IDES - das SAP Modellunternehmen

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ADDON.IDESGENERAL
IDES - das SAP
Modellunternehmen
Release 4.6C
SAP AG
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Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem
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auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In
dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert
werden.
Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können SoftwareKomponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten.
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Microsoft , WINDOWS , NT , EXCEL , Word , PowerPoint und SQL Server sind eingetragene
Marken der
Microsoft Corporation.
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IBM , DB2 , OS/2 , DB2/6000 , Parallel Sysplex , MVS/ESA , RS/6000 , AIX , S/390 ,
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AS/400 , OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation.
®
ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation.
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INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server
Informix Software Incorporated.
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sind eingetragene Marken der
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UNIX , X/Open , OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group.
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HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C , World Wide
Web Consortium,
Massachusetts Institute of Technology.
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JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc.
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JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der
Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie.
SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow,
SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mySAP.com Logo und mySAP.com
sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern
weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.
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April 2001
SAP AG
Symbole
Symbol
Bedeutung
Achtung
Beispiel
Hinweis
Empfehlung
Syntax
April 2001
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SAP AG
Inhalt
IDES - das SAP Modellunternehmen.................................................................6
Einführung ..................................................................................................................................... 7
Releasestrategie ............................................................................................................................ 8
IDES und Training ......................................................................................................................... 9
Aufbau der IDES-Gruppe ............................................................................................................ 10
Aufbau der Logistik..................................................................................................................... 11
Voraussetzungen ........................................................................................................................ 12
Dokumentation ............................................................................................................................ 13
Zusätzliche Softwarekomponenten........................................................................................... 14
IDES-User ..................................................................................................................................... 15
Periodische Arbeiten im IDES.................................................................................................... 16
Daten für dieses Beispiel............................................................................................................ 17
Nummernkreise kopieren ........................................................................................................... 19
Abschreibungslauf durchführen................................................................................................ 20
Abschreibungen buchen ............................................................................................................ 22
Jahreswechsel durchführen....................................................................................................... 24
Jahresabschluß durchführen..................................................................................................... 25
Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung........................................................................................ 27
Saldovortrag im Hauptbuch ....................................................................................................... 28
Saldovortrag in der Debitorenbuchhaltung.............................................................................. 30
Saldovortrag in der Kreditorenbuchhaltung ............................................................................ 31
Versionen pflegen ....................................................................................................................... 32
Leistungsarten planen ................................................................................................................ 34
Periodenverschiebung durchführen ......................................................................................... 36
Rechnungswesen (AC) ............................................................................................................... 38
Controlling (CO) .......................................................................................................................... 39
Logistik (LO) ................................................................................................................................ 40
SAP Industry Solutions .............................................................................................................. 41
Japanese Scenarios.................................................................................................................... 42
Japanese Payroll Events For A Year......................................................................................... 43
Data Used During This Process............................................................................................... 44
Additional Process Information ................................................................................................ 45
Prerequisite Of Monthly Payroll................................................................................................ 52
Monthly Payroll For April .......................................................................................................... 53
Pay Raise ................................................................................................................................. 58
Monthly Payroll For May .......................................................................................................... 60
Periodicial Syoyo (Summer) .................................................................................................... 63
Changing Residence Tax......................................................................................................... 67
Monthly Payroll For June ......................................................................................................... 69
Leave Action............................................................................................................................. 70
Monthly Payroll For July........................................................................................................... 72
SANTEI/GEPPEN .................................................................................................................... 73
Monthly Payroll For August ...................................................................................................... 77
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April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For September ............................................................................................... 79
GEPPEN .................................................................................................................................. 80
Monthly Payroll For October .................................................................................................... 82
Return Action............................................................................................................................ 83
Monthly Payroll For November ................................................................................................ 85
Periodical Syoyo (Winter)......................................................................................................... 86
Monthly Payroll For December With Year-End Adjustment..................................................... 88
YEA Recalculation Caused By Marriage On December 29th.................................................. 91
Monthly Payroll For January .................................................................................................... 93
Retirement Liquidation, Retirement Allowance ........................................................................ 94
Additional Process Information .............................................................................................. 102
April 2001
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SAP AG
Einführung [Seite 7]
Voraussetzungen [Seite 12]
Periodische Arbeiten im IDES [Seite 16]
Anwendungsübergreifende Komponenten (CA) [Extern]
Rechnungswesen (AC) [Seite 38]
Personalwirtschaft (HR) [Extern]
Logistik (LO) [Seite 40]
IDES@WEB [Extern]
SAP Industry Solutions [Seite 41]
Business Information Warehouse [Extern]
Japanese Scenarios [Seite 42]
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April 2001
SAP AG
Einführung
Einführung
IDES - das ”International Demonstration and Education System” im SAP System stellt eine
Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in
verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafte Anwendungsdaten für unterschiedliche
Geschäftssituationen im SAP System. Im IDES sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem
richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen
ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die anspruchsvolle Funktionalität des SAP Systems
an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf
der Darstellung einzelner Funktionen, sondern auf den durchgängigen Geschäftsprozessen und
deren Integration.
Die implementierten Geschäftsprozesse sind in dieser Online-Hilfe mit genauen Beschreibungen
dokumentiert. Die einzelnen Beispiele beinhalten einen Überblick über die Stammdaten und
schrittweise Anleitungen zur Ausführung der einzelnen Prozesse.
IDES deckt neben der Logistik auch die Bereiche Finanzwesen und Personalwirtschaft ab. IDES
stellt wichtige Geschäftsprozesse unterschiedlicher Branchen dar und zeigt somit, daß das SAP
System praktisch alle Arten von Fertigungsindustrien unterstützt, von der diskreten Fertigung bis
zur Prozeßfertigung, von der Einzelfertigung bis zur Serienfertigung. IDES ist aber keine
branchenorientierte Modellfirma. Vielmehr sind die einzelnen Szenarien, die mit
praxisorientierten Daten aufgebaut sind, an bestimmte Branchen, wie zum Beispiel "Retail" und
"Banking", angelehnt. In der IDES-Gruppe werden Produkte wie Aufzüge, Motorräder oder Lacke
gefertigt.
IDES wird von der SAP wie ein normales Unternehmen geführt. Die Daten in IDES (Stamm-,
Bewegungsdaten und Customizing) werden von der SAP regelmäßig aktualisiert.
Periodenabschlüsse werden durchgeführt, und die Planung erfolgt mit unterschiedlichen
Horizonten. Es werden Bewegungsdaten erzeugt, um den Infosystemen in allen Bereichen
realistische Auswertungsdaten zur Verfügung zu stellen. Neue, interessante Geschäftsszenarien
werden implementiert, um die damit verbundene Funktionalität transparent zu machen. Beispiele
zur Darstellung neuer Funktionalität eines Releases werden aufgebaut und die Prozesse
dokumentiert.
IDES zeigt Ihnen vor allem die Möglichkeiten der integrierten Anwendungen im SAP System.
Sämtliche betriebswirtschaftlichen Aspekte des Unternehmens, von der Personalwirtschaft über
das Finanzwesen, von der Produkt- und Gemeinkostenrechnung bis hin zur Ergebnisrechnung,
von der Planung, dem Vertrieb, der Materialwirtschaft bis hin zur Fertigung, sind integriert
dargestellt.
Mit IDES lernen Sie, wie das SAP System Fertigungsprozesse, die Beschaffungskette und die
Nutzung globaler Ressourcen unterstützt. Sie erfahren etwas über Just-in-Time-Fertigung und
über die Integration des elektronischen KANBAN-Systems in einer MRP-II-Umgebung. Mit IDES
können Sie Produktkosten-Controlling, Prozeßkostenrechnung oder das integrierte ServiceManagement und die Instandhaltung kennenlernen. Das Hochinflationsmanagement ist ebenfalls
dargestellt, um nur einige Beispiele zu nennen.
Releasestrategie [Seite 8]
IDES und Training [Seite 9]
Aufbau der IDES-Gruppe [Seite 10]
Aufbau der Logistik [Seite 11]
April 2001
7
SAP AG
Releasestrategie
Releasestrategie
IDES steht zu jedem Korrektur-Release zur Verfügung. Das Upgrade auf ein neues Release ist
mit IDES nicht möglich. Die Hotpackages zu den entsprechenden Korrektur-Releases können
eingespielt werden. Mit einem neuen IDES-Release ist also eine Neuinstallation verbunden. Nur
so ist es möglich, neue Stamm- und Bewegungsdaten, Customizing und Dokumentation
ausgetestet und in entsprechender Qualität auszuliefern.
8
April 2001
SAP AG
IDES und Training
IDES und Training
Viele Beispiele und Übungen im Trainingsprogramm der SAP zum System R/3 basieren auf den
IDES-Daten. Daher können Sie mit Hilfe von IDES die Übungen der Schulungen nachvollziehen
und vertiefen und sich mit den Funktionen des SAP Systems weit über die Lerninhalte hinaus
vertraut machen.
April 2001
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SAP AG
Aufbau der IDES-Gruppe
Aufbau der IDES-Gruppe
Die IDES-Gruppe umfaßt vier Teilkonzerne. Der europäische Teilkonzern besteht aus fünf
Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und Asien
bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare
betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den
landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmäßigkeiten organisiert. Im Finanzbereich findet
eine Konsolidierung statt. Die französische Landesgesellschaft ist zum Beispiel als reine
Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hochinflationstechniken und das MaterialLedger dargestellt. In der amerikanischen und in der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl
produziert als auch eingekauft und verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft
der einzelnen Gesellschaften sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepaßt worden.
So ist zum Beispiel für die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in
Großbritannien eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.
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April 2001
SAP AG
Aufbau der Logistik
Aufbau der Logistik
In den verschiedenen Organisationseinheiten der Logistik werden unterschiedliche Produkte
gefertigt und verkauft. Alle für die Produktion benötigten Ressourcen sind vorgesehen und in
Stücklisten und Arbeitsplänen den entsprechenden Produkten zugeordnet. Jedes Produkt bzw.
jede Produktfamilie stellt eine besondere Fertigungsart dar. Für die Produktion und den Verkauf
folgender Produkte bzw. Produktfamilien sind in IDES vollständig integrierte Prozesse
vorhanden:
Produkt
Prozeßtyp
Aufzüge
Projektfertigung
Motorräder
Kundeneinzelfertigung
Autos
Kundenauftragsorientierte Serienfertigung
Pumpen
Losfertigung/Kundeneinzelfertigung
Personal Computer
Serienfertigung
Beleuchtungsmittel
Massenfertigung
Lacke / Lösungsmittel
Prozeßindustrie Chemie
Tabletten
Prozeßindustrie Pharma
Nahrungsmittel / Kosmetika
Handel
Mit IDES können Prototypen für Geschäftsprozesse rasch erstellt werden. Sobald Sie mit den
Geschäftsprozessen des SAP Systems vertraut sind, können Sie IDES an Ihre Anforderungen
anpassen. Die Unternehmensstruktur von IDES bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten,
Geschäftsvorgänge aus Ihrem eigenen Arbeits- und Erfahrungsbereich durchzuspielen.
Auf diese Weise können Sie Kerngeschäftsprozesse Ihres Unternehmens rasch implementieren
und die verschiedenen Lösungen beurteilen. Sie müssen nicht jedes Mal ganz von vorne
anfangen, sondern können auf die Prozesse in IDES zurückgreifen. Schritt für Schritt können Sie
weitere Organisationseinheiten und Stammdaten hinzufügen.
April 2001
11
SAP AG
Voraussetzungen
Voraussetzungen
Die Voraussetzung dafür, um die in dieser Online-Dokumentation beschriebenen Abläufe mit den
dazugehörigen Daten durchzuführen bzw. zu analysieren, ist eine IDES-Installation im Release
4.6C.
Es bestehen die folgenden Möglichkeiten, auf IDES-Daten zuzugreifen:
·
Lokales IDES-System
·
Remote Zugriff auf ein IDES-System der SAP
·
Zugriff auf ein IDES-System auf einem Notebook
Ansprechpartner für eine IDES-Bestellung bzw. Systemvoraussetzungen wie Hardware usw. sind
auf der IDES Homepage im SAPNet aufgeführt.
Dokumentation [Seite 13]
Zusätzliche Softwarekomponenten [Seite 14]
IDES-User [Seite 15]
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April 2001
SAP AG
Dokumentation
Dokumentation
Mit der IDES-Lieferung erhalten Sie die aktuellste Version der IDES-Online-Dokumentation. Falls
der Releasestand Ihres IDES-Systems nicht mit dem Releasestand der IDES-OnlineDokumentation übereinstimmt, ist es möglich, daß die beschriebenen Szenarien nicht oder nur
unvollständig nachvollziehbar sind. Bitte informieren Sie in diesem Fall Ihren
Systemverantwortlichen.
April 2001
13
SAP AG
Zusätzliche Softwarekomponenten
Zusätzliche Softwarekomponenten
Im IDES-System sind Szenarien vorbereitet, die Drittsoftware einbeziehen. Wenn Sie zum
Beispiel die Szenarien mit Internetkomponenten ausführen bzw. analysieren wollen, ist es
erforderlich, zusätzliche Bausteine bzw. Objekte zu installieren. Alle notwendigen Komponenten
sind mit den entsprechenden Installationshinweisen in der allgemeinen Ablage des IDESSystems im Mandanten 800 hinterlegt. Sprechen Sie mit Ihrem Systemverantwortlichen, wenn
Ihnen hier Komponenten fehlen bzw. wenn Fehler auftreten.
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April 2001
SAP AG
IDES-User
IDES-User
Mit dem IDES-System erhalten Sie Referenzbenutzer mit vordefinierten Berechtigungsprofilen.
Diese Berechtigungsprofile sind an die unterschiedlichen Interessensgruppen, die mit IDES
arbeiten, angelehnt. Folgende Benutzer bzw. Profile stehen Ihnen zur Verfügung:
Benutzer
1
SUPER
2
Profile
Beschreibung
SAP_ALL, SAP_NEW
Alle Berechtigungen im SAP System
IDES_DEVELOP
Alle Berechtigungen außer Uservergabe
DEVELOPE
R
3
MUSTER
IDES_ALL
Stamm-, Bewegungsdaten/ Customizing/
Anzeige: Entwicklungsumgebung
4
JUNIOR
IDES_USER
Stamm-, Bewegungsdaten/ Anzeige:
Customizing, Entwicklungsumgebung
April 2001
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SAP AG
Periodische Arbeiten im IDES
Periodische Arbeiten im IDES
Einsatzmöglichkeiten
Bedingt durch einen Jahreswechsel sind im IDES-System in mehreren Applikationen
Einstellungen vorzunehmen bzw. gewisse Abläufe durchzugehen, um auch für das Folgejahr ein
in sich integriertes und reibungslos laufendes System zur Verfügung zu haben. Im folgenden
werden diese Einstellungen und Prozesse für die jeweiligen Applikationen beschrieben und
deren Hintergrund erläutert.
Ablauf
Die Daten zu diesem Prozeß finden Sie unter
[Seite 17].
Periodische Arbeiten im externen Rechnungswesen (FI)
1. Nummernkreise kopieren [Seite 19]
2. Abschreibungslauf durchführen [Seite 20]
3. Abschreibungen buchen [Seite 22]
4. Jahreswechsel durchführen [Seite 24]
5. Jahresabschluß durchführen [Seite 25]
6. Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung [Seite 27]
7. Saldovortrag im Hauptbuch [Seite 28]
8. Saldovortrag in der Debitorenbuchhaltung [Seite 30]
9. Saldovortrag in der Kreditorenbuchhaltung [Seite 31]
Periodische Arbeiten im internen Rechnungswesen (CO)
1. Versionen pflegen [Seite 32]
2. Leistungsarten planen [Seite 34]
Periodische Arbeiten in der Materialwirtschaft (MM)
1. Periodenverschiebung durchführen [Seite 36]
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April 2001
SAP AG
Daten für dieses Beispiel
Feld
Europa
Großbritannien
Nordamerika
Buchungskreis
1000
2000
3000
Geschäftsjahr
2000
2000
2000
Buchungsperiode
1 (-12)
1 (-12)
1 (-12)
Planmäßig
markieren
markieren
markieren
Testlauf
Markierung entfernen
markieren
markieren
Mappennamen
RABUCH
RABUCH
RABUCH
RAJABS00
RAJABS00
RAJABS00
RAJAWE00
RAJAWE00
RAJAWE00
SAPF010
SAPF010
SAPF010
SAPF011
SAPF011
SAPF011
Neues Geschäftsjahr
2001
2001
2001
Ausgabegerät
Ihr Drucker
Ihr Drucker
Ihr Drucker
Feld
Geschäftsjahr
Version 10
Version 20
Version 21
Version 110
2001
2001
2001
2001
markieren
Markierung
entfernen
Markierung
entfernen
markieren
Kopieren erlaubt
markieren
markieren
markieren
markieren
Kurstyp
M
M
M
M
Wertstellung
01.01.1997
01.01.1997
01.01.1996
kein Eintrag
Planintegr. KstRg./GProzeß-Rg
markieren
markieren
markieren
Markierung
entfernen
Verfahren (zu
Plan)
1
1
1
1
0
0
0
0
Planungsintegrati
on
Bewertungsversi
on für ILV
Feld
Version 0
Version 10
Version 20
Version 110
Vorlage
Version
0
10
20
110
Periode
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
April 2001
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SAP AG
Geschäftsjahr
2001
2001
2001
2001
alle Kostenstellen
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
Version
0
10
20
110
Periode
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
entsprechend Vorlage
markieren
markieren
markieren
markieren
nicht verändern
markieren
markieren
markieren
markieren
Testlauf
markieren
markieren
markieren
markieren
Detailliste
markieren
markieren
markieren
markieren
Plandaten
Struktur mit Werten
Ziel
Geschäftsjahr
Ablaufsteuerung
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April 2001
SAP AG
Nummernkreise kopieren
Nummernkreise kopieren
Verwendung
Zu den Tätigkeiten des Jahresabschlusses gehört unter anderem auch das Kopieren der
Belegnummernkreise, sofern diese jahresabhängig definiert sind. Daher werden Sie im
folgenden im Customizing die Belegnummern kopieren.
Vorgehensweise
1. Rufen Sie die Transaktion folgendermaßen auf:
Menüpfad
Werkzeuge ® AcceleratedSAP ® Customizing ® Projektbearbeitung
Transaktionscode
SPRO, OBH2
2. Wählen Sie
SAP Referenz-IMG.
3. Wählen Sie Finanzwesen ® Grundeinstellungen Finanzwesen ® Beleg
® Belegnummernkreise.
4. Wählen Sie
vor Kopieren nach Geschäftsjahr.
Falls das Dialogfenster Erste Schritte im Customizing erscheint, wählen Sie Weiter.
Falls das Dialogfenster Transportr Nummernkreisintervall erscheint, wählen Sie
.
5. Nehmen Sie folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
Buchungskreis
1000
bis
R300
Angaben zum Quellgeschäftsjahr
Bis Geschäftsjahr
2000
Angaben zum Zielgeschäftsjahr
Bis Geschäftsjahr
6. Wählen Sie
2004
.
7. Bestätigen Sie das Dialogfenster Belegnummernkreise kopieren mit Ja.
Falls Sie im Dialogfenster Abfrage Customizing aufgefordert werden, einen
Transportauftrag anzulegen, wählen Sie . Geben Sie einen Kurztext ein und wählen
. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit .
Sie
8. Wählen Sie
April 2001
, bis Sie auf den Übersichtsbaum gelangen.
19
SAP AG
Abschreibungslauf durchführen
Verwendung
In diesem Vorgang werden Sie den Report für die periodischen Abschreibungen ausführen. Die
Abschreibungen werden bei diesem Vorgang zunächst nur in der Anlagenbuchhaltung gebucht.
Die Fortschreibung im Hauptbuch erfolgt im nächsten Schritt.
Für 2000 sind erst zwei Abschreibungsabläufe durchgeführt worden, so daß Sie die
Möglichkeit haben, diesen selbst durchzuführen.
Beachten Sie, daß dieser Vorgang nur einmal im Monat durchgeführt werden kann.
Sie können diesen Prozeß also 12 mal durchführen. Wenn der Prozeß jedoch öfter
durchgespielt werden soll, empfehlen wir Ihnen, den Abschreibungslauf nur als
Testlauf auszuführen.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Anlagen ® Periodische Arbeiten
® Abschreibungslauf ® Durchführen
Transaktionscode
AFAB, SM37
2. Nehmen sie folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
Buchungskreis
1000
Geschäftsjahr
laufendes Jahr
Buchungsperiode
3
Planmässig
markieren
Anlagen anlisten
markieren
Testlauf
markieren
3. Wählen Sie
.
4. Bestätigen Sie den Hinweis des Systems auf die Begrenzung auf 1000 Anlagen im
Dialogfenster mit Ja, da im IDES-Buchungskreis weniger als 1000 Anlagen vorhanden sind.
Hat ein Benutzer den Prozeß bereits abgespielt, werden Sie einen Hinweis über die
nächste bebuchbare Periode erhalten. Bestätigen Sie die Meldung mit
und
berichtigen Sie Ihre Eingaben im Feld Buchungsperiode dementsprechend.
Rufen Sie dazu die Transaktion erneut auf.
Ändern Sie jetzt die Buchungsperiode ab. Wählen Sie
20
.
April 2001
SAP AG
5. Sie sollten am Ende des Protokolls die Meldung finden, daß der Testlauf erfolgreich
durchgeführt wurde.
Die Liste ist nach Kontengruppen und Geschäftsbereichen geordnet. Für jede Anlage
sind die geplanten, die gebuchten und die zu planenden Abschreibungen in separaten
Spalten ausgewiesen.
6. Wählen Sie
, bis Sie auf das Bild Buchen der Abschreibungen gelangen.
7. Setzen Sie die gleichen Parameter wie im Punkt 3. Demarkieren Sie Testlauf.
Falls andere Benutzer den Abschreibungslauf ebenfalls ausführen wollen, empfehlen
wir Ihnen, keinen Echtlauf durchzuführen.
8. Wählen Sie Programm ® Im Hintergrund ausführen.
9. Nehmen Sie im Dialogfenster folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
Ausgabegerät
Ihr Druckername
Neuer Spool-Auftrag
markieren
10. Wählen Sie
.
11. Falls ein Dialogfenster erscheint bestätigen Sie dieses mit
12. Im Dialogfenster Startterminwerte wählen Sie Sofort und
.
.
Das System meldet, daß die Jobeinstellung für das Programm RABUCH00 erstellt wurde.
13. Um zu kontrollieren, wann Ihr Job fertig ist, wählen Sie System ® Dienste ® Jobs ® JobÜbersicht.
14. Wählen Sie
Ausführen.
Sie erhalten eine Übersicht der Jobs, die heute unter Ihrem Namen laufen.
Normalerweise gibt es nur den Job für den Abschreibungslauf. Der Status steht auf
freigegeben bzw. aktiv oder fertig. Erst wenn der Job fertig ist, können Sie die
Buchungen durchführen.
15. Wählen Sie ab und zu
, um den Status zu ändern.
Der Job kann mehrere Stunden laufen, je nachdem wieviele Daten zu bearbeiten
sind und wie das System zu dem Zeitpunkt belastet ist. Aus diesem Grund sollten
Sie möglicherweise hier den Prozeß anhalten, bis der Job gelaufen ist.
16. Wählen Sie
April 2001
21
SAP AG
Abschreibungen buchen
Verwendung
Nachdem der Job ausgeführt wurde, sind die Abschreibungen in der Anlagenbuchhaltung
gebucht worden. Außerdem wurde eine Batch-Input-Mappe erstellt. In dem nachfolgenden
Vorgang werden Sie diese Mappe abspielen, das heißt die Abschreibungsbelege ins Hauptbuch
fortschreiben.
Wählen Sie
[Extern], wenn Sie weitere Informationen zu diesem Prozeß sehen möchten.
Vorgehensweise
Menüpfad
System ® Dienste ® Batch-Input ® Mappen
Transaktionscode
SM35
2. Markieren Sie Ihre Mappe unter Ihrem Benutzernamen und dem Mappennamen RABUCH.
3. Wählen Sie
Abspielen.
4. Nehmen Sie im Dialogfenster folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
Abspielmodus / Nur Fehler anzeigen
markieren
Zusatzfunktionen / Expertenmodus
markieren
Dynpro Standardgröße
markieren
Wenn ein Fehler auftritt, bricht die Verbuchung dort ab, wo der Fehler auftritt. Sollte
dies passieren, wird Ihnen der Expertenmodus ermöglichen, die fehlerhaften
Einträge direkt in der Bildfolge zu korrigieren.
Wenn Sie die Zusatzfunktion Expertenmodus nicht ankreuzen, müssen Sie beim
Auftreten von Fehlern die Verbuchung der Batch-Input-Mappe abbrechen.
5. Wählen Sie Abspielen.
Das System bucht nun automatisch im Hintergrund Sammelbelege ins Hauptbuch.
6. Sollte ein Fehler auftreten, wird in der unteren Statusleiste angezeigt, um welchen es sich
handelt.
Ein möglicher Fehler könnte sein: KST 1000 / 4200 gehört zum Geschäftsbereich 3000
statt 1000.
Dies bedeutet, daß die Kostenstelle 4200 im Buchungskreis 1000 zum Geschäftsbereich
3000 zugeordnet ist. Die Buchung soll jedoch, laut Vorschlag, auf dem Geschäftsbereich
1000 laufen. Dies ist nicht möglich: der Eintrag muß geändert werden.
In diesem Fall tragen Sie im Feld Geschäftsbereich den richtigen Schlüssel ein und
bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Die Verbuchung der Batch-Input-Mappe wird wieder aufgenommen.
22
April 2001
SAP AG
7. Das System meldet, daß die Batch-Input Verarbeitung beendet ist.
8. Wählen Sie Batch-Input Beenden.
April 2001
23
SAP AG
Jahreswechsel durchführen
Jahreswechsel durchführen
Verwendung
Der Jahreswechsel hat vor allem eine technische Funktion. Er eröffnet ein neues Jahressegment
auf den Anlagen. Die Abschreibungen und Wiederbeschaffungswerte für das neue Jahr werden
ausgerechnet. Die kumulierten Anschaffungswerte und die Abschreibungen werden vorgetragen.
Da die Abschreibung für alle Anlagen berechnet wird, weist dieses Programm Sie auch auf
Anlagen hin, bei denen die Abschreibungsrechnung fehlerhaft sein könnte.
Wählen Sie
[Extern], wenn Sie weitere Informationen zu diesem Beispiel sehen möchten.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Anlagen ® Periodische Arbeiten
® Jahreswechsel
Transaktionscode
AJRW
Feld
Daten
Buchungskreis
1000
Neues Geschäftsjahr
nächstes Geschäftsjahr
Testlauf
markieren
3. Wählen Sie
.
Bestätigen Sie den Hinweis des Systems auf die Begrenzung auf 1000 Anlagen im
Dialog mit Ja, da im IDES-Buchungskreis weniger als 1000 Anlagen vorhanden sind.
Sie erhalten nun ein Protokoll, das Sie nochmals über die Bedeutung des
Jahresabschlußprogramms informiert. Bitte beachten Sie diese Information sorgfältig.
Damit andere Anwender dieses Bespiel auch durchtesten können, empfehlen wir
Ihnen, nur einen Testlauf durchzuführen.
4. Wählen Sie
24
April 2001
SAP AG
Jahresabschluß durchführen
Verwendung
Der Jahresabschluß im FI-AA dient aus technischer Sicht vor allem dazu, die Werte vergangener
Jahre für eine Neuberechnung der Abschreibung zu sperren. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht
ist diese Funktion nötig, um sicherzustellen, daß die einmal bilanzierten Werte der Anlagen nicht
im Nachhinein noch einmal verändert werden. Es ist deshalb für die Konsistenz Ihrer
Rechnungslegung unerläßlich, dieses Programm durchzuführen.
Wählen Sie
[Extern] , wenn Sie weitere Informationen zu diesem Beispiel sehen möchten.
Voraussetzungen
Bevor Sie den Jahreswechsel der Anlagenbuchhaltung durchführen, müssen Sie folgende
Abläufe erledigt haben:
1. Korrekturbuchungen im Rahmen der Jahresabschlußarbeiten
2. Eventuell Abschreibungssimulation und Korrektur der Abschreibungssätze für die Zugänge
des abzuschließenden Jahres
3. Abschreibungsbuchung für die letzte Periode des abzuschließenden Jahres
4. Jahreswechsel
In unserem Beispiel haben Sie keine Korrekturbuchungen durchgeführt, und die Abschreibungen
sind möglicherweise nicht bis Ende des Jahres gebucht. Der nachfolgende Prozeß ist also nur
als Illustration zu nehmen und wird nur im Testlauf durchgeführt.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Anlagen ® Periodische Arbeiten ®
Jahresabschluss ® Durchführen
Transaktionscode
AJAB
Feld
Daten
Buchungskreis
1000
Geschäftsjahr
2000
Testlauf
markieren
3. Wählen Sie
.
Um die Bearbeitung fortzusetzen, wählen Sie Im erscheinenden Dialogfenster Ja.
Sie erhalten ein Protokoll zum Testlauf. Es wurde kein Jahresabschluß durchgeführt. Es
sind keine Fehler festzustellen.
April 2001
25
SAP AG
In einem produktiven System können möglicherweise Fehler auftreten, weil
Stammdaten unvollständig sind, oder Abschreibungen nicht komplett gebucht
wurden. In diesem Fall müssen Sie zuerst die Fehler beheben, bevor Sie den
Testlauf erneut ausführen.
Wenn Sie das Jahr doch abschließen wollen, müssen Sie den Prozeß ohne Testlauf
durchführen. Allerdings sind danach keine Buchungen im alten Geschäftsjahr in der
Anlagenbuchhaltung mehr möglich.
4. Wählen Sie
26
April 2001
SAP AG
Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
Voraussetzungen
Bevor Sie den Jahresabschluß durchführen können, müssen Sie eine Abstimmung zwischen den
Soll- und Habenverkehrszahlen und den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege
durchführen.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Hauptbuch ® Periodische
Arbeiten ® Abschluß ® Prüfen/Zählen ® Abstimmung
Transaktionscode
F.03
Feld
Europa
Großbritannien
Nordamerika
Buchungskreis
1000
2000
3000
Geschäftsjahr
2000
2000
2000
Geschäftsmonat
1
1
1
bis
16
16
16
Belege - Verkehrszahlen
markieren
markieren
markieren
Indizes - Verkehrszahlen
markieren
markieren
markieren
3. Wählen Sie
.
Die angezeigte Liste sollte die Meldung erhalten: Es sind keine Differenzen aufgetreten.
4. Wählen Sie
April 2001
27
SAP AG
Saldovortrag im Hauptbuch
Verwendung
Überprüfung der Nummernkreise in zum Buchen geöffneten Perioden im Hauptbuch.
Vorgehensweise
Menüpfad
Wählen Sie vom Knoten Hauptbuch aus Umfeld ® Lfd. Einstellungen ®
Buchungsperioden öffnen und schließen
Transaktionscode
S_ALR_8703642
Sie sehen einen Zeitintervall für die Perioden 1-12 bis einschließlich 2000. Demnach
sind alle Perioden für 2000 zum Buchen geöffnet.
Im folgenden werden Sie das Zeitintervall bis zum Jahr 2004 ausdehnen.
2. Wählen Sie
.
3. Wählen Sie dann Bearbeiten ® Feldinhalt ändern.
4. Markieren Sie im Dialogfenster Bis Geschäftsjahr (Zeitraum1) und dann wählen Sie
.
5. Nehmen Sie im folgenden Dialogfenster folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
mit Wert
2004
6. Wählen Sie
Ersetzen.
7. Wählen Sie
.
Falls das Dialogfenster Abfrage Customizing angezeigt wird, wählen Sie
Geben Sie einen Kurztext ein und wählen Sie
8. Wählen Sie
.
. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit
.
Menüpfad
Wählen Sie vom Knoten Hauptbuch aus Periodische Arbeiten
® Abschluß ® Vortragen ® Saldovortrag
Transaktionscode
F.16
Durch den Saldovortrag, den Sie im folgenden ausführen, werden die Salden der
jeweiligen Konten als Anfangssalden dem Folgejahr 2000 zur Verfügung gestellt.
Feld
Ledger
28
Europa
00
Großbritannien
00
Nordamerika
00
April 2001
SAP AG
Buchungskreis
1000
2000
3000
Vortrag auf Geschäftsjahr
2001
2001
2001
Testlauf
markieren
markieren
markieren
Falls eine Warnmeldung erscheint, wählen Sie
.
Falls das Dialogfenster Hintergrund-Druckparameter erscheint, geben Sie die Nummer
Ihres Druckers ein und wählen Sie .
Falls das Dialogfenster Startterminwerte angezeigt wird, wählen Sie Sofort und dann
.
12. Wählen Sie System ® Dienste ® Jobs ® Job-Übersicht.
13. Wählen Sie
Ausführen.
14. Um zu überprüfen, ob der Job fertig ist, wählen Sie
15. Wiederholen Sie die Schritte 9-13 im Echtlauf (Testlauf demarkiert), wenn der Job fehlerfrei
ausgeführt wurde. Führen Sie diese Vorgehensweise für all jene Buchungskreise aus, mit
denen Sie im folgenden Jahr arbeiten möchten.
16. Wählen Sie
April 2001
29
SAP AG
Saldovortrag in der Debitorenbuchhaltung
Saldovortrag in der Debitorenbuchhaltung
Verwendung
Wie im Hauptbuch müssen Sie nun auch einen Saldovortrag in der Debitorenbuchhaltung
durchführen.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Debitoren ® Periodische Arbeiten
® Abschluß ® Vortragen ® Saldovortrag
Transaktionscode
F.07
Feld
Europa
Großbritannien
Nordamerika
Buchungskreis
1000
2000
3000
2001
2001
2001
Testlauf
markieren
markieren
markieren
.
.
5. Wählen Sie
Ausführen.
8. Wählen Sie
30
April 2001
SAP AG
Saldovortrag in der Kreditorenbuchhaltung
Saldovortrag in der Kreditorenbuchhaltung
Verwendung
Wie im Hauptbuch muß nun auch in der Kreditorenbuchhaltung ein Saldovortrag durchgeführt
werden.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Finanzwesen ® Kreditoren ® Periodische
Arbeiten ® Abschluß ® Vortragen ® Saldovortrag
Transaktionscode
F.07
Feld
Europa
Großbritannien
Nordamerika
Buchungskreis
1000
2000
3000
2001
2001
2001
Testlauf
markieren
markieren
markieren
.
.
5. Wählen Sie
Ausführen.
8. Wählen Sie
April 2001
31
SAP AG
Versionen pflegen
Versionen pflegen
Menüpfad
Werkzeuge ® AcceleratedSAP ® Customizing ® Projektbearbeitung
Transaktionscode
SPRO
2. Wählen Sie
SAP Referenz-IMG.
3. Wählen Sie Controlling ® Controlling Allgemein ® Organisation.
4. Wählen Sie
vor Versionen pflegen.
5. Markieren Sie die Version 10 und doppelklicken Sie auf Einstellungen pro Geschäftsjahr.
6. Falls das Dialogfenster Kostenrechnungskreis setzen erscheint, geben Sie jeweils 1000 und
2000 ein und wählen Sie .
7. Markieren Sie die Zeile des Geschäftsjahres 2000 und wählen Sie
.
Sie sehen im Bild die aktuellen Einstellungen zum Planjahr 2000 der Version 10.
Innerhalb dieser Version ist beispielsweise eine Planungsintegration und die Möglichkeit
des Kopierens der Version vorgesehen. Die Währungsumrechnung erfolgt zum
Mittelkurs mit Wertstellungsdatum 01.01.1997. Wenn Sie zu den weiteren Eingaben
nähere Informationen haben möchten, so kennzeichnen Sie bitte den Schriftzug vor/nach
der Eingabemöglichkeit und drücken Sie die F1-Taste.
Im folgenden werden Sie die für das Jahr 2001 von Ihnen benötigten Versionen
entsprechend der Einstellungen des Jahres 2000 für das Jahr 2001 verfügbar
machen.
8. Wählen Sie
.
9. Wählen Sie Neue Einträge.
Feld
Version 10
Version 20
Version 21
Geschäftsjahr
2001
2001
2001
Planungsintegration
markieren
Kopieren erlaubt
markieren
markieren
markieren
Kurstyp
M
Wertstellung
M
M
01.01.1997
01.01.1997
01.01.1996
Planintegration mit
Kostenstellen/Geschäftsprozes
sen
markieren
markieren
markieren
Bewertungsversion für ILV
0
0
0
11. Wählen Sie
32
.
April 2001
SAP AG
Versionen pflegen
Falls das Dialogfenster Abfrage Customizing angezeigt wird, wählen Sie
einen Kurztext ein und wählen Sie . Wählen Sie .
12. Wählen Sie
. Geben Sie
.
Sie sehen, daß das Planjahr 2001 nun entsprechend in der Liste hinzugefügt wurde.
13. Wählen Sie
.
14. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise nun analog für die Versionen 20, 21 und 110.
15. Wählen Sie
April 2001
33
SAP AG
Leistungsarten planen
Voraussetzung
Der folgende Prozeß wird zunächst im Testlauf durchgeführt, um sicherzustellen, daß er
fehlerfrei durchläuft. Ist dies gewährleistet, führen sie den Prozeß im Echtlauf durch.
Vorgehensweise
Menüpfad
Rechnungswesen ® Controlling ® Kostenstellenrechnung ® Planung
® Planungshilfen ® Kopieren ® Plan in Plan
Transaktionscode
KP97
In dieser Funktion kann eine Version eines Planjahres in eine zu wählende Version eines
Planjahres mit verschiedenen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten kopiert werden.
Im folgenden wird für die Version 0,10,20 und 110 des Planjahres 2000 eine Kopie für
das Planjahr 2001 erstellt. Dies betrifft jedoch lediglich die Leistungsartenplanung, da
diese im Hinblick auf die Integration für ein reibungsloses Funktionieren des PP-Moduls
ist.
2. Nehmen Sie im folgende Eingaben vor:
Feld
Version 0
Version 10
Version 20
Version 110
markieren
markieren
markieren
markieren
Version
0
10
20
110
Periode
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
Geschäftsjahr
2000
2000
2000
2000
Vorlage Kst=Ziel Kst
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
markieren
Version
0
10
20
110
Periode
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
1 bis 12
Geschäftsjahr
2001
2001
2001
2001
nicht verändern
markieren
markieren
markieren
markieren
Testlauf
demarkieren
demarkieren
demarkieren
demarkieren
Zielkostenstellen
alle Kostenstellen
Vorlage
Plandaten
Struktur mit Werten
Ziel
Ablaufsteuerung
34
April 2001
SAP AG
Detailliste
markieren
markieren
markieren
markieren
3. Wählen Sie jeweils im Bild Planung kopieren: Einstieg Bearbeiten ® Daten: Auswahl und
nehmen Sie im erscheinenden Dialogfenster Planungsvorgänge folgende Eingaben vor:
Feld
Daten
Leistungsmengen
markieren
Tarife
markieren
4. Wählen Sie
.
5. Wählen Sie
.
Sie haben jetzt die Version 0 (10, 20,110) des Geschäftsjahres 2000 bezüglich der
Leistungsartenplanung in das Jahr 2001 kopiert.
Wiederholen Sie diesen Vorgang analog auch für die Versionen 10,20 und 110, indem
Sie nur die Versionsbezeichnung ändern und die restlichen Einträge unverändert lassen.
Führen Sie die beschriebene Vorgehensweise in den Kostenrechnungskreisen 1000 und
2000 durch.
6. Wählen Sie
April 2001
35
SAP AG
Periodenverschiebung durchführen
Verwendung
Im folgenden werden Sie die Periodenverschiebung bis zum Ende des aktuellen Jahres
durchführen. Der Periodenverschieber aktualisiert den Verwaltungssatz und stellt so sicher, daß
Bestandsdaten des Materialstamms fortgeschrieben werden.
Wenn Sie beispielsweise bis 12/1999 Ihre Periode verschieben, können Sie nicht
mehr in 10/1999 buchen. Daher sollten Sie, wenn Sie in Periode t noch Buchungen
vornehmen wollen, die Periodenverschiebung nur bis maximal Periode t+1
durchführen.
Zunächst prüfen Sie, bis zu welcher Periode die Periodenverschiebung durchgeführt wurde, um
sie dann nachfolgend für die restlichen Perioden des aktuellen Jahres durchzuführen.
Vorgehensweise
1. Im Bild SAP Easy Access geben Sie /nomsy in das Eingabefeld der Menüleiste ein und
wählen .
Sie sehen im Bild in der dritten und vierten Spalte, bis zu welcher Periode die
Verschiebung bereits durchgeführt wurde.
Als nächsten werden Sie nun für die darauffolgenden Perioden den Periodenverschieber
laufen lassen. Merken Sie sich hierzu die jeweilige Periode.
2. Wählen Sie
Menüpfad
Logistik ® Materialwirtschaft ® Materialstamm ® Sonstige ® Periode
verschieben
Transaktionscode
MMPV
Feld
Daten
Ab Buchungskreis
1000, 2000, 3000
Periode
die jeweils nächste zu verschiebende Periode (Monat)
Geschäftsjahr
aktuelles Jahr
5. Wählen Sie
.
Um die Warnmeldung zu umgehen, wählen Sie
.
Sie erhalten ein Übersichtsbild, welches den Status der Verarbeitung wiedergibt.
6. Wählen Sie
36
, bis Sie auf das Bild Periodenverschiebung Materialstamm gelangen.
April 2001
SAP AG
7. Gehen Sie nun entsprechend für die folgenden Perioden bis einschließlich 01/2001 vor,
sofern Sie bis zum Jahresende verschieben wollen. (Damit ist die Periode 12/2000 noch
bebuchbar.)
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, daß jede Periode einzeln nacheinander
zu verschieben ist.
Wenn Sie alle Perioden bis einschließlich 12/2000 verschoben haben, können Sie die
korrekte Umsetzung nochmals prüfen, indem Sie analog zu Schritt 1 vorgehen.
8. Wählen Sie
April 2001
37
SAP AG
Rechnungswesen (AC)
Rechnungswesen (AC)
Finanzwesen (FI) [Extern]
Treasury (TR) [Extern]
Controlling (CO) [Seite 39]
Investitionsmanagement (IM) [Extern]
Projekt System (PS) [Extern]
Unternehmenscontrolling (EC) [Extern]
Management (RE) [Extern]
38
April 2001
SAP AG
Controlling (CO)
Controlling (CO)
Überblick über das Controlling im IDES [Extern]
Gemeinkosten-Controlling (CO-OM) [Extern]
Prozeßkostenrechnung (CO-ABC) [Extern]
Produktkosten-Controlling (CO-PC) [Extern]
Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) [Extern]
April 2001
39
SAP AG
Logistik (LO)
Logistik (LO)
Logistik allgemein (LO) [Extern]
Vertriebsabwicklung (SD) [Extern]
Materialwirtschaft (MM) [Extern]
Logistics Execution (LE) [Extern]
Qualitätsmanagement (QM) [Extern]
Instandhaltung (PM) [Extern]
Kundenservice (CS) [Extern]
Produktionsplanung und -steuerung (PP) [Extern]
Projekt System (PS) [Extern]
40
April 2001
SAP AG
SAP Industry Solutions
SAP Industry Solutions
SAP Aerospace & Defense [Extern]
SAP Banking [Extern]
SAP Chemical [Extern]
SAP Consumer Products [Extern]
SAP Engineering & Construction [Extern]
SAP Pharmaceuticals [Extern]
SAP Retail [Extern]
SAP Service Provider [Extern]
April 2001
41
SAP AG
Japanese Scenarios
Japanese Scenarios
Japanese Payroll Events For A Year [Seite 43]
42
April 2001
SAP AG
Japanese Payroll Events For A Year
Japanese Payroll Events For A Year
Purpose
Japanese PAYROLL includes Monthly Payroll, Shoyo, SANTEI, GEPPEN, Year End Adjustment,
YEA Recalculation, Residence Tax Change, Retroactive Calculation, Remuneration Statement,
Transfer to FI/CO, Retirement Liquidation, Retirement Allowance. In this scenario, these payroll
activities are conducted during the period of April 2000 to February 2001.
You can find more information about this process under
You can find the data for this process under
[Seite 45].
[Seite 44].
Process Flow
1. Prerequisite Of Monthly Payroll [Seite 52]
2. Monthly Payroll For April [Seite 53]
3. Pay Raise [Seite 58]
4. Monthly Payroll For May [Seite 60]
5. Periodicial SYOYO (Summer) [Seite 63]
6. Change Residence Tax [Seite 67]
7. Monthly Payroll For June [Seite 69]
8. Leave Action [Seite 70]
9. Monthly Payroll For July [Seite 72]
10. Santei/Geppen [Seite 73]
11. Monthly Payroll For August [Seite 77]
12. Monthly Payroll For September [Seite 79]
13. Geppen [Seite 80]
14. Monthly Payroll For October [Seite 82]
15. Return Action [Seite 83]
16. Monthly Payroll For November [Seite 85]
17. Winter Periodical SYOYO [Seite 86]
18. Monthly Payroll For December Containing Year-End Adjustment [Seite 88]
19. YEA Recalculation Caused By Marriage On December 29 [Seite 91]
20. Monthly Payroll For January [Seite 93]
21. Retirement Liquidation, Retirement Allowance [Seite 94]
April 2001
43
SAP AG
Data Used During This Process
Data Used During This Process
Initial Settings
Field
Data
Description
Personnel country grouping
22
Japan
Company code
5000
IDES Japan
Personnel area
5000/5100
Japan West
Personnel sub area
0001,0002/0001,0002
Tokyo Yokohama Kobe Tottori
Employee group
1
Active employee
Employee subgroup
J0/J1/J2
Salaried employee / Hourly wage
earner / Monthly wage earner
Payroll area
J0
HR-J Monthly
Period
One month
Pay date
25 / month
Schema
J000
Payroll Japan
Employees
22001 - 22005
th
During the various Payroll processes, you can change the default values set in the standard
IDES system.
Parameter Setting for log-in user
Menu Path
System ® User Profile ® Own data
Transaction code
SU3
Enter the following data
Parameter
Data
UGR
22
MOL
22
44
April 2001
SAP AG
Additional Process Information
Infotypes and Employee Profiles
No.22001: Shinozaki, Tsutomu
Infotype
Data
0000 Actions
From : 1996/01/01
Description
Personnel area : 5000
Japan
Employee group : 1
Active employee
Employee subgroup : J0
Salaried employee
0001 Organizational
Subarea : 0001
Tokyo
Assignment
Cost ctr : 2200
Human Resources
Payr. Area : J0
HR-J Monthly
Position : 50012594
CEO JP
Job : 50012583
CEO JP
Org. Unit : 50012575
Executive
Mar. stat
Married
0006 Addresses St J1
Municipal city code : 131091
Sinagawa-ku
0007 Planned Working Time
NORM
Without time evaluation
0008 Basic Pay
Pay scale type : 01
Standard type
Pay scale area : 01
Shutoken
0002 Personal Data
0006 Addresses
PS group 1 : G1
PS level 1 : 07
Basic pay \ 335,000(indirect
M000
PS group 2 : Age
PS level 2 : 36
Age salary \ 78,000(indirect)
M001
0009 Bank Details
Bank keys : 0005043
Tokyomitsubishi Tamachi
Control key : 01
Bank account number :
112233
0014 Recur. Payment/Deds
April 2001
A020 Housing allowance
\ 41,300
A032 Qualification allowance
\ 20,000
45
SAP AG
A010 Commuter allowance
0015 Additional Payments
X000 SHOYO
0021 Family/Related Person
Dependency (tax): 1 - yes
\ 50,000
Spouse: \ 10,000
Dependency (tax/ insurance)1
-yes
Family allowance: 1 - yes
0145 Personnel Tax Status
Tax type ind: 1
KOHHYOU TEKIYO
JP
YEA indicator: 1
Normal Y.E.A
0140 SI Basic Data JP
Insurance deduction: 1
Health ins.
Insurance number: 00022001
EE’s pens
Acquired/Lost: 1
Pension fund
ID for SI ent. : 2
EE’s ins
Insurance deduction : 1
Accident ins.
0141 SI Premium Data JP
MonthlyAvgCompensation
\ 524,300
0142 Residence Tax JP
Tax year 1999
st
1 payroll period 06/1999
0143 Life Ins. Ded. JP
Common insurance/ Accident
insurance
0144 Property Accum. Sav. JP
Usual Property Accum. Sav.
(IPPAN ZAIKEI) Daiichikangyo bank HQ
\ 10,000 (Monthly)
Data
Description
\ 20,000 (SYOYO)
No.22002: Sugiyama, Ichiro
Infotype
0000 Actions
From : 1996/01/01
Japan
Employee group : 1
Active employee
Salaried employee
0001 Organizational
Subarea : 0002
Yokohama
Assignment
Cost ctr : 2200
Human resources
Payr. Area : J0
HR-J monthly
Position : 50012595
HRM mgr. JP
Job : 50012584
Adm. Mgr. JP
Org. Unit : 50012576
HR
Mar. stat. : Marr
Wife, two children
0002 Personal Data
46
April 2001
SAP AG
0006 Addresses
0006 Addresses St : J1
Tsurumi-ku
NORM
0008 Basic Pay
Pay scale type : 01
Standard type
Pay scale area : 01
Syutoken
PS group 1 : G1
PS level 1 : 01
M000)
PS group 2 : Age
PS level 2 : 40
M001
0009 Bank Details
Bank keys : 0008001
Sanwa Honten
Control key : 01
223344
41,400
A032(Qualification allowance)
\ 10,000.-
A010(Commuter allowance)
\ 23,500
Dependency(tax) : 1(YES)
Spouse : \ 10,000,
Dependency(tax/insurance) :
1(YES)
Child : 1st\8,000 2 \ 6,500
nd
Family allowance : 1(YES)
Tax type ind : 1
KOHHYOU TEKIYO
JP
YEA indicator : 1
Normal Y.E.A.
Health ins.
Insurance number : 00022002
EE’s pens.
Acquired/Lost : 1
Pension fund
ID for SI ent. : 2
EE’s ins
Accident ins.
MonthlyAvgCompensation total
\ 515,600.-
Tax year 1999
st
April 2001
Common insurance/Personal
pension
47
SAP AG
Property acc. sav. For housing
\ 10,000(Monthly)
Mitsubishi honten
\ 50,000(SHOYO)
No.22003: Kwamoto, Mika
Infotype
0000 Actions
Component for input
Note
From : 1996/01/01
West-Japan
Employee group : 1
Active employee
Hourly wage earner
0001 Organizational
Subarea : 0001
Kobe
Assignment
Cost ctr : 4500
Human Resources
Payr. Area:J0
HR-J Monthly
Position : 50012604
Skilled JP
Job : 50012590
Skilled JP
Org. Unit : 50012581
Kobe plant
Mar. stat
Single
Sumiyoshi-ku
NORM
Without time counting
0008 Basic Pay
Pay scale type : 01
Standard type
Pay scale area : 02
Kansai
0002 Personal Data
0006 Addresses
PS group 1 : Age
PS level 1 : 25
Basic pay\1,500(indirect
M000
0009 Bank Details
Bank keys : 0009101
Sumitomo Honten
Control key : 01
Bank account number : 112233
\ 30,000
Tax type ind : 1
KOHHYOU TEKIYO
JP
YEA indicator : 1
Normal Y.E.A
Health ins
EE’s pens
48
April 2001
SAP AG
Acquired/Lost : 1
Pension fund
ID for SI ent. : 2
EE’s ins
Accident ins.
\ 269,000.-
Tax year 1999
st
No.22004: Ikeda, Hiroko
Infotype
0000 Actions
Data
Description
From : 1996/04/01
West-Japan
Employee group : 1
Active employee
Monthly wage earner
0001 Organizational
Subarea : 0001
Kobe
Assignment
Cost ctr : 4500
Human Resources
Payr. Area: J0
HR-J Monthly
Position : 50012601
Purch mgr. JP
Job : 50012587
Prod mgr. JP
Org. Unit : 50012580
Purchasing
Mar. stat
Single
Ashiya-shi
NORM
0008 Basic Pay
Pay scale type : 01
Standard type
Pay scale area : 02
Kansai
0002 Personal Data
0006 Addresses
PS group : Age
PS level : 27
M000
0009 Bank Details
Bank keys : 0009101
Sumitomo Honten
Control key : 01
April 2001
49
SAP AG
556677
\ 20,000
\ 18,000.-
Tax type ind : 1
KOHHYOU TEKIYO
JP
YEA indicator : 1
Normal Y.E.A.
Health ins
EE’s pens
Acquired/Lost : 1
Pension fund
ID for SI ent. : 2
EE’s ins
Accident ins.
\ 252,500
Tax year 1999
st
1 Payroll period 06/1999
No.22005: Okada, Masao
Infotype
0000 Actions
Data
Description
From : 1996/01/01
Japan
Employee group : 1
Active employee
Salaried employee
0001 Organizational
Subarea : 0002
Yokohama
Assignment
Cost ctr : 2100
Human Resources
Payr. Area : J0
HR-J Monthly
Position :50012599
FI Spec. JP
Job : 50012586
FI Spec. JP
Org. Unit :50012577
FI
Mar. stat.
Married, with a child
Minato-ku
0002 Personal Data
0006 Addresses
50
April 2001
SAP AG
NORM
0008 Basic Pay
Pay scale type : 01
Standard type
Pay scale area : 01
Shutoken
PS group 1 : M1
PS level 1 : 01
M000
PS group 2 : Age
PS level 2 : 36
M001
0009 Bank Details
Bank keys : 0002088
Sakura Honten
Control key : 01
778899
\ 31,800
A032 Qualification allowance
\ 1,000
\ 20,000.-
X000 SHOYO
Tax type ind : 1
KOHHYOU TEKIYO
JP
YEA indicator : 1
Normal Y.E.A
Health ins
EE’s pens
Acquired/Lost : 1
Pension fund
ID for SI ent. : 2
EE’s ins
Accident ins
Monthly Avg. Compensation
total
\370,800
Tax year 1999
st
April 2001
51
SAP AG
Prerequisite Of Monthly Payroll
Prerequisite Of Monthly Payroll
Each month, before you run the payroll, you need to maintain the employee master data. Enter
the working data of employee 22003 (hourly wage earner) for the previous month.
You can find more information about this process under
[Seite 102].
Procedure
Call up the transaction as follows:
Menu Path
Human Resources ® Personnel Management ® Administration ® HR
Master Data ® Maintain
Transaction Code
PA30
Enter the following data:
Field
Data
Personnel no.
22003
Infotype
2010 Employee Remuneration Info
Choose
.
Field
Data
Date
25 of the month to be calculated (pay date)
Wage type
M100: Actual work hours (hourly)
Number of hours
150 (hrs)
th
Choose
.
Choose
.
Field
Data
Date
25 of the month to be calculated
Wage type
M853 Normal attd. days (hourly)
Number
20
Unit
Days
th
Choose
.
Choose
until the menu tree appears.
52
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For April
Released for Payroll
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Payroll ®
Release Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Relea
Field
Data
Payroll area
J0
Choose
In the dialog box, choose
Yes.
The system locks the master data online, to ensure that this data can not be modified.
You can then calculate the payroll for the required period.
Menu Path
From the Payroll node choose Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_SIMU
Enter the following data, or simply choose “Enter” and the system will set the necessary
parameters on the Payroll Driver- Japan screen.
Field
Data
Payroll area
J0
Current period
Select
Personnel number
Blank (or enter 22001 – 22005)
Payroll area
J0
Display log flag
ON (option)
Choose
.
Choose
.
In the status bar, you see that the payroll is running.
When “Display log flag” is ON, The log tree appears.
Check the payroll status at the end of the report.
Selected personnel numbers: 5
Successful: 5
Number of periods: 5
Rejected: 0
April 2001
53
SAP AG
Total number of messages and error messages: 0
Choose
Form.
Choose the employee number, then choose
Copy.
If the simulation finishes successfully, choose
Yes .
Menu Path
From the Payroll node, choose Start Payroll
Transaction Code
PC00_M22_CALC_MNTH
Choose
.
The system sets the default parameters on the Payroll Driver- Japan screen.
Choose
finished.
. If the “Display log” flag is on, the log tree appears when the payroll execution is
If the payroll finishes successfully, choose
Yes.
Call up the transaction as follows (optional):
Menu Path
From the Payroll node, choose Check Results
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Check
In this status, both payroll run and Master data are locked online.
.
If any errors occur, continue with process step “Corrections.” (This process can be skipped if
there is no error.)
Menu Path
From the Payroll node, choose Corrections
Transaction Code
PC00_M99_PA03_CORR
The master data are now unlocked, and can be modified. During this status, the payroll
run is locked. After you have modified the master data, release payroll to repeat the
calculation.
When payroll result is confirmed, release the payroll again (then the status is “correction”) and
then exit payroll in the next process.
Menu Path
From the Payroll node, choose Exit Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_END
Once you exit the payroll for the period, the changes to the master data for this period
trigger retroactive calculation or they are to be ignored.
54
April 2001
SAP AG
You can only execute Shoyo, Retirement, SANTEI/GEPPEN and YEA-recalculation
during this status.
Menu Path
From the Payroll node, choose Remuneration Statement
Transaction Code
PC00_M22_CEDT_MNTH
Enter the following data (or just choose
Field
for default value):
Data
Payroll area
J0
Current Period
Select
Choose
.
Choose
FI Transfer
Menu Path
From the Payroll Japan node, choose Subs. Activities ® Per Payroll
Period ® Reporting ® Transfer To FI/CO ® Execute Run
Transaction Code
PC00_M99_CIPE
Enter the following data, or just choose
Field
to set the necessary parameters:
Data
Payroll Period
Payroll area
J0
Current period
Select
Selection
Run attributes
Type of document creation
T/ S/ P
T: Test run; no documents are created
S: Creation of simulation document
P: Live posting run
Specify posting date
Acc. To paydate
Select
.
Choose
The log tree appears.
Confirm the log statistic
Posting run no. (PP)
April 2001
123567890
55
SAP AG
Doc. Creation
Error – free
Personnel numbers selected
5
Personnel numbers evaluated
5
Personnel numbers rejected
0
Personnel numbers skipped
0
Choose
Menu Path
From the Transfer To FI/CO node, choose Edit Run
Transaction Code
PCP0
Select the payroll posting, then choose
.
Double click on the Payroll posting document to drill down to the contents.
Choose
until the Document Overview screen appears.
To post the document, select the payroll posting, then choose
.
The document is to be released one by one.
In the dialog box, choose Yes.
You can see that the statuses of all documents have been changed to “all documents
released”.
Choose
until the Display Posting Runs screen appears.
Select the run number, then choose
.
In the dialog box, choose Immediately.
Choose
S/G Evaluation
SANTEI/GEPPEN must be processed after every monthly payroll.
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Subs.Activities
® Other Periods ® Reporting ® Social Insurance ® S/G Evaluation ®
Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CSIS_SIMU
If a dialog box appears, enter payroll area J0 and choose
The Santei/Geppen Evaluation screen appears. Choose
.
.
Confirm that the result of the simulation does not contain any errors.
Choose
56
and go back to the program execution screen.
April 2001
SAP AG
Change the Execution Mode from Test Mode into Update Database, then choose
Choose
.
In the dialog box, choose Yes.
April 2001
57
SAP AG
Pay Raise
Pay Raise
Use
st
The basic pay of the salaried employee is to be raised as of April 1 .
This triggers a retroactive calculation from April. You first create a new record of infotype 0008:
Basic Pay and infotype 0014: Recur. Payment (Wagetype A020:Housing Allowance) for 22001/
22002/ 22004/ 22005. You can then run the monthly payroll.
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel Number
22001/ 22002/ 22004/ 22005
Infotype
0008 (Basic Pay)
.
Choose
Select the current record.
.
Choose
Field
Data
Personnel Number
22001
Valid from
2000/04/01
To
9999/12/31
PS group 1
G1
PS level 1
10
PS group 2
Age
PS level 2
38
Choose
twice or three times and check that the new amount for the basic pay and
Age salary has been evaluated indirectly from the new pay-scale level.
Select
.
Note: 22004 Ikeda gets a raise only for Age salary. Raise pay-scale level for one.
Next, maintain infotype 0014: Additional payment. Create a new record of A020: Housing
allowance. Housing allowance is automatically calculated as 10% of basic pay. Housing
allowance is raised along with basic pay raise.
58
April 2001
SAP AG
Pay Raise
Choose
Call up the transaction as follows
Menu Path
From the HR Master Data node, choose Maintain
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22001
Infotype
0014
.
Choose
Select the current A020: Housing Allowance
Choose
and enter the following data:
Field
Data
From
2000/04/01
To
9999/12/31
Choose
twice, then check that the amount has automatically changed to a new amount.
Choose
.
Check that the historical records are listed: before the pay raise and after the pay raise.
Choose
April 2001
until the menu tree appears
59
SAP AG
Monthly Payroll For May
USE
The April pay increase triggers retroactive calculation as of April.
Follow the monthly payroll procedure for April.
Make sure to update the employee master data before you release the payroll for May.
Please refer to the “Prerequisite Of Monthly Payroll”
Procedure
Menu Path
Release Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Relea
The system locks the master data online, to ensure that this data can not be modified.
You can then calculate the payroll for the required period.
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Payroll
® Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_SIMU
Enter the following data or simply choose “Enter” and the system will set the necessary
parameters on the Payroll Driver- Japan screen.
Field
Data
Payroll area
J0
Current period
Select
Personnel number
Blank (or enter 22001 – 22005)
Payroll area
J0
Display log falg
ON (optional)
Choose
.
In the status bar, you see that payroll of April and May is running.
Log tree appears.
Successful: 5
Rejected: 0
60
April 2001
SAP AG
Choose
Form.
Select the employee number you require, then choose Copy.
Confirm that retroactive differences have been calculated for basic pay and housing
allowance.
If the simulation finishes successfully, choose
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Payroll ® Start
Payroll
Transaction Code
PC00_M22_CALC_MNTH
Choose
.
The default parameters appear on the Payroll Driver- Japan screen.
Choose
finished.
. If the “Display the log” flag is on, the log tree appears when the payroll execution is
If the payroll finishes successfully, choose
Yes.
Menu Path
® Check Results
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Check
In this status, both payroll run and master data are locked online.
.
If any errors occur, continue with process step “Corrections.”
Menu Path
® Corrections
Transaction Code
PC00_M99_PA03_CORR
The master data are now unlocked, and can be modified. During this status, the payroll
run is locked. After you have modified the master data, release payroll to repeat the
calculation.
When the payroll result is confirmed, release the payroll again (when the status is “correction”)
and then exit the payroll in the next process.
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Payroll ® Exit
Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_END
April 2001
61
SAP AG
Once you exit the payroll for the period, the changes to the master data for this period
trigger retroactive calculation or they are to be ignored.
Process SANTEI/ GEPPEN as in April monthly payroll.
62
April 2001
SAP AG
Periodicial Syoyo (Summer)
Use
Periodical Summer Shoyo is paid to employees 22001/ 22002/ 22004 22005 for the evaluation
period 1999/10/01 – 2000/03/31
Make sure that the payroll status is “exit.”
Procedure
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Tools
® Control Record
Transaction Code
PA03
Field
Data
Payroll area
J0
Choose
.
Choose
Calculate Shoyo Amount
Use
Shoyo amount can be calculated by executing the program RPUSACJ0.
The amount is calculated based on employee’s basic pay and the appraisal results.
Wage type X000: Shoyo is created for all employees via batch input.
Option: Wage type X000: Shoyo also can be entered directly to infotype 0015:
Additional Payments manually when not using the calculation report.
Update the value of ‘Final appraisals’ in infotype0147: Pers. Appraisals JP.
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Personnel no
April 2001
Data
22001/ 22002/ 22004/ 22005
63
SAP AG
Infotype
Choose
0147
.
In the dialog box, select Shoyo appraisals, then choose
.
Field
Data
From
1999/10/01
To
2000/03/31
Final appraisals
A/B/B+/B-/S
Evaluation date
2000/06/01
Attendance rate
1.0
Choose
.
Choose
Run Shoyo Amount Calculation Report
Menu Path
Payroll ® Asia Pacific ® Japan ® Off cycle ® Shoyo ® Tools ®
Calculate Shoyo amount
Transaction Code
PC00_M22_USAC
Field
Data
Other period
Select
Personnel number
22001, 22002, 22004, 22005
Employee group
1
Base amount get date
2000/06/01
Payroll area
J0
Pay date/ Shoyo period
2000/06/10
Choose
.
You now see the list of the Shoyo calculation results.
Select employees from the list, then choose Batch input. (more than two employees can be
chosen)
Choose
Menu Path
64
System ® Services ® Batch Input ® Sessions
April 2001
SAP AG
Transaction Code
SM35
Select the session, then choose
Process.
Select run mode Display errors only.
Choose Process.
Check that the employee’s data for Shoyo amount has been created.
Menu Path
Master Data ® Display
Transaction Code
PA20
Field
Data
Personnel Number
22001/ 22002/ 22004/ 22005
Intotype
0015
Choose
and confirm the Shoyo amount for each employee:
Wage type: X000 Shoyo
Date of origin: 2000/06/10.
Choose
SHOYO Payment
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Off-Cycle ®
Shoyo ® Shoyo ® Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_SY_SIM
Field
Data
Payroll period
Payroll area
J0
Selection
Personnel number
22001, 22002, 22004, 22005
General program control
Off-cycle payroll
A S 2000/06/10
Schema
J000
Display Log Flag
ON
Choose
April 2001
.
65
SAP AG
Check the Shoyo payment status at the end of the report:
Successful: 4
Rejected: 0
Choose Form.
Select the employee number, then choose
Choose
Copy.
Then run the payroll accounting for Shoyo calculation.
Menu Path
Shoyo ® Shoyo ® Payroll accounting
Transaction Code
PC00_M22_CALC_SY
Enter the same data as for the Shoyo simulation.
Choose
.
Choose
66
April 2001
SAP AG
Changing Residence Tax
Use
You now maintain an employee’s tax amount for the new tax year from June 2000 to May 2001.
Procedure
Menu Path
Master Data ® Fast Entry
Transaction Code
PA70
Field
Data
Infotype
0142
Period
Fr
2000/06/01
To
2001/05/31
Enter personnel numbers
Preselect using report
Choose
Select
with proposal.
Field
Data
Period
Other period
Blank
Person selection period
2000/06/01 to 2001/05/31
Selection
Personnel number
Blank
Additional data
Residence tax CITY CODE (choose
Choose
Copy.
Choose
.
)
131091, 141011, 271209, 282065, 131083
Check the personnel numbers for which you are going to update residence tax (2200122005)
Choose
With proposal.
April 2001
67
SAP AG
Field
Data
From
2000/06/01
To
2001/05/31
Tax year
2000
st
1 payroll period
06/ 2000
st
Tax amt 1 period
Blank
Tax amt rst period
Blank
Tax offce ass. No
1234567890
Per.assignm.no
Blank
Choose
.
Field
Data
Tax amt 1p
Any reasonable amount (tax amt for June 2000)
Tax amt rp
Any reasonable amount (tax amt for the rest of the period)
Per.assignm.no
Personnel number
Choose
.
Choose
Menu Path
From the HR Master Data node, choose Display
Transaction Code
PA20
Field
Data
Infotype
Choose
0142
.
Check the new residence tax data has been created for 2000.
Choose
68
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For June
Monthly Payroll For June
USE
Run monthly payroll following April.
April 2001
69
SAP AG
Leave Action
Leave Action
Use
th
st
Sugiyama, Ichiro (22002) will leave for 3 months, from July 16 to October 31 , because of
health reasons. During his absence, basic pay will not be paid. Only allowances, with the
exception of commuter allowance, will be paid, and legal deductions will be calculated.
Procedure
Menu Path
Master Data ® Personnel Actions
Transaction Code
PA40
Field
Data
Employee number
22002
Date (From)
2000/07/16
Select Leaving.
Choose
.
Field
Data
Action Type
Leave of absence
Choose
.
Field
Data
Position
50015723 LOA JP
Choose
.
Choose
to save infotype 0000: Action
Choose
to save infotye 0001: Organization Assignment
If the Create vacancy dialog box appears, choose No.
Choose
Menu Path
Transaction code
PA30
70
April 2001
SAP AG
Leave Action
Field
Data
Personnel number
22002
Infotype
0014
Choose
and enter 2000/07/15, then choose
.
.
Select A010: Commuter Allowance.
Choose
.
Choose
Use
22001: Shinozaki gets a raise of A032: Qualification Allowance. Maintain his infotype 0014 and
run the regular monthly payroll. Perform this procedure as for April.
Procedure
Manu Path
Transaction code
PA30
Field
Data
Personnel number
22001
Infotype
0014
Choose
and enter the following data:
Field
Data
From
2000/07/01
To
9999/12/31
Wage Type
A032
Amount
70,000.-
Choose
.
Choose
April 2001
71
SAP AG
Monthly Payroll For July
Monthly Payroll For July
USE
Run monthly payroll following April. Check the remuneration statement and basic pay for
Sugiyama (22002) has been paid about half of the whole basic pay amount.
72
April 2001
SAP AG
SANTEI/GEPPEN
SANTEI/GEPPEN
Use
SANTEI is to be executed between payroll for July and August to evaluate the payroll results of
the last three months and adjust the monthly standard compensation which will be the base for
the social insurance amount. 22001/ 22002/ 22005 are evaluated by “Tokyo Rule”. 22003 and
22004 are evaluated by “Non Tokyo Rule”.
SANTEI consists of the following steps
9-1. SANTEI Adjustment
9-2. S/G (SANTEI/ GEPPEN) Reporting
9-3. Create Batch Input File
9-4. Execute Batch Input Session
9-5. Check infotype 0141: SI Premium Data JP
9-1. Santei Adjustment
Use
Adjust the average of monthly compensation for 22002: Sugiyama who is on Leave of absence.
Procedure
Menu Path
From the S/G Evaluation node, choose SANTEI Adjustment
Transaction Code
PC00_M22_CSIB
Field
Data
Year
2000
SI Mode for Target Br.Office
01 to 02
.
Choose
Double-click on “Sugiyama Ichiro”.
Enter the following data for both Health Insurance and Employee’s Pension:
Field
Data
Deflag
May & June
Flag
Judgement – Santei
Remarks Column
Leave of absence
To confirm your entry, choose
April 2001
.
73
SAP AG
SANTEI/GEPPEN
Field
Data
Same value as Compensation Ave Amount
Adjusted money
Choose Save All.
Check that the status has changed to Adjustment done.
Choose Action ® Release.
Result: “All the Adjustments are confirmed.”
Choose
Choose
in the dialog box
.
All SANTEI evaluation has been released.
Choose
until the menu tree appears
9-2. S/G reporting
Use
To run a legal reporting program to hand in to the social insurance office.
Procedure
Menu Path
From the Social Insurance node, choose S/G Reporting ® Tokyo Rule
® Submit In August ® Santei Form
Transaction Code
PC00_M22_CSIC_TK08
Choose
:
The Print Selection screen appears.
Enter an appropriate output device.
Choose Print or Print Preview.
(SANTEI report will not be created for 22001/ Shinozaki since he is GEPPEN candidate)
Choose
Menu Path
From the Social Insurance node, choose S/G Reporting ® Non Tokyo
Rule ® Submit In August ® Santei Form
Transaction Code
PC00_M22_CSIC_NT
Choose
.
The Print Selection screen appears.
Enter an appropriate output device.
Choose Print or Print Preview.
74
April 2001
SAP AG
SANTEI/GEPPEN
Choose
9-3. Create B/I file
USE
You now create a batch-input session to update all employees’ data in
infotype0141: SI Premium Data JP
Procedure
Menu Path
From the Social Insurance node, choose S/G Reporting ® Create B/I file
Transaction Code
PC00_M22_CSIH
Enter Sl Mod.for Target Br.Office.
Field
Data
Reason for SANTEI
02 (Periodic change)
Reason for GEPPEN
03 (Monthly change)
Choose
.
Choose
9-4. Execute B/I Session
Menu Path
Transaction Code
SM35
Select the session you created.
Choose
Process.
Select the run mode Display errors only.
Choose Process.
Choose
Exit.
Choose
9-5. Confirm the Infotype 0141(SI Premium Data JP).
USE
Confirm that Monthly .standard compensation has been changed in a new record.
April 2001
75
SAP AG
SANTEI/GEPPEN
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22002/ 22003/ 22004/ 22005
Infotype
0141 (SI Premium Data JP)
Choose
.
The following new record appears:
From: 2000/10/01 (or 2000/08/01 for GEPPEN).
To: 9999/12/31.
Monthly standard compensation: new amount.
Level: new level.
Choose
76
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For August
USE
22002: Sugiyama is on LOA and requires an adjustment made in the payroll, because his basic
pay has not been paid and the payment would be a minus amount.
Procedure
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/ Pacific ® Japan ® Payroll ®
Release Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Relea
Carry out the monthly payroll as for April.
In the simulation, 22002: Sugiyama is displayed with an error log.
Double-click on processing.
Note the amount for /561: claim.
Choose
until the overview tree appears.
To maintain Sugiyama’s master data call up the transaction as follows after changing the payroll
status to “corrections” (® Japan ® Payroll ® Corrections).
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22002
Infotype
0014 (Recur. Payments/Deds.)
Choose
.
Field
Data
From
2000/08/01
To
2000/10/31
Wage type
A999 (advance for claiming)
Amount
The amount on your memo for /561: claim
Choose
.
Release payroll for August and simulate the monthly payroll.
If successful, start payroll and exit the payroll.
April 2001
77
SAP AG
78
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For September
Monthly Payroll For September
Perform the monthly payroll as for April.
April 2001
79
SAP AG
GEPPEN
GEPPEN
Use
22001: Shinozaki was a GEPPEN candidate in the SANTEI process. He should now be
confirmed as GEPPEN target in the September payroll. You now submit the Geppen report,
adjust the monthly standard compensation, and create a new record, starting in the next month
(October).
12-1. S/G Reporting
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/ Pacific ® Japan ® Subs.
Activities ® Other Periods ® Reporting ® Social Insurance ® S/G
Reporting ® Tokyo Rule ® Submit In October ® Geppen Form
Transaction Code
PC00_M22_CSIE_TK010
Select either Health Insurance or Employee’s Pension.
Choose
.
The Print Selection dialog box appears. Enter the appropriate output device, then choose Print.
Choose
12-2. Creating the B/I file
Menu Path
From the Social Insurance node, choose S/G Reporting ® Create B/Ifile
Transaction Code
PC00_M22_CSIH
Field
Data
Target Br. Office: SI Mod
01 to 02
Reason - Santei
02 (Periodic change)
Geppen
03 (Monthly change)
Choose
.
Choose
12-3. Executing the B/I session
Menu Path
Transaction Code
SM35
80
April 2001
SAP AG
GEPPEN
Select the session you created.
Choose
Process.
Choose Process.
Choose
Menu Path
Master Data ® Display
Transaction Code
PA20
Field
Data
Personnel number
22001
Infotype
0141 (SI Premium Data JP)
Choose
.
A new record appears as below
From: 2000/10/01
To: 9999/12/31
Monthly standard compensation: new amount
Level: new level
Choose
April 2001
81
SAP AG
Monthly Payroll For October
Monthly Payroll For October
USE
22005: Okada worked overtime in September. He is now paid overtime allowance in October.
Input overtime data for Okada as following.
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22005 (Okada)
Infotype
2010(EE Remuneration Info)
Choose
.
Field
Data
Date
2000/10/25
Wagetype
M110 (Normal over time hour)
Number of hours
Any reasonable hours
Choose
and
.
Choose
until the menu treetree appears.
Payroll for October
Menu Path
Release Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Relea
Check the remuneration statement and confirm the overtime allowance for 22005:
Okada.
Choose
82
until the menu treetree appears.
April 2001
SAP AG
Return Action
Return Action
Use
st
22002: Sugiyama returns to his work from leave of absence on 1 of November. Execute a
‘return action’ for him.
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA40
Field
Data
Personnel number
22002
From
2000/11/01
Select Return from absence.
Choose
.
Field
Data
Action type
Return from absence
Choose
.
Field
Data
Position
50012595 (HRM mgr JP)
Choose
and
(save infotype 0000: Action).
Choose
and
(to save infotype 0001: Organization Assignment).
The Create vacancy dialog box appears. Choose No.
Choose
To create the “Commuter allowance” for 22002: Sugiyama, call up the transaction as follows:
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
April 2001
Data
83
SAP AG
Return Action
Personnel number
22002
Infotype
0014 (Recur. Payments/Deds.)
Choose
.
Field
Data
From
2000/11/01
To
9999/12/31
Wage type
A010 (Commuter Allowance)
Amount
23,500.-
Choose
.
Choose
84
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For November
Monthly Payroll For November
USE
22004: Ikeda, Hiroko took absence in October. She receives an absence deduction from her
monthly payroll in November.
Overtime data for Ikeda, Hiroko
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22004 (Ikeda, Hiroko)
Infotype
2001 (Absences)
Choose
.
Select 0630 (Unpaid absence/ lateness), then choose
.
Field
Data
From
2000/10/05
To
2000/10/05
Choose
.
Choose
.
Choose
Payroll for November
Run the monthly payroll as for April.
Check the remuneration statement and confirm the absence deduction for 22004: Ikeda.
April 2001
85
SAP AG
Periodical Syoyo (Winter)
Use
Periodical winter Shoyo is paid to employees 22001/ 22002/ 22004/ 22005 for the evaluation
period 2000/04/01 – 2000/09/30
Make sure that the payroll status is “exit.”
Procedure
To check the payroll status, call up the transaction as follows:
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Tools ® Control
Record
Transaction Code
PA03
Enter J0.
Choose
.
Choose
Calculating the SHOYO Amount
Maintain infotype 0147: appraisal JP just as for Summer Shoyo
Calculate the Shoyo amount just as for Summer Shoyo in June.
Procedure
Menu Path
Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Off-cycle ® SYOYO ® Tools ®
Calculate Shoyo amount
Transaction Code
PC00_M22_USAC
Field
Data
Other period
select
Base amount get date
2000/12/01
Paydate
2000/12/10
Payroll area
J0
Employee
22001, 22002, 22004, 22005
Choose
Process batch input session to create wagetype X000 in infotype 0015: Additional payments.
(Follow the same process of Summer Shoyo in June)
Choose
86
April 2001
SAP AG
SHOYO Payment
Menu Path
Shoyo ® Shoyo ® Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_SY_SIM
Field
Data
Off cycle payroll
2000/12/10
Employee
22001, 22002, 22004, 22005
Choose
.
Choose
If there is no errors, run Shoyo payroll account. (Refer to Summer Shoyo in June).
April 2001
87
SAP AG
Monthly Payroll For December With Year-End Adjustment
Monthly Payroll For December With Year-End
Adjustment
Use
Year- End Adjustment is conducted with the monthly payroll for December.
Income tax adjustment (payment/ deduction) is made in the payroll for December.
Procedure
To update master data for YEA call up the transaction as follows:
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel number
22001 (Shinozaki)
Infotype
0146
Choose
.
Enter the following data referring infotype 0143: Life Insurance/ Damage Insurance:
Field
Data
From
2000/01/01
To
2000/12/31
Tab page: Life Ins.
Life Ins
01 Nippon Life
Pd
25
Ins. Fee
136,000
Tab Page Casualty Insurance
Short term insurance
30 Sumitomo Kaijyo Kasai
Pd
5
Ins. Fee
108,000.-
Tab Page Spouse Income
Ind SP's income
Select Ind
SPs’ income
500,000.-
Choose
and
.
Update other employee’s master data for Y.E.A.
88
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll for December
Release monthly payroll for December.
Menu Path
Year-End Adj. ® Year-End Adj. ® Simulation / Start Calculation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_YEA_S/
PC00_M22_CALC_YEA
Field
Data
Payroll area
Choose
J0
.
Field
Data
Current period
Select
Personnel number
blank (or enter 22001 – 22005)
Payroll area
J0
Schema
J000
To confirm your entries, choose
.
.
Choose
In the status bar, you see that the payroll is running.
The log tree appears.
Successful: 5
Rejected: 0
Choose
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Off cycle ®
Year End Adj ® Year End Adj ® Remuneration Statement
Transaction Code
PC00_M22_CEDT_MNTH
Field
April 2001
Data
89
SAP AG
Payroll Period
J0
Current period
12/ 2000
Choose
.
Confirm that income tax adjustment has been made.
Choose
Exit payroll for December.
90
April 2001
SAP AG
YEA Recalculation Caused By Marriage On December 29th
YEA Recalculation Caused By Marriage On December
29th
Use
22005: Okada married on December 29th and now requires a YEA recalculation. The
recalculation is executed separately and the income tax adjustment (payment/ deduction) is
made with the monthly payroll for January.
Procedure
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Data
Personnel no
22005
Infotype
0021
STY
1 (Spouse)
Choose
.
Field
Data
From
2000/12/29
Member
Spouse
Last name
Okada or any name
First name
Any name
B.date
Any reasonable date
Dependency
Dependency (tax)
Yes
Dependency (tax/insurance) (Health Insurance)
Yes
Choose
and
.
Choose
To execute the YEA recalculation, call up the transaction as follows:
Menu Path
April 2001
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Payroll ® OffCycle ® Year-End Adj. ® YEA Recalculation ® Simulation/ Payroll
Accounting
91
SAP AG
YEA Recalculation Caused By Marriage On December 29th
Transaction Code
PC00_M22_CALC_REYEAS/
PC00_M22_CALC_REYEA
Field
Data
Personnel number
22005
Special run
2000/12/31
Choose
.
Check that the simulation has ended without errors, then execute a Y.E.A recalculation.
Choose
Choose Yes in the pop up box.
92
April 2001
SAP AG
Monthly Payroll For January
Monthly Payroll For January
USE
22005: Okada receives an income tax refund due to the YEA recalculation. Family allowance is
also paid.
Procedure
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/ Pacific ® Japan ® Payroll ®
Release Payroll
Transaction Code
PC00_M99_PA03_Relea
Check the remuneration statement and confirm that Okada has been paid YEA
adjustment.
Choose
April 2001
93
SAP AG
Retirement Liquidation, Retirement Allowance
USE
th
22002: Sugiyama will retire on February 15 2001 due to personal reasons. You now perform
retirement liquidation for payroll for February and March.
Retirement allowance is also paid.
20-1. Retirement action
20-2. Retirement liquidation for February
20-3. Retirement liquidation for March
20-4. Retirement allowance calculation
20-5. Retirement allowance payment
20-1. Retirement Action
Menu Path
Transaction Code
PA40
Field
Data
Personnel number
22002
From
2001/02/15
Leaving
Select
Choose
.
Enter the following data for each infotype in the retirement action:
Field
Data
Infotype
0000 Actions
Reason for action
01 – Resignation
Choose
and
.
In the dialog box to create vacancy, choose No.
Infotype
Choose
0001 Organizational Assignment
.
Infotype
94
April 2001
SAP AG
Field
Data
ID for SI ent.
Taisyogai
Aquired/ lost
Lost
ID for SI ent
Sonota
Choose
and
Infotype
.
0145 Personnel Tax Status JP
Field
Data
Taxation info
Koh
YEA Indicator
Normal Y.E.A
Residence tax info
Reason for change
Retirement
Mthd Collect
Collected at once
Choose
and
Field
Data
Infotype
Choose
.
Field
Data
Infotype
Choose
.
.
Choose each insurance and select “Delimit"
Field
Infotype
Data
Choose each insurance and select “Delimit”
Field
Infotype
Data
0142 Residence Tax
Choose the entry and select “Delimit”
Menu Path
Master Data ® Maintenance
Transaction Code
PA30
April 2001
95
SAP AG
Field
Data
Employee
22002
Infotype
0021
.
Choose
Select Spouse and choose
.
Field
Data
From
2001/02/16
to
9999/12/31
Family allowance
NO
Choose
and
.
Maintain children’s data also.
Field
Data
Infotype
Choose
0003
.
Field
Data
Run payroll up to
2001/03/31
(The final payroll account date for Retirement liquidation for next period)
Choose
Choose
20-2. Execute retirement liquidation for current period
(February)
Menu Path
Retirement ® Retire. Liquidation ® Payroll Accounting ® Simulation ®
Retire.Period
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETLCS
Field
Payroll Period
96
Data
Other period: 02/2001
April 2001
SAP AG
Choose
.
Open “Pay day” and put cursor on “22002 Sugiyama” and Select “Select employees”.
Choose
.
Field
Data
Off-cycle payroll
2001/02/15
Choose
.
Choose
Menu Path
Retirement ® Retire. Liquidation ® Payroll Accounting ® Payroll
Accounting ® Retire. Period
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETLC
Field
Data
Payroll Period
Choose
.
Choose
.
Field
Data
Off-cycle payroll
Choose
2001/02/15
.
Check that residence tax is deducted for the all rest period.
Choose
20-3. Retirement liquidation for March
Menu Path
Transaction Code
PA30
Field
Employee
April 2001
Data
(22002)
97
SAP AG
Infotype
Choose
2010 Employee Remuneration Info
.
Field
Data
Date
2001/03/01
Wage Type
M110 Normal overtime hour
Number of hours
50
Choose
.
Choose
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Payroll ® OffCycle ® Retirement ® Retire. Liquidation ® Payroll Accounting ®
Simulation ® Next Period With YEA
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETLNS
Field
Data
Payroll Period
Choose
.
Choose
.
Field
Data
Off-cycle payroll
2001/02/15
Choose
.
Choose
Menu Path
From the Payroll Accounting node choose Payroll Accounting ® Next
Period With YEA
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETLN
Run retirement liquidation for next period with Y.E.A. just in the same procedure as simulation.
Check the remuneration statement if the overtime allowance in February and tax refund has been
paid.
Choose
To issue the tax statement call up the transaction as follows:
98
April 2001
SAP AG
Menu Path
From the Payroll node, choose Subs. Activities ® Period-Independent ®
Reporting ® Retirement Acct ® YEA For Retirement ® Tax Statement
Transaction Code
PC00_M22_CEDT_MNTH
Field
Data
Payroll period
Other period
02/2001
Employee
(22002)
Choose
.
Choose
20-4. Retirement Allowance
USE
First, calculate the amount of retirement allowance using retirement allowance program.
Procedure
Menu Path
Japan ® Off-cycle ® Retirement ® Tools ® Ret. amount calculation
Transaction Code
PC00_M22_LRAC
.
Choose
Field
Data
Personnel Number
(22002)
Date of payment
2001/03/20
Rule for duration calculation
JPRA
. (“Execution”)
Choose
Select employees and choose “Ret. calculation”
Enter any reasonable value to the following data:
Point
Adjustment amount (optional)
Choose “ENTER”.
Select the employees and choose “Batch Input”
Confirm the message of batch input session completion.
Execute batch input.
April 2001
99
SAP AG
Choose
Menu Path
Transaction Code
SM35
Select the session and choose
Process.
Choose Process.
Choose
20-5. Retirement allowance payment
Menu Path
Human resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Payroll ® OffCycle ® Retirement ® Retirement Allowance ® Simulation
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETLNS
Field
Data
Payroll period
Other period
02/2001
Personnel number
blank
Choose
.
Choose
.
Field
Data
Off-cycle payroll
2001/03/20
Choose
.
Choose
Menu Path
From the Retirement Allowance node choose Remuneration Statement
Transaction Code
PC00_M22_CALC_RETALW
Choose
.
Check remuneration statement for 22002: Sugiyama
Confirm that the retirement allowance has been calculated correctly and go back to start
payroll accounting.
100
April 2001
SAP AG
Choose
April 2001
101
SAP AG
Menu path for Payroll
Menu Path
Human Resources ® Payroll ® Asia/Pacific ® Japan ® Payroll (Japan)
You can then choose from the following menu path options for Payroll (Japan):
Payroll (Japan) ® Simulation
Payroll (Japan) ® Release payroll
Payroll (Japan) ® Start payroll
Payroll (Japan) ® Check results
Payroll (Japan) ® Corrections
Payroll (Japan) ® Exit payroll
Payroll (Japan) ® Remuneration statement
Subs. Activities ® Per payroll period ® Reporting ® Transfer to FI/CO ® Execute Run
Check the Payroll status
Payroll status contains “Released for payroll”, “Check payroll result”, “Released for correction”
and “Exit payroll results”.
102
April 2001

IDES - das SAP Modellunternehmen

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