Referenzbericht Volkswagen und Audi Händlerverband e.V.

CAS genesisWorld und CAS teamWorks
Anwenderbe
Anwenderbericht
Europas größter Händlerverband
Reibungslose Kommunikation: Von Flensburg
nach Straubing in 0,0 Sekunden
Verbandsarbeit hat seine eigenen Herausforderungen: Hunderte von Projekten müssen
parallel bearbeitet werden. Eine Änderung hat Einfluss auf zehn andere Projekte. In kurzer
Zeit müssen die Interessen aller Mitglieder erfasst werden. 60 Beiräte in ganz Deutschland
wollen mit möglichst wenig Aufwand immer auf dem aktuellen Stand sein, um kompetent
zu arbeiten.
Auf einen Blick
Der Volkswagen und Audi Händlerverband e.V. ist die Markenfabrikatsvertretung der deutschen Volkswagen und Audi Händler. Die Kunden des Markenfabrikats-Fachverbandes sind
die Mitglieder, für die der Verband beispielsweise Verhandlungen mit den Automobilherstellern führt. So müssen die Hersteller nicht mit jedem Händler einzeln verhandeln und kommen leichter zu einer einheitlichen Markenführung, in die wiederum wertvolle Erfahrungen
des Verbandes einfließen.
Branche: Verband
Alles andere als normal
Ausgangssituation/
Ausgangssituation/Ziele
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Abbildung der Verbandsstruktur
Webbasierte Projektarbeit
Zentrale Datenhaltung für eine höhere Aktualität
der Informationen
Informationsverteilung auf Knopfdruck und
ohne Zeitversatz
Einfache und zügige Bearbeitung von Partneranfragen
Archivierung und schnelles Wiederfinden von
Informationen
Nutzen und Vorteile
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Übersichtliche Kommunikationsplattform unterstützt die Zusammenarbeit der Beiräte
Alle Informationen stehen komprimiert, aktuell
und übersichtlich zur Verfügung
Ampelsystem informiert über Projektstatus
Dokumentenlenkung, Informationsaustausch
und Umfragen über das Mitgliederportal
Klare Rechtevergabe regelt den Zugriff auf die
Informationen
Alle Beiräte sind sofort auf dem gleichen
Wissensstand
Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und
Beiräten
Beim Verband standen nicht Produkte und Vertrieb im Mittelpunkt, als es um die Einführung von CRM und Informationsmanagement ging. Benötigt wurde eine Lösung, die Hunderte von Projekten verwaltet, darunter Vertragsgestaltungen, Servicebedingungen oder Richtlinien für den Gebrauchtwagenhandel. Auf einen Blick sollte der Status eines Projektes
ebenso sichtbar sein, wie dessen Zusammenhang mit anderen Projekten.
„Stellen Sie sich vor, wir versenden eine Rundmail an unsere rund 60 Beiräte und Vorstände. Einen Tag später ändert sich ein Detail. Wir haben mittlerweile 44 Anmerkungen, die wir
bearbeiten müssen“, so Paul
Wagenblast belustigt. Der ITManager des Volkswagen und
Audi Händlerverbandes führt
weiter aus: „Wir wissen, wie
wichtig die gute Zusammenarbeit der Beiräte ist, wenn es
um die schlagkräftige Arbeit
geht. Die Informationen müssen komprimiert, aktuell und
übersichtlich sein, um alle auf
den gleichen Wissenstand zu
bringen. Mit einem neuen
Klare Prozesse stehen im Vordergrund der Kundenberatung.
Tool sollten alle gerne arbeiten.“
Drei Monate nach der Entscheidung produktiv
Nach der Definition von Prozessen suchte der Verband nach einem System, das die Projekte sinnvoll darstellen konnte. Angebote diverser Softwarehäuser waren so komplex, dass
sie nicht in Frage kamen. Dann wurde CAS genesisWorld und CAS teamWorks empfohlen.
„Zu unseren Anforderungen haben CAS genesisWorld und CAS teamWorks genau gepasst.
Heute kann ich das umfangreiche System zum Beispiel unseren Händlern problemlos empfehlen. Es ist einfach, gut und sehr anwenderfreundlich“, urteilt Wagenblast heute. Von der
Entscheidung für CAS Software bis zur Produktivität vergingen drei Monate, inklusive der
Definition von Prozessketten und den minimalen Anpassungen. Die vorhandenen Adressen
und weitere Händlerdaten aus der bisherigen Software wurden rasch in das neue System
übernommen.
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CAS Software AG, Wilhelm-Schickard-Str. 8-12, 76131 Karlsruhe, www.cas.de
Tel.: ++49-(0)721/9638-188, Fax: ++49-(0)721/9638-299, [email protected]
Anwenderbericht
„Heute kann ich das umfangreiche System unseren Händlern problemlos empfehlen.
Es ist einfach, gut und sehr
anwenderfreundlich.“
Paul Wagenblast, IT-Manager des
Volkswagen und Audi Händlerverbandes e.V.
CAS genesisWorld und CAS teamWorks im Verband
Wagenblast stellt ein Beispiel für einen der vielen Geschäftsprozesse vor, die nun über
CAS genesisWorld abgewickelt werden: „Partneranfragen laufen über das Portal direkt in die
Datenbank des CRM-Systems CAS genesisWorld. Hier generiert der automatische Benachrichtigungs- und Aktionsdienst beispielsweise eine Aufgabe, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen wird. Der Prozess ist in Gang gesetzt und wird nun einfacher abgearbeitet. Jeder
Befugte kann über das System den aktuellen Stand der Arbeit einsehen und ist so immer
auf dem Laufenden.“
Tuning für Projekte
Der Händlerverband setzt heute zahlreiche Funktionen von CAS genesisWorld und
CAS teamWorks sinnvoll ein:
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Projektdaten
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Im Einsatz seit September 2006
Kombinierter Einsatz der CRM-Groupware CAS
genesisWorld und dem Intranet/Extranet CAS
teamWorks
Innerhalb von nur 3 Monaten implementiert
Reibungslose Übernahme vorhandener Adressen und weiteren Händlerdaten aus bisherigen
Systemen
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Kunde
Volkswagen und Audi Händlerverband e.V.,
Isernhagen
www.haendlerverband.de
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Interessenvertretung der deutschen Volkswagen und Audi Partner
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Gegründet 1964
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Größter Händlerverband Europas
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Vertretung von ca. 2.200 VW und AudiHändlern und -Werkstätten
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Mittler zwischen Handel und Hersteller
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60 Beiräte in ganz Deutschland
Betreuender Partner
Partner
BREOS GmbH, Stuttgart
www.breos.com
CAS genesisWorld und CAS teamWorks
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Professionelles Kundenmanagement
CRM und Intranet/Extranet mit gemeinsamer
Datenbasis
Unterstützt interne Prozesse, steigert Effizienz
Informationen einfach verteilt, Transparenz an
jedem Arbeitsplatz
Leistungsfähiges Unternehmensportal für
Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner
Flexibel, integrierbar, erweiterbar
Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Etablierte, mehrfach ausgezeichnete Produkte
Über 110 CRM-Spezialisten unterstützen vor Ort
Mehr als 1.900 Unternehmenskunden
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Eine Hierarchie und Priorisierung wurde über qualifizierte Verknüpfungen von
Haupt- und Unterprojekten in CAS genesisWorld geschaffen. Selbst bei mehreren
Hundert Projekten erkennt jeder schnell, was im Moment für ihn wichtig ist.
Ein Ampelsystem informiert über den Projektstatus.
Über CAS teamWorks findet die Dokumentenlenkung, der Datenaustausch und Umfragen unter den Mitgliedern statt.
Eine klare Rechtevergabe setzt bis aufs I-Tüpfelchen fest, wer hochsensible Daten
sehen darf.
Outlook wurde abgelöst. Sämtliche Daten laufen über die CAS Software.
Mit der Volltextsuche kommt jeder schnell zu den richtigen Ergebnissen. Ein Beispiel: Neuverhandlungen eines Vertrages stehen vor der Tür. Das Wissen aus den
letzten Verhandlungen ist schnell gefunden, Hürden sind jetzt bekannt und können
leichter genommen werden.
Die zentrale Datenhaltung stellt die Aktualität für alle sicher.
Partneranfragen laufen über das Portal direkt in die Datenbank. CAS genesisWorld
setzt einen Prozess in Gang, der einfach abgearbeitet wird.
Isernhagen und Stuttgart wachsen zusammen
Nicht nur die Kommunikation
der Beiräte aus ganz Deutschland läuft jetzt reibungslos.
Auch zwischen dem Volkswagen
und Audi Händlerverband aus
Isernhagen und der Beraterfirma
BREOS aus Stuttgart liegen 540
Kilometer. „Durch die strukturierte Zusammenarbeit kamen
wir mit BREOS schnell zu guten
Lösungen“, lobte Wagenblast
den CAS Partner. „Die wollten
uns verstehen, verstanden uns
und brachten großes Know-how
mit.“
Die Verbandszentrale in Isernhagen
Die Herangehensweise an das Thema Beziehungs- und Projektmanagement der beiden
Unternehmen sind quasi identisch. „Man kann niemals sagen, eine Software löst Probleme“,
stellt Stephan Breideneich, Geschäftsführer von BREOS, vehement fest. „Wer seine Prozesse
nicht kennt, sollte unbedingt die Finger von CRM lassen. Er wird sich im Projekt verstricken
und später keine Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreichen. Wer klare Prozesse definiert und
sich von einem guten CRM-System wie CAS genesisWorld in Kombination mit einem guten
Informationsmanagement unterstützen lässt, motiviert seine Mitarbeiter. Das trägt zum
Erfolg sowie zum Spaß an der Arbeit bei.“
CAS Software AG, Wilhelm-Schickard-Str. 8-12, 76131 Karlsruhe, www.cas.de
Tel.: ++49-(0)721/9638-188, Fax: ++49-(0)721/9638-299, [email protected]