Informes de Ventas - Ezi Solution Systems

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GUÍA DEL
USUARIO
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Retail-Man System
Garantía
2
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condición por ningún producto, medio, software o documentación que no haya sido
fabricado o suministrado por EziSolution Software.
Retail-Man System
Índice de Contenidos
3
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 7
GUÍA DE INICIO RÁPIDO .......................................................................................................... 8
INDICACIONES, CONSEJOS Y ACCESOS DIRECTOS.................................................... 111
INGRESO DE FECHAS .................................................................................................................... 11
INGRESO DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR Y DEL CLIENTE ........................................................... 11
ORDEN DE CLASIFICACIÓN EN LAS PANTALLAS DE LISTAS .......................................................... 11
TECLAS DE FUNCIÓN .................................................................................................................... 11
IMPRIMIR (F3) Y EL CUADRO DE DIALOGO DE IMPRESIÓN DE WINDOWS ..................................... 13
PANTALLA DE INICIO DE SESIÓN ....................................................................................... 15
MENÚ PRINCIPAL ..................................................................................................................... 16
INICIO / FINAL DEL DÍA ................................................................................................................ 24
MENÚ DE INFORMES .................................................................................................................... 25
INFORME RESUMIDO DE INGRESOS............................................................................................... 26
INFORME DE VENTAS DEL PDV ................................................................................................... 27
INFORME DE VENTAS DEL PERSONAL........................................................................................... 28
INFORME DE VENTAS DE GRUPO .................................................................................................. 29
MENÚ VENTAS ........................................................................................................................... 30
FACTURACIÓN.............................................................................................................................. 31
PAGOS RECIBIDOS ........................................................................................................................ 35
AGREGAR / MODIFICAR CLIENTES ............................................................................................... 37
CORREOS ELECTRÓNICOS MASIVOS................................................................................ 40
INFORMES DE VENTAS ........................................................................................................... 43
LISTA DE CLIENTES ...................................................................................................................... 43
INFORME RESUMIDO DE VENTAS ................................................................................................. 44
INFORME DE CLIENTES VENCIDOS ............................................................................................... 45
ESTADOS DE CUENTA DEL CLIENTE ............................................................................................. 46
INFORME DE ANÁLISIS DE VENTAS .............................................................................................. 47
INFORME DE ÓRDENES PENDIENTES............................................................................................. 47
INFORME DE IMPUESTO A LAS VENTAS ........................................................................................ 47
INFORME DE VENTAS POR CLIENTE.............................................................................................. 48
VENTAS POR PRODUCTO .............................................................................................................. 49
VENTAS DEL CLIENTE POR PRODUCTO ......................................................................................... 49
VENTAS DE PRODUCTO POR CLIENTE........................................................................................... 49
VENTAS POR REPRESENTANTES DE VENTA .................................................................................. 50
MENÚ INVENTARIO ................................................................................................................. 51
TARJETAS DE INVENTARIO ........................................................................................................... 52
MANTENIMIENTO DE LOS GRUPOS DE INVENTARIO...................................................................... 57
MANTENIMIENTO GLOBAL DEL INVENTARIO ............................................................................... 58
AJUSTE DE LA CANTIDAD DE INVENTARIO ................................................................................... 59
Retail-Man
4
INFORMES DE INVENTARIO ................................................................................................. 61
CONSULTA DE ARTÍCULO ............................................................................................................. 61
CONSULTA DE TRANSACCIONES................................................................................................... 62
INFORME DE CANTIDADES ........................................................................................................... 62
INFORME DE PRECIOS DE VENTA.................................................................................................. 62
INFORME DE PRECIOS DE COSTO .................................................................................................. 63
INFORME DE ARTÍCULOS DE MOVIMIENTO LENTO ....................................................................... 63
INFORME DE AGOTADOS .............................................................................................................. 63
INFORME DE REABASTECIMIENTO DE INVENTARIO ...................................................................... 64
INFORME DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIO ................................................................................. 64
INFORME DEL VALOR DEL INVENTARIO ....................................................................................... 64
HISTORIAL DE ARTÍCULOS ........................................................................................................... 65
MENÚ COMPRAS ....................................................................................................................... 66
COMPRAS ..................................................................................................................................... 67
PAGOS A PROVEEDORES ............................................................................................................... 70
AGREGAR / MODIFICAR PROVEEDORES ....................................................................................... 72
INFORME DE COMPRAS ......................................................................................................... 74
LISTA DE PROVEEDORES .............................................................................................................. 74
INFORME DE LISTA DE COMPRAS ................................................................................................. 75
INFORME DE ÓRDENES DE COMPRAS ........................................................................................... 76
INFORME DE PROVEEDORES VENCIDOS........................................................................................ 76
ESTADOS DE CUENTA DE LOS PROVEEDORES ............................................................................... 77
INFORME DE ANÁLISIS DE COMPRAS ............................................................................................ 78
INFORME DE ÓRDENES PENDIENTES............................................................................................. 78
INFORME DE INVENTARIO DISPONIBLE......................................................................................... 78
INFORME DE IMPUESTO A LAS COMPRAS ...................................................................................... 78
INFORME RESUMIDO DE COMPRAS............................................................................................... 79
MENÚ CUENTAS ........................................................................................................................ 80
CATÁLOGO DE CUENTAS.............................................................................................................. 80
ASIENTO CONTABLE .................................................................................................................... 85
RECONCILIACIÓN BANCARIA ....................................................................................................... 86
INFORMES CONTABLES ......................................................................................................... 87
LISTA DE CUENTAS ...................................................................................................................... 87
INFORME DE LOS ASIENTOS DIARIOS ........................................................................................... 88
INFORME DE SALDOS DIARIOS ..................................................................................................... 88
INFORME DE SALDOS MENSUALES ............................................................................................... 89
ESTADO DE CUENTA .................................................................................................................... 89
INFORME DE BALANZA DE COMPROBACIÓN ................................................................................. 89
INFORME DEL BALANCE GENERAL............................................................................................... 90
DIARIO.......................................................................................................................................... 91
CITAS ........................................................................................................................................... 91
NOTAS ......................................................................................................................................... 91
CALENDARIO INTERACTIVO ......................................................................................................... 92
BOTONES PULSADORES ................................................................................................................ 92
Nuevo ...................................................................................................................................... 92
Retail-Man
5
Hoy.......................................................................................................................................... 92
Buscar ..................................................................................................................................... 92
Lista......................................................................................................................................... 93
Cerrar (Esc) ............................................................................................................................ 93
TELÉFONOS ................................................................................................................................ 94
MANTENIMIENTO..................................................................................................................... 96
REINDEXADO DE ARCHIVOS ......................................................................................................... 96
IMPORTAR / EXPORTAR ARCHIVOS .............................................................................................. 98
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA .................................................................................................. 100
Compañía.............................................................................................................................. 101
Ventas.................................................................................................................................... 103
Inventario.............................................................................................................................. 104
Compras................................................................................................................................ 105
P.D.V..................................................................................................................................... 107
HARDWARE ......................................................................................................................... 109
PAGOS.................................................................................................................................. 113
LEALTAD.............................................................................................................................. 114
RESTAURAR ARCHIVOS DEL RESPALDO ..................................................................................... 115
RESTAURAR ARCHIVOS DEL RESPALDO ..................................................................................... 115
CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS ....................................................................................... 116
Configuraciones de Seguridad.............................................................................................. 117
Configuraciones.................................................................................................................... 118
INTERFAZ ............................................................................................................................ 118
Ventas.................................................................................................................................... 119
P.D.V..................................................................................................................................... 120
Correo electrónico ................................................................................................................ 121
MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE IMPUESTOS ...................................................................... 1233
CONFIGURACIÓN DE CUENTAS PREDETERMINADAS ................................................................... 124
ELIMINAR ARCHIVOS DE DATOS ................................................................................................ 125
RESPALDO................................................................................................................................. 126
¿Qué es un Respaldo?........................................................................................................... 126
¿Por qué Respaldar? ............................................................................................................ 126
¿Con que frecuencia se debe respaldar?.............................................................................. 126
¿En el mismo lugar o en otro lugar? .................................................................................... 126
Medio de Respaldo................................................................................................................ 126
PREGUNTAS FRECUENTES (CÓMO) ................................................................................. 131
Cómo activar la protección con contraseña......................................................................... 131
Cómo desactivar la protección con contraseña.................................................................... 131
Cómo desactivar algunos elementos del menú para otros usuarios..................................... 131
Cómo cambiar los colores del sistema ................................................................................. 131
Cómo desplegar una imagen en el menú principal .............................................................. 131
Cómo cambiar la interfaz del usuario .................................................................................. 132
Cómo devolver Ventas o Compras........................................................................................ 132
Cómo eliminar las bases de datos e iniciar desde cero........................................................ 132
Cómo cambiar la moneda y el nombre de impuesto............................................................. 132
Cómo restaurar los datos respaldados ................................................................................. 132
Cómo agregar usuarios de red ............................................................................................. 132
Retail-Man
6
Cómo agregar el logotipo de una compañía a las facturas.................................................. 133
Cómo actualizar a la versión más reciente......................................................................... 1333
Cómo imprimir etiquetas y códigos de barras para productos .......................................... 1333
CONSEJOS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS............................................................... 135
Retail-Man System
Introducción
7
Introducción
El sistema Retail-Man ha sido diseñado para personas de negocios con un conocimiento
limitado de principios contables.
Este sistema facilita que usuarios con conocimientos básicos de contabilidad puedan
ingresar información en la computadora, sin tener que preocuparse sobremanera de los
principios de débito y crédito.
El objetivo de este sistema es utilizar métodos de gestión de un establecimiento
comercial similares a aquellos tradicionales, pero de una forma mucho más rápida. Así
el establecimiento podrá ahorrar miles de dólares de formas distintas, entre las que se
incluyen:
y
y
y
y
y
Cobro más rápido de los débitos
Pago a tiempo a los acreedores
Menores pagos a los contadores
Presentaciones de impuestos más rápidas
Etc.
La interfaz del usuario del sistema es muy sencilla y los errores hechos durante la
captura de los datos pueden ser corregidos tan fácilmente como se hicieron.
Toda la información necesaria está a su alcance en todo momento, lo que le hace ganar
tiempo.
El sistema Retail-Man funciona con los sistemas operativos Windows 9x, 2000, XP y la
mayoría de los sistemas de red compatibles con Windows. Cumple con las normas para
el año 2000 y no tiene un límite de período para los asientos contables.
En la versión multiusuario, varios usuarios pueden acceder a los datos al mismo tiempo.
Actualmente, Retail-Man cuenta con soporte vía Internet. El usuario puede enviar
correos electrónicos con gran facilidad a los clientes, proveedores o contactos
directamente desde el sistema. También soporta el envío masivo de correos
electrónicos, lo que le brinda al usuario una herramienta de publicidad muy valiosa,
rápida y económica.
Retail-Man System
Inicio Rápido
8
Guía de Inicio Rápido
Intentar implementar un sistema contable electrónico y de control de inventario en un
establecimiento comercial puede ser abrumador. Probablemente se esté preguntado
¿por dónde empiezo?
La Guía Rápida de Inicio le brinda un enfoque claro, paso a paso, con explicaciones
básicas.
Todas las tareas están divididas en pasos separados y simples que puede seguir de
manera secuencial, y que le permitirán obtener los resultados deseados.
Paso 1
Decidir qué usuarios van a utilizar el sistema y sus niveles de acceso.
Cuando se instala por primera vez, Retail-Man viene con cinco usuarios. Los usuarios 1 y
2 tienen acceso a todas las partes del sistema.
Si necesita que el sistema sea seguro, apenas le sea posible debe asignar una
contraseña para cada usuario.
Si no necesita seguridad en el sistema, simplemente deje en blanco la contraseña del
usuario maestro.
Para asignar la seguridad, seleccione Mantenimiento, Mantenimiento del Archivo de
Usuarios, y luego agregue o elimine usuarios conforme le resulte necesario.
Usted puede darle a los usuarios uno de los cuatro posibles niveles de acceso
siguientes:
0
Sin acceso
1
Sólo lectura
2
Leer y escribir
3
Acceso total (Leer, escribir, modificar y borrar)
L
Los primeros dos usuarios (usuario maestro y administrador) siempre tendrán un
acceso completo a todas las partes del sistema, sin importar los niveles de acceso
que se les asigne.
L
Utilice Ctrl + F12 para cambiar a los usuarios desde cualquier parte del sistema.
Paso 2
Seleccione Mantenimiento y luego Configuración del Sistema para configurar su
nombre de compañía y otros datos. Para mayor información consulte la sección
correspondiente.
Retail-Man
Inicio Rápido
Paso 3
Seleccione Ventas y luego Agregar/Modificar Clientes para agregar los datos del
cliente. Se recomienda crear un Nombre del Cliente llamado VENTAS EFECTIVO para
todas las ventas en efectivo.
Paso 4
Seleccione Compras y luego Agregar/Modificar Proveedores para agregar los datos
del proveedor. Se recomienda crear un nombre de proveedor llamado COMPRAS
EFECTIVO para todas las compras en efectivo.
Paso 5 (Opcional)
Seleccione Inventario y luego Mantenimiento del Grupo de Inventario para crear o
modificar los grupos de inventario. Por ejemplo, los grupos típicos para un
establecimiento de cómputo podrían ser:
• Computadoras
• Monitores
• Impresoras
• Software
• Etc . . .
Mientras está configurando los grupos de inventario, también se le recomienda crear
grupos de gastos, tales como: Electricidad, Teléfono, Gastos bancarios, etc.
Paso 6
Seleccione Inventario y luego Agregar/Modificar Inventario para agregar el inventario
y los servicios que vende su establecimiento. También se recomienda agregar todos los
servicios y gastos que el sistema adquiere, como por ejemplo: Electricidad, Cargos
telefónicos, Mantenimiento del automóvil, etc.
De esta forma, el establecimiento puede procesar a todos los acreedores desde una
misma sección: compras.
Paso 7
Si su establecimiento ya ha sido ingresado, seleccione INVENTARIO y luego Ajuste de
la Cantidad de Inventario para agregar las cantidades de inventario que ya tiene.
Otra forma de agregar el inventario es ingresarlo seleccionado Compras, y luego
Comprando.
Paso 8
Si su establecimiento ya ha sido ingresado, debe entrar las cuentas pendientes de los
clientes y proveedores. Para hacerlo, puede crear una factura de ventas o compra para
cada cuenta pendiente. La fecha de la factura tiene que reflejar el período contable.
Utilice “*” en la columna de número de pieza y luego, bajo datos, ingrese “Saldo Inicial”,
9
Retail-Man
Inicio Rápido
10
Cant. con 1 y el monto. Esto asegurará que el monto de impuestos sea correcto y
también le permitirá modificar la información en el futuro si se presenta la necesidad.
Una vez que se hayan realizado los pasos anteriores, podrá comenzar la actividad
comercial.
El Sistema Retail-Man viene con un catálogo de cuentas estándar. Una cuenta
importante es la 1001 – Efectivo Disponible. Utilícela como una cuenta temporal para
soportar todos los ingresos que lleguen al establecimiento provenientes de todas las
clases de ventas. Por ejemplo, supongamos que su establecimiento procesa cinco
facturas de este modo:
Nº Factura
1
2
3
4
5
Monto
$100
$150
$90
$50
$80
Forma de pago
Efectivo
Cheque
Tarjeta de crédito
Crédito
Débito directo a su banco.
Los pagos de las facturas 1, 2 y 3 deben registrarse como recibidos por la Cuenta 1001 –
Efectivo Disponible.
La factura número 4 no se pagó, de modo que su pago no debe ser procesado.
El pago de la factura número 5 debe procesarse en la Cuenta 1002 – Cuenta Bancaria.
Al final del día, crearemos un comprobante de depósito con los pagos de las primeras
tres facturas, que totalizarían $100+$150+$90 = $240 y lo enviamos al banco.
Para reflejar esta transacción, seleccione Cuentas y luego Asiento de Diario para crear
un asiento de diario como sigue:
1. Con el cursor en el campo Número de Diario, presione Enter. Esto asignará un
nuevo número de diario.
2. Ingrese la cuenta bancaria de 1002 en la cuenta superior
3. En la sección siguiente, ingrese la cuenta 1001 - Efectivo Disponible con la fecha y
el monto.
4. Guarde la transacción.
Una vez que haya hecho esto, el saldo de la Cuenta Bancaria se incrementará en $240,
mientras que la cuenta de Efectivo Disponible volverá a 0, (suponiendo que comenzó en
0).
Al recibir el estado de cuenta, notará que concuerda exactamente con el registro
computarizado al mostrar dos transacciones en ese día; la primera será por el monto de
$80 que fueron directamente al banco, mientras que la otra será de $240.
Seleccione Cuentas y luego Reconciliación Bancaria para reconciliar el estado de la
cuenta bancaria. Debe agregar todos los cargos del banco que aparecen en el estado de
cuenta, a través de la sección Compras. La cuenta de pago de estos cargos tiene que
ser la cuenta 1002 – Cuenta Bancaria.
Retail-Man System
Inicio Rápido
11
Indicaciones, Consejos y Accesos
Directos
Ingreso de Fechas
La mayoría de los campos de fecha se completarán con la fecha de hoy. Para cambiar
la fecha puede:
1. Sobrescribirla.
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón en el campo fecha e ingresarla
interactivamente.
Ingreso de los Datos del Proveedor y del Cliente
Los proveedores y los clientes pueden seleccionarse a partir de sus listas respectivas,
ingresando ya sea el código en el campo Código correspondiente, o el nombre en su
respectivo campo Nombre. Si la información que proporciona es válida, los datos de la
pantalla se completarán. Si la información es inválida o incompleta, se le presentará una
lista para que haga su selección interactivamente. La lista se desplegará con el nombre
más parecido al nombre parcial que se ingresó; si ingresó un código parcial en el campo
Código, la lista se desplegará con el código más parecido al que se ingresó.
Orden de Clasificación en las Pantallas de Listas
Las pantallas de listas se utilizan para lo siguiente:
• Pantalla Lista de Clientes (seleccionar Ventas, Agregar/Modificar Clientes)
• Pantalla Lista de Inventario (presionar F9 ó F10)
• Pantalla Lista de Proveedores (seleccionar Compras, Agregar/Modificar
Proveedores)
• Seleccionar pantalla cuenta (seleccionar Cuentas, Catálogo de Cuentas)
Al ver estas pantallas, se puede cambiar el orden de clasificación de las primeras dos
columnas haciendo clic sobre el encabezado de la columna. Los datos de la lista se
ordenarán para que correspondan al orden de la columna sobre cuyo encabezado hizo
clic.
Teclas de Función
Para mayor velocidad y simplicidad, utilice las siguientes teclas de función:
F1: Activar el sistema de ayuda.
Esta tecla de función activa la ayuda incorporada de estilo Windows y está activa en
todo el sistema.
F2: Guardar Transacción.
La tecla de función F2 se utiliza en los formularios de ingreso de datos de todo el
sistema y le permite al usuario utilizar el teclado para guardar los datos ingresados al
presionar F2.
F3: Imprimir Transacción.
Retail-Man
Inicio Rápido
12
La tecla de función F3 se utiliza para imprimir informes, facturas, cotizaciones, órdenes
de compra y otros.
Para seleccionar la impresora de destino, utilice el ratón y hacer clic con el botón
derecho sobre la tecla de Impresión F3 para acceder al cuadro de dialogo de la
impresora.
F4: Borrar Transacción (Facturación y Compras).
La tecla de función F4 se utiliza para borrar las transacciones en las pantallas de ingreso
de datos, como por ejemplo: facturación, compras y demás. El sistema solicitará la
confirmación del borrado antes de proceder.
F5: Procesar Pago (Facturación y Compras).
Al presionar la tecla de función F5 en las pantallas de facturación y compras, se activa la
pantalla de pago para pagar una sola factura o compra.
F7: Crea una lista de facturas pendientes en facturación y compras.
Al presionar F7 en las pantallas de facturación o compras, se crea una lista de todas las
facturas o compras de los últimos 12 meses. Para ver una lista de facturas, ya sea para
un cliente o un proveedor, ingrese el código de cliente o proveedor antes de presionar
F7 en la pantalla de facturación o compras.
F8: Búsqueda por Número de Serie.
Al presionar F8, se le solicita al usuario que proporcione un número de serie a buscar. El
número de serie tiene que ser exactamente igual al ingresado, si no la búsqueda fallará.
Si tiene más de un número de serie para 2 artículos diferentes, puede utilizar las teclas
de flecha ARRIBA/ABAJO para navegar a través de ellos.
F9: Búsqueda por Número de Pieza.
Al presionar F9, se le solicitará al usuario que proporcione un número de pieza a buscar.
Si el número de pieza no existe, el sistema desplegará la lista de inventario remarcando
el número de serie más próximo.
Shift+F9: Búsqueda por Número de Pieza Equivalente.
Al presionar la combinación de SHIFT y F9, se le solicitará al usuario que proporcione
un número de pieza equivalente a buscar.
F10: Búsqueda por Datos de la Pieza.
Al presionar F10, se le solicitará al usuario que ingrese los datos de un artículo a buscar.
Puede ingresar las primeras letras de los datos del artículo; el sistema producirá una
lista de inventario ordenada por los datos de artículo, y mostrará al comienzo de la lista
la cadena de caracteres a buscar o aquella más cercana.
SHIFT+F10: Búsqueda por Otros Datos de la Pieza.
Al presionar la combinación de SHIFT y F10, se le solicitará al usuario que proporcione
otros datos de la pieza a buscar. Para ver otros datos de los artículos en la lista de
búsqueda de inventario debe haberse activado desde Mantenimiento > Configuración
del Sistema > Menú Inventario
Retail-Man
Inicio Rápido
13
F11: Calendario.
Al presionar F11, se mostrará el calendario con la fecha actual remarcada. Utilice las
teclas de flecha para moverse entre las fechas, y luego presione <Enter> para transferir
la fecha del calendario a un campo Fecha.
F12: Calculadora.
Al presionar F12, se abrirá la calculadora de Windows. Al volver a presionar F12, se
abrirá otra instancia de la calculadora de Windows.
<Alt>+F12: Si está conectado, abre el cajón de efectivo.
Si está instalado y conectado, al presionar la combinación de teclas Alt y F2, se abrirá el
cajón de efectivo. Para instalar un cajón de efectivo, vaya a Mantenimiento >
Configuración del Sistema > Hardware.
<Ctrl>+F12: Bloqueo del Sistema / Cambio de Usuario.
Presionar la combinación de teclas Control y F12 permite cambiar el usuario registrado
en el sistema; si se ingresa 3 veces una contraseña inválida, el sistema se cerrará.
<Shift>+F12: Imprime Etiquetas en las Pantallas de Facturación y Compras.
Utilice esta combinación de teclas para imprimir las etiquetas y los código de barras de
los artículos de inventario. La impresión puede enviarse a cualquier impresora e iniciarse
desde cualquier posición en la página al seleccionar los valores de renglón y columna.
Imprimir (F3) y el Cuadro de Diálogo de Impresión de
Windows
Para imprimir en la impresora predeterminada, seleccione Imprimir (F3) en cualquier
parte donde el botón Imprimir esté disponible.
Si hace clic con el botón derecho del ratón sobre el botón Imprimir (F3), se desplegará
el diálogo de impresión de Windows.
Retail-Man
Inicio Rápido
14
Esto le permitirá seleccionar la impresora de destino, que puede ser una impresora
local, una impresora de red o un fax. Para enviar facturas, cotizaciones u órdenes de
compra por fax, debe tener un módem instalado o conectado a su sistema con software
de fax en el sistema. Windows incluye software de fax que se puede utilizar. Asimismo,
hay muchos otros paquetes que puede utilizar como Software de Fax.
Retail-Man System
Pantalla de Inicio de Sesión
15
Pantalla de Inicio de Sesión
Una vez que se inicia el sistema Retail-Man, la primera pantalla que aparece es la
pantalla de inicio, que solicita el ingreso de la contraseña. El usuario debe proporcionar
una contraseña válida para poder acceder al sistema.
La contraseña maestra del sistema está en blanco cuando se inicia el sistema por
primera vez. Hay un número de contraseñas distintas que el sistema aceptará, pero el
usuario maestro debe programar estas contraseñas mediante la sección Mantenimiento
del sistema.
Cada contraseña puede tener un nivel diferente de acceso al sistema, permitiendo así
que el gerente controle el acceso del usuario a cada sección del sistema. Para activar la
protección de la contraseña debe proporcionarle al usuario maestro una contraseña.
Retail-Man
Pantalla del Punto de Venta
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Menú Principal
Una vez que se ha ingresado una contraseña válida, el sistema muestra la pantalla del
Menú Principal, con las opciones desplegadas horizontalmente en la parte superior de la
pantalla. Puede utilizar las flechas izquierda y derecha para moverse entre las opciones,
y puede utilizar la tecla Enter para acceder a esa opción.
El sistema incluye dos interfaces integradas para que el usuario elija, como se muestra a
continuación:
INTERFAZ DE BOTONES GRANDES
INTERFAZ DEL MENÚ y BARRAS DE HERRAMIENTAS
Puede cambiar la interfaz del usuario yendo a MANTENIMIENTO >
CONFIGURACIONES DE USUARIO > CONFIGURACIONES y seleccionando la
opción: Menú y Barra de Herramientas, para utilizar una interfaz de estilo de menú con
barras de herramientas para el acceso rápido a los artículos utilizados con frecuencia.
La navegación con esta interfaz difiere ligeramente de la anterior. Debe utilizar la tecla:
ALT+la letra subrayada en el menú seguida por la primera letra o el número de la
Retail-Man
17
opción, o puede utilizar el ratón y hacer clic en la barra de herramientas o en el elemento
del menú deseado.
Asimismo, se puede cambiar la apariencia del sistema, cambiando los colores del
sistema, o incluso se puede tener una imagen en el menú principal cambiando el
despliegue, como corresponda. Tenga en cuenta que si decide agregar una imagen al
escritorio debe asegurarse de que la ruta del archivo de imagen no contenga
espacios.
Retail-Man
18
Pantalla Punto de Venta
La pantalla del Punto de Venta es el lugar donde el cajero realiza todas las ventas.
Seleccione PDV en el menú principal para desplegar la pantalla: Punto de Venta.
Campos de la pantalla Punto de Venta:
Fecha
La fecha predeterminada es la de hoy, sin embargo, el usuario puede cambiar esta
fecha si se permite.
Nº de Venta
Asignada automáticamente por el sistema, comienza con 1 al inicio de cada día.
Nº de Cliente/Nombre
Campo opcional para ingresar un Código de Cliente o el Nombre del Cliente
Puntos
El sistema despliega el número de los puntos de lealtad no redimidos acumulados por el
cliente. Los puntos de lealtad deben ser activados primero en la tarjeta del cliente. Éste
es un campo de sólo lectura.
Usuario
El sistema despliega el usuario registrado. Éste es un campo de sólo lectura.
Retail-Man
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Hoy
El sistema despliega el día y la fecha de hoy. Éste es un campo de sólo lectura.
Estación
El número de estación predeterminado es 1 y se muestra en la parte superior de la
pantalla. Para cambiar el número de estación (digamos a 2), agregue el número de
estación necesario como un parámetro al acceso directo, de la siguiente manera:
1. En el escritorio, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el acceso directo
para abrir el menú desplegable.
2. Seleccione Propiedades.
3. Seleccione la pestaña Acceso Directo.
4. La ruta al programa Retail-Man se desplegará en el campo Destino.
5. Haga clic al final de la ruta para asegurarse de que ya no esté destacada.
6. Al final de la ruta, ingrese un espacio y luego el parámetro (número de estación
necesario).
7. La ruta será similar a: C:\RMAN\RMAN.EXE 2
8. Haga clic en OK para cerrar el acceso directo y guardar el cambio.
Nº de Pieza
Ingrese o explore el artículo o el código de barras. Este campo puede tener hasta 15
caracteres (letras y números). Si ingresó un código que no existe, se le mostrará una
lista de artículos comenzando con el código inmediato al que se haya ingresado. Se
puede navegar hacia arriba o abajo. Luego seleccione el que desee, presionando la
tecla Enter. El código del artículo que ha seleccionado se transferirá a la pantalla de
ventas.
Datos de la Pieza
Si se ha activado la edición de la descripción (consulte el Menú Mantenimiento,
Configuración de Punto de Venta, Pestaña Configuración del PDV), el cursor se
detendrá en el campo Descripción para permitir que el operador lo modifique. Si deja en
blanco el campo Número de Pieza e ingresa una descripción del artículo, el sistema
desplegará el archivo de inventario para realizar una selección.
Cant.
Este campo le permite ingresar la cantidad vendida. Su valor predeterminado es 1.
• Si se ha activado Edición del campo Cant. (consulte el Menú Mantenimiento,
Configuración del Punto de Venta, Pestaña Configuración del PDV), el cursor
se detendrá en el campo Cant. y esperará a que el operador cambie la cantidad
si fuera necesario.
• Si no se ha activado Edición del campo Cant., el cursor omitirá el campo Cant.
Sin embargo, el operador todavía puede editar el campo haciendo clic sobre el
campo Cant.
Monto $
Este campo despliega el precio de venta del artículo que se está vendiendo.
• Si se ha activado la opción Edición, el operador puede cambiar el precio.
• Si no se ha activado la opción Edición, el operador no puede cambiar el precio.
Retail-Man
20
Impuesto
Se despliega el código de impuesto conforme haya sido registrado para el artículo en el
archivo de inventario. El operador puede cambiarlo manualmente a otro código de
impuesto válido.
Desc. %
El operador puede ingresar un porcentaje de descuento si se ha activado esta opción.
(Para hacer esto, consulte Menú Mantenimiento, Configuración del Punto de Venta,
Pestaña Configuración del PDV). Para terminar la venta, presione Esc o Enter sobre
un campo vacío de Nº de Pieza.
Total $
Conforme cada artículo sea ingresado, la línea del total de artículos se desplegará en el
campo Total $.
Ent
En Existencia
Impuesto $
Estos campos son sólo de despliegue
y muestran la ubicación del almacenamiento, el número en el
inventario y el monto del impuesto.
Total $
Cuando todos los artículos hayan sido ingresados, el operador presionará Enter en el
campo vacío de Nº de Pieza de la línea siguiente. Se calcula el total y se despliega en el
campo Total $ en la parte inferior de la pantalla. El cursor pasa al campo Pagado $.
Pagado $
El operador ingresa ahora la forma de pago seleccionándola en una lista desplegable.
Esta lista puede modificarse desde la Pantalla de Configuración del Sistema.
El campo ahora se desplaza al monto en Total $ y el operador puede ingresar un monto
más alto de acuerdo con lo que se ofrece para el pago.
Hay dos métodos para ingresar el pago. El primero es mediante una lista desplegable
(más adecuada para los usuarios con teclado). Para acceder a este método,
simplemente presione <Enter> sobre un campo vacío de Nº de Pieza en la cuadrícula
del PDV y el cursor se moverá a la lista desplegable donde puede hacer el pago. Una o
más opciones de pago pueden utilizarse para pagar la misma transacción.
Retail-Man
21
La otra pantalla de pago es más adecuada para usuarios de pantalla táctil o ratón,
aunque también puede utilizarse con el teclado normal. Esta pantalla se activa al
presionar F2 o F3 después de completar la transacción en el PDV. Puede aceptar
múltiples opciones de pago para la misma transacción en el PDV.
Tenga presente que si tiene activo el redondeo, éste ocurrirá sobre la primera opción de
pago, que es Efectivo. Si selecciona otras opciones de pago, no habrá redondeo.
Utilice el teclado numérico para ingresar los montos o presione las pestañas de pago
para llenar rápidamente el campo Pago. Así pues, si quiere pagar con tarjeta de crédito,
presione la tecla 0 para que quede en cero el campo Efectivo, y luego presione la tecla 3
de T/Crédito para llenar el campo Tarjeta de Crédito con el monto completo. Después
presione F2 para guardar o F3 para guardar e imprimir.
Cambio $
El monto del cambio que se le entregará al cliente, si lo hubiera.
Cuando el operador haya completado la venta, se guardará el registro correspondiente,
se abrirá el cajón de efectivo, se imprimirá el comprobante de venta y se actualizarán
todos los archivos asociados.
Se pueden cambiar las opciones de pago. Consulte la pestaña Menú Mantenimiento >
Configuración del Sistema.
F6 reimprime un comprobante de venta. Se puede enviar la impresión a la impresora
normal o a la de comprobantes.
Retail-Man
22
F7 se utiliza para reimprimir o borrar un comprobante de venta. Para activar o desactivar
el borrado, consulte la pestaña Menú Configuración > Configuraciones del Usuario >
Configuraciones > PDV.
Retener / Recuperar
Este botón permite retener las ventas del PDV y recuperarlas posteriormente.
Retail-Man
23
Menú Rápido
Al hacer clic en el botón MENÚ de la pantalla PDV, se activa la pantalla Menú Rápido.
Esto le permitirá utilizar ya sea una pantalla táctil o un ratón, para ingresar los artículos
vendidos con frecuencia.
Se puede presionar CONTROL+ALT y hacer clic en cualquier botón para modificar
el contenido y el ícono de ese botón, de forma que se adecúe a las necesidades de su
establecimiento. Si ingresa el número de pieza equivocado, el sistema se lo indicará con
el mensaje “Número de Pieza Equivocado, por favor corrija” cada vez que presione esa
tecla. Tenga en cuenta que la hilera superior de botones le permite ingresar un grupo
diferente de artículos para cada botón del menú.
Retail-Man
24
Inicio / Final del Día
La pantalla Inicio / Final del día se utiliza para realizar la reconciliación de efectivo al
final del día. El usuario debe ingresar los montos que están en el cajón de efectivo al
Inicio del día, así como los montos que están en el cajón de efectivo al final del día de
trabajo. Entonces el usuario podrá imprimir el informe de reconciliación de efectivo, que
mostrará toda discrepancia en los montos presentes al final del día. Todos los montos
positivos indican un superávit, mientras que los montos negativos indican un déficit que
debe investigarse.
Fecha: Ingrese la fecha de hoy
Número de Estación: El número de estación predeterminado es 1. Sin embargo, si tiene
una licencia multiusuario, debe ingresar cada número de estación y cada monto por
separado.
Inicio del Día: Ingrese los montos al comienzo de cada día, contando el dinero que hay
en la caja de esa estación.
Contado: Para cada estación tiene que ingresar los montos al final del día de trabajo.
Una vez que lo haya hecho, podrá abrir el informe 2 del PDV para tener una lista de los
montos correctos.
Retail-Man System
Menú Principal
25
Menú de Informes
Retail-Man le permite generar una amplia variedad de informes para controlar su
establecimiento.
Todos los informes pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, según
las selecciones realizadas después de rellenar los campos de cada pantalla para
solicitar el informe. En el caso de los informes enviados a la pantalla, utilice las teclas Re
Pág y Av Pág para navegar a través de los informes. Si prefiere hacer una búsqueda
más rápidamente, presione la tecla F para obtener una ventana donde podrá ingresar el
texto a buscar.
Retail-Man
Menú Principal
26
Informe Resumido de Ingresos
Descripción: Este informe despliega el resumen de ventas por tipo de pago durante un
período concreto.
Campos de la pantalla para solicitar el informe:
Ubicación:
Ingrese la ubicación o déjela en blanco para todas las ubicaciones.
Esta opción sólo aparecerá en la versión de ubicaciones múltiples.
Desde la Fecha
Ingrese las primeras fechas a incluir en el informe.
A la Fecha
La última fecha a incluir.
Retail-Man
Menú Principal
27
Informe de Ventas del PDV
Descripción: Ventas en la fecha indicada.
Ubicación:
Tipos de Informe: Informe detallado:
Agrupa los artículos de cada venta.
Informe resumido:
Agrupa el monto total de cada venta.
Reconciliación de Efectivo: Para imprimir la reconciliación de
efectivo de hoy.
Tamaño del Informe: Seleccione angosto para un informe de 40 columnas, ancho para
80 columnas.
Fecha
Ingrese la fecha de la que quiere el informe.
Incluir Facturas
Marque la opción para incluir las facturas de venta en el informe.
Retail-Man
Menú Principal
28
Informe de Ventas del Personal
Descripción: Ventas para los miembros del personal durante un período específico en
formato detallado, resumido o por artículo.
Ubicación:
Ingrese la ubicación o déjela en blanco para todas las
ubicaciones. Esta opción sólo aparecerá en la versión de
ubicaciones múltiples.
Nombre del Empleado Ingrese el nombre del empleado para incluirlo en el informe, o
deje el espacio en blanco para incluir a todo el personal.
Tipo:
Seleccione Total, Resumido o Detallado
Desde la Fecha
A la Fecha
Ingrese de la primera a la última fecha que quiere que el
informe cubra.
Retail-Man
Menú Principal
29
Informe de Ventas de Grupo
Descripción: Las ventas de grupos de productos durante un periodo de tiempo
concreto, en formato detallado, resumido o por artículo.
Ubicación:
Tipo:
Seleccione Total, Resumido o Detallado
Desde la Fecha
A la Fecha
Ingrese de la primera a la última fecha que quiere que el
informe cubra.
Retail-Man System
Menú Ventas
30
Menú Ventas
El Menú Ventas se utiliza para ingresar Facturas, Cotizaciones, Reservados, datos del
cliente, recibos de pago y pagos de las ventas por cobrar, así como para obtener
informes de ventas para análisis. Este menú es útil para los establecimientos de venta al
por menor y al por mayor que mantienen una lista de deudores.
No hay límite para el número de clientes y su historial de ventas.
Retail-Man System
Menú Ventas
31
Facturación
Seleccione Facturación para ingresar efectivo y facturas o cotizaciones de los
deudores. Cuando se ingresa una factura, se actualizan las cantidades del inventario,
los estados de cuenta de los deudores, los archivos de cuentas y el archivo del historial
de deudores.
Las siguientes teclas de función están activas en esta pantalla:
• F7
Lista de facturas
• F8
Búsqueda por números de serie
• F9
Búsqueda de la lista de inventario por código del artículo (número de
artículo)
• F10 Búsqueda del archivo de inventario por datos del artículo
• SHIFT+F12 Imprimir Etiquetas
Tipo
Número
Fecha:
Nº Ref:
Para la facturación, dejarlo en el valor predeterminado: Factura. Otras
opciones son: Cotización, Reserva o Nota de Crédito.
Para ingresar una nueva factura, presione Enter en el campo Número de
Factura. Se creará una nueva factura con el número siguiente en
secuencia.
Para recuperar una factura existente, ingrese el número anterior de
factura. Esta factura se recuperará y podrá modificarla o borrarla.
NOTA: El número de factura va de 1 a 99999999
La fecha predeterminada es la de hoy. Cámbiela si fuera necesario.
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier campo
Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario.
Ingrese el número de referencia del cliente, como por ejemplo, el número
de pedido.
Retail-Man System
Vendedor:
Menú Ventas
32
Para los pedidos pendientes, ingrese “PP”+ Número de factura existente
(por ejemplo, PP123). Esto emitirá una nueva factura que recuperará los
pedidos pendientes en esa factura previa. En este caso, los datos de la
factura se desplegarán en la lista de piezas de la pantalla.
Seleccione el código del vendedor de la lista desplegable de usuarios.
Campos de Factura a:
Código:
Ingrese el código del cliente y presione Enter. Si el código que ingresó no
se encuentra, el sistema desplegará la Lista de Clientes y podrá navegar
de arriba a abajo y seleccionar el que desee.
Si no puede recordar el código del cliente, ingrese el nombre del cliente o
parte del nombre y presione Enter. Utilice la tecla TAB para moverse
rápidamente en la cuadrícula.
Términos: Ingrese los términos de la factura, tales como entrega, 7, 14, 90 días, etc.
Columnas de las líneas de artículos de la factura:
Nº de Pieza: Ingrese el número de pieza del artículo. Si ingresa sólo una parte del
código, el sistema desplegará la Lista de Inventario donde podrá
seleccionar un artículo al presionar Enter sobre el que desee. Para
ingresar un artículo que no está en el inventario, ingrese un asterisco (*) en
el campo del código. Para ingresar texto, vaya a los datos del artículo con
la tecla tab e ingréselo.
Datos:
Si ingresó un código válido, este campo se rellenará automáticamente. Si
ingresó un *, el sistema permitirá que ingrese la descripción del artículo.
Cantidad: Ingrese la cantidad que se está vendiendo.
O/Compra: Si la cantidad solicitada es mayor a la disponible en el inventario, el
sistema le permitirá ingresar una orden pendiente, si esta opción está
activa en el sistema. Para activar esta opción, seleccione Mantenimiento,
Configuración del Sistema, luego seleccione la pestaña Ventas y active
Forzar Orden Pendiente.
Monto $:
Este campo se llena automáticamente como parte de los datos del artículo.
Sin embargo, puede ingresar otro valor sobre éste. Si presiona “T” forzará
a que el sistema cambie al precio comercial, si presiona “W” cambiará el
precio al de venta al por mayor.
Impuesto: Si la tarjeta de inventario tiene el código de impuestos incluido, este campo
se llenará automáticamente, de lo contrario seleccione el código apropiado
en la lista desplegable.
Desc.%:
Ingrese el porcentaje de descuento del artículo.
Totales:
El sistema calcula y despliega la cantidad total automáticamente.
Continúe ingresando las líneas de artículos si fuera necesario hasta completar la orden.
Cuando haya completado la factura, seleccione una de los siguientes opciones:
Guardar (F2): Guardar la factura. Haga clic con el botón derecho para ver la factura en
la pantalla.
Imprimir (F3): Guardar e imprimir la factura. Consejo: Se puede enviar la factura a una
impresora diferente o incluso al fax mediante un clic con el botón derecho
del ratón sobre el botón Imprimir y elegir el destino. Para enviar por fax,
tiene que instalar un software para fax, como el fax de Windows.
Correo
Se enviará directamente la factura al cliente por correo electrónico. El
electrónico cliente tiene que rellenar el campo Correo Electrónico con una dirección
válida de correo electrónico. Si está utilizando un módem para acceso
Retail-Man System
Menú Ventas
33
telefónico, necesita conectarse primero con su ISP. Para los usuarios
ADSL, el sistema enviará el correo electrónico como un anexo.
Borrar (F4): Borrar la factura.
Pago(F5)
Pagar la factura.
Entrega(F6) Imprimir un comprobante de entrega.
F7
Desplegar una lista de facturas o cotizaciones para los 12 meses
anteriores.
Salir (Esc): Cerrar la pantalla de la factura sin guardarla. La factura se descarta.
Shift+F12 Imprimir etiquetas para los artículos que acaba de ingresar. Para poder
imprimir los números de pieza como código de barras, deberá instalar la
fuente de código de barras que viene con Retail-Man, ya sea copiando el
archivo a C:\WINDOWS\FONTS, o a través de Panel de Control
>Fuentes >Instalar nueva fuente.
Importar:
Esta opción se utiliza de dos maneras:
La primera opción es mediante un clic en el botón
Importar en la pantalla facturación. Esto
desplegará un diálogo para la importación de
archivo, lo que le permite importar a partir de
diferentes formatos de archivo, incluyendo Excel,
Delimitados por Tabulador, Separados por Coma
CSV y formatos de bases de datos. El archivo
debe contar con los campos de número de pieza,
datos, cantidad y precio.
Si tiene un escáner remoto de código de barras y desea explorar remotamente los
artículos, mediante un clic con el botón derecho del ratón en el botón Importar se
desplegará una pantalla que le permitirá explorar remotamente los artículos. Una vez
que lo haya hecho, haga clic sobre el botón Importar y los datos serán transferidos a la
pantalla facturación. Se podrán entonces modificar las cantidades y los precios.
Retail-Man System
Menú Ventas
34
Pago (F5)
Le permite ingresar el pago de la factura o un pago parcial.
Los campos de la pantalla Pago son:
Fecha:
Está predeterminada a la fecha de hoy. Cámbiela si fuera necesario.
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier campo
Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario.
Monto
Aparece completado con el monto pendiente de la factura. Se puede
modificar, como sucederá en el caso de los pagos parciales.
Forma de pago: Seleccione un forma de pago en la lista desplegable (Efectivo,
Cheque, Tarjeta de Crédito, etc.)
Datos:
Los datos del pago predeterminan la forma de pago. Se pueden
sobrescribir si fuera necesario.
Cuenta:
Ingrese el número o el nombre de la cuenta. Si ingresa tan sólo el
comienzo del nombre o el número, se desplegará la Lista de Cuentas,
posicionada según lo que haya ingresado. En caso de dudas, ingrese ? y
presione Enter para la lista de cuentas. Seleccione la que necesita. La
cuenta predeterminada es “EFECTIVO DISPONIBLE”, la cual actúa como
una cuenta de control para la caja. Esta cuenta debe tener saldo cero una
vez que el ingreso se envíe al banco y se haya creado un asiento de diario
para reflejar esa transacción.
Retail-Man System
Menú Ventas
35
Pagos Recibidos
Seleccione Pagos Recibidos para pagar un lote de facturas. Las facturas pueden
pagarse de manera completa o parcial.
Para ingresar un nuevo pago, presione Enter sobre el campo Nº de
Pago. Se creará un nuevo registro de pago con el número siguiente
en la secuencia.
Para recuperar un pago existente, ingrese el viejo número de pago.
Este pago se recuperará y podrá entonces modificarlo o borrarlo.
NOTA: El rango del número de pago va de 1 a 99999999
Fecha de Pago
La fecha predeterminada es la de hoy. Puede modificarla si lo
desea.
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier
campo Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un
calendario.
Nombre
Ingrese el nombre del cliente.
Monto
Ingrese el monto que se está pagando.
Pagado por
Seleccione la forma de pago en la lista desplegable.
Datos
Ingrese los datos del pago. El campo aparece completado con la
forma de pago.
Cuenta
Ingrese la cuenta por cobrar ingresando ya sea el nombre o el
número, usualmente la cuenta de Efectivo Disponible (1001). Este
campo se llena a partir de la Lista de Cuentas. Ingrese ? para
obtener la lista a partir de la cual seleccionar.
Desde la Fecha de Factura Ingrese la fecha inicial de las facturas que desea pagar.
Nº de Pago
Retail-Man System
Menú Ventas
36
A la Fecha de Factura Ingrese la fecha final de las facturas que desea pagar.
Estos dos campos filtrarán las facturas dentro de este rango de
fechas y las desplegarán en la lista de Facturas Pendientes.
Columnas de las Facturas Pendientes:
Nº
Éste es tan sólo un número de la línea de artículo. Cada línea está
numerada a partir de 1 en la parte de arriba.
N° de Factura
El número de factura, como se guardó.
Fecha
Fecha de la factura.
Total $
El valor monetario total pendiente de esta factura.
Ya Pagado $
Esto es lo que ya se ha pagado.
Pago de Hoy$
Ingrese el monto que se está pagando, aplicado sobre la lista de
facturas pendientes. Pueden ser pagos parciales. El total de esta
columna se despliega en la parte inferior derecha y debe coincidir
exactamente con el valor en el campo Monto a la izquierda de la
pantalla. Si intenta guardar con montos que no concuerdan, recibirá
un mensaje de advertencia.
Continúe ingresando los pagos de facturas en las distintas líneas, si fuera necesario.
Cuando haya terminado, seleccione una de las siguientes opciones:
Guardar (F2)
Guarda el pago. Tenga en cuenta que el total de la columna
Pagado $ tiene que coincidir exactamente con el valor en el campo
Monto. El botón Guardar queda inactivo hasta que haya logrado
esto.
Imprimir (F3)
Guarda e imprime la factura.
Consejo: Haga clic con el botón derecho del ratón sobre
Imprimir para elegir el destino, como por ejemplo una impresora
distinta.
Correo
Guarda el pago y envía un correo electrónico al cliente con el
electrónico
recibo del pago.
Borrar (F4)
Borra el pago.
Cerrar (Esc)
Descarta cualquier cambio o adición al pago y posiciona el cursor
en la parte superior.
Retail-Man System
Menú Ventas
37
Agregar / Modificar Clientes
Seleccione Agregar/Modificar Clientes para agregar, modificar o borrar los datos en la
lista de sus clientes.
Al ingresar el nombre del cliente, el sistema desplegará el nombre en el campo superior,
y la lista seguirá después de lo que ingresó. Al presionar <ENTER> pasará a la pantalla
Modificar.
Nuevo
Muestra la pantalla Cliente Nuevo para ingresar clientes nuevos.
Imprimir (F3) Imprime el sobre con el nombre del cliente y los datos de la dirección.
Etiquetas
Imprime las etiquetas con el nombre del cliente y los datos de la dirección.
Correo
Abre la pantalla Enviar Correo Electrónico. Ingrese los campos requeridos
antes de enviar.
Correo Masivo Abre la pantalla Enviar Correo Electrónico. Todos los clientes que
tengan una dirección válida de correo electrónico en sus tarjetas de cliente
y a quienes se les facture recibirán un correo electrónico al presionar el
botón Enviar.
Borrar(F4)
Le permite borrar al cliente. Sin embargo, el cliente no se borrará, sino
simplemente se le agregará “~” delante del código y nombre de modo que
no aparezca en el listado normal. Esto evitará que los usuarios borren
clientes que tengan historial comercial.
Retail-Man System
Menú Ventas
38
Cuando haya realizado los cambios necesarios, seleccione Guardar (F2) para
guardarlos y volver a la pantalla anterior.
Para agregar un cliente nuevo, seleccione Nuevo (F2) en la pantalla Lista de Clientes.
La pantalla Nuevo Cliente se desplegará para que ingrese los datos. Esta pantalla es
similar a la de Editar Datos del Cliente.
Código
Ingrese un código de hasta seis caracteres alfanuméricos.
Nombre del Cliente El nombre de la compañía o del establecimiento.
Los campos Código y Nombre del Cliente deben estar
completados.
Saludo
Título de los clientes (Sr., Sra., etc.)
Otros datos
Nombre, dirección, teléfono, etc.; si fuera necesario.
Términos
Los términos de pago acordados, como por ejemplo 7, 14, 30 días.
Precio
Seleccione Venta al por menor, Comercial, Venta al por mayor, etc.,
conforme se haya acordado con el cliente. Si elige Descuento Cant.,
el precio dependerá de la cantidad vendida.
Límite de Crédito Ingrese el monto del límite de crédito antes de que el sistema emita
una advertencia.
Nota
Dos líneas de notas relacionadas con el cliente.
Comienzo de
Ingrese la fecha de inicio de la actividad mercantil del cliente.
Actividad Mercantil
Fin de Actividad Si rellena este campo Fecha, evitará que el sistema emita nuevas
Mercantil
facturas a partir de esa fecha.
Unirse al Programa Marque esta opción si desea incluir al cliente en el programa de
de Lealtad
recompensas de lealtad.
Teléfono
Ingrese el número de teléfono.
Móvil
Ingrese el número de teléfono móvil.
Retail-Man System
Menú Ventas
39
Fax
Correo
Ingrese el número de fax.
Ingrese una dirección de correo electrónico válida. Al hacer clic en
la pestaña correo electrónico enviará correos al cliente.
http://
Ingrese la dirección www. Al hacer clic en la pestaña http:// se abrirá
la página web.
No correo
Marque esta opción para evitar que el cliente reciba correo masivo
electrónico Masivo al enviarlo.
Términos Comerciales ingrese los términos comerciales del cliente, como por ejemplo
el número de días antes del vencimiento del pago o un texto como
efectivo contra entrega (COD).
Límite de Crédito: Ingrese un límite de crédito para que el sistema le advierta de si el
cliente excede este límite.
Precio:
Precio Incluye
Impuesto:
Ingrese el tipo de precio para ese cliente con Venta al por menor,
Mercantil, Venta al por mayor o Descuento por cantidad. Este
campo está relacionado con las tarjetas de inventario y desplegará
el precio asignado a cada artículo o servicio del inventario.
Marque esta opción si el precio de venta incluye el impuesto a las
ventas, no lo marque si desea excluirlo.
Retail-Man System
Menú Ventas
40
Correos Electrónicos Masivos
Esta opción del menú le permite enviar correos electrónicos masivos a los clientes, con
o sin archivos anexos.
Nº de Destinatarios Este campo despliega el número de destinatarios de correo
electrónico. Si el archivo contiene un gran número de entradas,
puede tomar un poco de tiempo hasta que se despliegue esta
pantalla. Para cambiar el número de destinatarios, haga clic en la
pestaña Destinatarios de correo electrónico. El sistema desplegará
la lista con los nombres y direcciones de correo electrónico y un
cuadro de selección junto a ellos. Para desmarcarlos a todos, haga
clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado de la
columna. Para marcarlos a todos, haga clic con el botón izquierdo
sobre el encabezado de la columna o selecciónelos individualmente.
Una vez que haya terminado, haga clic en el botón de correo
electrónico para enviarlo.
Con Copia
Ingrese una dirección de correo electrónico opcional para enviar el
correo con copia.
Nombre del Remitente Ingrese su nombre. Si ha ingresado su nombre en la pantalla
configuración de correo electrónico bajo el menú Mantenimiento, su
nombre aparecerá automáticamente en este campo.
Correo electrónico Ingrese su dirección de correo electrónico en este campo.
Retail-Man System
Menú Ventas
41
del Remitente
Solicitar Recibo
Marque este cuadro para permitir que el destinatario le envíe
automáticamente un acuse de recibo antes de leer su correo
electrónico.
Asunto
Ingrese la línea de asunto del correo electrónico. Si la línea de
asunto se dejó en blanco, el sistema le advertirá antes de enviar el
correo electrónico.
Archivo Adjunto
Debe ser un nombre de archivo válido. Se puede agregar más de un
archivo adjunto si separa los nombres con un punto y coma. Marque
el cuadro de selección que está junto al campo para que el sistema
le permita seleccionar gráficamente los archivos a agregar.
Tipo de Mensaje
Se puede optar por enviar su mensaje como un texto escrito en el
cuadro de edición siguiente, o como un archivo. Si selecciona un
archivo, el sistema desactivará el cuadro de edición y le permitirá
ingresar un nombre de archivo en el campo siguiente. El archivo
debe ser de tipo texto, HTM, HTML o RTF; de lo contrario, un
mensaje de error se desplegará al intentar enviar el correo
electrónico con un tipo erróneo de archivo.
Archivo de Mensaje Este campo estará inicialmente desactivado. Se activará una vez
que elija un tipo de mensaje de archivo. Sólo puede tener una
entrada y de los tipos mencionados arriba.
Texto del Mensaje Si ha seleccionado un mensaje de tipo texto, puede ingresar
manualmente un mensaje de texto de longitud variable.
Retail-Man System
Menú Ventas
42
Notas generales sobre el envío de correos electrónicos
Para los usuarios con una conexión por vía telefónica (utilizando un módem estándar),
es necesario conectar manualmente el módem utilizando el icono de conexión vía
telefónica bajo Windows antes de poder enviar los correos electrónicos. Si intenta enviar
los correos electrónicos sin conexión, se desplegarán mensajes de error. En caso de
tratarse de un usuario de ADSL, el sistema utilizará la conexión ADSL sin ninguna
intervención de su parte, dado que siempre está abierta.
Tenga en cuenta también que necesita configurar la pantalla correo electrónico bajo la
sección Mantenimiento, antes de poder enviar un correo electrónico. (Ver la pestaña
Configurar correo electrónico bajo el Menú Mantenimiento)
Para seleccionar / deseleccionar todos los nombres, haga clic con el botón derecho
sobre el encabezado de la columna. Los nombres no seleccionados se excluirán del
envío de correo electrónico masivo. Cambiar los nombres o direcciones de correo
electrónico en esta pantalla tampoco afecta al nombre o a la dirección de correo
electrónico en el archivo.
Retail-Man System
Informes de Ventas
43
Informes de Ventas
Todos los informes de ventas pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un
archivo, según lo que se seleccione después de llenar los campos en cada pantalla de
petición de informe.
NOTA: En la siguiente lista de informes, muchas de las pantallas de solicitud del informe
tienen relativamente pocos campos y siguen un patrón repetitivo. Por esta razón, se han
omitido algunas de las pantallas.
Lista de Clientes
Descripción: Lista de los clientes seleccionados y sus estados, impresa de forma
horizontal o vertical.
Tipo:
Tipo de Informe:
Estado
Seleccionar el tipo de cliente.
Seleccionar el tipo de informe: vertical, horizontal o etiqueta.
Si elige Etiqueta, se le pedirán los datos de la etiqueta.
Ingrese el código del estado (WA, NY, etc.), o déjelo en
blanco para incluir a todos los estados.
Retail-Man System
Informes de Ventas
44
Informe de Lista de Facturas
Descripción: Lista de facturas para un período, un cliente o un número de pieza en
particular.
Seleccione en la lista desplegable el tipo de informe.
Número de Pieza Ingrese un número de pieza para la lista de las facturas que
incluyen ese artículo. Deje este campo en blanco si quiere
que las facturas incluyan a todas las piezas.
Nombre del Cliente Ingrese un Nombre de Cliente para la lista de las facturas
que han sido emitidas para ese cliente. Deje este campo en
blanco si desea incluir facturas para todos los clientes.
Tipo de Informe Seleccione detallado o resumido.
Estado
Seleccione pendiente o pagado, o déjelo en blanco para
incluir todo.
Desde la Fecha
Ingrese la fecha de inicio que desea que cubra el informe.
A la Fecha
Ingrese la fecha final que desea que cubra el informe.
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón en
cualquier campo Fecha y seleccione una fecha
interactivamente desde un calendario.
Informe Resumido de Ventas
Descripción: Resumen de ventas sobre un número concreto de meses.
Para el Período
Seleccione el mes y año de inicio
Hasta el Período Seleccione el mes y año finales
Para un informe que cubre sólo un mes, ingrese lo mismo en ambos campos.
Retail-Man System
Informes de Ventas
45
Informe de Clientes Vencidos
Descripción: Lista de los clientes con adeudos atrasados, clasificados en períodos: en
curso, 30, 60 y +90 días.
Para el Período
Seleccione el mes y el año que el informe cubrirá.
Estado
Ingrese un código de estado para restringir el informe a ese
estado. Deje este campo en blanco si desea incluir a todos
los clientes sin importar el estado.
Incluir Direcciones Seleccione este cuadro si quiere que las direcciones se
incluyan en el informe.
Mostrar Saldo en 0 Seleccione este cuadro si quiere que el informe incluya a los
clientes con saldo en cero.
Retail-Man System
Informes de Ventas
46
Estados de Cuenta del Cliente
Descripción: Estados de cuenta detallados del cliente con todas las facturas pendientes
y los pagos realizados durante un período determinado de tiempo.
Nombre
Ingrese el Nombre del Cliente si quiere que el informe sea
sólo sobre un cliente. Déjelo en blanco si desea que el
informe incluya todos los clientes con facturas pendientes.
Desde la Fecha
Fecha de inicio del informe.
A la Fecha
Fecha final del informe.
Incluir Facturas
Seleccione para incluir los pagos hechos durante el periodo
Pagadas
del informe; deseleccione para incluir sólo las facturas
pendientes.
Estado Detallado Seleccione para producir un estado detallado que muestre
los pagos.
Columna más a la Seleccione o deseleccione para incluir o excluir a cada
izquierda
cliente. Para deseleccionar a todos los clientes, haga clic con
el botón derecho sobre el encabezado de la columna
izquierda. Para seleccionar a todos los clientes con facturas
pendientes, haga clic de vuelta sobre el encabezado.
Notas a Aparecer Si desea enviar un informe a un cliente moroso, agregue el
en el Estado
comentario a incluir en este campo.
Retail-Man System
Informes de Ventas
47
Informe de Análisis de Ventas
Descripción: Análisis de ventas durante un período de tiempo concreto, desglosado por
departamentos de ventas.
Desde la Fecha
A la Fecha
Informe de Órdenes Pendientes
Descripción: Lista de ordenes pendientes ordenadas por artículo y cliente.
Número de Pieza Ingrese un número de pieza. Si ingresa un número de pieza
incompleto, la Lista de Inventario se desplegará para que
seleccione a partir de ésta. Deje este campo en blanco si
quiere incluir a todos los números de pieza.
Nombre del Cliente Ingrese un Nombre del Cliente. Si ingresa un nombre
incompleto, la Lista de Clientes se desplegará para que haga
su selección. Deje este campo en blanco si desea incluir a
todos los clientes.
Orden de clasificación Seleccione el Número de Pieza o el Nombre del Cliente,
según el orden que desee.
Informe de Impuesto a las Ventas
Descripción: El impuesto recaudado durante un período de tiempo concreto, ya sea
sobre base líquida o acumulada, detallada o resumida.
Nombre del Impuesto: El “Impuesto” puede ser GST, VAT, o TAX, dependiendo del
país donde usted se encuentre. Seleccione el nombre específico del
impuesto de acuerdo con su ubicación, de la siguiente forma: Vaya al
menú Mantenimiento, seleccione Configuración del Sistema, y luego
vaya a la pestaña General. Establezca correctamente el campo Nombre
del Impuesto. La palabra “Tax” se convertirá en aquello que haya
seleccionado.
Desde la Fecha
A la Fecha
Detallado/Resumido
Seleccione de acuerdo con los requerimientos
Efectivo/Acumulado
Retail-Man System
Informes de Ventas
48
Depósito Bancario
Descripción: Comprobante bancario para un período de tiempo concreto.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Nombre del Banco
Ingrese el banco al que está haciendo el depósito.
Nombre de Cuenta
Ingrese los datos de la cuenta a la que está haciendo
el depósito.
Número de Sucursal
Código de sucursal o código de clasificación.
Número de Cuenta
Ingrese su número de cuenta.
La información ingresada en estos campos volverá a desplegarse en el futuro.
Informe de Pagos por Ventas
Descripción: Lista de los pagos y la forma en que fueron aplicados en las facturas. Se
utiliza principalmente para verificar los pagos ingresados.
Cliente
Seleccione un cliente de la lista desplegable, o deje este
campo en blanco para incluir a todos los clientes.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Informe de Ventas por Cliente
Descripción: Datos de las ventas desglosados por cliente, para uno o más clientes,
durante un período de tiempo.
A partir del código de
El número de cliente más bajo a incluir en el informe.
cliente
Hasta el Código de
El número de cliente más alto a incluir en el informe.
Cliente
Para un solo cliente, ingrese el mismo número en
ambos campos.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Rep. de Ventas
Seleccione un usuario de la lista desplegable, o deje
en blanco para incluir a todos los representantes de
ventas.
Estado
Ingrese un código de estado, o deje en blanco si
desea incluir a todos los estados.
Mostrar Ventas en 0
Seleccione esta opción si quiere incluir las ventas en
cero en el informe.
Retail-Man System
Informes de Ventas
49
Ventas por Producto
Descripción: Datos de las ventas desglosados por grupo de inventario y/o producto,
para uno o más grupos de inventario y/o productos, durante un período de
tiempo.
Grupo de Inventario
Seleccione un grupo de inventario de la lista
desplegable, o deje este campo en blanco si desea
incluir a todos los grupos de inventario.
Del Nº de Pieza
Ingrese el rango de números de pieza a informar. Para
un solo número de pieza, ingréselo en el campo
Hasta el Nº de Pieza
“Del Nº de Pieza”, o deje ambos campos en blanco
para incluir todos los números de pieza.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Valor $ / Cantidad
Seleccione de acuerdo con el orden requerido para el
informe.
Mostrar Ventas en 0
Seleccione si quiere incluir las ventas en cero en el
informe.
Ventas del Cliente por Producto
Descripción: Productos comprados por un cliente determinado durante un período de
tiempo.
Nombre del Cliente
Ingrese el nombre del cliente, o selecciónelo en la
Lista de Clientes.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Valor $ / Cantidad
Informe en valor monetario o cantidad.
Ventas de Producto por Cliente
Descripción:
¡Qué rango de productos se han vendido a todos los clientes
durante un período de tiempo!
Del Nº de Pieza
Ingrese el rango de números de pieza a informar. Para
un solo número de campo ingréselo en
ambos campos.
Grupo de Inventario
Seleccione un grupo de inventario de la lista
desplegable, o deje este campo en blanco para incluir
a todos los grupos de inventario.
Retail-Man System
Desde la Fecha
A la Fecha
Rep. de Ventas
Informes de Ventas
Fecha de inicio.
Fecha final.
Seleccione un usuario de la lista desplegable, o deje
en blanco para incluir a todos los representantes de
ventas.
Ventas por Representantes de Venta
Descripción: Informe de ventas, desglosado por representantes de ventas durante un
período determinado de tiempo.
Desde la Fecha
Fecha de inicio.
A la Fecha
Fecha final.
Mostrar Ventas en 0
Seleccione si quiere incluir las ventas en cero en el
informe.
50
Retail-Man System
Menú Inventario
51
Menú Inventario
Utilice el menú inventario para agregar, modificar y borrar las tarjetas de inventario y los
artículos de servicio, y para producir informes relacionados con el inventario.
Teclas de Función
Las dos teclas de función más importantes que están activas en el menú inventario son:
F9
consulta sobre artículos por código de inventario o número de pieza.
F10 consulta por descripción de inventario o nombre de pieza.
Retail-Man System
Menú Inventario
52
Tarjetas de Inventario
Seleccione las Tarjetas de Inventario para agregar, modificar o borrar un artículo de
inventario o servicio. Todos los artículos en el inventario tienen que tener una tarjeta de
inventario.
Número de Pieza Ingrese el número de pieza del artículo o el código de barras. Es
obligatorio ingresar datos en este campo. El número del artículo
puede contener hasta 15 caracteres alfanuméricos. Tenga en
cuenta que “*” y “.” no pueden ser utilizados como los primeros
caracteres del número de pieza.
Nombre de Pieza Ingrese el nombre del artículo. Es obligatorio ingresar datos en este
campo.
Otros Datos
Éste es un campo opcional. Aquí puede ingresar datos adicionales
para un artículo.
Proveedor Predeterminado Ingrese el proveedor predeterminado. El nombre del
proveedor debe existir. Para mayor información sobre el ingreso de
proveedores, consulte Menú Compras, Agregar/Modificar
Proveedores más adelante en esta Guía del Usuario.
Notas
Ingrese notas adicionales.
Imprimir Otros Datos En la Factura
Revise si quiere que se impriman otros datos en la factura.
Artículo de Inventario / Artículo de Servicio / Paquete
Seleccione uno para identificarlos.
El hecho de seleccionar Artículos de Servicio no reduce los
niveles de inventario.
Retail-Man System
Inactivo
Menú Inventario
53
Seleccione Paquete si un artículo contiene a otros artículos; esto
activará la pestaña Contenido de Paquete para ingresar los datos
del artículo.
Si el artículo no se utilizará ni se incluirá en los informes, seleccione
este cuadro.
Pestaña Datos:
Precio de Venta al por Ingrese el precio al por menor del artículo
menor $
.
Cant. Venta al por Ingrese la cantidad que aplica para el precio al por menor.
menor
Este campo se utiliza cuando el cliente tiene descuentos
por cantidad/volumen.
Precio Comercial $ Ingrese el precio comercial del artículo.
Cant.Comercial
Ingrese la cantidad que aplica para el precio comercial.
Precio Venta al
Ingrese el precio al por mayor.
por mayor $
Cant.Venta al
Ingrese la cantidad que aplica para el precio al por mayor.
por mayor $
La información a la derecha de la pantalla se actualiza a través de las
transacciones sobre el inventario (ventas y compras), y no puede cambiarse
manualmente.
Para comenzar a ingresar cantidades en el inventario, debe utilizar compras con
el proveedor como “Inventario Anticipado”.
Grupo de Inventario Utilice este campo para ingresar los artículos bajo los
diferentes grupos (tales como: Bebidas, Alimentos, etc.). El
propósito del grupo de inventario es permitir que se rastree
cómo se ha desempeñado cada grupo.
Código de Impuestos Seleccione un Impuesto de la lista desplegable.
Cuenta de Ventas Seleccione una cuenta de ventas opcional. En caso
contrario, el sistema aplicará la venta a la cuenta de ventas
predeterminada.
C/C Compras
Seleccionar una cuenta opcional de compras. Esto es útil al
aplicar gastos como son los cargos telefónicos, electricidad,
etc., a su propia cuenta de gastos. Si se deja en blanco, el
sistema aplicará la compra a la cuenta de compras
predeterminada.
Ubicación de Entrada Opcionalmente, utilice este campo para ubicar el
inventario en un establecimiento grande.
Nivel de Reabastecimiento Ingrese el valor de la cantidad mínima de inventario
que el sistema deba reportar, en caso de que el nivel de
inventario caiga por debajo de esa cantidad.
Cant.de Reabastecimiento Ingrese la cantidad a pedir cuando el nivel caiga por
debajo del nivel mínimo de inventario.
En Especial
Ingrese un precio especial de descuento opcional.
De
Ingrese las fechas en las que el precio especial de
Hasta
descuento estará disponible para los clientes.
Último Costo
Ingrese el costo del último artículo para un artículo nuevo.
Retail-Man System
Menú Inventario
Pestaña Historial:
Despliega el desempeño de cada artículo en los 12 meses anteriores.
54
Retail-Man System
Menú Inventario
55
Pestaña Números de Pieza Equivalentes:
Permite ingresar los números de pieza de varios proveedores para las piezas
equivalentes que se compran a diferentes proveedores.
Cada línea de artículo en la lista representa un proveedor alternativo para la pieza
especificada en los campos que aparecen en la parte superior de la pantalla.
Nº
Éste es tan sólo un número de la línea de artículo. Cada línea está
numerada a partir de 1 en la parte de arriba.
Números de Pieza El número de pieza particular del proveedor alternativo.
Nombre de Proveedor El nombre del proveedor alternativo.
Última Compra
La fecha en que compró por última vez esta pieza al proveedor
alternativo.
Costo
El precio actual cobrado por este proveedor alternativo.
Retail-Man System
Menú Inventario
56
Pestaña Contenido del Paquete:
La pestaña Contenido del Paquete está activa sólo cuando la opción Paquete está
seleccionada.
Cada línea de artículos en la lista representa un artículo entre varios artículos diferentes
que posiblemente contiene el paquete. Por ejemplo, una computadora 486 puede
suministrarse como un paquete compuesto de varios artículos, tales como: gabinete con
procesador, monitor, teclado, ratón, etcétera. Estos artículos se mostrarán como líneas
de artículos en esta pestaña.
Número de Pieza
Descripción
Cantidad
Costo $
Venta $
El número de pieza del artículo en el paquete.
La descripción del artículo.
El número de estos artículos provistos en un solo paquete.
El costo para usted.
El costo para el cliente.
Retail-Man System
Menú Inventario
Mantenimiento de los Grupos de Inventario
Seleccione Mantenimiento de los Grupos de Inventario para agregar, modificar o
borrar el archivo de grupos. Este archivo se utiliza en conjunto con el archivo de
inventario para agrupar a los artículos en categorías y simplificar los informes.
Seleccione Nuevo para agregar un nuevo grupo.
Seleccione Editar para cambiar los datos de un grupo existente.
Código
El código alfanumérico del grupo.
Nombre del Grupo El Nombre del grupo.
57
Retail-Man System
Menú Inventario
Mantenimiento Global del Inventario
Seleccione Mantenimiento Global del Inventario para cambiar los niveles de
reabastecimiento, las cantidades de reabastecimiento, los precios, los códigos de
impuesto, los incrementos de precio por un porcentaje y demás sobre un rango de
números de pieza o un código de grupo en una sola operación.
Tipo de Mantenimiento
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Nombre de Grupo
Seleccione una de las siguientes opciones en la lista
desplegable, de acuerdo con el tipo de mantenimiento que
desea realizar:
Nivel de Reabastecimiento
Cantidades de Reabastecimiento
% Precio al por menor
% Precio Comercial
% Precio al por mayor
Código de Impuestos
% Descuento
El primer número de pieza al que quiere que se aplique.
Ingrese una combinación de números de pieza y código de
grupo para restringir el rango a aquellas piezas a las que
desea mantener.
58
Retail-Man System
Menú Inventario
59
Ajuste de la Cantidad de Inventario
Seleccione Ajuste de la Cantidad de Inventario para ajustar las cantidades de
inventario debido a una de las siguientes condiciones:
1- Para ingresar las cantidades del inventario cuando implementa el sistema por primera
vez.
2 – Para convertir de un artículo a otro (como por ejemplo desempacar una caja de
bolígrafos para venderlos individualmente). Tenga en cuenta que para quitar algo del
inventario debe ingresar la cantidad en negativo.
El total de esta transacción debe ser cero.
Retail-Man System
Menú Inventario
60
3 – Inventario Dañado / Robado.
Nuevamente, la cantidad a sacar del inventario siempre es negativa.
Número
El sistema aplicará automáticamente un nuevo número a cada
transacción nueva. Si desea recuperar una transacción anterior,
ingrese el número de la misma y luego presione Enter.
Fecha
Datos
Asentar en C/C
Ingrese la fecha de la transacción.
Ingrese los datos de la transacción
Ingrese una cuenta a aplicar desde el catálogo de cuentas.
Lista de cuadricula:
Nº de Pieza
Ingrese el número de pieza del artículo; los datos se despliegan
Datos del Artículo para mostrarle con qué piezas está trabajando.
Cantidad
Ingrese la cantidad para ajustar el nivel de inventario: una cantidad
positiva para agregar al inventario, una cantidad negativa para
retirar del inventario.
Costo
El sistema desplegará el costo individual del artículo.
Total$
El sistema desplegará el total.
Guardar (F2)
Imprimir (F3)
Borrar
Cerrar (Esc)
Para guardar las cantidades del inventario actualizado.
Imprimir Transacción.
Para borrar/descartar la transacción.
Para cerrar la pantalla sin guardar.
Retail-Man System
Informes de Inventario
61
Todos los informes de inventario pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un
archivo, según lo que seleccione después de llenar los campos en cada pantalla para
solicitar el informe.
NOTA: En la lista de informes siguiente, muchas de las pantallas de solicitud del informe
tienen relativamente pocos campos y siguen un patrón repetitivo. Por esta razón se han
Consulta de Artículo
Descripción:
Informe sobre la venta o compra de un artículo en un período
determinado de tiempo.
Datos del Artículo Ingrese los datos del artículo del que desea obtener el
informe.
Utilice F9 Buscar Nº de Pieza para consultar el código del
artículo, y F10 Buscar Nombre de Pieza para consultar los
datos del artículo.
Grupo de Inventario Seleccione el Grupo, o dejélo en blanco si desea incluir a
todos los grupos.
Desde la Fecha
A la Fecha
Ventas / Compras Ventas reportará las transacciones de ventas.
Compras reportará las transacciones de compras.
Detalle / Resumen Selección de acuerdo con el nivel de detalle que desee.
.
Retail-Man System
62
Consulta de Transacciones
Descripción: Informe que muestra las transacciones de todos los artículos en un
período determinado de tiempo.
Desde la Fecha
A la Fecha
Ventas / Compras Ventas reportará las transacciones de ventas.
Compras reportará las transacciones de compras.
Informe de Cantidades
Descripción: Informe de los artículos del inventario y sus cantidades actuales, para un
rango indicado de números de pieza.
Del Nº de Pieza
Ingrese el primer número de pieza.
Al Nº de Pieza
Ingrese el último número de pieza.
Grupo
Ingrese un código de grupo a reportar.
Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos.
Orden de
Seleccione a partir de la lista desplegable:
Clasificación
- Grupo y Número de Pieza
- Grupo y Datos
Incluir Cant.0
Seleccione esta opción si quiere incluir el inventario con
cantidad cero en el informe.
Informe de Precios de Venta
Descripción:
Informe de los precios de venta de los artículos de inventario.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Grupo
Ingrese un código de grupo a reportar.
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
Incluir Cant.0
Seleccione esta opción si quiere incluir en el informe el
inventario con cantidad cero.
Retail-Man System
63
Informe de Precios de Costo
Descripción: Informe del último costo y promedio de los artículos del inventario,
ordenados por código de artículo.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Código del Grupo Ingrese un código de grupo a reportar. Deje este campo en
blanco para incluir a todos los grupos.
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
Informe de Artículos de Movimiento Lento
Descripción: Informe sobre todos los artículos que no se han vendido después de una
fecha determinada.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Código del Grupo Ingrese un código de grupo a reportar.
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
Última Fecha de Venta Ingrese la fecha después de la cual no se vendieron los
artículos.
Informe de Agotados
Descripción: Informe de todos los artículos donde las cantidades de inventario estén en
cero o por debajo de cero.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Código del Grupo Ingrese un código de grupo a reportar.
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
Retail-Man System
Informe de Reabastecimiento de Inventario
Descripción: Este informe se utiliza para tener una lista de todos los artículos cuyas
cantidades hayan caído por debajo del nivel mínimo de reabastecimiento.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
Informe de Adquisición de Inventario
Descripción: También llamado Informe de Costo del Inventario. Incluye las
cantidades y los precios actuales del inventario.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Orden de
Clasificación
o Número de Pieza
o Datos del Artículo
o Grupo y Número de Pieza
o Grupo y Datos
Informe del Valor del Inventario
Descripción: Despliega el inventario actual real. Se puede desplegar el inventario ya
sea para un grupo específico o para todos los grupos.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Orden de
Clasificación
- Grupo y Datos
64
Retail-Man System
Historial de Artículos
Descripción: Historial de las ventas y compras de un rango específico de artículos en
un período determinado de tiempo.
Del Nº de Pieza
Al Nº de Pieza
Desde la Fecha
A la Fecha
65
Retail-Man System
Menú Compras
66
Menú Compras
Utilice el menú Compras para ingresar datos de los proveedores, pagos por compras e
informes y análisis de compras. Este menú se utiliza particularmente para los
establecimentos de venta al por menor y al por mayor que tienen una lista de
acreedores.
No hay límite para el número de proveedores o su historial.
Retail-Man System
Menú Compras
67
Compras
Seleccione Compras para ingresar facturas de contado y de acreedor, u órdenes de
compra. Una vez que haya ingresado una factura, se actualizarán automáticamente las
cantidades del inventario, los estados de cuenta del proveedor, los archivos de la cuenta
y el archivo del historial del proveedor.
Las siguientes teclas de función están activas en esta pantalla:
• F9
Búsqueda por código de artículo (número de artículo) en la lista de
inventario.
• F10 Búsqueda por datos de artículo en el archivo de inventario.
Compra/Orden
Número
Fecha
No_Ref
Vendedor
Seleccione Compra u Orden de la lista desplegable.
Consejo: Para cambiar a una orden de compra, presione la tecla
con la letra O sobre este campo.
Para ingresar un nuevo número, presione Enter sobre el campo
Número. Se creará una nueva entrada con el número siguiente en la
secuencia.
Para recuperar un número existente, ingrese el número anterior.
Esta entrada se recuperará y podrá entonces modificarla o borrarla.
NOTA: El rango para el número va de 1 a 99999999
desea.
Ingrese el número de referencia del proveedor
Ingrese el código del vendedor.
Retail-Man System
Menú Compras
68
Datos del Proveedor:
Código
Ingrese el Código del Proveedor. Si el sistema no lo encuentra, se
desplegará la Lista de Proveedores y podrá navegar hacia arriba o
abajo y seleccionar un proveedor.
Consejo: Si no recuerda el código del proveedor, vaya abajo hasta
el campo del nombre del proveedor e ingrese el nombre del
proveedor o parte del nombre.
Nombre
Se rellena automáticamente a partir de la Lista de Proveedores. Si
Dirección
lo desea, puede sobrescribir o modificar los datos.
Términos
Ingrese los términos comerciales de la factura (7 días, 14 días, etc.).
Datos de Entrega Ingrese los datos adicionales que sean necesarios en la factura / el
comprobante de entrega.
Impuesto Incluido Controla si el impuesto está o no incluido en el precio.
Tasa
El valor en el campo Monto se multiplica por el factor ingresado en
el campo Tasa, lo que le permite realizar conversiones monetarias.
Saldo $
Estos datos del campo se
Límite Cred $
calculan automáticamente
Disponible $
a partir de la lista de proveedores.
Datos de la línea de artículo de la Factura u Orden:
Número de Pieza Ingrese el número de pieza del artículo. Si sólo ingresa una pieza
del código, se le mostrará la Lista de Inventario. Seleccione uno
presionando Enter sobre el artículo deseado. Para ingresar un
artículo que no está en el inventario, ingrese un “*” en el campo
Código y entonces podrá ingresar el texto en el campo Datos del
artículo.
Datos
Si ingresó un código válido en el campo Número de Pieza, los
datos del artículo se completarán automáticamente.
Si ingresa un “*” en el campo Número de Pieza, podrá ingresar la
descripción del artículo.
Cantidad
Ingrese el número de artículos o peso, etc.
P/Orden
Si la cantidad necesaria no puede suministrarse debido a la falta de
inventario, el sistema le permitirá ingresar una orden pendiente.
Tenga en cuenta que la opción de orden pendiente debe estar
activa. Para mayor información consulte Mantenimiento,
Configuración del Sistema, Ventas.
Monto $
Se calcula automáticamente, aunque puede sobrescribir el precio
proporcionado por el sistema.
Impuesto
Ingrese un código de impuesto, por ejemplo “G” para GST. Para
mayores datos consulte Mantenimiento, Mantenimiento del
Archivo de Impuestos.
Desc %
Ingrese el descuento del artículo.
Total $
Se calcula automáticamente.
Otros campos:
Ent
En Existencia
Cant.Total
Con el cursor posicionado sobre el campo número de pieza de una
línea concreta de artículo, los siguientes campos desplegarán los
datos de esta pieza.
Ubicación de la pieza en el establecimiento.
Cantidad.
Número total comprado.
Retail-Man System
Menú Compras
69
Venta al por menor $ Los valores monetarios de
Comercial $
venta al por menor, comercial y al por mayor
C/Venta $
pueden sobrescribirse si lo desea.
Subtotal $
Los valores monetarios del
Impuesto $
subtotal, impuesto, pagado y total
Pagado $
se recalcularán
Total $
automáticamente.
Continúe ingresando las líneas de artículos hasta que la factura u orden esté completa,
entonces seleccione una de las siguientes opciones:
Guardar (F2)
Guardar la factura.
Imprimir (F3)
Guardar e imprimir la Compra/Orden.
Imprimir para elegir el destino – ya sea a una impresora distinta o
para enviar por fax la factura.
Correo
Guarda el documento y lo envía por correo electrónico al proveedor.
Borrar (F4)
Borra la factura.
Salir (Esc)
Descarta cualesquier cambios o adiciones a la factura y posiciona el
cursor en la parte superior.
Shift+F11
Imprime etiquetas.
Pago (F5)
Pago o pago parcial. Seleccionar Pago le permite ingresar el pago
de la factura o un pago parcial. Se desplegará la pantalla pago:
Nº Pago
Fecha
Monto
Forma de pago
Datos
Cuenta
Se completa automáticamente.
desea.
Ingrese el monto pagado.
Seleccione Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, etc., en la lista
desplegable.
Ingrese los datos del pago.
Ingrese la cuenta a pagar, ya sea el nombre o el código de la
cuenta. Ésta se verificará con la Lista de Cuentas.
Retail-Man System
Menú Compras
70
Pagos a Proveedores
Seleccione Pagos a Proveedores para pagar un lote de facturas. Las facturas pueden
pagarse de manera completa o parcial.
Nº Pago
Para ingresar un nuevo pago, presione Enter sobre el campo Nº de
Pago. Se creará un nuevo registro de pago con el número siguiente
en la secuencia.
Para recuperar un pago existente, ingrese el número de pago
anterior. Este pago se recuperará y podrá entonces modificarlo o
borrarlo.
NOTA: El rango del número de pago va de 1 a 99999999
Fecha de Pago
desea.
Nombre del Proveedor Ingrese el nombre del proveedor.
Monto $
Ingrese el monto pagado.
Forma de pago
Escoja la forma de pago, Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc., en la lista
desplegable.
Datos
Ingrese los datos del pago. Este campo tiene como valor
predeterminado la forma de pago. Puede modificarlo si lo desea.
Cuenta
Ingrese la cuenta a pagar, ya sea el nombre o el código de la
cuenta. Ésta se verificará con la Lista de Cuentas. Ingrese ? para
obtener la lista de la cual seleccionar.
Retail-Man System
Menú Compras
71
Campos de Facturas Pendientes:
Nº
Es tan sólo un número de la línea de artículo. Todas las líneas
estarán numeradas a partir de 1 en la parte de arriba.
Factura #
El número de factura como se guardó.
Fecha
La fecha de la factura.
Total $
El valor monetario total pendiente de esta factura.
Pagado $
Lo que ya ha sido pagado.
Vencido $
Ingrese el monto que se está pagando, aplicado sobre la lista de
facturas pendientes. Pueden ser pagos parciales. El total de esta
columna se despliega en la parte inferior derecha y debe coincidir
exactamente con el valor que aparece en el campo Monto, a la
izquierda de la pantalla. Si intenta guardar montos que no
concuerden, recibirá un mensaje de advertencia.
Continúe ingresando los pagos de factura en las distintas líneas, si fuera necesario.
Guardar (F2)
Guardar el pago. Tenga en cuenta que el total de esta columna
Pagado $ tiene que coincidir exactamente con el valor en el campo
Monto. El botón Guardar queda inactivo hasta que lo haya logrado.
Imprimir (F3)
Guarda e imprime el pago.
Imprimir para elegir el destino, como por ejemplo una impresora
distinta
Correo
Guarda el pago y envía por correo electrónico un aviso de envío al
proveedor.
Borrar (F4)
Borra el pago.
Cerrar (Esc)
Descarta cualesquier cambios o adiciones al pago y posiciona el
cursor en la parte superior.
Retail-Man System
Menú Compras
72
Agregar / Modificar Proveedores
Seleccione Agregar/Modificar Proveedores para agregar, modificar o borrar los datos
del proveedor.
Navegue la lista y seleccione el registro del proveedor con su ratón.
Para encontrar rápidamente a un proveedor, simplemente comience a ingresar el
nombre del proveedor. La lista cambiará para seguir la información ingresada.
Seleccione Editar para cambiar los datos de un proveedor existente. Esto desplegará la
pantalla Editar Datos del Proveedor
Retail-Man System
Menú Compras
73
Código del Proveedor A cada proveedor se le da un código de hasta seis caracteres
alfanuméricos. Es obligatorio ingresar datos en este campo.
Saludo
Sr., Sra., etc.
Nombre de Proveedor El nombre de la compañía o del establecimiento.
Es obligatorio ingresar datos en este campo.
Nº del Establecimiento Número del establecimiento.
Dirección
La dirección del proveedor.
Nombre de Contacto La persona con la que normalmente trata.
Teléfono
Ingrese el número de teléfono
Móvil
Ingrese el número de teléfono móvil
Fax
Ingrese el número de fax
Correo
Ingrese la dirección de correo electrónico
No correo
Marque para retirarlo de la lista de correo masivo cuando se
electrónico Masivo esté haciendo el envío masivo.
http://
Ingrese la dirección de la página web. Al presionar la pestaña http://
se abrirá la página web.
Comentarios
Cualquier información útil.
Condiciones de Pago COD, 7,14, 30 días, etc.
Límite de Crédito Ingrese el monto del límite de crédito, antes de que el sistema emita
una advertencia.
Otros campos:
Compras $
Reseña de su historial
Vencido $
comercial con ese proveedor.
Seleccione Guardar para guardar los cambios. Esto lo regresará a la pantalla anterior.
Para agregar un nuevo proveedor, seleccione Nuevo (F2) de la pantalla Lista de
Proveedores. La pantalla Nuevo Proveedor se desplegará para que ingrese los datos.
Esta pantalla es similar a la de Editar Datos del Proveedor.
Retail-Man System
Informes de Compras
74
Informes de Compras
Todos los informes de compras pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un
archivo, según lo que seleccione después de llenar los campos en cada pantalla petición
de informe.
tienen relativamente pocos campos y siguen un patrón repetitivo. Por esta razón se han
Lista de Proveedores
Descripción: Lista de proveedores en un informe del tamaño de una página completa o
como etiquetas para sobres.
Estado
Seleccione el código o déjelo en blanco para incluir todos los
estados.
Retail-Man System
Informes de Compras
75
Informe de Lista de Compras
Descripción: Lista de las facturas de compras durante un período determinado de
tiempo para uno o más proveedores.
Número de Pieza Ingrese un número de pieza y/o el nombre del proveedor a
filtrar.
Nombre de Proveedor Datos para el informe. Deje en blanco uno o los
dos campos para todas las piezas y/o todos los proveedores.
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el
campo del nombre del proveedor para obtener una lista de
proveedores.
Desde la Fecha
CONSEJO: Haga clic con el botón derecho del ratón en
cualquier campo fecha y seleccione una fecha
interactivamente desde un calendario.
A la Fecha
Tipo de Informe Seleccione Detallado o Resumido, según el nivel de detalle
que desee.
Estado
Seleccione el estado de las compras.
Retail-Man System
Informes de Compras
76
Informe de Órdenes de Compras
Descripción: Lista de órdenes de compra durante un período de tiempo concreto.
Número de Pieza Ingrese un número de pieza y/o el nombre de proveedor a
filtrar.
Desde la Fecha
A la Fecha
Tipo de Informe Seleccione Detallado o Resumido, según el nivel de detalle
que desee.
Informe de Proveedores Vencidos
Descripción: Lista de los proveedores con adeudos atrasados, clasificados en
períodos: en curso, 30, 60 y +90 días.
Para el Período
Seleccione el mes y el año del que se informará.
Estado
Ingrese un código de estado o déjelo en blanco si desea
incluir a todos los estados.
Incluir Direcciones Seleccione si quiere incluir las direcciones en el informe.
Mostrar Saldo en 0 Seleccione si desea que el informe incluya los saldos en
cero.
Retail-Man System
Informes de Compras
77
Estados de Cuenta de los Proveedores
Descripción: Estados de cuenta detallados del proveedor, en los que se muestran
todas las facturas pendientes y los pagos realizados durante un período determinado de
tiempo.
Nombre
Ingrese el nombre del proveedor si quiere un informe sobre
un proveedor en particular o déjelo en blanco si desea incluir
a todos los proveedores con facturas pendientes. Esto
completará la lista de abajo con los proveedores que haya
indicado.
Desde la Fecha
A la Fecha
Incluir Facturas
Seleccione para obtener un estado detallado que mostrará
Pagadas
los pagos.
Estado Detallado Seleccione para producir un estado detallado que mostrará
los pagos.
Notas a Aparecer Las notas ingresadas aquí aparecerán en el informe.
en el Estado
Columnas en la lista de proveedores:
Columna Extrema Incluya o excluya proveedores del informe al seleccionar o
Izquierda
deseleccionar a cada proveedor. Sugerencia: Para
deseleccionar a todos los proveedores, haga clic con el botón
derecho del ratón sobre el encabezado de la columna
izquierda. Para seleccionar a todos los proveedores con
facturas pendientes, haga clic con el botón izquierdo sobre el
encabezado.
Nombre
Los datos se llenan automáticamente para
Teléfono
ayudar a identificar a los proveedores.
Saldo Actual $
Muestra el saldo pendiente actual.
Retail-Man System
Informes de Compras
78
Informe de Análisis de Compras
Descripción: El análisis de compras en un período determinado de tiempo, desglosado
por cada departamento de compras.
Desde la Fecha
A la Fecha
Informe de Órdenes Pendientes
Descripción: Lista de órdenes pendientes ordenadas por número de pieza o por
proveedor.
Número de Pieza Ingrese un número de pieza y/o el nombre del proveedor a
filtrar.
Orden de Clasificación Seleccione Número de Pieza o Nombre del Proveedor
dependiendo del orden en que quiera el informe.
Informe de Inventario Disponible
Descripción: También se denomina Informe de Órdenes de Compra. Comprende la
lista de artículos en la orden.
Del Nº de Pieza
Limita el informe a un rango indicado de números
de piezas, o queda en blanco para incluir a todos.
Código del Grupo
Limita el informe a un grupo o queda en blanco para
incluir a todos los grupos.
Orden de Clasificación Seleccione en la lista desplegable:
- Grupo y Número de pieza
- Grupo y Datos
Informe de Impuesto a las Compras
Descripción: Impuesto pagado durante un período de tiempo concreto, ya sea sobre
una base líquida o acumulada, detallada o resumida.
Desde la Fecha
A la Fecha
Detallado o Resumido
Líquido o Acumulado
Retail-Man System
Informes de Compras
79
Informe de Pagos a las Compras
Descripción: Lista de los pagos y la forma en que fueron aplicados en las facturas. Se
utiliza principalmente para verificar los pagos ingresados.
Proveedor
Seleccione un proveedor en la lista desplegable (o ingrese el
código o el nombre del proveedor). Deje este campo en
blanco si quiere incluir a todos los proveedores.
Desde la Fecha
A la Fecha
Informe Resumido de Compras
Descripción: Lista de las compras durante un período determinado de tiempo.
Para el Período
Seleccione el mes y el año en cada campo para especificar el
Hasta el Período período que deberá cubrir el informe.
Retail-Man System
Menú Cuentas
80
Menú Cuentas
Utilice el menú Cuentas para las siguientes operaciones:
• Cambiar el catálogo de cuentas.
• Agregar o modificar las entradas contables.
• Realizar la reconciliación de cuentas, como por ejemplo la reconciliación bancaria.
• Emitir informes contables como Pérdidas y Ganancias, y Balance General.
Catálogo de Cuentas
Seleccione el Catálogo de Cuentas para desplegar, agregar, modificar o borrar una
cuenta del catálogo de cuentas. La mayoría de los catálogos de cuentas se componen de
diez encabezados:
Encabezado
1. Activos Circulantes
2. Activos Fijos
3. Activos Intangibles
4. Pasivos Circulantes
5. Pasivos a Largo Plazo
6. Financiado por
7. Ventas
8. Costo de Ventas
9. Gastos
10. Otro Ingreso
Ejemplo:
Bancos, efectivo en la cuenta de caja
Edificio de Oficinas
Acciones, Fondos
Acreedores, Sobregiros
Préstamos
Accionistas, Capital
Venta en Efectivo, Venta a Crédito
Compras
Publicidad, Gastos de Automóvil
Comisión Recibida
Bajo cada encabezado hay subencabezados que pueden agregarse, modificarse o
borrarse.
Retail-Man System
Menú Cuentas
81
En la pantalla Cuenta se despliegan campos a seleccionar, para ayudar a encontrar e
identificar cualquier cuenta que deba modificarse.
Código
Cada cuenta debe tener un código único.
Nombre
Nombre de la cuenta.
Grupo
Grupo al que pertenece la cuenta. Los grupos están
numerados del 1 al 11.
Tipo
T=Título E=Encabezado A=Asiento
Traspasar
Traspasa el saldo de la cuenta al final del año contable.
Para modificar una cuenta, utilice las teclas de arriba y abajo para posicionar el cursor
sobre la cuenta que desee y presione la tecla Enter o seleccione Editar. Esto desplegará
la pantalla Editar Cuentas.
Retail-Man System
Menú Cuentas
82
Realice los campos necesarios, ingresando datos en los campos de la pantalla Editar
Cuenta:
Código de Cuenta Hasta seis caracteres para identificar individualmente la
cuenta.
Datos de la Cuenta Nombre de la cuenta.
Grupo
Grupo de la cuenta del 1 al 11.
Tipo
E = cuenta a la que no se le pueden aplicar asientos.
A = cuenta para asientos, como por ejemplo “Cuenta del
Banco”.
Traspasar Saldo S = Cuentas del Balance General (1 a 6) para traspasar al
siguiente año.
N = Cuentas Mercantiles, de Pérdidas y Ganancias. Cuando
traspasa el saldo de una cuenta, aparecerá como el saldo
inicial para el siguiente año.
Cuando haya realizado los cambios necesarios, seleccione una de estas opciones:
Guardar
Cancelar
Guarda los cambios y regresa a la pantalla anterior.
Abandona los cambios sin guardarlos y regresa a la pantalla anterior.
Para agregar una nueva cuenta, seleccione Nueva. Esto desplegará la pantalla Agregar
Nueva Cuenta, la cual es similar a la pantalla Editar Cuenta.
Para borrar una cuenta, utilice las teclas de arriba y abajo para posicionar el cursor sobre
la cuenta deseada, y presione la tecla Borrar o seleccione Borrar.
Retail-Man System
Menú Cuentas
83
Asiento de Diario
Seleccione Asiento de Diario para asentar las transacciones del establecimiento que no
sean en efectivo. El asiento tiene dos partes, una muestra los campos de Nombre de
Cuenta y Saldo actual en la parte superior de la pantalla, y la otra muestra las cuentas en
la lista de la pantalla que aparece a continuación:
Campos de la pantalla Comprobante de Diario:
Número de Diario Para crear un nuevo asiento de diario, presione Enter en el
campo Número de Diario. Se creará un nuevo asiento de
diario con el número siguiente en la secuencia.
Para recuperar un asiento de diario existente, ingrese el
número de diario anterior. Este asiento de diario se
recuperará y podrá entonces modificarlo o borrarlo.
Nombre de Cuenta Ingrese ya sea el número de cuenta o el nombre de la cuenta.
Si el sistema no puede encontrar el asiento, desplegará el
catálogo de cuentas, y podrá entonces seleccionar la cuenta
que desea presionando Enter sobre la cuenta.
Saldo Actual $
Saldo de la cuenta superior.
Lo siguiente asume que se están ingresando transacciones en un asiento de diario. Si se
ha recuperado una entrada anterior, podrá deducir cómo modificar las transacciones a
partir de lo que se detalla a continuación.
Todas las transacciones subsecuentes afectarán a la cuenta seleccionada, de modo que
si el monto ingresado es positivo, se agregará al saldo de la cuenta, y si es negativo se
restará de ésta.
Lista de columnas en la pantalla Comprobante de Diario:
Retail-Man System
Menú Cuentas
84
Nombre de Cuenta Si no puede recordar el número de cuenta, ingrese el nombre
de la cuenta. Si el sistema encuentra el nombre lo desplegará
y el cursor se moverá al campo Datos.
Datos
Ingrese los datos de la transacción, como por ejemplo el
número de cheque.
Fecha
Ingrese la fecha. La fecha tiene que estar dentro del período
contable correcto, de lo contrario recibirá un aviso de
advertencia. Si necesita cambiar el período contable, utilice
Control+F10.
Monto
Ingrese el monto monetario, ya sea positivo o negativo.
Continúe ingresando transacciones en la lista si fuera necesario. Cuando haya terminado
seleccione:
Guardar
Guarda el asiento de diario con el número asignado.
Imprimir
Guarda e imprime.
Borrar
Borra el asiento de diario. Suele utilizarse para borrar un
asiento anterior.
Cerrar
Abandona cambios y agregados sin guardarlos.
Retail-Man System
Menú Cuentas
85
Asiento Contable
Seleccione Asiento Contable para asentar asientos múltiples a las cuentas. Por lo
general se utiliza para las transacciones de efectivo indirectas, como los ajustes entre
dos o más cuentas.
Campos de la pantalla Comprobante de Diario:
Número de Asiento Para crear un nuevo asiento, presione Enter sobre el campo
Número de Asiento. Se creará un nuevo asiento con el
número siguiente en la secuencia.
Para recuperar un asiento existente, ingrese el número de
asiento anterior. Este asiento se recuperará, por lo que podrá
modificarlo o borrarlo.
Fecha
Ingrese la fecha.
Nombre de Cuenta Ingrese el nombre ó código de la cuenta. La columna se
completará automáticamente con el nombre de la cuenta.
Datos
Ingrese los datos de la transacción, como por ejemplo el
número de cheque.
Débito $
Ingrese el monto monetario en el lado de débito.
Crédito $
Ingrese el monto monetario en el lado de crédito.
Total $
La computadora controla los totales corrientes.
Nota: Antes de que pueda guardar la transacción, los montos
de débito y de crédito deben ser iguales.
Continúe ingresando transacciones en la lista si fuera necesario. Cuando haya terminado
seleccione:
Guardar
Guarda el asiento con el número asignado.
Imprimir
Guarda e imprime.
Borrar
Borra el asiento. Suele utilizarse para borrar un asiento
anterior.
Cerrar
Abandona cambios y agregados sin guardarlos.
Retail-Man System
Menú Cuentas
86
Reconciliación Bancaria
Seleccione Reconciliación Bancaria para reconciliar los asientos de las cuentas, como
por ejemplo efectivo o banco.
Hay una cuenta temporal que se utiliza para guardar el ingreso en efectivo, cheque y
tarjeta de crédito. Se trata de un método muy efectivo para controlar la cuenta del banco.
Esta cuenta se denomina “Efectivo Disponible”. El saldo de la cuenta Efectivo Disponible
tiene que ser cero después de depositar el ingreso del período en el banco. De esta
forma, su estado de cuenta bancario siempre concordará con el estado bancario
generado por la computadora.
Campos de la pantalla Reconciliación de Cuenta:
Cuenta
Ingrese el número o el nombre de la cuenta a reconciliar.
Una vez que se ha ingresado un número de cuenta válido, la cuenta y todas las
transacciones que no se hayan reconciliado con los débitos y créditos aparecerán en la
lista de la pantalla.
Tenga en cuenta que, al reconciliar el estado de la cuenta bancaria, los lados del débito y
del crédito aparecen al revés. Esto es normal y debe ser así, ya que el estado de la
cuenta bancaria está mostrando las transacciones desde el punto de vista del banco.
Para reconciliar una transacción, seleccione la columna de la extrema izquierda de la
transacción con un clic del ratón o presionando la barra espaciadora. Los totales de la
parte de abajo se ajustarán apropiadamente.
Cuando se hayan reconciliado todas las transacciones, seleccione una de las siguientes
opciones:
Guardar
Imprimir
Borrar
Cerrar
Guarda las cuentas reconciliadas.
Imprime y guarda.
Deselecciona todos los elementos seleccionados.
Cierra la pantalla sin guardar. Esto no restaurará los artículos
seleccionados.
Una vez guardadas, las transacciones reconciliadas no aparecerán en la pantalla la
próxima vez, a menos que dicha transacción se modifique o se vuelva a ingresar.
Retail-Man System
Informes Contables
87
Informes Contables
Todos los informes contables pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un
archivo, según lo que seleccione después de completar los campos en cada pantalla
para solicitar el informe.
tienen relativamente pocos campos y siguen un patrón repetitivo. Por esta razón, se han
Los informes contables se utilizan para controlar la situación contable del
establecimiento.
Lista de Cuentas
Descripción: Catálogo de cuentas.
Mostrar Códigos de Cuenta Seleccione este cuadro si quiere que el informe
incluya esta información
Retail-Man System
Informes Contables
88
Informe de los Asientos Diarios
Descripción: Listado de asientos diarios detallados durante un período determinado de
tiempo, para uno o todos los tipos de transacción.
Tipo de Transacción Seleccione en la lista desplegable, o déjelo en blanco para
incluir todos los tipos de transacción.
Desde la Fecha
A la Fecha
Informe de Saldos Diarios
Descripción: Lista de los saldos diarios de débito y crédito del asiento de cuentas.
De la Cuenta
Código de la cuenta inicial del informe.
A la Cuenta
Código de la última cuenta del informe. Deje este campo en
blanco para una sola cuenta.
Desde la Fecha
A la Fecha
Retail-Man System
Informes Contables
89
Informe de Saldos Mensuales
Descripción: Los saldos mensuales de débito y crédito de las cuentas de asiento para
todo el año contable.
De la Cuenta
A la Cuenta
blanco para que incluya sólo una cuenta.
Para el Año
Seleccione el año para el informe.
Nº de Meses
Ingrese el número de meses que el informe debe cubrir.
Estado de la Cuenta
Descripción: Todas las transacciones para una cuenta, a lo largo de un período
determinado de tiempo.
De la Cuenta
A la Cuenta
blanco para que incluya sólo una cuenta. Si se incluye más de
una cuenta, el sistema emitirá los estados de cuenta por
orden de cuenta.
Desde la Fecha
A la Fecha
Mostrar Saldo en Cero S si necesita mostrar las cuentas sin transacciones.
N en caso contrario.
Informe de Balanza de Comprobación
Descripción: Informe para verificar el saldo total del Catálogo de Cuentas.
Para el Período
Seleccione el mes y el año que el informe
cubrirá.
Mostrar Saldo en Cero
Seleccione si quiere mostrar las cuentas con
saldo cero.
Mostrar Códigos de Cuenta
Seleccione si quiere que el informe incluya los
códigos de cuenta.
Mostrar Lados Débito y Crédito Seleccione para mostrar los lados del débito y
crédito, no seleccione para mostrar el saldo.
El total de los débitos debe ser igual al total de los abonos, en caso contrario, esto podría
deberse a:
1. La contrapartida del saldo total no es cero en el asiento de saldos iniciales.
Corrija los saldos iniciales para que la contrapartida sea cero.
Retail-Man System
Informes Contables
2. El sistema se cerró inesperadamente. Para solucionarlo seleccione
Mantenimiento y luego Re-Indexar Archivo. Reindexe y vuelva a asentar
todos los archivos.
3. Numeración incorrecta del código de cuenta. Para solucionarlo renumere el
código de cuenta de una forma lógica.
4. Asiento aplicado a una cuenta de encabezado. Para solucionarlo borre ese
asiento en concreto.
Informe de Actividades, Pérdidas y Ganancias
Descripción: Este informe se utiliza para obtener la pérdida / la ganancia bruta y neta
durante un período determinado del año contable.
Para el Período
Mostrar Saldo en 0
Seleccione para ver las cuentas con saldo cero, no
seleccione para omitirlas.
Mostrar Códigos de Cuenta Seleccione para obtener los códigos de la cuenta.
Informe del Balance General
Descripción: El valor neto del establecimiento.
Para el Período
Mostrar Saldo en 0
Seleccione para ver las cuentas con saldo cero, no
seleccione para omitirlas.
Mostrar Códigos de Cuenta Seleccione para obtener los códigos de la cuenta.
90
Retail-Man System
Diario
91
Diario
El diario comprende tres secciones:
Citas
La sección Citas tiene los encabezados de Tiempo y Datos, y ocupa el lado izquierdo
de la pantalla. Esta área despliega las citas y las notas que aplican para la fecha
particular seleccionada en el Calendario Interactivo. Para ingresar las citas, no ingrese
datos directamente en estos campos: presione el botón Nuevo. Consulte Botones
Pulsadores más adelante en esta sección para recabar más información sobre cómo
ingresar citas.
Notas
La sección Notas está posicionada en la parte superior derecha. Se podrá ingresar
directamente dentro de esta área. A diferencia de las páginas de un diario en papel, lo
que se escribe aquí se despliega sin importar la fecha seleccionada en el Calendario
Interactivo. Esto significa que sus notas están siempre visibles.
Retail-Man System
Diario
92
Calendario Interactivo
El Calendario Interactivo se posiciona en la parte inferior derecha. Al ir a Diario, aparece
predeterminada la fecha de hoy. Para ver sus citas para otras fechas, seleccione
interactivamente la fecha mediante el ratón.
Botones Pulsadores
Nuevo
Para agregar una cita, seleccione Nuevo. Se desplegará la pantalla Nueva Cita: Ingrese
los datos de la cita.
Campos de la pantalla Nueva Cita:
Fecha
La fecha predeterminada es la de hoy sin importar la fecha
seleccionada en el Calendario Interactivo. Cámbiela a la fecha de su
cita.
Hora
Ingrese la hora de su cita.
Datos
Ingrese los datos de la cita. Puede ingresar hasta 50 caracteres.
Tipo
Seleccione a partir de la lista desplegable: Las opciones son:
Una vez
La cita tiene lugar sólo una vez, no regularmente.
Diariamente
La cita tiene lugar cada día a esta hora.
Semanalmente
La cita tiene lugar cada semana en este día.
Día del Mes
La cita tiene lugar en cierto día del mes.
Mensualmente
La cita tiene lugar en esta fecha cada mes.
Anualmente
La cita tiene lugar en esta fecha cada año.
Recordatorio
Seleccione este cuadro para . . .
Hoy
Al presionar este botón el usuario vuelve a la fecha de hoy.
Buscar
Puede buscar cualquier cadena de texto en el archivo de citas.
Retail-Man System
Diario
Lista
La lista puede ordenarse según el tipo de cita para un rango de fechas.
Cerrar (Esc)
Cierra el Diario y vuelve al menú principal.
93
Retail-Man System
Teléfonos
94
Teléfonos
Utilice Teléfonos para encontrar, agregar, modificar o borrar las entradas en su directorio
telefónico.
El directorio le permite registrar la siguiente información en cada entrada: Nombre,
Dirección, Número Telefónico, Teléfono Móvil, Número de Fax y Dirección de Correo
Electrónico.
Agregar Nuevo (F2) Agregar una nueva entrada.
Ingrese los datos necesarios y seleccione Guardar para guardar la entrada, o
seleccione Cancelar para abandonar los datos sin guardarlos. Esto lo regresará a la
pantalla Directorio Telefónico, donde aparecerá la nueva entrada, si se ha guardado,
desplegada junto con las anteriores en orden alfabético.
Imprimir (F3) Posicione el cursor en el Directorio Telefónico, en la entrada que se desea
imprimir, luego seleccione Imprimir o presione F3. Esto imprimirá los
datos del nombre y la dirección en un sobre.
Borrar (F4) Posicione el cursor sobre el Directorio Telefónico en la entrada que se
desea borrar, y luego seleccione Borrar o presione F4. Esto de hecho no
borra la entrada, pero la mueve al final de la lista y le pone una tilde (~)
como prefijo al nombre. Por ejemplo, si borra una entrada para José Deli,
se cambiará el nombre a ~José Deli.
Retail-Man System
Telephones
95
Para restaurar una entrada borrada, busque al final de la lista a ~José Deli
(ejemplo). Luego utilice Modificar (F6) para cambiar de vuelta el nombre a
José Deli.
Correo
Seleccione esta opción para escribir un correo electrónico a la persona en
la entrada del directorio.
Envío masivo Seleccione esta opción para enviar correo electrónico masivo a todas las
entradas en el directorio telefónico. (Consulte las instrucciones para el
envío de correo electrónico masivo a los clientes)
Modificar (F6) Posicione el cursor sobre el Directorio Telefónico en la entrada que
desee cambiar y luego seleccione Modificar o presione F6. Esto
desplegará la pantalla Modificar Entrada de Directorio (similar a la pantalla
Agregar Nueva Entrada) con los datos en los campos apropiados.
Cámbielos de la manera deseada y luego seleccione Guardar para
guardar los cambios, o Cancelar para abandonar los cambios sin
guardarlos.
Tenga en cuenta que en el campo Grupo puede agrupar sus entradas en la forma que
quiera, ya sea por texto o número. Este campo se utilizará para filtrar los correos
electrónicos y las impresiones.
Cerrar (Esc) Cierra el directorio telefónico y regresa al menú principal.
Retail-Man System
Mantenimiento
96
Mantenimiento
Utilice el menú Mantenimiento para lo siguiente:
• Establecer preferencias y adecuar el sistema a sus requerimientos. Ejemplo: fijar
el símbolo monetario.
• Arreglar problemas que pudieran presentarse si la computadora se cierra de
manera anormal. Ejemplo: después de un corte de suministro de corriente
inesperado.
Reindexado de Archivos
Utilice el reindexado de archivos bajo las siguientes
condiciones:
•
Después de un corte inesperado de
suministro de corriente eléctrica, incluyendo
cuando se apaga accidentalmente la
computadora sin seguir la secuencia
normal de apagado. Si algo así sucediera,
se le recomienda encarecidamente que
reindexe todos los archivos. Si no lo hace
pueden producirse resultados inesperados.
•
Si los archivos de índices se borraran por
error.
•
Después de restaurar datos.
•
Si Retail-Man comenzara a comportarse de
alguna forma inusual. Normalmente
significa que no puede encontrar datos que
deberían estar allí.
Puntos generales:
1. Reindexar archivos cuando de hecho no hace falta
no dañará sus datos.
2. Es mejor reindexar archivos cuando no es
necesario, en vez de arriesgarse a no reindexarlos cuando es necesario.
3. El propósito de los índices es el de ofrecer rapidez y presentar datos en el orden
correcto. La analogía es el índice de la sección amarilla, donde sólo unas pocas
páginas ayudan a ubicar rápidamente lo que busca entre miles de páginas de datos.
Retail-Man System
Mantenimiento
97
Secuencia de operaciones:
• Usted debe ser el único usuario conectado a Retail-Man. Todos los demás
usuarios, incluyendo la gente en una red, deben desconectarse de Retail-Man.
• Seleccione el archivo o los archivos que considere necesitan reindexarse, o
seleccionélos a todos después de un cierre anormal, seleccionando los cuadros
apropiados.
• Seleccione OK para comenzar el reindexado. Esta operación puede tomar varios
minutos según la cantidad de datos almacenados y la velocidad de su
computadora.
• No interrumpa a la computadora hasta que vea el mensaje de Indexado
Realizado.
Seleccione Empacar Archivos Seleccionados si necesita eliminar toda la información
borrada de la base de datos.
Retail-Man System
Mantenimiento
98
Importar / Exportar Archivos
Este elemento del menú le permite importar o exportar datos hacia y desde los archivos de
la base de datos que el sistema utiliza.
EXPORTACIÓN:
Archivo de datos desde el cual exportar: Seleccione el archivo de datos desde el cual
exportar.
Seleccione los Campos de Datos Necesarios: Seleccione los campos necesarios
moviéndolos al cuadro de la derecha.
Operación: Seleccione Exportar para exportar uno de los muchos archivos de bases de
datos a un número de formatos diferentes.
Tipo de Archivo: Seleccione el tipo de archivo al que está exportando. Los formatos
válidos son: EXCEL, CSV y DELIMITADO POR TAB.
Archivo al que se Exporta: El sistema completa el archivo de destino predeterminado y
utiliza la carpeta C:\TEMP para guardar el archivo exportado. Se puede optar por aceptar
esta opción o cambiar a una carpeta diferente. Tenga en cuenta que la ruta del archivo y el
nombre no tienen que contener ningún espacio, de lo contrario fallará la exportación y se
Retail-Man System
Mantenimiento
99
generará un mensaje de error. Una vez hecho esto, el sistema desplegará una cuadrícula
con todos los datos a exportarse. Se puede elegir cambiar los datos en la cuadrícula sin
afectar la base de datos. También se puede evitar que se exporte un renglón simplemente
mediante un clic en la columna más a la izquierda para deseleccionarlo. Haga clic en el
botón Exportación para exportar los datos.
IMPORTACIÓN DE DATOS:
Archivos de Datos al cual se va a Importar: Seleccione el archivo de datos al que se va
a importar.
Seleccione los Campos de Datos Necesarios: Seleccione los campos necesarios
moviéndolos al cuadro de la derecha.
Operación: Seleccione la opción Importar.
Tipo de Archivo: Seleccione el tipo de archivo del cual está importando. Los formatos
válidos son EXCEL, CSV y DELIMITADO POR TAB.
Archivos de Datos del cual se va a Importar: Ingrese el nombre del archivo incluyendo
la ruta completa del archivo desde el cual está importando. Asegúrese de que los datos
correspondan con los nombres del campo en la cuadrícula; de lo contrario obtendrá datos
incorrectos en los archivos de datos. Si hay una columna que no está importando,
asegúrese de tener campos en blanco en el archivo fuente. También asegúrese de
ingresar un nombre de archivo válido: el nombre de archivo y la ruta no deben contener
espacios.
Para seleccionar interactivamente el nombre del archivo, haga doble clic sobre el campo
del archivo.
Para excluir la importación de un renglón, deseleccione la primera columna en la
cuadrícula.
Se pueden cambiar los datos que se están importando si se sobrescriben en la cuadrícula.
Esta acción no cambiará los datos en el archivo original.
Retail-Man System
Mantenimiento
100
Configuración del Sistema
Utilice Configuración del Sistema para configurar y mantener opciones y preferencias. La
pantalla Configuración del Sistema incluye siete páginas llamadas pestañas. Seleccione la
pestaña que desee, ingrese datos en los campos, configure los botones de opción y los
cuadros de verificación, luego vaya a la siguiente pestaña, haga las configuraciones,
etcétera. Después de configurar todo de acuerdo con sus requerimientos, seleccione
Guardar. Así guardará los cambios. Cierre la pantalla Configuración del Sistema y vuelva
al menú Mantenimiento. Para cerrar la pantalla sin guardarla, seleccione Cerrar o presione
Esc.
Retail-Man System
Mantenimiento
101
Pestañas de Configuración del Sistema:
Compañía
Utilice la pestaña Compañía para ingresar el nombre y los datos del establecimiento que
se imprimirán en todos los informes y las facturas que el sistema cree.
Si desea agregar el logotipo de la compañía, utilice o cree un archivo con el logotipo que
contenga tanto el diseño gráfico como el nombre, la dirección y los datos de contacto.
En caso de ingresarse información errónea en este campo, se desplegará un error del
sistema si el nombre del archivo es inválido.
Retail-Man System
Mantenimiento
102
General
Utilice la pestaña General para configurar las ubicaciones de almacenamiento en la
computadora, así como para definir la moneda y los impuestos correspondientes al país en
el que se encuentra.
Decimales
Símbolo de Moneda
Nombre de Impuesto
Número de posiciones para los decimales de la moneda.
Ejemplo: Para 100 centavos en un dólar, configúrelo en 2.
Ejemplos: $, £, ¥
Ejemplos: Tax de EE.UU., VAT del Reino Unido, GST de
Australia y Canadá.
Ingrese la fecha de inicio del ejercicio contable.
Comienzo del Ejercicio
Contable
Formato de Fecha
Seleccione el formato de fecha
Tamaño del Artículos de oficina Seleccione el tamaño de los artículos de oficina a
utilizar para la impresión. El tamaño carta se utiliza en EE.UU.,
mientras que el A4 se utiliza en el resto del mundo.
Ruta de los Archivos
Retail-Man requiere una carpeta para los archivos temporales
Temporales
necesarios mientras se está utilizando el sistema; éstos se
borran automáticamente cuando ya no se los necesita.
Retail-Man System
Mantenimiento
103
Ventas
Utilice la pestaña Ventas para configurar las opciones de facturación.
Precios Grabados de GST
Determina si los precios facturados incluyen o excluyen
impuestos.
Seleccione Cuenta de Ventas Cuando esta opción está seleccionada, el campo
Asentar en está visible en la pantalla Facturación. Esto
permite aplicar el monto total de la factura a una cuenta
particular. Cuando esta opción no está seleccionada, el
campo Asentar en no aparece en la pantalla Facturación
y la factura completa se aplica a la cuenta
predeterminada.
Recordar si Está por Debajo
Genera una advertencia si los niveles de inventario
de la Cant. Mín.
caen por debajo del mínimo indicado.
Advertir si no Hay Inventario Genera una advertencia si el nivel de inventario es cero.
Forzar el Pedido Pendiente
Emite un pedido pendiente automáticamente si el
inventario cae por debajo del mínimo predeterminado.
Mostrar Tel. y Fax del Cliente Incluye el número de teléfono y el fax del cliente en los
campos Entregar a en la pantalla Facturación.
Imprimir Nº de pieza en Factura Incluye los números de pieza en las facturas.
Imprimir Órdenes Pendientes Incluye las órdenes de compra pendientes
Retail-Man System
en Factura
Imprimir % de Descuento
en Factura
Convertir Cotización en
Predeterminada
Mantenimiento
104
en las facturas.
Incluye el % de Descuento en las facturas.
Determina la opción predeterminada de modo que
cuando seleccione Ventas y luego Factura, la opción
predeterminada Factura/Cotización sea Cotización.
Imprimir Factura como
Imprime la factura como un comprobante en una
Comprobante
impresora de comprobantes.
Valor de Cantidad Predeterminado Determina la cantidad predeterminada en las
facturas.
Decimales en los campos Cant. Establece el número de posiciones para decimales en
las cantidades de la factura y en los campos % del
Impuesto y % de Descuento.
Copias de la Factura a Imprimir Determina cuántas copias de las facturas se imprimen
Copias de Cotización a Imprimir Determina cuántas copias de las cotizaciones se
imprimen.
Título de la Factura
Ingrese el título de la factura a imprimir.
Mensaje de la Factura
Permite ingresar el texto que se imprimirá en todas las
facturas.
Título de Cotización
Ingrese el título de la factura en la cotización impresa.
Mensaje de Cotización
Permite ingresar el texto que se imprimirá en todas las
cotizaciones.
Inventario
Utilice la pestaña Inventario para configurar el costo del inventario en las ventas y la
pantalla consulta de inventario.
Retail-Man System
Mantenimiento
105
Costo del Inventario en Ventas: Este grupo de opciones son los botones de opción. Sólo
puede seleccionar uno de ellos.
Sin Costo en Ventas
Seleccione esta opción para evitar el asiento del costo de cada
venta en las cuentas.
Utilizar el Último Costo Seleccione esta opción para asentar el último costo de
inventario a las cuentas.
Utilizar el Costo Promedio Seleccione esta opción para asentar el costo promedio del
inventario en las cuentas.
Costo de Primera Entrada Seleccione esta opción para asentar las cuentas según
Primera Salida
lo primero que sale y lo primero que entra.
Pantalla Consulta de Inventario: Esta opción le permite configurar lo que se despliega en la
pantalla Lista de Inventario al presionar F9 o F10.
Mostrar Otros Datos
Cuando se selecciona muestra el campo Otros Datos.
Mostrar Entrada
Cuando se selecciona muestra la ubicación de la entrada.
Mostrar Precio Venta al Cuando se selecciona muestra el precio de venta al por
por menor
menor.
Mostrar Precio Comercial Cuando se selecciona muestra el precio comercial.
Mostrar Precio Venta al Cuando se selecciona muestra el precio de venta al por
Por Mayor
mayor.
Compras
Utilice la pestaña Compras para fijar los valores predeterminados y los demás asociados
con las compras y las órdenes de compra.
Retail-Man System
Mantenimiento
106
Seleccionar Cuenta de Compra Cuando esta opción está seleccionada, el campo
Asentar en está visible en la pantalla Compras. Esto le
permite aplicar el monto total de la factura a una cuenta
particular. Cuando esta opción no está seleccionada, el
campo Asentar en no está visible en la pantalla
Compras y se aplica la factura completa a la cuenta
predeterminada.
Tipo Cambiario de la Moneda Despliega el campo Tipo cambiario en la pantalla
Compras.
Copiar el Tel y Fax del
Incluye los datos de contacto del proveedor en el
Proveedor a la O/C
campo Datos de Entrega de la pantalla Compras.
Convertir la O/C en Predeterminada En la pantalla Compras, establece el campo
predeterminado Orden/Compra como Orden.
Valor de la Cantidad
Establece las cantidades predeterminadas para los
Predeterminada
artículos de la orden de compra o la compra.
Copias de Compras a Imprimir Número de copias de las facturas de compra a imprimir.
Copias de O/C a Imprimir
Número de copias de las órdenes de compra a imprimir.
Mensaje de la Orden de Compra Permite ingresar un mensaje que se imprimirá en todas
las órdenes de compra.
Retail-Man System
Mantenimiento
107
P.D.V
Utilice la pestaña P.D.V. para fijar los valores predeterminados y los demás asociados con
las ventas de punto de venta y la impresión del comprobante.
Configuración de la Pantalla del PDV Establece el comportamiento de la pantalla PDV.
Pedir Nº de Usuario en la Venta
Marque esta opción para forzar al usuario a
proporcionar un número de usuario en cada línea.
Solicitar Nº de Usuario al guardar
Marque esta opción para forzar al usuario a
proporcionar un número de usuario para dar
seguimiento a su desempeño.
Cotejar Número Similar
Marque esta opción para agrupar los números de
piezas similares en venta.
Predeterminar para imprimir
Marque esta opción para predeterminarla a
imprimir al guardar.
Seleccione el tipo de redondeo de la lista
Redondeo
desplegable.
Imprimir Comprobante como Factura Imprime el comprobante como factura normal.
Imprimir Nº en el Comprobante
Marque esta opción para imprimir el Nº de
comprobante en el recibo.
Incluir Fecha en el Nº
Imprime el número de comprobante incluyendo la
fecha como aammdd.
Incluir Nº Estac.
Imprime el número de comprobante incluyendo el
número de estación.
Imprimir Nº/Part. en el Comprobante Imprime el número de pieza en el registro.
Imprimir Subtotal en el Comprobante Imprime el subtotal en el comprobante.
Imprimir Descuento
Imprime el descuento total en el comprobante.
Retail-Man System
Mantenimiento
Imprimir Impuesto Total
Nº de Líneas a Saltear
Nº de Comprobantes a Imprimir
Símbolo de Moneda
108
Imprime el impuesto total en el comprobante.
Ingresa el número de líneas a saltear después de
la impresión.
Ingresa el número de copias de los comprobantes
a imprimir
Ingresa el símbolo monetario a imprimir en el
comprobante.
Retail-Man System
Mantenimiento
109
HARDWARE
Utilice la pestaña Hardware para determinar los valores predeterminados y demás
asociados con el hardware utilizado, como impresoras de comprobantes, cajones de
efectivo y despliegues de polos.
Resolución de la Pantalla
Seleccione la resolución de la pantalla, con un mínimo
de 800x600.
Impresora del PDV
Seleccione la impresora de comprobantes a partir de una
lista de impresoras. Si su impresora no aparece en esta
lista, intente la impresora genérica o una equivalente
similar. También puede ingresar manualmente los
códigos de control. Debe tener instalado un Controlador
de Windows.
Para instalar adecuadamente una impresora de PDV,
primero es necesario crear un controlador de impresora
de Windows a partir de INICIO > CONFIGURACIONES >
IMPRESORAS Y FAXES. Si no tiene un controlador de
Windows adecuado para PDV, puede utilizar el
controlador de Windows GENÉRICO.
Este campo se utiliza para ingresar el código de control
de doble ancho de la impresora del PDV. Si no desea
mostrar el nombre de la compañía a doble ancho, tan
sólo ingrese chr(32) en este campo. Lo mismo aplica
para apagar (Off) el doble ancho
Controlador de Windows
Doble Ancho Encendido (Off)
Retail-Man System
Auto Cortante Encendido
Soporte de Gráficos
Medidor electrónico
Polo de Despliegue
Cajón de Efectivo
Mantenimiento
110
Ingrese el código de control para el autocortante de la
impresora de PDV. Puede escoger entre corte parcial y
corte completo. Revise el manual de la impresora.
Marque la opción si su impresora de PDV soporta
gráficos. La mayoría de las impresoras nuevas soportan
gráficos. Las impresoras más viejas de PDV no soportan
gráficos y causarán problemas a la hora de imprimir si
esta opción está activa.
Si tiene medidor electrónico, ingrese los parámetros.
Si tiene polo de despliegue, normalmente se conectará al
puerto serial. Debe crear un dispositivo en PANEL DE
CONTROL > IMPRESORAS y seleccionar IMPRESORA
GENÉRICA con el puerto correcto de comunicaciones y
las configuraciones del puerto de comunicaciones. Lo
mismo aplica al cajón de efectivo en caso de dispositivo
serial.
Los cajones de efectivo se pueden conectar a un puerto
serial (como COM1 o COM2) o que se pueda conectar a
la impresora de comprobantes del PDV. Hay que
ingresar el comando correcto de apertura del cajón para
abrirlo. Utilice Shift + F12 para probar.
Haga clic en INICIO > CONFIGURACIONES > IMPRESORAS > AGREGAR NUEVA
IMPRESORA
Retail-Man System
Mantenimiento
Seleccione el puerto de comunicaciones que el dispositivo utiliza (polo de despliegue o
cajón de efectivo)
Seleccione la Impresora GENÉRICA / TEXTO
111
Retail-Man System
Mantenimiento
112
Luego dé otro nombre al dispositivo utilizado. Después de esto, el nombre del dispositivo
aparecerá en la pantalla Configuración de HARDWARE.
Retail-Man System
Mantenimiento
113
PAGOS
Utilice la pestaña Pagos para establecer los métodos de pago predeterminados (hasta 9),
así como las cuentas a las cuales asentar al procesar pagos por ventas o facturas.
Ingrese el nombre del pago, las cuentas de asiento y marque la opción de la pestaña
depósito, para que el pago aparezca en el comprobante de depósito bancario al final del
día de actividades.
Retail-Man System
Mantenimiento
114
LEALTAD
Utilice la pestaña Lealtad para configurar un programa de lealtad que recompense a los
clientes habituales y los aliente a volver, al darles puntos de recompensa cada vez que
vengan al establecimiento y compren algo. De este modo, cada dólar gastado gana un
punto. Cada vez que el cliente alcanza un cierto número de puntos, el sistema los emite
automáticamente en forma de CUPÓN DE CRÉDITO EN EL ESTABLECIMIENTO, que se
trata como si fuera efectivo y que se podrá utilizar para pagar la siguiente compra. En
cualquier caso, usted decide cuánto quiere dar a los clientes por los puntos ganados.
Puntos a Reclamar
Ingrese el número de puntos para imprimir el cupón de crédito
en el establecimiento.
Por el monto de
Ingrese el monto que desea otorgar al cliente por los puntos
ganados.
Días para Expirar
Un campo opcional a llenar si desea especificar la fecha de
expiración.
Nombre del Pago
Ingrese un nombre de pago para que el sistema asiente el pago
cuando se lo procese desde el PDV. El pago debe crearse
desde la pantalla Pago.
Encabezado de Comprobante Ingrese el Encabezado del Crédito en el establecimiento.
Pie del Comprobante
Ingrese el texto del crédito que aparecerá en la pantalla.
Retail-Man System
Mantenimiento
115
Restaurar Archivos del Respaldo
Seleccione esta opción para restaurar datos desde el medio de respaldo. Tenga en cuenta
que perderá toda la información ingresada desde que se hizo el último respaldo. Por lo
tanto, respaldar diariamente en diversos medios de respaldo cada día de la semana brinda
la mayor protección contra la pérdida de datos. Así pues, si se presenta la necesidad de
restaurar los datos debido a una falla de hardware o a una situación similar, sólo perderá la
parte correspondiente al trabajo de ese día.
Antes de restaurar, asegúrese de que todas las demás instancias del programa estén
cerradas y que nadie más esté utilizando el programa desde la red.
También tenga en cuenta que después de restaurar podría necesitar reindexar los archivos
para actualizar todo. Debe verificar las últimas entradas en el sistema y agregar las que
faltan.
Retail-Man System
Mantenimiento
116
Configuraciones de los Usuarios
Utilice Mantenimiento del Archivo de Usuarios para realizar las siguientes operaciones:
• Crear un usuario nuevo.
• Borrar un archivo existente.
• Establecer los permisos del usuario para el acceso a los archivos.
Usted debe ser el usuario maestro o contar con los permisos del usuario maestro para
realizar estas funciones.
Para modificar un usuario existente, seleccione el botón Modificar. Para agregar un nuevo
usuario, seleccione Nuevo. Se desplegará la pantalla Modificar/Nuevo Usuario:
Retail-Man System
Mantenimiento
117
Rellene los campos y luego seleccione una de las siguientes opciones:
Guardar
Cerrar
Guarda los datos del nuevo usuario y vuelve a la pantalla anterior.
Abandona los cambios y vuelve a la pantalla anterior sin guardarlos.
Configuraciones de Seguridad
Haga clic en el botón de seguridad para modificar la configuración de seguridad para cada
usuario. El sistema permite configuraciones detalladas basadas en 4 niveles. La
configuración 0 evitará el acceso al elemento del menú, el 1 le dará acceso de sólo lectura,
el 2 le dará acceso de lectura/escritura y el 3 le dará acceso total, incluyendo el de
borrado.
Tenga en cuenta que los usuarios 1 y 2 tendrán acceso al sistema sin importar sus
configuraciones de seguridad.
Asimismo, si el primer usuario no tiene una contraseña, entonces el sistema no solicitará
una contraseña al iniciarse. Para asegurar el sistema, se DEBE asignar al primer usuario
una contraseña. Las contraseñas no son sensibles a minúsculas y mayúsculas, y pueden
contener tanto letras como números.
Retail-Man System
Mantenimiento
118
Configuraciones
Cada usuario del sistema también puede tener sus propias configuraciones del sistema,
como por ejemplo interfaz, idioma, imagen del escritorio, colores del menú,
configuraciones del correo electrónico y otras configuraciones particulares.
INTERFAZ
Interfaz del usuario Seleccione una de las dos configuraciones de interfaz: Botones
Grandes, adecuada para pantallas táctiles y más fácil de usar para
señalar y hacer clic en los botones grandes, o la interfaz estilo menú,
adecuada para el uso con el ratón.
Idioma
Deje en blanco si es Inglés o seleccione un archivo de idioma
diferente. El sistema puede soportar cualquier número de idiomas,
pero cuando el sistema se instala por primera vez, todos los campos
idioma mostrarán Inglés. Los usuarios pueden cambiarlos a su propio
idioma.
Imagen del Escritorio Seleccione un archivo de imagen a desplegar en el escritorio del
programa.
Mostrar consejos Marque la opción si quiere que el sistema despliegue el consejo
en el Arranque
del día en el arranque.
Abrir Diario
Marque esta opción si desea que el sistema muestre el diario en el
arranque.
Mostrar Consejos Marque esta opción para forzar al sistema a mostrar la ayuda de
de la Herramienta consejos de la herramienta.
Colores del Menú Seleccione diferentes colores del menú.
Retail-Man System
Mantenimiento
119
Ventas
Esta pantalla se utiliza para configurar las opciones de la pantalla ventas para cada
usuario.
Desactivar Cambio de Fecha
Marque esta opción para evitar que los usuarios cambien
la fecha de las ventas.
Desactivar el Cambio de Precio Marque esta opción para evitar que el usuario cambie el
precio de venta.
Desactivar Descuento
Marque esta opción para desactivar la columna de
descuento en la pantalla ventas.
Cajón de Efectivo
Marque esta opción para permitir que el usuario abra el
cajón de efectivo.
Pantalla Consulta de Inventario Marque las opciones necesarias a mostrar en la pantalla
Consulta de Inventario que están disponibles al presionar
las teclas de función correspondientes, como por
ejemplo F9 y F10.
Retail-Man System
Mantenimiento
120
P.D.V.
Esta pantalla se utiliza para configurar el comportamiento de la pantalla del PDV para cada
usuario.
Cada columna en la pantalla del PDV puede tener tres configuraciones: Desactivar, Saltear
y Activar. Si desactiva la columna, el usuario no podrá cambiar dicha columna. Al
seleccionar Saltear, el sistema irá a la columna al realizarse una venta. Esto es útil si no
desea utilizar el teclado y el ratón para moverse de una columna a la siguiente. Activar
esta opción hará que el sistema se detenga en cada columna activa.
Permitir Descuento por Cant. Marque esta opción si desea permitir descuento por
cantidad de inventario como se ingresó en la Tarjeta de
Inventario.
Permitir el Borrado
Marque esta opción para permitir al usuario borrar las entradas
no deseadas del PDV.
Tenga en cuenta que sólo puede borrar las entradas de hoy. Si
desea borrar entradas de fechas anteriores, debe cambiar la
fecha del sistema para que el sistema le permita borrarlas.
Retail-Man System
Mantenimiento
121
Correo Electrónico
La pestaña Correo Electrónico le permite configurar los parámetros de correo electrónico
necesarios para enviarlos por medio del sistema. Cada usuario tiene que tener su propia
configuración. Los campos comunes entre todos los usuarios son el Servidor SMPT, el
Puerto SMPT y el tiempo límite.
Desde el Nombre
Ingrese su nombre. Éste se desplegará en el correo electrónico
del receptor.
Desde la Dirección de
Correo Electrónico
Ingrese su dirección de correo electrónico.
Responder a la Dirección Ingrese una dirección de correo electrónico si desea recibir
De Correo Electrónico un recibo de la persona a la que se lo envió. Puede ser la
misma persona que la anterior o una diferente que asigne para
recibir respuestas.
Dominio SMTP
Ingrese el Dominio SMTP si tiene uno en uso.
Servidor SMTP
Es obligatorio ingresar una dirección SMTP válida en este
campo. Normalmente puede obtenerla de su proveedor de
servicio de Internet (ISP), o al revisar las cuentas de su Outlook
/ Express, copie la configuración de Servidor SMPT que
aparece allí. Si el campo estuviera lleno con información
errónea o si se dejara en blanco, no podrá utilizar esta función.
Retail-Man System
Mantenimiento
122
El sistema emitirá advertencias y mensajes de error hasta que
este campo se complete adecuadamente.
Puerto SMPT
Ingrese el puerto SMTP, que normalmente es el 25.
Tiempo Límite
Ingrese el tiempo límite en segundos. El valor predeterminado
es de 30 segundos.
Autenticación del Servidor Si su ISP requiere autenticación del servidor, seleccione esta
opción e ingrese un nombre de usuario y una contraseña
válidos.
Archivo Adjunto
Seleccione el tipo de archivo al que desea que el sistema
convierta los documentos que se le hayan enviado por correo
electrónico o que se hayan guardado. Seleccione PDF si quiere
que sus documentos incluyan imágenes como BMP y TPEG.
Necesita tener un lector de PDF como el ACROBAT READER
que puede descargar gratuitamente.
Texto Predeterminado
del Mensaje
Ingrese el texto predeterminado del mensaje que aparecerá
en las pantallas de envío masivo de correo electrónico, y que
también se enviará con las facturas y órdenes de compra por
correo electrónico. Para borrar un usuario, selecciónelo de la
lista Archivo de Usuarios y luego seleccione Borrar. Aparecerá
la pantalla Borrar Usuario, que es similar a la pantalla Agregar
Usuario, excepto que tiene el botón Borrar. Seleccione Borrar
y responda a todas las advertencias. El usuario se borrará.
Retail-Man System
Mantenimiento
123
Mantenimiento del Archivo de Impuestos
Seleccione Mantenimiento del Archivo de Impuestos para configurar los impuestos y las
tasas aplicables en su país.
Los impuestos que aparecen en la pantalla Códigos de Impuestos son para Australia.
Ajústelos según corresponda.
Para agregar un nuevo código de impuestos, seleccione Nuevo. Esto posicionará el cursor
en una línea en blanco al final de la lista. Configure los valores de las tres columnas según
corresponda.
Para cambiar un código de impuesto existente, coloque el cursor sobre el código que
desea cambiar y seleccione Editar. Esto le permitirá cambiar los campos de este código.
Seleccione Cerrar para guardar los cambios y regresar a la pantalla anterior.
Retail-Man System
Mantenimiento
124
Configuración de Cuentas Predeterminadas
Seleccione Configuración de Cuentas Predeterminadas, para determinar qué cuentas
se utilizarán para realizar asientos si no se específica una cuenta. Esto es aplicable a:
Facturación, Compras y Pagos.
Ingrese un número de cuenta válido en cada campo. Los números de cuenta tienen que
estar en el Catálogo de Cuentas. Puede obtener la Lista de Cuentas para hacer una
selección interactivamente, mediante uno de los siguientes métodos.
• Ingrese parte del número de cuenta y presione Enter.
• Haga doble clic sobre el campo.
Guardar
Guarda los cambios y regresa a la pantalla anterior.
Cerrar
Abandona los cambios y vuelve a la pantalla anterior sin guardarlos.
Retail-Man System
Mantenimiento
125
Eliminar Archivos de Datos
Esta opción se utiliza para eliminar archivos de datos. Todos los datos eliminados se
borrarán permanentemente y será difícil recuperarlos. La acción de borrar datos es muy
rápida, de modo que debe tener cuidado al utilizar esta opción. Utilícela sólo si necesita
borrar todos sus datos (como cuando comienza por primera vez y quiere borrar todos los
datos de prueba que creó). También asegúrese de proteger esta opción de todos los
demás usuarios del sistema, mediante las configuraciones de seguridad que se explican
arriba, en la pantalla Configuraciones del Usuario.
Para borrar datos, seleccione los archivos de datos que desea borrar, luego ingrese una
contraseña válida y haga clic para proceder. Usted debe ser el único usuario en el sistema
y debe tener todas las demás instancias del programa cerradas.
Retail-Man System
Respaldo
126
Respaldo
¿Qué es un Respaldo?
El respaldo es el proceso de copiar los datos de su computadora en uno de los
siguientes lugares:
• Medio interno, como por ejemplo un segundo disco duro en la misma
computadora.
• Medio externo, como por ejemplo un disco ZIP, CR-R, CD-RW, o un cartucho de
cinta.
• Medio externo, como por ejemplo el disco duro de otra computadora.
¿Por qué Respaldar?
El objetivo del respaldo es evitar que pierda los registros de su establecimiento como
resultado de un desastre. Los desastres pueden incluir cosas como:
• Corrupción de archivos causada por tormentas eléctricas o variaciones de
corriente.
• Daño a su disco duro o a toda la computadora causado por uso y desgaste, o
debido a algún accidente, como el hecho de dejar caer la computadora o por
un incendio.
• Robo de su computadora.
El respaldo es como un seguro. No lo necesita hasta que se produce un desastre.
¿Con qué frecuencia se debe respaldar?
Usted es la mejor persona para decidir sobre la frecuencia del respaldo. En términos
generales, el respaldo debería realizarse en todos y cada uno de los días laborales. En
este caso, si respalda todas las noches al cierre de las actividades, si ocurriera un
desastre al mediodía sólo perdería los registros comerciales de esa mañana. Sin
embargo, si decidió respaldar sólo una vez a la semana, podría perder todos los
registros de una semana, dependiendo de cuándo se produzca el desastre.
¿En el mismo lugar o en otro lugar?
En otro lugar es mejor. El hecho de respaldar a otra computadora que esté dentro del
establecimiento es de poca ayuda en caso de incendio o si un ladrón se lleva todas las
computadoras de su oficina. Es una buena idea respaldar a discos ZIP, LS-120, CD-R,
CD-RW o a una computadora portátil que se lleve a casa. Es poco probable que haya un
desastre en su hogar y en su establecimiento al mismo tiempo.
Medio de Respaldo
Pueden utilizarse muchos medios de respaldo para almacenar datos. Todos los medios
comparten factores comunes, como el hecho de mantenerlos fuera del alcance del calor,
de campos magnéticos fuertes, de la luz directa del sol, de la humedad y del polvo o de
la suciedad. A continuación hay una lista de algunas de estas opciones con puntos a
favor y en contra de cada una:
1. DISQUETES: Los disquetes son el medio de respaldo que más se utiliza para
archivos pequeños. Son baratos, convenientes y portátiles. Sin embargo, no son muy
confiables, especialmente si se debe realizar el respaldo en más de uno. Pueden
Retail-Man System
Respaldo
127
desarrollar sectores defectuosos fácilmente y tienen que ser formateados
regularmente para asegurarse de que sean confiables. Si el respaldo se extiende en
más de un disco, entonces cualquier disco defectuoso dentro del conjunto puede
evitar que restaure la totalidad. También pueden dar un falso sentido de seguridad,
ya que a menudo parece que respaldan sin problemas pero en realidad tienen algún
defecto.
2. UNIDAD ZIP: Las unidades zip utilizan discos especiales que parecen disquetes,
pero son mucho más rápidos. Su velocidad es comparable a la de los discos duros y
son razonablemente confiables. De hecho puede ejecutar programas directamente
desde ellos y pueden utilizarse como discos duros normales. El disco zip más
pequeño puede soportar hasta 100 MB.
3. CARTUCHO DE CINTA: Los cartuchos de cinta se utilizan para respaldar grandes
cantidades de datos. Sin embargo, son dispositivos secuenciales, lo que significa
que para restaurar un archivo particular debe explorarse la cinta; así pues, pueden
tomar más tiempo que el disco. Las cintas también pueden dañarse en caso de una
unidad defectuosa de cinta.
4. DISCO DURO: Los respaldos de disco duro son el tipo más confiable de respaldo y
también el más rápido. El respaldo puede hacerse exactamente igual al original, de
modo que si hay una falla en el disco duro principal, el disco duro de respaldo puede
reemplazar directamente al defectuoso. Para un mejor respaldo en disco duro, se
puede instalar en el sistema un disco duro extraíble, lo que significa que el disco duro
puede retirarse del sistema principal y guardarse en un lugar seguro.
5. LS-120: Se trata de un disquete de alta capacidad que puede almacenar hasta
120MB por disco. La desventaja es que no es rápido.
6. CD-W y DVD: Éste es el nuevo medio de respaldo, con CDs que guardan hasta
700MB cada uno y DVDs que guardan hasta 4.7GB. Son baratos, rápidos y seguros.
Respaldo
Al salir del programa, el sistema despliega la Pantalla Salida. Seleccione Salir para
cerrar el programa, Respaldo para respaldar los archivos de datos, o Cancelar para
regresar al programa.
Retail-Man System
Respaldo
128
Al seleccionar Respaldo, el sistema le pedirá que indique la ruta de destino para guardar
los archivos de datos.
Tenga en cuenta que el tamaño del destino tiene que ser mayor que el tamaño de los
archivos a respaldar. Haga clic con el botón derecho sobre el campo Respaldo para
seleccionar la carpeta de destino; el sistema recordará la última elección de respaldo
realizada la última vez que se respaldó.
Tenga en cuenta que los archivos respaldados son SÓLO LOS ARCHIVOS DE LA
BASE DE DATOS, que se respaldan sin compresión alguna, lo que evitará que los
archivos se corrompan durante la fase de compresión. La desventaja es que se necesita
un medio de respaldo más grande, pero en la actualidad el tamaño del medio de
respaldo puede ser muy grande y almacenar información que abarque varios años.
El medio de respaldo recomendado es un grabador de CD / DVD, una unidad ZIP o un
dispositivo similar. No se recomiendan los disquetes. La experiencia ha demostrado que
tienden a ser muy frágiles y poco confiables.
El procedimiento ideal de respaldo tiene que permitir tantos medios de respaldo como el
número de los días laborales de la semana, por lo que si el establecimiento opera
durante cinco días a la semana, utilice cinco medios de respaldo y colóqueles etiquetas
que digan: Lunes, Martes, Miércoles, Jueves y Viernes. Luego, utilice el medio del día
para el respaldo. Cree también un respaldo al final de cada mes y guárdelo por
separado. Los medios de respaldo tienen que guardarse lejos del trabajo, en caso que
se produjera un incendio, un robo o cualquier otra catástrofe que pudiera afectar al
establecimiento.
Si se presentara la necesidad de restaurar los datos respaldados por corrupción de los
archivos u otra situación similar, los archivos pueden volver a copiarse en su ubicación
original. Asegúrese de reindexar los archivos primero, después de la operación de
restaurar, esto asegurará la integridad de los datos. Después de completar la operación
de restaurar y reindexar los archivos, se deberán ingresar nuevamente todos los datos
ingresados desde el último respaldo.
Retail-Man System
Respaldo
129
En caso de que se produzca una caída total del sistema o un robo, o en un caso similar,
deberá reinstalarse todo el sistema desde el comienzo. Reinstale la VERSIÓN
COMPLETA a partir del archivo original de configuración y luego:
1 – Copie los archivos respaldados a la ubicación original.
2 – Descargue e instale la actualización más reciente.
3 – Reindexe los archivos utilizando MANTENIMIENTO > REINDEXAR ARCHIVOS.
4 – Reingrese los archivos perdidos desde que hizo el último respaldo.
Los pasos anteriores deben seguirse en la secuencia indicada para asegurar una
restauración correcta.
Cuando respalde asegúrese de que todas las demás instancias del programa estén
cerradas; de lo contrario, el respaldo tal vez no contenga algunos datos que deberían
haberse respaldado.
Al respaldar, tenga en cuenta que los datos respaldados contienen toda la información
que se ingresó desde el primer día.
Otro tema relacionado que cualquier persona formal de negocios considerará es un UPS
(sistema de alimentación ininterrumpida). El propósito del UPS es proteger a su
computadora de cortes de luz o cambios de voltaje que pueden destruir sus datos. Le
proporcionará a su computadora energía eléctrica durante un período breve de tiempo
después de la interrupción de corriente, lo que le dará tiempo para realizar un apagado
adecuado del sistema. Los apagados inapropiados del sistema pueden causar la
corrupción de los archivos, lo que puede ser resultar muy costoso.
Retail-Man System
Respaldo
_____________________________
130
Sistema Retail-Man
Preguntas Frecuentes (Cómo)
131
PREGUNTAS FRECUENTES (Cómo)
Cómo activar la protección con contraseña
Para activar la protección con contraseña, debe proporcionarle al usuario MAESTRO
una contraseña. Para ello debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE LOS
USUARIOS y seleccionar al USUARIO MAESTRO (el primer usuario en la lista). Haga
clic en el botón SEGURIDAD. Luego, en el campo Contraseña, ingrese la contraseña
(asegúrese de no olvidarla) y guarde. La siguiente vez que reinicie el sistema se le
pedirá una contraseña. Puede crear más usuarios en la misma pantalla y
proporcionarles a cada uno de ellos una contraseña. También puede asignar el nivel de
acceso para cada usuario según opciones de menús (ver abajo). Tenga en cuenta que
los primeros dos usuarios tendrán acceso a todo el sistema, sin importar su nivel de
acceso.
Cómo desactivar la protección con contraseña
Para desactivar la protección con contraseña, debe poner en blanco la contraseña del
USUARIO MAESTRO. Para hacerlo vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES
DE LOS USUARIOS, luego resalte el primer usuario y haga clic en el botón
SEGURIDAD. Ponga en blanco el campo Contraseña y después guarde. A partir de ahí,
cuando inicie el sistema, accederá al menú principal sin contraseña.
Cómo desactivar algunos elementos del menú para otros usuarios
Para desactivar algunos elementos del menú o su nivel de acceso, vaya a
MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS. Navegue hasta el
usuario requerido y luego haga clic en el botón SEGURIDAD. Aparecerá la pantalla con
los datos del usuario y los niveles de acceso para cada elemento del menú. Pase por
todas las pestañas cambiando el nivel de 0 a 3 dependiendo de sus requerimientos, y
utilice 0 para que el usuario no pueda acceder a esa opción, 1 para sólo lectura, 2 para
lectura/escritura, y 3 para lectura, escritura y modificación, incluyendo borrado. Tenga en
cuenta que los primeros dos usuarios tendrán acceso total sin importar los niveles de
acceso que se les hayan aplicado.
Cómo cambiar los colores del sistema
Para cambiar los colores del sistema debe ir a MANTENIMIENTO >
CONFIGURACIONES DEL USUARIO > CONFIGURACIONES > INTERFAZ. Debe
elegir cuatro niveles de menú para cambiar los colores, con una opción adicional para
desplegar una imagen en el menú principal. Los colores del menú se componen de 3
campos de color, ROJO, VERDE y AZUL, y los rangos varían de 0 a 255 por color. Esto
le dará un control preciso del color sobre los 4 menús. Después de elegir el color,
guarde y el color elegido quedará activado de inmediato.
Cómo desplegar una imagen en el menú principal
Para desplegar una imagen en el menú principal, debe ir a MANTENIMIENTO >
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA > INTERFAZ. Haga doble clic en el Archivo de
Imagen del Escritorio o un clic en la pequeña caja al final de ese campo, para
seleccionar de forma interactiva el archivo. El archivo debe ser de 800x600 para que se
despliegue una imagen completa en el escritorio. El formato del archivo puede ser JPG,
BMP o un formato de imagen similar. Asegúrese de que el nombre del archivo de
Sistema Retail-Man
132
imagen o la ruta se adecuen a los estándares DOS con 8 caracteres o menos, y que no
haya espacios en el nombre de archivo o en el nombre de la ruta.
Cómo cambiar la interfaz del usuario
El sistema tiene 2 clases de interfaz, una de ellas es la interfaz de Botones Grandes, la
cual resulta fácil de utilizar, ya que es más clara, no es necesario ser muy preciso con el
ratón y puede utilizarse el teclado en lugar del ratón.
La otra interfaz es un menú con barras de herramientas que se utilizan como accesos
directos rápidos a las secciones más utilizadas en el sistema. Esta interfaz puede ser
más popular con los usuarios más familiarizados con la interfaz estándar de Windows.
Puede cambiar a voluntad entre las dos interfaces, pero en cada cambio debe salir y
reiniciar el programa.
Para cambiar la interfaz debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIÓN DEL
SISTEMA > INTERFAZ y seleccionar la interfaz. Luego guarde, salga y reinicie el
programa para activar la nueva interfaz.
Cómo devolver Ventas o Compras
Para devolver ventas en la pantalla Ventas, ingrese el número de pieza del artículo,
luego en el campo Cantidad (Cant.) ingrese una cantidad negativa y deje el monto
positivo. Lo mismo se aplica a la pantalla Compras.
Cómo eliminar las bases de datos e iniciar desde cero
Para eliminar los datos que ingresó durante la prueba del sistema, debe ir a
MANTENIMIENTO > ELIMINAR ARCHIVOS e ingresar la contraseña del USUARIO
MAESTRO o GERENTE
Cómo cambiar la moneda y el nombre del impuesto
Para cambiar el símbolo monetario y el nombre del impuesto, vaya a MANTENIMIENTO
> CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA > GENERAL y cambie los campos necesarios.
Cómo restaurar los datos respaldados
Si resultara necesario restaurar los datos respaldados, instale el medio de respaldo en el
sistema, luego realice una copia directa del medio de respaldo a la carpeta del
programa. Tenga en cuenta que, al copiar los datos respaldados, perderá todos los
cambios que haya realizado a los datos desde el momento en que hizo el respaldo hasta
el momento actual. También debe reindexar los archivos mediante MANTENIMIENTO >
REINDEXADO DE ARCHIVOS.
Cómo agregar usuarios de red
Para agregar usuarios de red al sistema, debe haber comprado la versión de red del
programa, y luego debe señalar qué sistema de computadora actuará como servidor (no
tiene que tener un servidor dedicado). Asegúrese de que el disco duro en el servidor sea
completamente compartible, y para ello haga clic en Mi PC, presione el botón derecho
sobre la unidad C: y elija COMPARTIR Y SEGURIDAD; luego déle a la unidad un
nombre para compartir como el de SERVERC y déle acceso total. Si tiene éxito, verá
una mano bajo el icono de la unidad C. A continuación, cree un acceso directo en cada
estación de la siguiente manera (asumamos que el nombre de su servidor es SERVER y
que el nombre de la unidad a compartir es SERVERC): en el acceso directo ingrese
\\SERVER\SERVERC\RMAN.EXE y en el campo INICIAR EN de las propiedades del
acceso directo, también debe ingresar \\SERVER\SERVERC.
Sistema Retail-Man
133
Tenga en cuenta que los nombres del servidor y el nombre de la unidad compartida
tienen que seguir las convenciones de 8 caracteres o menos sin espacios, de lo
contrario recibirá errores del programa cada vez que intente ejecutarlo.
Tenga en cuenta que, en caso de utilizar el programa intensamente, se recomienda
emplear un servidor dedicado.
Cómo agregar el logotipo de una compañía a las facturas
Para agregar un logotipo de compañía a las facturas, utilice un programa como MS Dra.;
éste es un programa de Windows para crear un archivo de gráficos en formatos BMP,
JPG o similares. Debe incluir el nombre de la compañía y los datos en ese archivo, así
como el logotipo de la compañía. Guarde ese archivo en su carpeta de programa, luego
vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA y en ARCHIVO DE
LOGOTIPO PREDETERMINADO DE LA COMPAÑÍA, ingrese el nombre de archivo que
acaba de crearse o haga doble clic en ese campo para seleccionarlo de forma
interactiva. Después de ingresar un archivo de imagen válido, el sistema lo desplegará y
aparecerá en facturas y órdenes de compra. Asegúrese de que el nombre del archivo o
la ruta no contengan ningún espacio; de lo contrario, recibirá mensajes de error al
intentar imprimir las facturas.
Cómo actualizar a la versión más reciente
Para actualizar el sistema a la versión más reciente, debe ir a nuestro sitio web
www.ezisolution.co.uk y descargar e instalar la actualización del programa. No olvide
REINDEXAR los archivos al iniciar por primera vez el programa.
Cómo imprimir etiquetas y códigos de barras para productos
Para imprimir etiquetas y códigos de barras para productos, debe instalar la fuente de
códigos de barras que está incluida con el programa. Para ello abra el PANEL DE
CONTROL de Windows, haga doble clic en el ícono FUENTE, seleccione la pestaña
ARCHIVO en el lado izquierdo superior de la Ventana Fuente, luego haga clic en
INSTALAR NUEVA FUENTE e indíquele a Windows que busque el archivo de fuente en
la carpeta del programa. Una vez instalado, puede elegir imprimir las etiquetas y los
códigos de barras a partir de la pantalla VENTAS o COMPRAS. Presione SHIFT + F12 y
siga las indicaciones.
Cómo imprimir sobres con dirección
La impresión de sobres con dirección se puede hacer desde las pantallas CLIENTES,
PROVEEDORES o TELÉFONOS. Abra la pantalla deseada, elija el nombre del que se
va a imprimir la dirección y luego haga clic en el botón Imprimir Sobre. Puede hacer clic
con el botón derecho del ratón sobre el botón Imprimir para seleccionar una impresora
distinta a la predeterminada.
Cómo elegir la impresora de destino al imprimir
Para imprimir en una impresora distinta en la mayoría de los informes o facturación, al
hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el botón Imprimir, se desplegará el
cuadro de diálogo de la impresora, donde podrá cambiar la impresora o incluso escoger
un fax/impresora.
Cómo enviar por fax una factura o una orden de compra
Sistema Retail-Man
134
Para enviar un fax desde el programa, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el
botón Imprimir en la pantalla Facturación o Compras para desplegar el cuadro de
diálogo de la impresora, donde podrá elegir un fax/impresora. (Primero debe instalar el
software de fax como por ejemplo el de Microsoft o Norton).
Cuántas transacciones puede soportar el programa y cómo afectan a la velocidad
El sistema puede manejar millones de registros, de modo que para un establecimiento
con mucho movimiento puede registrar transacciones durante más de 30 años sin
problemas ni cambios notables en la velocidad.
Cómo cerrar el ejercicio financiero y comenzar uno nuevo
El sistema lo hace automáticamente sin ninguna intervención del usuario. Sin embargo,
debe ingresar las entradas contables comunes, como depreciación en activos y otras
similares. Su contador será la persona apropiada para darle consejos al respecto. En
cualquier caso, podrá continuar trabajando en el sistema después del final del año
contable, y podrá regresar y agregar o modificar entradas del año anterior en todo
momento.
Cómo actualizar de un solo usuario a multiusuario
Para actualizar una licencia multiusuario, todo lo que tiene que hacer es pagarnos la
diferencia y le proporcionaremos una llave del producto que agregará las capacidades
multiusuario al sistema sin ninguna interrupción a su trabajo.
Cómo controla el sistema el número de días utilizados en la versión de prueba
El sistema calcula la diferencia entre la primera fecha de captura y la última fecha de
captura. El hecho de ingresar fechas fuera de la secuencia acelerará que aparezca el
aviso de expiración en el sistema. Sin embargo, si aparece el aviso de expiración y no
puede acceder al sistema, esto no significa que haya perdido los datos que ya ingresó,
sólo significa que no puede acceder a ellos. Al obtener una llave del producto, podrá
continuar trabajando desde el último punto de acceso al sistema.
Cómo configurar la Impresora del PDV
Para configurar adecuadamente la impresora del PDV, si decide utilizar una para
imprimir comprobantes de ventas, primero debe crear un CONTROLADOR DE
IMPRESORA DE WINDOWS. La más apropiada es la IMPRESORA GENÉRICA. En
Windows, haga clic en Inicio > Configuraciones > Impresoras y Faxes, y elija Agregar
Nueva Impresora. Luego siga las indicaciones para crear el CONTROLADOR DE
IMPRESORA GENÉRICA. Asegúrese de imprimir una página de prueba en la impresora
de comprobantes para verificar que esté configurada correctamente.
Luego inicie su software de aplicación. Debe ir a MANTENIMIENTO >
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA > HARDWARE y, en el campo Impresora del PDV,
seleccionar la impresora más apropiada. Si su impresora no figura en la lista, elija una
con el mismo fabricante; de lo contrario, seleccione Impresora Genérica. Debajo del
campo CONTROLADOR WINDOWS, elija el controlador que acaba de crear en
Windows. Asegúrese de que los códigos de control estén correctos. Si aún está
teniendo problemas al configurar la impresora, envíenos un correo electrónico con el
nombre de la impresora, el número de módulo y la versión de software que está
utilizando que también incluya la versión de Windows. Envíe el correo electrónico a
[email protected]
Sistema Retail-Man
135
Cómo configurar el Polo de Despliegue
Para configurar adecuadamente el Polo de Despliegue, debe crear un controlador de
impresora genérica desde Windows como lo haría para una impresora de PDV, y
nombrarlo Polo de Despliegue en Com1 (o algo similar). Luego asegúrese de que el
Modo de Emulación de Polo de Despliegue esté configurado como EMULACIÓN
EPSON. A continuación, inicie Retail-Man, vaya a MANTENIMIENTO >
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA > HARDWARE, marque la opción Polo de
Despliegue del Cliente y elija el controlador y la impresora que acaba de crear. Entonces
ingrese CHR(11) en CÓDIGO DE HOGAR y CHR(13) en CÓDIGO DE TECLA CR, y
guárdelo.
Cómo Imprimir el archivo de logotipo en Facturas y Compras
Para imprimir un archivo de logotipo propio en facturas y órdenes de compra, debe ir a
MANTENIMIENTO > CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA > e ingresar el nombre del
archivo del logotipo y la ruta. No obstante, si incluye un espacio en el nombre de archivo
o la ruta, recibirá este mensaje de error: “Ruta o nombre de archivo inválido”. Para
arreglar esto, copie el archivo al directorio del software y déle otro nombre al archivo
para excluir los espacios.
Consejos para solucionar problemas
Las caídas del sistema pueden producirse por varias razones. En la siguiente lista se
mencionan los problemas principales que pueden surgir y la forma de arreglarlos:
1 – Falla del hardware: no tenemos control sobre esto. Si la caída se debe a una falla de
hardware, hay que arreglar el hardware primero. Tenga en cuenta que la falla de
hardware puede causarle daños a sus datos, por lo que debe repararse de inmediato.
2 – Hay problemas después de cortes de luz o cambios de voltaje. Este problema por lo
general se soluciona fácilmente al ir a MANTENIMIENTO > REINDEXAR ARCHIVOS,
marcar todas las opciones y hacer clic en Proceder. Todas las instancias del programa
deben estar cerradas al realizar esta acción. También se recomienda un sistema de
alimentación ininterrumpida (UPS) para evitar este problema, que se presentará debido
a fallas en el suministro de corriente eléctrica.
3 – Problemas después de una actualización. Algunas veces, después de aplicar una
nueva actualización, notará problemas. Esto sucederá si la actualización no se instaló
correctamente. Lo mejor es asegurarse de haber hecho un respaldo antes de la
actualización, de ese modo sólo restaura ese respaldo y vuelve a probar la
actualización.
4 – Sistema infectado con virus. Este problema puede ser uno de los más difíciles de
solucionar, lo que dependerá del virus y del daño causado al sistema. Algunas veces se
debe reformatear el sistema y se deben reingresar todos los datos. En la mayoría de los
casos, si nos envía los datos por correo electrónico, podremos verificar su integridad.
5 - Problemas debido a un sistema operativo. Hemos encontrado que versiones más
antiguas de Windows, como Windows 98 y ME, pueden crear inconvenientes por errores
en el sistema operativo. Recomendamos ampliamente utilizar Windows 2000 o XP
Sistema Retail-Man
136
(paquete de servicio 1 y superiores), ya que ambos son razonablemente estables. Si
cuenta con Windows ME o 98, es importante que lo cambie a la brevedad e instale 2000
o XP con SP1 o SP2.
6 – Asegúrese de que la impresora predeterminada es la impresora de informes y no la
impresora del PDV. El sistema utiliza la impresora predeterminada de Windows como la
impresora de los informes, de modo que si se designó la impresora del PDV como la
impresora predeterminada de Windows, ésta sólo podrá imprimir 40 caracteres en lugar
de 80. Incluso aunque no esté planeando utilizar la impresora de informes, deberá
instalar un controlador de impresora de informes en Windows y configurarla como
predeterminada.
Nos ayudará saber el número de versión del programa; se halla en la primera pantalla
que aparece después de iniciar el programa (lado izquierdo superior). Si la pantalla es
demasiado rápida, tan solo active la opción Contraseña. Ingrese una contraseña para el
Usuario Maestro en MANTENIMIENTO > MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE
USUARIOS y haga clic en Modificar sobre el primer usuario, luego ingrese una
contraseña, guarde y a continuación reinicie el sistema.

Informes de Ventas - Ezi Solution Systems

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