Vorsteuerabzug digitaler Rechnungen

RICHARD M. SOUTSCHEK
STEUERBERATER
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November 2007
Vorsteuerabzug aus „digitale Rechnungen“
Die Finanzverwaltung stellt an den Vorsteuerabzug aus digitalen Rechnungen besondere Anforderungen. Nachstehend erhalten Sie einen Lösungsvorschlag.
„Digitale Rechnungen und Dokumente sind für die Finanzverwaltung solche, die per
E-Mail und/oder als E-Mail-Anhang ausgetauscht werden, aber auch solche, die auf
einem nicht-analogen Faxgerät = Computerfax ankommen. Um als Unternehmer den
Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen, MÜSSEN diese digitalen Belege mit einer digitalen Signatur eines zugelassenen Trustcenters versehen sein! Insbesondere
kann bei nicht korrektem Vorgehen der Vorsteuerabzug verloren gehen!
Praxis-Beispiel anhand einer Telekomrechnung (T-Com):
1. Voraussetzungen:
E-Mail-Konto und Internet-Zugang
A) Sie möchten sich die Telekomrechnung nicht mehr auf Papier zusenden lassen,
sondern per E-Mail. Dazu ist in den entsprechenden Internet-Seiten der T-Com
http://www.t-com.de/rechnung-online nach entsprechender Anmeldung zu diesem
Service unter „Persönliche Einstellungen“ neben der Auswahl der „Rechnung per EMail“ auch das Kästchen „Digitale Signatur aktivieren“ anzukreuzen.
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B) T-Com liefert Ihnen dann nach der nächsten Rechnungserstellung zwei Dateien in
das bei obiger Registrierung angegebene E-Mail-Konto, eine Rechnungsdatei mit
Namen „Jahr_Monatrechnung_Buchungskontonummer_sign.pdf“
und
eine
Datei
mit
der
digitalen
Signatur
und
dem
Namen
„Jahr_Monat-
rechnung_Buchungskontonummer_sign.pkcs7.pdf“.
Beide Dateien befinden sich in einem WinZip-Archiv, kommen also im E-Mail als eine
Datei an mit dem Namen „Jahr_Monatrechnung_Buchungskontonummer_sign.zip“.
C) Aus dieser Datei erhalten Sie durch „entzippen“ die zwei oben genannten Dateien,
die Sie in einem passenden Verzeichnis abspeichern. Dieses Programm erhalten
Sie, falls es nicht sowieso auf Ihrem Rechner installiert ist. Testen Sie, indem Sie in
Start – Ausführen „winzip“ eingeben und bestätigen; falls das Programm gestartet
wird, ist es installiert, falls nicht, kaufen (ca. 30 €, am besten in US$ kaufen, dann ist
es billiger) bei www.winzip.com.
2. Digitale Signatur prüfen
Die zwei oben genannten PDF-Dateien oder auch nur die Zip-Datei sind auf Ihrem
Rechner in einem Ihnen bekannten Verzeichnis gespeichert. (Das T-Com-E-Mail ist
offen, im Menü „Datei“ ist auszuwählen „Anlagen speichern“ [NICHT „Speichern unter“!], dann werden die angehängte(n) Datei(en) in dem vorzugebenden Verzeichnis
gespeichert).
Der Link zum Trustcenter, mit dem man die Signaturen der Telekom-Rechnungen
prüfen lassen kann: http://www.sigcheck.de/. Links in der Mitte der Seite kommt man
zur „Prüfung“. Das Prüfergebnis sollte man als PDF-Datei bei sich abspeichern. Die
Prozedur dauert ca. eine Minute (Link am besten als Favorit abspeichern).
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3. Archivieren
Bitte drucken Sie sowohl die Rechnung als auch das Prüfprotokoll und klammern Sie
es fest zusammen = Buchungsbeleg mit Vorsteuerabzugsberechtigung. Sinnvollerweise speichert und archiviert man das E-Mail + die Rechnung + Signaturprüfung so,
dass sie später bei Finanzamtsprüfungen jederzeit vorzeigbar sind. Achtung: Dateien
müssen mehr als 10 Jahre auffindbar und druckbar sein!
4. Alternativen
a) Original Rechnungen weiterhin auf Papier kommen lassen.
b) Rechnungskopie auf Papier kommen lassen
Auch bei kleinen Beträgen aus Telefonrechnungen kommen bei einer Prüfung über drei
Jahre nennenswerte und dann ärgerliche Nachzahlungen zustande, wenn die oben ausgeführten Vorschriften nicht beachtet werden. Meine Empfehlung an Sie ist deshalb selbstredend.
Mit freundlichen Grüßen
R. Soutschek
- Steuerberater -
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