Auf dem virtuellen Weg

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Einkauf+Planung
BizTravel 06/09
Reisekostenabrechnung
Auf dem virtuellen Weg
Rechnen Sie Reisekosten noch per Hand ab? Schneller, einfacher und preiswerter geht es mit
elektronischer Hilfe. Gerade für Mittelständler empfiehlt sich die Internet-Lösung.
TexT: oLIveR GRaue
E
s gab eine Zeit, da glich die Buchhaltung
des hessischen Autozulieferers Veritas
einer Bank. „Wir hatten dort riesige Kassen“, erinnert sich Vorstandssekretärin Anne
Suntrup. „Unsere Reisenden konnten sich vor
jeder Geschäftsreise einen Vorschuss und nach
ihrer Rückkehr die Auslagen und Spesen in bar
abholen.“ Diese Zeiten sind in Gelnhausen, auf
halber Strecke zwischen Frankfurt und Fulda,
vorbei. Seit gut einem Jahr rechnen die Mitarbeiter ihre Business-Trips über eine elektronische Reisekosten-Software ab – und unterwegs
zahlen sie vorzugsweise mit Kreditkarte.
Für die Veritas AG, die in Gelnhausen etwa 1400
Menschen beschäftigt, ist die Software ein Segen. Das Internet-Programm wird von einem
externen Dienstleister nicht nur zur Verfügung
gestellt, „sondern automatisch immer auf den
neuesten Stand gebracht“, erklärt Anne Suntrup: „Er übernimmt die technische Wartung
und pflegt steuerrechtliche Änderungen sofort
ein.“ Zwar müssen die Mitarbeiter ihre Reisekosten nun selbst eingeben, „was anfangs auf wenig
Begeisterung stieß“, so Suntrup. Doch am Ende
überzeugten die Vorteile: das bequeme Bezahlen mit der Firmenkreditkarte und die Tatsache,
„dass sie ihre Abrechnungen schon unterwegs
machen können“. Zugriff auf die Software haben sie von überall.
Noch immer, so schätzen Experten, bedienen sich weit weniger als 50 Prozent der deutschen Unternehmen einer solchen virtuellen
Lösung. Es dominiert das manuelle Verfahren –
Papierformulare, Excel-Tabellen, Barvorschüsse und Unterschrifteninflationen. „Teuer und
zeitaufwendig“, urteilt Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u). Bis zu 25 Euro interne Prozesskosten verschlingt jede Abrechnung – und
macht damit diversen Studien zufolge über 40
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Bereits nach einem Jahr amortisiert
T mitarbeiter überzeugt Im Oktober
2008 führte das im fränkischen Klingenberg
sitzende Unternehmen die Reisekosten-Software
von HR-Works ein. „Wir hatten uns auf der BTS
mehrere Systeme angeschaut“, erläutert Stapf
das Auswahlverfahren. „Die gewählte Lösung
fand ich gut und einfach zu bedienen.“ Um die
manuell war
gestern. Heute
vereinfacht
Software das
Abrechnen.
Mitarbeiter auf ihre Seite zu holen, hat sie viele
Reisende und die abrechnenden Sekretariate
direkt am Arbeitsplatz persönlich geschult – „80
Kolleginnen und Kollegen, aber natürlich auch die
Vorgesetzten.“
T rasch amortisiert Ihr Fazit nach einem
Jahr: „Das System wird gut angenommen, und es
rechnet sich bereits.“ Als Genehmigung reicht
mittlerweile eine einzige elektronische Unterschrift, und jeden Montag lässt sich die Travel
Managerin einen Bericht mit allen Reisen der
kommenden drei Wochen ausdrucken. „Den will
die oberste Führungsebene sehen“, sagt sie.
T gute Datenbasis Zusätzlich hat die
Software Transparenz ins Reiseverhalten der
Firma gebracht. „Erstmals haben wir jetzt eine
gute Datenbasis für Auswertungen“, sagt die
Geschäftsreiseplanerin. Für den Vorstand erstellt
sie einmal im Quartal eine Übersicht. Wika
unternimmt etwa 2500 Reisen im Jahr.
Nicht lange suchen –
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OBT– das Mobilitätsportal für Geschäftsreisende.
Ob Bahnfahrt, Flug, Hotel oder Mietwagen: Buchen Sie Ihre Geschäftsreisen
einfach und bequem aus einer Hand über ein Portal – zu besonders attraktiven
Prozent der sogenannten indirekten Ausgaben
im Travel Management aus. Für Andrea Zimmermann steht fest: „Die Software rentiert sich
auch schon bei kleineren Mittelständlern.“
Mitarbeiter rechnen selbst ab
Das Prozedere ist einfach: Die Kollegen geben
Passwort sowie ihre Reisedaten und Belege ins
System im Internet ein, Spesensätze errechnen
sich automatisch. Travel Manager oder Sekretariat erhalten eine E-Mail, wenn die Eingabe
erfolgt ist, sie schauen drüber und senden das
Dokument per Klick zur Auszahlung an die T
Konditionen.
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T Von 0 auf 100 Noch
bis 2008 hat Wika, Weltmarktführer der Druck- und
Temperaturmesstechnik,
alle Reisekosten auf Papier
und in Form von Excel-Tabellen abgerechnet. Zudem gab
es für die ca. 2500 Abrechnungen jährlich ein kompliziertes
Genehmigungsverfahren mit bis
zu vier Unterschriften. „Das waren
Prozesskosten weit über 100 Euro“,
erinnert sich Wika-Reisestellenleiterin Eva Stapf.
Einkauf+Planung
BizTravel 06/09
Expertentipp
BizTravel-Tipp
seit 2004 sind Arbeitgeber verpflichtet, die
von ihnen steuerfrei erstatteten Kosten für
Verpflegungsmehraufwand auf der lohnsteuerKArte anzugeben. Diesen Betrag für
jeden Mitarbeiter manuell zu errechnen ist
kompliziert und zeitraubend. Sehr einfach geht
das mit einer Reisekosten-Software.
Buchhaltung weiter. Flugbuchungen über die
Reisestellenkarte ordnet das System von selbst
zu, wenn jeweils Personal- und Reisenummer
angegeben werden.
Positiver Nebeneffekt: „Wir haben erstmals
eine Übersicht über die Gesamtkosten eines
jeden Business-Trips“, sagt Anne Suntrup. „Sowohl für unseren Vorstand als auch für die Kostenplanung ist das eine wertvolle Hilfe.“ Rasch
lassen sich Statistiken ziehen und diese nach
Kriterien wie Reiseziel oder Kostenstelle auswerten. Und weil Veritas seine Reiserichtlinien
in der Software hinterlegt hat, lässt sich leicht
überprüfen, ob sich die Mitarbeiter an diese
halten. „Ist die Abrechnung richtlinienkonform, zeichnet sie das System mit einem grünen Häkchen aus“, erklärt Suntrup. „Falls nicht,
ist das Ganze rot und für die Buchhaltung nicht
lesbar.“ Folge: Es gibt kein Geld zurück.
Klingt radikal, doch die Travel-Expertin hat
vor dem Start die ausdrückliche Unterstützung
des Betriebsrats bekommen. „Schließlich konn-
„Nun haben wir
eine Übersicht
über die gesamten Kosten
einer Reise.“
Anne Suntrup,
Veritas AG
„Statt vier
Unterschriften
reicht jetzt
eine einzige.“
Eva Stapf,
Wika Alexander Wiegand SE
ten wir mit Hilfe der virtuellen Methode Kosten sparen und mussten daher die Reisequalität
nicht reduzieren“, betont sie. Versichert hat sie
dem Betriebsrat überdies, dass durch die Software keine Stellen abgebaut werden und der Datenschutz beachtet wird: Längst nicht jeder hat
Einblick in die Abrechnungen.
Reden, reden, reden
Aber auch im Umgang mit den Mitarbeitern gilt:
„Reden, reden, reden“, sagt Suntrup. „Informieren Sie frühzeitig über Intranet und Newsletter, machen Sie Info-Veranstaltungen, richten
Sie eine Datenbank mit Fragen und Antworten
ein. Und holen Sie Kritiker ins Pilotteam“, rät
die Vorstandssekretärin. Begleitet werden sollte die Einführung von Anfang an von einem
Projektteam, in dem alle Entscheider vertreten
sind – vom Travel Management über die IT, die
Buchhaltung und die Personalabteilung bis
zum Betriebsrat.
Und wer ausschreiben will, sollte sorgfältig
ein Anforderungsprofil erstellen. „Formulieren
Sie genau, was Sie von einer solchen Software
erwarten“, empfiehlt Suntrup. Welche elektronischen Schnittstellen sind nötig? Wie umfassend
muss das System sein – soll es auch für Fremdwährungen und Auswärtstätigkeiten gelten? In
welchen Sprachen muss es gehalten sein? Soll es
überdies Arbeitszeiten verwalten?
Alternative Outsourcing
Anbieter, die ihre Software der Firma gegen eine
Gebühr zur Verfügung stellen, gibt es reichlich.
Zu den Großen zählen HR-Works und Mobile Expense. Andere wie Corporate World bieten
Komplettpakete samt Firmenkreditkarte und Online-Buchung für den Mittelstand, wieder andere kombinieren
Kostenabrechnung mit umfassender Buchungssoftware (etwa Atlatos,
Concur und KDS).
Und Unternehmen wie ADP
schließlich haben sich sogar das komplette Outsourcing auf die Fahne geschrieben. Eine Lösung, die in Zeiten
der Krise immer populärer wird.
„Sozusagen im Schuhkarton
schicken uns die Firmen ihre
Reisebelege und bekommen
dann die fertigen Abrechnungen als E-Mail von uns zurück“,
sagt ADP-Manager Rainer Stiel.
Vor allem Firmen mit knappen
Personalressourcen in der ReiseTl
stelle nutzen dies gern.
Andrea Zimmermann:
Kriterien genau definieren
Wer eine Reisekosten-Software einführt, sollte
dafür ein eigenes
Projekt starten. Die
Beraterin AndreA
ZimmermAnn
(btm4u) sagt, wie das
am besten klappt.
T mArKtübersicht
Verschaffen Sie sich
einen ersten Überblick über
die Software-Anbieter: im
Internet googeln (Suchwort „Reisekostenabrechnung“), auf Messen (Cebit, Personalmessen), mit Hilfe von Verbänden oder Beratern.
T mAndAt Holen Sie sich einen klaren
Auftrag der Geschäftsführung, um zeitraubende Diskussionen mit zweifelnden
Mitarbeitern zu vermeiden. Widerstände gibt
es leider immer, kommunizieren Sie von
Beginn an intensiv in der Firma!
T AuswAhlKriterien Erörtern Sie
gemeinsam mit Vertretern aus Buchhaltung,
IT und Personal, welche Kriterien die Software
erfüllen muss: Wie viele Reisen oder Reisende
sind abzurechnen? Welche Schnittstellen sind
nötig (zu Buchhaltung, Banken, Online-Buchung-Software usw.)? Wer erfasst die
Kosten? Wird das System international
eingesetzt? Welches Reporting soll die
Software liefern? Soll sie auch gefahrene
PKW-Kilometer auswerten?
T it-frAgen Klären Sie mit der IT-Abteilung, welche Software infrage kommt.
Reichen kostenlose Angebote (für Mini-Firmen mit 10–50 Mitarbeitern)? Soll sie auf
eigenen Servern laufen (z. B. SAP)? Für den
Mittelstand ideal ist die ASP-Lösung (Anbieter
wartet sie und bringt sie automatisch auf den
neuesten Stand). Oder wollen Sie die
Abrechnung auslagern (z. B. ADP, Meridian)?
T ProjeKtteAm Bilden Sie ein Projektteam
aus Travel Managament, IT, Buchhaltung und
Personalabteilung, das sich um den Kriterienkatalog, die Anbieterauswahl und die
Einführung der Software kümmert. Wichtig:
Binden Sie auch den Betriebsrat und den
Datenschutz frühestmöglich ein.
T Ausschreibung Holen Sie anhand Ihres
Kriterienkatalogs Angebote ein, und nennen
Sie in der Ausschreibung bereits die genauen
Termine für den weiteren Ablauf: für die
Präsentation der ausgewählten zwei oder drei
Anbieter in der Firma sowie für den Start der
Pilotphase und der endgültigen Einführung.
fotos: pr
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