Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für
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Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für
Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel Installationsanleitung und Beispielanwendung © fotogestoeber - Fotolia.com ANLEITUNG Träger Impressum Herausgeber eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm www.eloum.net c/o Hochschule Ravensburg-Weingarten Doggenriedstraße 88250 Weingarten Telefon: +49 (0) 751 501-0 Verantwortlicher Redakteur Prof. Dr. Wolfram Höpken Lazarettstr. 1 88250 Weingarten Telefon: +49 (0) 751 501-4917 [email protected] Autoren Bärbel Häußler Thomas Menner Abbildungen Wenn nicht anders angegeben, unterliegen alle Abbildungen dem Urheberrecht von Microsoft. Die Verwendung erfolgt in Übereinstimmung mit den Microsoft-Nutzungsvorgaben. Stand Februar 2015 2 Partner Inhalt Einführung................................................... 4 Teil 1 Installation................................................. 5 1. Voraussetzungen zur Installation............. 5 2. Download starten..................................... 5 3. Installation starten................................... 7 4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen.......11 Teil 2 Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010.................................................12 Vorbemerkungen........................................12 1. Benötigte Quelldaten..............................13 2. Einlesen der Daten in PowerPivot..........14 3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen..............................................21 3 4. Dashboard erstellen............................... 24 5. Fertigstellen des Berichts...................... 38 6. Abschließende Anmerkungen............... 44 eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm....... 44 Einführung In der heutigen Zeit wird immer häufiger die Wichtigkeit von Informationen und Wissen sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen hervorgehoben. Die Schlagwörter „Informationsgesellschaft“ bzw. „Wissensgesellschaft“ treten immer stärker in den Fokus von Studien und Fachzeitschriften. Die Frage, die sich hierbei vor allem kleinere Unternehmen stellen, ist die nach der Begründung. Warum sind Informationen und das daraus entstehende Wissen für ein Unternehmen so wertvoll und werden immer wertvoller? Warum lohnt es sich, Arbeits- und Zeitaufwand in die Informationsgewinnung zu stecken? Die Antwort auf diese Fragen ist in der stark veränderten Wettbewerbssituation zu sehen, ausgelöst durch den globalisierten Markt. Ermöglicht wurde diese Globalisierung durch das Internet, das ganz andere Voraussetzungen als noch vor zwanzig Jahren schafft. Der Markt ist durch die weitreichende Offenlegung von Informationen quasi transparent geworden. Produkte und Dienstleistungen können mit wenigen Mausklicks verglichen und Erfahrungen darüber ausgetauscht werden. Kunden sind demnach nicht mehr nur auf die Informationen des Herstellers angewiesen, sondern sie können auch auf unabhängige Erfahrungsberichte anderer Kunden zugreifen. Sagt dem Kunden ein Produkt nicht zu, ist der Weg zur Bestellung eines besser bewerteten Konkurrenzprodukts nicht weit. Spätestens wenn in der Folge die Verkaufszahlen und Umsätze niedriger ausfallen als erwartet und sich die Frage nach der Ursache stellt, wird deutlich, dass es heutzutage vielmehr die Hersteller und Dienstleister sind, die mehr denn je auf Informationen angewiesen sind. Dass viele dieser Fragen mithilfe von Daten und Informationen beantwortet werden können, die sich bereits im Unternehmen befinden, wird oft übersehen. Dabei zeigen vor allem frei zugängliche Analyse-Werkzeuge, dass eine solche Datenauswertung nicht einmal teuer sein muss und dennoch den Mehrwert birgt, über den Einkauf, die Produktion, den Vertrieb und die Kunden des eigenen Unternehmens genauer informiert zu sein und dadurch schnellere und bessere Entscheidungen möglich zu machen. 4 © Yabresse - Fotolia.com In diesem Dokument soll das Excel Add-In „PowerPivot“ anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei vorgestellt werden. Die dafür notwendigen Schritte werden erläutert und sollen wichtige Funktionen von Excel PowerPivot demonstrieren. Der Leser soll dadurch in die Lage versetzt werden, selbstständig Reports und Analysen zu erstellen und so einen schnellen Überblick über betriebliche Zusammenhänge zu erhalten. Dieses Dokument ist als reine Kurzanleitung für Excel PowerPivot zu sehen. Für interessierte Leser, die ihre Kenntnisse im Bereich Business Intelligence erweitern möchten, bietet der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm verschiedene Dokumente an. Neben einer allgemeinen Einführung in das Thema Business Intelligence und einem BI-Architekturüberblick steht auch eine Marktübersicht über verschiedene BI-Tools zum Download auf unserer Webseite bereit. Besuchen Sie dazu bitte unsere Webseite www.eloum.net und klicken Sie im Menü „Publikationen“ auf „Leitfäden“. Teil 1: Installation PowerPivot für Excel 2010 1. Voraussetzungen zur Installation ►► Microsoft Office 2010 muss installiert sein ►► Arbeitsspeicher muss mindestens 1 GB RAM betragen (empfohlen sind 2 GB RAM) ►► Unterstützte Betriebssysteme: - Windows Vista mit ServicePack 2 - Windows 7 - Windows 8 2. Download starten PowerPivot für Excel 2010 kann im Microsoft Download Center unter folgendem Link heruntergeladen werden: http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=29074 2.1„Herunterladen“ anklicken. 5 5 Installation - Download 2.2 Dateien auswählen • 32-Bit-Version auswählen (für 64-Bit-Version die andere Datei anklicken). • Evtl. „ReadMe-PowerPivot“-Datei anklicken (weitere Informationen zur Installation). • „Next“ klicken. 6 3. Installation starten 3.1 Dateien ausführen In den Download-Ordner wechseln und die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“ (bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) auswählen und anklicken. Bei Verwendung von Google Chrome kann die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“ (bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) direkt im Browser ausgewählt und angeklickt werden. Für weitere Informationen zur Installation kann die ReadMe-PowerPivot.htm Datei aufgerufen werden. 7 Installation 3.2 „Ausführen“ anklicken. 3.3„Weiter“ anklicken. 8 Installation 3.4 Bei Einverständnis: den Bestimmungen des Lizenzvertrags zustimmen und auf „Weiter“ klicken. 3.5„Installieren“ anklicken. 9 Installation 3.6„Fertig stellen“ anklicken, um die Installation zu beenden. 10 4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen Nachdem die Installation beendet ist, kann Excel 2010 aufgerufen werden. PowerPivot wird beim Aufruf von Excel automatisch geladen. Excel 2010 enthält nun den Tab „PowerPivot“. Zum Vergleich: Excel 2010 ohne PowerPivot Installation. 11 Teil 2: Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010 Vorbemerkungen Voraussetzungen Um PowerPivot anwenden zu können, muss lediglich Excel in der Version 2010 installiert sein. Wie PowerPivot in Excel integriert wird, wird im ersten Teil dieser Kurzanleitung (Kurzanleitung Teil 1: Installation) Schritt für Schritt erläutert. Ist PowerPivot für Excel installiert, kann mit der Bearbeitung des Beispiels begonnen werden. Einführung und Problemstellung Die Bedienung von PowerPivot für Excel wird nun anhand des Einkaufs- und Produktionsprozesses einer fiktiven Molkerei erlernt. Konkret sollen die Daten, die bislang in diesen Prozessen angefallen sind, grafisch aufbereitet und miteinander in Verbindung gebracht werden. Das Ziel dieser Kurzanleitung besteht darin, die beiden Prozesse mithilfe eines Dashboards so darzustellen, dass sie aus mehreren Blickwin- keln heraus betrachtet und untersucht werden können. Die unten stehende Abbildung zeigt, wie das fertige Dashboard aussehen sollte. Demnach soll ein Bericht mit zwei Diagrammen erstellt werden: Ein Diagramm soll zeigen, wie viele Liter Milch pro Region an einem bestimmten Tag angeliefert wurden (1). Das andere Diagramm (2) soll darstellen, wie viel Milch an einem bestimmten Tag an die Produktionsabteilungen abgegeben wurde. Zusätzlich soll die Zeit als Dimension dienen, aus der die Diagramme betrachtet werden können. Diese soll vom Nutzer über Schaltflächen (Tag, Monat, Jahr) flexibel gewechselt werden können (3). Beim Auswählen eines Datums sollen beide Diagramme entsprechend dem gewählten Datum aktualisiert werden. Abbildung 1: Darstellung des fertigen Dashboards 12 1. Benötigte Quelldaten Für die Erstellung jedes einzelnen Diagramms wird eine Datenbasis benötigt, die durch das Diagramm grafisch visualisiert werden soll. Für die Diagramme in diesem Molkerei-Beispiel werden die folgenden drei Quelldateien benötigt, die im Ordner „Quelldateien“ dieser Anleitung zur Verfügung gestellt werden: ► Datei „Milchanlieferung“: Wie viele Liter Milch liefert ein Kunde einer bestimmten Region an einem bestimmten Tag an? ► Datei „AbgabeAnAbteilung“: Wie viele Liter Milch werden an die Produktionsabteilungen übergeben? ► Datei „kalendertabelle“: Alle wichtigen Informationen rund um das Datum, die später grafisch aufbereitet und ausgewertet werden können. 1.1 aufgeführten Daten jeweils durch ein Semikolon getrennt werden. 1.2 Datei „AbgabeAnAbteilung“ Eine Textdatei, die das Datum, die Milchmenge in Litern und die Abteilung, welche die angelieferte Milch verarbeitet, enthält. Auch hier handelt es sich um eine CSV-Datei, weshalb auch diese Attribute durch ein Semikolon getrennt sind. Datei „Milchanlieferung“ Diese Datei enthält das Datum, den Kunden, die Tour und Anzahl der angelieferten Liter Milch als Attribute. Bei einer solchen CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, in der die Abbildung 1.2: Datei „AbgabeAnAbteilung“ 1.3 Datei „kalendertabelle“ Diese Excel-Datei enthält eine Tabelle mit allen wichtigen Datumsinformationen, anhand derer die Milchanlieferung und -verarbeitung am Ende analysiert werden kann. So kann mit dem fertigen Dashboard beispielsweise die Menge an angelieferter Milch an einem bestimmten Tag, in einer bestimmten Woche, in einem bestimmten Monat oder in einem bestimmten Jahr angezeigt werden. Abbildung 1.1: Datei „Milchanlieferung“ Abbildung 1.3: „kalendertabelle“ 13 2. Einlesen der Daten in PowerPivot Um die Quelldateien in PowerPivot verarbeiten zu können, müssen diese zunächst in das Tool geladen werden. Je nachdem, in welchem Dateiformat die jeweilige Quelldatei vorliegt, müssen beim Einspielen unter Umständen ein paar Faktoren berücksichtigt werden. Liegt beispielsweise eine CSV-Datei vor, so muss zwin- gend die Einstellung „Semikolon“ als Spaltentrennzeichen aktiviert werden, sodass PowerPivot die Struktur der beinhaltenden Daten richtig erkennt. Nachfolgend werden diese Schritte für die drei Molkerei-Dateien genauer erläutert. 2.1 Klick auf den Reiter „PowerPivot“, woraufhin folgendes Menüband erscheint: 2.2Im Menüband „PowerPivot-Fenster“ anklicken. 2.3 Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das sog. PowerPivot-Fenster. Hier können u.a. die Quell- daten geladen oder Tabellen und Grafiken erstellt werden. 14 Im Tab „Home“ unter Menübandpunkt „Externe Daten abrufen“ und „Externe Daten aus anderen Quellen“ können Quelldaten geladen werden. Einlesen der Daten in PowerPivot 2.4 Im Fenster „Tabellenimport-Assistent“- nach unten scrollen, „Textdatei“ auswählen und auf „Weiter“ klicken. 2.5 15 Aus der Dropdown-Liste „Durch Trennzeichen getrennte Dateien (.csv)“ auswählen und den Dateipfad für die erste Quelldatei (Milchanlieferung.csv) angeben. Anschließend als Spaltentrennzeichen „Semikolon“ auswählen und sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden“ angeklickt ist. Anschließend auf „Fertig stellen“ klicken. Einlesen der Daten in PowerPivot 2.6 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf „Schließen“ klicken. 16 Einlesen der Daten in PowerPivot Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. 17 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.7 Die zweite Datei („AbgabeAnAbteilung.csv“) wie oben beschrieben importieren. 2.8 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ im Tabellenimport-Assistenten „Excel-Datei“ auswählen und auf „Weiter“ klicken. 2.9 Den Dateipfad für die Datei „kalendertabelle.xlsx“ auswählen. Sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden“ angeklickt ist. Auf „Weiter“ klicken. 18 Einlesen der Daten in PowerPivot 2.10 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ enthält nur eine Tabelle. Deshalb „Tabelle1“ auswählen und auf „Fertig stellen“ klicken. 2.11 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf „Schließen“ klicken. 19 Einlesen der Daten in PowerPivot Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. 20 3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen Die drei Tabellen aus den Quelldateien sind nun in PowerPivot integriert. Bereits zu diesem Zeitpunkt könnten nun Diagramme anhand dieser Tabellen erstellt werden. Allerdings wären diese noch gänzlich voneinander unabhängig, sodass beispielsweise die Auswahl eines Datums keinerlei Auswirkungen auf die anderen Dia3.1 „Diagrammsicht“ anklicken. Alle drei Tabellen sind noch unabhängig voneinander. 21 gramme hätte. Die drei Tabellen besitzen jedoch sehr wohl einen inhaltlichen Bezug zueinander. Dieser muss in PowerPivot lediglich noch eingestellt werden. Hierzu müssen die nachfolgenden Schritte befolgt werden. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen 3.2 In Tabelle „Milchanlieferung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu „Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen. 3.3 In Tabelle „AbgabeAnAbteilung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu „Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen. 22 Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen Evtl. die Tabellen mit der Maus per Drag & Drop anders anordnen, damit die Verbindung zwischen den Tabellen besser dargestellt wird. Damit sind die notwendigen Verbindungen zwischen den Tabellen erstellt. Der nächster Schritt ist die Erstellung des Dashboards. 23 4. Dashboard erstellen 4.1 Im PowerPivot-Fenster zum Icon „Datensicht“ wechseln. Den Tab „Milchanlieferung“ auswäh- len und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen. 4.2 „Neues Arbeitsblatt“ auswählen und auf „OK“ klicken. 24 Dashboard erstellen 4.3 Es wird ein neues Arbeitsblatt mit einem Diagramm-Template erstellt. Außerdem wird die PowerPivot-Feldliste angezeigt. Diese Feldliste enthält alle Tabellen und Attribute, die für die Erstellung von Diagrammen zur Verfügung stehen. 25 Dashboard erstellen 4.4 Innerhalb der PowerPivot-Feldliste auf „Milchanlieferung“ klicken. Anschließend Attribut „AnzahlLiter“ und „Tour“ anklicken. Beide Attribute werden in das Diagramm übernommen. 4.5 Wieder zurück zum PowerPivot-Fenster wechseln. Auf den Tab „AbgabeAnAbteilung“ klicken und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen. 26 Dashboard erstellen 4.6 „Vorhandenes Arbeitsblatt“ auswählen und „OK“ klicken. 4.7 In der PowerPivot-Feldliste unter „AbgabeAnAbteilung“ die Attribute „LiterMilch“ und „ÜbergabeAnAbteilung“ anklicken. Danach wird das Chart automatisch erstellt. 27 Dashboard erstellen 4.8 Größe der Charts anpassen und mit der Maus per Drag & Drop positionieren. 4.9 Das Chart „AbgabeAnAbteilung“ auswählen. Den Tab „Entwurf“ anklicken und im Menüband „Diagrammtyp ändern“ auswählen. 28 Dashboard erstellen 4.10 Anschließend folgendes Kreisdiagramm auswählen: 4.11 Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts ändern. 29 Dashboard erstellen 4.12 Zur besseren Übersicht können die Tabs mit individuellen Namen versehen werden. So kann beispielsweise der Tab mit den erstellten Diagrammen in „Dashboard“ umbenannt werden. Für beide Grafiken wurde jeweils automatisch eine PivotTabelle auf einem separaten Arbeitsblatt erstellt. 30 Dashboard erstellen Auf das Arbeitsblatt mit der PivotTabelle für die Abteilungssummen wechseln (hier im Beispiel „Tabelle6“). Danach das Arbeitsblatt auf „AbgabeAnAbteilung“ umbenennen. 31 Dashboard erstellen Anschließend auf das Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle für die Milchmengen wechseln (hier im Beispiel „Daten für Tabelle4 Diagramm“). Danach das Arbeitsblatt auf „Milchanlieferung“ umbenennen. 32 Dashboard erstellen 4.13 Pivot-Tabellen umbenennen In das Arbeitsblatt „AbgabeAnAbteilung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter „PivotTable-Name“ „AbgabeAnAbteilung“ eintragen. In das Arbeitsblatt „Milchanlieferung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter „PivotTable-Name“ „ Milchanlieferung“ eintragen. 33 Dashboard erstellen 4.14 Wieder in das Arbeitsblatt „Dashboard“ wechseln. 4.15 Datum einfügen: In der PowerPivot-Feldliste unter „kalendertabelle“ die Attribute „Jahr“, „Monat“ und „Tag“ auswählen. 34 Dashboard erstellen 4.16 Die Attribute sind nun eingefügt. Jetzt müssen sie noch an die richtige Stelle verschoben wer- den. Dazu „Summe Jahr“ und „Summe Tag“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ auf der rech- ten Seite verschieben. Ebenso „Monat“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ verschieben. Durch Ändern des Datums wird im Moment nur das Chart „Milchanlieferung“ verändert. Damit auch die Daten in Chart „AbgabeAnAbteilung“ entsprechend dem ausgewählten Datum aktualisiert werden, müssen die Datumsattribute mit dem Chart verbunden werden. 35 Dashboard erstellen 4.17 Im Tab „Dashboard“ den Slicer „Jahr“ mit der rechten Maustaste anklicken und „PivotTable-Verbindungen“ auswählen. 36 Dashboard erstellen 4.18 Im erscheinenden Fenster „PivotTableverbindungen (Jahr)“ „AbgabeAnAbteilung“ aus- wählen und „OK“ klicken. 4.19 Anschließend mit „Monat“ und „Tag“ gleich verfahren. 37 5. Fertigstellen des Berichts Der Bericht ist nun schon voll funktionsfähig. Zur besser Übersicht sollte er jetzt allerdings noch angepasst und formatiert werden. 5.1 Einfügen einer Überschrift: Unter dem Tab „Einfügen“ kann unter dem Menübandpunkt „Einfügen Textfeld“ ein Textfeld erstellt werden, das als Überschrift dient. 38 Fertigstellen des Berichts 5.2 Text „Übersicht Milchanlieferung und Milchverarbeitung auf täglicher Basis“ eingeben und Textfeld nach Wunsch in Größe und Schriftart formatieren. Alle Elemente auf dem Tab „Dash- board“ anordnen und evtl. Größe und Positionen anpassen. 39 Fertigstellen des Berichts 5.3 Das Chart „Milchanlieferung“ anklicken und unter dem Tab „Entwurf“ im Bereich „Diagrammlayout“ ein entsprechendes Layout auswählen. 5.4 Überschrift im Chart „Milchanlieferung“ anpassen. 40 Fertigstellen des Berichts 5.5 Überschrift im Chart „AbgabeAnAbteilung“ anpassen. 41 Fertigstellen des Berichts 5.6 Zum Schluss unter Tab „Ansicht“ und Menübandpunkt „Anzeigen“ das Häkchen bei „Gitternetzlinien“ entfernen. Damit ist das Beispiel erstellt. Jetzt können durch Klicken auf ein bestimmtes Datum die jeweiligen Informationen dieses Datums angezeigt werden. 42 Fertigstellen des Berichts Beispiel: Datum 04.02.2014 Beispiel: Alle im Januar 2014 43 6. Abschließende Anmerkungen Betrachtet man die relativ große Anzahl an Datensätzen in den drei Quelldateien und wie einfach sich das Navigieren durch diese mithilfe des Dashboards nun gestaltet, lässt sich der Mehrwert einer solchen Datenaufbereitung schnell erkennen. Die Erstellung eines Dashboards bedeutet für den Anwender zwar zunächst Aufwand, aufgrund der schnellen und einfachen Integration und Aktualisierung der Daten wird dieser aber vom Langzeitnutzen überwogen. Auch eine Erweiterung oder Änderung des Dashboards ist nach Belieben möglich und in relativ kurzer Zeit umsetzbar. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neben Excel keine anderen Anwendungen und technischen Komponenten benötigt werden. Betrachtet man also den Nutzen in Form von Wissen und Übersicht über die eigenen Prozesse und stellt diesem die marginalen Kosten für den Aufwand gegenüber, so ist die Kosten-Nutzen-Bilanz mehr als positiv. PowerPivot für Excel bietet demnach viel für wenig und ist durchaus einen Test wert. eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“, die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). „Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen ►► „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ mit 38 eBusiness-Lotsen, ►► „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16 Förderprojekten, und ►► „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“ mit zurzeit 14 Förderprojekten. Für mehr Informationen besuchen Sie bitte www.mittelstand-digital.de. Weitere interessante Praxisbeispiele und Leitfäden finden Sie auf den Seiten des eBusinessLotsen Oberschwaben-Ulm unter www.eloum.net im Menü „Publikationen“. 44