Guide de l`utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft

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Nortel CallPilot
Guide de l'utilisateur de la
Messagerie de bureau pour
Microsoft Outlook
NN44200-103-FR
Statut du document : Norme
Version du document : 01.03
Date du document : 08/05/2007
Copyright © 2007, Nortel Networks
Tous droits réservés
Imprimé au Canada
Informations sujettes à modification sans préavis. Nortel Networks se réserve le droit d'apporter des modifications à
la conception ou aux composants suivant les impératifs de l'ingénierie ou la fabrication.
Le processus de transmission de données et de messagerie entre CallPilot et ses serveurs, commutateurs ou système
est propriété de Nortel Networks. Toute autre utilisation des données et du processus de transmission constitue une
violation de la licence d'utilisateur, à moins qu'une autorisation écrite provenant de Nortel Networks ne l'autorise. Les
violations de la licence entraînées par l'utilisation non autorisée de toute portion de ce processus ou du matériel associé
se solderont par une annulation immédiate de la licence et Nortel Networks se réserve le droit de demander
compensation pour une telle rupture de contrat.
Nortel Networks et d'autres sociétés sont mentionnées ci-après :
*Nortel, le logo Nortel, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMSSCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1,
SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis et Unity sont des marques commerciales de Nortel Networks.
3COM est une marque commerciale de 3Com Corporation.
ACCENT est une marque commerciale d'Accent Software International Ltd.
ADOBE est une marque commerciale d'Adobe Systems Incorporated.
AMDEK est une marque commerciale d'Amdek Corporation.
AT&T est une marque commerciale d'American Telephone and Telegraph Corporation.
ATLAS est une marque commerciale de Quantum Corporation.
ATRIA est une marque commerciale de Pure Atria Corporation.
BLACKBERRY est une marque commerciale de Research in Motion Limited.
CASEWARE est une marque commerciale de Caseware International, Inc.
CONTINUUS est une marque commerciale de Continuus Software Corporation.
CRYSTAL REPORTS est une marque commerciale de Seagate Software, Inc.
DEFINITY est une marque commerciale d'Avaya Inc.
DIALOGIC, INTEL et VOICEBRIDGE sont des marques commerciales d'Intel Corporation.
DIVX est une marque commerciale de DivXNetworks, Inc.
EUDORA et QUALCOMM sont des marques commerciales de Qualcomm, Inc.
eTrust et InoculateIT sont des marques commerciales de Computer Associates Think Inc.
DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,
MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,
WINDOWS, WINDOWS MEDIA et WINDOWS NT sont des marques commerciales de Microsoft Corporation.
GROUPWISE et NOVELL sont des marques commerciales de Novell Inc.
HITACHI est une marque commerciale de Hitachi Limited.
LOGITECH est une marque commerciale de Logitech, Inc.
LUCENT est une marque commerciale de Lucent Technologies, Inc.
MATRA est une marque commerciale de Matra Hachette.
MCAFFEE et NETSHIELD sont des marques commerciales de McAfee Associates, Inc.
MYLEX est une marque commerciale de Mylex Corporation.
NET2PHONE est une marque commerciale de Net2Phone, Inc.
NETOPIA est une marque commerciale de Netopia, Inc.
NETSCAPE COMMUNICATOR est une marque commerciale de Netscape Communications Corporation.
NOTES est une marque commerciale de Lotus Development Corporation.
NORTON ANTIVIRUS et PCANYWHERE sont des marques commerciales de Symantec Corporation.
POWERQUEST est une marque commerciale de PowerQuest Corporation.
PROMARK et RHOBOT sont des marques commerciales de DMI Promark, Inc.
QUICKTIME est une marque commerciale d'Apple Computer, Inc.
RADISYS est une marque commerciale de Radisys Corporation.
ROLM est une marque commerciale de Siemens ROLM Communications, Inc.
SLR4, SLR5 et TANDBERG sont des marques commerciales de Tandberg Data ASA.
SONY est une marque commerciale de Sony Corporation.
SYBASE est une marque commerciale de Sybase, Inc.
TEAC est une marque commerciale de TEAC Corporation.
UNIX est une marque commerciale d'X/Open Company Limited.
US ROBOTICS, le logo US ROBOTICS et SPORTSTER sont des marques commerciales de US Robotics.
WINAMP est une marque commerciale de Nullsoft, Inc.
WINRUNNER est une marque commerciale de Mercury Interactive Corporation.
WINZIP est une marque commerciale de Nico Mark Computing, Inc.
Table des matières
Comment obtenir de l'aide
7
Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft
Outlook
9
Nortel CallPilot
Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook
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Table des matières
Nortel CallPilot
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Cette section explique comment obtenir de l'aide pour les produits et les
services Nortel.
Obtenir de l'aide à partir du site Nortel
La meilleure solution pour obtenir un support technique pour les produits
Nortel est de consulter le site de support technique (Nortel Technical
Support) :
www.nortel.com/support
Ce site fournit un accès rapide au logiciel, à la documentation, aux
communiqués et aux outils qui vous permettront de résoudre les problèmes
relatifs aux produits Nortel. Plus précisément, ce site vous permet :
•
de télécharger des logiciels, de la documentation et des communiqués
sur le produit ;
•
d'effectuer des recherches sur le site de support technique et dans la
base de connaissances Nortel pour obtenir des réponses aux problèmes
techniques ;
•
de vous inscrire afin d'être automatiquement informé des nouveautés
logicielles et documentaires concernant les équipements Nortel ;
•
d'ouvrir et de gérer des cas de support technique.
Obtenir de l'aide par téléphone auprès d'un Nortel Solutions Center
Si vous ne trouvez pas les informations souhaitées sur le site Web de support
technique Nortel et que vous disposez d'un contrat de support Nortel, vous
pouvez obtenir de l'aide téléphonique auprès d'un Nortel Solutions Center.
Pour l'Amérique du Nord, appelez le 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835).
Pour les autres régions, connectez-vous sur le site Web ci-dessous pour
connaître le numéro de téléphone à appeler :
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www.nortel.com/callus
Obtenir l'aide d'un spécialiste en utilisant un code de routage
express
Pour accéder aux Nortel Technical Solutions Centers, vous pouvez utiliser
un code de routage express afin de transmettre rapidement votre appel vers
un spécialiste du produit ou du service Nortel. Pour rechercher le code de
routage express relatif à votre produit ou votre service, consultez le site Web
suivant :
www.nortel.com/erc
Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur Nortel
Si vous disposez d'un contrat de maintenance pour votre produit Nortel
auprès d'un distributeur ou d'un revendeur agréé, contactez l'équipe du
support technique de ce distributeur ou de ce revendeur.
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Utilisation de la Messagerie de bureau
pour Microsoft Outlook
CallPilot* de Nortel est un système de communication avancé qui offre une
souplesse exceptionnelle en matière de gestion des messages.
Vous pouvez l'utiliser depuis votre téléphone ou votre ordinateur. La
Messagerie de bureau vous donne accès à la messagerie CallPilot par
l'intermédiaire de la messagerie Microsoft Outlook. Voici quelques-unes des
nombreuses utilisations possibles de CallPilot avec votre messagerie
électronique :
•
écoute des messages vocaux ;
•
affichage et impression des télécopies ;
•
enregistrement et envoi des messages vocaux ;
•
création et envoi des télécopies, y compris des envois groupés de
télécopies ;
•
transmission des messages vocaux et des télécopies, et réponse à ces
messages ;
•
contact de l'expéditeur d'un message ;
•
Ajout des options de message, telles que « urgent » ou « privé » ;
•
vérification de l'orthographe des messages avant de les envoyer ;
•
ajout des pièces jointes comportant un message vocal, une télécopie ou
du texte ;
•
envoi des messages aux utilisateurs de CallPilot sur des serveurs locaux
et distants, ainsi qu'à des adresses non CallPilot ;
•
démarrage d'une session de messagerie instantanée à partir d'un
message ;
•
création de listes de distribution personnelles ;
•
modification du mot de passe CallPilot ;
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Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook
•
Accès à My CallPilot sur le Web pour consulter des informations relatives
à l'utilisateur et pour modifier les paramètres des fonctions.
Certaines fonctions mentionnées dans ce guide peuvent ne pas s'appliquer
à la version de CallPilot que vous utilisez. Pour davantage de détails,
reportez-vous à la rubrique Disponibilité des fonctions dans l'aide en ligne
de la Messagerie de bureau ou contactez votre administrateur.
Mise en route
À propos de ce guide
Ce guide de l'utilisateur explique comment utiliser CallPilot avec votre
messagerie Microsoft Outlook.
Les instructions et captures d'écran présentées dans ce guide ont pour
objectif de vous aider à utiliser CallPilot avec votre messagerie. Certaines
informations spécifiques peuvent varier en fonction de votre système
d'exploitation, de la version d'Outlook dont vous disposez et des fonctions
disponibles dans votre boîte aux lettres CallPilot.
La Messagerie de bureau comprend également une aide en ligne. Pour y
accéder, à partir du menu d'aide Outlook, pointez sur Messagerie de bureau
CallPilot, puis cliquez sur Rubriques d'aide.
Préliminaires
Avant d'utiliser CallPilot, votre administrateur doit s'assurer que votre compte
de messagerie est correctement configuré pour CallPilot. Votre ordinateur
doit présenter la configuration suivante :
•
un lecteur CallPilot qui permet de lire et d'enregistrer des messages
vocaux ;
•
un pilote de télécopieur Nortel pour créer des télécopies ;
•
Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 ou Microsoft
Outlook 2007 ;
•
Windows 2000 Professional, Windows XP Professional ou Windows
Vista ;
•
un moniteur 256 couleurs, 800 x 600 ;
•
15 Mo d'espace disque libre pour installer le logiciel ;
•
une carte son et des haut-parleurs pour l'écoute des messages sur
l'ordinateur ;
•
un microphone connecté à votre ordinateur ou un téléphone à proximité
de l'ordinateur pour l'enregistrement des messages vocaux ;
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Connexion
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•
Connexion LAN (Ethernet), RNIS, ADSL ou par modem numéroteur pour
accéder aux messages CallPilot.
•
Pour l'accès à My CallPilot :
— Pour Windows : Internet Explorer 6.0 et 7.0, Firefox 2.0 pour
Windows
— Pour Macintosh : Safari 1.3.2 pour Macintosh OS X
— Pour Linux : Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Pour connaître les dernières versions prises en charge, contactez
votre administrateur CallPilot.
Connexion
Vous pouvez vous connecter simultanément à votre programme de courrier
électronique Outlook et à la Messagerie de bureau CallPilot.
Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la première
fois, le logiciel vous demande de choisir l'emplacement de stockage de vos
messages CallPilot si cette option est disponible pour vous. Les choix
suivants sont disponibles :
•
votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilot
soient combinés avec votre courrier Outlook normal
•
une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilot
soient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal
Vous pouvez changer cet emplacement à tout moment après votre
connexion initiale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot
sont distribués.
Pour vous connecter à partir de Microsoft Outlook
Étape Action
1
Ouvrez votre messagerie Microsoft Outlook.
La boîte de dialogue Connexion à CallPilot apparaît.
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2
Dans la zone Boîte vocale, tapez ou sélectionnez le numéro de votre
boîte vocale.
3
Dans la zone Mot de passe, tapez le mot de passe associé à cette
boîte vocale.
4
Cochez la case Mémoriser le mot de passe pour que CallPilot se
connecte automatiquement.
Remarque : Ne laissez pas la case Mémoriser le mot de passe
cochée sur un ordinateur partagé.
5
Cliquez sur OK.
6
Si vous vous connectez pour la première fois, le logiciel peut vous
inviter à choisir une boîte de réception pour vos messages CallPilot,
puis des options de téléchargement pour votre carnet d'adresses
CallPilot. Suivez les instructions affichées selon les besoins.
Lorsque vous vous connectez, votre fenêtre Outlook apparaît. Vos
nouveaux messages CallPilot éventuels apparaissent dans la boîte
de réception spécifiée.
—fin—
Pour vous déconnecter
Lorsque vous quittez Microsoft Outlook, vous vous déconnectez
automatiquement de CallPilot.
Connexion à distance
Vous pouvez vous connecter à votre boîte aux lettres à partir de n'importe
quel ordinateur, pourvu qu'il soit configuré de la même manière que le vôtre
et que CallPilot y soit installé. Ainsi, vous pouvez utiliser un ordinateur
configuré pour l'accès invité ou votre ordinateur personnel à l'aide d'une
connexion d'accès à distance vers le serveur.
Utilisation des messages CallPilot
Lorsque vous ouvrez votre programme de courrier électronique et que
CallPilot est installé, les messages CallPilot apparaissent dans la boîte de
réception choisie lors de la première connexion.
Remarque : Sur certains sites, vous pouvez ne pas avoir la possibilité
de choisir votre boîte de réception ; votre administrateur CallPilot peut
spécifier l'emplacement de la boîte de réception pour vous.
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Utilisation des messages CallPilot
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Remarque : Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie,
la liste de vos dossiers de courriers peut encore contenir le dossier
Messagerie de bureau CallPilot distinct, même si vous avez choisi de ne
pas l'utiliser. Ceci est temporaire ; lorsque vous fermez puis rouvrez
Outlook, le dossier Messagerie de bureau CallPilot n'apparaît plus.
Pour vérifier s'il y a des nouveaux messages
L'indicateur de message CallPilot en attente dans la zone de
notification de la barre des tâches devient rouge et vous avertit
lorsque vous recevez un message. Pour plus de conseils
concernant l'utilisation de l'indicateur de message en attente, ou
pour l'activer ou le désactiver, reportez-vous à la section Utilisation
de l'indicateur de message en attente. Les nouveaux messages
apparaissent en gras.
Pour ouvrir un message :
Double-cliquez sur la ligne du message. Voir Lecture des messages
vocaux et Affichage de télécopies.
Pour supprimer un message
Cliquez sur le message pour le sélectionner dans la boîte de réception,
puis cliquez sur l'icône de suppression dans la barre d'outils. Vous
pouvez également cliquer sur cette icône dans un message CallPilot
ouvert. Le message supprimé est transféré vers le dossier Éléments
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supprimés. Lorsque vous vous déconnectez ou cliquez sur Quitter dans
Outlook, les messages CallPilot du dossier des éléments supprimés sont
immédiatement supprimés sans confirmation de votre part.
Pour marquer des messages CallPilot comme lus ou non lus
Dans votre boîte de réception, les messages non lus apparaissent en gras
et les messages lus en texte normal. Vous pouvez changer le marquage d'un
message comme lu ou non lu à l'aide du menu contextuel. Ces modifications
ont également une incidence sur votre indicateur de message en attente. Par
exemple, si vous n'avez aucun message non lu et que vous en marquez un
comme non lu, votre indicateur de message en attente est réactivé.
Étape Action
1
Dans votre boîte de réception, sélectionnez un ou plusieurs
messages (maintenez la toucheCtrl enfoncée pour en sélectionner
plusieurs).
2
Cliquez avec le bouton droit sur les messages sélectionnés, puis
cliquez sur Marquer comme non lu ou sur Marquer comme lu.
Ces options sont également disponibles dans le menu Édition de
Microsoft Outlook.
À partir du lecteur CallPilot, vous pouvez changer l'état d'un message
ouvert en choisissant Modifier > Marquer comme non lu.
—fin—
Pour organiser vos messages
Vous pouvez créer des dossiers CallPilot dans Outlook et y déplacer vos
messages. Tant que les nouveaux dossiers se trouvent dans le même jeu
de dossiers Outlook que vos messages CallPilot entrants, vous pouvez y
accéder lorsque vous vous connectez par téléphone ou via My CallPilot. Si
vous déplacez des messages CallPilot dans un fichier PST, ils ne sont plus
accessibles par téléphone ni via My CallPilot.
Lecture des messages vocaux
Lorsque vous ouvrez un message vocal, le lecteur CallPilot apparaît. Dans
le cas de messages comportant à la fois des éléments vocaux et une
télécopie ou du texte, vous devez cliquer sur l'icône de message vocal pour
ouvrir le lecteur CallPilot.
L'illustration suivante montre les commandes utilisées sur le lecteur CallPilot
pour gérer les messages vocaux.
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Lecture des messages vocaux
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Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter les
messages vocaux
Vous pouvez choisir d'écouter les messages depuis votre téléphone ou votre
ordinateur. Pour passer d'un mode d'écoute à l'autre ou pour changer le
numéro de téléphone composé par CallPilot, reportez-vous à la section
Modification des paramètres audio. Vous pouvez également changer le
paramètre en cliquant sur l'icône de téléphone ou d'ordinateur du lecteur
CallPilot.
Pour écouter un message depuis le téléphone
Étape Action
1
Si le téléphone est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le
message dans votre boîte de réception et répondez au téléphone
lorsqu'il sonne.
2
Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou
avancer ou bien encore contacter l'expéditeur, utilisez les boutons
correspondants du lecteur CallPilot.
3
Lorsque vous avez terminé, raccrochez et fermez le message.
—fin—
Pour écouter un message depuis l'ordinateur
Étape Action
1
Si l'ordinateur est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le
message dans votre boîte de réception. Vous pouvez entendre le
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message par l'intermédiaire des haut-parleurs de l'ordinateur ou d'un
casque.
2
Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou
avancer, régler le volume et la vitesse ou bien encore contacter
l'expéditeur, utilisez les boutons correspondants du lecteur CallPilot.
3
Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
—fin—
Affichage de télécopies
Remarque : Pour que vous receviez des télécopies, il faut que
l'administrateur CallPilot ait activé cette fonction pour votre boîte aux
lettres.
Pour afficher une télécopie
Étape Action
1
Dans votre boîte de réception, double-cliquez sur une télécopie. Si
vous ouvrez un message comportant uniquement une télécopie, il
s'affiche tout de suite. Si le message comporte des éléments vocaux,
une télécopie ou du texte, cliquez sur l'icône detélécopie pour
afficher la télécopie.
2
Vous pouvez agrandir ou réduire une télécopie, la faire pivoter, la
déplacer, l'imprimer, la supprimer, l'enregistrer, ajouter une
annotation vocale au fichier enregistré, la transférer et y répondre.
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Création de messages vocaux
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Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
—fin—
Création de messages vocaux
Vous pouvez enregistrer un message vocal à partir du téléphone ou de
l'ordinateur. Vous pouvez ensuite adresser et envoyer le message vocal de
la même manière qu'un message électronique.
Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer
Étape Action
1
Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Nouveau
message CallPilot de la barre d'outils.
Le formulaire de message CallPilot avec le lecteur CallPilot apparaît.
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Remarque : Si le lecteur CallPilot n'est pas encore ouvert, dans
le formulaire de nouveau message, cliquez sur l'icône Téléphone
de la barre d'outils pour l'ouvrir.
2
Choisissez la manière dont vous souhaitez enregistrer le message
vocal : Dans le panneau du lecteur CallPilot, cliquez sur l'icône du
téléphone ou de l'ordinateur.
3
Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton rouge
Enregistrer.
4
Procédez de l'une des manières suivantes :
5
•
Si vous enregistrez le message depuis l'ordinateur, parlez dans
le microphone. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à
l'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter. Pour ajouter
du texte à l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer, dictez votre
texte et cliquez sur Arrêter.
•
Si vous enregistrez le message depuis le téléphone, décrochez
le combiné à la sonnerie. Après le bip, enregistrez le message.
Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur
Lecture pour l'écouter.
Pour sélectionner le destinataire, cliquez sur A. Vous pouvez
également saisir une adresse formatée dans le champ A. Reportez-
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Création de télécopies et de messages texte
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vous à la section pour obtenir davantage d'informations sur les
options d'adressage.Adressage de messages.
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Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le cas
échéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition des
options de messages.
7
Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Envoyer le message.
—fin—
Pour enregistrer un message tout juste créé sous forme de fichier
Étape Action
1
Dans un nouveau message, enregistrez votre texte.
2
Choisissez Enregistrer sous dans le menuFichier.
3
Dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom, puis sélectionnez
le dossier dans lequel enregistrer le fichier.
4
Cliquez sur Enregistrer. Enregistrez les fichiers vocaux au format
VBK. CallPilot peut convertir automatiquement les fichiers VBK en
WAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels CallPilot
n'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison du
courrier.
—fin—
Création de télécopies et de messages texte
Pour créer une télécopie et l'envoyer
Pour créer un fichier de télécopie, il faut que cette fonction soit activée pour
votre boîte aux lettres CallPilot. En outre, les ordinateurs des destinataires
CallPilot de vos télécopies doivent également être pourvus de cette fonction.
Si les destinataires accèdent à leurs messages depuis leur téléphone, ils ne
peuvent lire les télécopies qu'en les imprimant. Vous pouvez également
envoyer une télécopie vers un télécopieur.
Étape Action
1
Lancez l'application que vous souhaitez utiliser pour créer la
télécopie, comme Microsoft Word. Le document que vous ouvrez ou
créez ne doit pas dépasser 21,5 cm de largeur.
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Les documents de plusieurs pages sont autorisés.
2
Lorsque le document est prêt, dans le menu Fichier, sélectionnez
Imprimer, ou l'option de la boîte de dialogue vous permettant de
sélectionner une imprimante.
3
Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Télécopie Nortel.
4
Cliquez sur OK ou Imprimer, ou sur l'option envoyant le fichier à
l'imprimante sélectionnée.
La boîte de dialogue Nouvelle télécopie s'affiche.
5
Avant d'envoyer la télécopie, vous pouvez ajouter des documents en
répétant les étapes 1 à 4. Vous pouvez également utiliser les options
de la boîte de dialogue Nouvelle télécopie pour inclure une page de
garde, afficher la télécopie et l'enregistrer sous forme de fichier pour
transmission ultérieure.
6
Sélectionnez l'option appropriée Envoyer en utilisant.
•
Pour envoyer une simple télécopie, saisissez le numéro du
télécopieur ou de la boîte aux lettres CallPilot (ajoutez la lettre
« m » au numéro de boîte aux lettres CallPilot, par exemple,
m7366) dans le champ Télécopieur(s), saisissez un objet dans
le champ Objet, puis cliquez sur Envoyer.
•
Pour envoyer votre télécopie sous forme de pièce jointe à un
nouveau message CallPilot, sélectionnez Messagerie de
bureau CallPilot pour Microsoft Outlook sous Envoyer en
utilisant, puis cliquez sur Envoyer.
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Création et envoi groupé de télécopies
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Un formulaire de nouveau message apparaît, auquel est joint
votre fichier de télécopie.
7
Indiquez une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot, de
votre programme de courrier électronique ou de tout autre carnet
d'adresses. Voir Adressage de messages.
8
Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le cas
échéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition des
options de messages.
9
Cliquez sur l'icône Envoyer le message.
—fin—
Pour créer un message texte et l'envoyer
Étape Action
1
Dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône Nouveau message
CallPilot de la barre d'outils.
2
Cliquez sur l'icône Nouveau message texte dans la barre d'outils.
3
Saisissez ou collez du texte normal dans le message.
4
Sélectionnez le destinataire du message et ajoutez un objet.
5
—fin—
Pour envoyer des télécopies CallPilot personnalisées à plusieurs
destinataires, vous pouvez utiliser la fonction de publipostage de Microsoft
Word et envoyer votre tâche d'impression à l'imprimante d'envoi groupé de
télécopies Nortel. Il est préférable d'être déjà familier avec la fonction de
publipostage de Word pour utiliser la fonction d'envoi groupé de télécopies.
Consultez la documentation Microsoft Word. Notez que la fonction d'envoi
groupé de télécopies CallPilot est disponible uniquement pour les utilisateurs
de bureau CallPilot et Web ayant installé le pilote d'imprimante d'envoi
groupé de télécopies Nortel.
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Pour utiliser la fonction de publipostage avec CallPilot, vous avez besoin d'un
document principal (le fichier que vous souhaitez envoyer à vos
destinataires) et d'un document de source de données qui contient des
informations sur les destinataires telles que le nom et le numéro de télécopie.
L'installation de la messagerie de bureau CallPilot comprend un exemple de
source de données Microsoft Word appelé Data.doc et un exemple de
document principal Microsoft Word appelé Sample.doc.
Accès au document de source de données d'exemple et modification de
ce document
Le fichier Data.doc est constitué d'un tableau Microsoft Word, organisé en
colonnes avec une ligne pour chaque destinataire. Dans l'exemple
apparaissent les titres de colonnes suivants : A-Fax, A-Nom, AccuséRéc,
TypeTrans, A-Société et A-Tél. Ces titres de colonnes peuvent être modifiés
et supprimés. En outre, des colonnes peuvent être ajoutées. Les titres de
colonnes servent de libellés qui peuvent être insérés dans le document
principal pour personnaliser la télécopie en fonction de chaque destinataire
ou pour indiquer à CallPilot comment gérer la télécopie.
Étape Action
1
Sélectionnez le répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax et
ouvrez le fichier Data.doc.
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2
Vous pouvez ajouter des colonnes ou en supprimer, comme vous le
souhaitez. Si vous ajoutez des colonnes, choisissez un nom de titre
de colonne significatif.
3
Ajoutez les données requises sous chaque titre de colonne. Vous
pouvez créer la source de données de quelque manière que ce soit
pour remplir un tableau Microsoft Word, y compris en important des
informations de fichiers existants.
Si vous modifiez la liste des destinataires à l'aide de la fonction de
publipostage (en cliquant sur Modifier dans la section Source de
données de la boîte de dialogue Aide au publipostage de Microsoft),
la fenêtre de formulaire de données affiche toutes les entrées du
tableau de source de données. Vous pouvez ajouter, supprimer,
modifier et rechercher des enregistrements dans cette fenêtre. Les
titres de colonnes que vous avez ajoutés ou modifiés dans le fichier
de source de données apparaissent automatiquement dans cette
fenêtre. Notez que le champ A-Fax est le seul champ obligatoire pour
CallPilot.
Les paramètres et les caractères suivants sont pris en charge dans
le champA-Fax :
•
La longueur maximale du numéro de télécopie est de
120 caractères.
•
Les numéros de 0 à 9 sont pris en charge.
•
Utilisez les lettres « P » majuscule et minuscule, ainsi que la
virgule pour marquer une pause.
•
Le symbole dièse (#) est pris en charge.
•
Les symboles de numéros de téléphone communs, tels que les
parenthèses gauche et droite et le tiret, sont pris en charge.
•
Les espaces sont pris en charge.
•
La lettre « M » n'est pas sensible à la casse lorsqu'elle est placée
devant un numéro de boîte aux lettres CallPilot pour désigner
l'adresse de la boîte aux lettres.
Les autres champs sont facultatifs et permettent de personnaliser ou
de gérer le traitement des télécopies par CallPilot. Les trois champs
CallPilot spécifiques et leurs caractéristiques sont les suivants :
•
A-Nom : il s'agit du nom du destinataire de la télécopie. Ce nom
ne peut pas comporter plus de 256 caractères.
•
AccuséRéc : vous pouvez utiliser ce libellé pour recevoir un
accusé de réception sous la forme d'un message CallPilot dans
votre boîte aux lettres une fois la télécopie transmise. Si le champ
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AccuséRéc est défini sur 1, un accusé de réception est envoyé.
Si AccuséRéc est défini sur 0, aucun accusé de réception n'est
envoyé pour ce destinataire. Si le champ AccuséRéc est vide ou
s'il n'apparaît pas dans le fichier Data.doc, aucun accusé de
réception n'est envoyé.
•
TypeTrans : ce champ est utilisé pour définir une priorité de
transmission pour chaque destinataire. Si le champ TypeTrans
est défini sur 0 ou laissé vide (ou si le champ TypeTrans
n'apparaît pas dans votre fichier Data.doc), le message est libellé
comme étant une transmission en mode Normal. Si TypeTrans
est défini sur 1, le message est libellé comme étant une
transmission en mode Économie. Si TypeTrans est défini sur 2,
le message est libellé comme étant une transmission en mode
Urgent. Les messages envoyés à des destinataires non CallPilot
dont le type de transmission est défini sur Économie sont transmis
selon un planning défini par le serveur CallPilot pour une
transmission en mode Économie. Notez que les messages
envoyés aux boîtes aux lettres CallPilot ne sont pas affectés par
la désignation Économie. Ils sont transmis comme étant des
messages en mode Normal. La transmission de messages
libellés en mode Normal ou Urgent commence immédiatement.
L'icône Urgent est affichée depuis My CallPilot ou un client de
messagerie de bureau, et une voix vous invite à identifier le
message comme Urgent depuis l'interface téléphonique CallPilot.
Les messages envoyés en mode Urgent sont traités en mode
Normal lorsqu'ils sont envoyés à des adresses non-CallPilot.
4
Une fois le tableau mis à jour, enregistrez toutes les modifications. À
ce stade, vous devriez normalement donner un nom unique à votre
fichier de données, mais nous garderons ici le nom Data.doc pour
terminer cette procédure.
5
Fermez le document. Vous pouvez désormais utiliser le fichier
Data.doc comme source de données par la fonction de publipostage
de Microsoft.
—fin—
Accès au document principal d'exemple et modification de ce document
Le fichier Sample.doc est un exemple de document principal Microsoft Word.
•
À partir du répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax, ouvrez le fichier
Sample.doc dans Microsoft Word.
Nortel CallPilot
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Ce document contient des champs libellés correspondant à ceux du fichier
d'exemple Data.doc. Vous pouvez l'utiliser comme un modèle pour vos
propres télécopies ou pour des exercices. Si vous modifiez les noms de titres
de colonnes dans le fichier Data.doc, vous devez également les modifier
dans votre document principal.
Première page
La première page du document principal est une page spéciale et ne fait pas
partie de la télécopie finale. Elle est cependant configurée correctement dans
l'installation de Sample.doc.
Cette page fournit un emplacement pour faire correspondre les informations
dans la source de données pour chaque document de télécopie
personnalisé. Pour signaler à CallPilot qu'il s'agit d'un fichier d'envoi groupé
de télécopies et empêcher que cette page fasse partie de la télécopie, deux
codes de commande spéciauxdoivent apparaître sur la première page :
$SOJ$ Début de l'opération. Signale au pilote de télécopie le démarrage du
processus. Ce code peut être placé n'importe où sur la première page.
/zz
Début de cette page. Empêche la première page de faire partie du message
de télécopie. Ce code peut se trouver n'importe où sur la première page.
Le logiciel CallPilot récupère le numéro de télécopie de la première page du
document. En outre, il récupère le nom du destinataire, l'accusé de réception
et le type de transmission s'ils existent sur la première page.
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/tp
Numéro de télécopie. Utilisé pour envoyer le message. Ce champ est
obligatoire.
/dr
Accusé de réception. Est activé ou désactivé pour chaque destinataire. Ce
champ est facultatif.
/tn
Nom du destinataire. Identifie l'enregistrement dans la boîte de dialogue
Télécopie Nortel - État de l'envoi groupé lorsque le numéro de télécopie
manque ou n'est pas valide. Ce champ est facultatif.
/dt
Type de transmission. Utilisé pour ajouter aux messages une priorité de
transmission (Normal, Économie ou Urgent). Ce champ est facultatif.
Pour compléter cette page, le titre de colonne Numéro de télécopie (c'est-àdire <<A-Fax>>) doit être inséré après la commande /tp à l'aide de la fonction
d'insertion de l'utilitaire de publipostage. De même, le titre de colonne Accusé
de réception (c'est-à-dire <<AccuséRéc>>) peut être inséré après la
commande /dr, le champ Nom du destinataire (c'est-à-dire <<A-Nom>>) peut
être inséré après la commande /tn et le champ Type de transmission (c'està-dire <<TypeTrans>>) peut être inséré après la commande /dt.
Remarque : Toutes les commandes de l'envoi groupé de télécopies
sont sensibles à la casse.
À l'aide de cette fonction avancée d'adressage de télécopies, les utilisateurs
peuvent également modifier toutes les données dans une seule colonne,
sans modifier le fichier de source de données. Par exemple, si un tableau de
source de données contient des numéros de télécopie pour un grand nombre
de destinataires, mais que le numéro d'accès externe 9 manque, ce numéro
peut être ajouté à tous les numéros de télécopie en modifiant la commande
sur la première page du document comme suit :
/tp9<<A-Fax>>
Dans cet exemple, un 9 est ajouté au début de chaque numéro de téléphone
au cours du processus d'envoi groupé de télécopies. La source de données
reste inchangée et peut être utilisée à partir d'un autre emplacement qui ne
nécessite pas le chiffre 9 pour un accès externe.
Deuxième page
Lorsque le document de source de données et la première page du document
principal sont créés, vous pouvez personnaliser votre télécopie.
Remarque : La largeur de la page ne doit pas dépasser 21,5 cm.
Vous pouvez utiliser tous les libellés de titres de colonnes de source de
données pour personnaliser le document. Un exemple d'utilisation du fichier
Sample.doc est indiqué ci-dessous :
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Dans cet exemple, le document est personnalisé pour chaque destinataire.
Les titres de colonnes de source de données sont insérés dans le document
à l'aide de l'utilitaire de publipostage de Microsoft Word. Après
personnalisation du document principal, il est prêt à être fusionné avec les
informations du fichier Data.doc. Consultez l'aide de la fonction de
publipostage de Microsoft Word pour plus de détails sur l'insertion des
champs de source de données dans le document.
Fusion des données à partir du document de source de données dans le
document principal
Lorsque vous êtes prêt à fusionner les données à partir du document de
source de données dans votre document principal :
Étape Action
1
Sélectionnez Publipostage dans le menu Outils de Microsoft Word.
Selon la version de Microsoft Word que vous utilisez, l'option
Publipostage peut se trouver sous un titre de menu différent.
a. Dans Office XP, sélectionnez Outils > Lettres et publipostage
> Assistant Fusion et publipostage.
b. Dans Office 2000, sélectionnez Outils > Publipostage.
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c. Dans Office 2007, sélectionnez Publipostage > Démarrer la
fusion et le publipostage > Assistant Fusion et publipostage
pas à pas.
2
Vérifiez que le fichier Sample.doc est sélectionné comme document
principal et que le fichier Data.doc est sélectionné comme source de
données.
3
Sélectionnez Fusionner vers l'imprimante, puis sélectionnez le
pilote Télécopies groupées Nortel dans la boîte de dialogue
Imprimer qui apparaît.
Remarque : Assurez-vous que Microsoft Word n'est pas
configuré pour imprimer des pages en commençant par la
dernière.
4
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue d'impression pour
commencer l'envoi groupé de télécopies.
—fin—
Lorsque le document est fusionné, les valeurs de données du fichier de
source de données sont fusionnées dans le document principal aux positions
des libellés appropriées et un fichier TIF de télécopie propre à chaque
destinataire est créé. Le logiciel CallPilot désigne le destinataire et transfère
les fichiers de télécopie vers le serveur. Le serveur CallPilot envoie la
télécopie aux destinataires.
Une fois le processus lancé, la boîte de dialogue État de l'imprimante
s'affiche. Le numéro de la page augmente par incréments avec la conversion
de chaque page en fichier TIF. Puisque la première page est ignorée, elle
n'est pas incluse dans le compte. Par exemple, si une télécopie de trois
pages est envoyée à dix destinataires, la boîte de dialogue affiche
« Impression de la page 1 », « Impression de la page 2 » et ainsi de suite
jusqu'à « Impression de la page 20 ». Seules 20 pages sont imprimées, car
la première page de chaque document est ignorée.
Les problèmes qui se produisent lors de la création des images ou
d'adresses de télécopies s'affichent dans une boîte de dialogue Télécopie
Nortel - Etat de l'envoi groupé distincte :
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Les problèmes tels qu'une adresse de télécopie manquante ou non prise en
charge sont vérifiés. Cependant, les problèmes tels qu'un mauvais numéro
de télécopie ne sont pas identifiés, tant que le format du numéro est valide.
Un mauvais numéro de télécopie provoque l'envoi d'un accusé de nontransmission dans la boîte aux lettres CallPilot de l'utilisateur.
Lorsque vous cliquez sur OK, le processus d'envoi groupé de télécopies
s'arrête et aucune télécopie n'est envoyée. Vous devez corriger les adresses
de télécopie et envoyer à nouveau votre télécopie.
Si toutes les télécopies et les adresses sont créées correctement, une boîte
de dialogue apparaît lors de l'adressage et du transfert des télécopies vers
le serveur CallPilot. La boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoi
groupé indique l'état de l'envoi groupé de télécopies. Si vous cliquez sur
Annuler dans cette boîte de dialogue avant la fin de l'opération, une autre
boîte de dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si vous
sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le
processus s'arrête. Cependant, toutes les télécopies déjà transférées vers
le serveur CallPilot sont envoyées.
Si un problème se produit lors du transfert de la télécopie, une boîte de
dialogue semblable à la boîte ci-dessous apparaît :
Si vous sélectionnez Oui, une tentative de renvoi de la télécopie au serveur
est activée. Si vous sélectionnez Non, la télécopie en cours est ignorée et le
processus commence sur la télécopie suivante dans la liste. La télécopie
ignorée n'est pas envoyée. Si vous sélectionnez Annuler, une autre boîte de
dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si vous sélectionnez
Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête.
Toutes les télécopies déjà transférées vers le serveur CallPilot sont
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envoyées. Si vous sélectionnez Non, la boîte de dialogue d'échec
précédente s'affiche à nouveau, ce qui vous permet d'effectuer un choix
différent.
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche après soumission de toutes
les télécopies au serveur.
Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées
Vous pouvez choisir de joindre une page de garde à vos télécopies. En
général, ces pages de garde sont conçues et gérées par l'administrateur
serveur. Vous pouvez sélectionner le style de page de garde (si plusieurs
styles sont disponibles).
Les pages de garde comportent les informations suivantes :
Informations sur la
provenance :
Informations sur la
destination :
Titre
Nom
Service
N° de téléphone
N° de télécopie
Titre
Service
Nom
N° de téléphone
Société
Société
N° de télécopie
Nombre de pages
Date et heure de l'envoi
Section Mémo de la page de garde
Inclusion d'une page de garde dans une télécopie
L'onglet Courrier de la boîte de dialogue Configuration de la Messagerie de
bureau CallPilot (accessible via Outils > Messagerie de bureau CallPilot >
Configuration) contient une option intitulée Ajouter une page de garde aux
transferts de télécopie. Par défaut, cette option n'est pas sélectionnée.
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Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ensuite choisir une page de
garde par défaut dans la liste des pages de garde disponibles. Cliquez sur
le bouton Parcourir pour sélectionner l'emplacement de stockage des pages
de garde. L'emplacement par défaut est : \Program Files\Nortel\CallPilot
\cvrpages.
Sélection de la page de garde à inclure
Lorsque vous envoyez une télécopie, le formulaire de télécopie CallPilot
comporte un menu Page de garde avec des options Ajouter et Modifier.
Le menu Ajouter affiche une liste des pages de garde existantes disponibles.
Sélectionnez une de ces pages et cliquez sur OK.
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Le menu Modifier affiche la page de garde en cours, que vous pouvez alors
modifier. Dans la fenêtre Modifier, vous pouvez également prévisualiser la
page de garde en cours.
Si vous activez l'option Ajouter une page de garde aux transferts de
télécopie, CallPilot ajoute la page de garde sélectionnée à la télécopie. La
page de garde apparaît comme la première pièce jointe sur la liste des pièces
jointes (fenêtre de gauche). L'affichage de la pièce jointe (fenêtre de droite)
ne contient que la section Mémo de la page de garde. Vous pouvez inclure
des informations supplémentaires dans cette fenêtre.
Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel
Vous pouvez utiliser le formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel
pour envoyer une télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau
CallPilot (tel que Microsoft Outlook) ou de la fonction QuickFax. La fonction
QuickFax vous permet d'envoyer une télécopie directement à partir de la
boîte de dialogue d'impression. Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie
à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot, la page de garde est
disponible à partir du formulaire de personnalisation CallPilot.
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Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie vers une destination spécifique
(un télécopieur, par exemple), le champ Page de garde devient actif et vous
pouvez rechercher et choisir une page de garde ou en sélectionner une dans
la liste. Vous pouvez ensuite modifier le contenu de la page de garde. Vous
pouvez également choisir de ne pas insérer de page de garde en
sélectionnant l'option Pas de page de garde dans la liste.
Notez que vous pouvez également inclure une ligne d'objet dans le champ
Objet. Les informations de la ligne d'objet apparaissent dans la partie courrier
électronique de la télécopie, mais pas sur la copie papier.
Modification et prévisualisation d'une page de garde
Vous pouvez prévisualiser la page de garde en cours et modifier son contenu
à partir du formulaire de personnalisation CallPilot et du pilote d'imprimantetélécopieur Nortel.
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Cliquez sur Aperçu pour afficher l'état en cours de la page de garde.
La première fois que vous accédez à cette page, la Messagerie de bureau
CallPilot tente de remplir la section De en fonction des données saisies
précédemment. Bien que les informations de la section De soient
complétées, vous pouvez les modifier.
Nortel CallPilot
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Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel
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Dans la section A, le champ Télécopie est toujours en lecture seule. Le
champ Nom est en lecture seule si la page de garde est remplie à l'aide du
formulaire de personnalisation. Dans ce cas, CallPilot remplit
automatiquement le champ Nom avec le nom du destinataire. Si vous utilisez
le formulaire du pilote d'imprimante de télécopie, ce champ reste vide et vous
pouvez le compléter.
Si vous utilisez une page de garde à partir du pilote d'imprimante de
télécopie, la Messagerie de bureau CallPilot calcule le nombre de pages et
saisit cette information dans la zone Pages. Lorsque vous utilisez le
formulaire personnalisé, la zone Pages reste vide. Vous pouvez modifier
cette zone dans les deux cas.
La zone Envoyées utilise par défaut l'heure et la date courantes. Vous
pouvez également modifier cette zone. La section Mémo est synchronisée
avec la section Mémo du formulaire de personnalisation.
Remarque : La longueur maximale pour le champ Mémo est de 2 500
caractères. La longueur maximale pour les autres champs de la page de
garde est de 30 caractères.
Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel
La fonction Répertoire d'appel vous permet d'appeler toute personne figurant
dans un carnet d'adresses accessible à Microsoft Outlook. Ceci comprend
la liste d'adresses globale, les contacts Outlook et le carnet d'adresses
CallPilot.
Pour émettre un appel au moyen de la fonction Répertoire d'appel
Étape Action
1
Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Répertoire
d'appel.
La boîte de dialogue de sélection du nom apparaît.
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2
Dans la liste Afficher les noms, sélectionnez le carnet d'adresses
de recherche.
Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnet
d'adresses.
3
Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste,
vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de la
personne pour le localiser dans le carnet d'adresses, comme indiqué
dans l'illustration précédente.
Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intitulée
Rechercher.
4
Dans la liste Nom, sélectionnez le nom de la personne, puis cliquez
sur OK.
La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros de
téléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de la
personne sélectionnée.
Nortel CallPilot
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Contacter l'expéditeur d'un message
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Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphone
valide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse de
messagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse de
messagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisir
manuellement le numéro de téléphone complet de la personne
dans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi,
cochez la case Mémoriser les changements.
5
Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéro
à appeler.
6
Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner.
7
Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle
immédiatement l'expéditeur du message.
—fin—
Contacter l'expéditeur d'un message
Vous pouvez répondre à un message CallPilot ou Microsoft Outlook par un
appel téléphonique plutôt que par un message enregistré.
•
Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur Microsoft
Exchange, l'adresse est connue, car elle est répertoriée dans votre
carnet d'adresses.
•
Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur externe SMTP,
il apparaît comme Inconnu dans votre boîte de réception et le formulaire
CallPilot, qu'il soit répertorié ou non dans votre carnet d'adresses.
Nortel CallPilot
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Pour contacter l'expéditeur d'un message lorsque l'adresse est connue
Étape Action
1
Sélectionnez un message dans votre boîte de réception CallPilot ou
Microsoft Outlook.
2
Cliquez sur le bouton Contacter l'expéditeur.
La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros de
téléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de
l'expéditeur.
Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphone
valide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse de
messagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse de
messagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisir
manuellement le numéro de téléphone complet de la personne
dans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi,
cochez la case Mémoriser les changements.
3
Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéro
à appeler.
4
Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner.
5
Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle
immédiatement l'expéditeur du message.
—fin—
Ajout des pièces jointes aux messages
Avant d'envoyer un message, vous pouvez y joindre un ou plusieurs fichiers
vocaux, de télécopie ou texte. Les fichiers vocaux peuvent être transmis au
format VBK ou WAV ; CallPilot peut convertir automatiquement les fichiers
VBK au format WAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels
CallPilot n'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison du
courrier. Les fichiers de télécopie doivent être au format TIFF-F et les fichiers
texte au format TXT.
Pour joindre un fichier à un message
Étape Action
1
Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur l'icône Joindre un
fichier.
Nortel CallPilot
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Définition des options de message
39
2
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, localisez et sélectionnez le fichier
à joindre.
3
Cliquez sur Ouvrir pour joindre les fichiers et revenir au nouveau
message CallPilot.
—fin—
Définition des options de message
Avant d'envoyer un message, vous pouvez définir les options de gestion et
de transmission.
Pour définir les options de message
Étape Action
1
Dans un formulaire de nouveau message, sélectionnez les options
Envoi, Critère de diffusion, Confirmation de lecture et Accusé de
transmission de votre choix.
•
Dans le champ Envoi, sélectionnez Urgent ou Économie, ou
conservez le paramètre par défaut Normal.
•
Dans le champ Critère de diffusion, sélectionnez Privé ou
conservez le paramètre par défaut Public.
Notez que lorsque vous envoyez un message marqué comme
Privé, les destinataires peuvent toujours envoyer ce message à
un tiers s'il ne s'agit pas d'utilisateurs CallPilot. En outre, les
destinataires qui n'utilisent pas CallPilot ne sont pas informés du
caractère privé du message. Il convient donc de le mentionner
dans le corps même du message.
•
2
Pour obtenir un accusé de réception indiquant que les
destinataires ont ouvert le message, cochez la case
Confirmation de lecture. Cochez la case Accusé de
réception pour obtenir une confirmation de réception du
message.
Poursuivez la rédaction du message, saisissez l'adresse et envoyez
le message comme d'habitude.
—fin—
Nortel CallPilot
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40
Transfert des messages et réponse à ceux-ci
Vous pouvez transférer un message et l'accompagner d'une introduction.
Vous pouvez répondre à l'expéditeur du message ou bien à l'expéditeur et à
tous les destinataires.
Pour transférer un message ou y répondre
Étape Action
1
Dans un message ouvert, cliquez sur l'icône Répondre, Répondre
à tout ou Renvoyer un message.
2
Dans le formulaire de nouveau message, créez votre message vocal
ou texte, ou votre télécopie.
3
Saisissez l'adresse des messages transférés en procédant comme
pour un nouveau message. Les adresses des messages de réponse
sont saisies automatiquement.
4
Ajoutez des pièces jointes, définissez les options et modifiez la ligne
Objet, si cela est nécessaire.
5
Remarque : L'administrateur système peut bloquer le transfert
de messages vers des adresses de messagerie externes.
—fin—
Configuration du transfert des messages
Vous pouvez transférer vos messages CallPilot vers une autre boîte aux
lettres CallPilot ou vers une adresse électronique externe. Pour ce faire, vous
devez créer et activer une règle de transfert des messages. Il s'agit d'un
ensemble de critères définissant les messages à transférer et leur
destination.
Nortel CallPilot
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Configuration du transfert des messages
41
Lorsque vous activez une règle de transfert des messages, vous pouvez
alors accéder à tous les messages entrants répondant aux critères à partir
d'un autre emplacement, comme une boîte aux lettres Internet ou un
assistant numérique personnel (PDA). Les messages vocaux peuvent être
transférés dans le format dans lequel ils sont reçus ou convertis en WAV.
Vous ou votre administrateur CallPilot pouvez créer une règle de transfert
des messages. Pour la créer vous-même, vous devez utiliser My CallPilot,
mais vous pouvez l'activer et la désactiver via la Messagerie de bureau, My
CallPilot ou votre téléphone (option 8-5-1).
Pour configurer le transfert des messages
Étape Action
1
Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez
Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2
Cliquez sur l'onglet Courrier.
3
Pour ouvrir My CallPilot, cliquez sur l'option Configurer la règle de
transfert des messages.
4
Si la page de configuration de la règle de transfert des messages de
My CallPilot n'apparaît pas automatiquement :
a. Connectez-vous à My CallPilot.
b. Cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot, puis sur l'option Règle
de transfert des messages.
5
Configurez une règle de transfert des messages. Pour obtenir des
instructions détaillées, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de la
Messagerie de bureau pour My CallPilot (NN44200-109).
—fin—
Pour activer ou désactiver le transfert des messages
Une règle de transfert des messages doit être configurée avant de pouvoir
l'activer ou la désactiver. Reportez-vous à la procédure précédente pour la
configurer vous-même ou demandez à votre administrateur CallPilot d'en
configurer une pour vous. Pour des raisons de sécurité, vous devez l'activer
et la désactiver vous-même. Vous pouvez procéder dans My CallPilot, dans
la Messagerie de bureau en utilisant la procédure suivante, ou vous pouvez
vous servir du téléphone (option 8-5-1).
Remarque : Si vous avez activé l'option Connexion anonyme, vous ne
pouvez pas activer ou désactiver une règle de transfert des messages à
l'aide du logiciel de Messagerie de bureau (pour vérifier, sélectionnez
Nortel CallPilot
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42
Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration, cliquez sur
l'onglet Carnet d'adresses, puis sur Avancé).
Étape Action
1
2
3
Sélectionnez ou désactivez la case à cocher Activer la règle de
transfert des messages.
—fin—
Adressage de messages
Vous pouvez adresser un message CallPilot à l'aide du carnet d'adresses
CallPilot ou à partir de tout autre carnet d'adresses disponible dans Outlook.
Vous pouvez également adresser un message manuellement.
Votre entreprise conserve le carnet d'adresses CallPilot sur le serveur. Il
contient les adresses des utilisateurs CallPilot et les listes de distribution que
vous êtes autorisé à utiliser. Ce carnet d'adresses n'est pas modifiable. Si
vous travaillez hors ligne (sans connexion au serveur CallPilot), vous pouvez
télécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres du
carnet d'adresses.
Accès à des adresses CallPilot à partir d'autres serveurs CallPilot en
réseau
Si votre site comporte plusieurs serveurs CallPilot, votre administrateur
CallPilot peut développer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure les
adresses des utilisateurs CallPilot des serveurs en réseau, en plus des
adresses de votre serveur local. Si vous n'avez pas besoin de cette liste
étendue, vous pouvez configurer votre carnet d'adresses CallPilot pour
inclure uniquement les adresses de votre serveur local. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres du
carnet d'adresses.
Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses
Étape Action
1
Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur A.
2
Dans la liste Afficher les noms de, sélectionnez le carnet d'adresses
à utiliser, par exemple Carnet d'adresses CallPilot.
Nortel CallPilot
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43
Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnet
d'adresses.
3
Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste,
vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de la
personne pour le localiser dans le carnet d'adresses.
Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intitulée
Rechercher.
4
Sélectionnez l'adresse.
5
Cliquez sur A.
6
Si nécessaire, sélectionnez des adresses supplémentaires, puis
cliquez sur A, Cc ou Cci.
7
Une fois la sélection d'adresses terminée, cliquez sur OK pour revenir
au message CallPilot.
—fin—
Pour saisir manuellement l'adresse d'un message
Étape Action
1
Dans un nouveau message CallPilot, saisissez directement l'adresse
dans la zone A. Insérez l'adresse entre crochets.
Nortel CallPilot
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Exemple de format correct d'adresse manuelle
[CALLPILOT:[email protected]]
Pour obtenir des informations sur les formats d'adressage corrects,
reportez-vous à la section .Format requis pour une adresse de
messagerie CallPilot ou Format requis pour les numéros de télécopie
et de téléphone.
—fin—
Pour ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts Outlook
Vous pouvez ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts Outlook. Vous
pouvez choisir de distinguer les adresses CallPilot des adresses de
messagerie standard en ajoutant le mot CallPilot après le nom du
destinataire.
Étape Action
1
Dans Microsoft Outlook, ouvrez le carnet d'adresses.
2
Cliquez sur l'icône Nouvelle entrée.
Remarque : Dans Outlook 2007, cliquez sur Fichier >
Nouvelle entrée.
3
Cliquez sur Nouveau contact, puis sur OK.
La boîte de dialogue Sans titre - Contact apparaît. L'exemple suivant
est tiré d'Outlook 2003.
Nortel CallPilot
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4
45
Complétez la boîte de dialogue selon les besoins, en gardant à l'esprit
les points suivants :
•
CallPilot utilise les informations des champs suivants :
— Adresses de messagerie : Courrier électronique, Courrier
électronique 2, Courrier électronique 3
— Numéros de téléphone : Assistant, Bureau, Bureau 2,
Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre
— Numéros de télécopie : Télécopie (bureau), Télécopie
(domicile) et Autre télécopie
Reportez-vous à la section pour obtenir plus d'informations sur
les formats.Format requis pour une adresse de messagerie
CallPilotou Format requis pour les numéros de télécopie et de
téléphone.
•
CallPilot ignore tous les numéros de téléphone et de télécopie si
la zone Courrier électronique contient une adresse du serveur
Microsoft Exchange ou CallPilot.
—fin—
Adresses de messagerie et numéros de téléphone/télécopie
CallPilot recherche les informations de contact pour une adresse CallPilot ou
le serveur Microsoft Exchange. Si aucune information n'est disponible,
l'adresse ou le numéro utilisé par CallPilot varie selon que le message est
un message vocal, de télécopie, texte ou de format mixte.
Type de message
Adresse ou numéro utilisé(e)
Vocal
•
Si une adresse de messagerie et un numéro de
téléphone sont disponibles, CallPilot vous invite à choisir.
•
Si seule une adresse de messagerie est disponible,
CallPilot envoie le message à cette adresse.
•
Si seul un numéro de téléphone est disponible, une boîte
de dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puis
CallPilot y envoie le message vocal.
•
Si une adresse de messagerie et un numéro de télécopie
sont disponibles, CallPilot vous invite à choisir.
•
Si seule une adresse de messagerie est disponible,
CallPilot envoie le message à cette adresse.
•
Si seul un numéro de télécopie est disponible, une boîte
de dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puis
CallPilot y envoie le message.
Télécopie
Nortel CallPilot
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Texte
CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie,
si elle est disponible.
Mélange vocal/
télécopie ou vocal/
texte
CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie,
si elle est disponible.
Remarque : Dans les cas où aucun numéro ou adresse approprié(e)
n'est disponible, CallPilot vous envoie une notification de nontransmission pour vous avertir qu'il ne peut pas envoyer le message.
Vérification des numéros de téléphone et de télécopie
Le numéro de téléphone ou de télécopie peut contenir des caractères
alphanumériques. Ces caractères incluent les préfixes de numérotation
spéciaux, tels que + pour les numéros internationaux ou les abréviations
telles que ESN pour indiquer les appels internes. Toutefois, vous devez
modifier le numéro sélectionné dans le champ Vérifier le numéro de la boîte
de dialogue Destinataire CallPilot pour vous assurer que la transmission
s'effectue correctement. Le numéro modifié ne peut contenir que les
caractères alphanumériques suivants :
Caractères numériques 0123456789
Délimiteurs numériques ( ) Caractères de pause Pp,
Dièse #
Espace
Le logiciel de Messagerie de bureau tente de mémoriser les modifications
que vous effectuez pour vous éviter de devoir les saisir à nouveau chaque
fois que le même numéro de téléphone ou de télécopie est utilisé.
Notez que le serveur CallPilot peut limiter la fonction de composition d'un
numéro de téléphone ou de télécopie.
Notez également que la fonction de recherche de numéros de téléphone ou
de télécopie est disponible uniquement lorsque vous utilisez le formulaire de
message CallPilot. Le formulaire de messagerie standard ne recherche pas
ces numéros. Si une adresse de messagerie ou CallPilot manque dans le
champ d'un destinataire dans le formulaire de messagerie standard, une
notification de non-transmission est générée pour ce destinataire.
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Pour ajouter un expéditeur ou un destinataire à vos Contacts Outlook
Vous pouvez ajouter rapidement un expéditeur ou un destinataire à vos
Contacts Outlook grâce à un menu contextuel. Si un expéditeur ou un
destinataire d'un message CallPilot ne fait pas partie de vos Contacts
Outlook, le nom à afficher apparaît comme Inconnu.
Étape Action
1
Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit sur
l'expéditeur ou le destinataire à ajouter à vos Contacts Outlook.
2
Cliquez sur Ajouter aux contacts.
3
Saisissez le nom de la personne, ainsi que toute information
supplémentaire à tenir à jour.
4
Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Le nouveau contact est ajouté à votre liste.
—fin—
Pour mettre à jour les informations de contact existantes d'un expéditeur
ou d'un destinataire
Pour modifier des informations de contact pour quelqu'un figurant déjà dans
vos Contacts Outlook, vous pouvez opérer rapidement dans un message
ouvert grâce à un menu contextuel.
Étape Action
1
Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit sur
l'expéditeur ou le destinataire à mettre à jour dans les Contacts
Outlook.
2
Cliquez sur Mettre à jour le contact existant.
3
Dans la liste des contacts disponibles, cliquez sur le nom approprié,
puis sur OK.
4
Effectuez les modifications requises dans les informations de contact.
5
Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
6
Dans la boîte de dialogue Contact en double détecté, choisissez ce
que vous voulez faire des informations du contact en double, puis
cliquez sur OK.
—fin—
Nortel CallPilot
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Format requis pour une adresse de messagerie CallPilot
Si vous décidez d'entrer une adresse CallPilot dans le champ Adresse de
messagerie, respectez le format suivant :
[CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ]
où :
XXXX = Raccourci réseau VPIM
YYYY = Numéro de la boîte aux lettres CallPilot
ZZZZ = Nom de domaine complet du serveur CallPilot (serveur et domaine)
Par exemple, supposons que le serveur CallPilot na12345 dans le domaine
us.nortel.com avec le raccourci réseau VPIM 1905555 contienne le numéro
de boîte aux lettres 1212. L'adresse CallPilot pour cette boîte aux lettres est
alors :
Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphone
Si vous choisissez de saisir un numéro de télécopie ou de téléphone dans
le(s) champ(s) de contact, ce numéro doit se composer d'une chaîne
alphanumérique. Les caractères Pause (P p,) et dièse (#) sont pris en charge.
Le format requis pour la télécopie est :
[CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ]
Le format requis pour la voix est :
[CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ]
où :
XXXX = Numéro de téléphone ou de télécopie
ZZZZ = Nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine)
Exemples de numéros de téléphone et de télécopie :
[CALLPILOT:(416) [email protected]]
[CALLPILOT:(416) 897-6666,[email protected]]
[CALLPILOT:(416) [email protected]]
[CALLPILOT:(800) 333-7777#[email protected]]
Microsoft Outlook prend en charge les numéros de téléphone et de télécopie
pour le bureau, le domicile, la voiture, etc. Certains numéros de contacts ne
sont pas pris en charge. Notez que les numéros de contacts constituent une
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Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués
49
fonction de Microsoft Outlook ; la Messagerie de bureau CallPilot ne peut
pas masquer ou altérer des éléments pris en charge. Voici comment
distinguer les numéros pris en charge des numéros non pris en charge :
•
Numéros de contacts vocaux valides : Assistant, Bureau, Bureau 2,
Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre
•
Numéros de contacts de télécopie valides : Télécopie (bureau),
Télécopie (domicile) et Autre télécopie
•
Numéros de contacts non pris en charge : Rappel, Société, Pager,
Principal, Radiomessagerie, Telex et TTY/TDD
Listes de distribution personnelles
Vous pouvez utiliser deux types de listes de distribution personnelles :
•
une liste de distribution personnelle CallPilot qui peut être créée à l'aide
de My CallPilot ou du téléphone ;
•
des listes de distribution locales qui peuvent être créées à partir des
Contacts Outlook. Notez que ce type de liste n'est pas accessible à partir
du téléphone.
Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilot
Vous pouvez adresser des messages à partir des listes de distribution
personnelles CallPilot que vous créez dans My CallPilot ou sur votre
téléphone. Dans Outlook, sélectionnez les listes dans le carnet d'adresses
CallPilot.
Pour créer une liste de distribution personnelle dans Outlook
Vous créez une liste de distribution personnelle CallPilot dans Outlook en
procédant comme pour une liste de distribution personnelle de courrier
électronique. Une fois une liste créée, elle apparaît dans vos Contacts
Outlook, de sorte que vous pouvez la sélectionner pour adresser un
message. Vous ne pouvez pas accéder à une liste créée dans Outlook à
partir de votre téléphone ou de My CallPilot.
Pour plus d'informations sur la création d'une liste de distribution personnelle
dans Outlook, reportez-vous à l'aide en ligne d'Outlook.
Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages
CallPilot sont distribués
Vous pouvez, au choix, effectuer la distribution de vos messages CallPilot
dans
•
une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilot
soient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal
Nortel CallPilot
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50
•
votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilot
soient combinés à votre courrier Outlook normal
Comparez les deux illustrations suivantes pour comprendre les deux options.
Messages CallPilot dans une boîte de réception distincte
Messages CallPilot dans votre boîte de réception Outlook, combinés au courrier normal
Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la première
fois, le logiciel vous demande de choisir votre boîte de réception si cette
option est disponible ; vous pouvez cependant modifier à tout moment
l'emplacement de votre boîte de réception en utilisant la procédure suivante.
Pour changer la boîte de réception dans laquelle les messages CallPilot
sont distribués
Étape Action
1
Nortel CallPilot
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Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués
51
2
3
Dans la liste Envoyer à, sélectionnez la boîte de réception dans
laquelle vous voulez effectuer la distribution de vos messages
CallPilot.
4
Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie et voulez
écouter les messages vocaux d'Outlook Web Access avec des
lecteurs multimédias d'une marque différente de Nortel, cochez la
case Convertir les messages vocaux entrants au format WAV.
5
Cliquez sur OK.
6
Fermez, puis ouvrez à nouveau Outlook pour que les modifications
soient prises en compte.
—fin—
À propos de la combinaison des messages CallPilot avec le courrier
Outlook
Voici quelques conseils concernant la combinaison des messages CallPilot
avec le courrier Outlook :
•
Si votre boîte de réception Outlook réside sur le serveur Microsoft
Exchange, vous pouvez bénéficier des avantages de certaines fonctions
supplémentaires d'Outlook :
— notification des messages CallPilot reçus sur un périphérique
BlackBerry ;
— utilisation de l'assistant Gestion des messages d'Outlook pour gérer
vos messages CallPilot ;
— affichage des messages CallPilot dans les clients de messagerie
Web tels qu'Outlook Web Access.
Remarque : Le client Outlook doit être en cours d'exécution
pour que ces fonctions soient opérationnelles.
•
Si vous constatez un retard dans la synchronisation des messages (entre
le serveur CallPilot et votre serveur Microsoft Exchange), vous pouvez
réduire ce retard en paramétrant votre serveur Microsoft Exchange de
façon à utiliser le mode Exchange mis en cache. Ce mode permet de
stocker une copie de votre boîte de réception sur votre ordinateur. Pour
des instructions sur le paramétrage de cette option, reportez-vous à l'aide
en ligne d'Outlook.
Remarque : Le mode Exchange mis en cache est disponible
uniquement dans Outlook 2003 et les versions ultérieures.
Nortel CallPilot
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52
•
Dans la mesure où vous avez choisi de ne pas utiliser la boîte de
réception de la Messagerie de bureau CallPilot, elle ne figure pas dans
la liste de vos dossiers de courriers. Dans certains cas, elle peut
continuer d'apparaître dans la liste, mais elle est désactivée.
Utilisation de la messagerie instantanée
La fonction Messagerie instantanée vous permet de débuter une session de
messagerie instantanée par le biais de Microsoft Windows/MSN Messenger
et de Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) à partir d'un message
électronique ou de CallPilot.
Vous pouvez ouvrir une session de messagerie instantanée avec d'autres
utilisateurs si vous disposez tous d'un compte valide sur MCS 5100 (Nortel
Multimedia PC Client) ou avec un des services suivants, disponibles sous
Windows/MSN Messenger :
•
NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)
•
SIP Communication Service (Windows Messenger)
•
Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger)
Ces services ne nécessitent pas de configuration particulière. Vous devez
configurer ces comptes en fonction des configurations requises dans
Windows/MSN Messenger. Dans le cas de SIP Communication Service sur
MCS 5100, vous devez disposer d'un Nortel Multimedia PC Client configuré
et opérationnel pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de messagerie
instantanée.
Pour activer la fonctionnalité de messagerie instantanée dans la
Messagerie de bureau CallPilot
Étape Action
1
2
Dans l'onglet Général, sélectionnez l'application de messagerie
instantanée à utiliser. Les choix suivants sont disponibles :
3
•
Utiliser Windows/MSN Messenger
•
Utiliser Nortel Multimedia PC Client
Fermez Outlook, puis ouvrez-le à nouveau pour que les modifications
soient prises en compte.
—fin—
Nortel CallPilot
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Utilisation de la messagerie instantanée
53
Pour utiliser la messagerie instantanée à partir d'un message CallPilot
ouvert
Vous pouvez initier une session de messagerie instantanée depuis un
message CallPilot ouvert.
Étape Action
1
Dans la barre d'outils d'un message CallPilot ouvert, cliquez sur
l'icône représentant le logiciel de messagerie instantanée à utiliser :
Si l'expéditeur du message est en ligne, une session de messagerie
instantanée démarre. Sinon, la boîte de dialogue Contact apparaît.
2
Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.
L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN
Messenger ou la liste Friends (Amis) de l'application Nortel
Multimedia PC Client.
3
Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou
saisissez la signature correcte.
4
Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.
—fin—
Remarque : Les icônes de messagerie instantanée de la barre d'outils
sont de différentes couleurs, en fonction de l'état en ligne de l'expéditeur :
En ligne
Hors ligne
État ou nom d'utilisateur de
l'expéditeur inconnu à
Windows/MSN Messenger
En ligne
Hors ligne
État ou nom d'utilisateur de
l'expéditeur inconnu à
Nortel Multimedia PC
Client (MCS 5100)
Les infobulles des icônes de messagerie instantanée indiquent également le
nom et l'état de connexion de l'expéditeur, si ces informations sont
disponibles.
Nortel CallPilot
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Utilisation de la messagerie instantanée à partir de Microsoft Outlook
Étape Action
1
À partir de votre boîte de réception, sélectionnez un message
électronique.
2
Dans le menu Outils, choisissez Messagerie de bureau CallPilot >
Contacter l'expéditeur.
CallPilot récupère l'adresse CallPilot de l'expéditeur du message,
puis la boîte de dialogue Contact apparaît.
3
Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.
L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN
Messenger ou la liste Friends (Amis) de l'application Nortel
Multimedia PC Client.
4
Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou
saisissez la signature correcte.
5
Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.
—fin—
Utilisation de l'indicateur de message en attente
La Messagerie de bureau comprend un indicateur de message en attente
(MWI) qui apparaît sous la forme d'une icône de combiné téléphonique dans
l'angle inférieur droit de l'écran, dans la barre des tâches Windows ou dans
la barre d'état système. L'indicateur de message en attente vous signale
l'arrivée de nouveaux messages et vous permet d'accéder rapidement à
votre boîte de réception.
Une icône représentant un combiné téléphonique rouge vous signale
l'arrivée de nouveaux messages :
L'aspect de l'icône Indicateur de message en attente change pour vous
donner des informations supplémentaires sur votre connexion au serveur
comme suit :
Nortel CallPilot
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Utilisation de l'indicateur de message en attente
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Pour configurer l'indicateur de message en attente
Utilisez la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot pour
•
afficher ou masquer l'indicateur de message en attente ;
•
activer ou désactiver le texte de l'infobulle correspondante ;
•
contrôler la durée d'affichage de ce dernier.
Étape Action
1
Dans la barre des tâches de Windows, cliquez avec le bouton droit
sur l'icône MWI.
2
Cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot.
La boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot apparaît.
Remarque : Les trois premières zones (Serveur, Raccourci
réseau VPIM et Boîte aux lettres) figurent à titre d'information
uniquement et sont grisées ; pour modifier les informations de ces
zones, vous pouvez y accéder dans l'onglet Général sous Outils >
Nortel CallPilot
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3
Pour ouvrir My CallPilot et lire votre dernier message en doublecliquant sur l'icône, vérifiez que la zone URL My CallPilot contient
l'URL correcte. Vous devez être connecté à un serveur CallPilot 5.0
ou version ultérieure pour que ceci fonctionne.
Demandez l'URL correcte à votre administrateur CallPilot. L'URL
figure généralement dans un des formats suivants :
http:// préfixe.nomdhôte.com/mycallpilot/
http:// adresse IP/mycallpilot/
4
Pour afficher ou masquer l'icône Indicateur de message en attente,
sélectionnez ou désactivez la case à cocher Afficher l'icône MWI
dans la barre des tâches.
Remarque : Si vous masquez l'icône, puis décidez de l'afficher
à nouveau, sélectionnez Programmes > Nortel > Icône MWI
CallPilot dans le menu Démarrer de Windows. L'icône réapparaît
dans la barre des tâches.
5
Pour activer ou désactiver le texte de l'infobulle, sélectionnez ou
désactivez la case à cocher Afficher l'infobulle contextuelle
pendant x secondes. Vous pouvez également changer le nombre
de secondes pendant lequel le texte de l'infobulle apparaît sur l'écran.
6
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
—fin—
Pour utiliser l'indicateur de message en attente
Voici quelques conseils pour l'utilisation de l'indicateur de message en
attente :
•
Pour afficher le numéro de votre boîte aux lettres, l'adresse du serveur
et le nombre de messages en attente dans votre boîte de réception,
positionnez le pointeur sur l'icône.
•
Cliquez avec le bouton droit sur l'icône pour afficher un menu contextuel
avec des options permettant :
— d'ouvrir My CallPilot (si une URL est définie pour My CallPilot dans
les paramètres de configuration de l'indicateur de message en
attente) ;
— de configurer l'indicateur de message en attente ;
— de vous connecter à votre boîte aux lettres CallPilot ou de vous
déconnecter ;
— de quitter l'indicateur de message en attente pour qu'il n'apparaisse
plus.
Nortel CallPilot
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Modification des paramètres de la boîte aux lettres
•
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Pour ouvrir votre dernier message CallPilot dans My CallPilot, doublecliquez sur l'icône Indicateur de message en attente.
Remarque : Si ceci ne fonctionne pas, vérifiez que la zone d'URL
My CallPilot contient l'URL correcte dans la boîte de dialogue
Configuration du MWI de CallPilot. Pour ouvrir cette boîte de
dialogue, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI, puis cliquez
sur Configuration du MWI de CallPilot.
Modification des paramètres de la boîte aux lettres
Pour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier
Étape Action
1
L'onglet Général affiche vos paramètres d'accès en cours.
2
Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
—fin—
Pour modifier votre mot de passe CallPilot
Ce mot de passe est identique à celui utilisé depuis un téléphone.
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Étape Action
1
Répétez l'étape 1 de la procédure précédente, puis cliquez sur
Modifier le mot de passe.
2
Dans la zone Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe
actuel.
3
Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez un nouveau mot de
passe.
4
Dans le champ Ressaisissez le nouveau mot de passe, entrez à
nouveau votre nouveau mot de passe.
5
Cliquez sur OK pour enregistrer votre modification.
6
Cliquez sur OK pour quitter l'onglet Général.
—fin—
Modification des paramètres de livraison du courrier
Pour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier
Étape Action
1
2
Nortel CallPilot
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Modification des paramètres de livraison du courrier
3
59
Modifiez les paramètres suivants, selon les besoins :
•
Envoyer à : Sélectionnez la boîte de réception dans laquelle
vous voulez effectuer la distribution de vos messages CallPilot.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Changement
de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot
sont distribués.
•
Convertir les messages vocaux entrants au format WAV :
Cochez cette case pour convertir les messages vocaux entrants
du format VBK Nortel au format WAV. Les messages vocaux
peuvent alors être lus avec le lecteur CallPilot, mais également
avec la plupart des lecteurs multimédias d'une marque différente
de Nortel. Ces deux types de fichier ont une taille similaire (cette
case à cocher est disponible uniquement si, dans la zone
Envoyer à, vous avez sélectionné Boîte de réception de la
messagerie).
•
Notification : Choisir la notification automatique, manuelle ou
différée. Choisissez l'option Manuellement pour réaliser des
économies sur les appels longue distance ou les connexions
RNIS.
•
Utiliser le formulaire CallPilot : Cochez cette case pour afficher
les messages CallPilot dans le formulaire CallPilot personnalisé
plutôt que dans le formulaire Outlook standard. Le formulaire
Nortel CallPilot
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CallPilot personnalisé permet d'écouter les messages vocaux
CallPilot d'un simple clic.
•
Formulaire par défaut : Sélectionnez le formulaire par défaut à
afficher lors de la création d'un message CallPilot.
•
Formulaire transfert/réponse par défaut : Sélectionnez le
formulaire par défaut à afficher lorsque vous faites suivre et
répondez à un message CallPilot.
•
Ajouter un en-tête de message aux transferts et réponses :
Cochez cette case si vous voulez que les en-têtes de messages
soient copiés dans les messages transférés et les réponses. Si
vous désélectionnez cette case à cocher, les en-têtes de
messages n'apparaissent pas.
•
Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie : Pour
obtenir des informations sur l'ajout ou la modification de pages de
garde, reportez-vous à la section Configuration de CallPilot.
•
Convertir les messages vocaux sortants au format WAV pour
les destinataires non CallPilot : Cochez cette case pour
convertir automatiquement les messages vocaux en format WAV
lorsque vous les envoyez à des utilisateurs non CallPilot.
•
Effectuer une vérification orthographique avant envoi :
Cochez cette case si vous voulez vérifier automatiquement
l'orthographe des messages texte créés avec le formulaire
CallPilot personnalisé lorsque vous cliquez sur Envoyer. Si vous
désélectionnez cette case à cocher, vous pouvez toujours
exécuter le correcteur orthographique manuellement. Pour qu'il
puisse fonctionner, vous devez installer Microsoft Word.
Remarque : CallPilot utilise la fonction de vérification
orthographique de base fournie avec Microsoft Word.
Certaines options avancées du vérificateur orthographique ne
s'appliquent pas aux messages CallPilot, comme l'option
permettant d'ignorer les adresses Internet et de fichiers.
•
Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches : Cochez cette
case pour afficher l'indicateur de message en attente dans la
barre des tâches Windows. Cet indicateur devient rouge lorsque
vous recevez des messages et il fournit des informations sur l'état
de votre boîte vocale CallPilot.
•
Activer la règle de transfert des messages : Cochez cette
case pour activer une règle de transfert des messages que vous
avez configurée, c'est-à-dire une règle qui permet de transférer
vos messages CallPilot vers une adresse électronique externe ou
une boîte de réception CallPilot. La case à cocher n'apparaît que
Nortel CallPilot
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Modification des paramètres du carnet d'adresses
61
si l'administrateur CallPilot vous a accordé les privilèges requis à
cet effet ou si vous avez désactivé l'option Connexion anonyme.
Elle est grisée si aucune règle de transfert des messages n'a été
configurée pour vous.
•
4
Configurer la règle de transfert des messages : Cliquez sur ce
lien pour vous connecter directement à l'application My CallPilot
et configurer les paramètres pour transférer vos messages
CallPilot vers une adresse électronique externe ou une boîte de
réception CallPilot. Le lien n'apparaît que si l'administrateur
CallPilot vous a accordé les privilèges requis à cet effet.
Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK.
Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effet
qu'après fermeture et réouverture d'Outlook.
—fin—
Votre administrateur saisit les paramètres par défaut du carnet d'adresses.
Le cas échéant, vous pouvez modifier les paramètres du carnet d'adresses.
Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les modifier
Étape Action
1
2
Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour afficher les paramètres
en cours.
Nortel CallPilot
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62
3
Modifiez les options suivantes, selon les besoins :
•
Chemin d'accès : Chemin d'accès au carnet d'adresses local
CallPilot.
•
Base de recherche LDAP : Racine de l'arborescence du
répertoire correspondant à la partie de la société desservie par le
serveur CallPilot. Elle doit correspondre à la racine de
l'arborescence configurée sur le serveur. La base de recherche
LDAP doit être définie correctement afin de pouvoir télécharger
le carnet d'adresses CallPilot. Consultez votre administrateur
CallPilot pour savoir quelle base de recherche LDAP utiliser.
•
Ordre : Choisissez l'ordre dans lequel les noms sont organisés
dans le carnet d'adresses CallPilot (par nom ou prénom).
•
Indiquer les modifications apportées à la base de recherche
LDAP : Cochez cette case pour que le système vous signale
toute modification apportée à la base de recherche LDAP définie
sur le serveur CallPilot.
•
Rechercher le carnet d'adresses du serveur : Sélectionnez
cette option pour utiliser le carnet d'adresses CallPilot sur le
réseau. En accédant au carnet d'adresses CallPilot sur le réseau,
vous êtes assuré que les adresses sont toujours à jour. Vous
devez être connecté au réseau pour utiliser cette option.
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•
Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le carnet
d'adresses local : Sélectionnez cette option pour utiliser la copie
du carnet d'adresses CallPilot stockée sur votre ordinateur. Si
vous sélectionnez cette option, vous pouvez accéder au carnet
d'adresses CallPilot lorsque vous n'êtes pas connecté au réseau
(travail hors connexion). Pour que le carnet d'adresses CallPilot
reste à jour, téléchargez-le régulièrement.
•
Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses : Cochez
cette case pour recevoir un rappel, puis saisissez le nombre de
jours entre les rappels.
•
Utiliser uniquement une copie locale du serveur CallPilot :
Cochez cette case pour limiter votre carnet d'adresses CallPilot
aux adresses figurant sur votre serveur CallPilot local. Si vous
désélectionnez cette case à cocher, votre carnet d'adresses
CallPilot inclut les adresses de tous les serveurs CallPilot sur
votre réseau ou d'un répertoire réseau commun Nortel configuré
par votre administrateur réseau, selon votre site. Si cette case à
cocher est grisée, vous êtes limité au carnet d'adresses CallPilot
du serveur local.
Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK.
Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effet
qu'après fermeture, puis réouverture d'Outlook.
—fin—
Pour vous connecter en tant qu'utilisateur anonyme
Vous pouvez vous connecter en tant qu'utilisateur anonyme.
Étape Action
1
2
Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses.
3
Cliquez sur Avancé.
4
Cochez la case Connexion anonyme.
5
Cliquez sur OK.
—fin—
Remarque : Lorsque vous désactivez la case à cocher Connexion
anonyme, le logiciel de Messagerie de bureau télécharge également les
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listes BDL, SDL et PDL utilisateur dans le cadre du téléchargement du
carnet d'adresses. Lorsque vous cochez la case Connexion anonyme,
les listes BDL, SDL et PDL utilisateur sont ignorées.
Pour télécharger votre carnet d'adresses sur votre ordinateur
Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot à partir du serveur
sur votre ordinateur de manière à pouvoir travailler hors connexion.
Étape Action
1
2
Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses.
3
Sélectionnez Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le
carnet d'adresses local.
4
Cliquez sur Télécharger maintenant, puis sur OK quand un
message vous indique que le téléchargement est terminé.
Lorsque vous adressez un message CallPilot, vous accédez donc au
carnet d'adresses CallPilot téléchargé, que vous travailliez en ligne
ou hors ligne.
5
Pour vous assurer de télécharger régulièrement le carnet d'adresses
CallPilot, cochez la case Me rappeler de télécharger le carnet
d'adresses tous les, puis définissez le nombre de jours entre les
rappels.
6
Cliquez sur OK.
7
Pour vous assurer que les nouveaux paramètres sont bien pris en
compte, fermez Outlook, puis rouvrez-le.
—fin—
Modification des paramètres audio
Pour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres du
volume
Vous pouvez écouter les messages depuis votre téléphone ou votre
ordinateur.
Étape Action
1
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Modification des paramètres audio
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2
Cliquez sur l'onglet Audio pour afficher les paramètres sélectionnés.
3
Dans la zone Périphérique, cliquez sur Téléphone pour écouter vos
messages vocaux et les enregistrer depuis votre téléphone. Veillez
à indiquer le numéro de téléphone correct. Vous pouvez également
sélectionner Ordinateur pour écouter vos messages vocaux et les
enregistrer via les haut-parleurs et le microphone de l'ordinateur.
Remarque : Vous pouvez également modifier le périphérique
audio du lecteur CallPilot.
4
Cochez les cases Utiliser le volume du haut-parleur système et
Utiliser le volume du microphone système de la zone Volume
pour coordonner les paramètres de volume de CallPilot avec ceux
des haut-parleurs et du microphone de l'ordinateur.
5
Si vous souhaitez confirmer les paramètres avant d'écouter des
messages vocaux ou d'en enregistrer, cochez la case Confirmer les
paramètres avant de lire.
6
Si vous voulez télécharger les messages vocaux sur votre ordinateur
avant de les écouter, cochez la case Télécharger le fichier avant
de l'écouter. Cette option peut être utile si vous utilisez un modem.
7
Cliquez sur OK.
—fin—
Nortel CallPilot
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Liaison avec My CallPilot
La Messagerie de bureau comprend des liens vers les ressources Web de
My CallPilot. Vous pouvez définir un lien vers la page d'accueil ou la page
Messages d'accueil. Pour afficher l'URL de My CallPilot ou la modifier,
reportez-vous à la section Modification des paramètres de la boîte aux
lettres. Pour plus d'informations sur My CallPilot, reportez-vous au Guide de
l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour My CallPilot (NN44200-109).
Étape Action
1
Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur
Messagerie de bureau CallPilot > My CallPilot, puis sur Page
d'accueil ou Messages d'accueil.
Remarque : Vous pouvez également accéder à My CallPilot
depuis le menu Affichage du lecteur CallPilot.
—fin—
Pour afficher les paramètres des fonctions de CallPilot ou les modifier
Étape Action
1
Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot.
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Travail hors connexion
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Sélectionnez une fonction et modifiez-en la configuration comme
vous le voulez. Toute modification apportée à une fonction prend effet
immédiatement, que vous utilisiez CallPilot depuis votre ordinateur
ou depuis votre téléphone.
—fin—
Pour afficher des informations sur les utilisateurs
Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Informations utiles pour afficher des
informations utilisateur en ligne propres à votre boîte aux lettres.
Travail hors connexion
Pour travailler hors connexion, CallPilot doit être installé et configuré sur
l'ordinateur que vous utilisez de la même façon que sur votre ordinateur du
bureau. Avant de travailler hors connexion, vous pouvez télécharger les
messages et les adresses vers cet ordinateur.
Étape Action
1
(Facultatif) Vous pouvez télécharger les messages CallPilot vers
l'ordinateur dont vous vous servez pour travailler hors connexion.
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Pour ce faire, dans le menu Outils, sélectionnez Messagerie de
bureau CallPilot > Télécharger tous les messages. Une fois le
transfert terminé, déconnectez-vous.
2
(Facultatif) Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses du serveur
sur votre ordinateur. Voir Modification des paramètres du carnet
d'adresses.
3
Ouvrez votre messagerie sans être connecté au réseau. Attendez
que la fenêtre Connexion à CallPilot apparaisse. Il est inutile de saisir
votre mot de passe.
4
Cliquez sur Annuler.
—fin—
À présent, vous pouvez travailler hors connexion, consulter vos messages
et enregistrer et adresser de nouveaux messages. Vous devez utiliser les
haut-parleurs et le microphone de votre ordinateur pour écouter et
enregistrer les messages hors connexion. En effet, vous ne pouvez pas vous
servir du téléphone dans ce mode d'accès hors connexion.
CallPilot conserve les messages enregistrés dans votre boîte d'envoi jusqu'à
ce que vous vous connectiez au serveur CallPilot, puis il les envoie.
Sécurité des messages en mode hors connexion
Si vous avez choisi de stocker les messages CallPilot dans une boîte de
réception CallPilot distincte (au lieu de votre boîte de réception habituelle),
vous pouvez protéger vos messages à l'aide d'un mot de passe dans
Outlook. Ce peut être le cas, par exemple, si vous partagez votre ordinateur.
Comme Outlook envoie automatiquement les messages stockés dans la
boîte d'envoi lorsque vous vous reconnectez au réseau, d'autres utilisateurs
ayant accès à votre profil Outlook peuvent envoyer des messages en mode
hors connexion qui sont transmis sans que vous le sachiez. Pour protéger
votre boîte aux lettres, attribuez un mot de passe à votre fichier .cst Outlook.
Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide en ligne de la Messagerie de
bureau.
Nortel CallPilot
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Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft
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Publication : NN44200-103-FR
Statut du document : Norme
Version du document : 01.03
Date du document : 08/05/2007
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