Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch

USER GUIDE
Conferencing
Instant Scheduler für Microsoft®
Outlook®, Anwenderhandbuch
Produktbeschreibung
Mit Instant Scheduler haben Anwender die Möglichkeit, in Outlook Audio- und/oder NetzwerkKonferenzen zu starten und zu planen. Konferenzleiter haben die Möglichkeit, Konferenzen zu planen
und Einladungen mit Detailinformationen zum Meeting zu verschicken, die auch einen „Click-to-join“Link enthalten. Durch Anklicken dieses Links geben Konferenzleiter und Teilnehmer der Audio-Bridge
die Möglichkeit, sie anzuwählen. Die wichtigsten Funktionen dieses Plug-ins:
• Unter Verwendung Ihrer Login-Informationen für „Meine Meetings verwalten“ Ihre
Detailinformationen zur Audio- und Netzwerk-Konferenz in das Plug-in importieren
• Detaillierte Angaben zu Ihrem Instant Meeting, Instant Net Meeting oder Advanced/Customized
Net Meeting manuell hinzufügen
• Mit Hilfe der Werkzeugleisten-Schaltfläche „Verizon Conferencing“ Audio- und/oder
Netzwerk-Konferenzen starten/daran teilnehmen
• Mit Outlook Termine so planen, dass Informationen zu Audio- und/oder Netzwerk-Konferenzen
automatisch in die Terminbeschreibung übernommen werden
• Anzeige individualisierter Erinnerungen an Termine mit der Möglichkeit, direkt von dieser
Anzeige aus Meetings zu starten oder daran teilzunehmen
• Automatische Initialisierung des Web-Moderators, wenn der Benutzer eine
Audio-Konferenz startet.
Unterstützte Plattformen
Microsoft Outlook 2003 oder Microsoft Outlook 2007 wird von folgenden Plattformen unterstützt:
• Microsoft® Windows® XP
• Windows Vista®
Unterstützte Sprachen
Folgende Sprachen werden unterstützt: Weitere Sprachen lassen sich bei Bedarf hinzufügen:
• Englisch
• Deutsch
• Französisch
• Japanisch
Installationsverfahren
Die Plug-in- und Download-Anleitungen finden Sie unter
https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/de/index.php in der Menüleiste „KonferenzleiterTools“. Wählen Sie aus den Konferenzleiter-Tools „Outlook Instant Scheduler“ aus. Eine PDF mit der
Installationsanleitung finden Sie auf der Plug-in-Downloadseite. Es wird empfohlen, die DownloadAnweisungen aus dem Installationshandbuch zu befolgen.
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Werkzeugleiste und Menü
Nach Installation des Plug-ins steht Ihnen wie nachfolgend zu sehen in Outlook als neue
Schaltfläche „Verizon Conferencing“ zur Verfügung:
Die Schaltfläche öffnet das folgende Menü:
• Konferenz starten / an Konferenz teilnehmen
• Konferenz planen
• Meine Meetings verwalten
• Einstellungen
• Info
Einstellungen festlegen und ändern
Wählen Sie „Einstellungen“, um Ihre detaillierten Angaben zu Instant Meeting- oder
Netzwerk-Konferenzen hinzuzufügen:
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Zunächst stehen nur „Einstellungen“ und „Info“ zur Verfügung. Sobald der Anwender
seine Einstellungen vornimmt, steht auch “Meine Meetings verwalten” zur Verfügung.
Unter „Einstellungen” sind vom Anwender die folgenden Felder auszufüllen:
• Vor- und Nachname
• Rückrufnummern
• Spracheinstellungen
• Import von Konferenzen
• Netzwerk-Konferenz (falls zutreffend)
• Zustimmung zu den Datenschutzvereinbarungen
• Web-Moderator aktivieren
Zum Importieren von Konferenzen benötigen Sie Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort
für „MyMeetings managen“, wie die nachfolgende Abbildung zeigt.
Sobald der Anwender vom Bildschirm „Einstellungen“ Konferenzen importiert oder vom Bildschirm
“Meine Meetings verwalten” Konferenzen hinzugefügt und ein Online-User ausgewählt wurde, wird
das Menü “Konferenz starten” aktiviert.
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Untermenüs von „Konferenz starten / an Konferenz teilnehmen“
Das Menü „Konferenz starten / an Konferenz teilnehmen“ hat folgende Untermenüs:
Audio-Konferenz starten
• Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ keine
Audio-Konferenzen angezeigt werden.
• Wenn bei „Einstellungen” die Checkbox für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt
wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen.
• Audio-Konferenz starten
Netzwerk-Konferenz starten
• Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ keine
Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden.
• Wenn bei „Einstellungen” die Checkbox für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt
wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen.
• Netzwerk-Konferenz starten
Audio- und Netzwerk-Konferenz starten
• Dieser Menüpunkt ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ keine
Audio- oder Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden.
• Wenn bei „Einstellungen” die Checkbox für die Datenschutzvereinbarungen nicht angeklickt
wurde, erscheint eine Fehlermeldung, und der Vorgang wird unterbrochen.
• Starten Sie die Audio- und Netzwerk-Konferenz wie oben beschrieben.
• Netzwerk-Konferenz starten
Untermenüs von „Konferenz planen“
Das Menü „Konferenz planen“ hat folgende Untermenüs:
Audio-Konferenz planen
• Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ keine
Audio-Konferenzen angezeigt werden.
• Dieses Menü öffnet wie nachfolgend abgebildet den neuen Kalendereintrag und fügt die
Detailinformationen zur Audio-Konferenz in die Terminbeschreibung ein (einschließlich des
Standard-Abonnements für Audio-Konferenzen).
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben
zur Audio-Konferenz:
Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio-Konferenz teilzunehmen:
https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcClick2Join/servlet/WBBCClick2Join?cc=54&ph=0800-7778049&pc=7890988&customHeader=emeetings&langKey=de
Einzelheiten zum Instant Meeting:
Bezeichnung: Global Audio Meeting
Teilnehmer-Zugangscode: 7890988
Sollten Sie nicht über den oben genannten Link an der Konferenz teilnehmen können,
verwenden Sie bitte eine der nachfolgenden Einwählnummern:
ARGENTINIEN:
GEBÜHRENFREI: 0800-777-8049
AUSTRALIEN:
ADELAIDE, GEBÜHRENPFLICHTIG: 8-8121-4838
BRISBANE, GEBÜHRENPFLICHTIG: 7-3102-0940
CANBERRA, GEBÜHRENPFLICHTIG: 2-6100-1940
Netzwerk-Konferenz planen
• Dieses Menü ist deaktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ keine
Netzwerk-Konferenzen angezeigt werden.
• Dieses Menü öffnet wie nachfolgend abgebildet den neuen Kalendereintrag und fügt die
Detailinformationen zur Netzwerk-Konferenz in die Terminbeschreibung ein
(einschließlich des Standard-Abonnements für Netzwerk-Konferenzen).
Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben zur
Netzwerk-Konferenz:
Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Netzwerk-Konferenz teilzunehmen:
https://e-meetings.verizonbusiness.com/nc/join.php?i=SW201082&p=111111&c=emeetings&l=de
Einzelheiten zur Instant Netzwerk-Konferenz:
Art des Netzwerk-Meetings: LIVE_MEETING
Bezeichnung: All Purpose Meeting – Live Meeting
Teilnehmer-Zugangscode: 111111
Meeting-URL: https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp
Audio- und Netzwerk-Konferenz planen
• Dieser Menüpunkt ist nur dann aktiviert, wenn auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten“
mindestens eine Audio- und eine Netzwerk-Konferenz angezeigt werden.
• Dieses Menü öffnet den neuen Kalendereintrag und fügt die Detailinformationen sowohl zur
Audio- als auch zur Netzwerk-Konferenz in die Terminbeschreibung ein (einschließlich der
Standard-Abonnements für Audio- und Netzwerk-Konferenzen).
Der Einladungstext enthält wie nachfolgend dargestellt die detaillierten Angaben zur
Audio- und Netzwerk-Konferenz:
Klicken Sie auf den folgenden Link, um an der Audio- und Netzwerk-Konferenz teilzunehmen:
https://wbbc.verizonbusiness.com/wbbcClick2Join/servlet/WBBCClick2Join?cc=1&ph=517-4449940&pc=8767889&customHeader=emeetings&langKey=de&netId=SW201082&netPass=111111
Einzelheiten zum Instant Meeting:
Bezeichnung: Global Audio Meeting
Teilnehmer-Zugangscode: 8767889
Sollten Sie nicht über den oben genannten Link an der Konferenz teilnehmen können,
verwenden Sie bitte eine der nachfolgenden Einwählnummern:
USA:
GEBÜHRENPFLICHTIG: 517-444-9940
GEBÜHRENFREI: 866-692-5721
Einzelheiten zur Instant Netzwerk-Konferenz:
Art des Netzwerk-Meetings: LIVE_MEETING
Bezeichnung: All Purpose Meeting – Live Meeting
Teilnehmer-Zugangscode: 111111
Meeting-URL: https://e-meetings.verizonbusiness.com/emeet/join/index.jsp
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Bildschirm „Meine Meetings verwalten“
Der Bildschirm „Meine Meetings verwalten“ bietet Ihnen die folgenden Funktionen:
• Vor- und Nachname werden automatisch eingefügt, wenn der Abschnitt „Einstellungen“
ausgefüllt wurde.
• Rückrufnummern werden automatisch eingefügt, wobei sämtliche Rückrufnummern vom
Bildschirm „Einstellungen“ übernommen werden und die Standardauswahl als aktuelle
Rückrufnummer angezeigt wird.
• ‚Einzelheiten zur Instant Meeting Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz werden automatisch
eingefügt, wenn der Abschnitt „Einstellungen“ ausgefüllt wurde. (Sie müssen über ein gültiges
Audio- oder Netzwerk-Konferenzkonto verfügen, sonst werden keine Meetings eingefügt.)
• Bei manuellem Hinzufügen einer Audio-Konferenz werden Sie vom System aufgefordert,
die Bezeichnung für das Meeting, das Land und die anzurufende Nummer anzugeben,
die Konferenzleiter-Checkbox anzuklicken und den
Konferenzleiter-/Teilnehmer-Zugangscode einzugeben.
• Bei manuellem Hinzufügen einer Netzwerk-Konferenz werden Sie vom System aufgefordert,
die Bezeichnung des Meetings einzugeben, die Presenter-Checkbox anzuklicken, die
Meeting-Nummer, den Meeting-Zugangscode, den Presenter-Zugangscode sowie
Benutzer-ID und Kennwort für „Meine Meetings verwalten“ einzugeben.
• Meeting-Informationen ansehen und ändern
• Audio- und/oder Netzwerk-Konferenz starten/daran teilnehmen
Ansehen & bearbeiten
Konferenz starten
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Meeting manuell
hinzufügen
Starten/Teilnehmen
Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Advanced/Customized Netzwerk-Konferenzen hinzufügen
Wenn bei „Einstellungen” die Checkbox „Advanced/Customized” ein Häkchen enthält, müssen
Sie auf dem Bildschirm „Meine Meetings verwalten” Ihre Advanced/Customized NetzwerkKonferenz-URL angeben. Durch Klicken auf „Meeting hinzufügen” öffnet sich folgendes
Fenster. Hier sind vom Anwender Meeting-Bezeichnung sowie Teilnehmer- und Presenter-URLs
einzugeben. Klicken Sie dann auf „OK“. (Dieses Fenster öffnet sich nur bei erstmaliger Einrichtung.)
Die URLs erhalten Sie, indem Sie sich bei auf der Website „Meine Meetings verwalten“ unter
https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/de/login.php anmelden. Nachdem Sie
Benutzernamen und Kennwort eingegeben haben, wählen Sie die Möglichkeit „NetzwerkKonferenz“ aus und hier die Abonnement-Art „Advanced oder Customized“. Wählen Sie zum
Auffinden der Teilnehmer- und Presenter-URLs „Meeting Now Details“ aus.
Bildschirm „Erinnerung“
Bei Terminen, die mit Hilfe des Plug-ins „Verizon Conferencing“ vereinbart wurden, erinnert Sie vor
dem geplanten Beginn der Konferenz eine Bildschirmanzeige an diesen Termin.
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Instant Scheduler für Microsoft® Outlook®, Anwenderhandbuch
Web-Moderator starten
Über Verizon Business
Wenn der Web-Moderator unter „Einstellungen“ für automatisches Starten eingerichtet wurde,
erscheint auf Ihrem Bildschirm folgendes Dialogfenster, sobald eine Instant Meeting AudioKonferenz gestartet wurde.
Verizon Business ist eine Geschäftseinheit
von Verizon Communications (NYSE: VZ)
und ein weltweit führender Anbieter von
Kommunikations- und IT-Lösungen. Das
Unternehmen unterstützt seine Kunden
auf der Basis fachlicher Expertise und des
engmaschigsten IP-Netzwerks der Welt mit
preisgekrönten Lösungen für die Bereiche
Kommunikation, IT, Informationssicherheit
und Netzwerke. Verizon Business sorgt für
die sichere Kommunikation mit Kunden,
Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern
über immer komplexer werdende
Unternehmensstrukturen hinweg. Ziel im
so genannten „extended enterprise“ ist
es, Produktivität und Effizienz zu steigern,
Sicherheit zu gewährleisten und dabei die
Umwelt zu schonen. Viele der weltweit größten
Unternehmen und Behörden – darunter 96
Prozent der Fortune 1000-Unternehmen
sowie tausende Regierungsbehörden und
Bildungseinrichtungen - vertrauen auf die
Professional und Managed Services sowie die
Netzwerktechnologien von Verizon Business,
die zur Optimierung ihrer geschäftlichen
Abläufe beitragen. Weitere Informationen
unter www.verizonbusiness.com/de
Dieses Fenster erscheint nicht, wenn der Web-Moderator unter „Einstellungen“ nicht für
automatisches Starten eingerichtet wurde. In diesem Fall muss der Anwender den Web-Moderator
nach einem anderen Verfahren starten.
Nach Aktualisierungen suchen
Um nach Updates zu suchen, klicken Sie einfach im Menü „Info“ auf „Nach Aktualisierungen suchen“.
Durch Klicken auf „Neueste Version herunterladen“ erhalten Sie eine genaue Anleitung, wie Sie das
Plug-in aktualisieren.
verizonbusiness.com
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Dienstleistungsmarken gehören ihren jeweiligen Eigentümern.
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