FibuNet für windream

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windream Solutions
Partnerlösungen
windream GmbH,
Bochum
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© 2001 – 2009
by
windream GmbH
Wasserstr. 219
44799 Bochum
Stand: 11/2009 – V. 1.1.0.1
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Wichtige Hinweise
Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden
von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können
jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine
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Wir weisen darauf hin, daß die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im
allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz
unterliegen.
windream Partnerlösungen
i
Inhalt
1 Einführung
1 Archivierung
2 TRIADE InformationSystems GmbH: windream-Integration
mit der TriCSS-Appliance
2 Administrations- und Installationstools
4 bölker & eitschberger intraplan GmbH: Zentrale
windream Client-Installation
CC Data Ltd.: CC Import for windream
c-cron GmbH: CopyStructure
Infover AG: QuickIndexer
4 5 6 7 Bildbearbeitung / Bildanalyse
8 Soft Imaging System GmbH (SIS): Integration in analySIS
8 COLD (Computer Output on Laser Disk)
10 Pronobis GmbH: PNCOLD für windream
Pronobis GmbH: PDFCold für windream
doctopus it systeme gmbh: PrintBridge for windream
10 11 13 CRM
14 CAS genesisWorld-Schnittstelle für windream (gen4win)
14 Digitale Signatur / Datensicherheit
15 e.siqia Informationstechnologien GmbH: windream
für OPENLiMiT-Signaturanwendungen
Atos Origin GmbH: ArcSign for windream
15 16 Finanzbuchhaltung / ERP
18 EKM EDV-Systeme GmbH: windream für GDILINE
FibuNet GmbH: FibuNet für windream
Pronobis GmbH: NavisionLink für windream
Pronobis GmbH: windream für IBM iSeries/i5
ags andreas gruber software gmbh: move)arc
doctopus it systeme gmbh: FOSS 2 windream
DOSOFT GmbH: windream für IBM iSeries/i5
Reynolds & Reynolds: windream für incadea
e.bootis ag: windream für e.bootis-ERP II
Active Projekt GmbH: BT-Connect to windream
18 19 21 22 23 25 26 28 29 30 ii
Groupware
32 FlowCom IT Solutions GmbH: FCS-Informationsdrehscheibe
verbindet windream und David
Pronobis GmbH: MailExtender für windream
32 35 Imaging / Data Capturing
37 Infover AG: DokProzessor WM
Pronobis GmbH: ScanExtender und Planarchivierung
Pronobis GmbH: AxaptaLink für windream
Infover AG: ScanImporter
iC Consult GmbH: eLAP
doctopus it systeme gmbh: IDP (Incoming Document Processing)
mhi Informationstechnik GmbH: BDOcs für windream
mhi Informationstechnik GmbH: PaperKeyboard for windream
Janich & Klass Computertechnik GmbH: windream für DpuScan
c-cron GmbH: Volltext-Erweiterung für windream
c-cron GmbH: ParentInfo
One Click Solutions GmbH: Clickreader für windream
Datentechnik Geist: AutoStore für windream
37 38 40 41 43 45 46 48 49 51 52 54 56 Kanzleien / Gerichte
58 STP Informationstechnologie AG: WINSOLVENZ 99
STP Informationstechnologie AG: Lexolution für windream
58 59 Knowledge Management
62 AIXISTANCE Ltd. / AppTek Inc.: PlainKnowledge for windream
Infover AG: AutoIndexer für Office-Dokumente
Infover AG: VolltextExtension
Infover AG: VolltextExtension Mail
Infover AG: VolltextExtension ZIP
technotrans AG: doculab
KINETIC ag: Dalvany für windream
Contens Software GmbH: Contens CMS für windream
62 63 64 65 66 67 69 72 Kommunen / eGovernment
73 Infover AG: AutoIndexer für Office-Dokumente
73 Konvertierung
74 intarsys consulting GmbH: PDF/A Live!
74 Personalwesen
76 ADP Employer Services GmbH: windream für PAISY
76 Pharmazie / Medizin
78 BioMedion GmbH: Lösungen für die pharmazeutische Industrie
78 windream Partnerlösungen
iii
Steuerberatung
81 FibuNet GmbH: FibuNet für windream
81 Terminal-Emulation
82 Pronobis GmbH: windream HostConnectivity
82 Warenwirtschaft
84 IT-Easy GmbH: windream für MiCLAS
84 Workflow
86 Pronobis GmbH: Keyflow for windream
IQ-optimize Software AG: Workflow-Management für windream
86 89 90 Anhang: Die windream-Partner und Lösungen
im Überblick
93 windream Partnerlösungen
1
Einführung
Das vorliegende Dokument beschreibt Softwarelösungen, die von den
Partnerunternehmen der windream GmbH für das DokumentenManagement- und Archivsystem windream entwickelt worden sind. Es
werden dabei auch Lösungen berücksichtigt, die sich noch in der
Planungs-, Entwicklungs- oder in der Betaphase befinden und deshalb
noch keinen Auslieferungsstatus haben.
Zur besseren Übersicht werden die einzelnen Partner und Produkte in
einer thematischen Kategorisierung nach Marktsegmenten vorgestellt
(z.B. Finanzbuchhaltung, Knowledge-Management, CRM, Groupware usw.).
Darüber hinaus findet sich im Anhang eine alphabetische Liste aller
Partner, die sich bisher an der Entwicklung von Lösungen für
windream beteiligt haben.
Jede der nachfolgenden Beschreibungen enthält - soweit möglich neben Informationen zu der jeweiligen windream-Lösung auch
Anmerkungen zu dem entsprechenden Partnerunternehmen.
Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass kurzfristige Änderungen der
in diesem Dokument beschriebenen Software-Inhalte und
Produktnamen jederzeit möglich sind. Die vorliegende
Dokumentation kann deshalb keinen Anspruch auf Vollständigkeit
und Aktualität erheben.
Für den Inhalt der Produktbeschreibungen sind ausschließlich
diejenigen windream-Partner verantwortlich, die die betreffende
Software entwickelt haben.
2
Archivierung
TRIADE InformationSystems GmbH: windream-Integration
mit der TriCSS-Appliance
Der windream-Partner TRIADE InformationSystems GmbH aus
Neuss hat mit TriCSS einen revisionssicheren Datenspeicher mit
windream-Integration entwickelt. Die TriCSS-Appliance wird über den
windream-Objektspeicher mit dem windream ECM-System verbunden.
TÜV geprüfter revisionssicherer Datenspeicher für windream
Mit der TriCSS-Appliance ist es möglich, alle Dokumente, die in
windream verwaltet werden, auch auf Storage-Ebene revisionssicher
aufzubewahren. Die revisionssichere Datenhaltung auf der TriCSSAppliance – also der Schutz vor versehentlichem Löschen oder
bewusster Manipulation – wurde vom TÜViT geprüft und bestätigt.
windream ist im Rahmen eines Proof-of-Concept erfolgreich mit der
TriCSS-Appliance getestet worden und kann als revisionssicherer und
wirtschaftlicher Datenspeicher in windream-Installationen eingesetzt
werden.
Der TRIADE Compliance Storage Server (TriCSS)
TriCSS ist ein festplattenbasierter Netzwerk Storage Server zur
revisionssicheren Speicherung von unveränderbaren Daten. TriCSS
überwacht die festgelegten Aufbewahrungsfristen und verhindert das
Löschen und Verändern der Daten während dieses Zeitraums. Nach
Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Daten automatisch gelöscht
werden.
TriCSS kann im einfachsten Fall wie eine klassische Jukebox betrieben
werden und stellt somit eine flexible und kostengünstige Alternative
hierzu dar. Aber auch in komplexen Umgebungen mit
3
Hochverfügbarkeitsanforderungen kann TriCSS skaliert und als Cluster
eingesetzt werden.
TriCSS wird als vorkonfigurierte Appliance geliefert, die über StandardNetzwerkprotokolle ohne aufwändige Anpassungen schnell und
einfach in Betrieb genommen werden kann.
Das Zertifikat Trusted-Product
TriCSS ist als einzige festplattenbasierte Langzeitspeicherlösung für die
revisionssichere Archivierung durch TÜViT als „Trusted Product“
zertifiziert. Dabei wurden insbesondere für die Langzeitarchivierung
wichtige Faktoren wie Unveränderbarkeit und Ausfallsicherheit
geprüft. TÜViT ist der TÜV für die Informatik und ist unter anderem
vom BSI im Bereich der IT-Qualität und IT-Sicherheit akkreditiert.
Weitere Informationen über TÜViT und das Zertifikat „TrustedProduct“ finden Sie unter http://www.tuvit.de.
Die Bezugsquellen
TriCSS ist ein Softwareprodukt der TRIADE InformationSystems
GmbH. Aus dem Softwareprodukt entsteht in enger Zusammenarbeit
mit starken Partnern eine komplett installierte und vorkonfigurierte
Appliance, die schnell und einfach in Betrieb genommen werden kann.
Mit den Partnern Fujitsu Technologie Solutions und ADIVA wird eine
umfangreiche Modellpalette angeboten, mit der fast alle
Anwendungsbereiche abgedeckt und darüber hinaus auch individuelle
Konfigurationen erstellt werden können. Weitere Informationen zu
den TriCSS-Modellen bei ADIVA finden Sie unter
http://www.adiva.de/index.php?sub=6&id=3&site=1.
Mit den Partnern IBM Corporation und BellMicro wird eine speziell
auf das Thema Jukebox-Ablösung abgestimmte Modellpalette
angeboten. Dadurch wird eine kostengünstige Jukebox-Ablöse auf
IBM-Plattform ermöglicht. Weitere Informationen über BellMicro
finden Sie unter http://www.bellmicro.eu/de/.
TRIADE InformationSystems GmbH – das Unternehmen
Für individuelle Lösungen und Projektanfragen ist die TRIADE
InformationSystems GmbH Ihr Ansprechpartner. TRIADE wurde
1991 als Beratungshaus für Archivlösungen gegründet. Seit dieser Zeit
berät das Unternehmen erfolgreich nationale und internationale
Kunden. Die Summe dieser langjährigen Erfahrungen ist in die
Entwicklung des Compliance Storage Servers (TriCSS) eingeflossen.
TriCSS bildet die Grundlage für die über Systempartner vertriebene
TriCSS-Appliance. Darüber hinaus wird der Compliance Storage Server
von Lösungspartnern in eigenen Compliance-Storage-Lösungen
genutzt. Weitere Informationen über die Triade finden Sie unter
http:///www.triade.de.
4
Administrations- und
Installationstools
bölker & eitschberger intraplan GmbH: Zentrale windream
Client-Installation
Die bölker & eitschberger intraplan GmbH mit Sitz in Aachen und
London entwickelt ein neues windream Installationstool. Die Lösung
ermöglicht die zentrale Installation der windream-Clients von einem
zentralen Server.
Die Lösung erleichtert die Installation von windream in großen
Netzwerken nachhaltig, da die Einrichtung sämtlicher Clients zentral
vom Server aus erfolgt. Somit muß ein Administrator nicht mehr
persönlich vor Ort an den einzelnen Workstations anwesend sein, um
windream Clients zu installieren. Dadurch ergibt sich eine enorme
Zeitersparnis, die sich bei großen (oder räumlich stark verteilten)
Netzen überproportional bezahlt macht.
Entwicklungspartner der bölker & eitschberger intraplan GmbH bei
diesem Projekt ist das Unternehmen IT-Galaxy in Castrop-Rauxel.
5
CC Data Ltd.: CC Import for windream
CC Import, ein Produkt des britischen windream-Partners CC Data
Ltd. aus Harpenden, repräsentiert ein Werkzeug zum Importieren und
Migrieren von Dateien und Indizes zwischen zwei unterschiedlichen
ECM-Systemen. Die Software wurde speziell dazu entwickelt, Daten
aus einem Fremdsystem zu exportieren und in windream zusammen
mit den bereits bestehenden Dokument-Indizes zu speichern.
Der Austausch der Index-Informationen zwischen den zwei Systemen
erfolgt auf Basis gängiger Dateiformate, die universell lesbar sind (z.B.
im csv-Format). Auf der windream Clientseite kann CC Import die
Daten des Quellsystems verarbeiten und Dokumente einschließlich der
Index-Daten in einer definierbaren windream-Ordnerhierarchie
ablegen.
CD Data Ltd.
CC Data Ltd., Harpenden, zählt zu den führenden britischen
Entwicklern und Anbietern von Systemen für das Dokumenten- und
6
Informationsmanagement. In Zusammenarbeit mit qualifizierten
Partnern bietet das Unternehmen seinen Kunden sowohl Beratung als
auch Integrationsservices und Support an.
Weitere Informationen über CC Data sind im Internet unter
www.ccdata.co.uk abrufbar.
c-cron GmbH: CopyStructure
CopyStructure ist ein windream Add-on des windream-Partners c-cron
GmbH, mit der Sie Ihr windream ECM-System einfach und bequem
um eine wertvolle Komponente erweitern können. Diese Lösung
erlaubt Ihnen das unkomplizierte Anlegen einer einheitlichen
Ordnerstruktur nach Ihren Wünschen und Vorstellungen.
Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe mit einem Tool, das Ihnen den
Umgang mit Ihrem ECM-System spürbar erleichtern wird.
Referenz-Struktur
Nach der einmaligen Installation von CopyStructure ist ein windreamAdministrator in der Lage, Referenzordner [REF] für Ordner seiner
Wahl zu erstellen, die anschließend als Vorlage für beliebig viele
Unterordner dienen. Durch nur einen Klick kann die gewünschte
Ordnerstruktur für jeden weiteren Unterordner automatisch
übernommen werden. Dies erleichtert das Ablegen und das
Wiederfinden von Dokumenten und gewährleistet klare
Übersichtlichkeit.
Intelligentes Rechtemanagement
Das intelligente Rechte-Management von CopyStructure ermöglicht es
dem Administrator außerdem, Schreib- und Leserechte zu vergeben,
die für alle referenzierten Ordner automatisch übernommen werden.
Zusätzlich kann festgelegt werden, wer diese Rechte bearbeiten darf.
Werden während der Nutzung Änderungen an der Ordnerstruktur oder
an den Rechten des Referenzordners nötig, genügt ebenfalls nur ein
Klick zur Aktualisierung der bereits erstellten Strukturen.
7
Installation
Selbstverständlich gehört zu dieser Lösung eine ausführliche
Installationsanweisung, so dass CopyStructure ohne eigenen
Programmieraufwand sofort einsetzbar ist.
Infover AG: QuickIndexer
Der Infover QuickIndexer ermöglicht Ihnen die übersichtliche
Verarbeitung Ihrer elektronischen Akten. In einem einzigen
Arbeitsfenster führen Sie Ihre Recherchen durch, lassen sich die
Dokumente anzeigen und können Ihre Indexwerte verwalten.
Scriptingfunktionen ermöglichen Ihnen in der gleichen Maske
suchprofil- oder dokumentenbezogene Aktionen auszulösen. Dies
ermöglicht Ihnen beispielsweise schnell und einfach Ihre
Belegvisierung zu vollziehen oder eine Nachindexierung von bereits
erfassten Dokumenten durchzuführen.
Die effiziente Verarbeitung Ihrer Informationen hängt massgeblich
vom Komfort der Arbeitsmittelab. Der Infover QuickIndexer integriert
Suche, Trefferliste, Indexierung, Inhaltsübersicht mit
Scriptfunktionalitäten wie zum Beispiel die Visierung von Belegen.
Der QuickIndexer steigert Ihre Effizienz aufgrund einer
übersichtlichen, durchdachten Darstellung und integrierten
Verarbeitungsmöglichkeit Ihrer virtuellen elektronischen Dossiers.
Über die Infover AG
Die Infover AG (1994) konzentriert sich auf die Entwicklung von
Lösungen in den Bereichen Steuerwesen, Strassenverkehrsämter,
Datawarehousing, DMS / ECM /Imaging. Zur anspruchsvollen
Kundschaft zählen gleichermassen Öffentliche Verwaltungen,
Dienstleister wie auch Industrieunternehmungen und KMU's. Die
Konzeption und Entwicklung von Lösungen sowie
Integrationsmodulen steht im Vordergrund der Geschäftsaktivitäten,
die sich auch auf Kundenberatung und auf den Betrieb elektronischer
Systeme erstreckt. Zudem werden heute vom ECM-Spezialistenteam
kompetent und bedürfnisorientiert verschiedenste 'Brücken' für
windream zu anderen (auch nicht-Office) Anwendungen realisiert und
arbeitserleichternde Add-Ons geschaffen. Die Infover AG ist
8
Bildbearbeitung / Bildanalyse
Soft Imaging System GmbH (SIS): Integration in analySIS
analySIS
analySIS ist eine führende Software für Bildaufnahme, Bildarchivierung,
Bildverarbeitung, Bildanalyse und Berichterstellung. Das System bietet
Schnittstellen zu fast allen Mikroskop- und Kameratypen und ist für
biomedizinische, materialwissenschaftliche, aber auch für allgemeine
Anwendungen der Bildverarbeitung entwickelt worden. analySIS ist in
insgesamt drei Ausbaustufen erhältlich: docu, auto und pro.
docu ist die leistungsfähige Version für Einsteiger mit den
Schwerpunkten Bildaufnahme, Archivierung, Dokumentation,
interaktives Messen und Makroaufzeichnung.
auto repräsentiert die nächst höhere Ausbaustufe und bildet den
Standard unter den Bildanalyseprogrammen. In Ergänzung der
Funktionen von docu bietet es u.a. zahlreiche bildverarbeitende
Funktionen, eine automatische Analyse, morphologische Operatoren
und die Programmiersprache Imaging C.
pro repräsentiert die mächtigste der drei Ausbaustufen von analySIS.
Diese Version ist für höchste Anforderungen an die Bildverarbeitung
und Bildanalyse entwickelt worden. Die Funktionsfülle des Programms
und die Programmierbarkeit bilden eine zukunftsweisende
Konfiguration, die die neuesten Entwicklungen auf dem Gebiet der
digitalen Bildanalyse zur Verfügung stellt.
Soft Imaging System GmbH
Die Soft Imaging System GmbH, Münster, gilt als Spezialist und
führender Anbieter auf dem Sektor bildanalytischer Systme. Das
Unternehmen verfügt über eine fünfzehnjährige Erfahrung auf diesem
Gebiet und unterhält weltweite Repräsentanzen. Gegenstand der
Tätigkeiten ist die Entwicklung, das Marketing und der Vertrieb von
Bildanalyse-, Bildverarbeitungs- und Bildarchivierungssystemen sowie
bildanalytischer Geräte einschließlich Beratung, Systemintegration und
Installation.
Soft Imaging System GmbH ist auf europäischen, amerikanischen und
asiatischen Märkten aktiv. Zum Kundenstamm zählen verschiedene
Industriezweige, Laboratorien, Forschungseinrichtungen, Institute,
Hochschulen sowie Landes- und Bundesbehörden. Die Kunden der
SIS stammen aus den Branchen Medizin, Biologie, Chemie, Physik,
Optik, Elektronik und Maschinenbau. Zu den Anwendungsbereichen
zählen u.a. Bildarchivierung, Probenauswertung, Messwerterfassung,
Qualitätssicherung, Fertigungskontrolle und Werkstoffprüfung.
9
10
COLD (Computer Output on
Laser Disk)
Pronobis GmbH: PNCOLD für windream
PNCold für windream archiviert durch automatische Prozesse
Massendaten (z.B. Angebote, Rechnungen, Saldenlisten, Journale),
bestehend aus Druckdateien oder Datenströmen. PNCold ist für
Unternehmen entwickelt worden, die grössere Datenmengen ohne
manuellen Aufwand erfassen, indexieren und archivieren wollen, um
diese Dokumente gesetzeskonform zu lagern. Alle Dokumente stehen
an jedem Arbeitsplatz über die windream Suche zur Verfügung.
Analyse, Import und Ablage
PNCold verfügt über ein weitgehend frei konfigurierbares
Importmodul, das Spooldateien (Druckdaten) klassifiziert, analysiert,
zerlegt und archiviert. Die Prozesse können zeitgesteuert ausgeführt
werden, so daß ein für Unternehmen und Mitarbeiter optimaler
Zeitpunkt für die Datenübernahme in das Archiv gewählt werden kann.
PNCold bietet eine Reihe von Funktionen für die automatische
Verarbeitung von Fremddaten:
•
Analyse der Spool-Files inklusive Ausfilterung von
Druckersequenzen;
•
Automatische Erkennung von Seitenwechsel bzw.
Zusammenführung mehrseitiger Dokumente;
•
Unterscheidung verschiedener Dokumentenarten (Lieferschein,
Rechnung, Saldenliste etc.);
•
Overlayfunktion und Ablage in vom Gesetzgeber anerkannten
Standardformaten (TIFF und ASCII);
•
Ablage der einzelnen Dokumente in einem wählbaren
Archiv/Mappe;
•
11
Journalisierung aller Importläufe.
Suche und Anzeige
PNCold bietet durch die Integration in windream schnellere
Bearbeitungsprozesse und hohe Benutzerakzeptanz durch bequeme
Handhabung.
• Freie Suche nach allen Schlüsselbegriffen
• Formatierte Anzeige mit Hinterlegung eines Referenzformulares (im
•
•
•
•
•
•
TIF File)
Querverweismöglichkeit innerhalb des Systems
Suche und Anzeige der Dokumente auf allen Arbeitsplätzen
Zugriff auf Dokumente über das Internet (Webportal)
Direkte Anzeige und Ausdruck von einzelnen Seiten
Voller Zugriffsschutz durch die Systemfunktionalität von windream
Export und Mailversand der Belege per Mausklick
Langzeitarchivierung
Das windream Archiv bietet ein revisionssichere optisches Archiv für
alle Dokumente, die mit PNCold im Archiv abgelegt werden. Das
skalierbare und flexible Archivkonzept eignet sich für die
unternehmensweite Dokumentenverwaltung in Betrieben jeglicher
Größe.
Optische Medien bilden die Basis für das windream Langzeitarchiv.
Hier werden Millionen von Dokumenten unabhängig von ihrem
jeweiligen Dateiformat gespeichert.
Pronobis GmbH: PDFCold für windream
Der automatischen und flexiblen Archivierung von Dokumenten aus
ERP-Systemen oder anderen Anwendungen kommt ein sehr hoher
Stellenwert im ECM-Bereich zu, da diese Dokumentenarten zumeist
einen großen Teil der Archivdaten darstellen. Ein großer Vorteil dieser
Dokumente liegt jedoch auch darin, daß ein hoher Grad an
Automatisierung beim Archivieren zu erzielen ist. Da sich das PDF
Format zu einem weit verbreiteten Standard entwickelt hat, können die
meisten Systeme ihre Dokumente als PDF Datei zur Verfügung stellen.
Sollte dies nicht möglich sein, kann ein PDF über die Windows
Druckfunktion erzeugt werden.
12
Mit PDFCold für windream können PDF Dokumente automatisch in
windream indexiert und archiviert werden. Durch die Standard
windream Suche (Index oder Volltext) stehen sie an jedem Arbeitsplatz
rasch zur Verfügung. Mittels automatischer Indexverknüpfung können
nun z.B. alle Dokumente zu einem Kunden, Auftrag oder Projekt auf
Knopfdruck eingesehen werden.
PDFCold Analyzer
PDFCold für windream verfügt über ein weitgehend frei
konfigurierbares Parsing und Importmodul, das PDF-Dateien
analysiert, klassifiziert und archiviert. Die Prozesse können
zeitgesteuert ausgeführt werden, so daß ein für Unternehmen und
Mitarbeiter optimaler Zeitpunkt für die Datenübernahme in das Archiv
gewählt werden kann. Der PDFCold Analyzer bietet eine Reihe von
Funktionen für die automatische Verarbeitung von Fremddaten:
• Unterscheidung verschiedener Dokumentenarten (Lieferschein,
•
•
•
•
•
Rechnung, Saldenliste) anhand von Verzeichniszuordnungen oder
einem Indexfeld im PDF-Dokument
Analyse der PDF-Dokumente mit Auswertung der Indexfelder
Praktisch unbeschränkte Anzahl von Indexfeldern
(Kundennummer, Belegnummer, Ausgangsdatum etc.)
Ablage der einzelnen Dokumente in einem wählbaren
Archiv/Verzeichnis
Dokumententypabhängige Zuordnung von Zugriffsberechtigungen
auf Basis von windream Verzeichnissen
Journalisierung aller Analysen
Optional Plus Modul
• Feldabhängige Zuordnung von Zugriffsberechtigungen
• Auslesen von Indexfeldern über relative Positionierung
• Trennung von mehrfach Dokumenten
• Einfügen von zusätzlichen Indexkriterien aus einer ODBC-
kompatiblen Datenbank
• Automatische Übergabe von extrahierten Daten in andere
Applikationen (z.B. Datenbanken)
PDFCold Printer
Bei Anwendungen, die selbst kein PDF erstellen können, kommt der
PDFCold Printer mit der Möglichkeit, den PDF-Ausdruck
vollautomatisch an einen Standarddrucker für Ausgabe auf Papier
weiterzuleiten zum Einsatz.
13
PDFCold Suche
Für die nahtlose Integration der windream Suche in die ERPApplikation kann diese Suche direkt aus der Anwendung oder über ein
mitgeliefertes VBScript angesprochen werden. An diese werden die
gesuchten Indexkriterien (z.B. Dokumententyp, Belegnummer etc.)
übergeben. Danach wird die Suche ohne weitere Eingaben
vollautomatisch ausgeführt und die Ergebnisliste wird dem Anwender
angezeigt. Hier kann nun das gewünschte Dokument ausgewählt
werden. Wird nur ein Dokument gefunden, kann dieses direkt ohne
weitere Eingaben geöffnet und angezeigt.
doctopus it systeme gmbh: PrintBridge for windream
PrintBridge for windream ist ein System zur automatischen
Archivierung von Druckdatenströmen, die in IBM iSeries- oder AS400Applikationen erzeugt wurden. Die Archivierung der Daten erfolgt in
windream.
Die Lösung konvertiert SCS- und AFP-Dokumente in ASCII, PDF,
TIFF, XML und andere Formate. Drucklisten können im
Originalformat archiviert, jedoch dokumentweise in windream
recherchiert werden. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die
einheitliche windream-Plattform.
Alle Dokumente, sowohl Massendaten als auch gescannte Dokumente,
Emails und Office-Dokumente werden in einem Archiv verwaltet.
Recherchen nach Dokumenten können unabhängig von der
Verfügbarkeit der iSeries / AS400 in windream durchgeführt werden.
PrintBridge ist vollständig in windream integriert.
doctopus it systeme gmbh
Das Spektrum der von der doctopus it systeme gmbh angebotenen
Lösungen reicht von einfach strukturierten Archivsystemen bis hin zu
komplexen Dokumenten- Management-Systemen mit WorkflowUnterstützung. Mittlerweile zeichnen Erfahrung in Analyse und
Beratung, Know-How im Umgang mit Dokumenten und Flexibilität
durch den Einsatz unterschiedlicher Produkte das Unternehmen als
Experten in der Projektierung von ganzheitlichen ECM-Lösungen aus.
14
CRM
CAS genesisWorld-Schnittstelle für windream (gen4win)
Mit der "genesisWorld für windream"-Schnittstelle hat die Stemmer
GmbH, Freudenberg, eine Lösung realisiert, die es ermöglicht,
Dokumente, die in genesisWorld erzeugt und bearbeitet werden, im
ECM-System windream abzulegen. GenesisWorld nutzt dabei
windream als zentrales Archiv. Dabei spielt es keine Rolle, ob der
Anwender auf seinem Arbeitsplatz einen windream-Client installiert hat
oder nicht. Die gesamte Ablage der Daten in windream erfolgt über
genesisWorld. Der Anwender hat somit die Möglichkeit, sämtliche in
genesisWorld angelegten Dokumente kategorisiert in windream
abzulegen, zu verschlagworten und zu recherchieren.
In der Software kann über Parameter eingestellt werden, welche
Informationen aus genesisWorld an windream als Metadaten
übergeben werden. Es kann zum Beispiel konfiguriert werden, dass die
Dokumentnummer, das Dokumentstichwort sowie die Adressdaten
(Firma, Kundennummer, Name, Ort, usw.) eines verknüpften
Adressdatensatzes in der Verschlagwortung des Dokumentenarchivs
gespeichert werden. Somit kann ein Benutzer z.B. einen Brief aus
genesisWorld heraus an einen Kunden oder Interessenten schreiben.
Das Dokument wird im Hintergrund in windream abgelegt.
Gleichzeitig werden Daten aus dem Kundenstamm mitverschlagwortet,
so dass auch andere Benutzer, die gerade kein genesisWorld zur
Verfügung haben, diese Dokumente über die windream-Suche
recherchieren können.
Des weiteren hat die Stemmer GmbH eine windream-Recherche in
genesisWorld integriert, die es ermöglicht, über definierbare Schlüssel
z.B. alle archivierten Kundendaten, die gerade in genesisWorld geöffnet
sind, anzuzeigen. So können direkt alle Dokumente, die im Archiv
abgelegt sind (sei es aus genesisWorld, der Warenwirtschaft oder
manuell archivierte Dokumente), mit einem Mausklick aus
genesisWorld heraus eingesehen werden.
Vorteil dieser Lösung ist die dokumentenechte Ablage der
genesisWorld-Dokumente.
15
Digitale Signatur /
Datensicherheit
e.siqia Informationstechnologien GmbH: windream für
OPENLiMiT-Signaturanwendungen
Der Berliner windream-Partner e.siqia, Value Added Distributor für
OPENLiMiT, hat in Kooperation mit der windream GmbH eine
Lösung zur elektronischen Signatur von windream-Dokumenten
entwickelt. Die Lösung basiert auf der durch das BSI zertifizierten
OPENLiMiT Signatur-Anwendungskomponente. Sie ermöglicht es
Anwendern, in windream gespeicherte Dokumente elektronisch zu
unterschreiben, um dadurch Echtheit und Authentizität gemäß den in
Deutschland und in der Europäischen Union geltenden Gesetzen
nachzuweisen.
Zur Anzeige und Verwaltung der rechtskonformen elektronischen
Urkunden und Verträge mit elektronischen Unterschriften in
windream-Dokumenten wurde eine zusätzliche SignaturenRegisterkarte in den Datei-Eigenschaftendialog integriert. In diesem
Dialog, der über den entsprechenden Kontextmenübefehl aus dem
Windows Explorer aufgerufen wird, können sich Anwender sowohl
bereits bestehende Signaturen in einer Liste anzeigen lassen als auch
eine neue Signatur hinzufügen.
Ebenso ist es möglich, Unterschriften zu prüfen, den zertifizierten
Trusted Viewer für TIF und txt aufzurufen, Signatur-Informationen
auszudrucken und Dokumente einschließlich ihrer assoziierten
Signaturen aus windream zu exportieren. Der Exportprozess erfolgt
nach der international gültigen pkcs#7-Spezifikation (Public Key
Cryptografic Standards) zur Nachrichtenverschlüsselung und signierung auf der Basis von Public Keys.
Über OPENLiMiT
Der OPENLiMiT Konzern ist eine Technologie- und
Vermarktungsunternehmensgruppe. Der Fokus der OPENLiMiT
SignCubes Produkte, Dienstleistungen und Produktentwicklung liegt
im Bereich der Anwendung elektronischer Signaturen,
Verschlüsselungstechnologien und anverwandten Feldern. Die vom
BSI gemäss Common Criteria EAL 3+ zertifizierte OPENLiMiT
Software unterstützt Konsumenten, Unternehmen und öffentliche
16
Institutionen dabei, die Beweiskraft, Sicherheit und Effizienz ihrer
elektronischen Geschäftstransaktionen, Workflow,
Kommunikationsprozesse und Daten zu steigern. Die internationalen
Tätigkeiten von OPENLiMiT werden von dem Hauptsitz in der
Schweiz gesteuert, der ideale Standort für die weltweite Vermarktung
eines Sicherheitsprodukts.
Über e.siqia
Die e.siqia INFORMATIONSTECHNOLOGIEN GmbH wurde im
Jahr 1999 als e.map GmbH gegründet und ist Value Add Distributor
(VAD) der OPENLiMiT SignCubes AG. e.siqia bietet Konzernen,
Softwareherstellern, Systemhäusern und Händlern eine komplette
Produktpalette zur Erzeugung elektronischer Verträge und Urkunden.
Das Unternehmen ist Kooperationspartner der 1988 in Berlin
gegründeten und deutschlandweit tätigen uve Unternehmensgruppe.
Atos Origin GmbH: ArcSign for windream
Die Atos Origin GmbH hat mit ArcSign for windream ein Tool zur
digitalen Signatur von Dateien entwickelt, die im ECM-System
gespeichert sind. Die Signaturen können sowohl in einer lokalen
Datenbank als auch online über ein Trustcenter geprüft werden.
Aufbauend auf der Entwicklung der Funktionsbibliothek "TCRYPTSig" der Deutschen Telekom AG kann ArcSign for windream Daten
jeglicher Art mit einer elektronischen Signatur im Sinne des
Signaturgesetzes (SigG) versehen, die die Integrität, Authentizität und
Verifizierung der Daten sicherstellt.
Zu den Grundfunktionen gehören die Erstellung einer digitalen
Signatur zu einer Datei, das Verpacken der Datei in einer SME-Struktur
(Security Message Envelope), das Extrahieren des signierten Objekts
(im Klartext) aus einer Datei mit angefügter Signatur und die
17
Verifizierung des Zertifikats in einer lokalen Datenbank oder über das
Trustcenter der Deutschen Telekom.
Atos Origin
Atos Origin ist ein international führender Anbieter von ITDienstleistungen. Das Unternehmen bietet das gesamte Spektrum an
Beratung und Dienstleistungen der Informationstechnologie. Die
Kompetenzbereiche umfassen Consulting, Systemintegration und
Outsourcing einschließlich eServices und Business-Solutions. Atos
Origin erzielt einen Jahresumsatz von mehr als 5 Milliarden Euro und
beschäftigt 46.000 Mitarbeiter in 40 Ländern.
Atos Origin ist der weltweite IT-Partner der Olympischen Spiele. Zu
den Kunden des Unternehmens gehören unter anderem ABN AMRO,
Airbus, Akzo-Nobel, BMW, Bosch, British Petroleum, E-Plus,
Euronext, Fiat, KarstadtQuelle, KPN, Neckermann, Philips, Porsche,
Premiere, Renault, Schlumberger, Shell, Siemens, T-Mobile, Unilever,
Vivendi Universal und Vodafone.
In der Region Germany and Central Europe, zu der Deutschland,
Schweiz, Österreich und Polen gehören, beschäftigt das Unternehmen
rund 3.500 Mitarbeiter.
Atos Origin ist an der Eurolist Marché in Paris notiert und firmiert als
Atos Origin, AtosEuronext, Atos Worldline und Atos Consulting.
18
Finanzbuchhaltung / ERP
EKM EDV-Systeme GmbH: windream für GDILINE
Die EKM EDV-Systeme GmbH aus Ottobrunn bei München hat eine
Schnittstelle zwischen der ERP-Lösung GDILINE Auftrag &
Warenwirtschaft und windream entwickelt.
Alle erstellten Belege werden beim Druck als PDF-Files in windream
abgelegt. So können alle Dokumente vom Angebot bis zur Gutschrift
jederzeit auch über windream abgefragt werden. Bei Bedarf kann auch
sofort eine Archivierung der Dokumente erfolgen, so dass eine
nachträgliche Manipulation ausgeschlossen werden kann.
Die Index-Informationen werden dem Beleg automatisch zugeordnet.
Sämtliche Belegdaten stehen für die Indexierung zur Verfügung, so
dass auch kundenspezifische Daten übernommen werden können.
Welche Felder indexiert werden sollen, ist frei einstellbar.
Zur Integration von windream in GDI steht eine spezielle windream
Suchmaske zur Verfügung. Diese Maske kann direkt aus GDI heraus
aufgerufen werden. So können z.B. aus der Kundenmaske heraus alle
zugehörigen Dokumente mit einem Mausklick angezeigt werden.
Gleiches ist für die Projektverwaltung und die Belegbearbeitung
möglich. Über die Belegbearbeitung können auf diese Weise alle
Dokumente zu einem Vorgang angezeigt werden.
Geplant ist eine automatische Indexierung von Einkaufsdokumenten.
Nach der Erfassung der Belegnummerr werden die Indexdaten
automatisch aus der GDI-Datenbank extrahiert. Durch den Einsatz
von Barcodes kann dieser Vorgang auch vollständig automatisiert
werden.
EKM EDV-Systeme GmbH
Die EKM EDV-Systeme GmbH realisiert seit 1991 kaufmännische
Softwarelösungen sowie Beratung für die Kernzielgruppen Handel und
Handwerk. Vorrangig liegen dabei die Kernkompetenzen in der
Erarbeitung und Realisierung von ERP-Lösungen, ECM-Systemen und
Shop-Systemen.
Optimale Ergänzung und Abrundung des Portfolios findet EKM durch
das Tochterunternehmen EKM-SMB IT-Services GmbH welches sich
19
auf Komplettlösungen in den Bereichen Hardware, Netzwerke und ITSecurity spezialisiert hat.
FibuNet ist ein Finanzbuchhaltungs- und Controlling-System für die
gewerbliche Wirtschaft und für Steuerberater. Die Software ermöglicht
eine rationelle Buchungserfassung und schnelle Verarbeitung von
Belegen mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. Einer Buchung
liegen entsprechende Belege zugrunde, die direkt an windream zur
Archivierung übergeben werden können. Die erforderliche Zeit für die
Ablage eines Belegs verringert sich dadurch enorm.
Die für die Kontierung erforderlichen Daten können während der
Buchungserfassung online beauskunftet werden. So können Anwender
Buchungen direkt eingeben, ohne zuvor den Beleg manuell zu
kontieren. Nach jeder Buchung wird am stationären
Kontierungsdrucker ein Etikett ausgegeben, das alle erforderlichen
Kontierungsangaben nach GoBS enthält.
Auch Aufteilungsbuchungen können verarbeitet werden. Pro
Aufteilungssatz wird ein Etikett ausgegeben, wodurch die Kontierung
immer mit den tatsächlich erfassten Daten übereinstimmt. Gegenüber
der manuellen Kontierung ergibt sich eine Zeitersparnis von über 40%.
Mit einem Barcode-Etikett versehene Belege werden direkt nach der
Kontierung an einer zentralen Scanstation eingelesen. Je nach
verwendetem Scanner werden bis zu 55 Belege pro Minute digitalisiert.
Nach dem Scannen und der Übergabe der Buchungssätze an windream
werden alle Informationen aus dem Buchungssatz als Schlagwörter/
Suchkriterien hinterlegt. Um den zu einer Buchung gehörenden Beleg
sehen zu können, wird einfach eine FibuNet-Funktionstaste betätigt,
über die Anwender den Beleg schnell aus der Konten- und
Journalauskunft abrufen.
FibuNet – das Produkt
FibuNet verfügt über ein uneingeschränktes GoBS-Testat und ist
EURO-zertifiziert. Schnelligkeit bei Datenerfassung und Auswertungen
sorgen für effektive Bedienung, Daten Im- und Export sind über eine
leistungsfähige Schnittstelle garantiert. Die Offene-Posten-Verwaltung
ermöglicht ein Debitoren- und Kreditoren-Management, daß den
Anforderungen von Unternehmen exakt angepasst werden kann.
Umfangreiche Plausibilitäten gewährleisten in FibuNet, dass nur
gesicherte Daten in das System gelangen. Während der Erfassung wird
20
z.B. abgeprüft, ob eine Belegnummer schon vorhanden ist, das
Belegdatum in die Buchungsperiode passt oder der Lieferant, für den ein
innergemeinschaftlicher Warenerwerb gebucht wird, mit den richtigen
Parametern geschlüsselt ist. Damit erhalten Anwender nicht nur eine
sachlich richtige Umsatzsteuervoranmeldung, sondern auch unterjährig
stimmende Auswertungen. Grundsätzlich stehen betriebswirtschaftliche
Aspekte bei der Leistungsfähigkeit im Vordergrund. So können z.B. das
Wertstellungsdatum bei Bankbuchungen erfasst, Sachkonten als OPKonten geführt, wiederkehrende Buchungen eingerichtet, konsolidiert,
Konzernumsätze herausgefiltert, autom. Skontobriefe erzeugt, individuelle
OP-Listen, auch auf rückwärtige Zeitpunkte generiert und während der
Erfassung mandanten- und jahresübergreifend alles beauskunftet werden.
FibuNet ist modular aufgbaut. Abgesehen von dem Basismodul sind
zahlreiche weitere Module erhältlich, mit denen das System individuell
erweitert werden kann. Die Funktionsvielfalt macht das FibuNet zu
einer der leistungsstärksten Lösungen für Finanzbuchhaltung und
Controlling.
FibuNet – das Unternehmen
Bereits 1984 trafen das Unternehmen die Entscheidung, sich bei der
Entwicklung von Finanzbuchhaltungssystemen ausschließlich auf
Betriebssystem-Plattformen von Microsoft zu konzentrieren.
Inzwischen sind mehr als 15 Jahre Erfahrung in die aktuelle FibuNetVersion eingeflossen.
FibuNet beschäftigt sich ausschließlich mit Software für
Finanzbuchhaltung und Controlling. Das Unternehmen verfolgt einen
konsequent buchhalterischen und controlling-orientierten Ansatz.
21
Pronobis GmbH: NavisionLink für windream
NavisionLink für windream erweitert Navision-Anwendungen um die
ECM-spezifischen windream-Funktionen. Die Integration von
windream reduziert unproduktive Tätigkeiten wie Ablage/Suche und
ermöglicht eine effiziente und rasche Kommunikation zwischen allen
Mitarbeitern eines Unternehmens. Darüber hinaus garantiert
NavisionLink eine gesetzeskonforme Ablage aller Ein- und
Ausgangsbelege. Alle archivierten Dokumente können komfortabel
entweder direkt in Navision als auch unabhängig von einer NavisionInstallation in windream recherchiert und sofort angezeigt werden.
Zusätzlich wird die bestehende Infrastruktur mit allen Office-, Mailund anderen Anwendungen unterstützt. Durch die direkte Integration
von windream ist es sehr einfach, alle Dokumente zu einem Kunden
oder Auftrag bzw. eine komplette Projektdokumentation auf
Knopfdruck am Arbeitsplatz anzuzeigen und an Mitarbeiter und
Kunden weiterzuleiten.
Durch den Einsatz von NavisionLink für windream ist es möglich,
jeden in Navision druckbaren Beleg in windream abzulegen. Die Belege
werden hierbei in ein Standard-TIF-Format (revisionssicher,
plattformunabhängig) konvertiert und das Firmenbriefpapier
automatisch hinterlegt. Hiermit kann der "Originalbeleg" später direkt
aus windream per Mail oder Fax verschickt werden. Das Briefpapier
kann pro Belegart/Mandant frei zugeordnet werden. Neben den
Indexdaten können auch die gesamten ASCII-Daten für die
Volltextsuche übergeben werden.
Die Archivierung von Dokumenten erfolgt automatisch oder
benutzergesteuert. Die Beleg-Archivierung wird zentral eingerichtet
und erfolgt über einen automatischen, zeitgesteuerten Importlauf. Eine
Vielzahl von individuellen Einstellmöglichkeiten erlaubt eine flexible
Anpassung an die verschiedensten Systemumgebungen.
In NavisionLink für windream ist die automatische Verarbeitung von
Eingangsbelegen mit Barcode-Erkennung integriert. Hierfür werden die
Eingangsrechnungen entweder vor dem Scannen mit fortlaufenden
Barcode-Nummern versehen, oder der Barcode wird aus der Navision
Buchungsmaske erstellt. Damit werden Eingangsrechnungen
automatisch einem Buchungssatz zugeordnet. Auch Ausgangsbelege
können gescannt und per Barcode vollautomatisiert archiviert werden.
22
Pronobis GmbH: windream für IBM iSeries/i5
Über eine neu entwickelte, voll integrierte Schnittstelle kann das ECMSystem windream nun zusammen mit der Rechnerfamilie iSeries/i5
(AS/400) eingesetzt werden. Damit steht Unternehmen, die dieses
IBM-System als Plattform für ihre ERP-Anwendungen einsetzen,
erstmalig eine leistungsfähige und leicht bedienbare ECM-Komponente
zur Verfügung, die vollständig in das Windows-Betriebssystem
integriert ist.
Belegarchivierung
Die Ausgangsbelege werden auf dem windream-Server vom
Archivierungs-Batchjob bereitgestellt. Die Spooldateien werden dabei
in das PDF-Format konvertiert. Die Dokumente werden analysiert,
klassifiziert, indiziert und im ECM-System archiviert. Alle Prozesse auf
dem ECM-Server laufen zeitgesteuert und automatisiert
Eingangsbelege
Eingangsbelege können zentral oder direkt am Arbeitsplatz gescannt
werden. Für die automatische oder automatisierte Verarbeitung der
gescannten Belege stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:
• Manuelle Indexerfasssung
• Barcodeerkennung und automatischer Indexabgleich für die
Verschlagwortung
• Automatisches Auslesen der Beleginhalte mittels OCR (z.B. auch
Freeform Erkennung)
• Prüfungsprozess durch integriertes Worfkflowsystem
• Die Methoden können unternehmensspezifisch gewählt bzw.
kombiniert werden.
Suche und Anzeige
Über eine frei konfigurierbare Hotkey Funktion in der iSeries
Anwendung gelangt die damit verbundene Suchfunktion zur
Ausführung. Befindet sich der Anwender z.B. in einer Buchungsmaske,
wird die Rechnungsnummer in der Anwendungsmaske ausgelesen und
damit eine Suche in windream gestartet (ohne weitere
Benutzereingaben) - das Dokument wird automatisch angezeigt; wird
jedoch z.B. die Auftragsnummer ausgelesen, dann erscheint eine
Suchergebnismaske mit einer Auflistung der in windream vorhandenen
23
Dokumente (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, etc.). Ein
Doppelklick auf den gewünschten Beleg öffnet diesen.
Hauptfunktionen
• Klassifizierung: Zuordnung des Dokuments zu einem bestimmten
•
•
•
•
•
•
•
Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Lieferschein, etc.)
Indizierung: Herausfiltern einer unbegrenzten Anzahl
Schlüsselbegriffe für die Verschlagwortung je Dokumenttyp
Dokumentenvereinzelung: Trennung von Mehrfach-Dokumenten je
Datei
Zuordnung von Archivverzeichnissen für die Ablage je
Dokumenttyp
Zuordnung von Zugriffsberechtigungen auf Basis Dokumenttyp
oder Indexfeld
Journalisierung aller Analyseprozesse
Dokumentenarchivierung im PDF Format
Suche der Belege direkt aus iSeries Anwendung oder windream.
ags andreas gruber software gmbh: move)arc
ags hat mit move)arc eine standardisierte Schnittstelle von Microsoft
Dynamics NAV zu dem Dokumentenmanagement- und Archivsystem
windream geschaffen. Durch die 100%ige Integration von windream in
die Microsoft Windows Betriebssystemwelt ist es die ideale
Kombination zwischen ERP-System und revisionssicherer
Archivierung von Dokumenten. Mit der Anbindung von windream an
die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV steht eine
Produktkombination zur Verfügung, die eine moderne
Auftragsbearbeitung (Einkauf und Verkauf) mit einem leistungsstarken
ECM-System verbindet. Sämtliche in Microsoft Dynamics NAV
erstellten Dokumente werden in windream abgelegt und können direkt
aus der Microsoft Dynamics NAV-Software recherchiert und angezeigt
werden. Als Basis dient ebenso wie bei Microsoft Dynamics NAV der
Microsoft SQL-Datenbank-Server.
Bereich Verkauf
Im Bereich Verkauf der Microsoft Dynamics NAV-Software können
Anwender die Belegarten Angebot, Auftrag, gebuchte Lieferung,
24
gebuchte Rechnung sowie gebuchte Gutschrift direkt in windream
archivieren und anschließend komfortabel verwalten.
Die von der ags entwickelte Schnittstelle move)arc ermöglicht es,
bestimmte Datenfelder aus Microsoft Dynamics NAV-Belegen direkt
an windream als Indexfelder zu übergeben. Somit lassen sich die Belege
automatisch in windream indizieren. Manuelle Eingriffe in den
Indizierungsvorgang sind nicht notwendig. Die Felder Typ (Microsoft
Dynamics NAV-spezifisch), Bereich (Verkauf, Einkauf), Belegart,
Belegnummer und Belegdatum sowie das Buchungsdatum (bei gebuchten
Belegen) und die Debitorennummer werden standardmäßig an
windream zur Indizierung weitergeleitet.
Die Archivierung kann automatisch beim Ausdrucken eines Belegs
ausgelöst werden. Das Modul lässt sich individuell anpassen. Die
Konfiguration ermöglicht es Anwendern zum Beispiel, Belege bereits
während des Buchungsvorgangs automatisch an windream zu
übergeben.
Bereich Einkauf
Im Bereich Einkauf können die in Microsoft Dynamics NAV
gebuchten Belegarten Anfrage, Bestellung, Gebuchte Lieferung, Gebuchte
Rechnung und Gebuchte Gutschrift archiviert werden. Zur Indizierung
verwendet die Software die Datenfelder Typ (Microsoft Dynamics
NAV-spezifisch), Bereich (Verkauf, Einkauf), Belegart, Belegnummer,
Belegdatum, Buchungsdatum (nur bei gebuchten Belegen) und die
Kreditorennummer. Auch in diesem Bereich kann die Archivierung beim
Ausdruck eines Belegs ausgelöst werden.
Offene Schnittstelle
Aufgrund der offenen Schnittstellenarchitektur ist die Liste der
Indexfelder zur automatischen Beleg-Indizierung beliebig veränderbzw. erweiterbar.
Darüber hinaus können in windream abgelegte und archivierte Belege
aus der Microsoft Dynamics NAV-Anwendung recherchiert und über
eine integrierte Schaltfläche direkt angezeigt werden. Microsoft
Dynamics NAV speichert die Belege im universellen PDF-Format,
während gescannte Dokumente in einem beliebigen Format abgelegt
werden können.
In einer weiteren Ausbaustufe der windream-Integration plant ags die
automatische Zuordnung von gescannten Eingangsbelegen mittels
Barcodenummern, die als Pflichtfelder in Bestellungen, Rechnungen
und Gutschriften eingefügt werden.
ags andreas gruber software gmbh
1986 wurde die ags gmbh von Andreas Gruber mit dem Ziel
gegründet, maßgeschneiderte IT für den Mittelstand zu entwickeln.
Heute, 20 Jahre später, sind weltweit in über 250 Unternehmen ags-
25
Lösungen im Einsatz, in erster Linie ERP-Software auf der Basis von
Microsoft Dynamics ™ NAV.
Von den zwei Standorten Essen und Nürnberg aus werden Hardsowie Softwaresysteme bei Kunden aus Dienstleistung, Industrie und
Handel implementiert.
doctopus it systeme gmbh: FOSS 2 windream
Die doctopus it systeme gmbh hat eine neue Schnittstelle zwischen
dem ERP-System FOSS der Ordat GmbH und windream entwickelt.
Produktvorteile
Archivierung und Dokumentenmanagement sind im Zusammenspiel
mit einer ERP-Lösung wesentliche Elemente moderner KnowledgeManagement-Systeme. Dokumentenmanagement-Systeme managen
Wissen durch sinnvolles Kategorisieren, schnellen Zugriff, effiziente
Dokumentenweiterleitung, sowie die Kooperation mit anderen
Anwendungen und Applikationen. Eine Integration von windream in
das ERP-System FOSS soll das Ablegen und Suchen bzw. Abfragen
von Informationen auch aus dem FOSS-ERP-System möglich machen.
Die Funktionalitäten einer intelligenten Dokumentenverwaltung,
sowohl direkt aus FOSS als auch nur aus windream heraus nutzen zu
können, ist das Ziel.
Frühes und gleichzeitiges Erfassen
Sind die Dokumente bereits im Posteingang (“Frühes Erfassen”)
gescannt worden und liegen digital bei der Buchung vor, so werden die
Indexwerte beim Abschließen des Buchungsvorgangs automatisch
ausgefüllt. Im Fall, dass während der Buchung die Dokumente
gescannt werden (”Gleichzeitiges Erfassen”), so ist auch hier die
automatische Indexübergabe gewährleistet.
Spätes Erfassen
Erfolgt das Scannen erst nach der Buchung (”Spätes Erfassen”), das
heisst, der Beleg liegt noch in Papierform vor, wird z.B. der der
Belegnummer entsprechende Barcode aus FOSS erfragt und dem
Dokument zugeordnet. Durch diese Zuordnung erfolgt das komplette
Ausfüllen aller Indexdaten über Batchläufe. Danach stehen die
Dokumente für die Anzeige bereit.
26
Buchungslisten und Belege, die zur internen Kontrolle im System
verbleiben, werden über die Druckdaten-Konvertierung an das
windream Archiv übergeben.
Mit ausgehenden Dokumenten, wie Auftragsbestätigungen,
Lieferscheinen und Rechnungen wird genauso verfahren. In beiden
Fällen erfolgt eine automatische Indexierung.
Recherche
Die Integration der Abfrageoption in FOSS erlaubt alle zu einem
Vorgang abgelegten Dateien mittels Viewer des Archivsystems
anzuzeigen. Eine Abfrage dieser Dokumente ist jederzeit auch aus
windream direkt möglich. Das bedeutet, die Recherche ist auch dann
gewährleistet, falls an einem Arbeitsplatz FOSS nicht installiert sein
sollte. Die Abfrage erlaubt aus beiden Systemen das Finden von
Eingangs- sowie Ausgangsdokumenten als auch von Buchungslisten
und Belegen.
DOSOFT GmbH: windream für IBM iSeries/i5
Der Dortmunder windream-Partner DOSOFT GmbH hat eine voll
integrierte Schnittstelle entwickelt, über die windream zusammen mit
der Rechnerfamilie iSeries/i5 (AS/400) eingesetzt werden kann. Damit
steht Unternehmen, die dieses IBM-System als Plattform für ihre ERPAnwendungen einsetzen, erstmalig eine leistungsfähige und leicht
bedienbare ECM-Komponente zur Verfügung, die vollständig in das
Windows-Betriebssystem integriert ist.
Betriebswirtschaftliche Anwendungen auf der iSeries wie z.B. ERP-,
PPS- oder Warenwirtschaftssysteme erzeugen ihre Ausgangsbelege als
Druckspool im System, wodurch bei der Archivierung eine vollständige
Automatisierung zu erzielen ist. SPOOLARC/400 ist die Lösung, die
das dafür notwendige Spool-Management bereitstellt und durchführt.
Der gesamte Druckoutput auf der iSeries wird durch SPOOLARC/400
27
ständig überwacht und kann über eine neu entwickelte Schnittstelle
zum Windows-Server automatisch in windream archiviert werden.
Dabei werden alle auf der iSeries möglichen Druckdatenströme wie
SCS, IPDS oder AFPDS unterstützt. Die Überwachung und
Weiterverarbeitung des Druckspools ist komplett als Batchjob
konzipiert und läuft ohne manuelle Eingriffe vollständig automatisiert
im Hintergrund. Dabei kann das Tool durch externe Steuerung und
Parametrisierung individuell an die unterschiedlichen Erfordernisse des
einzelnen Unternehmens angepaßt werden.
Leichte Konfiguration
Die einfache Administration des Spool-Management-Tools ist
vollständig in eine Dialog-Oberfläche eingebettet. Die Konfiguration
für die Überwachung und Folgeverarbeitung des Druckoutputs
innerhalb der iSeries erfolgt über einzelne Programmfunktionen. Dies
sichert ein einfaches Handling sowie eine schnelle
Anzeige/Änderbarkeit der bestehenden Konfigurationseinstellungen.
Neben Funktionen zur Definition der Umgebung und Objekte
innerhalb der iSeries, z.B. zu überwachende Bereiche oder zu
archivierende Spoolfiles und deren Attribute (Abbildung unten), gibt es
Möglichkeiten, die Runtime-Attribute des Archivierungsjobs für die
Verarbeitung der Spooldateien (z.B. die zeitgesteuerte Ausführung der
Prozesse) zu bestimmen.
Für den laufenden Betrieb existieren Anzeigeoptionen für gerade in
Bearbeitung stehende Ausgangsbelege und ein Batch-Log mit der
Aufzeichnung von Verarbeitungsunregelmäßigkeiten. Einstellungen für
die Folgeverarbeitung und Reorganisation der Spooldateien schaffen
Möglichkeiten, die Belege nach Bereitstellung für windream
abschließend auf der iSeries weiterzuverarbeiten.
Übernahme in windream
Die Ausgangsbelege werden auf dem windream-Server vom
Archivierungs-Batchjob bereitgestellt und die Spooldateien in das PDFFormat konvertiert. Die Dokumente werden analysiert, klassifiziert,
indiziert und im ECM-System archiviert. Alle Prozesse auf dem ECMServer laufen zeitgesteuert und automatisiert.
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Reynolds & Reynolds: windream für incadea
The Reynolds and Reynolds Company mit Entwicklungszentrum
incadea in Raubling bei Rosenheim hat in Kooperation mit der
windream GmbH und deren österreichischem Partner Pronobis aus
Wien eine neue windream-Schnittstelle entwickelt. Die Software
verbindet "incadea", eine Branchenlösung für Kfz-Handel und
Werkstätten, mit dem Dokumenten-Management- und Archivsystem
windream. Durch die neue Schnittstelle wird incadea um eine moderne
ECM- und Archivlösung erweitert.
Die Schnittstelle ermöglicht es, mit incadea erzeugte Belege nach
windream zu exportieren und sie dort mit den windream-spezifischen
ECM-Funktionen zu verwalten und zu archivieren. Somit stehen
Anwendern von incadea sowohl die vollständige windream
Dokumenten-Management-Funktionalität als auch die komfortablen
Archivierungsfunktionen des revisionssicheren windream
Langzeitarchivs zur Verfügung.
Vor dem Export nach windream werden die mit der incadeaAnwendung erzeugten Dokumente automatisch in das universelle
TIFF-Dateiformat umgewandelt. Die Übergabe der TIFF-Dokumente
an windream erfolgt über ein spezielles Importprogramm, das den
Datenaustausch steuert und überwacht. Zusätzlich zu der Erzeugung
der TIFF-Dateien generiert das System Druckdateien, die eine Ausgabe
der Dokumente auf einem Drucker ermöglicht. Belege, die nach
windream exportiert werden sollen, können während des
Exportvorgangs in frei definierbaren Ordnern des windreamLaufwerks abgelegt werden. Eine gezielte Dokument-Recherche lässt
sich sowohl aus windream als auch aus incadea ausführen.
incadea - Technologie auf Navision-Basis
Technologisch basiert incadea auf Microsoft Navision, einer weltweit
bekannten und führenden Lösung für betriebswirtschaftliche
Anwendungen. Die Software repräsentiert eine betriebswirtschaftliche
Branchenlösung, die speziell für Kfz-Händler und -Werkstätten
entwickelt wurde. Das Produkt wird international angeboten und gilt
als besonders hochwertig. Zudem zeichnet es sich durch ein attraktives
Preis-/Leistungsverhältnis aus.
incadea erweitert die betriebswirtschaftlichen Standardfunktionen von
Microsoft Navision um spezielle Anwendungen für die Kfz-Branche.
Das System ist modular aufgebaut und kann je nach Bedarf um
29
Anwendungen für die Geschäftsbereiche Kundendienst & Werkstatt,
Teilehandel, Fahrzeughandel, Verwaltung, Marketing, Datenaustausch
sowie Management und Controlling aufgerüstet werden. Die Software
überzeugt darüber hinaus mit hohem Bedienkomfort und hoher
Verarbeitungsgeschwindigkeit.
e.bootis ag: windream für e.bootis-ERP II
Die e.bootis ag, Hersteller und Anbieter des hochmodernen, auf Javaund .NET-Technologie basierenden ERPII-Systems e.bootis-ERPII,
plant eine Anbindung ihres Systems an windream. Vorteil für
mittelständische Handels- und Fertigungsunternehmen: Bediener
arbeiten bequem in der gewohnten e.bootis ERPII-Umgebung und
legen automatisch sämtliche Unterlagen systematisch archiviert in der
integrierten Lösung ab. Das ECM-System muss weder gestartet noch
gesondert bedient werden. Zeitaufwand und Kosten, die Bedienung
eines ECM-Systems zu erlernen, entfallen ersatzlos. Gleichzeitig
profitieren Anwender von den Arbeitserleichterungen, die ein ECMSystem bietet.
e.bootis ERPII wurde auf Basis von Web-Technologien wie Java und
XML als komplette Neuentwicklung konzipiert. Die
plattformunabhängige Lösung basiert auf modernster multi-tierArchitektur und besteht aus einzelnen Geschäftsobjekten, die die
Geschäftslogik repräsentieren.
Für e.bootis ERPII-Anwender ergeben sich daraus vielfältige Vorteile:
Aufwändige dokumentenbezogene Ablage- und Suchzeiten, die die
Produktivität im Unternehmen entscheidend hemmen, gehören der
Vergangenheit an. Aus dem ERP heraus lassen sich Unterlagen leicht
und bequem einem Auftrag, einem Projekt oder einem Kunden
zuordnen, bis hin zur vollständigen Kundenhistorie. Leistungsfähige
komfortable Suchfunktionen in e.bootis ERPII ersparen aufwändige
Recherchen und ermöglichen eine lückenlose Auftragsverfolgung. Das
erleichtert nicht nur das Qualitätsmanagement. Auch Kundenanfragen
lassen sich deshalb schneller abwickeln, benötigte Dokumente lassen
sich in Sekundenschnelle direkt am Arbeitsplatz finden und aufrufen.
Anwender reduzieren Zeiten für interne Kopieraufwendungen ebenso
wie den Aufwand für Ab- und Wiedervorlage.
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Über die e.bootis ag
Die e.bootis ag mit Standorten in Essen, Waiblingen, Köln, Hamburg
und Kapstadt, Südafrika, ist Entwickler und Anbieter der ERPIILösung e.bootis-ERPII. Rund 120 Mitarbeiter setzen sich für den
Erfolg des deutschen Unternehmens, das seit über 20 Jahren am Markt
agiert, ein. Mit der neuen, leicht bedienbaren und voll skalierbaren
ERPII-Lösung wendet sich e.bootis an mittelständische Kunden in
Industrie, Handel und Dienstleistung sowie an Großunternehmen. Der
Klientel garantiert die auf modernsten Technologien basierende,
plattformunabhängige und kostengünstige Lösung Zukunfts- und
Investitionssicherheit. e.bootis-ERPII ist einfach und nahtlos in
vorhandene IT-Umgebungen integrierbar. Umfassende Service- und
Beratungsleistungen, die wirtschaftliche und technologische
Kompetenz vereinen, ergänzen das leistungsfähige Produktportfolio
des inhabergeführten Unternehmens. Auf die Softwarelösungen der
e.bootis ag vertrauen Unternehmen wie der IB Internationaler Bund,
Frankfurt, Linde Kältetechnik, Bad Hersfeld, AKG Acoustics, Wien,
Schmitz Cargobull, Horstmar, Bayerisches Staatsministerium für
Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz, München, Henschel &
Ropertz, Darmstadt, Bahmüller, Plüderhausen oder WEMAG, Fulda.
Mehr Informationen unter www.ebootis.de.
Active Projekt GmbH: BT-Connect to windream
BT-Connect * CL-to windream (Schnittstelle für die Sage Classic
Line und Office Line)
BT-Connect ist eine Anbindung der ERP-Lösung Classic Line von
Sage an windream. Mit dieser integrierten Lösung steht eine moderne
Produktkombination bestehend aus einer Auftragsbearbeitung (Einkauf
und Verkauf) oder Finanzbuchhaltung und einem komfortablen und
leistungsstarken ECM-System zur Verfügung. Sämtliche
vorgangsrelevanten Dokumente der Classic Line werden automatisch
indexiert und typenbezogen in windream abgelegt.
Alle im ECM-System abgelegten Dokumente (aus internen und
externen Quellen und Unternehmensbereichen) können direkt aus der
Classic Line heraus oder auch ohne Classic Line mittels windreamSuche recherchiert und angezeigt werden.
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Active Projekt GmbH
Die Active Projekt GmbH, Oberhausen, wurde 2001 von Siegfried
Grandt gegründet. Mittlerweile vertreibt, unterstützt und betreut das
Team aus 23 Mitarbeitern kaufmännische Lösungen für Handel,
Fertigung und Handwerk im Bereich kleinerer und mittelständischer
Unternehmen. Die Active Projekt GmbH steht seinen Kunden mit gut
geschultem Personal und einer 15-jährigen Erfahrung durch die dsberatung im Bereich projektorientierter Kundenbetreuung zur Seite.
Als Solution-Center der sage Gruppe sowie Business Solution Partner
der Microsoft Corporation ist es Active Projekt möglich, Unternehmen
eine komplette Softwarelösung zuzuordnen, die in jedem Bereich
zeitsparend und kostensenkend arbeitet. Durch eigenständige
Anpassungen bietet die Active Projekt GmbH Flexibilität und
Individualität. Neben dem Vertrieb der speziell auf die Kunden
zugeschnittenen Softwarelösungen verfügt die Active Projekt GmbH
über weitere weitgefächerte Dienstleistungsangebote wie z.B. die
Gestaltung von Internetseiten inklusive individueller Datenbanken und
Webshop-Anbindungen, die komplette Netzwerktechnik sowie Hardund Softwaresysteme.
32
Groupware
FlowCom IT Solutions GmbH:
FCS-Informationsdrehscheibe verbindet windream und
David
Dokumente aus der Kommunikationssoftware David, eine
Entwicklung von Tobit, werden im windream-Archiv abgelegt
(archiviert). Damit die Dokumente später schnell auffindbar sind,
ergänzt FCS die Dokumente im windream-Archiv automatisch um
Suchbegriffe (Verschlagwortung/Indexierung).
In David eingehende Mails oder Faxnachrichten werden vom FCS
Server gelesen. Der FCS Server schreibt ein Protokoll. Die Nachricht,
eine Mail oder ein Fax, wird indiziert und an das windream-Archiv
übergeben. Die in David verfügbaren Informationen werden zur
Indizierung herangezogen. Wichtige Nachrichten können eine Mail, ein
Fax oder eine SMS auslösen.
Der Eingang einer Mail oder einer Faxnachricht in David löst ein
Ereignis im FCS Server aus. Ereignisse werden sofort, zeitgesteuert
(z.B. nachts, zu regelmäßigen Zeiten) oder manuell bearbeitet.
Ereignisse mit einem Wecker lösen eine Benachrichtigung per Mail,
Fax oder SMS aus. Ein manuelles Ereignis wird durch eine Schaltfläche
im David-Client initiiert. Das manuelle Ereignis wird mit Hilfe eines
vorbelegten Auswahlmenüs an das windream-Archiv übergeben.
Die Indizierung der David-Nachrichten erfolgt nach den verfügbaren
Feldern: Absender, Empfänger, Betreff und Volltext. Der Volltext
kann im Standard-Modus nur bei einer Mail indiziert werden.
Faxnachrichten werden durch ein optionales OCR-Modul
volltextindiziert.
Die Felder Absender und Empfänger können über Faxnummer oder
Email-Adresse aus dem David-Adressbestand aufgelöst werden. Für
den automatisierten Adressaustausch zwischen David und externen
Systemen ist eine optionale FCS-David-Adresskopplung verfügbar.
33
Nachrichten mit Volltext werden nach Schlüsselbegriffen durchsucht
und indiziert. Abhängig von Schlüsselbegriffen kann der windreamObjekttyp der übergebenen Nachricht gesteuert werden. Die
Schlüsselbegriffe werden mit Hilfe eines Auswahldialogs definiert.
Alle Ereignisse des FCS Servers werden in einem Protokoll
festgehalten. Die Ereignisse sind dokumentiert und können verfolgt
werden. Vorher definierte Schlüsselbegriffe (z.B. Faxnummer oder
Emailadresse eines wichtigen Kunden) können mit einem Wecker
versehen werden und lösen bei Eintreffen eine Benachrichtigung aus.
Informationsbus
Windream
FCS Server
Archiv
Schlagwort
Felder
Verknüpfung
Volltext
Regel basiert
David
Ein-/
Ausgang
Mail
Fax
Event
Echtzeit
manuell
Nachricht oder
Wecker
mit David
per Mail, Fax,
oder SMS
Protokoll
der
Transaktionen
Regelbasierte Verarbeitung
• Mail Archivierung
• Fax Archivierung
• Benachrichtigung bei Ereignissen, Wecker
Frei konfigurierbare Verschlagwortung nach z.B.
• Absender und
• Empfänger mit Auflösung aus dem David-Adressbestand
• Volltext
Zeitpunktwahl des Abgleichs
• Echtzeitverarbeitung
• zeitgesteuerte Automatikläufe
• manuelles Auslösen über GUI
Funktionserweiterungen durch
• David Programm-/Maskenerweiterungen
• für Templategestützte Archivierung beliebiger Dokumententypen
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Kontrolle und Überwachung
• Benachrichtigungsfunktion aus dem Transaktionsprotokoll
• an frei definierbare Empfänger per Mail, Fax, SMS
Minimale Vorraussetzungen für den FCS Server Einsatz
• Betriebssystem: Windows 2000, Windows XP, Linux ist in
•
•
•
•
Vorbereitung
Speicherbedarf: 50 MB freier Festplattenspeicher, 32 MB freier
Hauptspeicher
Netzwerk mit TCP/IP Protokoll
windream V 3.5 Installation
David-XL Installation
FlowCom IT Solutions GmbH
Durch langjährige Erfahrung in der Entwicklung von
Warenwirtschafts-, Vertriebs- und Provisionierungssystemen und dem
daraus resultierenden Lösungsangebot im Bereich PPS und
Projektmanagement stellt die FlowCom mit Sitz in Straubenhardt ein
innovatives und junges Unternehmen dar, das gemeinsam mit seinen
Kunden IT-Lösungen produktiv umsetzen kann.
Mit einem breiten Lösungsangebot im Bereich Workflow,
Produktkopplung und Messaging ergänzt die FlowCom IT Solutions
GmbH ideal die Defizite im Bereich der PPS-Funktionalität und stellt
dem Kunden zusammen mit Archivierung, CRM- und WANKopplungen ein umfassendes Leistungsportfolio zur Verfügung.
Nach umfassender Beratung durch das Team der FlowCom IT
Solutions GmbH wird dem Kunden ein individueller Lösungsvorschlag
unterbreitet und nach Implementierung unter fachübergreifender
Projektkoordination ein qualifizierter Support, oder sogar die gesamte
Administration der Systeme zur Verfügung gestellt.
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Pronobis GmbH: MailExtender für windream
Das Zusatzmodul MailExtender ermöglicht es auf komfortable Art, EMails aus Outlook 2000 oder Lotus Notes in windream zu speichern.
Die E-Mails können in einem ausgewählten windream Verzeichnis
abgelegt werden. Somit können einlangende Mails direkt aus dem
Posteingang einem bestimmten Projekt, einem Kunden oder auch
einem anderen Themengebiet sehr flexibel zugeordnet werden. Die EMails werden automatisch mit den Eigenschaften "Absender",
"Empfänger", "Betreff" und dem Datum indexiert.
Darüber hinaus können noch mailspezifische Indexe vergeben werden.
Die E-Mails werden in den Mailtext und in die Anlagen zerlegt. Der
Mailtext wird als Textdatei und die Anlagen im jeweiligen
Originalformat in windream archiviert. Die spätere Suche kann nicht
nur nach den Maileigenschaften erfolgen, sondern auch über den Inhalt
des Mailtextes und der Anlagen (Volltext). Um den Speicher des
Mailservers zu entlasten können die Mails nach erfolgter Archivierung
automatisch aus dem Outlook Posteingang bzw. der Notes Inbox
gelöscht werden.
Funktionsumfang
MailExtender wurde so weit flexibel gehalten, daß die verschiedenen
Funktionen benutzerspezifisch eingestellt werden können. Im
wesentlichen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
• Archivierung von einem oder mehreren selektierten E-Mails in
•
•
•
•
•
•
•
windream
Automatische, zentrale Ablage in einem vordefinierten windream
Verzeichnis oder Zuordnung zu einem Verzeichnis durch den
Benutzer (z.B. E-Mails von einem Kunden in den Kundenordner)
Die History-Funktion schlägt automatisch den zuletzt für den
Absender gewählten Speicherbereich wieder vor
Trennung von Mailtext und Anlagen
Ablage des Mailtextes (als txt-Datei) und der Anlagen im
Originaldateiformat
Wahlweise nur Archivieren der Anlagen
Wahlweise Einbindung der Mailinformationen (Absender,
Empfänger, Datum, Betrifft) in den archivierten Mailtext
Archivierte E-Mails werden automatisch mit den Maileigenschaften
"Absender", "Empfänger", "Betrifft" und “Eingangsdatum”
beschlagwortet
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• Optional können weitere Beschlagwortungen eingegeben werden
(Stichwörter, Kundenname, Projekt etc.)
• Für den Mailtext und den Inhalt der Anlagen (soweit möglich)
erfolgt neben der Beschlagwortung auch eine Volltextgenerierung
• Zur Entlastung des Exchange/Domino Servers Löschen der EMails aus dem Posteingang nach der Archivierung
• Weiterleiten der E-Mails - jedoch nicht mit den Originalanlagen,
sondern mit einem Verweis zu den in windream archivierten
Anlagen (Vermeidung von mehrfacher Archivierung des selben
EMails, Entlastung des Netzwerks).
37
Imaging / Data Capturing
Infover AG: DokProzessor WM
Der Infover DokProzessor überwacht neue Bilddaten-Objekte
aufgrund vorgegebener Suchprofile und wandeltaus allen unterstützten
Imageformaten automatisch in das entsprechende Zielformat. So
überführen Sie einfach und schnell Grafikdateien in weiterverarbeitbare
Word- oder 'PDF mit Text' unter Einbehaltung der windream Indexe.
Als Input wird lediglich eine Datei in einem in der Spezifikation
festgelegten Grafikformat vorausgesetzt.
Stellen Sie ein einheitliches Ablageformat oder die unmittelbare
textliche Weiterverarbeitungsmöglichkeit gescannter Dokumente mit
dem DokProzessor sicher. Als Dienst überwacht er vordefinierte
Ordner oder windream Suchprofile und wandelt Quelldokumente im
Bildformat in vorgegebene Zielformate um. So einfach gewinnen Sie
z.B. aus TIFF- oder PDF-Bild-Dateien recherchierbare PDFs mit Text.
Der Infover DokProzessor integriert mit ABBYY FineReader eine der
anerkannt besten OCR-Erkennungsprodukte im professionellen Markt
und garantiert beste Arbeitsresultate.
38
windream-Integrationspartner seit 2000.
Pronobis GmbH: ScanExtender und Planarchivierung
Für ECM-Anwendungen sind gescannte Dokumente eine von vielen
Dokumentenarten. Aber die Konvertierung von Papier in digitale Form
(TIFF Dateien) erfordert einige Spezialfunktionen, um den
Scanvorgang effizient und leicht bedienbar zu gestalten. Für die spätere
Suche müssen gescannte Dokumente manuell, mittels OCR oder über
Barcodes indiziert werden. ScanExtender stellt hier eine Reihe von
praxisgerechten Funktionen für die Bearbeitung zur Verfügung.
ScanExtender Basic
In der Grundversion unterstützt ScanExtender alle Scanner mit
TWAIN-Treiber und ermöglicht sowohl ein komfortables
Stapelscannen als auch den Import von bereits anderwertig erstellter
TIFF-Dateien (zentraler Netzwerk Kopierer/ Scanner,
Multifunktionsgeräte, Planscanner, etc.).
• Scannen über TWAIN Treiber
• Ansteuerung mehrerer Scanner an einem PC, Übernahme von
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
TIFF-Dateien aus Verzeichnissen
Automatische Übernahme und Bearbeitung von TIFF-Dateien aus
E-Mails
Blättern und zoomen
Ausrichten und Säubern der Seiten, drehen in 1° Schritten
Löschen einzelner Seiten
Umreihung der Seiten
Zuschneiden der Seiten auf Standardformate (A5, A4, A3;
Grossformat auch A2, A1, A0) bzw. frei wählbare Formate
Scanwiederholung, Hinzuscannen von Seiten
Freie Definition von Indexfeldern (in Dokumentenarten, vom
Scanoperator aus einer Liste wählbar)
Splitten der gescannten Seiten (scannen eines kompletten Stapels
und Trennung in Einzeldokumente nach Durchsicht am Schirm)
Wahl des Ausgabeformats - Einzelseiten oder mehrseitiges TIFF
automatische Indexierung und Ablage in ECM- oder Filesystemen
39
• Benutzerorientierte Freigabe von Funktionen
• Optional: Unterstützung von Scannern mit ISIS Treiber
ScanExtender Retusche/Notizen
Dieses Zusatzmodul ermöglicht die nachträgliche Manipulation von
gescannten Seiten.
• Löschen von Teilbereichen einer Seite (z.B. Entfernen von dunklen
•
•
•
•
•
Streifen)
Hinzufügen (und Löschen) von Linien, Rechtecken und
Freihandlinien in frei wählbaren Farben und Strichstärken
Automatische Bearbeitung - Ausrichten, Drehen, Säubern, Rand
entfernen im Stapelbetrieb
Stempelfunktion mit aktuellem Datum, Seitennummer, freiem Text
oder Anwendername
Automatisches Stempeln
Pressclipping Funktionen
ScanExtender IndexingPlus
Erweiterung der Basis Module um flexible Indexierungsmöglichkeiten
• Zuordnung von Thesaurus-Auswahllisten zu jedem Indexfeld in
jeder Dokumentenart. Die Thesauruslisten werden frei
konfigurierbar mit einer beliebigen Anzahl von Stufen und
Einträgen aufgebaut.
• Zuordnung von datenbank-basierenden (Access, SQL-Server,
Oracle etc.) Auswahllisten zu jedem Indexfeld.
• Zuordnung von Informationen aus Outlook Kontaktdaten
Barcode-Erkennung
• Erkennung von bis zu 4/8 Barcodes pro Seite
• Zuordnung von einzelnen Barcode-Bereichen zu Indexfeldern
• Unterstützung einer großen Anzahl von Barcode-Typen:
Interleave 2 of 5, Code 32, Code 39, Code 93, Code 128, Codabar,
EAN, etc.
• Automatische Dokumententrennung
• Verarbeitung von Trennblättern
• Bei automatischer Trennfunktion Prüfung auf multiple Barcodes.
Posteingangsverteiler
Für das Scannen und die Verarbeitung des gesamten Postein- gangs
bietet ScanExtender eine Reihe von Funktionen. So können
Dokumentenstapel bequem umsortiert oder gesplittet werden bevor sie
über den Postverteiler an die zuständigen Mitarbeiter bzw.
Benutzergruppen zur Indexierung bzw. Archivierung weitergeleitet
werden.
40
Zur automatischen Überwachung der Posteingangsverzeichnisse wird
für jeden Anwender ein entsprechender ScanMonitor mitgeliefert.
Grossformatige Pläne / Workflow
Für die Bearbeitung von grossformatigen Plänen und die
Automatisierung der Arbeitsabläufe sind entsprechende Zusatzmodule
verfügbar.
Pronobis GmbH: AxaptaLink für windream
AxapataLink für windream ermöglicht eine automatische und
gesetzteskonforme Archivierung aller MBS Axapta (Dynamics AX)
Belege und Dokumente in windream. Alle archivierten Dokumente
können komfortabel entweder direkt in Axapta als auch unabhängig
von einer Axapta-Installation in windream recherchiert und sofort
angezeigt werden.
Zusätzlich wird die bestehende Infrastruktur mit allen Office-, Mail
und anderen Anwendungen unterstützt. Durch die direkte Integration
von windream ist es sehr einfach, alle Dokumente zu einem Kunden
oder Auftrag bzw. eine komplette Projektdokumentation auf
Knopfdruck am Arbeitsplatz anzuzeigen und an Mitarbeiter und
Kunden weiterzuleiten.
Belegarchivierung
Durch den Einsatz von AxaptaLink für windream ist es möglich, jeden
in Axapta erstellten Beleg in windream abzulegen. Die Belege werden
hierbei in ein Standard-PDF-Format (revisionssicher,
plattformunabhängig) konvertiert und das Firmenbriefpapier
automatisch hinterlegt. Hiermit kann der "Originalbeleg" später direkt
aus windream per Mail oder Fax verschickt werden. Das Briefpapier
kann pro Belegart/Mandant frei zugeordnet werden. Neben den
Indexdaten können auch die gesamten ASCII-Daten für die
Volltextsuche übergeben werden.
Die Archivierung von Dokumenten erfolgt automatisch oder
benutzergesteuert. Die Beleg-Archivierung wird zentral eingerichtet
und erfolgt über einen automatischen, zeitgesteuerten Importlauf. Eine
41
Vielzahl von individuellen Einstellmöglichkeiten erlaubt eine flexible
Anpassung an die verschiedensten Systemumgebungen.
Eingangsrechnungen
In AxaptaLink für windream ist die automatische Verarbeitung von
Eingangsbelegen mit Barcode-Erkennung integriert. Hierfür werden die
Eingangsrechnungen entweder vor dem Scannen mit fortlaufenden
Barcode-Nummern versehen, oder der Barcode wird aus der Axapta
Buchungsmaske erstellt. Damit werden Eingangsrechnungen
automatisch einem Buchungssatz zugeordnet. Auch Ausgangsbelege
können gescannt und per Barcode vollautomatisiert archiviert werden.
Suche und Anzeige
In jeder beliebigen Maske von Axapta kann eine Schaltfläche oder ein
Menüeintrag integriert werden, der die Suche in windream startet.
Durch Betätigung der Schaltfläche wird im Hintergrund automatisch
die Suche nach den entsprechenden Dokumenten ausgeführt. Wird nur
ein Dokument
gefunden, dann wird dieses sofort geöffnet. Enthält die Ergebnisliste
mehrere Dokumente, wird die Liste zur Auswahl des gewünschten
Dokumentes angezeigt. In der Liste werden neben
dem Dokumentennamen und -typ auch weitere Indexdaten zur
Information eingeblendet. Innerhalb dieser Liste kann nun das
entsprechende Dokument ausgewählt und angezeigt, per Mail
verschickt oder verfaxt werden.
Infover AG: ScanImporter
Sie kennen das Problem aus dem Tagesgeschäft: Ihre eigenen
Dokumente sind in der elektronischen Ablage im direkten Zugriff. Bei
der Suche nach Dokumente zu einem bestimmtenGeschäft greifen Sie
für Papierdokumente doch wieder auf die herkömmliche Ablage
zurück. Eine Herausforderung, die Sie einfach und effizient mit dem
ScanImporter der Infover AG lösen. Einzeldokumente, Belege mit
oder ohne OCR-/Barcoderkennung erfassen Sie sicher und schnell in
Ihrem Filesystem oder direkt im Dokumentenmanagement System
windream.
Der ScanImporter fokussiert die einfache und effiziente Bedienung für
den Endanwender. Die Infover one-Button-Technologie garantiert
hierbei minimalsten Erfassungsaufwand bei optimalem Komfort für die
42
Verarbeitung vonEinzeldokumenten wie auch von barcodeindexierten
Stapelverarbeitungen. Damit sichert Ihnen der ScanImporter die
Zuführung von Papierdokumenten in Ihr umfassendes
Informationssystem und eliminiert einen weiteren Medienbruch für die
tägliche Informationsbeschaffung.
Konfiguration
Die Anlage verschiedener Profile erlaubt Ihnen eine differenzierte
Verarbeitung nach Dokumenttypen. Im entsprechenden Profil legen
Sie die Grundparameter für die Verarbeitung wie Namensvergabe,
Speicherort, Barcoderkennung und Stapeleigenschaften fest. Optional
konfigurieren Sie hier die Verarbeitung des Workflow (z.B. MSExchange) oder die Speicherung in ein Dokumenten-ManagementSystem.
Barcode- und OCR-Erkennung
Die optimale OCR- und Barcodeerkennung (EAN8/13, Code39/128,
Interleaved 25, Check Code 39 und Interleave 25) wird durch den
Einsatz von FineReader garantiert. Es werden 177 Sprachen wie auch
einfache chemische Formeln sowie OCR-B, OCR-A und MICR(E13B)
und PDF417 unterstützt.
Mail- und Workflowintegration
Möchten Sie die benötigten Dokumente nicht nur speichern, sondern
auch gezielt und automatisiert von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter
weiterleiten, so besteht die Möglichkeit, eine Arbeitsgruppenfunktion
für die Weiterleitung der Eingangspost einzurichten. Der ScanImporter
bietet direkte Schnittstellen zu Microsoft Exchange und verschiedenen
Workflow-Systemen.
43
iC Consult GmbH: eLAP
Die Software-Lösung eLAP ermöglicht es Unternehmen, umfangreiche
Dokumentbestände, die auf Papier vorliegen, komfortabel und schnell
zu digitalisieren. Ein besonderes Leistungsmerkmal - das eLAP von
anderen Systemen unterscheidet - besteht darin, dass Anwender auch
von externer Seite über eine Web-Applikation unabhängig von ihrem
aktuellen Standort in den Digitalisierungsprozess eingreifen und ihn
kontrollieren können.
Die Indizierung und Speicherung digitalisierter Dokumente erfolgt
automatisch in einem einzigen Prozess. Nach der Speicherung in
elektronischer Form lassen sich alle Dokumente mit den Funktionen
des Dokumenten-Management- und Archivsystems windream weiter
bearbeiten, verwalten und archivieren.
eLAP reduziert den üblicherweise beim Digitalisieren großer
Papierarchive anfallenden Zeit- und Kosten-Aufwand um mindestens
50%. Bei der Entwicklung der Lösung stand das Ziel im Vordergrund,
den Übergang vom papierbasierenden zum elektronischen Archiv so
zügig und reibungslos wie möglich zu realisieren und den Zugriff auf
zwischenzeitlich benötigte Dokumente konsequent aufrecht zu
erhalten.
Die Lösung ist branchenunabhängig und kann in sehr kurzer Zeit auf
individuelle Bedürfnisse eines Unternehmens angepaßt werden. Eine
Besonderheit ist, dass externe Anwender jederzeit die Möglichkeit
haben, den Status eines einzelnen Dokuments abzufragen. Dies ist
insbesondere bei großen Dokumentenarchiven relevant. Der gesamte
Scanprozess kann über integrierte technische Schnittstellen permanent
überwacht werden. Ein weiteres Leistungsmerkmal besteht darin, für
Dokumente, die z.B. aus rechtlichen Gründen in Papierform
aufbewahrt werden müssen, eine spezielle „Lagerhaltung“ zu
integrieren. Sie ermöglicht es, diese Dokumente schnell zu
identifizieren und aufzufinden.
Die Lösung kann darüber hinaus auch für die tägliche Erfassung neu
eingehender Papierdokumente (z. B. im Posteingang) eingesetzt
werden. Sie ist sowohl zentral als auch dezentral nutzbar und
unterstützt die verschiedenen Anforderungen von Unternehmen.
eLAP basiert auf modernster Technologie (WEB-Applikation, ECMIntegration in windream) und erfüllt alle sicherheitsrelevanten
44
Anforderungen von Unternehmen. Die Lösung gewährleistet zudem
eine lückenlose und vollständige Digitalisierung aller Dokumente eines
Archivs durch die integrierte Prozesskontrolle.
Durch die vollständige Integration in das Dokumenten-Managementund Archivsystem windream können Anwender die gesamte
Funktionalität des ECM-Systems nutzen. Alle in windream
gespeicherten Dokumente aus ehemaligen Papierarchiven lassen sich
mit windream schnell und effizient recherchieren. Das Rechtekonzept
von windream garantiert, dass nur berechtigte Anwender dazu
ermächtigt sind, auf bestimmte Dokumente des elektronischen Archivs
zuzugreifen.
Durch die Verwendung der Standardtechnologien und –produkte von
Microsoft ist die Integration in die jeweils bestehende IT-Infrastruktur
eines Kunden kostengünstig und rasch zu realisieren.
iC Consult GmbH
Die iC wurde 1997 in München gegründet und zählt zu den
erfolgreichen Lösungsanbietern in den Bereichen der Meta-Directories
und der Anwendungsautomation mit Outlook/Exchange.
iC bietet seinen Kunden Lösungen zur komplexen
Unternehmensdaten-Integration. Dazu integrieren und erweitert iC
bereits eingesetzte Standardprodukte und Individuallösungen zu einer
betriebsfertigen Gesamtlösung.
Schwerpunkte der Unternehmensaktivitäten sind zum einen die
personenbezogene Datenverwaltung, wobei die Daten aus NT-, aus
Business-Applikationen, aus Exchange oder anderen Verzeichnissen
stammen. Die Daten werden synchronisiert und zur Entlastung der
Administration in einem Meta-Directory / Profile Management zur
Verfügung gestellt. Einen weiteren Schwerpunkt für die
Unternehmendaten-Integration bilden die Informationen. Diese
kommen ebenfalls aus unterschiedlichsten Quellen wie Exchange,
ECM / Archiv, aus einem Filesystem oder aus adhoc-Infos. die
Informationen werden durch automatische Klassifizierung zur
schnellen, präzisen, quellenunabhängigen Recherche zur Verfügung
gestellt. Ziel ist es, dem Benutzer personenbezogene Daten ebenso wie
Informationen unter einer Oberfläche (z.B. Outlook) zur Verfügung zu
stellen.
45
doctopus it systeme gmbh: IDP (Incoming Document
Processing)
Die doctopus it systeme gmbh hat mit IDP eine Lösung zur
automatischen Erfassung eingehender Dokumente entwickelt. Diese
Lösung ist speziell für die Erfassung von Rechnungen über BarcodeEtiketten vorgesehen und wird den spezifischen Anforderungen
gerecht, die Unternehmen an eine höhere Verfügbarkeit von
Informationen und deren permanente Präsenz stellen.
Barcode gewährleistet eine eindeutige Identifikation
Eingehende Rechnungen durchlaufen auf konventionellem Weg das
Unternehmen. Dies bedeutet keine oder wenig organisatorische
Umstellung des Arbeits- und Papierflusses. Alle bis dahin auf dem
Papier vermerkten Notizen werden bei der Buchung und beim späteren
Erfassen elektronisch berücksichtigt. An den Buchungsarbeitsplätzen
werden die Buchungsvorgänge vom ERP-System automatisch mit einer
eindeutigen Nummer versehen. An diesen Arbeitsplätzen wird die von
doctopus it systeme gmbh entwickelte Software zur
Barcodegenerierung in Kombination mit Barcodedruckern installiert.
Mittels dieses Programms wird der Wert der eindeutigen
Buchungsnummer per Tastenkombination als Barcode erzeugt und
ausgedruckt. Die Lösung ist für alle Windows basierten ERP-Systeme
einsetzbar.
IDP nutzt die Spendefunktion des Druckers, durch die die Etiketten
direkt entnommen und auf die erste Seite der Rechnungen aufgeklebt
werden können.
Beleggut in jeder Qualität wird im Stapel erfasst
Unter den Gesichtspunkten des aufkommenden Datenvolumens, den
unterschiedlichen Beschaffenheiten der Papiere wie Papierstärke,
Farben und Druckverfahren wird der Scanner für das individuelle
Projekt ausgewählt. Der Scanner kommt an einer zentralen Stelle zum
Einsatz und erlaubt ein Stapelscannen durch einen Vorlageneinzug.
Auch doppelseitige Dokumente werden mittels einer
Doppeleinzugskontrolle am Scanner verarbeitet. Zusätzlich wird eine
auf das Projekt abgestimmte, konfigurierbare Scansoftware eingesetzt.
Sie ist in der Lage, aus dem Stapel der gescannten Blätter den Barcode
auf jeder ersten Seite einer Rechnung zu erkennen und daraus ein
Dokument (Multipage- oder Singlepage- Tiff-Datei) zu erzeugen. Der
aus den aufgeklebten Etiketten ausgelesene Barcodewert wird in eine
zugehörige Indexdatei geschrieben. Die Scansoftware ist dabei so
46
konfigurierbar, dass die Indexdatenformate auf das angeschlossene
ECM-System windream abgestimmt werden können.
Automatisierte Verschlagwortung
Nach dem Scannen startet der Benutzer die von doctopus it systeme
gmbh entwickelte Anwendung Doctopus zur Indexdatenverknüpfung.
Dazu müssen die aus dem ERP-System generierten / entnommenen
Daten an einer beliebigen Stelle im Netzwerk zur Verfügung stehen.
Dabei ist das interne Format der Indexdateien nicht relevant. Die
Anwendung kann darauf abgestimmt werden. Die eingescannten
Bilddateien und die Informationen aus den Buchungen werden über die
Buchungsnummer zusammengeführt und für den Import in windream
in aufbereiteteter Form zur Verfügung gestellt. Zur Minimierung
möglicher Fehlerquellen und zur Vermeidung fehlerhafter
Indizierungen in windream wurde ein umfangreiches Instrumentarium
von Prüfungen und Protokollierungen geschaffen. So ist es nicht
möglich, dass Dokumente doppelt indiziert, gleiche Barcodes
verarbeitet oder Dokumente übersehen werden, die nicht gescannt
wurden. Die jederzeit einzusehenden Fehlerprotokolle erlauben die
konkrete Recherche nach Fehlerursachen.
Die automatische Übergabe an windream erfolgt zeitgesteuert oder
auch manuell mit der Doctopus-Importroutine.
mhi Informationstechnik GmbH: BDOcs für windream
Zu den Geschäftsprozessen eines Unternehmens gehört das Arbeiten
mit Papier, sei es die eingehende Post zu verteilen oder Daten aus
Belegen zu erfassen. Eine Automatisierung ist allerdings nur schwer
oder gar nicht zu erreichen, da die Belege zumeist unstrukturiert sind.
47
Konventionelle Schrifterkennungstechnologien (OCR/ICR) erwarten
feste Strukturen, in der Regel Formulare.
BDOcs bietet hier eine automatische Lösung zum Klassifizieren,
Erfassen und Verarbeiten von teil- oder unstrukturiertem Beleggut.
Durch seinen regelbasierten Workflow ist BDOcs in der Lage,
unterschiedlichste Belege zu ordnen, die verarbeitungsrelevanten Daten
zu extrahieren und sie den fortführenden Verarbeitungsprozessen zur
Verfügung zu stellen.
BDOcs arbeitet als Einzelplatzsystem genauso wie als Client-ServerAnwendung und bietet zudem eine online- bzw. webbasierte Lösung
zur Datenerfassung an. Das Workflow-Management-Tool erlaubt
beliebige Ergänzungen und die Administration des
Verarbeitungsablaufs, je nach Anforderung und Umfang der
Belegverarbeitung. Das Regelwerk ist frei konfigurierbar und so für alle
Anforderungen an die Erfassungssoftware exakt einstellbar. Durch die
integrierten grafischen Benutzeroberflächen ist eine interaktive
Kommunikation zwischen Benutzer und System sehr einfach.
Anwendungsmöglichkeiten
BDOcs wird beispielsweise für die Erfassung und Verarbeitung von
Eingangsrechnungen verschiedener Lieferanten genutzt. Neben der
Zuordnung zu entsprechenden Stammdaten kann die Auslesung aller
Einzelpositionen mit passendem Bestelldatenabgleich erfolgen.
BDOcs lässt sich auch zur Klassifizierung von Eingangspost bis hin
zur Weiterleitung an die Bearbeitungsstelle bzw. an das entsprechende
windream-Archiv nutzen. Durch diese automatisierte Erfassung
unstrukturierter Belege werden verschiedenste Geschäftsprozesse
abgebildet, automatisiert und so stark vereinfacht.
Anwender sparen auf diese Weise kann in jedem Schritt Zeit und Geld
und können das umständliche Arbeiten mit Belegen in Papierform auf
ein Minimum reduzieren.
Über die XMLTowindream-Schnittstelle lassen sich die Belege
einschließlich aller Indexdaten automatisch in windream archivieren
und später schnell recherchieren.
mhi Informationstechnik GmbH und BDOcs
Der windream-Partner mhi Informationstechnik GmbH mit Sitz in
Much (Kreis Siegburg) ist der deutsche Distributor von BDOcs, einer
Entwicklung von Datacap.
48
BDOcs repräsentiert eine Data Capturing-Software, die Dokumente
innerhalb ihres Beleg-Workflows in elektronische Transaktionen
umwandeln kann. Jede Transaktion wird geprüft, bevor sie freigegeben
wird. Damit ist die Weiterverarbeitung korrekter Daten garantiert. Mit
der Datenerfassung werden simultan auch die Bilder der Dokumente
gespeichert, wobei die Anbindung bzw. Übergabe an praktisch jede
Archivierung wie zum Beispiel ERP usw. möglich ist.
mhi Informationstechnik GmbH: PaperKeyboard for
windream
PaperKeyboard ist eine Softwarelösung zum Auslesen von Belegen. Sie
erkennt Markierungen (OMR), Maschinenschrift (OCR), Barcodes und
insbesondere auch Handschrift (ICR). Aufgrund der Variabilität im
Austausch der gelesenen Daten mit anderen Systemen wird
PaperKeyboard auch häufig als Erfassungsstation für die elektronische
Belegarchivierung genutzt. Die vielfältigen Erkennungskomponenten
ermöglichen eine schnelle und sichere Indexierung von Dokumenten.
Die Weitergabe der erfassten Daten und Bilder erfolgt in einem von
windream auslesbaren XML-Format. Die XMLTowindream
Schnittstelle ermöglicht hier eine automatische Integration von
Beleggut und Indexdaten in die entsprechenden windream-Archive.
PaperKeyboard kann im Einplatz- wie auch Mehrplatzbetrieb modular
genutzt werden und wird in den unterschiedlichsten Bereichen
eingesetzt: Zur Erfassung und Auswertung von Inventurbelegen oder
Listen, Antwortpostkarten, Auftragsformularen, Lieferscheinen oder
Umfragebögen.
Beim Scannen wird für jeden Beleg eine komprimierte Bilddatei auf
dem PC erzeugt. Sie erhält einen eindeutigen Namen bestehend aus
Datum, Uhrzeit und einer laufenden Nummer. Schnelle Scanner
erreichen heute Scangeschwindigkeiten von über 50 Blatt in der Minute
und das auch im Doppelseitenbetrieb.
PaperKeyboard kann auch bereits bestehende Bilddateien importieren
und verarbeiten. Zum Beispiel über einen Server eintreffende Faxe
oder mit Multifunktionsgeräten zentral gescannte Dokumente.
Das Erkennen und Auslesen der Belege erfolgt voll automatisch und
nahezu bedienerlos. PaperKeyboard ist sogar in der Lage verschiedene
49
Belege zu unterscheiden, zu sortieren und somit gleichzeitig zu
verarbeiten. Während der Erkennung ist ein Abgleich der Ergebnisse
mit hinterlegten Daten z.B. über ODBC möglich. Unsichere oder
unplausible Daten werden so zur späteren Überprüfung gefiltert,
zweifelsfreie Daten direkt exportiert.
Im Prüfmodus erhält der Bediener nur noch die Belege, die zuvor nicht
automatisch verarbeitet wurden. Eine entsprechende Meldung
signalisiert den Grund.
Im Mehrplatzbetrieb kann eine parallele Verarbeitung der Belege
erfolgen. Während an einem Arbeitsplatz gescannt wird, können an
anderen Plätzen Belege geprüft werden. Bei hohem Belegaufkommen
oder vielen unterschiedlichen Belegen kann PaperKeyboard diese nach
bestimmten Kriterien auf mehrere Prüfplätze verteilen. So erhält ein
Anwender beispielsweise alle Lieferscheine, ein anderer alle
Bestellungen beginnend z.B. mit der Postleitzahl 5.
PaperKeyboard unterstützt den gesamten Belegzyklus. Ein integrierter
Formulardesigner erleichtert das Erstellen eigener Layoute und Belege.
Dafür sind keine besonderen Programmierkenntnisse erforderlich. Bei
bereits bestehenden Belegen wird nur noch die Leseschablone angelegt.
PaperKeyboard beinhaltet mehrere der modernsten Erkennungskerne
für OMR, OCR, ICR und Barcode. Somit ist gewährleistet, dass für
jede Anwendung die Erkennung optimiert ist. Die ausgezeichnete
Bildverarbeitung erlaubt das Bereinigen von verschmutzten Belegen bis
hin zum Verstärken von schwach gedruckten Zeichen. Weniger Fehler,
größte Erkennungssicherheit und schnelle Verarbeitung sind das
Ergebnis.
Janich & Klass Computertechnik GmbH: windream für
DpuScan
Das Wuppertaler windream-Partnerunternehmen Janich & Klass
Computertechnik GmbH hat eine Schnittstelle entwickelt, die das
Dokumenten-Management- und Archivsystem windream mit der
Scansoftware DpuScan verbindet. Mit dem Interface können
Anwender, die DpuScan einsetzen, ihre Imaging-Lösung zu einem
integrierten Softwarepaket bestehend aus Capturing-, DokumentenManagement- und Archivsystem ausbauen.
Um die Scan- und Imagingfunktionen aus DpuScan so effektiv wie
möglich mit den spezifischen windream ECM-Funktionen zu
verbinden, hat die Janich & Klass Computertechnik GmbH einen so
50
genannten Wizard in ihr Imagingsystem integriert. Dieser Assistent
ermöglicht es Anwendern, windream über so genannte Scan-Szenarien,
die individuell konfigurierbar sind, an DpuScan anzubinden. So kann
zum Beispiel der sofortige Export digitalisierter Dokumente nach
windream veranlasst werden. Definierte Scan-Szenarien lassen sich
unter beliebigen Namen speichern, aus einer Liste auswählen und
wiederholt ausführen.
Nach der Archivierung in windream stehen den Anwendern alle
spezifischen ECM-Funktionen zur Verfügung, mit denen die
digitalisierten Dokumente verwaltet und bearbeitet werden können.
Die Capturing-Software DpuScan
DpuScan repräsentiert eine international führende Imaging-Lösung zur
effizienten Digitalisierung heterogener Papierdokumente auf
Produktionsscannern. Die Software scannt Dokumente im
Batchverfahren mit hoher Geschwindigkeit. Das System verarbeitet
sowohl Graustufen als auch farbige und schwarz-weiße Vorlagen mit
gleicher Performanz. Simultan kann DpuScan sowohl Bilder
optimieren als auch Barcodes, Patchcodes und beliebigen weiteren Text
per OCR auslesen. Zu den Bildverbesserungsfunktionen zählen
Module für die Farbfilterung, Schräglagenkorrektur und Binarisierung
ebenso wie Anwendungen zur Kantenschärfung und zum Entfernen
der von unsauberen Vorlagen mitgescannten Staub- bzw.
Schmutzpartikel.
Spezielle Korrekturalgorithmen ermöglichen es, einen nahezu
unleserlichen Text wieder in eine gut leserliche Form zu bringen.
Zudem lassen sich Bilder nach erkannter Dokumentinformation auch
sortiert speichern. DpuScan verfügt über sehr gute Anzeigeoptionen
zur Qualitätskontrolle und unterstützt Anwender mit einfach
bedienbaren sowie leicht verständlichen Dialogen.
Die Software ist in unterschiedlichen Produktausprägungen erhältlich.
Sie kann aufgrund ihrer modularen Struktur an unterschiedliche
Anforderungen angepasst werden. Darüber hinaus ist DpuScan die
einzige Scansoftware, die ausschließlich eigene Algorithmen zur
Binarisierung, Farbfilterung und Bildverarbeitung verwendet.
Über Janich & Klass Computertechnik GmbH
Janich & Klass wurde 1981 von Dietmar Janich und Ulrich Klass
gegründet. Das Unternehmen ging als Spin-Off aus der Bergischen
Universität Wuppertal hervor und spezialisierte sich zunächst auf den
Computerhandel. Durch den konsequenten Ausbau des
Produktportfolios etablierte sich J&K schnell als führender Anbieter
von ECB-Computerplatinen. Darüber hinaus spezialisierte sich das
Unternehmen auch auf die Archivierung von Daten auf optischen
Speichermedien. Schon 1987 zeigte Janich & Klass zusammen mit der
Firma Minox ein erstes echtes Document Image System auf PC-Basis,
das auf einem Ganzseitenbildschirm eine damals unglaublich kurze
51
Bildaufbauzeit von 12 Sekunden realisierte. Die kontinuierliche
Weiterentwicklung der Produkte machte J&K zum weltweit führenden
Anbieter von Image Capture Boards. Namhafte Scannerhersteller
setzen J&K-Technologie inzwischen in ihren Scannern z.B. als SCSISchnittstelle ein. Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 35
Mitarbeiter in Forschung, Entwicklung, Produktion, Wartung und
Vertrieb.
c-cron GmbH: Volltext-Erweiterung für windream
Mit der Volltext-Erweiterung hat die c-cron GmbH in enger
Zusammenarbeit mit dem Omnipage-Entwickler "Nuance" (bisher
bekannt als ScanSoft) eine innovative und leistungsfähige Software für
windream entwickelt. Die neue Lösung erweitert das ECM-System um
ein Modul zur Volltextgenerierung aus Bilddateien mittels
Zeichenerkennung. Die Software basiert auf der langjährigen
Erfahrung und auf dem Know-How von Nuance im Bereich der
Bildverarbeitung und Texterkennung.
Die Volltext–Erweiterung wird zentral auf dem windream-Server
installiert. Sie ist einfach und schnell von windream-Administratoren
konfigurierbar. Nach der Einrichtung der Software verarbeitet das
Programm alle unterstützten und konfigurierten Dateiformate
52
automatisch im Hintergrund. Die Konfiguration des Systems erfordert
keine Unterbrechung der laufenden Arbeitsprozesse. Bereits installierte
Scan-, Aufbereitungs- und Bearbeitungsanwendungen lassen sich
uneingeschränkt weiter verwenden. Die Volltext–Erweiterung operiert
vollkommen unabhängig von den spezifischen Anforderungen weiterer
Drittprodukte.
Die Lösung unterstützt alle gängigen Bilddokumente und Formate.
Hierzu zählen auch eingebettete Dokumenttypen. Die Nutzung der
integrierten, hochwertigen Zeichenerkennung ermöglicht es windreamAnwendern, auch Bilddokumente mit niedriger Auflösung zu
verarbeiten und im ECM-System zu speichern. Die VolltextErweiterung konzentriert sich allein auf den Prozess der
Texterkennung. Dadurch werden Leistungs- und Speicherbedarf der
eingesetzten Rechner auf ein Minimum reduziert.
c-cron GmbH: ParentInfo
Sie verschlagworten viele Dokumente manuell? Sie müssen während
der Verschlagwortung viele Informationen mehrfach eingeben? Sie
verwenden eine hierarchische Ordnerstruktur und verschlagworten
Ihre Ordner? Sie würden Ihre Dokumente gern mit mehr
Informationen versehen, scheuen aber den Eingabeaufwand?
Dann ist ParentInfo genau die richtige Erweiterung für Ihr windream
53
ECM-System. Nach der einfachen und schnellen Installation reduzieren
Sie mit ParentInfo Ihren Aufwand bei der Erfassung neuer Dokumente
erheblich. ParentInfo füllt Ihre Indexmasken mit allen Informationen,
die in der Ordnerhierarchie oberhalb des Dokumentes bereits hinterlegt
sind, und Sie müssen nur noch die wirklich Dokument-spezifischen
Informationen eingeben. Hiermit lassen sich ganze Indexmasken
automatisch füllen und in sehr kurzer Zeit sehr viele Dokumente
erfassen.
Durch die automatische Übernahme der
Verschlagwortungsinformationen vermeiden Sie zudem
Falscheingaben, die bei manueller Eingabe immer wieder vorkommen.
ParentInfo unterstützt neben der vollautomatischen Übernahme im
Moment der Neuerfassung eines Dokuments auch die
benutzergesteuerte Übernahme der Informationen per Button. Hiermit
können Sie die ParentInfo-Funktion auch für Dokumente nutzen, die
bereits in windream abgelegt aber noch nicht verschlagwortet worden
sind. Um ParentInfo Ihren individuellen Anforderungen anzupassen,
besteht die Möglichkeit, die Ordnerhierarchietiefe, die nach den
Informationen durchsucht werden soll, individuell einzustellen und
somit optimale Ergebnisse der Vervollständigung der Masken zu
erreichen.
Die Vorteile auf einen Blick
• Verringerung des Verschlagwortungsaufwands einzelner
•
•
•
•
•
•
Dokumente
Leichte Handhabung vieler Verschlagwortungsinformationen
Vermeidung von Falscheingaben durch automatische Übernahme
bereits eingegebener Daten
Wahlweise automatisches oder benutzergesteuertes Ausfüllen
Individuelle Angabe der Hierarchietiefe
Leichte und schnelle Installation
Unterstützung für alle Dokument- und Ordnertypen
54
One Click Solutions GmbH: Clickreader für windream
Mit dem Clickreader steht eine Softwarelösung für windream zur
Verfügung, die die manuelle Eingabe von Schlagwörtern sowie die
Zuweisung der Indizes zu den erfassten Dokumenten rapide
beschleunigt. Der Clickreader basiert auf folgendem Arbeitsprinzip:
Die Software erkennt Zeichenfolgen wie Wörter, Ziffern oder
Geldbeträge als separate "Blöcke" in elektronischen Dokumenten. Zur
Erkennung dieser Blöcke führt der Clickreader zunächst eine
Dokument-Analyse aus, die auf einem integrierten Modul zur optischen
Zeichenerkennung (OCR) basiert. Die von der Software identifizierten
Blöcke werden anschließend am Bildschirm mit einer Markierung
angezeigt und können einem windream-Dokument direkt als
Indexinformationen mit nur einem Mausklick zugewiesen werden.
Beliebige Papierdokumente oder Belege wie zum Beispiel Rechnungen,
Lieferscheine, Bestellungen, Schadensmeldungen, Bewerbungen usw.,
die in windream archiviert werden sollen, werden zunächst im
Stapelverfahren gescannt und mit der in das System eingebundenen
OCR-Software analysiert. Anschließend legt die Software die
gescannten Dokumente im TIFF- oder im PDF-Format ab. Sobald
diese Dateien zur Verfügung stehen, kann der Anwender sie zur
weiteren Verschlagwortung mit dem Clickreader aufrufen. Das gleiche
Verfahren funktioniert selbstverständlich auch mit Dokumenten, die
bereits in elektronischer Form (TIFF oder PDF) vorliegen und nicht
mehr gescannt werden müssen.
Klicken statt tippen - für windream-Anwender ideal
Auf der linken Seite des Arbeitsbildschirms bildet der Clickreader den
Indizierungsdialog mit allen Indexfeldern ab, die für den jeweiligen
Objekttyp in windream zur Verfügung stehen. Dies sind typischerweise
Felder, die zum Beispiel Auftragsnummern, Rechnungsnummern oder
auch Namen und Adressen von Kunden bzw. Lieferanten enthalten
können. Das Layout des Indizierungsdialogs lässt sich im Clickreader
frei gestalten.
Zur Vergabe der einzelnen Indizes wählen Anwender einfach die als
Index-Information zu verwendenden Begriffe direkt aus den am
Bildschirm angezeigten Blöcken aus, indem sie sie mit der Maus
anklicken. Daraufhin übernimmt die Software diese Daten sofort in das
zuvor selektierte windream-Indexfeld und springt anschließend zum
55
nächsten Eingabefeld. Dieser Prozess wird so lange wiederholt, bis alle
gewünschten Felder ausgefüllt sind.
Das Verfahren kann unabhängig vom Einsatz einer Maus auch mit
einem Touchscreen und einem entsprechenden Pen durchgeführt
werden. Dadurch lässt sich das Arbeitstempo bei der Verschlagwortung
von Dokumenten nochmals deutlich erhöhen.
Nach Abschluss der Indizierung eines Dokuments reicht ein Klick
(oder analog ein kurzer Druck mit dem Pen) auf das windream-Icon in
der Menüleiste des Clickreaders, um das soeben indizierte Dokument
einschließlich der Indexdaten sofort an windream zu übergeben und in
einem wählbaren Ordner des ECM-Systems dauerhaft zu speichern.
Der Exportprozess und die Archivierung der Dokumente in windream
erfolgt vollautomatisch. Weitere manuelle Eingriffe des Anwenders
sind dabei nicht erforderlich.
Die Oberfläche des Clickreaders wurde bewusst und konsequent nach
ergonomischen Prinzipien gestaltet. Übersichtlichkeit und extrem leicht
Bedienbarkeit hatten bei der Software-Entwicklung oberste Priorität.
Das zeigt sich unter anderem auch an der übersichtlichen Anordnung
der Menüelemente und der intuitiv bedienbaren Buttons der
Befehlsleiste. Auch hier wurde – zugunsten ergonomischer
Gesichtspunkte – bewusst auf verschachtelte Menüstrukturen
verzichtet.
Neben der Übernahme der Indexkriterien lassen sich auch weitere
wichtige Aktionen mit einem einzigen Mausklick ausführen. Dazu
zählen unter anderem die Zurücknahme bereits getätigter Eingaben,
der Wechsel zur nächsten Dokumentseite (z.B. in Multipage TiffDokumenten), die automatische Übernahme von Stammdatensätzen
oder auch der Wechsel zu einer anderen Eingabemaske.
Über die One Click Solutions GmbH
Die One Click Solutions GmbH mit Sitz in Syrgenstein entwickelt und
vertreibt die Software Clickreader zur manuellen Belegerfassung. Das
Unternehmen wurde im März 2006 gegründet und hat sich auf
Lösungen im Bereich der Belegerfassung spezialisiert. Der Vertrieb
erfolgt direkt und über Vertriebspartner. Die One Click Solutions
GmbH ist seit Juli 2006 Partner der windream GmbH. Gesellschafter
der One Click Solutions GmbH sind Klaus Marx und Klaus Rehm
(geschäftsführende Gesellschafter).
56
Datentechnik Geist: AutoStore für windream
Mit der Software "AutoStore für windream" bietet der windreamPartner Datentechnik Geist aus Wetzlar ein System an, das die
AutoStore-Produktfamilie mit windream verbindet.
Die windream-Komponente integriert AutoStore nahtlos in das
Dokumenten-Management- und Archivsystem: Zunächst wird vom
Anwender der passende Dokumenttyp ausgewählt. Mittels
"Fieldmapping" werden die benötigten Prozessvariablen den jeweiligen
Indexen zugeordnet. Somit wird die komplette Verschlagwortung
automatisiert. Auf gleiche Weise lassen sich Ablageort und Dateiname
automatisieren. Nach der Zuweisung des Dokumenttyps werden die
Prozessvariablen zugeordnet. Alle ermittelten Prozessvariablen stehen
in einem grafischen Prozess-Designer für die Zuordnung via "Drag and
Drop" zur Verfügung. Anschließend kann der Benutzer Dokumente
per Knopfdruck im Stapelverfahren scannen, ablegen und darüber
hinaus weitere Prozesse starten. Zusätzliche manuelle Eingaben sind
nicht notwendig.
Die AutoStore-Produktfamilie
Die AutoStore-Produktfamilie repräsentiert eine kostengünstige
Lösung zur automatisierten Erkennung und Verteilung von
Informationen. Die Software ermöglicht eine dezentrale,
prozessorientierte Informationserfassung im Unternehmen, mit der
sich Geschäftsabläufe individuell abbilden lassen. Jeder Anwender
entscheidet selbst, wo und wann er die Erfassung initiiert - ein klarer
Vorteil gegenüber dem zentralen Posteingang, der diese Flexibilität
nicht bietet. Zudem ist AutoStore einfach zu bedienen. Als
Eingangsmedien nutzt die Software unterschiedliche
Multifunktionsgeräte oder Netzwerkscanner, die im Unternehmen
meist schon vorhanden sind.
AutoStore ist eine Capture-Middleware, die Anwendern umfangreiche
Funktionen zur Digitalisierung von auf Papier vorliegenden
Informationen bietet. Die integrierten Systeme für die Texterkennung
und -extraktion gehören zu den besten ihrer Art. Nahtlos lässt sich die
Plattform in diverse Systeme für Dokumentenmanagement und
Workflow einbinden; sie unterstützt zudem die verschiedensten
Eingangsmedien. Am Ende jedes Prozesses können unterschiedliche
Zielsysteme adressiert werden, zum Beispiel Verzeichnisse,
57
Datenbanken, FTP- und Mailserver sowie unterschiedliche ECMSysteme wie etwa windream.
Über Datentechnik Geist
Das Unternehmen Datentechnik Geist ist seit über 15 Jahren als
Systemhaus tätig und bietet seinen Kunden einen allumfassenden
Service rund um deren EDV. Neben dem Service, der Konzeption und
Installation von technischen Netzwerken liegt ein klarer Fokus auf
Lösungen, die sich mit moderner Bürokommunikation beschäftigen. In
diesem Kontext bietet Datentechnik Geist mit seinen Partnern
Lösungen in den Bereichen Customer- und Service-Management,
Unified Messaging, Telefonie, Mobile Computing und
Dokumentenmanagement an. Im Bereich des Dokumentenroutings
werden die strategischen Produkte AutoStore und AutoStore-Express
als deutscher Distributionspartner vermarktet. Im Bereich
Dokumentenmanagement wird das Produkt windream angeboten, das
ECM-System, das vollständig in Windows integriert ist. Datentechnik
Geist übernimmt für diese Produkte auch die Projektierung, Schulung,
die Integration in Geschäftsprozesse sowie den Support.
58
Kanzleien / Gerichte
STP Informationstechnologie AG: WINSOLVENZ 99
Die STP Informationstechnologie AG, Karlsruhe, hat eine Lösung
entwickelt, die windream mit der Software WINSOLVENZ verbindet.
WINSOLVENZ
WINSOLVENZ 99 ist eines der marktführenden Softwarepakete für
die Insolvenzverwaltung. Die Software unterstützt Verwalter bei der
Abwicklung von Unternehmens- und Verbraucherinsolvenzverfahren.
WINSOLVENZ 99 ist anwenderfreundlich und praxisorientiert. Dies
konnte STP Informationstechnologie AG nur durch jahrelange
Entwicklungserfahrung und den Austausch mit Insolvenzverwaltern
und -gerichten erreichen. Das Komplettpaket zur gesamten
Verfahrensbearbeitung beinhaltet u.a. eine integrierte Rechnungslegung
und den Datentransfer zu Insolvenzgerichten.
WINSOLVENZ 99 wird mit den optionalen Modulen
WINSOLVENZ EDE, WINSOLVENZ GIS und WINSOLVENZ
FIBU angeboten.
WINSOLVENZ EDE (Externe Stammdaten-Erfassung) eröffnet die
Möglichkeit, alle im Insolvenzverfahren benötigten Stammdaten direkt
vor Ort in der schuldnerischen Unternehmung zu erfassen. Dies kann
durch eigenes oder weiterbeschäftigtes Personal erfolgen, weshalb
speziell im letzteren Fall ein überdurchschnittlich großer
Rationalisierungseffekt entstehen kann.
WINSOLVENZ GIS (GläubigerInformationsSystem) ist ein neuartiges
Zusatzmodul, das ausgewählte Verfahrensinformationen direkt aus der
Insolvenzverwaltergesamtlösung WINSOLVENZ ausliest (optional
auch für Fremdprodukte oder Eigenentwicklungen) und diese auf den
eigenen Internetseiten publiziert. Interessierte Gläubiger können sich
nun über den Internet Auftritt des Insolvenzverwalters über Ihre
Verfahren informieren und auch Forderungen anmelden.
WINSOLVENZ FIBU ist ein zusätzliches Modul von
WINSOLVENZ 99 zum Import von Stamm- und insbesondere
Bewegungsdaten aus DATEV-kompatiblen Buchhaltungsprogrammen.
WINSOLVENZ FIBU ist somit eine Importschnittstelle, die eine
59
zweite manuelle Erfassung von Buchungsbelegen für die
insolvenzrechtliche Rechnungslegung weitgehend überflüssig macht.
STP Informationstechnologie AG
Die Karlsruher STP Informationstechnologie AG wurde im Jahr 1993
gegründet und beschäftigt gegenwärtig mehr als 50 Mitarbeiter. Seit
1994 liegt der Fokus des Unternehmens in der Entwicklung von
Informationssystemen im Bereich Insolvenzen.
Der Geschäftsbereich Insolvenzverwaltung der STP
Informationstechnologie AG bietet vorrangig Lösungen für
Insolvenzverwalter, Insolvenzgläubiger und
Sanierungsberatungsgesellschaften an. Gegenwärtig arbeiten rund 720
Anwender mit dem Softwarepaket WINSOLVENZ.
STP Informationstechnologie AG: Lexolution
für windream
Die STP Informationstechnologie AG hat die Lösung Lexolution
entwickelt, die windream mit Anwalts- und Insolvenzprogrammen
verbindet (z.B. WINSOLVENZ, RA-Mikro oder Renoflex). Durch die
Integration stehen die ECM- und Archivfunktionen von windream
direkt in der entsprechenden Kanzleisoftware zur Verfügung. Der
Anwender muss kein weiteres Programm starten. Für
Arbeitserleichterung und hohen Bedienungskomfort sorgen die
zusätzlichen Funktionalitäten von Lexolution.
Lexolution ist eine integrierte Client-Anwendung für windream zur
Workflow-, Vorgangs- und Indexbearbeitung. Die übersichtlich
gestaltete Benutzeroberfläche zeigt alle für das Arbeiten relevanten
Dialoge in einem Fenster an. Eine Dokumentenliste, eine
Dokumentschnellansicht sowie Felder zur Vergabe von Workflow- und
Dokumentattributen stehen dem Anwender auf einen Blick zur
Verfügung.
Ad-hoc Workflow
Der Ad-hoc Workflow von Lexolution ermöglicht die Weiterleitung
von Dokumenten. Direkt nach dem Scannen wird dem eingegangenen
Dokument der zuständige Mitarbeiter zugeordnet und damit in dessen
Workflowansicht angezeigt. Durch die Anbindung an Outlook 2000
können Outlook-Adressbücher für die Auswahl der Empfänger
60
verwendet und Benachrichtigungsmails versendet werden. Ein
Dokument-Link stellt dann die Verbindung zwischen der Nachricht
und dem zu bearbeitenden Dokument automatisch her.
Historieneinträge dokumentieren alle Bearbeitungsschritte und machen
Veränderungen jederzeit transparent. Die Wiedervorlagefunktionalität
von Lexolution gewährleistet, dass der zuständige Mitarbeiter eine
Email-Benachrichtigung erhält, sobald das Wiedervorlagedatum
erreicht ist.
Vorgänge bzw. temporäre Akten
Mit Lexolution ist auch die Vorgangsbearbeitung problemlos möglich.
Der Anwender ordnet Dokumente einer (temporären) Akte zu, die
über das Workflowsystem durch die gewünschten Arbeitsabläufe
geführt wird. Ein Dokument kann dabei auch mehreren Vorgängen
bzw. Akten zugeordnet werden. Durch das Zusammenfassen von
Dokumenten in Vorgängen arbeitet der Anwender genau in der Art,
wie er es von der herkömmlichen Ablageform in Aktenordnern
gewohnt ist. Er blättert in der elektronischen Akte von Dokument zu
Dokument, analog dem Blättern im Aktenordner.
Indexbearbeitung
Dokumente, die im Anwalts- oder Insolvenzprogramm erzeugt werden,
bekommen bei der Indexbearbeitung automatisch alle Schlagworte
zugeteilt, die aus der eingesetzten Software zu ziehen sind. Der
Anwender muss demnach nicht jedes erzeugte Dokument manuell mit
den entsprechenden Indexen versehen. Lexolution macht es zudem
möglich, alle bereits bestehenden Aktenablagepläne aus der
eingesetzten Kanzleisoftware zu übernehmen.
Leistungsmerkmale kompakt
Anwenderfreundlichkeit: Dem Anwender wird die Bedienung von
windream noch leichter gemacht, da alle wesentlichen Dialoge und
Dokumente immer auf einen Blick präsent sind.
Effizienz: Zuletzt eingegebene Indexwerte werden als Voreinstellung
angeboten. Die gleichzeitige Indexierung von mehreren Dokumenten
ist möglich, so dass die manuelle Erfassung von größeren
Dokumentenmengen erleichtert wird.
Ad-hoc Workflow: Ein integriertes, anwenderfreundliches
Workflowsystem erlaubt die einfache Abbildung der Arbeitsabläufe bei
der Dokumentbearbeitung.
Outlook-Anbindung: Die Nutzung des Outlook-Adressbuchs wird
ermöglicht und Benachrichtigungen über Veränderung des
Workflowstatus werden per Email versandt.
Vorgangsbearbeitung: Dokumente lassen sich einfach zu Vorgängen
bzw. Akten zusammenfassen, die über das Workflowsystem durch die
gewünschten Arbeitsabläufe geführt werden.
61
Dokumenthistorie: Die automatischen Einträge bei der Bearbeitung
von Workfloweigenschaften machen die Historie des Dokuments
jederzeit transparent.
Die STP Informationstechnologie AG mit Hauptsitz in Karlsruhe ist
spezialisiert auf die Unterstützung von Geschäftsprozessen im Umfeld
beratender Berufe. Die Software WINSOLVENZ - zur Abwicklung
von Insolvenzverfahren - ist mit großem Abstand Marktführer (Anteil
ca. 75%). Das Produkt EUREKA WINSOLVENZ wird
flächendeckend in allen Insolvenzgerichten von 5 Bundesländern
eingesetzt. Mit MAX! Consult hat das Unternehmen zudem eine
Planungssoftware zur integrierten Vermögens-, Bilanz- und
Liquiditätsrechnung im Rennen. Die angeschlossene STP Akademie
bietet sowohl Anwenderschulungen, wie auch weiterführende,
software-unabhängige Veranstaltungen an. Das Unternehmen feierte
zum Jahreswechsel 2002/2003 10-jähriges Bestehen und beschäftigt
derzeit rund 60 Mitarbeiter.
62
Knowledge Management
AIXISTANCE Ltd. / AppTek Inc.: PlainKnowledge for
windream
Das amerikanische Unternehmen AppTek Inc. aus McLean, Virginia,
und der britische windream-Partner AIXISTANCE, Ltd., Birmingham,
bieten mit PlainKnowledge for windream eine Lösung an, die in der
Lage ist, eine automatische Datenanalyse und DokumentKlassifizierung anhand extrahierter Schlüsselwörter durchzuführen.
Auf dieser Grundlage erweitert PlainKnowledge das ECM-System und
Archiv windream um eine vollständige Knowledge-ManagementLösung für kleinere, mittelständische und Großunternehmen. Die
Software ist modular aufgebaut.
Bei der Klassifizierung von Dokumenten extrahiert das Programm
zunächst Schlüsselwörter aus unstrukturierten Texten. Anhand dieser
Wörter sortiert die Software anschließend die analysierten Dokumente
in vordefinierte Kategorien.
Das Modul "PlainRetrieve" berechnet die Ähnlichkeit von
Informationen in den Dokumenten und bildet eine Rangfolge der
Informationen anhand der festgestellten
Informationsübereinstimmung. Das Modul "Plainsummarize"
ermöglicht eine vollautomatische Zusammenfassung von Texten,
während "PlainIndex" die wichtigsten Wörter aus den Texten extrahiert
und als Indizes zur Verschlagwortung der analysierten Dokumente
verwendet. Demgegenüber weist "PlainClassify" einem Dokument
automatisch ein Thema bzw. eine Überschrift zu. "PlainCluster"
wiederum bildet eine mögliche Hierarchie aller erstellten Themen.
Das gesamte Software-System kann somit aus ehemals unstrukturierten
Informationen ein vollständiges Wissensarchiv mit exakt gegliederten
Dokumentstrukturen erstellen. Dazu gehören selbstverständlich OCR
63
und sogar Module zur Spracherkennung, so dass ein Wissensarchiv
nicht nur auf schriftlich fixierte Texte beschränkt ist. Das System
arbeitet zudem multilingual.
Office Dokumente beim Speichern automatisch mit den relevanten
Indexierungskriterien versehen - das übernimmt für Sie der Infover
AutoIndexer. Automatisch greift dieser von Ihnen definierte
Textmarken, Formularfelder oder Eigenschaftswerte ab und überführt
diese beim Speichern konfigurierbar nach Objekttyp in die windream
Indexfelder. Dadurch werden Dokumente nie mehr ohne Indexe
abgespeichert und stehen unmittelbar für die sichere Recherche zur
Verfügung.
Der Infover AutoIndexer liest automatisch alle für das Indexieren des
Dokuments notwendigen Informationen aus dem Office-Dokument
(Word und Excel) aus und speichert diese in die ECMIndexeigenschaften. Dabei stellt der Infover AutoIndexer automatisch
fest, um welchen Objekttyp es sich bei dem zu indexierenden
Dokument handelt und welche Indexwerte dabei berücksichtigt werden
müssen.
Bereits ohne spezielle Konfiguration liest der Infover AutoIndexer aus
einem Office Dokument die integrierten Dokumenteigenschaften wie
Titel, Thema, Firma, Stichwörter usw., sofern diese im windream
Objekttyp definiert sind. Weitere Übernahmewerte können in den
Vorlagendokumenten einfach und schnell erstellt werden. Der Infover
AutoIndexer wird beim Speichern eines Office Dokumentes (Word
und Excel) automatisch vom windream Indexierungsdienst aufgerufen.
64
Infover AG: VolltextExtension
Die Recherche gescannter Dokumente hängt maßgeblich von der
Erkennungsrate der Texterkennungssoftware ab. Die Infover
VolltextExtension integriert mit FineReader eine der anerkannt besten
OCR-Erkennungsprodukte im professionellen Markt und sichert beste
Arbeitsresultate.
Die Engine integriert sich als Plug-in direkt in windream und führt die
OCR-Erkennung Ihrer TIFF- und PDF-Dateien als Serverdienst der
Volltextrecherche zu. Die Infover VolltextExtension erzeugt
automatisch aus allen unterstützten Imageformaten den Volltext für die
windream Volltext-Eigenschaft und erweitert windream dadurch um
eine hochprofessionelle Texterkennung. Diese Komponente wird auf
dem windream Server installiert und ist unabhängig von der Software,
die für das Scannen resp. für das Erzeugen der Imagedateien benutzt
wird. Als Input wird lediglich eine Datei in einem in der Spezifikation
festgelegten Grafikformat vorausgesetzt. Die OCR-Erkennung erlaubt
die Textrecherche und Extraktion von Textpassagen direkt aus der
windream Volltext-Recherche.
65
Infover AG: VolltextExtension Mail
Vorbei sind die Zeiten, in denen bei Mails die Anlagen mühsam
zusätzlich als separate Dateien im windream Archiv abgelegt werden
mussten, um die Anlagen wie auch den Mailbody über den Volltext
suchen zu können.
Die Infover VolltextExtension Mail erlaubt Ihnen das einfache
Archivieren von Mails in einer Verbunddatei im Originalformat
Microsoft MSG oder EML (nach RFC822). Mit der Infover
VolltextExtension Mail entfällt die umständliche Navigation im
Explorer zwischen Mailordner, Mailbody und den Anlagen im
Filesystem bei Mailarchiven, die bisher auf Ordner basierten. Suchen
Sie Ihre Mails wie Sie es in windream gewohnt sind über die Indexe
oder über den Volltext. Ein Treffer - eine Datei, Doppelklick und
schon haben Sie den gewohnten Zugriff auf Ihre Mails und deren
Anlagen.
Die Infover VolltextExtension Mail ist ein Plug-In zum windream
Server Volltextdienst. Sie extrahiert vollständig den Volltext der Mail
und aller Mailanlagen aus allen in windream abgelegten Mails. Dabei
werden alle im windream Server konfigurierten Volltext Extraktoren
unterstützt. Das heißt, alle für das normale Dateisystem konfigurierten
Dateiformate werden auch innerhalb der VolltextExtension Mail
verarbeitet. Eine zusätzlich Konfiguration entfällt somit. Dies eröffnet
ganz neue Möglichkeiten innerhalb der Volltextsuche: Blitzschnell
recherchieren Sie nach beliebigen Begriffen aus archivierten Mails und
den darin erhaltenen Anlagen. Als Ergebnis wird Ihnen nur noch eine
einzige Datei angezeigt: die eine Mail, in der Sie sämtliche damit
verbundenen Anlagen inkl. den ebenfalls rechtsrelevanten Begleittext
per Mausklick zur Verfügung haben.
66
Infover AG
Infover AG: VolltextExtension ZIP
Was nützt die Volltextrecherche, wenn die Dateien innerhalb von
geschlossenen ZIP-Archiven abgelegt sind? Vorbei sind die Zeiten, in
denen Recherchen erfolglos abgebrochen werden mussten, weil sich die
gesuchte Datei innerhalb eines ZIP-Archivs befindet.
Die Infover VolltextExtension ZIP erlaubt Ihnen das einfache
recherchieren von Dateiinhalten, die aus Komprimierungsgründen
innerhalb von ZIP-Archiven abgelegt wurden. Mit der Infover
VolltextExtension ZIP entfällt die Ohnmacht gegenüber
Volltextrecherchen, die innerhalb von ZIP-Archiven ins Leere laufen.
Suchen Sie Ihre Informationen in ZIP-Archiven wie Sie es in windream
gewohnt sind: über die Indexe oder über den Volltext. Ein Treffer eine Datei, Doppelklick und schon haben Sie den gewohnten Zugriff
auf Ihr Archiv und dessen Inhalte.
Die Infover VolltextExtension ZIP ist ein Plug-In zum windream
Server Volltextdienst. Sie extrahiert vollständig den Volltext aller
Dateien aus allen in windream abgelegten ZIP-Archiven. Dabei werden
alle im windream Server konfiguriertenVolltext Extraktoren
unterstützt. Das heisst, alle für das normale Dateisystem konfigurierten
67
Dateiformate werden auch innerhalb der VolltextExtension ZIP
verarbeitet. Eine zusätzlich Konfiguration entfällt somit. Dies eröffnet
ganz neue Möglichkeiten innerhalb der Volltextsuche: Blitzschnell
recherchieren Sie nach beliebigen Begriffen auch innerhalb gezippter
Dateien.
Option Volltext Extraktion bei Grafikdateien
Mit der Schwester-Applikation Infover VolltextExtension, der
serverbasierenden Volltextextraktion aus Grafikdateien wie TIFF, JPG
oder auch PDF-Bild, weiten Sie die Volltextrecherche spielend einfach
auf z.B. gescannte Images aus.
Optional:
Infover AG
technotrans AG: doculab
Die technotrans AG, ein führender Anbieter von Anlagen zur
Herstellung von Print- und optischen Speicher-Medien mit Sitz in
Sassenberg, präsentiert mit doculab ein Redaktionssystem, das
insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen adressiert
ist. Anwender erstellen mit MS-Word einzelne Dokumentationsinhalte
und stellen diese dann in Form einer Stückliste mittels doculab zu
einem Gesamtwerk zusammen. Eine Anbindung von doculab an das
68
Dokumenten-Management- und Archivsystem windream ermöglicht es
den Anwendern, ihre Dokumentationen in windream komfortabel zu
verwalten und revisionssicher zu archivieren.
doculab für die technische Redaktion
doculab ist ein Dokumentationssystem für den Technischen Redakteur,
das von der technotrans AG entwickelt wurde und seit mehreren
Jahren erfolgreich im eigenen Hause eingesetzt wird. Seit November
2002 vermarktet technotrans die Software aktiv.
Das System zeichnet sich durch ein optimales PreisLeistungsverhältnis und leichte Bedienbarkeit aus. Der Redakteur nutzt
MS-Word als Standard-Editor, um Komponenten einer Maschine oder
Anlage zu beschreiben. Diese einzelnen Informationsmodule werden
dann mit doculab in Form einer Baumstruktur verwaltet. Soll nun eine
neue Dokumentation erzeugt werden, stellt der Redakteur diese in
Form von Stücklisten zusammen. Aus dieser DokumentationsStückliste wird dann das Dokument generiert. Dabei erstellt doculab
automatisch Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Index, Kopf- und Fußzeilen
usw. Wird eine Baugruppe in einer Maschine durch eine andere ersetzt,
so ist es nicht erforderlich, die komplette Dokumentation neu
anzufertigen. Der Redakteur ändert lediglich das entsprechende
Informationsmodul, und anschließend tauscht doculab dieses an allen
Stellen aus, in denen es in der Dokumentation vorkommt.
Jedes Informationsmodul ist nach dem Single-Source-Prinzip einmalig
angelegt und wird für unterschiedliche Dokumentationstypen
(Handbuch, Datenblatt, Servicehinweis, usw.) herangezogen. Weiterhin
ist eine Sprachverwaltung integriert, die Mehrfachübersetzungen
vermeidet.
Integration in windream
Mit der Schnittstelle zu dem Dokumenten-Management- und
Archivsystem windream erhält der Anwender einen zusätzlichen
Mehrwert: Dokumentationen lassen sich sicher archivieren und
effizient verwalten. windream übernimmt automatisch die
Beschreibungsfelder der Dokumentationen als Indexierung und
eliminiert damit die Notwendigkeit einer manuellen Verschlagwortung.
Nach diesen Indizes kann der Redakteur komfortabel in windream
recherchieren. Bereits archivierte Dokumentationen sind damit bei
Bedarf schnell im Zugriff. Zudem bedeutet die revisionssichere Ablage
einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor unter juristischen
Gesichtspunkten.
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Die technotrans AG
technotrans konzentriert sich ausschließlich auf Produkte und Märkte
mit hohem Know How-Anteil und strebt in allen Bereichen nach der
technischen und ökonomischen Marktführerschaft. Bis auf wenige
Ausnahmen ist dies auch der Fall, wobei Weltmarktanteile von deutlich
über 40% durchaus üblich sind..In Deutschland und den
Tochtergesellschaften in Europa, USA und Asien erwirtschafteten im
Jahr 2003 ca. 600 Mitarbeiter einen Umsatz von mehr als 106 Millionen
EUR. technotrans hat Standorte in Sassenberg, Stadtbergen
(Deutschland), England, Frankreich, Italien, Spanien, Schweden, USA,
Singapur, China und Japan. Fertigungsstandorte sind Sassenberg
(Deutschland), Stadtbergen (Deutschland), Peking (China), Chicago
(USA) und Corona (USA). Daneben verfügt technotrans über ein Netz
aus 28 Vertretungen, die der globalen Präsenz des Unternehmens
Rechnung tragen.
KINETIC ag: Dalvany für windream
Mit Dalvany bietet der Schweizer windream-Partner eine umfangreiche
Produktfamilie im Bereich Workflow und Knowledge Management an,
die aus einer Vielzahl unterschiedlicher Module besteht.
Dalvany für windream AE (Ablageerweiterung)
Mit dem Einsatz der Dalvany AE stehen den Benutzern nur die für sie
berechtigten Dokumentenklassen zur Verfügung. Durch die
Vorindexierung entfällt die Wahl der Vorlage und des Ablagepfades,
sowie das Öffnen der Applikation. Die Berechtigung und
Einschränkung der Anzeige auf die für die jeweilige Dokumentart
gültigen Vorlagen sowie die Erstellung der Dokumente aus der
automatisch gewählten Vorlage gewährleisten die Einhaltung der
Firmenvorgaben und den einheitlichen Auftritt der Firma (CI/CD).
Der Vorlage resp. Anwendung werden dabei sämtliche Informationen
aus der vorgängigen Indexierung zur „Nutzung“ übergeben.
Dalvany für windream IMG (Imaging)
Dalvany Imaging ist für die konsequente Nutzung der im Netzwerk
stehenden Scanner gedacht. Die eingescannten Dokumente können
bequem am Arbeitsplatz bearbeitet werden. Das Scannergebnis (in der
Regel TIF-Datei) kann als Ganzes oder wahlweise nach selektierten
Seiten indexiert werden. Zoom und Lupenfunktionen gehören ebenso
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zum Leistungsumfang wie Texterkennung in ausgewählten Bereichen.
Das Ergebnis der Texterkennung kann bei der Indexierung verwendet
werden.
Dalvany für windream DOE (Dossiererfassung)
Papierberge sollen verschwinden. Strukturen, die man aus der Ablage in
Mappen gewohnt ist, sollen aber weiterhin nutzbar bleiben. Die
Dossiererfassung verarbeitet eingescannte Dossier vollautomatisch und
generiert die entsprechend notwendige Kapitelstruktur ebenso
automatisch.
Dalvany für windream DOB (Dossierbildung)
Dossiers können eröffnet und bestehende oder neue Dokumente (über
Dalvany AE oder Dalvany IMG) jederzeit einem oder mehreren
Dossiers zugeordnet werden. Die bestehenden Dossiers stehen bei der
Zuordnung und Recherche zur Auswahl.
Dalvany für windream DOM (Druckoutpumanagement)
Beim Massenversand von Dossiers müssen Dossierdokumente oft
einzeln gedruckt und nach dem Druck mit dem Serienbrief manuell zur
Verpackung angeordnet werden. Das Druckoutputmanagement regelt
den Dossierversand, der über einen Serienbrief gestartet wird. Der
Versandjob wird mit Dalvany DOM vorbereitet und in windream zur
Ergänzung angelegt. Sind die Dossiers komplett vorhanden, wird der
eigentliche Druckjob aufbereitet (Einfügen von Schacht- und
Versatzsteuerung). Das Versandergebnis kann in windream als PDFDokument abgelegt oder definitiv entfernt werden.
Dalvany für windream ADV (automatisierte
Dokumentverarbeitung)
Dokumente werden von Scandienstleistern angeliefert oder aus
beliebigen Anwendungen heraus generiert. Dalvany ADV indexiert und
legt die Dokumente an den dafür vorgesehenen Speicherorten ab.
Serienbriefe oder Kataloge können vereinzelt und jedes Dokument
einzeln und automatisiert abgelegt werden.
Dalvany Email-Benachrichtigung
Benachrichtigung von Projektgruppen bei Dokumentänderungen oder
Neudokumenten via Email.
KINETIC ag
Die KINETIC ag betreut seit 1991 kompetent ihre Kunden aus
Industrie, Gewerbe, öffentlichen Verwaltungen und Finanzinstituten.
Angefangen mit Workflowprojekten und Individualentwicklungen
erweiterte sich das Lösungsspektrum mit der stärker werdenden Rolle
des Internets um Informationsmanagement und Webtechnologien.
Durch ihre Erfahrung vereint KINETIC ag heute Themen wie
Webauftritt, Collaboration-Plattformen, CRM, Workflow,
71
Dokumenten Management und Archivierung zu einem sinnvollen
Ganzen. Motivierte Spezialisten arbeiten in Teamstrukturen.
Technische Transparenz und wirtschaftliche Lösungen bilden die
stabile Grundlage konsequenter Betreuung, auch nach dem Kauf. Die
KINETIC setzt konsequent auf eine Best-of-Class Produktstrategie.
Gegenüber Kunden tritt die KINETIC als Generalunternehmer oder
Lösungspartner auf. Die KINETIC zeigt Wege auf und begleitet von
der Idee über die Organisation und Umsetzung bis zum Support der
eingesetzten Lösungen.
72
Contens Software GmbH: Contens CMS für windream
Der Münchener CMS-Hersteller und windream-Partner Contens
Software GmbH hat eine Schnittstelle entwickelt, die windream mit der
Content Management Software von Contens verbindet. windreamAnwender, die zum Beispiel als Online-Redakteure tätig oder mit der
Verwaltung umfangreicher Datenbestände in einem Intranet betraut
sind, können über die Oberfläche des Contens CMS auf Inhalte des
ECM-Systems zugreifen.
Die im ECM-System gespeicherten Informationen lassen sich über die
Schnittstelle ohne zeitlichen Aufwand zum Beispiel auf einer Website
oder im Intranet verfügbar machen. Dieses Verfahren gewährleistet
einen einheitlichen Zugriff auf alle unternehmensrelevanten
Dokumente. Gleichzeitig wird eine redundante Datenhaltung
vermieden. Durch Links auf die jeweils neuesten Versionen der in
windream gespeicherten Dokumente wird sichergestellt, dass
Anwendern, die auf das CMS zugreifen, immer die aktuellsten
Dokument-Versionen zur Verfügung stehen.
Über die Contens Software GmbH
Die CONTENS Software GmbH ist Hersteller von Content
Management Software (CMS) für Unternehmen mit anspruchsvoller
Online-Kommunikation. Mit seiner Produktfamilie deckt das
Unternehmen die Anforderungen von kleineren Online-Redaktionen
bis hin zu internationalen Unternehmen ab.
Ein starkes Netzwerk aus erfahrenen Partnern konzipiert innovative
und maßgeschneiderte CONTENS-Lösungen und implementiert diese
nach individuellen Anforderungen. Mit Hilfe der
plattformunabhängigen CMS-Produkte von CONTENS setzen
Unternehmen auch umfangreiche Online-Projekte innerhalb kürzester
Zeit um und bearbeiten diese vollkommen ohne
Programmierkenntnisse.
Auf die Content Management-Produkte von CONTENS vertrauen
namhafte Unternehmen wie Brose, die Concordia
Versicherungsgruppe, Eli Lilly, Hapimag, die HypoVereinsbank BKK,
John Deere, die Kantone Aargau, Freiburg und Solothurn, die MaxPlanck-Gesellschaft, die MVV Energie AG, die Oettinger Imex
Gruppe (u.a. „Davidoff“), Ratiopharm, die Schwyzer Kantonalbank,
Siemens TS, die Stadt Biel und T-Mobile.
Kommunen / eGovernment
Siehe Knowledge Management.
73
74
Konvertierung
intarsys consulting GmbH: PDF/A Live!
Der windream-Partner intarsys consulting GmbH aus Karlsruhe bietet
mit PDF/A Live! ein Konvertierungstool zur revisionssicheren
Langzeitarchivierung von Dokumenten im PDF/A-Format an. Die
windream-Integration konvertiert Dokumente in das PDF/A-Format
und übergibt sie anschließend an das ECM-System.
Die ISO-Norm 19005-1, besser bekannt als PDF/A, hat schon längst
Einzug in alle archivierungsrelevanten Prozesse und Projekte gehalten.
Das allgemein anerkannte Format stellt den Archivsystemen sämtliche
Vorteile des PDF-Standards zur Verfügung: Volltextrecherche,
Metadaten, Reproduzierbarkeit und nicht zuletzt die schlanke
Dateigröße.
PDF/A Live! bietet Unternehmen umfangreich konfigurierbare
Möglichkeiten zur Archivierung.
Validierung
PDF/A Live! erlaubt eine komfortable Validierung der PDFDokumente hinsichtlich PDF/A-1b-Konformität. Es ist möglich, zum
Beispiel ein Validierungsprotokoll für jede Datei zu erstellen und mit zu
archivieren, das Protokoll anzuhängen oder mehrere Validierungen
zusammenzufassen und zu archivieren. Die Darstellung des
Ergebnisses der Validierung ist nach den Kapiteln der ISO-19005
Spezifikation gegliedert, um einen leichten Einstieg in die gefundenen
Probleme zu ermöglichen.
Konvertierung
Im täglichen Leben trifft man sehr selten auf bereits PDF/Akonforme Dateien, die trotzdem archiviert werden müssen. PDF/A
75
Live! bietet mit einem mehrstufigen Konvertierungsprozess auch hier
eine umfassende Lösung.
Funktionsübersicht
Anbindung an Archivsysteme
PDF/A Live! lässt sich durch einfache Maßnahmen für ein Archivsystem fitmachen. Das Java-Scripting von CABAReT ermöglicht die
Ausgabe von Index-informationen aus bestimmbaren Teilen des PDFDokuments oder die Anreicherung von Metadaten für eine
automatische Indizierung. Eine Anbindung an das ECM-System
windream wird bereits fertig mitgeliefert.
Über intarsys
intarsys wurde im Juli 1996 von Dr. Bernd Wild, Karl Kagermeier und
Michael Traut in Karlsruhe gegründet. In der ersten Zeit konzentrierte
sich intarsys auf die Beratung von Kunden verschiedener Branchen,
wobei der Schwerpunkt auf dem Bankenbereich lag. In vielen Projekten
profitieren intarsys-Kunden auch heute noch von der kompetenten
Beratung zu innovativen IT-Konzepten und -Architekturen.
Aus der Beratungstätigkeit entstand der Geschäftsbereich
„Dokumenten-Technologien“. Die Idee, eigene Software zu
entwickeln, die die diversen Anforderungen der Kunden an
professionelle Ausdrucke erfüllt, nahm konkrete Form an. Das PDFFormat bildete schon früh den Ausgangspunkt für die neue Software.
In den Folgejahren verlagerte sich der Schwerpunkt der Tätigkeit von
der Beratung hin zur Herstellung von Software. Heute profitieren viele
Banken und Sparkassen sowie diverse Firmen aus der Industrie von der
intarsys- Software, in der kompetentes PDF-Knowhow steckt. In
Schulungen, Workshops und Vorträgen gibt intarsys dieses Knowhow
an Kunden weiter.
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Personalwesen
ADP Employer Services GmbH: windream für PAISY
PAISY
PAISY ist die führende Personalmanagement-Software der ADP
Employer Services GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei
Frankfurt. Die Software ist als branchenübergreifende Lösung speziell
für mittelständische Unternehmen konzipiert worden. Das Produkt gilt
– auch international – als Standard für den Bereich der Lohn- und
Gehaltsabrechnung im Rahmen der Personalverwaltung. In
Deutschland verfügt PAISY über einen Marktanteil von knapp 20
Prozent.
Die Software zeichnet sich durch modularen Aufbau und einfache
Bedienbarkeit aus. Sie bietet Anwendern unter anderem Module zur
Personaldatenerfassung, zur Lohn- und Gehaltsabrechung oder auch
zur Reisekostenabrechnung. Komplexe Verwaltungsprozesse in diesen
administrativen Bereichen, die normalerweise viel Zeit in Anspruch
nehmen, lassen sich durch den Einsatz von PAISY erheblich
verkürzen.
ADP Employer Services GmbH
ADP Employer Services ist weltweiter Marktführer für Services im
Personalwesen. Das Leistungsspektrum umfasst flexible und skalierbare
Dienstleistungen und Softwarelösungen rund um die
Personalabrechnung und das Reisekostenmanagement. Jede fünfte
Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland wird mit Produkten und
Services von ADP erstellt. Im Business Process Outsourcing (BPO)
übernimmt ADP heute knapp zwei Millionen Abrechnungen pro Jahr
in Deutschland. Zu den Kunden zählen lokal und global agierende
Unternehmen jeder Größe und Branche wie zum Beispiel ACNielsen,
DaimlerChrysler, Drägerwerk, eBay und Hewlett-Packard. ADP
Employer Services GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg ist an fünf
weiteren Standorten in Deutschland vertreten.
Die Muttergesellschaft Automatic Data Processing Inc., Roseland USA
(NYSE:ADP), wurde 1949 gegründet und beschäftigt weltweit 41.000
Mitarbeiter. Mit rund 590.000 Kunden ist ADP Inc. eines der größten
unabhängigen IT-Serviceunternehmen der Welt. Employer Services
stellt mit rund 470.000 Kunden den größten von vier
Geschäftsbereichen dar. Im Geschäftsjahr 2005 erzielte ADP Inc.
weltweit einen Umsatz von 8,5 Milliarden US-Dollar.
77
78
Pharmazie / Medizin
BioMedion GmbH: Lösungen für die pharmazeutische
Industrie
BM-windream
Daten- und Dokumentenmanagement von der SOP-Verwaltung über
eCTD bis zur 21 CFR part 11-konformen Verwaltung analytischer
Daten.
BM-windream ist eine an die Anforderungen der pharmazeutischen
Industrie (insbesondere 21 CFR part 11) angepasste und validierte
Version von windream. Mit Hilfe von BM-windream lassen sich
vielfältige Aufgaben der pharmazeutischen Industrie erfüllen:
• SOP-Verwaltung
• Batch-Record-Verwaltung
• Verwaltung von Analyseergebnissen u.v.m.
Durch eine starke Modularisierung lassen sich vielfältige
Kundenwünsche erfüllen, ohne das System mit Funktionalitäten zu
überladen. So stehen z.B.
• ein Webportal,
• Workflow-Lösungen,
• ein integriertes Archiv und
• digitale Signaturen
zur Verfügung.
BM-LIMS
Integration von windream in das
Laborinformationsmanagementsystem BM-LIMS, der Lösung für
Auftragslabore.
BM-LIMS ist eine hochintegrierte Lösung für analytische Labore. Mit
Hilfe von
79
• Auftragsverwaltung,
• Faktura,
• Lagerverwaltung,
• Kostenrechnung,
• Projektverwaltung
und vielen andere Modulen lässt sich ein papierloses Labor realisieren.
Alle Belege werden selbstverständlich automatisch in BM-windream
abgelegt.
BM-Project
BM-Project ist ein webbasierendes Projektmanagementsystem, das die
Planung, Steuerung und Verfolgung von Entwicklungsprojekten in der
pharmazeutischen Industrie wesentlich vereinfacht. Einzigartig ist die
Integration von Projekt-Steuerung, Reporting und Workflows in einem
System. Die gesamte Projektplanung und Projektdurchführung erfolgt
mit Hilfe des Webbrowsers auf einem zentralen Server. Alle Beteiligten
(Projektmanager, Controller, Geschäftsführung, Laboranten,...) können
über diesen zentralen Informationspool auf Informationen zum Projekt
zugreifen, aber auch Informationen bereitstellen.
So ist jederzeit ein vollständiger Überblick über den Sachstand aller
Aktivitäten gewährleistet. Projektleiter sind in der Lage mit Hilfe der
Überwachung von Meilensteinen kritische Aktivitäten zu identifizieren
und besonders zu verfolgen.
Services
Planung, Implementierung und Validierung aller Systeme nach
GxP/GAMP/21 CFR part 11.
BioMedion GmbH
Eine Vielzahl von Unternehmen aus der Life-Science-Industrie und aus
angrenzenden Bereichen muss bereits heute die GxP-Richtlinien für
Produktion und Forschung erfüllen oder in naher Zukunft die
Erfüllung dieser Richtlinien sicherstellen. Die BioMedion GmbH
unterstützt Unternehmen aus den genannten Bereichen bei der
Erfüllung dieser Richtlinien mit Lösungen auf Basis modernster
Informationstechnologie. Die BioMedion-Produkte und
Dienstleistungen ermöglichen es Kunden, Forschungs- und
Entwicklungsaufwendungen effizienter einzusetzen und die
Entwicklungszeit von neuen Produkten bis hin zur Marktreife zu
verkürzen und dabei gleichzeitig den neuen Anforderungen von Seiten
der Zulassungsbehörden im Zeitalter der elektronischen
Dokumentation und elektronischen Archivierung zu entsprechen.
Während die neuen technologischen Errungenschaften der
Biotechnologie bereits zu rapiden Veränderungen innerhalb der
pharmazeutischen und der Life-Science-Industrie geführt haben, ist
nach wie vor noch ein Mangel an speziellen Software-Anwendungen,
80
speziell für die Bedürfnisse und reglementarischen Anforderungen
dieser in hohem Maße wissens- und informationsabhängigen Branche
festzustellen.
BioMedion bietet eine neue Generation von
Datenmanagementsystemen und Systemen zur Projektkontrolle an, die
die gesamte pharmazeutische Wertschöpfungskette integrieren,
angefangen bei der grundlegenden Forschung (eLabBook, Patienten
Daten) über analytische (LIMS, GLP) und klinische Studien (clinical
data management, GCP, eSubmission) bis zu Produktion (GMP) und
Marketing. Die Produkte werden durch umfassende
Beratungsmaßnahmen begleitet, die Prozess- und Projektoptimierung,
Implementierung und Erfüllung der Richtlinien einschließen. Vor dem
Hintergrund langjähriger beruflicher Expertise in Biotech-, Pharmaund Informationstechnologie versteht BioMedion die Bedürfnisse und
Anforderungen der Life-Science Industrie, die als stark wissens- und
informationsabhängige Branche mit zunehmenden
Reglementierungsanforderungen zu kämpfen hat.
Steuerberatung
siehe Finanzbuchhaltung / ERP.
81
82
Terminal-Emulation
Pronobis GmbH: windream HostConnectivity
Die Pronobis GmbH, Wien, hat windream HostConnectivity
entwickelt, eine Anbindung an verschiedene Host-basierte Systeme, die
als Terminal-Emulation an einem PC betrieben werden. Typische
Anwendungen aus diesem Bereich sind Warenwirtschafts-,
Finanzbuchhaltungs- oder Produktionsplanungssysteme.
Die mit diesen Anwendungen erzeugten Ausgangsbelege können über
windream COLD ausgelesen, archiviert und indiziert werden. Die
windream-Suchfunktion ermöglicht es Anwendern durch die Eingabe
entsprechender Suchkriterien, archivierte Belege zum Beispiel über
Auftrags- oder Rechungsnummern zu recherchieren. Das Modul
windream HostConnectivity automatisiert diesen Prozess.
Das System wird auch zur Archivierung von Eingangsbelegen wie zum
Beispiel Rechnungen genutzt, wobei die Belegnummer automatisch aus
der Hostmaske ausgelesen und als Barcode-Etikett gedruckt wird. Das
Etikett wird auf den Beleg aufgebracht und dient beim späteren
Scanvorgang mit Barcodeerkennung zum Abgleichen der
Indexkriterien.
windream KeyControl
Ein Modul von windream HostConnectivity namens windream
KeyControl ermöglicht die flexible Definition von Systemfenstern,
Steuertasten (Hotkeys) und Positionen von Systemfenstern für die
jeweilige Hostmaske. Mit windream KeyControl können Anwender
somit Dokumente per Knopfdruck anzeigen lassen.
Durch Aktivierung eines definierten Hotkeys wird eine bestimmte
Aktion ausgelöst. Befindet sich der Anwender zum Beispiel in einer
Buchhaltungsmaske, so wird die dem jeweiligen Vorgang zu Grunde
liegende Rechnungsnummer in der Hostmaske ausgelesen und eine
Suche in windream gestartet. Das anhand der ausgelesenen
Rechnungsnummer gefundene Dokument (die Rechnung) wird
automatisch angezeigt.
83
Pronobis GmbH
Die Pronobis GmbH, Wien, wurde 1993 gegründet. Die Mitarbeiter
des Unternehmens befassen sich seit langer Zeit speziell mit Lösungen
im Bereich Dokumentenverwaltung, Workflow und
Formularerkennung und -erfassung und den damit verbundenen
Aspekten. Pronobis kann dabei auf langjährige Erfahrungen in diesem
Bereich verweisen. Die enge Zusammenarbeit mit einer Reihe von
anerkannt technologisch führenden Unternehmen sichert Pronobis
optimale Lösungsmöglichkeiten für Kunden.
Als Systemanbieter offeriert Pronobis nicht nur die entsprechende
Software, sondern auch Hardware und Beratung. Da die
Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen eine sehr bedeutende
Rolle spielt, sind für deren Einsatz unbedingt professionelle Lösungen
sowie erfahrene Partner erforderlich. Pronobis liefert aber nicht nur
maßgeschneiderte Soft- und Hardwarelösungen. Als Systemhaus mit
Fullservice-Charakter bietet das Unternehmen auch umfassende
Dienstleistungen: Beratung, System-Integration, Projekt-Betreuung und
intensive Schulungen aus einer Hand.
Einen wesentlichen Beitrag zur Verläßlichkeit der Systeme liefern die
von Pronobis angebotenen Softwarelösungen und ergänzenden
Hardwarekomponenten, die ausschließlich von namhaften Herstellern
stammen und die auf ihrem Gebiet absolute Spezialisten sind.
Unter der Vielzahl von Kunden und Anwendern befinden sich viele
namhafte Unternehmen, wie z.B. Österreichische Kontrollbank AG,
Internationale Atomenergie Behörde, Avis, Canon, UNIDO,
Metallwerke Plansee, Österreichische Post, Wirtschaftskammer Wien,
Mautner-Markhof, Kaindl, Voest, Union Versicherung etc.
Pronobis ist auf die Automatisierung rund um das
Dokumentenmanagement spezialisiert - von der schnellen Erfassung
bis zur Ablage und vom schnellen Zugriff bis zur
Vorgangsbearbeitung.
84
Warenwirtschaft
IT-Easy GmbH: windream für MiCLAS
MiCLAS repräsentiert eine hoch-integrierte, modular aufgebaute,
betriebswirtschaftliche Komplettsoftware für Auftragsbearbeitung,
Waren- und Lagerwirtschaft (WWS), Finanzen, Produktion (PPS),
Personalwirtschaft (PZE), Betriebsdatenerfassung (BDE) und vieles
mehr, mit optimaler Integration in Microsoft Office. Die MiCLASSoftwareentwicklung der ERP4all Business Software GmbH bildet in
enger Kooperation mit den MiCLAS-Entwicklungspartnern das
"Virtuelle Softwarehaus MiCLAS". MiCLAS wurde in Zusammenarbeit
mit den MiCLAS-Entwicklungspartnern ausschließlich für die
Anforderungen und Besonderheiten deutscher
Mittelstandsunternehmen entwickelt. Die von der IT-Eays GmbH
entwickelte Schnittstelle verbindet MiCLAS nun auch mit windream.
Ein Alleinstellungsmerkmal der Standardsoftware MiCLAS ist die
hochflexible Trigger-Technik und das integrierte Variantensystem für
Artikel, Dienstleistungen, Stück- und Preislisten, Kalkulation usw.
Stücklisten können beliebig viele Unterstufen haben, und innerhalb
jeder dieser Unterstufen sind Kombinationen aus variablen und
konstanten Positionen möglich. Das Variantensystem bietet dank der
"Visual Basic"-ähnlichen Definitionssprache VIM (Visual Interpreter
für MiCLAS) nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Variantenbildung.
MiCLAS ist eine objektorientierte, modulare 32-Bit Software, basierend
auf modernsten und sichersten Software-Entwicklungsprodukten. Alle
Entwicklungstools und Plattformen stammen vom Marktführer
Microsoft und sichern somit Investitionen langfristig. Ein klares,
objektorientiertes Softwaredesign auf Basis einer Client/ServerArchitektur mit leistungsfähiger, hochskalierbarer SQL-Datenbank
(SQL-Server 7.0 und 2000) ist der Garant für Datensicherheit und
Verfügbarkeit. Windows-NT, Windows 98, Windows ME, Windows
2000, Windows XP und Windows 2003 sind die Betriebssystem-
85
Plattformen für MiCLAS-Netzwerke. Sie gewährleisten modernsten
Defakto-Standard und Investitionsschutz.
MiCLAS ist innerhalb der letzten 12 Jahre aus Anforderungen und
Notwendigkeiten täglicher Kundenpraxis entstanden und permanent
verbessert worden. Dabei wurden die Anregungen unserer Kunden
konsequent umgesetzt und die Erfahrungen vieler Jahre, vieler
Menschen und vieler Unternehmen in Form von Programmcode und
Maskengestaltung in MiCLAS eingebracht. Entstanden ist ein
branchenunabhängiges Komplettsystem, optimiert auf die vielfältigen
Belange deutscher mittelständischer Unternehmen. MiCLASVorgänger-Produkte waren CiS, CiS.pro und DINOS.
IT-Easy GmbH
Schwerpunkt der Unternehmensaktivität ist die Entwicklung und der
Vertrieb von Hard- und Software sowie die Planung, Realisierung und
Wartung von integrierten Informationstechnologie-Systemen. Als
Systemhaus verkauft, projektiert, schult und wartet das Unternehmen
integrierte IT-Lösungen für insbesondere kleinere mittelständische
Unternehmen (5 bis 200 Mitarbeiter), bestehend aus: ERP-System CiS,
windream Dokumentenmanagement und Archivierung, Microsoft
Backoffice, MS-Terminalserver, Tobit Unified Messaging Produkte,
AVM-Kommunikationsprodukte für ISDN und ADSL, Internet,
Firewall, Homepage und TAPI-LAN Telefonie (mit MICLASAnbindung).
86
Workflow
Pronobis GmbH: Keyflow for windream
In jedem Unternehmen und jeder Verwaltung gibt es eine Menge
Abläufe, die sich entweder ständig ändern oder über einen längeren
Zeitraum konstant bleiben. Dies können einfache Abläufe sein, wie ein
Reise- oder Urlaubsantrag oder aber sehr komplexe Strukturen, wie die
Reklamationsbearbeitung oder Durchführung einer Investition vom
Antrag über die Bestellung bis hin zur Abrechnung und dem
Controlling. Unternehmen, die nach ISO 9000 zertifiziert sind, haben
viele dieser Abläufe schon dokumentiert und suchen nach einem
geeigneten Werkzeug, diese gesteuert und protokolliert ablaufen zu
lassen. Keyflow for windream bietet diese Möglichkeit in besonders
übersichtlicher und einfacher Weise, ob als Ad-Hoc oder Production
Workflow.
Die völlige Integration in MS Exchange, Outlook und Webbrowser
sorgt dafür, daß alle Möglichkeiten dieser robusten
Kommunikationsplattform ausgenützt werden können, wie etwa
gemeinsames Adressbuch, Zugriffsberechtigungen oder die
Stellvertreter-Regelung.
ECM und Workflow
Workflows stellen Arbeitsabläufe in Unternehmen elektronisch dar und
können über Abteilungen, Firmen und unterschiedliche Standorte
hinweg ablaufen. Sie können nicht nur in firmeneigenen Netzwerken
sondern auch weltumspannend im Internet eingesetzt werden. Keyflow
for windream kombiniert die vielseitigen Dokumenten-ManagementFunktionen von windream mit den effizienten Workflowabläufen von
Keyflow. Durch diese Integration werden Dokumente und
Arbeitsabläufe zu zusammenhängenden Vorgängen.
Keyflow nutzt hierfür die Infrastruktur von Microsoft Exchange, wobei
die Anwender, wie auch bei windream, in einer gewohnten
Benutzeroberfläche (bei Keyflow sind dies Microsoft Outlook und
Webbrowser) arbeiten.
Für die Prozessmodellierung steht ein integrierter, grafischer Designer
zur Verfügung. Administratoren oder auch Anwender (für ad-hoc
87
Workflows) können hier ohne Programmierkenntnisse sehr einfach mit
‘drag&drop’ den gewünschten Workflowablauf erstellen.
Grafische Statusanzeigen und Monitoringfunktionen geben den
zuständigen Mitarbeitern jederzeit die Kontrolle über den Fortgang der
Workflows bzw. auch genaue Auslastungsinformationen.
Funktionsumfang
Durch die nahtlose Integration von Keyflow for windream in
Exchange sind alle Workflowfunktionen direkt in die Menüs und in die
Benutzeroberfläche von Outlook eingebunden. Ein vorhandener oder
auch ein ad-hoc definierter Flow wird ausgewählt, ein Dokument aus
windream wird manuell oder automatisch beigeheftet und der
Workflow startet. Die Empfänger des Flows erhalten ihre Dokumente
und die damit verbundenen Arbeitsanweisungen in ihren normalen
Posteingang oder in einer Webworkflow Box. Exchange speichert und
repliziert die relevanten Daten selbständig. Dadurch werden alle
internen und externe Workflowteilnehmer in die Lage versetzt, an
automatisierten und kontrollierten Geschäftsabläufen teilzunehmen,
ohne die Orientierung über den jeweiligen Status zu verlieren.
Workflowdesign
Keyflow for windream ermöglicht ein schnelles und übersichtliches
Entwerfen der Workflows. Mittels ‘drag&drop’ werden auch die
komplexesten Workflows einfach und intuitiv entworfen. Die Schritte
des Workflows beinhalten Vorausbedingungen des "Jobs", wie
Zeitvorgaben, Arbeitsanweisungen, wer wann zu alarmieren ist usw.
Die Optionen sind per Doppelklick leicht definierbar. Die einzelnen
Schritte werden durch Ziehen der Verbindungsmarkierung verknüpft.
Mit ProForms steht ein komfortabler XML Formular Designer für die
Erstellung der Workflowformulare zur Verfügung.
Schleifen: Der Workflow kehrt nach der Erfüllung einer Bedingung
automatisch so lange an die betreffende Ausgangsstelle zurück (ReRouting), bis ein anderes Ereignis eingetroffen ist.
Subflow: Bereits vorhandene Workflows können anderen Workflows
als "Sub-Workflows" dienen. So können komplexe Workflows besser
strukturiert werden oder Workflow Bibliotheken für immer
wiederkehrende Teilprozesse aufgebaut werden.
Rücksprache und Delegation: Wie im normalen Büroalltag können
Aufgaben (Schritte) auch an andere Kollegen delegiert oder es kann zur
Lösung einer Aufgabe Rücksprache gehalten werden - beide Aktionen
werden natürlich protokolliert.
88
Voting/Abstimmung: Mit Voting kann bestimmt werden, wieviele
Antworten einer Workflow-Bedingung zutreffen müssen, damit der
nächste Schritt erfolgen kann. Beispiel: Wenn mindestens drei von fünf
Angesprochenen die Anfrage mit «Ja» beantworten, wird Aktion A
eingeleitet. Sollten es weniger sein, wird der Bearbeiter B darüber
informiert (z.B. bei Zahlungen: Die Zahlung kann erfolgen, wenn...).
Rollen: Da beim Design eines Workflows nicht immer die exakten
Empfänger bekannt sind, können in Keyflow auch entsprechende
Rollen (zusätzlich zu den ExchangeRollen) definiert werden. So wird
zum Beispiel als Empfänger «Sachbearbeiter» eingetragen und beim
Start des Workflows wird erst der entsprechende Mitarbeiter
zugeordnet.
Der ausgezeichnete Designer macht es überaus leicht, alle diese
Funktionen ohne Programmierung einzubinden bzw. auch bereits
laufende Workflows ad-hoc an Änderungen anzupassen.
Selbstverständlich können beliebig Termine gesetzt und überwacht
werden.
Statuskontrolle: Die grafische Darstellung zeigt in der Übersicht
durch Farbwechsel jedem befugten Benutzer eigenständig an, welche
Schritte des Workflows aktiv, und welche abgeschlossen sind, bzw.
welche Schritte zu lange auf Erledigung warten. Der Werdegang des
"Jobs" ist dadurch leicht nachzuvollziehen (Monitoring).
Dokumente im Workflow: Relevante windream Dokumente können
entweder automatisch beim Start des Workflows oder zu jedem
Zeitpunkt per ‘drag&drop’ eingefügt werden und stehen den einzelnen
Benutzern sofort zur Verfügung. Selbstverständlich werden alle
Zugriffsberechtigungen auf Dokumentenebene dabei berücksichtigt.
Workflow im Web: Alle Workflow-Teilnehmer können ihre Arbeit
ohne zusätzliche Softwareinstallationen erfüllen. Die
Workflowaufgaben werden dabei im Webinterface des Mailsystems
oder in einer eigenen Webworkflow-Box angezeigt. Die Formulare
hierfür werden in einem integrierten XML Formular Designer erstellt.
Pronobis GmbH
Die Pronobis GmbH, Wien, wurde 1993 gegründet. Die Mitarbeiter
des Unternehmens befassen sich seit langer Zeit speziell mit Lösungen
im Bereich Dokumentenverwaltung, Workflow und
Formularerkennung und -erfassung und den damit verbundenen
Aspekten. Pronobis kann dabei auf langjährige Erfahrungen in diesem
Bereich verweisen. Die enge Zusammenarbeit mit einer Reihe von
anerkannt technologisch führenden Unternehmen sichert Pronobis
optimale Lösungsmöglichkeiten für Kunden.
Als Systemanbieter offeriert Pronobis nicht nur die entsprechende
Software, sondern auch Hardware und Beratung. Da die
Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen eine sehr bedeutende
89
Rolle spielt, sind für deren Einsatz unbedingt professionelle Lösungen
sowie erfahrene Partner erforderlich. Pronobis liefert aber nicht nur
maßgeschneiderte Soft- und Hardwarelösungen. Als Systemhaus mit
Fullservice-Charakter bietet das Unternehmen auch umfassende
Dienstleistungen: Beratung, System-Integration, Projekt-Betreuung und
intensive Schulungen aus einer Hand.
Einen wesentlichen Beitrag zur Verläßlichkeit der Systeme liefern die
von Pronobis angebotenen Softwarelösungen und ergänzenden
Hardwarekomponenten, die ausschließlich von namhaften Herstellern
stammen und die auf ihrem Gebiet absolute Spezialisten sind.
Unter der Vielzahl von Kunden und Anwendern befinden sich viele
namhafte Unternehmen, wie z.B. Österreichische Kontrollbank AG,
Internationale Atomenergie Behörde, Avis, Canon, UNIDO,
Metallwerke Plansee, Österreichische Post, Wirtschaftskammer Wien,
Mautner-Markhof, Kaindl, Voest, Union Versicherung etc.
Pronobis ist auf die Automatisierung rund um das
Dokumentenmanagement spezialisiert - von der schnellen Erfassung
bis zur Ablage und vom schnellen Zugriff bis zur
Vorgangsbearbeitung.
Siehe auch Kanzleien / Gerichte
Lexolution ist eine integrierte Anwendung zur Workflow-, Vorgangsund Indexbearbeitung. Die ECM- und Archivfunktionen von
windream werden in einer Benutzeroberfläche ebenso übersichtlich
dargestellt wie alle zu bearbeitenden Dokumente. Eine
Dokumentenliste, eine Dokumentschnellansicht sowie Felder zur
Vergabe von Workflow- und Dokumentattributen stehen dem
Anwender auf einen Blick zur Verfügung. Alle für das Arbeiten
relevanten Dialoge werden in einem Fenster angezeigt.
90
IQ-optimize Software AG: Workflow-Management für
windream
IQ-optimize bietet mit seinen Produkten und Services intelligente
Workflow-Lösungen für windream-Kunden, die es dem Unternehmen
ermöglichen, optimierte Geschäftsprozesse schnell und einfach zu
implementieren.
Kunden können davon ausgehen, dass sie mit den IQ-optimizeProdukten derzeit den einfachsten und schnellsten verfügbaren Weg
erhalten, ein umfassendes Workflow-Management zu implementieren,
zu administrieren und in der Praxis einzusetzen. Mitarbeiter werden
innerhalb kürzester Zeit effizienter und effektiver arbeiten und haben
jederzeit einen aufgabengerechten sowie sicheren Zugriff auf alle
relevanten Informationen.
IQ-optimize ist grenzenlos anpassungsfähig
IQ-optimize besticht durch die offene Architektur und die Vielzahl an
leicht zu implementierenden Prozessroutinen und ist somit die
optimale Plattform für maßgeschneiderte Prozesse. Die
Skalierungsmöglichkeiten von IQ-optimize erlaubt es, mit
Abteilungslösungen zu beginnen und diese zu unternehmensweiten
Lösungen zu erweitern. Diese Plattform verbindet Mitarbeiter,
Kunden, Lieferanten und Partner über Landes- und Sprachgrenzen
hinweg. IQ-optimize kann in allen Branchen und Bereichen eingesetzt
werden. Aufgrund des modularen Aufbaus und der technologischen
Basis kann das System jederzeit problemlos an die spezifischen
Anforderungen im Unternehmen angepasst werden.
IQ-grafischer Prozessmodeller
Dieses Programm dient der Definition von Geschäftsprozessen, dem
Modelling. Es ist mit einer komfortablen Benutzeroberfläche
ausgestattet sowie mit einem Skript-Editor, mit dem sich
ereignisorientierte Aktionen komfortabel erstellen lassen. Der grafische
91
Prozessmodeller ist ein kompaktes Werkzeug zur professionellen
Erstellung von Workflows bzw. Prozessabläufen. Über den
Prozessmodeller lassen sich nahezu alle beliebigen Arbeits- und
Verwaltungsabläufe zur Steuerung unterschiedlichster Aufgaben in
einem Unternehmen grafisch definieren und leicht und schnell im
Echtzustand realisieren. Aufgrund der ganzheitlichen
Betrachtungsweise von Prozessabläufen und DokumentenManagement können sowohl "dokumentlastige" als auch
"dokumentlose" Ablaufstrukturen gleichzeitig modelliert und gesteuert
werden.
Features für mehr Produktivität mit der IQ-optimize WorkflowEngine
Der IQ-optimize Workflow-Engine ordnet, sortiert und disponiert
Arbeitsprozesse auf Grundlage im System gespeicherter Arbeitsabläufe.
Dabei können Anwender auf vordefinierte Prozesse (Workflows)
zugreifen oder im Rahmen einer umfassenden Beratung durch IQoptimize-eigene Abläufe (Workflows) entwickeln.
IQ-Workflow-Engine
Die Workflow-Engine ist die Komponente, die den kompletten
Arbeitsablauf gemäß der im Prozessmodeller definierten
Ablaufstrukturen steuert und überwacht. Sie kennt alle Abläufe und
Schritte sowie die Regeln für jeden Schritt. Die Engine stellt fest,
welche Prozesse für einen Übergang zum nächsten Schritt bereit sind
und stößt diese an. Die Workflow-Engine integriert die Web-Services
als offene Schnittstelle für den externen Zugriff auf die IQ-optimize
Software. Die Workflow-Engine dient der Steuerung und
Vorgangsbearbeitung von Prozessen im Büro, so zum Beispiel die
Freigabe eines Dokuments durch einen Verantwortlichen, bevor dieses
den weiteren Workflow durchläuft. Die Workflow-Engine eignet sich
besonders um vorhandene Unternehmenssoftware und Applikationen
in einen Workflow einzubinden.
Kunden und Lieferanten integrieren
Mit der IQ-optimize Workflow-Engine können Unternehmen Kunden
und Lieferanten direkt in den Ablauf und in die Fortschrittskontrolle
ihrer Geschäftsprozesse einbinden. Neben der Möglichkeit, selbst als
Initiator eines Vorgangs (für Supportanfragen, Aufträge, etc.)
aufzutreten, wird Kunden und Lieferanten stets ein Echtzeit Feedback
über den Status der Vorgänge geboten.
92
IQ-Benutzeroberfläche
Durch die Verwendung von Standardtechnologien und die offene
Struktur der IQ-optimize Produkte ist es möglich, die
Geschäftsprozesse, die Datenhaltung und die Oberfläche des Systems
flexibel an die individuellen Erfordernisse und Wünsche eines
Unternehmens anzupassen. Die Datenstrukturen lassen sich erweitern
und zusätzliche Informationsfelder zu bestehenden Daten werden ganz
einfach eingepflegt.
Bei der IQ-optimize-Lösung handelt es sich um ein webbasiertes
System. Alle Ansichten und Bearbeitungsmasken können mit Hilfe
eines Internet-Browsers bearbeitet werden. Die Benutzeroberfläche
stellt eine Webapplikation auf Basis des Microsoft-IIS-Servers dar.
windream im Workflow-System
Mit windream speichern Anwender alle Dokumente, ob Telefaxe,
gescannte Papierdokumente, beliebige Dateien oder Ihre E-Mails aus
Outlook in ein zentrales Dokumentensystem. Das integrierte windream
ECM-System gestattet die vollständige Verfügung über sämtliche, in
einem Workflow integrierten Dokumente. Neben der StandardDokumentenverwaltung und der Bereitstellung von Templates
ermöglicht das windram ECM-System auch die Verwaltung ganzer
Projekte. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, ein Zusatzmodul
einzusetzen, mit dem ein verteiltes ECM eingerichtet werden kann, das
bei einem Workflow über mehrere Standorte ein performantes
Arbeiten, auch mit sehr großen Datenmengen, gewährleistet.
Die IQ-optimize Software AG
Die IQ-optimize Software AG ist ein modernes, innovatives
Softwarehaus. Mit über 60 Mitarbeitern entwickelt, implementiert und
betreut das Unternehmen Lösungen auf dem Gebiet von Business
Process Management (BPM) und Workflow-Automation.
Vom ersten Beratungskontakt bis hin zur laufenden Betreuung und
partnerschaftlichen Zusammenarbeit dürfen Kunden sämtliche
Unterstützung sowie Dienstleistungen rund um das Thema
Geschäftsprozessoptimierung erwarten.
93
Anhang: Die windream-Partner
und Lösungen im Überblick
Name des Partners
Integration / Produktname (Branche / Bereich)
Active Projekt GmbH
BT-Connect to windream (ERP)
ADP Employer Services GmbH
windream für PAISY (Personalwesen)
ags andreas gruber software gmbh
move)arc (Finanzbuchhaltung / ERP)
AIXISTANCE Ltd. / Apptek Inc.
PlainKnowledge für windream (KnowledgeManagement)
Atos Origin GmbH
ArcSign for windream (Digitale Signatur)
BioMedion GmbH
Lösungen für die pharmazeutische Industrie
(Pharmazie)
bölker & eitschberger intraplan GmbH
Zentrale windream Client-Installation
(Administration und Installation)
CC Data Ltd.
CC Import for windream (Administration)
Contens Software GmbH
Contens CMS für windream (Knowledge
Management)
Datentechnik Geist
AutoStore für windream (Imaging / Data Capturing)
IDP (Imaging / Data Capturing)
doctopus it systeme gmbH
PrintBridge for windream (COLD)
FOSS 2 windream (Finanzbuchhaltung / ERP)
DOSOFT GmbH
windream für IBM iSeries/i5 (ERP)
e.bootis ag
windream für e.bootis-ERP II (ERP)
e.siqia Informationstechnologien
GmbH
windream für OPENLiMiT-Signaturanwendungen
(Digitale Signatur / Datensicherheit)
EKM EDV-Systeme GmbH
windream für GDILINE (Finanzbuchhaltung /
ERP)
c-cron GmbH
CopyStructure (Administration)
c-cron GmbH
Volltext-Erweiterung für windream (Imaging)
c-cron GmbH
ParentInfo (Data Capturing)
FibuNet GmbH
Integration in FibuNet (Finanzbuchhaltung / ERP)
FlowCom IT Solutions GmbH
FCS-Informationsdrehscheibe verbindet windream
und David (Groupware)
iC Consult GmbH
eLAP (Imaging / Data Capturing)
94
Infover AG
AutoIndexer (Knowledge Management)
Infover AG
ScanImporter (Imaging / Data Capturing)
Infover AG
VolltextExtension (Knowledge Management)
Infover AG
VolltextExtension Mail (Knowledge Management)
Infover AG
VolltextExtension ZIP (Knowledge Management)
Infover AG
Infover QuickIndexer (Administration)
Infover AG
Infover DokProzessor WM (Imaging)
intarsys consulting GmbH
PDF/A Live! (Konvertierung)
IQ-optimize Software AG
IQ-optimize Workflow-Management für windream
(Workflow)
IT-Easy GmbH
windream für MiCLAS (Warenwirtschaft)
Janich & Klass Computertechnik
GmbH
windream für DpuScan (Data Capturing)
KINETIC ag
Dalvany für windream (Knowledge Management)
mhi Informationstechnik GmbH
BDOcs für windream (Imaging / Data Capturing)
mhi Informationstechnik GmbH
PaperKeyboard for windream (Imaging / Data
Capturing)
One Click Solutions GmbH
Clickreader für windream (Imaging / Data
Capturing)
Pronobis GmbH
windream HostConnectivity (Terminal-Emulation)
Pronobis GmbH
NavisionLink (Finanzbuchhaltung / ERP)
Pronobis GmbH
MailExtender für windream (Groupware)
Pronobis GmbH
PNCold für windream (COLD)
Pronobis GmbH
PDFCold für windream (COLD)
Pronobis GmbH
Keyflow for windream (Workflow)
Pronobis GmbH
ScanExtender und Planarchivierung (Imaging / Data
Capturing)
Pronobis GmbH
AxaptaLink für windream (Imaging / Data
Capturing)
Pronobis GmbH
windream für IBM iSeries/i5 (ERP)
Reynolds & Reynolds / incadea
windream für incadea (ERP)
Soft Imaging System GmbH (SIS)
analySIS (Bildbearbeitung / Bildanalyse)
Stemmer GmbH
CAS genesisWorld für windream (CRM)
WINSOLVENZ 99 (Kanzleien / Gerichte)
Lexolution für windream (Kanzleien / Gerichte;
Workflow)
technotrans AG
doculab (Knowledge Management)
TRIADE InformationSystems GmbH
95
windream für TriCSS (Archivierung)

FibuNet für windream

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