ocho millones trescientos noventa y siete mil
setecientos veinticinco pesos ($378.397.725)
Para los siguientes años, la SFC incluirá las partidas que se requieran para continuar con la
implantación el PGD, de acuerdo con las metas trazadas para cumplir en los años 2017 y
futuros.
De otra parte, dentro del proyecto de Inversión de Tecnología identificado ante el DNP con
el código BPIN 0094000530000, para el año 2015, se asignaron partidas presupuestales
por monto de SEISCIENTOS NUEVE MILLONES DE PESOS $609.000.000 cuyo objeto es
“Ampliar y fortalecer BPM”. Adicionalmente, se solicitaron vigencias futuras 2016-2018 por
un monto de MIL QUINIENTOS QUINCE MILLONES SETESCIENTOS CINCUENTA Y
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SIETE MIL SETESIENTOS SESENTA PESOS $1’515.757.760.00 para “Prestación de
servicios profesionales para la actualización, soporte y horas en la modalidad de bolsa para
ajustes en funcionalidad del sistema BPM SOLIP”. Para el “Servicio de transporte, custodia
y almacenamiento para medios de respaldo” se encuentra en ejecución un contrato
(Diciembre 2014-Octubre 2016) por un valor de SETENTA Y NUEVE MILLONES
SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL OCHOSCIENTOS CINCUENTA Y CINCO
PESOS $79.657.855.
Ver Anexo No.1 Presupuesto para implementación PGD en la SFC vigencia 2015.
3. Administrativos
3.1. Liderazgo
Teniendo en cuenta que el tema documental es un proceso transversal en la SFC, el
Secretario General es el responsable de la administración y el control de la gestión
documental, y ha delegado en el Subdirector Administrativo y Financiero y en los
Coordinadores de los Grupos de Correspondencia y de Gestión Documental y Bibliográfica,
la operacionalización del manejo de la documentación que reciba o se produzca la SFC, para
que esté disponible de forma oportuna para los usuarios internos o externos que la
requieran; garantizando la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo1,Los anteriores funcionarios, son responsables de la organización
y conservación de la documentación que esté a su cargo, así como de la prestación de los
servicios archivísticos y de correspondencia. En este sentido, el Subdirector Administrativo y
Financiero fue designado por el Comité de Calidad como Líder del proceso de Gestión
Documental.
Para cumplir con este propósito se cuenta con el compromiso y una adecuada articulación y
coordinación con el proceso de Gestión de Tecnología, el proceso de Recursos Humanos, el
proceso de Planeación, el Grupo de Comunicaciones y los productores de la información.
Es importante aclarar que todos los funcionarios de la SFC y los contratistas que presten
servicios a la Entidad, son responsables por la gestión de los documentos a su cargo, y del
cumplimiento de la normatividad archivística.
1
Para el tema de documento electrónico, el proceso de Gestión de Tecnología garantiza el cumplimiento de estas características
PROGRAMA
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La implementación y seguimiento a este Programa de Gestión Documental- PGD es
responsabilidad directa de todos los funcionarios de la Entidad y estará liderado por el
Subdirector Administrativo y Financiero y los Coordinadores de los Grupos de Gestión
Documental y Bibliográfica y de Correspondencia, en coordinación con la Oficina de Control
Interno.
3.2. Equipo de trabajo
La SFC creó mediante Resolución 1572 de 2013 el Equipo de Gestión Documental, el cual
tiene como principal función, la de desarrollar todas las acciones necesarias para dar
cumplimiento a los lineamientos y directrices que sean asignadas por el gobierno nacional o
por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en temas relacionados con la gestión
documental. Igualmente, se prevé que dependiendo del tema a tratar se puede invitar a
participar a otras áreas de la SFC.
Este equipo interdisciplinario está conformado por:







El Secretario General o su delegado, quien lo lidera;
El Director Jurídico o su delegado;
El Director de Tecnología y Planeación o su delegado;
El Subdirector Administrativo y Financiero o su delegado;
El Coordinador del Grupo de Planeación y Gestión de Calidad o su delegado;
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, y
El Coordinador del Grupo de Correspondencia.
Se cuenta con el instructivo A-IN-GDC-017 en el cual se establecen los lineamientos que
guían el funcionamiento del Equipo de Gestión Documental.
De otra parte se tiene definida la Matriz de responsabilidades con la Gestión Documental
RASCI.
Ver Anexo No.2 Matriz RASCI de la gestión documental de la SFC
3.3. Integración
En lo relacionado con la integración del PGD con las correspondientes funciones
administrativas de la Superintendencia, así como con los sistemas de información, los
aplicativos, y demás herramientas informativas de las que hace uso la Entidad, es
importante destacar:
 La Entidad tiene definido su sistema de archivo (para documentos análogos), cuya
documentación se encuentra registrada en el aplicativo del Sistema de Gestión Integrado
(SGI), en el proceso de Gestión Documental.
 Las áreas de Correspondencia y Gestión Documental y Bibliográfica de la SFC cuentan
con un recurso humano debidamente asignado a esas funciones y con dedicación
exclusiva.
 La S F C c ue nt a con un programa de capacitación, el cual permite a los funcionarios de
las áreas de Correspondencia y Gestión Documental y Bibliográfica, ampliar y mejorar sus
conocimientos en las temáticas relacionadas con la gestión documental, manejo de
nuevas tecnologías y programas, atención al cliente, entre otros.
PROGRAMA
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 Las instalaciones destinadas al trabajo de los funcionarios de las áreas de
Correspondencia y Gestión Documental y Bibliográfica, reúnen las condiciones para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General
de la Nación.
 En relación con la áreas de depósito de documentos, debido a que la Entidad no cuenta
con espacios adecuados y suficientes para almacenar los fondos documentales a su
cargo, se contratan los servicios de almacenamiento y custodia de archivos, con bodegas
externas, las cuales reúnen todas las condiciones físicas, arquitectónicas,
medioambientales y de seguridad, que garantizan la adecuada conservación de los
documentos en papel y microfilme, en el marco de la normatividad vigente sobre el tema.
(Véase A-GU-GDC-002 “Guía de Mantenimiento Físico de la Documentación”).
 La SFC tiene regulado y normalizado el uso de insumos y materiales relacionados con la
organización, identificación, almacenamiento, manipulación y transporte de documentos
de archivo. (Véase A-GU-GDC-002 “Guía de Mantenimiento Físico de la
Documentación”).
3.4. Metodológicos
La metodología para la actualización e implementación del Programa de Gestión Documental
es la establecida por el proceso de Planeación en el Sistema de Gestión Integrado para los
proyectos operativos, previa la identificación de las necesidades de la gestión documental, o
la expedición de nueva normatividad que obligue a revisar y actualizar el PGD.
Las necesidades de la gestión documental se identificaron, entre otros, a través de:












Revisión de la normatividad vigente sobre el tema.
Diagnóstico documento análogo.
Matriz DOFA elaborada con la participaron los Facilitadores de todos los procesos que
conforman el Sistema de Gestión Integrado y consolidada por el Equipo de Gestión
Documental.
Diagnóstico documento electrónico.
Autoevaluación de función archivística.
Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG.
Plan de mejoramiento Archivístico – PMA, suscrito con el AGN.
Resultado de las auditorías internas de calidad.
Resultado de las auditorías de Control Interno.
Comportamiento de los indicadores del proceso.
No conformidades, acciones de mejora y acciones preventivas del proceso de Gestión
documental
Matriz de riesgos del Proceso de Gestión Documental
4. Tecnológicos
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La SFC cuenta con un sistema para la Solución integral de Procesos (SOLIP), el cual
administra, digitaliza, controla y permite el seguimiento del flujo de los documentos
electrónicos, híbridos y físicos hasta su disposición final; incluye el módulo de
Correspondencia, en el cual se radican todos los tramites a cargo de la Superintendencia y el
módulo de Archivo de Gestión, Central e Histórico.
El SOLIP ha sido implementado, basándose en la Gestión de Procesos, aplicando las reglas
del negocio de forma dinámica para los procesos de Autorizaciones, seguimiento,
Consultas, Quejas, Reclamos, Gestión Documental, Correspondencia, Archivo y Diseño y
Desarrollo de Soluciones.
Este sistema permite a la Superintendencia controlar los términos de las actividades que
componen los procesos implementados, el seguimiento y la trazabilidad de las mismas,
suministrando información oportuna, confiable y actualizada a los funcionarios y a las
Directivas para la toma de decisiones. Lo anterior, se realiza mediante la generación de
alertas, reportes e indicadores que permiten medir el desempeño de los procesos; de igual
manera se ha venido optimizando la distribución de documentos, toda vez que evita la
manipulación de los documentos físicos, disminuyendo el uso del papel físico.
La SFC a la fecha se encuentra ejecutando un contrato según lo expuesto en el numeral
2, en el cual se están haciendo mejoras en el aplicativo SOLIP principalmente de:
Radicación
Modelamiento de los procesos
Módulo de Transferencias primarias
Dada la normatividad expedida por el AGN se hace necesaria la revisión de los metadatos
actuales en SOLIP, a fin de establecer si son suficientes a la luz de poder descifrar el
documento desde su contexto y asegurar su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del
tiempo.
Con base en el diagnóstico de documento electrónico se hace necesario buscar los
mecanismos para el manejo adecuado de los documentos electrónicos que generan las
Dependencias independiente a los que se gestionan en el gestor documental – SOLIP.
PROGRAMA
II.
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LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN
LA SFC
Para asegurar una adecuada Gestión Documental en la SFC, acorde con el Decreto 1080 de
2015, se deben contemplar los procesos de planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y
valoración.
Ver Anexo No.3 Matriz DOFA de la Gestión Documental de la SFC.
A. Planeación:
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la Entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de las formas, formularios y documentos, análisis
de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
En desarrollo de esta etapa, la SFC ha definido que, el registro de sus comunicaciones
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oficiales se realizará electrónicamente a través del Gestor Documental – SOLIP (sistema de
información), asignando un número de radicación.
Lo anterior, en el entendido que, con la radicación se logra asegurar el control y seguimiento
de la totalidad de los documentos que se producen o reciben en desarrollo de las funciones,
a lo largo de todo el ciclo de vida.
Para la radicación se debe tener en cuenta.
Número de Radicación
Número que identifica todo documento recibido o producido por la SFC, el cual es asignado
consecutivamente por el Gestor Documental y es impreso en el rótulo que se adhiere a
dichos documentos. Este número es el que identifica a cada uno de los documentos; con
base en este número se observa la trazabilidad de un asunto desde el momento mismo en
que se origina hasta que se finaliza; es decir, es el único dato que permite conocer la ruta
seguida por un trámite.
Dicho número está compuesto por la raíz, el derivado y el caso:
Raíz
2015000053
Derivado
000
Caso
000
La raíz, son los diez (10) primeros dígitos de un número de radicación, los cuales son únicos
y se emplean para identificar un trámite. La raíz está conformada así: Los cuatro (4) primeros
dígitos identifican el año en que se hace la radicación, los seis (6) siguientes dígitos,
corresponden al consecutivo interno que maneja la Entidad, para cada asunto nuevo que se
radica de entrada o salida.
El derivado, es un número consecutivo de tres (3) dígitos, que aparece después del guion, y
que permite identificar cada evento que sucede en el desarrollo de un trámite.
El caso, un número consecutivo de tres (3) dígitos, esto es utilizado para separar el
expediente conservando su raíz.
Código de Entidad
Número asignado para identificar a las entidades vigiladas por la SFC.
Código del Trámite
Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC.
Corresponden a los códigos de las series y/o subseries documentales identificadas en el
Cuadro de Clasificación Documental A-TB-GDC-088
Todo documento debe hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico,
con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la
dependencia encargada de atenderlo.
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Código de Actividad o Tipo Documental
Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde
su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con
algún documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas).
Anexos
Se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos.
Folios
Toda comunicación que se vaya a radicar deberá estar debidamente foliada con la indicación
en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”.
Código dependencia
En la radicación de comunicaciones de entrada, se registra el código de la dependencia
destinataria, que se encuentra asociada al código del trámite. Si es comunicación de salida
se registrará el código de la dependencia remitente
Para lo anterior, se tienen:




Identificadas con código cada una de las Oficinas productoras. Ver Anexo No.4 Listado
de dependencias de la SFC.
Codificación de los trámites que se realizan en la SFC. . Ver Anexo No.5 Listado de
trámites.
Anexo No.6 Cuadro de Clasificación Documental
Codificación de las entidades vigiladas por la SFC. Anexo No.7 Listado de entidades.
Codificación de las actividades o tipos documentales. Circular Externa 009 de 2006
Procedimientos de radicación establecidos en el proceso de Gestión Documental Sistema de Gestión integrado.
B. Producción:
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción, ingreso,
formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en el que actúa y
los resultados esperados.
Esta fase está prevista en el Sistema de Gestion Integrado en la documentación propia de
cada uno de los procesos, en donde se dan lineamientos sobre los responsables y trámites
asociados al proceso.
De igual forma se tiene definida la imagen corporativa, logotipo, características y diplomática
que debe tener los documento producidos en la SFC. Anexo No.8 Manual de Imagen
Corporativa.
C. Gestión y trámite:
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones , la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
PROGRAMA
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Esta fase está prevista en el Sistema de Gestion Integrado en la documentación propia de
cada uno de los procesos, en donde se registran las actividades a realizar para la atención y
finalización de un trámite propio de cada proceso.
La Superintendencia cuenta para los documentos externos recibidos con:
 Definición de dependencias destinatarias de los trámites por competencia
 Clasificación, organización, enrutamiento y asignación de las comunicaciones, a través
del Gestor Documental.
 Registros de control de entrega, a través del Gestor Documental.
Para los documentos Internos:
 Identificación de Dependencias
 Enrutamiento de documentos a dependencias competentes
 Registro de control de entrega de documentos internos
Para documentos enviados cuenta con:



Definición de medios de distribución, (Fax, correo electrónico, correo físico, casillero
virtual).
Control de responsable de firmar documentos, a través del Gestor Documental.
Dependencia remitente
A través del Gestor Documental se tiene la trazabilidad de los trámites.
D. Organización:
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
Para el cumplimiento de esta etapa, la SFC cuenta con Tablas de Retención y Tablas de
Valoración Documental debidamente aprobadas e implementadas, de acuerdo con la
siguiente información:
Fondo documental
Superintendencia
Bancaria de Colombia
Superintendencia de
Valores de Colombia
Capresub-Liquidada
Resolución de aprobación
TVD por parte del AGN
Resolución No.177 del 31 de
mayo de 2012
marzo de 2012
Acuerdo No.021 del 7 de
diciembre de 2005
Resolución de adopción de
TVD por parte de la SFC
agosto de 2012
agosto de 2012
N/A
(Véase A-PR-GDC-009 “Elaboración y aplicación de Tablas de Valoración Documental
TVD”).
En este mismo sentido, el fondo documental SFC cuenta con Tablas de Retención
Documental, aprobadas por el AGN, mediante la Resolución N0.0224 del 15 de septiembre
de 2009, adoptadas por la Entidad mediante la Resolución No.1797 del 23 de noviembre de
2009, las cuales a la fecha se encuentran debidamente actualizadas. (Véase A-PR-GDC-008
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“Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental TRD”).
En el momento, se está dando aplicación a las Tablas de Retención y Valoración
Documental; por lo tanto, producto de esta aplicación, se han digitalizado un número
aproximado a los 35 millones de folios. (Véase: A-PR-GDC-012 “Digitalización de
documentos”).
Asimismo, se han microfilmado un número superior a los 4 millones de folios,
correspondientes a documentos históricos (Conservación total). (Véase: A-PR-GDC-013
“Microfilmación de documentos”).
De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia cuenta con un sistema híbrido para la
implementación de tecnologías, consistente en que todos los documentos históricos se
digitalizan, de acuerdo con las respectivas Tablas de Valoración Documental (TVD), con el
fin de que sea incorporado en el sistema de gestión documental de la Entidad, y
adicionalmente, se microfilman los documentos históricos, con el fin de garantizar su
conservación a largo plazo, en caso de una eventual pérdida o deterioro del soporte original
en papel
Se cuenta además con el Archivo debidamente organizado, según los lineamientos
establecidos por el Archivo General de la Nación. Como se indicaba anteriormente, la SFC
cuenta con sus fondos documentales debidamente organizados e inventariados, lo cual
permite su consulta y recuperación, por parte de usuarios tanto internos como externos.
(Véase: A-IN-GDC-007 “Organización de fondos acumulados” y A-PR-GDC-014 “Eliminación
de documentos producto de la organización archivística de los fondos documentales de la
Entidad).
Mecanismos y estrategias que permitan la organización de los archivos de gestión a partir de
las Tablas de Retención Documental, aprobadas para la Entidad. En este momento, las
dependencias están en este proceso, para la cual el Grupo de Gestión Documental y
Bibliográfica realiza de forma permanente capacitaciones y talleres en las distintas
dependencias de la Superintendencia, con el fin de alcanzar este propósito. Igualmente, se
cuenta con un cronograma de transferencias documentales primarias, el cual está diseñado
para organizar el proceso de transferencias documentales de los archivos de gestión al
archivo central. (Véase: A-IN-GDC-006 “Organización de archivos de gestión a partir de las
TRD”, A-GU-GDC-001 “Cartilla de aplicación de TRD en archivos de gestión”).
E. Transferencia:
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, lo
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
En desarrollo de esta fase la SFC cuenta dentro del Sistema de Gestión Integrado se
encuentran los procedimientos A-PR-GDC-015 Transferencias primarias de los archivos de
gestión al archivo central y A-PR-GDC- 016 Transferencias documentales del archivo central
al Archivo General de la Nación.
A la fecha se están realizando ajustes al módulo de Transferencias primarias en el Gestor
Documental SOLIP.
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F. Disposición de documentos:
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las TRD o en las
Tablas de Valoración Documental.
En cumplimiento de esta fase se encuentran los procedimientos A-PR-GDC-010 Aplicación
de TRD en archivo central de documentos transferidos por dependencias, A-PR-GDC-011
Aplicación de TRD para documentos en el Sistema de Gestión Documental y A-PR-GDC-014
Eliminación de documentos producto de la organización archivística de los fondos de la
entidad.
G. Preservación a largo plazo:
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo. Independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
En aplicación de esta etapa la SFC tiene como uno de los compromisos el diseño e
implementación del Sistema Integrado de Conservación, que comprende el Plan de
Conservación Documental para documentos de archivo creados en medios físicos y/o
análogos y el Plan de Preservación Digital a largo plazo que aplica a documentos digitales
y/o electrónicos de archivo.
H. Valoración:
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por
medio el cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino (eliminación o
conservación temporal o definitiva)
La disposición final es el resultado de la valoración documental, con miras a determinar el
destino final de los documentos (conservación total, eliminación o selección).
En este punto es importante aclarar, que para la incorporación de los documentos
pertenecientes al fondo documental Superintendencia Financiera, como para los fondos
cerrados de las anteriores Superintendencias Bancaria y Valores, en el gestor documental
que la Entidad ha implementado, en cumplimiento del artículo 21 de la Ley 594 de 2000, la
totalidad de estos deben ser digitalizados, previa su organización archivística, de
conformidad con lo establecido en el artículo 19 de la citada Ley.
La digitalización se realiza una vez se organizan archivísticamente y antes de que termine su
tiempo de retención en archivo central, esto con el fin de garantizar el funcionamiento
razonable del sistema y con el fin de garantizar la adecuada administración, conservación y
consulta de la información contenida en estos documentos. Igualmente, con la
implementación de la digitalización se busca garantizar la adecuada preservación del
patrimonio documental institucional, en su soporte original, en cumplimiento de lo establecido
PROGRAMA
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en el artículo 11 de la mencionada ley.
En concordancia con lo anterior, todos los documentos son digitalizados, por esto cuando se
menciona el procedimiento de “selección”, se debe entender que ésta aplicará para los
documentos en soporte papel, cuya muestra se conservará como testimonio de la realización
de determinado trámite o actividad. Los demás documentos se eliminarán en su soporte
original en papel, conservándose la información contenida en éstos en soporte digital.
Para el caso de los documentos de carácter histórico, cuya disposición final es “conservación
total”, además de su digitalización, serán microfilmados (sistema híbrido), ya que el
microfilme es la única tecnología que hasta el momento, garantiza mayor permanencia de la
información en el tiempo. Este procedimiento se hará observando la normatividad vigente, de
tal forma que los documentos microfilmados reúnan todas las características archivísticas
que permitan su adecuada consulta, conservando la validez y eficacia del documento en su
soporte original. En este mismo sentido se aclara, que de conformidad con el parágrafo 2,
literal b., del artículo 19, de la Ley 594 del 2000: … “los documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio”.
En conclusión, los documentos históricos se conservarán en soporte original en papel, pero
además se conservarán en microfilme y medio digital, con el fin de garantizar su
conservación, fácil consulta y reproducción, respectivamente. Tanto los documentos en
papel, como los originales de los rollos microfilmados, se conservan fuera de la Entidad, en
dos depósitos ubicados en sitios diferentes, los cuales reúnen todas las características
físicas, ambientales y de seguridad, acordes con la normatividad vigente sobre el tema.
Por otra parte, para los documentos cuya disposición final es la “eliminación”, se debe
entender, que se está refiriendo a la destrucción física del soporte papel, debido a que estos
documentos, han perdido sus valores primarios, y no cuentan con valores secundarios, útiles
para la investigación, la ciencia y la cultura. Sin embargo, se conserva la información en
medio digital, con fines de consulta. En este mismo sentido es importante precisar, que el
sistema de gestión documental de la Entidad, cuenta con un módulo de TRD y TVD, el cual
facilita la aplicación de estas herramientas a los documentos en soporte papel, haciendo más
operativo este procedimiento, permitiendo a su vez su implementación a los documentos
digitales. Sin embargo, para el caso de los documentos cuya disposición final es la
“eliminación”, o para aquellos documentos que no hacen parte de la muestra a seleccionar,
los documentos pasan al “estado eliminación”, pero en el sistema se mantiene tanto la
imagen, como el registro de datos respectivo, aunque físicamente si se haya realizado la
destrucción de los documentos. En este mismo sentido se aclara, que se está trabajando
junto con la Dirección de Tecnología y Planeación, con el fin de definir los tiempos de
retención y una política normalizada para la eliminación del soporte electrónico.
III.
FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
Las fases de implementación del PGD, están incluidas dentro del Proyecto Operativo
“Actualización e Implementación del PGD”, y son las siguientes:
 Fase 1: Diagnóstico Integral de la gestión documental de la SFC
 Fase 2: Cumplimiento de requisitos para la implementación del Programa de Gestión
Documental – PGD
PROGRAMA
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 Fase 3: Cumplimiento de requisitos normativos establecidos en el Acuerdo 4 de 2013,
Acuerdo 7 de 2014, Acuerdo 8 de 2014 y Decreto 1080 de 2015
 Fase: 4: Definición de requerimientos funcionales y tecnológicos del Gestor Documental
Cada una de estas fases, están alineadas con el objetivo estratégico “Fortalecer la gestión
administrativa y financiera”.
Cada una de las fases enunciadas anteriormente, tiene metas definidas, en el corto,
mediano y largo plazo.
Cuentan con los recursos necesarios para lograr las metas y objetivos definidos en cada
una.
Se articulan y armonizan con otros sistemas de la Entidad, de acuerdo con la normatividad
vigente así:
3.1. Disminución de costos administrativos y aumento de la productividad
Interacción con políticas nacionales y sectoriales de desarrollo administrativo, eficiencia
administrativa y medio ambiente:
- Disminuir el tiempo empleado en la búsqueda y/o recuperación de documentos de
archivo, aumentando la productividad organizacional.
- Disminuir el número de fotocopias e impresiones de documentos de archivo, que no sean
necesarias para el trámite y/o gestión.
- Racionalizar la producción documental, al reducir los costos asociados al
almacenamiento, conservación y preservación de información redundante.
- Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información al interior de la
SFC, a fin de reducir el consumo innecesario de papel.
- Impulsar la sustitución de soporte papel, por soportes electrónicos, observando lo
normatividad archivística vigente.
- Aumentar de la productividad.
- Emplear la información necesaria para la adecuada toma de decisiones.
- Aumentar la satisfacción y servicio al cliente tanto interno como externo.
- Identificar documentos vitales para la SFC, a fin de garantizar su adecuada conservación
y/o preservación en el largo plazo.
3.2. Acceso a la información
Interacción con la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y Decreto 1081 de 2015, mediante el
trabajo conjunto con el proceso de Planeación para la actualización del Registro de Activos
de Información y el Índice de Información clasificada y reservada, con base en las Tablas de
Retención Documental.
Brindar lineamientos en materia de gestión documental, que permitan la adecuada
planeación, diseño y operación de los sistemas de información de la SFC, mediante la
articulación de los Procesos de Gestión Documental y Gestión de Tecnología, lo cual facilite
el acceso del ciudadano a la información de la Entidad, independiente de su soporte,
empleando las herramientas tecnológicas diseñadas para tal fin.
3.3. Interacción con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
PROGRAMA
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Uno de los temas que componen el MIPG es la Gestión Documental, la cual incluye el
Programa de Gestión Documental - PGD y los ocho (8) procesos de la Gestión Documental,
desarrollados en el presente documento. De otra parte, se encuentra la MATRIZ INICIAL
DE REQUERIMIENTOS establecida en la Metodología para la implementación del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión elaborada por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, El
Departamento de Planeación Nacional, la Secretaría de Transparencia, la Alta Consejería
Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa y la Agencia Nacional de
Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, la cual se registra a continuación,
identificando actividades, criterios, subcriterios y nivel de avance o cumplimiento en la SFC.
De otra parte, la Gestión Documental es uno de los temas de evaluación en el Formulario
Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG, puntúa dentro de la calificación
institucional a obtener.
Actividad
Criterio
Normalización
de la
producción
Documental
Análisis de procesos, Definición de
tipologías documentales (incluye:
formatos y formularios) definición
flujos documentales
Identificación de dependencias
productoras, funciones y procesos y
análisis diplomático documental
Subcriterio
Estado de avance o
Cumplimiento
Se está elaborando la
actualización de tablas
y tipos documentales.
Directorio de
dependencias, Decreto
2555 de 2010
PROGRAMA
Actividad
Criterio
Subcriterio
Valoración,
identificación
y
asociación
de
los
tipos
documentales a los esquemas de
clasificación adoptados; Cuadros de
Clasificación Documental (CCD) y
Tablas de Retención Documental
(TRD).
Recepción de
documentos
Radicación de
Documentos
Registro de
documentos
Distribución de
los
Documentos
Internos y
Externos
recibidos
Existencia y funcionamiento de la
Ventanilla Única de Radiación
(único sistema de información para
el control de los documentos)
Conformación del consecutivo de
comunicaciones
Descripción del contenido de los
documentos y comunicaciones
internas y externas
Inicio del
trámite
Diligencia
planillas
según
medio
de
envío y radicación de
constancia de envío
Se está diseñando un
procedimiento
asociado al Proceso de
Gestión
Documenta,
en
cual
se
establecerán
los
lineamientos para el
manejo
de
correspondencia
devuelta.
A través del número de
radicación
y
sus
derivados
Cada proceso lo tiene
definido
en
su
documentación y en
sus indicadores
Control de devoluciones
Conformación del expediente
Resolución o
respuesta
Seguimiento al cumplimiento del
trámite
Clasificación
documental
Aplicación de los instrumentos de
clasificación documental
Estado de avance o
Cumplimiento
La Entidad cuenta con
Cuadros de
Clasificación
Documental y Tablas
de Retención
Documental aprobadas
por parte del Archivo
General de la Nación
Radicación a cargo del
Grupo
de
Correspondencia
exclusivamente
Número
consecutivo
de radicación
A través del código del
trámite y el tipo
documental
A través de A-PI-GDC005 Planilla de reparto
por dependencias
Registro de control de entrega de
documentos recibidos
Registro de control de entrega de
documentos enviados
Distribución de
los
Documentos
enviados
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Cuadros
Clasificación
Documental
CCD
de
Se encuentran en el
SGI
PROGRAMA
Actividad
Criterio
Subcriterio
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Estado de avance o
Cumplimiento
Tabla
de
Retención
documental TRD
o
Tablas
de
Valoración
Documental TVD
Ordenación
Documental
Agrupación
original
de
los
documentos de acuerdo al trámite
dado implementación del sistema
de ordenación seleccionado
Mínimo
el
Formato Único
de
Inventario
Documental
FUID
Reglamento
y
condiciones de
acceso
a
la
consulta
Descripción
Documental
Instrumentos de descripción
Formulación
de la consulta
Atención y servicio al usuario
Estrategia de
búsqueda
Disponibilidad de las fuentes de
información
Respuesta a
consulta
Criterios
calidad
Elaboración
del Sistema
Integrado de
Conservación
Plan de aseguramiento documental
Valoración
Documental
Se
ordenan
los
documentos
en
el
expediente en forma
cronológica
ascendente. Instructivo
Organización
de
archivos de gestión, a
partir de las TRD A-INGDC-006
de
Eliminación
definitiva
IV.
oportunidad
o
y
de
conservación
Sistemas
de
registro y control
de la consulta
Transferencias
documentales
primarias
y
secundarias
A-PI-GDC-039
Inventario Documental
Institucional
A-PR-GDC-006 y APR-GDC-007
A
través
de
los
Inventarios
Documentales y del
Gestor Documental
Indicador
A-FI-GDC002 Oportunidad en la
entrega
de
documentos
para
consulta
Programado dentro de
las actividades del
proyecto
Operativo
PGD.
A-PR-GDC-015
Transferencias
primarias
A-PR-GDC-016
Transferencias
secundarias
PROGRAMAS ESPECÍFICOS
A partir del análisis e interpretación de la información recolectada en el diagnóstico de los
fondos documentales de la SFC, realizado durante el 2014 y 2015, se llegó a la conclusión,
que para la SFC, es indispensable diseñar e implementar los programas específicos que se
PROGRAMA
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citan a continuación:
4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
Este programa se basa en un proceso de análisis de todos los documentos que produce la
Entidad, independientemente de su soporte, con el fin de normalizar la creación de formas,
formatos y formularios, en ambientes electrónicos, codificándolos y denominándolos con
nombres únicos, que faciliten su identificación, diligenciamiento, clasificación y descripción.
Las actividades que se realizarán en desarrollo de este programa son las siguientes:
 Actualización documentación SGI y TRD actualizadas
Identificación y análisis de aquellas formas, formatos, formularios y demás, que no se
encuentren normalizados dentro de los sistemas de información de la Entidad, en cualquier
formato, con el fin de diseñarlos e implementarlos en ambientes electrónicos.
Productos:
a. Incorporación de las formas, formatos y formularios dentro del aplicativo del SGI.
b. Actualización de TRD, incluyendo dentro de las series y/o subseries respectivas,
estas nuevas formas, formatos y formularios.
 Documento del SGI, con los principios y generalidades de este programa.
4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Este programa permite garantizar que la SFC identifique, conserve y preserve aquellos
documentos esenciales, que le permitan seguir funcionando como entidad y dar continuidad
a sus funciones administrativas y misionales específicas, en caso de una catástrofe o
emergencia.
- Estudio de normatividad, políticas, normas internacionales y buenas prácticas
relacionadas con el tema.
- Identificación de documentos vitales o esenciales para la Entidad, acompañada de una
valoración del nivel de seguridad de riesgos físico y lógico.
- Armonización del programa con el Plan de Preservación a Largo Plazo, las Políticas de
Seguridad de la Información y Plan de Contingencia.
- Documento del SGI, con los principios y generalidades de este programa.
4.3. PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Este programa busca el diseño, implementación y evaluación de lineamientos y estrategias
que permitan la adecuada administración, descripción y control de los documentos
electrónicos, contemplando su ciclo de vida, armonizándolas con la normatividad vigente
sobre el tema, así como los principios y procesos de la gestión documental.
La información de los Documentos electrónicos que tenga a cargo cada Dependencia
deberá ser suministrada por la misma.
Comprende las siguientes actividades:
 Creación y actualización de un lenguaje controlado
PROGRAMA
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 Creación de herramientas que faciliten la consulta y normalización del lenguaje
empleado al interior de la SFC.
 Revisión y ajustes del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
(SGDEA) o evaluación de la pertinencia de una herramienta que cumpla con los
objetivos de este programa.
 Armonización del programa con el Plan de Preservación a Largo Plazo, las Políticas de
Seguridad de la Información y Plan de Contingencia.
 Elaboración del Plan de Preservación a Largo Plazo.
 Diseño e implementación y registro de las técnicas y lineamientos de emulación,
refreshing, conversión, migración, entre otros.
 Diseño, implementación y registro de las técnicas y lineamientos para la disposición final
de documentos electrónicos.
 Documento del SGI, con los principios y generalidades de este programa.
Productos:
a. Banco terminológicos de series, subseries y tipos documentales
b. Definición e implementación de un esquema de metadatos en el gestor documental
de la Entidad.
c. Documentación y difusión del documento “Modelo de Requisitos para la Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo".
4.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
Este programa está orientado a todos aquellos documentos de archivo que por sus
características físicas y de soporte no convencionales, requieren un tratamiento especial.
Para el caso de la SFC, se va enfocar el programa a los documentos fotográficos,
audiovisuales y sonoros, página Web e intranet, principalmente.
Este programa comprenderá las siguientes actividades:
- Diseñar e implementar los mecanismos archivísticos, técnicos y tecnológicos para la
integración de los documentos especiales en el gestor documental de la Entidad.
- Documento del SGI, con los principios y generalidades de este programa.
V.
ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI
La relación del Programa de Gestión documental –PGD con el MECI se centra
principalmente en el Eje Transversal Información y Comunicación, en el entendido que éste
vincula a la Entidad con su entorno y permite la ejecución de las operaciones del día a día
para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
De otra parte, sirve de base, a través de las Tablas de Retención Documental para la
actualización de los activos de información de la Entidad y la clasificación de información que
facilita el acceso a los ciudadanos.
A través del PGD se identifican e implementan los canales por medio de los cuales los
clientes de la SFC pueden comunicarse con ella, a través de documento análogo o
electrónico, y se establecen los lineamientos y directrices para el manejo de la
correspondencia que se recibe o produce.
PROGRAMA
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Finalmente con la implementación de todos los procesos de la Gestión Documental se logra
garantizar la calidad, unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad de la información, desde el momento de su producción y/o recepción, durante
su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital de la
documentación.
VI.
ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Continuidad de los procesos – Interacción con el Sistema de Gestión Integrado y con
Seguridad de la Información:
- Estandarizar los procesos asociados a la planeación, procesamiento, administración,
conservación y preservación documental, a través de su ciclo de vida, en el corto,
mediano y largo plazo.
- Cumplir con los requisitos legales y normativos, relacionados con la gestión documental
en las entidades públicas.
- Evidenciar la trazabilidad de las acciones desarrolladas por los procesos al interior de la
Entidad.
- Implementar procedimientos archivísticos y tecnológicos que garanticen la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, conservación y recuperación de los
documentos, asegurando que éstos mantienen su valor de evidencia a lo largo de su
ciclo de vida, incluyendo los expedientes en papel, mixtos (híbridos), digitales y
electrónicos.
- Todos los documentos que se generen en implementación del PGD, deben atender lo
establecido en el procedimiento E-PR-PLA-001 Control de documentos
VII.
GESTIÓN DEL CAMBIO
Este es un componente fundamental para la lograr que todos los funcionarios de la SFC
desarrollen mejores prácticas de gestión documental mediante la apropiación de los
lineamientos y herramientas archivísticas, lo que llevará a una implementación real de la
Política de Gestión Documental y del PGD; por tanto, es necesario diseñar e implementar
estrategias, herramientas y técnicas para gestionar esta transición en todos los niveles de la
SFC.
Esta estrategia de gestión del cambio está compuesta por tres componentes fundamentales:
PROGRAMA
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Contenido: Esta estrategia se refiere, a todo
lo que se requiere cambiar en la
documentación de los procesos del Sistema
de Gestión Integrado – SGI, principalmente
en los procesos de Gestión de Tecnología y
de Gestión Documental, a fin de atender los
lineamientos establecidos por la normatividad
vigente. Este componente es desarrollado
por el respectivo líder de cada proceso.
Herramientas: Esta estrategia se refiere a
los ajustes que se deben realizar a las
herramientas tecnológicas que soportan la
Gestión Documental de la Entidad. Este
componente es desarrollado por el Líder
del proceso de Gestión de Tecnología,
previa definición de requerimientos por
parte de los respectivos responsables.
Personas: Esta estrategia está orientada al
manejo de la incertidumbre que los cambios
suelen generar en las personas, la cual que
puede desembocar en resistencia a ese
cambio. Es fundamental entregar a los
funcionarios
información
que
permita
visualizar la importancia de las herramientas
archivísticas. Sobre este componente es que
se va a trabajar directamente a través del
PGD.
Para lograr este propósito, es fundamental la coordinación con todas las áreas de la SFC,
pero especialmente la Subdirección Administrativa y Financiera y sus Grupos de Trabajo,
con la Subdirección de Recursos Humanos, para incluir esta temática en los programas de
inducción y reinducción, asimismo, con la Dirección de Tecnología y con el área de
Comunicaciones, para lograr la participan activa de todos los responsables en la
implementación del PGD y se consigan los resultados esperados en este sentido.
Para la implementación de este componente se utilizarán entro otros, los siguientes
mecanismos: Boletines del proceso de Gestión Documental, correos electrónicos, las
pantallas de comunicación interna, infografías del AGN, capacitaciones directas a
dependencias, aplicativo E-learning., programas de inducción y reinducción, entre otros.
De otra parte, en la página Web de la Entidad, se incluyó en el link NUESTRA ENTIDAD, un
espacio especial para la divulgación de temas relacionados con la Gestión Documental.
PROGRAMA
VIII.
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ASPECTOS A DESARROLLAR PARA CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL
Los aspectos a desarrollar para continuar con la implementación del presente PGD, son los
que están descritos en la Proforma Interna A-PI-PLA-052 “Ficha de proyectos operativos”,
correspondiente al proyecto operativo PGD. Las actividades descritas en esta ficha,
corresponden a las actividades que debe llevar a cabo la Entidad, a fin de cumplir con la
normatividad vigente en materia de gestión documental.
Ver Anexo No.9 Proyecto Operativo PGD.
PROGRAMA
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GLOSARIO
Acceso: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información
que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de
su gestión.
Archivo histórico: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
PROGRAMA
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Autenticidad: Característica técnica para preservar la seguridad de la información que
busca asegurar su validez en tiempo, forma distribución. Así mismo, garantiza el origen de
la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
Captura de los documentos de archivo: Los documentos elaborados o recibidos en el
curso de la actividad, se convierten en documentos de archivo cuando se guarda, esto es
“se capturan” en el SGDEA. En esta captura se “clasifican”, es decir, se le asignan
códigos que hacen referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el
sistema los gestione.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a
largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la
preservación, mantenimiento, recolección y archivo de los objetos digitales.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Conservación documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y
conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos análogos de archivo.
Conservación preventiva: Conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y
administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar
o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación
– restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección
planificada del patrimonio documental.
Conservación: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital
desde un formato o versión de un formato hacia otro.
Conservación – restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes
documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la
materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química
se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños
producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de
protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y
planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.
PROGRAMA
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Contenido estable: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese contenido
solamente puede tener cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto de reglas
fijas preestablecidas.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de
los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y
la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de
un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de
los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para
la historia.
Disponibilidad: Característica de seguridad de la información, que garantiza que los
usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez
que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
PROGRAMA
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Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento cuyo soporte
material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetización.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o
cultural y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos
diferenciados – discretos o discontinuo-, por lo general valores numéricos binarios (bits),
de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por
sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su
objeto social.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de
su cargo o con su intervención.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de
cómputo obsoletos por medio el desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten
la ejecución de aquellos en computadores actuales. En informática es sinónimo de
encapsulado, estrategia de preservación o envoltura.
Esquemas de publicación: Se refiere a la forma (cuadro, sinopsis, etc.) como los sujetos
obligados publican en la página web o medios de divulgación, la información mínima
obligatoria.
Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un
momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con un prueba que
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estos datos existían en este momento o periodo de tiempo y que no sufrieron ninguna
modificación a partir del momento en que se realizó el estampado.
Expediente documental: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
resolución de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto,
que constituyen una unidad archivística.
Fiabilidad: Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna”
aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.
Firma electrónica: Metadatos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves
criptográficas privadas. Que permiten identificar a una persona, en relación con un
mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los
fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como
cualquier acuerdo pertinente.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.
Forma documental: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su contenido
permanece completo e inalterado.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente
electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología
reglamentada para tal fin.
Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda
la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la
misma.
Interoperabilidad: La capacidad que tiene programas y/o sistemas para comunicarse y
trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y
la descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento de la alta dirección, que
permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función
archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de
cada entidad.
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Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones
específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la
permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el
contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su forma y medio de registro o almacenamiento. La preservación
a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en
cualquier etapa de su ciclo vital.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y
documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Radicación o registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos
de consulta, los documentos requeridos.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre
de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. En la
SFC el registro de comunicaciones oficiales es la radicación.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra
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de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense
también “depuración” y “expurgo”
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad
de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias,
procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción,
durante su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental TRD: Instrumento archivístico que contiene un listado de
series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental TVD: Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta
el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y
de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los
libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad
pública o privada.
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Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción
de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados
por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen
o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual Implementación de un
Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá: AGN, 2014.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan
Institucional de Archivos – PINAR.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini- manual: Archivamiento Web:
conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas. Bogotá: AGN, 2014.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 027 de 2006.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular Externa No.003 de 2015.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 de 2014.
COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Aplicativo ISOLUCION
v.3.
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas
nacionales de información: Un estudio del RAMP. París: UNESCO, 1983. (PGI-83/WS/21).

Programa de Gestión Documental - Superintendencia Financiera de

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