Relaunch, Weiterentwicklung und Support der Website www
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Relaunch, Weiterentwicklung und Support der Website www.lebenslanges-lernen.eu Gemeinsame Internetseite der Nationalen Agenturen im Programm für lebenslanges Lernen/ERASMUS+ in Deutschland Leistungsbeschreibung Stand: 17.10.2013 Seite 1 von 12 Inhaltsverzeichnis 1. Hintergrundinformationen und Ziel des Auftrags S.3 1.1. Hintergrundinformationen zum auslaufenden Programm für lebenslanges Lernen und zu den Nationalen Agenturen in Deutschland S.3 1.2. Ziel des Auftrags S.4 1.2.1. Zielsetzungen des Relaunchs im Überblick S.4 1.3. Das Informationsportal www.lebenslanges-lernen.eu S.4 1.3.1. Bestandsaufnahme S.4 1.3.2. Content Management System und Hosting S.4 1.4. Rahmenbedingungen und Vorarbeiten S.5 2. Beschreibung der zu erbringenden Leistungen S.5 2.1. Relaunch der Webpräsenz S.5 2.1.1. Relaunch: Design S.5 2.1.2. Relaunch: Umsetzung einer neuen Navigationsstruktur S.6 2.1.3. Relaunch: Technik S.7 2.1.4. Relaunch: Redaktion und Einpflegen der Inhalte S.8 2.1.5. Relaunch: Dokumentation (Pflichtenheft / Redaktionshandbuch) S.8 2.2. Support des Gesamtportals S.8 2.2.1. Support: Weiterentwicklung des Gesamtportals über 4 Jahre (Rahmenvertrag) S.8 2.2.2. Support: Technik S.8 2.2.3. Domain und Hosting S.8 2.3. Form der Leistung S.9 2.3.1 Barrierefreiheit S. 9 2.3.2 Datenschutz und Datensicherheit S. 9 2.4. Informationen zur Angebotsabgabe S.10 2.5. Anforderungen an den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin S.10 2.5.1. Fachkunde S.10 2.5.2. Anforderungen an Konzeptions- und Planungskompetenz S.10 2.5.3. Zuverlässigkeit S.11 3. Zuschlagskriterien S.11 4. Zeitplan S.11 5. Vertragsdauer S.12 Seite 2 von 12 1. Hintergrundinformationen und Ziel des Auftrags Die Nationale Agentur Bildung für Europa (NA beim BIBB) beabsichtigt im Auftrag der Nationalen Agenturen in Deutschland für das Programm ERASMUS+ den Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem externen Dienstleister über 4 Jahre (2014 – 2017) für den gestalterischen, strukturellen und technischen Relaunch der gemeinsamen Webpräsenz www.lebenslanges-lernen.eu die Weiterentwicklung der Webpräsenz den Betrieb (Support) der Webpräsenz (exklusive Hosting). 1.1. Hintergrundinformationen zum auslaufenden Programm für lebenslanges Lernen und zu den Nationalen Agenturen in Deutschland Die Europäische Union fördert mit dem Programm für lebenslanges Lernen von 2007 bis 2013 europäische Bildungskooperationen mit einem Gesamtbudget von fast 7 Milliarden Euro. Das Programm deckt mit seinen vier Einzelprogrammen COMENIUS (Schulbildung), ERASMUS (Hochschulbildung), LEONARDO DA VINCI (Berufliche Bildung) und GRUNDTVIG (Allgemeine Erwachsenenbildung) alle Bildungsbereiche und Altersgruppen ab. Mit der Umsetzung des Programms in Deutschland sind bislang im Auftrag von Bund und Ländern (BMBF, KMK) drei Nationale Agenturen betraut: Die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst (NA im DAAD) für ERASMUS Die Nationale Agentur im Pädagogischen Austauschdienst (NA im PAD) der Kultusministerkonferenz für COMENIUS sowie Die Nationale Agentur Bildung für Europa (NA beim BIBB) für LEONARDO DA VINCI und GRUNDTVIG. Unter www.lebenslanges-lernen.eu betreiben die drei Nationalen Agenturen eine gemeinsame Webpräsenz. Das deutschsprachige Portal ist erste und einheitliche Anlaufstelle (Single Access) für unterschiedliche Zielgruppen – Schülerinnen und Schüler, Auszubildende, Studierende, Lehrende, Unternehmerinnen und Unternehmer, Verantwortliche von Bildungseinrichtungen sowie für alle, die sich für das PLL interessieren. Die Website bietet einen Überblick über das Programm für lebenslanges Lernen, stellt die Unterprogramme vor, skizziert die Funktionen und Aufgaben der Nationalen Agenturen und bildet die Schnittstelle zu den Webportalen, die die Nationalen Agenturen zusätzlich unabhängig voneinander betreiben. Seite 3 von 12 1.2 Ziel des Auftrags Ab 2014 werden die Programme für lebenslanges Lernen und JUGEND IN AKTION abgelöst durch das Nachfolgeprogramm ERASMUS+. Dies macht eine Anpassung der bisherigen Inhalte der Website www.lebenslanges-lernen.eu notwendig. Da das neue Programm um einen eigenen Bereich „Jugend“ erweitert wird (bislang Programm JUGEND IN AKTION) müssen die entsprechenden Inhalte zum Programm und zur zuständigen Nationalen Agentur JUGEND für Europa ergänzt werden. Im Zuge eines umfassenden Relaunchs müssen darüber hinaus auch das optische Erscheinungsbild, die Navigationsstruktur und Informationsarchitektur sowie das Content Management System (CMS) erneuert und ausgebaut werden. Neben zeitgemäßer Erscheinung und Technik, besserer Übersichtlichkeit müssen zudem Informations- und Servicegehalt der Seite gestärkt werden und die bestehenden Schnittstellen zu den Websites der NAs optimiert werden. Anschließend übernimmt der Bieter den laufenden Support der Website (exklusive Hosting). 1.2.1 Zielsetzungen des Relaunchs im Überblick Funktion als „Single Access“ sicherstellen (virtuelles Foyer), Strukturelle und inhaltliche Anpassung des Contents an das neue Programm, Auffrischung des CDs, dabei Orientierung an Website der Europäischen Kommission, Erhöhung des Bildanteils, Verbesserte Nutzer/-innenführung, bessere Übersichtlichkeit, Optimierung der Schnittstellen zu den Websites der NAs, Erhöhung des Informationsgehalts und des Services, Umstellung des CMS auf agenturunabhängige Open-Source-Lösung (TYPO3), Wo notwendig: Verbesserung der Barrierefreiheit. 1.3 Das Informationsportal www.lebenslanges-lernen.eu 1.3.1. Bestandsaufnahme Seit 2007 besteht die Website aus Startseite sowie einer ersten Ebene mit 11 Unterseiten, hinzukommen Impressum und Sitemap. Sie gliedert sich in einen dreispaltigen Contentbereich mit vertikaler Navigationsleiste, die auch auf allen Unterseiten zu sehen ist. Die Unterseiten verfügen jeweils über eine Infobox im rechten Contentbereich. 1.3.2 Content Management System und Hosting Die Website basiert auf dem CMS probase der Agentur Proforma, Berlin, die auch für das Webdesign verantwortlich war. Das Hosting obliegt dem Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. (DFN-Verein), der damit auch weiterhin beauftragt ist. Seite 4 von 12 1.4. Rahmenbedingungen und Vorarbeiten Die Seite behält in ihrer Funktion als „Single Access“ ihren ursprünglichen Umfang. Dabei werden folgende Neuerungen umgesetzt: Header Aktuelle Seite „Textlastig“ Fester Rahmen durch Bilderleiste, Grundfarben Blau (Navigationsleiste), Titel Violett, Haupttext beige hinterlegt Impressum, Einstellungen, Sitemap Footer Home, Impressum, Sitemap, Copyright Logos der NAs Rechte Contentspalte Mitte, als Grafik Suche Keine Suche Slider Kein Slider Box mit zentraler Service-Hotline Links zur Kommission/ Exekutivagentur Publikation Keine Box Navigation Vertikale Navigation, jede Aktion hat eine Unterseite Separater Menüpunkt in vertikaler Navigation unten CD Geförderte Projekte Rechte Contentspalte oben Rechte Contentspalte unten Navigator Neue Seite „Visueller Einstieg“ Orientierung an der Kommissionsseite, Erhöhung des Bildanteils u.a. durch Slider Kontakt, Impressum, Inhalt, Volltextsuche Kontakt (Link zum Formular), Seite empfehlen, Seite drucken, Logos EU, ERASMUS+, BMBF und KMK, Copyright Auf den jeweiligen NAPortraitseiten Suchfunktion an zentraler Position Slider, der die unterschiedlichen Zielgruppen der Nationalen Agenturen visualisiert, führt zu Portraits der Nationalen Agenturen und/ oder aktuellen Inhalten In rechter Contentspalte unter Suche Unter neuem Menüpunkt Service Unter neuem Menüpunkt Service Einstieg in die Website über horizontale Navigation Als Link auf den jeweiligen Portrait-Unterseiten der Nationalen Agenturen Neu: Was ist für mich drin 2. Beschreibung der zu erbringenden Leistungen 2.1. Relaunch der Webpräsenz 2.1.1. Relaunch: Design: Der Bieter entwickelt ein Screendesign für Startseite, Portraitseiten der NAs sowie für Standardseiten (Unterseiten). Die Gestaltung erfolgt in Anlehnung an das Design der Website der Europäischen Kommission (Eine Vorlage wird dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt.). Ziel ist eine intuitiv bedienbare Online-Umgebung, die hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit und zeitgemäßem Look and Feel überzeugt und zugleich einen Wiedererkennungseffekt zur Website der Kommission sicherstellt. Dabei sollen durch die Erhöhung des Bildanteils, der Seite 5 von 12 Einbindung eines Sliders auf der Startseite und der ansprechenden Gestaltung der Navigation die Möglichkeiten visueller Kommunikation umfassend ausgeschöpft werden. Der Bieter entwickelt optisch überzeugende Lösungen für die neue Navigationsstruktur und den neu zu schaffenden Servicebereich, s.a. 2.1.2 Navigationsstruktur. Ein besonderes Gewicht muss auf die Nutzbarkeit mit mobilen Endgeräten mit Touchscreen-Bedienung wie Smartphones und Tablets gelegt werden. Ergebnis muss ein „Responsives Webdesign“ sein, das eine fehlerfreie Darstellung und gute Bedienbarkeit/Nutzbarkeit in den gängigen Browsern und Auflösungen sowie bei Endgeräten darstellen. Außerdem müssen die geltenden Anforderungen an Barrierefreiheit gemäß BITV 2 erfüllt sein. Der Auftragnehmer recherchiert geeignetes Bildmaterial. Wenn notwendig erwirbt er die entsprechenden Rechte und Lizenzen zur Nutzung auf der Website. Bei Übergabe müssen die Rechte und Lizenzen vollständig auf die Auftraggeber, vertreten durch die Nationale Agentur Bildung für Europa, übertragen werden. 2.1.2. Relaunch: Umsetzung einer neuen Navigationsstruktur Der Bieter setzt folgende Navigationsstruktur um: Startseite/Ebene 0 Slider Horizontale Menüleiste: ERASMUS+ Wer wir sind Seite 6 von 12 Ebene 1 Bild und Link zu den Portraitseiten der Nationalen Agenturen (NA im DAAD, NA im PAD, NA beim BIBB, NA JUGEND für Europa) und/oder Präsentation von aktuellen Inhalten Infos zum neuen Programm, Ziele, Zielgruppen und Hintergründe, Überblick über die neue Programmstruktur, Überblick über die Key Activities, Überblick über die Bildungssektoren Ebene 2 Links Key Activities (Infos zu Aktivitäten und geförderten Projekten) Schnittstellen auf den Websites der NAs Bildungssektoren (Übersicht über die Bildungssektoren) Schnittstellen auf den Websites der NAs Infos zu den Portrait NA im DAAD Links zu den Nationalen Agenturen im Programm ERASMUS+, zu ihren Aufgaben und zu ihren Zuständigkeiten im Hinblick auf die Bildungssektoren Service Serviceleistungen im Überblick Portrait NA im PAD jeweiligen Homepages Portrait Agentur JUGEND für Europa Portrait NA beim BIBB Publikationen Schnittstellen auf den Websites der NA Veranstaltungen FAQs Glossar Links Box mit Telefonhotline Box: Neu Virtuelles Schaufenster für Aktuelles, Publikationen, wichtige Veranstaltungen 2.1.3. Relaunch: Technik Seite 7 von 12 Der Auftragnehmer entwickelt einen Testbetrieb. Der Auftragnehmer implementiert den neuen Seitenbaum gemäß der vom Auftraggeber vorgegebenen Navigationsstruktur im CMS TYPO3. Der Auftragnehmer entwickelt Templates für Startseite, Portraitseiten der NAs, Unterseiten. Der Auftragnehmer entwickelt Extensions oder eigene Programmierungen für Infoboxen, Slider, Teaser, Einbindung von Bildern und Videos Die Website muss außerdem enthalten: eine Volltextsuche eine Druckfunktion ein Kontaktformular Funktion zur Einbindung von Videos die Möglichkeit, ein Tool einzubetten, das zu den einzelnen Programmen führt (Navigator). Ziel ist es, dass der Nutzer/die Nutzerin anhand der Beantwortung weniger Fragen direkt zum passenden Programm geführt wird. Die Realisation dieses Tools ist nach dem Relaunch geplant. (Beispiel: www.na-bibb.de – Der schnelle Weg ins Programm) Die Webseite wird ausschließlich über https-Standard angeboten. Der Auftragnehmer stellt die entsprechende Lizenz bereit. 2.1.4. Relaunch: Redaktion und Einpflegen der Inhalte Der Auftraggeber liefert alle Texte für die Website im Wordformat zu. Die Inhalte werden vom Auftragnehmer an die entsprechenden Stellen im CMS eingepflegt. 2.1.5. Relaunch: Dokumentation (Pflichtenheft / Redaktionshandbuch) Der Bieter dokumentiert vor Umsetzung alle notwendigen technischen Arbeitsschritte in einem Pflichtenheft und erstellt ein Redaktionshandbuch in vierfacher Ausfertigung. 2.2. Support des Gesamtportals 2.2.1 Support: Weiterentwicklung des Gesamtportals über 4 Jahre (Rahmenvertrag) Der Auftraggeber kann sich auf den Rahmenvertrag berufen und Aufgaben der WebEntwicklung für das neue Portal an den Auftragnehmer übertragen. Die Beauftragung erfolgt jeweils nach gesonderter Leistungsbeschreibung des Auftraggebers und einem Angebot des Auftragnehmers basierend auf den Bedingungen des Rahmenvertrags. Eine Verpflichtung zur Abnahme besteht nicht. Aufträge können sein: Erweiterung des Portals um neue Features (Weiter-)Entwicklung des Designs (Weiter-)Entwicklung von Templates und CMS-Funktionalitäten 2.2.2 Support: Technik Gewährleistung eines reibungslosen technischen Geschäftsbetriebes Updates von TYPO3 Technische Umsetzung von Aufträgen und Anpassungen Troubleshooting bei auftretenden technischen Problemen im CMS 2.2.3. Domain und Hosting Der Auftraggeber stellt die Domain für das neue Portal bereit. Das Hosting ist nicht Bestandteil der Ausschreibung. Seite 8 von 12 2.3. Form der Leistung Die unter 2.1. beschriebene Leistung besteht aus der Übergabe eines Internetauftritts (Relaunch) entsprechend der gesetzten Vorgaben, dem Einpflegen der Inhalte sowie der Dokumentation. Es werden voll funktionsfähige Produkte (schlüsselfertige Übergabe) erwartet. Ein Fehler- und Qualitätsmanagement sowie Usability-Checks werden vorausgesetzt. Alle Komponenten, Templates und Skripte sind zu dokumentieren, so dass eine spätere Bearbeitung möglich ist. Soweit Lizenzen, Handbücher und CDs im Rahmen des Auftrages erworben werden, sind diese an die Nationale Agentur Bildung für Europa auszuhändigen. Die Rechte des Quellcodes von HTML-Seiten und Web-Applikationen, die im Rahmen des Auftrages erstellt werden, gehören vollständig und ausschließlich den Auftraggebern, vertreten durch die Nationale Agentur Bildung für Europa. Alle Bilddateien, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, sind den Auftraggebern in einem bearbeitbaren Format zur Verfügung zu stellen. Die Rechte am Bild und zur weiteren Bearbeitung werden den Auftraggebern vertreten durch die Nationale Agentur Bildung für Europa vollständig und ausschließlich übertragen. Alle zu erbringenden Dienstleistungen werden mit allen in der Ausschreibung benannten Kriterien umgesetzt. Zu Beginn der Umsetzung findet ein gemeinsames Briefing (Kick-off-Meeting) mit den Auftraggebern statt, bei dem ein konkreter Zeitplan zur Umsetzung erarbeitet wird. Der Auftragnehmer gewährleistet eine verantwortliche und fristgerechte Arbeitsplanung und Umsetzung. Alle Entscheidungen erfolgen in enger Abstimmung mit und nur nach Freigabe durch den Auftraggeber. 2.3.1 Barrierefreiheit Die vom Auftragnehmer umgesetzten Leistungen müssen den definierten Standards nach BITV2 entsprechen. 2.3.2 Datenschutz und Datensicherheit Die Auftraggeber übermitteln dem Auftragnehmer die notwendigen -auch personenbezogenen- Daten, die für die Leistungserbringung erforderlich sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zweck verwendet werden. Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer datenschutzrechtlicher Vorschriften im Einzelfall sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Der Auftragnehmer ist verantwortliche Stelle i.S. des BDSG und haftet für Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben. Die Nationale Agentur Bildung für Europa (NA beim BIBB) unterliegt den Sicherheitsanforderungen und Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Daher muss der Auftragnehmer einen zertifizierten ITGrundschutz für die Bereiche Softwareentwicklung/Support/Updateservice, die im Rahmen der Weiterentwicklung anfallen, z.B. nach ISO 27001, BSI-Standard 100-1 Seite 9 von 12 oder vergleichbaren Standards, z.B. durch die spezifische Qualifikation der im Projekt beschäftigten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, nachweisen. 2.4 Informationen zur Angebotsabgabe Für die Bewertung des Angebotes benötigen wir a) einen Festpreis für den gestalterischen, strukturellen und technischen Relaunch der gemeinsamen Webpräsenz (inklusive des zu entwickelnden Navigators, bitte die Kosten für diesen Posten gesondert ausweisen) b) einen Preis für die https-Verschlüsselung c) einen Preis (Tages- und Stundensatz) für den Support (jeweils für Grafik/Design, Konzeption/Beratung, Technik/Programmierung) und die Weiterentwicklung der Webpräsenz über einen Zeitraum von vier Jahren. Diese Preiskalkulation ist die Basis für spätere Angebote, zu denen über den Rahmenvertrag individuell aufgefordert wird. Eine Verpflichtung zur Abnahme besteht nicht. d) den Nachweis der Zuverlässigkeit des Unternehmens (Nachweis nach § 6 VOL/A hinsichtlich Solvenz) e) Nachweise zur fachlichen Eignung des Bieters. Hier sind Angaben und Nachweise von aussagekräftigen Referenzprojekten sowie Aussagen zur Qualifikation der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erforderlich. f) ein Vorgehensmodell mit einer Arbeitsprobe. Dazu beschreiben Sie Ihr Vorgehen und wesentliche Eckpunkte des Design-Konzeptes. Die Arbeitsprobe muss einen Einblick in die gestalterische Umsetzung ermöglichen. Dies kann ein erster Entwurf für die Startseite bzw. der Visualisierung der neuen Navigationsstruktur sein. 2.5 Anforderungen an den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin 2.5.1 Fachkunde Sehr gute Fachkenntnisse und Erfahrungen mit TYPO3 (Bitte Referenzprojekte angeben, s.a. Punkt 2.4. e) Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Organisationen des öffentlichen Dienstes sind von Vorteil. Der Nachweis eines zertifizierten IT-Grundschutzes für die Bereiche Softwareentwicklung/Support/Updateservice, die im Rahmen der Weiterentwicklung anfallen, z.B. nach ISO 27001, BSI-Standard 100-1 oder vergleichbaren Standards, z.B. durch die spezifische Qualifikation der im Projekt beschäftigten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, ist von Vorteil. 2.5.2 Anforderungen an Konzeptions- und Planungskompetenz Seite 10 von 12 Fundierte Kenntnisse im Bereich Projektmanagement und bei der Umsetzung von Internet-Relaunchs (Bitte Referenzprojekte angeben, s.a. Punkt 2.4. e) Erfahrungen bei der Integration mehrerer Akteurinnen und Akteure in einem Projekt (Bitte Referenzprojekte angeben, s.a. Punkt 2.4. e) 2.5.3 Zuverlässigkeit Nachweis der Leistungsfähigkeit des sich bewerbenden Unternehmens (Nachweis nach § 6 Nr. 5 VOL/A hinsichtlich Solvenz). 3. Zuschlagskriterien Für die Bewertung der Leistung geltende folgende Zuschlagskriterien: Preis 40% Der Bestpreis wird mit 10 Punkten bewertet. Für alle weiteren Bieter ermittelt sich die Punktzahl aus dem prozentualen Anteil zum Bestbieter nach folgender Formel: Preis Bestbieter./. Preis des Angebotes Vorgehensmodell 30% 8-10 Punkte 4-7 Punkte 0-3 Punkte Das Vorgehensmodell ist sehr gut strukturiert und nachvollziehbar. Die Eckpunkte sind für die Umsetzung der Ziele der Ausschreibung sehr gut geeignet. Das Vorgehensmodell ist gut strukturiert und weitestgehend nachvollziehbar. Die Eckpunkte erscheinen für die Umsetzung der Ziele der Ausschreibung geeignet, es besteht aber noch Entwicklungsbedarf. 4-7 Punkte Das Vorgehensmodell ist weniger gut strukturiert und nur schwer nachvollziehbar. Die Eckpunkte erscheinen für die Umsetzung der Ziele der Ausschreibung weniger geeignet, es besteht noch größerer Entwicklungsbedarf. 0-3 Punkte Die Arbeitsprobe ist ansprechend und geeignet, die gestellten Anforderungen umzusetzen. Die Arbeitsprobe ist weniger ansprechend und nur eingeschränkt geeignet, die gestellten Anforderungen umzusetzen. Arbeitsprobe Design/Startseite oder Navigationsstruktur 30% 8-10 Punkte Die Arbeitsprobe ist besonders ansprechend und sehr gut geeignet, die gestellten Anforderungen umzusetzen. Der Auftraggeber behält sich eine Präsentation ausgewählter Anbieter in der 47. oder der 48. KW 2013 vor. Unter allen ausgewählten Angeboten wird das wirtschaftlichste Angebot bestimmt a) durch das Ergebnis einer Präsentation oder b) die Gesamtleistung (Leistungspunkte) 4. Zeitplan Abnahme der Designvorschläge und des Pflichtenhefts voraussichtlich bis 20.12.2013. Technische Umsetzung, Einpflegen der Inhalte, Korrekturphase und Go-Live voraussichtlich bis 15. Januar 2014. Seite 11 von 12 5. Vertragsdauer Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt vier Jahre. Seite 12 von 12