Brochure OMS_1

Printmachine
La solution logicielle pour
l’automatisation de vos
processus de gestion des
Editions de documents et de
traitement du courrier
WE VALUE YOUR MAIL
Sommaire
AUTOMATE
Optimisez la procEdure de rEalisation de vos documents:
sur support papier ou Electronique
CREATE
Composez vos formulaires
en toute simplicitE et flexibilitE
PRINT
Utilisez les fonctions et les
performances de l’imprimante
DISTRIBUTE
Choisissez la mEthode de
communication optimale
MAIL
Profitez du traitement
automatique du courrier
ARCHIVE
Simplifiez l’archivage
Electronique
Quels sont les avantages d’une
gestion des Editions de documents
et de traitement du courrier?
La communication directe avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs sont vitaux pour chaque
entreprise. Soucieux de leur réussite, les partenaires
commerciaux posent des exigences de plus en plus
élevées en matière de qualité et de personnalisation
de l’information. A l’avenir, le monde de la technologie
de l’information devra tenir compte de cette tendance.
Les entreprises modernes reconnaissent que les factures, les extraits de compte, les polices d’assurance, les
documents de production, les décomptes de salaires
et autres pièces, sont des supports d’informations de
première importance. Ils permettent d’adresser des
informations pertinentes et exactes en toute sécurité à
vos interlocuteurs. Il n’existe pas ou peu de moyens de
communication plus adaptés pour attirer toute l’attention voulue d’une personne ou d’un groupe cible. Faites
profiter les partenaires commerciaux ainsi que votre
entreprise des avantages offerts par des supports
d’informations de premier ordre et personnalisés selon
les besoins.
PrintMachine, le logiciel suisse pour la gestion des
éditions de documents, utilisé dans une technologie
de l’information moderne, prépare et met en forme
les documents et formulaires issus de vos applications commerciales. Grâce à ce formatage d’un genre
nouveau, ces documents ne passeront plus inaperçus
auprès de vos clients et partenaires commerciaux.
Simultanément, la production, la distribution, l’envoi et
l’archivage de ceux-ci se déroulent de manière totalement automatique, de même que l’optimisation des
envois postaux et l’affranchissement électronique. Et
cela avec la qualité voulue, une excellente lisibilité et
au moment opportun. Les relations avec vos clients et
vos partenaires sont trop importantes! Ne laissez donc
pas vos applications commerciales gérer ce processus
stratégique.
En résumé: soyez plus proches de vos clients et partenaires commerciaux par le biais de PrintMachine. La
qualité de vos documents parlera pour vous et vous
permettra d’établir avec eux une relation privilégiée et
conviviale.
VOS AVANTAGES
•
•
•
•
•
•
Substentielle économie de coûts
Satisfaction élevée des clients
Efficacité accrue sur le plan opérationnel et logistique
Automatisation et unification des processus de documentation et d‘expédition
Utilisation conviviale
Utile pour le marketing
AUTOMATE
Optimisez la procEdure de rEalisation de vos documents:
sur support papier ou Electronique
Un ElEment fondamental
dans la rEussite de la communication
Votre application commerciale
prend de plus en plus de valeur!
Le serveur PrintMachine reçoit des données brutes en provenance de multiples environnements systèmes ouverts ou
propriétaires et les transforme en documents commerciaux tels
que factures, extraits de compte, polices d’assurance, documents
de production, étiquettes, formulaires pour publipostage. PrintMachine analyse les données brutes et enclenche la procédure
de composition et de traitement. Le système commande l’impression et/ou la distribution numérique des documents formatés
de manière totalement automatique et prépare ces derniers
pour l’archivage électronique. Il attribue des codes OMR ou des
codes-barres intelligents aux documents, et ce, afin de piloter les
installations de mise sous pli. – La maintenance et l’utilisation
de la configuration du système et des documents sont aisées
grâce à l’interface utilisateur et au système «pointer-cliquer».
L’objectif de PrintMachine est, à partir de la transformation de
l’impression des données brutes de vos applications, d’établir
une communication efficace avec vos partenaires commerciaux
et vos collaborateurs, c’est-à-dire une communication précise,
flexible et personnalisée!
IntEgration simple du systEme
A quelques exceptions près, PrintMachine peut être intégré dans
tous les environnements système et les processus, sans adaptation particulière de vos applications actuelles.
VOS AVANTAGES
• S ystème centralisé pour le traitement, la production et la distribution de tous vos documents
commerciaux
• Economie significative de coûts grâce à des processus de sortie unifiés et automatisés pour
toutes les applications commerciales existantes
• Meilleure identité de l‘entreprise grâce à une présentation unifiée de tous les documents
commerciaux
• Grande convivialité pour l‘opérateur et l‘administrateur grâce à une standardisation cohérente de
la forme et du contenu des documents
• Support de toutes les fonctions de vos systèmes d‘impression laser monochromes et couleur
PrintMachine, en tant que solution de gestion des sorties de documents au sein de l’entreprise, optimise vos
processus, et ce dans votre environnement système. Vous serez étonné de constater la rapidité de gain de
la qualité et de l’efficacité des documents de votre application commerciale.
Environnement systèms
UNIX, AS/400, Windows 2000/XP,
IBM MVS, Linux, autres
Swiss Quality Software
Données brutes
Texte ASCII pour imprimante ligne/matrice,
XML, fichiers plats, SAP-RDI, CSV, autres
Transformer
des documents de qualité
genre «prêt-à-courrier»
BTA PrintMachine™
Données préformatées
PCL, PDF, Windows, AFP, autres
Enrichir
avec codes-barres, fonds de page,
marquage OMR,
textes supplémentaires, autres
Assemblage, tri et
groupement électroniques
Boîte aux lettres électronique avec panneau de commande pour l’optimisation
des envois du courrier
Office
RTF
Fax
E-Mail
Web
EBPP
Affranchissement
électronique
Imprimantes
Prise en charge totale
des gestionnaires
d’imprimante (drivers)
Systèmes d’archivage
Electroniques
PDF, TIFF, autres
Machines de mise sous pli
Concept de pilotage
CREATE
Composez vos formulaires en toute simplicitE et flexibilitE
Formulaires rEdigEs en diffErentes
langues et adaptEs aux succursales
Cette option présente un avantage considérable pour les entreprises
ayant des succursales ou des filiales, car les formulaires sont souvent
identiques pour l’ensemble du groupe alors que les logos et les adresses doivent être adaptés. L’édition, en fonction de la langue, de textes,
logos, éléments de texte et textes supplémentaires est possible.
Polices de caractEres spEciales
Des polices de caractères spéciales comme OCR-A, OCR-B, CMC-7
ou autres peuvent être rajoutées aux polices standards. Dans ce
cas de figure, PrintMachine Basic peut effectuer la calculation des
chiffres de vérification, le regroupement des lignes significatives
ou d’autres fonctions.
Textes supplEmentaires pour un marketing ciblE
Un outil apprécié du service de marketing: les documents commerciaux peuvent servir de support publicitaire ou contenir des
messages personnalisés.
ElEments de texte
PrintMachine rédige des documents à partir d’éléments textes
individuels en tenant compte du client, de la langue ainsi que
d’autres données.
IntEgration dynamique de graphiques
Des éléments tels que photos, graphiques, signatures peuvent
être intégrés de manière dynamique aux documents.
Structure modulaire des formulaires
Afin de simplifier la configuration et l’entretien de PrintMachine,
il est possible de procéder à des mises en forme avec des
éléments modulaires, textes supplémentaires, fonds de page,
codes-barres et règles d’archivage similaires. Les redondances
sont supprimées.
Couleurs
PrintMachine permet l’impression couleur dans la mise en forme
et la composition des formulaires.
«Pointer-cliquer»
Marquage OMR
PrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres
intelligents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise
sous pli et leurs fonctions seront pilotés de manière entièrement
automatique.
Codes-barres
PrintMachine imprime des codes-barres et peut calculer et déplacer les chiffres de vérification. Les codes-barres usuels (linéaires
et 2D) sont possibles.
Formulaires et copies
Les imprimantes laser peuvent maintenant être utilisées de manière optimale (avec adaptation individuelle de chaque copie), le papier carbone
et les copies chimiques appartiennent au passé. La préparation préalable des copies par votre application commerciale n’est pas nécessaire.
La nouvelle référence en matière de configuration visuelle! Par
rapport au système traditionnel «glisser-déposer», le système
«pointer-cliquer» permet la représentation authentique des documents, logos, cadres, données variables ainsi que des photos et
graphiques ajoutés de manière dynamique.
Publipostage
PrintMachine dispose d’une fonction publipostage très rapide en
connexion directe avec votre application commerciale. Cette fonction convient également pour les gros volumes de production.
Graphiques
PrintMachine calcule différents types de graphiques «à la volée» et
les intègre aux pages existantes ou crée de nouvelles pages.
VOS AVANTAGES
• E diteur convivial WYSIWYG pour la composition et la mise en forme simple et rapide de vos
documents
• Meilleure compréhension du contenu des documents pour les destinataires grâce à une
personnalisation appropriée (par ex. selon le client ou le groupe de produits)
• Mise en œuvre rapide de critères «Corporate Design» par le biais de bibliothèques d’éléments
graphiques et de modèles
• Introduction simplifiée de code-barres linéaires et 2D
• Satisfaction élevée des clients grâce à la mise en évidence du contenu des documents
(par graphiques, illustrations et diagrammes personnalisés)
Création et gestion flexibles de documents et d’ensembles de documents: le logiciel PrintMachine montre ce dont
il est capable. Vos données sont traitées et transformées en documents prêts à être envoyés, d’une qualité irréprochable et absolument conformes à vos souhaits.
X.Y.T
XY-TRADING
Formulaires adaptés aux succursales
Polices de caractères spéciales
Textes supplémentaires pour le marketing 1:1
Marquage OMR
our
ask for
Please
ices!
lume pr
large vo
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
Invoice No.
178373
P.O. No.
Account No.
Sales Manager
Assistant
4249
2314
Jack Hunt
Anne Miller
Date
VAT No.
2006
20th February 2004
222 91
Codes-barres (2D)
Codes-barres (linéaires)
Invoice
Formulaires en différentes langues
Description
Quantity
Unit Price
Discount
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
20
500.–
10 %
XYT 9933
Cellular Phone
– incl. Chatboard
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
60
300.–
15 %
XYT 3955
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
15
99.–
5%
15 days net
Eléments de texte
Intégration dynamique
de graphiques
15 300.–
1410.75
La structure modulaire des
formulaires s’adapte à votre société
25 710.75
Total
Payment Terms
Formulaires et copies
9 000.–
Thank you for your order.
Printed by BTA PrintMachine
Yours sincerely,
XY-Trading
Jack Hunt
Couleurs
Printed by BTA PrintMachine
XYT 8822
Total
4 3 4 5 3 3 2 0
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
4 3 4 5 3 3 2 0
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Printed by BTA PrintMachine
Item
Formulaires adaptés aux succursales
Codes-barres (linéaires)
4 3 4 5 3 3 2 0
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
X.Y.T
Credit
XY-TRADING
X.Y.T
XY-TRADING
Statement of Account
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
X.Y.T
Invoice
Ruti, 20th February 2004
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
XY-TRADING
Mail-Merge Letter
X.Y.T
Mail-Merge Letter
Ruti, 20th February 2004
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
Dear Mr. Smith
XY-TRADING
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
Mail-Merge
analyses Letter
the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
archiving.
It also2004
adds intelligent OMR marks to the documents in
Mr. John Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
203 North LaSalle
and document configuration as well as easy maintenance.
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
archiving.
It also2004
adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
Dear Mr. Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
analyses
the raw
and activates
the design
and processing
procedures. The system ensures
The BTA PrintMachine Server receives
raw data
fromdata
a variety
of open and
proprietary
system
automaticdocuments
control of such
printas
output
and digital
environments and transforms them fully
into business
invoices,
accountdistribution
statements,of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepareslabels
them for
electronic archiving.
also adds intelligent OMR marks to the documents in
insurance policies, production paperwork,
or mail-merge
letters. BTAIt PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
order
to control
systems.
The graphic
user surface
analyses the raw data and activates
the design
andinserting
processing
procedures.
The system
ensuresguarantees a user-friendly system
andand
document
configuration
as easy
maintenance.
fully automatic control of print output
digital distribution
of as
thewell
formatted
documents,
and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
Dear Mr. Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
Yours sincerely,
analyses
the raw
and activates
the design
and processing
procedures. The system ensures
The BTA PrintMachine Server receives
raw data
fromdata
a variety
of open and
proprietary
system
XY-Trading
automaticdocuments
control of such
printas
output
and digital
environments and transforms them fully
into business
invoices,
accountdistribution
statements,of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepareslabels
them for
electronic archiving.
also adds intelligent OMR marks to the documents in
insurance policies, production paperwork,
or mail-merge
letters. BTAIt PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
order
to control
systems.
The graphic
user surface
analyses the raw data and activates
the design
andinserting
processing
procedures.
The system
ensuresguarantees a user-friendly system
andand
document
configuration
as easy
maintenance.
fully automatic control of print output
digital distribution
of as
thewell
formatted
documents,
and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepares them for electronic archiving.
It also Joweid
adds intelligent
OMR
marks
to
the documents
in Switzerland
XY-Trading,
Zentrum,
P.O.
Box
255,
CH-8630
Ruti-Zurich,
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
order to control inserting systems. The
graphic
user251
surface
a user-friendly
systemwww.xyt.ch
Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
prepares them for electronic archiving.
It also Joweid
adds intelligent
OMR
marks
the documents
in Switzerland
XY-Trading,
Zentrum, P.O.
Box
255,to
CH-8630
Ruti-Zurich,
order to control inserting systems. The
graphic
user251
surface
a user-friendly
systemwww.xyt.ch
Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
Dear Mr. Smith
Mail-Merge Letter
Mail-Merge Letter
Jack Hunt
Yours sincerely,
XY-Trading
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Jack Hunt
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
«Pointer-cliquer»
Publipostage
Graphiques
PRINT
Utilisez les fonctions et les performances de l’imprimante
Editions triEes et groupEes
REimpressions
L’édition des documents peut être effectuée selon différents critères de tri et de regroupement (par exemple adresse identique,
code succursale ou représentant identique).
La fonction de restauration permet de réimprimer des documents
déjà édités. Les différentes pages d’impression peuvent être
sélectionnées grâce à des lignes enregistrées ou à la recherche
en texte intégral.
Impression parallEle ultraperformante
Plusieurs imprimantes peuvent être raccordées ensemble pour
former un tout. Ceci permet de répartir les impressions sur deux
ou plusieurs imprimantes. Il est donc possible de traiter, avec des
appareils peu onéreux, de gros volumes en peu de temps.
Prise en charge totale par le pilote d’imprimante
PrintMachine peut activer les différents bacs d’entrée et de sortie
en fonction des formulaires ou selon d’autres critères. Cette
fonction trouve son application dans le cas de documents composés de types de papier différents. De plus, toutes les fonctions
mises à disposition par le pilote d’imprimante (par exemple les
différents types de médias, l’agrafage, le pliage, la perforation)
peuvent être exécutées.
Taches d’impression commandEes en fonction
du temps ou lancEes manuellement
PrintMachine peut commander l’édition de documents selon des
critères de temps ou de priorité. Ainsi, des documents destinés à
des personnes ou groupes cibles définis peuvent être édités à un
moment précis de la semaine ou du mois (moment pouvant être
défini) ou par simple «pression d’un bouton».
Impression rEpartie au sein du rEseau LAN/WAN
L’impression et la répartition de documents au sein du groupe
nécessitent le soutien des technologies réseau. PrintMachine
est basé sur ce principe et est donc en mesure de proposer des
services optimaux.
Impression recto/verso intelligente
Panneau de commande
PrintMachine imprime des documents sur une seule face ou
recto/verso. Toutes les fonctions de PrintMachine sont valables
pour le recto comme pour le verso. Le verso est souvent réservé
à l’impression des Conditions générales ou à des impressions
similaires.
Le panneau de commande permet de contrôler en permanence
les documents imprimés, les documents prêts à être imprimés
ainsi que les tâches d’impression. Si cela s’avère nécessaire,
un simple clic de la souris suffit pour envoyer une tâche d’impression vers une autre imprimante. Le déclenchement manuel
des tâches d’impression et la répétition d’impression peuvent
également être effectués en toute simplicité à partir du panneau
de commande.
Impression d’Etiquettes
PrintMachine peut être utilisé pour des applications de logistique,
d’étiquetage ou autres grâce à sa fonction codes-barres et au
support d’imprimantes laser/code-barre.
VOS AVANTAGES
• T outes les fonctions de vos systèmes d‘impression sont utilisables
(par ex. agrafage, perforation, pliage, création de brochures)
• Supporte la sélection des bacs et types d‘imprimés
• Réduction du travail manuel grâce au tri électronique préalable des documents
(par ex. pour archives papier et distribution des documents)
• Importante économie de coûts et satisfaction accrue des clients par regroupement automatique
de documents à partir d‘une ou de plusieurs applications pour former des jeux complets
(par ex. compilation d‘une offre avec lettre d‘accompagnement, conditions commerciales
générale et annexes, ou pour l‘archivage d‘une opération commerciale complète)
• Absence d‘erreurs grâce au tri électronique préalable remplaçant l‘assemblage manuel
• Economie de frais de port et meilleure qualité des envois
Les imprimantes sont de plus en plus performantes et leurs fonctions de plus en plus diversifiées. PrintMachine
vous permet d’exploiter ce potentiel et d’améliorer la disponibilité de votre application. L’impression ultraperformante, l’impression répartie et l’impression spéciale sont d’autres thèmes intéressants pour vous.
Impression parallèle ultraperformante
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of
open and proprietary system environments and transforms them into
business documents such as invoices, account statements, insurance
policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA
PrintMachine analyses the raw data and activates the design and
processing procedures. The system ensures fully automatic control of
print output and digital distribution of the formatted documents, and
Description
Quantity
Unit Price
Discount
Total
XYT 8822
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
20
500.–
10 %
9 000.–
XYT 9933
Cellular Phone
– incl. Chatboard
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
60
300.–
15 %
15 300.–
XYT 3955
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
15
99.–
5%
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of
open and proprietary system environments and transforms them into
business documents such as invoices, account statements, insurance
policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA
PrintMachine analyses the raw data and activates the design and
processing procedures. The system ensures fully automatic control of
print output and digital distribution of the formatted documents, and
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR
marks to the documents in order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system and document
configuration as well as easy maintenance.
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every process sequence – and usually, there is no
need to adapt your applications at all.
Prise en charge totale par
le pilote d’imprimante
X.Y.T
XY-TRADING
our
ask for
!
Please
e prices
large volum
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
Editions triées
et groupées
X.Y.T
XY-TRADING
Statement of Account
Total
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
X.Y.T
Payment Terms
Thank you for your order.
Yours sincerely,
XY-Trading
Ruti, 20th February 2004
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
Jack Hunt
Mail-Merge Letter
X.Y.T
15 days net
1410.75
25 710.75
Invoice
XY-TRADING
XY-TRADING
Item
Credit
XY-TRADING
X.Y.T
Invoice
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Mail-Merge Letter
Dear Mr. Smith
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Ruti, 20th February 2004
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
archiving.
It also2004
adds intelligent OMR marks to the documents in
Mr. John Smith
Dear Mr. Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
203 North LaSalle
and document configuration as well as easy maintenance.
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
Impression recto/
verso intelligente
Mail-Merge Letter
Mail-Merge Letter
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
archiving.
It also2004
adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
analyses
the raw
and activates
the design
and processing
procedures. The system ensures
The BTA PrintMachine Server receives
raw data
fromdata
a variety
of open and
proprietary
system
automaticdocuments
control of such
printas
output
and digital
environments and transforms them fully
into business
invoices,
accountdistribution
statements,of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepareslabels
them for
electronic archiving.
also adds intelligent OMR marks to the documents in
insurance policies, production paperwork,
or mail-merge
letters. BTAIt PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
order
to control
systems.
The graphic
user surface
analyses the raw data and activates
the design
andinserting
processing
procedures.
The system
ensuresguarantees a user-friendly system
andand
document
configuration
as easy
maintenance.
fully automatic control of print output
digital distribution
of as
thewell
formatted
documents,
and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
Dear Mr. Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
Yours sincerely,
analyses
the raw
and activates
the design
and processing
procedures. The system ensures
The BTA PrintMachine Server receives
raw data
fromdata
a variety
of open and
proprietary
system
XY-Trading
automaticdocuments
control of such
printas
output
and digital
environments and transforms them fully
into business
invoices,
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statements,of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepareslabels
them for
electronic archiving.
also adds intelligent OMR marks to the documents in
insurance policies, production paperwork,
or mail-merge
letters. BTAIt PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
order
to control
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The graphic
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analyses the raw data and activates
the design
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processing
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The system
ensuresguarantees a user-friendly system
andand
document
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fully automatic control of print output
digital distribution
of as
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documents,
and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepares them for electronic archiving. It also Joweid
adds intelligent
OMR
marks to the documents in
Zentrum, at
P.O.
process sequence – and usually, there is no need toXY-Trading,
adapt your applications
all.Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
order to control inserting systems. The
graphic
user251
surface
a user-friendly
systemwww.xyt.ch
Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
prepares them for electronic archiving.
It also Joweid
adds intelligent
OMR
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the documents
in Switzerland
XY-Trading,
Zentrum, P.O.
Box
255,to
CH-8630
Ruti-Zurich,
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Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
Dear Mr. Smith
Mail-Merge Letter
Jack Hunt
Yours sincerely,
XY-Trading
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Jack Hunt
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Impression d’étiquettes
Réimpressions
Impression répartie au
sein du réseau LAN/WAN
Panneau de commande
Tâches d’impression commandées en
fonction du temps ou lancées manuellement
DISTRIBUTE
Choisissez la mEthode de communication optimale
Serveur Web
Fax
Le document fini en format graphique souhaité est chargé sur le
serveur Web de l’expéditeur avec les attributs de document. Les
attributs peuvent être destinés à l’autorisation et au groupement.
Les documents peuvent être faxés directement au destinataire à
la place d’être imprimés et envoyés. La mise en forme et l’arrièreplan du formulaire de la version faxée correspondent à ceux de la
version imprimée.
Courrier Electronique avec hotlink
Hotlink renvoie au document mémorisé sur le serveur Web de
l’expéditeur. La connexion permet l’ouverture du document.
Courrier Electronique avec fichier joint
Les documents avec une adresse e-mail sont envoyés en format
graphique souhaité par PrintMachine.
Sortie-Ecran
Une représentation tel-tel des documents peut être affichée à
l’écran du responsable s’il le souhaite.
REpartition dans le rEseau WAN
Les données peuvent être acheminées dans le réseau WAN et
éditées à l’adresse de destination souhaitée.
VOS AVANTAGES
•
•
•
•
Importante économie de frais de papier, d‘emballage et de frais de port
Communications accélérées avec vos clients
Suppression des travaux manuels routiniers (comme la mise sous pli du courrier)
Décharge des réseaux informatiques grâce à l‘émission échelonnée des documents durant
la nuit
• Disponibilité à bien plaire 24 h/7 j de vos documents pour la visualisation ou l‘impression locale
par les destinataires
La conception de documents est une chose. Mais les acheminer jusqu’au destinataire voulu via différentes
voies en est une autre. PrintMachine vous ouvre, à vous et à vos applications, de nouveaux réseaux et voies
de communication pour la distribution de vos documents.
Répartition dans le réseau WAN
Serveur Web
www
Sortie-écran
www
Courrier électronique
avec hotlink
Fax
Courrier électronique
avec fichier joint
MAIL
Profitez du traitement automatique du courrier
Groupage
Commande sElective des piEces jointes
PrintMachine peut rassembler et trier plusieurs documents
(documents provenant d’applications et d’environnements
système différents par exemple) pour un même destinataire.
Ainsi, vos clients ne reçoivent plus qu’une seule enveloppe, ce
qui vous permet de réduire considérablement les frais de port et
d’emballage. Il est possible de déterminer l’ordre des documents
contenus dans une enveloppe.
PrintMachine attribue aux documents des codes spéciaux en se
basant sur la langue des documents ou sur d’autres critères, permettant ainsi l’activation de la station de pièces jointes voulue.
SEcuritE
Un contrôle de séquence vérifié par le système de mise sous
pli est fourni pour garantir la sécurité lors de la mise sous pli
automatique.
ContrOle automatique
PrintMachine reconnaît les documents ne devant pas être mis
sous pli (ceux destinés aux collaborateurs par exemple) et, au
niveau de l’installation de mise sous enveloppe, les dirige sur une
sortie dédiée.
Emballage parfait
PrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise sous
enveloppe peuvent emballer les documents.
Optimisation du port et des envois,
affranchissement Electronique
Des options spécifiques aux différents pays sont disponibles.
Elles permettent un traitement rationnel et économique du courrier par la poste. Des économies des frais de port substantielles
peuvent ainsi être réalisées en fonction des destinations.
VOS AVANTAGES
• M
ise en application aisée et avantageuse dans tout environnement grâce aux pilotes standard
pour les systèmes de mise sous pli
• Support de l‘encartage sélectif d‘annexes (par ex. en différentes langues), service de courrier
domestique automatisable
• Contrôle à 100% de la réussite de l‘impression et de la mise sous pli par numérisation des
informations d‘expédition
• Mise à profit des tarifs postaux préférentiels pour envois groupés
• Calcul des frais et impression automatisée du bordereau postal
• Economie de frais de port et satisfaction accrue des clients par assemblage, regroupement et
tri de différents documents commerciaux destinés au même destinataire (1 enveloppe par jour
et par adresse)
Les quantités de papier échangées augmentent, les installations de mise sous enveloppe sont de moins en moins
chères. Profitez de cette situation et du potentiel de PrintMachine et optez pour une automatisation flexible,
économique et sûre du traitement de votre courrier. Mettez à profit toutes les options proposées par l’installation
de mise sous enveloppe.
Optimisation du port et des envois,
affranchissement électronique
X.Y.T
Credit
XY-TRADING
X.Y.T
XY-TRADING
Statement of Account
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
X.Y.T
Invoice
Ruti, 20th February 2004
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
XY-TRADING
Mail-Merge Letter
X.Y.T
Mail-Merge Letter
Ruti, 20th February 2004
Mr. John Smith
Dear Mr. Smith
203 North LaSalle
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
XY-TRADING
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
Mail-Merge
analyses Letter
the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
archiving.
It also2004
adds intelligent OMR marks to the documents in
Mr. John Smith
Dear Mr. Smith
order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system
203 North LaSalle
and document configuration as well as easy maintenance.
Chicago,
IL 60601-1210
The BTA PrintMachine Server
receives
raw data from a variety of open and proprietary system
USAthem into business documents such as invoices, account statements,
environments and transforms
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.
Mail-Merge
analyses Letter
the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Ruti,
20th February
prepares them for electronic
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adds intelligent OMR marks to the documents in
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
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and document configuration as well as easy maintenance.
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also adds intelligent OMR marks to the documents in
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documents,
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invoices,
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prepareslabels
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also adds intelligent OMR marks to the documents in
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or mail-merge
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digital distribution
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documents,
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The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in
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insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
and document configuration as well as easy maintenance.
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every
prepares them for electronic archiving. It also Joweid
adds intelligent
OMR
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Zentrum, at
P.O.
process sequence – and usually, there is no need toXY-Trading,
adapt your applications
all.Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
order to control inserting systems. The
graphic
user251
surface
a user-friendly
systemwww.xyt.ch
Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system
Jack Hunt
environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,
insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine
Yours sincerely,
analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures
XY-Trading
fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and
prepares them for electronic archiving.
It also Joweid
adds intelligent
OMR
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the documents
in Switzerland
XY-Trading,
Zentrum, P.O.
Box
255,to
CH-8630
Ruti-Zurich,
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graphic
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Phone
+41 (0)55
31 00,guarantees
Fax +41 (0)55
251 3110, Internet
and document configuration as well as easy maintenance.
Mail-Merge Letter
Jack Hunt
Yours sincerely,
XY-Trading
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Jack Hunt
XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland
Phone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch
Emballage parfait
Contrôle automatique
Commande sélective
des pièces jointes
Sécurité
Groupement
ARCHIVE
Simplifiez l’archivage Electronique
Interface modulable
Index texte intEgral
Dans le flux de données, PrintMachine reconnaît automatiquement les documents devant être archivés. Ils sont alors traités et
transmis au système d’archivage électronique. Cette opération
engendre la création de fichiers impressions, fichiers graphiques
et fichiers textes ainsi que d’une table d’index avec des indices
pouvant être définis au choix.
En plus des différents indices, l’intégralité du texte peut être mémorisée sous forme d’index. Ceci permet une recherche en texte
intégral dans les documents graphiques.
CrEation automatique d’un index
Parallèlement au traitement du document graphique et identique
à l’impression, PrintMachine crée automatiquement un index. Ceci
permettra par la suite de retrouver et de reproduire facilement
des documents.
Format graphique ou texte
PrintMachine dispose d’un large choix de formats graphiques. Les
formats d’impression comme PDF, Postscript ou PCL sont également possibles pour les documents d’archive.
Reproduction exacte du document
et rEvision facile
Grâce à l’archivage de l’intégralité du document (avec le fond de
page), cette procédure permet une révision facile et est fidèle au
document.
VOS AVANTAGES
• A rchivage des documents commerciaux et Office de style d‘impression identique en un format
quelconque (par ex. PDF ou TIFF)
• Indexation automatique des documents de manière unifiée et structurée
• Archivage en un format unifié (par ex. PDF) de tous les documents commerciaux et de
bureautique, indépendamment du format d‘entrée
• Traitement des documents graphiques et fichiers d‘index assurant leur lisibilité tout système
d‘archivage
• Classement des documents complètement automatisé et en tout temps
(par exemple durant la nuit) dans le système électronique d‘archivage ou GED.
• Structure des fichiers d‘index facilement adaptables et de manière flexible
Des copies numériques sont créées lors de l’impression ou à la suite de l’impression pour votre archivage
électronique. Reproduction exacte de l’impression et révision facile. De plus, PrintMachine génère les indices
souhaités, facilitant ainsi considérablement la recherche de vos documents archivés.
Création automatique d’un index
Index texte intégral
Interface modulable
Création automatique d’un index
Index texte intégral
X.Y.T
XY-TRADING
Format graphique ou texte
our
ask for
s!
Please
me price
lu
vo
e
larg
Mr. John Smith
203 North LaSalle
Chicago, IL 60601-1210
USA
Invoice No.
178373
P.O. No.
Account No.
Sales Manager
Assistant
4249
2314
Jack Hunt
Anne Miller
Date
VAT No.
20th February 2002
2006
222 91
Invoice
Item
Description
Quantity
Unit Price
Discount
Total
XYT 8822
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
20
500.–
10 %
9 000.–
XYT 9933
Cellular Phone
– incl. Chatboard
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
60
300.–
15 %
15 300.–
XYT 9933
Cellular Phone
– incl. 12V-Adapter
– incl. Compact Charger
– incl. Car Holder
15
99.–
5%
1410.75
Total 25 710.75
Reproduction exacte du
document et révision facile
Contact:
Neopost AG
Hertistrasse 25
CH-8304 Wallisellen
[email protected]
Tel. +41 (0)848 231 231
Fax +41 (0)848 231 232
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All rights reserved
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CH-1052 Le Mont-sur-Lausanne
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Fax +41 (0)848 231 232
www.neopost.ch
Being ISO 9001 and 14001 certified,
Neopost will serve you in accordance
with the highest process, quality and
environmental standards.