KING VOOR WINDOWS

Transcription

KING VOOR WINDOWS

GEBRUIKERSHANDLEIDING
KING VOOR WINDOWS
versies Financieel t/m Logistiek, release 5.50
COLOFON
Samensteller : Quadrant Automatisering BV
Ontwerp omslag : ZEE Rotterdam
Uitgave : Quadrant Software BV
Het auteursrecht op het computerprogramma King berust bij Quadrant Automatisering
BV te Capelle aan den IJssel.
Het auteursrecht op deze gebruikershandleiding berust eveneens bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel.
De merknaam King is merkrechtelijk beschermd voor de Benelux ten name van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel.
Alle andere merk- en productnamen zijn handelskenmerken of gedeponeerde handels
kenmerken van hun betreffende houders.
Programmalicentie
Door voldoening van de licentievergoeding en stipte nakoming van de overige bepalingen van de achterin deze gebruikershandleiding opgenomen gebruiksovereenkomst
bent u gerechtigd dit programma overeenkomstig die overeenkomst te gebruiken op
uw computersysteem.
Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks
geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele
media beschadigd raken of verloren gaan.
Copyright © 1999-2014 Quadrant Automatisering BV
Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzondering(en) krachtens de Auteurswet mag
niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, d.m.v. druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, dan wel in enig geautomatiseerd
gegevensbestand worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming
van de uitgever.
All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.
Aan de in deze uitgave genoemde functionaliteit van het pakket kunnen geen rechten
worden ontleend. De handleiding is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie
aantreffen die voor uw King-versie niet van toepassing is.
INLEIDING
Deze handleiding is vooral gericht op de beginnende gebruiker en wil een
hulpmiddel zijn om een snel en goed begin met King te maken. Dat is tenslotte
het halve werk!
Om die reden zult u in deze handleiding veel stap-voor-stap-instructies tegenkomen. Gedetailleerde programmabeschrijvingen daarentegen zijn zoveel mogelijk vermeden. Daarvoor wordt u verwezen naar het uitgebreide helpsysteem
van King.
Kort iets over de inhoud van de handleiding: hoofdstuk 1 behandelt de installatie van King, hoofdstuk 2 het werken met King in het algemeen. Zeker als
King of Windows nieuw voor u zijn, doet u er goed aan om eerst hoofdstuk 2
door te nemen.
Het opzetten van een nieuwe administratie inclusief de basisgegevens komt
aan de orde in hoofdstuk 3. Als u dit hoofdstuk als leidraad gebruikt, zult u uzelf
veel overbodig werk besparen. De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 gaan in op achtereenvolgens de financiële administratie, de verkopen, het voorraadbeheer en
het relatiebeheer van King. De index en de inhoudsopgave vindt u achterin.
Suggesties voor verbetering horen we graag.
Veel succes met King!
drs K.J. Eschauzier,
directeur Quadrant Automatisering BV
Installatie King pagina 5
Hoofdstuk 1 INSTALLATIE KING
1.1
SYSTEEMEISEN
De systeemeisen van uw King-pakket kunt u vinden op de website van King,
www.king.eu, onder King, Systeemeisen.
1.2
KING INSTALLEREN
King kan op twee manieren worden geïnstalleerd: stand alone of in een netwerk. Stand alone wil zeggen: u werkt single user en zowel programmatuur als
administraties staan op dezelfde computer. Bij de netwerk-installatie staan de
King-administraties op het netwerk (server) en de programmatuur op één of
meer werkstations (clients). Bij de installatie in een Windows-netwerk kan ook
op de server met King worden gewerkt.
De actuele installatieprocedure voor King is te vinden op de website van King,
www.king.eu, onder Support, Documentatie, Installatie van King. Hebt u geen
internet, dan kunt u deze documenten aanvragen bij de Helpdesk van Quadrant, tel. (010) 264 63 40.
1.3
INVOEREN LICENTIEGEGEVENS
Na de installatie dient u de licentiegegevens nog in te voeren. Tegelijk met
het King-pakket ontvangt u voorlopige licentiegegevens. De definitieve licentiegegevens kunt u met het bijgesloten checksumaanvraagformulier aanvragen bij Quadrant. Zonder definitieve licentiegegevens werkt King beperkt! De
belangrijkste beperkingen zijn: de administratie kan slechts gedurende drie
maanden worden gebruikt, er kunnen niet meer dan duizend journaalposten
worden ingevoerd en het boekjaar kan niet worden afgesloten.
1.3.1 Invoer voorlopige licentiegegevens
• Start King zoals aangegeven op bladzijde 10;
• Nadat King is opgestart verschijnt automatisch het venster ‘Licentie
gegevens’.
• Voer de licentiegegevens in (gebruik niet de gegevens in onderstaand
voorbeeld!). Naam, adres en plaats hoeft u bij een voorlopige licentie niet
pagina 6 Installatie King
in te vullen. Als u al beschikt over de definitieve licentiegegevens, kunt u
die uiteraard direct invullen, inclusief naam, adres en plaats:
• Klik op de knop Akkoord;
• Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, krijgt u een melding. Verlaat
deze melding met Akkoord. U gaat dan terug naar het vorige venster.
Controleer in dat geval de rubrieken en probeer het opnieuw;
• Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan vraagt King u om u ‘aan te
melden als King-gebruiker’ (zie bladzijde 11);
• Vul het originele checksumaanvraagformulier volledig in, dus voorzien van
datum en rechtsgeldig ondertekend, en stuur het op naar Quadrant.
1.3.2 Invoer definitieve licentiegegevens
• Als u de definitieve licentiegegevens hebt ontvangen, start u King weer
zoals aangegeven op bladzijde 10;
• Nadat King is opgestart verschijnt het venster ‘Aanmelden als King-gebruiker’. Maak het invoerveld Administratie leeg;
• Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS;
• Voer de definitieve licentiegegevens letterlijk in zoals u die u zijn toegezonden (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!);
Installatie King pagina 7
• Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen,
dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan
automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval alle
rubrieken (let ook op hoofdletters/kleine letters en spaties!) en probeer
het opnieuw;
• Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan kunt u verder werken met
King!
1.4
UPGRADE OF OPTIE INSTALLEREN
De installatie van een upgrade (grotere King-versie) of een optie (aanvullende
module) verloopt als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Let op: u hebt hiervoor geen (nieuwe) download nodig!
Nadat u de brief met de gewijzigde licentiegegevens ontvangen hebt,
start u King weer zoals aangegeven op bladzijde 10;
Nadat King is opgestart verschijnt het venster ‘Aanmelden als King-gebruiker’. Maak het invoerveld Administratie leeg;
Klik op de knop Akkoord;
Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS;
U krijgt een melding dat de definitieve licentiegegevens al zijn ingevoerd.
Deze melding kunt u met Akkoord verlaten;
Wijzig de Installatiecodes en de Checksum zoals aangegeven op de brief;
Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen,
dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan
automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de
gewijzigde rubrieken en probeer het opnieuw;
Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan gaat u opnieuw naar hoofdmenu ALGEMEEN en klik op Nogmaals AANMELDEN. U kunt nu opnieuw
pagina 8 Installatie King
inloggen in King maar selecteert u dan een King-administratie waarin u
de grotere versie en/of de optie(s) wilt gaan gebruiken;
9. Ga in King naar hoofdmenu HELP en kies daarin INFORMATIE OVER KING;
10.Klik op de tabkaart Administratie en klik daarin op de knop Licentie wijzigen;
11.Het venster Beschikbare functionaliteit wordt geopend. Selecteer de versie en de optie(s) die u in deze administratie wilt gebruiken;
12.Na afloop klikt u op de knop Akkoord;
13.U krijgt de melding ‘Weet u zeker dat u de functionaliteit van deze administratie wilt aanpassen?’. Als u zeker weet dat u in deze administratie met
de gekozen versie en optie(s) wilt gaan werken, dan klikt u op de knop
Doorgaan;
14.Klik na afloop op de knop Sluiten om het programma te verlaten;
15.Herhaal de stappen 9 t/m 15 voor elke administratie waarin u de grotere
versie en/of optie(s) wilt gebruiken.
Werken met King pagina 9
Hoofdstuk 2 WERKEN MET KING
2.1
BELANGRIJKE BEGRIPPEN
Een boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming. Het is allereerst de ondernemer die daar belang bij heeft. Een
actuele boekhouding is dus belangrijk om een onderneming goed te kunnen
besturen.
Journaalpost
Elke wijziging in de financiële stand van zaken wordt in de boekhouding ingevoerd door een journaalpost (=boeking). Elke journaalpost bestaat uit twee of
meer journaal- of boekingsregels: één of meer bijboekingen en één of meer
afboekingen. Het saldo van die bij- en afboekingen van een journaalpost is
altijd nul. Anders gezegd: elke journaalpost moet in evenwicht zijn. Zie ook de
voorbeeldboekingen op bladzijde 57 en volgende.
Grootboek
Elke boekingsregel bevat een grootboekrekening waarop een bedrag wordt
geboekt. Het geheel van de grootboekrekeningen in een King-administratie
wordt het rekeningschema genoemd. De ingevoerde boekingsregels kunt u
opvragen en afdrukken per grootboekrekening (dat zijn de grootboekmutaties).
In King heeft elke debiteur en crediteur een eigen grootboekrekening.
Dagboek
Een journaalpost wordt ingevoerd in een dagboek. Wijziging van uw banksaldo voert u in in het dagboek Bank, een factuur die u verstuurt aan uw klant
in het dagboek Verkopen, enz. Dus voordat u in King een boeking invoert,
moet u een dagboek selecteren. De ingevoerde boekingen kunt u opvragen
en afdrukken per dagboek (de dagboekmutaties).
Boekingsgang
Een reeks boekingen heet in King een boekingsgang. Een voorlopige boekingsgang kan nog gewijzigd of verwijderd worden, een definitieve boekingsgang niet meer.
pagina 10 Werken met King
Balans
Op basis van de ingevoerde journaalposten wordt de balans opgesteld. Dat
verband is goed inzichtelijk te maken met het King-programma Info balans (zie
bladzijde 68). Behalve een normale balans kent King ook een variabele balans.
De normale balans is in volgorde van het grootboekrekeningnummer. De variabele balans is in een zelf in te stellen volgorde (zie bladzijde 64).
Meer weten over boekhouden? Via www.king.eu > Support > Cursussen >
Cursusaanbod kunt u u inschrijven voor onze cursus Boekhouden voor Kinggebruikers.
2.2
STARTEN VAN KING
2.2.1 King starten
Als King is geïnstalleerd, kunt u het pakket starten door te (dubbel)klikken op
de King-icoon
op uw bureaublad. Tijdens het opstarten ziet u:
Als u King niet eerder hebt gestart, moet u direct daarna de licentiegegevens
invoeren, zie hiervoor bladzijde 5.
2.2.2 Aanmelden als King-gebruiker
Nadat King is opgestart krijgt u een ander venster op het scherm.
Als u eerder met King hebt gewerkt, zijn deze gegevens in principe al ingevuld
met de laatst gekozen waarden en kunt u verder gaan door op Akkoord te
klikken. Gebruikt u King voor het eerst, dan voert u bij Gebruiker ‘Gebruik’ in
en u klikt op Akkoord. Maak vervolgens een nieuwe administratie aan zoals
beschreven vanaf bladzijde 37 van deze handleiding. U doet er overigens goed
aan om, voordat u een nieuwe administratie aanmaakt, de rest van dit hoofdstuk goed door te lezen.
2.3
HOOFDMENU
Het hoofdmenu van King bestaat uit de volgende twee onderdelen:
2.3.1 Titelbalk
In de titelbalk worden de administratiecode en -omschrijving, de boekjaarcode
en de gebruikerscode weergegeven. Met de minimaliseren-knop rechts in de
titelbalk worden alle King-vensters geminimaliseerd en met de sluiten-knop (of
Alt+F4 terwijl het hoofdmenu actief is) worden alle King-vensters (voorzover
mogelijk) gesloten.
2.3.2 Menubalk
In het King-hoofdmenu ziet u de volgende menupunten:
• Algemeen, met onder meer: nogmaals aanmelden, administratie wijzigen/
toevoegen, gebruikers, systeembeheer, King afsluiten;
• Stamgegevens, periode-indeling, rekeningschema, dagboeken, paragrafen,
BTW-codes, valuta’s, betalingscondities, leveringscondities, talen, plaatsnamen, opbrengstgroepen, tarieven, magazijnen, enz.;
• Organisatie, bedrijfsgegevens, taken, digitaal archief;
• Financieel, invoeren boekingen, telebankieren, budgettering, financiële
overzichten, balansen, aangifte OB, exploitatie-overzicht;
• Debiteuren, gegevens van de debiteuren, openstaande posten, aanmaningen, kredietoverschrijdingen;
• Crediteuren, gegevens van de crediteuren, openstaande posten, betalingsopdrachten;
• Relaties, gegevens van de overige relaties;
• Verkopen, invoeren orders, openstaande orders, afdrukken order
bevestiging, verzamellijst, factureren, leveren, contributie-orders, back
orders, omzetgegevens;
• Artikelen, artikelen, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraad
overzichten, prijsafspraken, wijzigen prijzen, reserveringen;
• Voorraad, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraadcorrecties, voorraadmutaties, reserveringen, voorraadoverzichten;
• Diversen, afsluiten boekjaar, afdrukformaten, importeren, exporteren,
instellen werkbalken;
• Vensters, geeft een overzicht van alle King-vensters die op dit moment
openstaan;
• Help, helpsysteem, helpdesk van Quadrant, informatie over King.
De hoofdmenupunten Stamgegevens, Financieel, Debiteuren, Crediteuren, Rela
ties, Verkopen, Artikelen, Voorraad en Diversen zijn alleen zichtbaar als een administratie is geselecteerd.
2.3.3 Aanpassen hoofdmenu
Het King-menu is eenvoudig aan te passen. En als de aanpassingen u niet bevallen, kunt u het standaardmenu altijd weer terugzetten.
• Klik met de rechtermuisknop ergens in de menubalk en kies voor Aan
passen...; programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt dan geopend;
• U kunt nu menupunten toevoegen door eerst het programma op te
zoeken in de tabkaart Opdrachten in programma Aanpassen Kinghoofdmenu. De beschikbare King-programma’s staan in een zgn. boom
structuur, die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu’s
met het vakje
hebben een vertakking, die u kunt weergeven door
op dat vakje te klikken: versleep het menupunt vanuit Aanpassen Kinghoofdmenu naar de gewenste plaats in het hoofdmenu. Menu’s klappen
vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat:
• U kunt menupunten verplaatsen door ze te verslepen van het ene menu
naar het andere. Menu’s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er
boven staat;
• Het verwijderen van menupunten is mogelijk door ze te verslepen naar
een plaats buiten het King-menu;
• De omschrijving van een menupunt kan worden gewijzigd door met de
rechtermuisknop op het menupunt te klikken. De letter na het teken &
wordt de sneltoets van het menupunt.
• Het aangepaste hoofdmenu wordt opgeslagen per gebruiker en per
administratie. U kunt een menu-indeling overnemen van een andere Kinggebruiker en van een andere King-administratie, zie hiervoor de tabkaart
Overnemen van programma Aanpassen King-hoofdmenu en de bijbehorende helptekst.
• Om weer met King te kunnen werken, sluit u programma Aanpassen
King-hoofdmenu af met de knop Sluiten.
• U kunt het standaardmenu altijd terugzetten door met de rechter
muisknop ergens in het hoofdmenu te klikken en dan te kiezen voor Toon
standaardmenu. Het ingestelde gebruikersmenu blijft bewaard; u kunt dat
weer oproepen door op het hoofdmenu te klikken en te kiezen voor Toon
gebruikermenu.
2.3.4 Instellen werkbalken
U kunt zelf werkbalken toevoegen en wijzigen. Ook deze werkbalken worden
per gebruiker en per administratie opgeslagen en kunnen van een andere ge-
bruiker en administratie worden overgenomen. Een werkbalk voegt u als volgt
toe:
• Klik met de rechtermuisknop ergens in het King-hoofdmenu en kies voor
Aanpassen... Programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt geopend;
• Klik in dat programma op de tab Werkbalken;
• Klik op de knop Toevoegen. Het venster Werkbalk toevoegen verschijnt;
• Vul daarin de naam in van de werkbalk en sluit af met Akkoord;
• U krijgt een melding die u kunt afsluiten met Akkoord;
• De werkbalk ziet er nu zo uit:
. Om knoppen op de werkbalk te
plaatsen, selecteert u de tabkaart Opdrachten;
• Zoek in deze tabkaart het programma op dat u in de werkbalk wilt plaatsen. De beschikbare King-programma’s staan in een zgn. boomstructuur,
die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu’s met het vakje
hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te
klikken;
• Versleep het menupunt naar de gewenste plaats op de werkbalk;
• De weergave van het menupunt op de werkbalk kunt u instellen door
met de rechtermuisknop op dat menupunt te klikken. U kunt dan onder
andere de omschrijving wijzigen. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt.
2.4
VENSTERS
2.4.1 Algemeen
Via hoofdmenu Vensters krijgt u een overzicht van alle King-vensters die op dat
moment openstaan.
Venstermenu
In bijna alle vensters komen de volgende standaardmenupunten voor:
• ALGEMEEN: vastpinnen van het venster, terugzetten standaardinstellingen,
King-hoofdmenu (F11), venster sluiten (Alt+F4). Een venster kan ook
worden afgesloten met de sluitenknop
rechts op de titelbalk;
• Muteren: selecteren (alleen bij zoekvensters), wijzigen van de sorteer
volgorde, toevoegen, wijzigen en verwijderen, knippen, kopiëren en plakken, gegevens vernieuwen (F5);
• Afdrukken: gegevens afdrukken;
• Help: helpinformatie over het actieve venster (F1), informatie over King.
Soorten vensters
In King worden vier soorten vensters gebruikt:
1. Zoekvensters, om gegevens in op te zoeken;
2. Mutatievensters, om gegevens te wijzigen;
3. Dialoogvensters, voor meldingen;
4. Afdrukvensters, om aan te geven wat u wilt afdrukken.
2.4.2 Zoekvensters
Met een zoekvenster kunt u een bepaald gegeven gemakkelijk opzoeken en
selecteren. Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (dagboeken of grootboekrekeningen bijvoorbeeld), maar u kunt in het zoekvenster
geen gegevens wijzigen (wel verwijderen).
Weergave
U kunt met de muis kolommen verslepen door met de muisaanwijzer op de
kolomtitel te klikken en vervolgens de muis terwijl u de muisknop ingedrukt
houdt naar de gewenste plaats te ‘slepen’ en dan de muisknop los te laten.
Ook kunt u kolommen breder of smaller maken door de muisaanwijzer tussen
twee kolomtitels te plaatsen, totdat de muisaanwijzer van vorm verandert. U
kunt nu de muisknop indrukken en de kolom breder of smaller maken. De overige kolommen schuiven gewoon door:
In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom. Door op
de titel van een andere kolom te klikken, kunt u de sortering wijzigen. Door
nogmaals op diezelfde kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven:
Het aantal regels wordt rechts onder op het venster weergegeven.
Zoeken
Via het invoerveld onderaan het venster kunt u zoeken op de actieve kolom:
Via de invoerrubriek onderaan het venster kunt u ook zoeken door invoer van
cijfers of letters. Naarmate u meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger. De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom, dus als het zoekvenster op dagboekcode is gesorteerd kunt u daarin een dagboekcode invoeren,
als het zoekvenster op naam is gesorteerd kunt u daarin een dagboeknaam
invoeren, enz.
Met Filters kunt u bepaalde gegevens uit het zoekvenster houden, zodat u gerichter kunt zoeken. U activeert de juiste kolom, voert eventueel één of meer
karakters in in het invoerveld en maakt uw keuze in het menu Filters:
• Toon filterpaneel (Shift+F2), klik hierop om links op het venster een apart
paneel te openen met de door u gemaakte filters. U hebt hier de volgende mogelijkheden:
• in het invoerveld Filter kunt u een filterinstelling invoeren. Kies 000
om het laatste door u gebruikte filter te selecteren. Via de knop Instellingen… in het filterpaneel kunt u een filterinstelling opslaan: kies
voor Opslaan (Ctrl+O) om de huidige instelling te wijzigen, of voor
Opslaan nieuw (Ctrl+N) om een nieuwe instelling toe te voegen. Het
laatst gebruikte filter wordt per gebruiker opgeslagen onder volgnummer 000;
• U kunt een filter tijdelijk uitschakelen door het selectievakje leeg te
maken. Klik op het Sluiten-kruisje voor het filter om dat filter uit het
zoekvenster te verwijderen;
• Toevoegen ‘bevat’-filter (F3), klik hierop om alleen die regels weer te
geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Is er
geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst
van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboek
rekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten
in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘bevat’-filter. Alle rekeningen met de
tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam worden weergegeven (dus ook rekeningen met de naam ‘Afschrijvingskosten’):
Bij een numeriek veld werkt dit filter als het Is gelijk aan-filter;
• Toevoegen ‘bevat niet’-filter, klik hierop om alleen die regels weer te geven,
waar de ingevoerde tekst NIET voorkomt in de actieve kolom. Is er geen
tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de
geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in.
Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘bevat niet’-filter. Alle rekeningen worden
weergegeven, behalve de rekeningen met de tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten worden
niet weergegeven);
• Toevoegen ‘vanaf’-filter (Shift+F3), dezelfde werking als Toevoegen ‘bevat’filter, alleen worden alle regels met een hogere waarde ook getoond. Dus
als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd,
en u kiest voor Toevoegen ‘vanaf’-filter, dan worden alle rekeningen vanaf
4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een lager
nummer worden niet meer in het venster weergegeven;
• Toevoegen ‘t/m’-filter (Ctrl+F3), dezelfde werking als Toevoegen ‘bevat’filter, alleen worden alle regels met een lagere waarde ook getoond. Dus
als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd,
en u kiest voor Toevoegen ‘t/m’-filter, dan worden alle rekeningen t/m
•
•
•
•
•
4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een hoger nummer worden niet meer in het venster weergegeven;
Toevoegen ‘is gelijk aan’-filter (Shift+Ctrl+F3), klik hierop om alleen die
regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is
aan de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt
in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het
invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘is gelijk
aan’-filter. Alleen de rekeningen met ‘Kosten’ als rekeningnaam worden
weergegeven (dus níet de rekeningen met de naam ‘Afschrijvingskosten’).
Vergelijk hiermee de keuze Toevoegen ‘bevat’-filter;
Toevoegen ‘is ongelijk aan’-filter (Shift+Ctrl+Alt+F3), klik hierop om alleen
die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt
van de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt
in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Valuta. U klikt op een
rekening met de valuta Eur (de basisvaluta). Ten slotte kiest u voor Toe
voegen ‘is ongelijk aan’-filter. Alleen de rekeningen met een buitenlandse
valuta worden weergegeven;
Verwijder laatste filter (F4), met deze keuze wordt het laatst toegevoegde
filter verwijderd. U kunt een filter ook verwijderen via het filterpaneel.
Filter 000 kan niet worden verwijderd;
Verwijder alle filters (Shift+F4), alle filters van dit zoekvenster worden
verwijderd;
Toon gefilterde kolommen in kleur, de gefilterde kolom wordt in een
afwijkende kleur weergegeven, zodat u snel kunt zien welke kolommen
gefilterd zijn.
Bladeren
Wanneer u in een zoekvenster bladert (met de muis of met de sneltoetsen),
loopt het bijbehorende mutatievenster mee (als het mutatievenster is geopend
en niet is vastgepind).
Exporteren
Via het Muteren-menu kunt u de huidige inhoud van het zoekvenster Exporteren naar een Excel-werkboek of naar een CSV-bestand. Hierbij wordt rekening
gehouden met eventuele filters.
Standaardknoppen
In bijna alle zoekvensters vindt u de volgende knoppen (met het zoekvenster
met de grootboekrekeningen als voorbeeld):
• Selecteren; als u dit zoekvenster vanuit een ander venster oproept,
bijvoorbeeld een venster waar u een rekening moet invoeren, dan kunt
•
•
•
•
u in het zoekvenster een rekening aanwijzen en dat met Selecteren naar
het aanroepende venster kopiëren. Het zoekvenster wordt hiermee ook
automatisch gesloten;
Wijzigen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt de grootboek
rekening waar de cursorbalk op staat, wijzigen;
Toevoegen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt een groot
boekrekening toevoegen;
Verwijderen; de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wordt
verwijderd (als dat is toegestaan);
Sluiten; het zoekvenster wordt gesloten. Als u dit zoekvenster vanuit een
ander venster had opgeroepen, wordt er niets naar het aanroepende venster overgenomen.
Toetsenbord
In het zoekvenster kunt u de volgende toetsen en toetscombinaties gebruiken:
Sneltoets
Betekenis
Delete
End
Ctrl+End
Enter
Escape
F1
Alt+F4
F5
Shift+F10
F11
Home
Ctrl+Home
Insert
Ctrl+P
Shift+Ctrl+P
PgDn
PgUp
Pijl omhoog
Pijl omlaag
dezelfde betekenis als de knop Verwijderen
naar de laatste kolom van de huidige record
naar het einde van het bestand (laatste record)
geselecteerde knop indrukken (meestal Selecteren of Wijzigen)
huidige venster afsluiten
helpinformatie over het actieve venster
gegevens vernieuwen
menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven
King-hoofdmenu weergeven
naar de eerste kolom van de huidige record
naar het begin van het bestand (eerste record)
dezelfde betekenis als de knop Toevoegen
naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken
naar Afdrukken-venster
een bladzijde omlaag
een bladzijde omhoog
een regel omhoog
een regel omlaag
2.4.3 Mutatievensters
In het mutatievenster kunt u de gegevens van één bepaalde taalcode, grootboekrekening, betalingsconditie, relatie, enz., invoeren of wijzigen. Welke invoervelden u in dat venster aantreft, is uiteraard afhankelijk van het gegeven
dat u muteert: het mutatievenster van een artikel ziet er anders uit dan dat van
een taalcode. Maar de meeste knoppen zijn voor alle mutatievensters gelijk.
Deze zullen we toelichten en hierbij het grootboekrekening-mutatiescherm als
voorbeeld nemen.
Vastpinnen
Als u bepaalde gegevens op scherm wilt ‘vasthouden’, bijvoorbeeld om de
gegevens van twee grootboekrekeningen met elkaar te vergelijken, dan kunt
u het eerste venster op het scherm vastpinnen, zodat de tweede grootboekrekening in een apart venster geopend wordt. Een vastgepind venster kan wel
worden geminimaliseerd. Ook is het mogelijk om meer vensters vast te pinnen.
Een venster kan worden vastgepind door in venstermenu ALGEMEEN te kiezen
voor Vastpinnen.
Bladeren
U kunt vanuit een mutatievenster het vorige of het volgende gegeven (in ons
voorbeeld dus de vorige of de volgende grootboekrekening) op het scherm
krijgen. U kunt hiervoor deze knoppen (of de sneltoetsen Ctrl+F5 t/m Ctrl+F8)
gebruiken:
Van links naar rechts betekenen deze knoppen: ga naar de eerste, ga naar de
vorige, ga naar de volgende, en ga naar de laatste. Wijzigingen worden bij het
bladeren automatisch opgeslagen! Wanneer u in een mutatievenster bladert,
loopt het bijbehorende zoekvenster automatisch mee.
Zoeken
Direct onder de vier bladerknoppen, vindt u de knop Zoeken waarmee u naar
het zoekvenster met (in ons voorbeeld) de grootboekrekeningen gaat.
Overige standaardknoppen
In een mutatievenster vindt u verder de volgende knoppen (met weer het
grootboekrekening-mutatievenster als voorbeeld):
• Toevoegen; u blijft in het mutatievenster maar kunt daarin een nieuwe
grootboekrekening aanmaken;
• Verwijderen; de huidige grootboekrekening wordt verwijderd (als dat is
toegestaan);
• Sluiten; de wijzigingen die u hebt aangebracht worden opgeslagen en
het mutatievenster wordt gesloten.
Info-knop
Als u in een invoerrubriek staat waar om een nummer of code gevraagd wordt,
kunt u het betreffende zoekvenster oproepen door te klikken op de knop
rechts in het invoerveld:
Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl
omlaag. Afhankelijk van wat u moet invoeren krijgt u dan het zoekvenster met
grootboekrekeningen, debiteuren, layouts, talen, enz. Hierin kunt u het juiste
gegeven opzoeken en met de knop Selecteren overnemen naar het mutatievenster.
Datum invoeren
In een datum-invoerveld kunt u een kalender oproepen door te klikken op de
knop rechts in het invoerveld.
Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de
toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Bovenin de kalender
ziet u vier knoppen:
Van links naar rechts betekenen deze knoppen: één
jaar terug, één maand terug, één maand verder en één
jaar verder.
Rekenmachine
In de meeste numerieke velden hebt u de beschikking over een rekenmachine.
Klik op de knop rechts in het invoerveld (of gebruik F4 of de toetscombinatie
Alt+pijl omlaag) en u ziet de knoppen waar u gebruik van kunt
maken:
Het invoerveld fungeert als display van de rekenmachine. Als u
op de knop = drukt, verdwijnt de rekenmachine van het scherm
en wordt de uitkomst van de berekening overgenomen naar het
invoerveld.
Toetsenbord/Muis
De rubrieken van de invoervensters kunnen niet alleen met de muis maar ook
volledig via het toetsenbord worden doorlopen. Er kan gebruik worden gemaakt van de volgende functietoetsen en toetscombinaties:
Sneltoets
Ctrl+C
End
Betekenis
Kopiëren
naar het einde van het invoerveld
Sneltoets
Betekenis
Enter
naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld)
indrukken van de geselecteerde knop. In een opmerkingveld waarin
al iets is ingevuld, gaat u met Enter naar een nieuwe regel
Ctrl+Enter
naar een nieuwe regel
Escape
wijziging van die invoerrubriek ongedaan maken
F1
helpinformatie over het actieve venster
F4
activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop
Alt+F4
Ctrl+F5
naar de eerste
Ctrl+F6
naar de vorige
Ctrl+F7
naar de volgende
Ctrl+F8
naar de laatste
Shift+F10
menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven
F11
King-hoofdmenu weergeven
Home
naar het begin van het invoerveld
Ctrl+P
naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken
Alt+pijl omlaag activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop
Tab
naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld)
naar de volgende knop
Ctrl+Tab
naar volgende tabkaart
Ctrl+Shift+Tab naar vorige tabkaart
Shift+Tab
naar vorige invoerrubriek
Ctrl+V
Plakken
Ctrl+X
Knippen
2.4.4 Dialoogvensters
Dialoogvensters worden gebruikt voor meldingen en waarschuwingen. De
meest voorkomende zijn:
Onbekende invoer
King controleert of de door u ingevoerde waarde bestaat. Als u een waarde
invult die op zichzelf wel is toegestaan maar in King nog niet bestaat, dan krijgt
u een melding, bijvoorbeeld:
U hebt nu de volgende mogelijkheden:
• Toevoegen, de door u gekozen waarde wordt toegevoegd;
• Zoeken, het betreffende zoekvenster wordt geopend;
• Negeren, de ingevoerde waarde wordt tijdelijk geaccepteerd maar wordt
niet opgeslagen;
• Terug, u gaat terug naar het invoerveld en kunt daar een andere waarde
invoeren.
Onjuiste invoer
King controleert of alle rubrieken juist zijn ingevuld. Als u een ongeldige waarde invoert, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord en verbeter de fout.
Onvolledige invoer
Een wijziging kan alleen worden opgeslagen als de ingevoerde gegevens correct en volledig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld:
U hebt nu de volgende mogelijkheden:
• Annuleren, de melding wordt afgesloten en de wijziging wordt ongedaan
gemaakt;
• Akkoord, de melding wordt afgesloten en u kunt de fout herstellen.
2.5
AFDRUKKEN
Als u via het venstermenu Afdrukken of via de toetscombinatie Ctrl+P voor
afdrukken kiest, komt u in een apart voorloopvenster.
Rubrieken
Let op: de onderstaande rubrieken zijn standaardrubrieken. Sommige programma’s hebben meer rubrieken, andere minder.
Afdrukinstelling
De instellingen van het voorloopvenster kunt u opslaan. U zult deze functie
vooral gebruiken bij afdrukprogramma’s met veel keuzemogelijkheden, zoals Afdrukken balans. Het opslaan gaat als volgt: vul de invoervelden van het
voorloopvenster in, klik op de knop Instellingen... en kies voor Opslaan
(Ctrl+N).
nieuw
Vul hier het Volgnummer en de Omschrijving van de afdrukinstelling in. Selecteer het vakje Default als bij het openen van dit afdrukvoorloopvenster direct
deze afdrukinstelling moet worden gebruikt. Om af te drukken naar bestand
selecteert u bij Afdrukformaat het gewenste afdrukformaat. In de onderste rubriek geeft u aan wat de eerstvolgende actie is na het selecteren van deze afdrukinstelling. Ten slotte klikt u op de knop Sluiten. De volgende keer dat u de
rekeningen afdrukt, kunt u gebruik maken van deze afdrukinstelling. De laatst
gebruikte instelling wordt automatisch opgeslagen onder volgnummer 000.
Layout-soort
Geef hier aan welke layout voor de afdruk gebruikt moet worden. Bij een aantal
afdrukprogramma’s kunt u via de knop Muteren layouts zelf een afdruk-layout
toevoegen, wijzigen of verwijderen. Met King meegeleverde layouts (met nummer 900 of hoger) zijn niet direct te wijzigen; u kunt ze wel kopiëren naar een
ander nummer en vervolgens wijzigen.
Selectie
Wilt u een afdruk maken van een beperkt aantal gegevens, dan moet u klikken op het vakje Selectie. Bij Selecteren op geeft u aan op basis waarvan u de
selectie wilt maken, en bij ‘Van - T/m’ welke reeks u wilt afdrukken (het is niet
toegestaan om bij T/m een lagere waarde in te voeren dan er bij Van is ingevuld; als u de gegevens van groot naar klein wilt afdrukken moet u bij Sorteren
op kiezen voor Aflopend). Enkele voorbeelden (toegepast op grootboekrekeningen):
• Stel dat u alle grootboekrekeningen wilt afdrukken waarvan het nummer
met 1 begint. Bij Selecteren op kiest u voor Rekeningnummer en zowel bij
Van rekeningnummer als bij T/m rekeningnummer vult u 1 in;
• Wilt u alleen grootboekrekening 1 afdrukken (gesteld dat die bestaat),
dan moet u bij Van rekeningnummer 1 invullen en bij T/m rekening
nummer via het zoekvenster (!) grootboekrekeningnummer 1 selecteren;
• Ten slotte een uitdraai van alle grootboekrekeningen zonder zoekcode.
Bij Selecteren op kiest u voor Zoekcode, bij Van zoekcode vult u niets in
en bij T/m zoekcode een spatie (= leeg).
Sorteren op
Hier kunt u aangeven waarop de gegevens moeten worden gesorteerd. Bijvoorbeeld op nummer of op zoekcode. Ook hebt u hier de keuze uit Oplopend
en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en
de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.
Printer selecteren
Selecteer het vakje om voor deze afdruk (tijdelijk) een andere printer te selecteren dan de default-Windows-printer, of om de Eigenschappen van deze
printer anders in te stellen (een andere printerlade bijvoorbeeld). Wilt u gebruik maken van de default-Windows-printer en de default-instellingen van die
printer, dan maakt u dit selectievakje leeg.
Knoppen
In het afdrukvenster vindt u de volgende knoppen:
• Instellingen...; via deze knop kunt u de gekozen instellingen opslaan: met
Opslaan (Ctrl+O) worden ze opgeslagen in de geselecteerde afdrukinstelling, met Opslaan nieuw (Ctrl+N) wordt een nieuwe afdrukinstelling toegevoegd;
• Voorbeeld; u krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna u alsnog
de afdruk kunt maken. Klik op de knop
linksboven op het venster om
in deze voorbeeld-afdruk te zoeken op een bepaalde tekst of getal;
• Bestand..., met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster
Afdruk naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de
bestandsnaam kunt opgeven;
• Afdrukken; het afdrukken wordt gestart;
• Sluiten; het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als u tijdens het
afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.
2.6
HELPSYSTEEM
In King kunt u op verschillende manieren on-line help opvragen:
Helpinformatie over het actieve venster
Met F1 of via het venstermenu Help kunt u helpinformatie opvragen over het
actieve venster. Links van het helpvenster ziet u de inhoudsopgave en index
van het helpsysteem, met bovenaan de volgende tabs:
• Inhoudsopgave, de belangrijkste helponderwerpen zijn ondergebracht in
een aantal ‘boeken’. Klik op een boek om het te openen of te sluiten. Klik
op een onderwerp om de betreffende helptekst op te vragen. Het boek
‘Hoofdmenu’ heeft grotendeels dezelfde opbouw als het standaardmenu
van King; u vindt daarin een toelichting op de King-programma’s;
• Index, via de index kunt u in de Help zoeken op basis van sleutelwoorden.
Woorden die in de Verklarende woordenlijst zijn opgenomen, zijn gemerkt met een = achter het woord. Dubbelklik op het juiste sleutelwoord
om het bijbehorende helpvenster te openen. Als een bepaald sleutelwoord in meer helpvensters voorkomt, zult u eerst nog aan moeten geven
welk helpvenster u wilt raadplegen;
• Zoeken, bij deze optie wordt het volledige helpsysteem afgezocht op een
door u op te geven tekst. U kunt hierbij gebruik maken van de Windowsjokertekens;
• Favorieten, helpteksten die u vaak raadpleegt kunt u met de knop Toevoegen (onderaan op deze tabkaart) toevoegen aan de Favorieten, zodat
u ze snel terug kunt vinden.
Hints
Een hint is een korte toelichting op een invoerveld of knop en wordt in King
weergegeven als u met de muisaanwijzer over het invoerveld of de knop heen
gaat:
Een hint in een pop-up venster
Met programma Gebruikersgegevens kunt u zelf per gebruiker instellen of de
hints weergegeven moeten worden in een apart pop-up venster, in de statusbalk of in beide.
Help over de Help
Hiernaast ziet u een
willekeurige bladzijde
van het King-helpsysteem:
In dit voorbeeld ziet u
onder de titel “Grootboekrekeningen” de
tekst Stamgegevens >
Grootboekrekeningen > knop Wijzigen/Toevoegen staan. Een dergelijke tekst is
bij alle programmabeschrijvingen opgenomen en geeft aan waar u het programma in King kunt vinden, te beginnen bij het hoofdmenu. De overstap naar
een submenu of een knop wordt aangegeven met >. Programma Grootboekre
keningen kunt u dus vinden door in het King-standaardmenu eerst hoofdmenu
Stamgegevens te selecteren, dan menupunt Grootboekrekeningen en dan op de
knop Wijzigen of Toevoegen te klikken. In het helpscherm zult u woorden
tegenkomen die onderstreept zijn en een andere kleur hebben. Als u op dergelijke woorden klikt, krijgt u aanvullende informatie over dat onderwerp.
Met de twee linker knoppen kunt u bladeren tussen de helpvensters die u
geopend hebt. Klik op de knop met de printer-icoon om het huidige helponderwerp af te drukken. Met de rechterknop gaat u naar de veelgestelde
gebruikersvragen (‘Questies’) op de King-website.
Let op: het King-helpsysteem is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die op uw King-versie niet van toepassing is!
2.7
MULTI USER
Beschikt u over een licentie om King multi user te gebruiken, dan kan een
King-administratie vanuit meerdere werkstations worden benaderd en gemuteerd. De multi-userfunctionaliteit is in het pakket op verschillende manieren
(niveau’s) ingebouwd. Programma Afsluiten boekjaar bijvoorbeeld kan alleen
worden gebruikt als u alle andere King-vensters afsluit en ook niemand anders
die administratie gebruikt, terwijl een dergelijke beveiliging niet nodig is bij
een programma als Aanhefteksten. In totaal zijn er vijf beveiligingsniveaus:
2.7.1 Geen melding
Het laagste beveiligingsniveau is toegepast in programma’s die niet zo vaak
gewijzigd zullen worden, zoals Paragrafen, Balanscodes en Budgetverdelingen.
Mochten twee gebruikers tegelijkertijd dezelfde budget
verdeling wijzigen,
dan wordt de wijziging die als eerste is opgeslagen, weer overschreven door
de wijziging die daarna wordt opgeslagen, zonder dat het programma een
melding geeft. Hetzelfde resultaat dus, als wanneer beide gebruikers ná elkaar
hun wijzigingen hadden doorgevoerd.
2.7.2 Melding na opslaan
Programma’s die wat vaker gewijzigd zullen worden, zoals de meeste andere
programma’s in hoofdmenu Stamgegevens, geven een melding als u gewijzigde
gegevens wilt opslaan, die in de tussentijd door een andere gebruiker ook al
zijn gewijzigd:
Met Akkoord verlaat u de melding. Uw wijziging is opgeslagen en die van de
andere gebruiker is overschreven.
2.7.3 Melding vóór opslaan
In programma’s als Debiteuren, Crediteuren, Relaties, Contactpersonen, Verzend
adressen, Grootboekrekeningen, Artikelen, enz., is de melding uit niveau 2 uitgebreid met extra informatie over de wijzigingen en met een aantal knoppen. U
hebt nu de volgende mogelijkheden:
• Terug; u gaat terug naar de situatie zoals die was vóórdat u wilde opslaan;
• Annuleren; uw wijziging wordt ongedaan gemaakt; de wijziging van de
andere gebruiker wordt dus niet overschreven;
• Doorgaan; uw wijziging wordt opgeslagen; de wijziging van de andere
gebruiker wordt dus overschreven.
2.7.4 Melding ‘Gegeven is in gebruik’
Gegevens zoals een boekingsgang, verkooporder, contributiecode, automatische-boekingenbestand of layout, kunnen maar door één gebruiker tegelijk
worden gemuteerd. Stel dat u een boekingsgang wilt gaan verwerken terwijl
iemand anders die boekingsgang aan het wijzigen is; u krijgt dan vooraf de
melding:
2.7.5 Blokkade van de administratie
Het hoogste beveiligingsniveau is van toepassing op o.a. Afsluiten boekjaar en
het herwaarderen van valuta’s. U moet in dat geval alle andere King-vensters
sluiten en ook mag niemand anders deze administratie gebruiken.
2.8
GEBRUIKERS
In King bestaat de mogelijkheid om met ‘gebruikers’ te werken, die zich bij het
starten van King moeten aanmelden. Er zijn twee ‘standaard’-gebruikers mee-
geleverd: Gebruik en Systeem. Wilt u meer gebruikers aanmaken, dan dient u
de volgende procedure te volgen:
• Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Nogmaals aanmelden;
• Voer als gebruikerscode ‘Systeem’ in en als toegangscode ‘SYS’ (u hoeft
voor deze procedure geen administratie en boekjaar te selecteren maar
het mag wel);
• Selecteer programma ALGEMEEN > Gebruikersgegevens;
• U krijgt vervolgens het zoekvenster te zien met daarin de gebruikers Gebruik en Systeem. Klik op de knop Toevoegen;
• Het mutatievenster Gebruikersgegevens wordt geopend. Zie het helpscherm voor informatie over de invoerrubrieken. Vergeet niet om in de
tabkaart Toegankelijke administraties aan te geven in welke administraties
deze gebruiker mag werken:
• Klik op de knop Toevoegen om nog een gebruiker toe te voegen of anders op de knop Sluiten.
2.9
SYSTEEMBEHEER
2.9.1 Backup maken
De betrouwbaarheid van uw financiële administratie staat of valt met een goede recente backup. Maak dus elke dag dat u met King werkt een backup van
uw administraties! Het is aan te raden om voor elke dag van de week een
aparte backup te maken (zodat u altijd vijf dagen terug in de tijd kunt gaan), en
om van elke maand een backup te bewaren.
Elke King-administratie bestaat uit twee aparte bestanden: één met de extensie .db en één met de extensie .log. De bestandsnaam zelf is hetzelfde als
de administratiecode. Dus administratie Demo bestaat uit twee bestanden:
Demo.db en Demo.log. De administratiebestanden kunt u vinden in de datamap van King. Deze map kunt u gemakkelijk achterhalen door in hoofdmenu
Help programma Informatie
selecteren.
over
King te kiezen en dan tabkaart Installatie te
Als uw accountant uw backup moet kunnen inlezen, overleg dan met uw accountant over de aanschaf van de backup-hardware en ‑software. Kiest u voor
een verwisselbare hard disk of ZIP-drive, dan kunt u vanuit King een backup
maken (zie programma Algemeen > Administratie > Backup maken) of zelf met de
Windows Verkenner/Explorer de juiste db‑ en log-bestanden naar die drive
kopiëren.
In de datamap vindt u behalve uw eigen administratie(s) nog drie andere databases:
• Qsysteem, de systeem-database, waarin gegevens zijn opgenomen over
de gebruikers, toegankelijke administraties, eigen bankrekeningen, enz.
Let op: maak regelmatig een backup van Qsysteem.db;
• DemoFin, de voorbeeld-administratie zonder artikelen (voor de versies
t/m Factureren);
• DemoArt, de voorbeeld-administraties met artikelen (voor de versies
vanaf Artikelen).
Houd bij het handmatig maken van backups rekening met het volgende:
• Er kan een backup worden gemaakt van een King-administratie terwijl
deze in gebruik is. U kunt dus vanuit King ook een backup maken van
Qsysteem.db. Het terugzetten van een backup van een administratie die
op dat moment in gebruik is, is niet mogelijk;
• Maakt u buiten King om een backup, let er dan op dat u van beide
bestanden een backup maakt, dus van zowel de administratie (met de
extensie db) als het logbestand (met de extensie log);
• Doordat het logbestand niet meer wordt verwijderd, zal het steeds groter
worden. U kunt het logbestand weer kleiner maken door de administratie
te reorganiseren met programma Algemeen > Administratie > Log-bestand
verkleinen (dit programma is alleen beschikbaar als u zonder administratie
inlogt).
2.9.2
Beveiliging
Beveiliging met toegangscodes
Als u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw financiële gegevens, kunt u
King beveiligen met toegangscodes. U dient daarvoor de volgende procedure
te volgen. Deze procedure gaat uit van één systeembeheerder (Systeem) en
één of meer ‘gewone’ gebruikers.
1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen;
2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode de toegangs
code van Systeem (die is SYS, tenzij u de toegangscode van Systeem
gewijzigd hebt);
3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen;
4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen;
5. Klik op het invoerveld Toegangscode;
6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het
scherm weergegeven. Als u de toegangscode hebt ingevoerd, vraagt het
programma u om dat nogmaals te doen (ter controle):
7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren
gebruikersrechten het vakje leeg. Hiermee voorkomt u dat deze gebruiker
zijn of haar eigen rechten kan gaan uitbreiden;
8. De stappen 4 t/m 7 herhaalt u voor alle gebruikers, behalve voor Systeem;
9. Wijzig de toegangscode van Systeem (tenzij u dat al eerder hebt gedaan).
De default-toegangscode van Systeem (SYS) is namelijk gedocumenteerd
en dus gemakkelijk door derden te achterhalen;
10.Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten. De volgende
keer dat u King start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat
een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd.
Daarnaast kunt u een toegangscode koppelen aan een dagboek. Deze toegangscode moet u onder meer invoeren als u boekingen in dat dagboek wilt
maken. De toegangscode per dagboek stelt u in met programma Dagboeken
(in hoofdmenu Stamgegevens).
Aanvullende beveiliging per administratie
Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes hebt u de mogelijkheid
om een administratie voor één of meer gebruikers ontoegankelijk te maken:
1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen;
2. Voer als gebruikerscode ‘Systeem’ in en vervolgens de bijbehorende
toegangscode;
3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen;
4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen;
5. Klik op de tab Toegankelijke administraties en maak bij de administratie(s)
waartoe deze gebruiker geen toegang mag hebben het selectievakje
leeg;
6. De stappen 4 en 5 herhaalt u voor zover nodig voor andere gebruikers,
behalve voor Systeem;
7. Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten.
Beveiliging met rechten per gebruiker
Met de optie ‘Rechten per gebruiker’ kunt u per gebruiker nauwkeurig vastleggen wat hij of zij in King mag inzien en mag wijzigen. De rechten zijn hiërarchisch ingedeeld, dat wil zeggen dat er hoofdgroepen zijn, daarbinnen
subgroepen en daarbinnen individuele rechten. De indeling komt grotendeels
overeen met die van het King-hoofdmenu. Daardoor is het mogelijk om voor
een bepaalde gebruiker een bepaalde groep met rechten toe te kennen, zoals
Journaalposten. Aan de andere kant kan een gebruiker het recht hebben tot
groep Journaalposten, functie Invoeren voorlopige journaalposten, maar niet
tot Verwerken voorlopige boekingsgangen:
2.10 GEGEVENS EXPORTEREN
Afhankelijk van uw King-versie kunnen gegevens uit de King-database worden
geëxporteerd naar een bestand. U vindt de programma’s in hoofdmenu Diver
sen onder Exporteren.
Programma’s met ‘naar XML’ in de naam maken een exportbestand dat ook
weer in King is in te lezen. Uitzondering hierop is de Auditfile.
Programma’s met ‘diverse formaten’ in de naam maken een exportbestand in
het formaat van uw keuze. De volgende bestandsformaten zijn beschikbaar:
• ASCII (*.txt)
• HTML
• MS Excel. Er zijn twee Excel-formaten beschikbaar: bij het eerste formaat
wordt een ‘kaal’ Excel-bestand aangemaakt, bij het tweede wordt gebruik
gemaakt van de instellingen van het op uw pc geïnstalleerde Excel-programma (standaard-opmaak, enz.);
• Quattro Pro
• XML-Datapacket. Bestanden in dit XML-formaat kunnen niet worden
ingelezen in King;
• MS Access
• Klembord
Het exporteren verloopt als volgt:
• Start het betreffende exportprogramma. U komt dan in het zoekvenster
met de export-layouts. De layout van het exportbestand is vrij instelbaar.
• Klik op de knop Exporteren... om een bestaande export-layout te gebruiken, of op Toevoegen om een nieuwe export-layout aan te maken;
• Nadat u op de knop Exporteren... hebt geklikt, komt u in het Exporterenvenster;
• Vul de gegevens in en klik op de knop Exporteren. Het exportbestand
wordt aangemaakt.
Tip: Met de optie King Jobs kunt u volautomatisch gegevens importeren in
King of exporteren uit King. Dat kan vanuit King, maar ook buiten King om met
programma KingJob.exe. Dus door dit programma met de juiste parameters in
een scheduler of batch-bestand op te nemen, kunt u volautomatisch gegevens
exporteren en importeren in King!
Overige exportmogelijkheden
In bijna alle afdrukprogramma’s in King is het mogelijk om de afdruk op te
slaan als bestand. Standaard in alle King-versies is Exporteren audit-file in XMLformaat.
Vanaf versie Factureren beschikt u over programma Aanmaken adressenbestand voor mailing, waarmee de NAW-gegevens uit King geëxporteerd kunnen worden naar een bestand in ASCII-formaat.
De mogelijkheid om boekingsgangen uit te wisselen is als optie verkrijgbaar.
Hetzelfde geldt voor de uitwisseling van XML-bestanden met journaalposten,
NAW-gegevens, orders, tarieven en artikelen, prijsafspraken en staffeltabellen,
magazijnontvangsten, projectgegevens en het inlezen van voorraadcorrecties
in XML-formaat. De complete specificaties vindt u op www.king.eu, onder Producten > King > Opties.
Nieuwe administratie opzetten pagina 37
Hoofdstuk 3 NIEUWE ADMINISTRATIE OPZETTEN
3.1
ADMINISTRATIE CONVERTEREN
Om in King te kunnen werken, hebt u minimaal één administratie nodig. U
kunt met King verschillende administraties naast elkaar voeren. En elke administratie kan weer meerdere boekjaren bevatten. Als u van King 3 of 4 bent
overgestapt op King 5, dan kunt u de administraties overzetten (converteren)
naar King 5-formaat, zodat u ze ook in King 5 kunt gebruiken. Ook is het mogelijk om een Exact-administratie te converteren naar King (bij Exact voor DOS
3.x en Exact voor Windows 6.x en 7.x). Informeer bij de Verkoopafdeling van
Quadrant naar de mogelijkheden.
Hebt u geen oude administratie, dan moet u een nieuwe administratie aanmaken. Hoe dat moet, is hieronder beschreven.
De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op het aanmaken van een nieuwe
administratie. Als u dat nu niet van plan bent, kunt u dit hoofdstuk overslaan.
3.2
AANMAKEN NIEUWE ADMINISTRATIE
De paragrafen 2, 3 en 4 van dit hoofdstuk beschrijven hoe u een nieuwe administratie stap-voor-stap kunt opzetten. Overleg vooraf met uw boekhouder
of accountant over de structuur van uw administratie (periodes, dagboeken en
grootboekrekeningschema)!
Om een geheel nieuwe administratie aan te maken moet u het volgende doen:
• Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Administratie en vervolgens voor Admi
nistratie toevoegen;
• U komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens, waar u de
Code en de Omschrijving van de nieuwe administratie invult;
• U kunt de administratie desgewenst aanmaken ‘inclusief stamgegevens’
(een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteurenen crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de
normale balans). Wilt u deze stamgegevens zelf invullen, dan dient u het
selectievakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin u zelf de stamgegevens moet invoeren voordat u kunt gaan
boeken;
• Als de nodige gegevens zijn ingevoerd of ingesteld, klikt u op de knop
Aanmaken;
pagina 38 Nieuwe administratie opzetten
• In een apart venster krijgt u ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens:
• Als deze gegevens goed zijn, klikt u op Akkoord;
• De administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het
venster ziet u hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een
administratie kan niet worden onderbroken;
• Nadat de administratie is aangemaakt, moet u aangeven wat de basis
valuta van deze administratie is (dat is de valuta waarin de administratie
gevoerd wordt). U voert de code in, bijvoorbeeld Eur, USD of GBP, en de
omschrijving:
• Als de basisvaluta goed is ingesteld, klikt u op de knop Doorgaan;
• In het volgende venster moet u de debiteurenen de crediteuren
paragraaf invullen (deze stap wordt overgeslagen als u de administratie aanmaakt inclusief
stamgegevens). Een paragraafnummer bestaat
altijd uit twee cijfers. Is de debiteurenparagraaf
bijvoorbeeld 12, dan horen alle rekeningen die
met 12 beginnen tot die paragraaf en moeten
ook alle debiteurrekeningnummers met 12
beginnen. Het is belangrijk dat u hier de juiste
waarden invult en zonodig overlegt met uw
boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet
meer worden gewijzigd!
• Na het invullen van de paragrafen gaat u met Doorgaan naar het venster
Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk ten minste één
boekjaar bevatten:
• Vul de gegevens in en klik daarna op de knop Doorgaan;
• Vervolgens ziet u de periode-indeling van het boekjaar, die volgens uw
instellingen is aangemaakt:
• De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk. Als de indeling goed is, klikt u op de knop Sluiten. U
krijgt nog een melding:
• Als alles goed is ingesteld, kunt u die met Ja bevestigen;
• Beschikt u over King-versie Factureren of hoger, dan krijgt u daarna de
vraag of u de licentiegegevens van de administratie wilt beperken.
• Het beperken van de licentiegegevens houdt in, dat deze administratie
met een kleinere licentie werkt dan de licentie die u hebt aangeschaft. Bijvoorbeeld omdat u accountant bent en een administratie aanmaakt voor
een klant die een kleinere licentie heeft dan u. Beantwoordt u deze vraag
met Ja, dan komt u in het venster
Beschikbare functionaliteit, waar u
een kleinere versie kunt kiezen en
opties kunt uitschakelen:
• U kunt dit venster afsluiten met
Akkoord; u komt dan weer terug
in het venster Administratiegegevens. Kiest u voor een kleinere
versie en/of schakelt u opties uit,
dan kunt u dat achteraf ongedaan
maken met programma Help > In
formatie over King, tabkaart Administratie, knop Licentie wijzigen;
• Sluit ten slotte het venster met de
administratiegegevens af door op
de knop Sluiten te klikken.
U hebt nu een administratie en een
boekjaar aangemaakt, maar voordat u
aan de slag kunt, moet u nog een aantal stamgegevens invoeren! Meer hierover in de volgende paragrafen.
3.3
INVOEREN STAMGEGEVENS
Voordat u in een nieuwe administratie kunt gaan boeken, moet u nog verschillende gegevens invoeren. U kunt hierbij het beste de onderstaande volgorde
aanhouden. Het is ook mogelijk om bepaalde gegevens over te nemen van de
meegeleverde voorbeeldadministratie of van een andere King 5-administratie.
Als de administratie nog niet is geactiveerd, moet u naar hoofdmenu Algemeen
gaan en daarin Nogmaals aanmelden selecteren. In het venster dat dan verschijnt vult u de juiste administratie- en boekjaarcode in. Klik op Akkoord en u
kunt in die administratie de nodige gegevens invoeren.
3.3.1 Bedrijfsgegevens
Met programma Organisatie > Bedrijfsgegevens kunt u de naam, adressen, medewerkers, bankrekeningen, enz. van de organisatie invoeren. U kunt bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de achtergrond weergeven (of een andere
afbeelding).
3.3.2 Vreemde valuta’s
• Als u met vreemde valuta’s werkt, moet u eerst de ‘vaste gegevens’ van
de valuta’s invoeren:
• Start programma Stamgegevens > Valuta’s; u komt dan in het zoekvenster.
Daarin staat nu alleen nog de basisvaluta, die u hebt aangemaakt bij het
toevoegen van de administratie;
• Klik op de knop Vaste geg. om naar Vaste gegevens valuta’s te gaan;
• Klik op de info-knop in het bovenste invoerveld Beginbalans;
• Klik op Toevoegen om een dagboek toe te voegen. Dit dagboek is bestemd voor de koerscorrectieboekingen op de beginbalans;
• Vul de nodige dagboekgegevens in, bijvoorbeeld ‘Begin’ als code, ‘Beginbalans’ als naam, ‘Beginbalans’ als dagboeksoort (dat is hier verplicht!)
en ‘2990’ als tegenrekening. Omdat deze grootboekrekening nog niet
bestaat krijgt u een melding:
• Klik op de knop Toevoegen om de rekening aan te maken. Vul de nodige
gegevens in, bijvoorbeeld ‘BegBal’ als code, ‘Tegenrekening beginbalans’
als naam en ‘Balans’ als rekeningsoort. Bij de overige rubrieken kunt u de
•
•
•
•
•
•
•
•
default-waarde met Enter of Tab bevestigen. Klik op Sluiten om terug te
keren naar het mutatievenster Dagboekgegevens;
Klik op de knop Sluiten;
Klik op de knop Selecteren om het zojuist aangemaakte dagboek in te
vullen;
Ga naar het volgende invoerveld Overige periodes en maak daar op
dezelfde manier nog een dagboek aan. Dit dagboek is bestemd voor de
koerscorrectieboekingen in de overige periodes en mag dus níet van de
soort Beginbalans zijn. Bijvoorbeeld: ‘ZZZVAL’ als code (dan staat dit dagboek in het zoekvenster altijd onderaan), ‘Herwaardering valuta’ als naam,
‘Algemeen’ als dagboeksoort en ‘2991’ ‘Tegenrekening valutadagboek’
als tegenrekening. Ook deze tegenrekening moet u zelf toevoegen;
Als de beide dagboekcodes zijn ingevuld, verlaat u de vaste gegevens
met de knop Sluiten. U komt nu weer terug in het zoekvenster met de
valuta’s. Vervolgens kunt u beginnen met het invoeren van de vreemde
valuta’s;
Klik op de knop Toevoegen om een valuta aan te maken. Het mutatie
venster verschijnt dan op het scherm;
Vul nummer, code en omschrijving in van de valuta. Bij het toekennen van
de valutacodes kunt u het beste de ISO-codes hanteren (GBP, USD, enz.);
Klik op de tab Algemeen;
Klik in die tabkaart op de info-knop in het invoerveld van de koers
verschillenrekening. U komt dan in het zoekvenster met de grootboek
rekeningen. Klik op de knop Toevoegen en vul de rekeninggegevens in.
Stel dat u de US Dollar invoert. U maakt dan een grootboekrekening aan
met bijvoorbeeld 9101 als rekeningnummer, ‘Koers USD’ als zoekcode,
‘Koersverschillen USD’ als naam en ‘Resultaten’ als soort. Klik op de knop
Sluiten. De koersverschillenrekening van de USD is nu ingevuld:
• Klik op de tab Koersen & Saldi;
• In de kolom Eurokoers t.o.v. valuta geeft u per periode aan wat de
waarde van de basisvaluta (euro) is in deze valuta (Let op: is uw basisvaluta niet de euro, dan moet u de koers van de nieuwe valuta invullen ten
opzichte van de basisvaluta. Leg wel met programma Diversen > Instel
len eurovaluta vast welke valuta uw eurovaluta is. Daarna kunt u van elke
valuta alsnog de eurokoers invullen):
• Klik op de knop Toevoegen om nog een vreemde valuta toe te voegen,
of anders op de knop Sluiten.
3.3.3 BTW-codes
Met behulp van de BTW-codes kan de BTW automatisch worden berekend.
U kunt het beste aparte BTW-codes aanmaken voor ‘Af te dragen’ en ‘Te verrekenen’ BTW, en natuurlijk per BTW-percentage.
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes. U komt dan
in het zoekvenster;
• Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster op het scherm;
• Vul de nodige gegevens in. Het rekeningnummer voegt u als volgt toe:
• Klik op de info-knop in het invoerveld Rekeningnummer. U komt dan in
het zoekvenster met de grootboekrekeningen;
• Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend, waarin u
een rekening kunt toevoegen;
• Klik op de knop Sluiten om het mutatievenster grootboekrekeningen
weer te sluiten;
• Klik op de knop Selecteren. U komt weer terug in het mutatievenster van
de BTW-code die u aan het toevoegen was;
• Als u bij Incl./Excl. BTW de juiste waarde invult, kan dat het invoeren van
boekingen gemakkelijker en dus sneller maken;
• King kan voor u de aangifte omzetbelasting opstellen. U moet dan wel bij
Rubriek aangifte aangeven welke rubriek op het formulier bij deze BTWcode hoort. Voorbeelden vindt u in het helpscherm;
• Klik op de knop Toevoegen als u nog een BTW-code wilt toevoegen,
anders op de knop Sluiten.
Voorbeeld-BTW-codes vindt u in de meegeleverde demo-administratie; u kunt
die ook kopiëren naar uw huidige administratie (zie bladzijde 50).
3.3.4 Betalingscondities
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Betalingscondities. Het zoekvenster komt op het scherm;
• Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien;
• vul de nodige gegevens in. Informatie over de mogelijkheden vindt u in
het helpscherm;
• Klik op de knop Sluiten.
3.3.5 Leveringscondities
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Leveringscondities. Het zoekvenster komt op het scherm;
• Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien;
• Vul de nodige gegevens in (eventueel met hulp van het helpvenster);
• Klik op de knop Sluiten.
3.3.6 Afdrukformaten
Bijna elke afdruk in King kunt u ook opslaan als bestand in PDF-, HTML-, RTF-,
Excel-, JPEG-, BMP- of GIF-formaat en/of versturen via e-mail. Met programma
Diversen > Afdrukformaten legt u de afdrukformaten vast die u in King wilt gaan
gebruiken:
3.3.7 Debiteurgroepen (King Logistiek of met optie Prijsafspraken)
Werkt u met prijsafspraken, dan kan het handig zijn om debiteurgroepen aan
te maken. U kunt dan prijsafspraken vastleggen voor meer debiteuren in één
keer. U vindt programma Debiteurgroepen in hoofdmenu Stamgegevens.
3.3.8 Vaste gegevens debiteuren/crediteuren
Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd
besparen bij het invoeren van uw relaties.
• Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Vaste gegevens debiteuren;
• Leg in de tabkaarten de defaults vast die gebruikt moeten worden bij het
invoeren van de debiteuren. Gebruik hierbij de helpvensters. Wilt u vanuit
King documenten gaan versturen via e-mail naar uw debiteuren en crediteuren, lees dan ook bladzijde 164-167.
Let op: in het veld Standaard-kredietlimiet (tabkaart Financiële geg.) vult u
de kredietlimiet in die voor de meeste debiteuren geldt. Bij de debiteuren
hoeft u dan alleen een kredietlimiet in te voeren als die afwijkt van deze
standaard-kredietlimiet;
• Klik op de knop Sluiten om de Vaste gegevens debiteuren te verlaten;
• Leg nu de vaste gegevens vast van uw crediteuren met programma Vaste
gegevens crediteuren in hoofdmenu Crediteuren.
3.3.9 Debiteuren en crediteuren
Na het vastleggen van de vaste gegevens kunt u uw debiteuren en crediteuren
gaan invoeren. Tip: wilt u uw debiteuren en crediteuren direct zo volledig mogelijk vastleggen, raadpleeg dan hoofdstuk 7 Relatiebeheer (bladzijde 157).
• Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Debiteuren. U komt dan in het zoekvenster;
• Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend;
• Vul de nodige gegevens in. Raadpleeg eventueel het helpscherm;
• Klik op de knop Toevoegen als u nog een debiteur wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten.
Het toevoegen van een crediteur verloopt op dezelfde manier, alleen moet u
dan voor menupunt Crediteuren > Crediteuren kiezen.
3.3.10 Kostenplaatsen/Kostendragers
Zie bladzijde 73-75.
3.3.11 Grootboekrekeningen
Voor elke debiteur en crediteur wordt er automatisch een grootboekrekening
aangemaakt in het rekeningschema. Nu moet u de overige grootboekrekeningen
nog invoeren, zoals kostenrekeningen, opbrengstrekeningen, bankrekeningen,
enz. Houd bij het invoeren van uw rekeningschema alvast rekening met de pa-
ragrafen voor de kosten, opbrengsten en voorraden, prijsverschillen, voorraad
verschillen en voorraadherwaardering. Een voorbeeld-rekeningschema vindt u
in de meegeleverde demoadministratie; dat kunt u eventueel kopiëren naar de
huidige administratie (zie bladzijde 50).
Het vastleggen van het rekeningschema doet u als volgt:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Grootboekrekeningen. U
komt dan in het zoekvenster;
• Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster komt op het scherm;
• Vul de nodige gegevens in. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in
het helpscherm;
• Klik op de knop Toevoegen om de volgende grootboekrekening toe te
voegen of anders op de knop Sluiten.
3.3.12 Dagboeken
Voordat u kunt boeken moet u ook de nodige dagboeken aanmaken. Als u de
eerdere instructies hebt gevolgd, hebt u het dagboek voor de beginbalans
en het valutadagboek al aangemaakt. Nu moet u de overige dagboeken nog
aanmaken, bijvoorbeeld:
• Inkoopboek (dagboeksoort Inkopen/crediteuren);
• Verkoopboek (dagboeksoort Verkopen/debiteuren);
• Kasboek (dagboeksoort Kas);
• Bankboek (dagboeksoort Bank);
• Memoriaal (dagboeksoort Algemeen) voor de overige boekingen.
Dit is slechts een voorbeeld: u zult wellicht meer dagboeken nodig hebben, of
juist minder. Houd er rekening mee dat een dagboek waarin geboekt is, niet
meer verwijderd kan worden.
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken;
• Klik op de knop Toevoegen;
• Vul de dagboekgegevens in; raadpleeg eventueel het helpscherm;
• De tegenrekening en de betalingsverschillenrekening kunt u zonodig
direct aanmaken door, als u in het betreffende invoerveld staat, op de
info-knop te klikken:
Tip: Bij het afsluiten van de journaalpost wordt een eventueel saldo automatisch op de tegenrekening van het dagboek geboekt. Dus als u bij de
bankboeken en het kasboek de banken kasrekening als tegenrekening
invult, hoeft u de tegenboeking op de banken kasrekening niet zelf te
maken!
• Klik op Toevoegen om nog een dagboek toe te voegen, of anders op de
knop Sluiten.
Voer ten slotte de beginbalans in zoals hierna wordt beschreven, en uw administratie is klaar voor gebruik!
3.4
GEGEVENS OVERNEMEN VAN ANDERE ADMINISTRATIE
De meeste stamgegevens van een nieuwe administratie kunt u ook overnemen
van een andere King-administratie. Zie hiervoor programma Overnemen stamge
gevens in hoofdmenu Diversen.
Alleen de stamgegevens worden overgenomen, dus zonder de bijbehorende
saldi en mutaties. Bij valuta’s worden de koersen alleen overgenomen, als de
basisvaluta en de boekjaar-indeling van beide administraties precies hetzelfde
zijn. Verdere instructies kunt u vinden in het bijbehorende helpvenster.
3.5
INVOEREN BEGINBALANS
Tot slot moet de beginbalans in de nieuwe administratie worden ingevoerd. De
beginbalans voert u als volgt in:
• Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of
voor Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen
achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor
voorlopige journaalposten, anders voor definitieve journaalposten. Nadat
u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op
het scherm;
• Wijs daarin het beginbalans-dagboek aan (dus een dagboek van de soort
Beginbalans) en klik op de knop Selecteren;
• Vul de journaalpostgegevens in, bijvoorbeeld:
• boekdatum: de eerste datum van het huidige boekjaar,
• stuknummer: 1,
• omschrijving boekstuk: Beginsaldo 2014;
• Vul de journaalregelgegevens in:
• volgnummer: default-waarde overnemen,
• rekening: de grootboekrekening,
• bedrag in valuta: het beginsaldo. Let op: bij debiteuren en crediteuren moet u de openstaande posten per factuur boeken in verband
met de aflettering bij betaling: in dat geval moet u dus ook de rubrieken Factuur/referentie, Factuurdatum, Vervaldatum en Betalings
kenmerk invullen!
• debet/credit: afhankelijk van de grootboekrekening. Meer informatie
over de journaalregelgegevens vindt u in het helpscherm;
• Klik op de knop Toevoegen rechts op het venster om een nieuwe journaalregel aan te maken. Elke grootboekrekening of openstaande post
neemt u op in een aparte journaalregel;
• Als de gehele beginbalans is ingevoerd, kunt u de journaalpost afsluiten
door te klikken op de knop Sluiten en de vraag ‘Dagboek afsluiten?’ met
Ja te beantwoorden.
De beginbalans voor de volgende boekjaren wordt automatisch aangemaakt
als u met programma Diversen > Afsluiten boekjaar het boekjaar afsluit (zie bladzijde 88-93).
Boekhouden pagina 53
Hoofdstuk 4 BOEKHOUDEN
4.1
INVOEREN JOURNAALPOSTEN
Voordat het invoeren van journaalposten wordt besproken, komen in deze
paragraaf enkele mogelijkheden aan de orde waarmee het boeken versneld
kan worden. Dat zijn het instellen van de juiste defaults, het instellen van de
default-BTW-boeking en het instellen van automatische tegenboekingen.
4.1.1 Instellen van defaults
Van de meeste invoerrubrieken die bij het boeken worden gebruikt kunt u zelf
de default-waarde vaststellen. Dit kunt u instellen per dagboek:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. U krijgt dan
het zoekvenster met de dagboeken op het scherm;
• Wijs het dagboek aan en klik op de knop Wijzigen. U komt dan in het
mutatievenster Dagboekgegevens;
• Vervolgens kunt u de Instellingen en de Defaults waar nodig aanpassen.
Informatie hierover vindt u in het helpscherm.
pagina 54 Boekhouden
4.1.2 Instellen van de BTW-boeking
Per BTW-code kunt u instellen of het in te voeren bedrag exclusief BTW is,
zodat het programma de BTW erbij moet optellen (dus € 100 + € 21 BTW), of
dat dit het bedrag inclusief BTW is, waar het programma de BTW uit kan halen
(dus € 121,00, waarvan € 21,00 BTW). Dan hoeft u hierover bij het boeken niet
meer na te denken, al is deze instelling tijdens het invoeren van de boekingen
uiteraard nog wel te veranderen.
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes;
• Wijs in het zoekvenster de BTW-code aan en klik op Wijzigen;
• Geef in de rubriek Incl./Excl. BTW aan of het BTW-basisbedrag bij deze
BTW-code inclusief of exclusief BTW is. Meer informatie vindt u in het
helpscherm.
4.1.3 Instellen van een automatische tegenboeking
Automatisch tegenboeken houdt in dat als u op een bepaalde grootboek
rekening boekt, King automatisch een tegenboeking maakt op een andere
grootboekrekening. U kunt King bijvoorbeeld zo instellen, dat als u de factuur
van het schoonmaakbedrijf boekt, King automatisch de tegenboeking maakt
op de rekening Schoonmaakkosten. Uitgaande van dit voorbeeld stelt u één
en ander als volgt in:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Grootboekr ekeningen. U
komt dan in het zoekvenster met de rekeningen;
• Ga naar de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf en klik op de
knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van die
rekening op het scherm;
• Vul in invoerrubriek Tegenrekening op de tabkaart Instellingen het nummer van de grootboekrekening Schoonmaakkosten in:
• Verlaat het mutatievenster door op de knop Sluiten te klikken;
• Verlaat ook het zoekvenster door op de knop Sluiten te klikken;
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. Per dagboek moet u namelijk instellen in hoeverre King automatisch op de tegenrekening moet boeken. U komt nu in het zoekvenster met de dagboeken;
• Ga naar het dagboek waarin u de facturen van het schoonmaakbedrijf
boekt (dit zal het inkoopboek zijn) en klik op de knop Wijzigen. U krijgt
nu het mutatievenster met de gegevens van dat dagboek op het scherm;
• Kies op de tabkaart Instellingen bij invoerrubriek Boeken op default-tegenrek. van grootboekrek. de juiste waarde, bijvoorbeeld Boeking maken,
wacht op uw bevestiging. Raadpleeg de help voor meer informatie;
• Zet in de volgende invoerrubriek, Boeken op default-tegenrekening bij
rekeningsoort, een vinkje bij rekeningsoort Crediteur (het schoonmaak
bedrijf is immers een crediteur) door op het selectievakje te klikken.
Andere rekeningsoorten kunt u eventueel ook selecteren:
• Verlaat het venster door op de knop Sluiten te klikken. Als u nu boekt op
de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf, maakt King automatisch
een tegenboeking op de rekening Schoonmaakkosten.
4.1.4 Invoeren journaalposten
Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of voor
Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen achteraf
nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve. Zowel de definitieve als de voorlopige
journaalposten worden opgenomen in de financiële administratie.
Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken
op het scherm. Wijs daarin het dagboek aan waarin de journaalposten gemaakt moeten worden en klik op de knop Selecteren.
Journaalpostgegevens
Vervolgens legt u de gegevens van de journaalpost vast: de boekstukdatum,
het boekstuknummer en de omschrijving van de journaalpost:
De default-waarde van deze velden kunt u instellen in programma Dagboeken
(zie bladzijde 53). U kunt hierbij gebruik maken van extra menupunten in het
menu onder de rechtermuisknop. Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10.
Journaalregelgegevens
Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. U voert hier o.a. de
grootboekrekening in waarop geboekt moet worden en het te boeken bedrag
(in elke willekeurige valuta). Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 57-63. Bij
het invoeren van journaalregels kunt u gebruik maken van extra menupunten
in het menu onder de rechtermuisknop.
Boeken van BTW, betalingsverschillen en koersverschillen
Bij de journaalregel voert u ook de bijbehorende boeking op de hulprekening
in, dus de boeking van de BTW, een koersverschil of een betalingsverschil.
Belangrijk: alleen als u de BTW op de hulprekening boekt, kan King de BTWaangifte correct voor u uitrekenen! Bovendien krijgt u zo een overzichtelijker
journaal, doordat het bedrag van de hulprekening op de dezelfde regel wordt
afgedrukt als de boeking op de ‘hoofdrekening’. Enkele voorbeelden vindt u
op bladzijde 57-63.
Naar een nieuwe journaalregel
Om binnen de huidige journaalpost een nieuwe journaalregel in te
voeren klikt u op de knop Akkoord, op Toevoegen of op Tussenvoegen midden op het venster.
Naar een nieuwe journaalpost
Om een nieuwe journaalpost in te voeren klikt u op de knop Nieuw
boekstuk op het middelste gedeelte van het venster, of op Toevoegen / Tussenvoegen bovenaan op het venster:
De journaalpost waar u mee bezig was, wordt dan automatisch
afgesloten; is de journaalpost niet in evenwicht, dan wordt ‑ als dat bij het dagboek zo is ingesteld (zie bladzijde 54) ‑ het saldo geboekt op de tegenrekening
van het dagboek.
Naar een ander dagboek
Kies in het venstermenu Muteren voor Ander dagboek.... King sluit dan de journaalpost en de boekingsgang waar u op dat moment mee bezig bent af en
maakt automatisch een nieuwe boekingsgang aan (het nummer van de boekingsgang wordt weergegeven in de titelbalk van het venster). Overstappen
op een ander dagboek is niet mogelijk als u een voorlopige boekingsgang
achteraf wijzigt.
Stoppen met invoeren boekingen
Om de invoer te beëindigen klikt u op de knop Sluiten onderaan op het venster. De vraag ‘Dagboek afsluiten?’ beantwoordt u met Ja. De journaalpost en
de boekingsgang waar u mee bezig was, worden dan automatisch ook afgesloten.
4.1.5 Voorbeeldboekingen
Speciaal voor minder geroutineerde boekhouders volgen hier enkele vaak
voorkomende boekingen en de manier waarop die het beste in King kunnen
worden ingevoerd:
1. Inkoopfactuur
Een factuur van de KPN van de telefoonkosten over januari 2014. Het totale
factuurbedrag is € 497,72 inclusief BTW. Deze factuur boekt u als volgt:
• Als dagboek kiest u het Inkoopboek;
• Boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Telefoonkosten 2014/01’;
• Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboek
rekening van de leverancier (dus de KPN), bij Fact/Ref.nr. vult u het
factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het
totale factuurbedrag (dus inclusief BTW). King berekent de vervaldatum
van de factuur op basis van de betalingsconditie van de leverancier;
• King selecteert zelf de BTW-code die bij de leverancier hoort. Is bij de
leverancier geen BTW-code ingevuld, dan kiest u bij Hulprekening voor
BTW-rekening en selecteert u zelf de juiste BTW-code;
• In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muis
menu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen (of
F6) Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuurbedrag
exclusief BTW had u voor BTW erbij tellen (of F7) moeten kiezen;
• Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om
deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen;
• Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboek
rekening Telefoonkosten (bij een inkoopfactuur voor goederen selecteert
u de betreffende voorraadrekening);
• Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag
hoort namelijk niet bij uw telefoonkosten.
De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag
van deze journaalpost zijn gelijk:
Rekening
Telefoonkosten
BTW
Aan crediteur
Debet
Credit
€ 410,93
€ 86,29
€ 497,72
• U kunt nu een volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw
boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten.
2. Verkoopfactuur
Uw computerhandel levert aan uw klant Jansen & De Groot drie computers. De
verkoopprijs is € 2.750 per stuk (excl. BTW). Inclusief BTW is het factuurbedrag
dus € 9.982,50. Als u met King factureert, maakt King zelf de bijbehorende
journaalposten. Maar gesteld dat u de verkoopfactuur handmatig zou boeken,
dan doet u dat als volgt:
• Als dagboek kiest u het Verkoopboek;
• De boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King
ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Levering aan Jansen & De Groot’;
• Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboek
rekening van de klant (dus van Jansen & De Groot), bij Fact/Ref.nr. vult u
het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag
het factuurbedrag. King berekent de vervaldatum van de factuur op basis
van de betalingsconditie van de klant;
• Bij Hulprekening kiest u voor BTW-rekening en selecteert u de BTW-code
die bij de klant hoort;
• In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muis
menu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen. Het
factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuurbedrag exclusief
BTW had u voor BTW erbij tellen moeten kiezen;
• Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om
deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen;
• Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de juiste
opbrengstenrekening, in dit voorbeeld ‘Opbrengst computers’;
• Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag
hoort namelijk niet bij uw opbrengst. De journaalpost is nu in evenwicht,
want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk:
Rekening
Debiteur
Aan BTW
Aan opbrengst computers
Debet
Credit
€ 9.982,50
€ 1.732,50
€ 8.250,00
• Let op: als u de financiële waarde van uw handelsvoorraad computers wilt
bijhouden, is de journaalpost nog niet klaar! De waarde van de voorraad
computers neemt namelijk af met drie computers. De kostprijs van deze
computers is € 2.250 per stuk.
• U klikt dus op de knop Toevoegen op het middelste deel van het venster;
• Bij de derde journaalregel selecteert u de juiste kostenrekening, in dit
geval ‘Kostprijs computers’. U boekt debet op deze rekening. Bij Bedrag
vult u 3 x € 2.250 = € 6.750 in. Klik weer op de knop Akkoord om deze
regel tegen te boeken;
• Bij de vierde regel selecteert u de juiste voorraadrekening, in dit geval
dus ‘Voorraad computers’. Uw voorraad neemt af, dus u boekt credit
hierop. Ook hier vult u bij Bedrag € 6.750 in. De journaalpost is nu (weer)
in evenwicht en u kunt de volgende journaalpost invoeren door op de
knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop
Sluiten. Het verschil tussen uw opbrengst (€ 8.250) en uw kostprijs (€
6.750) is uw brutowinst.
Rekening
Kostprijs computers
Aan Voorraad computers
Debet
Credit
€ 6.750,00
€ 6.750,00
3. Kasmutatie
Tip: alle uitgegeven bedragen boekt u debet, en alle binnengekomen bedragen boekt u credit op de betreffende rekening. Op de kasrekening worden de
uitgaven dan credit geboekt en de inkomsten debet.
Op 9 februari zijn postzegels gekocht ter waarde van € 50. Op 10 februari is €
500 gestort bij de bank. Deze twee kasmutaties boekt u als volgt:
• Als dagboek kiest u het Kasboek;
• Als boekdatum kunt u de datum van de kasmutatie gebruiken. U krijgt
dan per mutatiedatum een journaalpost. Het is natuurlijk ook mogelijk om
alle kasmutaties van bijvoorbeeld een week in één journaalpost onder te
brengen;
• Het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Kasmutatie september 10';
• Bij Rekening selecteert u de kostenrekening voor de postzegels, bijvoor
beeld Portokosten;
• U boekt hierop debet (want u hebt het bedrag uitgegeven). Bij Bedrag
vult u de € 50 in. Tip: als u de kasrekening gebruikt als tegenrekening
van het dagboek Kas, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten door op de
knop Nieuw boekstuk te klikken! Want King boekt het journaalpostsaldo
altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de
kasrekening kunt u dus door King laten maken:
Rekening
Portokosten
Aan Kasrekening
Debet
Credit
€ 50,00
€ 50,00
• Is de kasrekening niet de tegenrekening van het Kasboek, dan zult u de
tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de kasrekening te selecteren en bij Bedrag
€ 50 in te vullen. Een uitgave boekt u credit op de kasrekening;
• Op dezelfde manier boekt u ook de storting van € 500. U maakt daarvoor
een nieuwe journaalpost aan met als boekdatum 10 februari 2014. Het
gaat om een uitgave, dus u boekt debet op de grootboekrekening (in dit
geval de kruispostenrekening):
Rekening
Kruisposten
Aan Kasrekening
Debet
Credit
€ 500,00
€ 500,00
4. Bankafschrift
U ontvangt een rekeningafschrift van de bank. Uw klant Jansen & De Groot
heeft de factuur betaald. Deze betaling boekt u als volgt:
• Als dagboek kiest u het Bankboek;
• De boekdatum is de afschriftdatum. Als stuknummer kunt u het afschrift
nummer gebruiken;
• Bij Rekening selecteert u de rekening van de klant, in dit geval van Jansen
& De Groot;
• Bij Fact./Ref.nr. opent u het venster met de openstaande posten van
Jansen & De Groot geopend door in dat veld op de info-knop te klik-
ken. Bij de betaalde post(en) klikt u op het vakje in de kolom Boeken. Let
op: heeft uw klant niet de volledige openstaande post betaald maar een
deelbetaling gedaan, dan moet u in de kolom Te boeken het betaalde
bedrag invullen:
• Op de vraag ‘Verschil als betalingsverschil afboeken?’ antwoordt u Nee.
De post blijft dan voor het resterende bedrag open staan;
• Vervolgens klikt u op de knop Boeken onderaan op het openstaandepostenvenster. King maakt dan de journaalregel voor u af. Tip: als u de
bankrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Bank, dan kunt
u de journaalpost nu afsluiten! Want King boekt het journaalpostsaldo
altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de
bankrekening kunt u dus door King laten maken;
• Is de bankrekening niet de tegenrekening van het Bankboek, dan zult u
de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop
Akkoord te klikken, bij Rekening de bankrekening te selecteren en bij
Bedrag het bijgeboekte bedrag in te vullen. De boekzijde is debet, want
het bedrag is op uw bankrekening bijgeschreven:
Rekening
Bankrekening
Aan Jansen & De Groot
Debet
Credit
€ 5.750,00
€ 5.750,00
5. Creditnota
Een creditnota boekt u precies hetzelfde als een gewone inkoopfactuur of
verkoopfactuur. Zie voorbeeld 1 en 2. Alleen boekt u negatieve bedragen in
plaats van positieve. Let op: boek dus in plaats van debet geen credit, maar
debet min! U kunt dus het beste de creditnota invoeren alsof het een gewone
factuur betrof, alleen klikt u na het invoeren van de journaalregel op de knop
Wissel +/- om de bedragen van teken te laten wisselen:
4.1.6 Corrigeren van journaalposten
De manier waarop u een journaalpost kunt corrigeren, is afhankelijk van de
‘status’ van de boekingsgang waar die journaalpost in staat:
1. de boekingsgang is nog niet afgesloten
• Met andere woorden: u bent nog bezig met het invoeren van boekingen en u wilt een journaalpost aanpassen die u zojuist gemaakt hebt:
• Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost;
• U kunt nu de journaalpost aanpassen.
• Als de gezochte boeking niet in de huidige boekingsgang voorkomt,
moet u één van de twee volgende methodes gebruiken:
2. de boekingsgang is afgesloten maar de boekingsgang is nog niet
‘verwerkt’ (definitief):
• Kies in hoofdmenu Financieel voor programma Voorlopige boekings
gangen;
• Ga naar de juiste boekingsgang en klik op de knop Wijzigen;
• Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost;
• U kunt nu de journaalpost aanpassen. Klik na elke journaalregel op
Akkoord om de regel op te slaan;
3. de boekingsgang is afgesloten en de boekingsgang is definitief
• U kunt de journaalpostgegevens dan niet meer wijzigen en u moet
met programma Invoeren voorlopige/definitieve journaalposten de
journaalpost eerst tegenboeken en vervolgens de juiste journaalpost
invoeren. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Financieel.
4.2
KOERSWIJZIGING VALUTA’S
In King kunt u boeken in elke willekeurige valuta, als die valuta tenminste is
vastgelegd via programma Stamgegevens > Valuta’s. Boekt u een bedrag in een
vreemde valuta, dan berekent King de tegenwaarde op basis van de koers die
in programma Valuta’s is ingevoerd. Die tegenwaarde kunt u eventueel wijzigen; het verschil boekt King automatisch af als koersverschil.
Per periode kunt u een aparte koers bijhouden. Wijzigt u met programma Va
luta’s een koers terwijl er een saldo is in die valuta, dan voert King een herwaardering uit om de tegenwaarde van dat saldo opnieuw te berekenen. Meer
informatie over de koerscorrectieboekingen die dan worden gemaakt, vindt u
in de help van King door in de Index te zoeken op Koers, Koerscorrectieboekingen.
4.3
VARIABELE BALANS
In de ‘normale’ balans worden de grootboekrekeningen afgedrukt in volgorde
van het rekeningnummer. Als u de balans in een andere volgorde wilt afdrukken, moet u variabele-balanscodes gebruiken. Per variabele-balanscode kunt u
een andere afdrukvolgorde instellen. Per balanscode kunt u de rubrieken, paragrafen en subparagrafen indelen en de bijbehorende grootboekrekeningen
daaraan koppelen. Het instellen van een balanscode gaat als volgt:
• Ga in hoofdmenu Stamgegevens via Balanscodes naar Variabele balansen;
• Venster Balanscodegegevens wordt geopend. U vult het nummer en de
omschrijving van de nieuwe balanscode in. Het venster ziet er nu zo uit:
• Klik op de knop Toevoegen rub om een rubriek toe te voegen. U kunt
vervolgens het nummer en de omschrijving van deze rubriek invullen en
afsluiten met de knop Opslaan;
• Op dezelfde manier kunt u met de knop Toevoegen par een paragraaf
aan de rubriek koppelen en met Toevoegen sub een subparagraaf aan
een paragraaf koppelen, dus bijvoorbeeld zo:
• Selecteer het vakje Verdichten om de onderliggende grootboek
rekeningen gesaldeerd op de balans af te drukken. Laat u het vakje leeg,
dan worden de onderliggende grootboekrekeningen stuk voor stuk ook
afgedrukt. Tip: dus als u niet alle debiteuren en crediteuren apart op de
balans wilt afdrukken, selecteert u het vakje Verdichten bij de debiteurenen crediteurenparagraaf:
• Die grootboekrekeningen moeten nu nog worden toegekend en wel als
volgt. In het rechterdeel van het venster staan de grootboekrekeningen
die nog niet in deze balanscode zijn ondergebracht. U kunt ze koppelen
aan de juiste rubriek, paragraaf of subparagraaf door ze met de muis te
verslepen (gebruik altijd het diepste niveau, in ons voorbeeld is dat de
subparagraaf):
• met als resultaat:
• U kunt ook meer grootboekrekeningen tegelijk verslepen, door er met
de muis op te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. Op deze
manier kunt u alle grootboekrekeningen onderbrengen in de balans-structuur. Aan een rubriek, paragraaf en subparagraaf kan ook een budget
worden toegekend, zie hiervoor bij Budgettering op bladzijde 85.
4.4
FINANCIËLE OVERZICHTEN
4.4.1 Journaal
In het journaal staan alle journaalregels. De definitieve journaalregels zijn in
het journaal opgenomen in volgorde van regelnummer. Deze regelnummering
is op volgorde van verwerking van de boekingsgangen. De programma’s Info
journaal verkort/uitgebreid
mutaties.
kunt u vinden in hoofdmenu Financieel onder Info
4.4.2 Dagboek
De ingevoerde boekingen kunt u per dagboek en per stuknummer inzien met
programma Info dagboekmutaties. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu
Financieel onder Info mutaties. Eerst moet u het dagboek selecteren. Als u de
boekingen niet per stuknummer wilt zien, moet u in menupunt Weergeven kiezen voor Alle journaalregels.
4.4.3 Grootboek
Met programma Info grootboekmutaties krijgt u de boekingen per grootboekrekening te zien. Met de knop Vorig boekjaar krijgt u de mutaties van het vorige
boekjaar op het scherm. Wilt u de grootboekmutaties per kostenplaats of per
kostendrager inzien, dan moet u kiezen voor programma Info mutaties per kos
tenplaats of Info mutaties per kostendrager. Elk van deze drie programma’s is te
vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties.
Saldo-analyse
Een speciale afdruk van de grootboekmutaties is de ‘Saldo-analyse’. Op dit
overzicht staan per grootboekrekening de mutaties in volgorde van referentie
nummer. Hierbij kunnen grootboekmutaties van referentienummers die op nul
uitkomen worden weggelaten, zodat u alleen de mutaties ziet die nog moeten worden tegengeboekt. Het analyseren van de saldi op een tussenrekening
(bijv. kruisposten) wordt hiermee een stuk eenvoudiger.
Voorwaarde is natuurlijk wel, dat bij het boeken op deze grootboekrekening
een referentie is ingevoerd. Mutaties zonder referentie worden op dit overzicht
namelijk niet afgedrukt!
Het is daarom aan te bevelen om bij de betreffende (kruisposten)rekeningen
het vakje Referentienummer invoeren te selecteren (zie programma Grootboek
rekeningen, tabkaart Instellingen), zodat u bij het boeken op deze grootboekrekeningen altijd langs het veld Referentienummer komt. Met het vakje Referentienummers boeken in beginbalans zorgt u ervoor dat de beginbalansboeking
op deze rekening per referentienummer wordt gemaakt, zodat de saldo-informatie in het nieuwe boekjaar beschikbaar blijft (zie bladzijde 88).
U vindt programma Saldo-analyse door in hoofdmenu Financieel voor Afdrukken
mutaties te kiezen, vervolgens voor Afdrukken saldo-analyse. De mutaties zonder
referentie kunt u afdrukken met programma Afdrukken
rekening.
grootboekmutaties per
4.4.4 Balans
Met programma Financieel > Info mutaties > Info balans kan de balans op scherm
worden opgevraagd, naar keuze uitgesplitst naar rubrieken, paragrafen, subparagrafen of grootboekrekeningen. De cijfers kunnen worden vergeleken met
een ander boekjaar. U kunt de rubrieken, paragrafen en subparagrafen open‑
en dichtklappen door op het bijbehorende blokje ( of ) te klikken:
Staat de cursorbalk op een grootboekrekening, dan kunt u met de knop Mutaties de onderliggende grootboekmutaties opvragen. Via het Afdrukken-menu
kan deze balans ook worden afgedrukt. De balans wordt dan afgedrukt zoals
het op het scherm is weergegeven, dus met dezelfde instellingen.
Tip: U kunt ook één of meer regels selecteren en die via ‘drag and drop’ of
Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen.
Het afdrukken van de balans kan in King ook met de programma’s onder Af
drukken balansen in hoofdmenu Financieel:
• Normale balans, een proefbalans, saldibalans of kolommenbalans in volgorde van grootboekrekeningnummer;
• Normale balans met vergelijkend boekjaar, de normale balans inclusief de
cijfers van een ander boekjaar;
• Variabele balans, hetzelfde als de ‘normale’ balans, heeft alleen een andere volgorde en indeling (zie bladzijde 64-66);
• Balans in scontro‑/staffelvorm. Bij een balans in scontrovorm staan de
gegevens naast elkaar, bij een balans in staffelvorm onder elkaar;
• Balans in scontro‑/staffelvorm met vergelijkend boekjaar. De balans in staffelvorm inclusief de cijfers van een ander boekjaar;
• Normale balans per kostenplaats/kostendrager . De kostenplaatsen en
kostendragers kunnen eventueel worden uitgesplitst naar grootboek
rekening.
4.4.5 Exploitatie-overzicht
Het exploitatie-overzicht geeft een overzicht van de kosten en opbrengsten.
Het exploitatie-overzicht kunt u indelen zoals u dat zelf wilt. Op dezelfde manier als in programma Variabele balansen (zie bladzijde 64-66) legt u met programma Indelen exploitatie-overzicht een structuur vast en koppelt u daaraan
de resultatenrekeningen. De bedragen van het exploitatie-overzicht kunt u
vervolgens op het scherm opvragen met programma Info exploitatie-overzicht.
De betreffende programma’s zijn te vinden in hoofdmenu Financieel onder Ex
ploitatie-overzicht. Evenals bij programma Info balans kunt u de regels van het
exploitatie-overzicht via ‘drag and drop’ verslepen naar bijvoorbeeld MS Word
of MS Excel.
4.5
AANGIFTE OMZETBELASTING
4.5.1 Elektronische aangifte
Elke ondernemer moet elektronisch Aangifte Omzetbelasting doen bij de Belastingdienst. King-gebruikers kunnen op drie verschillende manieren aangifte
doen:
• de ondernemer maakt de aangifte in King maar voert de bedragen handmatig in op de website van de Belastingdienst. Elke ondernemer krijgt
van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee hij
tot deze website toegang krijgt;
• de ondernemer maakt en verstuurt de aangifte met King. De ondertekening van de aangifte kan op twee manieren: via de King Aangifte Service
of met een eigen PKI-overheidscertificaat. Certificaten moeten (tijdig)
aangevraagd worden; hier zijn kosten aan verbonden;
• de ondernemer besteedt de aangifte uit aan zijn accountant/boekhouder
(‘intermediair’). De intermediair heeft een PKI-overheidscertificaat nodig
om de aangifte elektronisch te ondertekenen. Certificaten moeten (tijdig)
aangevraagd worden; hier zijn kosten aan verbonden.
4.5.2 Aandachtspunten
Maakt u de aangifte met King, houdt u dan rekening met het volgende:
• King kan de BTW alleen dan goed berekenen, als u de BTW altijd boekt
via de hulprekening (dus niet direct op de BTW-rekening boekt). Zie bladzijde 58 voor een voorbeeld;
• Voor een correcte berekening van de omzetbelasting moet u in programma BTW-codes aangeven welke BTW-code bij welke rubriek op het
aangifteformulier hoort (zie bladzijde 45).
4.5.3 Stappenplan
Doet u aangifte OB direct vanuit King, volgt u dan onderstaande procedure:
1 King Aangifte Service of eigen PKI-overheidscertificaat?
Vanaf 2014 is het niet meer mogelijk om de aangifte te ondertekenen met een
PIN-code of BAPI-certificaat. Bepaal of gebruik wilt maken van de King Aangifte Service of zelf een PKI-overheidscertificaat wilt aanschaffen. Een PKI-overheidscertificaat is veel duurder dan de optie King Aangifte Service. De King
Aangifte Service is niet bestemd voor administratie- of accountantskantoren.
Voor meer informatie over de King Aangifte Service kunt u contact opnemen
met de afdeling Verkoop, tel. (010) 264 63 40.
2 Invullen Vaste gegevens elektronische aangiften
Vul de Vaste gegevens elektronische aangiften zo volledig mogelijk in. Op de
tabkaart Administratie legt u uw keuze vast voor King Aangifte Service of (als
u zelf een PKI-overheidscertificaat hebt) voor Digipoort WUS. Kiest u voor Digipoort WUS, dan moet u bij de rubriek PKI-overheidscertificaat uw certificaat
selecteren;
3 Opstellen en verzenden van de aangifte
Nu kunt u de aangifte OB opstellen met programma Financieel > Aangiften >
Aangifte omzetbelasting. Klik op de knop Toevoegen. Vul het aangiftejaar, het
aangiftetijdvak en het BTW-nummer in.
Op de tabkaart Aangiftebedragen kunt u de eigenlijke aangifte opstellen. Links
op het venster staan de rubrieken van het aangifteformulier:
Het opstellen van uw aangifte bestaat uit de volgende drie stappen:
Stap 1: berekenen van de omzet
Eerst laat u King de omzetbedragen berekenen op basis van de cijfers in de
King-administratie. De volgende instellingen zijn hierbij van belang:
• Weergeven, hier geeft u aan op basis van welke boekingsgangen King de
omzet moet berekenen: alleen definitieve, alleen voorlopige, of definitieve én voorlopige boekingsgangen. Voor een juiste berekening van de
correcties is het belangrijk dat u bij elke aangifte dezelfde basis gebruikt;
• Inclusief correcties over vorige tijdvakken, selecteer dit vakje om correcties uit vorige tijdvakken in de aangifte te verwerken. King vergelijkt de
bedragen in de vorige aangiften met de bedragen in de King-administratie. Let op:
• Er wordt alleen gekeken naar vorige tijdvakken in het huidige boekjaar;
• Als u dit vakje selecteert, zorgt u er dan voor dat er van álle vorige
tijdvakken in het huidige boekjaar een aangifte is. Hebt u van één of
meer vorige tijdvakken de aangifte niet via King gemaakt en verzonden, dan maakt u de aangifte(n) voor die tijdvakken alsnog aan
(zonder die naar de Belastingdienst te verzenden), zodat King de
eventuele correcties kan berekenen;
• Correcties kunnen ook ontstaan doordat in de aangifte alle bedragen
naar beneden op hele euro’s worden afgerond (in dat geval gaat het
om kleine verschillen);
• King berekent de omzetbelasting op basis van definitieve en/of voorlopige boekingsgangen, afhankelijk van wat u bij Weergeven hebt
gekozen. Maar de bedragen in de vorige aangifte(n) kunnen een andere basis hebben! Stel dat u de vorige aangifte(n) hebt aangemaakt
op basis van definitieve boekingsgangen, en nu bij Weergeven kiest
voor Voorlopige gegevens. Dan vergelijkt u eigenlijk ‘appels met
peren’ en zijn de correcties niet goed te berekenen. De berekende
bedragen worden weergegeven in de kolom Volgens administratie;
links de omzet en rechts de daarover verschuldigde omzetbelasting.
Tip: wilt u controleren hoe de OB-bedragen worden berekend? Druk dan layout Totalen per dagboek met rubrieken OB van programma Financieel > Aan
giften > Omzeto
verzicht naar BTW-rekening af. Op deze afdruk wordt per BTWrekening ook de bijbehorende rubriek, BTW-bedrag en BTW-percentage van
de BTW-aangifte afgedrukt.
Stap 2: aanpassen van de berekende bedragen
In de kolom Aangifte kunt u vervolgens de uiteindelijke aangifte opstellen. U
kunt zelf overal de juiste bedragen invoeren, maar met de knop Overnemen
naar aangifte worden de berekende bedragen uit de kolom Volgens administratie overgenomen naar de kolom Aangifte:
De overgenomen gegevens kunt u vervolgens zelf nog wijzigen; raadpleeg
hierbij de Toelichting van de Belastingdienst. Helemaal rechts ziet u een kolom
Perc. Daarin wordt ter controle het percentage aangegeven van de door u
ingevulde omzetbelasting, vergeleken met de door u ingevulde omzet. Door
afrondingsverschillen kunnen hier kleine afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld
20,99% in plaats van 21%. Dat is geen probleem. Grote afwijkingen zijn een
signaal dat de cijfers niet kloppen!
Stap 3: ondertekenen en verzenden naar de Belastingdienst
Als de cijfers in de kolom Aangifte correct zijn, dan kunt u de aangifte naar
de Belastingdienst versturen, door op de knop Verzenden te klikken. Hebt
u in de Vaste gegevens gekozen voor ondertekening via de PIN-code maar is
die PIN-code daar niet ingevuld, dan moet u uw PIN-code invullen. Gebruikt
u een certificaat om uw aangifte te ondertekenen en hebt u het wachtwoord
niet in King opgeslagen, dan moet u uw ‘wachtwoord digitale handtekening’
invullen. Vervolgens wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Op
de tabkaart Statusoverzicht kunt u zien of de verzending gelukt is. Controleer
altijd met de knop Ontvangstbevestiging achteraf of de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen!
Tip: Met de optie ‘ICP-aangifte / omzet per debiteur per BTW-rekening’ kunt u
ook uw ICP-aangifte met King opstellen en digitaal verzenden. Aangifte doen
bij het CBS vanuit King kan met de optie ‘Koppeling met CBS-IRIS’.
4.6
AUDIT-FILE
Met programma Diversen > Exporteren > Exporteren financiële gegevens > Expor
teren audit-file naar XML kunt u een Audit-file aanmaken overeen
komstig de
‘SRA Audit-file XML Standaard’. De SRA (Samenwerkende Registeraccountants
en Accountants-administratieconsulenten) heeft deze standaard ontwikkeld in
samenwerking met de Belastingdienst en enkele software-leveranciers, waaronder Quadrant.
De Audit-file bestaat uit een header (met o.a. uw bedrijfsgegevens), het rekeningschema, uw debiteuren en crediteuren en het journaal. Raadpleeg bij het
invoeren van de rubrieken eventueel de Help. Als alle gegevens correct zijn
ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken om de Audit-file aan te maken. De
voortgang van het proces wordt in het venster weergegeven. Na afloop krijgt
u de melding Aanmaken Audit-file voltooid.
4.7
KOSTENSOORTEN/‑PLAATSEN/‑DRAGERS
Per kostensoort kunt u een uitsplitsing maken naar kostenplaatsen (afdelingen)
en/of kostendragers (producten). De betreffende kostenplaats en/of kostendrager moet dan achter de grootboekrekening worden gevoegd. Als scheidingsteken tussen kostensoort en kostenplaats/kostendrager wordt de punt
gebruikt.
4.7.1 Aanmaken kostenplaatsen/kostendragers
Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, moet u eerst de nodige kostenplaatsen en/of kostendragers invoeren:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Kostenplaatsen (of Kos
tendragers, dit programma werkt hetzelfde als Kostenplaatsen);
• Vul het nummer, de zoekcode en de omschrijving van de kostenplaats of
kostendrager in;
• Klik op de knop Toevoegen om nog een kostenplaats/kostendrager aan
te maken, anders op de knop Sluiten.
4.7.2 Aanmaken kostensoorten
Kostensoorten zijn gewone grootboekrekeningen en worden aangemaakt met
programma Grootboekrekeningen.
4.7.3 Aanmaken kostenplaats-/kostendragerrekeningen
Wanneer de kostensoorten, de kostenplaatsen en/of de kostendragers zijn
aangemaakt, moet u er nog een grootboekrekening voor aanmaken zodat u
erop kunt boeken. Een dergelijke rekening bestaat uit de kostensoortrekening,
aangevuld met het nummer van de kostenplaats en/of kostendrager, gescheiden door een punt. Er zijn drie mogelijkheden:
• rekening.kostenplaats, bijvoorbeeld 4110.1
• rekening.kostenplaats.kostendrager, bijv. 8120.5600.05. De kostenplaats
komt altijd eerst, en de kostendrager als laatste;
• rekening..kostendrager, bijvoorbeeld 4120..4669, dus met twee punten
tussen rekening en kostendrager. • De kostenplaatsen kostendragerrekeningen kunt u aanmaken tijdens
het invoeren van de boekingen, of vooraf met programma Grootboek
rekeningen:
Aanmaken tijdens het boeken
Bij het invoeren van de journaalregel (zie bladzijde 56) vult u in het invoer
veld Rekening de rekening in, inclusief de kostenplaats en/of kostendrager.
Via menupunt Weergeven > Meldingen kunt u instellen dat een nog niet bestaande kostenplaats- of kostendragerrekening automatisch (dus zonder melding) wordt aangemaakt. Rekening, kostenplaats en kostendrager moeten in
dat geval wel al bestaan.
Vooraf aanmaken, met programma Grootboekrekeningen
De benodigde kostenplaats‑ en kostendragerrekeningen kunt u eventueel ook
vooraf aanmaken:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor Grootboekrekeningen;
• Vul bij Nummer het nummer in van de kostensoort (een bestaande grootboekrekening);
• Vul bij Kostenplaats het nummer in van de kostenplaats en/of bij Kostendrager het nummer van de kostendrager (zoals in de afbeelding):
• De overige rubrieken worden nu automatisch ingevuld op basis van de
gegevens van de kostensoort;
• Klik op de knop Toevoegen om nog een nieuwe grootboekrekening aan
te maken, of op Sluiten om het programma te verlaten.
De mutaties en de balans kunnen worden afgedrukt per kostenplaats/kosten
drager, zie bladzijde 67-69. Ook kunt u per kostenplaats/kostendrager een
budget bijhouden, zie bladzijde 85.
4.8
TELEBANKIEREN
Met King kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en
verwerken. Het is ook mogelijk om elektronische betalingsopdrachten aan te
maken; zie bladzijde 80. De volgende banken/formaten worden door King ondersteund:
• ABN-AMRO (Swift MT940) (inclusief Moneymanager en Officenet)
• CAMT.053 (de ZIP-bestanden van de ABN-AMRO kunnen ook worden
ingelezen)
• Girotel
• Girotel (Zakelijk) (ASCII-formaat)
• ING-bank (Mijn ING) (rekeningafschrift downloaden, formaat Kommagescheiden (dd-mm-jjjj))
• ING-bank (Swift MT940)
• Rabobank (MUT.ASC)
• Rabobank (SWIFT MT940 Extended)
• Swift MT 940 (algemeen)
De procedure voor het verwerken van de bankafschriften is als volgt:
4.8.1 Gegevens bankrekening
Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, dus van
de bankrekeningen van uw eigen organisatie, moet u eerst enkele gegevens
vastleggen in programma Eigen bankrekeningen:
• Start programma ALGEMEEN > Algemene bestanden > Eigen bankrekeningen;
• Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen;
• Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de naam van de
rekeninghouder;
• Geef daarna aan in welke administratie en in welk bankboek of giroboek
de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden;
• Klik op de tab Inlezen rekeningafschriften;
• Bovenaan ziet u een paneel met selectievakjes:
• Geef hier aan in welke gevallen een regel mag worden geboekt. Het
geselecteerde vakje bij ‘de regelidentificatie overeenkomt met een betalings- of incasso-opdracht ‘ geeft aan dat de regel mag worden geboekt
als de identificatie overeenkomt met de identificatie in een bestaand
betalingsopdrachten- of incassobestand. Elke SEPA betalings- en incassoopdracht heeft een unieke identificatie die ook in het CAMT-formaat
wordt gebruikt. Aan de hand van deze identificatie kan King de bijbehorende betalings- of incasso-opdracht gemakkelijk vinden en de status
daarvan aanpassen;
• Bij ‘er is een openstaande post met overeenkomend’ hebt u zes keuzemogelijkheden. Deze zijn alleen van toepassing als de regelidentificatie
niet gevonden kan worden in de betalings- en incasso-opdrachten. De
werking is als volgt. Selecteert u bijvoorbeeld alleen de eerste keuze,
dan wordt een post alleen afgeboekt als het betalingskenmerk uit het
rekeningafschrift ook voorkomt bij de openstaande post. Selecteert u alle
keuzes, dan zal King een post al afboeken als alleen het factuurnummer
en het bedrag overeenkomen;
• Het volgende selectievakje is Regels van rekeningafschrift automatisch
boeken. Als u nog niet zoveel ervaring hebt met telebankieren via King,
dan kunt u dit vakje het beste leeg maken: King zal dan een mutatie pas
verwerken als u akkoord hebt gegeven;
• Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan klikt u op Toevoegen om
nog een bankrekening vast te leggen, en anders op Sluiten.
4.8.2 Vaste gegevens Telebankieren
• Start programma Financieel > Telebankieren > Vaste gegevens telebankieren;
• Wijs het bankformaat aan dat u gebruikt en klik op Wijzigen;
• U kunt nu de default-bestandslocatie en -bestandsnaam invullen van het
elektronische rekeningafschrift;
• De andere rubrieken zijn defaults, die worden gebruikt bij het boeken
van de mutaties. Als u de mutaties ‘met bevestiging’ boekt, kunt u deze
defaults tijdens de verwerking altijd nog wijzigen;
• Klik tweemaal op Sluiten om de Vaste gegevens te verlaten.
4.8.3 Inlezen van het rekeningafschrift
Eerst moet u met uw bankpakket het rekeningafschrift op uw computer opslaan in een formaat dat in King kan worden ingelezen. Dat gebeurt geheel
buiten King om.
Vervolgens moet dat bestand in King worden geconverteerd naar één of meer
tussenbestanden. Een rekeningafschrift kan namelijk boekingen van verschillende bankrekeningen bevatten. Per bankrekening wordt een apart tussen
bestand gemaakt. Deze tussenbestanden worden in King ‘ERA-bestanden’
genoemd (van Elektronisch RekeningAfschrift). Deze conversie gaat als volgt:
• Start programma Financieel > Telebankieren > Inlezen rekeninga fschriften;
• Als de rubrieken juist zijn ingevuld (informatie hierover vindt u in het helpvenster), dan kunt u met Inlezen de conversie starten:
• Is het bestand niet (volledig) ingelezen, druk dan het verwerkingsverslag
af;
• Is het bestand volledig ingelezen, dan krijgt u de vraag of het rekeningafschrift van de bank kan worden verwijderd. King heeft het niet meer
nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand;
• U kunt nu het programma afsluiten met Sluiten.
4.8.4 Rekeningafschrift verwerken
Via het bankrekeningnummer weet King welk ERA-bestand bij welke administratie hoort. Met programma Verwerken/inzien rekeningafschriften kan het ERAbestand verwerkt worden in de financiële administratie:
• Ga in hoofdmenu Financieel naar Telebankieren en kies dan programma
Verwerken/inzien rekeningafschriften. U komt dan in het zoekvenster met de
ERA-bestanden. Als u het ERA-bestand vooraf wilt inzien, moet u klikken
op de knop Info regels;
• Klik op de knop Verwerken om het ERA-bestand door te boeken. U komt
dan in een venster dat uit drie onderdelen bestaat:
• Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand (dus één mutatie
uit het rekeningafschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening
en daaronder de openstaande posten. Voor meer informatie kunt u het
helpsysteem raadplegen;
• Bij elke mutatie probeert King eerst de bijbehorende debiteur/crediteur
op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboek
rekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op
basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie
‘bij’ is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. King komt dan met een
boekingsvoorstel (zie het helpvenster voor de mogelijkheden):
• Als dat voorstel in orde is, kunt u het met Akkoord bevestigen. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt! Boekt u ‘zonder bevestiging’,
dan maakt én boekt King zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijgt
u het boekingsvoorstel niet te zien;
Zoeken
Als King een bepaalde mutatie niet kan verwerken, moet u de bijbehorende
openstaande post en/of grootboekrekening er zelf bij zoeken. Via de knop
Zoeken… hebt u de volgende mogelijkheden:
• Automatisch, King probeert nogmaals de bijbehorende post op te zoeken. Eerst zoekt King naar de debiteur/crediteur, op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer. Daarna de openstaande post, op basis van het factuurnummer of het openstaande bedrag;
• Betalingskenmerk, met deze keuze worden de openstaande posten gesorteerd op betalingskenmerk. De cursorbalk staat op het betalingskenmerk of anders op het kenmerk dat daar het dichtst bij ligt;
• Bankrekening, in het NAW-bestand van King wordt gezocht naar een debiteur/crediteur met dat bankrekeningnummer. Als de debiteur/crediteur
gevonden is, moet u nog één of meer openstaande posten selecteren (zie
ook bij Openstaande posten afletteren);
• Factuurnummer, met deze keuze worden de openstaande posten gesorteerd op factuurnummer. De cursorbalk staat op het factuurnummer
van de mutatie of anders op het nummer dat daar het dichtst bij ligt. Het
factuurnummer van de mutatie probeert King te achterhalen door in het
betalingskenmerk naar een getal te zoeken; houd er rekening mee dat
King zich hierbij zou kunnen vergissen!
• Openstaand bedrag, met deze keuze worden de openstaande posten
gesorteerd op openstaand bedrag. De cursorbalk staat op het mutatiebedrag of anders op het bedrag dat daar het dichtst bij ligt. Let op: King
houdt hierbij geen rekening met de valuta van het openstaande bedrag!
• Grootboekrekening, met deze optie wordt gezocht naar de grootboekrekening, waarop de betaling geboekt moet worden.
U kunt in de tabkaarten natuurlijk ook zelf zoeken naar een openstaande post,
grootboekrekening, betaling of incasso.
Hebt u een debiteur of crediteurrekening geselecteerd, dan moet u ook nog
één of meer openstaande posten selecteren (zie ook bij Openstaande posten
afletteren). Wilt u een vooruitbetaling boeken, dan moet u eerst de juiste debiteur of crediteur selecteren en dan op de knop Vooruitbetaling klikken. De
bijbehorende openstaande post wordt dan automatisch aangemaakt, waarbij
de vervaldatum gelijk is aan de factuurdatum.
Nadat alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met Sluiten verlaat,
krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in
principe met Ja beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een
voorlopige boekingsgang. Deze boekingsgang kunt u nu eventueel nog wijzigen en vervolgens verwerken (definitief maken).
4.9
BETALINGSOPDRACHTEN
Op basis van de openstaande posten van de crediteuren kunt u in King (elektronische) betalingsopdrachten aanmaken in Clieop03-, BTL91- of PAIN-formaat (SEPA). Deze betalingsopdrachten kunt u ook weer doorboeken in de
financiële administratie. Het aanmaken en doorboeken van de betalingsopdrachten verloopt in de volgende stappen:
4.9.1 Eigen bankrekeningen vastleggen
Van elke bankrekening waarvoor u elektronische betalingen wilt aanmaken,
moet u enkele gegevens vastleggen in programma ALGEMEEN > Algemene be
standen > Eigen bankr
ekeningen.
• Start dat programma en klik in het zoekvenster op de knop Wijzigen (of
op Toevoegen om een rekening toe te voegen, zie bladzijde 77);
• Om gebruik te kunnen maken van SEPA-betalingsopdrachten of -incasso’s, moet u bij Eigen bankrekening een geldig IBAN invullen;
• Klik op de tab SEPA-Betalingsopdrachten en vul de gegevens zo volledig
mogelijk in. Raadpleeg de help voor meer informatie. Let op: krijgt u van
de bank alleen een specificatie van de geweigerde betalingen, dan kunt u
het beste kiezen voor Automatisch boeken, zodat u de betalingen in King
kunt doorboeken op basis van het gebruikte betalingsvoorstel. U dient
dan een dagboek en een tussenrekening in te vullen:
• Bij een rekening voor niet-SEPA- (of buitenlands) betalingsverkeer dient
u te controleren of de codelijsten overeenkomen met de voorschriften
van uw bank. Deze codes worden namelijk door King ingevuld overeen
komstig de eisen van het BTL91-formaat. Sommige banken hanteren voor
bepaalde rubrieken echter een afwijkende codelijst. In dat geval dient u
die codelijst handmatig aan te passen.
• Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan kunt u het programma verlaten met Sluiten.
4.9.2 Bankrekening crediteuren vastleggen
Per crediteur kan worden ingesteld, of die in de betalingsopdrachten moet
worden meegenomen. De procedure is als volgt:
• U gaat in hoofdmenu Crediteuren naar Crediteuren;
• Wijs in het zoekvenster een crediteur aan voor wie u betalingsopdrachten
wilt kunnen aanmaken en klik op Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster;
• Klik op de tab Bankrekeningen;
• Als de bankrekening die voor de betalingsopdrachten moet worden gebruikt, al is ingevoerd, klikt u op Wijzigen; bestaat die rekening nog niet,
dan op Toevoegen (rechts op de tabkaart);
• Het invoervenster Bankrekening wordt geopend;
• Voor een SEPA-betaling dient u de complete IBAN (International Bank Account Number) in te voeren (maar zonder spaties);
• Vul de overige rubrieken met de juiste gegevens, voorzover dat nog niet
is gebeurd, en bij de rubriek Soort rekening selecteert u het vakje Bankrekening t.b.v. betalingsopdrachten:
• Bij een IBAN vult u bij het invoerveld BIC de Bank Identifier Code (BIC)
van de bank van de crediteur in (8 of 11 posities). De BIC-code is verplicht
bij SEPA-betalingen. Via de knop rechts in het invoerveld kunt u op internet de BIC-code van de bank opzoeken:
• Voor informatie over de overige velden kunt u de help raadplegen;
• Sluit het venster met Sluiten;
• Vervolgens kunt u met de bladerknoppen in het crediteurvenster naar de
volgende crediteur voor wie u betalingsopdrachten wilt aanmaken. Bij
crediteuren die u niet in een betalingsopdracht wilt opnemen, moet het
selectievakje in de kolom Bet.opdr. dus leeg zijn:
• Sluit na afloop het mutatievenster en het zoekvenster met Sluiten.
4.9.3 Aanmaken betalingsvoorstel
Nu de vaste gegevens zijn ingevoerd, kunt u de betalingsopdrachten aanmaken. De procedure is als volgt. Op basis van de openstaande posten wordt
eerst een (intern) betalingsvoorstel aangemaakt. Dat voorstel kunt u wijzigen.
Daarna worden op basis van dat betalingsvoorstel de uiteindelijke betalingsopdrachten gemaakt, die naar de bank worden verzonden.
• Om een betalingsvoorstel aan te maken, kiest u in hoofdmenu Crediteuren
voor Betalingsopdrachten en dan voor Aanm
aken/wijz ig
en/inzien betalings
voorstellen. U komt dan in het zoekvenster met de betalingsvoorstellen,
en daarin klikt u op de knop Toevoegen;
• In het venster dat dan verschijnt, vult u eerst het nummer in van de betaalrekening;
• Bij Soort betaling geeft u aan of het om SEPA- of Overige betalingen
gaat (of binnenlandse of buitenlandse betalingen):
• Vervolgens kunt u op verschillende manieren de openstaande posten selecteren, op basis waarvan het betalingsvoorstel zal worden aangemaakt.
Meer informatie kunt u vinden in het helpvenster;
• Nadat u uw selectie gemaakt hebt, klikt u op Aanmaken.
4.9.4 Wijzigen betalingsvoorstel
Nadat het betalingsvoorstel is aangemaakt, komt u automatisch in het venster
Gegevens betalingsvoorstel. Daarin kunt u het betalingsvoorstel wijzigen: u
kunt betalingen toevoegen of verwijderen, het te betalen bedrag wijzigen (om
een deelbetaling te doen), verzamelopdrachten maken, enz.
Verlaagt u het te betalen bedrag, dan kunt u aangeven of u dat verschil wel of
niet wilt afboeken. Doet u een deelbetaling, dan kiest u voor Niet afboeken;
de post blijft dan voor het verschilbedrag open staan. Is het verschil bijv. een
korting, dan kiest u voor Wel afboeken; het verschilbedrag (en de openstaande post) wordt dan afgeboekt wanneer u het betalingsvoorstel doorboekt (zie
bladzijde 85).
Het betalingsvoorstel kunt u ook achteraf altijd nog wijzigen, zolang er maar
geen betalingsopdrachten zijn aangemaakt. U moet dan naar het zoekvenster
met de betalingsvoorstellen gaan, zoals aangegeven in de vorige paragraaf,
en daarin op Wijzigen klikken.
4.9.5 Aanmaken betalingsopdrachten
Vanuit venster Gegevens betalingsvoorstel kunt u eventueel direct de betalingsopdrachten aanmaken, door op de knop Aanm. opdracht te klikken. U
komt dan in het venster Aanmaken betalingsopdrachten. Vanuit het hoofdmenu komt u in dit venster via Crediteuren > Betalingsopdrachten > Aanmaken
betalingsopdrachten. In het zoekvenster wijst u het betalingsvoorstel aan op
basis waarvan u de betalingsopdrachten wilt aanmaken en u klikt op Aanm.
opdracht;
• Als de gegevens in het venster goed zijn en volledig, dan klikt u op de
knop Aanm. opdracht. Het bestand wordt nu aangemaakt en het bedrag
onderweg van de betaalde posten wordt automatisch bijgewerkt. ‘Bedragen onderweg’ worden niet in een volgend betalingsvoorstel opgenomen. Dus als u binnenkort opnieuw een betalingsvoorstel aanmaakt,
staan de posten die u nú hebt betaald daar niet in;
• De opdrachtbrief drukt u af met de knop Opdrachtbrief;
• Klik op Sluiten om het programma te verlaten;
• Verwijder het betalingsvoorstel niet! U hebt het namelijk nog nodig om
de geweigerde betalingen te registreren en om de betalingen door te
boeken in uw financiële administratie;
• U kunt nu de opdrachten met de opdrachtbrief opsturen naar de bank.
4.9.6 Geweigerde betalingen verwerken
Nadat u van de bank informatie hebt ontvangen over de geweigerde betalingen, wijzigt u met programma Gegevens betalingsvoorstel van álle geweigerde betalingen de Status van Opdracht in Geweigerd.
Van de geweigerde betalingen wordt het ‘bedrag onderweg’ verlaagd met het
te betalen bedrag.
4.9.7 Doorboeken betalingen
Het verwerken van de betalingen in de financiële administratie verloopt als
volgt:
• Start programma Crediteuren > Betalingsopdrachten > Doorboeken betalin
gen. U komt dan in het zoekvenster;
• Wijs het betalingsvoorstel aan en klik dan op Doorboeken;
• Vul het dagboek, de boekdatum en het stuknummer in;
• De betalingen die u wilt boeken, selecteert u door het vakje in de kolom
Boeken aan te kruisen. Voor de overige mogelijkheden in dit venster kunt
u het helpvenster raadplegen;
• Als alles goed is ingesteld, kunt u op de knop Verwerken klikken;
• Het programma begint met het aanmaken van een voorlopige boekingsgang. Na afloop komt u in het venster Overzicht boekingsgang. U
kunt deze boekingsgang vervolgens controleren en verwerken (definitief
maken).
Tip: op min of meer dezelfde manier kunt u in King met de optie Automatische
incasso bedragen incasseren bij uw debiteuren. Dat is een optie die zichzelf
snel terugverdient! Kijk voor meer informatie op www.king.eu, King, Opties.
4.10 BUDGETTERING
U kunt jaar- en periodebudgetten toekennen aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, rubrieken, paragrafen en subparagrafen. Deze
jaar- en periodebudgetten kunt u dan vergelijken met de werkelijke jaar- en
periodesaldi.
4.10.1 Invoeren van de budgetten
Dat kan op twee manieren:
1. U voert per periode een periodebudget in. Op basis hiervan berekent
King het jaarbudget;
2. U voert alleen het jaarbudget in en een budgetverdelingscode (budget
code of verdelingscode). Een budgetcode geeft aan hoe het jaarbudget
over de periodes van het boekjaar verdeeld moet worden. De periode
budgetten worden op basis hiervan door King berekend.
Als deze administratie een vorig boekjaar bevat, kunt u de budgetten ook door
King laten berekenen op basis van de cijfers van het vorige boekjaar. U hoeft
ze dan dus niet handmatig in te vullen. Dat kan met programma Financieel >
Budgetten > Overnemen budgetten.
Het handmatig invoeren van de budgetgegevens verloopt als volgt:
Invoeren budgetverdelingscodes
• Als u gebruik wilt maken van budgetverdelingscodes, selecteert u Programma Financieel > Budgetten > Budgetverdelingen;
• U komt dan in het zoekvenster. Klik op de knop Toevoegen om een budgetverdeling toe te voegen. U krijgt het mutatievenster Budgetverdeling
gegevens op het scherm;
• Kies een budgetcode en een omschrijving;
• Voer in de tabel met de periodes één of meer percentages in. De percentages kunt u zelf bepalen, als het totaal van de periodepercentages maar
op 100 uitkomt. U kunt een code aanmaken die het budget gelijkmatig
over de periodes verdeelt, een code die rekening houdt met seizoensinvloeden, enz.
Invoeren budgetbedragen
• Kies in hoofdmenu Financieel voor Budgetten;
• Selecteer één van de submenupunten: Per rekening, Per kostenplaats, Per
kostendrager of Per balanscode (rubrieken en (sub)paragrafen);
• Wijs in het zoekvenster een grootboekrekening, kostenplaats, kosten
drager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren;
• Als u geen gebruik maakt van een budgetverdelingscode, dan maakt u
het vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode leeg. Klik vervolgens
op Wijzigen om de periodebudgetten in te voeren;
• Maakt u wél gebruik van een budgetverdelingscode, dan selecteert u het
vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode. Vervolgens voert u het
jaarbudget en de budgetcode in. De periodebudgetten worden dan door
King berekend:
• Ga naar de volgende grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of
balanscode, of sluit het programma af met Sluiten.
4.10.2 Budgetoverzicht
• Kies in hoofdmenu Financieel voor Budgetten;
• Selecteer één van de submenupunten: Per rekening, Per kostenplaats, Per
kostendrager of Per balanscode (rubrieken en (sub)paragrafen);
• Wijs in het zoekvenster de grootboekrekening, kostenplaats, kosten
drager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren. U krijgt het
budgetoverzicht op scherm. Dit overzicht kan ook worden afgedrukt (via
venstermenu Afdrukken).
4.11 AFSLUITEN BOEKJAAR
Als u na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet
u het ‘oude’ boekjaar afsluiten.
4.11.1 Wat houdt de jaarafsluiting in?
Als u met King een boekjaar afsluit, gebeurt het volgende:
• U maakt een nieuw boekjaar aan;
• Voor elke balans‑, activa‑ en passivarekening waarbij is ingesteld dat de
beginbalans per referentienummer moet worden geboekt (zie bladzijde
68), wordt per geboekt referentienummer het saldo in de valuta van de
rekening bepaald. Als het saldo ongelijk is aan nul, dan wordt voor dat
referentienummer een journaalregel gemaakt;
• Voor de overige balans‑, activa‑ en passivarekeningen waarvan het saldo
in de basisvaluta niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als bedrag het betreffende bedrag in de default-valuta van de
rekening;
• Als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke open
staande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte
boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking en in de
valuta van de openstaande post. Zijn er deelbetalingen op de open
staande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in
het nieuwe jaar gemaakt, ook in de valuta van de openstaande post; • Op basis van het saldo van de resultaten‑, opbrengsten‑ en kosten
rekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt;
• Uiteindelijk neemt King alle boekingsregels als journaalpost op in een
voorlopige boekingsgang. Dit is de beginbalans van uw nieuwe boekjaar.
Deze boekingsgang kunt u achteraf nog controleren, aanpassen en uiteindelijk verwerken (definitief maken).
4.11.2 Voorbereidingen
• Zorg ervoor, dat al de voorlopige boekingsgangen die u in de begin
balans wilt opnemen, zijn verwerkt (definitief gemaakt). De gegevens die
in voorlopige boekingsgangen staan, worden namelijk niet meegenomen
naar het nieuwe boekjaar!
• Als u in King voorraadaantallen bijhoudt (King Logistiek), druk dan de
voorraadpositie per 31 december af. Dit doet u via hoofdmenu Voorraad > Afdrukken voorraadoverzichten > Afdrukken magazijnv
oorraad (per
opbrengstgroep). Als u de magazijnvoorraad met terugwerkende kracht
wilt afdrukken, maakt u gebruik van de functie Afdrukken historisch voor
raadoverzicht (in hetzelfde hoofdmenu).
• Maak een backup van het af te sluiten boekjaar en bewaar die (zie bladzijde 30-32);
• Wij raden u aan via Algemeen > Administratie > Administratie kopiëren een
kopie van de administratie te maken op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en deze kopie te bewaren voor uw accountant. U kunt
dan altijd terugvallen op deze kopie om gegevens op te vragen zoals die
per de balansdatum aanwezig waren (bijvoorbeeld de voorraadpositie,
openstaande posten, orderportefeuille, kostprijs van artikelen enz).
Als behalve u niemand zich in dit boekjaar bevindt, u voldoende rechten hebt
om het boekjaar te mogen afsluiten, alle King-vensters gesloten zijn en u een
backup hebt gemaakt, dan kunt u beginnen met de eigenlijke afsluiting van
het boekjaar:
4.11.3 Programma Afsluiten boekjaar
• Kies in hoofdmenu Diversen voor programma Afsluiten boekjaar. U krijgt
dan eerst een venster met een waarschuwing:
• Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan;
• Als er nog voorlopige boekingsgangen zijn, krijgt u een melding. Voorlopige boekingsgangen worden namelijk niet meegenomen in de jaarafsluiting;
• Het programma komt vervolgens met de vraag of er een backup is gemaakt. Als dat zo is, kunt u met Ja naar het volgende venster gaan;
• U moet daarin een aantal gegevens invoeren:
• In het helpvenster vindt u daarover meer informatie. Nadat a;
• Wanneer de nodige gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop Doorgaan om het afsluiten te starten;
• Klik na afloop van de verwerking op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan:
4.11.4 Afdrukken/Wijzigen/Verwerken van de boekingsgang
De aangemaakte boekingsgang kunt u nu afdrukken, wijzigen en/of verwerken. U kunt dat nu gelijk doen (via de betreffende knoppen), maar ook later. Als
de boekingsgang eenmaal is verwerkt, kunt u hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat u hem verwerkt! Het verdient aanbeve-
ling om nadat u de boekingsgang hebt gecontroleerd en eventueel aangepast,
eerst een aparte backup van deze stand te maken (dus niet over een eerdere
backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken.
Werken in twee boekjaren tegelijk
Het is niet altijd mogelijk om het boekjaar af te sluiten op het moment dat
u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. De gehele administratie moet bijvoorbeeld nog gecontroleerd en gecorrigeerd worden door de accountant of
boekhouder, of er kunnen nog facturen en bankafschriften binnenkomen die
nog in het oude boekjaar geboekt moeten worden. Dit kan als volgt worden
opgelost:
1. Sluit het ‘oude’ boekjaar af met programma Afsluiten boekjaar op het
moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. Er wordt dan een
nieuw boekjaar aangemaakt met de journaalregels voor de beginbalans.
Het oude boekjaar blijft hierbij ongewijzigd;
2. Maak de resterende boekingen in het oude boekjaar. De beginbalans van
het nieuwe boekjaar sluit op dat moment niet meer aan op de cijfers van
het vorige boekjaar!
3. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar programma Diversen > Aan
sluiting met vorig boekjaar te starten. Als u het programma start, krijgt u
eerst een venster met informatie;
4. Als u die gelezen hebt, klikt u op Doorgaan;
5. King komt dan met de vraag of u een backup hebt gemaakt. Als dat zo is,
klikt u op Ja om naar het volgende venster te gaan;
6. In principe zijn bij alle invoervelden de juiste waarden al ingevuld, dus u
hoeft alleen op de knop Doorgaan te klikken. Na afloop van de verwerking krijgt u weer een venster met informatie op het scherm:
7. Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan. U kunt daar de aangemaakte boekingsgang controleren en vervolgens verwerken.
Verkopen pagina 95
Hoofdstuk 5 VERKOPEN
5.1
WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN
5.1.1 Paragrafen
De debiteurenen crediteurenparagraaf hebt u al ingevuld bij het aanmaken
van de administratie (zie bladzijde 39). Als u gaat factureren, moet u ook de
paragrafen vastleggen voor de kosten en de opbrengsten van de verkopen en
voor de voorraad, en wel als volgt:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Paragrafen. U komt dan
in het mutatievenster Paragrafen;
• Klik op de knop Wijzigen;
• Klik op de info-knop in het invoerveld. Het zoekvenster wordt geopend;
• Klik op de knop Toevoegen om de opbrengstenparagraaf toe te voegen
(als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren);
• Vul een nummer in (bijv. 80) en daarachter een omschrijving, en klik op de
knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster;
• Klik op Selecteren; u komt dan weer in programma Paragrafen;
• Maak op deze manier ook de kostenparagraaf aan (bijv. nummer 81), de
voorraadparagraaf (bijv. 31) en de paragraaf voor de verleende kortingen
(bijv. 82);
• Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.
5.1.2 Opbrengstgroepen
Van elke gefactureerde orderregel maakt King een boeking van de kosten,
opbrengsten en voorraden. Aan elk artikel en aan elk tarief is namelijk een
pagina 96 Verkopen
opbrengstgroep gekoppeld, die aangeeft in welke financiële categorie het artikel/tarief is ondergebracht (bijv. Opbrengst computers, Opbrengst reparatie);
en bij elke opbrengstgroep is weer aangegeven op welke grootboekrekening
de kosten, opbrengsten en voorraden van die opbrengstgroep geboekt moeten worden. De opbrengstgroepen maakt u als volgt aan:
• Start programma Stamgegevens > Opbrengstgroepen;
• Vul het nummer, de omschrijving en de soort (goederen of diensten) in;
• Daaronder kunt u eventueel per paragraaf de bijbehorende grootboek
rekening invoeren. Dit is niet verplicht; ontbrekende rekeningen worden
door het programma namelijk automatisch aangemaakt zodra er een
boeking in deze opbrengstgroep gemaakt wordt. Raadpleeg de helptekst
voor meer informatie;
• Klik op de knop Toevoegen om nog een opbrengstgroep aan te maken,
anders op de knop Sluiten.
5.1.3 Magazijnen (King Logistiek)
Vanaf King Logistiek beschikt u over twee magazijnen met elk een onbeperkt
aantal locaties. Via programma Stamgegevens > Magazijnen > Magazijnen legt u
per magazijn de magazijnlocaties vast. Houd er rekening mee, dat een artikel
per magazijn in één locatie kan worden ondergebracht! Met de optie ‘Meerdere magazijnen en magazijnlocaties’ kunt u 999 magazijnen bijhouden en kunt u
een artikel per magazijn in meer locaties bijhouden.
5.1.4 Staffeltabellen (met optie Staffelkortingen)
In een verkoopstaffeltabel legt u de artikelkorting vast, die afhankelijk is van
de verkochte hoeveelheid. Bijvoorbeeld: vanaf 10 stuks 5 procent korting. Of:
vanaf 25 liter 5 cent per liter korting. In de staffeltabel legt u geen prijzen vast,
Verkopen pagina 97
maar alleen kortingen (een bedrag of een percentage). Een staffeltabel kunt u
koppelen aan een artikel en aan een prijsafspraak. Per King-administratie kunnen verschillende staffeltabellen worden bijgehouden. U kunt de staffeltabellen invoeren met programma Artikelen > Verkoopstaffelt abellen.
Ook voor de inkoop kunt u staffeltabellen vastleggen. Dat gebeurt per leverancier. U kunt de staffeltabellen invoeren met programma Artikelen > Inkoopstaffel
tabellen. Als u dat programma start, moet u eerst een leverancier selecteren.
Daarna kunt u voor die leverancier een of meer staffeltabellen invoeren.
5.1.5 Vaste gegevens orders/facturering
Deze vaste gegevens hebben betrekking op het invoeren van orders, de facturering en de levering. Ze zijn dus heel belangrijk! Raadpleegt u de help waar
nodig.
• Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Vaste gegevens orders/factu
rering;
• Op de tabkaart Algemeen kunt u aangeven wanneer het programma een
melding moet geven, hoe de orderregelkorting moet worden berekend
(alleen te wijzigen als er geen openstaande orders zijn!), of de voorraad
al moet worden gereserveerd voordat de order wordt goedgekeurd, en
welke omschrijving voor de orderkortingregel moet worden gebruikt;
• Klik op de tab Order-defaults; hierin kunt u de default vastleggen van de
algemene ordergegevens, zoals de orderstatus, het ordernummer en de
orderdatum. Vanaf King Logistiek kunt u gebruik maken van de verzamellijst (magazijnpicklist). Als de verzamellijst verplicht is, kan de order pas
worden geleverd nadat de verzamellijst van deze order is afgedrukt en
verwerkt. Is de verzamellijst niet verplicht, dan kan de verzamellijst even-
pagina 98 Verkopen
tueel wel worden afgedrukt maar is de levering daarvan niet afhankelijk.
Deze default kan bij de orderinvoer nog worden gewijzigd;
• Klik op de tab Verzending (vanaf versie Artikelen) en leg de vervoerders
en colli vast die u bij de orderinvoer wilt kunnen selecteren;
• Klik op de tab Vrije rubrieken. U kunt hier extra invoervelden vastleggen;
• Klik op de tab Orderregels; hierin legt u de defaults vast van de orderregelgegevens:
• Klik op de tab Facturering (vanaf versie Artikelen: Levering/facturering); in
deze tabkaart legt u de instellingen vast inzake de facturering en ‑ vanaf
versie Artikelen ‑ de levering;
• Klik op de tab Documenten. De gegevens in deze tabkaart zijn van belang bij het afdrukken van de orderdocumenten, dus de orderbevestiging,
de proformanota, de factuur, de acceptgiro en (vanaf versie Artikelen), de
pakbon;
• Klik op de tabs Boekingen Facturering en (vanaf versie Artikelen) Boekingen levering en vul hier de gegevens in die King nodig heeft om de
Verkopen pagina 99
facturering en de levering in de financiële administratie te verwerken. In
de tabkaart Boekingen levering kunt u eventueel instellen, dat de levering
plaatsvindt tegelijk met de facturering;
• Klik op de knop Sluiten om dit programma weer te verlaten.
5.1.6 Instellingen debiteuren
Per debiteur kunt u instellen in welk formaat de orderdocumenten (order
bevestiging, factuur, pakbon, proformanota) moeten worden aangemaakt. De
factuur bijvoorbeeld op papier én in bestandsvorm, de pakbon alleen op papier, enz. Wordt een document afgedrukt als bestand, dan kunt u het eventueel
via e-mail verzenden naar de debiteur (zie bladzijde 164-167 voor meer informatie). Als u dat wilt, dan vult u bij E-mail aan de ontvanger(s) van de e-mail in:
In eerste instantie is het programma zo ingesteld, dat elk orderdocument op
papier wordt afgedrukt. U kunt deze instelling per debiteur wijzigen met programma Debiteuren > Debiteuren, knop Wijzigen, tabkaart Documenten. Raadpleeg de help voor de mogelijkheden.
5.1.7 Vaste gegevens artikelen (vanaf King Artikelen)
Voordat u artikelen invoert, kunt u het beste de bijbehorende vaste gegevens
vastleggen. Dit kan u bij het invoeren van artikelen dubbel werk besparen.
• Kies in hoofdmenu Artikelen voor Vaste gegevens artikelen;
• In de tabkaarten Defaults algemeen en Defaults prijzen kunt u de defaults
vastleggen, die bij het invoeren van de artikelen gebruikt worden. Als u
van de artikelen afbeeldingen wilt bijhouden, dient u op de tabkaart Defaults algemeen de map te selecteren waarin die bestanden staan.
pagina 100 Verkopen
• In tabkaart Prijsafrondingen kunt u zorgen voor de juiste afronding en
‘psychologische’ prijzen (raadpleeg eventueel het helpscherm). De prijs
afrondingen worden gebruikt bij het automatisch berekenen van prijzen;
• Op de tabkaart Vrije rubrieken kunt u eventueel extra invoervelden voor
de artikelen aanmaken;
• Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten.
5.1.8 Artikelen (vanaf King Artikelen)
Vervolgens kunt u de artikelen gaan invoeren:
• Kies in hoofdmenu Artikelen voor programma Artikelen;
• Vul het artikelnummer, de zoekcode en de omschrijving in. Met F9 kunt
u een nieuw artikelnummer genereren (indien mogelijk), op basis van het
hoogste artikelnummer +1. Tip: denk van tevoren goed na over de artikelnummering die u wilt gaan gebruiken! Het artikelnummer kan achteraf
namelijk niet worden gewijzigd;
• Vul de overige artikelgegevens in op de tabkaarten Algemeen, Omschrijvingen, EAN-codes, Inkoop, Voorraad, Extra, Afbeelding, Vrije rubrieken,
Partijen, Serienummers, Volgartikelen en Opmerkingen (het aantal tabkaarten is afhankelijk van uw licentie). Enkele aandachtspunten:
• De boekwaarde van de voorraad het artikel wordt berekend op basis
van de kostprijs (vaste verrekenprijs of VVP) van het artikel (vanaf
versie Logistiek);
• Met de standaardversies van King kunt u per artikel één leverancier
bijhouden (en dat is dan de standaardleverancier). Mét de optie
‘Meerdere leveranciers’ kunt u niet alleen meer leveranciers per artikel bijhouden, maar ook meer inkoopeenheden per leverancier per
artikel;
• Voor een correcte besteladvieslijst is het belangrijk dat u de minimumvoorraad en eventueel de maximumvoorraad van het artikel juist
invoert (vanaf versie Logistiek):
Verkopen pagina 101
• Klik op de knop Toevoegen om het volgende artikel aan te maken, anders op de knop Sluiten.
Tip: u kunt een artikel kopiëren inclusief alle stamgegevens, via menupunt Muteren > Kopiëren naar...
5.1.9 Vaste gegevens tarieven
Tarieven gebruikt u voor het factureren van (met name) diensten en overige
kosten zoals transport en verzekeringen. Ook bij het invoeren van tarieven kunt
u het beste eerst de bijbehorende vaste gegevens vastleggen:
• Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Vaste gegevens tarieven;
• U kunt hier o.a. de defaults instellen, die gebruikt worden bij het invoeren
van de tarieven. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm;
• Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten.
5.1.10 Tarieven
De tarieven voert u als volgt in:
• Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Tarieven;
• Vul de tariefcode, de zoekcode en de omschrijving in;
• Klik op de tab Instellingen om de overige tariefgegevens in te voeren:
pagina 102 Verkopen
• Klik op de tab Tekst op factuur om per taalcode een Tekst op factuur in te
voeren. Met F9 kunt u de Omschrijving overnemen;
• Klik op de knop Toevoegen om nog een tarief aan te maken, anders op
de knop Sluiten.
5.1.11 Tekstblokken
Standaardteksten die u vaak gebruikt, zoals “Vriendelijk dank voor uw bestelling”, kunt u opnemen in een ‘tekstblok’ zodat u ze maar éénmaal hoeft in te
voeren. U hoeft dan alleen naar het betreffende tekstblok te verwijzen. Tekstblokken kunt u opnemen in de verkooporder. Standaardteksten die u altijd
gebruikt, kunt u het beste opnemen in de layouts zelf. Het vastleggen van de
tekstblokken verloopt als volgt:
• Selecteer in hoofdmenu Stamgegevens programma Tekstblokken;
• Vul de code en de omschrijving van het tekstblok in;
• Vervolgens voert u per taalcode de betreffende tekst in;
• Klik op de knop Toevoegen om nog een tekstblok in te voeren, anders
op de knop Sluiten.
Verkopen pagina 103
5.1.12 Prijsafspraken (King Logistiek of met optie Prijsafspraken)
In King kunt u afwijkende prijzen vastleggen voor een combinatie van debiteur/debiteurgroep en artikel/opbrengstgroep. Per prijsafspraak kunnen een
afwijkende prijs én een afwijkend kortingspercentage/kortingsbedrag worden
opgegeven. Bij het invoeren van de orders worden dan de volgende gegevens
gebruikt:
• Bruto-prijs: de opgeslagen afwijkende prijs, en als de prijsafspraak geen
afwijkende prijs bevat maar alleen een afwijkende korting, dan de standaard-artikelprijs;
• Korting 1: het kortingsbedrag of kortingspercentage zoals dat in de prijsafspraak is opgeslagen. In de prijsafspraak wordt de korting altijd opgeslagen, ook als die niet afwijkend is. Korting 2 blijft in de prijsafspraken
buiten beschouwing. Tip: met de optie Staffelkortingen kunt u ook een
staffelkorting in de prijsafspraak opnemen!
Bij het vaststellen van de prijs van een bepaald artikel voor een bepaalde debiteur wordt uitgegaan van de volgende rangorde (van hoog naar laag):
1. Prijsafspraak debiteur/artikel; en als die er niet is:
2. Prijsafspraak debiteur/opbrengstgroep; en als die er niet is:
pagina 104 Verkopen
3. Prijsafspraak debiteurgroep/artikel; en als die er niet is:
4. Prijsafspraak debiteurgroep/opbrengstgroep; en als die er niet is:
5. De standaard-artikelprijs (incl. standaardkorting), de verkoopprijs die is
vastgelegd in programma Artikelen.
Er wordt altijd maar één prijsafspraak/korting gebruikt, dus geen combinatie
van prijsafspraken. De prijsafspraak met de hoogste prioriteit wordt gebruikt bij
het invoeren van een order of het afdrukken van de prijslijst per debiteur(groep)
(via Artikelen > Afdrukken prijslijsten).
De prijsafspraken kunt u inzien, muteren en afdrukken via menupunt Artikelen
> Prijsafspraken. Maar u kunt de prijsafspraken ook vastleggen tijdens het invoeren van de verkooporders (zie bladzijde 118).
5.2
INSTELLEN LAYOUTS
In King is de layout van de etiketten, aanmaningen, facturen, pakbonnen, bestelbrieven, enz., vrij instelbaar. Het layout-programma van King biedt echter
zóveel mogelijkheden, dat het niet raadzaam is om direct te beginnen met het
opzetten van bijvoorbeeld een nieuwe factuur-layout. Vaak zult u kunnen volstaan met het aanpassen van één van de meegeleverde layouts.
Dit hoofdstuk behandelt de basisprincipes van het layout-programma. Eerst
wordt uitgelegd hoe u zelf een eenvoudige layout kunt maken. Daarna komt
het aanpassen van een meer complexe layout aan bod.
5.2.1 Het instellen van een eenvoudige layout
Als voorbeeld van een eenvoudige layout is hier voor het etiket gekozen. Er
moet een etiket-layout gemaakt worden met daarop het adres en daaronder
de bijbehorende KIX-code. U kunt dan het beste de volgende procedure volgen:
• Selecteer het etiket-layout-programma. U kunt dat vinden in hoofdmenu
Debiteuren > Afdrukken debiteuren > Instellen etiket-layout debiteuren. U
krijgt dan een zoekvenster te zien met de beschikbare etiket-layouts;
• Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe layout aan te maken. U komt
nu in het layout-programma (hierover later meer);
Verkopen pagina 105
• Vul bovenaan op het scherm alvast de code en de omschrijving van uw
etiket-layout in. Dan wordt uw layout bij het verlaten van dit venster
voortaan opgeslagen;
• Vervolgens kunt u de pagina-instelling van het etikettenvel vastleggen.
Dat doet u door in menu Bestand te kiezen voor Pagina-instelling. U komt
dan in het venster Pagina-instelling;
• Klik op de tab Papierformaat als in uw situatie de etiketten niet op een
A4-vel zitten. U kunt daar dan het door u gebruikte papierformaat instellen;
• Klik op de tab Papierinvoer als u voor de etiketten bijv. een afwijkende
papierlade gebruikt;
• Bevat uw etikettenpapier meerdere kolommen met etiketten, klik dan op
de tab Opmaak. U kunt daar het aantal kolommen instellen. Via de rubrieken Kolombreedte en Kolomposities regelt u de linker en rechter marge
en de tussenruimte tussen de kolommen;
• Ten slotte klikt u op de tab Marges om de bovenmarge en eventueel de
ondermarge in te stellen:
• Klik op Akkoord om de Pagina-instelling af te sluiten;
• Nu kunt u de tabkaart Instellen eens wat beter gaan bekijken. Onder de
werkbalken ziet u enkele witte ‘blokken’ met een grijze onderrand. In die
grijze rand staat de naam van het blok. Elk blok vertegenwoordigt een
onderdeel van één bladzijde: bovenaan de Koptekst, dan het Details-blok
en onderaan de Voettekst.
pagina 106 Verkopen
Belangrijk: de Koptekst en de Voettekst worden op elke bladzijde éénmaal afgedrukt. Het Details-blok daarentegen wordt, afhankelijk van
de hoeveelheid gegevens, meermalen per bladzijde afgedrukt. Het
Details-blok is derhalve alleen bestemd voor gegevens die ook meer
malen moeten worden afgedrukt, zoals etiketten of de orderregels van
een factuur. Als u vellen met 16 etiketten gebruikt, hoeft u dus niet 16
maal de etiket-layout vast te leggen. In het Details-blok stelt u de layout
in van één etiket, en dat éne Details-blok wordt dan gewoon 16 keer per
bladzijde afgedrukt. Het Details-blok moet u zien als één etiket, vandaar
dat het Details-blok ook even breed is als één kolom;
• Aangezien op een etikettenvel meestal alleen maar etiketten zitten, zullen bij etiketten de Koptekst en de Voettekst niet gauw worden gebruikt.
Daarom dient u via menu Rapport de Koptekst en Voettekst uit te zetten
door op deze menupunten te klikken;
• Als u de bladzijde hebt ingesteld op meerdere kolommen, dan ziet u dat
boven en onder het Details-blok nog een Kolom-koptekst en een Kolomvoettekst voorkomen:
Die hebt u alleen nodig, als u op elk etiket een koptekst en/of een voet
tekst wilt afdrukken. Is dat bij u niet het geval, dan hoeft u niets te veranderen, want de hoogte van deze blokken is al 0;
• Vervolgens moet u de hoogte van het Details-blok nog instellen. Die
moet namelijk overeenkomen met de hoogte van het etiket. Klik met de
rechtermuisknop ergens in het Details-blok;
• Selecteer in het menu de keuze Vaste hoogte (de etiketten hebben namelijk een vaste hoogte);
Verkopen pagina 107
• Klik weer met de rechtermuisknop in het Details-blok en selecteer nu Posi
tie…;
• Vul in de rubriek Hoogte de etikethoogte in millimeters in. De eventuele
tussenruimte tussen de etiketrijen vult u in bij Ondermarge. Als u de maten in een andere eenheid wilt invoeren, bijvoorbeeld in inches, dan moet
u dat aangeven bij Eenheden in venstermenu Rapport;
• Klik op Akkoord om terug te gaan naar het layout-invoervenster:
• Elke layout moet gekoppeld worden aan de database, dus de King-administratie. Ga naar menu Rapport en klik op Database…. U krijgt dan een
venster te zien met een aantal ‘datakanalen’:
• In de keuzelijst klikt u op Etiketgegevens. Daarna klikt u op Akkoord;
• Nu kunt u gaan instellen welke gegevens afgedrukt moeten worden en
waar die afgedrukt moeten worden. In het layout-programma worden die
gegevens componenten genoemd. Boven de blokken ziet u de werkbalken met de beschikbare componenten:
pagina 108 Verkopen
De componenten in deze werkbalk zijn bestemd voor vaste gegevens:
dus gegevens die op elke bladzijde, elk etiket, enz. hetzelfde zijn. Voor
beelden hiervan zijn uw eigen adresgegevens, het logo van uw bedrijf,
enz. Voor de etiket-layout is een andere groep componenten belangrijker.
U vindt die in de volgende werkbalk:
Deze componenten zijn bestemd voor gegevens die uit de King-administratie komen (dus uit de database). Bijvoorbeeld de adressen van debiteuren, de regels van een order, enz. De volgende twee componenten
zijn voor de etiket-layout het belangrijkst:
• component DBTekstregel is bestemd voor tekst die niet langer is dan
één regel;
• component DBMemo is bestemd voor tekst die uit meer regels bestaat of kan bestaan.
• In dit voorbeeld moeten op het etiket adressen worden afgedrukt. Het is
het gemakkelijkst om hiervoor het NAW-blok te gebruiken. Omdat dat
een tekst is die uit meer regels bestaat, klikt u op de knop DBMemo;
• Vervolgens beweegt u de muisaanwijzer naar de plaats waar deze component moet komen. Dat doet u door te klikken op de positie waar u de
linkerbovenhoek van deze component wilt hebben, dus bijvoorbeeld op
positie 30/5:
• Als u de positie van deze component precies wilt instellen, dan moet u
met de rechtermuisknop op de component klikken en in het menu dat
daarop verschijnt Positie… kiezen. Vervolgens kunt u in de rubrieken
Boven en Links de positie tot op de duizendste millimeter nauwkeurig
opgeven;
• U hebt nu alleen nog maar aangegeven dat er op het etiket een tekst van
meerdere regels afgedrukt moet worden. Nu moet u nog instellen welke
tekst dat moet zijn. Klik op de component en u ziet deze werkbalk:
Verkopen pagina 109
Links ziet u het datakanaal (de gegevensgroep) waaruit u een selectie
kunt maken. In ons voorbeeld is dat Etiketgegevens;
• Daarna selecteert u in de rechter keuzelijst het NAW-blok. Deze werkbalk
ziet er dan dus zo uit:
• Onder het adresblok moet de KIX-code worden afgedrukt. Die is maar
één regel groot, dus u klikt op component DBTekstregel;
• Plaats de component onder het NAW-blok (op dezelfde manier als u de
eerste component in de layout hebt opgenomen). Met de hulplijnen kunt
u de component gemakkelijk uitlijnen op het NAW-blok:
• Vervolgens geeft u aan welke informatie hierin moet worden afgedrukt. In
de keuzelijst selecteert u KIX-code:
• Klik op de zojuist geplaatste component en selecteer in één van de werkbalken het lettertype KIX Barcode (dit lettertype wordt meegeleverd met
King):
• Het veld blijkt te klein voor de KIX-code. Om dat te verhelpen klikt u met
de rechtermuisknop op de component en kiest u in het menu voor Auto
matische grootte. De afmetingen van de component worden dan automatisch aangepast aan de inhoud. De etiket-layout is nu gereed!
5.2.2
Aanpassen van een meer complexe layout
Een goed voorbeeld van een meer complexe layout is de factuur-layout. In
deze handleiding komt alleen het aanpassen van een bestaande factuur-layout
pagina 110 Verkopen
aan de orde. Voor een gedetailleerde instructie over het opzetten van een
factuur-layout kunt u terecht in het King-helpsysteem.
Het programma om de factuur-layout in te stellen kunt u vinden door in hoofdmenu Verkopen naar Instellen layouts te gaan en dan te kiezen voor Instellen
factuur-layout. U komt dan in het zoekvenster met de beschikbare factuur-layouts.
Om een meegeleverde layout aan te kunnen passen, moet u die layout (bijv.
layout 900) eerst kopiëren (met de knop Kopiëren). U krijgt dan een kopie van
deze factuur-layout op het scherm. Vul het layoutnummer en de omschrijving
in en u kunt verder werken in deze kopie.
Wijzigen van vaste tekst
Vaste tekst is tekst die voor elke factuur hetzelfde is. Een voorbeeld hiervan is
de tekst ‘Factuurnummer:’ die vóór het factuurnummer staat. Die tekst wordt
op elke factuur afgedrukt, terwijl het factuurnummer
zelf een variabele is die voor elke factuur anders is.
Stel dat u de vaste tekst Pagina bovenaan in de layout wilt vervangen door Bladzijde:
• Klik op deze component, dus met de vaste tekst
‘Pagina’. In één van de werkbalken ziet u dezelfde tekst verschijnen:
• Klik in deze werkbalk en wijzig de tekst.
Een memoveld met vaste tekst (dus een tekstveld met meerdere regels) kunt
u beter op een andere manier wijzigen. U klikt met de rechtermuisknop op het
memoveld dat u wilt aanpassen. In het menu dat dan verschijnt, kiest u Tekst
wijzigen.... U komt dan in een apart venster, waarin u de tekst kunt muteren.
Componenten verplaatsen
Een component kan worden verschoven door erop te klikken, vervolgens de
Ctrl-toets in de drukken en terwijl u die ingedrukt houdt, de pijltjestoetsen te
gebruiken. De precieze positie van een component is ook in te stellen via zijn
muismenu (zie bladzijde 111).
Componenten uitlijnen
Componenten kunt u gemakkelijk uitlijnen met behulp van een speciale werkbalk. U kunt die opvragen door in venstermenu Weergeven naar Werkbalken te
gaan en dan werkbalk Uitlijning en Tussenruimte te selecteren:
Verkopen pagina 111
Van links naar rechts betekenen deze knoppen ‘links uitlijnen’, ‘verticaal centreren’, ‘rechts uitlijnen’; ‘uitlijnen op de bovenrand’, ‘horizontaal centreren’ en
‘uitlijnen op de onderrand’. Met de volgende twee knoppen zorgt u voor een
gelijke tussenruimte tussen componenten, en met de laatste twee zet u de
componenten in het midden van het blok.
Voordat u één van deze knoppen gebruikt, moet u aangeven welke componenten uitgelijnd moeten worden. U doet dat door op die componenten te
klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. De componenten worden uitgelijnd op de component die u het eerste selecteert. Bij ‘uitlijnen op de onderrand’ is de procedure dus:
1. uitgangssituatie
2. selecteren
Hoogte en positie van de blokken
3. knop
4. uitgelijnd!
De afdrukpositie en de hoogte van de blokken kunt u instellen door met de
rechtermuisknop op een lege plaats in het blok te klikken en in het menu dat
dan verschijnt voor Positie… te kiezen:
De Hoogte is de hoogte van het blok.
De Ondermarge de tussenruimte tussen
dit blok en het blok daaronder. Deze instelling is alleen van belang als dit blok
geen vaste hoogte heeft en/of bij het
blok daaronder geen Afdrukpositie is ingevuld. De Afdrukpositie is de plaats waar
dit blok moet beginnen, berekend vanaf de bovenrand van het papier. Vul hier
0 in als de beginpositie van dit blok afhankelijk moet zijn van het blok erboven.
Extra blokken
Was bij de etiket-layout één blok voldoende, een factuur-layout heeft aan de
drie blokken niet genoeg! In deze layout zult u daarom ook de blokken Titel en
Samenvatting aantreffen (u kunt die blokken aan- en uitzetten in het Rapportmenu). Het Titel-blok wordt aan het begin van het document afgedrukt en
bevat de algemene factuurgegevens: de datum, het factuurnummer, enz. Het
Samenvatting-blok komt aan het einde van het document; daarin worden de
factuurtotalen afgedrukt. Het verschil met de Koptekst en Voettekst is, dat de
Koptekst en Voettekst op elke bladzijde worden afgedrukt, terwijl de Titel bovenaan op de eerste bladzijde wordt afgedrukt en de Samenvatting onderaan
pagina 112 Verkopen
op de laatste bladzijde. Vandaar dat het factuurtotaal niet in het Voettekst-blok
is opgenomen, maar in de Samenvatting.
Houd er rekening mee dat alle gegevens in het Details-blok meermalen (kunnen) worden afgedrukt. In de factuur-layout staan in het Details-blok de orderregels. De kopjes boven de orderregels moet u dus niet in het Details-blok
zetten (want dan worden ze boven elke orderregel afgedrukt), en ook niet in
het Titel-blok (want dan worden ze alleen op de eerste bladzijde afgedrukt),
maar in de Koptekst (want die wordt op elke bladzijde afgedrukt, boven de
orderregels):
Subrapporten
Een subrapport hebt u nodig:
• Als in het Details-blok een onderverdeling moet worden afgedrukt met
meerdere niveau’s, bijvoorbeeld per factuur meerdere orders, en per order weer alle orderregels. De orders neemt u dan op in het Details-blok,
maar voor de orderregels hebt u een subrapport nodig;
• Als in een ander blok repeterende gegevens moeten worden afgedrukt,
bijvoorbeeld de BTW-bedragen in het totaalgedeelte van de factuur.
Deze BTW-regels moeten in een subrapport worden opgenomen, omdat
op een factuur meer dan één BTW-percentage afgedrukt moet kunnen
worden.
In de factuur-layout kan het Details-blok er bijvoorbeeld zo uit zien:
Het ordernummer en de orderreferentie staan in het Details-blok, maar voor
de orderregels en de ‘extra regel’ (de orderkorting) is een subrapport gebruikt.
Deze subrapporten zijn opgenomen in het Details-blok, want ze moeten voor
elke order worden afgedrukt.
De inhoud van de subrapporten Regelgegevens en OrderExtraRegel kunt u
hier niet zien: elk subrapport is namelijk een apart blad, met grotendeels dezelfde mogelijkheden als het hoofdrapport. Het subrapport kunt u benaderen
door onderaan op de betreffende tab te klikken:
Verkopen pagina 113
Klik op de tab Regelgegevens om de inhoud van dit subrapport in te zien:
Elke keer dat het Details-blok wordt afgedrukt, wordt ook het subrapport Regelgegevens opgeroepen. Dit subrapport staat immers in het Details-blok.
Dit subrapport wordt pas verlaten als alle regels van die order afgedrukt zijn.
Daarna wordt het subrapport OrderExtraRegel aangeroepen en worden alle
extra regels van die order afgedrukt. Als op die manier het hele Details-blok is
afgehandeld, wordt het Details-blok opnieuw doorlopen, nu voor de volgende
order van deze factuur.
In de Samenvatting is ook een subrapport opgenomen, namelijk BTWregels:
Voor elk gebruikt BTW-percentage moet het BTW-bedrag worden vermeld.
Omdat het aantal BTW-percentages per order kan verschillen en de BTW-bedragen niet in het Details-blok ondergebracht kunnen worden, hebt u hiervoor
een apart subrapport nodig.
Een subrapport kan op verschillende manieren worden afgedrukt. U kunt uw
keuze maken door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op de subrapport-component te klikken. Kies Vast als u voorbedrukte formulieren gebruikt
en het subrapport op een vaste plaats moet worden afgedrukt. In de overige
gevallen kunt u Variabel selecteren (het Samenvatting-blok moet dan wel een
dynamische hoogte hebben!).
De positie van het subrapport kunt u instellen door in het hoofdrapport met de
rechtermuisknop op het subrapport te klikken en dan voor Positie... te kiezen.
In de rubrieken Ondermarge en Bovenmarge kunt u een eventuele tussen-
pagina 114 Verkopen
ruimte onder en boven het subrapport instellen. Bij Stoppositie geeft u aan tot
welke positie het subrapport mag doorlopen.
Bedragen in valuta
Bij bedragvelden kunt u zelf aangeven in welke valuta het bedrag moet worden
afgedrukt. Klik met de rechtermuisknop op het veld en kies in het menu voor
Valuta.... U krijgt dan een venster te zien met in een keuzelijst alle mogelijkheden. Kies de gewenste valuta of anders Geen conversie als het bedrag in de
oorspronkelijke valuta moet worden weergegeven.
Systeemvariabelen
Een systeemvariabele is een component die bestemd is voor variabelen die
niet uit de administratie zijn te halen. Bijvoorbeeld: de datum van vandaag of
het bladzijdenummer. U kunt deze component selecteren met de knop in de
werkbalk met de Standaardcomponenten. Vervolgens selecteert u in één van
de andere werkbalken welke systeemvariabele u hebben wilt:
Rekenvelden
Als u bij een databasecomponent van de soort DBTekst via het muismenu voor
Berekeningen... kiest, dan krijgt u een venster te zien, waarin u een rekenkundige formule kunt invoeren. Allerlei toepassingen zijn te bedenken: op de factuur
het bedrag dat op de G-rekening moet worden geboekt, op de aanmaning de
verschuldigde rente, enz. In combinatie met de vrije rubrieken van de debiteuren, crediteuren, relaties en artikelen bieden de rekenvelden u tal van mogelijk
heden om de standaardfunctionaliteit van King zelf uit te breiden!
Meer weten?
Het Quadrant Trainingcenter biedt ook workshops aan voor gebruikers die
meer willen weten over het instellen van layouts in King. Kijk voor meer informatie op www.king.eu, Support, Trainingen.
5.3
OFFERTES
Vanaf King versie Logistiek of met de optie Offertes kunt u offertes aanmaken
en omzetten naar een verkooporder. De werkwijze is als volgt:
• Ga naar programma Verkopen > Offertes > Vaste gegevens offertes en vul
de vaste gegevens in;
Verkopen pagina 115
• Vervolgens kunt u via Verkopen > Offertes > Offertes met de knop Toevoegen een offerte toevoegen;
• Vul eerst de algemene gegevens in en daarna op de tabkaart Versie 1 de
offerteregels. U kunt een artikelregel, tariefregel, tekstregel, kortingregel
of inruilregel toevoegen door op de betreffende knop te klikken of door
de knop naar de gewenste positie te slepen. De regel kunt u vervolgens
invoeren in het onderdeel Regelgegevens;
• In het groepsvak Status kun u de status van de offerteversie aanpassen.
Een offerteversie heeft de status Concept, Goedgekeurd, Uitgebracht,
Geaccepteerd of Vervallen;
• Met Ctrl+N kunt u een nieuwe versie aan deze offerte toevoegen. U kunt
via de knoppen bovenaan op de tabkaart ook een versie kopiëren naar
een nieuwe versie of naar een nieuwe offerte. Via het zoekvenster Verko
pagina 116 Verkopen
> Offertes > Offerteversies krijgt u een overzicht van alle offerteversies;
• De totalen en de marge van de versie kunt u inzien in het onderdeel
Totalen op de betreffende tabkaart (klik op
om het onderdeel te
openen):
pen
• Klik op Afdrukken bovenaan op de tabkaart om de betreffende versie
van de offerte af te drukken. Dat kan alleen als de offerteversie de status
Goedgekeurd heeft;
• Heeft de debiteur of relatie de offerte geaccepteerd, dan geeft u de
betreffende versie de status Geaccepteerd. De offerte krijgt dan de status
Geaccepteerd en wordt automatisch omgezet naar een verkooporder
in King. Is de offerte gekoppeld aan een relatie, dan wordt die relatie
automatisch gekopieerd naar het debiteurenbestand. Is de offerte wel
afgehandeld maar niet geaccepteerd, dan moet u de offerte zelf de status
Vervallen geven. Alle versies van die offerte krijgen dan automatisch ook
de status Vervallen.
5.4
INVOEREN ORDERS
5.4.1 Nieuwe order invoeren
Wanneer de vaste gegevens, artikelen, tarieven en tekstblokken zijn ingevoerd,
kunt u met de orderinvoer beginnen:
• Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Invoeren orders;
• Wijs in het zoekvenster de debiteur aan voor wie de order bestemd is en
klik op Selecteren (of op Toevoegen als die debiteur nog niet bestaat);
• U komt nu in het orderinvoer-venster.
Verkopen pagina 117
Bovenaan staan de debiteurgegevens en daaronder de algemene order
gegevens. De defaults van deze algemene ordergegevens kunt u instellen
bij de ordergegevens van de debiteur en bij de Vaste gegevens orders/fac
turering (tabkaart Order-defaults, zie bladzijde 98);
• Klik op de tab Vaste gegevens als u de vaste gegevens wilt wijzigen of als
die nog niet volledig zijn ingevuld;
• Klik op de tab Orderregel;
• Klik vervolgens op de knop Toevoegen (die rechts op de tabkaart staat).
Enkele belangrijke invoervelden worden nu toegelicht; voor meer informatie kunt u terecht in het helpvenster:
• Soort; hier geeft u aan of u een artikelregel wilt invoeren (vanaf King
Artikelen), een tariefregel of een tekstregel;
• Aantal besteld; bij tarieven die niet met aantallen werken, kunt u
deze rubriek leeg laten, in dat geval rekent het programma met een
aantal van 1, maar op de documenten wordt geen aantal afgedrukt;
• Kostprijs, de kostprijs van het artikel kunt u wijzigen als u dat bij het
artikel zo instelt (tabkaart Extra). U zult deze mogelijkheid gebruiken
bij eenmalige artikelen of bij artikelen waarvan de kostprijs pas bekend is na het invoeren van de order;
pagina 118 Verkopen
•
Prijs; de verkoopprijs van het artikel/tarief in de valuta van de order (zoals ingesteld op de tabkaart Vaste gegevens). Of deze prijs
exclusief of inclusief BTW is, is afhankelijk van de algemene order
gegevens (weergegeven bij Prijzen, boven de tabkaarten). Vanaf King
Logistiek of met de optie Prijsafspraken wordt achter het invoerveld
een sterretje weergegeven als de prijs/korting afwijkt van de standaardprijs van het artikel: een zwart sterretje als het gaat om een al
bestaande prijsafspraak, en een rood sterretje als u de default-prijs
zelf wijzigt;
•
Korting 1; vanaf King Logistiek of met de optie Prijsafspraken kunt u
een afwijkende korting opslaan in een prijsafspraak voor deze debiteur;
Deze levering; vanaf versie Artikelen kunt u een deellevering doen
door het aantal Deze levering te verlagen. Het resterende aantal
komt dan In backorder te staan. Deelleveringen zijn alleen toegestaan als dat zo is ingesteld in de tabkaart Vaste gegevens van de
order. Met de optie Directe inkopen kunt u ook directe inkopen en
directe leveringen verwerken in King;
•
•
•
Gereserveerd; bij het goedkeuren van de order worden de artikelen
automatisch gereserveerd (vanaf versie Artikelen). Als u de goederen
vóór de goedkeuring al wilt reserveren, dan kunt u het te reserveren
aantal kiezen in de rubriek Gereserveerd;
Nu te factureren; u kunt een deelfacturering doen door het aantal Nu
te factureren te verlagen (vanaf King Artikelen). Na de eerstvolgende
facturering blijft de order open staan voor het nog te factureren
aantal.
Tip: beschikt u over Factuurhistorie, dan kunt u met de knop Historie… (rechts op de tabkaart) orderregels overnemen uit historische
orders. Dat is alleen mogelijk als de order nog niet is goedgekeurd.
Verkopen pagina 119
• Klik op de knop Opslaan, op Toevoegen of op Tussenvoegen om de
volgende orderregel aan te maken, of anders op de knop Sluiten om de
order af te sluiten.
• Let ook op de orderstatus in de tabkaart Status. Een order kan pas worden gefactureerd, als die is Vrijgegeven voor facturering, en pas geleverd,
als die is Vrijgegeven voor levering!
5.4.2 Bestaande order wijzigen
• Kies in hoofdmenu Verkopen voor Openstaande orders of voor Openstaande
orders per debiteur. In dit venster kunt u de orderstatus wijzigen;
• Zoek de order op en klik op Wijzigen;
• Vervolgens hebt u dezelfde mogelijkheden als bij het invoeren van een
nieuwe order.
5.4.3 Contante verkopen verwerken
In King kunt u ook contante betalingen van een factuur direct verwerken. U
moet dan wel in Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen facturering, een grootboekrekening invullen in invoerveld Contante betaling boeken
op:
In programma Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen levering,
kunt u instellen dat tegelijk met de directe verkoop ook de levering moet
plaatsvinden. Het verwerken van een contante betaling gaat als volgt.
pagina 120 Verkopen
• Voer de order in zoals hierboven is aangegeven. Het afdrukken van een
factuur kan in King namelijk uitsluitend op basis van een order;
• Zorg ervoor, dat de order is Vrijgegeven voor facturering (in te stellen op
de tabkaart Orderstatus);
• Klik op de knop Afdrukken onderaan op het venster en kies voor Directe
factuur... (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+F). U krijgt nu een apart
venster te zien. Afhankelijk van de betalingsconditie van de debiteur kunt
u daarin wel of geen betaling invoeren. Als u het venster te zien krijgt
waarin u geen betaling kunt invoeren, dan kan via de knop Betaling de
andere variant worden weergegeven. Kunt u wel een betaling invoeren
maar is die niet van toepassing, dan voert u gewoon een nul-bedrag in als
betaling;
• Vul bij Betaling het bedrag in dat de klant nu betaalt. Als het betaalde bedrag afwijkt van het factuurbedrag, kunt u rechts op het venster aangeven
of het verschil afgeboekt moet worden, of dat het hier een deelbetaling
betreft en dus het nog te betalen bedrag als openstaande post moet
blijven staan:
• Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken
om de factuur (en eventueel de pakbon) af te drukken; King maakt dan
automatisch een openstaande post aan en boekt die voor het betaalde
bedrag meteen weer af;
• In dit venster kunt u zien, welke boekingsgang naar aanleiding van de
contante verkoop is aangemaakt:
• Als u dit venster afsluit, wordt ook deze boekingsgang afgesloten en
wordt voor de volgende directe factuur weer een nieuwe boekingsgang
Verkopen pagina 121
aangemaakt. U kunt daarom het beste dit venster open laten staan totdat
u King afsluit, zodat alle contante betalingen die u tot op dat moment
hebt verwerkt, in één boekingsgang komen te staan.
5.5
VERZAMELLIJST (VANAF KING LOGISTIEK)
In veel bedrijven zal de verkoper na het invoeren van de order niet zelf naar
het magazijn lopen om de te leveren artikelen te verzamelen, maar wordt dit
overgelaten aan een magazijnmedewerker. Om dit proces in goede banen te
leiden, kunt u gebruik maken van de verzamellijst (of magazijn-picklist). De
procedure is als volgt:
Stap 1: invoeren van de verkooporder
Deze stap is beschreven in de vorige paragraaf. Extra aandachtspunt:
In de tabkaart Vaste gegevens van de order geeft u aan dat de verzamellijst
verplicht is:
De default-waarde van deze rubriek kunt u instellen in de Vaste
ders/facturering, tabkaart Order-defaults.
gegevens or
Stap 2: afdrukken van de verzamellijst
• Zorg ervoor dat de verkooporder de status Vrijgegeven voor verzamellijst
heeft (zie tabkaart Status);
• Druk de verzamellijst af via programma Verkopen > Afdrukken verzamellijs
ten. De verzamellijst kan worden afgedrukt per order of per magazijnlocatie. Bij de afdruk per magazijnlocatie hoeft u maar één keer het magazijn
door om alle artikelen te verzamelen, maar daarna moet u nog uitzoeken
welk artikel bij welke order hoort;
• Nadat de verzamellijst is afgedrukt, krijgt de order automatisch de status
Verzamellijst afgedrukt. Bij het afdrukken van verzamellijsten blijven de
orders met deze status buiten beschouwing. Dit om te voorkomen dat
een order meer dan één keer verzameld wordt.
Stap 3: verzamelen van de goederen
De magazijnmedewerker gebruikt deze lijst om de te leveren goederen uit het
magazijn te halen. Wijkt de magazijnmedewerker af van de lijst (bijvoorbeeld
omdat de voorraad onvoldoende blijkt te zijn), dan noteert de magazijnmedewerker dat op de lijst. Alle afwijkende aantallen moeten worden genoteerd.
pagina 122 Verkopen
Stap 4: verwerken van de verzamellijst
De correcties op de verzamellijst worden vervolgens in de verkooporder verwerkt met programma Verkopen > Verwerken verzamellijsten, zodat deze de
juiste aantallen bevat.
Stel dat één van drie monitoren die op voorraad zijn tijdens het verzamelen
sneuvelt. U kunt er dus maar twee leveren. Deze wijziging is op de verzamellijst
aangegeven; nu moet die nog in de verkooporder worden verwerkt. U selecteert daarom de betreffende orderregel, zet het aantal Deze levering op 2:
Het aantal In backorder wordt dan automatisch met 1 verhoogd. Nadat de
verzamellijst volledig in de order is verwerkt, geeft u de order de status Verzamellijst verwerkt:
Vergeet niet om de gesneuvelde monitor via een voorraadcorrectie (zie bladzijde 151-153) van de voorraad af te boeken!
Stap 5: levering
Ten slotte kan de order worden vrijgegeven voor levering. Bij de levering wordt
de voorraad nu correct afgeboekt en uw voorraadadministratie bevat de juiste
informatie.
Verkopen pagina 123
5.6
LEVERING (VANAF KING ARTIKELEN)
Het uitleveren van goederen kan vóór of ná of tegelijk met de facturering
plaatsvinden. De levering dient in King te worden geregistreerd: de voorraad
moet worden bijgewerkt en in de order wordt bijgehouden hoeveel van die
order al is geleverd. De order wordt pas verwijderd als die geheel is gefactureerd én geleverd. In programma Vaste gegevens orders/facturering (bladzijde
99) kunt u instellen of bij de levering ook een pakbon moet worden afgedrukt.
5.6.1 Levering
Om de levering in King te registreren en eventueel een pakbon af te drukken,
dient u als volgt te werk te gaan:
• Als het afdrukken van een orderbevestiging verplicht is vóór levering, dan
moet uiteraard eerst de orderbevestiging zijn afgedrukt. Hetzelfde geldt
voor de verzamellijst;
• Zorg ervoor dat de orders die u wilt leveren, de status Vrijgegeven voor
levering hebben;
pagina 124 Verkopen
• Ga in hoofdmenu Verkopen naar programma Leveren. Wilt u één order
leveren, dan kunt u het programma Leveren ook vanuit Invoeren orders
starten, door op de knop Leveren te klikken;
• Als u alle leverbare orders wilt uitleveren, laat u het vakje Selectie leeg.
Selecteer dit vakje als u slechts een gedeelte wilt leveren. U kunt de
orders dan selecteren op debiteur, ordernummer, magazijn (vanaf King
Logistiek) en order-leverdatum;
• Vul de boekdatum/leverdatum in;
• Geef bij Afdrukken vervolgoverzichten aan welke overzichten moeten
worden afgedrukt;
• Als alles goed is ingevuld (raadpleeg zonodig het helpvenster), dan klikt
u op de knop Verwerken om de uitlevering te starten. Deze verwerking
houdt in:
• De voorraad van het geleverde artikel wordt verlaagd met het geleverde aantal;
• De status van de geleverde serienummers wordt op Geleverd gezet
(alleen bij de optie Serienummers);
• Bij artikelen met een kostprijs wordt een boeking gemaakt om de
voorraadmutatie financieel te verwerken (de boekwaarde van de
voorraad neemt immers af);
• De voorraadmutaties en de verkopen per artikel worden bijgewerkt;
• De aantallen Reeds geleverd en Deze levering in de orderregel worden bijgewerkt;
• Het Aantal gereserveerd van het geleverde artikel wordt verlaagd
met het geleverde aantal;
• De tariefregels en/of tekstregels worden uit de order verwijderd, als
dat zo is ingesteld in programma Vaste gegevens orders/fact ur er ing,
tabkaart Levering/Facturering;
• Orderregels die volledig zijn geleverd en gefactureerd worden verwijderd uit de order. Als de order volledig is geleverd en gefactureerd,
wordt ook de order verwijderd. Beschikt u over de optie Uitleverhistorie, dan blijven de gegevens van de leveringen bewaard en kunt u op
basis daarvan de pakbon (nogmaals) afdrukken;
• Vervolgens worden de gevraagde pakbonnen, verzendetiketten en
overzichten afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of de pakbonnen
goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u die vraag met Nee, dan kunt u
deze opdracht opnieuw afdrukken met programma Diversen > Mis
lukte afdrukopdrachten;
• De voorraadmutatieboekingen worden opgenomen in een voor
lopige boekingsgang, die u na afloop kunt afdrukken, wijzigen of
verwerken (definitief maken).
Verkopen pagina 125
5.6.2 Uitleverhistorie (King Logistiek of optie Uitleverhistorie)
Beschikt u over de optie Uitleverhistorie (standaard in versie Logistiek), dan
kunt u de historische leveringen inzien en de pakbon eventueel opnieuw afdrukken. U vindt programma Uitleverhistorie in hoofdmenu Verkopen:
In eerste instantie worden alle leveringen weergegeven. U kunt ook een bepaalde levering opzoeken op basis van het debiteurnummer, factuurnummer,
uitlevernummer, uitleverdatum, enz. U moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan afsluiten door op de
knop Nu zoeken te klikken.
Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de levering: de
bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels, adresgegevens, vrije rubrieken en verzendgegevens. Het Track & Trace-nummer kunt u hierin nog
wijzigen, de overige gegevens niet. Met de knop Afdrukken kunt u de pakbon
nogmaals afdrukken.
5.7
FACTURERING
De facturering vindt in King altijd plaats op basis van een order. Er zijn twee
manieren om een factuur af te drukken:
pagina 126 Verkopen
5.7.1 Directe facturering
Directe facturering houdt in dat direct na het invoeren van de order de factuur
wordt afgedrukt. Deze functie is in King gecombineerd met het verwerken van
een contante betaling. Wilt u een order wel direct factureren, maar wordt die
factuur niet contant betaald, dan voert u in de rubriek Betaling een nul-bedrag
in.
5.7.2 Batch-facturering
Bij batch-facturering wordt eerst een reeks orders ingevoerd en later gefactureerd. Het factureren van een reeks orders verloopt als volgt:
• Is het afdrukken van een proforma-nota en/of orderbevestiging verplicht
vóór facturering, dan moeten deze documenten afgedrukt zijn;
• Zorg ervoor dat de orders die u wilt factureren, de status Vrijgegeven
voor facturering hebben;
• Start programma Verkopen > Afdrukken facturen;
• Als u niet alle orders wilt factureren, selecteert u het vakje Selectie. U kunt
dan zelf een selectie maken op basis van de debiteuren, de orders en
(vanaf King Logistiek) de magazijnen;
• Vul de boekdatum en de factuurdatum in;
• Als u heel kleine orders nog niet wilt factureren, kunt u dat aangeven bij
Minimale factuurbedrag (alleen bij verzamelfacturen);
Verkopen pagina 127
• Het invoerveld Afdruk met layout laat u leeg als u de instelling in de Vaste
gegevens orders/facturering wilt gebruiken. Vult u hier een layout in, dan
wordt die gebruikt voor alle facturen die op papier moeten worden afgedrukt. Deze instelling is dus niet van invloed op facturen die als bestand
moeten worden opgeslagen;
• Ten slotte kunt u nog aangeven in welke volgorde de facturen afgedrukt
moeten worden;
• Selecteer het vakje Printer selecteren als u voor deze afdruk een andere
printer wilt selecteren dan de default-printer. De defaultprinter is de
printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat wordt
afgedrukt. Alle facturen worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer.
Laat u dit vakje leeg, dan worden de facturen afgedrukt op de printer die
aan de betreffende factuur-layout gekoppeld is. Per layout kan dat een
andere printer zijn;
• Als alles goed is ingesteld, klikt u op de knop Voorbeeld om de facturen
te controleren. U kunt de voorbeeldfacturen op scherm bekijken of vanuit
het voorbeeldscherm een afdruk maken. Let op: facturen die u vanuit het
voorbeeldscherm afdrukt hebben nog geen factuurnummer en kunnen
dus niet naar klanten worden verzonden!
• Zijn de voorbeeldfacturen in orde, dan sluit u het voorbeeldvenster af met
Sluiten. Vervolgens klikt u op de knop Verwerken om de facturering te
starten. De orderaantallen en de omzetten worden bijgewerkt. Er wordt
een voorlopige boekingsgang aangemaakt met de journaalposten van de
facturering. Ten slotte worden de officiële facturen afgedrukt (nu dus mét
factuurnummer);
• Daarna krijgt u de vraag of de facturen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt
u deze vraag met Nee, dan krijgt u het Afdrukverslag op het scherm, waar
u kunt aangeven welke documenten goed zijn afgedrukt en welke niet.
De documenten die niet goed zijn afgedrukt, kunt u later opnieuw versturen met programma Diversen > Mislukte afdrukopdrachten. Als u op deze
pagina 128 Verkopen
vraag met Ja antwoordt, kunnen de facturen niet meer opnieuw worden
afgedrukt (behalve als u beschikt over Factuurhistorie);
• Als de order volledig is gefactureerd en geen artikelregels bevat die nog
geleverd moeten worden, wordt de order automatisch verwijderd. Vervolgens wordt het factureeroverzicht afgedrukt. Als u orders had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijvoorbeeld omdat de order niet was
vrijgegeven), dan kunt u ook nog een lijst van niet-gefactureerde orders
afdrukken;
• Na afloop van de facturering krijgt u het overzicht boekingsgang op het
scherm. Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de facturering.
U kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief
maken).
5.7.3 Factuurhistorie (King Logistiek of met optie Factuurhistorie)
Beschikt u over de optie Factuurhistorie (standaard in versie Logistiek), dan kunt
u de historische facturen inzien en de factuur eventueel opnieuw afdrukken.
Ook hebt u de mogelijkheid om op basis van de historische order een nieuwe
(credit)order aan te maken. U vindt programma Factuurhistorie in hoofdmenu
Verkopen. In eerste instantie worden alle facturen weergegeven. U kunt ook een
bepaalde factuur opzoeken op basis van o.a. het debiteurnummer, het factuur
nummer, het ordernummer en de factuurdatum. U moet dan één of meer van
de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan het zoeken
Verkopen pagina 129
starten door op de knop Nu zoeken te klikken. Met de knop Afdrukken kunt
u de factuur nogmaals afdrukken.
Historische order(regel)s overnemen naar nieuwe order
Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de factuur: de
bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels, adresgegevens, vrije rubrieken en verzendgegevens. Vanuit dit venster kunt u orderregels overnemen
naar een nieuwe order. Dit werkt als volgt:
• Selecteer het vakje Maken van kopie‑ of creditorder toegestaan;
• Als u de hele order wilt overnemen, dan selecteert u het vakje in de
kolom Overnemen bovenaan op het venster. Wilt u niet de hele order
overnemen, dan gaat u naar de tabkaart Orderregels en selecteert u in de
kolom Overnemen de orderregels die u wilt overnemen;
• Vervolgens klikt u op de knop Overnemen… onderaan op het venster. U
krijgt dan een menu met drie keuzes:
• Kopie-orderregels o.b.v. huidige prijzen, de geselecteerde orders/regels
worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order, maar met de
huidige artikelprijzen en kortingen, rekening houdend met de huidige
prijsafspraken voor deze debiteur;
pagina 130 Verkopen
• Kopie-orderregels o.b.v. historische prijzen, de geselecteerde orders/
regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order met de
prijzen en kortingen zoals die in de historische orderregels staan;
• Credit-orderregels o.b.v. historische prijzen, de geselecteerde orders/
regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order. Hierbij
worden de prijzen en kortingen gebruikt zoals die in de historische
orderregels staan, maar dan met negatieve aantallen. Kies hiervoor
als u een creditnota wilt maken;
• Is een nieuwe order aangemaakt, dan krijgt u de vraag of u die order op
het scherm wilt weergeven. Ook als u deze vraag met Ja beantwoordt,
blijft de factuurhistorie open staan.
5.8
BACKORDERS (VANAF KING ARTIKELEN)
Een besteld artikel dat u niet direct kunt of wilt leveren, zet u in backorder (zie
bladzijde 118).
In hoofdmenu Verkopen vindt u menupunt Backorders. Via deze menupunten
kunt u een overzicht inzien en afdrukken van de artikelen die in backorder
staan, eventueel uitgesplitst naar artikel en debiteur.
Vanuit Info backorders per artikel/debiteur kunt u via de knop Ga naar... direct de
bijbehorende orderregel opvragen en muteren.
Via de knop Vrijgeven... of met de sneltoetsen kunt u een of meer backorders
vrijgeven. U hebt dan de volgende mogelijkheden:
• Geselecteerde regel (F6), alleen de geselecteerde backorderregel wordt
vrijgegeven;
• Vanaf geselecteerde regel (F7), de geselecteerde t/m de onderste backorderregel wordt vrijgegeven;
• Alle regels (F8), alle backorderregels van dit artikel worden vrijgegeven.
U krijgt een melding als de beschikbare voorraad ontoereikend is om de betreffende backorder vrij te geven. Kies dan voor:
• Niet vrijgeven om deze backorder niet vrij te geven en door te gaan naar
de volgende backorder;
• Maximaal om de backorder(s) vrij te geven zolang de voorraad voldoende
is. Dat kan betekenen dat een backorder slechts gedeeltelijk kan worden
vrijgegeven en het restant in backorder blijft staan;
• Alles om de backorder(s) toch vrij te geven ongeacht de beschikbare
voorraad;
• Afbreken om deze backorder niet vrij te geven en het vrijgeven te stoppen.
Verkopen pagina 131
Op het moment dat een backorder-artikel bij u binnenkomt, wilt u de betreffende order(regel)s natuurlijk zo snel mogelijk leveren. Daarom geeft programma Magazijnontvangsten u een melding als er een artikel wordt geregistreerd
dat in back-order staat.
Om deze controle op een meer gestructureerde manier uit te voeren, kunt u
een overzicht afdrukken van de leverbare backorders (vanaf King Logistiek). U
vindt deze afdrukken in hoofdmenu Verkopen in submenu Backorders.
Op dit overzicht staan de backorders die geheel of gedeeltelijk geleverd zouden kunnen worden. U kunt het overzicht afdrukken per order of per artikel; in
beide gevallen wordt een uitsplitsing gemaakt naar magazijn.
• Het overzicht per order vermeldt van elke backorderregel in hoeverre de
backorder uitleverbaar is en of de order nu volledig kan worden uitgeleverd;
• Het overzicht per artikel toont alle openstaande backorders van een artikel, die volledig of gedeeltelijk kunnen worden uitgeleverd.
pagina 132 Verkopen
Op beide varianten worden ook de magazijnvoorraad, het aantal in backorder
en het gereserveerde aantal van het backorderartikel afgedrukt. Is de voorraad
niet toereikend voor alle backorders, dan kunt u dus snel bepalen welke backorder de hoogste prioriteit heeft en welke backorder nog even moet wachten.
5.9
CONTRIBUTIE-ORDERS
Het aanmaken en factureren van standaardorders, zoals voor contributies of
abonnementen, kan in King heel gemakkelijk worden gerealiseerd, en wel met
Contributiecodes. U dient dan de volgende werkwijze te volgen:
• Controleer de vaste gegevens van de contributie-orders, en wijzig die
indien nodig, met programma Vaste gegevens contributie-orders. U vindt
dit programma in hoofdmenu Verkopen, onder Contributie-orders;
• Vervolgens stelt u per orderbedrag een aparte contributiecode in met alle
benodigde orderregels, met programma Invoeren contributiec odes. Ook
dit programma vindt u in hoofdmenu Verkopen, onder Contributie-orders;
• Bij elke debiteur en/of contactpersoon die u wilt gaan factureren voor
een contributie of abonnement, vult u de betreffende contributiecode (en
eventueel selectiecodes) in. Voor de debiteuren kan dat met programma
Debiteuren, tabkaart Ordergegevens, en voor contactpersonen met programma Contactpersonen (zie bladzijde 161-162);
• Nu kunt u de contributie-orders daadwerkelijk gaan aanmaken. Dat doet
u met programma Aanmaken contributie-orders (in hoofdmenu Verkopen,
onder Contributie-orders);
• De aangemaakte orders kunt u naar keuze direct na het aanmaken factureren, of later. Factureert u de orders later, dan kan dat op de gebruikelijke wijze met programma Afdrukken facturen (zie bladzijde 125-128).
Voorraadbeheer pagina 133
Hoofdstuk 6 VOORRAADBEHEER
6.1
BELANGRIJKE BEGRIPPEN
Op de voorraadoverzichten worden de volgende begrippen gebruikt:
• Magazijnvoorraad of fysieke voorraad; het totale aantal eenheden van het
artikel dat daadwerkelijk in het magazijn aanwezig is.
• Gereserveerd; het aantal eenheden van het artikel dat gereserveerd is
in de verkooporders voor Deze levering of voor backorder. Met de optie
Uren/Projecten kunnen artikelen ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde artikelen/Productie voor de productie;
• Beschikbaar voor levering; de magazijnvoorraad minus het aantal dat is
gereserveerd voor projecten (voorbereid of onderhanden), productie
orders en in verkooporders voor Deze levering. Het aantal in verkoop
orders dat is gereserveerd voor backorder blijft hier dus buiten beschouwing, aangezien deze goederen toch pas later worden geleverd;
• Vrije voorraad, het aantal eenheden van het artikel dat nog vrij beschikbaar is voor verkoop. Dit aantal wordt berekend als: magazijnvoorraad
minus gereserveerd;
• In ontvangst; het aantal in niet-verwerkte magazijnontvangsten. Bij het invoeren van de magazijnontvangst wordt dit aantal verhoogd en wordt het
aantal In bestelling verlaagd. Bij het verwerken van de magazijnontvangst
wordt het aantal In ontvangst verlaagd en wordt de magazijnvoorraad
verhoogd;
• In productie; het aantal Nog op te boeken eindproducten dat voorkomt
in productieorders met de status Ingepland of Onderhanden. Alleen met
de opties Samengestelde artikelen en Productie 1 of 2.
• In bestelling; het aantal in bestelling wordt per artikel bijgehouden. Dit
aantal wordt verhoogd bij het verwerken van een bestelling (het afdrukken van de bestelbrief), en verlaagd bij het invoeren van een magazijnontvangst op basis van de bestelling;
• Economische voorraad, de voorraad waarover economisch risico wordt
gelopen. Dit aantal wordt berekend als de Vrije voorraad plus In ontvangst plus In productie plus In bestelling. In de Vaste gegevens artikelen
geeft u aan welke bestellingen moeten meetellen in de economische
voorraad: bestellingen met de status Concept, bestellingen met de status
Goedgekeurd en/of bestellingen met de status Verwerkt.
pagina 134 Voorraadbeheer
• Reserve, de economische voorraad minus de minimumvoorraad van dat
artikel.
6.2
6.2.1 Paragrafen
Voor het voorraadbeheer moet u nog een aantal speciale paragrafen vastleggen. Behalve de paragrafen die voor de facturering nodig zijn (zie bladzijde
95), zijn dat de paragrafen voor de voorraadherwaardering, de prijsverschillen
en de voorraadverschillen. De procedure is als volgt:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Paragrafen. U komt dan
in het mutatievenster Paragrafen;
• Klik op de regel Herwaardering en dan op de knop Wijzigen;
• Klik op de info-knop in het invoerveld. U komt dan in het zoekvenster;
• Klik op de knop Toevoegen om de paragraaf voor de voorraad
herwaardering toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die
selecteren);
• Vul een nummer in (bijv. nummer 32) en daarachter een omschrijving, en
klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster;
• Klik op de knop Selecteren; u komt dan weer terug in programma Paragrafen;
• Maak op deze manier ook een paragraaf aan voor de prijsverschillen bij
de inkoop (bijv. 83) en voor de voorraadverschillen (bijv. 33);
• Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.
6.2.2 Vaste gegevens artikelen
De boekwaarde van uw handelsvoorraad wordt in King berekend op basis van
de kostprijs van het artikel. Dus als u de kostprijs van een artikel wijzigt, moeten er boekingen worden gemaakt om de boekwaarde van de voorraad aan te
passen. In de Vaste gegevens artikelen geeft u aan in welk dagboek deze prijswijzigingen geboekt moeten worden:
• Kies in hoofdmenu Artikelen voor Vaste gegevens artikelen;
• Klik op de tab Algemene gegevens, en ga naar het invoerveld Dagboek
t.b.v. prijswijzigingen;
• Druk op F4 om het zoekvenster met de dagboeken te openen. U kunt
voor de prijswijzigingen een apart dagboek aanmaken, maar het is ook
mogelijk om hiervoor een Memoriaal-dagboek te gebruiken. Klik op Toevoegen als u een nieuw dagboek wilt aanmaken. Het dagboek voor de
prijswijzigingen moet van de soort Algemeen zijn;
• Nadat u met Selecteren een dagboek geselecteerd hebt, geeft u bij
Meetellen in economische voorraad aan welke bestellingen meegeteld
moeten worden bij de bepaling van de economische voorraad;
• Ten slotte klikt u op Sluiten om het programma af te sluiten.
6.2.3 Vaste gegevens magazijnontvangsten
Binnenkomende goederen worden geregistreerd, zodat de voorraad kan worden bijgewerkt (vanaf versie Logistiek). Maar voordat u een magazijnontvangst
kunt registreren, dient u de vaste gegevens in te voeren:
• Bedenk eerst op welke manier u de magazijnontvangsten wilt gaan invoeren: tegen de werkelijke inkoopprijs of tegen de vaste verrekenprijs (VVP),
en of u de inkoopfactuur tegelijk met de magazijnontvangst wilt boeken;
zie bladzijde 142-146 voor meer informatie;
• Ga via Voorraad > Magazijnontvangsten naar Vaste gegevens magazijnont
vangsten;
• Klik op de tab Algemeen en voer de gegevens in met gebruikmaking van
het helpvenster. Als dagboek kunt u het Inkoopboek gebruiken, maar het
is ook mogelijk om voor de magazijnontvangsten een apart dagboek aan
te maken (van de soort Inkoop/crediteuren);
• Op de tabkaarten Ontvangsten en Ontvangstregels stelt u de defaults in,
die gebruikt worden bij het invoeren van de magazijnontvangsten;
• Beschikt u over versie Logistiek, dan kan er een koppeling worden gelegd
tussen bestelling en magazijnontvangst. Op de tabkaart Ontvangstregels
stelt u in hoe die koppeling met de bestelling moet verlopen:
• U hebt hier de keuze uit Automatisch en Niet automatisch. Kiest u voor
Automatisch, dan zoekt King na de invoer van het artikel de bijbehorende
bestelling er zoveel mogelijk zelf bij. Verloopt de koppeling Niet automatisch, dan dient u bij elke ontvangstregel zelf de bijbehorende bestelling
te selecteren. De koppeling tussen magazijnontvangst en bestelling is
belangrijk voor een goede voorraadadministratie!
• Klik op Sluiten om het programma te verlaten.
6.2.4 Vaste gegevens bestellingen
Programma Vaste gegevens bestellingen vindt u in hoofdmenu Voorraad onder
Bestellingen. Met dit programma kunt u het invoeren van de bestellingen (vanaf
versie Logistiek) aan uw wensen aanpassen. U kunt hier bijvoorbeeld van de
meeste invoervelden de default-waarde zelf instellen:
Daarnaast dient u in de tabkaart Layouts per taalcode aan te geven welke
bestelbrief-layout moet worden gebruikt. De bestelbrief-layouts zijn vrij instelbaar; een aantal standaard-layouts wordt meegeleverd.
6.3
INVOEREN BEGINVOORRAAD
In King wordt de beginvoorraad ingevoerd met programma Voorraadcorrecties.
De procedure is als volgt:
• Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Voorraadm
utaties oorten
en klik op de knop Toevoegen;
• Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Begin
voorraad;
• Bij Dagboek vult u een dagboek in van de soort Beginbalans (bijvoorbeeld het beginbalans-dagboek);
• Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikel
nummer instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal kiest u voor
Nieuwe voorraad-aantal. Informatie over de overige invoervelden vindt u
in het helpvenster.
• Als alle defaults juist zijn ingesteld, klikt u op de knop Sluiten. Sluit ook
het zoekvenster af met Sluiten;
• Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Invoeren/wijzigen voor
raadcorrecties en klik op de knop Toevoegen;
• selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatiesoort
die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren;
• Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel
toe te voegen. Selecteer het artikel en vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan;
• Als alle artikelen zijn verwerkt, kunt u óf direct de ingevoerde begin
voorraad verwerken in de King-administratie (via Verwerken), óf het
programma afsluiten (met Sluiten) en de verwerking later uitvoeren via
Voorraad > Voorraadcorrecties > Verwerken voorraadcorrecties.
6.4
BESTELLINGEN
Op het gebied van bestellingen biedt King de volgende mogelijkheden:
6.4.1 Inkoopeenheid per artikel
Bestellingen zijn in King gebaseerd op inkoopeenheden. De inkoopeenheid
van een artikel kan overeenkomen met de voorraadeenheid, maar kan er ook
van afwijken. U kunt dus de voorraad bijhouden in stuks, maar bestellen in dozen. De inkoopeenheid kunt u per artikel bijhouden via programma Artikelen >
Artikelen, knop Wijzigen/Toevoegen, tabkaart Inkoop.
Met de optie Meerdere leveranciers kunt u niet alleen meer leveranciers per
artikel bijhouden, maar ook meer inkoopeenheden per leverancier per artikel.
6.4.2 Besteladvieslijst
De besteladvieslijst is een overzicht van wat besteld moet worden om de voorraad weer op het vereiste niveau te brengen (de maximumvoorraad). Op basis
van de lijst kunt u bestellingen plaatsen bij uw leverancier(s). U kunt deze lijst
afdrukken door in hoofdmenu Voorraad naar Bestellingen te gaan, en in het
submenu te kiezen voor het gewenste overzicht. U kunt de besteladvieslijst
afdrukken met of zonder prijzen.
6.4.3 Instellingen crediteuren
In programma Crediteuren > Crediteuren, knop Wijzigen, tabkaart Documenten, kunt u per crediteur instellen in welk formaat deze de bestelbrief moet
ontvangen: op papier, als bestand of via e-mail:
Bij E-mail aan vult u de ontvanger(s) van de e-mail in. Raadpleeg eventueel de
help voor meer informatie.
6.4.4 Invoeren bestellingen
Vanaf King Logistiek kunt u in King bestellingen invoeren en op basis daarvan
bestelbrieven afdrukken. De procedure is als volgt:
• Druk een besteladvieslijst af om te bepalen welke artikelen besteld moeten worden en hoeveel;
• Start programma Voorraad > Bestellingen > Invoeren bestellingen en selecteer de leverancier (crediteur) bij wie u uw bestelling wilt plaatsen. U kunt
altijd een andere leverancier kiezen dan de default-leverancier van het
artikel;
• U komt nu in het invoerscherm van de bestelling. Vul de algemene gegevens van de bestelling in (voorzover nodig) en klik vervolgens op de knop
Toevoegen rechts op het scherm om een bestelregel in te voeren;
• Selecteer het artikel dat u wilt bestellen. U kunt een artikel ook selecteren
op basis van het Artikelnr. leverancier. Vul het te bestellen aantal inkoopeenheden in en eventueel de prijs en de ontvangstdatum:
King controleert hierbij op de maximumvoorraad van het artikel. In de
Vaste gegevens bestellingen kunt u aangeven dat ook gecontroleerd moet
worden of het ingevoerde aantal overeenkomt met de bestelgrootte en de
minimumafname van het artikel bij de default-leverancier;
• Klik op Opslaan of Toevoegen om de volgende bestelregel toe te voegen. Behalve artikelregels kunnen ook teksten tariefregels worden gebruikt. Als de bestelling volledig is ingevoerd, kunt u het venster afsluiten
met Sluiten. Tip: met de optie ‘Automatische bestellingen’ kunt u deze
eerste vijf stappen door King laten uitvoeren! Deze optie is onderdeel
van de optie ‘Meerdere leverancies per artikel’ maar is ook afzonderlijk
verkrijgbaar. Bij het automatisch aanmaken van bestellingen wordt eerst
een besteladvies aangemaakt en op basis daarvan de bestelling.
• Als de bestelling in orde is, kan de status ervan op Goedgekeurd worden
gezet. U kunt een bestelling inzien en muteren met programma Voorraad
> Bestellingen > Alle openstaande bestellingen, knop Wijzigen. De status
van de bestelling kunt u wijzigen in het venster met de openstaande
bestellingen, en in het invoerprogramma op de tabkaart Status. Het
goedkeuren van de bestelling kunt u overslaan door in programma Vaste
gegevens bestellingen, tabkaart Defaults bestelling, de default-status van
de bestelling op Goedgekeurd te zetten;
• Als de bestelling de status Goedgekeurd heeft, kunt u op basis van de
bestelling de bestelbrief afdrukken. Dat doet u met programma Voorraad
> Bestellingen > Alle openstaande bestellingen, knop Verwerken;
• Venster ‘Afdrukken bestelbrieven’ wordt dan geopend;
• Als alle rubrieken goed zijn ingesteld, klikt u op de knop Verwerken. De
bestelbrieven worden dan afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of alle
bestelbrieven juist zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Ja, dan
wordt het ‘Aantal besteld’ van de bestelde artikelen verhoogd en wordt
(indien dat zo is ingesteld) het besteloverzicht afgedrukt. Antwoordt u
met Nee, dan wordt het Afdrukverslag geopend en kunt u aangeven
welke bestelbrieven niet goed zijn afgedrukt;
• De bestelbrief stuurt u naar uw leverancier. Als de bestelde goederen binnenkomen, gebruikt u de oorspronkelijke bestelling weer om te controleren of alle bestelde goederen inderdaad geleverd zijn. Is de bestelling
volledig ontvangen, dan kan die worden verwijderd. Meer hierover in de
volgende paragraaf.
Wilt u een verwerkte bestelling aanpassen en opnieuw verwerken, dan moet
u die bestelling eerst van Verwerkt afhalen. Dat doet u door naar programma
Alle openstaande bestellingen te gaan, op de betreffende bestelling te klikken
en in het statusoverzicht het vakje Verwerkt leeg te maken. De verwerking van
de bestelling wordt dan teruggedraaid en u kunt de bestelling aanpassen en
nogmaals verwerken.
6.5
MAGAZIJNONTVANGSTEN
Er zijn drie manieren om een magazijnontvangst in uw King-administratie te
verwerken:
6.5.1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken
• Om de inkoopfactuur tegelijk met de magazijnontvangst te boeken, moet
u in programma Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste gegevens maga
zijnontvangsten, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen
kiezen voor Werkelijke inkoopprijs. Op de tabkaart Ontvangsten selecteert u het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan.
• Om de magazijnontvangsten in te voeren:
• Gaat u in hoofdmenu Voorraad naar Magazijnontvangsten en dan naar
Invoeren magazijnontvangsten. Het zoekvenster met de crediteuren wordt
geopend;
• Selecteer de leverancier van de binnengekomen goederen. Met Toevoegen kunt u ook een crediteur aanmaken. Na het selecteren van een
crediteur komt u in het invoerscherm van de magazijnontvangsten;
• Voor zover nodig vult u de algemene gegevens van de magazijnontvangst
in (omschrijving, ontvangstnummer). Achter Te boeken vult u het factuurbedrag in;
• Klik op de tab Factuurgegevens, selecteer het vakje Factuurboeking maken (als dat nog niet is gebeurd) en vul de overige rubrieken in;
• Klik op de tab Ontvangstregel en dan op de knop Info bestelling die
rechts op deze tabkaart staat. U kunt dan de bijbehorende bestelling
selecteren met de knop Selecteren;
• Venster ‘Selecteer binnengekomen goederen op basis van de bestelling’
wordt geopend. In dit venster ziet u de bestelregels van de geselecteerde
bestelling. U kunt u bij elke regel aangeven hoeveel eenheden er zijn
•
•
•
•
binnengekomen. U doet dat in de kolom Aantal nu ontvangen in inkoopeenheden. Is er minder ontvangen dan besteld, dan kunt u in de kolom
Restant laten vervallen aangeven of het restant later ontvangen wordt. U
hebt bijvoorbeeld 1000 stuks besteld en er komen er 999 binnen. Denkt
u dan: “laat die éne maar zitten”, dan selecteert u dit vakje, anders blijft
deze bestelregel open staan met een Nog te ontvangen aantal van 1.
Hebt u alle bestelregels afgelopen, dan kunt u met de knop Overnemen
deze bestelling overnemen naar de magazijnontvangst. Zodra een ontvangstregel aan een bestelregel is gekoppeld, wordt het aantal In bestelling verlaagd met het ontvangen aantal, en wordt het aantal In ontvangst
verhoogd. Als u de magazijnontvangst verwerkt, wordt het aantal In
ontvangst weer verlaagd en wordt de magazijnvoorraad bijgewerkt.
Controleer de magazijnontvangst. Bij Prijs vult u de prijs per eenheid in,
exclusief BTW, zoals die op de factuur voorkomt;
Na afloop klikt u op de knop Sluiten;
U krijgt dan de vraag of u de magazijnontvangst wilt verwerken. Verwerken houdt in, dat het ‘Aantal in ontvangst’ wordt verlaagd en de voorraad wordt verhoogd. Een magazijnontvangst kan ook achteraf worden
verwerkt, door in hoofdmenu Voorraad naar Magazijno
ntvangsten te gaan
en dan naar Niet-verwerkte magazijnontvangsten, daarin de betreffende
ontvangst aan te wijzen en op de knop Verwerken te klikken;
• Venster Verwerken magazijnontvangst wordt dan geopend:
• Nadat u de boekdatum en het stuknummer hebt ingevuld, klikt u op de
knop Verwerken;
• Na het verwerken
van de magazijnontvangst krijgt u het
venster Overzicht
boekingsgang op
het scherm. U kunt
de aangemaakte
boekingsgang vervolgens inzien, afdrukken, wijzigen of
verwerken. U hoeft
geen factuurboeking te maken en ook de prijsverschillen niet te boeken:
dat gebeurt automatisch.
6.5.2 Zonder factuurboeking, invoer tegen werkelijke inkoopprijs
Als u de binnengekomen goederen wel tegen de werkelijke inkoopprijs wilt
invoeren, maar de factuur niet tegelijk met de magazijnontvangst kunt of wilt
boeken, dan moet u in programma Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste
gegevens magazijnontvangsten, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Werkelijke inkoopprijs en op de tabkaart Ontvangsten
het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan leeg maken.
Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier
als bij ‘1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken’, alleen moet u achteraf zelf de factuur boeken met programma Invoeren journaalp osten. Eventuele
prijsverschillen hoeft u niet te boeken, dat heeft het programma al gedaan.
King heeft de volgende boeking gemaakt:
Debet
Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW)
Debet (indien inkoopprijs hoger dan Prijsverschillen groep xx
de VVP) of Credit (indien lager dan
VVP)
Credit
Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke
inkoopprijs, excl. BTW)
U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken met programma In
voeren journaalp
osten:
Debet
Credit
Debet (via hulprekening bij crediteur)
Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke
inkoopprijs, excl. BTW)
Crediteur xx (incl. BTW; per BTW-code een
aparte crediteurboeking)
Te verrekenen BTW (ook per BTW-code)
6.5.3 Zonder factuurboeking, invoer tegen vaste verrekenprijs
Als u de binnengekomen goederen niet tegen de werkelijke inkoopprijs kunt of
wilt invoeren, dan kan de factuur niet tegelijk met de King magazijnontvangst
worden geboekt. U moet dan in programma Voorraad > Magazijnontvangsten
> Vaste gegevens magazijno
ntvangsten op de tabkaart Algemeen bij Ontvangst
invoeren tegen kiezen voor Vaste verrekenprijs. De Vaste verrekenprijs is de
kostprijs die in King bij het artikel is ingevuld.
Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier
als bij ‘1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken’, alleen moet u achteraf
zelf de eventuele prijsverschillen en de factuur boeken met programma Invoe
ren journaalp
osten.
Tip: om de artikelen snel in te scannen, kunt u met Shift+F3 venster Scannen
artikel opvragen. U kunt de artikelen één voor één invoeren; King houdt het
aantal bij. De bijbehorende bestelling wordt er automatisch bijgezocht.
King heeft de volgende boeking gemaakt:
Debet
Credit
Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW)
Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl.
BTW)
U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken, inclusief de prijs
verschillen, met programma Invoeren journaalposten:
Debet
Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl.
BTW)
Debet (indien inkoopprijs hoger dan de Prijsverschillen groep xx (excl. BTW)
VVP) of Credit (indien lager dan VVP)
Credit
Crediteur xx (incl. BTW; per BTW-code een
aparte crediteurboeking)
Debet (via hulprek. bij crediteur)
Te verrekenen BTW (ook per BTW-code)
De boekingen op de voorraad- en prijsverschillenrekening en op de BTW-rekeningen zijn altijd in de basisvaluta. De boekingen op de Tussenrekening inkopen en op de crediteurrekening zijn in de valuta van de magazijnontvangst.
6.6
VOORRAADOVERZICHTEN
Voorraad-informatie per artikel kunt u opvragen op scherm door in programma
Artikelen > Artikelen een artikel te selecteren en dan naar tabkaart Voorraad
te gaan. Daarnaast is er een aantal speciale programma’s beschikbaar, die u
informatie geven over de voorraad of een aspect daarvan:
6.6.1 Voorraadoverzicht / Magazijnvoorraad
Op het voorraadoverzicht wordt per artikel de vrije voorraad afgedrukt. Op
de afdruk ‘Magazijnvoorraad’ wordt de magazijnvoorraad afgedrukt met de
boekwaarde. Beide afdrukken kunt u vinden in hoofdmenu Voorraad onder
menupunt Afdrukken voorraadoverzichten. De afdruk van de magazijnvoorraad
ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Voorraadtellijst
Op de voorraadtellijst staan per
magazijn de artikelen en de bijbehorende locatie(s). Met behulp
van deze lijst kunt u een inventarisatie maken van de werkelijk
aanwezige voorraad. De tellijst
staat in hoofdmenu Voorraad
onder menupunt Afdrukken voor
raadoverzichten.
Historische voorraad
Met de programma’s Afdrukken historisch voorraadoverzicht kunt u een voorraadoverzicht (aantallen en boekwaarde) afdrukken per 31 december of een
andere datum in het verleden. Met dit document kunt u de aansluiting controleren tussen de voorraadadministratie en de financiële administratie. Ook
deze rapporten vindt u in hoofdmenu Voorraad onder menupunt Afdrukken
voorraadoverzichten.
6.6.2 Reserveringen
Zodra een order wordt goedgekeurd, worden de goederen van die order automatisch gereserveerd. Reserveren is ook mogelijk bij een niet-goedgekeurde
order, zie bladzijde 97 en 118. Met de optie Uren/Projecten kunnen artikelen
ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde
artikelen/Productie voor productie.
In hoofdmenu Voorraad vindt u menupunt Reserveringen. Via deze menupunten
kunt u een overzicht verkrijgen (en afdrukken) van de gereserveerde artikelen.
Vanuit Info reserveringen per artikel/debiteur kunt u via de knop Ga naar... direct
de bijbehorende order opvragen:
6.6.3 Voorraadmutaties
De voorraadmutaties (ontvangsten, leveringen en voorraadcorrecties) kunt u
opvragen en afdrukken door in hoofdmenu Voorraad naar Voorraadmutaties te
gaan.
Elke voorraadmutatie heeft een Kenmerk: dat is het volgnummer van de
magazijnontvangst, levering, voorraadcorrectie, projectmutatie, enz. Bij mutatieregels die een wijziging van de voorraadwaarde tot gevolg hebben, worden
ook het dagboek en stuknummer vermeld, zodat de bijbehorende financiële
mutatie snel is terug te vinden.
6.6.4 Verkopen per artikel
De verkochte (gefactureerde) aantallen per artikel, eventueel uitgesplitst naar
periode, kunnen worden opgevraagd/afgedrukt via menupunt Verkopen per ar
tikel (in hoofdmenu Verkopen).
6.6.5 Omzetstatistieken
Vanaf versie Logistiek of met de optie Omzetstatistieken wordt de omzet in
King bijgehouden. Dat gebeurt op het moment van facturering, want dan zijn
de juiste omzetbedragen bekend. Via menu Verkopen > Omzetten kunt u de
omzetten inzien en afdrukken per debiteur, artikel, tarief, opbrengstgroep en/
of vertegenwoordiger. Maar met programma Verkopen > Omzetten > Info omzet
gegevens kunt u zelf een indeling maken en afdrukken. U kunt daarmee ook de
omzet inzien/afdrukken per leverancier, maand, plaats, postcodegebied, enz.
Als u dit programma opent, moet u eerst een Indeling kiezen. Via het zoekvenster (op te vragen met F4) kunt u een indeling toevoegen:
U komt dan in het venster Indeling omzetgegevens, waar u zelf een indeling kunt maken. Raadpleeg de help voor meer informatie. U geeft de
indeling een volgnummer en een omschrijving.
Op de tabkaart Rubrieken geeft u aan welke gegevens u wilt zien, bijvoorbeeld de omzet per
debiteur per opbrengstgroep per artikel, of de
omzet per leverancier per artikel per maand per
land per postcodegebied, enz.
Op de tabkaart Kolommen kunt u kolommen wijzigen, verplaatsen, verwijderen, breder of smaller maken, enz. Is de indeling voltooid, dan klikt u op Sluiten, Selecteren en Vernieuwen om de omzetgegevens in de door u gemaakte
indeling op het scherm weer te geven:
Via de knop Weergeven... onderaan op het venster kunt u instellen hoe diep
(t/m welk niveau) de boomstructuur moet worden uitgeklapt. U kunt een afzon-
derlijke tak inklappen of uitklappen door te klikken op de vakjes en . Links
op het venster kunt u eventueel een selectie maken; raadpleeg de help voor
de mogelijkheden. Via het Afdrukken-menu kunnen deze omzetgegevens ook
worden afgedrukt. De omzetten worden dan afgedrukt zoals ze op scherm zijn
weergegeven, dus met dezelfde specificatie. U kunt ook één of meer regels
selecteren en die via ‘drag and drop’ of Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen.
6.7
VOORRAADCORRECTIES
Voorraadcorrecties zijn bijvoorbeeld schade, intern gebruik, diefstal, verplaatsing naar een ander magazijn. In dit voorbeeld nemen we een voorraad-inventarisatie als uitgangspunt. U drukt via Voorraad > Afdrukken voorr aado
verzichten
de voorraadtellijst af (zie bladzijde 147) en controleert aan de hand hiervan de
werkelijke magazijnvoorraad. De voorraadverschillen verwerkt u als volgt in uw
administratie.
• Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Voorraadm
utaties oorten
en klik op de knop Toevoegen;
• Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Inventarisatie;
• Bij Dagboek vult u een dagboek in (bijv. het Memoriaal):
• Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikel
nummer het beste instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal
kiest u voor Nieuwe voorraad-aantal:
• Informatie over de overige invoervelden vindt u in het helpvenster. Als
alle defaults juist zijn ingesteld, sluit u beide vensters af met Sluiten;
• Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Invoeren/wijzigen voor
raadcorrecties en klik op de knop Toevoegen;
• Selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatiesoort
die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren;
• Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel
toe te voegen. Selecteer het artikel, vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan:
• Nadat alle artikelen zijn verwerkt, kunt u het programma afsluiten met
Verwerken. Het venster Niet-verwerkte voorraadcorrecties wordt dan
geopend. Klik op de knop Verwerken om de ingevoerde voorraadte
verwerken in de King-administratie; wilt u ze eerst nakijken en daarna pas
verwerken, dan sluit u af met Sluiten.
6.8
PRIJSWIJZIGINGEN
Met dit programma kunt u de kostprijs (Vaste verrekenprijs of VVP) en/of de
verkoopprijs van de artikelen wijzigen. U kunt de nieuwe prijzen zelf invoeren
of door het programma laten berekenen. Vervolgens kunt u de prijswijzigingen
doorvoeren in de King-administratie. Dat kan direct na het wijzigen van de prijzen maar ook achteraf. De boekingen voor de herwaardering van de voorraad
worden door King aangemaakt. Het wijzigen van de prijzen verloopt in twee
stappen:
6.8.1 Stap 1. Invoeren van de nieuwe artikelprijzen
U kunt de kostprijzen wijzigen, de verkoopprijzen, of beide. Het wijzigen van
de artikelprijzen verloopt als volgt:
• Start programma Artikelen > Wijzigen prijzen > Wijzigen kostprijzen en ver
koopprijzen;
• Meestal zult u alleen van een beperkt aantal artikelen de prijs willen wijzigen. Het is dan handig om bovenaan op het venster alvast een selectie
te maken (indien mogelijk), zodat u de artikelen waarvan u de prijs wilt
wijzigen, bij elkaar op het scherm krijgt;
• Wilt u de prijzen met een bepaald percentage verhogen of verlagen, dan
kunt de nieuwe prijzen door King laten uitrekenen. Klik op de knop Berekenen... en kies voor Nieuwe kostprijzen of voor Nieuwe verkoopp rijzen. Vul
de nodige gegevens in en klik op Berekenen. Hebt u in de Vaste gegevens
artikelen gekozen voor automatische prijsberekening, dan werkt dat ook
in dit programma. Na afloop krijgt u de melding ‘Prijswijzigingen zijn
berekend!’. U kunt nu een volgende berekening uitvoeren of het venster
sluiten met Sluiten. U keert dan terug naar het vorige venster, waar u de
berekende prijzen nog kunt aanpassen;
• De nieuwe prijzen kunt u natuurlijk ook handmatig invoeren. U wijst een
artikel aan en onderaan op het venster vult u een nieuwe kostprijs en/of
verkoopprijs in.
6.8.2 Stap 2. Doorvoeren van de gewijzigde prijzen
Na het invoeren of berekenen van de nieuwe prijzen kunt u die via de knop
Verwerken direct administratief laten verwerken. Maar die verwerking kunt
u ook later doorvoeren; de nieuwe prijzen worden namelijk bewaard. Bij het
verlaten van het programma krijgt u in dat geval wel de melding ‘Er zijn nog
niet-verwerkte prijswijzigingen!’, maar die melding kunt u dan met Akkoord
gewoon afsluiten.
Werkt u met de Artikelen-versie, dan krijgt u met de Verwerken-knop de vraag
of u de prijswijzigingen wilt verwerken. Als dat inderdaad uw bedoeling is, dan
antwoordt u met Ja. Bij King Logistiek komt u met de Verwerken-knop in programma Verwerken prijswijzigingen, waar u enkele gegevens moet invullen, die
het programma nodig heeft om
de gewijzigde boekwaarde van
de artikelvoorraad financieel te
verwerken. Dit is alleen nodig,
als u van één of meer voorraadartikelen de kostprijs (de vaste
verrekenprijs) hebt gewijzigd,
want de boekwaarde is gebaseerd op de artikelkostprijs. Als
alle gegevens juist zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de prijs
wijzigingen door te voeren:
Verwerkte prijswijzigingen kunnen achteraf niet ongedaan worden gemaakt!
Relatiebeheer pagina 157
Hoofdstuk 7 RELATIEBEHEER
7.1
De NAW-module van King biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied
van relatiebeheer. U kunt de gegevens bijhouden van al uw debiteuren, crediteuren en overige relaties, compleet met contactpersonen en gezinsleden,
enz. In King kunt u per administratie verschillende NAW-bestanden bijhouden:
één debiteurenbestand, één crediteurenbestand en duizend bestanden voor
overige relaties.
Het is mogelijk om direct te beginnen met het invoeren van uw debiteuren en
crediteuren, maar het verdient aanbeveling om vooraf enkele instellingen vast
te leggen. Dit zal u tijd besparen bij het invoeren van de NAW-gegevens. Het
gaat hierbij om taalcodes, aanhefteksten (alleen als u met contactpersonen
werkt), contactpersoonfuncties (alleen als u met contactpersonen werkt) en de
vaste gegevens van de NAW-bestanden.
7.1.1 Taalcodes
In eerste instantie bevat een King-administratie de taalcodes Nederlands, Engels, Duits en Frans. Hebt u meer taalcodes nodig, dan kunt u die aanmaken
met programma Stamgegevens > Talen.
7.1.2 Aanhefteksten
Van elke contactpersoon kunt u een ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bijhouden.
Deze ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bestaat uit de naam van de contactpersoon
zelf, voorafgegaan door een aanheftekst: ‘T.a.v. de heer’ of ‘Geachte mevrouw’,
enz. Deze aanhefteksten kunt u apart vastleggen, zodat u bij het invoeren van
contactpersonen de ‘Naam in adres/aanhef/brief’ automatisch kunt invullen:
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Aanhefteksten;
• Selecteer een taalcode en vul de juiste aanhefteksten in;
• Klik op de knop Sluiten om het programma weer te verlaten.
7.1.3 Contactpersoonfuncties
In King kan elke contactpersoon gekoppeld worden aan een bepaalde functie
of afdeling: directie, verkoop, administratie, enz. Voordat u contactpersonen
invoert, legt u vast welke functies/afdelingen er zijn:
pagina 158 Relatiebeheer
• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Contactpersoonfuncties.
Het zoekvenster wordt weergegeven;
• Klik op de knop Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien;
• Vul Nummer en Omschrijving in;
• Geef in de rubrieken ‘Naam in adres/aanhef/brief’ aan welke tekst moet
worden afgedrukt als bij een relatie voor de betreffende functie/afdeling
geen contactpersoon is ingevuld (zie het helpvenster voor meer informatie hierover);
• sluit het mutatievenster af met de knop Sluiten;
• Klik op de knop Instellingen om default-contactpersoonfuncties in te stellen voor de weergave op scherm en bij het afdrukken;
• Klik op de knop Toevoegen als u nog een functie/afdeling wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten.
7.1.4 Vaste gegevens NAW-bestanden
Elk NAW-bestand heeft bepaalde vaste gegevens, zoals defaults en extra invoerrubrieken.
Toevoegen van een NAW-bestand
Het debiteurenen het crediteurenbestand zijn al aanwezig zodra u een administratie aanmaakt, dus die hoeft u niet toe te voegen. Hebt u NAW-bestanden
nodig voor uw overige relaties, dan moet u die wél zelf aanmaken en wel als
volgt:
• Kies in hoofdmenu Relaties voor programma Vaste gegevens relaties;
• Klik op de knop Toevoegen om een relatiebestand toe te voegen. U
komt nu in het mutatievenster;
• Geef het toegevoegde bestand een volgnummer tussen 000 en 999 en
druk op Tab;
• Vul de omschrijving van het NAW-bestand in;
• Klik op de knop Sluiten. Het NAW-bestand bestaat nu en u kunt daarin
relaties invoeren.
Instellen van de vaste gegevens van een NAW-bestand
Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd
besparen bij het invoeren van uw relaties. In de volgende instructie worden alleen de belangrijkste punten besproken:
• Kies in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties voor programma
Vaste gegevens (in dit voorbeeld is gekozen voor debiteuren);
• Vul in de tabkaarten de defaults in, die gebruikt moeten worden bij het
invoeren van nieuwe debiteuren, crediteuren of relaties;
• Als u extra invoerrubrieken nodig hebt, klikt u op de tab Vrije rubrieken
om voor dit NAW-bestand ‘vrije rubrieken’ vast te leggen:
• Let goed op de keuzerondjes rechts op de tabkaart! Die bepalen namelijk
welke soort vrije rubrieken u in deze tabkaart te zien krijgt en welke vrije
rubrieken er worden gemuteerd. U hebt hier de keuze uit Debiteuren/Crediteuren/Relaties, Contactpers. en Verzendadr./Besteladr. (de mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde NAW-bestand):
• Om extra rubrieken aan te maken voor de debiteuren (crediteuren of
relaties), selecteert u het keuzerondje Debiteuren (of Crediteuren of
Relaties) en klikt u op de knop Toevoegen;
• Om extra rubrieken aan te maken voor de contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Contactpers. en klikt u op de knop Toevoegen;
• Om extra rubrieken aan te maken voor de verzendadressen (of besteladressen), selecteert u het keuzerondje Verzendadr. (of Besteladr.) en
klikt u op de knop Toevoegen.
• U komt dan in het mutatievenster van de vrije rubriek. Voor meer informatie daarover kunt u het helpvenster raadplegen;
• Klik op Toevoegen om nog een vrije rubriek aan te maken, of anders op
Sluiten;
• Klik op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten.
7.2
INVOEREN VAN RELATIES
Debiteuren, crediteuren en overige relaties voert u als volgt in:
• Selecteer het betreffende programma. Er zijn drie programma’s om relaties in te voeren:
• Programma Debiteuren > Debiteuren om debiteuren in te voeren;
• Programma Crediteuren > Crediteuren om crediteuren in te voeren;
• Programma Relaties > Relaties om overige relaties in te voeren. U wijst
een NAW-bestand aan en klikt dan op de knop Selecteren.
Houd hierbij rekening met het volgende:
• Relaties van wie u openstaande posten en betalingen wilt bijhouden,
voert u in in het debiteuren- of crediteurenbestand;
• Een relatie kan gemakkelijk van het ene naar het andere NAW-bestand worden gekopieerd. Stel dat een prospect een klant wordt; dan
hoeft u diens gegevens niet nogmaals in te voeren, maar u kunt hem
gewoon kopiëren van het bestand met prospects naar het debiteurenbestand (via KOPIËREN NAAR… in het MUTEREN-menu).
• Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen om een relatie toe te voegen. U komt dan in het mutatievenster;
• Het adres dat u daar in kunt voeren is het vestigingsadres. Klik op de tab
Correspond. adres of Verzendadr. om het correspondentieadres of een
verzendadres in te voeren;
• Klik op de knop Toevoegen als u nog een relatie wilt toevoegen of op de
knop Sluiten om het programma te verlaten.
Tip 1: bij het invoeren van telefoon- en faxnummers, correspondentieadres en
verzendadressen kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop! Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie
Shift+F10.
Tip 2: als u een aantal buitenlandse relaties moet invoeren, is het handig om de
default-landcode tijdelijk te wijzigen, zodat de juiste defaults worden ingevuld.
Dat kan op de volgende manier:
• kies in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties voor Vaste gegevens;
• klik op de tab Algemene instellingen en wijzig de landcode. Vergeet niet
de default-landcode later weer terug te zetten!
Tip 3: als u een tweede (of derde, enz.) adres wilt invoeren dat grotendeels
hetzelfde is als een adres dat u eerder hebt ingevoerd, dan kunt u dat kopiëren
en de kopie aanpassen. U hoeft dan alleen de afwijkende velden aan te passen. Stel dat u een verzendadres moet invoeren dat deels overeenkomt met
het vestigingsadres.
• Klik op de tab Verzendadr.;
• Vul het nummer in van het verzendadres;
• Klik op Overnemen... en kies voor Vestigingsadres;
• Nu kunt u in het verzendadres de afwijkende rubrieken aanpassen.
7.3
CONTACTPERSONEN
Per relatie kunt u contactpersonen (of gezinsleden) bijhouden. Elke contactpersoon is gekoppeld aan een relatie. Het muteren van contactpersonen verloopt
dan ook via de bijbehorende relatie:
• Selecteer de betreffende relatie (zie hiervoor de eerste twee stappen van
‘Invoeren van relaties’ op bladzijde 160);
• Klik op de tab Contactpers. op de knop Toevoegen (of Wijzigen).
U komt dan in het mutatievenster Contactpersoon. Vul het contact
persoonnummer in (of druk op F9), waarna u de complete NAW-gegevens van de contactpersoon kunt vastleggen:
• Klik op de tab Aanhefteksten op de knop Autom. invullen. De velden
worden nu automatisch ingevuld. Dit gebeurt op basis van de naam van
de contactpersoon en de teksten die in programma Aanhefteksten (zie
bladzijde 157) zijn ingevuld;
• Klik op de tab Functies;
• Klik op de knop Toevoegen. U komt nu in het zoekvenster met de contactpersoonfuncties. Deze legt u vast met programma Contactp ersoon
functies (zie bladzijde 157-158);
• Wijs in dit zoekvenster de functie of afdeling aan die op deze contactpersoon van toepassing is en klik dan op de knop Selecteren. U komt nu
weer in de tabkaart Functies;
• Zorg ervoor dat er per functie/afdeling één contactpersoon is met een
vinkje in de kolom Voorkeur. King weet dan welke contactpersoon van die
functie op het scherm moet worden weergegeven (bijvoorbeeld bij Info
openstaande posten).
7.4
AFDRUKMOGELIJKHEDEN
De gegevens van uw debiteuren, crediteuren en overige relaties kunnen uiteraard ook worden afgedrukt. Ga in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Rela
ties naar Afdrukken debiteuren/crediteuren/relaties. U hebt dan de keuze uit de
volgende afdrukmogelijkheden:
• Stamgegevens, dat zijn de volledige relatiegegevens, met eventueel het
correspondentie-adres, de verzendadressen, de contactpersonen, financiële gegevens, enz.;
• Lijst, hierop staan de belangrijkste relatiegegevens: nummer, zoekcode,
naam, vestigingsadres, e-mail-adres, telefoon en fax;
• Etiketten, met de adresgegevens.
De layout van de NAW-afdrukprogramma's is vrij instelbaar. Wel zijn verschillende standaard-layouts meegeleverd. U kunt die gebruiken, aanpassen of
zelf een nieuwe layout instellen. Een toelichting op het uitgebreide layoutprogramma van King is opgenomen op bladzijde 88 e.v.
7.4.1 Samenvoegen met Microsoft Word-document
Een extra afdrukmogelijkheid is de samenvoegfunctie met een Microsoft
Word-document. U kunt die activeren vanuit het zoekvenster/mutatievenster
met de debiteuren, crediteuren of relaties, met de toetscombinatie Ctrl+B of
met de optie Standaardbrief in het Afdrukken-menu. Het zoekvenster met de
standaardbrieven wordt dan geopend.
Als u nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dient u eerst de volgende
stappen te volgen:
• U vult in dit zoekvenster eerst de bestandslocatie voor de standaard
brieven in. U kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken,
omdat King alle documenten met de extensie .doc, .dot of .rtf in die
directory in het zoekvenster laat zien;
• Om een standaardbrief aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen.
Geef de bestandsnaam en het documenttype op en sluit af met Akkoord.
Microsoft Word wordt dan gestart en King maakt een Word-document
aan met alle mogelijke NAW-velden;
• Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de King-velden
die u niet nodig hebt haalt u eruit, de King-velden die u wel gebruikt zet
u op de juiste plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is
nu gereed.
Hebt u één of meer standaardbrieven samengesteld, dan kunt u die selecteren
met de knop Selecteren. Het programma vraagt u dan om een adres en een
contactpersoon. Vervolgens wordt de betreffende standaardbrief opgevraagd
en ingevuld, waarna u die vanuit Word kunt afdrukken.
7.5
VERZENDEN VAN DOCUMENTEN VIA E-MAIL
Vanuit King kunt u automatisch e-mail berichten verzenden, bijvoorbeeld een
bestelling in pdf-formaat naar uw leverancier. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, dient u de volgende stappen te volgen:
7.5.1 Verzenden van e-mail met een orderdocument, aanmaning, bestelbrief of projectfactuur
• Vul in programma Organisatie > Bedrijfsgegevens, tabkaart E-mail-server,
de mailserver, poort, gebruiker, toegangscode en maximale bericht
grootte in;
• Voeg met programma Diversen > Afdrukformaten een afdrukformaat toe
(of wijzig een bestaand afdrukformaat, zie bladzijde 46) en selecteer het
vakje E-mail verzenden. Op de tabkaart E-mailgegevens kunt u dan voor
zover nodig de velden invullen. Het veld E-mailadres hoeft u niet in te
vullen, want dat wordt bepaald op het moment dat u de e-mail naar de
debiteur of crediteur verzendt:
• In programma Vaste gegevens debiteuren/crediteuren kunt u op tabkaart Algemene instellingen de Bestandslocatie documenten invullen en vastleggen welke contactpersoon de default-ontvanger is van e-mail:
Per debiteur/crediteur kunt u deze default nog wijzigen;
• In diezelfde Vaste gegevens voegt u op de tabkaart Documenten voor het
betreffende document het juiste afdrukformaat toe, door op het document te klikken, op de knop Toevoegen te klikken en dan te kiezen voor
Uitvoerformaat:
• Vervolgens selecteert u in het zoekvenster het juiste Afdrukformaat. Ten
slotte geeft u in de kolom Afdrukken aan of dat afdrukformaat Nooit of
Altijd moet worden gebruikt. Wilt u de afdruk niet meer op papier afdrukken, dan kiest u bij Afdruk op papier voor Nooit. Deze instelling wordt
gebruikt bij nieuwe debiteuren/crediteuren;
• Bij de bestaande debiteuren/crediteuren die een document via e-mail
moeten ontvangen, voegt u op de tabkaart Documenten voor het betreffende document het juiste afdrukformaat toe. Dit gaat op dezelfde
manier als in de Vaste gegevens. Bij de contactpersoon die de e-mail zal
ontvangen moet uiteraard wel het e-mailadres zijn ingevuld!
7.5.2 Verzenden van e-mail met een ander King-document
• Vul in programma Organisatie > Bedrijfsgegevens, tabkaart E-mail-server,
de mailserver, poort, gebruiker en toegangscode in (als dat nog niet is
gebeurd);
• Voeg met programma Diversen > Afdrukformaten een afdrukformaat toe
(of wijzig een bestaand afdrukformaat) voor het gewenste formaat en
selecteer het vakje E-mail verzenden. Op de tabkaart E-mailgegevens vult
u het E-mailadres van de ontvanger(s) en eventueel de andere velden in;
• Bij het afdrukken van het betreffende document kiest u voor de knop
Bestand… en selecteert u het juiste Afdrukformaat, waarna u de e-mailgegevens voor zover nodig kunt invullen:
7.6
KOPPELING MET OUTLOOK
7.6.1 Activeren Outlook-koppeling
De standaardversies van King beschikken over een Outlook-koppeling. Die
kunt u als volgt activeren:
1. Controleer of de King werkbalk zichtbaar is in Microsoft Outlook:
2. Klik met de rechtermuisknop op de E-mailmap waarin de mails staan die
u wilt opnemen in King;
3. Kies in het menu dat dan verschijnt voor Eigenschappen en klik op de tab
King opties:
4. Vul de gegevens in:
• Administratie, de code van de King-administratie;
• Archiefsoort, de code van de digitaal-archiefsoort;
• E-mailsoort, kies hier voor Ontvangen of Verzonden (afhankelijk van
de E-mailmap);
• Synchroniseren, selecteer het vakje;
5. Herhaal de stappen 2 t/m 4 voor alle E-mailmappen waarin e-mails voorkomen die u wilt opnemen in King;
6. U kunt nu E-mails overnemen naar King door op de knop Naar King in de
King-werkbalk te klikken. Hiermee worden alle e-mails in de in stap 2 t/m
5 gemarkeerde mappen overgezet naar King. Is King niet actief, dan krijgen de doorgestuurde e-mails de status Sync (zie hierna bij stap 7). Zodra
King actief is, kunt u die e-mails alsnog doorsturen naar King door in de
King-werkbalk op de knop Synchroniseren te klikken.
7. Wilt u alleen een bepaalde e-mail doorsturen naar King, dan kunt u die
beter handmatig naar King verslepen. In King wordt dan venster Digitaal
Archiefstuk geopend. Zodra u het digitale archiefstuk opslaat, is de e-mail
opgenomen in het digitaal archief van King;
8. De status van de naar King doorgestuurde e-mails is in Outlook te controleren in een extra kolom In King. E-mails die doorgestuurd zijn naar King
terwijl King niet actief was (zie stap 6), hebben de status Sync. Zodra de e-
mail in het digitale archief van King is opgeslagen, komt er Ja in de kolom
In King te staan. Deze kolom is als volgt aan (of uit) te zetten:
• open de betreffende map in Outlook;
• klik met de rechtermuisknop op een willekeurige e-mail in de lijst;
• in het menu dat dan verschijnt kiest u voor Toon King-kolom...
7.6.2 Digitaal archief
Het digitaal archief geeft een overzicht van de archiefstukken (e-mails of bestanden) in King. Het digitale archief is te benaderen via hoofdmenu Organisatie en via de hoofdmenupunten Financieel, Debiteuren, Crediteuren en
Relaties. Archiefstukken kunnen als volgt worden toegevoegd:
• Via de knop Toevoegen (alleen met de optie Digitaal archief);
• Door met King documenten te scannen (alleen met de optie Digitaal
archief);
• Door met King via de Outlook-koppeling een e-mail te versturen;
• E-mails kunt u eventueel direct vanuit Microsoft Outlook toevoegen aan
het digitaal archief, zie hiervoor bladzijde 167;
• Door met de muis een document uit de Windows Verkenner/Explorer te
verslepen naar King. Programma Digitaal archiefstuk wordt dan geopend,
waar u het document kunt koppelen.
7.7
OPENSTAANDE POSTEN
7.7.1 Inzien / Afdrukken
Van elke debiteur en crediteur kunt u de openstaande posten op het scherm
opvragen (en afdrukken). Dat kan op de volgende manier:
• Kies in hoofdmenu Debiteuren (of Crediteuren) voor programma Info open
staande posten;
• Selecteer de debiteur (of crediteur) waarvan u de openstaande posten
wilt inzien. In het zoekvenster kunt u aangeven of u alle debiteuren (of
crediteuren) wilt zien (Alle), of alleen de debiteuren (of crediteuren) met
openstaande posten (Indien OSP);
• Klik op de knop Selecteren om de openstaande posten van die debiteur (of crediteur) op te vragen. U komt nu in het zoekvenster met de
openstaande posten. Bovenaan ziet u de voornaamste gegevens van de
debiteur (of crediteur). Daaronder staan de openstaande posten van die
debiteur/crediteur:
Een openstaande post kan slechts beperkt worden gemuteerd. Als de posten
die u wilt wijzigen in een voorlopige boekingsgang staan, kunt u ze ook muteren via programma hoofdmenu Financieel > Voorlopige boekingsg
angen.
Via venstermenu Afdrukken kunt u van de openstaande posten een overzicht
afdrukken. Bij sommige overzichten zult u de term ‘ouderdomsanalyse’ tegenkomen. Dat is een uitsplitsing van de openstaande posten in vier kolommen
op basis van de vervaldatum (ouderdom). U kunt zelf bepalen hoe die kolomindeling er uit moet zien:
In dit voorbeeld komen in de eerste kolom de posten die 1 t/m 30 dagen vervallen zijn, in de tweede kolom de posten die 31 t/m 60 dagen vervallen zijn, in
de derde kolom de posten die 61 t/m 90 dagen vervallen zijn, en in de vierde
kolom de posten die meer dan 90 dagen vervallen zijn. Een andere indeling is
ook mogelijk. Als u bijvoorbeeld de niet-vervallen posten in de eerste kolom
wilt hebben, de vervallen posten in de tweede kolom en de posten die langer
dan een maand vervallen zijn in de laatste kolom, dan stelt u de kolom-indeling
bijvoorbeeld zo in (ervan uitgaande dat de betalingstermijn veertien dagen is):
7.7.2 Afletteren
Als een debiteur meer facturen in één keer betaalt, kunt u de betreffende posten ‘afletteren’ (markeren), zodat u die in één keer kunt afboeken. Het afletteren kan handmatig plaatsvinden of automatisch.
Voorbeeld
Stel dat u via de bank een betaling binnenkrijgt van € 2.512,09, die betrekking
heeft op verschillende facturen van debiteur Vermeer & Zoon. In King boekt u
deze betaling als volgt:
• Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren voorlopige/definitieve jour
naalposten (zie bladzijde 55). Vervolgens krijgt u het zoekvenster met de
dagboeken op het scherm;
• Selecteer het betreffende bankboek;
• Vul de boekdatum, het stuknummer en de omschrijving in;
• Selecteer bij Rekeningnummer de rekening van Vermeer & Zoon;
• Vul de omschrijving van de journaalregel in;
• Als u dan naar de volgende rubriek gaat (Fact.-/ref.nr.), wordt automatisch een zoekvenster geopend met daarin al de openstaande posten van
Vermeer & Zoon;
• Vul bij Totaal te boeken het bedrag van € 2.512,09 in;
• Klik op de knop Afletteren. Het programma begint nu met het automatisch afletteren van de openstaande posten, net zolang tot het bedrag
van Totaal te boeken bereikt is. In dit geval zijn er twee posten ‘afgeletterd’. U kunt dat zien aan het vinkje in de kolom Boeken:
• Handmatig afletteren kan dus ook, door in de kolom Boeken zelf op het
vakje te klikken;
• Klik op de knop Boeken om de afgeletterde posten automatisch af te
boeken. U komt weer terug in het venster van ‘Invoeren journaalposten’
en zoals u ziet is voor elke post een journaalregel aangemaakt:
• Klik op de knop Nieuw boekstuk om een nieuwe journaalpost in het
bankboek in te voeren, of anders op de knop Sluiten. De vraag ‘Dagboek
afsluiten?’ beantwoordt u met Ja.
Volgorde bij automatisch afletteren
De volgorde waarin de openstaande posten worden afgeletterd, is in eerste
instantie op vervaldatum, maar u kunt die veranderen in factuurdatum of factuurnummer. Als u dat wilt, kiest u in hoofdmenu Debiteuren voor Info open
staande posten debiteuren. Klik op de knop Vaste geg. osp. en daarna op de
tab Aflettermethode. U kunt nu de afletter-instellingen aanpassen. Raadpleeg
zonodig het helpscherm.
Tijdens het invoeren van boekingen kunt u de gekozen aflettervolgorde tijdelijk wijzigen. Als u het venster met de openstaande posten voor u hebt, kiest u
in venstermenu Muteren voor Afletteren in volgorde van of voor Afletteren cre
ditnota’s, waar u de aflettervolgorde kunt aanpassen. Deze aanpassing geldt
alleen voor deze ene keer!
7.8
AANMANINGEN
Op basis van de openstaande posten kunt u aanmaningen afdrukken. Ook dit
onderdeel van King kunt u geheel aan uw wensen aanpassen.
7.8.1 ‘Aanmaningtype’ van de debiteur
Per debiteur kunt u instellen of die een aanmaning moet krijgen of een rekeningoverzicht. Een rekeningoverzicht kunt u altijd afdrukken, een aanmaning
alleen als van minimaal één openstaande post de vervaldatum verstreken is.
• Kies in hoofdmenu Debiteuren voor
Debiteuren;
• In het zoekvenster wijst u de betreffende debiteur aan en u klikt
op de knop Wijzigen. U komt dan
in het mutatievenster;
• Klik op de tab Financiële geg.;
• In rubriek Aanmaningtype kunt
u aangeven of deze debiteur
als u aanmaningen afdrukt een aanmaning moet krijgen, een rekening
overzicht, of niets (Geen):
• Ga met Ctrl+F7 naar de volgende debiteur of sluit het programma af met
de knop Sluiten.
7.8.2 Aanmaning-layouts
In King kunt u voor een vervallen post vier maal een aanmaning afdrukken. U
kunt hiervoor dan steeds dezelfde layout gebruiken, maar het is ook mogelijk
om met verschillende aanmaning-layouts te werken. Bij de eerste aanmaning
gebruikt u nog vriendelijke woorden, de tweede aanmaning is wat scherper
van toon, enz.
Het layout-programma kunt u vinden door in hoofdmenu Debiteuren voor Aan
maningen te kiezen en vervolgens voor Instellen aanmaning-layout. Zie bladzijde
104-114 voor informatie over het instellen van layouts.
Er worden aanmaning-layouts meegeleverd, dus u bent niet genoodzaakt om
zelf een hele layout in te stellen. Maar u moet in de meegeleverde layouts nog
wel de naam, het adres en het bankrekeningnummer van uw bedrijf invullen!
7.8.3 Vaste gegevens aanmaningen
In de ‘vaste gegevens’ geeft u aan welke aanmaning-layout wanneer gebruikt
moet worden en wanneer de aanmaningen moeten worden afgedrukt.
• Ga in hoofdmenu Debiteuren naar Aanmaningen en selecteer vervolgens
programma Vaste gegevens aanmaningen;
• Klik op het vakje met ‘1e aanmaning’;
• Ga met de Tab-toets naar het volgende vakje. Hier moet u het aantal
dagen invullen tussen de vervaldatum van de factuur en het versturen
van de eerste aanmaning. Stel dat u hier 14 invult. De eerste aanmaning
wordt dan pas afgedrukt als de post minstens 14 dagen vervallen is;
• Klik onderaan op de tab Layout 1e aanmaning;
• Klik op de gewenste taalcode en geef Enter;
• Selecteer hier de layout die u wilt gebruiken voor de eerste aanmaning;
• U kunt nu terug naar de tabel. Klik in het vakje rechts van ‘2e aanmaning’
en voer daar het aantal dagen in tussen de eerste en de tweede aanmaning;
• Klik onderaan op de tab Layout 2e aanmaning, enz.;
• Op deze manier werkt u alle aanmaningen af waarvoor u een layout hebt
gemaakt:
Na afloop klikt u op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten.
7.8.4 Afdrukken aanmaningen
Nadat de vaste gegevens zijn ingevoerd, kunnen de aanmaningen worden afgedrukt. Programma Afdrukken aanmaningen is te vinden in hoofdmenu Debiteu
ren onder Aanmaningen:
Bij Layout-soort geeft u aan wat u wilt afdrukken. U kunt bijvoorbeeld eerst een
overzicht afdrukken van de aan te manen debiteuren, dan de aanmaningen zelf
en ten slotte een overzicht van de aangemaande debiteuren.
In het venster kunt u onder andere een Peildatum invoeren. Alle openstaande
posten met een vervaldatum vóór die peildatum beschouwt King als vervallen.
Een voorbeeld om één en ander toe te lichten. Stel dat de oudste openstaande post van debiteur Jansen & De Groot op 12 oktober vervalt. Het is vandaag
20 oktober. Als peildatum wordt 16 oktober gekozen. Met deze peildatum is
deze openstaande post 4 dagen vervallen. Toch hangt het van de Vaste ge
gevens aanmaningen af of Jansen & De Groot nu een aanmaning krijgt! In ons
voorbeeld wordt de eerste aanmaning namelijk pas verzonden als er één of
meer posten zijn die 8 of meer dagen vervallen zijn. Voor Jansen & De Groot
wordt er in dit geval dus geen aanmaning afgedrukt.
Debiteur Ooster Fietshandel heeft maar één openstaande post, maar die is
vervallen op 2 oktober. Met een peildatum van 16 oktober en een eerste aanmaning 8 dagen na de vervaldatum kan Ooster wél een aanmaning verwachten ...
Informatie over de invoerrubrieken van programma Afdrukken aanmaningen
vindt u in het helpvenster. Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de
knop Afdrukken.
Na het afdrukken van de aanmaningen krijgt u een venster te zien met drie
selectievakjes:
• Overzicht van aangemaande debiteuren afdrukken; na het afdrukken van
de aanmaningen kunt u een overzicht afdrukken van de aangemaande
debiteuren;
• Aanmaningentellers bijwerken; selecteer deze optie als u met verschillende aanmaning-layouts werkt (dus een aparte layout voor de eerste aanmaning, een andere layout voor de tweede, enz.) én u deze aanmaningen
niet nogmaals wilt afdrukken. Wilt u deze aanmaningen wél nog een keer
afdrukken, dan moet u pas bij de laatste afdruk de tellers verhogen;
• Datum laatste aanmaning bijwerken; selecteer deze optie als u maar met
één aanmaning-layout werkt én u deze aanmaningen niet nogmaals wilt
afdrukken. Wilt u deze aanmaningen wél nog een keer afdrukken, dan
moet u pas bij de laatste afdruk de datum bijwerken. Maak uw keuze en
klik dan op de knop Akkoord.
Zowel de aanmaningenteller als de Datum laatste aanmaning kunt u achteraf
nog wijzigen via programma Info openstaande posten.
Bijlagen pagina 179
Hoofdstuk 8 BIJLAGEN
8.1
GEBRUIKSOVEREENKOMST KING
1. Deze overeenkomst komt tot stand tussen Quadrant Software BV, Eglantierbaan 95 te 2908 LV Capelle a/d IJssel, hierna te noemen ‘Quadrant’,
en de gebruiker van de ‘King’-programmatuur, zodra de gebruiker bij het
installeren van de King-programmatuur heeft aangegeven akkoord te
gaan met de voorwaarden van deze overeenkomst.
2. Deze overeenkomst wordt tussen genoemde partijen aangegaan voor
een periode van twaalf maanden en wordt door Quadrant jaarlijks stilzwijgend met twaalf maanden verlengd tenzij Quadrant en/of de gebruiker
deze overeenkomst schriftelijk opzegt uiterlijk twee maanden voor het
verstrijken van de eerstvolgende prolongatiedatum.
3. Uitsluitend de bepalingen, bedingen en voorwaarden van deze overeenkomst zijn van toepassing op het aan de gebruiker te verlenen gebruiksrecht terzake ‘King’-programmatuur, tezamen met de Algemene Voorwaarden van Quadrant, waarmee de gebruiker bekend is en akkoord is.
De actuele voorwaarden zijn in te zien via de website van Quadrant.
4. De prijs die de gebruiker voor het gebruik van de ‘King’-programmatuur
en voor het recht op service en support zoals hieronder omschreven
verschuldigd is, bestaat ofwel uit een eenmalig bedrag plus een jaarlijks
bedrag, ofwel uit een maandelijks “all-in”-bedrag.
5. De aan gebruiker ter beschikking gestelde ‘King’-programmatuur is uitsluitend standaard-programmatuur. Van maatwerk zal slechts sprake zijn
indien zulks blijkt uit een separate maatwerk-overeenkomst. Maatwerkprogrammatuur maakt op geen enkele wijze deel uit van deze overeenkomst.
6. Alle ‘King’-programmatuur is en blijft eigendom van Quadrant, althans
behoren de auteursrechten daarop uitsluitend toe aan Quadrant, zodat
Quadrant gerechtigd is daarover te beschikken. De merknaam ‘King’ is
door en ten behoeve van Quadrant merkrechtelijk beschermd voor de
Benelux en de landen van de EU. De auteursrechten op alle bij deze
programmatuur behorende documentatie behoren uitsluitend toe aan
Quadrant.
7. Quadrant stelt gebruiker tegen betaling van de daartoe verschuldigde
prijs ter beschikking de ‘King’-programmatuur en verleent hem het hierna
in punt 8 omschreven beperkte recht van gebruik daarvan.
8. Het beperkte recht van gebruik betreft uitsluitend de verstrekte ‘King’programmatuur. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief en mag door de
pagina 180 Bijlagen
gebruiker niet worden overgedragen of afgestaan aan een derde, en is
beperkt tot uitsluitend het voor eigen gebruik, d.w.z. voor het voeren van
de eigen administratie of administraties van derden aanwenden van die
programmatuur. Elk ander gebruik is derhalve niet toegestaan. Deze overeenkomst houdt geen overdracht in van auteurs-, octrooi-, eigendomsen/of merkrecht op de programmatuur.
9. Het vervaardigen van kopieën van dit programma is op geen enkele wijze
toegestaan.
10.Quadrant garandeert gedurende de looptijd van deze overeenkomst de
goede werking van de ‘King’-programmatuur in overeenstemming met
de door Quadrant vastgestelde specificaties, eigenschappen en functies.
Deze garantie duurt tot aan het verschijnen van de eerstvolgende nieuwe
versie/update van de aan de gebruiker ter beschikking gestelde ‘King’programmatuur, doch maximaal twaalf maanden. De garantie houdt in,
dat storende fouten en gebreken in die ‘King’-programmatuur, welke zich
binnen de garantieperiode voordoen en aan Quadrant schriftelijk binnen
veertien dagen na constatering daarvan zijn medegedeeld, zo spoedig
mogelijk door Quadrant zonder kosten voor de gebruiker zullen worden
opgespoord en hersteld, waartoe de gebruiker Quadrant op het kantoor
van Quadrant tijdig in staat dient te stellen.
11.Quadrant draagt gedurende de looptijd van deze overeenkomst zorg
voor ondersteuning jegens de klant bij het gebruik van de ‘King’-programmatuur overeenkomstig de navolgende bepalingen, bedingen en/
of voorwaarden. Deze ondersteuning betreft uitsluitend de volgende
onderdelen:
• Telefonische ondersteuning, d.w.z. het telefonisch beantwoorden
van vragen en/of oplossen van problemen van de klant ter zake de
functionele werking van de programmatuur, zulks uitsluitend op
maandag t/m donderdag van 8:30 tot 17:00 uur en op vrijdag van
8:30 tot 16:00 uur, behoudens algemeen erkende feestdagen en overige dagen en tijden waarop Quadrant gesloten is. Deze telefonische
support wordt verleend aan een enkele contactpersoon van de klant
en is beperkt tot een maximum van 15 minuten per dag en vijf keer
per maand. Er wordt uitsluitend support verleend voor een leverbare
release en/of voor de daaraan direct voorafgaande release van de
programmatuur.
• Het uitsluitend gedurende de looptijd van de overeenkomst gratis ter
beschikking stellen van nieuwe releases c.q. updates van de programmatuur via de website van Quadrant. Met het beëindigen van de
overeenkomst eindigt voor Quadrant de plicht tot c.q. voor de klant
Bijlagen pagina 181
het recht op het (alsnog) uitleveren van tijdens deze overeenkomst
uitgekomen nieuwe releases c.q. updates van de programmatuur.
12.Quadrant is niet verplicht om alle functionele mogelijkheden van de bestaande programmatuur over te nemen in een nieuwe release.
13.Voorts is de klant gerechtigd om bij prijsverhoging en/of wijziging van
deze voorwaarden, binnen één kalendermaand na datum aankondiging
daarvan in het KingMagazine of anderszins, per aangetekende brief aan
Quadrant mede te delen dat de overeenkomst niet wordt verlengd. Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door opzegging is uitgesloten.
14.Bij niet-tijdige betaling wordt de klant aan Quadrant over het gehele bedrag van de factuur, inclusief BTW, een rente verschuldigd van 1 procent
per maand of gedeelte van een maand. Bij niet-tijdige betaling door de
klant aan Quadrant is Quadrant gerechtigd verdere uitvoering van deze
overeenkomst jegens de klant na sommatie en ingebrekestelling op te
schorten, zulks zonder enige aansprakelijkheid voor Quadrant en onverminderd Quadrants verdere rechten op schadevergoeding.
15.Quadrant is gerechtigd alle rechten en verplichtingen, voortvloeiend uit
deze overeenkomst, over te dragen aan derden. De klant is daartoe niet
gerechtigd.
16.Met het beëindigen van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht van
de gebruiker op de ‘King’-programmatuur en heeft gebruiker uitsluitend
nog het recht om gegevens in de ‘King’-administratie in te zien en/of af te
drukken. Tevens vervalt dan het recht op support en service zoals hierboven omschreven.
pagina 182
8.2INDEX
A
Aangifte OB 45, 69
Aanheftekst 157, 162
Aanmaning 173
Aanmelden 11
Administratie
Beveiliging 33
Converteren 37
Gegevens overnemen 50
Toevoegen 37
Afdrukformaat 164
Afdrukken 24, 162
Afdrukformaat 46
Afdrukinstelling 25
Afletteren 171
Artikel
Inkoopeenheid 100, 139
Invoeren 100
Prijswijziging 153
Vaste gegevens 99, 135
Audit-file 73
Automatische tegenboeking 54
Beginvoorraad invoeren 137
Bestand 36
Besteladvies 139
Bestelling 100, 139
Invoeren 140
Vaste gegevens 137
Betaling 119
Betalingsconditie 46
Betalingsopdrachten 80
Betalingsvoorstel 82
Beveiliging 32
Bladeren 19, 21
Boekhouden 53
Voorbeelden 57
Boekingsgang 9, 63
Jaarafsluiting 91
Boekjaar 39
Afsluiten 88
BTW boeken 59, 70
BTW-boeking 54
BTW-code 45, 70
Budgettering 85
C
Contactpersoon
B
Backorder 130
Backup 31
Balans 10
Afdrukken 68
Info balans 68
Variabele 64
Bankafschrift boeken 61
Bankafschrift inlezen 75
Bankrekening 41, 75, 80, 81
Bedrijfsgegevens 41
Beginbalans
Invoeren 50
Contactpersoonfunctie 157
Invoeren 161
Contante verkopen 119
Contributie-order 132
Crediteur 47
Instellingen 139
Invoeren 160
Vaste gegevens 47
Creditnota
Boeken 63
Creditnota maken 130
pagina 183
D
Aanpassen 12
Werkbalken 14
Dagboek 9, 57
dagboekmutaties 9
Dagboekmutaties 67
Defaults 53
Invoeren 48
Koerscorrecties 42
Tegenrekening 49
Datum 21
Debiteur 47
Instellingen 99
Invoeren 160
Vaste gegevens 47
Debiteurgroep 46
definitieve 9
I
Inkoopfactuur boeken 57
Installatie
Update 7
Installeren
King 5
Upgrade 7
J
Jaarafsluiting 88
Journaal 66
Journaalpost 9
Corrigeren 63
Gegevens 56
Invoeren 53, 55
E
E-mail 46, 164
Exploitatie-overzicht 69
Exporteren 34
F
Factureren 125, 126
Journaalregel 56
K
Kasmutatie boeken 60
King
afsluiten 11
Database 31
starten 10
Systeemeisen 5
Venster 14
Direct 126
Historie 128
Facturering
Vaste gegevens 97
Filters 17
Knop
G
Info-knop 21
Gebruiker 30
Grootboek 9
Grootboekmutaties 67
Grootboekrekening 47
H
Help 26
Herwaardering 43
Hoofdmenu 11
Korting 103, 118
Kostendrager 73
Kostenplaats 73
Kostensoort 73
Kredietlimiet 47
L
Layout instellen 104
Leverancier 100
pagina 184
Levering 123
Historie 125
Vaste gegevens 97
Leveringsconditie 46
Licentiegegevens 5, 40
Locatie 96
Prijswijziging 153
R
Rechten 34
Referentienummer 67
Rekening 47
Hulprekening 59
Kostenplaats/Kostendrager 73
Rekeningschema 48
M
Magazijn 96
Magazijnontvangst 142
Vaste gegevens 135
Meldingen 23, 28
Multi User 28
N
NAW-bestand 158
normale 10
O
Offerte 133
Omzet 149
Opbrengstgroep 95
Openstaande posten 169
Order
Invoeren 116
Status 119
Wijzigen 119
Rekenmachine 22
Relatie
Invoeren 160
Relatiebeheer 157
Reserveren 118, 133, 148
S
Saldo-analyse 67
Samenvoegen 162
Sneltoetsen 20, 22
Staffelkorting 96
Standaardbrief 162
Systeembeheer 31
T
Taalcode 157
Tarief
Invoeren 101
Vaste gegevens 101
Orderinvoer
Vaste gegevens 97
P
Pakbon 123
Paragraaf
Debiteuren/Crediteuren 39
Verkoop 95
Voorraad 134
Periode-indeling 39
Picklist 121
Prijsafspraak 103, 118
Tegenboeken 54
Tekstblok 102
Telebankieren 75, 80
Toegangscode 30, 32
V
Valuta
Basisvaluta 38
Eurokoers 44
Eurovaluta 44
Koerswijziging 64
pagina 185
Vreemde valuta 42
variabele 10
Vastpinnen 14
Venster 14
Filters 17
Menu 14
Mutatievenster 20
Sluiten 15
Vastpinnen 14, 15
Zoekvenster 15
Verkoopfactuur boeken 59
Verkopen 149
Verzamellijst 121
Voorbeeldboekingen 57
voorlopige 9
Voorraad 133, 147
Boekwaarde 100
Voorraadcorrectie 137, 151
Voorraadmutatie 149
VVP 100
Z
Zoeken 16, 21
pagina 186
8.3INHOUDSOPGAVE
Hoofdstuk 1 Installatie King5
1.1Systeemeisen
5
1.2 King installeren
5
1.3 Invoeren licentiegegevens
5
1.4 Upgrade of optie installeren
7
Hoofdstuk 2 Werken met King9
2.1 Belangrijke begrippen
9
2.2 Starten van King
10
2.3Hoofdmenu
11
2.4Vensters
14
2.5Afdrukken
24
2.6Helpsysteem
26
2.7 Multi User
28
2.8Gebruikers
30
2.9Systeembeheer
31
2.10Gegevens exporteren
34
Hoofdstuk 3 Nieuwe administratie opzetten37
3.1 Administratie converteren
37
3.2 Aanmaken nieuwe administratie
37
3.3 Invoeren stamgegevens
41
3.4 Gegevens overnemen van andere administratie
50
3.5 Invoeren beginbalans
50
Hoofdstuk 4 Boekhouden53
4.1 Invoeren journaalposten
53
4.2 Koerswijziging valuta’s
64
4.3 Variabele balans
64
4.4 Financiële overzichten
66
pagina 187
4.5 Aangifte Omzetbelasting
69
4.6Audit-file
73
4.7Kostensoorten/‑plaatsen/‑dragers
73
4.8Telebankieren
75
4.9Betalingsopdrachten
80
4.10Budgettering
85
4.11Afsluiten boekjaar
88
Hoofdstuk 5 Verkopen95
5.1 Wat u vooraf moet vastleggen
95
5.2 Instellen layouts
104
5.3Offertes
114
5.4 Invoeren orders
116
5.5 Verzamellijst (vanaf King Logistiek)
121
5.6 Levering (vanaf King Artikelen)
123
5.7Facturering
125
5.8 Backorders (vanaf King Artikelen)
130
5.9Contributie-orders
132
Hoofdstuk 6 Voorraadbeheer133
6.1 Belangrijke begrippen
133
134
6.3 Invoeren beginvoorraad
137
6.4Bestellingen
139
6.5Magazijnontvangsten
142
6.6Voorraadoverzichten
147
6.7Voorraadcorrecties
151
6.8Prijswijzigingen
153
Hoofdstuk 7 Relatiebeheer157
157
pagina 188
7.2 Invoeren van relaties
160
7.3Contactpersonen
161
7.4Afdrukmogelijkheden
162
7.5 Verzenden van documenten via e-mail
164
7.6 Koppeling met Outlook
167
7.7 Openstaande posten
169
7.8Aanmaningen
173
Hoofdstuk 8 Bijlagen179
8.1 Gebruiksovereenkomst King
179
8.2Index
182

KING VOOR WINDOWS

Transcription

Similar documents

DAGbESTEdiNG KiNG ARTHUR GROEP ONTMOETiNGScENTRUM

Telenet WiFi Home Network

Pinnacle Studio 15 Handleiding korte versie

MAART 2012 DOLAN`S CADILLAC PRIJSVRAAG LAATSTE

Instellen van de WiFi-Repeater in Repeater mode

Leren werken met Scribus

hd-netwerk camerabewaking installatiegids

HP Deskjet 2050 All-in

HP Deskjet F2400 All-in

Manual DS500 - Satellite World Bemmel Schotel, Canaldigitaal