Hinweise und Tipps zur Bearbeitung von Vorgängen der PA in PVS

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Hinweise und Tipps zur Bearbeitung
von Vorgängen der PA in PVS
- Stand 18.04.2013 -
Projekt PVS
Teilprojekt Personalverwaltung
Arbeitsgruppe Personaladministration
Hinweise und Tipps zur Bearbeitung von Vorgängen der PA in PVS
Inhaltsverzeichnis
Änderungshistorie ............................................................................................................... - 4 Vorwort ................................................................................................................................ - 5 Allgemeine Hinweise ........................................................................................................... - 6 IT0000 - Maßnahme Einstellung (Teilzeitkraft) ................................................................... - 6 IT0000 und IT0001 - Eingaben bei Maßnahmen ................................................................ - 6 IT0001 - Dienstpostenzuweisung für Externe ..................................................................... - 8 IT0001 - Dienstpostenzuweisung bei Abordnungen von Externen in die BFV .................... - 8 IT0001 - Dienstpostenbesetzung in der Zollverwaltung ...................................................... - 8 IT0001 - mehrere Dienstposten zu einer Person anzeigen ................................................. - 9 IT0001 - Dienstpostenbewertung - Anzeige über PO13D ................................................... - 9 IT0001 und IT9002 – freigegebene Dienstposten oder erst in der Zukunft gültige
Dienstposten über die Struktursuche finden ..................................................................... - 10 IT0001 und IT9002 – Zeitverzug bei der Anzeige von Objekten (SAP-Planstelle, Person) bei
Abordnungen/Versetzungen.............................................................................................. - 11 IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern von „verheiratet“ auf „geschieden“ ............... - 11 IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern mit Namenswechsel ..................................... - 13 IT0019 - Terminverfolgung anlegen .................................................................................. - 15 IT0019 - Terminverfolgung abgrenzen .............................................................................. - 15 IT0034 - Ersthelfer............................................................................................................. - 15 IT0034 - Feld Örtliche Zuordnung ..................................................................................... - 15 IT0034 - Feld Ausübung in Dienststelle ............................................................................ - 15 IT0080 - Mutterschutz/Elternzeit vor Migrations-/Eintrittsdatum anlegen .......................... - 15 IT0080 - Teilzeit in Elternzeit vor Migrations-/Eintrittsdatum anlegen ............................... - 16 IT0105, ST9006 - weitere dienstl. E-Mail-Adresse ............................................................ - 16 -
Hinweise_PA_Bearbeitung_1c.doc Erstelldatum 18.04.2013
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IT0521 - Anlegen der Altersteilzeit .................................................................................... - 16 IT0783 - Fehlende Amtsbezeichnungen ........................................................................... - 16 IT2001 - Buchung von Urlaub ........................................................................................... - 16 IT2001 - Überschneidung Krankheit / Urlaub .................................................................... - 17 IT2001 - Krankheit ohne Attest bei Beamten/Beamtinnen ................................................ - 17 IT2001 - Urlaubsverwaltung .............................................................................................. - 17 IT2006 – automatische Generierung von Urlaubskontingenten ........................................ - 17 IT2006 - Generierung von Abwesenheitskontingenten - doppelte Kontingente ................ - 17 IT2006 - Generierung von Gleittagen ................................................................................ - 18 IT2006 - Anlegen von Sonderurlaubskontingenten ........................................................... - 18 IT2006 - Urlaubskontingent Gültigkeitsdauer .................................................................... - 18 IT9003 - Aufstieg - Feld „Ende Aufstieg“ ........................................................................... - 18 IT9008 - Überschreiben von Subtypen des IT2001 ........................................................... - 18 IT9008 - Erkrankung von mehr als 42 Tagen .................................................................... - 19 PA40 - Maßnahmen anlegen mit Beginndatum vor Migration/Eintritt ............................... - 19 PA30 - Maßnahmen löschen ............................................................................................. - 19 Berichte - Selektionen / auswertbare Daten ...................................................................... - 19 Portal – Hinweis zum Ausdruck von Anträgen / Formularen ............................................. - 20 Übersicht der Infotypen der PA ......................................................................................... - 21 Glossar .............................................................................................................................. - 22 -
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Änderungshistorie
Überschrift des
geänderten Themas
IT0000 - Maßnahme Einstellung (Teilzeitkraft)
Inhalt der
Änderung
Neu hinzugefügt
Datum der
Veröffentlichung
IT0001 - Dienstpostenbewertung - Anzeige
über PO13D
IT0001 und IT9002 – freigegebene oder in der
Zukunft gültige Dienstposten über die
Struktursuche finden
IT0001 und IT9002 – Zeitverzug bei der
Anzeige von Objekten bei
Abordnungen/Versetzungen
IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern mit
Namenswechsel
IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern von
„verheiratet“ auf „geschieden“
IT0034 – es ist keine Dienststelle über die
Struktursuche verfügbar
IT0034 - Feld Ausübung in Dienststelle
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Gelöscht, weil die Funktion im
IT0034 nicht mehr verfügbar ist
Geändert, weil nicht alle
Bearbeiter/innen ausreichende
Berechtigungen für die Erfassung
der richtigen Org-Einheit im Feld
„Ausübung in Dienststelle“ haben
Neu hinzugefügt
18.04.2013
Geändert wegen Umstellung der
Abtragungsregeln
Neu hinzugefügt
18.04.2013
IT0105, ST9006 - weitere dienstl. E-MailAdresse
IT2006 - Urlaubskontingent Gültigkeitsdauer
IT9008 - Überschreiben von Subtypen des
IT2001
18.04.2013
18.04.2013
18.04.2013
18.04.2013
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Vorwort
Dieses Dokument soll bei den gängigsten Fragen und Problemen als Ergänzung zu den
Schulungsunterlagen Unterstützung bieten. Bei auftretenden Fehlern sollten neben diesem
Handout auch die aktuellen Schulungsunterlagen und die Unterstützung der Key-User
genutzt werden, bevor das Problem zur Lösung an das Kompetenzzentrum PVS (K-PVS)
herangetragen wird.
Mit der Einführung von PVS besteht mehr denn je die Notwendigkeit. sich vor der Durchführung von Personalmaßnahmen mit den anderen Arbeitsbereichen abzustimmen und von
ihnen ggf. erforderliche Informationen oder Zuarbeiten zu erhalten.
Viele PA-Maßnahmen können ohne Vorarbeiten von z.B. OM, SW oder PY in PVS gar nicht
oder nicht erfolgreich bis zum Ende durchgeführt werden.
Von einer intensiven und vorausschauenden Zusammenarbeit mit den anderen
Komponenten ist letztlich auch die Qualität der Daten in PVS abhängig.
Insbesondere in der Anfangsphase von PVS sollte deshalb lieber einmal öfter der Kontakt
gesucht werden, als wichtige Informationen zu versäumen oder mangels Beteiligung anderer
Arbeitsbereiche fehlerhafte Maßnahmen im System durchzuführen.
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Allgemeine Hinweise

Infotypen nach Dateneingaben nicht gleich abspeichern, sondern zunächst mit der
Taste „Enter“ überprüfen, um alle Plausibilitäten zu prüfen oder sonstige hinterlegte
Funktionen auszulösen. Ggf. muss mehrmals „Enter“ betätigt werden, bevor in der
Statusleiste die Mitteilung kommt „Bitte Eingaben sichern“. Beispiel: Beim Eintrag der
SAP-Planstelle im IT 9002 bei einer Abordnung in den integrierten Bereich werden
die Datenfelder Dienststelle, Personalbereich und Personalteilbereich erst durch
„Enter“ gefüllt. Wird unmittelbar gespeichert, bleiben die Felder leer.

Bei der Abarbeitung von Maßnahmen das „Überspringen“ von Infotypen vermeiden,
um sie später manuell nachzupflegen.

Die IT 0019 (Terminverfolgung) unbedingt mit ausreichenden Informationen in den
Bemerkungsfeldern für die zu beteiligenden Komponenten befüllen.

Von SAP wird der Begriff "Planstelle" für die in der Verwaltung genutzte Bezeichnung
"Dienstposten" verwendet. In diesem Handout wird nur bei der Feldbezeichnung in
Infotypen der SAP-Begriff „Planstelle“ benutzt, ansonsten wird hier immer die
Bezeichnung „Dienstposten“ angewandt.
IT0000 - Maßnahme Einstellung (Teilzeitkraft)
Bei Einstellungen von Beschäftigten mit Teilzeitbeschäftigung wären eigentlich zwei
Maßnahmen zum Zeitpunkt der Einstellung durchzuführen, Einstellung und Arbeitszeitänderung. Zz (Stand April 2013) ist dies aus technischen Gründen nicht möglich. Deshalb
muss bereits bei der Einstellungsmaßnahme der IT0007 entsprechend gefüllt und
anschließend soweit es sich um Teilzeit in Elternzeit handelt, in Infotypeinzelpflege der
IT0080 angelegt werden.
IT0000 und IT0001 - Eingaben bei Maßnahmen
Bei Einstellungen, Umsetzungen, Abordnungs- und Versetzungsmaßnahmen sind im IT0000
und IT0001 diverse Felder zu pflegen, die unmittelbare Auswirkungen auf andere PVSKomponenten wie die Abrechnung und das Organisationsmanagement haben. Hier ist
besondere Sorgfalt bei den Eingaben und deren Reihenfolge erforderlich. Dazu wird in
Abstimmung mit den anderen PVS-Komponenten eine Tabelle erstellt, die für jede der
betroffenen Maßnahmen eine beispielhafte Vorgabe enthält. Die Tabelle wird in Kürze zur
Verfügung gestellt.
Damit alle PVS-Komponenten im erforderlichen Umfang Zugriff auf die Daten der erfassten
Beschäftigten bekommen, müssen grundsätzlich die nachfolgend dargestellten Felder
korrekt gefüllt werden:
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Im IT0000, Feldblock „Organisatorische Zuordnung“ sind dies die Felder Planstelle,
Personalbereich, Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreis.
Hinweis: Diese Felder im IT0000 werden in Abhängigkeit von der Maßnahmenart zum
Editieren freigegeben, so dass ein Bearbeiten nicht immer möglich ist.
Im IT0001 betrifft dies die Felder Teilbereich (Teilber.), Abrechnungskreis (AbrKreis),
Anstellungsverhältnis (AnstVerh.), Sachbearbeiter/in Zeiterfassung (Zeiterf.) und
Besoldungs-/Entgeltgruppe.
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Die rot markierten Felder müssen ausgefüllt sein, damit die Berechtigungssteuerung korrekt
funktioniert. Der IT0001 übernimmt die im IT0000 erfassten Daten zu den Feldern Personalbereich, Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreis, die hier dann nicht mehr änderbar sind.
Die Eintragungen werden systemseitig nicht auf Plausibilitäten verprobt!
Bei Änderungen der Mitarbeitergruppe im IT0000 durch eine Personalmaßnahme wird zwar
das Feld MA-Gruppe im IT0001 aktualisiert, der Abrechnungskreis im IT0001 muss aber,
sofern erforderlich, manuell geändert werden.
IT0001 - Dienstpostenzuweisung für Externe
Bei der Einstellungsmaßnahme für Externe (z.B. externe Dienstleister und Praktikanten) mit
der ein Ministamm für die Teilnahme an der Zeitwirtschaft und zur Erfassung von Urlaub und
Krankheit angelegt wird, soll den Personen im IT0001 im Rahmen der Maßnahme 00/05
(Einstellung / Externer) ein von OM eingerichteter „Dienstposten Externe“ zugewiesen
werden.
Der Besetzungsprozentsatz muss 0% betragen!
Sofern mehrere „externe Personen“ im gleichen Organisationsbereich eingesetzt werden,
können mit dem „Dienstposten Externe“ auch mehrere Personen zu 0% verknüpft werden.
IT0001 - Dienstpostenzuweisung bei Abordnungen von Externen in die BFV
Bei der Einstellungsmaßnahme 00/05 (Einstellung / Abordnung extern > integriert (z.B.
Beschäftigte von Landesverwaltungen) soll den Personen im IT0001 ein von OM
eingerichteter „Dienstposten Externe“ zu 0% und im IT9002 der von der Person
wahrgenommene Dienstposten zu 100% zugewiesen werden.
Sofern mehrere „externe Personen“ im gleichen Organisationsbereich zugeordnet werden,
können mit dem „Dienstposten Externe“ auch mehrere Personen zu 0% verknüpft werden.
IT0001 - Dienstpostenbesetzung in der Zollverwaltung
Folgende Fallkonstellationen sind für die Zollverwaltung zz verbindlich für die Erfassung im
IT0001 - Organisatorische Zuordnung - geregelt:



Elternzeit (unter 6 Monaten) ohne Leerstelle:
Der bestehende Dienstposten und Besetzungsprozentsatz von 100% bleibt im IT0001
unverändert.
Elternzeit (mindestens 6 Monate) mit Leerstelle:
Der im IT0001 bestehende Dienstposten wird mit der Maßnahme 13/04 (Umsetzung /
Beurl. mit Leerstelle (tech.)) abgegrenzt und die Person mit einem von OM zuvor
eingerichteten Dienstposten für Beschäftigte mit Leerstelle zu 100% verknüpft.
Elternzeit mit Teilzeitbeschäftigung:
Im Rahmen der Maßnahme 04/01 (Arbeitszeitänderung / Teilzeit in Elternzeit) wird im
IT0001 ein von OM zuvor eingerichteter Dienstposten für Beschäftigte mit Leerstelle zu
0% mit der Person verknüpft. Parallel dazu wird die Person auf dem Dienstposten, auf
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


dem die Teilzeittätigkeit verrichtet wird, mit einem Besetzungsgrad von 100% verknüpft.
Die Zuordnung zu 2 zeitgleich von einer Person besetzten Dienstposten erfolgt im IT0001
über den Button „Zuordnung“.
Eine Person auf 2 Dienstposten
Voraussetzung ist, dass die Dienstposten insgesamt einen Besetzungsumfang haben,
der dem Arbeitszeitumfang der Person entspricht (Abstimmung mit OM erforderlich).
Im Rahmen der Maßnahmen Versetzung oder Umsetzung, z.B. 13/00 (Umsetzung / ohne
Dienstortwechsel), werden im IT0001 über den Button „Zuordnung“ dann die beiden
Dienstposten mit dem jeweiligen Prozentanteil (z.B. Dienstposten A zu 40% und
Dienstposten B zu 60%) mit der Person verknüpft. In der Summe müssen die
Prozentanteile immer 100 ergeben.
Abordnungen / temporäre Umsetzungen:
Bei den entsprechenden Maßnahmen wird im IT0001 der Besetzungsprozentsatz des
Stammdienstpostens entsprechend der Abordnung reduziert. Ist der/die Beschäftigte zu
100% an eine andere Dienststelle abgeordnet, wird im IT0001 der Besetzungsprozentsatz 0% (leeres Feld) erfasst. Bei Teilabordnungen/-umsetzungen wird der entsprechend
für den Stammdienstposten verbleibende Anteil eingetragen, z.B. 30%, wenn die
Abordnung 70% beträgt. Im IT9002 wird in diesem Beispiel der Dienstposten bei der
aufnehmenden Dienststelle zu 70% mit der Person verknüpft.
Vorübergehende Verwendung auf einem höherwertigen Dienstposten/Arbeitsplatz:
Wenn eine Person zur Erprobung abgeordnet oder temporär umgesetzt wird, wird im
IT0001 die Verknüpfung zum alten Dienstposten/Arbeitsplatz auf 0% gesetzt und im
IT9002 der zur Erprobung übertragene Dienstposten/Arbeitsplatz zu 100% verknüpft.
IT0001 - mehrere Dienstposten zu einer Person anzeigen
Im IT0001 ist im Block „Aufbauorganisation“ nicht erkennbar, ob eine Person im Gültigkeitszeitraum des IT0001 mehrere Dienstposten inne hat. Über den Button „OrgMgmt Info…“
kann man dies abfragen.
IT0001 - Dienstpostenbewertung - Anzeige über PO13D
Im IT0001 ist im Block „Aufbauorganisation“ die Bewertung des Dienstpostens nicht
abgebildet. Mittels der Planstellennummer oder der Dienstpostenbezeichnung kann das über
die Transaktion PO13D abgefragt werden. Voraussetzung ist, dass auf der Organisationsseite diese Angaben zum Dienstposten gepflegt sind. Bei Alternativbewertungsmöglichkeiten
wird von OM nur die tatsächliche Bewertung des Dienstpostens gepflegt.
Beispiel: Nach Eingabe der Transaktion PO13D wird im Fenster „Planstelle anzeigen“ die
Planstellennummer oder Dienstpostenbezeichnung eingegeben und der Infotyp „Bewertung“
zur Ansicht aufgerufen. Im IT „Bewertung“ kann dann in den Feldern „Tarifgruppe“ und „bis“
die Bewertung abgelesen werden.
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Die Transaktion steht nicht allen Rollen zur Verfügung.
IT0001 und IT9002 – freigegebene Dienstposten oder erst in der Zukunft gültige
Dienstposten über die Struktursuche finden
Nach der temporären Freigabe einer SAP-Planstelle durch die aufnehmende Dienststelle
kann diese auch über die Struktursuche gefunden werden. Sollte die aufnehmende
Dienststelle aufgrund fehlender Berechtigungen nicht angezeigt werden, findet man die
freigegebenen Dienstposten über den Button „unverknüpfte Objekte".
Gleiches gilt, wenn im IT 0001 zu einem künftigen Zeitpunkt verknüpft werden soll und die zu
verknüpfende SAP-Planstelle erst zu einem künftigen Zeitpunkt gültig ist.
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unverknüpfte Objekte
IT0001 und IT9002 – Zeitverzug bei der Anzeige von Objekten (SAP-Planstelle,
Person) bei Abordnungen/Versetzungen
Problem:
Nach der temporären Freigabe einer SAP-Planstelle durch die aufnehmende Dienststelle
kann der Dienstposten bei der abgebenden Dienststelle nicht gefunden werden oder nach
der Ausführung der Maßnahmen Abordnung, Zuweisung oder Versetzung durch die
abgebende Dienststelle wird die Person bei der aufnehmenden Dienststelle nicht gefunden.
Ursächlich ist in beiden Fällen der Objektvorrat des/der Bearbeiters/Bearbeiterin der
aufnehmenden Dienststelle. Dieser Objektvorrat enthält alle im Zugriff des Bearbeiters/der
Bearbeiterin befindlichen Objekte und wird zz (Stand April 2013) jede Nacht aktualisiert.
Neue Objekte (Planstellen/Personen) stehen erst nach der Aktualisierung, in der Regel am
Tag nach der Buchung der Maßnahme zur Verfügung.
IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern von „verheiratet“ auf „geschieden“
Änderungen des Familienstandes sind unbedingt in der der nachfolgend dargestellten Art
und Weise zu bearbeiten, da sonst in der Abrechnung fehlerhafte Datensätze entstehen!
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1. - IT0021, Subtyp Ehegatte/Ehegattin kopieren
- Gültig: Wirkungsdatum der Rechtskraft (hier: 01.03.2013) eingeben
- als Mitglied „10 – gesch. EG/aufgeh.LP“ erfassen
- sichern
- nachfolgende/n IT0019 – Terminverfolgung/en anlegen
2. - Datensatz des ehemaligen Ehepartners (Subtyp 1) im Änderungsmodus aufrufen
- im Feld „bis“ 1 Tag vor Wirkungsdatum der Scheidung (hier: 28.02.2013) eintragen
- sichern
3. - IT0002 im Änderungsmodus aufrufen
- Familienstand: Gesch. auswählen
- seit: Wirkungsdatum der Scheidung (hier: 01.03.2013) eingeben
- sichern
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IT0002 und IT0021 - Familienstand ändern mit Namenswechsel
1. - IT0002 im Kopiermodus öffnen
- HINWEIS: außer bei Namensänderungen wird der IT0002 immer nur geändert!
- im Feld „Gültig“ Datum der Hochzeit (hier: 01.04.2013) eintragen
- im Feld „Nachname“ den neuen Namen (hier: Neuname) eintragen
- im Feld „Geburtsname“ den Geburtsnamen (hier: Tester) eintragen
- im Feld „Familienstand“ „verh.“ auswählen
- im Feld „seit“ Datum der Hochzeit (hier: 01.04.2013) eintragen
- sichern
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2. - IT0021 öffnet sich zum Anlegen
- Daten zur/zum Ehepartner/in erfassen
- sichern
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IT0019 - Terminverfolgung anlegen
Im Produktivbetrieb müssen für alle Komponenten die im Rahmen von Maßnahmen oder
Infotypeinzelpflege systemseitig angebotenen Terminverfolgungen angelegt werden.
IT0019 - Terminverfolgung abgrenzen
Nach einer IT-Einzelpflege mit Terminverfolgung (z.B. IT0080 - Mutterschutz/Elternzeit -)
werden alle Termine in der Ansicht „Terminverfolgung abgrenzen“ dargestellt. Nicht mehr
benötigte Termine, die nicht durch Überschreiben entfernt wurden, können hier abgegrenzt
(gelöscht) werden.
IT0034 - Ersthelfer
Im IT0034 wird unter anderem die Betriebliche Funktion „Ersthelfer“ gepflegt. Da in den
Infotypen der PA nicht alle für den GVPL erforderlichen Angaben erfasst werden können,
pflegt OM diese Funktion zusätzlich an der Organisationseinheit, für die die Person als
Ersthelfer/in eingesetzt ist. Dadurch wird die PA nicht von der Eingabe der Daten entlastet,
da unter anderem EH&S und ein PA-Bericht auf die Daten im IT0034 zugreifen.
IT0034 - Feld Örtliche Zuordnung
Im IT0034 (Betriebliche Funktion) muss beim Subtyp A014 - Örtlicher Personalrat zusätzlich das Feld „örtliche Zuordnung“ gepflegt werden. Damit ist bei Dienststellen mit
mehreren örtlichen Personalräten durch das Feld „örtliche Zuordnung“ erkennbar, für
welchen örtlichen Personalrat die Funktion ausgeübt wird.
IT0034 - Feld Ausübung in Dienststelle
Das Feld „Ausübung in Dienststelle“ im IT0034 (Betriebliche Funktion) soll, soweit die
entsprechende Berechtigung dafür vorhanden ist, immer gepflegt werden. Ohne
eingetragene Dienstelle ist es für OM nicht möglich, die betriebliche Funktion in einem
Geschäftsverteilungsplan darzustellen und EH&S benötigt diese Angabe für Auswertungen
und die Bearbeitung von Vorgängen.
IT0080 - Mutterschutz/Elternzeit vor Migrations-/Eintrittsdatum anlegen
Damit die Maßnahmen „Beurl. mit Leerstelle (tech.)“ (für Elternzeit von mindestens 6
Monaten Dauer) und „Teilzeit in Elternzeit“ korrekt ablaufen, muss zuerst der IT0080 Mutterschutz/Elternzeit - über PA30 (Daten pflegen) angelegt werden. Dazu wird ein
Datensatz mit Gültigkeit ab Migrations-/Eintrittsdatum angelegt, der die tatsächlichen Daten
zur Entbindung enthält.
Bereits vor Migrations-/Eintrittsdatum vorhandene Zeiten von Mutterschutz oder Elternzeit,
ggf. mit Teilzeit, sind nicht im IT0080, sondern im historischen IT9052 - Migr. Arbeitszeiten und/oder IT9057 - Migr. langfr./unbez. Abwesenheiten - zu erfassen.
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IT0080 - Teilzeit in Elternzeit vor Migrations-/Eintrittsdatum anlegen
Teilzeit im Rahmen der Elternzeit wird im IT0080 gepflegt. Die Teilzeitbeschäftigung darf
dort erst mit dem Migrationsdatum beginnen. Davorliegende Zeiten sind im historischen
IT9052 abzubilden, bzw. bei der Migration dort schon eingespielt worden.
IT0105, ST9006 - weitere dienstl. E-Mail-Adresse
Im IT0105, ST9006 können mehrere dienstl. E-Mail-Adressen parallel gespeichert werden.
Unter anderem können hier auch „Pool-Adressen“ für Sachbearbeitergruppen angelegt
werden.
IT0521 - Anlegen der Altersteilzeit
Beim Anlegen der Altersteilzeit im IT0521 - Altersteilzeit - muss vorher von der Personalabrechnung das SV-Attribut im IT0013 in den Status „Altersteilzeit“ gesetzt worden sein. Die
Abrechnung muss dazu durch den PA Sachbearbeiter über die bevorstehende Personalmaßnahme außerhalb des Systems (z.B. Telefon) informiert werden.
IT0783 - Fehlende Amtsbezeichnungen
Sofern eine weitere Amtsbezeichnung erforderlich ist, die bisher nicht im IT0783 - ADTSchlüssel - aufgeführt ist, muss über das KPVS (Kompetenzzentrum PVS) ein Antrag auf
Anpassung (Customizing) gestellt werden (über Ticketsystem).
IT2001 - Buchung von Urlaub
Für die Buchung von Urlaub stehen derzeit im IT2001 noch die Abwesenheitsarten

0125 - Zusatzurl. Schichtdienst

0130 - Schwerbehindertenurlaub

0140 - Resturlaub
zur Verfügung. Diese 3 Arten dürfen nicht verwendet werden! Die Abtragung der im
IT2006 für diese Abwesenheitsarten angelegten Kontingente und des Kontingents
„Erholungsurlaub“ erfolgt ausschließlich über die Abwesenheitsart „0100 - Urlaub“ im IT2001.
Die Kontingente für die o.g. Abwesenheitsarten werden auch weiterhin im IT2006 angelegt
und künftig automatisch in festgelegter Reihenfolge (Resturlaub, Schwerbehindertenurlaub,
Erholungsurlaub, Zusatzurlaub Schichtdienst, zuerst des Vorjahres und dann des laufenden
sowie ggf. des folgenden Jahres) durch das System abgetragen.
Die Abwesenheitsarten „0125 - Zusatzurl. Schichtdienst“, „0130 - Schwerbehindertenurlaub“,
und „0140 - Resturlaub“ werden bei einer der nächsten Systemaktualisierungen aus der
Wertehilfe des IT2001 entfernt. Sollte das Urlaubskontingent im IT2006 während der
Übergangsphase bis zur Systemaktualisierung für eine Buchung nicht ausreichen, müssen
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die benötigten Tage von den Kontingenten der o.g. Urlaubsarten auf das Kontingent "10 Erholungsurlaub" übertragen werden.
IT2001 - Überschneidung Krankheit / Urlaub
Sofern eine Erkrankung mit Attest/ohne Attest sich mit einem bereits bewilligten Urlaub zu
Beginn überschneidet, bietet das System eine Begrenzung des bereits bewilligten Urlaubes
an und eine Kollisionsmeldung wird angezeigt.
Wenn Krankheit mit Attest vorliegt, ist die Kürzung der bewilligten Urlaubstage so richtig.
Wenn Krankheit ohne Attest vorliegt, muss die Kürzung manuell im IT2001 wieder geändert
werden. Eine Kürzung des Urlaubes erfolgt hier nicht.
Sofern ein/e Beschäftigte/r während eines bereits bewilligten Urlaubes eine Erkrankung mit
Attest anzeigt, erfolgt eine Fehlermeldung: „Einfügen wegen Kollision nicht möglich“. Hier
muss über die PA 30 der IT2001 Urlaub manuell gepflegt werden (Abgrenzen des Urlaubes
und der Erkrankung mit mehreren Datensätzen).
IT2001 - Krankheit ohne Attest bei Beamten/Beamtinnen
Da der IT2001 im SAP-Standard zur Verfügung steht, unterscheidet PVS beim Anlegen von
Krankheit ohne Attest im IT2006 nicht zwischen Beamten (3 Arbeitstage Mo - Fr) und
Tarifbeschäftigten (3 Kalendertage Mo - So). Es erscheint in jedem Fall die Fehlermeldung
„für An-/Abwesenheit 0210 (Krank ohne Attest) sind höchst. 3 Arbeitstage erlaubt“.
Folgende Lösungsmöglichkeit soll genutzt werden: Bei Beamten mit einer Erkrankung ohne
Attest von Freitag bis Dienstag im IT2001 zwei Erkrankungen buchen, nämlich Freitag bis
Sonntag und Montag bis Dienstag.
IT2001 - Urlaubsverwaltung
Urlaub kann auch für in der Zukunft liegende Urlaubsjahre beantragt, genehmigt und ins
Backend geschrieben werden. Dazu muss ggf. vorher manuell ein Kontingent angelegt
werden.
IT2006 – automatische Generierung von Urlaubskontingenten
Nach derzeitiger Planung werden künftig die Urlaubsansprüche für alle Dienststellen durch
das KPVS automatisiert generiert. Dabei wird die Generierung der Kontingente des
Folgejahres voraussichtlich jeweils zum 1. Oktober erfolgen.
IT2006 - Generierung von Abwesenheitskontingenten - doppelte Kontingente
Das System erkennt bereits manuell für das kommende Urlaubsjahr angelegte Kontingente
nicht. Wenn die Abwesenheitskontingente automatisiert generiert werden, wird bei bereits
bestehenden Kontingenten ein weiteres Kontingent angelegt. Für die Fälle, in denen Urlaube
für ein kommendes Urlaubsjahr bereits genehmigt und deswegen Urlaubskontingente
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angelegt wurden, muss sichergestellt werden, dass doppelte Kontingente wieder gelöscht
werden. Die Überwachung solcher Fälle muss außerhalb von PVS geschehen.
IT2006 - Generierung von Gleittagen
Gleittagkontingente werden systemgesteuert im Umfang von 12 Tagen generiert.
Abweichende Kontingente, z.B. im BADV 18 Tage, müssen durch manuelles Starten des
Reports „Generierung Abwesenheitskontingente“ erzeugt werden. Im Beispielfall würde ein
weiteres Kontingent von 6 Tagen bei allen Beschäftigten zu generieren sein. Sollte ein
Anspruch von weniger als 12 Tagen bestehen, muss dieser bei jeder/jedem Beschäftigten
manuell im IT2006 korrigiert werden.
IT2006 - Anlegen von Sonderurlaubskontingenten
Bei Sonderurlaub zur Pflege erkrankter Kinder muss vor der Erfassung im IT2001 zunächst
das Kontingent manuell im IT2006 aufgebaut werden. Dabei wird das Kontingent bei der
entsprechenden Kindnummer immer nur in dem Umfang angelegt, in dem der Sonderurlaub
beantragt wurde.
IT2006 - Urlaubskontingent Gültigkeitsdauer
Beim Anlegen von Kontingenten bestimmt das Abtragungsdatum wie lange ein Kontingent
über den IT2001 abgetragen werden kann. Der Gültigkeitszeitraum des IT2006 ist immer mit
dem 1.1. bis 31.12. des Entstehungsjahres anzugeben.
IT9003 - Aufstieg - Feld „Ende Aufstieg“
Das Feld „Ende Aufstieg“ im IT 9003 darf erst mit einem Ende-Datum gepflegt werden, wenn
der Aufstieg abgeschlossen ist und die Ernennung im neuen Amt erfolgt ist. Wenn das Feld
vorher gefüllt wird, kann es zu Problemen bei der Zuordnung der Haushaltsstelle kommen.
Der Infotyp darf vorher auch nicht abgegrenzt werden.
Um das voraussichtliche Ende des Aufstiegs zu dokumentieren, kann das Feld
„voraussichtliches Datum der Prüfung“ genutzt werden.
IT9008 - Überschreiben von Subtypen des IT2001
Beim Überschreiben des IT2001 (z.B. von „Krankheit ohne Attest“ in „Krankheit mit Attest“)
muss darauf geachtet werden, dass im IT9008 nicht 2 Datensätze mit unterschiedlichen
Subtypen in demselben Zeitraum angelegt werden. Der IT9008 lässt zz. das Anlegen
mehrerer zeitgleicher Abwesenheiten zu. Dies führt bei der BEM-Berechnung jedoch unter
Umständen zu Fehlern.
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IT9008 - Erkrankung von mehr als 42 Tagen
Wenn im IT9008 das Feld „Anzahl Kalendertage“ größer oder gleich 42 ist, dann wird
dynamisch ein Termin IT0019 mit Subtyp 09 (BEM-Maßnahme erforderlich) angelegt. Die
angelegten Termine können über den Bericht „Terminverfolgung“ ausgelesen werden.
Nach dem Go-Live der Abrechnung wird bei einer Erkrankung einer/eines Tarifbeschäftigten
von 42 Tagen und mehr über eine Schnittstelle im System die Abfrage automatisiert bei der
Krankenkasse durchführt. Bis zum Go-Live der Abrechnung bleibt das bisherige Verfahren
zur Ermittlung des Beginns der Krankengeldzahlung bestehen.
PA40 - Maßnahmen anlegen mit Beginndatum vor Migration/Eintritt
Maßnahmen dürfen in der Regel nicht vor dem Migrations- oder Eintrittsdatum beginnen!
Die Folge ist unter Umständen der Verlust der Zugriffsberechtigung auf den bearbeiteten
Personalfall.
Ausnahmen bilden Dienststellenwechsel, die in PVS nachgepflegt werden müssen. Das
frühestmögliche Maßnahmendatum ist dabei der 01.12.2012. Die Details dazu sind dem
Abschnitt „Dienststellenwechsel“ im Handout „Nachpflege PA“ zu entnehmen.
PA30 - Maßnahmen löschen
Grundsätzlich sollte das Löschen von Maßnahmen nur in Ausnahmefällen genutzt werden!
Das Löschen von Maßnahmen erfolgt maßnahmenabhängig auf zwei Arten:

Ausschließlich bei der Änderung des Einstellungsdatums (in der Transaktion PA30
steht dafür der Menüpunkt „Hilfsmittel – Ein-/Austrittsdatum ändern“ zur Verfügung)
werden alle im Rahmen der Einstellungsmaßnahme erstellten Infotypen systemseitig
zum Löschen bzw. Abgrenzen in einer Liste angeboten.

Bei allen anderen Maßnahmen müssen die im Rahmen der Maßnahme angelegten
Infotypen manuell geändert oder gelöscht werden. Sofern im IT0001 der
Personalbereich, Personalteilbereich, Mitarbeitergruppe oder Mitarbeiterkreis
geändert werden soll, muss die Maßnahme noch einmal gestartet werden. Dabei ist
zu beachten, dass ggf. weitere Infotypen neu angelegt, abgegrenzt oder gelöscht
werden müssen.
Derzeit wird eine Übersicht der in den jeweiligen Maßnahmen betroffenen Infotypen erstellt,
die dann in geeigneter Form zur Verfügung gestellt wird.
Berichte - Selektionen / auswertbare Daten
Auswertungen in PVS können nur für Stichtage und Zeiträume (Personenauswahl und in der
Regel auch Datenauswahl) nach Migrationsdatum erstellt werden.
- 19 -
Die Verknüpfung der Beschäftigten mit Dienstposten im IT 0001 und damit die Einbindung
der Personen in die Organisationsstruktur erfolgt zum Migrationsdatum.
In den Auswertungen im SAP-System muss immer auch die auszuwertende Organisationsstruktur ausgewählt werden. Aus diesen Gründen führt eine Auswertung zu einem Stichtag
oder für einen Zeitraum, der vor dem Migrationsdatum liegt, dazu, dass keine
Organisationsstruktur gefunden wird und somit kein Ergebnis geliefert werden kann.
Bei einen aktuellen Stichtag /Zeitraum (nach Migration) bei Personenauswahl und einem
zurückliegenden Stichtag/Zeitraum (vor Migration) bei Datenauswahl werden nur solche
Daten ausgewertet werden können, die in Infotypen abgelegt sind, die vor Migrationsdatum
gültig sind (z.B. Nebentätigkeiten). Die Daten der historischen Infotypen (9050 bis 9059)
können nicht ausgewertet werden (z.B. Beurlaubungen).
Ausnahme: Das aktuelle Stammblatt enthält auch Daten der historischen Infotypen
Portal – Hinweis zum Ausdruck von Anträgen / Formularen
Im Portal besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Anträge und Formulare auszudrucken. Nach
dem Versenden ist dies jedoch nicht mehr möglich. Der Ausdruck muss also spätestens
nach dem Drücken des Buttons „Prüfen und Senden“ erfolgen!
In einer späteren Version des Portals wird es beim Betätigen des Buttons „Prüfen und
Senden“ eine Warnmeldung geben, die daran erinnert, falls ein Ausdruck erwünscht oder
erforderlich ist, an dieser Stelle auszudrucken.
Das Ausdrucken von Formularen im Portal erfolgt über die Tastenkombination <STRG> <P>.
Über die Druckerauswahl können die Formulare dann, soweit ein entsprechender Konverter
eingerichtet ist, auch als PDF-Dokument erstellt und abgespeichert werden.
- 20 -
Übersicht der Infotypen der PA
IT-ID
Bezeichnung
IT-ID
Bezeichnung
0000
Maßnahmen
0758
Vergütungsprogramm
0001
Organisatorische Zuordnung
0783
ADT - Amts-/Dienst-/Tätigkeitsbezeichnung
0002
Daten zur Person
0788
Erziehungs-/Pflegezeiten
0004
Behinderung
0805
Auszeichnungen
0006
Anschrift
2001
Abwesenheiten
0007
Sollarbeitszeit
2003
Vertretungen anlegen
0008
Basisbezüge (nur Lesend)
2006
Abwesenheitskontingente
0016
Beschäftigungsdaten
9001
Rechtsgrundlage
0019
Terminverfolgung
9002
Abordnung
0021
Familie/Bezugsperson
9003
Aufstieg
0022
Ausbildung
9004
Ernennung/Eingruppierung
0023
andere/frühere Arbeitgeber
9005
Disziplinarmaßnahme / Abmahnung
0028
betriebsärztlicher Dienst
9007
Attestpflicht
0032
Personalstamm – betriebsinterne Daten
9008
Erkrankungen
0034
Betriebliche Funktion
9009
Beteiligung der Gremien
0040
Leihgaben
9050
Migr. Dienststellenzugehörigkeiten
0041
Datumsangaben
9051
Migr. Tätigkeiten intern
0080
Mutterschutz/Elternzeit
9052
Migr. Arbeitszeiten
0081
Wehr-/Zivildienst
9053
Migr. Aus- und Fortbildungen intern
0105
Kommunikation
9054
Migr. Sprach-/sonstige Kenntnisse
0302
ergänzende Maßnahmen (gepflegt über IT0000)
9055
Migr. Beurteilungen
0329
Nebentätigkeit
9056
Wehr-/Zivildienste (Migr./vor Einst.)
0363
Vordienstzeiten
9057
Migr. langfr./unbez. Abwesenheiten
0521
Altersteilzeit
9058
Migr. Leistungsentgelt (Tarif)
0597
Teilzeitarbeit/abweich. Tätigkeit
9059
Migr. Leistungsprämie (sonstige)
- 21 -
Glossar
EH&S
Arbeits- und Gesundheitsschutz
ERec
Einstellungen, Stellenausschreibungen
ESS
Employe Self Service (Portal für Beschäftigte)
GVPL
Geschäftsverteilungsplan
IT
Infotyp
LSO
Aus- und Fortbildung
MSS
Manager Self Service (Portal für Vorgesetzte u. Sachbearbeiter/innen)
OM
Organisationsmanagement
PA
Personaladministration
PE
Personalentwicklung
PM (teilw. auch SW)
Stellenwirtschaft
PY
Abrechnung
ST
Subtyp
VG (teilw. auch VADM)
Versorgung
- 22 -

Hinweise und Tipps zur Bearbeitung von Vorgängen der PA in PVS

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