Alles üBer Outlook Dateien jan2008 Roos Ch

Alles über Outlook-Dateien
Bei Outlook Standard Internet-Mail-Konten also POP3 werden die Informationen (E-Mails,
Kalender, Kontakte etc.) in sogenanten Personal STore Dateien gespeichert. Ausserdem
verwendet Outlook diese PST Dateien bei der Archivierung.
Diese können nachträglich einfach geöffnet werden und stehen sofort zur Verfügung. Eine
PST Datei kann unter Outlook 97 – Outlook 2002 maximal bis zu 2GB groß sein, und ab
Outlook 2003 auch mehr!
Eine PST Datei kann gleichzeitig immer nur von einem Outlook geöffnet sein und ist somit
nicht für Serverzwecke geeingnet.
Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server sollte nicht mehr mit PST Datei also
Persönlichen Ordnern betrieben werden.
Bisher war es durchaus möglich, dass eine PST Datei in Benutzung größer wird, ohne
dass Outlook davor warnt. Eine solche Datei ließ sich dann noch problemlos schließen aber nicht mehr öffnen.(Ist inzwischen gefixt!) Damit man eine solche Datei wieder öffnen
kann, muss sie zuvor "abgeschnitten" werden. Dafür gibt's ein Tool "PST2GB.EXE" von
Microsoft und einen KB-Artikel (Q296088), wie man das Tool anwendet.
Sollten Sie einmal eine defekte bzw. korrupte PST vorliegen, können Sie diese mit dem
Tool "scanpst.exe" wieder reparieren.Falls SCANPST die Datei nicht reparieren kann, hilft
eventuell das kopieren der Daten in eine neue PST Datei. Standardmäßig liegt eine PSTDatei im Benutzerprofil:
Standard-Speicherort der PST-Datei (bezieht sich auf Windows 2000/XP)
C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\.pst
Der Ordner "Lokale Einstellungen" ist ein versteckter Ordner und muss zuerst im Explorer
sichtbar gemacht werden: Windows Explorer > Extras > Ordneroptionen > Ansicht > "Alle
Dateien und Ordner anzeigen"
Falls mit scanpst.exe keinen Reparaturerfolg der PST-Datei erzielt, gibt es von
Quester Software-Produkte das kostenlose Tool copypst.exe. CopyPST ist ein erweiterter
Datenexport, welcher bei Fehlern in der Datei nicht wie Outlook abbricht, sondern die
Fehler einfach überliest.
Hier gibt es weitere kommerziele Reparaturtools:
http://www.officerecovery.com/outlook/index.htm
http://www.ontrack.com/easyrecoveryemailrepair/
http://www.iolo.com/sr/2/
http://www.recover-my-email.com/inbox_repair_tool_download.html
OutlookRecovery 1.5.421
siehe auch:
Blockade von PST-Dateien:http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;DE;288283
Outlook Posteingangsreparatur:http://support.microsoft.com/?kbid=197315
Ändern des Speicherorts einer PST-Datei:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;de;883401
...oder einfach:
- Outlook beenden
- im Explorer die PST-Datei an den gewünschten Ort verschieben
- Outlook starten- Outlook fragt nun, wo sich die PST-Datei befindet
- Anschlißend den neuen Speicherort definieren
- Fertig
Verschieben Ihrer Persönliche Ordner-Datei auf einen Server:
http://support.microsoft.com/?kbid=508747
Persönlicher Ordner komprimieren:
Wenn im Persönlichen Ordner aufgeräumt wird, d.h. Daten in Outlook werden gelöscht
oder neue kommen hinzu, entstehen in der PST-Datei sogenannt Lücken die keine Daten
beinhalten aber reserviert bleiben für neue Daten. Möchte man diese Lücken schließen
und somit auch die PST-Datei wieder verkleinern, bietet Outlook die Möglichkeit den
Persönlichen Ordner bzw. die PST-Datei zu komprimieren:
1.
2.
3.
Rechtsklick auf "Persönlicher Ordner"
"Eigenschaften für Persönlicher Ordner" anwählen
Rechts unten den Button "Erweitert" anklicken
4. Mit dem Button "Jetzt komprimieren" startet der Aufräumprozess
Hier kann auch ein Kennwort für den Zugriff auf den Persönlichen Ordner definiert
werden!
Password Recovery:
Outlook Key
http://www.intelore.com/outlook-password-recovery.php
http://www.rixler.com/outlook_password_recovery.htm
http://www.snapfiles.com/get/opwrecovery.html
http://www.soft14.com
http://lastbit.com/outlook/default.asp
http://www.filesland.com/companies/Thegrideon-Software/Outlook-Password.html
PAB-Dateien
Ein Persönliches Adressbuch im Outlook, also eines Adressbuch außerhalb einer PST
Datei (Kontakte) wird in einer PAB Datei auf der Festplatte abgespeichert. Eine solche
PAB Datei ist wie eine PST Datei immernur durch eine Outlook-Sitzung gleichzeitig
Nutzbar! PAB Dateien können ausschließlich nur zum speichern von Kontakten/Adressen
benutzt werden.
Speicherort und Name einer PAB-Datei bei Win2000/XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\mailbox.PAB
Der Ordner "Lokale Einstellungen" ist ein versteckter Ordner und muss zuerst im Explorer
sichtbar gemacht werden: Windows Explorer > Extras > Ordneroptionen > Ansicht > "Alle
Dateien und Ordner anzeigen"
OST-Dateien
Diese Dateien treten bei Outlook nur in Verbindung mit einem Exchange Server auf. Eine
OST-Datei ist eine "Offlinekopie" eines Exchange Postfaches. z.B. ist es bei mobilen
Computern oftmals Notwendig, wenn der Benutzer unterwegs ist und somit nicht mit dem
Exchangserver verbunden ist, zugriff auf seine Emails, Kontakte- oder Kalenderdaten zu
haben. In einem solchen Fall wird eine komplette Kopie des Postfaches vom Exchange
Servers auf dem Notebook mitgeführt und bei Verbindung wieder synchronisieren. Auch
bei einer OST Datei besteht die Möglichkeit, ein defekt bzw. Korruption mit "scanost"
wieder in Ordnung zu bringen. Passwörter auf PST oder OST Dateien können ausgelsen
werden. OST-Dateien dürfen wie PST-Dateien unterhalb Outlook 2003 nicht größer als
2GB sein!
- siehe auch: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;DE;288283
Standard-Speicherort der OST-Datei (bezieht sich auf Windows 2000/XP)
C:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\.ost
Der Ordner "Lokale Einstellungen" ist ein versteckter Ordner und muss zuerst im Explorer
sichtbar gemacht werden: Windows Explorer > Extras > Ordneroptionen > Ansicht > "Alle
Dateien und Ordner anzeigen"
Speicherort der OST-Datei kann nicht geändert werden?
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;de;896591
Exchange
Ab Outlook 98 und höher wird automatisch eine OST-Datei im Benutzerprofil angelegt, um
eine Entlastung bei sehr vielen Kalendereinträgen zu bewirken.
Je mehr Termine im Kalender einge- tragen sind, desto langsam wird Outlook.
Die Offline OST-Datei mit den Kalendereinträgen liegt lokal am PC im Benutzerprofil und
kann daher schnell die Daten ausgeben.
Die OST-Datei synchronisiert im Hintergrund, automatisch ohne das der Benutzer etwas
davon merkt. Als Nebeneffekt können die Kalenderdaten auch Offline, d.h. auch wenn der
PC nicht mit dem Exchange Server verbunden ist eingesehen werden. Das ganze ist
unabhängig von der Offline-Funktion in Outlook
OST to PST
Mit dem kostenpflichtigen Tool Exchangerevovery kann man eine OST-Datei in eine direkt
von Outlook verwendbare PST-Datei konvertieren.
Dies ist hilfreich, wenn man die Daten der Offline OST-Datei wieder in Outlook importieren
will.
Recovery for Exchange (Recoveronix Ltd)
OFT-Dateien
Dieser Dateityp speichert Vorlagen (Formulare) für Outlook.
PRF-Dateien
Beim ersten Start von Outlook nach der Installation, stellt Outlook fest, dass kein Profil
existiert. Dann wird die Datei "Newprof.exe" gestartet, um ein neues Profil zu
erstellen.Das Programm liest die Datei OUTLOOK.PRF aus und erstellt daraus ein neues
Standardprofil. Die Datei ist bei den verschiedenen Outlook Versionen unterschiedlich.
Ein kleines Programm vom Office-Resource-KIT, "modprof.exe", ermöglicht es eine
angepasste PRF-Datei durch ausführen der modprof.exe am entsprechenden OL-Client
automatisch zu ändern.
MAPISVR.INF
In dieser Datei ist enthalten, welche Dienste in einem Profil genutzt werden können. Diese
Liste kann von Drittherstellern erweitert werden.
EDB-Dateien
Bei einem Exchange Server werden die Informationen in einer EDB-Datei gespeichert.Die
PRIV.EDB enthält z.B. alle Persönlichen Daten aller Exchange-Benutzer. Die PUB.EDB
enthält alle Informationen der Öffentlichen Ordner. Beide Dateien können abhängig von
der Anzahl der Benutzer des Exchangservers sehr groß werden (GB).
Die DIR.EDB enthält ein Verzeichnis mit den Verknüpfungen zwischen Exchangepostfach
und des Benutzerkontos des Servers.
Ab Exchange2000 fällt die DIR.EDB weg, da die Verknüpfungen zwischen Postfach und
Benutzerkonto im ActiveDirectory gespeichert wird.
FAV-Dateien
In dieser Datei sind die Favoriten von Outlook gespeichert.
Archive.pst
Diese PST-Datei wird von der AutoArchivierung angelegt. In diese Datei werden aditiv
ältere Elemente des Persönlichen-Ordners oder des Exchange-Postfache
hineinverschoben.
Damit wird die Größe des Persönlichen-Ordners bzw. des Exchange-Postfaches in
Grenzen gehalten. Viele Unternehmen begrenzen die Größe des Exchange-Postfaches
für Ihre Mitarbeiter, da bei vielen Benutzern noch der "Jäger und Sammler Trieb" stark
ausgeprägt ist.
Beim Exchange Server steht hinter einer großen Datenmenge gleich der Finanzielle
Aspekt. (Datenausfallsicherheit, Backup, etc.) Deshalb wird schon beim Endbenutzer
daruf geachtet, dass die Datenmenge nicht ins unermessliche ansteigt. Die Archive.pst
liegt standardmäßig im Benutzerprofil:
Der Speicherort bezieht sich auf Windows 2000/XP
c:\Dokumente und Einstellungen\[Username]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst
Der Ordner "Lokale Einstellungen" ist ein versteckter Ordner und muss zuerst im Explorer
sichtbar gemacht werden: Windows Explorer > Extras > Ordneroptionen > Ansicht > "Alle
Dateien und Ordner anzeigen"
Ändern des Speicherorts der Archive.pst:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;de;836755
Speicherorte von Outlook-Dateien
Anwenden für: Microsoft Office Outlook 2003
In der nachstehenden Liste sind die von Microsoft Outlook verwendeten Datenspeicherund Konfigurationsdateien aufgeführt. Einige Ordner sind möglicherweise verborgene
Ordner. Um diese Ordner anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus.
Windows XP
Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Arbeitsplatz.
Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht,
und klicken Sie dann auf die Option Versteckte Dateien und Ordner anzeigen.
Windows 2000
Doppelklicken Sie auf dem Desktop auf Arbeitsplatz.
Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht,
und klicken Sie dann auf die Option Versteckte Dateien und Ordner anzeigen.
Ihre Konfiguration schließt möglicherweise nicht alle der folgenden Dateien ein. Einige
Dateien werden nur beim Anpassen von Outlook-Features erstellt.
Outlook-Datendateien (PST)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Offlineordnerdatei (OST)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Persönliches Adressbuch (PAB)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Offlineadressbücher (OAB)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Anpassungen für Befehlsleisten und Menüs (DAT)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Navigationsbereichseinstellungen (XML)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Outlook.xml
Diese Datei enthält Verknüpfungen, Kalender und Kontaktlinks.
Registrierte Microsoft Exchange-Erweiterungen (DAT)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Spitznamen von Outlook-Kontakten (NK2)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Regeln (RWZ)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Wenn Sie von einer früheren Outlook-Version auf Outlook 2002 aktualisiert haben, ist
möglicherweise eine RWZ-Datei auf der Festplatte des Computers vorhanden. Diese
Datei ist nicht mehr erforderlich, da die Regelinformationen jetzt auf dem Server für EMail-Konten von Microsoft Exchange und in der Persönlichen Ordner-Datei (PST)
(Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und
anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der
Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie
Elemente verwalten und sichern.) für E-Mail-Konten von POP3 und IMAP gespeichert
werden. Die Datei kann daher gelöscht werden.
Wenn Sie das Feature zum Importieren oder Exportieren von Regeln verwenden, ist der
Standardspeicherort der RWZ-Dateien Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Eigene Dateien.
Druckformate (Outlprnt ohne Erweiterung)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Signaturen (RTF, TXT, HTM)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
Briefpapier (HTM)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationary
Benutzerdefinierte Formulare
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale
Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Forms
Wörterbuch (DIC)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof
Vorlagen (OFT)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
Übermittlungseinstellungen (SRS)
Laufwerk:\Dokumente und
Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Nachrichten (MSG, HTM, RTF)
Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Eigene Dateien
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