MonKey Office - guenterhellmers.de

Günter Hellmers, Handhabung des Programmpaketes „MonKey Office“
Inhalt:
Hinweise zur Handhabung des Programmpaketes
Infoblatt: Buchen laufender Geschäftsvorfälle mit „MonKey Office“
Kopiervorlage: Kontierungsbogen
Installation (Einzelplatz):
Download aktuelles Programmpaket (MonkeyOffice_20XX_setup.exe)
Setup ausführen:
- Programmordner auswählen (z.B. D:\MonKey20XX
- Desktopsymbol anlegen
- MonKey office starten: Freeware
- Neue Datenbank
Datenbankendung: „sdb“
Anlegen Ordner:
Monkey\Datenbank
enthält die aktuelle Datenbank.
Während MO geöffnet ist, sind temporäre Dateien vorhanden.
Monkey\Datensicherungen enthält die Datensicherungen.
Die sdb-Datei darf umbenannt werden.
Einstellung des Datenbank-Ordners: Datei – Datenbank - Speicherort
Einstellung des Datensicherung-Ordners: Bearbeiten – Einstellungen – Datensicherungen
Lizenzen
Werden von der ProSaldo GmbH Schulen kostenlos zur Verfügung gestellt.
Programm-Start:
Doppelklick auf Programm-Icon  Lokale Datenbank öffnen … Pfad Monkey\Datenbank
auswählen
Rücksicherung eines Datenbestands:
MO ist nicht geöffnet. Aktuelle Datenbank im Datenbank-Ordner löschen. Gesicherte Datenbank
in den Datenbank-Ordner kopieren. Anschließend MO öffnen und über „Lokale Datenbank öffnen“
die Datenbank auswählen.
Sicherung eines Datenbestands:
In MO: Datei > Datensicherung. Die Datenbank wird im eingestellten Datensicherungsordner in
einen neuen Datumsordner kopiert.
Ändern der Firma
Datei > Firmenverwaltung > Firma auswählen > Bearbeiten
Eine Datenbank kann beliebig viele Firmen enthalten. Für Unterrichtszwecke bietet es sich an, pro
Datenbank nur jeweils eine Firma einzurichten.
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Kunden (Lieferanten) erfassen
Stammdaten > Adressen > Neu (oder Duplizieren)
Rechnungsanschrift: Adressdaten erfassen
Lieferanschrift: In der Regel: Aus Rechnungsanschrift übernehmen
Kunde Faktura: Aktiver Kunde (Lieferant Faktura: Aktiver Lieferant)
Debitorenkonto (Kreditorenkonto): „Neues Konto manuell eingeben“
Artikelgruppen anlegen
Stammdaten > Artikel und Leistungen
Auswählen „Alle Gruppen“, dann Neu
Eintragen Bezeichnung, übernehmen „Standardkonten der REWE“
Artikel anlegen
Stammdaten > Artikel und Leistungen
Auswählen der Gruppe, dann Neu
Eintragen Artikelnummer, Bezeichnung, EK, VK (über Marge), Lagerartikel
Zahlungsbedingungen anlegen
Vorgaben > Zahlungsbedingungen Einkauf (Zahlungsbedingungen Verkauf)
Mandanten bzw. Modelluntenehmen:
Blum Music4You KG: http://www.music4youkg.de
Basismandant BlumV00.sdb: Keine Buchungen, keine Belege, alle Lagerbestände sind 0.
Für die Beleggeschäftsgänge I und II in Lehrbuch Rechnungswesen, Winklers 3552
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Infoblatt: Buchen laufender Geschäftsvorfälle mit „MonKey Office“
Buchungserfassungsmaske: Buchhaltung > Soll-/Haben-Buchungen
Zu erfassen sind:
Datum, Buchungstext (Evtl. Vorlage), BelegNr (in der Regel Manuell), Betrag, Konto Soll, Konto
Haben, evtl. Steuerkennzeichen
Tab-Taste:
Nächstes Feld
Eingabetaste:
Buchungserfassung
Eingangs- und Ausgangsrechnungen: In der Erfassungsmaske über „Direktauswahl einer Funktion
der Nebenrechnungen“ „Neue Debitorenrechnung“ oder „Neue Kreditorenrechnung“ auswählen.
Die Daten können im Kontierungsbogen eingetragen sein. Die Reihenfolge der Eingabefelder
weicht ab. (Der Umweg ist erforderlich, damit ein offener Posten angelegt wird.)
AR: Zu erfassen sind:
ER: Zu erfassen sind:
Debitor, Datum, BelegNr, Betrag, Erlöskonto
Kreditor, Datum, BelegNr, Betrag, Aufwandskonto (Bestandskonto ist
auch möglich.)
Automatisch erzeugt werden:
Umsatzsteuer, Buchungstext
In den Kontierungsbogen unter Art „D“ oder „K“ notieren. Zahlungsein- und -ausgänge sind dann
wieder manuell möglich.
Zahlungsein- und -ausgänge (Offene Posten-Buchhaltung)
Bei der Buchung einer Ausgangsrechnung („Debitorenrechnung“) bzw. Eingangsrechnung
(„Kreditorenrechnung“) wird ein offener Posten (OP) angelegt. Wird eine Zahlung gebucht
(Debitor im Haben bei Zahlungseingang, Kreditor im Soll bei Zahlungsausgang), werden alle
offenen Posten dieses Personenkontos nach Klicken auf „OP“ angezeigt. Die bezahlte Rechnung
wird angewählt. Stimmen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag überein, ist dieser offene Posten
damit wieder ausgeglichen.
Automatische Buchung der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
Um die Umsatzsteuer (bzw. Vorsteuer) automatisch zu buchen, wird bei der Buchungserfassung
der angezeigte Steuersatz übernommen. Für die Konten, auf die üblicherweise mit Umsatz- bzw.
Vorsteuer gebucht wird, ist der entsprechende Steuersatz in den Stammdaten vorhanden. Dieser
Steuersatz wird dann bei der Buchungserfassung als Voreinstellung angezeigt. Soll die Buchung
ohne Umsatzsteuer (bzw. Vorsteuer) erfolgen, wird als Steuersatz „ - “ angewählt.
Es stehen die folgenden Steuersätze zur Verfügung:
USt19:
Umsatzsteuer 19 %, Konto 4800
VSt19:
Vorsteuer 19 %, Konto 2600
VSt07:
Vorsteuer 7 %, Konto 2600
Zusammengesetzter Buchungssatz
In der Buchungsmaske eine Konto-Nr. offen lassen und „Soll-Splitt“ bzw. „Haben-Splitt“ anklicken.
Teilbuchungen erfassen (evtl. „Netto“) und jeweils übernehmen. Wenn der Buchungsbetrag
vollständig verteilt ist, im Splittungsfenster „ok“ und dann in der Buchungsmaske „Erfassen“
anklicken.
Zahlungen mit Skontoabzug
Für die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag wird „Ausbuchen der Differenz
als Minderung“ gewählt. Als Minderungsart wird „Skonto“ ausgewählt. Der Minderbetrag wird
einem gesonderten „Minderungskonto“ zugeordnet (bei Zahlungseingängen: z. B.
Erlösberichtigungen Waren, bei Zahlungsausgängen: z. B. Nachlässe für Waren). Enthält das
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zugeordnete Konto keinen Steuersatz, findet keine automatische Steuerberichtigung statt
(Bruttomethode).
Teilzahlungen
Die Differenz wird als Euro-Betrag und als Prozentsatz angezeigt. Über Weiter wird im
Auswahlfenster „Weiterführen der Differenz als offenen Posten“ gewählt.
Ausgleich mehrerer offener Posten durch eine Buchung
Die infrage kommenden offenen Posten werden mithilfe der Shift-Taste markiert. Falls ein
Differenzbetrag vorhanden ist, bleibt dieser bei Auswahl von „Weiterführen“ beim letzten der
markierten offenen Posten bestehen.
Rechnungskorrektur
Über Funktion „Neue Debitorenrechnung“ (Kreditorenrechnung) mit negativem Betrag. Das
Programm tauscht die Konten und bucht den positiven Betrag.
(Praxisgerechter ist die Erzeugung der Buchung über den Verkaufsbeleg/Einkaufsbeleg
„Korrekturrechnung“.)
Anzeigen/Drucken des Journals
Buchhaltung > Journal > Aktualisieren
Evtl. über Filter Zeitraum einstellen
Evtl. Spaltendarstellung anpassen: Art, Datum, Text, BelegNr, Konto, EUR Soll, EUR Haben, Steuer
Anzeigen/Drucken einzelner Konten
Buchhaltung > Kontoauszüge > Filter: Zeitraum: Jahr, Konto von 2600 bis 2600
Anzeigen/Drucken der Summen- und Saldenliste
Buchhaltung > Summen & Salden > Aktualisieren
Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung
Eröffnung und Abschluss > Steueranmeldungen> Aktion: Neue Umsatzsteuervoranmeldung –
Filter: Monat auswählen
Anzeigen/Drucken der Bilanz und der GuV-Rechnung
Eröffnung & Abschluss > Bilanz und GuV > Aktualisieren > Filter: Alle Häkchen raus > Drucken >
Formular: Bilanz und GuV A4 hoch > Vorschau …
Ändern von Konten
Kontenplan anzeigen (Stammdaten > Konten). Markieren des Kontos, rechte Maustaste:
Bearbeiten
Erfassen neuer Personenkonten
Stammdaten > Adressen > Neu. Unter Kunde Faktura (Lieferant Faktura) das Debitorenkonto
(Kreditorenkonto) nach „Neues Konto manuell eingeben“ eintragen.
Erfassen neuer Sachkonten
Kontenplan anzeigen (Stammdaten > Konten). Markieren eines ähnlichen Kontos, rechte
Maustaste: Konto duplizieren
Überschreiben der Kontonummer und der Kontobezeichnung. Die restlichen Daten können in der
Regel übernommen werden. Prüfen der Bilanz- bzw. GuV-Zuordnung: Stammdaten >
Kontenstruktur > Gruppe auswählen > Konto markieren.
Drucken Kontenplan
Stammdaten > Konten > Drucken > Formular: Kontenplan A4 hoch
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Kontierungsbogen
für die Buchungserfassung mit MonKey office (Soll-/Haben-Buchungen):
Art Datum
Buchungstext
Bel.-Nr.
Betrag
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SollKto. HabenKto. Steuer
OP-Nr. Ausbuchung