Dropbox = bestanden delen via internet

HANDLEIDING
DROPBOX = BESTANDEN DELEN VIA INTERNET
Tina Van Straeten
Handleiding dropbox
Tina Van Straeten
Handleiding: onderhoud van je pc
VVOB/PROGRESS
Pagina 2 van 15
COLOFON
Deze handleiding Dropbox is samengesteld door Tina Van Straeten (stagiaire) in samenwerking met
Progress.
Progress (Programma Effectievere Scholen Suriname) is een samenwerkingsprogramma tussen het
ministerie van het Onderwijs en Volkontwikkeling (MINOV) en de Vlaamse Vereniging voor
Ontwikkelingssamenwerking en technische Bijstand (VVOB).
Paramaribo, mei 2012
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 3 van 15
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3
Dropbox ................................................................................................................................................... 4
Installatie Dropbox .................................................................................................................................. 4
Aan de slag met Dropbox ........................................................................................................................ 9
Bestanden toevoegen of verwijderen ..................................................................................................... 9
Bestanden toevoegen...................................................................................................................... 9
Bestanden verwijderen ................................................................................................................... 9
Bestanden synchroniseren ...................................................................................................................... 9
Verwijderde bestanden herstellen ........................................................................................................ 11
Een verwijderd bestand terughalen ...................................................................................................... 11
Bestanden definitief verwijderen .......................................................................................................... 12
Bestanden voor iedereen toegankelijk ................................................................................................. 13
Een bestand openbaar maken met de map Public ............................................................................... 13
Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers .................................................................................. 14
Werkwijze: ..................................................................................................................................... 14
Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand! ...................................................................................... 15
Bronnenlijst ........................................................................................................................................... 15
Internetbronnen .................................................................................................................................... 15
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 4 van 15
Dropbox
Heb je problemen om aan elkaar bestanden uit te wisselen. Ben jij te ver van de persoon verwijderd?
Je kan over heel de wereld bestanden delen met elkaar. Wil je graag bestanden delen met de
partnerschool in België, dat is geen enkel probleem met dropbox!
Installatie Dropbox
Stap 1: surf naar www.dropbox.com;
Stap 2: klik op de knop ‘download Dropbox’;
Stap 3: klik op ‘dropbox.exe’, het installatiebestand wordt uitgevoerd;
Stap 4: Je bevestigd onderstaand dialoogvenster met ‘YES’
Stap 5: Je bekomt een welkomstscherm van dropbox. Je klikt op Instal
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 5 van 15
Stap 6: Klik op ‘uitvoeren’ om het bestand uit te voeren.
Stap 7: indien u voor de eerste keer Dropbox installeert kiest u voor: ‘I don’t have a Dropbox
account’. Daarna klik je op ‘next’
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 6 van 15
Stap 8: aanmaken van een account. Vul onderstaand dialoogvenster correct in en kies voor ‘Next’
Stap 9: Selecteer 2GB opslagruimte. Deze ruimte is gratis. Indien je meer wenst moet je hiervoor
betalen.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 7 van 15
Stap 10: Selecteer ‘typical’ , dit zijn de normale instellingen voor Dropbox. Klik daarna op ‘Install’
Stap 11: Dropbox is geïnstalleerd. Je krijgt nu een korte rondleiding in dropbox. Klik hiervoor op
‘Next’
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 8 van 15
Het programma is nu succesvol geïnstalleerd en klaar om bestanden te delen. Hiervoor moet je je
altijd aanmelden. Dit doe je op www.dropbox.com. Je kan nu bestanden lezen, delen en opslaan in
dropbox.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 9 van 15
Aan de slag met Dropbox
Dropbox maakt het ook super eenvoudig te delen met anderen, of u nu een ondernemer of een leraar,
een fotograaf of een astronoom, een kunstenaar of een activist, Dropbox vereenvoudigt uw leven.
Zelfs als je per ongeluk bestand hebt gewist of jouw computer laat je in de steek. Geen probleem,
want Dropbox laat je niet in de steek!
Onderaan in het systeemvak is een icoon toegevoegd, dat met een rechtermuisknop een menu opent.
Ook ben je nu een troste eigenaar op een account van Dropbox.
Bestanden toevoegen of verwijderen
Bestanden toevoegen
Stap 1: Klik op het icoontje en kies voor ‘Launch Dropbox website’
Stap 2: klik op upload
Stap 3: ga naar het juiste bestand en voeg dit toe
Bestanden verwijderen
Stap 1: klik op het verwijderde bestand
Stap 2: klik op rechtermuisknop en kies voor delete
Tip: Gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere mappen/bestanden
tegelijk te selecteren.
Bestanden synchroniseren
Zodra een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, wordt de lokale map automatisch
gesynchroniseerd met de online opslag. De status van het synchronisatieproces wordt weergegeven
door met de muis over het Dropbox-icoontje te bewegen.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 10 van 15
Tip!
Je kan het synchronisatieproces op bestandsniveau volgen. Bestanden met een groen bolletje zijn
reeds gesynchroniseerd. Bestanden met een blauw bolletje wachten nog om te worden
gesynchroniseerd en bestanden met een rood bolletje kunnen om wat voor reden niet worden
gesynchroniseerd.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 11 van 15
Verwijderde bestanden herstellen
Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen
terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld.
Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan
documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het vaststellen van problemen, zodat je bij problemen altijd
nog kan teruggrijpen naar een oude versie om een mogelijke fout op te sporen.
Een verwijderd bestand terughalen
Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen via Dropbox worden teruggehaald. Hiervoor moeten
eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt.
Stap 1: klik op de knop ‘Show deleted files’
Verwijderde bestanden en mappen worden lichtgrijs weergegeven.
Stap 2: Selecteer het terug te halen bestand.
Gebruik CTRL- of SHIFT-toets voor het selecteren van meerdere bestanden.
Stap 3: Kies de optie ‘Restore’ om het bestand te herstellen.
De resterende verwijderde bestanden kunnen met de knop ‘Hide deleted files’ weer worden
verborgen.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 12 van 15
Bestanden definitief verwijderen
Stap 1: Selecteer het bestand
Stap 2: Rechtermuisknop op het bestand en kies voor ‘delete’
Stap 3: Rechtermuisknop op het bestand en kies voor ‘Permanently delete’
Tip!
Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou
je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen.
Dit is niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij!
Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus geen invloed op de nog beschikbare
schijfruimte.
schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle
ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus (vooralsnog...) geen
invloed op de nog beschikbare schijfruimte.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 13 van 15
Bestanden voor iedereen toegankelijk
Het is vanuit Dropbox erg eenvoudig via internet bestanden voor iedereen toegankelijk te maken.
Het programma heeft hiervoor direct bij installatie al twee mappen aangemaakt in de dropbox: de
map Public(voor alle typen bestanden) en de map Photos (specifiek voor fotobestanden). Door
simpelweg een link naar de online locatie te verspreiden (bijvoorbeeld per e-mail), kunnen
bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt. Om de link te openen heb je geen
inloggegevens nodig, iedereen die over de link beschikt kan de bestanden vrij benaderen.
TIP!
Wil je er zeker van zijn dat de bestanden alleen met bekenden worden gedeeld dan heeft die
persoon ook een account nodig. Bijkomend voordeel van een gedeelde map is dat meerdere
bestanden (of mappen) in één keer kunnen worden gedownload en opgeslagen. (zie verder)
Een bestand openbaar maken met de map Public
Stap 1: kopieer het bestand naar de map Public in Dropbox;
Stap 2a: klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Copy public link
Of
Stap 2b: klik met rechtermuisknop het bestand en kies voor dropbox, Copy public link
Stap 3: Verspreid de link.
Op het moment dat de ontvanger op de hyperlink klikt, wordt het bestand direct gedownload.
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 14 van 15
Mappen delen met andere Dropboxgebruikers
Mappen kunnen ook met andere Dropbox-gebruikers worden gedeeld zodat op eenvoudige wijze
gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt.
Werkwijze:
Stap 1a: klik vanuit de Windows Verkenner, rechts op een map en kies Dropbox – Share this folder
Of
Stap 1b: Via Dropbox zelf: rechtermuisknop op bestand – Invite to folder
Stap 2: Registreer je e-mail adres
Stap 3: Stuur de ontvanger de uitnodiging.
Als de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en het activeert,
wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd. Nu kan de ontvanger ook de
bestanden openen, wijzigen, verwijderen, …
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS
Pagina 15 van 15
Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand!
Voorzichtigheid is op zijn plaats bij het werken met gedeelde bestanden, Dropbox laat namelijk niet
zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend!
Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk
zijn. Hier kunnen dan problemen ontstaan. Zorg steeds voor een back up!
Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies
synchronisatie kan worden afgerond. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen in deze situatie
altijd nog via het conflicterende bestand worden achterhaald en zo nodig hersteld.
Heb je nog vragen over dropbox?
- Korte uitleg Dropbox:
www.dropbox.com/tour
- Video met een beschrijving van de mogelijkheden:
www.dropbox.com/screencast
- Vragen en antwoorden met betrekking tot Dropbox:
www.dropbox.com/help
Veel succes!
Bronnenlijst
Internetbronnen
www.dropbox.com
www.dropbox.com/tour
www.dropbox.com/screencast
www.dropbox.com/help
Tina Van Straeten
Handleiding: stap voor stap door dropbox
VVOB/PROGRESS