windream Fax

windream Fax
Automatische Archivierung von Faxmitteilungen aus WinFax Pro
Auch im Zeitalter von
Internet und E-Mail spielt die Kommunikation über
Telefax-Nachrichten nach wie vor eine bedeutende Rolle. In den
vergangenen Jahren sind verschiedene Faxlösungen entwickelt worden, die den
papierlosen Austausch von Faxmitteilungen über PC-Arbeitsplätze ermöglichen. Mit WinFax Pro
bietet Symantec eine moderne, serverseitige Faxlösung an, die zu den professionellsten aller auf dem
Markt erhältlichen Software-Produkte in diesem Bereich zählt. Als Ergänzung dazu erweitert windream Fax die
Faxlösung WinFax Pro um eine Schnittstelle, die diese Faxsoftware mit dem Dokumenten-Management- und
Archivsystem windream verbindet.
Automatische Faxannahme, Indizierung und Archivierung
Mit der Anbindung von WinFax Pro an windream steht jetzt eine Lösung zur automatischen
Annahme, Indizierung und Archivierung von Fax-Nachrichten im DMS zur Verfügung. WinFax Pro
wandelt die ein- und ausgehenden Nachrichten zunächst in das TIF-Dateiformat um. windream Fax
generiert anschließend die Indexdaten zu den TIF-Dateien und speichert sie zusammen mit der
Faxnachricht in windream. Zusätzlich führt windream Fax eine OCR-Erkennung durch und extrahiert
den Volltext aus allen Fax-Mitteilungen. Die erstellten Dateien (Binär-, Index- und Volltextdateien)
werden automatisch in windream archiviert.
Anwender können alle in windream gespeicherten Nachrichten über die komfortablen
Suchfunktionen des DMS recherchieren und direkt auf Nachrichten zugreifen. Die Recherche umfasst
auch die Suche im Volltext der archivierten Nachrichten.
Die folgende Grafik veranschaulicht den Archivierungsprozess vom Eingang einer Fax-Mitteilung bis
zur Speicherung in windream:
WinFax Pro Anbindung an windream
Eingang
Eingangsdaten
Verarbeitung
WFToXMLToWindream : Prozesse zur Konvertierung
und Bereitstellung der Eingangsdaten
XMLToWindreamBatch .vbs
Binärdatei
XML-Datei
XMLToWindream.exe
- Vorverarbeitung (z.B. OCR)
- Indexierung und Archivierung
- Nachverarbeitung
windream
Dokument
Volltext
 Automatische
Archivierung von
Faxnachrichten direkt aus
WinFax Pro
 Schnelles Wiederfinden
und Verwalten archivierter
Faxnachrichten mit den
windream-spezifischen DMSFunktionen inklusive
Recherche im Volltext der
Faxmitteilungen
 Überwachung der
Eingangs- und
Ausgangsordner
 Automatisierte
Indizierung aller
Nachrichten in windream
 Direkter Zugriff auf
archivierte Faxnachrichten
in windream
Ordnerüberwachung und
Datenspeicherung
windream Fax überwacht den Eingangs- und Ausgangsordner für Faxnachrichten in
WinFax Pro auf ein- und ausgehende Faxe. Die automatische Übernahme in windream wird sowohl
für ein- als auch für ausgehende Faxmitteilungen durchgeführt. Abhängig von der individuellen
Konfiguration können Faxnachrichten nach Eingang oder Versand in den WinFax-Ordnern abgelegt
oder aus ihnen entfernt werden. In jedem Fall speichert windream Fax alle Nachrichten zentral auf
dem windream-Server, von dem sie bequem und schnell abrufbar sind.
Zur Archivierung der Nachrichten in windream legt windream Fax eine hierarchische
Ordnerstruktur im DMS an. Jeder Ordnername besteht aus dem aktuellen Tagesdatum der aus- und
eingehenden Faxe.
Der Dokumenttyp Fax
Zur automatischen Indizierung der Fax-Mitteilungen wird jeder Nachricht der Dokumenttyp Fax
zugewiesen. Dieser Dokumenttyp wird beim Setup von windream Fax installiert. Es sind keine
weiteren Anpassungen der Konfiguration durch den Benutzer erforderlich.
Die Indexfelder werden von windream Fax automatisch ausgefüllt. Dazu extrahiert die Software
die entsprechenden
Informationen aus den in TIF-Dateien umgewandelten Nachrichten und fügt sie in die jeweiligen
Felder der IndexRegisterkarte ein. Der Dokumenttyp Fax stellt folgende Indexfelder zur Verfügung:
ΠAbsender
ΠFaxtyp (Eingang bzw. Ausgang)
ΠSendedatum (Eingangs- bzw. Ausgangsdatum)
ΠSeiten (Anzahl der Seiten einer Nachricht).
Zusätzlich steht ein Memofeld mit dem Titel Bemerkung zur Verfügung, in dem Anwender
nachträglich einen individuellen Kommentar eingeben können. Dieses Feld wird nicht automatisch
gefüllt.
Alle von windream Fax eingetragenen Indexinformationen sind auch nach der Archivierung weiterhin
in windream editierbar und können jederzeit geändert werden.
Individuelle Konfiguration
Die individuelle Konfiguration der WinFax Pro-Anbindung an windream
erfolgt über das Setup und die Windows Registrierungsdatenbank. Durch Anpassung
verschiedener Schlüssel in der Registrierungsdatenbank können benutzerspezifische
Anforderungen realisiert werden.
Alle DMS-Funktionen im Zugriff
windream GmbH
Wasserstraße 219 x 44799 Bochum
+49 234 9734-0 x [email protected] x http://www.windream.de
windream Fax x Stand 02/2006 x Alle Warenzeichen gehören den jeweiligen Eigentümern x Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten.
Nach der Speicherung von Faxnachrichten in windream sind alle windream-spezifischen DMSFunktionen nutzbar, um Faxnachrichten zu verwalten. Abgesehen von den bereits beschriebenen
Indexfeldern in den Dokument-Eigenschaften sind dies der Volltext, die Historie, der Lebenszyklus
und die Versionierung. Dadurch werden Faxmitteilungen genau so verwaltet wie beliebige andere
Dokumente bzw. Dateien in windream.