Projekte für den Müll – Eine Erfolgsgeschichte

Projekte für den Müll – Eine Erfolgsgeschichte
Die FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH professionalisiert innerhalb von kürzester Zeit das komplette Projektmanagement im Unternehmen – mit großem Erfolg und externer Unterstützung durch das Beratungshaus COPARGO.
„Wir fahren Müllautos im Kreis.“ Das ist ein bescheidener Satz für ein Unternehmen, das 1.700 Mitarbeiter beschäftigt, 228.000 T€ Umsatz jährlich generiert,
eine Flotte von 785 Fahrzeugen dirigiert, 45.000 Mülltonnen pro Tag leert und 31 Mio. m² Fläche pro Woche reinigt. Beeindruckende Zahlen, die die FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH da schafft.
Aber schafft es dieses Unternehmen, bei dem Projektarbeit bisher eine eher untergeordnete Rolle spielte,
auch, innerhalb kurzer Zeit sein Projektmanagement
komplett zu professionalisieren? Ein Portfoliomanagement aufzusetzen und ein PMO zu etablieren?
Kann das klappen, ein solcher Rundumschlag in nur
acht Monaten? Ja, es hat funktioniert. Projekte für die
Müllabfuhr? Ganz ohne Ballast? Aber sicher. Hier
kommt die ganze Erfolgsgeschichte.
Kleinere, überwiegend interne Projekte gab es bei der
FES schon immer. Doch das Managen dieser Projekte
geschah in der Vergangenheit meist ins Blaue hinein.
„Es gab keine Transparenz, keinen Projektleitfaden,
keine Koordination oder Struktur.“, sagt Katharina
Gossen, Projektmanagerin bei der FES. „Machen Sie
mal, lautete die Devise. Und dann rannte jeder los
und hat sein Bestes gegeben.“ Doch es kamen immer
größere, immer mehr abteilungsübergreifende Projekte. Immer häufiger galt es, Prozesse, Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe zu optimieren und mit
neuen Technologien abzustimmen. An fachlicher
Qualifikation der Kollegen oder fehlenden Kapazitäten mangelte es dabei nicht. Aber es fehlte an definierten Standards, an abteilungsübergreifender
Kommunikation. Es fehlte an geschulten Projektleitern, die den Überblick behalten. „Es war an der Zeit,
etwas zu verändern. Der Ruf nach einem professionellen Projektmanagement wurde immer lauter.“, erzählt Katharina Gossen, die sich aktiv weiteren Kolle-
„Projektmanagerin FES Katharina Gossen“
gen für ein Umdenken einsetzte und mit ihrer Forderung bei Kollegen und Vorgesetzen Zustimmung fand.
Ein externer Berater musste her. Jemand, der sich mit
den Problemen, die die FES im Projektbereich bewegte, auskennt. Der über das Wissen einer professionellen Projektmanagementmethode verfügt. Der aber
gleichzeitig das Unternehmen als individuelle Einheit
wahrnimmt. Und der den Mitarbeitern keine Methode überstülpt, die nicht auf ihre Bedürfnisse angepasst ist, mit der sie sich nicht identifizieren können.
Die Wahl fiel mittels einer Empfehlung auf die
COPARGO GmbH.
In einem gemeinsamen Workshop formulierte Oliver
Buhr, Geschäftsführer der COPARGO GmbH, mit den
Projektmanagern und der Geschäftsleitung der FES
deren vordringlichste Anliegen:
•
•
•
Wir möchten eine einheitliche, schlanke und
spezifische Vorgehensweise in unseren Projekten.
Wir wollen unsere Projektlandschaft mit einem
einfachen Portfoliomanagement bewusst steuern.
Wir brauchen ein kleines PMO als Heimat für
unsere Projekte.
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Diese drei Aufgabenstellungen wurden als gemeinsames Projekt zwischen der FES und COPARGO aufgesetzt. Projektstart war im Mai 2014. Die Mitglieder
des neuen Projekt-Kernteams hatten alle Erfahrung in
der Projektarbeit, kamen dabei aber aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Für Katharina Gossen stellte
die praxisnahe Anwendung der neuen Strukturen
eines der wichtigsten Kriterien dar. Kurze Wege in der
Kommunikation mit dem oberen Management wurden durch Pia Rabot als Assistentin der Geschäftsführung gewährleistet. Sicherstellung der Transparenz
für eine solide Planung der IT-Ressourcen war ein
wichtiges Anliegen des IT- und Organisationsleiters
Jochen Schmitz. Und Lutz Weber, Leiter Projektmanagement, sorgte mit seiner langjährigen Projekterfahrung dafür, bei allen Veränderungen stets die
Unternehmenskultur im Auge zu behalten. Auch für
Oliver Buhr stellte die Zusammenarbeit eine Bereicherung dar: „Die Mitglieder des Kernteams waren
anfänglich noch unbedarft, was professionelles Projektmanagement anging. Mittels einer Art Privatunterreicht erreichten wir innerhalb von drei Workshoptagen nicht nur einen Wissensaufbau in Sachen
PRINCE2, sondern auch hinsichtlich der Best Practices
MOP und P3O. Nachdem das Team mit den Grundlagen aller drei Best Practices vertraut war, erarbeiteten wir gemeinsam, welche Bausteine für unser Projekt relevant und nützlich waren. Das Team leistete
eine tolle Arbeit und konnte nach dieser intensiven
Aufsetzphase seine ersten weiteren Schritte allein
gehen. Da jedes Beratungsprojekt anders ist, sind wir
von COPARGO absolut flexibel was die Intensität und
Dauer der Begleitung angeht.“
Mit einer Struktur und passenden Beispielen gut
vorbereitet, entwickelte das Projektteam einen Großteil seiner Bausteine und Werkzeuge in den kommenden Wochen in Eigenregie. Es wurde ein Projektleitfaden erstellt, ein Werkzeugkasten entwickelt und
Prozesse definiert. Beispielsweise, wie die Abstimmung zwischen PMO und der Geschäftsführung zukünftig direkt und zielführend erfolgen kann und
Projekte gemeinsam mit der Geschäftsführung gestartet werden können. Manche Entwicklungsschritte
gingen langsam voran, konnten sich am Schluss jedoch sehen lassen. Denn sie waren von motivierten
Mitarbeitern entwickelt worden, die ihre Anliegen
und Ideen einbringen konnten. Die Qualität der entwickelten Werkzeuge wurde von Oliver Buhr in Reviews sichergestellt. In dieser mittleren Projektphase
tauschte sich das Kernteam im Schnitt einmal pro
Monat mit Oliver Buhr aus, präsentierte ihm seine
Ergebnisse. Die Motivation ihrer Kollegen schätzt
Katharina Gossen als sehr hoch ein. „Allein schon die
Tatsache, dass wir keine allgemeingültige Methode
vorgesetzt bekommen haben, sondern dass wir eine
gemeinsame Projektstruktur erarbeiten, mit der wir
uns identifizieren können und die in unserer täglichen
Praxis für jeden erfolgreich anwendbar ist, ließ die
Motivation in die Höhe schnellen.
„COPARGO ging immer auf unsere Bedürfnisse ein,
partnerschaftlich und auf Augenhöhe.“ (Katharina
Gossen - Projektmanagerin FES)
Katharina Gossen: „Die Zusammenarbeit mit Oliver
Buhr war anfänglich sehr eng und intensiv. Gemeinsam haben wir unternehmensspezifische Lösungsansätze erarbeitet, die maßgeschneidert für unsere
Bedürfnisse sind. Oliver Buhr spielte nicht den überwissenden Berater. Er war unser Sparringspartner
und gleichzeitig unser Unterstützer und Partner auf
Augenhöhe. Er stellte uns PRINCE2 vor. Wir erarbeiteten, welche Bausteine aus PRINCE2 für das Projektmanagement der FES hilfreich sind. Gemeinsam mit
Oliver Buhr pickten wir uns quasi die Rosinen aus
PRINCE2, MOP und P3O heraus.“
„Planungsworkshop im Kernteam“
Die Kombination aus den für die FES am besten geeigneten „PRINCE2-Rosinen“ und einem leichten,
agilen, beinahe schon unauffälligen Projektmanagement ohne Ballast sorgten dafür, dass Projekte bei
der FES nachhaltig und dennoch leicht und unbelastet
durchgeführt werden. Erfolgsfaktoren, wie definierte
Prozessabläufe und Standards, eine einheitliche Projektsprache, klare Verantwortlichkeiten und eine
transparente Kommunikation sowie die gleichen
Spielregeln für alle, verhelfen kleinen und großen
Projekten zu einem erfolgreichen Start bzw. einer
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erfolgreichen Durchführung. Auch auf das Portfoliomanagement haben sich die Veränderungen positiv
ausgewirkt. Denn hier gelten jetzt die gleichen Spielregeln für alle: Wurden früher Projekte von Kollegen
vorgezogen, weil diese täglich bei der Geschäftsführung insistierten, werden heute die richtigen, wirklich
wichtigen Projekte priorisiert und durchgeführt.
Durch transparente Prozesse und die Unterstützung
der Geschäftsführung entsteht auch bei denen Akzeptanz, die mal zurückstecken müssen.
Zudem entwickelten Katharina Gossen und das weitere Bausteine, die zur Professionalisierung des Projektmanagements in der FES beitragen. So übernimmt
Katharina Gossen die Beraterfunktion, wenn neue
Projekte starten oder Fragen zum Projektmanagement im Laufe des Projektes entstehen. Durch den
monatlichen Status-Bericht erhält das PMO die Übersicht über jedes Projekt. Ferner wurde die PMCommunity erfolgreich etabliert und mauserte sich
rasch zu einem der wichtigsten Bausteine: Alle sechs
Wochen treffen sich die Teilnehmer aus unterschiedlichen Bereichen, stellen laufende bzw. abgeschlossene Projekte vor, besprechen Probleme und erarbeiten
abteilungsübergreifend Lösungen. Bedürfnisse und
Trends werden so viel rascher identifiziert und bedient.
„Ich hätte nicht gedacht, dass uns die Zusammenarbeit mit COPARGO und dieser Rundumschlag einen
so wirksamen Zugriff auf unsere Projekte verschaffen.“ (Dirk Remmert, FES-Geschäftsführung)
Gegen Ende des Projekts, im Januar 2015, wurde die
Zusammenarbeit zwischen COPARGO und dem Projekt-Kernteam bzw. der FES-Geschäftsführung nochmals intensiviert. Für Oliver Buhr standen drei wichtige Trainings für verschiedene interne Zielgruppen an.
Alle involvierten Mitarbeiter und Projektleiter wurden
mit den neuen Vorgehensweisen vertraut gemacht.
Das Briefing des Managements, also der Geschäftsführung und der Bereichsleiter, durch einen externen
und überzeugenden Trainer wie Oliver Buhr war im
Nachhinein ein wichtiger Beitrag zum hundertprozentigen Rückhalt durch die Geschäftsleitung.
Für die Zukunft fühlt sich die FES in Sachen Projektmanagement gut gerüstet. „Für die immer komplexer
werdenden Projekte der Zukunft sind wir sehr gut
aufgestellt.“, meint Katharina Gossen. „Gemeinsam
mit COPARGO konnten wir nicht nur eine Effizienzsteigerung durch die Professionalisierung des Pro-
jektmanagements erreichen. Wir haben ein kleines
aber feines, pragmatisches Projektmanagement etabliert, das auf PRINCE2 basiert und dennoch genügend
Raum für unsere eigene Weiterentwicklung innerhalb
unserer Unternehmenskultur lässt. Parallel dazu
haben wir unser Portfoliomanagement neu aufgesetzt
und ein PMO erfolgreich aufgebaut. Wir haben also
an vielen Stellen gleichzeitig angesetzt, um unsere
Projekte besser zu machen. Es hat funktioniert. Und
das in nur acht Monaten. Hiermit sind wir sehr zufrieden. Wir sind uns aber bewusst, dass diese und kommende Veränderungen intensiv mitbegleitet und
gelebt werden müssen. COPARGO bleibt dabei im
Boot, als professioneller Trainingspartner für das
Projektwissen der FES-Mitarbeiter".
Projekt-Steckbrief
Ziele des Projekts: Ein Rundumschlag!
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Eine effiziente Projektarbeit in einem mittelständischen, kommunalen Unternehmen
etablieren, wo Projekte bisher nur eine untergeordnete Rolle spielten.
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Der Aufbau eines PMO
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Die Etablierung eines sinnhaften ProduktPortfoliomanagements
Die Basis:
Das Beste aus drei bewährten Best Practice Methoden: Die Rosinen aus PRINCE2, P3O, MOP
Projektdauer:
Mai 2014 – Januar 2015
In nur 8 Monaten wurde das Ziel erreicht.
Der interne Aufwand:
Insgesamt war das Kernteam der FES 148 Tage beschäftigt.
Die externen Beratertage:
COPARGO-Geschäftsführer Oliver Buhr stand an 22
Tagen mit Rat und Tat zur Verfügung.
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Firmenhintergrund FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH
Die FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH ist mit ihren Tochter- und Beteiligungsgesellschaften der Partner für
Entsorgung und Reinigung in der Rhein-Main-Region.
Seit der Gründung 1996 aus dem Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung hat sich die FES Frankfurter Entsorgungsund Service GmbH zum führenden Komplettdienstleister für Entsorgung und Reinigung in der Rhein-Main-Region entwickelt.
Im Verbund mit sechs Tochter- und Beteiligungsgesellschaften – eine Unternehmensgruppe mit rund 1.700 Mitarbeitern
– wird ein komplettes Paket an Dienstleistungen rund um die Entsorgung und Reinigung angeboten. Zudem wird die bei
der thermischen Verwertung der Abfälle im Müllheizkraftwerk des Unternehmens gewonnene Energie, in Strom und
Fernwärme umgewandelt: mit der Fernwärme werden die benachbarten Stadtteile Nordweststadt und Riedberg versorgt – im Jahr 2015 rund 30.000 Einzelhaushalte.
Öffentliche und private Hand arbeiten partnerschaftlich zusammen: 51 % sind im Besitz der Stadt Frankfurt am Main, 49
% der Anteile werden von der REMONDIS AG & Co. KG gehalten.
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