Technisches Handbuch

89. Wissenschaftliche Jahrestagung
der Deutschen Gesellschaft für
Kieferorthopädie
© HMTG
Hannover | 14.– 18. September 2016
Technisches Handbuch
www.dgkfo2016.de
DGKFO 2016
Inhalt
– Contents
1. Ansprechpartner, Adressen
– Contact Persons, Venue Details
03
2. Daten und Deadlines
– Key Facts and Deadlines
04
3. Anlieferung, Aufbau
– Delivery, Set-Up
05
4. Anfahrt zum Veranstaltungsort
– How to get to the Venue
06
5. Standplanung
– Planning of the Booth
08
6. Extras für Ihren Stand
– Additional Services for your Booth
10
7. Ausweise
– Badges
11
8. Teilnahmebedingungen
– Terms and Conditions
12
Industrieausstellung & Sponsoring
Judith Lange
Tel.: +49 (0)30 20 459 320
E-Mail: [email protected]
Industrieausstellung & Sponsoring
Gino Thiel
Tel.: +49 (0)30 20 459 452
E-Mail: [email protected]
Projektleitung
Annika Bleckert
E-Mail: [email protected]
www.dgkfo2016.de
2
DGKFO 2016
1. Ansprechpartner, Adressen
– Contact Persons,
Venue Details
1.1
Kongressorganisation
– PCO
MCI Deutschland GmbH
MCI-Berlin Office
Markgrafenstraße 56
10117 Berlin
Germany
Frau Annika Bleckert
Tel.: +49 (0) 30 204 594 52
E-Mail: [email protected]
1.2
Adresse
Veranstaltungsort
– Venue
HCC Hannover Congress Centrum
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175, Hannover
Deutschland
Frau Anja Engelking
Tel.: +49 (0) 511 811 32 27
E-Mail: [email protected]
1.3
Messebau
– Booth Construction
Zöllner Ausstellungsbau
Uhthoffstraße 54
28757 Bremen
Deutschland
Andreas Zöllner
Tel.: +49 (0)421 89 81 999
E-Mail: [email protected]
1.4
Technische
Installationen
– Technical
Installations
HCC Hannover Congress Centrum
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175, Hannover
Deutschland
Frau Anja Engelking
Position: Projektleiterin Messe & Ausstellungen
Tel.: +49 (0) 511 811 32 27
E-Mail: [email protected]
1.5
Logistiker
– Logistics
DHL Trade Fairs & events (UK) Limited
Unit 17 & 21, 2nd exhibition Avenue
N.E.C. Birmingham
B40 1 PJ
United Kingdom
Horst Fröhling
Tel.: +44 121 782 4626
E-Mail: [email protected]
1.6
Gastronomie
– Catering
HCC Hannover Congress Centrum
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175, Hannover
Deutschland
Frau Anja Engelking, Herr Jonas Reichelt
Tel.: +49 (0) 511 811 32 27
E-Mail: [email protected]; [email protected]
1.7
Hotel
http://www.dgkfo2016.de/hotels/
www.dgkfo2016.de
3
DGKFO 2016
2. Daten und Deadlines
– Key Facts and Deadlines
2.1
Tagungszeiten
– Meeting Hours
14.09.2016
15.09.2016
16.09.2016
17.09.2016
12:00–17:00 (Vorkongress, keine Ausstellung)
09:00–18:00
09:00–18:00
09:00–16:00
2.2
Ausstellungszeiten
– Exhibition Hours
15.09.2016
16.09.2016
17.09.2016
09:00–17:00
09:00–17:00
09:00–14:00
2.3
Aufbauzeiten
– Set-Up Hours
2.4
Abbauzeiten
– Dismantling Hours
12.09.2016
08:00–22:00*
13.09.2016
08:00–22:00
14.09.2016
08:00–17:00
* Ein kostenpflichtiger vorgezogener Aufbau am 12.09.2016 ist nur auf Anfrage möglich.
* Early Set-Up on 12 September 2016 is possible on request only. Additional costs will apply.
17.09.2016
17.-18.09.2016
14:00–22:00
22:00–06:00**
Ein früherer Abbau ist nicht möglich.
Der Stand ist bis zum Ausstellungsende besetzt zu
halten, daher sind Reisezeiten entsprechend zu planen.
** Ein kostenpflichtiger verlängerter Abbau bis zum
18.09.2016, 06:00, ist nur auf Anfrage möglich.
17.09.2016
14:00–22:00
17.-18.09.2016 22:00–06:00**
Dismantling before this time is not possible.
The booth should be kept manned until the
exhibition closes down. Please adapt your
travel schedules accordingly.
** Extended dismantlinguntil 18 September
2016, 06:00, is possible on request only.
Additional costs will apply.
2.5
Hubwagen/
Sackkarren
– Lift Trucks/
Handcarts
Hubwagen und Sackkarren können leider nicht zur
Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf können Sie diese
über unseren Logistiker ( 1.5) bestellen oder selbst
mitbringen. Bitte beachten Sie, dass Hubwagen
grundsätzlich mit Gummirollen ausgestattet sein müssen.
Gabelstapler sind nicht gestattet.
Lift trucks and handcarts cannot be provided
at the venue, but can be ordered by our
logistics ( 1.5) or can be brought by your
own. For all floors, special rubber tires are
needed. Fork lifts are prohibited.
2.7
Zahlungen
– Payment
Bitte gleichen Sie alle Rechnungen für diese Tagung vor
Beginn der Veranstaltung aus. Ausstellern mit offenen
Rechnungen kann der Aufbau verwehrt werden. Der
Nachweis der Zahlung erfolgt im Zweifel durch den
Aussteller. Bitte beachten Sie unsere AGB (ab Seite 12).
Please make sure that all invoices are fully
balanced before the set-up of the exhibition
starts. Exhibitors with unpaid invoices cannot
build up the booth. It is the exhibitor’s
responsibility to present a proof of payment
to the organizer. For details please refer to
our general terms and conditions (from pg.
12.)
2.8
Kongress-Logo
– Congress-Logo
Benutzung des Kongress-Logos nur nach schriftlicher
Genehmigung durch die DGKFO, Schlangenzahl 14,
35392 Gießen, [email protected]
For the use of the congress logo a written
approval of the DGKFO is compulsory.
[email protected]
www.dgkfo2016.de
4
DGKFO 2016
3. Anlieferung, Aufbau
– Delivery, Set-Up
3.1
Be- und Entladen
Load and Unload
Die Zufahrt zur Eilenriedehalle befindet sich gegenüber
The access to the exhibition hall is located
der Schackstraße 22, 30175 Hannover. Über diesen Link over the way to Schackstraße 22.
finden Sie einen Übersichtplan mit den Anlieferwegen.
3.2
Anlieferung von
Materialien
– Delivery of Goods
Während des Aufbaus und der Laufzeit der Veranstaltung
können Sie direkt an Ihrem Stand anliefern. Lieferungen
vor dem 12.09.20016 sind nicht möglich. Wichtig: Ihre
Sendung muss klar und eindeutig mit Standnummer,
Kongress und einen Ansprechpartner inkl. Handynummer
versehen werden.
Die Lieferanschrift für Ihren Stand lautet:
Goods can be delivered during set-up and
during the event directly to your booth.
Delieveries before the 12th September 2016
are not possible.
Important: Your deliveries must have a clear
declaration as follows:
Hannover Congress Centrum
DGKFO 2016
Firmenname, Standnummer, Inhalt
Ansprechpartner, Handynummer
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175 Hannover
Hannover Congress Centrum
DGKFO 2016
Company Name, Booth-No., Contents
Name of Contact, Mobile Number
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175 Hannover
Germany
Aus versicherungstechnischen Gründen empfehlen wir,
Lieferungen immer persönlich im Empfang zu nehmen.
DHL Trade Fairs & Event (→ 1.5) ist der offizielle
Messespediteur für die 89. DGKFO-Tagung und hat die
Verantwortung für das Verbringen aller Sendungen von
und zum Stand im Hannover Congress Centrum und für
Zwischenlagerungen. Sehen Sie dazu bitte die
Speditionstarifen sowie das Bestellformular.
3.3
Anlieferung von
Taschenbeilagen/
Lanyards/Stifte und
Notizblöcke
– Bags/Bag Inserts/
Lanyards/Pens and
Notepads
Die Kongresstaschen werden von uns konfektioniert,
daher benötigen wir 2.500 Exemplare Ihrer Beilagen/
Lanyards/Stifte und Notizblöcke am Veranstaltungsort
pünktlich am 13.09.2016 bis 10 Uhr. Lieferungen an die
Tagungsstätte sind frühestens ab dem 12.09.2016
möglich. Bitte nutzen Sie folgende Lieferanschrift und
kennzeichnen Sie die Sendung mit dem Kongressnamen
Ihrem Firmennamen und dem Inhalt:
Hannover Congress Centrum
DGKFO 2016 - Registrierungscounter
Firmenname
Beilage/Stifte und Notizblöcke/Lanyards
Ansprechpartner, Handynummer
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175 Hannover
DHL Trade Fairs & Event (→ 1.5) has been
appointed as the official logistics contractor
and as such is the only company providing
handling, storage and customs clearance for
this event. Please see the shipping tariff and
the order form.
Bags will be assembled by MCI Deutschland
GmbH, therefore we need 2,500 pieces of
your bags/bag inserts/lanyards/pens or
notepads at the venue until 13th September
2016, 10:00am. The delivery address is
listed below. Please make sure to mark the
delivery clearly with the congress name, your
contact details and a a notation of the
content (bags/bag inserts/ lanyards/pens or
notepads). Otherwise we cannot assign your
delivery.
Hannover Congress Centrum
DGKFO 2016 – registration desk
Company Name, Booth-No., Contents
Bags/Bag Inserts/Pens/Notepads/lanyards
Theodor-Heuss-Platz 1-3
Bitte schicken Sie ein Belegexemplar der Taschenbeilage 30175 Hannover
als PDF-Dokument via E-Mail mit den VersandinforGermany
mationen bis zum 05.09.2016 an MCI Deutschland
Please send a specimen copy of the bag
GmbH. Wir können für Beilagen/Lanyards/Stifte und
insert as a pdf together with the delivery
details via email to MCI Deutschland GmbH
Notizblöckes, die nicht rechtzeitig verschickt bzw.
until 5th September 2016. For bag inserts/
fehlerhaft adressiert wurden und durch das MCI-Team
lanyards/pens and notepads wich will not be
daher nicht konfektioniert werden konnten, keine
delivered in time or with the right address is
Erstattung gewähren.
not responsible and cannot give a refund.
www.dgkfo2016.de
5
DGKFO 2016
4. Anfahrt zum
Veranstaltungsort
– How to get to the Venue
4.1
Anfahrt über die
Autobahn
– Over the Highway
Autobahn A37 Messeschnellweg
4.2
Öffentliche
Verkehrsmittel
– Public Transport
Ab Hauptbahnhof
4.3
Parkmöglichkeiten
– Car Parking
Öffentliches Parkhaus HCC
Highway A37 Messeschnellweg

Abfahrt Hannover Kleefeld

Exit Hannover Kleefeld


Richtung Clausewitzstraße
Zufahrt Parkplätze und Anlieferung über
Schnackstraße


Direction Clausewitzstraße
Access parking and deliveries along
Schnackstraße


Bus 128 oder 134 Richtung Peiner Straße
Ausstieg Hannover Congress Centrum
Central Station


Bus 128 or 134 with direction Peiner Str.
Exit Hannover Congress Center Station
Car park HCC


893 Parkplätze
2,20 m Durchfahrtshöhe


893 parking lots
2,20 m clearance height

3,50 EUR Tagesmaximalgebühr

3,50 EUR per day
LKW
Trucks

11 Parkplätze



4,50 m Durchfahrtshöhe
 4,50 m clearance height
12 EUR Tagesgebühr – vorab Reservierung
 12 EUR per day – advance
notwendig über: [email protected]
reservations required via: [email protected]
11 parking lots
Übersichtsplan der Parkplätze siehe dieser Link.
Overview plan of parking areas via this LINK.
www.dgkfo2016.de
6
DGKFO 2016
4. Anfahrt zum
Veranstaltungsort
– How to get to the Venue
4.4
Karte
– Map
www.dgkfo2016.de
7
DGKFO 2016
5. Standplanung
– Planing of the Booth
5.1
Möblierung und
Messebau
– Furniture and Booth
Construction
Für weitere Leistungen rund um Ihren Stand kontaktieren
Sie bitte „Zöllner Ausstellungsbau“ (→ 1.3).
Zusatzleistungen können über die Formulare im hier
verlinkten Aussteller-Service-Katalog bestellt werden.
5.2
Standgestaltung
– Booth Design
Für die Gestaltung des Standes (Bodenbeläge, Möbel,
Begrenzungswände etc.) ist jeder Aussteller selbst
verantwortlich. Die von Ihnen bei MCI Deutschland
GmbH gebuchte Größe der Standfläche ist auf Ihrer
Rechnung vermerkt. In Absprache mit dem Veranstalter
und der technischen Leitung des Veranstaltungsortes
sind folgende Vorgaben für die Planung Ihres Standes
verbindlich um ein transparentes Erscheinungsbild der
Ausstellung zu gewährleisten:
 Die Gangflächen dürfen nicht verstellt sein.



For all questions concerning additional
exhibition services, please contact “Zoellner
Ausstellungsbau (→ 1.3). Additional services
can be ordered with the order forms in the
linked exhibitor-Service-catalogue.
The rental fee for exhibition space covers
floor space only as confirmed in your invoice
from MCI Deutschland GmbH. All
superstructures (carpet, furniture, partition
walls) are to be brought in by the exhibitor. In
order to meet local health & safety
regulations and specifications of the
organizer the following guidelines appy:
 the overall impression should be
transparent
Alle offenen Seiten müssen frei zugänglich sein.
 aisles are to be kept free
Die maximale Bauhöhe an offenen Standseiten für
 all “open” sides must be accessible by
Aufbauten beträgt 1,50 m (z.B. Vitrinen o.ä.).
public
Die Rückseiten der Standbegrenzungen oder
 constructions (walls or vitrines may not
anderer Gestaltungselemente zum Nachbarstand
be higher than 1.50 m)
müssen durchgehend neutral weiß oder lichtgrau  surfaces facing a neighboring booth
gestaltet, gereinigt sein und dürfen keine Texte
must appear completely neutral (white,
oder Grafiken enthalten.
light grey), clean and may not contain
text or graphics.
5.3
Technische Richtlinien
– Technical Guidelines
Es gelten verbindlich die Technischen_Richtlinien des
Hannover Congress Center.
Applicable are the technical guidelines of the
Hannover Congress Center.
5.4
Standpläne
– Floor Plans
Den endgültigen Standplan stellen wir Ihnen ca. 3
Wochen vor Veranstaltungsbeginn zur Verfügung, bis
dahin kann es bei den vorläufigen Standplänen
Änderungen geben. Die Standpläne dienen der Übersicht
und sind nicht maßstabsgetreu.
The final floor plan will be published normally
three weeks prior to the event, until then the
plan is preliminary. It is for overview only and
not true to scale.
5.5
Bauliche
Gegebenheiten in der
Tagungsstätte
– Constructional
Conditions
Die Ausstellungsflächen sind mit folgenden
Bodenbelägen versehen:
 Eilenriedehalle A: Gummibelag (max. 250kg/m² auf
Bodendeckeln, 500kg/m² restlicher Bereich)
 Eilenriedehalle B: Parkett (max. 1.000kg/m²)
 Zelt: Teppich auf Holzfußboden (max. 150kg/m²)
www.dgkfo2016.de
There are follwing floor coverings:
 Eilenriedehalle A: rubber cover (max
250kg/m² on floor shaft, 500kg / m² other
areas)
 Eilenriedehalle B: parquett (max.
1.000kg/m²)
 Tent: carpet on wooden floor (max
Der Bodenbelag der Tagungsstätte darf nicht beschädigt
150kg/m²)
werden. Bei Verlegung eines zusätzlichen Bodenbelages
Any charges resulting from extra cleaning or
in den Ständen dürfen nur rückstandsfrei entfernbare,
damage would be charged to the exhibitor’s
lösemittelfreie Klebebänder benutzt werden (z.B. tesafix
account.
Nr. 4964). Durch ungeeignetes Material entstehende
zusätzliche Reinigungen bzw. Reparaturen gehen zu
Lasten des betreffenden Ausstellers.
8
DGKFO 2016
5. Standplanung
– Planing of the Booth
5.6
Standbauhöhe
– Maximum Stand
Heights
Entsprechend der baulichen Gegebenheiten gelten
folgende maximale Bauhöhen:
4,50 m
 Eilenriedehalle:

Zelt:
2,50 m
According to the structural conditions of the
area the applicable maximum build heights
are:
4.50 m
 Eilenriedehalle:

Die Standardbauhöhe beträgt 2,50 m. Sollten Sie einen
Stand planen, der diese Höhe überschreitet, benötigen
Sie eine vorherige, schriftliche Genehmigung durch MCI
Deutschland GmbH. Bitte schicken Sie uns Ihre
Standzeichung unter Angabe sämtlicher Abmessungen
bis zum 13. Juli 2016 an:
[email protected].
5.7
Abhängungen
– Suspensions
Abhängungen sind nur in der Eilenriedehalle A und B an
dafür vorgesehenen technischen Einrichtungen möglich
(siehe aktueller Standplan). Alle Abhängungen sind
genehmigungspflichtig.
Abhängungen:
 Unterkante:


mind. 5,50 m
Oberkante:
max. 7,50 m
Belastbarkeit: max.250 kg pro Hängepunkt
Anfragen richten Sie bitte an:
[email protected].
Tent:
2.50 m
The standard construction height is 2.50 m.
Any construction height above this must be
approved in writing by MCI Deutschland
GmbH. Please submit a detailed drawing of
your stand for approval by 13th July 2016 the
latest to:
[email protected]..
Suspensions are only possible in the
Eilenriedehalle A and B, and only at the
appropriate technical equipment (see current
floorplan). The suspension of any elements
is subject to approval and the necessary
work must be carried out in accordance with
the applicable BGV C1 regulation.
Suspensions:
 Lower edge: min. 5.50 m
max. 7.50 m
 Top edge:

load capacity: max. 250 kg each
hanging point
For inquiries please contact:
[email protected].
www.dgkfo2016.de
9
DGKFO 2016
6. Extras für Ihren Stand
– Additional Services for your
Booth
6.1
Lagermöglichkeiten
– Storage
Bitte beachten Sie, dass keine Einlagerung von
Materialien im Hannover Congress Centrum möglich ist.
Wenden Sie sich bitte an DHL Trade Fairs & Event (→
1.5). Sehen Sie dazu bitte die Speditionstarifen sowie das
Bestellformular.
There is no storage possibility in the
Hannover Congress Center. Please contact
our DHL Trade Fairs & Event (→1.5) directly.
Please see the shipping tariff and the order
form.
6.2
Stromanschluss,
Internet
– Power Supply,
Internet
Bitte nutzen Sie die entsprechenden Bestellformulare im
Aussteller-Service-Katalog.
W-LAN wird verfügbar sein.
Please use the appropriate order forms in the
exhibitor-Service-catalogue for all
requirements regarding power supply and
internet. Wi-Fi will be available.
6.3
Müllentsorgung
– Waste Disposal
Die Entsorgung von kleinen Müllmengen zum Auf- und
Abbau sowie Leerung von Papierkörben auf den
Ausstellerständen während der Veranstaltung ist
inklusive. Papierkörbe müssen zur Leerung jeweils vor
den Stand gestellt werden. Die Entsorgung von
Großmüllmengen während des Auf- und Abbaus bzw.
während der Veranstaltung kann über das entsprechende
Bestellformular im Aussteller-Service-Katalogbestellt
werden.
The disposal of slight packaging material
after set-up/dismantling and the cleaning of
trash bins during the congress are included.
For additional waste disposal (bulky waste)
and cleaning during the congress, please
refer to the order form in the exhibitorService-catalogue.
6.4
Reinigung
– Cleaning
Die Gänge des Veranstaltungsgebäudes werden täglich
gereinigt, die Kosten sind in der Standmiete enthalten.
Falls Sie eine Standreinigung wünschen, kann dies
kostenpflichtig über den Aussteller-Service-Katalog mit
dem entsprechenden Formular bestellt werden.
Overall cleaning of the corridors is included
and free of charge. Please put the
wastebasket in front of your stand. For all
further needs like cleaning of your stand
furniture, please refer to the exhibitorService-catalogue.
6.5
Nachtbewachung
– Night Watch
Außerhalb der Ausstellungszeiten ist das Congress
Center Hannover sowie die Ausstellungshalle
geschlossen und es gibt eine allgemeine
Nachtbewachung. Für Wertgegenstände wird keine
Haftung übernommen. Wir empfehlen daher dringend,
keinerlei Wertgegenstände am Stand zurück zu lassen.
Eine separate Standbewachung kann per E-Mail
angefragt werden: [email protected].
During night, the Congress Center Hannover
and the event hall is closed and there is a
general night guarding. It is recommended to
not leave any valuables at your booth, as the
venue assumes no liability. A separate stand
security can be requested.via email:
[email protected].
6.6
Gastronomie
– Catering
Für Fragen oder Bestellungen rund um das Catering
wenden Sie sich bitte an das Hannover Congress
Centrum (→1.6). Die Angebote für Lunch-Pakete finden
Sie über diesen LINK, Standbewirtung bestellen Sie bitte
über das entsprechende Bestellformular.
Bitte beachten Sie, dass die Bestellung von Speisen und
Getränken ausschließlich über diesen konzessionierten
Gastronomen erfolgen darf. Wenn Sie eine Belieferung
durch einen anderen Dienstleister wünschen, müssen
vorherige Absprachen getroffen werden. Das Hannover
Congress Centrum kann für die Abtretung seiner
Gastronomierechte eine Ablösezahlung verlangen. Bitte
halten Sie in jedem Fall mit unserem Servicepartner
Rücksprache.
If you require any kind of catering for your
booth or symposium, please contact the
Hannover Congress Centrum (→ 1.6)
directly. Offers for lunch boxes can be found
via this LINK, stand catering can be ordered
with this order_form.
Please note that orders for food and
beverages can only be placed via this
licenced caterer. If you wish to be supplied
by another service, prior arrangements have
to be made. The Hannover Congress
Centrum may charge a fee for the transfer of
its catering rights. Therefore it is absolutely
necessary to consult our service partner.
www.dgkfo2016.de
10
DGKFO 2016
7. Ausweise
– Badges
7.1
Aufbauausweise
– Staff Badges
Die Mitarbeiter des Messebauers benötigen eine
formlose Bestätigung über die Beauftragung durch Ihr
Unternehmen.
Please provide your contractors with an
informal legitimation of your company
7.2
Austellerausweise
– Exhibitor Badges
Alle Aussteller erhalten, abhänging von Ihrer Standgröße,
eine bestimmte Anzahl an kostenfreien Ausstellerausweisen gemäß folgender Staffelung:
 Stand bis 6 m² = 2 kostenfreie Ausstellerausweise
All Exhibitors will receive a certain number of
free exhibitor badges, depenting on your
booth size according to the following scale:

up to 6 m² = 2 free exhibitor badges


each additional 3 m² = 1 additional free
je weitere 3 m² = 1 weiterer kostenfreier Ausweis
Diese Austellerausweise werden automatisch vorbereitet
und müssen nicht extra bestellt werden. Zusätzliche
Austellerausweise werden begrenzt ausgestellt und mit
25 € (netto) berechnet. Sollten Sie zusätzliche
Austellerausweise benötigen, nutzen Sie bitte das
Bestellformular und senden Sie diese bis zum 22.
August 2016 an uns zurück.
7.3
Teilnehmerausweise
– Participant Badges
www.dgkfo2016.de
badges
Free exhibitor badges will be prepared
automatically; there is no need to order.
Additional exhibitor badges (limited number)
will be charged 25 € (+VAT) each and must
be ordered until 22nd August 2016, by using
the appropriate order form.
Alle Ausstellerausweise:
 berechtigen zum Zutritt in die Industrieausstellung
und zum wissenschaftlichen Programm
 liegen für Sie am Ausstellerschalter im
Registrierungsbereich bereit,
 sind nicht personalisiert, d.h werden nur mit Ihrem
Firmennamen, nicht aber mit dem Namen Ihrer
Mitarbeiter bedruckt. Wir empfehlen daher,
zusätzlich firmeneigene Namensschilder zu tragen,
 dürfen nicht an firmenfremde Personen
ausgehändigt werden.
Exhibitor badges:
 allow the access to theexhibition and the
scientific program
 should be collected from the exhibitor
desk (located within the registration
area)
 will be non-personalized, showing the
name of your company (not your staff’s
name). We therefore recommend
wearing your own corporate name tags
in addition
 must not be given to any person not
belonging to your company.
Die Registrierung von Teilnehmern, geladenen Gästen
und Referenten der Firmensymposien ist nur über die
Tagungswebseite http://www.dgkfo2016.de/registrierung/
möglich. Die Teilnehmerausweise liegen im Tagungsbüro
unter dem jeweiligen Nachnamen zur Abholung bereit.
Delegate badges for your guests or speakers
can be ordered on the congress website
http://www.dgkfo2016.de/registrierung/ and
can be collected at the registration office on
site.
11
DGKFO 2016
8. Teilnahmebedingungen
– Terms of Participation
MCI DEUTSCHLAND GMBH
Allgemeine Geschäftsbedingungen für Ausstellungen und Industriepräsentationen
01. Anmeldung/Vertrag
02. Gemeinschaftsaussteller
03. Zuteilung und Gestaltung
04. Ausstellungsgüter
05. Zahlungsbedingungen
06. Haftung, Versicherung, Bewachung
07. Rücktritt vom Vertrag
08. Höhere Gewalt
09. Bild- und Tonaufnahmen
10. Werbung
11. Ordnungs- und Allgemeine Hinweise
________________________________________________
________________________________________________
1.Anmeldung/Vertrag
1.1 Anmeldung
Die Anmeldung für einen Ausstellungsstand oder eine andere Industriepräsentation
(Symposium, Workshop, Kurs oder sonstige Maßnahme) erfolgt auf dem jeweiligen
Anmeldeformular. Das Anmeldeformular ist sorgfältig auszufüllen und rechtsverbindlich zu
unterzeichnen. Die Anmeldung ist ein unwiderrufliches Vertragsangebot, an das die sich
anmeldende Partei bis zur Beendigung der Veranstaltung gebunden ist.
1.2 Einbeziehung der Vertragsbedingungen
Mit Unterzeichnung des Anmeldeformulars erkennt die sich anmeldende Partei die
Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die gesonderten Teilnahmebedingungen als
verbindlich an. Sie hat dafür einzustehen, dass auch die von ihr auf der Veranstaltung
beschäftigten Personen den gesamten Vertrag einhalten.
1.3 Teilnahmebestätigung/Rechnung
Über die Annahme der Anmeldung entscheidet die schriftliche Bestätigung/Rechnung der
MCI Deutschland GmbH, die die Zulassung des Unternehmens und der angemeldeten
Maßnahmen darstellt und ausschließlich für das darin benannte Unternehmen gilt.
1.4 Vertrag
Mit Zustellung der Bestätigung/Rechnung gilt der Vertrag zwischen der MCI Deutschland
GmbH und der Partei, die sich für Ausstellung und/oder andere Industriepräsentationen
angemeldet hat, als geschlossen. Nebenabreden sind nur dann rechtsverbindlich, wenn sie
von MCI Deutschland GmbH schriftlich bestätigt wurden.
1.5 Vertragsinhalt
Wesentliche Bestandteile des Vertrages sind
a) das Anmeldeformular
b) die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
c) die gesonderten Teilnahmebedingungen
Im Falle der Nichtübereinstimmung gelten die Regelungen in der oben bezeichneten
Reihenfolge.
1.6 Beschränkungen
MCI Deutschland GmbH kann aus sachlich gerechtfertigten Gründen, insbesondere wenn
der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht, einzelne Unternehmen von der
Teilnahme ausschließen und/oder die Veranstaltung auf bestimmte Unternehmensgruppen
beschränken, falls dieses für die Erreichung des Veranstaltungszweckes erforderlich ist.
Entsprechendes gilt für Ausstellungsgüter oder Präsentationsmaßnahmen ebenso wie für
Symposien, Workshops, Kurse, deren Inhalte nicht zur Thematik der Gesamtveranstaltung
passen bzw. von den im Vorfeld genehmigten Inhalten abweichen. MCI Deutschland
GmbH ist berechtigt, Ausstellungsstücke und/oder Präsentationsmaßnahmen, die nicht in
den Rahmen der Veranstaltung passen, sich als ungeeignet erweisen oder die
Veranstaltung bzw. die Besucher gefährden, belästigen oder in unangenehmer Weise
stören, auch nach Zulassung, auf Kosten und Gefahr des ausstellenden oder
präsentierenden Unternehmens ebenso zurückweisen, ggf. entfernen oder einlagern zu
lassen, wie nicht genehmigte Exponate oder Präsentationsmaßnahmen.
In den vorstehend angeführten Fällen stehen dem ausstellenden oder präsentierenden
Unternehmen keinerlei Schadenersatzansprüche irgendwelcher Art gegen MCI
Deutschland GmbH zu.
2. Gemeinschaftsaussteller/Gemeinschaftsstand
Es ist nicht möglich, einen Stand mit zwei oder mehreren Firmen zu teilen. Alle mit der
Standbetreuung betrauten Personen müssen der gleichen Firma angehören.
www.dgkfo2016.de
MCI DEUTSCHLAND GMBH
General Terms and Conditions for Exhibits and Industry
Presentations
01. Registration / Contract
02. Exhibit Sharing
03. Delegation and Realisation
04. Exhibition Objects and Methods
05. Payment Conditions
06. Liability, Insurance, Security
07. Cancellation Clause
08. Acts-of-God / Reasons beyond control
09. Video clips and Soundtracks
10. Advertising
11. Organisational and General Notices
___________________________________________________
___________________________________________________
1. Registration / Contract
1.1 Registration
Registration for an exhibit booth or other forms of Indus-trial presentations
(i.e. Symposium, Workshop, Course etc.) requires the respective written
format. The registra-tion form must be completed diligently and duly signed
to be legally valid and acceptable. The registration is an irrevocable and
legally binding instrument, obligating the applicant from beginning to end of
the exhibit.
1.2 Supplementary or Exceptional Provisions
With the signature, the applicant accepts and recognis-es the General
Terms and Conditions as well as any supplementary provisions and is
obligated to commit any and all persons in his employ at the venue to abide
by said terms.
1.3 Confirmation of Participation / Invoicing
The written confirmation and subsequent invoicing by MCI Deutschland
GmbH constitutes the sole document of acceptance and admittance to the
exhibit and is is-sued exclusively to the applicant, under the specific terms
stated herein.
1.4 Contract
The contract becomes effective with the deliverance of the confirmation
and subsequent invoice by MCI Deutschland GmbH to the respective
applicant. Devia-tions and/or supplementary terms and provisions re-quire
the written confirmation by MCI Deutschland GmbH to become legally
binding.
1.5 Contract Components
Mandatory contract components are
a) the Registration Form
b) the General Terms and Conditions
c) the Supplementary or Exceptional
Provisions
In the event of discrepancies the above referenced pro-visions pertain.
1.6 Limitations
MCI Deutschland GmbH reserves the right to refuse participation to a
single applicant for reasons of practi-cality, for example if the available
exhibition space proves insufficient or may limit participation to certain
representative business groups deemed imperative to the achievement of
the intended purpose of the exhibit. The same provisions pertain to
exhibition objects or forms of presentation, likewise for symposia,
workshops and courses, determined in advance not to be directly related in
context to the objective and purpose of the entire event. MCI Deutschland
GmbH has the right to reject and refuse presentation material and/or
methods, found unsuitable or undesirable to the event or to be harmful,
disturbing or intolerable to the visitors of the exhibit, even after admittance,
at the responsibility and cost of the exhibitor or presenting agency, and
may, if warranted, order the removal or temporary storage of unauthorized
exponents or forms of presentation. In the afore mentioned eventualities,
the affected parties forgo all rights to any type of claim against MCI
Deutschland GmbH.
2. Exhibit Sharing / Booth Sharing
12
DGKFO 2016
3. Zuteilung und Gestaltung von Ausstellungsflächen und
Präsentationsräumlichkeiten
3.1 Grundsatz
MCI Deutschland GmbH teilt die Ausstellungsflächen sowie die
Präsentationsräumlichkeiten unter Berücksichtigung des Themas und der Gliederung der
jeweiligen Veranstaltung sowie der zur Verfügung stehenden Flächen und Räumlichkeiten
zu. Besondere Wünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Ein Anspruch auf
Verwirklichung besteht jedoch nicht.
3.2 Änderung der Flächen und oder Räumlichkeiten
MCI Deutschland GmbH behält sich ausdrücklich vor, die Lage der Ausstellungsflächen
bzw. der Präsentationsräumlichkeiten auch nach Bestätigung und kurzfristig zu verändern,
falls dieses für die Erreichung des Veranstaltungszweckes erforderlich ist. Ersatzansprüche
irgendwelcher Art entstehen hierfür nicht.
3.3 Austausch, Überlassung an Dritte
Eine auch nur teilweise Überlassung der durch die Bestätigung/Rechnung fixierten Rechte
und Pflichten auf andere, Untervermietung, Verlegung, Teilung und/oder Tausch von
Flächen oder Räumlichkeiten durch das jeweils präsentierende Unternehmen sind
unzulässig.
3.4 Gestaltung - Ausstellung
Standaufbauten dürfen nur auf der Grundlage der eingereichten
Anmeldeunterlagen/Beschreibungen in der dort wiedergegebenen Art und Weise erfolgen.
Die jeweils minimale und maximale Standard-Standbauhöhe ist den
Teilnahmebedingungen zu entnehmen. Unter- oder Überschreitung ist nur nach
Rücksprache und ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch MCI Deutschland GmbH
statthaft. Standaufbauten sind grundsätzlich selbsttragend zu erstellen. Eine Befestigung
an Wänden, Säulen oder Fußböden ist untersagt.
3.5 Gestaltung - Präsentationsräumlichkeiten (Symposium, Workshop, Kurs etc.)
Die Raumbelegung ist nur in dem von dem Veranstalter vorgegebenen bzw. mit diesem
abgestimmten Umfang hinsichtlich maximaler Bestuhlung sowie Form und Umfang der
Gesamtgestaltung statthaft.
3.6 Gestaltung - Allgemein
Das Bekleben von Fußböden ist nur mit 100% rückstandsfreien Materialien zulässig. Die
Rückwände Ihres Standes sind generell ordentlich und in neutraler Farbe (weiß/grau)
auszuführen. Das Anbringen von Werbeträgern an der Rückwand des Standes ist nicht
gestattet. Säulen, Pfeiler, Wandvorsprünge etc. innerhalb der Ausstellungsflächen
und/oder Präsentationsräumlichkeiten sind Bestandteil der zugeteilten Flächen und/oder
Räume. Das Anbringen von Werbematerialien, Werbeplakaten und/oder Hinweisschildern
ebenso wie das Bekleben, Anstreichen und Tapezieren von Gebäudeteilen, Decken,
Wänden, Säulen, Fußböden und/oder sonstigen Bestandteilen/Gegenständen des
Veranstaltungsortes ist nicht gestattet. Einbauten und/oder Veränderungen an
vorhandenen Einrichtungen, Möblierung und/oder Anlagen bedürfen der vorherigen
schriftlichen Genehmigung durch MCI Deutschland GmbH. Sie gehen zu Lasten des
ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens, das auch die Kosten für die
Wiederherstellung des alten Zustandes trägt. Widerinstandsetzungsarbeiten können nur
auf Veranlassung der MCI Deutschland GmbH durch von ihr beauftragte Firmen ausgeführt
werden.
Feuermelder Feuerlöschanlagen, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln,
Fernsprechverteiler Notbeleuchtungen, Zugänge und Fluchtwege müssen frei zugänglich
bleiben. Sie dürfen nicht von ihrem Standort entfernt, überbaut, zugestellt, verdeckt oder
abgehängt werden.
Die Verwendung von offenem Feuer oder Licht, z.B. Spiritus, Heizöl, Gas etc. zu Koch-,
Heiz- und Betriebszwecken, der Gebrauch von Tauchsiedern sowie das Anschließen von
Heiz- und Kochgeräten ohne thermischen Abschaltschutz (Trockengehschutz) ist
untersagt. Druck-Gasflaschen sind generell genehmigungsbedürftig. Die Bestimmungen
der Druck-Gasverordnung des Hauptverbandes der gewerblichen Berufsgenossenschaften
e.V., Zentralstelle für Unfallverhütung und Arbeitsmedizin sind hier verbindlich.
Handlungen, die als feuergefährlich anzusehen sind, bedürfen einer behördlichen
Genehmigung, die über die Vermieterin der Veranstaltungsräumlichkeiten zu beantragen
ist.
Der Einsatz von Lasern ist grundsätzlich nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung
seitens MCI Deutschland GmbH statthaft. Eine entsprechende Genehmigung ist seitens
des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens auf eigene Kosten sowohl bei der
Veranstaltungsstätte als auch beim Landesamt für Arbeitsschutz (LAfA) einzuholen und es
ist ebenfalls auf eigene Kosten eine Prüfung und Abnahme durch einen vereidigten
Sachverständigen zu veranlassen.
Die technischen Einrichtungen der Veranstaltungsstätte dürfen nur von befugtem und
seitens der Veranstaltungsstätte autorisiertem Personal bedient werden.
Für sämtliche bei Zuwiderhandlungen entstehende Schäden haftet das ausstellende oder
präsentierende Unternehmen für sich selber, seine Mitarbeiter sowie alle von ihm
beauftragte Dritte, die als Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen für ihn eingesetzt werden.
Eventuelle nicht in den Anmeldeunterlagen enthaltenen Sonderwünsche,
Zusatzanforderungen oder Änderungen bzw. nachträgliche Änderungen bedürfen jeweils
der vorherigen schriftlichen Zustimmung der MCI Deutschland GmbH. Das ausstellende
oder präsentierende Unternehmen ist verpflichtet, MCI Deutschland GmbH vorab im Falle
von Änderungen und/oder Ergänzungen rechtzeitig vor Ausführung eventueller Arbeiten in
Kenntnis zu setzen und die erforderliche Zustimmung einzuholen.
Zur Fristenüberwachung, Einlegung von Rechtsbehelfen etc. ist MCI Deutschland GmbH
nicht verpflichtet.
For reasons of liability it is not possible for two or more companies to share
the same booth. All responsible personnel representing a firm or business
at the booth must be employed or commissioned by a single compa-ny.
3. Allocation of exhibition space and presentation locations
3.1 Principal
Stand positions can not be chosen by the exhibitor. MCI Deutschland
GmbH allocates space as well as presenta-tion locations primarily by the
date the application form was received, the subject and intent of the
respective event and according to availability of exhibition space and
locations. Special request will be given due consid-eration in line with these
criteria, however, without guar-antee for realisation.
3.2 Changes in dimension or location
MCI Deutschland GmbH reserves the explicit right to change locations or
dimensions of display space on short notice, even after initial confirmation,
if necessary in order to achieve the event target. Neither restitution nor
claims of any kind are applicable.
3.3 Exchange, Subletting
The rights and responsibilities extended to a company by virtue of the
confirmation and invoice documentation are absolutely non-transferable
and do not permit, even in part, any kind of subletting, exchange and
sharing of space or locations to third parties.
3.4 Organisation - Exhibition
Realization of the booth design must not deviate in any way from the
originally submitted and accepted plans and layouts. The respective
minimum and maximum standards for booth construction are determined in
the General Terms and conditions governing participation. Any deviations,
however minimal are only permissible after prior consultation and written
consent by MCI Deutschland GmbH. Booth construction must always be
self supporting and may not be attached to wall, pillars or floors.
3.5 Organisation – Presentation location (Symposia, Workshop,
Courses etc.)
The usage of allocated space and/or presentation loca-tions is only
possible within the framework and to the extent agreed upon in advance
with the organiser.
3.6 Organisation in general
Only 100% soluble adhesives may be used to secure temporary flooring /
carpeting to pillars, walls and ledg-es, which are part of the allocated
display area or con-ference rooms used as such. The backsides of your
stand must be clean and should have an neutral colour (white / gray). The
attachment of advertising materials, posters and any kind of directional
signs, as well as gluing, painting, and wallpapering of building parts,
ceilings, walls, pillars, floors or other integral parts of the display area is
strictly forbidden. Built-ins and/or changes to existing conditions,
furnishings or inventory warrant the explicit advanced written consent of
MCI Deutschland GmbH.
Any cost arising from such changes and the reversing of same after the
event are the responsibility of the ex-hibitor.
Reconstruction and renovation works of any kind may only be initiated on
order of MCI Deutschland GmbH and its subagents.
Fire alarms, sprinkler systems, hydrants, electrical dis-tributors, telephone
jacks and hook-ups, emergency lighting, entrances and emergency exits
must be left unobstructed and accessible. They may not be removed,
obstructed, covered up or taken down.
The use of open fire and light, i.e. kerosene, heating oil, natural gas etc. for
cooking, heating and fuelling pur-poses, the use of heating rods, as well as
the hook-up of portable heaters and cooking units which are not equipped
with thermal overheating protection is strictly forbidden. The use of bottled
gas usually warrants a special permit. The guidelines of the main ordinance
(Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaf-ten e.V.) for bottled
gas usage and the Central Admin-istration for accident prevention are the
governing bod-ies for directives on this issue. It is the exhibitor’s own
responsibility to gather all respective approvals.
Any procedures deemed potentially dangerous require scrutiny and
permission by the applicable agency and should be applied for in advance
from the responsible rental agency for the exhibit location.
The usage of laser equipment generally warrants the advanced
coordination and permission of MCI Deutsch-land GmbH. Additionally, a
permit of the respon¬¬sible county administration for the protection of
worksites (Landesamt für Arbeitsschutz [Lafa]) and a site inspection by a
licensed inspector must be secured at the exhibitors own cost.
Technical inventory and supplies at the exhibit venue may only be operated
by authorized and qualified per-sonnel. The exhibitor is held liable for all
infractions and/or damages caused by himself, his employees as well as
third parties employed by him as assistance and helpers at the venue.
Additional or supplementary provisions and services, changes and lastminute requests, not explicitly men-tioned in the registration forms, always
require the writ-ten consent of MCI Deutschland GmbH. It is the responsibility of the exhibitor to notify MCI Deutschland GmbH well in advance of
any such changes or additions and the extent of possible works required
and secure the necessary permits to effect these.
MCI Deutschland GmbH is not responsible for surveying deadlines or
securing legal assistance of any kind.
4. Ausstellungs-, Präsentationsgüter
13
DGKFO 2016
4.1 Entfernung, Austausch
Die zugelassenen Ausstellungs- und/oder Präsentationsgüter können nur nach
Vereinbarung von ihrem Platz entfernt werden. Ein Austausch kann nur nach
ausdrücklicher Genehmigung durch MCI Deutschland GmbH erfolgen, und zwar eine
Stunde vor Beginn und eine Stunde nach Schluss der täglichen Öffnungszeiten.
4.2 Direktverkauf
Ein Direktverkauf ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung zugelassen. Wird
diese Genehmigung erteilt, sind alle Ausstellungs- und/oder Präsentationsgüter mit deutlich
lesbaren Preisschildern zu versehen. Aussteller sowie präsentierendes Unternehmen
haben hierzu insbesondere die gültigen Gewerbe- und gesundheitspolizeilichen Auflagen
einzuhalten und entsprechende Genehmigungen einzuholen.
4.3 Gewerblicher Rechtsschutz
Urheberrechte und sonstige gewerbliche Schutzrechte an den Ausstellungs- und/oder
Präsentationsgütern haben Aussteller und/oder präsentierendes Unternehmen
sicherzustellen.
Ein sechsmonatiger Schutz für Muster (Gebrauchs- und Geschmacksmuster) und
Warenzeichen von Beginn einer Veranstaltung an tritt nur ein, wenn der Bundesminister für
Justiz für eine bestimmte Veranstaltung eine entsprechende Bekanntmachung im
Bundesgesetzblatt veröffentlicht hat.
5. Zahlungsbedingungen
5.1 Zahlungsverpflichtung
Das ausstellende oder präsentierende Unternehmen ist verpflichtet, die für die
angemeldeten und bestätigten Leistungen vereinbarten Preise an die MCI Deutschland
GmbH zu zahlen. Dieses gilt auch für die anfallenden Kosten für Leistungen Dritter, soweit
diese im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen von der MCI Deutschland GmbH für
das ausstellende oder präsentierende Unternehmen verauslagt worden sind. Alle
ausgeschriebenen Preise sind Nettopreise zzgl. der jeweiligen gesetzlichen Steuern.
4. Exponents-, Presentation materials
4.1 Removal, Exchange
The admissible exponents and/or presentation materials may only be
removed from the exhibition site with mutual consent. An exchange may
only be effected with the explicit permission by MCI Deutschland GmbH
and only one hour before and one hour after the daily operating hours.
4.2 Direct Sales
Any direct and onsite sales of goods is only permissible with prior written
authorization. Once this permission has been granted, all exponents
designated for sale must be clearly marked and priced. Exhibitors and presenting companies must adhere to the guidelines pro-vided by the local
commercial and health authorities and are responsible for the securing of
eventual permits if warranted.
4.3 Commercial Legal Coverage
Exhibitors and presenting agency are responsible for necessary legal
protection and copyrights. A six-month protection / warranty for samples
(usage- or taste sam-ples) and product warranties from the beginning of an
event is only necessary, if the Chief Justice has posted a respective notice
in the National Legal Publication.
5. Payment Requirements
5.1 Payment Responsibility
The exhibitor or the presenting company is responsible for timely payment
of all applied and approved services at the established tariffs to MCI
Deutschland GmbH. This also pertains to services by third parties which
have been advanced by MCI Deutschland GmbH within the contractual
framework and on behalf of the exhibitor or presenting agency. All prices
are net and require the addition of the applicable legal VAT.
STEUERGESETZGEBUNG
TAX LAW REQUIREMENTS
Nach der deutschen Steuergesetzgebung ist Deutschland Besteuerungsland für alle hier
stattfindenden Kongresse.
Dieses bedeutet, dass auch ausländische Unternehmen die entsprechende
Mehrwertsteuer, die in unseren Rechnungen ausgewiesen sind, entrichten müssen. Sollte
sich Ihr Firmensitz außerhalb Deutschlands befinden, können Sie die Rückerstattung
durch einen VAT Reclaim durchführen. Sofern der Kongress außerhalb von Deutschland
stattfindet, finden die internationalen Steuergesetzgebungen Anwendung.
According to German Tax Law, Germany is the place of taxation fulfilment
for all meetings and exhibitions taking place in Germany. This implies that
also foreign compa-nies and agencies have to pay the respective German
VAT as indicated on our invoices. Should your company be registered
outside of Germany you may reclaim your taxes by filing a VAT reclaim. If
the Congress takes place outside of Germany, international tax laws apply.
MCI Deutschland GmbH: Steuer-Nr.: 7156003764,
USt-IdNr: DE114406202.
MCI Deutschland GmbH: Tax-ID Nr.: 7156003764,
VAT ID.-Nr. DE 114406202
5.2 Online Zahlungsportale
Wird MCI Deutschland GmbH verpflichtet industrieeigene Zahlungssysteme des
Vertragspartners zu pflegen, werden die entstehenden Kosten nicht durch MCI
Deutschland GmbH übernommen. Für die Pflege des Systems berechnet MCI Deutschland
GmbH eine Bearbeitungsgebühr von 25,00 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Der
Vertragspartner muss zudem sicherstellen, dass die unter Punkt 5.3 beschriebenen
Zahlungsfristen eingehalten werden.
5.2. Online Payment Portals
5.3 Fälligkeit
Anzahlungen und Restzahlungen gemäß Anmeldeformular und Bestätigung/Rechnung
sind bis zu den jeweils ausgewiesenen Terminen ohne Skonto und/oder Mittlerrabatte an
MCI Deutschland GmbH bzw. auf das angegebene Konto der MCI Deutschland GmbH
unter Angabe der Rechnungsnummer zu leisten. Vor Ort ggf. nachträglich bestellte
Zusatzleistungen und/oder produzierte Nebenkosten werden unverzüglich nach
Beendigung der Veranstaltung sowie nach Vorlage der jeweiligen
Leistungsträgerrechnungen fakturiert und werden bei Rechnungsstellung fällig. Im Falle
des Zahlungsverzuges ist die MCI Deutschland GmbH berechtigt, Zinsen in Höhe von 8%
über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank zu berechnen, soweit es sich bei
dem ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens nicht um einen Verbraucher im
Sinne des Gesetzes handelt. Letzteren Falles gilt der gesetzliche Zinssatz von 5% über
dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank.
5.4 Abtretung, Aufrechnung
Die Abtretung von Forderungen ist ausgeschlossen. Die Aufrechnung von Forderungen ist
nur mit unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.
5.5 Beanstandungen
Beanstandungen der Rechnungen können nur berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb
von 14 Tagen nach Rechnungslegung schriftlich gegenüber der MCI Deutschland GmbH
erfolgen.
5.6 Vermieterpfandrecht
Zur Sicherung ihrer Forderungen behält sich MCI Deutschland GmbH vor, das
Vermieterpfandrecht auszuüben und das Pfandgut nach schriftlicher Ankündigung
freihändig zu verkaufen. Für Schäden an dem Pfandgut haftet MCI Deutschland GmbH nur
im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
6. Haftung, Versicherung, Bewachung
6.1 Haftung der MCI Deutschland GmbH
MCI Deutschland GmbH hat im Zusammenhang mit der Veranstaltung eine
Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden abgeschlossen. Ferner ist für eine
allgemeine Nachtwache oder Nachtverschluss des Ausstellungsterrains sowie der
Präsentationsräume gesorgt, die jedoch eine Bewachung der einzelnen Stände oder
Präsentationsmaterialen nicht einschließt. Durch die von MCI Deutschland GmbH
übernommene allgemeine Nachbewachung/allgemeinen Nachtverschluss wird der
Haftungsausschluss für alle Sach- und Personenschäden nicht eingeschränkt. MCI
Deutschland GmbH haftet nur für Schäden aufgrund Vorsatzes oder grober Nachlässigkeit.
Sofern nach den örtlichen Vorschriften eine Brandschutzwache erforderlich ist, wird diese
14
If MCI Deutschland GmbH is required to use external payment engines
from the contracting partner, MCI Deutschland GmbH shall not be liable for
any costs incurring in relation to this payment engine. For the use and
maintenance of the system, MCI Deutschland GmbH charges a service fee
of 25,00 EURO plus VAT. The con-tracting partner must ensure the
compliance of payment terms and deadlines according to point 5.3.
5.3 Due Date – Maturity
Instalments or rest payments reflected on the application and confirmation /
invoice, are due in full and without deduction on the applicable date, and
payable either directly to MCI Deutschland GmbH or to a specific ac-count
installed by MCI Deutschland GmbH for this pur-pose, always reflecting the
invoice number for cross-reference.
Any and all supplementary provisions and services, especially if granted on
site, will be invoiced immediately after conclusion of the event, having been
double checked for their validity and contents, and become due
immediately without delay. In the event of delays or non-payment, MCI
Deutschland GmbH is authorized to levy penalties, not exceeding 8% of
the basic tariff charged by the European Central Bank , insofar that it is
proven that the exhibitor or presenting agency is not an end user in the
legal sense. The later calls for a penalty of 5% of the base tariff of the
European Central Bank.
5.4 Surrender, Set-Off
The surrender of claims is not admissible. The set-off of claims is only
possible upon presentation of uncontest-ed and legally founded counter
claims.
5.5 Appeals
Appeals can only be considered by MCI Deutschland GmbH, if submitted in
writing within 14 days of the initial date of invoice.
5.6 Liens
MCI Deutschland GmbH reserves the right, if warranted, to make use of
the right to lien as security and sell the impounded goods or objects, and
after giving due no-tice of its intention. Limited liability for impounded goods
or objects is only accepted by MCI Deutschland GmbH in the event of
intent or gross negligence.
6. Liability Insurance, Security
6.1 Liability of MCI Deutschland GmbH
MCI Deutschland GmbH has secured insurance cover-age for personaland object damage. The entire exhibi-tion venue, including conference
rooms, is secured and guarded day and night, however; this security
measure excludes the surveillance of individual booth or expo-nents. The
liability coverage for general night surveil-lance / lock-up carried by MCI
DGKFO 2016
eingesetzt.
Schadensmeldungen sind MCI Deutschland GmbH unverzüglich mitzuteilen. Ein Anspruch
entfällt, wenn MCI Deutschland GmbH die Schadenersatzleistung ablehnt und das
ausstellende oder präsentierende Unternehmen nicht innerhalb von 6 Monaten Klage
erhebt. MCI Deutschland GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Schäden, die daraus
entstehen, dass bei Leistungsschwankungen oder höherer Gewalt irgendwelche Störungen
auftreten oder auf Anordnung der Stadtwerke bzw. der örtlichen Stromzulieferbetriebe die
Lieferung unterbrochen wird. MCI Deutschland GmbH kann nicht für Naturkatastrophen
verantwortlich gemacht werden (siehe Punkt 8).
MCI Deutschland GmbH haftet nicht für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von
Ausstellungs- und/oder Präsentationsstücken oder persönlich eingebrachter Gegenstände
während der Veranstaltung oder des Transportes. Weitergehende Ansprüche, z.B. auf
entgangenen Gewinn, Ersatz von Folgeschäden o.ä. sind ausgeschlossen.
6.2 Haftung des ausstellenden und/oder präsentierenden Unternehmens
Die vermieteten Flächen/Räumlichkeiten sind sowohl während des Auf- und Abbaus wie
auch während der Dauer der Ausstellung/Präsentation durch das ausstellende oder
präsentierende Unternehmen pfleglich zu behandeln; gleiches gilt für von MCI Deutschland
GmbH angemietete Ausstellungs- und Präsentationsgegenstände und -einrichtungen.
Aussteller und/oder präsentierendes Unternehmen haften für alle Personen- und
Sachschäden, die durch ihn selber, seine Mitarbeiter oder von ihm beauftragte Dritte, die
als Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen für ihn eingesetzt werden, seine Fahrzeuge oder
seine Besucher innerhalb der Veranstaltungsstätte, den Einbauten/Einrichtungen, den
Verlade- und Parkflächen verursacht werden. Ausstellungsstände und Präsentationsräume
sind während der Zeit des Aufbaus, der Ausstellung/ Präsentation sowie des Abbaus
besetzt und gesichert zu halten. Eingebrachte und/oder persönliche Gegenstände sind in
Verwahrung zu nehmen, da hierfür keine Haftung übernommen wird.
Es liegt in der Verantwortung des Ausstellers, eine ausreichende Versicherung für
Personen-, Sach- und Diebstahlschäden abzuschließen. Für eine zusätzliche (Nacht)
Bewachung der Stände oder Präsentationsmaterialien empfehlen sich Sonderwachen der
seitens des Veranstalters beauftragten Wachgesellschaft.
7. Rücktritt vom Vertrag
7.1 Absage des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens
Unternehmen, die sich für die Ausstellung und/oder andere Präsentationsmaßnahmen
angemeldet haben, können nach erfolgter Bestätigung/Rechnung nicht mehr aus dem
Vertragsverhältnis entlassen werden. Verlangt eine Firma dennoch Auflösung und stimmt
MCI Deutschland GmbH ausnahmsweise zu, ist MCI Deutschland GmbH berechtigt, als
Ersatz ihrer Aufwendungen die nachstehenden Anteile der vereinbarten Vergütung als
Stornogebühr in Rechnung zu stellen:
- 10% der Gesamtsumme – bei Auflösung bis 16 Wochen vor Beginn der Veranstaltung
- 25% der Gesamtsumme – bei Auflösung danach und bis 13 Wochen vor Beginn der
Veranstaltung
- 50% der Gesamtsumme - bei Auflösung danach und bis 10 Wochen vor Beginn der
Veranstaltung
- 100% der Gesamtsumme - bei Auflösung nach diesem Zeitpunkt.
Die Berechnung der Stornogebühren erfolgt jeweils zzgl. der gesetzlichen MWST.
Die Verpflichtung zur Zahlung der Stornogebühren besteht, sofern nicht das für Ausstellung
und/oder andere Präsentationsmaßnahmen angemeldete Unternehmen nachweist, dass
MCI Deutschland GmbH kein Schaden oder ein Schaden in geringerer Höhe als der
pauschalierte Betrag entstanden ist.
Sofern das für Ausstellung oder andere Präsentationsmaßnahmen angemeldete
Unternehmen lediglich Teile des abgeschlossenen Vertrages storniert, erfolgt die
Berechnung der Stornogebühren auf die anteilige Vergütung nach der vorstehenden
Maßgabe.
7.2 Rücktritt der MCI Deutschland GmbH
MCI Deutschland GmbH ist zum Rücktritt berechtigt bei
Deutschland GmbH does not curtail coverage. MCI Deutschland GmbH is
only liable for damages resulting from mal-intent or gross negligence. A
separate fire protection watch will be fur-nished, if specified by local
provisions.
Claims must be submitted to MCI Deutschland GmbH immediately. They
become invalid if not recognized by MCI Deutschland GmbH or if not
submitted within 6 months from the termination of the event. MCI Deutschland GmbH refuses liability for damages resulting from differentials in
services rendered or reasons beyond their control, for example if the power
supply could not be guaranteed by the local Public Utilities. MCI Deutschland GmbH cannot be held responsible for natural disas-ters according to
paragraph 8.
MCI Deutschland GmbH is not liable for loss, theft or damage to exponents
or presentation objects and per-sonal belongings imported during the event
or damaged during transport. Follow-up damage claims for lost profits,
replacements and such are unacceptable.
6.2 Exhibitor Responsibilities
The rented display space and/or rooms are to be treated with care by the
presenting agency (exhibitor) before, during and after the respective event.
The same pertains to any objects and props rented by MCI Deutschland
GmbH explicitly for the event. Exhibitors and/or present-ing agencies are
held liable for all damages to persons or objects, caused by the exhibitor,
his/her employees and any third parties in his temporary employ, his/her
vehicles or his/her visitors at the venue location, to the inventory of same or
to loading ramps or designated parking areas. Display booth and
presentation rooms are to be adequately staffed and guarded during the
assembly phase, the exhibition itself and the disassem-bly period. Any
additional or personal objects are to be safeguarded, as they are not
covered under the effective insurance policy.
It is the duty of exhibitors to obtain additional insurance to safeguard for
any eventualities like damage to per-sons, objects or theft. It is advisable to
make use of the specialised services provided by the organiser for extra
night watches for individual booths or exponents.
7. Contract Cancellation Clause
7.1 Cancellation by the exhibitor or presenting agency
Companies that have applied for exhibition space or presentation rooms
and received confirmation for these from MCI Deutschland GmbH can not
be released from the contract. If the applicant must insist on release and
MCI Deutschland GmbH grants an exceptional release, the following
cancellation fees will apply and are paya-ble to MCI Deutschland GmbH
without delay, to cover any damage arising from the cancellation:
- 10% of invoice amount – for cancellations up to 16 weeks prior to the
exhibition / meeting
- 25% of invoice amount – for cancellations thereafter and up to 13 weeks
prior to the exhibition / meeting
- 50% of invoice amount – for cancellation thereafter and up to 10 weeks
prior to the exhibition / meeting
-100% of invoice amount - for cancellations thereafter.
All cancellation fees will be invoiced plus VAT of current-ly 19%.
The obligation for payment exists, if the company regis-tered for exhibition
space or other forms of presentation, will not prove, that no damage or a
damage less than the cancellation fees has been caused.
In case of cancellation of parts of the services registered for, cancellation
fees as mentioned above will be in-voiced for the cancelled services.
7.2 Cancellation by MCI Deutschland GmbH
MCI Deutschland GmbH has the right to cancel an appli-cant,
a) Nichteinhaltung der Zahlungsfristen gemäß Bestätigung/Rechnung;
b) Nichtbelegung des Standes, Nichteinhaltung der Aufbauanordnungen. Wenn der Aufbau
des Ausstellungsstandes nicht in der vertraglich vereinbarten und vorgegebenen Frist
abgeschlossen ist; Wenn der Stand nicht rechtzeitig, d.h. bis spätestens 2 Stunden vor der
offiziellen Eröffnung erkennbar belegt ist;
c) Verstoß gegen das Hausrecht. Wenn das ausstellende oder präsentierende
Unternehmen gegen das Hausrecht verstößt und sein Verhalten auch nach Abmahnung
nicht einstellt;
d) Gründe in der Person des ausstellenden und/oder präsentierenden Unternehmens.
Wenn die Voraussetzungen für die Erteilung der Bestätigung/Zulassung in der Person des
angemeldeten ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens nicht mehr vorliegen
oder MCI Deutschland GmbH nachträglich Gründe bekannt werden, deren rechtzeitige
Kenntnis eine Nichtzulassung gerechtfertigt hätte. Dieses gilt insbesondere für den Fall der
Eröffnung eines Konkurs- oder Vergleichsverfahrens sowie den Eintritt der
Zahlungsunfähigkeit des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens. Das
ausstellende oder präsentierende Unternehmen hat MCI Deutschland GmbH über den
Eintritt dieser Ereignisse unverzüglich zu unterrichten. Die Bestätigung für die
Ausstellungsfläche und/oder Präsentationsmaßnahme kann in derartigen Fällen
entschädigungslos zurückgezogen und über die angemeldete Fläche bzw.
Präsentationsmaßnahme kann anderweitig verfügt werden.
In den vorstehenden Fällen werden von dem ausstellenden oder präsentierenden
Unternehmen geleistete Zahlungen nicht erstattet. Ferner haftet das ausstellende und/oder
präsentierende Unternehmen für jeglichen durch nicht mehr mögliche Weitervermietung
15
a) if said applicant becomes delinquent in payment according to the
contractual terms and conditions;
b) in case of No Show or disregard of the assembly specifications, if the
assembly of the booth or stand does not occur within the contractually
agreed timeframe, or if the display booth/stand is not occupied in time, i.e.
at least two hours before the official opening of the event
c) if infractions against the house rules are noticed.
In case of grave infractions against the house rules by the exhibitor and/or
presenting agency and if these are not remedied after repeated warnings.
d) Reasons resulting from the person or persons repre-senting the exhibitor
or presenting agency, if the pre-requisites for granting admission /
confir¬mation are not known to the person/persons representing the
exhibitor or presenting agency or if MCI Deutschland GmbH be-comes
aware of reasons in retrospect, which would have precluded admission.
This pertains in particular for the revelation of bankruptcy or insolvency by
the exhibitor or presenting agency. The exhibitor or presenting agency is
obligated to notify MCI Deutschland GmbH without hesitation of any
occurrences of that nature. The confirmation and admission can be
revoked without obligation in such cases and the display space and
presentation modus may be disposed of in a different manner.
No restitution or reimbursements are applicable in the afore referenced
cases. The exhibitor and/or presenting agency is held liable for any
damages or losses incurred as a result of their cancellation, in accordance
with para. 7.1, if the space or rooms can not be rented again. As security
for eventual claims, including future claims, MCI Deutschland GmbH can
DGKFO 2016
entstehenden Ausfall und/oder damit verbundenen Aufwand gemäß 7.1 Zur Sicherung
ihrer gesamten Forderung einschließlich künftiger Ansprüche kann MCI Deutschland
GmbH vom gesetzlichen Vermieterpfandrecht Gebrauch machen. Eine Haftung für
Schäden an zurückgehaltenem Gut übernimmt MCI Deutschland GmbH nicht. Das
ausstellende oder präsentierende Unternehmen hat über die Eigentumsverhältnisse an den
Ausstellungs- oder Präsentationsgegenständen jederzeit Auskunft zu geben.
8. Höhere Gewalt / Force Majeure
Bei Vorliegen höherer Gewalt (wie z.B. aber nicht ausschließlich Feuer,
Arbeitskampfmaßnahmen, Krieg, Unruhen, kriegsähnliche oder terroristische Handlungen,
drohender oder eingetretener Umweltkatastrophen, Vulkanausbrüche, staatliche
Restriktionen etc.) oder anderer von MCI Deutschland GmbH nicht verschuldeter,
zwingender Gründe kann die Ausstellung oder die Präsentationsmaßnahme ganz oder
teilweise zeitlich verschoben, aufgehoben oder in ihrer Dauer beschränkt bzw. verändert
werden. In diesem Falle stehen dem Anmelder keinerlei Rückerstattungs- oder
Schadensersatzansprüche zu. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des Anmelders für
entsprechenden Versicherungsschutz zur Abwendung der Risiken des Eintritts höherer
Gewalt Vorsorge zu treffen.
Im Falle einer aus diesen Gründen zeitlichen Verlegung oder Veränderung der Dauer der
Veranstaltung bleibt die Anmeldung verbindlich, kann jedoch in diesem Falle mit vorheriger
schriftlicher Zustimmung der MCI Deutschland GmbH rückgängig gemacht werden. Stimmt
MCI Deutschland GmbH zu, so werden 25% des Rechnungsbetrages der jeweiligen
Ausstellungs- und/oder Präsentationsmaßnahme als allgemeine Kostenentschädigung
fällig und sind vom Anmelder an MCI Deutschland GmbH zu zahlen.
Der Nachweis des Nichteintritts eines Ausfallschadens sowie einer geringeren
Schadenshöhe bleibt dem Anmelder ausdrücklich vorbehalten (z.B. anderweitige
Vermietungsmöglichkeit).
9. Bild- und Tonaufnahmen
Bild- und Tonaufnahmen von Ständen, Standteilen oder Präsentationsmaßnahmen sind
nur mit Genehmigung des jeweils ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens
gestattet und dürfen während der Öffnungszeiten nur erfolgen, wenn der Besucherverkehr
dadurch nicht behindert wird.
10. Werbung
Die ausstellenden und präsentierenden Unternehmen dürfen nur innerhalb des von ihnen
gemieteten Standes/Präsentationsraumes Werbung betreiben. Nichtausstellenden oder präsentierenden Unternehmen ist die Werbung in den Ausstellungsflächen, den
Präsentationsräumen sowie den Zugängen untersagt. Aufdringliche, in den Rahmen der
Veranstaltung nicht passende Werbung ist zu vermeiden. Die Ausführung von Schriften
und Firmenzeichen in Neon- oder Flackerschrift ist nur mit schriftlicher Genehmigung der
MCI Deutschland GmbH gestattet. Optische, sich bewegende und akustische Werbemittel
sind nur gestattet, sofern keine Belästigung der Besucher sowie der ausstellenden und
präsentierenden Unternehmen erfolgt. Die Aufführung von Zellhornfilm (§123 VstättVo) ist
untersagt.
MCI Deutschland GmbH ist berechtigt, die diesen Bestimmungen nicht entsprechende
Werbung ohne gerichtliche Hilfe, ohne Ankündigung und ohne Haftung für
Beschädigungen entfernen bzw. verhindern zu lassen. Die Kosten hierfür trägt das
ausstellende bzw. präsentierende Unternehmen.
11. Ordnungsbestimmungen und Allgemeine Hinweise
11.1 Hausrecht und Einhaltung der polizeilichen Bestimmungen
Die Vermieterin der Veranstaltungsräumlichkeiten hat das Hausrecht in allen
Raumbereichen. Sie ist zur Kontrolle der Ausstellungsstände und
Präsentationsmaßnahmen sowie zur Anordnung von Sicherheitsmaßnahmen im Interesse
der Veranstaltung und zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen berechtigt. Mit
Einsendung der unterschriebenen Anmeldung unterwerfen sich die ausstellenden und
präsentierenden Unternehmen und deren Beauftragte den vorstehenden und allen
weiteren im Interesse der Ausstellung und Präsentationsmaßnahmen zu erlassenden
Bestimmungen, ferner allen polizeilichen oder sonstigen behördlichen Vorschriften sowie
den technischen Sicherheitsbestimmungen des Vermieters der
Veranstaltungsräumlichkeiten und der MCI Deutschland GmbH. In Wohnwagen darf
innerhalb des Ausstellungs- und Veranstaltungsgeländes nicht genächtigt werden.
11.2 Tierhaltung
Das Mitbringen von Tieren in die Veranstaltungsstätte ist nicht zulässig.
11.3 GEMA-Gebühren, Künstlersozialversicherung
Das ausstellende oder präsentierende Unternehmen verpflichtet sich, evtl. anfallende
GEMA-Gebühren und/oder Künstlersozialversicherungsbeiträge für von ihm durchgeführte
oder von ihm in Auftrag gegebene künstlerische Darbietungen auf eigene Rechnung
abzuführen und stellt die MCI Deutschland GmbH insoweit von allen Ansprüchen Dritter im
Innenverhältnis frei.
11.4 Öffnungszeiten / Offenhaltungspflicht
Die ausstellenden Unternehmen sind verpflichtet, ihre Stände während der Öffnungszeiten
besetzt und sauber zu halten. Die präsentierenden Unternehmen sind verpflichtet, die
Präsentationsräume während der angemieteten Zeiten inkl. Auf- und Abbauzeiten besetzt
zu halten und sauber sowie pünktlich zu verlassen. Binnen einer Stunde nach Ablauf der
täglichen Öffnungszeiten müssen die ausstellenden und präsentierenden Unternehmen
sowie deren Beauftragte und Begleitpersonen die Veranstaltungsräumlichkeiten verlassen
und das Gelände von Fahrzeugen geräumt haben.
11.5 Abbau/Beendigung der Ausstellung und Präsentationsmaßnahme
Nach Beendigung der Ausstellung hat der Abbau des Ausstellungsstandes durch die
ausstellende Firma innerhalb des vereinbarten Zeitraumes und bis zu dem vereinbarten
Endtermin zu erfolgen.
Präsentationsmaßnahmen/-veranstaltungen sind innerhalb der vereinbarten Zeit
abzuschließen und die Räumlichkeiten sind von eingebrachten Gegenständen innerhalb
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make use of their right to de-mand a security deposit. MCI Deutschland
GmbH can not be held liable for damage of retained goods or ob-jects. The
exhibitor or presenting agency is obligated to disclose any information in
regard to ownership of the exponents at any time.
8. Act of God / Force Majeure
It is mutually agreed that in the event of total or partial cancellation of the
Congress due to fire, strike, natural disaster (either threatened or actual),
government regula-tions or incidents not caused by MCI, which would prevent its scheduled opening or continuance, this agree-ment may be
partially postponed or terminated as a whole. In this case, exhibitors and /
or presenters are not entitled to reclaim refunds of a portion of the exhibit
on no account.
Exhibitors are obliged to have civil liability insurance. This obligation also is
mostly imposed by the venues. Therefore exhibitors must proof such
insurance.
In the case of cancellation, a timely shift or changes in the duration of the
event, the registration remains its validity. However, in this case a
cancellation is possible with prior written consent of MCI Germany GmbH.
Where justified MCI Germany GmbH, 25% of the amount of each exhibit
and / or presentation will be due as a general measure of compensation for
costs occurred, payable by the applicant to MCI Germany GmbH.
The proof of the non-occurrence of loss damage or lower losses occurred,
expressly remains within the responsibility of the applicant (eg alternative
short-term let).
9. Video clips and Soundtracks
Video or sound recordings of the display area, portions thereof or
presentations are only permitted during regu-lar operating hours of the
exhibit and if it can be estab-lished that these will not present a hazard to
visitors, with the consent of the exhibitor and/or presenting agency.
10. Advertising
Exhibitors and/or presenting agencies are only allowed to advertise within
the confines of their rented space. Non-participants or third parties are
prohibited from advertising in the exhibit halls or presentation rooms, as
well as the entrance or exit areas. Unsuitable solicitation or advertisement
which does not conform to the frame-work of the event must be avoided!
Company CI or logos in neon lights- or flashing lights is only acceptable
with the prior written consent by MCI Deutschland GmbH. Optical,
moveable and sound advertising materials are only tolerated if they do not
constitute any aggravation to visitors, exhibitors and/or presenting agencies
alike. Movie (celluloid film) presentations according to regula-tion (§123
VstättVo) are forbidden.
MCI Deutschland GmbH is authorised to confiscate, prevent or remove any
advertising means or materials, which are in violation to the afore
mentioned stipula-tions, without the aid of legal instruments, prior warning
and no responsibility for eventual damages. Any result-ing cost becomes
the responsibility of the exhibitor and/or presenting agency.
11. Organisational and General Notices
11.1 House Rights and the adherence to Safety Regula-tions enforced
by the police authorities
The exclusive House Rights are held by the owner of the rented exhibition
facilities and pertain to all locations. She is authorized to exercise control of
the display areas and presentation methods as well as the enforcement of
security measures and the adherence to rules and regu-lations, in the best
interest of a successful event. Sub-mission of a signed application commits
the exhibitors and/or presenting agencies and their trustees to adher-ence
of the afore referenced rules and regulations gov-erning the event, as well
as the strict adherence to all security measures and government
regulations, the technical safety standards, enforced by the owner of the
exhibition halls as well as MCI Deutschland GmbH.
It is strictly forbidden to overnight in campers parked within the confines of
the exhibition grounds.
11.2 Pets and animals
Pets or animals are not permitted at the venue.
11.3 GEMA Fees, Künstlersozialversich¬er¬ung (social security for
artists)
The exhibitor and/or presenting company is solely re-sponsible for payment
of any artist salaries, social secu-rity and performance fees (GEMA) for all
services or presentations hired or ordered and releases MCI Deutschland
GmbH from any responsibility against possible claims of third parties.
11.4 Operating Hours / Schedule adherence
The exhibitor is responsible for the staffing and must insure the cleanliness
of the rented display area during opening hours. The exhibitor is further
responsible to assure adequate staffing of the presentation locations during
the set-up and dismantling phases and to vacate these timely and in clean
condition. All exhibitors and their employees and trustees are obligated to
vacate the premises and remove all vehicles from the designated parking
areas within 1 hr of closing time.
11.5 Dismantling phase / Termination of the event
After the official closing of the scheduled event, the exhibitor and/or
presenting agency is responsible for the timely dismantling of the display
area and within the contractually designated time frame.
DGKFO 2016
der vereinbarten Zeit zu räumen.
Die angemieteten Gegenstände sind dem jeweiligen Vermieter unverzüglich
zurückzugeben. Erfolgt der Abbau des Ausstellungsstandes sowie der von dem
ausstellenden oder präsentierenden Unternehmen eingebrachten Gegenstände nicht
innerhalb der gesetzten Fristen und Termine, so ist MCI Deutschland GmbH berechtigt,
nach einmaliger Nachfristsetzung die Entfernung und Lagerung dieser Gegenstände zu
Lasten und auf Kosten des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens
vorzunehmen. Sollte bei Präsentationsmaßnahmen/-veranstaltungen der vereinbare
Zeitrahmen überschritten werden, behält sich MCI Deutschland GmbH das Recht vor, die
laufende Maßnahme zu unterbrechen, um den Raum anderweitig zu nutzen bzw. eine
Nachberechnung für das zusätzlich in Anspruch genommene Zeitvolumen vorzunehmen.
11.6 Zurückgelassene Materialien
Ausstellungs- oder Präsentationsgegenstände, die bis zu dem in den gesonderten
Teilnahmebedingungen genannten Termin nicht entfernt sind, werden auf Kosten und
Gefahr des ausstellenden oder präsentierenden Unternehmens abtransportiert und
eingelagert. Transport- und Verwaltungskosten für zurückgelassenes Material oder
zurückgelassene Gegenstände gehen zu Lasten des ausstellenden oder präsentierenden
Unternehmens.
11.7 Verschiedenes
Die MCI Deutschland GmbH behält sich das Recht vor, ggf. alle sich als notwendig
erweisenden Änderungen vorzunehmen.
Ongoing presentations or events are to be terminated and any presentation
materials and props must be re-moved from the rooms within the
designated time frame.
Rentals are to be returned before the deadline to the respective rental
agency. If the dismantling of the dis-play booth or the presentation
materials as well as the imported objects by the exhibitor and/or presenting
agency are not effected on schedule, MCI Deutschland GmbH is then
authorized, after giving due notice, to order removal of any such objects at
the cost and re-sponsibility of the exhibitor and/or presenting agency.
Should a presentation run overtime, MCI Deutschland GmbH has the right
to close or halt the presentation in order to re-use the facilities and/or bill
the presenting agency for the overtime.
11.6 Forgotten or unclaimed materials
Exponents and/or presentation materials which remain unclaimed after the
deadline specified in the special attachment to the General Terms and
Conditions, will be removed or stored, whichever pertains to the particular
nature of the goods, at the cost of the responsible com-pany or agency.
Transportation or storage cost for unclaimed or left behind materials are
the responsibility of the exhibiting or presenting agency or business.
11.7 Miscellaneous
MCI Deutschland GmbH reserves the right to effect any changes deemed
necessary to insure the overall suc-cess of the event.
11.8 Bundesdatenschutzgesetz
Die personenbezogenen Daten der MCI Deutschland GmbH Geschäftspartner werden
entsprechend §§ 23-25 BDSG im Rahmen der Zweckbestimmungen des
Vertragsverhältnisses gespeichert und verarbeitet.
11.9 Erfüllungsort, Gerichtsstand
Erfüllungsort ist der jeweilige Veranstaltungsort. Gerichtsstand für Streitigkeiten aus dem
Vertrag und/oder diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist Berlin.
11.8 Federal Data Protection and Privacy Act
The exhibitor or sponsor agrees that, for organisational purposes of the
meeting, the data given in the applica-tion form may be used, processed
and published (e.g. within the list / documentation of exhibitors and sponsors). All personal and private data of MCI Deutschland GmbH business
partners are processed and saved un-der strict adherence to § 23-25
BDSG within the frame-work of the contractual objectives.
11.9 Final Clause
Place of fulfilment is the city the meeting / exhibition takes place. Exclusive
Court of Jurisdiction for all dis-putes arising out of the contract or these
general condi-tions is the Court of Berlin, Germany.
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